CARTILLA

Compilacin de conceptos frente a la importancia del Modelo Estndar de Control Interno MECI en el Estado Colombiano
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Repblica de Colombia

Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Elizabeth Cristina Rodrguez Taylor Directora Carla Liliana Henao Carmona Subdirectora Alberto Medina Aguilar Director de Empleo Pblico Fernando Berrio Berrio Director de Desarrollo Organizacional Mara del Pilar Arango Viana Directora de Control Interno y Racionalizacin de Trmites Claudia Patricia Hernndez Len Directora Jurdica Celmira Frasser Acevedo Jefe Oficina Asesora de Planeacin Victoria Eugenia Daz Acosta Jefe Oficina de Sistemas COORDINACIN Direccin de Control Interno y Racionalizacin de Trmites EQUIPO DE TRABAJO JUAN FELIPE RUEDA GARCA ANDRS MENDEZ JIMNEZ SANTIAGO NUEZ RAMIREZ

Bogot, D.C., Junio de 2010

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN .................................................................................................... 4 CAPITULO I NORMATIVIDAD ................................................................................ 5 CAPITULO II IMPLEMENTACIN DEL MECI ........................................................ 8 CAPITULO III ARMONIZACIN MECI - CALIDAD ............................................... 15 CAPITULO IV CONCEPTOS PARTICULARES.................................................... 18 4.1 ADMINISTRACIN DEL RIESGO ........................................................... 19 4.2 PLANES DE MEJORAMIENTO ............................................................... 20 4.3 CDIGO DE BUEN GOBIERNO.............................................................. 23 4.4 AUDITORIA INTERNA ............................................................................. 23 4.5 ESTILO DE DIRECCIN ......................................................................... 27 4.6 CONTROLES ........................................................................................... 27 4.7 IMPORTANCIA DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO ............... 29 4.8 ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS TICOS.................... 33 CAPITULO V PUBLICACIONES RELACIONADAS .............................................. 35

INTRODUCCIN
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, como ente rector de la poltica de Control Interno para las entidades del Estado, presenta la Cartilla de Compilacin de Conceptos Tcnicos frente al Modelo Estndar de Control Interno en el Estado Colombiano, la cual se convierte en un instrumento valioso para aquellas entidades obligadas a implementar el Modelo. Esta cartilla tiene cono fin brindar orientacin sobre temas inherentes a la implementacin y mantenimiento del MECI, y recoge las inquietudes ms frecuentes que sobre la materia han tenido las entidades desde la expedicin del Decreto 1599 de 2005. Se espera que sta compilacin sea un medio para que las entidades del Estado fortalezcan el control en su interior, como un mecanismo que permita la satisfaccin de los ciudadanos y la consecucin de los fines esenciales del Estado.

CAPITULO I NORMATIVIDAD

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Como parte de la aplicacin de un apropiado Sistema de Control Interno el representante legal en cada organizacin deber velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluacin y control de gestin, segn las caractersticas propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artculo 343 de la Constitucin Nacional y dems disposiciones legales vigentes. Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, regula el ejercicio de la funcin administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas bsicas de la organizacin y funcionamiento de la Administracin Pblica. Determina los fundamentos del sistema de desarrollo administrativo, entendido como el conjunto de polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter administrativo y organizacional para la gestin y manejo de los recursos humanos, tcnicos, materiales, fsicos, y financieros de las entidades de la Administracin pblica, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeo institucional, de conformidad con la reglamentacin que para tal efecto expida el Gobierno Nacional Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administracin Pblica del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado. Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado colombiano. Mediante este decreto se determina la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme al artculo 5 de la Ley 87 de 1993. Decreto 2913 de 2007, Que el Modelo Estndar de Control Interno y el Sistema de Gestin de la Calidad son complementarios por cuanto tienen como propsito comn el fortalecimiento institucional, la modernizacin de las instituciones pblicas, el mejoramiento continuo, la prestacin de servicios con calidad, la responsabilidad de la alta direccin y los funcionarios en el logro de los objetivos, por lo tanto, su implementacin debe ser un proceso armnico y complementario.

Comunicado del 20 de octubre de 2008, donde se establecen los productos mnimos para evaluar la implementacin del MECI

Decreto 4445 de 2008, por el cual se modifica el Decreto 2913 de 2007, y se ampla el plazo de implementacin del MECI en las entidades de 3 , 4 , 5 y 6 categora hasta junio de 2009. Decreto 3181 de 2009, por el cual se concede un plazo para el fortalecimiento en la implementacin del MECI en las entidades que hacen parte de los municipios de 3a, 4a, 5a y 6a categora. Mediante circular 100-006 de 2009 se definen las fases y fechas para culminar el proceso de implementacin del MECI en los municipios mencionados en el Decreto 3181 de 2009

CAPITULO II IMPLEMENTACIN DEL MECI

Qu es el MECI? Respuesta: Es un Modelo Estndar de Control Interno que tiene como fin servir de control de controles para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales y con el marco legal aplicable a ellas. Est dispuesto en tres subsistemas secuenciales que se establecen dentro del ciclo de mejoramiento contino (PHVA: planear, hacer, verificar, actuar), partiendo del Subsistema de Control Estratgico en el cual se crea el ambiente organizacional necesario para mantener el sistema y se organiza la entidad de manera tal que el control sea transversal a todas sus actividades; as mismo, en este subsistema se evita la exposicin de la entidad a los distintos riesgos propios de su razn de ser, agotando la etapa del Planear. El segundo subsistema, el de Control de Gestin, operacionaliza el control dentro de la entidad por medio de todas aquellas actividades de control necesarias para garantizar el cumplimiento de sus objetivos, y adems indica, como se debe desarrollar la captura y procesamiento de la informacin, y la creacin de canales efectivos de comunicacin para que la toma de decisiones sea basada en hechos reales, por este medio se desarrolla el Hacer. Por su parte, el tercer y ltimo subsistema, el de Control de Evaluacin, logra que los funcionarios evalen los controles y la gestin de la entidad, y le da un papel importante a las Oficinas de Control Interno y los rganos de Control como evaluadores independientes del sistema, llevando a cabo el Verificar. Para finalizar se llevan a cabo planes de mejoramiento institucionales, por procesos e individuales, terminando con el Actuar del ciclo de mejoramiento contino. Finalmente para entender que el Modelo Estndar de Control Interno ha sido implementado deben estar correctamente desarrollados los 29 elementos de control que hacen parte del mismo. El nivel de implementacin de stos se establece en el Manual de Implementacin del MECI y los productos mnimos que se requieren para cada uno de ellos han sido evidenciados en un comunicado expedido por le Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las entidades del Orden Nacional y Territorial que se encuentra dentro de la normatividad relacionada en sta cartilla. Qu entidades estn obligadas a implementar el MECI? Respuesta: El artculo 1 del Decreto 1599 de 2005 establece que: Adoptase el Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener el Sistema de Control Interno en entidades y agentes obligados conforme al artculo 5 de la Ley 87 de 1993. El citado artculo a su vez plantea: Campo de aplicacin. La presente Ley se aplicar a todos los organismos y entidades de las ramas del poder pblico en sus 9

diferentes rdenes y niveles, as como en la organizacin electoral, en los organismos de control, en los establecimientos pblicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economa mixta en las cuales el Estado posea el 90% o ms de capital social, en el Banco de la Repblica y en los fondos de origen presupuestal Cules son los roles en la implementacin del MECI? Respuesta: El rol de la Oficina de Control Interno en la implementacin del MECI, es el siguiente: Evaluar peridicamente el nivel de desarrollo e implementacin. Verificar la suficiencia, calidad y especificaciones de los recursos asignados para la implementacin. Evaluar la conveniencia de las actividades planeadas frente a las ejecutadas. Evaluar permanentemente el desempeo de los grupos de trabajo. Evaluar la gestin de Responsables. Identificar dificultades o debilidades y discutirlas con el Directivo Responsable. Concluir y recomendar acciones de ajuste. Ajustes al diseo e implementacin. Por su parte, el Representante de la Alta Direccin tiene como funciones: Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. Asegurar el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. Informar a la alta direccin. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI. Coordinar con los directivos o responsables de rea o procesos. Hacer seguimiento a las actividades planeadas. Someter los resultados a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno. Finalmente las responsabilidades del equipo MECI son las siguientes: Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno bajo las orientaciones del representante de la direccin. Capacitar a los servidores de la entidad. Asesorar en el diseo e implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas. 10

 Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea. El representante legal puede delegar a cualquier funcionario para la implementacin del MECI? Respuesta: El Representante Legal de la entidad como nico responsable de establecer, desarrollar y mantener el Sistema de Control Interno, designar a un directivo de primer nivel de la respectiva entidad, distinto al Jefe de la Oficina de Control Interno, para efectos de garantizar la operacionalizacin de las acciones necesarias al desarrollo, implementacin y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno basado en el Modelo Estndar de Control Interno que establece el Anexo Tcnico MECI 1000:2005 quien actuar bajo las polticas establecidas por el Comit de Coordinacin de Control Interno. La entidad deber contar con un equipo de trabajo institucional con diferentes niveles de autoridad y responsabilidad frente al Control Interno, conformado por tres (3) grupos as: Un primer grupo directivo, que corresponde al ya conformado Comit de Coordinacin de Control Interno. Un segundo grupo operativo, que se denominar Equipo MECI conformado por servidores pblicos de la entidad, de carcter multidisciplinario con representatividad de todas las reas organizacionales de la entidad, el cual deber ser coordinado y supervisado por el representante de la direccin. Un tercer grupo evaluador, integrado por el Jefe de la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en la respectiva entidad y los Servidores Pblicos a su cargo, que tendrn bajo su responsabilidad la evaluacin independiente y objetiva del desarrollo, implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del MECI 1000:2005.

Las instituciones educativas pblicas de carcter Departamental o Municipal deben implementar el MECI? Respuesta: Las instituciones de educacin bsica y media departamentales o municipales son dependencias de la Gobernacin o Alcalda - Secretara de Educacin, y no organismos ni entidades independientes de stas y por lo tanto no estn obligadas a implementar un Sistema de Control Interno ni a organizar una Oficina de Control Interno. Por consiguiente, corresponde al Gobernador o Alcalde implementar el control interno en toda la Gobernacin o Alcalda de manera integral, incluidas las secretaras y dependencias como son los establecimientos educativos. Los Rectores de cada establecimiento educativo, como jefes de tales dependencias, son responsables ante su superior inmediato de implementar y 11

aplicar mtodos y procedimientos adecuados de control y velar por la calidad, eficiencia y eficacia de estos, en la dependencia a su cargo. Finalmente, la gobernacin o alcalda pueden realizar procesos de sensibilizacin y capacitacin al personal docente y administrativo de las instituciones, sobre los conceptos tcnicos y las normas que regulan el Modelo Estndar de Control Interno e invitarlos a que sean partcipes en su implementacin. Los Concejos Municipales deben implementar el MECI? Respuesta: Por mandato constitucional, segn lo disponen los artculos 209 y 269 de La Carta Magna, el control interno debe implementarse en todas las entidades pblicas. Conforme al artculo 5 de la ley 87 de 1993, que desarroll las citadas disposiciones constitucionales, la misma se aplica a todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Pblico en sus diferentes rdenes y niveles as como en la organizacin electoral, en los organismos de control, en los establecimientos pblicos, en las empresas industriales y comerciales del Estado, en las sociedades de economa mixta en las cuales el Estado posea el 90% o ms de capital social, en el Banco de la Repblica y en los fondos de origen presupuestal. De acuerdo con el artculo 312 de la Constitucin Poltica, los Concejos municipales son corporaciones administrativas elegidas popularmente. Segn el artculo 39 de la Ley 489 de 1998, Estatuto Bsico de la Administracin Pblica, sta se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y por todos los dems organismos y entidades de naturaleza pblica que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestacin de servicios pblicos del Estado colombiano. El mismo artculo determina que las Asambleas Departamentales y los Concejos Distritales y Municipales son corporaciones administrativas de eleccin popular que cumplen las funciones que les sealan la Constitucin Poltica y la ley. La Corte Constitucional en la sentencia C-538 de 1995, ha sido clara en precisar que los Concejos municipales y distritales, as como las Asambleas departamentales, son entes administrativos. De lo expuesto se deduce que el rgimen de control interno es aplicable a todo organismo del Estado que cumpla funciones administrativas y maneje recursos pblicos, no sujeto a rgimen privado de administracin. Esta deduccin encuentra mayor fundamento en los objetivos, caractersticas y elementos del control interno, detallados en los artculos 2, 3 y 4 de la Ley 87 de 1993, todos los cuales hacen 12

relacin a aspectos meramente administrativos y financieros comunes a todos los organismos y entidades del Estado. Las empresas de servicios pblicos deben implementar le MECI? Respuesta: El artculo 186 de la Ley 142 de 1994 expresa que sta reglamenta de manera general las actividades relacionadas con los servicios pblicos definidos en esta Ley; deroga todas las leyes que le sean contrarias; y prevalecer y servir para complementar e interpretar las leyes especiales que se dicten para algunos de los servicios pblicos a los que ella se refiere. En caso de conflicto con otras leyes sobre tales servicios, se preferir sta, y para efectos de excepciones o derogaciones, no se entender que ella resulta contraria por normas posteriores sobre la materia, sino cuando stas identifiquen de modo preciso la norma de esta Ley objeto de excepcin, modificacin o derogatoria. Conforme al artculo 17 de la Ley 142 de 1994, en todo caso, el rgimen aplicable a las entidades descentralizadas de cualquier nivel territorial que presten servicios pblicos, en todo lo que no disponga directamente la Constitucin, ser el previsto en dicha Ley la cual contempla las siguientes competencias en materia de control interno para las Empresas de Servicios Pblicos domiciliarios. Corresponde a cada Entidad Prestadora de Servicios Pblicos: realizar un conjunto de actividades de planeacin y ejecucin para lograr que sus objetivos se cumplan; definir y disear los procedimientos de control interno, as como la evaluacin peridica de su cumplimiento, de acuerdo siempre con las reglas que establezcan las Comisiones de Regulacin, actividad que podr ser contratada con empresas privadas, y organizar la auditoria interna de la empresa, estableciendo sus funciones. Al Gerente de cada Empresa: responder por el diseo y aplicacin del control interno de la respectiva empresa. A la Auditoria Interna u Oficina de Control Interno: evaluar y vigilar el control interno de la respectiva entidad, por delegacin del Gerente. A las Comisiones de Regulacin: promover y regular el balance de los mecanismos de control y determinar los criterios, evaluaciones y modelos de control interno. Balance de los mecanismos de control buscado por la respectiva Comisin de Regulacin; velar por la progresiva incorporacin y aplicacin del control interno en las empresas de servicios pblicos. Para ello, vigilar que se cumplan los criterios, evaluaciones, indicadores y modelos que definan las Comisiones de Regulacin, y podr apoyarse en otras entidades oficiales y particulares.

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Las entidades en liquidacin deben implementar el MECI? Respuesta: El Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno se ha pronunciado en el sentido de indicar que en una entidad en liquidacin, para garantizar una gestin eficiente, eficaz y transparente, encaminada exclusivamente hacia la liquidacin, se intensifica la obligacin de verificar el buen manejo de los recursos, el cumplimiento de las normas, la sujecin de los planes, programas y proyectos relacionados con el proceso de liquidacin institucional, por lo que cobra mayor importancia la necesidad de contar con un rea o empleo que tenga a su cargo las funciones de asesora, evaluacin y seguimiento a dichos elementos, los cuales constituyen el Sistema de Control Interno. Dentro de los objetivos del Sistema de Control Interno, contemplados en el artculo 2 de la ley 87 de 1993, se encuentran los de proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que lo afecten; velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; garantizar la correcta evaluacin y seguimiento de la gestin institucional; definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el logro de sus objetivos; y garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin. Esta misma norma, en su artculo 6 , seala la responsabilidad del Representante Legal de cada entidad u organismo del Estado, sin exceptuar las entidades en liquidacin, para que establezcan y desarrollen el Sistema de Control Interno en la organizacin. El artculo 34, numeral 31 del Cdigo Disciplinario nico, Ley 734 de 2002, establece que es deber de los servidores pblicos, en este caso del Representante Legal, adoptar el Sistema de Control Interno y la funcin independiente de Auditora Interna de que tratan la ley 87 de 1993 y dems normas que la modifiquen o complementen. Armonizando los elementos de juicio expuestos, se puede concluir que durante el proceso de liquidacin de una entidad, cobra mayor vigencia la necesidad de desarrollar las labores de asesora, seguimiento y evaluacin de todos los componentes del Sistema de Control Interno. Aunque la Empresa se encuentre en liquidacin, contina la obligacin del Representante Legal de implementar y desarrollar el Sistema de Control Interno, las herramientas objeto de su consulta hacen parte de los diferentes componentes del Sistema de Control Interno, razn por la cual se considera que es necesario que se continen desarrollando, adaptadas a la nueva situacin de liquidacin mientras la entidad termina su proceso.

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CAPITULO III ARMONIZACIN MECI - CALIDAD

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Se puede implementar MECI y Sistema de Gestin de la Calidad al tiempo? Respuesta: Los dos sistemas son complementarios y pueden implementarse simultneamente, ya que cada uno aporta insumos importantes al otro, se sugiere que sea el mismo lder para los dos sistemas, as como el mismo equipo operativo. Tanto el Sistema de Control Interno, como el Sistema de Gestin de la Calidad, son herramientas que tienen como propsito central contribuir al fortalecimiento de la accin de las diversas organizaciones que los implementen. Por lo general, estos Sistemas se soportan en elementos comunes, los cuales deberan ser identificados en etapas tempranas de la implementacin, a fin de evitar que se dupliquen esfuerzos (NTCGP 1000:2009). Los tres Subsistemas, el de Control estratgico, el de Control de Gestin y control de Evaluacin que posee el MECI permiten fortalecer los procesos y optimizar los recursos dentro del contexto de las entidades del Estado. Por lo anterior, la planeacin y formulacin articulada debe ser coherente con el uso de herramientas para evitar la duplicidad de acciones para el logro de los objetivos comunes. Al articular estas herramientas, se fortalece la capacidad administrativa, el desempeo institucional, y la gestin de los principales recursos de la entidad: humanos, materiales y financieros. Es importante precisar que el cumplimiento de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica no implica el implementar el Modelo Estndar de Control Interno, y viceversa, no obstante aporta a su cumplimiento. Son armnicos el MECI y el Sistema de Gestin de Calidad? y Cmo interactan dentro del mejoramiento continuo de una entidad?
Respuesta: La complementariedad, tanto de los sistemas de calidad como de control se encuentra bsicamente bajo la dinmica del proceso de gestin, con una mirada de mejoramiento continuo, donde el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) integra los elementos prioritarios de la Norma de Calidad y del MECI.

En la fase de planeacin institucional, el Direccionamiento Estratgico, la Administracin de Riesgos y el Ambiente de Control como componentes MECI al igual que la responsabilidad de la Alta Direccin y Gestin de Recursos del Sistema de Calidad, son elementos indispensables en la planeacin, por parte de la Gerencia Pblica. En la fase del hacer, el Subsistema de Control de Gestin y sus respectivos componentes dentro del Sistema de Control Interno, as como la realizacin del 16

producto y prestacin del servicio en el Sistema de Gestin de la Calidad, aportan al desarrollo de las actividades propias de la entidad. En la fase de verificacin, el MECI a travs de la Autoevaluacin, la Evaluacin Independiente; la medicin, anlisis y mejora que presenta el Sistema de Gestin de la Calidad son los mecanismos que garantizan que el quehacer institucional est orientado a las necesidades reales de los clientes. Finalmente en la fase del actuar los Planes de Mejoramiento formulados al interior de la entidad, sumados al anlisis y mejora de los productos de cada entidad permiten que se trabaje bajo un enfoque de mejoramiento continuo. Tanto el Sistema de Gestin de la Calidad como el Modelo Estndar de Control Interno se encuentran orientados a un mejoramiento permanente de la gestin y el Sistema de Control Interno de las entidades del Estado. A travs del cumplimiento de los requisitos incluidos en los numerales 4, 5 y 6 de la Norma Tcnica de Calidad y de lo estipulado en el Subsistema de Control Estratgico del MECI, a travs de los procesos gerenciales, las entidades planean su gestin orientada a la satisfaccin de sus usuarios. Con base en lo planeado y estructurado, y de acuerdo con lo establecido en el numeral 7 de la NTCGP 1000:2009 y en el Subsistema de Control de Gestin del MECI, a travs de los procesos misionales y de apoyo las entidades ejecutan y desarrollan los productos y servicios que suministran a sus clientes. Finalmente, mediante el desarrollo de lo expuesto en el numeral 8 de la Norma Tcnica de Calidad y en el Subsistema de Control de Evaluacin del MECI, por medio de sus procesos de control y evaluacin las entidades miden los resultados de su gestin y trazan las acciones de mejora requeridas para aumentar la satisfaccin de sus usuarios con consideraciones de eficacia, eficiencia y efectividad, las cuales nuevamente alimentan el proceso de planeacin.

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CAPITULO IV CONCEPTOS PARTICULARES

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4.1 ADMINISTRACIN DEL RIESGO

Cul es la metodologa sugerida por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica para la administracin de riesgos? Respuesta: En la actualidad el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica maneja una publicacin referente a la Administracin de Riesgos, donde se propone las diferentes etapas para llevarla a cabo. Teniendo en cuenta lo dispuesto por est documento, en su metodologa, las etapas que se proponen a tener a la hora de realizar una adecuada administracin de riesgos en una entidad son las siguientes: contexto estratgico, identificacin de riesgos, anlisis, valoracin y establecimiento de polticas. En ese orden de ideas una vez se identifica el riesgo, el anlisis buscar a travs de su tabla de valores, establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos con el fin de obtener informacin para establecer el nivel de riesgo, para luego identificar los controles necesarios con el fin de evitarlo, reducirlo, compartirlo y asumirlo. A su vez la metodologa maneja una serie de informacin para consolidarla en formatos, que permitirn evidenciar cada una de las secuencias que se proponen. Todos los riesgos deben estar asociados en el mapa de riesgos institucional? Respuesta: Los procesos de la entidad son de cuatro clases: estratgicos, misionales, de apoyo y de evaluacin. Se entiende que los riesgos de los procesos estratgicos y misionales son a su vez riesgos institucionales, razn por la cual se trabajan desde los procesos pero hacen parte del mapa de riesgos institucional y la oficina de control interno debe hacerle seguimiento aunque los responsables son los dueos de los procesos. A quien corresponde iniciar los ajustes a los mapas de riesgos? A la Oficina de Control Interno o al Equipo MECI en su condicin de lder del proceso de Administracin del Riesgo en la entidad? Respuesta: Teniendo en cuenta que las funciones del Equipo MECI son las siguientes: Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la direccin. Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo y el Componente de la Administracin del Riesgo.

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 Asesorar a las reas de la entidad en el diseo e implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo. Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas de diseo e implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo al representante de la direccin, para su aplicacin. Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea en aquellas actividades requeridas para el diseo e implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo. El encargado de proponer los ajustes a los mapas de riesgos sera el Equipo MECI y quienes se encargaran de realizarlos seran los dueos de cada proceso. La Oficina de Control Interno, cumple dentro de la metodologa de Administracin del Riesgo una funcin de asesora y evaluacin, en ningn momento de ejecucin a no ser que sean los riesgos de su rea.

4.2 PLANES DE MEJORAMIENTO

Cules son los planes de mejoramiento existentes y en que consisten? Respuesta: Como est definido en el manual de Implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, los planes de mejoramiento se encuentran enmarcados en el componente Planes de Mejoramiento del Subsistema Control de Evaluacin. stos, son elementos de control que consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control Interno Ahora, y para mayor claridad, se especificarn cada uno de los planes existentes. Los planes de mejoramiento institucionales, son elementos de control que permiten el mejoramiento continuo y cumplimiento de los objetivos institucionales de la entidad pblica. Integran las acciones de mejoramiento que a nivel de sus procesos debe operar la entidad para fortalecer el desempeo institucional. Los planes de mejoramiento por Procesos son elementos de control que contienen los planes administrativos con las acciones de mejoramiento que a nivel de los procesos y de las reas responsables dentro de la entidad pblica, deben adelantarse para fortalecer su desempeo y funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el cumplimiento de los objetivos de la entidad en su conjunto Los planes de mejoramiento individuales contienen las acciones de mejoramiento que debe ejecutar cada uno de los servidores pblicos para mejorar su desempeo y el del rea organizacional a la cual pertenece, en un marco de

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tiempo y espacio definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su responsabilidad Cmo se deben elaborar los planes de mejoramiento institucionales? Respuesta: Para el diseo del Elemento de Control Planes de Mejoramiento Institucional, es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Evaluacin Independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoria Interna y Control Fiscal. Los pasos a seguir son: a. Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento Institucional considerando, entre otros, los siguientes aspectos: Procesos rea organizacional responsable Causas Acciones Indicadores Responsables de la ejecucin Recursos Cronograma de ejecucin Observaciones Responsable: Representante Legal y los servidores responsables de los procesos. b. Presentar los avances a la ejecucin del Plan de Mejoramiento Institucional al Comit de Coordinacin de Control Interno. Responsable: Representante de la Direccin, los servidores responsables de los procesos y Equipo MECI. c. Hacer seguimiento y evaluacin al Plan de Mejoramiento institucional. Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Cmo se deben elaborar los planes de mejoramiento por Procesos? Respuesta: Para el diseo del Elemento de Control Planes de Mejoramiento por Procesos, es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Autoevaluacin del Control, Autoevaluacin de la gestin, la Evaluacin Independiente al Sistema de Control Interno, y las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoria Interna. De igual manera, para este diseo se deber tener en consideracin las observaciones producto de las auditorias que adelante el rgano de Control Fiscal que den lugar a la concertacin de planes de mejoramiento con la entidad pblica vigilada. Los pasos a seguir son:

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a. Elaborar y consolidar el plan de Mejoramiento por Procesos, considerando, entre otros, los siguientes aspectos: Procesos Causas Acciones Indicadores Responsables de la Ejecucin Recursos Cronograma de Ejecucin Observaciones Responsable: Representante Legal y servidores responsables de los procesos. b. Presentar los avances a la ejecucin del Plan de Mejoramiento por Procesos al Representante Legal. Responsables: Servidores responsables de los procesos y Equipo MECI. c. Hacer seguimiento y evaluacin al Plan de Mejoramiento por Procesos. Responsable: Oficina de Control Interno o quien haga sus veces. Cmo se deben elaborar los planes de mejoramiento individuales? Respuesta: Para el diseo del Elementos de Control Planes de Mejoramiento Individual1, es necesario tener en cuenta, cuando sea aplicable, las recomendaciones provenientes de la Autoevaluacin del Control, Autoevaluacin de la gestin, la Evaluacin Independiente al Sistema de Control Interno, las recomendaciones contenidas en los Informes de Auditoria Interna y los resultados de las evaluaciones del desempeo y de los Acuerdos de gestin. Los pasos a seguir son: a. Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento individual, consignando en l los compromisos asumidos por el servidor para mejorar aquellas actitudes o conductas laborales que inciden en su desempeo. As mismo, en este Plan debe quedar claro el compromiso del servidor de recibir la capacitacin que le brinda la entidad, a travs del plan institucional de capacitacin, con el fin de mejorar su capacidad individual para el desempeo de su cargo. Responsable: Cada servidor y su superior inmediato. b. Hacer seguimiento y evaluacin al Plan de Mejoramiento Individual. Responsable: Cada servidor y su superior inmediato.

Se recomienda consultar la Circular 100-003 de 2010 del DAFP, en el cual se plantean orientaciones para el manejo de los planes de mejoramiento individual

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4.3 CDIGO DE BUEN GOBIERNO

Qu entidades tienen la obligacin de realizar el cdigo de buen gobierno? Respuesta: el Cdigo de Buen Gobierno slo es obligatorio para aquellas entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera y las que voluntariamente quieran adoptarlo e implementarlo como herramienta de Gestin. Frente a lo planteado anteriormente, no todas las entidades estaran obligadas a tenerlo, sin embargo, sera interesante que las entidades adoptaran un cdigo propio con el objetivo de evidenciar el compromiso por parte de la alta direccin y a su vez ratificar el cumplimiento de los objetivos instituciones. Sin embargo, de acuerdo a lo establecido en el Modelo Estndar de Control Interno-MECI, las entidades s deben contar con un documento donde se determine lo siguiente: La identificacin e implementacin de los acuerdos colectivos sobre actitudes, prcticas y formas concretas de actuacin que asumen los servidores pblicos de cada una de las reas de las instituciones, para garantizar una eficaz Administracin Pblica. Su aplicacin se traduce en la operacionalizacin de los siguientes aspectos: El respeto y reconocimiento de la dignidad de la persona humana. La bsqueda permanente del inters general. El contemplar los valores que regirn el buen gobierno tales como: objetividad, tolerancia, integridad, responsabilidad, credibilidad, imparcialidad, transparencia, entre otros. Es decir, que sean claras las polticas internas en la entidad dirigidas a la transparencia institucional, a la atencin a cliente, a la participacin ciudadana y a facilitar el control social.

4.4 AUDITORIA INTERNA

Cul es el rol de la oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces, en la auditora interna de calidad? Respuesta: La Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces, es la dependencia encargada de coordinar el proceso de auditorias internas de calidad, dado que la Ley 87 de 1993 en su artculo 9 le asigna la responsabilidad de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economa de los dems controles y determina que como mecanismo de verificacin y evaluacin del Control Interno se utilizarn las normas de auditora generalmente aceptadas. 23

Considerando que el pargrafo del Artculo 3. de la Ley 872 de 2003, establece que el Sistema de Gestin de la Calidad es complementario al Sistema de Control Interno y podr integrarse en cada uno de sus componentes, el DAFP, como orientador de la poltica sobre la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad en las entidades pblicas, ha conceptuado y recomendado que sea la misma oficina quien adelante la auditoria, en primer lugar porque la auditora de calidad es compatible con la de control interno al verificar aspectos comunes y en segundo lugar, complementaria al incluir elementos que aquella no contempla y viceversa, lo anterior a fin de lograr una evaluacin integral de control y gestin con el objeto de evitar reprocesos y duplicidades en el desarrollo de la operacin institucional. Al respecto, es importante transcribir el concepto del Consejo de Estado, en respuesta a una consulta elevada por el Director del DAFP, que reza los siguiente: () Por lo tanto, no es necesario que las auditorias sobre el Sistema de Gestin de la Calidad y de Control Interno sean independientes; lo importante es que la primera centre su trabajo en el anlisis de los indicadores de eficiencia, de resultado y de impacto que se definan en cada entidad con miras al mejoramiento de los procesos en trminos de calidad y de eficiencia, y al cumplimiento de factores mnimos de calidad que deben cumplir las entidades de conformidad con la norma tcnica que expida el Gobierno ().; la de control interno debe cumplir con los requerimientos establecidos en la Ley 87 de 1993. As mismo, la circular 06 de 2005, emanada del DAFP, estipula que para la verificacin y evaluacin permanente del Sistema de Gestin de la Calidad, ser necesario que se habiliten auditores internos dentro de la Entidad, los cuales debern ser coordinados por la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces, y asigna a las Oficinas de Control Interno la responsabilidad de asumir su rol de evaluador independiente, realizando evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad. La coordinacin de los auditores internos, est asignada al Jefe de la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces ya que sta dependencia tiene la obligacin de efectuar auditorias internas para medir el grado de implementacin de los Sistemas de Gestin de Calidad y de Control Interno segn la normatividad antes mencionada. Se recomienda realizar auditorias integradas al Sistema de Gestin de la Calidad y MECI puesto que de acuerdo con lo establecido en el documento Rol de las Oficinas de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces, en su numeral 4, determina que: ...Las auditorias pueden tener varios objetivos y pueden incluirlas combinadas...; lo anterior indica que no solo resulta metodolgicamente viable trabajar las auditorias conjuntamente, sino que le evita reprocesos y optimiza recursos a la entidad.

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Lo anterior, teniendo en cuenta que el Sistema de Calidad se complementa y es compatible con el Sistema de Control Interno, en la medida en que la calidad debe ser un elemento que haga parte de cada uno de los componentes del Sistema de Control Interno; esto es, de las polticas generales, de la aplicacin de las normas, de la planeacin, de las estrategias para alcanzar los objetivos propuestos, del esquema organizacional, de la ejecucin de los procesos y procedimientos, del desarrollo del talento humano, del sistema de informacin, entre otros. De lo anterior se puede concluir que la auditoria como tcnica para cumplir con la labor evaluadora de las Oficinas de Control Interno ser efectiva en la medida en que se realice con una visin integral de la organizacin (con un enfoque de gestin por procesos) y con un criterio de interaccin con el entorno; siendo necesario abordarla de manera sistemtica y profesional de acuerdo con las fases de planeacin, ejecucin, informe y seguimiento o como este descrita en el procedimiento adoptado en cada entidad, y cuya finalidad debe contribuir a mejorar la efectividad de la entidad. Qu alcance debe tener la coordinacin de las auditorias de gestin y de calidad por parte del Jefe de Control Interno? Respuesta: Desde el aspecto de la armonizacin del Modelo Estndar de Control Interno y el Sistema de Gestin de la Calidad, se establece que las auditorias tanto de MECI como de Calidad deben desarrollarse a travs de un programa de auditorias aprobado por el Comit Directivo MECI. CALIDAD y elaborado por la Oficina de Control Interno. Este programa esta en cabeza de las Oficinas de Control Interno, y debe contemplar no solo auditorias de gestin y al Sistema de Gestin de la Calidad sino tambin la realizacin de las auditorias, es decir, auditorias de primera parte, a cargo de los servidores pblicos capacitados para tal fin en cada entidad, quienes deben definir el plan de auditorias especfico, con nombre propio y fechas de realizacin y cuidar que no sean participantes directos del proceso auditado; ellas sirven como insumo para la revisin por la direccin y de soporte para determinar el estado de implementacin y conformidad del sistema de calidad. La coordinacin de las auditorias por parte de la Oficina de Control interno tiene la finalidad de respetar el rol asignado por ley a la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, como evaluadora y verificadora de la gestin y el logro de los objetivos y de organizar las auditorias de tal manera que no se presenten reprocesos y las dependencias no se vean sometidas a reiteradas auditorias. Quin debe ser responsable en la planeacin y desarrollo de las auditorias internas? Respuesta: Todos los aos las Oficinas de Control Interno deben someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno el programa anual de auditorias para el ao, en este sentido lo que se recomienda es que dentro de 25

ste se incluyan las auditorias de calidad, cuyas fechas sern coordinadas con el encargado por la Direccin del tema de Calidad. Las auditorias de calidad sern realizadas por el encargado de calidad y los auditores a su cargo y al jefe de control interno deben hacerle llegar los resultados de las auditorias para incluirlos en el informe que se va a presentar al representante legal de la entidad. En los lineamientos formulados al respecto de la planeacin no se ha establecido que la Oficina de Control Interno realice auditorias de calidad, razn por la cual no debera verse afectada la independencia de dicha oficina, ya que la ejecucin y desarrollo de estas auditorias estn a cargo del delegado de la direccin para calidad y los auditores de la entidad. Cmo se deben presentar los Informes de auditorias integradas MECI calidad? Respuesta: Es necesario precisar que los resultados que se obtienen de estas auditorias son diferentes; mientras que producto de la auditoria de gestin realizada por la Oficina de Control Interno se obtienen recomendaciones, identificacin de riesgos, acciones correctivas y preventivas, que muy seguramente harn parte de un plan de mejoramiento; de la auditoria de calidad se obtiene informacin relacionada con elementos de mejora que no pueden se interpretados de la misma manera que los resultados propios de la auditoria de Control Interno. Razn por la cual el informe ser presentado en dos captulos, el primero contar con los resultados obtenidos de la auditoria de gestin y el segundo con los obtenidos en la auditoria de calidad. Los registros, evidencias y dems documentos que se generen como resultado de las auditorias deben reposar en la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces, ya que como se anot anteriormente es responsable de la planeacin y desarrollo de los procesos de auditoria. En relacin con los informes de auditora aprobados, estos se entregarn a los responsables del proceso auditado, segn haya sido estipulado en el objetivo y alcance de la misma, para las acciones correctivas y de mejora que pudieren resultar y copia de ste reposar en la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces, para las acciones de seguimiento correspondientes. Cmo se efecta el seguimiento a los dos Sistemas? Respuesta: La Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces, asumiendo su rol de evaluador independiente, deber realizar evaluaciones, seguimiento y monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo de implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad, conforme al plan previamente establecido por la misma. Una vez implementado el Sistema de Gestin de Calidad en la entidad, uno de los objetivos por los que debe velar la Oficina de Control Interno, es el aseguramiento de la calidad, enfocado a verificar que se mantiene el control y con el fin de 26

identificar posibles desviaciones, esto es, valorar los riesgos que puedan comprometer el buen funcionamiento del sistema de calidad; acompaar y asesorar en la implementacin y desarrollo del mismo; realizar su evaluacin y seguimiento, fomentar la cultura de control en relacin con este sistema y, finalmente, constituirse en el canal institucional de relacin con entes externos respecto del mismo.

4.5 ESTILO DE DIRECCIN

En qu consiste el elemento Estilo de Direccin? Respuesta: Es un elemento de Control, que define la filosofa y el modo de administrar del Gobernante o Gerente Pblico; estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pblica. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar u orientar las acciones de la entidad hacia el cumplimiento de su misin, en el contexto de los fines sociales del Estado. El modo o la manera que asume el nivel directivo la conduccin de la entidad define un estilo de gestin propio que, a pesar de tener como base los principios y valores individuales de la mxima autoridad y de su nivel directivo, obliga a asumir los requisitos de tipo moral, tico, de responsabilidad, de transparencia, compromiso con el servicio pblico, conocimiento, suficiencia y capacidad gerencial necesarios para conducir la entidad en el actuar que exige la ciudadana. El Estilo de Direccin constituye la forma adoptada por el nivel directivo para guiar y orientar las acciones de la entidad, generando autoridad y confianza y demostrando capacidad gerencial, conocimiento de las necesidades de la ciudadana y las partes interesadas de la entidad, compromiso con el control y con el cumplimiento de la misin, visin, planes y programas, buen trato a los servidores pblicos y una utilizacin transparente y eficiente de los recursos. El Estilo de Direccin permite que los servidores pblicos se desempeen en un ambiente que facilite tanto la comprensin y el respeto por el control, como la motivacin para la sugerencia de medidas que fomenten el mejoramiento en la prestacin del servicio pblico.

4.6 CONTROLES
Qu son los controles de los que se habla en el componente de Actividades de Control? Respuesta: Son un conjunto de acciones definidas para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad. 27

Estos controles se disean para las actividades, con el objeto de definir acciones conducentes a reducir los riesgos; stos deben ser suficientes, claros, comprensibles, eficaces, econmicos y oportunos. Existen dos tipos de controles: Preventivos: Aquellos que actan para eliminar las causas del riesgo con el fin de prevenir su ocurrencia o materializacin. Correctivos: Aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad despus de ser detectado un evento no deseable; tambin permiten la modificacin de las acciones que propiciaron su ocurrencia.

stos, a su vez, pueden ser manuales o automatizados, y discrecionales o no discrecionales. Los controles Manuales son aquellos realizados por las personas responsables de los procesos en los que estn inmersos el juicio y la capacidad del hombre y dependen nicamente de la participacin humana para su aplicacin; como ejemplos se pueden encontrar la revisin de documentos y la supervisin en la realizacin de un proceso. Por su parte, los controles Automatizados son procedimientos programados en el computador, en el software de soporte o en el software de aplicacin diseados para prevenir, detectar, o corregir errores o irregularidades que afecten las actividades. Es decir, este tipo de control requiere de la tecnologa para su aplicacin. Los controles discrecionales son aquellos que en determinadas circunstancias pueden ser obviados por los responsables de su ejecucin; por ejemplo no pedir documentos de identificacin a ciertas personas. As mismo los controles no discrecionales corresponden al tipo de control que no puede ser omitido bajo ninguna circunstancia; por ejemplo el uso de la contrasea en un cajero electrnico. Cul es la responsabilidad de la Oficina de Control Interno frente a este tema? Respuesta: La Oficina de Control Interno debe capacitar y asesorar al interior de la entidad sobre la importancia de los controles como medidas tomadas por la Alta Direccin y los responsables de los procesos para aumentar la probabilidad de que los objetivos y metas establecidos sern alcanzados, y cmo estos pueden utilizarse desde el punto de vista de la prevencin (para evitar hechos no deseados), o de correccin (para provocar o promover que sucedan hechos deseados), entendiendo que el sistema de control es el conjunto integrado de componentes y actividades de control utilizados por una entidad para lograr sus objetivos y metas 28

Sin embargo, cuando se determina un riesgo, las diferentes acciones de mitigacin del riesgo que se establecen en las diferentes actividades, deben estar a cargo del responsable del proceso.

4.7 IMPORTANCIA DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO

Cmo opera el Control Interno en una entidad estatal de orden municipal? Respuesta: Conforme a la Ley 87 de 1993 y sus normas complementarias, como son los Decretos 2145 de 1999, 2539 de 2000 y 1537 de 2001, el ejercicio del Control Interno en toda entidad del Estado es una funcin que debe realizarse por cada empleado o trabajador a la par con las dems funciones sealadas para su cargo. Las mencionadas normas diferencian tres aspectos complementarios entre s en materia de Control Interno, a saber: El ejercicio del Control Interno El Sistema de Control Interno La Oficina de Control Interno. El ejercicio del Control Interno consiste en todo aquello que debe realizar cada empleado para que las funciones asignadas en el respectivo manual especfico de funciones de cada cargo obedezcan a parmetros de calidad, transparencia, eficiencia y eficacia. La Oficina de Control Interno es la dependencia de cada entidad encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo; Esta Oficina estar compuesta por un Jefe de la misma y un grupo multidisciplinario (personas con profesiones y formacin en distintos campos del saber). El Jefe de esta Oficina de Control Interno debe ser un funcionario pblico de planta, de nivel directivo y por consiguiente de libre nombramiento y remocin, designado, para el caso de las entidades de orden territorial, por el representante legal o mximo directivo del organismo respectivo, segn sea su competencia y de acuerdo con lo establecido en las disposiciones propias de cada entidad. Para desarrollar su labor de evaluar el sistema de control interno de la entidad, el jefe de la Oficina de control interno debe realizar las funciones sealadas en el artculo 12 de la Ley 87 de 1993. De acuerdo con la ley 617 de 2000, artculo 75, los municipios de categora 3, 4, 5 o 6, no estn obligados a tener oficina de Control Interno y en tal caso las 29

funciones de la misma pueden ser ejercidas por una dependencia que cumpla funciones similares, como sera la oficina de planeacin del municipio, pero eso no significa que deje de existir el ejercicio del control interno y el Sistema de Control Interno en la entidad, en los trminos descritos anteriormente. Se puede tercerizar las funciones de Control Interno en una entidad? Respuesta: Es posible que el control Interno sea ejercido por personal externo al organismo o entidad siempre y cuando se tenga en cuenta las siguientes condiciones: El artculo 269 de la Constitucin Poltica seala. En las entidades pblicas las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podr establecer excepciones y autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas privadas colombianas. . La ley 87 de 1993, al desarrollar el artculo constitucional, en relacin con los servicios que se pueden contratar en materia de control interno seal: ARTCULO 7o. CONTRATACIN DEL SERVICIO DE CONTROL INTERNO CON EMPRESAS PRIVADAS. Las entidades pblicas podrn contratar con empresas privadas colombianas, de reconocida capacidad y experiencia, el servicio de la organizacin del Sistema de Control Interno y el ejercicio de las auditorias internas. Sus contratos debern ser a trmino fijo, no superior a tres aos, y debern ser escogidos por concurso de mritos en los siguientes casos: a) Cuando la disponibilidad de los recursos tcnicos, econmicos y humanos no le permitan a la entidad establecer el Sistema de Control Interno en forma directa. b) Cuando se requieran conocimientos tcnicos especializados. c) Cuando por razones de conveniencia econmica resultare ms favorable. Se exceptan de esta facultad los organismos de seguridad y de defensa nacional.
(...)

De conformidad con la citada disposicin, es viable que las entidades y organismos que se encuentran dentro del campo de aplicacin de la Ley 87 de 1993, contraten el servicio de la organizacin del sistema de control interno y el ejercicio de las auditorias internas, siempre que se cumpla una cualquiera de las 30

condiciones sealadas por el legislador para el efecto. Sobre el alcance de lo que se debe entender por sistema de control interno, resulta necesario citar el artculo 1 de la citada ley, el cual consagra: Definicin de control interno. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por la entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos previstos. Ahora bien, en relacin con la evaluacin y control de la gestin de las organizaciones, la definicin de las unidades u oficinas de coordinacin de control interno y del jefe de la unidad de control interno seal.
ARTCULO 8o. EVALUACIN Y CONTROL DE GESTIN EN LAS ORGANIZACIONES. Como parte de la aplicacin de un apropiado Sistema de Control Interno el representante legal en cada organizacin deber velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluacin y control de gestin, segn las caractersticas propias de la entidad y de acuerdo con lo establecido en el artculo 343 de la Constitucin Nacional y dems disposiciones legales vigentes. ARTCULO 9o. DEFINICIN DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIN DEL CONTROL INTERNO. Es uno de los componentes del Sistema de Control Interno, de nivel gerencial o directivo, encargado de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economa de los dems controles, asesorando a la direccin en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluacin de los planes establecidos y en la introduccin de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos. PARGRAFO. Como mecanismos de verificacin y evaluacin del control interno se utilizarn las normas de auditoria generalmente aceptadas, la seleccin de indicadores de desempeo, los informes de gestin y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnologa, eficiencia y seguridad. ARTCULO 10. JEFE DE LA UNIDAD U OFICINA DE COORDINACIN DEL CONTROL INTERNO. Para la verificacin y evaluacin permanente del sistema de control interno, las entidades estatales designarn como asesor, coordinador, auditor Interno o cargo similar, a un funcionario pblico que ser adscrito al nivel jerrquico superior y designado en los trminos de la presente Ley.

Posteriormente, mediante el decreto 1537 de 2001, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del estado, en el artculo 3 consagr frente a las Oficinas de Control Interno lo siguiente: 31

ARTICULO 3. DE LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO. En desarrollo de las funciones sealadas en el artculo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempear las oficinas de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones pblicas, se enmarcan en cinco tpicos, a saber: valoracin de riesgo, acompaar y asesorar, realizar evaluacin y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relacin con entes externos. A su vez, en el artculo 4, en relacin con la administracin del riesgo, seala: Como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades pblicas, las autoridades correspondientes establecern y aplicarn polticas de administracin del riesgo. Para tal efecto, la identificacin y anlisis de riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administracin y las oficinas de control interno o quien haga sus veces, evaluando los aspectos tanto internos como externos que pueden llegar a representar amenaza para la consecucin de los objetivos organizacionales, con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de las reas o procesos y las oficinas de control interno e integradas de manera inherente a los procedimientos. De conformidad con las normas citadas, es responsabilidad del representante legal de cada organismo o entidad implementar y velar por la aplicacin de un adecuado sistema de evaluacin y control de la gestin, funcin que puede ser cumplida directamente o a travs de delegacin en un directivo de primer nivel, de acuerdo a lo establecido en el decreto 1599 de 2005 Por medio del cual se adopta el Modelo estndar de Control Interno para el estado Colombiano MECIo contratando el servicio de la organizacin del Sistema de control interno. Por otro lado, puede, igualmente, contratar la auditoria interna, el servicio de valoracin del riesgo y el ejercicio de la evaluacin y seguimiento con empresas privadas colombianas. Si el representante legal opta por la contratacin, deber sustentar en un estudio tcnico la causal que lo lleva a tomar est decisin, de conformidad con el artculo 7 de la citada ley 87 de 1993. El funcionamiento del Sistema de Control Interno es una funcin exclusiva e indelegable de todas las instancias de la organizacin en cabeza del representante de la entidad, por lo cual no es viable su contratacin, no obstante es claro que el ejercicio de la evaluacin y el seguimiento, as como la implementacin y la valoracin del riesgo son servicios que pueden ser contratados, de acuerdo con la autorizacin dada en la ley 87 de 1993. Finalmente, es necesario precisar que para dar cumplimiento al artculo 3 del decreto 1537 de 2001, las funciones de fomento de cultura del control, asesora y acompaamiento y relacin de entes externos, en caso de la tercerizacin de la oficina de control interno deben ser asignadas a un asesor del despacho. 32

4.8 ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS TICOS

Quin es el responsable de implementar ste elemento? Respuesta: El elemento debe ser elaborado con la participacin de todos los funcionarios y adems debe contar con el compromiso de los directivos. Igualmente se debe conformar un equipo donde se cuente con representantes de cada dependencia de manera que se encarguen de multiplicar y difundir las acciones. Se deben desarrollar acciones de sensibilizacin que permitan realizar una identificacin y seleccin de los principios y valores ms representativos; as mismo se debe propender por el fortalecimiento de la tica organizacional y pblica para que el tema despierte el inters y el dominio de todos, de manera que se logre un mayor compromiso frente al cdigo o documento que se adopte. Una vez seleccionados y definidos los principios, valores y conductas que tienen que compartir todos los funcionarios y que le son propios en relacin con su funcin social y su quehacer institucional, se debe contar con mecanismos y compromiso de los servidores para propender por su cabal cumplimiento. (Por ejemplo una reunin en donde los empleados firman un acta de compromiso). Es importe establecer espacios de reflexin donde se renan ya sea por dependencias o reas mnimo dos veces al ao para verificar que las conductas que se desarrollen en la entidad estn acordes con lo contemplado en el cdigo de tica o el documento que se adopt. Cul es la intencin de conformar un comit de tica? Respuesta: La intencin de crear este comit en el cual participen funcionarios de la alta direccin y de otros niveles de la organizacin es precisamente la de generar compromiso institucional y responsabilidad en la configuracin de los principios y valores que regirn la organizacin. Principios y valores que debern generarse con la participacin de los servidores de la entidad y no por imposicin o decisin de la alta direccin. Con este mecanismo se darn las orientaciones de poltica en el tema, as como las acciones a desarrollar al interior de la organizacin para construir un cdigo de tica consensuado y participativo que posteriormente se refleje en el clima y cultura organizacional.

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Cules son los requisitos para elaborar un documento que contenga los Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos? Respuesta: La construccin del documento de Acuerdos, Compromisos y Protocolos ticos, parte de la voluntad y participacin de todos los funcionarios para actuar y acoger el documento, al igual que se genere el ambiente adecuado para la expresin de sentimientos cuando algn funcionario falte a los principios y valores definidos. Para mayor formalidad del documento, es conveniente que se emita un acto administrativo interno, en donde se contemple mnimo los siguientes aspectos: objetivos, argumentos legales, tcnicos y humanos sobre la necesidad de tener unos principios y valores institucionales, justificacin, la finalidad y mbito de aplicacin; determinacin y definicin de los principios sobre los cuales se orienta la entidad; determinacin y definicin de los valores que son importantes para la organizacin y; para que se va a utilizar dicho documento. Es importante dar a conocer los principios y valores institucionales en el proceso de induccin que se les hace a los nuevos empleados para que, desde luego, conozcan mejor a la entidad y sus normas de conducta. As mismo, acompaar todo este proceso con el fortalecimiento de la cultura del autocontrol en lo referente a la divulgacin de los procesos de la entidad, la misin, la visin y su quehacer institucional, el conocimiento de la entidad y de los principios y valores de la organizacin podra fortalecer el control social, entendido como aplicar el autocontrol frente a los compaeros que no lo estn cumpliendo o aplicando, por lo tanto indistintamente del nombre que se le de a este documento, lo importante es cumplir con los parmetros mnimos anteriormente definidos y que el mismo sea plenamente conocido por todos los funcionarios de la entidad, quienes deben saber donde pueden consultarlo.

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CAPITULO V PUBLICACIONES RELACIONADAS

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- Gua de Administracin del Riesgo

La Gua de Administracin del Riesgo tiene como fin hacer nfasis en la necesidad imperiosa de que las entidades pblicas tengan inmersos en sus procesos los controles necesarios para lograr prestar servicios y productos con altos estndares de calidad. La gua es un complemento de lo establecido en el Modelo Estndar de Control Interno con respecto al Componente Administracin de Riesgos y plantea la metodologa a seguir para dar cumplimiento a lo establecido en dicho modelo.

- Rol de la Oficina de Control Interno, Auditoria Interna o quien haga sus veces
Documento metodolgico que busca que a travs del perfeccionamiento e instrumentalizacin de cada uno de los tpicos dentro de los cuales se enmarca el Rol de la Oficina de Control Interno, Auditora Interna o quien haga sus veces establecidos en el Decreto 1537 de 2001, los encargados de desarrollar ese papel en la organizacin, cuenten con directrices y herramientas tcnicas modernas, apropiadas y suficientes para cumplir sus funciones de manera eficaz y eficiente y, por consiguiente, le permitan llevar a cabo adecuadamente la Evaluacin Independiente del Sistema de Control Interno y la funcin de auditora interna, tal como lo establece el MECI.

- Diseo, manejo, interpretacin y seguimiento de Indicadores de Gestin

Instrumento donde se recopilan los conceptos y propuestas metodolgicos, que se espera sirvan de gua para un tema tan relevante dentro de la gestin pblica. Es importante, aclarar que la metodologa sugerida se constituye en una orientacin bsica para el desarrollo de los indicadores, dado que para su aplicacin cada entidad, dentro de su mbito y basados en el direccionamiento estratgico y caracterizacin de procesos, debe establecer las variables, las unidades de medida y los parmetros o metas frente a los cuales ser ms adecuada la medicin de su gestin.

- Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009

La primera actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica tiene como objetivo primordial facilitar la interpretacin e implementacin de los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad, as como promover su implementacin conjunta con el Modelo Estndar de Control Interno y de Desarrollo Administrativo. Por tanto, esta nueva actualizacin, no incluye nuevos requisitos ni reduce los de la versin 2004. La actualizacin introduce cambios para aclarar los requisitos existentes en la primera edicin de la norma (basados en la versin 2008 de la norma NTC-ISO 36

9001, la versin 2005 de la norma NTC-ISO 9000 y en las lecciones aprendidas durante un primer periodo de uso de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica), y demostrar la compatibilidad entre el Sistema de Gestin de la Calidad y el Sistema de Control Interno, resaltando los elementos comunes entre los dos sistemas.

- Compilacin Actualizada y complementada de conceptos de control interno a junio 2002

ste documento se encuentra al servicio de todas las instituciones del Estado, de las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces, de los servidores pblicos y de todos los interesados en la materia, donde aparecen compilados, actualizados y complementados los conceptos emitidos por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial desde su organizacin en 1996 y hasta junio de 2002.

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