4.

ANALISIS DE LAS TECNICAS PARA EL DISEO DE PROCEDIMIENTOS

4.1 DIAGRAMA DE FLUJO El Diagrama de Flujo es una representacin grfica de la secuencia de pasos que se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto, un servicio, o bien una combinacin de ambos. Los diagramas de flujo representan en forma grfica la secuencia que siguen las operaciones de un determinado procedimiento y/o el recorrido de las formas o los materiales. Muestran las unidades administrativas (procedimiento general) o los puestos que intervienen (procedimiento detallado) para cada operacin descrita, y puede indicar adems, el equipo que se utilice en cada caso. Sabemos que los diagramas de flujo se utilizan principalmente en el anlisis de los procedimientos; sin embargo, presentados en forma sencilla y accesible dentro del manual, proporcionan una descripcin de conjunto, que facilita la comprensin de los mismos. Este recurso constituye un elemento de decisin invaluable para individuos y organizaciones de trabajo: A los trabajadores, porque as pueden percibir en forma analtica y detallada la secuencia de una accin, lo que contribuye sustancialmente a conformar una slida estructura de pensamiento que fortalece su capacidad de decisin. Y a las organizaciones, porque les permite dar seguimiento a sus operaciones mediante diagramas de flujo, elemento fundamental para descomponer en partes procesos complejos; esto facilita la comprensin de su dinmica organizacional y la simplificacin del trabajo.

VENTAJAS

QUE

OFRECE

LA

TCNICA

DE

DIAGRAMACIN.

De uso. Facilita el llenado y la lectura del formato en cualquier nivel jerrquico. De destino. Permite al personal que interviene en los procedimientos identificar y realizar correctamente sus actividades. De aplicacin. Por la sencillez de su representacin, hace accesible la puesta en prctica de las operaciones. De comprensin interpretacin. Puede comprenderla todo el personal de la organizacin o de otras organizaciones. De interaccin. Permite ms acercamiento y mayor coordinacin entre diferentes unidades, reas organizaciones. De simbologa. Disminuye la complejidad grfica, por lo que los empleados mismos pueden proponer ajustes o simplificar procedimientos utilizando los smbolos correspondientes. De diagramacin. Se elabora en el menor tiempo posible y no se requieren tcnicas ni plantillas o recursos especiales de dibujo.

4.1.1 SMBOLOS Y FORMAS USADOS EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO Un diagrama de flujo elaborado con un lenguaje grfico incoherente o no convencional transmite un mensaje deformado e impide comprender el proceso que se pretende estudiar. De ah la necesidad de concebir y admitir determinados smbolos, a los que se les confiere un significado preciso, y de convenir en determinadas reglas relativas a su aplicacin. Los smbolos de diagramacin que se emplean internacionalmente son elaborados por las instituciones siguientes: 1. American Society of Mechanical Engineers (ASME), que ha desarrollado los smbolos contenidos en la figura, los cuales, a pesar de que son aceptados en reas de produccin, se emplean escasamente en el trabajo de diagramacin administrativa.

2. American National Standard Institute (ANSI), que ha preparado una simbologa para representar flujos de informacin del procesamiento electrnico de datos.

4.1.2 RECOMENDACIONES PARA EL USO Y APLICACIN DE SMBOLOS. En cuanto a dibujo. Es conveniente no mezclar varias lneas de entrada y salida en un mismo lado de smbolo. Por claridad, no debe haber ms de una lnea de unin entre dos smbolos. El smbolo de decisin es el nico que puede tener hasta tres lneas de salida. Las lneas de unin deben representarse mediante lneas rectas; en caso necesario se utilizarn ngulos rectos. Para efectos de presentacin, es recomendable que el tamao de los smbolos se uniforme, salvo en caso de que se requiera resaltar alguna situacin especial.

En cuanto a su contenido y/o uso. El contenido del smbolo de operacin debe redactarse mediante frases breves y sencillas, para facilitar su comprensin.

 Cuando el smbolo terminal identifique una unidad administrativa, debe incluir el nombre completo de sta; en caso de utilizar inciales para identificarla, hay que anotar su significado al pie de la hoja del diagrama. El smbolo documento debe contener el nombre original de la forma o reporte de que se trate. Si existen varios ejemplares de un documento, el original tiene que identificarse con la letra o y las copias mediante los dgitos 1, 2, 3, etc. Se recomienda hacer esta anotacin en el extremo inferior derecho del smbolo. El contenido del smbolo conector puede ser alfabtico o numrico, pero debe ser igual en los conectores de entrada y salida. Cuando haya una gran cantidad de conectores, conviene adicionar un Color al smbolo o a su contenido para facilitar su localizacin. Otra opcin es Colocar antes o despus del conector el smbolo terminal cuya identificacin sea el nombre de la unidad administrativa, el nombre de una operacin, etc., en donde encuentre el conector destino. Es aconsejable que el contenido del conector de pgina sea numrico y que el smbolo que indica el destino incluya el nmero de pgina donde contina el diagrama, y a su vez, que el smbolo que indica la procedencia contenga el nmero de pgina de donde proviene el diagrama.

4.1.3 CLASIFICACIN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO. Debido al extenso uso de los diagramas de flujo y a toda clase de adaptaciones a que son sometidos con el propsito de satisfacer las necesidades particulares de cada trabajo, los diagramas de flujo han tomado muchas variaciones que aparecen en diversas formas y bajo muchos ttulos; sin embargo, existe una clasificacin de la cual se pueden elegir el tipo de diagrama que ms se ajuste a nuestros requerimientos. Esta clasificacin puede integrarse por los siguientes grupos: 1.- Por su presentacin: De bloque: Se representan en trminos generales con el objeto de destacar determinados aspectos. De detalle: Plasman las actividades en su ms detallada expresin.

2.- Por su formato: De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda. De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente. De formato tabular: Tambin conocido como de formato columna o panormico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna. De formato arquitectnico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a travs del espacio donde se realizan.

3.- Por su propsito: De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripcin de operaciones. De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, as como quien o en donde se realiza y en qu consiste sta. De mtodo: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas. Analtico: Describe no solo el procedimiento, sino tambin quien lo hace y como hacer cada operacin, sino para que sirven. De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una persona. Combinados: Emplean dos o ms diagramas en forma integrada. De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la informacin con textos y dibujos.

4.1.4 ELABORACION DE MAPAS DE PROCESOS. Un mapa es una representacin grfica y mtrica de una porcin de territorio sobre una superficie bidimensional. Iniciados por el hombre con el propsito de conocer su mundo, y apoyado primero sobre teoras filosficas, los mapas constituyen hoy una fuente importantsima de informacin, permitiendo que nos situemos en relacin al mundo que nos rodea. Algo similar consiguen los mapas de procesos. Nos muestran la estructura de la Unidad Funcional (UF) en la nos encontramos, permitiendo que nos situemos en relacin al trabajo que en ella se desarrolla y as conocer dnde se ubica nuestra actividad y hacia qu fin se orienta. Proceso para disear un mapa de procesos: Se ha escrito mucho acerca de las partes que componen un proceso, pero no tanto sobre la forma de interconectarlos hasta conformar un mapa de procesos. Utilizando casos particulares como ejemplo, en este artculo se propone y explica

un mtodo sistemtico para realizar mapas de procesos de organizaciones. El mtodo que vamos a describir es vlido para cualquier sistema de gestin. Paso 1: Identificar a los actores La organizacin existe porque tiene clientes que atender, pero tambin depende de sus proveedores y otras organizaciones de su entorno. Una buena manera de empezar es identificar a los agentes o actores que se relacionan con nuestro sistema de gestin: clientes, proveedores, partners, y otras organizaciones con las cules mantenemos una relacin que tiene relevancia para nuestro sistema de gestin. Entre los actores tambin podemos destacar elementos de la infraestructura que puede ser relevante destacar: nuestra pgina WEB, un almacn, el sistema informtico interno, etc. Si el sistema es de calidad debemos identificar a los actores que tienen relevancia para la calidad, si es de medio ambiente, a los actores que tienen relevancia en nuestra gestin ambiental, y lo mismo debemos hacer con otros tipos de sistema.

Paso 2: Identificar la lnea operativa La lnea operativa de nuestra organizacin est formada por la secuencia encadenada de procesos que llevamos a cabo para realizar nuestro producto. Esta lnea viene determinada por la naturaleza de nuestra actividad y por la dosis de innovacin que hayamos sabido y podido implementar en nuestro sistema (ingeniera de procesos).

Paso 3: Aadir los procesos de soporte a la lnea operativa y los de Direccin. Hay que dar lugar a los procesos que hemos mencionado antes. A continuacin podemos proceder colocando los procesos de soporte a la lnea operativa. Estos procesos son los que proveen de recursos a esta lnea. La lnea operativa es la espina dorsal de nuestro sistema de gestin. Cualquier actividad que no forme parte de ella debe adaptarse a ella, incluyendo los procesos de soporte. Este es un problema tpico de las administraciones pblicas, donde los procesos burocrticos de soporte frenan el servicio al ciudadano, pero tambin lo encontramos en muchas otras empresas.

Paso 4: Aadir los procesos que afectan a todo el sistema Llegados a este punto tenemos el corazn de nuestro negocio representado, pero nos falta el resto de los rganos dan vida al sistema. Si algo es importante en nuestro sistema: Destaquemoslo.

La metodologa del procedimiento aplicado es: 1. Identificacin de los procesos claves de la organizacin.- La identificacin de los procesos laves de la organizacin tiene la finalidad de definir o precisar cules son los procesos que determinan la razn de ser de la entidad, es decir, sealar aquellos procesos que soportan la Misin de la organizacin. 2. Elaboracin del Mapa de Proceso de la entidad.- Una de las formas ms prcticas para elaborar el mapa de proceso consiste en ir realizando el mismo sobre un rtulo o pizarra acrlica e ir pidiendo a los participantes que vayan observando lo que se hace y que manifiesten sus criterios de conformidad o no con relacin a lo que se est conformando. 3. Confeccin de las grficas de proceso.- Una vez que se ha elaborado el Mapa de proceso corresponde o es recomendable elaborar las grficas de proceso. 4. Anlisis de los procesos.- Una vez que se han elaborado las grficas de proceso de cada uno de los subprocesos que conforman los procesos claves de la organizacin, se procede al anlisis de los mismos con el propsito de identificar las posibles reas de mejora. 5. Propuestas de mejora.- Para las distintas fases o actividades que integran un proceso o un subproceso se recomienda emplear la metodologa 6. Elaboracin de las grficas de control.- Una vez que se ha mejorado el proceso es imprescindible observar o monitorear el comportamiento del mismo para lo que se recomienda el uso o empleo de las grficas de control o cartas de control. 7. Propuesta de indicadores para medir el desempeo del proceso mejorado.- Se reconocen dos tipos bsicos de cartas de control: para variables y para atributos. Se emplean de acuerdo a la caracterstica de calidad que la empresa desea controlar.

4.2 ELABORACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El contenido de los manuales de procedimientos es diferente en cada organizacin; vara segn su mbito de aplicacin y su alcance. No obstante, se recomienda adoptar, en su caso, el modelo siguiente:
Presentacin Objetivo General Identificacin e integracin de procesos Relacin de procesos y procedimientos Descripcin de los procedimientos Nombre del procedimiento Objetivo Alcance Referencia Responsabilidades Definiciones Insumos Resultados Interaccin con otros procedimientos Polticas Desarrollo Diagramacin Medicin Formatos e instructivos Simbologa Registro de ediciones Distribucin Validacin

A continuacin se explica cada uno de los apartados que integran el manual de procedimientos: Presentacin Deber contener una explicacin de los que el documento, cules son sus propsitos y a quienes se dirigen, as como su mbito de aplicacin. Por lo general, la presentacin no deber exceder de dos cuartillas y su redaccin deber ser clara y sencilla. Es conveniente que se resalte la importancia del manual, a travs de un mensaje de la autoridad de mayor rango de la institucin,

as como hacer notar el papel que debe desempear los servidores pblicos en la aplicacin del mismo, ya que sin su participacin todos los esfuerzos de mejoramiento administrativo no tendrn los resultados deseados. Ejemplo:
PRESENTACIN La administracin pblica del Estado de Mxico es el instrumento del Gobierno, por medio por el cual se materializan las aspiraciones que la sociedad demanda. Por ello, su organizacin, mtodo y sistema de trabajo deben revisarse y modernizarse permanentemente, a fin de garantizar que la gestin pblica sea eficiente en su desempeo. En este contexto, el Licenciado Arturo Montiel Rojas, Gobernador Constitucional del Estado de Mxico, estableci como uno de los ejes rectores de su gestin de su modernizacin integral de la Administracin Pblica, con el propsito de que este tenga posibilidades de satisfacer las necesidades y expectativas de la poblacin, a travs de un Gobierno eficiente y eficaz en las reas sustantivas y de atencin directa a la ciudadana. Los principales retos de la modernizacin integral de la Administracin Pblica del Estado de Mxico son implantar un nuevo modelo de gestin pblica, reconocido por su efectividad y su apertura hacia la participacin social; mejorar la calidad de los servicios que se prestan a la poblacin, elevando la eficiencia de los procesos, reduciendo los tiempos de respuesta, eliminando requisitos y acercando las instancias gestoras; y vincular a la sociedad con la administracin pblica estatal de forma ms sencilla, directa y trasparente. Por lo anterior, la Direccin General de Innovacin Estructura y Organizacin elabor el presenta Manual de Procedimientos, como un instrumento administrativo que permita agilizar sus tareas o eficientar sus actividades, delimitar las competencias y responsabilidades, distribuir las cargas de trabajo y definir los procesos administrativos en correspondencia con los programas que se ejecutan.

Objetivo general Se deber establecer el propsito que se desea alcanzar y los medios o acciones para lograrlo; es decir, qu se pretende lograr con la integracin y aplicacin del manual de procedimientos. Para la redaccin del objetivo general se recomienda lo siguiente: Iniciar la descripcin del objetivo general con un verbo en infinitivo que implique, inherentemente, alguna medicin, por ejemplo: incrementar, reducir, disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar, abatir, etc.

Especificar con claridad qu se pretende con la integracin del manual de procedimientos, as como las acciones que se llevarn a cabo para lograr el resultado esperado. Ejemplo:
OBJETIVO GENERAL Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de los trmites y servicios que proporcional la Direccin General del Registro Civil mediante la formalizacin y estandarizacin de los mtodos y procedimientos de trabajo.

Identificacin e interaccin de procesos De conformidad con el principio de que la organizacin tenga un enfoque basado en procesos, en este apartado se representarn de manera grfica y en forma general, los procesos clave identificados que formarn parte del manual, as como las interacciones o relaciones de interdependencia que existen entre cada uno de ellos. Para este propsito se debe precisar qu es un proceso, cmo se identifica y cmo se representan sus interacciones en un mapa de procesos de alto nivel.

La redaccin de los procesos identificados deber tener la estructura siguiente: NOMBRE DELPROCESO ESTADO INICIAL ESTADO FINAL

Relacin de procesos y procedimientos Una vez identificados los procesos se debern precisar los procedimientos que se derivan de cada uno de ellos, los cuales sern documentados en el manual de procedimientos. Para este propsito se deber establecer el flujo del proceso global de principio a fin, estableciendo los procedimientos que conforman al proceso. Ejemplo:

Proceso: Integracin de manuales de organizacin: De la solicitud de elaboracin o actualizacin a la entrega del manual de organizacin publicado. Procedimientos: Asesora tcnica para la elaboracin de manuales de organizacin Revisin o dictaminacin de proyectos de manuales Validacin de manuales de organizacin Gestin de publicacin de manuales de organizacin

Descripcin de los procedimientos Los procedimientos constituyen la parte medular del manual, toda vez que son la razn de dicho documento. La descripcin de los procedimientos deber contener, invariablemente, los aspectos siguientes: Nombre del procedimiento: La denominacin del procedimiento deber orientarse por el resultado que se pretende obtener, por lo que es recomendable estructurarla de acuerdo a la sintaxis siguiente: Asesora tcnica Expedicin Emisin automotores Autorizacin de pasajeros + para la elaboracin de manuales de procedimientos + de certificados y ttulos profesionales + de la licencia de chofer para conducir vehculos

+ de concesiones para el servicio pblico de transporte

Objetivo: Se deber describir, de manera clara y precisa, el resultado que se desea alcanzar con cada procedimiento. Ejemplo:

OBJETIVO

Incrementar LAS habilidades de los servidores pblicos de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos para la elaboracin o actualizacin de manuales de procedimientos mediante asesora tcnica en sus modalidades de cursos taller y asistencias personalizadas..

Alcance: El alcance permite definir y describir las fronteras lgicas internas y externas del procedimiento, por lo que indica qu actividades, personas y reas afecta. En caso de haber exclusiones, debern sealarse. Ejemplo:
Procedimiento: Asesora tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos. Personas que afecta: Servidores Pblicos. reas que afecta: dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos del poder ejecutivo estatal. Actividades que afecta: Elaboracin o actualizacin de manuales de procedimientos.

Referencias: En este apartado se deber incluir una relacin de los documentos jurdicos administrativos que soportan el procedimiento. Ejemplo:
REFERENCIAS Ley Orgnica de la Administracin Pblica del Estado de Mxico (Captulo tercer, artculo 24, fraccin XLVIII). Ley para la Coordinacin y Control de Organismos Auxiliares y Fideicomisos del Estado de Mxico (captulo III, artculo 15, fraccin III). Reglamento de la Ley para la Coordinacin y Control de Organismos Auxiliares y Fideicomisos del Estado de Mxico (ttulo segundo, captulo segundo artculo 8 fraccin III). Acuerdo por el que se establecen las normas administrativas para la asignacin y uso de bienes y servicios de las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos pblicos del poder ejecutivo estatal (Norma OD-019). Manual de Calidad de la Direccin General de Innovacin, Estructura y Organizacin, 5.4.2 Planificacin del Sistema de Gestin de Calidad; 7.1, Planificacin de la realizacin del producto; anexo II, plan de calidad.

Responsabilidades: En esta seccin se describirn los deberes u obligaciones de la Unidad Administrativa ejecutiva del procedimiento, as como los puestos que intervienen, parcial o totalmente en el desarrollo de las actividades de ste. Ejemplo:

RESPONSABILIDADES Las Subdirecciones de Desarrollo Institucional A y B son las responsables de preparar y proporcionar la asesora tcnica para la elaboracin o actualizacin de manuales de procedimientos que soliciten las dependencias, organismos auxiliares y fideicomisos del Poder Ejecutivo Estatal. El Director General deber: Canalizar e instruir a la unidad administrativa correspondiente, las solicitudes de asesora tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos, a travs del formato Control de envo de documentos, el cual rubricar. Las Subdirecciones de Desarrollo Institucional A y B debern: Acordar y programar con el representante designado por la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso el lugar, fecha hora y nmero de participantes que recibirn la asesora tcnica solicitada. Designar al lder de proyecto que proporcionar la asesora tcnica. Firma de visto bueno y archivar el formato FO-DO y VC-01 Asesora Tcnica. Dar respuesta al formato, Control de envo de documentos. El lder de proyecto deber: Preparar y proporcionar la asesora tcnica y el material didctico necesario. Requisitar y firmar el formato FO-DO y VC-01 Asesora Tcnica

Definiciones : Con el propsito de facilitar la comprensin de los trminos empleados en el procedimiento, se deber establecer un apartado en el que se describa el significado de los conceptos. Ejemplo:
DEFINICIONES Procedimiento: Es una sucesin cronolgica de operaciones concatenadas entre s, que tienen por objeto la realizacin de una actividad o tarea especfica dentro de un mbito predeterminado de aplicacin. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, la determinacin de tiempos de realizacin, el uso de materiales y tecnologas, y la aplicacin de mtodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones. Diagramas: Son modelos grficos que representan en forma esquemtica y simplificada el procedimiento, mediante el uso de smbolos ANSI (American National Standard Institute) o dibujos y recuadros con texto (BLOQUE).

Insumos: Sealar con precisin los requisitos documentales, materiales o de informacin que la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso solicite para dar inicio al desarrollo del procedimiento.

Ejemplo:
INSUMOS Para Cursos taller: Oficio de solicitud dirigido al Secretario de Finanzas, Planeacin y Administracin, al Subsecretario de Administracin o al Director General de Innovacin, Estructura y Organizacin. Especificar el servidor pblico que ser el enlace entre el rea solicitante y la Direccin General de Innovacin, Estructura y Organizacin, as como el nmero de participantes.

Resultados: Especifica el producto o servicio que se obtiene despus de llevar a cabo el desarrollo del procedimiento, el cual tiene valor para el usuario o solicitante. Ejemplo:
RESULTADO Servidores pblicos capacitados en la elaboracin de manuales de procedimientos. Proyectos de manuales de procedimientos.

Interaccin con otros procedimientos: Indicar el nombre de los procedimientos con los cuales se relaciona el procedimiento en cuestin. Ejemplo:
INTEREACCION CON OTROS PROCEDIMIENTOS Revisin y dictaminacin de proyectos de manuales de procedimientos. Validacin de manuales de procedimientos. Gestin para la publicacin de manuales de procedimientos.

Polticas: En este apartado se anotarn las normas o disposiciones que regulan las actividades de los procedimientos. Las polticas emanan de disposiciones jurdico-administrativas como leyes, reglamentos, acuerdos, convenios, circulares, etc. Ejemplo:
POLITICAS La asesora tcnica para la elaboracin de manuales de procedimientos, a travs de cursos taller, se proporcionar a grupos integrados por un mnimo de 5 y un mximo de 20 personas. Cuando excedan de este parmetro se acordar con el enlace de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso la conformacin de los grupos que sean necesarios.

Si el da en que se imparte el curso taller asistieren un nmero superior de personas al acordado, stas podrn permanecer en el curso y debern registrarse en el formato FODOyVC-01 Asesora Tcnica; sin embargo, no se les proporcionar el material de apoyo correspondiente. Una vez proporcionada la asesora tcnica se establecer, conjuntamente con el coordinador o enlace de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso, una fecha compromiso para entregar a la Direccin General de Innovacin, Estructura y Organizacin el proyecto de manual de procedimientos. Para generar evidencia de la asesora tcnica proporcionada, los asistentes al curso taller debern registrar su participacin en el formato FO-DOyVC-01 Asesora Tcnica

Desarrollo: En este apartado se debern describir las actividades u operaciones que se ejecutan en el procedimiento, as como las unidades administrativas o puestos que intervienen en su realizacin. Los linimientos para la redaccin del procedimiento son los siguientes: 1.- Objetividad.-En la redaccin debe utilizarse un lenguaje que relate hechos, situaciones y circunstancias, lo mas fielmente posible, por lo que es preciso evitar reflejarlos sentimientos, emociones o puntos de vista de las personas que redactan el procedimiento a terceros. 2.-Evitar las obviedades.- Es necesario que en la redaccin se consideren todos los aspectos del procedimiento sin dejar cabida a obviedades toda vez que la descripcin del procedimiento debe reflejar un lenguaje de hechos que se puedan probar o auditar. 3.-Precisin.-Se debe omitir trminos vagos o imprecisos que generen ambigedad en su comprensin, por lo que es recomendable precisar y especificar al mximo los aspectos cuantitativos, medibles o catalogables del proceso. 4.- Sencillez.- para su cabal comprensin, la redaccin del procedimiento debe eliminar redundancias, as como objetivos calificativos, empleando un lenguaje sobrio, accesible e incluso llano. Diagramacin: Una vez descrito el procedimiento se contina con su representacin grfica; para ello, se elaborar un diagrama que simbolice el flujo de la informacin, los documentos o materiales que se utilizan y las interacciones entre las unidades administrativas y puestos que intervienen en el procedimiento. Ejemplo:

Inicio final del procedimiento. Seala el principio o terminacin de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotar la palabra INICIO y cuando se termine se escribir la palabra FIN.

Medicin: En este apartado se debern especificar los medios para recabar informacin que permita medir la satisfaccin de los usuarios del procedimiento, a fin de emprender acciones que contribuyan a la mejora continua. La medicin permite a la organizacin evaluar la capacidad del procedimiento para alcanzar los resultados planificados. Ejemplo:
MEDICION Numero mensual de asesoras proporcionadas = Porcentaje de solicitudes atendidas Numero mensual de solicitudes de asesoras

Formatos e instructivos: En este apartado se debern incluir los formatos utilizados en el procedimiento, as como su instructivo de llenado, en el cual se explicar el objetivo del formato, las copias requeridas, destinatarios y la informacin variable que deber obtenerse. Los formatos debern contener la imagen institucional del Gobierno del Estado de Mxico, as como una denominacin y clave de identificacin.

Simbologa En este apartado del manual se debern incluir nicamente los smbolos ANSI y significados que fueron usados en los diagramas de flujo. Ver apartado de diagramacin de esta gua.

Registro de ediciones Con el propsito de controlar las ediciones del manual de procedimientos, es necesario registrar el nmero de modificaciones, las fechas, los apartados y las hojas modificadas. Ejemplo:
REGISTRO DE EDICIONES

Primera edicin (26 de septiembre de 2002): elaboracin del manual.

Segunda edicin (7 de octubre de 2004): se modifican los apartados de responsabilidades, interaccin con otros procedimientos, polticas, desarrollo y diagramacin del procedimiento Asesora Tcnica para la Elaboracin de Manuales de Procedimientos.

Distribucin En este apartado se debern enlistar las unidades administrativas o puestos autorizados para contar con el manual, as como el nmero de copias controladas y distribuidas. Es recomendable que el servidor pblico que coordina los trabajos de integracin del manual, sea el poseedor del documento original en sus diversas presentaciones (medio magntico e impresin) y que el nmero de copias controladas y unidades administrativas destinatarias sean definidas atendiendo a su participacin en los procedimientos documentados. Ejemplo:
DISTRIBUCIN El original. Del manual de procedimientos se encuentra en poder del representante de la Direccin del Sistema de Gestin de Calidad. 1.- Direccin de Organizacin y Vinculacin Ciudadana. 2.- Unidad de Normatividad y Legislacin Administrativa. 3.- Subdireccin de Desarrollo Institucional A. 4.- Subdireccin de Desarrollo Institucional B.

Validacin Este apartado contendr el nombre, puesto y firma de las autoridades de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso pblico que corresponda, por medio del cual se aprueba el contenido del manual de procedimientos. Cabe sealar que los manuales de procedimientos de las dependencias debern ser validados por los titulares de las unidades administrativas ejecutoras de los procedimientos y por los jefes inmediatos superiores hasta el nivel de Secretario.

Si se trata de un manual especfico o de un organismo auxiliar la validacin del documento ser hasta el titular. Tambin, los manuales debern ser rubricados por el titular de la Direccin General de Innovacin, Estructura y Organizacin, a fin de comprobar que cumplen con los lineamientos tcnicos establecidos. Ejemplo:
VALIDACIN Ing. Agustn Gasca Pliego Secretario de Educacin, Cultura y Bienestar Social

Lic. Rogelio Tinoco Garca Subsecretario de Planeacin y Administracin

Elementos complementarios del Manual de Procedimientos: Cubierta o portada. Portada interior o portadilla. Formato de hoja. ndice. Bibliografa.