Elementos de un proyecto:

Captulo 10: Criterio de agrupacin

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Veamos a continuacin el criterio de agrupacin de los elementos que intervienen en un proyecto que proponemos. 1.Procesos del negocio: se trata de identificar las actividades que conducen a la produccin de valor aadido, por ejemplo beneficio o trasformacin de productos y servicios. Recordemos la misin acordada para el Aeropuerto de Barajas y comprobaremos que intrnsecamente identifica "grosso modo" sus negocios. 2.Procedimientos de trabajo: pueden subdividirse en Actividades y dentro de estas en Tareas. Ms adelante veremos que la representacin de los procedimientos puede realizarse diagramndolos. 3.Documentos: clasificados por proceso y procedimiento, as como el usuario o usuarios que lo utilizan. Por eso, entre otras muchas cosas es importante disponer de un Organigrama Funcional. 4.Archivos: clasificados de la misma manera, junto con el lugar donde se ubican, si son fsicos o virtuales y los accesos permitidos. 5.Datos: determinanda su longitud (n de caracteres), naturaleza numrica, alfanumrica o alfabtica. Si son maestros o de movimiento. Si son claves (para relacionar fichas entre s) y si requieren algn tipo de control (por ejemplo el DNI lleva una letra de control contra errores de digitalizacin). 6.Los usuarios: codificndolos segn su situacin en el Organigrama todos los que manipulen informacin dentro del proyecto. 7.Algoritmos: es lo que podramos denominar una lista de clculos, frmulas matemticas que intervienen en los procedimientos de trabajo. Antiguamente se conocan tambin como Rutinas. Tambin se identifican simplemente como Programas, Aplicaciones Software o Aplicativos.

Captulo 11: Representacin de la informacin

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La informacin se puede representar de muchas maneras. Con vectores, matrices, dibujos, smbolos y organigramas. Para la representacin de un proyecto todos son vlidos, pero vamos a comentar los ms usuales. Organigramas: hay de diversos tipos (jerrquicos, de procesos, de aplicaciones, de proyectos). Habitualmente se utiliza como mnimo el Organigrama Funcional, que ya ha sido comentado. Diagramas: son representaciones secuenciales que describen las tareas de un proceso, procedimiento o algoritmo mediante la utilizacin de smbolos predeterminados. Los ms utilizados son: -Diagrama de Flujo: describe el anlisis y estructura de un Proceso o Procedimiento. -Cuaderno de Carga: describe el contenido de una actividad, Algoritmo o programa. -Smbolos: identifican tareas y conceptos concretos, como por ejemplo una decisin, un clculo, una impresin o un archivo.

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Captulo 12: Estructura de la informacin

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Cualquier estructura secuencial de representacin de la informacin es vlida, con tal de que nuestros interlocutores la comprendan tan bien como nosotros mismos. Por eso, es conveniente seguir un orden lgico, comenzando por el principio de un evento hasta su finalizacin, de izquierda a derecha y de arriba a bajo ( que es como leemos). Esto tan evidente no es tan fcil de llevarlo a la prctica y a veces nos encontraremos representaciones que han sido estructuradas slo para su autor. La secuencia ms utilizada en el diseo de proyectos es la siguiente: 1.Representar o describir los ficheros MAESTROS. Por ejemplo, el archivo de Clientes, el Plan de Cuentas o el de Artculos, conteniendo todos sus datos y sus caractersticas, como ya se ha comentado anteriormente y mencionando la forma de darlos de Alta, Baja, Modificacin o Consulta, as como los accesos permitidos. 2.Representar o describir los ficheros de MOVIMIENTO. Por ejemplo, el archivo de Facturas, el Balance o las Existencias de Almacn. 3.Definir las TAREAS o PROCESOS de clculo o algoritmos que debern llevarse a cabo para realizar el procedimiento de que se trate, indicando si se efectuar en tiempo real (transaccional, por ejemplo el dilogo con un cajero automtico), o en tiempo diferido ("batch", por ejemplo el clculo de intereses de una cuenta corriente). Los resultados podrn crear datos (campos) maestros o de movimiento. En el caso de proyectos informticos, hay que decidir tambin para cada fichero y tarea la SELECCIN de PERIFRICOS que se van a emplear para el dilogo e interpretacin de los usuarios. Se debern determinar los dispositivos utilizables para la entrada de datos (INPUT), por ejemplo teclado, disquette, disco duro, scanner, etc., as como los de salida, (OUTPUT), por ejemplo impresora, pantalla, disco duro, disquete, etc. 4.Determinar las relaciones y dependencias existentes entre los diversos componentes de un proyecto, lo que se conoce como INTEGRACIN, a travs de los datos clave. Para ello, existen Aplicaciones software, conocidas como Bases de Datos Relacionales (RDB,s, DB o BD). 5.Desarrollar las comunicaciones con otros sistemas, lo que se denomina INTERFACES. Tambin existen programas y aplicaciones de propsito general.

Captulo 13: La calidad de la informacin

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El xito de un proyecto debe cumplir ciertas normas mnimas de calidad, entre las que destacan las siguientes: 1.Los datos deben ser nicos: acordmonos de aquella reunin de la CAJA POSTAL sobre su nmero de Oficinas. Para que la informacin sea nica debe establecerse a priori un nico criterio de definicin, desechando una vez decidido, cualquier otra iniciativa salvo para su sustitucin. 2.Deben ser veraces: Qu nmero de Oficinas sera el correcto y por tanto todos los dems incorrectos ?. Hay que decidirse por uno y ese es el autntico. 3.Tambin tienen que ser flexibles: capaces de ser modificados en el futuro en su naturaleza (alfabticos o numricos) y su longitud. Con ello dejaremos las puertas abiertas para cualquier reestructuracin futura de cierta ndole. Esta norma es aplicable a diferentes tipos de campos (datos), tanto para cdigos correlativos como "inteligentes", aquellos que contienen en s mismos cierta clasificacin y segregacin. Redactar la documentacin de un proyecto resulta a veces un tanto tedioso por sus componentes tcnicos y prolijos. Por ello, algunos gestores de proyectos utilizan sinnimos a la hora de nombrar un concepto, con el objeto de dulcificar su contenido. Esto, en principio puede ser un error, ya que puede originar errores y despistes de interpretacin.

Captulo 14:

Recomendaciones
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Como hemos visto hasta este momento, el desarrollo de proyectos es una tarea compleja que requiere el empleo de unos buenos conocimiento metodolgicos. Por eso, la mayora de las veces se emprenden "cosas e iniciativas" que son denominadas proyectos pero que en realidad no lo son. Pero por encima de todas las dificultades (una vez hecho el primer proyecto desaparecen casi todas), est nuestra actitud y motivacin como gestores de proyecto. Para fortalecer esta determinacin y vocacin, vamos a exponer a continuacin un declogo de recomendaciones que a nosotros nos han sido de gran utilidad. 1.Haga el proyecto como le plazca. No siga demasiadas normas; la mejor norma es usted. 2.Aplique continuamente el "feed back". Redacte para los dems; no para usted mismo. 3.Sea claro, conciso, tanto verbalmente como por escrito. 4.Equivquese sin frustaciones; un modelo hay que ajustarlo en etapas sucesivas. 5.Investigue pero no invente; lea mucho y memorice lo esencial. Es el nico camino para desarrollar su comprensin verbal, escrita y nivel de memoria. 6.Trabaje de manera ordenada segn su propio orden. Es la mejor manera de no cansarse ni agobiarse. 7.Sea flexible en sus planteamientos; escuche a los dems, no slo los oiga. 8.Sea exacto; un error se comete en un segundo, pero su correccin y credibilidad costarn mucho ms tiempo. 10.Trabaje con creatividad, no slo para salir del paso.