SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE REGIONAL DISTRITO CAPITAL

FUNDACION MISIONEROS DIVINA REDENCIN FUMDIR SAN FELIPE NERI

TITULACION ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIN TENIENDO EN CUENTA LAS NORMAS LEGALES Y DE LA ORGANIZACIN

GUIA DE APRENDIZAJE No. 5 A

INSTRUCTORES

LINO HURTADO BOLIVAR JAIME RODRIGUEZ

Bogot, Marzo de 2.011

GUIA DE APRENDIZAJE No.3

Titulacin:

Asistencia administrativa

Unidad 10 - Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas. Unidad 11 - Proveer informacin de acuerdo con la legislacin y polticas de la organizacin. Resultados de Aprendizaje: Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas. Proveer informacin de acuerdo con la legislacin y polticas de la organizacin. Preservar los documentos (soporte fsico o digital) para el suministro de informacin de acuerdo con las normas, las tcnicas la tecnologa y la legislacin vigente Operar los recursos tecnolgicos requeridos para el recibo, el despacho y la organizacin de los documentos, de acuerdo con las polticas institucionales.

2. SABER SUBTEMAS

1. Necesidad de conservar la documentacin 2. Concepto de archivo y tipos de archivos segn el ciclo vital del documento y procesos que se desarrollan del programa de gestin documental 3. Archivo de documentos: captacin, elaboracin y custodia 4. Organizacin del archivo. 5. Sistemas de ordenacin del archivo: Convencionales, microfilme, informticos, digitalizacin 6. Funcionamiento habitual del archivo y normas prcticas de utilizacin, control del archivo, confidencialidad de la informacin y documentacin, ficheros, destruccin y purga de los archivos 7. Tablas de retencin concepto, importancia y ejemplos 8. Manual de archivo 9. Normatividad legal vigente 10. Muebles, equipos y materiales de archivo 11. Procesos de organizacin archivstica: Foliacin: definicin, requisitos, materiales, procedimientos

3. OBJETIVO: Comprender la importancia de conservar o guardar la documentacin en las empresas. 3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS 3.1.1. Identificar y definir que es un archivo y su importancia 3.1.2. Comprender y diferenciar las fases de elaboracin, utilizacin y archivo de Datos. 3.1.3. Conocer los diferentes sistemas de archivo

4. ORIENTACIONES GENERALES

La importancia del archivo en una empresa moderna

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estn involucrados en la labor aunque la gestin y ordenacin sea realizada por un profesional especializado y que el archivo sea fcil de manejar. El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere decisiones y para cualquier tipo de informacin tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla, actuar sobre ella. Tirar es la primera opcin. Segn Brbara Hemphill Si usted no sabe lo que tiene, o no puede encontrarlo, no vale nada para usted. Nos es difcil tirar por los siguientes motivos: el hbito de ojear, no tener los objetivos claros y el miedo a tirar. Antes de tirar nos debemos de hacer las siguientes preguntas: Requiere esto alguna accin por mi parte? Puedo encontrarlo en otro sitio? La informacin es suficientemente reciente para ser til? Para que puedo utilizar esta informacin? Existen implicaciones legales o financieras? Qu es lo peor que me podra pasar si no tengo esta informacin? Necesita alguien esta informacin? Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas bsicas. Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato. En toda organizacin las finalidades del archivo son: Ser el centro de la informacin y de la documentacin. Proporcionar los mejores servicios al menor coste. Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios. Asegurar la conservacin de los documentos. Los fundamentos metodolgicos de un archivo son: Lgica. Como me piden los documentos. Como necesitamos la informacin. Rigor. Sencillez.

Los criterios para un archivo eficaz son: Inequvocos. Explcitos. Objetivos. La organizacin bsica de un archivo es la siguiente: Existencia de unas normas de archivo o manual. Existencia de un ndice. Instalaciones. El guin para un manual de archivo de departamento o central sera el siguiente: Introduccin general. Relacin de tipos de documentos ms corrientes. Proceso de llegada del documento al archivo. Normas y sistemas de clasificacin. Tipos y niveles de archivos. Tipos y criterios para documentos. Conservacin de la documentacin en cada nivel. Normas para transferir al archivo semiactivo, inactivo o histrico. Normas de eliminacin y conservacin. Normas de retencin o caducidad. Normas de solicitud de documentacin. Normas para prstamos. Medios materiales necesarios. Medios personales necesarios. Un ndice es el nombre de las carpetas de los archivos y permite conocer donde tenemos nuestra documentacin, evitar duplicados, efectuar transferencias y eliminacin. Tomado de: http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-archivo-empresa/importanciaarchivo-empresa-moderna

5. EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE

5.1 DE CONOCIMIENTO Respuesta a preguntas sobre: Explica la necesidad de los archivos en las empresas Define que se entiende por archivo Cules son los tipos de archivos segn el ciclo vital del documento y qu procesos se desarrollan al interior de cada uno de ellos, acorde con el programa de Gestin Documental? Explica el proceso de archivo de documentos. Describe el proceso de organizacin del archivo

Presenta y explica cada uno de los sistemas de ordenacin del archivo Explica Funcionamiento habitual del archivo y normas prcticas de utilizacin, control del archivo, confidencialidad de la informacin y documentacin, ficheros, destruccin y purga de los archivos. Define, explica y establece la importancia de: Tablas de retencin documental y el manual de archivo Presenta una lista de Materiales, muebles y equipos empleados en el archivo. Lee y explica la normatividad legal vigente para el archivo. Explica el proceso de organizacin archivstica denominado foliacin,

5.2 DESEMPEO Presenta: Un ejercicio sobre los sistemas de ordenacin en el archivo Presenta un ejercicio de foliacin. Presenta una tabla de retencin documental y la explica

5.3 DE PRODUCTO Elabora un informe sobre la normatividad bsica que regulan los archivos en el pas. Elabora un diagrama de flujo aplicable ala organizacin en un archivo Presenta un boceto virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos que se necesitan para su funcionamiento

6. DOCUMENTOS SOPORTE

En este espacio usted deber relacionar La informacin que empleo en: Libros con su correspondiente bibliografa Direcciones en la Web Bases de datos que se consultaron

Blokcs Visitados Repositorios sobre los diferentes temas Videos youtube

7. LECTURAS COMPLEMENTARIAS

En esta parte usted deber incluir los documentos escritos que a manera de artculos haya consultado y ledo como soporte y ampliacin de cada uno de los subtemas socializados en clase.