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Verso 2
Diretoria de Planejamento e Projetos
Assessoria de Coordenao de Empreendimentos Cssio da Silva Lopes
cassio.lopes@cptm.sp.gov.br F. 3293.4908
Histrico de Verses
Data 01/06/2012 15/06/2012 29/06/2012 11/07/2012 27/07/2012 Autor Eduardo Alves Eduardo Alves Eduardo Alves Cssio Lopes Cssio Lopes Verso Proposta (Preliminar 1) Preliminar 2 Preliminar 3 Preliminar 4 Verso 1.0 Contedo Criao e elaborao do contedo Criao e elaborao do contedo Criao e elaborao do contedo Reviso geral Reviso final de verso Adicionado: - Papel dos Agentes de Monitoramento; - Recomendaes para cronogramas Revisado: Eventos e Aes e matrizes de Responsabilidades Disposio do Contedo
30/11/2012
Eduardo Alves
Verso 2.0
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Contedo
APRESENTAO .............................................................................................................................................. 7 1. 1.1. 1.2. 1.3. ORGANIZAO DA EQUIPE DE GERENCIAMENTO ....................................................................... 8 INTRODUO ....................................................................................................................................... 9 MODELO DE ORGANIZAO ........................................................................................................... 10 PAPIS E RESPONSABILIDADES RELEVANTES ........................................................................... 11
2. PROCESSO BSICO DE GERENCIAMENTO .................................................................................. 12 Estrutura do Processo Bsico .......................................................................................................................... 14 Formatao do Processo Bsico ..................................................................................................................... 15 2.1. ETAPA I - PREPARAO ................................................................................................................... 16 2.2. ETAPA II - PLANEJAMENTO .............................................................................................................. 18 2.3. ETAPA III - EXECUO, MONITORAMENTO E CONTROLE .......................................................... 21 2.4. ETAPA IV - ENTREGA / ENCERRAMENTO ...................................................................................... 25 3. PRODUTOS DAS ETAPAS ................................................................................................................ 27 3.1. INTRODUO ..................................................................................................................................... 28 3.2. O PORTAL DE EMPREENDIMENTOS............................................................................................... 29 3.3. Documento de Nomeao da Equipe de Coordenao ...................................................................... 30 3.4. Ficha de Empreendimento................................................................................................................... 31 3.5. Cronograma ......................................................................................................................................... 32 3.5.1. Recomendaes para a produo e atualizao do Cronograma ............................................... 33 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14. Dirio do Empreendimento .................................................................................................................. 40 Registros de Questes(Issues) ........................................................................................................... 41 Registro de Riscos ............................................................................................................................... 42 Atas de Reunio .................................................................................................................................. 43 Relatrio de Status .............................................................................................................................. 44 Resumo Executivo ............................................................................................................................... 45 Check list de transio......................................................................................................................... 46 Relatrio de Encerramento .................................................................................................................. 47 Aviso de liberao da equipe .............................................................................................................. 48
ndice de Ilustraes
Figura 1 - Estrutura da ACE ......................................................................................................... 9 Figura 2 - Organizao da Equipe de Gerenciamento dos Empreendimentos ............................ 10 Figura 3 - Papis e Responsabilidades do Modelo de Organizao ........................................... 11 Figura 4 - Processo Bsico de Gerenciamento .......................................................................... 13 Figura 5 - Ciclo de Vida do Empreendimento X Ciclo de Vida do Gerenciamento ....................... 14 Figura 6 - Relao entre Etapas, Eventos, Aes e Produtos. ................................................... 14 Figura 7 - cone de acesso ao Portal de Empreendimentos ....................................................... 29 Figura 8 - Central de Projetos..................................................................................................... 29 Figura 9 - Modelo de Documento de Nomeao da Equipe de Gerenciamento ......................... 30 Figura 10 - Modelo de Ficha de Empreendimento ...................................................................... 31 Figura 11 - Modelo de Cronograma exibido no Portal ................................................................ 32 Figura 12 - EAP no MS-Project - forma edentada....................................................................... 34 Figura 13 - EAP na forma grfica ............................................................................................... 35 Figura 14 - Portal de Empreendimentos: localizao da pgina "documentos" na Central de Projetos ...................................................................................................................................... 35 Figura 15 - Exemplo da aplicao de substantivos e verbos na discriminao dos itens de cronograma ................................................................................................................................ 36 Figura 16 - Exemplo de descrio de Marcos de Cronograma ................................................... 37 Figura 17 - Atividade "solta" no cronograma............................................................................... 38 Figura 18 - Impacto da alterao em atividade "solta" no cronograma ....................................... 38 Figura 19 - Forma de eliminar atividade solta ............................................................................. 38 Figura 20 - Exemplo de vnculo em tarefa-resumo ..................................................................... 39
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Nesse contexto, a CPTM se alinha s melhores prticas em vigor e inicia a implantao do modelo de Coordenao Corporativa de seus Empreendimentos que tem por funo articular as aes de gesto de forma a dar maior transparncia aos envolvidos e prover subsdios importantes para as tomadas de deciso nos diversos nveis organizacionais. Apoiada pelo Comit Tcnico - um grupo de profissionais especializados em engenharia ferroviria - a Assessoria de Coordenao de Empreendimentos (nome dado ao PMO na CPTM), prope e monitora o caminho a seguir durante todo o ciclo de vida da gesto do empreendimento. De forma semelhante estruturao de empresas similares, a CPTM elencou e classificou para a avaliao inicial do modelo, os empreendimentos dividindo-os nas categorias OURO, PRATA e BRONZE. Para os empreendimentos Prata e Bronze o monitoramento e coordenao podero ser executados pela rea de resultado. Na Categoria Ouro, a coordenao feita pela Assessoria de Coordenao de Empreendimentos. Para dar sustentao e criar o envolvimento e comprometimento corporativos, um plano de capacitao profissional est sendo traado, no qual esto previstas a preparao tcnica e comportamental dos profissionais envolvidos, necessrias ao atingimento dos objetivos. Outro importante suporte inciativa o amparo provido pela Tecnologia de Informao, que mantm a plataforma tcnica necessria para uso do sistema informatizado de gesto, o Portal Corporativo de Empreendimentos: uma ferramenta para uso geral na companhia (empreendimentos Ouro, Prata e Bronze) que dispe de recursos de colaborao, acompanhamento dos cronogramas de cada empreendimento, controle de atividades, envio automtico de e-mails para monitorar prazos de cada ao, entre outros. Com a adequada organizao dos processos internos, aliada ao uso da Metodologia Corporativa para Gesto dos Empreendimentos, a capacitao profissional focada e o uso do ferramental tecnolgico disponvel, a CPTM busca o atingimento das metas estabelecidas para o aumento da oferta e melhoria da qualidade dos servios aos seus usurios.
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Para estruturar esse modelo, foi constituda a ACE Empreendimentos, que tem entre suas atividades:
1. Definir e manter em uso a Metodologia Corporativa de Gesto de Empreendimentos. 2. Integrar e coordenar as aes em curso na organizao, sugerindo a aplicao de prticas de gesto de empreendimentos que permitam atingir os objetivos propostos em consonncia com as diretrizes estabelecidas. 3. Articular as informaes de nvel estratgico, de modo a adequ-las ao processo deliberativo e de gesto para atendimento a entidades internas e externas. 4. Prover a organizao, de ferramental tecnolgico corporativo para a aplicao das prticas recomendadas e da metodologia corporativa. 5. Articular a comunicao entre equipes e a diretoria da empresa para informao do andamento dos empreendimentos. 6. Propor e participar da concepo de planos de capacitao dos profissionais envolvidos em Gesto de Empreendimentos, visando evoluo da sua maturidade corporativa. 7. Estabelecer relacionamentos com entidades externas, objetivando o conhecimento das melhores prticas, promovendo o intercmbio de experincias e estabelecimento de processos de benchmarking relativos Gesto de Empreendimentos e temas correlatos. 8. Participar da elaborao de programas e empreendimentos junto a rgos, entidades e/ou instituies de planejamento, gesto e de transporte.
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O PROCESSO BSICO pode ser aplicado uma vez em todo o ciclo de vida de um empreendimento (do seu incio ao seu fim), ou ser aplicado vrias vezes, no caso de um empreendimento formado por vrios estgios.
A figura a seguir exemplifica a situao de um empreendimento com vrios estgios de gerenciamento, onde em cada estgio tem-se as 4 etapas do processo bsico. Em cada estgio, portanto existiro as 4 etapas do processo de gesto: Etapa I Preparao Etapa II Planejamento Etapa III Monitoramento / Execuo Etapa IV Entrega
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ETAPA
Etapa II - Planejamento
Eventos
Aes
Mobilizar Equipe Desenvolver Ficha de Empreendimento Desenvolver Cronograma Publicar Empreendimento no Portal Ficha de Empreendimento Cronograma
Produtos
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Mobilizar Equipe Desenvolver Ficha de Empreendimento Desenvolver Cronograma Registrar Empreendimento no Portal.
PRODUTO
Produto 1 Produto 2 Produto 3
b) Matriz de responsabilidades: diagrama RACI para cada produto, indicando quem executa; quem aprova; quem consultado e quem informado sobre agerao/mudana do produto.
AGENTES DE MONITORAMENTO
COORDENADOR
GESTORES DE CONTRATO
R R R
C C C
I I A
I C C
I I C
I I C
I I A
I I I
I I I
I I C
- quem executa a ao/tarefa - quem aprova a ao/tarefa executada - quem consultado para auxiliar a execuo da ao/tarefa - quem informado sobre a execuo da ao/tarefa
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REAS MEIO
GERNCIAS FUNCIONAIS
EXECUTIVO
APOIO ACE
DIRETORIA
PRODUTO
b) Objetivos Criar a organizao de gerenciamento do empreendimento Criar criar as condies para o trabalho da equipe de coordenao
Lista de Eventos, Aes e Produtos da Etapa. EVENTO AO Nomear o Executivo e o Coordenador do Empreendimento PRODUTO Documento de Nomeao da equipe de coordenao
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I*
I*
*Nessa Etapa pode no haver Gestores de Contrato ou Agentes de Monitoramento para serem informados. Assim, na etapa de planejamento, esses papis podem ser corretamente indicados. h) Recomendaes Para que a empresa esteja ciente dos responsveis pela coordenao do empreendimento, importante que nomeao da equipe seja realizada por meio de Ato administrativo. Os membros das equipes de apoio podero ser nomeados conforme o empreendimento ou compor uma equipe permanente para vrios empreendimentos.
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REAS MEIO
GERNTES FUNCIONAIS
EXECUTIVO
APOIO ACE
DIRETORIA
PRODUTO
2.2.ETAPA II - PLANEJAMENTO
a) Contexto O propsito desta etapa estabelecer os fundamentos para o empreendimento possibilitando o entendimento de todo o trabalho que precisa ser feito para entregar os produtos do empreendimento com sucesso, conforme metas e diretrizes estabelecidas pela Diretoria. Nesta verso da metodologia o foco estabelecer as bases de controle do Escopo e dos Prazos. Assim, os produtos dessa fase devero conter as informaes necessrias para este controle. Durante a etapa de planejamento o Coordenador de empreendimento deve, apoiado pelo Comit Tcnico, e com a direo do Executivo, criar o conjunto de produtos de gerenciamento necessrios para o controle do empreendimento. Nesta verso da metodologia os produtos previstos so a Ficha de empreendimento e o Cronograma. Alguns controles tambm podem ser iniciados, se houver necessidade, tais como o Dirio do Empreendimento e os Registros de Questes e Riscos. b) Objetivos Garantir uma compreenso comum sobre:
Os motivos, os benefcios e os riscos associados entrega do empreendimento; Quais os produtos e subprodutos sero entregues; Como e quando os produtos e subprodutos do empreendimento sero entregues; Como as metas estabelecidas sero alcanadas; Como os riscos, questes, mudanas sero identificados, avaliados e controlados. c) Eventos Executivo e Coordenador do Empreendimento nomeados 1 Verso da Ficha de empreendimento e Cronograma concludos Empreendimento Publicado e em Chek-in no Portal
d) Aes Elaborar Ficha do Empreendimento Elaborar Estrutura Analtica do empreendimento Definir Atividades Sequenciar atividades Determinar os Recursos das Atividades Estimar a durao das atividades Desenvolver o Cronograma Registrar Anotaes Publicar e Disponibilizar (colocar Chek-in) o Empreendimento no Portal
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e) Produtos f) Ficha do Empreendimento (item 3.3) Cronograma (item 3.4) Dirio do Empreendimento (item 3.6) Registro de Questes (item 3.7) Registro de riscos (item 3.8)
Lista de Eventos, Aes e Produtos da Etapa. EVENTO AO Elaborar Ficha de Empreendimento Elaborar Estrutura Analtica do empreendimento Definir Atividades Sequenciar Atividades Determinar Recursos das Atividades (indicar Gerncias e Agentes de Monitoramento) Estimar a durao das atividades Desenvolver Cronograma Registrar Anotaes PRODUTO Ficha de Empreendimento
Cronograma
Cronograma
Publicar e Disponibilizar (colocar em check-in) o empreendimento no Portal Empreendimento Publicado e em Check-in no Portal Iniciar a Fase de Monitoramento
Dirio do empreendimento Registro de Questes Registro de Riscos Ficha de Empreendimento Cronograma Dirio do Empreendimento Registro de Questes Registro de riscos
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R R R R R
C C C C C
C C C C
C C C C
C C I I
A A I I
I I I I
h) Recomendaes Nesta Etapa poder ser necessrio envolver reas da Companhia que exercero os Papis de Fornecedor e Usurio. Para promover este envolvimento o Coordenador ter o apoio do Comit Tcnico CPTM, conforme definido no modelo de Organizao do Empreendimento. O coordenador do empreendimento tambm pode iniciar as principais anotaes do empreendimento: o Dirio e os Registros de Questes e Riscos. A forma e as recomendaes sobre como desenvolver as aes em cada produto esto descritas na seo Produtos das Etapas nos itens relativos a cada produto.
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REAS MEIO
GERNTES FUNCIONAIS
EXECUTIVO
APOIO ACE
DIRETORIA
PRODUTO
I I I I
METODOLOGIA CORPORATIVA DE GESTO DE EMPREENDIMENTOS 2.3. ETAPA III - EXECUO, MONITORAMENTO E CONTROLE
a) Contexto Esta etapa descreve o trabalho da Equipe de Gerenciamento na execuo das atividades previstas no cronograma. O monitoramento dirio do trabalho realizado consiste em um ciclo de: Reportar o progresso das atividades do cronograma; Revisar a situao dos pacotes de trabalho sob diversos aspectos tais como qualidade, riscos, problemas de toda a ordem, etc; Relatar os destaques para o Executivo do Empreendimento e para o Comit executivo; Avaliar e tratar questes e riscos escalando apropriadamente para o nvel do Executivo;
b) Objetivos Monitoramento constante das atividades planejadas no cronograma; Obtar relatrios peridicos do status dos pacotes de trabalho (contratos do empreendimento e outros trabalhos internos); Manter o Comit Executivo (Diretoria) informado sobre o empreendimento; Tomar aes corretivas para que o empreendimento se mantenha dentro das tolerncias em relao ao planejado Exercer o Controle; Gernciar adequadamente as questes e riscos do empreendimento, escalando as responsabilidades de soluo para as pessoas certas (este o princpio do gerenciamento por exceo)garantindo que essas questes sejam encaminhadas aos responsveis para devidas providncias
c) Eventos Empreendimento Publicado e Disponibilizado no Portal Status de Atividade alterado; Questo identificada; Risco identificado; Produto ou subproduto entregue; Reporte de um pacote de trabalho solicitado; Reporte do empreendimento solicitado; Diretriz executiva recebida;
d) Aes Informar reas de Resultado; Reportar Status da Atividade; Proceder Aprovao/Rejeio da Atividade reportada; Atualizar Marcos de Cronograma; Registrar Questes; Registrar Riscos; Determinar Providncias e Responsveis (relativas a questes e riscos); Reportar Status de Entregas; Reportar Status do Empreendimento; Avaliar o Planejamento.
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EVENTO AO Empreendimento Publicado e Informar reas de resultado Disponibilizado no Portal - Reportar Status da Atividade no Portal Status de Atividade alterado Proceder Aprovao/Rejeio do Status Avaliar o Planejamento Registrar Questo no Portal Questo identificada
Cronograma Cronograma - Cronograma - Dirio do empreendimento Registro de Questes - Atas de Reunio - Dirio do Empreendimento - Registro de Questes - Registro de riscos; -Atas de Reunio Dirio do; Empreedimento; - Registro de riscos; Cronograma - Dirio do empreendimento; - Cronograma; Registro de Questes; Registro de riscos; Ficha de empreendimento Relatrio de Status Dirio do empreendimento; - Cronograma; Registro de Questes; Registro de riscos; Ficha de empreendimento
Risco identificado
Avaliar o Planejamento
Reportar Status
Avaliar o Planejamento
Reportar o Status
Resumo Executivo - Dirio do empreendimento; - Cronograma; Registro de Questes; Registro de riscos; Ficha de empreendimento
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Ficha de Empreendimento Cronograma Dirio do Empreendimento Registro de Questes Registro de Riscos Atas de Reunio Relatrio de Status Resumo Executivo
R R/A R R R R A R
C C C C C C C C
C C C C C I C
C C C C C I C
C C I I C R C
A A I I
I R/I I I C
I I C
h) Recomendaes As atividades descritas nessa Etapa se referem a atividades no mbito do Gerenciamento do Empreendimento, portanto, do ponto de vista do Coordenador do empreendimento. A responsabilidade pela aprovao dos planos de trabalho de fornecedores, reunies de coordenao de contratos e outras atividades de gerenciamento no mbito dos gestores de contrato e gerentes funcionais podem ser compiladas na forma de relatrios de status para o Coordenadordo Empreendimento. Este procedimento no impede que o Coordenador de Empreendimento participe diretamente das atividades de Gerenciamento de Contratos e outros pacotes de trabalho de forma colaborativa e solidria aos gestores e gerentes funcionais. Nesta Etapa muito importante que o Coordenador de empreendimento atualize constantemente o Dirio do Empreendimento para estabelecer um histrico de aes de gerenciamento que ocorrem ao longo do empreendimento. o caderno de anotaes do Coordenador de Empreendimento.
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REAS MEIO
GERNTES FUNCIONAIS
EXECUTIVO
APOIO ACE
DIRETORIA
PRODUTO
I I
c) Eventos Passagem do empreendimento para operao assistida ou para o prximo estgio Fechamento do estgio ou empreendimento Reunio de encerramento do estgio ou empreendimento Desmobilizao da equipe de coordenao
d) Aes Elaborar check-list dos itens a serem revisados Atualizar documentao do empreendimento Apresentar em reunio, os resultados e lies aprendidas no ciclo de vida da coordenao do empreendimento (ou estgio) Liberar equipe de coordenao para demais empreendimentos
e) Produtos Check list de transio (Item 3.2.3) Relatrio de Encerramento (Item 3.2.12) Aviso de liberao da equipe (Item 3.2.2)
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Apresentar em reunio, os resultados Relatrio de e lies aprendidas no ciclo de vida da Encerramento coordenao do empreendimento (ou estgio) Liberar equipe de coordenao para demais empreendimentos Aviso de liberao da equipe
g)
Matriz de Responsabilidades
COORDENADOR
GESTORES DE CONTRATO
R R I
C I I
C I I
C I I
C I I
C/A I I
A A I
A A R
C I I
Para a etapa de entrega, importante reunir as principais anotaes do dirio do empreendimento de forma a ser possvel consolid-las e identificar as lies aprendidas.
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REAS MEIO
GERNCIAS FUNCIONAIS
EXECUTIVO
APOIO ACE
DIRETORIA
PRODUTO
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3.1.INTRODUO
Os Produtos das Etapas so documentos que formalizam planos, estratgias, registros, solicitaes, relatrios, ordens e recomendaes de gerenciamento. importante destacar que os produtos aqui descritos no invalidam ou duplicam quaisquer documentos de gesto produzidos no mbito da gesto de contratos ou das gerncias funcionais. Cada produto ser descrito conforme as seguintes caractersticas: a) Propsito: Descreve o motivo para a existncia do produto de gerenciamento; b) Composio: Descreve o contedo do produto de gerenciamento. Os dados e informaes que devem conter; c) Origem: Descreve as fontes de dados e informaes deste produto de gerenciamento; d) Critrio de Qualidade: Descreve os requisitos de aceitao do produto de gerenciamento; e) Modelo do Documento: layout (exemplo) do produto da etapa;
Tabela de Produtos
Produto
Documento de Nomeao da Equipe de Gerenciamento Ficha de Empreendimento Cronograma Dirio do Empreendimento Registro de Questes Registro de Riscos Atas de Reunio Relatrio de Status Resumo Executivo Check list de transio Relatrio de Encerramento Aviso de Liberao de Equipe
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Ao acessar o Portal, a pgina Central de Projetos (aqui a palavra projeto na ferramenta significa empreendimento). Alguns produtos previstos nessa metodologia j esto configurados para serem criados e atualizados diretamente com os recursos do Portal.
Alguns produtos previstos nessa metodologia j esto configurados para serem criados e atualizados diretamente com os recursos do Portal. Nas pginas seguintes veremos todos os produtos previstos nessa metodologia e na seo modelos tero exemplos de quais produtos j esto configurados.
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b) Composio Declarao da autorizao para preparao do empreendimento ou estgio Designao do Executivo e do Coordenador do Empreendimento Orientao para gestores de contrato e gerncias funcionais
d) Critrio de Qualidade Aderente a norma NI 0001/003 que estabelece critrios para elaborao e emissao dos instrumentos deliberativos Deve identificar claramente o empreendimento ou estgio, executivo e Coordenador do empreendimento.
e) Modelo do Documento
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b) Composio Descrio do Empreendimento (referncias, estudos concludos...); Justificativa do Empreendimento; Principais Entregas (projeto bsico, executivo, obras, fornecimentos,...); Benefcios previstos (incluindo referncias para melhor entendimento); Metas previstas; Impactos decorrentes da interrupo/cancelamento do empreendimento; Alternativas para o empreendimento;
d) Critrio de Qualidade Consistncia das justificativas; resultados e benefcios esperados; Estimativas de prazo e custo bem fundamentadas; Existncia de alternativas de empreendimento; Consistncia na anlise dos impactos de no se realizar o empreendimento.
e) Modelo do Documento
c) Origem Modelo de cronograma padro; Templates de processos de contratao, licenciamentos e outros que forem disponibilizados no portal Reunies de planejamento de escopo
d) Critrios de Qualidade Os produtos e subprodutos previstos no cronograma devem ser mensurveis quanto ao progresso (avano fsico) e verificao de qualidade ( possvel definir requisitos claros de aceitao). Todas as interdependncias externas e metas devem ser identificadas e lanadas na forma de marcos. As recomendaes das seo 3.5.1 devem ser atendidas. As reas responsveis por cada atividade devem ser identificadas, bem como as pessoas responsveis pela medio do avano dos subprodutos e pelo monitoramento das dependncias externas.
e) Modelo do documento
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METODOLOGIA CORPORATIVA DE GESTO DE EMPREENDIMENTOS 3.5.1. Recomendaes para a produo e atualizao do Cronograma
a-) Propsito: O propsito dessas recomendaes fornecer diretrizes para o uso a produo de cronogramas que possam ser teis como ferramenta de monitoramento e controle. Criar um agendamento de atividades, com duraes e sequenciamento lgicos e adequados, em alguns casos pode parecer uma tarefa trivial. De fato, quando criamos uma lista com 10 ou 15 atividades em uma ferramenta como excel ou word podemos at ter um instrumento razovel para verificar um cenrio de agendamento. Mas o trabalho de construo de uma agenda de atividades complica-se bastante quando queremos ter uma ferramenta dinmica, que possibilite gerenciar as mudanas no planejamento. Se o empreendimento envolver muitas pessoas e atividades, o monitoramento fica muito difcil. Assim, as recomendaes que seguem, aumentam um pouco o trabalho na fase de planejamento, mas facilitam bastante o uso dos recursos automticos do MS-Project e facilitam o monitoramento. b-) Recomendaes Recomendao 1: Documentar as premissas, restries e critrios utilizados para a produo do cronograma. Nesta verso da metodologia ainda no dispomos de processos e produtos especficos para documentar o Plano do Empreendimento, conforme descrito na literatura tcnica. Mas podemos e devemos utilizar os recursos do Portal de Empreendimentos para documentar alguns pontos como: - Premissas adotadas para estimativas de durao; - Restries adotadas para o agendamento. Por exemplo, datas limites estabelecidas pela Diretoria, para publicao de editais; - Critrios usados em sequenciamento de atividades, principalmente para os sequenciamentos menos comuns como Incio-Incio e Trmino-Trmino, e critrios usados para estabelecer latncias (espao de folga entre duas atividades estabelecido arbitrariamente). Quando usamos estes recursos, normalmente partimos de alguma premissa de planejamento que pode se perder de no a documentarmos; Para fazermos essa documentao podemos usar o Dirio do Empreendimento ou, melhor, anexar um documento formato DOC ou PDF na pasta de Documentos do site do empreendimento.
Recomendao 2: O cronograma deve conter todo o escopo A programao das atividades deve refletir TODO O TRABALHO do empreendimento. Nada
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O desenvolvimento da EAP do empreendimento deve ser feito luz da Ficha do Empreendimento. Nela devem estar registrados as justificativas, os objetivos, as principais entregas e as metas do empreendimento. Os dois produtos: Ficha de Empreendimento e Cronograma, devem estar consistentes, um em relao ao outro.
Recomendao 5: Crie Marcos de Cronograma Um marco um ponto ou evento significativo no empreendimento. Representam pontos de controle em um cronograma. Um empreendimento, por menor que seja deve ter ao menos um marco de incio e um de trmino. Outros pontos de controle seriam: - datas de incio e concluso de um produto do empreendimento; - Datas de eventos pontuais, como apresentaes, reunies, revises, que foram avaliados como significativos; - Restries do empreendimento (por exemplo, datas limites para incio ou concluso de uma fase ou produto); - Interdependncias com outros empreendimentos ou com atividades externas ao empreendimento. Da mesma forma que atividades e pacotes de trabalho, a nomenclatura de marcos deve ser distinta. Assim recomenda-se o uso de verbos no particpio, conforme o exemplo abaixo:
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Recomendao 6: Evite usar restries de data Restries de data no so dinmicas e o seu uso indiscrimado engessa o cronograma. As restries de data utilizadas devem ter uma razo consistente e, preferencialmente, devem ser apontadas na forma de um marco de cronograma. importante tambm que essas restries sejam documentadas, conforme a recomendao n 1. Recomendao 7: As atividades no devem ter duraes muito longas A deciso de quo detalhadas as atividades de um empreendimento devem ser sempre uma questo crtica. Atividades muito longas criam dificuldades para o monitoramento do progresso e atividades muito detalhadas ocupam tempo demais no planejamento e no monitoramento. O PMI (Project Management Institute) sugere que as atividades tenham a durao mxima de dois perodos de controle. Assim, se um empreendimento tem um perodo de controle de 1 ms, nenhuma atividade poderia durar mais que dois meses. O critrio recomendado o seguinte: Para atividades internas da CPTM (executadas diretamente pelas gerncias e departamentos da companhia) durante um processo, mudou o recurso, muda-se a atividade. Se mesmo assim a atividade for maior que dois perodos de controle ela deve ser melhor detalhada. Para atividades externas CPTM, mas sob o seu controle (executadas por fornecedores, por exemplo) usar o critrio de dois perodos de controle. Recomendao 8: Utilizar apenas uma unidade de durao A Central de Projetos do portal de empreendimentos est configurada para exibio das unidades de durao das atividades em dias. Recomenda-se seguir esse padro. Recomendao 9: A atividade no deve estar solta Para um agendamento de atividades eficaz, que possibilita o uso dos recursos automticos da ferramenta, o incio de uma atividade deve ser influenciado por outras atividades e o fim desta atividade deve influenciar outras atividades. Em outras palavras, todas as atividades devem ter predecessoras e sucessoras. Se isto no acontecer essa atividade fica solta e mudanas na sua durao podem ficar claras
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Na figura abaixo a tarefa B, que est solta, sofreu uma mudana na durao:
Se o empreendimento tiver muitas atividades soltas pode no ter uma uma programao de tempo realista. Uma soluo para o caso do exemplo, seria a adoo de um marco, como mostrado abaixo:
Recomendao 10: No fazer sequenciamento diretamente nas tarefas-resumo O MS Project e o Project WEB App, que so as ferramentas de cronograma do Portal de empreendimentos, possibilitam criar vnculos de predecessoras e sucessoras diretamente nas tarefas-resumo. No entanto vnculos criados dessa forma, teriam o seguinte comportamento: - todas as predecessoras de uma tarefa-resumo atuariam como predecessoras para todas as atividades filhas; - todas as sucessoras de uma tarefa-resumo atuariam como sucessoras para todas as atividades filhas. Assim, vnculos nas tarefas-resumo so mais difceis de gerenciar e o planjador pode estar sujeito a muitos erros. Esse tipo de vnculo est ilustrado abaixo:
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Recomendao 11: A maioria dos vnculos entre atividades devem ser do tipo Trmino-Incio (TI) O vnculo padro usado no MS Project o do tipo Trmino-Incio, que aquele que indica que uma atividade s comea quando a anterior estiver concluda. Isto acontece porque a maioria das realidades so melhor modeladas com esse tipo de relacionamento. No antigo mtodo do diagrama de setas, existia apenas esse tipo de relacionamento. Os softwares permitem a utilizao de outros tipos de vnculos, como o de Incio-Incio e o Trmino-Trmino. Mas quase sempre um bom detalhamento das atividades termina por exibir apenas relacionamento do tipo Trmino-Incio.
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b) Composio Data de insero do registro Problema, ao requerida, evento ou comentrio Pessoa responsvel Data-alvo Resultados obtidos
c) Origem No se aplica
d) Critrios de Qualidade Os registros efetuados devem estar suficientemente documentados para entendimento posterior Dados de data, pessoa responsvel e data-alvo devem ser preenchidos sempre
e) Modelo do Documento
b) Composio Ttulo: A identificao da pendncia Identificao do Proprietrio: Quem o dono da pendncia, normalmente o Coordenador do Empreendimento. Identificao do Responsvel: A quem est atribuda a soluo da pendncia. Status: Ativas, Adiadas e Fechadas Categoria Nvel do Contrato: gestor do contrato o responsvel Nvel do Empreendimento: coordenador do empreendimento o responsvel Nvel Executivo: executivo do empreendimento o responsvel Prioridade:uma escala que ajuda o Coordenador a priorizar as questes Data de Vencimento:Data limite para a soluo Discusso:Detalhamento da pendncia, esclarecimentos, desdobramentos Resoluo:Descrio da soluo adotada. Links:outros documentos de suporte ao registro
e) Modelo do Documento
d) Critrio de Qualidade Acesso controlado ao Registro de Riscos; Caracterizao adequada do risco incluindo atualizao do procedimento de resposta ao risco. A diretriz para o gerenciamento de riscos deve ser o impacto nos objetivos do empreendimento;
e) Modelo do Documento
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b) Composio Data, dados dos participantes, local Pauta, indicando os temas da reunio Deliberaes Providncias necessrias
c) Origem No se aplica
e) Modelo do documento
Data dd/mm/aaaa Participantes Horrio hh:mm hh:mm Empresa Cargo / rea Telefone E-Mail Local
Pauta
Detalhamento
Providncias
Andamento
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b) Composio Data; Perodo; Progresso do Perodo; Progresso Previsto para o Prximo Perodo; Pendncias Riscos
c) Origem Relatrio de status de perodos anteriores Sistemas de controle prprios da gesto dos contratos (reunies cooordenao, de empreendimentos, de medio dos contratos) Dirio do Empreendimento Registros de Questes Registro de Riscos Atas de reunio de
d) Critrio de Qualidade Preparado com a frequencia requerida; Informaes de progresso consistentes com a plano atual do empreendimento; Informaes consistentes de pendncias e riscos;
e) Modelo do Documento
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b) Composio Data; Perodo; Progresso do Perodo; Progresso Previsto para o Prximo Perodo; Registro de Pendncias Registro de Riscos.
c) Origem Relatrios de Status; Cronograma; Ficha do Empreendimento; Registro de Issues; Registro de riscos; Dirio do Empreendimento.
d) Critrio de Qualidade Nvel de frequencia acordado com a diretoria Feedback do Executivo do Empreendimento/Diretoria; Escalao adequada de riscos e pendncias ; Consistncia das informaes em relao aos outros relatrios e anotaes do empreendimento.
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c) Origem Dirio do empreendimento Atas de reunio Registro de Pendncias Registro de Riscos Cronograma atualizado
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b) Composio Data; Sumrio do desempenho do empreendimento; Reviso de resultados e benefcios esperados e alcanados; Recomendaes de aes subsequentes; Lies aprendidas;
c) Origem Ficha do Empreendimento Relatrios de Status; Registro de pendncias; Registro de riscos; Dirio do Empreendimento.
d) Critrio de Qualidade Verificao que todas as pendncias foram encerradas ou h aes subsequentes que devem ser tomadas; o desempenho do empreendimento foi verificado e est documentado; recomendaes para empreendimentos semelhantes esto documentadas (lies apr endidas).
e) Modelo do Documento
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b) Composio Declarao de aceite do encerramento do empreendimento ou do estgio, conforme a recomendao do relatrio de encerramento; Declarao de liberao do Executivo e do Coordenador do Empreendimento das funes de gesto; Orientao para reas usurias e gerncias funcionais.
d) Critrio de Qualidade Aderente a norma NI 0001/003 que estabelece critrios para elaborao e emissao dos instrumentos deliberativos.
e) Modelo do Documento
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