Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

Elaboracin de Expresiones de Inters. Gua prctica para empresas espaolas.

Elaboracin de Expresiones de Inters. Gua prctica para empresas espaolas.

Esta nota informativa ha sido realizada por Ivn GonzlezBerenguer Pea bajo la supervisin de la Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C. Julio de 2011

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

Lista de Acrnimos
BM BID EdI AGA AEA UNDB IBRD IDA IFC IMF DgMarket SBC SCC IFI IFM Banco Mundial Banco Interamericano de Desarrollo Expresin de Inters Anuncio General de Adquisiciones Anuncio Especfico de Adquisiciones UN Development Business online International Bank for Reconstruction and Development International Development Association International Finance Corporation International Monetary Fund Development Gateways Seleccin Basada en Calidad Seleccin Basada en Calificaciones de Consultores Institucin Financiera Internacional Institucin Financiera Multilateral

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

NDICE
I. INTRODUCCIN II. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2.1 Bienes y obras 2.2 Consultora III. EJEMPLO ANUNCIO DE SOLICITUD DE EXPRESIN DE INTERS IV. ASPECTOS CLAVE PARA FORMAR PARTE DE LA LISTA CORTA V. ELABORANDO LA EXPRESIN DE INTERS VI. OTROS ASPECTOS IMPORTANTES VII. SEGUIMIENTO POST-ENTREGA VIII. ANEXO 1 1 Bienes y obras 2 Consultora 5 6 6 7 8 11 13 15 16 17 17 18

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

I.

INTRODUCCIN

La precalificacin de licitantes a travs de una Expresin de Inters (EdI) es una fase fundamental en el proceso formal de licitacin del Banco Mundial (BM) y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID), y un paso previo fundamental de marketing y de capacidades de la empresa para poder pasar a formar parte de las fases subsiguientes de la licitacin. En la presente gua prctica, se recogen los apartados ms importantes de las Guidelines del BM y del BID, tanto para licitaciones de consultora como de bienes y servicios, haciendo referencia a los aspectos ms relevantes dentro de las Guidelines para las empresas participantes en los concursos (plazos, informacin a proporcionar, derechos de reclamacin para las empresas, forma de publicar las licitaciones). A su vez, se muestran las distintas partes que constituyen un anuncio de solicitud de expresin de inters, indicando la informacin contenida en cada una de ellas, as como los aspectos clave para pasar a formar parte de una lista corta, las distintas partes que una EdI ha de contener, y algunas recomendaciones relativas al formato y al seguimiento a realizar por parte de la empresa participante en la licitacin. Toda esta informacin tiene como objetivo mejorar las tasas de xito de las compaas espaolas en la respuesta a las solicitudes de expresiones de inters, para as pasar a formar parte de las listas cortas, y por consiguiente, en las fases subsiguientes de remisin de ofertas, negociacin y adjudicacin de contratos.

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

II.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Toda la informacin relativa a los procedimientos y directrices de contratacin y de licitacin aparecen recogidos en las Guidelines que el BM y el BID tienen en sus pginas web. Dichas Guidelines son las siguientes: Banco Mundial: Guidelines: Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services under IBRD Loans and IDA Credits & Grants (Revisin mayo 2010). Guidelines: Selection and Employment of Consultants by World Bank Borrowers (Revisin mayo 2010).

Banco Interamericano de Desarrollo: Policies for the Procurement of Goods and Works Financed by the Inter-American Development Bank. (Revisin marzo 2011). Policies for the Selection and Contracting of Consultants Financed by the Inter-American Development Bank (Revisin marzo 2011).

En lo que respecta a las directrices anteriores, estas son muy similares entre s. Es decir, la gua para bienes, obras y servicios no consultivos del Banco Mundial, sirve como base para la gua de bienes y obras del Banco Interamericano de Desarrollo. Y lo mismo ocurre en el caso de consultora. A continuacin, se recoge un resumen de los principales aspectos a destacar dentro de las guas anteriores, distinguiendo entre bienes y obras y consultora (para ver los extractos completos de las directrices, acuda al Anexo 1 del presente documento). 2.1 Bienes y obras

Concepto

Directrices
Insercin del anuncio en UN Development Business online (UNDB online) y en el Development Gateways dgMarket. El anuncio debe contener informacin referente al Prestatario, el monto y finalidad del prstamo, as como la magnitud de las adquisiciones que hayan de efectuarse. Los llamados a precalificacin o a licitacin, deben publicarse como Anuncios Especficos de Adquisiciones por lo menos en un peridico nacional, en el UNDB online y en el dgMarket. Los documentos de precalificacin o de licitacin, no se deben poner a disposicin del pblico antes de la fecha de publicacin del Anuncio General de Adquisiciones. La precalificacin es necesaria en los casos de obras de magnitud o de complejidad considerable. El Prestatario debe comunicar los resultados de la precalificacin a todos los postulantes.
6

Notificacin y publicidad

Precalificacin de licitantes

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

2.2 Consultora

Concepto

Directrices
Insercin del anuncio en UN Development Business online (UNDB online) y en el Development Gateways dgMarket. Para obtener expresiones de inters, el Prestatario debe incluir una lista de los servicios de consultora previstos en el Anuncio General de Contrataciones y debe publicar una solicitud de expresin de inters por cada contrato de consultora en la gaceta nacional o peridico nacional o en un portal electrnico sin costo de acceso. Los contratos de valor mayor a US$200.000 se deben anunciar en el UNDB online y en el dgMarket. Se deben conceder por lo menos 14 das a partir de la fecha de publicacin en el UNDB online para la recepcin de respuestas antes de proceder a confeccionar la lista corta. Las listas cortas deben incluir seis firmas con una amplia representacin geogrfica; no ms de dos podrn pertenecer al mismo pas y por lo menos una debe ser de un pas en desarrollo. En el caso de asociaciones en participacin (Joint Ventures), debe ser la nacionalidad de la firma que se designe como representante de la Asociacin en Participacin. El Banco puede acordar con el Prestatario ampliar o reducir la lista corta; sin embargo, una vez que el Banco ha emitido la no objecin a la lista corta, el Prestatario no podr agregar ni suprimir nombres sin la anuencia del Banco. El Prestatario debe proporcionar la lista corta definitiva a las firmas que hayan expresado inters, as como a cualquiera otra firma que as lo solicite. La lista corta podr estar compuesta enteramente de consultores nacionales (firmas de propiedad mayoritariamente nacional y registradas o constituidas en el pas), si el trabajo por realizar est por debajo del techo (o techos) establecidos en el Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco No se requiere publicar un anuncio y los consultores no necesitan entregar propuestas. Se pueden seleccionar sobre la base la comparacin de las calificaciones de por lo menos tres candidatos. La capacidad de los consultores se juzgar sobre la base de sus antecedentes acadmicos, su experiencia y, si corresponde, su conocimiento de las condiciones locales, como el idioma, la cultura, el sistema administrativo y la organizacin del gobierno.

Publicidad

Lista corta de consultores

Seleccin de consultores individuales

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

EJEMPLO ANUNCIO DE SOLICITUD DE EXPRESIN DE INTERS

Las solicitudes de expresiones de inters son publicadas bajo la forma de Anuncio Especfico de Adquisiciones (AEA) y se basan en un modelo proporcionado por el banco en cuestin. Algunas de ellas cuentan con ms informacin que otras, aunque normalmente disponen de una serie de campos que son estndar y que se repiten en todos los AEAs. Dichos campos han de proporcionar informacin suficiente para que las empresas o individuos interesados en enviar expresiones de inters puedan contar con datos relevantes para las mismas. A continuacin se encuentra un ejemplo de AEA solicitando expresiones de inters. Se trata de un proyecto publicado en Development Business el 24 de junio de 2011 para un proyecto de consultora en Guatemala:

III.

PROCUREMENT NOTICE
Country: Project: Guatemala PROGRAMA DE DESARROLLO DE PETN PARA LA CONSERVACIN DE LA RESERVA DE LA BIOSFERA MAYA Inter-American Development Bank SERVICIOS DE CONSULTORA: ACTUALIZACIN DEL PLAN MAESTRO 2012-2016 Consultants Convenio de Financiamiento No Reembolsable de Inversiones del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM) No. GRT/FM-11375-GU Resumen del proyecto (pas, nombre del proyecto, institucin, servicios a contratar, sector, nmero de proyecto, nmero de contrato y fecha lmite).

Financing: Abstract: Sector: Loan/Credit Number:

Contract/Bid Proceso de Adquisicin: SC-002-2011/PDPCRBM, SoNumber: licitud de expresiones de inters Deadline: 19 July 2011

El Gobierno de la Repblica de Guatemala, a travs del Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales ha recibido un aporte financiero del Global Enviroment Facility (GEF), para la ejecucin de algunas actividades dentro del Programa de Desarrollo de Petn para la Conservacin de la Reserva de la Biosfera Maya -PDPCRBM- y se propone utilizar una parte de los fondos de este financiamiento, para efectuar los pagos bajo el contrato de servicios de consultora para la actualizacin del Plan Maestro 2012-2016 del Parque Nacional Laguna del Tigre y Biotopo Protegido Laguna del Tigre-Ro Escondido, Municipio de San Andrs, departamento de Petn.
Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

Exposicin general del propsito del proyecto y foco de la EdI en cuestin.

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

El Ministerio de Ambiente y Recursos Naturales, a travs del PDPCRBM, invita a las empresas consultoras (no se admitirn empresas individuales) interesadas, a presentar expresiones de inters para la Actualizacin del Plan Maestro 2012-2016 del Parque Nacional Laguna del Tigre y Biotopo Protegido Laguna del Tigre-Ro Escondido, Municipio de San Andrs, departamento de Petn. El plazo previsto para la elaboracin de la consultora es de seis meses. Los servicios de consultora tiene como objetivo, obtener un instrumento de planificacin, que establezca las estrategias que provean una direccin de las actividades, pasos y procesos generales a llevar a cabo en el PNLT y BPLTRE, basado en un anlisis ecolgico, socioeconmico, jurdico-legal e institucional, con participacin activa de los actores claves de la poblacin local, ONG (Organizaciones No Gubernamentales), OG (Organismos Gubernamentales) y grupos organizados. En el presente proceso de seleccin, podrn participar empresas consultoras que cuenten con al menos cinco aos de haber sido constituida legalmente y al menos cinco aos de experiencia relacionada con el manejo en recursos naturales, haciendo nfasis que la entidad consultora deber demostrar experiencia en la formulacin de al menos tres Planes Maestros, presentadas a agencias pblicas responsables de reas protegidas. La licitacin se llevar a cabo conforme al procedimiento de Seleccin Basada en la Calidad (SBC), indicado en las Polticas de Seleccin y Contratacin de Consultores financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo (GN-2350-7) y podrn participar en ella, empresas consultoras no individuales de pases de origen elegibles, segn se especifica en dichas polticas. Las Expresiones de Inters recibidas, sern analizadas para conformar una Lista Corta con no ms de seis empresas no individuales, las cuales sern invitadas a presentar propuestas tcnicas y de precio, mediante el envo de una carta de invitacin y toda la documentacin de detalle para elaborarlas y presentarlas. Las Expresiones de Inters debern contener los siguientes documentos: (a) Carta firmada de expresin de inters en participar en la licitacin; (b) Currcula de la empresa, resaltando y detallando la experiencia en consultoras similares e indicando la estructura administrativa con el que cuenta; (c) Documentos que acrediten la constitucin legal de la entidad; (d) Al menos un finiquito de trabajo similar reciente (constancia de recepcin de los servicios a satisfaccin). Esta convocatoria ser publicada en el Development Business (United Nations Development Business - UNDB). Las empresas consultoras podrn obtener mayor informacin del proceso, a travs de la pgina web del MARN proyecto PDPCRBM; asimismo se podrn realizar consultas por escrito a travs de la direccin de correo electrnico del Programa.
Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

Exposicin general del propsito del proyecto y foco de la EdI en cuestin.

Exposicin del objetivo del proyecto, alcance y criterios de precalificacin.

Mtodo de seleccin a utilizar y el documento de referencia en el banco.

Formacin de la lista corta y formato y contenido de las expresiones de inters.

Medio de publicacin y mtodo para obtener ms informacin.

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

Las Expresiones de Inters debern hacerse llegar fsicamente a la direccin de las Oficina del Programa, a ms tardar el da 19 de julio de 2011 a las 10:00 horas; o de forma digital a la direccin electrnica indicada del Programa. Las Expresiones de Inters que se reciban, tanto fsicas como electrnicas fuera del plazo estrictamente establecido, sern rechazadas. Las comunicaciones deben ser dirigidas al Director Ejecutivo del Programa de Desarrollo de Petn para la Conservacin de la Reserva de la Biosfera Maya.

Instrucciones para envo de EdI y plazo mximo para el envo.

Contact:

Programa de Desarrollo de Petn para la Conservacin de la Reserva de la Biosfera Maya. Atn: Director Ejecutivo. 10. Avenida 14-72 zona 10. Ciudad de Guatemala, Cdigo Postal 01010. Tel: (502) 2363-5005; 2366-1629 y 2366-1632. Fax: (502) 2337-4264. E-mail: rbmmarn@gmail.com. Website: www.marn.gob.gt IDB660-802/11 Issue No. 802, 16 July 2011 24 June 2011

Datos de contacto de la agencia ejecutora.

Notice Number: UNDB Print tion: Posted Online: Edi-

Nmero de noticia y fecha de publicacin.

Como se puede apreciar la solicitud de expresin de inters como la anterior proporciona suficiente informacin para la preparacin de una expresin de inters. No obstante, las compaas deberan llevar a cabo un seguimiento mayor de las oportunidades, desde su publicacin en los Anuncio Generales de Adquisiciones (AGA) hasta el seguimiento de la estrategia con el pas, iniciativas del banco, conversaciones con jefes de equipo del banco asignados a los proyectos, conversaciones con la agencia ejecutora todo ello con el objetivo de contar con informacin suficiente y pertinente a la hora de remitir al EdI, y as contar con ms garantas de xito.

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

10

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

ASPECTOS CLAVE PARTE DE LA LISTA CORTA

IV.

PARA

FORMAR

Uno de los factores que ms va a influir en el resultado final de la lista corta se corresponde con la proactividad de la empresa que se ha indicado anteriormente, a la hora de realizar un seguimiento previo de los AGAs, estrategias del pas, artculos, documentos publicados por el Banco as como establecer contactos previos con los funcionarios del banco y las agencias ejecutoras en los pases. Por lo tanto, un posicionamiento y marketing previo a los anuncios especficos de adquisiciones son claves para el xito de la empresa a la hora de pasar a formar parte de la lista corta. Por supuesto, el factor relativo a la proactividad no es el nico, y otros muchos han de ser tenidos en cuenta. Entre ellos, destacan los siguientes: Capacidades y experiencia de la firma: Este apartado hace referencia a las calificaciones especficas de la empresa para el proyecto en cuestin, relativo a conocimiento, habilidades en las reas requeridas, la experiencia demostrable y la reputacin de la empresa. Para ello, puede que se soliciten documentos que sostengan las calificaciones y experiencias de la empresa por lo que sera pertinente el contar con dichos documentos previamente preparados, para que la informacin est lista, y simplemente sea necesario adjuntarlo a la EdI. Socio local: Estadsticamente, las firmas con mayores tasas de xito en las licitaciones, cuentan con reputados socios locales ya en la fase de expresin de inters, en lugar de esperar, como muchas compaas hacen, a pasar a formar parte de la lista corta para iniciar las negociaciones con un socio local 1 . En todo caso, sea cuando sea el momento de asociarse, es necesario confirmar (si es necesario mediante acuerdo interno): o o o El rol (y responsabilidades) de cada uno de los miembros del consorcio. Las posibles sinergias que surjan del consorcio. La efectiva participacin en la ejecucin del proyecto de cada una de las partes.

Currcula de expertos de la empresa: Es importante para las empresas que quieran participar en licitaciones internacionales, el contar con un portfolio variado de currcula de expertos de la empresa (o externos), en formato libre y lo ms actualizados posible para, cuando la EdI lo requiera, se pueda personalizar rpidamente los currcula para la licitacin en concreto, sin tener que dedicar demasiado tiempo y recursos a la bsqueda de expertos y a la elaboracin de su currculum.

En caso de no tener ningn contacto o referencia de posibles socios, se puede acudir a diferentes organismos, tales como la antena ICEX en Washington (a cargo del Banco Mundial y el Banco Interamericano de Desarrollo), la Antena ICEX en Manila (Banco Asitico de Desarrollo), la Antena ICEX en Bruselas (Unin Europea), las Oficinas Comerciales de Espaa en los pases (http://www.oficinascomerciales.es), ICEX (http://www.icex.es) etc.

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

11

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

A pesar de no existir un criterio nico usado por la IFIs a la hora de evaluar las EdIs, s es cierto que cada uno de los elementos anteriores s es tenido en cuenta a la hora de llevar a cabo la evaluacin, pudindose utilizar a tal efecto por parte de las empresas como un test de mnimos la siguiente tabla 2 : Elegibilidad Capacidad Financiera Habilidades Experiencia en trabajos similares Experiencia en pases similares Capacidad lingstica Uso de consultores locales S / No S / No 35% 35% 10% 10% 10%

Tabla 1: Test de mnimos para Expresin de

Inters de empresas. Elaboracin propia.

La tabla anterior ha de ser utilizada simplemente como una gua interna para la empresa. Los criterios usados por el Banco son confidenciales y diferentes en funcin del pas, tipo de contrato, alcance del proyecto, importe etc.

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

12

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

V.

ELABORANDO LA EXPRESIN DE INTERS

No existe un formato predeterminado para las expresiones de inters, siendo la creatividad y originalidad de la misma uno de los aspectos que los funcionarios del Banco o de la agencia ejecutora en cuestin van a evaluar. No obstante, s existe un ndice y contenido tipo que procedemos a presentar 3 : Portada: Poner claramente en la portada como ttulo Expresin de Inters, y como subttulo el nmero y nombre del proyecto, nombre de la empresa o consorcio que expresa inters, as como el logotipo y los datos de contacto de la empresa o consorcio. Resumen Ejecutivo de la EdI: Es recomendable poner seguidamente a la portada un resumen ejecutivo de una pgina en el que se recoja: o Un prrafo introductorio haciendo referencia a la expresin de inters por el proyecto [nmero y nombre del proyecto] as como afirmando la disponibilidad y capacidad de la empresa o consorcio para acometer el proyecto (ya sea consultora, bienes u obras). Uno o dos prrafos sobre la empresa o consorcio, explicando brevemente la actividad que desarrolla as como sus capacidades para/con el proyecto. Uno o dos prrafos destacando experiencias en el pasado con proyectos similares al que se est expresando inters. Un prrafo evidenciando el entendimiento por parte de la empresa o consorcio del objetivo, alcance y outputs del proyecto en cuestin. Un prrafo indicando socios o expertos locales con los que se est asociado (o se pretende asociar tras la lista corta). Un ltimo prrafo como conclusin explicando por qu la empresa o consorcio debera ser incluido en la lista corta (por ejemplo, capacidad y experiencia demostrada en proyectos similares desarrollados en). Por ltimo, firma y cargo de un directivo de la compaa o compaa que lidere el consorcio.

o o o o o

Cuerpo de la Expresin de Inters: Siempre en funcin del alcance y naturaleza del proyecto, la extensin de la EdI variar desde un mnimo de cinco pginas hasta doce pginas o ms. En algunos anuncios de solicitud de expresin de inters, se indica el nmero de pginas mximo por Edi. Sin embargo, esta informacin normalmente no es proporcionada, y depender del criterio de cada empresa. No obstante, se recomienda que una EdI no super en ningn caso las doce pginas (aproximadamente quince en total contando con la portada, el resumen ejecutivo y el ndice). Uno de los factores que ms va a determinar la extensin de la EdI es la necesidad de incluir currcula individuales o no. Si fuese necesario hacerlo, esto aparecera indicado en el anuncio de solicitud de EdI.

El ndice y contenido tipo recogido en este apartado ha de ser usado como ndice y contenido recomendado, el cual deber ser adaptado a cada proyecto en concreto, en funcin de las especificaciones establecidas en el anuncio de expresin de inters, y los requerimientos reflejados en cada caso concreto.

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

13

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

Si no estuviese indicado, bastar con un mini-currculum de los expertos de la empresa o externos, tal y como veremos en los elementos del cuerpo de la EdI a continuacin: o Descripcin general de la empresa (o consorcio): Este apartado consiste en una breve descripcin narrativa de la empresa, su localizacin, nmero de empleados, estructura, reas de negocio, premios con el objetivo de convencer desde el principio de la integridad y credibilidad de la empresa o consorcio. En el caso de este ltimo, sera conveniente explicar cada empresa por separado, as como indicar la empresa lder del consorcio, y las razones para ello. Experiencia internacional de la empresa (o consorcio): Comenzar con experiencia internacional en trminos generales, para luego ofrecer un listado de proyectos clave (cuanto ms relacionados con el proyecto por el que se est expresando inters, mayores sern las probabilidades de xito), en orden de relevancia, indicando el pas, nombre del proyecto, importe en dlares, horas/hombre, duracin, as como una breve descripcin del mismo. Si el proyecto fue financiado con fondos multilaterales, tambin es importante resaltarlo. Tras el listado de proyectos clave, considrese incluir un prrafo resumen en el que se resalte la experiencia y lecciones aprendidas por la empresa a travs de dichas experiencias internacionales y/o con entidades multilaterales 4 . Entendimiento del proyecto: Varios prrafos en el que se exponga el entendimiento de la empresa o consorcio del objetivo, outputs y alcance del proyecto, as como el contexto en el cual el mismo se desarrolla, completndolo con documentos o estudios a los que la empresa haya acudido para completar el entendimiento del proyecto. El objetivo de este apartado es proporcionar informacin muy clara al lector respecto a la slida capacidad de la empresa o consorcio para llevar a cabo el proyecto con la orientacin y estrategia adecuadas. Experiencia de la empresa o consorcio en el sector: En este apartado el objetivo es ser capaz de mostrar experiencias previas de la empresa o consorcio en el sector al cual el proyecto pertenezca. Por ejemplo, en el anuncio de solicitud de expresin de inters recogido en pginas anteriores, ser relevante reflejar en este apartado la experiencia de la empresa o consorcio en medio ambiente, especialmente en la elaboracin de anlisis ecolgico, socioeconmico, jurdico-legal e institucional de parques naturales, as como la elaboracin de estrategias acordes a los resultados de los anlisis anteriores. Fuerza Laboral: Este es el apartado en el cual, como se ha dicho anteriormente, debern incluirse las currcula del personal clave de la empresa que sera asignado al proyecto en cuestin slo cuando as lo indique el anuncio de solicitud de EdI. En caso contrario, bastar con unos mini-currcula, indicando brevemente la experiencia de las personas en cuestin que sean clave para el desarrollo del proyecto. Utilizacin de expertos locales: Indicar en un breve prrafo la intencin de la empresa o consorcio de seguir un enfoque participativo en el diseo e implementacin del proyecto a travs de la utilizacin de expertos locales en el equipo de proyecto.

La mayora de Instituciones Financieras Multilaterales (IFM) siguen procedimientos, normas, directrices e incluso documentos que son muy similares, la mayor parte de ellos basados en los elaborados por el Grupo Banco Mundial. Por lo tanto, experiencias anteriores con IFM puede ser un factor determinante a la hora de pasar a formar parte de la lista corta.

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

14

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

VI.

OTROS ASPECTOS IMPORTANTES

Adems del ndice y contenido tipo reflejado en el apartado anterior, hay otros aspectos importantes a tener en cuenta en la Edi, que aunque obvios muchos de ellos, es pertinente repasarlos: Apariencia de la EdI: Aunque al final lo que se evala es el contenido de la EdI y la capacidad de la empresa para acometer el proyecto en cuestin, no debemos olvidar que los funcionarios (tanto del banco como de la agencia ejecutora) tienen que leer varias EdIs por proyecto, en ocasiones decenas, por lo que la apariencia de la EdI, y el cmo entre por lo ojos al funcionario en cuestin, son aspectos tambin relevantes a la hora de salir airosos del proceso de seleccin. Formato: El objetivo de nuevo es que la EdI sea fcil de leer y accesible. Para ello, se recomienda usar letra de tamao doce (12) en papel de alta calidad (90-100 gramos) siempre y cuando sea necesario remitir la EdI en formato papel (cada vez menos utilizado por las agencias ejecutoras). Usar frases concisas, claras y evitar las frases rebuscadas y los prrafos interminables. Incluir aspectos grficos, tales como tablas, imgenes, grficos siempre y cuando tengan sentido, y estn relacionados con lo que se est diciendo. No es de recibo poner fotografas que no tengan nada que ver con lo que se dice simplemente para que quede ms bonita la EdI. Idioma: Usar siempre el idioma que se indique en el anuncio de solicitud de expresiones de inters. Si este fuese ingls, y el idioma del pas no fuese el ingls, considrese el traducirlo al idioma oficial del pas. Por ejemplo, en Argentina, remitirlo en ingls (si as se indica) y en castellano. En Brasil, en ingls y en portugus. Fecha lmite: Por obvio que parezca, es muy importante respetar la fecha lmite. Si se ha de enviar la EdI en formato fsico, utilcese una compaa courrier de confianza, que ofrezca la posibilidad de seguimiento del paquete, y evtese enviar la EdI de tal manera que su llegada est planificada para el da y la hora en la que se cierra la recepcin de EdIs.

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

15

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

VII.

SEGUIMIENTO POST-ENTREGA

Algunos expertos en licitaciones recomiendan llevar a cabo un seguimiento post-entrega, a travs del envo de una breve carta o e-mail a la agencia ejecutora, aproximadamente una semana despus de la fecha de entrega. El objetivo de esta comunicacin es reiterar el inters e identidad de la empresa o consorcio, sin proporcionar bajo ningn concepto nuevos datos relativos a la EdI, sino ms bien ofrecindose amablemente a la agencia ejecutora a entrar en contacto con la empresa si necesitasen alguna aclaracin en relacin a la EdI. Despus de esto, simplemente esperar a que la lista corta sea publicada, y en caso de no ser seleccionado, tal y como recoge el apartado 2.10 de las directrices del Banco Mundial para bienes y obras, y el apartado 2.6 de las directrices del Banco Mundial para consultores, todos los postulantes tienen derecho a conocer la lista corta, as como la puntuacin obtenida. Es decir, solicitar dicha informacin a la agencia ejecutora, como medio para reiterar nuestro inters en el proyecto para futuras licitaciones, as como obtener un valioso feedback para mejorar en futuras EdI.

Mucha suerte.

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

16

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

VIII.
1 Bienes y obras

ANEXO 1

Notificacin y publicidad (puntos 2.7 y 2.8 del Guidelines: Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services under IBRD Loans and IDA Credits & Grants): 2.7 La notificacin a tiempo de las oportunidades para licitar es fundamental en los procedimientos competitivos. Con respecto a los proyectos que incluyan adquisiciones por medio de la licitacin pblica internacional, el Prestatario debe preparar y presentar al Banco una versin preliminar de un anuncio general de adquisiciones. El Banco dispondr la insercin de tal anuncio en UN Development Business online (UNDB online) y en el Development Gateways dgMarket. El anuncio debe contener informacin referente al Prestatario (o Prestatario potencial), el monto y finalidad del prstamo, la magnitud de las adquisiciones que hayan de efectuarse conforme a la licitacin pblica internacional, y el nombre, el telfono (o nmero de fax) y la direccin del organismo del Prestatario encargado de las adquisiciones, incluyendo la direccin de la Pgina Web donde los avisos de adquisiciones estn disponibles. Cuando stas se conozcan, se deben indicar las fechas en que los interesados pueden obtener los documentos de precalificacin o de licitacin. Los documentos de precalificacin o de licitacin, segn el caso, no se deben poner a disposicin del pblico antes de la fecha de publicacin del Anuncio General de Adquisiciones. 2.8 Los llamados a precalificacin o a licitacin, segn sea el caso, deben publicarse como Anuncios Especficos de Adquisiciones por lo menos en un peridico de circulacin nacional en el pas del Prestatario (o en la gaceta oficial, o en un portal electrnico de libre acceso, si los hubiere). Tales llamados se deben publicar tambin en el UNDB online y en el dgMarket. La notificacin debe efectuarse con antelacin suficiente para que los posibles licitantes puedan obtener los documentos de precalificacin o licitacin y preparar y presentar sus ofertas.

Precalificacin de licitantes (puntos 2.9 y 2.10 del Guidelines: Procurement of Goods, Works, and Non-Consulting Services under IBRD Loans and IDA Credits & Grants): 2.9 La precalificacin generalmente es necesaria en los casos de obras de magnitud o de complejidad considerable, o en cualquier otra circunstancia en que el alto costo de la preparacin de ofertas detalladas pudiera desalentar la competencia, como por ejemplo cuando se trata de equipos diseados sobre pedido, plantas industriales, servicios especializados, y algunos contratos de complejos sistemas de informacin y tecnologa y del tipo llave en mano, de diseo y construccin, o de administracin. Esto tambin asegura que las invitaciones a participar en la licitacin se enven solamente a quienes cuenten con la capacidad y los recursos necesarios. La precalificacin debe basarse nicamente en la capacidad y recursos de los posibles licitantes para ejecutar satisfactoriamente el contrato de que se trate, teniendo en cuenta: a) la experiencia y cumplimiento anteriores con respecto a contratos similares, b) la capacidad en materia de personal, equipo e instalaciones de construccin o fabricacin, y c) la situacin financiera de la firma. 2.10 La invitacin a la precalificacin para la licitacin de contratos especficos o grupos de contratos similares se debe publicar y notificar de acuerdo con lo estipulado en los

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

17

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

prrafos 2.7 y 2.8 de estas Normas. A los interesados que respondan a la invitacin se les debe enviar una descripcin del alcance del contrato y una clara definicin de los requisitos necesarios para la precalificacin. A todos los postulantes que renan los requisitos especificados se les permitir presentarse a la licitacin. El Prestatario debe comunicar los resultados de la precalificacin a todos los postulantes. Tan pronto la precalificacin haya terminado, los documentos de licitacin deben ser puestos a la disposicin de los posibles licitantes calificados. En el caso de precalificacin para grupos de contratos que hayan de ser adjudicados durante un cierto perodo, se podr imponer un lmite al nmero o al valor total de los contratos que pueden adjudicarse a un mismo licitante, basndose en los recursos de ste. En esos casos, la lista de las firmas precalificadas debe ser actualizada peridicamente. La informacin para la precalificacin proporcionada por los interesados debe ser confirmada en el momento de la adjudicacin del contrato. Se le podr negar a un licitante la adjudicacin del contrato cuando se juzgue que ste ya no cuenta con la capacidad o los recursos necesarios para ejecutar el contrato satisfactoriamente. 2 Consultora Publicidad (punto 2.5 del Guidelines: Selection and Employment of Consultants by World Bank Borrowers): 2.5 Para todos los proyectos se requiere que el Prestatario prepare y presente al Banco un borrador del Anuncio General de Contrataciones. El Banco se encargar de tramitar la publicacin de dicho anuncio en el Development Business online (UNDB online) y en el Development Gateways (dgMarket). A fin de obtener expresiones de inters, el Prestatario debe incluir una lista de los servicios de consultora previstos en el Anuncio General de Contrataciones, y debe publicar una solicitud de expresin de inters por cada contrato de consultora en la gaceta nacional o peridico nacional o en un portal electrnico sin costo de acceso. Los contratos de valor mayor a US$200,000 equivalente se deben anunciar en el UNDB online y en el dgMarket. Los Prestatarios pueden tambin anunciar sus solicitudes de expresiones de inters de en un peridico internacional o una revista tcnica. Los datos solicitados deben ser los mnimos necesarios para formarse un juicio acerca de la idoneidad de la firma y no deben ser tan complejos como para desalentar a los consultores de expresar inters. Se deben conceder por lo menos 14 das a partir de la fecha de publicacin en el UNDB online para la recepcin de respuestas antes de proceder a confeccionar la lista corta. Lista corta de consultores (puntos 2.6, 2.7 y 2.8 del Guidelines: Selection and Employment of Consultants by World Bank Borrowers): 2.6 El Prestatario es responsable de preparar la lista corta. El Prestatario debe considerar en primer lugar a aquellas firmas que expresen inters y que tengan las calificaciones apropiadas. Las listas cortas deben incluir seis firmas con una amplia representacin geogrfica; no ms de dos podrn pertenecer al mismo pas y por lo menos una debe ser de un pas en desarrollo, a menos que no se haya podido establecer la existencia de firmas calificadas en pases en desarrollo. El Banco podra aceptar listas cortas que incluyan un menor nmero de firmas, en condiciones especiales, por ejemplo, cuando slo unas cuantas firmas calificadas hayan expresado inters para un trabajo especifico o cuando el tamao del contrato no justifique una mayor competencia. A los efectos de establecer la lista corta, la nacionalidad de la firma debe ser la del pas en que se encuentre registrada o haya sido constituida y en el caso de asociaciones en participacin (Joint Ventures), debe ser la nacionalidad de la firma que se designe como representante de la Asociacin en Participacin. El Banco puede acordar con el Prestatario ampliar o reducir la lista corta; sin embargo, una vez que el Banco ha emitido la
Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C. 18

ELABORACIN DE EXPRESIONES DE INTERS GUA PRCTICA PARA EMPRESAS ESPAOLAS

no objecin a la lista corta, el Prestatario no podr agregar ni suprimir nombres sin la anuencia del Banco. El Prestatario debe proporcionar la lista corta definitiva a las firmas que hayan expresado inters, as como a cualquiera otra firma que as lo solicite. 2.7 La lista corta podr estar compuesta enteramente de consultores nacionales (firmas de propiedad mayoritariamente nacional y registradas o constituidas en el pas), si el trabajo por realizar est por debajo del techo (o techos) establecidos en el Plan de Adquisiciones aprobado por el Banco, si se dispone de un nmero suficiente de firmas calificadas para constituir una lista corta, a costos competitivos y si es evidente que no se justifica una competencia que incluya a consultores extranjeros o stos no expresaron inters. Estos mismos montos deben ser considerados como los umbrales que determinen si las listas cortas estarn constituidas nicamente por firmas nacionales en el caso de Programas de Enfoque Sectorial Amplio (SWAps), en los que se empleen fondos comunes de los gobiernos y otros donantes, seleccionadas mediante los procedimientos acordados con el Banco. Sin embargo, si hay firmas extranjeras que han expresado inters, stas deben ser consideradas. 2.8 De preferencia, la lista corta puede incluir consultores de la misma categora, con capacidad y objetivos empresariales similares. Por consiguiente, la lista corta normalmente estar compuesta por firmas de experiencia similar o por organizaciones no lucrativas (ONGs, universidades, organismos de la ONU, etc.) que presten sus servicios en el mismo campo de experiencia. Si se incluyen firmas de diferentes campos de experiencia se emplear ya sea el mtodo de seleccin basado en calidad (SBC) o el de seleccin basado en las calificaciones de los consultores (SCC) (para asignaciones menores). La lista corta no debe incluir consultores individuales. Seleccin de consultores individuales (punto 5.2 del Guidelines: Selection and Employment of Consultants by World Bank Borrowers): 5.2 La seleccin de consultores individuales se hace teniendo en cuenta sus calificaciones para realizar el trabajo. No se requiere publicar un anuncio y los consultores no necesitan entregar propuestas. Se pueden seleccionar sobre la base la comparacin de las calificaciones de por lo menos tres candidatos de quienes expresen inters en el trabajo, o bien el Prestatario puede ponerse directamente en contacto con ellos. Las personas consideradas en la comparacin de calificaciones deben cumplir con las mnimas calificaciones pertinentes y los que se seleccionen para ser contratados por el Prestatario deben ser los mejor calificados y deben ser plenamente capaces de realizar el trabajo. La capacidad de los consultores se juzgar sobre la base de sus antecedentes acadmicos, su experiencia y, si corresponde, su conocimiento de las condiciones locales, como el idioma, la cultura, el sistema administrativo y la organizacin del gobierno.

Oficina Econmica y Comercial de la Embajada de Espaa en Washington D.C.

19