ESCUELA UNIVERSITARIA FRANCISCO TOMAS Y VALIENTE ELABORACIN DE CUENTAS ANUALES.

AUDITORIA

TEMA 1:

EL CICLO CONTABLE

1.1 CONCEPTO Y FASES DEL CICLO CONTABLE La necesidad de conocer de manera regular cul es la marcha de la empresa hace necesario la consideracin de que la actividad de la misma se detiene en momentos concretos del tiempo, con el fin de medir su situacin en ese momento e informar de sta y de la actuacin realizada entre dos fechas sucesivas. As, se reparte la vida de la empresa en segmentos de tiempo, preparando para cada uno de ellos informacin. Aunque la amplitud de esos perodos puede ser variable, lo ms habitual es considerar una duracin de un ao y por lo general el perodo contable, tambin denominado ejercicio econmico, comienza el primer da de enero para terminar el ltimo de diciembre. Las operaciones realizadas por las empresas, durante un ejercicio econmico son, bsicamente, siempre las mismas y forman un determinado ciclo que se repite en toda su vida. Se denomina ciclo proceso contable al conjunto de las operaciones que repetitivamente realiza una empresa durante un determinado ejercicio econmico, con la finalidad de preparar informacin acerca de los resultados obtenidos en dicho ejercicio y su situacin econmico-financiera al trmino del mismo.

1- 01 1 Apertura Desarrollo

31 12 - 01 Cierre 31- 12- 02 Apertura 1 01 - 2 Apertura 1 01 03 Desarrollo Cierre 31 12 - 03 Desarrollo Cierre

Ejercicio 1

Ejercicio 2

Ejercicio 3

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ESCUELA UNIVERSITARIA FRANCISCO TOMAS Y VALIENTE ELABORACIN DE CUENTAS ANUALES. AUDITORIA El ciclo contable comienza en la fecha de inicio del periodo contable (1 de enero fecha de constitucin de la sociedad), dando informacin de la situacin inicial del patrimonio de la empresa, informacin que se recoge en el Inventario Inicial y posteriormente en el Balance de Situacin. Con la informacin de la situacin inicial se abre la contabilidad, es decir, se abre el Libro Diario (asiento de apertura), y se abre el Libro Mayor (apertura de las cuentas). A partir de esta fecha la empresa comienza su actividad con el exterior. De cada operacin que realiza, recibe un documento que la justifica y se anotan en el Libro Diario (asientos de desarrollo) y en el Libro Mayor. Cada tres meses, como mnimo, la empresa debe comprobar que las anotaciones realizadas en el Libro diario se han trascrito al Libro Mayor. Para ello realiza el Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos. Por tanto, en un ejercicio econmico anual, re confeccionaran, como mnimo, cuatro balances de comprobacin en las fechas 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre. En la fecha de cierre del periodo (31 de diciembre), en base al ltimo de los balances de comprobacin confeccionados, y despus de regularizar los elementos patrimoniales que correspondan, se obtendr el resultado del ejercicio, que se presentar en la correspondiente cuenta de resultados. A continuacin, se cierran todas la cuentas en el Libro Mayor, y en el Libro Diario (asiento de cierre). Finalmente, se presenta la situacin de la empresa a dicha fecha con el Balance de Situacin final, elaborado a partir del asiento de cierre, que ser el punto de partida del siguiente ciclo contable. Resulta evidente que a lo largo del proceso contable, las operaciones realizadas se pueden distribuir en tres intervalos, o fases, de muy desigual duracin: Apertura (1 de enero). Inicio de la contabilizacin de un nuevo ejercicio. Desarrollo (1 de enero/31 de diciembre). Registro de los hechos contables que acontecen durante el ejercicio econmico. Regularizacin y cierre (31 de diciembre). Operaciones de ajuste, en sentido amplio, sobre el balance de comprobacin previo, clculo del resultado y cierre del ejercicio econmico.

Aunque por duracin la fase intermedia sea la principal, es si embargo, la ltima de las fases la que reviste la mayor importancia. En la ltima fase, tras verificar la exactitud de las anotaciones efectuadas hasta el momento, se procede a la realizacin de una serie de operaciones cuya finalidad es la de aumentar la fiabilidad de la informacin resultante del proceso, todo ello como paso previo a la determinacin del resultado del ejercicio. El ciclo contable se completa con la elaboracin y presentacin de las Cuentas Anuales. Segn el borrador del Plan General de Contabilidad de 4 julio, son las siguientes: balance, cuenta de prdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria

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CICLO CONTABLE

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1.2 APERTURA Y DESARROLLO DE LA CONTABILIDAD La apertura es la primera fase del ciclo contable y en ella se abren los libros de contabilidad. Segn se desprende del Cdigo de Comercio, la contabilidad comienza cuando se anota en el Libro de Inventario y Cuentas Anuales el Balance de situacin inicial. Suele coincidir con el comienzo del ao natural (1 de enero). Si se trata de una empresa que se encuentra en funcionamiento, los datos con los que inicia el ejercicio econmico son los mismos con los que cerr la contabilidad en el ejercicio anterior. En el caso que la empresa se acabara de constituir, la fecha de apertura no va a coincidir, generalmente, con la fecha 1 de enero y en este caso, la apertura va a reflejar nicamente las aportaciones realizadas por los socios para la constitucin de la empresa. A continuacin se abre el Libro Diario con el Asiento de Apertura al que se trasladan las cuentas del Balance de Situacin (cuentas de activo, pasivo y neto) y posteriormente con estos valores se proceder a abrir el Libro Mayor transcribiendo los valores de las cuentas reflejadas en el Libro Diario ACTIVO Activo no corriente Terrenos Construcciones Elementos de transporte 100.000 350.000 50.000 500.000

PASIVO
Patrimonio Neto Capital Reservas Rtdo del ejercicio 200.000 100.000 13.040 260.000 260.000 140.000 110.000 30.000 713.040 313.040

Pasivo no corriente Activo corriente Existencias Deudores Tesorera TOTAL ACTIVO DEBE 100.000 Terrenos 350.000 Construcciones Xxxx (Cuentas saldo Deudor) 145.000 50.000 18.040 713.040 213.040 Proveed.inmo. l/p

Pasivo corriente - Proveedores - Acreedores TOTAL PASIVO

DIARIO (Apertura)

HABER

( Cuentas saldo acreedor) Capital 200.000 Reservas 100.000

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DEBE

TERRENOS 100.000

HABER

DEBE

CONSTRUCCIONES 350.000

HABER

DEBE

CAPITAL

HABER 200.000

Abierta la contabilidad comienza la fase de desarrollo, consistente en la captacin y registro de los hechos contables en el Libro Diario dando lugar a los asientos de desarrollo. Esta fase comienza el mismo da de la apertura de la contabilidad y termina el mismo da del cierre de las cuentas, por lo que suele coincidir con el ao natural, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre. Todos los asientos del Libro diario se reflejan simultneamente en el Libro Mayor, siendo esta operacin necesaria para la elaboracin del Balance de comprobacin de sumas y saldos. El Cdigo de Comercio establece, que al menos trimestralmente se transcribirn con sumas y saldos los balances de comprobacin. En el Balance de comprobacin aparecen todas las cuentas del Libro Mayor (activo, pasivo, neto, gasto e ingreso), normalmente ordenadas por nmero de cuenta. El nmero de Balances de comprobacin realizados por las empresas varia de unas a otras pudindose realizar con carcter semanal o mensual. Es habitual realizar uno antes de la regularizacin de las cuentas y otro despus de la misma con el objeto de poder contar con la informacin necesaria para el cierre de la contabilidad.

DEBE 5.000

DIARIO (desarrollo) Mobiliario a a Proveedores del inmov. Bancos

HABER 2.000 3.000

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D 5.000 D

Mobiliario

Provedores inmov. 2.000

Banco 3.000

Balance de Comprobacin CUENTAS Mobiliario Mercaderas Clientes Proveedores Bancos Sueldos y salarios Ventas de mercad --TOTAL
SUMAS DEBE HABER SALDOS DEUDOR ACREEDOR

xxx xxx xxx xxx xxx xxx -- DEBE

xxx xxx xxx xxx xxx -xxx - HABER

xxx xxx xxx ----xxx xxx -- Saldos D.

------xxx -----xxx - Saldos A.

1.3 EL PROCESO DE REGULARIZACIN Llegado al fin del ejercicio econmico, los saldos reflejados en el balance de comprobacin en esa fecha representan el valor de los elementos patrimoniales como consecuencia de los distintos hechos contables registrados. Sin embargo dichos datos no reflejan la imagen fiel del patrimonio y de los resultados generados al haber circunstancias que todava no se han contabilizado, algunas de ellas por no representar propiamente hechos contables. Asimismo, se busca en esta etapa del proceso, la confirmacin de que los importes recogidos en las cuentas que representan los elementos patrimoniales son representativos de dichos elementos y de que los saldos de las cuentas de ingresos y gastos se corresponden con los realmente pertenecientes al ejercicio.

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ESCUELA UNIVERSITARIA FRANCISCO TOMAS Y VALIENTE ELABORACIN DE CUENTAS ANUALES. AUDITORIA Las operaciones a realizar suponen, en algunos casos, rectificaciones o ajustes en los saldos de determinadas cuentas, mientras que en otros se trata de efectuar anotaciones que, por razones de operatividad o por no disponer de los datos necesarios hasta este momento, no se haban realizado. Se conoce como proceso de regularizacin al ajuste de la informacin contable derivada de la fase de desarrollo con objeto de que la Cuentas Anuales, reflejen la imagen fiel de la empresa. El proceso de regularizacin se estructura en una serie de etapas dependiendo alguna de ellas de la normativa vigente en cada momento. Dichas etapas son: Elaboracin de inventario extracontable. Esta etapa da lugar al ajuste de los saldos en funcin con los datos obtenidos (arqueo de caja, elementos mal inventariados, clculo de existencias finales.). Regularizacin de cuentas especulativas. Consiste en calcular el resultado de los movimientos de aquellas cuentas en las que la salida de elementos patrimoniales no se ha registrado por su valor de coste, sino por su valor de entrega. Reclasificacin de cuentas. Consiste en la realizacin de ajustes sobre cuentas, con los que se pretende bien corregir anotaciones incorrectamente efectuadas, bien traspasar saldos que han cambiado de significacin (ajustes de plazos). Amortizacin del inmovilizado y otras correcciones valorativas. Se trata de recoger las prdidas de valor que, por diferentes causas, sufren los elementos del activo de la empresa a lo largo del ejercicio econmico. (P. de prudencia) Periodificacin de ingresos y gastos de los grupos 7 y 6. Operacin necesaria destinada a conseguir que las cuentas de ingresos y gastos recojan exclusivamente el importe correspondiente al ejercicio actual. (P. de devengo) Operaciones no formalizadas. Son aquellas operaciones que por no haberse formalizado o recibido la factura correspondiente, no se han contabilizado todava.(P. de devengo) Clculo y contabilizacin del gasto por Impuesto sobre beneficio. Para la contabilizacin de dicho impuestos, es evidente, que hay que esperar hasta el final del ejercicio cuando se tengan contabilizadas y corregidas todas las operaciones realizadas. La determinacin del resultado del ejercicio. Se realiza despus de registradas las operaciones anteriores, y consta de dos partes: a) Imputacin de las cuentas de gastos e ingreso de los grupos 6 y 7 a la cuenta de resultados del ejercicio (129). En esta etapa se cierran las cuentas de gasto e ingreso con cargo y abono, respectivamente, a la cuenta de resultados del ejercicio, por lo que ya no aparecern en el asiento de cierre. De esta manera, el saldo de dicha cuenta indicar, si su saldo es acreedor el beneficio obtenido, y si su saldo es deudor el valor de la prdida obtenida. La cuenta resultado del ejercicio pertenece al Neto, por lo que en funcin de su valor incrementa o disminuye el valor del patrimonio de la empresa

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b) Imputacin de las cuentas de gastos e ingreso de los grupos 8 y 9 al patrimonio neto. A diferencia del cierre de las cuentas del grupo 6 y 7 no existe una contrapartida nica para realizar el cierre de las cuentas de los grupos 8 y 9. En este caso las contrapartidas estarn representadas por diversas cuentas pertenecientes al patrimonio neto concretamente recogidas en el subgrupo 13 subvenciones, donaciones y ajustes por cambios de valor. Quedan pues cerradas las cuentas de los grupos 8 y 9, por lo que tampoco aparecern en el asiento de cierre. Estas operaciones son las que servirn posteriormente de base para la confeccin de la primera parte del Estado de Cambio en el Patrimonio Neto Estado de gastos e ingresos reconocidos. Una vez cerradas la cuentas de gastos e ingresos, las nicas cuentas que permanecen abiertas son las de activo, pasivo y neto, que posteriormente se cierran en la operacin de cierre del ejercicio.

129 Resultados del ejercicio a Cuentas de gasto (grupo 6 y algunas grupo 7)

Cuentas de ingresos (grupo 7 y algunas grupo 6) 13 Cuentas del subgrupo 13

Resultados del ejercicio

129

Cuentas de gastos grupo 8 (excepciones subgrupo 83)

Cuentas de ingresos, grupo 9

a CIERRE

Cuentas del subgrupo 13

13

1.4 EL CIERRE DE LA CONTABILIDAD Y EL PROCESO DE FORMULACIN DE LAS CUENTAS ANUALES Una vez saldadas y cerradas todas las cuentas de ingresos y gastos (grupos 6, 7, 8 y 9), quedaran abiertas nicamente las cuentas representativas de elementos patrimoniales. Con objeto de proceder al cierre de la contabilidad del ejercicio econmico, se realiza el ltimo asiento del libro diario denominado asiento cierre. En dicho asiento se cierran las cuentas que hayan quedado abiertas, es decir, cuentas de activo, pasivo y neto (grupos 1, 2, 3, 4, y 5)

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Cuentas con saldo acreedor (fundamentalmente pasivo y neto) 129 Resultados del ejercicio (beneficios)

Cuentas con saldo deudor (fundamentalmente activo) Resultados del ejercicios (prdidas)

Cerrada la contabilidad y en base a la informacin reflejada en los Libros se proceder a elaborar las Cuentas Anuales. Las Cuentas Anuales son los estados contables que anualmente deben publicar las empresas y son las siguientes (Ley 16/2007): el Balance de Situacin, la Cuenta de Prdidas y Ganancias, el Estado de cambios en el Patrimonio Neto, el Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria. Estos documentos que forman una unidad, debern ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situacin financiera y de los resultados de la sociedad El Balance de Situacin, que expresa el valor contable del patrimonio de la empresa, as como su composicin (elementos de activo, pasivo y neto) adecuadamente ordenado por masas. En el balance figurar de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto. El activo comprender con la debida separacin el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente. En el pasivo se diferenciaran con la debida separacin el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente. En el patrimonio neto se diferenciaran, al menos, los fondos propios de las restantes partidas que lo integran. La Cuenta de Prdidas y Ganancias, que muestra la cifra de resultado y su estructura, dando cuenta de las magnitudes que integran los ingresos y beneficios, as como los gastos y las prdidas, excepto cuando proceda la imputacin de gastos e ingresos a patrimonio neto, tal y como establece el borrador del PGC. Recoger el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos imputables al mismo, y distinguiendo los resultados de explotacin, de los que no lo sean. El Estado de cambios en el Patrimonio Neto, que se compone de dos partes: a) Estado de ingresos y gastos reconocidos. Refleja exclusivamente los ingresos y gastos generados por la actividad de la empresa durante el ejercicio, es decir, recoge los cambios en el patrimonio neto derivados de: El resultado del ejercicio de la Cuenta de Prdidas y Ganancias Los ingresos y los gastos que deban imputarse directamente al patrimonio neto de la empresa Las transferencias realizadas a la Cuenta de Prdidas y Ganancias

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ESCUELA UNIVERSITARIA FRANCISCO TOMAS Y VALIENTE ELABORACIN DE CUENTAS ANUALES. AUDITORIA b) Estado total de cambios en el patrimonio neto, que informa de todos los cambios habidos en el patrimonio neto y derivados de: La totalidad de los ingresos y gastos reconocidos Las variaciones originadas en el patrimonio neto por operaciones con los socios o propietarios de la empresa cuando acten como tales Las restantes variaciones que se produzcan en el patrimonio neto Los ajustes al patrimonio neto debidos a cambios en criterios contables y correcciones de errores. El Estado de Flujos de Efectivo. Pone de manifiesto, debidamente ordenados y agrupados por categoras o tipos de actividades, los cobros y los pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio. La Memoria, que proporciona informacin no derivada directamente de los libros de contabilidad, pero que hace compresibles los datos que aparecen en las otras cuentas, complementando su informacin.

Existen dos modelos de Cuentas Anuales, las normales y las abreviadas. Podrn optar por formular Cuentas Anuales abreviadas, las sociedades y empresas individuales que durante dos ejercicios consecutivos renan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias: Criterios Balance y Estado de cambios en el Patrimonio Neto abreviados* Cuentas de Prdidas y Ganancias abreviada

Que el total de las partidas del 2.850.000 euros 11.400.000 euros activo no supere: Que el importe neto de su cifra 5.700.000 euros 22.800.000 euros anual de negocios1 no supere: Que el nmero medio de 50 250 trabajadores empleados2 durante el ejercicio no supere * En este caso no ser obligatorio el Estado de Flujos de Efectivo y se podr presentar Memoria abreviada. Se perder la facultad de elaborar cuentas abreviadas si las sociedades dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias anteriores. Asimismo, las sociedades cuyos valores estn admitidos a negociacin en un mercado regulado de cualquier Estado miembro de la Unin Europea, no podrn formular cuentas anuales abreviadas

El importe anual de la cifra de negocios se determinar por: el importe de las ventas de los productos y/o prestacin de servicios mas otros ingresos correspondientes a las actividades ordinarias de la empresa, menos el importe de cualquier descuento y menos el impuesto sobre el valor aadido y otros impuestos relacionados. 2 Para el clculo del nmero medio de trabajadores se considerarn todas aquellas personas que tengan o hayan tenido alguna relacin laboral con la empresa durante el ejercicio, promediados segn el tiempo durante el cual hayan prestado sus servicios.

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ESCUELA UNIVERSITARIA FRANCISCO TOMAS Y VALIENTE ELABORACIN DE CUENTAS ANUALES. AUDITORIA El empresario o los administradores de las sociedades mercantiles estn obligados a formular las Cuentas Anuales, el informe de gestin y la propuesta de aplicacin de resultado, en el plazo mximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio. A partir de la fecha de formulacin hay un mes de plazo para realizar el Informe de Auditoria y tres meses de plazo (o seis meses desde que se cierra el ejercicio) para la aprobacin de las Cuentas Anuales, informe de gestin y aplicacin del resultado.

Una vez aprobadas, y en el plazo mximo de un mes, los administradores debern presentar dichas cuentas en el Registro Mercantil de su domicilio. Esta exigencia de presentacin en Registro obedece a la necesidad de dar publicidad a las Cuentas Anuales ante cualquier persona que las solicite.

31- Diciembre

31- Marzo

30- abril

30- junio

31- julio

Final del periodo

Formulacin de: - Cuentas Anuales - Informe de Gestin - Aplicacin de Resultado

Informe de Auditoria

Aprobacin

Deposito en el Registro Mercantil

1.5 NORMAS COMUNES DE ELABORACIN DEL BALANCE, LA CUENTA DE PRDIDAS Y GANANCIAS, EL ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO NETO Y EL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO Segn establece la norma 5 de elaboracin de cuentas anuales del PGC y sin perjuicio de lo dispuesto en las normas particulares, son las siguientes: En cada partida debern figurar, adems de las cifras del ejercicio que se cierra, las correspondientes al ejercicio inmediatamente anterior. A estos efectos, cuando unas y otras no sean comparables, bien por haberse producido una modificacin en la estructura, bien por realizarse un cambio de criterio contable o subsanacin de error, se deber proceder a adaptar el ejercicio precedente, a efectos de su presentacin en el ejercicio al que se refieren las cuentas anuales, informando de ello detenidamente en la memoria.

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ESCUELA UNIVERSITARIA FRANCISCO TOMAS Y VALIENTE ELABORACIN DE CUENTAS ANUALES. AUDITORIA No figuraran las partidas a las que no corresponda importe alguno en el ejercicio ni en el precedente. No podrn modificarse los criterios de contabilizacin de un ejercicio a otro, salvo casos excepcionales que se indicarn en la memoria. Podrn aadirse nuevas partidas a las previstas en los modelos normales y abreviados, siempre que su contenido no est previsto en las existentes. Podr hacerse una subdivisin mas detallada de las partidas que aparecen en los modelos, tanto en el normal como en el abreviado. Podrn agruparse las partidas precedidas de nmeros rabes en el balance y estado de cambios en el patrimonio neto, o letras en la cuenta de prdidas y ganancias y estado de flujos de efectivo, si solo representan un importe irrelevante para mostrar la imagen fiel o si se favorece la claridad. Cuando proceda, cada partida contendr una referencia cruzada a la informacin correspondiente dentro de la memoria. Los crditos y deudas con empresa del grupo y asociadas, as como los ingresos y gastos derivados de ellos, figurarn en las partidas correspondientes, con separacin de las que no correspondan a empresas del grupo o asociadas, respectivamente. En cualquier caso, en las partidas relativas a empresas asociadas tambin se incluirn las relaciones con empresas multigrupo. Las empresas que participen en uno o varios negocios conjuntos que no tengan personalidad jurdica (uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, etc.) debern presentar esta informacin, atendiendo a lo dispuesto en la norma de registro y valoracin relativa a negocios conjuntos, integrando en cada partida de los modelos de los distintos estados financieros las cantidades correspondientes a los negocios conjuntos en los que participen, e informando sobre su desglose en la memoria.

1.6 OTROS CONCEPTOS Partes vinculadas (Norma 15 de elaboracin): Una parte se considera vinculada a otra cuando una de ellas o un conjunto que acta en concierto, ejerce o tiene la posibilidad de ejercer directa o indirectamente o en virtud de pactos o acuerdos entre accionistas o partcipes, el control sobre otra o una influencia significativa en la toma de decisiones financieras y de explotacin de la otra. Entre otras se consideran partes vinculadas: - Las empresas del grupo, asociadas o multigrupo - Las personas fsicas que posean directa o indirectamente alguna participacin en los derechos de voto de la empresa, o en la entidad dominante - El personal clave de la compaa - Empresas que compartan algn consejero o directivo - Las personas que tengan la consideracin de familiares prximos del representante del administrador de la empresa.

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