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Tabla de contenido SECCIN 1 GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCIN ................................................................................ 3 1.2 OBJETIVO DEL MANUAL ............................................................................................................... 3 1.3 JUSTIFICACIN DEL MANUAL ............................................................. 4 1.4 METODOLOGA ............................................................................................................................. 4 SECCIN 2 MAPAS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL. 2. FUNCIONES DE UN COMERCIAL EN VA INDUSTRIAL ............................... 5 2.1

BUENAS PRCTICAS AL RECIBIR UNA LLAMADA. .................................. 5

2.1.1 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LLAMADAS POR MEDIO DE LA PGINA ............................ 6 2.2 PROCEDIMIENTO DE COTIZACIN DIRECTAMENTE AL RECIBIR LA SOLICITUD Y REALIZAR EL REGISTRO ............................................................................................................................................ 6 2.3 PROCEDIMIENTO DE IMPRESIN DE COTIZACIN ................................ 8 2.4 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO AL RECIBIR CORREOS ELECTRNICOS. ... 8 2.5 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR SEGUIMIENTO DE COTIZACIN. .......... 9 2.5.1 ENVO DE SEGUIMIENTO DE COTIZACIN Y AL CLIENTE POR CORREO ELECTRNICO. ...................................................................................... 10

SESIN 1 1.1 INTRODUCCIN

Los procesos y los procedimientos de gestin, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno de cualquier empresa por lo cual, deben ser plasmados en manuales prcticos que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de todos los trabajadores de VIAINDUSTRIAL, permitindoles un mayor desarrollo en la bsqueda del mejoramiento continuo de su trabajo. Teniendo en cuenta lo anterior, se ha preparado el presente Manual de Procesos y Procedimientos, en el cual se define la gestin que agrupa las principales actividades y tareas dentro del trabajo del equipo de ventas y el equipo logstico de VIAINDUSTRIAL. Dichas actividades se describen con cada una de las herramientas necesarias para la construccin por fases del Manual referido, soportando cada uno de los procesos especficos, como son: Procesos de manejo y control de la pgina web. La funcionalidad del Manual, es permitir que todas las tareas y procedimientos por rea vinculada, as como, la informacin relacionada, sean totalmente claras para desarrollar un trabajo coordinado que entregue los mejores resultados de gestin y as se puedan verificar los parmetros claves de los procedimientos del VIAINDUSTRIAL, tomndolos como gua en cualquier proceso de verificacin.

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL

El presente Manual de Procesos tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilizacin, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del trabajo en equipo coordinado y del mismo Sistema de Control Interno. Los Procesos que se dan a conocer, cuentan con la estructura, base conceptual y visin en conjunto, de las actividades misionales y de soporte de VIAINDUSTRIAL, con el fin de dotar a la misma Empresa, de una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misin y metas esenciales, contempladas en el Plan Estratgico.

As mismo, se busca que exista un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un mtodo estndar para ejecutar el trabajo de las dependencias, en razn de las necesidades que se deriven de la realizacin de las actividades misionales de VIAINDUSTRIAL. En este sentido, el Manual de Procesos y Procedimientos est dirigido a todas las personas que bajo cualquier modalidad, se encuentren vinculadas a VIAINDUSTRIAL y se constituye en un elemento de apoyo til para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, Para que tenga validez y cumpla de la mejor manera con su objetivo, este Manual requiere de revisiones peridicas para su actualizacin, ya que el propsito a corto plazo, es enfocarlo como documento de calidad; sus modificaciones, deben ser sugeridas a la Gerencia General, para su anlisis, presentacin a la instancia correspondiente, aprobacin e implementacin. Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal profesional, tcnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicar responsabilidad personal y profesional.

1.3 JUSTIFICACIN DEL MANUAL

El manual de procesos, es una herramienta que permite a la empresa, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administracin, y mejorar la calidad del servicio, comprometindose con la bsqueda de alternativas que mejoren la satisfaccin del cliente.

1.4 METODOLOGA

La Implementacin del Manual de procesos y procedimientos se realiz de acuerdo con las siguientes fases de trabajo: Primera Fase: Sesiones de Retroalimentacin, Seguimiento y Evaluacin El objeto de estas sesiones fue dar a conocer a los trabajadores de las dependencias, en su sitio de labores, el procedimiento y las actividades que se ejecutan en el desarrollo del mismo, as como recoger sugerencias y propuestas de ajuste para el proceso respectivo. Como resultados de estas sesiones, se realizaron modificaciones importantes, las cuales fueron incluidas en este Manual de Procesos y Procedimientos. Segunda Fase: Ajustes y validacin En esta fase, se analizaron las propuestas de modificacin sugeridas por los trabajadores en las jornadas de retroalimentacin, se realizaron y validaron los cambios pertinentes a los procedimientos, para su correspondiente implementacin. Como parte del mejoramiento continuo de los Procesos y Procedimientos, se estudiaron, analizaron y establecieron en conjunto, con las dependencias de VIAINDUSTRIAL que intervienen en cada uno de ellos, los cambios de cada actividad o fase de trabajo desarrollada, lo cual permitir, tanto a los 4

responsables como a los usuarios, evaluar y controlar su ejecucin, facilitando de esta forma, evaluar las responsabilidades, en su seguimiento, como tarea de Control Interno.

SESIN 2 MAPAS DE PROCESOS DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL.

2.

Funciones de un comercial en Va Industrial

Registro Solicitud va llamada o correo electrnico. Solucin de la solicitud va Cotizacin. Seguimiento va cotizacin. Investigacin Semanal de una lnea de Producto

2.1 BUENAS PRCTICAS AL RECIBIR UNA LLAMADA

2.1 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LLAMADAS POR MEDIO DE LA PGINA.

Opcin para registrar llamada

Quien recibi

A quien la dirijo

Esta Opcin nos dirige a la cotizacin

Elegir segn registro

Detalle de la cotizacin o mensaje

Del registro podemos ir directamente a cotizar, en caso de que el instrumento no est en la pgina colgado, mandaremos el registro a la encargado de compras. Es sumamente Importante registrar todos los datos de la persona y de la empresa que est llamando, y dejar registrado el mensaje o solicitud.

2.2 PROCEDIMIENTO DE COTIZACIN DIRECTAMENTE AL RECIBIR LA SOLICITUD Y REALIZAR EL REGISTRO.

Cuando recibimos una llamada se realiza el registro de una solicitud la podamos realizar la cotizacin directamente. 6

Esta opcin nos dirige a la cotizacin

Datos de la empresa

Este proceso nos dar la oportunidad de agilizar el procedimiento, en caso de recibir una nueva llamada debemos realizar el procedimiento de registro de la solicitud de llamada (ver procedimiento 2.2).

2.3 PROCEDIMIENTO DE IMPRESIN DE COTIZACIN.

Al terminar imprimimos cotizacin

Imprimir en PDF y enviar al cliente por correo electrnico.

2.4 PROCEDIMIENTO DE COTIZACIN AL RECIBIR CORREOS ELECTRNICOS.

Al recibir la solicitud de cotizacin por correo, nos dirigimos al registro de una solicitud alimentamos el registro con los datos dados en el correo. Ver (PROCEDIMIENTO 2.2).

Quien recibe

A quien se la dirijo

Elegir segn registro

Seleccionar para ir a cotizar directamente. procdimiento

Para impresin de cotizacin dirigirnos al (ver procedimiento 2.3). 9

Ingresar los datos de la empresa completos.

2.5.1 PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR SEGUIMIENTO DE COTIZACIN.( Cada dos das

Seleccionar Panel Comercial

Seleccionar la fecha del da que queremos realizar el seguimiento

Elegir el nombre del asesor

Seleccione para entrar al informe de cotizacin del da elegido

Elegimos para entrar a la cotizacin 10

Bajamos hasta encontrar la opcin de observacin para registrar el seguimiento.

Mensaje de seguimiento

Retrocedemos (ver cotizaciones en estado)

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Seleccionamos y nos dirigimos a la cotizacin

Realizar el (PROCEDIMIENTO DE IMPRESIN DE COTIZACIN. 2.3)

Realizar el PROCEDIMIENTO DE IMPRESIN DE COTIZACIN. 2.3 Imprimir en PDF y enviar por correo electrnico mensaje de seguimiento y adjuntando brochure de va industrial. 12