ADMINISTRACIN POR PROCESOS

Objetivos
Al finalizar el Seminario Taller los participantes estarn en capacidad de: Conocer la teora general de procesos y una metodologa para su identificacin, diagramacin y mejoramiento. Gestionar un documental. modelo para la administracin

Metodologa
Exposicin Discusin Talleres de trabajo

Reuniones plenarias

Reglas del Evento

Celulares en modo silencio, emergencias fuera del aula. Horario y puntualidad, de 8H00 a 18H00. Asistencia, al menos el 90% del curso para aprobar. Se firmar la entrada y la salida.

Evaluaciones, se tomar una evaluacin al finalizar la tercera jornada. Se aprueba con el 80% de la nota.
Trabajos, los talleres son entregados y calificados, 50% de la nota final.

ORIENTACIN HACIA LOS PROCESOS

Para que una organizacin pueda mejorar contnuamente y ofrecer calidad en todo lo que el cliente recibe, tiene que enfocarse no solamente en sus productos, sino en todo lo que hace y en la forma cmo lo hace

PROCESOS

QU BUSCAN LAS ORGANIZACIONES

PERMANECER EN EL TIEMPO

PREFERENCIA DEL CONSUMIDOR

QU BUSCAN LOS CLIENTES

COMPETITIVIDAD

PRECIO Y CALIDAD VENTAJAS DIFERENCIALES

QU BUSCAN LOS CLIENTES

PRODUCTIVIDAD

PRECIO Y CALIDAD
HACER MAS Y MEJORES PRODUCTOS A MENORES COSTOS

Porqu el Diseo y Mejoramiento de Procesos ?

VISIN FUNCIONAL VS.

PROCESOS

Los empleados son el problema Hacer mi trabajo Evaluar a los individuos

El proceso es el problema Trabajo en equipo Evaluar el desempeo del proceso

Cambiar a la persona
Motivar a las personas Controlar a los empleados

Mejorar el proceso
Eliminar barreras estructurales Desarrollo de las personas

Quin cometi el error ?

Corregir errores Orientado a satisfacer al jefe

Qu fall en el control del proceso?

Prevenir errores Orientado a satisfacer al cliente Video

CAMBIO DE PARADIGMAS
Producto Financiera Interna Funcional
ENFOQUE MEDICION EVALUACION ORIENTACION ESTRUCTURA ESTILO GERENCIAL

Cliente Satisfaccin Cliente Externa Proceso

Jerrquica
Manejo

Aplanada
Liderazgo
Video

CAMBIO DE PARADIGMAS
Dirigida Gerencia
Desempeo individual
TOMA DECISIONES DUEO INFORMACION ENFOQUE TRABAJO CONTRIBUCION RIESGO RECONOCIMIENTO

Empoderar empleados

Compartida Mejora procesos Innovacin

Tomarlo Equipo

Resultados
Evitarlo Individual

HERRAMIENTAS DE APOYO PARA EL CAMBIO

CALIDAD TOTAL ADMINISTRACION POR PROCESOS PLANEACION ESTRATEGICA

ISO 9000

CALIDAD ORGANIZACIONAL

PRODUCCION JUSTO A TIEMPO

BENCHMARKING
COMPETENCIAS

CULTURA ORGANIZACIONAL

TEORA DE PROCESOS

Definicin de Proceso

Proceso es un conjunto de actividades que se desarrollan de manera secuencial para generar un producto o servicio con el objeto de satisfacer las necesidades de un usuario o cliente.

1. Conjunto de actividades.

2. Generar un producto o servicio. 3. Satisfacer las necesidades de un usuario o cliente.

Definiciones
Usuario o cliente Organizacin o persona que recibe un producto (bienes o servicios). Actividad Es el conjunto de tareas que conducen a un resultado visible y mensurable. Producto Es el resultado de un proceso que pueden ser bienes o servicios.

Bienes Son productos tangibles, es decir su naturaleza es fsica.

Servicios Son productos intangibles, cuya naturaleza es la satisfaccin de una necesidad.

QU ES UN PROCESO ?
Medicin, Anlisis y Mejora

Necesidades de los clientes

Satisfaccin de los clientes

Realizacin del producto Entradas

Actividades

Salidas

Insumos: Materiales Informacin Energa Capital

Productos: Recursos: Humanos financieros Materiales Tecnolgicos Bienes Servicios

Caractersticas relevantes de los Procesos

Estn orientados al cliente: Son una cadena de valor que comienza con el cliente y termina con el cliente. Tienen un inicio y fin: Los procesos tienen un punto de entrada definido por requerimientos de los clientes y una finalizacin definida por un producto o servicio de salida. Trabajo en equipo: A cada colaborador da un sentido de pertenencia y un enfoque integral de la organizacin. Identifica el aporte y responsabilidad con el grupo de trabajo, en funcin de los resultados del proceso.

Caractersticas relevantes de los Procesos

Son medibles: Se pueden incorporar medidas de valor en variables como: tiempo, costo y calidad. Si se los puede medir se los puede mejorar. Son adaptables: Fciles de cambiar, mejorar (reducir variaciones, prevenir errores). Fcilmente analizables: Se puede detectar con facilidad la problemtica asociada a cada proceso. Tienen un propsito definido: Los procesos siempre estn orientados a producir un bien o servicio.

Caractersticas relevantes de los Procesos

Son un conjunto de actividades de carcter permanente: Son actividades que producen bienes y
servicios de manera permanente dentro de una organizacin, es decir que no son eventuales y cumplen un objetivo nico, a este tipo de actividades se los denomina proyectos.

El conjunto de procesos es un sistema: La

integracin de procesos bajo los objetivos de una organizacin forman un sistema.

Caractersticas relevantes de los Procesos

El diseo de los procesos constituye el proyecto planeado de los objetivos permanentes dentro de la organizacin, su construccin define: * * * * * qu hacer, el responsable de realizar las actividades, la secuencia lgica, los insumos que se requieren, y los productos, bienes y servicios, que salen como resultado del proceso.

Caractersticas relevantes de los Procesos

Los procesos tienen una proyeccin de largo plazo, sin embargo pueden ser modificados en cualquier momento, basados en cambios producidos en: * * * * las necesidades de los clientes, cambios en los insumos, los recursos utilizados (entorno), y oportunidades de mejora establecidos en la medicin y anlisis de los datos generados en el proceso.
Taller

Qu es Administracin por Procesos

Es un enfoque gerencial distinto complementario a la Gerencia Funcional. y

Es una tcnica: Articula un conjunto de conocimientos de la Teora de la Organizacin, Filosofa de la Calidad y Teora de los Sistemas.
Es una metodologa.

Es una Herramienta.

Qu es administracin por Procesos

Enfatiza la importancia para una organizacin de identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de sus procesos que son necesarios para el sistema de gestin, con el fin de alcanzar los objetivos de la organizacin. Gua a la organizacin a centrarse en las mejoras del desempeo de los procesos y recomienda una evaluacin de la eficiencia y eficacia de los mismos.

SISTEMA ADMINISTRATIVO
ORGANIZAR

PLANIFICAR

GESTION

EJECUTAR

CONTROLAR

ELEMENTOS DE LA CALIDAD ORGANIZACIONAL

ESTRATEGIA

SISTEMAS/ TECNOLOGIA

PROCESOS

ORGANIZACION

RECURSOS HUMANOS

Corrientes de Administracin por Procesos

VELOCIDAD
CORTO PLAZO DIAS/SEMANAS MEDIANO PLAZO 3 - 18 MESES LARGO PLAZO 18 - 36 MESES

I M P A C T O

A L T O

REINGENIERIA

CAMBIO RADICAL

M E D I O

MEJORAMIENTO DE PROCESOS

OPTIMIZACION

B A J O

MEJORAMIENTO RAPIDO

ELIMINACION DE BUROCRACIA E INEFICIENCIAS

MAPEO DE PROCESOS

LEVANTAM. INFORMACION

ANALISIS PROCESO

DISEO PROCESO

IMPLANTACION

EVALUACION

BENEFICIOS DEL MEJORAMIENTO DE PROCESOS

Beneficios del Mejoramiento de Procesos

Compartir el conocimiento existente entre los miembros de la organizacin:
Codificado Sin Codificar

CODIFICACIN

Conocimiento Tcito

Sin Difundir

Difundido

DIFUSIN

Beneficios del Mejoramiento de Procesos

Apoya a los objetivos estratgicos de la organizacin Permite a la organizacin centrarse en el cliente

Mejora el uso de los recursos

Optimiza la estructura orgnica de la organizacin Permite realizar cambios importantes en actividades muy complejas.

Beneficios del Mejoramiento de Procesos

Previene posibles errores

Facilita el manejo efectivo de interrelaciones Proporciona un organizacin mtodo de evaluacin de la

Aumenta la capacidad de la organizacin para competir

Beneficios Directos en el Proceso

Mejora la calidad del producto y/o servicio Reduccin de tiempos de trabajo Reduccin del costo del proceso

Incrementa la Productividad y la Competitividad

EL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS FINALIZAR CUANDO LA CAPACIDAD CREATIVA DE LAS PERSONAS DESAPAREZCA