CAPITULO I DESCRIPCION DE LA ENTIDAD, MARCO TEORICO Y MARCO CONCEPTUAL 1.1.

DESCRIPCION DE LA ENTIDAD

1.1.1. UBICACIN Y NATURALEZA El CIS Servicentro de la UNA PUNO, se encuentra ubicado

CAPITULO II DESCRICION DE ACTIVIDADES REALIZADAS Durante mi permanencia como practicante del CIS Servicentro UNA PUNO, se realizo varias funciones y tareas encomendadas y supervisadas por el administrador Ing. Vctor Ral Sols Medrano, apoyando en las actividades administrativas y de gerencia, como tambin en las tareas del rea de contabilidad y comercializacin. Con el transcurrir de los das en todo el periodo de las practicas se pudo obtener amplios conocimientos y observar la realidad practica del tratamiento contable de empresas privadas sobre todo de empresas dedicadas a la comercializacin de combustibles, como tambin conocer la normativa y principios, por lo tanto se pudo cumplir con los objetivos satisfactoriamente. En tal sentido detallo las actividades realizadas durante el periodo de prcticas, que son las siguientes: 2.1. AREA DE CONTABILIDAD Registro De Ventas Se realizo los registros de las operaciones diarias de venta de combustible en sus diferentes variedades, reflejadas en facturas y boletas ya sea de ventas al

contado y al crdito. Dichas ventas van destinadas a nuestros clientes externos e internos. Estos registros que son propios de una contabilidad de una empresa privada, se realizaban en un programa de informtica, y establecidos por la Sunat. Registro De Libro Caja Y Bancos Para lograr un mayor control de efectivo provenientes de las ventas al contado es que se realizan los depsitos en cuentas corrientes de la empresa en entidades financieras, por tal motivo se debe registrar las entradas de efectivo a dicha cta. cte. y las salidas que son los giros de cheques por las diferentes obligaciones que tiene la empresa con los proveedores o personales. Conciliacin Bancaria Hacer un balance o comparacin de todas las operaciones registradas o no registradas por la empresa y por el banco, para que exista un mayor y riguroso control de las entradas y salidas de efectivo de la institucin, y as llevar a cabo una buena toma de decisiones. Control de inventarios Registrar las entradas y salidas de mercaderas (gasohol octano 84, Gasohol 90 y diesel B5), para que exista un mayor control en la valoracin de inventario, y disminucin de mercadera ya sea por las mermas que existen en dicho tipo de mercaderas. Verificacin del contometro en los formatos

Para verificar las liquidaciones diarias de la venta de combustibles, es que se realizan las verificaciones de contometros, donde se contrasta las ventas del da con los Boucher de depsitos realizado en el banco. AREA DE COBRANZA Y COMERCIALIZACION Mi labor en esta rea en su mayora estaba vinculadas a los giros de comprobantes como son: Giro de facturas de ventas. Giro de guas de remisin. Giro de recibos de ingresos segn facturas y boletas de venta. Es preciso indicar que en esta seccin se consideran dos grandes grupos de cobranza, cuales son los clientes internos y externos. Clientes internos: son aquellos que tienen un vnculo laboral con la universidad nacional del altiplano, a quienes se les descuenta por planilla el monto resultante del consumo de combustible, controlado con vales de entrega ( docentes, personal administrativo, autoridades) Clientes externos: son los que no tienen ninguna relacin laboral, solo comercial con el servicentro, quienes a merito de convenio contrato, mantienen un crdito por la venta de combustible y otros elementos propios que ofrece la empresa, de quienes se guarda un control riguroso, en su consumo y en su saldo al entregar sus pagos en efectivo o en cheque. AREA DE ADMINISTRACION

Las tareas realizadas en esta rea fueron en su mayora relacionadas al control de mercaderas; como hacer el seguimiento y verificacin de pedidos de mercaderas en sus diferentes variedades (gasohol 84, gasohol 90, diesel B5) con la empresa proveedora, todo este proceso de adquisicin de combustible se realizo por va electrnica. Se priorizo en control de saldos diarios de mercaderas en almacn, de las entradas y salidas de combustible; as de esa manera hacer una buena toma de decisiones acerca del stock de mercaderas. La labor de gerencia o administracin ha sido beneficiosa para mi persona ya que se pudo observar y colaborar con la organizacin de la empresa, ya sea con el personal, clientes, y control de mercaderas.

CAPITULO III DISCUSION Una de los objetivos primordiales del CIS Servicentro UNA PUNO, es atender satisfactoriamente los requerimientos de carcter productivo y de carcter acadmico, por lo que est establecida sus funciones y mantiene una administracin orientada a elevar bsicamente la productividad, implica en principio desarrollar una organizacin gil, operativa, oportuna, donde los recursos humanos tienen mucho que ver con la naturaleza de los servicios que se ofrecen a los usuarios. Organizacin Es entonces conveniente hacer mencin que la organizacin del CIS servicentro guarda relacin de acuerdo a sus necesidades, enfocando sus propsitos, a alcanzar los objetivos trazados, tanto como centro de investigacin, como de servicios, sin embargo, es preciso poner en claro que si bien en el aspecto de servicios enfoca un modelo empresarial, donde participa la competitividad, la capacidad de gestin y administracin gerencial, conjuntamente con una visin financiera, deja mucho que desear acerca del tema de investigacin, es que es una centro de donde lo primordial es investigar, no existe un brecha aceptable dentro lo dicho y lo real, es que respecto al expendio de lquidos, combustibles,

lubricantes,

aditivos

otros

componentes

similares,

son

las

normas

internacionales y nacionales las que determinan su uso, su transporte y su expendio. Cobranza Y Comercializacin Un aspecto importante de comentar es que se trata de una empresa muy peculiar; pues tericamente no tiene un espritu de lucro, sino de formacin y es aqu que desde un punto de vista legal, no se vienes cumpliendo los puntos bsicos de la ley general de sociedades, convirtindose con ello una empresa o una institucin no bien definida, hecho jurdicamente y contablemente, aun no esta esclarecido, cuando a nivel de operaciones econmicas y de comercializacin tiene representatividad propia, pero cuando se trata de asuntos tributarios y contables, la representacin asume la UNA propiamente. No existe un mtodo riguroso o poltica que establezca y mejore la efectivizacion de cuentas por cobrar, de tal manera no permite el rendimiento y crecimiento de la empresa. Aspectos financieros y contables Estos aspectos son una fuente importante y abierta para desarrollar estudios relacionados con produccin, comercializacin, registros, tributacin y

financiamiento, pero por tratarse de una organizacin pequea con un organigrama reducido, es que sus actividades se mantienen estandarizadas, es decir cualquier cambio en su estructura administrativa no tendra mayor repercusin.

El sistema de contabilidad, est estructurado en un sistema de intranet que permite centralizar la informacin mediante reportes o resmenes cuyos datos son ingresados al sistema de manera mecnica, por lo que la confeccin de estados financieros y otros reportes, se consigue por la participacin del contador de manera nica y directa; por lo que el acceso a esos informes y/o al proceso de alimentacin de datos es restringido, creando con ello la exclusividad de las actividades y la dependencia obligada del mencionado profesional. Almacenamiento Y Archivos Los instrumentos de almacenamiento y el sistema que existe en el CIS Servicentro UNA, viene guardando un modelo anticuado, el mismo que si bien ha sido reformado, no ha sido reestructurado a fin poder brindar el optimo servicio y cuando se trata de hacer seguimiento a cuentas o clientes, resulta una tarea dificultosa, en la que se emplea tiempo y existe la incertidumbre de tener xito o no cuando se trata de ubicar algn documento. Esta parte de mis observaciones, me parece que es resaltante pues hasta ahora, no ha habido el claro inters y deseo de organizar de una mejor manera el almacn en donde tambin se guardan los documentos de todo el movimiento administrativo. Administracin y gerencia En esta rea se observo que la dedicacin e inters del administrador del CIS Servicentro UNA, es constante y que su preocupacin por la buena marcha de ese centro es una misin de cada da, pero existe tambin una buena parte de deficiencias, como son la no implementacin de ms recursos personales, como

son secretarias y auxiliares para las diferentes reas, de manera que ellos puedan hacer labores propias para su campo y as permitir que la gerencia exponga sus competencias. Esta implicancia en el ejercicio gerencial, debilita el organigrama existente, por lo que las funciones de cada uno de los trabajadores muchas veces no se respetan, permitiendo con ello la de realizar labores no asignadas al personal. Por otro lado las polticas de administracin estn dirigidas con tcnicas de presin cuya direccionalidad es vertical, donde el aporte de los trabajadores no se toma muy en cuenta y por ello de entre ellos conviene no participar, es que aun se mantiene un criterio de entender que el jefe es el nico propietario de la verdad, perdiendo la abundancia de conocimiento, experiencias y lo que es ms importante la confianza entre trabajadores y de manera peyorativa, el comportamiento desleal en varios aspectos. Control interno El control en las operaciones y las funciones se mantiene de manera satisfactoria, pues el encargado de hacer cumplir las normas y disposiciones se mantienen pendiente de la buena marcha de su personal, implicando su asistencia, sus funciones, sus tareas, pero tambin las obligaciones para con ello, cerrando un circulo de obligaciones, responsabilidades y retribuciones. No obstante de ello hace falta al grupo laboral que trabaja en ese servicentro, la asistencia a cursos de motivacin, de organizacin, seguridad, respuesta ante situaciones de peligro y otros que el marco moderno casi obliga a los trabajadores

de una empresa cualquiera fuera su caracterstica y en ese caso, con ms razn puesto que se trata de un centro de servicios.

CAPITULO IV CONCLUSIONES En materia de organizacin se puede observar el incumplimiento de lo establecido a la creacin de los CIS, para el presente caso del Servicentro, sus fines son para satisfacer necesidades de servicio y prioritariamente servir como centro de investigacin para el estudiantado que cumple con programas acadmicos y que debera usar este centro para esos fines, de investigar, lo que no ocurre, sino mas bien se est dirigiendo a convertirse en una fuente generadora de ingresos propios o recursos directamente recaudados. La situacin de cartera de cobranza se hace cada vez mas critico, en tanto que se aumenta debido a varios factores como son el control oportuno de deudores, la interrelacin de dependencias de personal y recursos econmicos de la universidad nacional del altiplano, por lo que no se toma una adecuada poltica de seguimiento y cobranza real a los deudores. Un sistema de informacin contable resulta ser una herramienta para el control, para la informacin y para la toma de decisiones por parte de los responsables de una empresa, pero esto requiere considerar ciertos aspectos que coadyuven a que el sistema sea ms amplio y pueda ser un elemento al que se pueda acceder aun

con limitaciones pero que permita guardar una idea general de lo que est informando. Esto es lo que sucede en CIS Servicentro UNA, una dependencia exclusiva se los datos de contabilidad en virtud al hermetismo de esa informacin. Los elementos en stock y los documentos de archivo, comparte un solo ambiente, con lo que se resta importancia para lo segundo que son los documentos que guardan el proceso de desarrollo del servicentro y tienen informacin histrica, por lo que el seguimiento de los datos e informacin es tediosa por mantener un modelo anticuado y nada organizado. Existe una buena visin sobre cmo administrar, y como gerenciar lo que hace que el cumplimiento de casi todos los planes se lleven a cabo con xito, alcanzando satisfactoriamente las metas segn se vayan ejecutando. Pero la otra parte de la gestin administrativa en el CIS Servicentro se muestra ciertamente anticuada, es decir una administracin de personal muy adecuada a la realidad actual y sin el empleo de tcnicas de motivacin y capacitacin, acordes al desafiante modernismo, tcnico y tecnolgico lo que contribuye a que los trabajadores forme una corporacin en beneficio de los intereses del servicentro y del suyo propio. A mi parecer, el control que se practica en el CIS Servicentro UNA por parte de la administracin o gerencia, y el resto del personal, es buena de manera que se mantiene el rgimen de cumplimiento de las funciones y obligaciones a cabalidad, permitiendo con ello un nivel de respuesta laboral muy satisfactoria y promisoria.

CAPITULO V RECOMENDACIONES El CIS Servicentro debe mantener las razones por la que fue creada, cual es el servicio y un establecimiento para la realizacin de investigacin referidas al rubro, cual es el expendio de lquidos combustibles, as como su comercializacin; por tanto su organizacin debe estar orientada a ese aspecto, lo que no necesariamente es opinin de negar la actividad generadora de ingresos para la universidad nacional del altiplano. La comercializacin de los elementos a la venta cuales son los combustibles, se realiza de una manera aparentemente normal dentro del aspecto tributario y registral, es decir, es necesario que la UNA PUNO, defina de mejor manera la naturaleza comercial del CIS Servicentro referente a qu tipo de empresa es, pues no cumple los requisitos de la ley general de sociedades, por tanto la legalidad de las actividades deben formalizarse de manera que se mantenga una situacin clara ante las instancias del estado y ante la SUNAT. En lo que respecta a la cartera de cobranza mi recomendacin es que de una vez la administracin realice sus coordinaciones con las unidades de personal y de economa en relacin de los clientes internos, que son los trabajadores de la UNA que se benefician con la posibilidad de tener un crdito a cuenta de sus

haberes; dichas coordinaciones deben exponer la razn actual primordial del servicentro, cual es la de generar ingresos y esos son los que resultan de la diferencia del precio de compra con el precio de venta, y si la cartera de cobranza se mantiene elevada, puede tener una tendencia de alcanzar los mismos niveles de las utilidades. Es preciso que la unidad de contabilidad sea compartido con otro personal de confianza en tanto la informacin merece guardar confidencialidad pero tambin es un instrumento de informacin la cual permite que la administraciones haga una buena toma de decisiones, de manera que esta rea necesita ampliarse para de esa forma cumplir tambin las funciones a las que est sealando el CIS Servicentro UNA, cual es la de servir como centro de investigacin para los estudiantes de nuestra primera casa de estudios. Es de entender que las responsabilidades recaen en los cargos correspondientes, los mismos que los cumple el personal designado, sin embargo vale la pena tambin ampliar este concepto de manera que se pueda generalizar la intencin de trabajo para mantener que dirigen a los objetivos de ese centro de investigacin. En toda institucin existe un rea dentro de la unidad de abastecimiento cual es el de almacn, en donde segn la naturaleza de la empresa sea organizado; en este caso debo recomendar que se destine un ambiente para el almacenamiento de mercaderas en stock con una organizacin que pueda identificarse el producto y a la vez que mantenga las recomendaciones tcnicas que emiten las instituciones afines.

La administracin y gerencia del CIS Servicentro UNA muestra una dedicacin personalizada en cuanto al cumplimiento de sus metas a fin de alcanzar sus objetivos, por lo que es de apreciar este comportamiento en el responsable de dicha seccin, con lo que mi recomendacin es que se mantenga esa intencin con la viva idea que el servicentro tenga que ser un elemento de apoyo y no un obstculo y molestia para la universidad nacional del altiplano. Por otro lado, cabe recomendar que el responsable de la administracin del CIS Servicentro UNA, tenga que guardar una idea que es necesario optar algunos cambios dentro de lo que exige la marcha modernista, es decir adoptar nuevas tcnicas de administracin con el fin de que se convierta no en una maquina de producir sino en una organizacin con visin de crecimiento, de manera que combinando con su experiencia y con su intencionalidad, puede mejorar su nivel profesional y sus aspiraciones propias y para el mismo servicentro. Y tambin recomendar que el personal que labora en el servicentro, pueda ser motivado con la asistencia a cursillo, charlas y otros que sirvan para ponerlos al corriente empresarial y a que puedan volcar con mayor inters el espritu de participacin y trabajo. En cuanto al control interno como ya se menciono, no est muy descuidado y mantienen una poltica de seguimiento a fin de que no exista ningn desatino en las actividades de cada una de las responsabilidades encomendadas, segn cada caso, por lo que recomiendo continuar con esa poltica de control para el bienestar del CIS Servicentro UNA, por ende del personal que labora en ese establecimiento.

CAPITULO VI BIBLIOGRAFIA