Administracion de Proyectos en T.I.

17/03/2013 La buena administracin implica alcanzar las metas de la manera ms eficiente posible Medios/Eficiencia Fines/Eficacia

Alcance de las metas

METAS Poco Desperdicio

Uso de recursos

insumos y productos

Produccin elevada

Cumplir con el propsito establecido

Eficiencia: Significa Hacer Una Tarea Correctamente, Se Refiere A La Relacin Que Hay Entre Insumos Y Productos (Es Decir: Busca Reducir Al Mnimo Los Costos De Los Recursos) Eficacia: Significa hacer la tarea correcta, es decir alcanzar las metas Planear: Abarca la definicin de las meta de la organizacin. El establecimiento de una estrategia general para alcanzar esas metas, elaborar planes para coordinar actividades. Al establecer metas servir para no perder de vista el trabajo que se har y para que los miembros de la organizacin mantengan su atencin en las cosas ms importantes. Organizar: incluye determinar que tareas sern llevados a cabo, como se realizaran, quienes las ejecutaran, como estarn agrupadas, quien depende de quin, y donde se tomaran las decisiones. Dirigir: incluye motivar a los empleados orientar las actividades de otros elegir los canales de comunicacin ms eficaces y resuelve los conflictos que se presenten. Controlar: l es el proceso de vigilar el proceso y comprarlo contra las metas y si se tienen desviaciones corregirlas es decir vigila las actividades para garantizar que se cumplan de acuerdo a los planes Roles gerencial Henry mintzberg emprendi un estudio de 5 altos ejecutivos (administradores) y descubri cosas que contradecan los antiguos conceptos referentes a las funciones de un gerente por lo cual presento un esquema de categoras que define lo que hacen los gerentes en realidad lo que se conoce como los roles gerenciales. Llegando a la conclusin que se desempean 10 roles distinto. Rol gerencial: un rol gerencial es el conjunto de varias categoras relativas al comportamiento de los gerentes agrupados en 3 categoras principales.

Roles gerencial de mintzberg Rol interpersonal Cabeza visible: es obligado a llevar a cabo una serie de rutinas de orden legal o social sus actividades identificables son recibe a las visitas y firma documentos legales. Lder: se encarga de motivar y activar a los empleados es responsable de asignar al personal y capacitarlo. Su actividad es ejecutar prcticamente todas las actividades relacionada con los empleados. Enlace: se encarga de mantener la red que se ha creado de contactos externos e informantes que le hacen favores y le proporciona informacin. Su actividad es ejecutar el consejo de administracin Transferencia de informacin Monitor: busca y recibe una gran variedad de informacin especial para desarrollar el entendimiento de la organizacin y el medio ambiente de trabajos surge como la columna vertebral de la informacin interna y externa acerca de la organizacin, Difusor: recibe informacin de otros empleados y lo trasmite a distintos miembros de la organizacin (una parte de esta informacin est compuesta por hechos y la otra implica interpretar e integrar las distintas posiciones de valor de elementos que influyen en la organizacin) es decir realiza las juntas informticas recopila informacin y las transmite. Portavoz: Toma de decisiones: empresario, gestor d anomalas, asignado de recursos, negociador. Transmite al exterior informacin acerca de planes, polticas, resultados, de la organizacin, fungir como experta en la industria de la organizacin. (proporciona informacin a los medios de comunicacin) Empresario; estudia la organizacin y su contexto en busca de oportunidade y emprende proyectos de mejora para producir cambios y supervisar el diseo de ciertos proyectos. (desarrollo nuevos programas)

Gestor d anomalas responsable de tomar medidas correctivas cuando la organizacin afronta anomalas importantes.

Asignar de recursos encargado de asignar todo tipo de recursos de la organizacin; en la prctica decidir o autorizar todos las decisiones importantes de la organizacin. (Presupuesto y programa el trabajo de los empleados) Negociador; encargado de representar a la organizacin en las negociaciones importantes (participa en las negociaciones del sindicato y proveedores) ETAPAS DE LA ADMINISTRACION DEL PROYECTO. Inicio, planeacin, ejecucin, control, cierre. Gerentes de primer nivel.

Ventas

Organizar Dirigir Planear Controlar

Gerente de nivel medio

Ventas

Organizar Dirigir Planear Controlar

Gerentes de nivel alto

Ventas

Organizar Dirigir Planear Controlar

Importancia de los roles Empresas pequeas Portavoz Empresario Cabeza Visible Lder Difusor Empresas pequeas Empresas grandes Asignado de Recursos Enlace Monitor Gestor de anomalas Negociador Empresario Empresas grandes

29/05/2013 Cules son las habilidades que un gerente debe tener? Liderazgo Responsabilidad Comunicacin asertiva Disciplina Trabajo en equipo Visionario Proactivo Productivo 4 habilidades de un gerente. 1 - Habilidad Conceptual: se refiere a la capacidad mental necesaria para analizar y diagnosticar situaciones complejas. 2 Habilidad Interpersonales: abarca la capacidad para entender, ensear y motivar a los subordinados as como para trabajar en equipo. 3 Habilidades Tcnicas: se refiere a la capacidad para aplicar conocimientos especializados en los gerentes con alto nivel estas capacidades suelen estar relacionados con el conocimiento de la industria y una comprensin general de los procesos y productos de la organizacin. En los gerentes de nivel medio y bajo estas habilidades se relacionan en cuanto su rea de conocimiento como finanzas recursos humanos mano factura tecnologas de la informacin mrquetin etc. 4 Habilidades Polticas: es la capacidad del gerente para crear una base de poder y establecer los contactos correctos, los gerentes con buenas habilidades polticas para conseguir recursos para sus grupos o proyectos. Los gerentes tienen habilidades especficas. 1. Controlar el entorno de la organizacin y sus recursos 2. Organizar y coordinar 3. Manejo de informacin (es el uso eficiente de los canales de informacin) 4. Propiciar el crecimiento y desarrollo 5. *Motivar a los empleados y manejar conflictos. 6. Resolver problemas estratgicos (toma de decisiones)

Porque es vital la organizacin de proyectos? Para poder tener dirigir el proyecto a su objetivo o meta principal con un orden y registrando todos los procesos ya sean pequeos o grandes como errores o acertados de la toma de decisiones para poder dejar un legado de aprendizajes con el fin de mejorar y avanzar ms a fin que nuestro proyecto cumpla con lo establecido y siempre este en continuo mejoramiento. Los proyectos en comparacin con el trabajo ordinario todos los proyectos son trabajo pero no todo trabajo es un proyecto Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y fin limitadas por el tiempo los recursos y los resultados deseados por lo tanto el proyecto tiene una fecha lmite y un presupuesto. Diferencias entre trabajo ordinario y proyecto Trabajo ordinario *Conectar las impresoras a las computadoras de la oficina * Pedir suministros de oficina *redactar un informe para el jefe Proyecto *Instalar una red de computadoras * abrir una nueva oficina de ventas *elaborar un informe anual de la empresa 5 caractersticas de los proyectos 1. 2. 3. 4. 5. Un proyecto tiene principio y fin Los proyectos usan recursos (tiempo, dinero, personas) Los resultados del proyecto tiene metas especficas de calidad y desempeo Los proyectos siguen una planeacin Un proyecto incluye un equipo de personas

Tarea: investigar las 5 fases de la administracin de proyectos y en que consiste cada fase en el cuaderno para el viernes.

Cules son las etapas en el desarrollo de un equipo Etapas 1 Formacin: esta esta etapa se caracteriza por tener una gran incertidumbre en cuanto al propsito, estructura y liderazgo del equipo. 2 Tormenta: esta etapa se caracteriza por presentarse varios conflictos en el interior del grupo, pues se existencia de un equipo pero se genera una resistencia al control que se impone a su individualidad. 3 Normalizacin: esta tercera etapa es cuando se desarrollan relaciones estrechas y los miembros empiezan a tener cierta cohesin existe un mayor concepto de identidad y se genera una camaradera esta etapa termina cuando la estructura del equipo se consolida y los miembros han asimilado un conjunto comn de expectativas laborales. 4 Desempeo: en esta cuarta etapa el desarrollo de un equipo de trabajo la estructura funciona plenamente y es aceptada por los miembros del equipo para enfocar su energa en realizar las tareas necesarias. 5 Terminacin: en esta etapa el equipo de trabajo finalizan sus actividades y se preparan para dispersarse.

Caractersticas de los equipos de trabajo de alto rendimiento Compro miso Unifocad o Metas Claras Buena comunic acion Confianz a Reciproc a

Equipos Eficaces
Habilida des Liderazgo Eficaz

Habiliade s Apoyo Interno

Apoyo Externo

Buena Comunicacin: es poder trasmitir una idea o un mensaje asertivo claramente a los integrantes del equipo Confianza Recproca: confiar en que cada integrante del equipo en cada una de las decisiones que se tomen, teniendo una crtica constructiva. Liderazgo Eficaz: capacidad de poder asignar dirigir resolver problemticas que se presenten dentro y fuera del equipo teniendo como habilidad el compromiso responsabilidad y disciplina Apoyo Externo: tener a la mano la asesora y ayuda de expertos en diferentes temas para poder llevar a cabo el trabajo o proyecto a un nivel superior. Apoyo Interno: tener la ayuda de diferentes nivele sy reas de la mismas empresa ya sean inferiores y altos mandos. Habilidades: asignar las tareas correspondientes a cada uno de los integrantes del equipo segn su capacidad para resolver las problemticas de las diferentes reas de la empresa Metas Claras: el equipo debe tener un objetivo en comn ya sea en corto media y largo plazo Compromiso Unificado: los integrantes del equipo se comprometen a trabajar y sacar adelante los objetivos del proyecto.

Roles que desempean los integrantes (miembros) de un equipo:

Explorador Promotor promueve las ideas cuando han sdo iniciadas creador inovador inicia ideas creativas

Asesor Formador presenta analisis fundados de las alternativas Impulsor Organizador ofrece estructuras

Vinculo cordina e integra

Equipos

Cerrador Producta ofrece direccion y seguimient o

Informador Consejero fomenta la busqueda de mas informacio n

Controlador Inspector estudio detalles y aplica reglas

Conservador libra batallas en el exterior

UNIDAD 2 Administracin de la comunicacin La comunicacin es el elemento bsico generador de la sociabilidad es el proceso mediante el cual se transmiten ideas, afectos, informacin, es decir dar la noticia sobre algo. (kisnerman) Comunicacin es un proceso que comprende todos los mtodos de transmisin que sirven para conducir ideas informes o motivaciones que son comprendidos por individuos o grupos. plowman Las organizaciones no pueden existir sin comunicacin, si esta no existe los empleados no podrn saber lo que estn haciendo sus compaeros, los administradores no recibiran informacin y los supervisores no podran dar instrucciones. Comunicacin y proceso de decisiones. El proceso de decisiones consiste siempre y cuando haya una adecuada interaccin EMISOR mensaje receptor Emisor es la fuente de mensaje, la comunicacin iniciara cuando una persona (ya sea empleado o direccin) tiene alguna informacin, necesidad, deseos o intencin de comunicarla a una o ms personas. Mensaje: es la forma en la cual el emisor transmite la informacin Receptor: es la persona cuyos sentidos perciben el mensaje del emisor, puede haber un gran nmero de receptores como cuando se dirige un mensaje a todos los miembros de la organizacin si el mensaje no llega al receptor la comunicacin no tendra lugar y por lo tanto no se realizara una adecuada toma de decisiones. Al igual si el mensaje no es transmitido de manera clara y precisa pues el receptor le podr entender de una manera clara.

Comunicacin con los colaboradores En una organizacin la comunicacin efectiva fluye en varias direcciones: a) Comunicacin descendente: Esta fluye a partir de los niveles superiores a los niveles inferiores dentro de la jerarqua organizacional, este tipo de comunicacin existe especialmente en organizaciones con una atmosfera autoritaria, algunos medios utilizados para este tipo de comunicacin son: instrucciones, discursos, reuniones, folletos, entre otros. La emisin de polticas y procedimientos por parte de la lata direccin no garantiza la comunicacin, por lo tanto es esencial un sistema de retroalimentacin para descubrir si la percepcin de la informacin coincide con la intencin del emisor b) Comunicacin ascendente: Esta comunicacin viaja de los subordinados a los superiores y continua su acenso a travs de la jerarqua organizacional, este flujo con frecuencia es obstaculizado en la cadena de comunicacin pues existen personas que filtran los mensajes y las cuales no transmiten toda la informacin a sus jefes. Una transmisin objetiva de esta informacin es esencial para propsitos de control, pues la alta direccin necesita conocer de manera especfica hechos del desempeo de los trabajadores relativos a la produccin, e informacin de mercadotecnia, y lo que pasa por la mente de los empleados en niveles inferiores. Esta comunicacin con frecuencia se encuentra en contextos participativos y democrticos, los medios tpicos: para esta comunicacin son sugerencias, procedimientos de apelacin y agravio (demandas), sistemas de quejas, secciones de accesorias, encuestas, etc.

c) Comunicacin transversal: Esta comunicacin incluye el flujo horizontal de informacin, entre gente de los mismos o similares niveles organizacionales y el flujo diagonal entre personas en distintos niveles que no tienen una relacin directa de comunicacin entre s, este tipo de comunicacin se utiliza para acelerar el flujo de informacin, para mejorar el entendimiento y para coordinar los esfuerzos dirigidos as el logro del objetivo organizacionales. Este tipo de comunicacin tambin ocurre cuando los empleados de los distintos departamentos se agrupan en equipos de tarea o en organizaciones de proyectos. Las formas escritas de comunicacin mantienen a las personas informadas sobre lo que ocurre en la empresa estas formas incluyen el peridico o la revista de la compaa, anuncios, o noticia en pizarrones. Por lo tanto la comunicacin transversal puede crear dificultades sin embargo para organizaciones dinmicas es una necesidad. Tarea: Investigar la comunicacin escrita, oral, no verbal. Examen mircoles administracin primera unidad

Problemas Y Barreras De La Comunicacin. Se pueden presentar cuando 2 personas no estn de acuerdo con una cuestin o punto, pero que no se deben cuenta de ello hasta que no establezcan la comunicacin en 2 direcciones. Aun cuando el receptor recibe el mensaje y hace un gran esfuerzo por codificarlo hay varias interferencias que pueden limitar la comprensin del mismo, estos obstculos actan como barreras de comunicacin y pueden anularla filtrar y excluir una parte de ella o darle un significado incorrecto, existen 3 tipos de barreras personales, fsicas y semnticas.