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IDENTIFICACIN O DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN Y EDUCACIN CONTINUA (DNC)

1. 2. 3. 4. 5. 6. Qu es el DNC? Cundo hacer un DNC? Cules son las fases de accin que derivan en un DNC? Entrevista Se aplican por igual los procedimientos y tcnicas para la obtencin de informacin que lleven al DNC? Qu elementos contiene un DNC?

Una de las preguntas que aparecen de manera constante por parte de los empleadores que tienen la preocupacin de hacer ms productivo el trabajo de su organizacin es: en qu debo capacitar a mis empleados o colaboradores?. En algunos casos, no se cuenta con un plan claro que responda a las necesidades de la empresa o institucin. En otros, dicho plan parte justamente de una identificacin de necesidades, lo que le proporcionar un valor agregado al plan de capacitacin. En el mejor de los casos, suele suceder, que los interesados preguntan directamente a sus colaboradores para tratar de identificar las necesidades de capacitacin. Desgraciadamente, una de las prcticas ms frecuentes para el caso es creer exclusivamente en "la intuicin" y se solicita o contrata el servicio de capacitacin de lo que parecera ser til para los propsitos de la organizacin. Otras ocasiones, se practica el modelo de "oferta de capacitacin", es decir, el responsable de recursos humanos selecciona los cursos o talleres ms econmicos o inmediatos que se difunden en diversos medios de comunicacin. Por otro lado, cuando se realiza un estudio de Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC), en muchas de las ocasiones los resultados de estos estudios quedan en apuntes o notas que jams se registran en los archivos correspondientes. Resultado, cuando un nuevo directivo solicita informacin al respecto, no hay informacin que pueda orientar nuevas estrategias que deriven en la productividad como consecuencia de la capacitacin. La DNC es un excelente apoyo para estructurar planes de trabajo para el fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organizacin. Deteccin de Necesidades de Capacitacin A fin de apoyar al proceso de planeacin de la Capacitacin y la Educacin Continua, en los siguientes prrafos se responde a algunas preguntas frecuentes con respecto a las tcnicas para el Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) o para la actualizacin de los miembros de una organizacin, as como los elementos bsicos de un reporte de estudio diagnstico de necesidades. www.sigweb.cl info@sigweb.cl

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QU ES EL DNC? El Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC) es el proceso que orienta la estructuracin y desarrollo de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organizacin, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de la misma. Un reporte de DNC debe expresar en qu, a quin (es), cunto y cundo capacitar. CUNDO HACER UN DNC? La atencin hacia un DNC puede derivar de:

Problemas en la organizacin Desviaciones en la productividad Cambios culturales, en Polticas, Mtodos o Tcnicas Baja o Alta de personal Cambios de funcin o de puesto Solicitudes del personal

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC, pueden ser:

Pasadas. - Experiencias que han demostrado ser problemticas y que hacen evidente el desarrollo del proceso de capacitacin. Presentes.- Las que se reflejan en el momento en que se efecta el DNC. Futuras.- Prevencin que la organizacin identifica dentro de los procesos de transformacin y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

CULES SON LAS FASES DE ACCIN QUE DERIVAN EN UN DNC? Aunque existen diversas procedimientos para el desarrollo del proceso de Diagnstico de Necesidades de Capacitacin, entre las principales fases del proceso del DNC se pueden identificar:

Establecimiento de la Situacin Ideal (SI) que, en trminos de conocimientos, habilidades y actitudes, debera tener el personal, de acuerdo su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable la revisin de la documentacin administrativa, con relacin a: Descripcin de puestos Manuales de procedimientos y de organizacin Planes de expansin de la empresa Nuevas o futuras necesidades de desempeo (cuando hay planes de cambio).

Descripcin de la situacin real (SR). Conocimientos, habilidades y actitudes con los que cuenta el personal, de acuerdo con su funcin o al desempeo laboral. Para obtener informacin que define la situacin ideal, es recomendable obtener informacin sobre el desempeo del personal (para cada persona) por parte del jefe inmediato, los supervisores o el personal involucrado con el puesto. Estas info@sigweb.cl

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personas debern aportar datos precisos, verdicos y relevantes (en cuanto a conocimientos, habilidades y actitudes) Registro de informacin. Es necesario contar con instrumentos (formatos) que registren la informacin para los fines correspondientes. A su vez, estos registros debern permitir su clasificacin y calificacin futura. Se recomienda que los registros asienten informacin individual de las personas analizadas.

Los mtodos y tcnicas para obtener la informacin son diversos, entre ellas:

Anlisis de tareas por medio de lista de cotejo Anlisis documental. Expedientes, Manuales de Puesto, funcin o procedimientos, o reportes. Anlisis grupales Encuesta Escala estimativa de desempeo Grupos binarios Inventario de habilidades Lluvia de ideas Phillips 66 Registros observacionales directos Conferencia de Bsqueda TKJ (Planeacin prospectiva) Cuestionario de evaluacin de conocimientos Escala estimativas de actitudes Entrevista

A continuacin se describen las ltimas cinco estrategias, toda vez que son las ms usuales dentro del contexto que nos ocupa: Estrategias para el trabajo participativo Conferencia de bsqueda Objetivo.- Alcanzar una dimensin ms concreta del problema o caso a analizar y generar opciones novedosas que permitan entablar relaciones ms estrechas entre quienes, a causa de una aparente incompatibilidad o conocimiento parcial, no haban podido llegar a un acuerdo. Caractersticas.- Se desarrolla en un lugar sin distractores y aislado. Tiempo sugerido: De tres a cinco das. Los participantes no necesitan ser expertos en la materia, ms bien requiere que sean participantes de la situacin a analizar. Sntesis del procedimiento
Los participantes comparten sus puntos de vista sobre los principales problemas y

tendencias derivadas del pasado y que consideran seguirn influyendo sobre un futuro predeterminado. Se sugiere tomar como referencia de 1 a 5 aos, dependiendo de las tendencias de cambio que se presentan en el entorno. Identificar nuevos problemas y tendencias que puedan surgir durante este perodo. www.sigweb.cl info@sigweb.cl

EL PORTAL DE LOS EXPERTOS EN PREVENCIN DE RIESGOS DE CHILE Divisin Difusin y Comunicaciones Enfocar el problema especfico, los participantes deben elaborar una imagen o una

descripcin que represente la situacin actual. situacin ideal.

Elaborar un cuadro del futro deseable. Retomar al presente y plantear las limitaciones para el logro del futuro delineado o Formular objetivos o situaciones concretas que servirn de plataforma alcanzar la

situacin ideal.

Considerar las estrategias de accin que pueden apoyar el logro del futuro delineado

y aquellas que pueden amortiguar o eliminar las situaciones limitantes. Determinar las polticas posibles a considerar para asegurar el logro de los objetivos. Asumir compromisos de colaboracin en las diversas fases o etapas a desarrollar. Aplicaciones
Anlisis del futuro probable, deseable y posible. Identificacin de las variables que inciden en poro o contra de la Situacin ideal Planteamiento de estrategias, programas y polticas a corto, mediano y largo plazos.

Limitaciones.- Requiere de una preparacin cuidadosa y una planeacin conjunta entre el personal o participantes y los organizadores del proceso. Un grupo muy heterogneo puede inhibirse o manipular la participacin la participacin de los menos expertos. Para ello, debe cuidarse el trabajo con equipos equilibrados, en los que las diversas tendencias sean proporcionales. Inversin econmica para sufragar costos de alquiler del rea, alimentos, estancia, etc. KJ o TKJ Objetivo.- Obtener una aproximacin cientfica y sistemtica de informacin que oriente la solucin de problemas. Sntesis del procedimiento
Definir en forma breve el problema a investigar o analizar. Cada participante escribe en tarjetas, papeletas u hojas de papel (fichas) los

factores o variables que estn provocando o promoviendo el problema. Una ficha por situacin. Se muestran las fichas de cada participante y se agrupan o integran a la vista de los dems- por la relacin estrecha que guardan entre s. Buscar y expresar con flechas o lneas las relaciones existentes entre los grupos de fichas. Explicar resultados en forma escrita o verbal. Identificar los grupos de mayor incidencia de situaciones problemticas y aquellos que deben ser atendidos con prioridad. Con los resultados de sta experiencia se puede usar la misma tcnica u otra, como la Conferencia de Bsqueda, para aportar posibles formas de atender el o los problemas identificados.

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Aplicaciones
Anlisis de la realidad. Determinacin inicial de estrategias de trabajo. Formulacin de objetivos generales y particulares, as como los planes y acciones a

seguir para su logro. Limitaciones.- El conductor debe estar ubicado o ser uno ms de los conocedores de la situacin a analizar y comportarse con imparcialidad al seleccionar la informacin que emane de las participaciones. Ventajas.- Permite la ubicacin concreta y concisa de la problemtica. La elaboracin de la hiptesis del problema es generada por quienes viven la situacin a analizar, desde varios puntos de vista y reales. Conjuga la experiencia de los participantes y su reflexin como parte del proceso que se vive. Cuestionario Objetivo.- Obtener informacin, en trminos de opinin, sobre un asunto o tema determinado, con datos que permitan identificar las medidas de tendencia central: media (promedio), mediana y moda y la relacin matemtica de sus variables. Sntesis del procedimiento
Se delinean los indicadores o las variables que componen el objeto de estudio o

problema.
Para cada indicador de construyen preguntas cuyas posibles respuestas nos

acerquen a la realidad del objeto de estudio.

Elegir los reactivos ms adecuados y comprensibles Con el conjunto de preguntas o reactivos se construye el instrumento o cuestionario. Aplicar el cuestionario a un grupo piloto, para depurar posibles fallas de redaccin o Aplicar a los participantes del estudio. Las respuestas que se obtiene de su aplicacin se registran en hojas de clculo para

contenido. Cuidar la consistencia interna, validez y confiabilidad. obtener las medidas de tendencia central.

Con los datos estadsticos se formulan afirmaciones acerca de la opinin de la

mayora de los encuestados. Aplicaciones

Cuando el tamao de la muestra impide un contacto personal como el que se da en Cuando se requiere una gran cantidad de informacin sobre opiniones diversas. Cuando se cuenta con la herramienta para el procesamiento de los datos.

una entrevista.

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Limitaciones.- Tiempo para la elaboracin de los reactivos y su piloteo. Requiere el apoyo de un conocedor de la aplicacin de pruebas estadsticas y la interpretacin de los resultados. Ventajas.- Puede aplicarse de manera colectiva, la informacin cualitativa se convierte en cuantitativa, se involucra a los participantes del caso y se les toma opinin. Crear un ambiente de confianza a fin de que la gente responda sin inhibiciones pues se mantiene el anonimato. Las respuestas pueden reflejar de mejor forma lo que, en otros casos, los participantes opinan. Escala estimativa de actitudes Objetivo.- Medir las actitudes de la poblacin involucrada en la situacin problema o caso y las tendencias de opinin que sta tiene. Determinar la direccin e intensidad de la actitud. Sntesis del procedimiento
Similar a la elaboracin de cuestionario, pero en este caso cada enunciado se

expresa afirmando o negando situaciones favorables o desfavorables de las variables que se identificaron. Para cada reactivo se da la oportunidad de respuesta segn su grado de acuerdo o desacuerdo Usualmente se permite responder entre cinco opciones que van desde el Total acuerdo, hasta el Total desacuerdo. Es necesario explicar claramente las instrucciones a los interrogados y asegurarse que han comprendido lo que deben hacer. Los datos se computan y se obtienen las tendencias matemticas de las actitudes. Aplicaciones
Para medir actitudes sobre planteamientos posibles o reales

Limitaciones.- Requiere inversin de tiempo, aunque un poco menos que el cuestionario. Las actitudes no siempre representan compromisos Ventajas.- Por su fcil elaboracin no se requiere entrenamiento complejo a los diseadores del instrumento. Puede aplicarse de manera colectiva. Crear un ambiente de confianza a fin de que la gente responda sin inhibiciones pues se mantiene el anonimato. Entrevista Cuando hablamos de identificar necesidades para la capacitacin y la Educacin Continua, es indispensable poder contar con la mayor informacin posible que nos permita delimitar de una manera ms congruente los cursos y programas a ofrecer. No olvidemos que en la medida en que tengamos ms claridad de lo que necesitan nuestros clientes potenciales, ya sea al interior de una organizacin, o en el caso de un Centro de Educacin Continua los nichos de mercado identificados, nuestro xito ser mayor. www.sigweb.cl info@sigweb.cl

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Es en este contexto que cobra especial atencin la entrevista como una herramienta que precisamente permite optimizar el trabajo a desarrollar en el mbito de la identificacin de necesidades. Para este fin, se requiere contar con bases metodolgicas para llevar a cabo una entrevista amena, atinada y que deje en el entrevistado la sensacin de haber recibido a un entrevistador sensible que le orient para analizar e identificar sus necesidades de capacitacin o actualizacin profesional, en un marco de respeto en cuanto a sus puntos de vista y conocimientos previos. La entrevista suele ser muy socorrida en los mtodos "informales" para la identificacin de necesidades. En una entrevista, -incluso en alguna que dure slo unos cuantos minutos- se deben considerar una serie de aspectos para fortalecer el cumplimiento de los objetivos y metas del personal responsable de llevar a cabo la identificacin de necesidades. A continuacin, se presentan cinco elementos a considerar desde el trabajo previo hasta el cierre de la entrevista misma- para la realizacin de una entrevista en el marco de la identificacin de necesidades de capacitacin, considerando que las fases de esta tcnica son: El rapport, el desarrollo, la cima y el cierre. I.-Trabajo previo a la entrevista Los aspectos que el entrevistador debe considerar antes de iniciar el trabajo de la entrevista, toda vez que reflejan la importancia y compromiso- con el proceso de identificacin de necesidades son:

La cultura y el compromiso de trabajo dentro de su Centro La imagen personal La imagen institucional La comunicacin organizacional (intra e interpersonal entre los miembros de la organizacin)

II.-Premisas para el entrevistador Los entrevistadores debern formular una lista de puntos bsicos que habrn de considerar y acotar- para iniciar el trabajo de entrevista, a saber:

El objetivo de la entrevista Centrar la atencin en su entrevistado Considerar los apoyos vs. las limitaciones en antesala La idea principal El producto final La amistad

III.-Recomendaciones para el rapport Para establecer un rapport durante la entrevista, es importante que el entrevistador refleje las actitudes de:
Empata (saber ponerse en "el lugar del otro y que el otro se ponga en mi lugar") Confort emocional (confianza)

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EL PORTAL DE LOS EXPERTOS EN PREVENCIN DE RIESGOS DE CHILE Divisin Difusin y Comunicaciones Identidad del entrevistado La transferencia

En el caso de la transferencia, cabe mencionar que al principio de una relacin interpersonal, los tres primeros minutos suelen ser los ms representativos para causar una impresin de quienes somos. En el contexto de la entrevista, se procura en los primeros momentos guardar una distancia (esfera emocional) que salvaguarde la integracin de ambas partes. Segundos despus y a travs de un buen rapport se deben logran acercamientos que permitan un encuentro, entre entrevistador y entrevistado, como dos personas con mutuos intereses y caractersticas similares. Habiendo establecido una adecuada empata y confianza, el entrevistado suele transmitir mensajes al entrevistador transfiriendo sus inquietudes o requerimientos, sean estos encubiertos o abiertos. Durante el proceso de la entrevista, se desarrolla un trabajo interactivo de "toma y daca" de informacin donde el entrevistador debe guiar la orientacin hacia el logro del objetivo. Antes de terminar la entrevista, es recomendable reubicar los roles individuales iniciales para evitar una codependencia. IV.- Puntos importantes para facilitar la cima Es de suma importancia comprender la relevancia de la fase de cima y los elementos para orientarla hacia los intereses del estudio de identificacin de necesidades de capacitacin. Lo anterior implica considerar:

La autoestima de la persona La necesidad de logro La retroalimentacin y comunicacin bilateral El reforzamiento diferencial y, El cierre

El momento crucial de la entrevista, la cima, requiere haber realizado una fase de desarrollo inicial eficaz, lo cual implica la deteccin de las necesidades del entrevistado, principalmente las de logro, que incluyen a las profesionales. En suma, en la fase de cima se debe reflejar el logro del objetivo buscado. V.- Importancia del cierre Para lograr un efectivo cierre de entrevista, los entrevistadores debern tener en cuenta los siguientes elementos:
El cierre global (al concluir la entrevista) El cierre parcial (dejando un espacio

para

retomar

ms

adelante

una

comunicacin)
La evaluacin El seguimiento (continuidad en los objetivos)

El cierre no es slo una despedida cordial, es el resumen de una interaccin cordial, efectiva y objetiva entre el entrevistador y el entrevistado. Debe procurarse un cierre parcial para evidenciar una continuidad futura. Como parte del trabajo www.sigweb.cl info@sigweb.cl

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integral, se debe realizar una evaluacin inmediatamente. En esta se realiza el listado de errores y aciertos generales y los especficos con el entrevistado. Las notas obtenidas permitirn entonces hacer un seguimiento objetivo por parte del entrevistador o por quien le sustituya o supervise. El compromiso es seguir ofreciendo alternativas al entrevistado (colaboradores del Centro o en general usuarios potenciales de la capacitacin) para generar una "cultura" para la identificacin de necesidades de capacitacin y Educacin Continua. SE APLICAN POR IGUAL LOS PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS PARA LA OBTENCIN DE INFORMACIN QUE LLEVEN AL DNC? La seleccin de los mtodos o tcnicas para la obtencin de informacin se aplican considerando:
Nivel ocupacional al que se va evaluar: Directivo, gerencial o mandos medios,

administrativo, operativo. Nmero de personas Recursos humanos, temporales, materiales y financieros que se tienen para el estudio. Requerimientos del personal, en trminos de nivel del manejo de la informacin, donde el colaborador:

Tiene conocimiento de la informacin Comprende la informacin Utiliza la informacin Es capaz de capacitar a otros sobre el tema que domina Contribuye a la ampliacin de la informacin.

Con base en los objetivos planteados se podr hacer la jerarqua de los grupos a atender y las prioridades. QU ELEMENTOS CONTIENE UN DNC? Un reporte detallado del DNC debe contener:

Nombre de la organizacin o empresa Ttulo del estudio Fecha de elaboracin Responsable principal y colaboradores en el estudio (con firmas de responsiva) ndice o capitulario del documento, con la paginacin respectiva Introduccin. Antecedentes o Estado del Arte que dio motivo al DNC Justificacin Resumen del documento Mtodo de trabajo. Caractersticas del personal del que se obtuvo informacin Escenario(s) en los que se obtuvo la informacin Apoyos materiales. Formatos e instrumentos Procedimiento Resultados info@sigweb.cl

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EL PORTAL DE LOS EXPERTOS EN PREVENCIN DE RIESGOS DE CHILE Divisin Difusin y Comunicaciones Prioridades de conocimientos, habilidades o actitudes a atender Un cuadro integrador de informacin que defina reas, personas y necesidades de

capacitacin. Problemas identificados que no pueden atenderse por medio de la capacitacin y posibles reas que pueden intervenir para su solucin En su caso, limitaciones u obstculos para la realizacin del estudio Recomendaciones para prximos estudios Anexos de toda evidencia que permita el anlisis del estudio

Los detalles relacionados con los procedimientos que derivan en un DNC son materia de diversos profesionales. Es recomendable acudir a stos para realizar un DNC objetivo. BIBLIOGRAFA: ANUIES (1990). Revista de la Educacin Superior. Programas nacionales para el mejoramiento de las funciones de la educacin superior, Nmero 73, enero - marzo. Mxico: ANUIES. ANUIES (1996). Proyecto Nacional 7.2, documento interno. 1988; citado por Crdenas Lara. H. en "Educacin Continua en el Mundo". Mxico: Asociacin Mexicana de Educacin Continua A. C. ANUIES (1998) Esquema Bsico para Estudios de Egresados en Educacin Superior. Propuesta. http://www.anuies.mx/anuies/libros98/lib10/0.htm. ANUIES (1999). Manual Prctico de Instrumentos para la Gestin de Centros de Educacin Continua. Mxico. Arias Galicia, F. (1975). Administracin de Recursos Humanos. (4a. ed.). Mxico: Trillas. Arredondo Galvn V. M. (1992).El papel de la Educacin Continua en la competitividad internacional. Revista de la Educacin Superior., Nmero 81, enero - marzo. Mxico: ANUIES. Ausubel, David P. (1977). Psicologa Educativa. Un punto de vista cognoscitivo, Mxico: Trillas. Daz-Barriga, Frida y cols. (1995). Metodologa de Diseo Curricular para Educacin Superior. Mxico: Trillas. Fernndez Snchez N. (1998) Evaluacin de los aprendizajes. Programa auto instruccional. Programa de formacin docente. Mxico: Universidad del Valle de Mxico. Fernndez Snchez N. (2000). Tipologa de los actos acadmicos en Educacin Continua. Documento indito. Universidad Nacional Autnoma de Mxico. Fernndez Snchez N. (2002). Educacin Continua por Internet: Planeacin y diseo de actos acadmicos. Revista Iberoamericana de Educacin a Distancia. Vol 5, n 1, Junio. www.sigweb.cl info@sigweb.cl

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Fuente monografas.com Abril 2011

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