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INSTRUMENTOS DE COMUNICAO DIRIGIDA ESCRITA

BARRA DO HOLERITH (CONTRA CHEQUE): Mensagens curtas, comumente frases de efeito, insertas nos envelopes de pagamento ou contra cheques, para levar aos funcionrios dsticos de estmulo, lembretes e saudaes rpidas, em geral, evitando-os se a remunerao for uma controvrsia do momento. Atualmente so utilizados tambm nos extratos bancrios. Caso seja utilizado por meio eletrnico e poder se chamar barra de mensagem, fique atento, conecte-se, fique ligado. Vantagens: So dos poucos instrumentos de CDE que podemos afirmar, com a maior segurana, que chega, sem dvida alguma, ao destinatrio; O seu aproveitamento para um trabalho de RP deve ser feito com oportunidade, pois o dia do pagamento um dos melhores dias de trabalho; O documento lido cuidadosamente, pois o interessado confere todas as suas contas detalhadamente; Reforar comunicaes j divulgadas por outros veculos. Desvantagens: um instrumento com finalidade especfica, e o seu aproveitamento levanta problemas de adequao; O espao diminuto para uma matria escrita e muitas vezes sua durao efmera. Sugestes de utilizao: Campanhas de preveno de acidentes de trabalho e de sade pblica; Divulgao de slogans para trabalhos especficos de RP.

MANUAL DE INTEGRAO CARTILHA Tem por finalidade integrar o funcionrio ao ambiente de trabalho, mostrando-lhe direitos e deveres, na fase de adaptao. tambm chamado de manual do funcionrio, manual do empregado, normas internas, regulamento, informativo, manual de normas internas, guia de instrues etc. Para Teobaldo de Andrade, "deve ser uma publicao simples no seu formato e contedo, escrito em linguagem sucinta, apresentando, de modo claro e inteligente, as principais informaes de interesse do funcionrio. Ele serve para apresentar a empresa ao novo empregado e refrescar os conhecimentos do empregado antigo referentes organizao". Um manual do empregado deve conter os seguintes itens: 1. Introduo (Boas-vindas). 2. Dados sobre a companhia (histria, localizao dos edifcios, atividades e produtos, nomes de diretores e chefes). 3. Regulamento da empresa (admisso, demisso, perodo de experincia, uniforme, promoo, transferncias). 4. Horrios (hora do perodo de trabalho, de descanso, de trabalho extraordinrio). 5. Salrios (tipos de remunerao, descontos em folha de pagamento, clculos para o pagamento de horas extraordinrias). 6. Reclamaes e queixas (como apresent-las). 7. Previdncia social (planos de seguro, de penso, de aposentadoria). 8. Sugestes (sistemas, localizao das caixas coletoras, prmios). 9. Treinamento (cursos dentro ou fora da empresa). 10. Sade (primeiros socorros, campanha de preveno de acidentes). 11. Frias e feriados (disposies legais e regulamentares). 12. Recreao (clubes, excurses, festas). Fernando Lozano menciona os benefcios que resultam para a empresas com a elaborao do manual:

- prestgio para os empregados; - reduo de problemas de trabalho, visto que muitas vezes so motivados por malentendidos, desconhecimento da empresa ou boatos sem fundamento; - poupana de tempo para os dirigentes, uma vez que no precisam receber os funcionrios para esclarecimentos dessa ordem; - obteno de uma melhor utilizao e usufruto das instalaes postas pela empresa disposio dos funcionrios; - maior produtividade, dado que qualquer empresa com seu pessoal estimulado obter maior produo e eficcia pelo mesmo custo; - ajuda a criar e manter a boa imagem da empresa e dos seus dirigentes. Sua meta assegurar a uniformidade de procedimento numa organizao, sendo ele uma ajuda ao treinamento, no seu substituto. Whitaker Penteado coloca como vantagens do manual o fato de ser um instrumento direto de comunicao da empresa com os funcionrios, mas poder ter desvantagens se cair em exageros de afirmar "Voc acaba de ingressar numa famlia feliz". Segundo o autor, com um manual bem feito, entregue aos funcionrios, a empresa estar fazendo boas Relaes Pblicas. Naquelas empresas onde no h setor de Relaes Pblicas, os manuais de funcionrios so elaborados pelo setor de Recursos Humanos. Consideramos, porm, ser o profissional de Relaes Pblicas o mais indicado para desenvolver essa atividade, profissional esse profundo conhecedor de pblico interno; podendo ter a colaborao do Setor de Recursos Humanos ou outros para fornecimento de informaes relativas aos benefcios legais dos funcionrios e outros dados especficos. Outro aspecto importante a ser observado quanto linguagem a ser utilizada, que deve ser acessvel ao nvel de escolaridade e compreenso do funcionrio. Na maioria das vezes, textos compactos, com pargrafos longos, no so bem aceitos. necessrio, muitas vezes, recorrer a ilustraes para atrair a ateno e facilitar a compreenso. O manual de integrao um veculo de comunicao dirigido somente ao pblico interno da empresa.

QUADRO ADMINISTRATIVO OU QUADRO DE AVISOS Eficiente veculo de comunicao interna. Sua posio estratgica e apresentao fsica atraente garantem sua longa permanncia como veculo til de comunicao. Utilizado para transmitir informaes de carter geral. No bom estar prximo a relgios de ponto e sim nos caminhos que conduzem a refeitrios e tesouraria. Os avisos devem ser concisos, para permitir a leitura com o correr dos olhos. Muito utilizados para programas de treinamento e eventos sociais. Muitas empresas ainda no despertaram para sua importncia, relegando-os a quadros de layout ruim e contedo desatualizado no passando informaes rpidas, quentes e refrescantes. Muitas vezes so utilizados para notcias de pessoal, de sindicatos ou disposies legais e os RP apenas se preocupam em decor-los, sem transform-los em bons instrumentos de comunicao. Ter cuidado por ser um instrumento de comunicao esttico. Quadro de avisos para pblico interno (funcionrios) e no para clientes. Apesar de ser um dos instrumentos de comunicao mais baratos, um dos mais negligenciados.

Regras prticas: 1. Local onde possa ser facilmente visto e lido. 2. Cobri-lo com vidro; utilizar papel que no enrole facilmente; preserva-lo da poeira e de excessivas marcas de dedo. 3. Trocar o material exposto no mximo a cada 10 dias. 4. Mesclar notcias com novidades da empresa, coluna social e algumas fotos. 5. Delegar a responsabilidade a uma pessoa para sua limpeza e atualizao. 6. No estabelecer confuso com excesso de material. 7. Apresentar linguagem simples e notcias breves. Poder estar disponvel na forma eletrnica. No incio de sua utilizao poder diminuir o interesse. necessrio se fazer uma anlise pois talvez o boletim ou jornal eletrnico atendam melhor esta necessidade.

QUADRO INTEGRATIVO OU JORNAL MURAL

No h como confundi-lo com quadro de avisos, prtica corrente. Como o prprio nome sugere, um jornal no mural; para os portugueses, jornal de parede. Portanto, deve receber tratamento de jornal, isto , possuir inclusive pauta. um dos meios de comunicao mais antigos que existe e se impe por ser um excelente meio de comunicao a servio das Relaes Pblicas. Whitaker Penteado assim se manifesta: "Os jornais murais substituem os quadros de avisos, com a mesma freqncia com que os boletins dos empregados substituem os house-organs editados pela diretoria". "Entre os multimeios da comunicao empresarial, o jornal mural constitui uma das formas mais rpidas e eficientes de comunicao com os empregados. Instrumento dinmico, abre espao para um rol de informaes jamais focalizadas por outros veculos empresariais, caracterizando-se principalmente por ser um veculo dirio e imediato da comunicao da empresa com seus funcionrios e de baixo custo. Definido como jornal, o mural para se tomar instrumento eficiente deve ser bem programado e executado, merecer programao editorial, pauta diria, programao visual, devendo ainda contar com recursos grficos, fotos e ilustraes. No pode ser pea isolada, mas parte do planejamento global da comunicao da empresa e organizado de forma a atender suas necessidades dirias de informao e como complemento de outros veculos empresariais. (Fbio Frana) um instrumento de comunicao dirigida essencialmente para o pblico interno, podendo, portanto, veicular dados reservados a esse pblico. So suas finalidades: - ser instrumento de comunicao rpida e imediata; -ter informaes veiculadas diariamente; manter a comunicao programada da empresa completando as mensagens de outros veculos; - transmitir as notcias quando acontecem; - divulgar notcias sociais de qualquer gnero, proporcionando assim maior espao para outras matrias no jornal interno; - expor classificados de forma mais organizada; - oferecer cobertura ampla e freqente s notcias da empresa;

- ter uma finalidade at didtico-educativa; - ser transformado em painel ou outdoor em momentos especiais da empresa; - incentivar o lazer, turismo, eventos esportivos etc.; - ser apoio para campanhas internas. Definida a finalidade do jornal mural, preciso encontrar uma localizao estratgica para o mesmo, que no seja o relgio de ponto. Esse um local onde o funcionrio passa por ele ao chegar ou sair e, em ambos os momentos, est com pressa. O ideal so as reas de lazer, salas de descanso, corredores e refeitrio. Seu tamanho depender do espao que a empresa dispe; no h regras fixas. O tradicional so painis que se colocam nas paredes, mas podem criar novas formas, como "biombo", onde se tem a oportunidade de utilizar os dois lados. O melhor material para confeccion-lo painel recoberto com cortia que facilita a fixao das matrias. Quanto ao layout, conta-se com a criatividade dos profissionais de Relaes Pblicas; por meio do visual que o funcionrio sentir a primeira atrao pelo veculo. Recomenda-se trabalhar com letras que facilitem a leitura, e ser colocado numa altura em que a mdia da altura dos funcionrios no precise de esforos para l-lo. No h necessidade de ser protegido por vidros para preservar as matrias; mas preciso "educar" o pblico para no retirar os assuntos que lhe interessem. Sugerir que recorram ao Setor de Relaes Pblicas em busca de uma cpia, em vez de arrancar do jornal mural o que deseja, a soluo. importante que o jornal mural se mantenha atualizado. Para isso necessrio trocar todos os dias quase todas as matrias. Esse movimento deve ser feito antes de os funcionrios chegarem para a leitura diria. Caso contrrio ocorrero atropelos, o que desestimular o leitor. O jornal mural representa para a empresa ter uma comunicao direta e rpida todos os dias, para todo o pblico interno, a um custo/ benefcio satisfatrio. Dificilmente so controlveis pela diretoria, nem se prestam para os editoriais assinados pelo diretor. Muitas vezes seu esprito gaiato, pois podem expressar os descontentamentos internos. Em pocas de crise podem tornar-se panfletrios. No devem ser lidos apenas pelos funcionrios, mas muitas vezes esta leitura no agradvel aos dirigentes. Por ser informal refletem muitas vezes o ambiente de trabalho, a temperatura deste ambiente e as presses internas.

CARTAZ/BANNER O valor do cartaz/banner bem elaborado est na atrao que ele exerce, pelo visual, sobre o pblico de interesse, tomando-se um veculo importante principalmente para complemento de informaes, dentro de um Plano de Comunicao. O contedo de um cartaz deve ser proporcional ao seu tamanho e acessvel ao pblico destinatrio. Muitas informaes num espao reduzido, mais confundem do que esclarecem. A letra didtica, com ilustraes e cores adequadas, ou o auxlio da informtica podem transform-lo num eficiente veculo de comunicao com o pblico interno. Para os outros pblicos, embora possa ser utilizado, no a melhor forma de transmitir informaes. um veculo eficiente de divulgao que poder ser transformado em eletrnico com muita facilidade, passando naturalmente por uma adaptao para exercer a mesma atrao do convencional.

CAIXA DE SUGESTES A caixa de sugestes consiste em uma caixa (forma e tamanho de acordo com a criatividade) e formulrios para serem preenchidos. Quando utilizada com funcionrios (pblico interno), incentiva a criatividade dos mesmos e o interesse em participar da vida empresarial. A empresa, ao ser beneficiada com sugestes, deve retribuir de alguma forma, havendo com isso mais interesse por parte dos funcionrios em oferecer realmente boas sugestes. So bons exemplos de prmios: dinheiro, viagens, bolsa de estudos etc. Para Lozano, "at o presente, as empresas tm utilizado este meio para criar, aperfeioar ou economizar. A Caixa de Sugestes era um sistema mediante o qual a empresa conseguia benefcios a troco de compensar com certa quantia em dinheiro as pessoas que tivessem contribudo com idias. Na atualidade, quase todas as empresas que dispem de um departamento de Relaes Pblicas desenvolveram mais convenientemente as tcnicas e os meios de comunicao internos e externos, como aplicao destas tcnicas desenvolve-se um maior grau de criatividade, obtendo-se mais xitos na reunio de grupo, de tempestade de idias tanto com dirigentes como com os demais funcionrios. Hoje em dia a caixa de sugestes utilizada pelo departamento de Relaes Pblicas para recolher as opinies dos grupos com os quais a entidade est em contato".

Whitaker Penteado aponta como vantagem da Caixa de Sugestes ser um instrumento de comunicao que tem o objetivo de incentivar a participao criadora dos empregados nos empreendimentos industriais, podendo fazer parte integrante de um programa de Relaes Pblicas. A desvantagem est na retribuio justa a uma sugesto, pois pode ocorrer de o funcionrio no achar justa a retribuio recebida, e, nesse caso, quem perde so as Relaes Pblicas internas da empresa. Como medida para a fixao de uma retribuio justa, o mesmo menciona solues encontradas por empresas: a) fixar um prmio em dinheiro na base da economia feita, ou conjunto das vendas efetuadas; b) patentear a sugesto oferecida, em nome do empregado, e utiliz-la mediante o pagamento de royalties; c) estabelecer um sistema fixo de retribuies pecunirias, de acordo com o tipo de sugestes recebidas; d) proporcionar uma bolsa de estudos, ou um estgio no exterior para os empregados que tenham dado as sugestes mais teis e aproveitadas durante o ano em curso etc. Muitas vezes, a forma de divulgao, o layout e a retribuio que tornam a caixa um veculo em descrdito. Um layout inspirado no ramo de atividade da empresa uma estratgia que atrai o pblico para o qual ela dirigida. Antecedida de divulgao, de preferncia como parte de um programa de Relaes Pblicas, a Caixa de Sugestes um forte veculo de comunicao dirigida, principalmente, ao pblico interno, podendo tambm ser utilizada com o pblico externo e misto da empresa. No planejamento da utilizao deste instrumento de CDE, deve constar sua localizao, responsvel pela abertura, periodicidade de abertura, quem vai tomar conhecimento das sugestes ali apresentadas, divulgao das sugestes. Muitas vezes fazem o papel de ouvidoria para receber reclamaes. Na forma eletrnica, isso poder ser feito por meio da internet/intranet/extranet, secretria eletrnica ou ainda outros equipamentos instalados no espao fsico desejado, para digitao por parte do interessado em dar sugestes.

MALA-DIRETA o meio pelo qual se remetem folder, folheto, flyers, circular, etc, para um pblico de interesse, por mala postal. um processo de envio de objetos de natureza pblica, duplicados mecnica ou eletronicamente, para difundir produtos e servios, imagens e conceitos a pessoas escolhidas em listas, perfeitamente identificadas e localizadas. A forma impressa remetida por mala-direta ainda permanecer por muito tempo devido s dificuldades de se alcanar eletronicamente todos os pblicos de interesse. Mas o meio eletrnico pode ser utilizado, com a vantagem de ser de baixo custo de produo e remessa, mas tem o incoveniente de aguardar baixar o arquivo, quando anexado.

FOLHETO, FOLDER, PANFLETO/FLYER/VOLANTE Para Gaudncio Torquato folder um veculo de comunicao desdobrvel, onde h sobreposio da linguagem visual linguagem escrita. Mrio Erbolato diz que folder uma folha impressa e dobrada para fins publicitrios. Para Cndido Teobaldo de Andrade folder uma folha impressa dobrada com mensagem de promoo de vendas, prospecto de vendas dobrado. Bertand Canfield considera os folhetos essenciais a um programa de relaes com a comunidade. Muitas empresas o publicam para relatar o histrico da empresa, suas operaes e problemas e os distribuem para os seus pblicos. Pode ser utilizado em cerimnias de inaugurao, aniversrio da empresa, atividades sociais desenvolvidas, etc.

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Para Hebe Wey so o carto de visitas das empresas Mrio Erbolato diz que uma publicao de pequeno formato e poucas pginas, impresso, normalmente grampeado, podendo ser dobrado. Para ele folder e folheto so semelhantes. Embora na prtica folheto e folder sejam semelhantes observa-se na literatura especfica que o folder com uma s folha dobrada e o folheto com vrias folhas grampeadas. Em RP podem ser utilizados para qualquer pblico. Para Cleusa Cesca (2006), panfleto, flyer ou volante so peas impressas em apenas uma folha em tamanho varivel. Muito utilizados para divulgao de promoes e ventos. Para alguns autores, na propaganda poltico-partidna so distribudos como panfletos. Todas essas peas quando remetidas por mala postal so chamadas de mala-direta. A forma eletrnica possvel, sendo transformadas em mala-direta eletrnica.

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CARTA INFORMATIVA NEWSLETTER Publicao tcnica destinada aos grupos de interesse (financeiros ou de um ramo de negcios), que projeta um conceito dinmico empresa, ao arrolar as modificaes, os dados econmicos, os xitos da companhia e a equivalente repercusso para os pblicos. Normalmente utilizada por grandes empresas. Para Hebe Wey a newsletter o noticioso em forma de carta. So impressas em papel de qualidade e devem apresentar excelente apresentao grfica. Tem total aplicabilidade se utilizado na forma eletrnica, dadas as caractersticas de seu destinatrio.