rea Consultora Instruccin Tcnica GESTIN DE PROYECTOS DE CONSULTORA A TRAVS DE LA INTRANET 2.

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Cdigo: IT 11

GESTIN DE PROYECTOS DE CONSULTORA A TRAVS DE LA INTRANET 2.0

Realizado y Revisado |SAFCT Aprobado |Director de SAFCT

rea/s de Negocio General Consultora Prevencin Formacin Actividad/es General Administracin Tcnico Comercial

Fecha| Noviembre 2011 Fecha| Noviembre 2011

Puesto/s Afectado/s Director de rea Gerente Comercial Tcnico Administracin Todos Aplicacin Red SN Central

Idioma/s Disponible/s Espaol Ingles Portugus Otro__________

mbito Territorial Mundial Espaa Mxico Portugal Argentina Otro____________

HISTORIAL DEL DOCUMENTO

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Descripcin / Modificaciones
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1 OBJETO
El objeto de este procedimiento es describir la sistemtica de gestin de proyectos de consultora del Grupo SN a travs de la INTRANET 2.0. Este procedimiento es de aplicacin para todo el Grupo SN.

2 DESARROLLO
Es obligatorio revisar los contratos y asignar los proyectos de consultora a travs de la INTRANET 2.0. Esta IT es complementaria al Manual Operativo de Gestin de Proyectos de Consultora, en la que se describe la metodologa de revisin de gestin de proyectos y a la IT ASIGNACIN DE PROYECTOS que describe la forma de asignarlos previamente.

Apartado CONSULTORA, opcin PROYECTOS (ver pgina siguiente). Los proyectos se pueden mostrar segn las categoras:
Proyectos cuya fecha de inicio es anterior al da en curso Proyectos cuya fecha de inicio es igual o superior al da en curso Proyectos en curso que han sido paralizados Proyectos cuya fecha de cierre es anterior o igual al da en curso Proyectos generados a partir de un contrato de implantacin Proyectos generados a partir de un contrato de mantenimiento Proyectos generados a partir de un contrato de auditora Proyectos generados a partir de un contrato de consultora a medida Actividades de Formacin recibida por el usuario Actividades de Formacin impartida por el usuario Actividades tcnicas no contempladas en las anteriores clasificaciones

2.1 Cartera de proyectos.

Segn su estado

Pendientes En curso Paralizados Cerrados

Segn el tipo de contrato

Implantaciones Mantenimientos Auditoras Consultora a medida Formacin Recibida Formacin impartida Trabajos puntuales

Segn el tipo de actividad

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Por defecto, se muestra en primer lugar la cartera de proyectos tipo Implantaciones En curso.

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2.2 Implantaciones. 2.2.1 Datos de Control

Los datos de control muestran la planificacin del proyecto, acorde a la clasificacin otorgada en el proceso de asignacin del proyecto. En la parte superior derecha, figura el nmero de referencia del contrato. Consultor Cliente Productos Nombre del consultor/es asignado/s al proyecto Nombre del cliente Producto/s asignado/s al consultor seleccionado. En caso de que haya varios consultores asignados al proyecto, se puede consultar el producto asignado a cada uno o bien seleccionar la opcin todos para ver el proyecto completo Clasificacin del proyecto segn metodologa SN Fecha de inicio del proyecto fijada en el proceso de asignacin del proyecto Da en curso Fecha de final de pagos fijada en el proceso de asignacin del proyecto Fecha de final segn clasificacin de proyecto fijada en el proceso de asignacin del proyecto Dedicacin horaria segn metodologa SN en las diferentes fases del proyecto (Planificado) y dedicacin realmente imputada por el consultor (Real) Misma informacin anterior pero en grfico de barras

Tipo Inicio Hoy Final pagos Final Clasif. Tabla dedicacin horaria Grfico dedicacin horaria

En la parte superior izquierda, aparece el icono VER FICHA que permite consultar los datos del cliente y del proyecto:
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Informacin TCNICA Informacin INTERNA Datos de IDENTIFICACIN del cliente Datos de ACTIVIDAD del cliente Datos de PROYECTO Datos para ADMINISTRACIN Datos de la SUBVENCIN

Consultores asociados, productos asociados/consultor, clasificacin, complejidad, fecha final s/clasificacin y observaciones Fechas de la gestin del proyecto (recepcin y aprobacin del contrato, fecha de inicio del proyecto, final segn pagos y final segn subvencin (si procede). Nombre comercial y razn social, direccin, telfono y fax, persona de contacto Actividades segn cdigo CNAE, n de centros de trabajo y n de trabajadores, empresa representativa (si procede) y mbito (si procede) Productos, tipo de servicio, n de visitas (si procede), alcance de la certificacin, fecha de inicio s/contrato, acuerdos especiales s/contrato, objetivo del proyecto, observaciones Importe total, desglose de pagos, forma de pago, n de cuenta.. cuenta Entidad y persona que la gestiona, si procede

Para visionar adecuadamente la informacin de VER FICHA, se debe tener la precaucin de deshabilitar todas las toolbars o barras de herramientas en el navegador.

2.2.2 Actividades
Por defecto se muestra el listado de actividades realizadas en el ltimo mes contando a partir del dia en curso

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Seleccionando la opcin Nueva Actividad:

1) Elaboracin Documentacin

Apartado Actividad Fecha Tiempo Total Empleado Observaciones

Elaboracin Documentacin Redaccin Documentacin Revisin Documentacin Modificacin Documentacin Fecha en que se realiz la actividad Tiempo empleado en la actividad, expresado en horas y minutos Observaciones sobre la actividad de elaboracin de documentacin que permitan hacer un seguimiento posterior

2) Visita

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Apartado Actividad

Fecha Hora Inicio Hora Fin Departamento visitado Observaciones

Visita Reunin Entrega documentacin Seguimiento implantacin Formacin Auditora interna Auditora certificacin Fecha en que se realiz la actividad Hora de inicio en la actividad, expresado en horas y minutos Hora de Fin en la actividad, expresado en horas y minutos Departamento/rea visitada durante la visita Observaciones sobre la actividad de elaboracin de documentacin que permitan hacer un seguimiento posterior

En el caso de las visitas, necesariamente debe adjuntarse un archivo correspondiente con el registro de visitas firmado por el cliente.

3) Desplazamientos

Igual que en el caso anterior, relacionado con el tiempo empleado en el desplazamiento a las instalaciones de la empresa cliente.

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4) Auditoras

Misma gestin que el apartado anterior relacionado con la actividad auditora interna y el tiempo dedicado a la misma. El consultor imputa las actividades de auditora interna en aquellos proyectos que tiene asignados como auditor. En ese caso, el proyecto se marca como (A):

5) Otros

Misma gestin que apartados anteriores. Se imputan actividades relacionadas con llamadas al cliente, consultas u otras gestiones relativas al proyecto.

2.3 Mantenimientos 2.3.1 Datos de Control

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Consultor Cliente Productos Visitas programadas Fecha Inicio Final Fin Segn Pagos Fecha Cierre Tabla dedicacin horaria Guardar Grfico dedicacin horaria

Consultor/es asignado/s al proyecto Cliente al que se corresponde el contrato de mantenimiento Productos de los que se debe realizar el mantenimiento Visitas de las cuales el consultor debe planificar su realizacin dentro del ciclo de mantenimiento Fecha de inicio del ciclo de mantenimiento Fecha de Fin segn forma de pago consensuada con el cliente Fecha en que se cierra el proyecto de mantenimiento. Permanece en blanco hasta que se cierra el proyecto y se imputa automticamente. Dedicacin horaria segn planificacin del mantenimiento Permite guardar los datos de la planificacin una vez imputados VISITAS Planificacin de la realizacin de las visitas consensuada con el cliente AUDIT. INT. Planificacin de la fecha de realizacin de la/s auditora/s interna/s 2011/2012 Visitas realmente imputadas por el consultor en ese ciclo

El color VERDE significa que los datos imputados se corresponden con lo planificado; el color ROJO significa que no se estn realizando las visitas contratadas segn lo planificado: el color AMARILLO significa que se realizan las visitas pero no segn lo planificado

2.3.2 Otros datos

La informacin necesaria para la gestin del proyecto (visitas, incidencias, servidor documental y cierre/paralizacin) se imputa de la misma forma que en el caso de las implantaciones.

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2.4 Auditoras 2.4.1 Datos de Control

La gestin y control de las auditoras es idntico al de implantaciones, con las diferencias obvias en cuanto a plazos y dedicacin. La informacin necesaria para la gestin del proyecto (visitas, incidencias, servidor documental y cierre/paralizacin) se imputa de la misma forma que en el caso de las implantaciones.

En este punto de men aparecen los proyectos de auditora interna derivados de ventas de auditoras internas

2.5 Consultora a medida 2.5.1 Datos de Control

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La gestin y control de las auditoras es idntico al de implantaciones, con las diferencias obvias en cuanto a plazos y dedicacin. La informacin necesaria para la gestin del proyecto (visitas, incidencias, servidor documental y cierre/paralizacin) se imputa uta de la misma forma que en el caso de las implantaciones.

En este punto de men aparecen los proyectos de auditora interna derivados de ventas de proyectos clasificados como consultora a medida

2.6 Formacin recibida

Se distinguen dos tipos de formacin, la formacin interna y la formacin externa.

Formacin INTERNA
La formacin interna es la que se corresponde al Plan de Formacin Continua, que es convocada e impartida desde SN CENTRAL y que se gestiona a travs de la INTRANET. No es necesario o que el consultor impute las actividades de formacin interna. La INTRANET asigna automticamente el curso a aquellas personas que se hayan inscrito y hayan acudido al curso de formacin, n, con los datos de fechas/duracin/Ttulos establecidos en la Ficha del del Curso.

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Es imprescindible haber acudido al curso para que ste aparezca como Formacin Recibida.

Formacin EXTERNA
La formacin externa es la que se recibe de forma independiente de la anterior (formacin ad hoc, formacin impartida por otras entidades). Se imputa a travs del icono FORMACIN. FORMACIN

2.6.1 Crear curso

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Consultor Ttulo Ubicacin Tiempo Estimado Asistencia Tiempo Estimado Desplazamiento Fecha Inicio Fecha Fin Aceptar/Cancelar

Consultor que est imputando la actividad Ttulo del curso de formacin Lugar, entidad, organizacin que imparte la accin formativa Tiempo estimado (en horas y minutos) de asistencia in situ Tiempo estimado (en horas y minutos) de desplazamientos totales Fecha de Inicio del curso Fecha de Fin de curso Permite guardar la informacin imputada o salir sin modificar datos

2.6.2 Imputar actividades al curso

Una vez generado el curso, se deben imputar las actividades segn corresponda

Las actividades pueden estar relacionadas con elaboracin de documentacin

O con la propia asistencia al curso

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En el adjunto se puede anexar desde la inscripcin al curso, como documentacin, material auxiliar, certificados de asistencia

2.7 Formacin impartida

Tambin en esta apartado se distingue entre Formacin impartida Interna (convocada y gestionada por SN CENTRAL o por el CENTRO DE FORMACIN) o formacin impartida externa (cursos convocados y gestionados por la propia oficina).

2.7.1 Formacin Impartida Interna

Coordinada y convocada por SN CENTRAL

Cuando el consultor ha sido convocado por SN CENTRAL para impartir un curso de formacin. En ese caso, la INTRANET asigna automticamente toda la informacin informacin del curso impartido, (duracin, ubicacin, fechas, etc.) ) y el consultor no necesita imputar ninguna ningun actividad.

2.7.2 Formacin impartida externa

Formacin coordinada y convocada por la Oficina SN. SN Es imputada por el consultor que imparte el curso a travs del icono NUEVO CURSO.

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Generar curso

La pantalla es idntica a la vista para formacin recibida:

Imputar actividades:

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Apartado Actividad

Fecha Duracin

Elaboracin Documentacin Elaboracin presentacin curso Elaboracin casos prcticos Elaboracin material auxiliar Revisin material ya existente Fecha en que se realiz la actividad Tiempo total empleado

Visita Impartir curso in company

Hora Inicio/Hora Fin

2.8 Trabajos Puntuales Los trabajos puntuales son actividades de consultora que no pueden incluirse dentro de la ejecucin de un proyecto en particular; por ejemplo: acompaamiento a comerciales en visitas a cliente, preparacin de proyectos especiales, etc. Los trabajos puntuales pueden tener carcter tcnico o comercial, lo que los convierte en incentivables o no incentivables respectivamente.

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Seleccionar el tipo de Trabajo Puntual, mediante los desplegables Apartado y Actividad:

Apartado Elaboracin Documentacin Visita Desplazamiento Auditora Interna Otros

Actividad Gestin de Subvenciones Preparacin de Ofertas cliente Preparacin proyectos Tcnico Gestin de Fichas de Formacin Visita tcnica Visita comercial Desplazamiento Auditora Interna Reuniones tcnicas Reuniones comerciales Vacaciones

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En el resto de campos:

Fecha Tiempo Total Empleado Observaciones

Fecha en que se realiz la actividad Tiempo empleado en la actividad, expresado en horas y minutos Observaciones sobre la actividad que permitan hacer un seguimiento posterior

2.9 Visores
La INTRANET 2.0 facilita el seguimiento de los proyectos a travs de dos visores, el Calendario de Implantaciones y el Seguimiento Tcnico.

2.9.1 Calendario de Implantaciones

Muestra uestra los proyectos en un cronograma de Gantt:

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El cronograma muestra proyectos activos en plazo (color verde), en fuera de plazo interno (color amarillo), fuera de plazo externo no negociado (rojo) y fuera de plazo negociado (naranja). Los proyectos finalizados/paralizados dentro del ao se muestran en blanco. La opcin Exportar ortar permite utilizar la herramienta excel para la modificacin o personalizacin de este cronograma. El perfil tcnico de consultora tiene acceso a sus propios proyectos, mientras que el perfil DT tiene acceso a la totalidad de proyectos de la Oficina. Ofici

2.9.2 Seguimiento tcnico

Muestra la actividad del consultor durante el ao en curso:

La primera parte de este monitor muestra el resumen de Uds del consultor en el mes/ao que se muestra en los campos superiores:

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Uds Planif Uds Reg Uds Incen Uds FPE Neg Uds FPE No Neg Incent UDS SAFCT %

Unidades de Implantaciones activas + Unidades de Mantenimientos Planificados* + Cursos de Formacin planificados+ Auditoras Internas planificadas y asignadas por SAFCT CENTRAL. Unidades imputadas por el consultor de todas las actividades. Unidades de Implantaciones activas en plazo o fuera de plazo negociado+ Unidades de Mantenimiento ejecutados +Cursos de Formacin impartidos/recibidos + Auditoras Internas asignadas por SAFCT CENTRAL ejecutadas + Trabajos Puntuales incentivables. Unidades de Implantaciones activas Fuera de Plazo negociado. Unidades de Implantaciones activas Fuera de Plazo negociado. Cantidad correspondiente a la remuneracin extraordinaria por incentivos (cuando Uds Incentivables>22) Unidades correspondientes a actividades asignadas por el SAFCT CENTRAL (Auditoras internas, consultas, etc.) Relacin entre Uds SAFCT y Uds Planificadas

*Para figurar como mantenimientos planificados, el consultor debe haber imputado la planificacin de las visitas como se indica en el apartado 2.2.

El monitor muestra un valor medio (de aplicacin para el DT de Oficina, que puede ver las Uds de todo el equipo tcnico). A continuacin se muestra un resumen del nmero de proyectos de cada tipo tipo y su estado. Tras el resumen, se incluye el desglose en detalle de todos los proyectos, con informacin relativa a las visitas realizadas en el mes en curso, a lo largo de todo el proyecto y las visitas segn clasificacin:

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Tambin se indica el estado o del proyecto y las fechas fin segn clasificacin y segn pagos. En el caso de mantenimientos, se muestran aquellos que causan baja en el ao en curso. NOTA I Los proyectos se clasifican en SISTEMAS o en OTROS segn el importe de la venta est por encima a o por debajo de los 3.000 3.000 respectivamente. Asimismo, el monitor muestra informacin sobre la formacin recibida a lo largo del ao por el consultor:

Ms abajo se encuentra informacin sobre el resto de actividades del consultor, finalizando con un resumen de sus resultados comerciales.

El monitor de seguimiento contiene ms datos, tales como formaciones impartidas, proyectos cerrados, actividades para el SAFCT, etc. Debe tenerse en cuenta que todos los campos muestran el histrico del ao con la excepcin del clculo de uds, que se refiere siempre al mes en curso.

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