Modelo para Acompanhamento de Produo utilizando a Tcnica do Valor Agregado (TVA) Gilmar Soares Alves e Andr Luiz de Lacerda

Cruz Neste trabalho, pode-se verificar a eficincia e importncia da Tcnica de Valor Agregado (TVA) ou Earned Value Analisys (EVA). Funciona como um tipo de alarme, permitindo ao gerente de projeto avaliar se est consumindo mais recursos para realizar uma determinada tarefa ou se est apenas fora de controle naquele momento. Desta forma, possibilita tomar aes corretivas e preventivas com a devida antecedncia. Uma vez que os processos para utilizao da tcnica tenham sido seguidos, possvel realizar previses, partindo dos conceitos bsicos e aplicando frmulas. Este trabalho consta de um estudo de caso, onde prova que a TVA uma tcnica de fcil compreenso e de grande eficincia. PALAVRAS-CHAVE: VALOR AGREGADO, CUSTO, DESEMPENHO e CONTROLE INTRODUO Toda organizao precisa fazer um gerenciamento eficaz em seus processos, para tanto precisam medi-los de forma a obter o mximo de certeza que estes processos a conduzir ao resultado esperado. Segundo o conceito vigente, “Projeto uma iniciativa no rotineira, caracterizada por uma seqncia clara e lgica de eventos, com inicio, meio e fim, que se destina a criar um produto ou servio novo e possui parmetros predefinidos de tempo, custo, escopo e qualidade”( ). Por sua vez, as atividades funcionais que fazem parte da rotina de uma organizao so processos de trabalho que se repetem continuamente. Estas atividades so realizadas sempre do mesmo modo com pequenas variaes ao longo do tempo. Como exemplo, podemos citar as atividades administrativas, contratao de pessoal, planejamento do trabalho, mobilizao de equipamentos, compra de materiais, fabricao de produtos, execuo de servios, monitoramento de resultados, relatrios finais de desempenho, entre outros, todas as atividades incorporadas ao trabalho rotineiro de uma empresa. Para poder gerenciar estas atividades, que fazem parte de projetos estratgicos ou no, recomendada a aplicao de uma metodologia que possa evidenciar, por meio de indicadores concretos, o desempenho dos trabalhos em questo. A metodologia consiste na utilizao de uma ferramenta de controle capaz de prever possveis desvios e garantir o cumprimento dos objetivos contratados. Esta proposta consiste em utilizar uma ferramenta consolidada em Gesto de Projetos voltada para Controle de Custo, tornando-a flexvel o suficiente a ponto de permitir sua aplicao no Controle de Produo de uma empresa prestadora de servios de engenharia. Afinal, independentemente da teoria aplicada, o que nos interessa, que todos os projetos de uma empresa tenham xito e alcancem os seus objetivos previstos em seu planejamento. OBJETIVO Tem-se como objetivo medir e analisar o desempenho de um projeto obtido atravs da relao entre a produo planejada e o trabalho realizado no projeto dentro de um determinado perodo de tempo, utilizando a metodologia para Controle dos Custos TVA - Tcnica do Valor Agregado (ou EVA - Earned Value Analisys) como base terica na criao de indicadores de desempenho. A “TVA” a avaliao entre o que foi obtido em relao ao que foi realmente produzido e ao que se planejava produzir, sendo considerado o valor agregado a uma atividade, relacionado ao valor planejado para ela. Objetivos Especficos • Apresentar uma proposta metodolgica com critrios orientadores, para que empresas prestadoras de servio de engenharia possam aplicar, em seus processos de controle, indicadores de gesto nos princpios tericos da TVA; • Medir a eficincia e eficcia de um projeto ou grupo de projetos, em um determinado perodo, com relao a seus objetivos gerais definidos pela Alta Direo. REFERENCIAL TERICO E ANALTICO As tcnicas de medio de desempenho ajudam a avaliar a extenso das variaes que invariavelmente iro ocorrer. A Tcnica do Valor Agregado (TVA) compara o valor cumulativo do custo orado do trabalho realizado (agregado) no valor de oramento alocado original com o custo orado do trabalho agendado (planejado) e com o custo real do trabalho realizado (real). Essa tcnica especialmente til para controle de custos, gerenciamento de recursos e produo. Uma parte importante do controle de custos determinar a causa de uma variao, a extenso da variao e decidir se a variao exige aes corretivas. A tcnica do valor agregado utiliza a linha de base dos custos (PMBOK Guide, 2004, Seo 7.2.3.1) contida no plano de gerenciamento do projeto (PMBOK Guide, 2004, Seo 4.3) para avaliar o andamento do projeto e a extenso das variaes que ocorrem. A tcnica do valor agregado envolve o desenvolvimento destes

valores-chave para cada atividade do cronograma, pacote de trabalho ou conta de controle. O Valor planejado (VP) o custo orado do trabalho agendado a ser terminado em uma atividade ou o componente da EAP at um determinado momento. O Valor agregado (VA) uma quantia orada para o trabalho realmente terminado na atividade do cronograma ou no componente da EAP durante um determinado perodo de tempo. O Custo real (CR) o custo total incorrido na realizao do trabalho na atividade do cronograma ou no componente da EAP durante um determinado perodo de tempo. Este CR deve corresponder em definio e em cobertura a tudo o que foi orado para o VP e o VA. Os valores de VP, VA e CR so usados em conjunto para fornecer medidas de desempenho que indicam se o trabalho est sendo realizado conforme planejado em algum momento determinado. As medidas mais comumente usadas so variao de custos (VC) e variao de prazos (VP). A quantidade de variao dos valores de VC e VP tende a diminuir conforme o projeto atinge o trmino devido ao efeito de compensao decorrente de mais trabalho sendo realizado. Os valores de variao predeterminados aceitveis que iro diminuir ao longo do tempo conforme o projeto se desenvolve em direo ao trmino podem ser estabelecidos no plano de gerenciamento de custos. As tcnicas de previso ajudam a avaliar os custos ou a quantidade de trabalho para terminar atividades do cronograma, o que denominado ENT. Estas tcnicas tambm ajudam a determinar a EPT, que a estimativa para terminar o trabalho restante de uma atividade do cronograma, um pacote de trabalho ou uma conta de controle. Embora a tcnica do valor agregado de determinao da ENT e da EPT seja rpida e automtica, ela no to valiosa ou exata quanto uma previso manual do trabalho restante a ser realizado pela equipe do projeto. Cada uma dessas abordagens pode ser a correta para um determinado projeto e fornecer equipe de gerenciamento de projetos um sinal se as previses da ENT no estiverem dentro das tolerncias aceitveis. A Figura 1.1, abaixo, usa curvas S para exibir os dados de VA cumulativos de um projeto que est acima do oramento e atrasado em relao ao plano de trabalho.

A tcnica do valor agregado em suas vrias formas um mtodo de medio de desempenho comumente usado. Ela integra as medidas de cronograma, custos (ou recursos) e escopo do projeto para ajudar a equipe de gerenciamento de projetos a avaliar desempenho do projeto. METODOLOGIA A proposta metodolgica deste trabalho consiste na aplicao do conceito terico da Tcnica de Valor Agregado (TVA) na anlise dos dados fornecidos pelo projeto (ou projetos) considerados consolidados e passveis de controle no canteiro de obras de um projeto em plena execuo (Durao Total dos Projetos: Outubro 2008 a Abril 2009). Identificou-se que os indicadores de desempenho comuns e confiveis so Homem-hora (Hh) e a Tonelada/Homem-hora (Ton/Hh) de material aplicado. Logo, utilizou-se uma planilha de dados (Excel) gerando informao para anlise do desempenho de um grupo de projetos, em um determinado perodo de tempo (Outubro a Dezembro 2008) coletados no canteiro de obra. Como os dados de Valor Planejado (VP), Valor Agregado (VA), Produo Total (PT) e Oramento no Trmino (ONT) fazem parte do Relatrio de Custo e Oramento, e so possveis de serem acompanhados, utilizaram-se estes dados como base de comparao (planejado) contra os dados reais obtidos na execuo dos servios (realizado). Os dados coletados no campo foram o Valor Agregado (VA) e Produo Real

(PR) em Homem-hora, e foram confrontados com o Valor Planejado (VP) e o Oramento no Trmino (ONT) do Oramento do projeto, tambm em Homem-hora. Como a produo medida pela quantidade de material aplicado em Toneladas/Homem-hora (Ton/Hh), foi necessrio aplicar um ndice definido previamente em oramento. Tendo todos os dados de entrada na mesma unidade, aplicaram-se, ento as frmulas e conceitos da Tcnica de Valor Agregado, descritos na Tabela I. Tabela I – Controle de Produo – Conceitos e Frmulas (TVA/EVA)

DESENVOLVIMENTO Elencou-se um grupo com 8 (oito) projetos semelhantes, com prestao de servios semelhantes no mesmo seguimento de negcio. Reduziram-se as variveis externas e internas a valores possveis de serem auditados e acompanhados. Treinaram-se Lderes de projetos e os conscientizou para que os dados coletados fossem os mais confiveis possveis. E aps realizao das medies, emitiu-se uma planilha consolidada com todos os dados associada anlise do desempenho de cada projeto (como demonstrado na Tabela II abaixo). E para a alta direo apresentou-se anlise do grupo de projetos, mostrando o desempenho do global. Seguindo os conceitos tericos descritos na Tabela I, analisam-se os dados contidos na Tabela II, usando-se como exemplo o Valor do Total dos Projetos, tem-se a seguinte avaliao: „ Variao de Produo: [VPd] = (0,01). A produo dos projetos est abaixo do que foi planejado. A variao entre o que foi produzido (PR) e o que foi realizado (VA) 1,0%. Variao pequena mostrando que os projetos esto prximos de atingirem a produo planejada. „ Variao de Prazo: [VPr] = (0,44). Os projetos esto com seus cronogramas atrasados. A variao entre o que foi planejado (VP) e o que foi agregado (VA) 44,0%. Variao grande

mostrando que os projetos no esto cumprindo o cronograma. „ ndice de Desempenho de Produo: [IDPd] = 0,99. O ndice de produo est acima do esperado, mostrando que a variao de produo dos projetos (1,0%) baixa e os projetos de maior produo favorecem o resultado do conjunto. „ ndice de Desempenho de Prazo: [IDPr] = 0,56. O ndice de prazo indica que o cronograma est atrasado, mostrando que a variao de prazo dos projetos (44,0%) alta e os projetos no apresentam boa gesto no cumprimento de seus objetivos. „ ndice de Desempenho para Trmino: [IDPT] = 1,01. O ndice de desempenho para trmino indica que os projetos vo encerrar alm do prazo estipulado em cronograma, confirmando o que a variao de prazo dos projetos (44,0%) e o ndice de desempenho de prazo (56,0%) demonstraram. „ Variao no Trmino: [VNT] = (9.172) hs. A variao no trmino indica que os projetos iro precisar de mais Horas-homem alm do valor estipulado em oramento. A diferena entre as Homem-hora orados no trmino (ONT) e as Homem-hora estimados para terminar (ENT) indicam um acrscimo dos valores orados em mais 0,995%. Tabela II - Relatrio de Desempenho e Controle de Produo de Engenharia

CONCLUSO Atravs do estudo realizado, percebeu-se que o “TVA” uma ferramenta de gerenciamento de alto nvel. Tem fora estratgica em uma empresa e aumenta a probabilidade de alcance dos objetivos. Antecipa resultados, ainda na execuo do projeto, possibilitando a correo dos desvios de rota antes comprometer as entregas principais. Os indicadores mostram quais so pontos que o Gestor de Projetos tem que agir corretivamente. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS • VARGAS, R. V. Valor Agregado em Projetos. Rio de Janeiro, Brasport, 2003. www.brasport.com.br. • KERZNER, H. Gesto de Projetos – As melhores Prticas. Porto Alegre, Bookman, 2002. • PMBOK Guide - A Guide to the Project Management Body of Knowledge - Third Edition – 2004 (ANSI/PMI 99-001-2004): “Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos” Project Management Institute, Four Campus Boulevard, Newtown Square, PA 19073-3299 EUA • ASSUMPO, J.F.P, Prof. Dr. , TCNICAS PARA PLANEJAMENTO DE EMPREENDIMENTOS: Conceitos e Instrumentos - Escola Politcnica da USP - PCC- GER Universidade Federal de So Carlos. Saiba mais sobre o curso de ps-graduao de Gesto de Projetos, clicando aqui.