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NDICE Apresentao............................................................................................ 03 Importncia dos Arquivos......................................................................... 04 I. Documento, Informao, Comunicao e Documentao.............................. 05 1.1.Documento....................................................................................... 05 1.2.Informao........................................................................................ 05 1.3.Comunicao.................................................................................... 05 1.4.Documentao................................................................................. 05 II. Arquivo........................................................................................................... 06 III. Funes do Arquivo...................................................................................... 07 IV. Tratamento da Informao........................................................................... 08 V. Organizao e Tcnica de Arquivamento..................................................... 09 5.1.Segurana........................................................................................ 09 5.2.Preciso............................................................................................ 09 5.3.Simplicidade..................................................................................... 09 5.4.Flexibilidade...................................................................................... 09 5.5.Acesso.............................................................................................. 09 VI. Operaes de Arquivamento........................................................................ 10 6.1.Inspeo........................................................................................... 10 6.2.Estudo.............................................................................................. 10 6.3.Classificao.................................................................................... 10 6.4.Codificao....................................................................................... 10 6.5.Ordenao........................................................................................ 10 VII. Avaliao da Documentao....................................................................... 11
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...o cuidado que uma nao devota preservao dos monumentos de seu passado pode servir
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1.1.DOCUMENTO: algo corpreo, em que j foi fixada ou gravada uma noo ou mensagem. Documento, em sentido amplo, todo e qualquer suporte da informao. Assim, alm do documento convencional, podemos admitir que um bem cultural como um monumento, um stio paisagstico possa ser, tambm, um documento. Documento em sentido mais restrito : livro, revista, relatrio, fita magntica, disco, microfilme, carto perfurado, portanto, todo material escrito, cartogrfico, fotocinematogrfico ou sonoro.
1.2.INFORMAO: a noo, idia ou mensagem contida num documento, a informao sempre incorprea, por isso precisa sempre de um suporte.
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1.3.COMUNICAO: o ato ou efeito de transmitir a informao num documento ou num conjunto de documentos.
1.4.DOCUMENTAO: o conjunto ou cada um dos processos de elaborao e produo, coleo e classificao, difuso e utilizao da informao contida em documentos de qualquer natureza.
II - ARQUIVO
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Arquivo um conjunto de documentos; organicamente acumulados; produzidos ou recebidos por pessoa fsica e instituies pblicas ou privadas, em decorrncia do exerccio de atividade especfica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza do documento.
III.FUNES DO ARQUIVO
a) Restaurar rapidamente o passado; b) Fornecer elementos para controle; c) Transmitir experincia; d) Disciplinar as aes; e e) Conferir segurana aos documentos e a instituio
O arquivo organiza qualquer trabalho intelectual e no apenas em tempo lucra o organizador. H outra vantagem ainda maior, que a de ordenar os pensamentos, processos mentais e, consequentemente, a prpria existncia.
A informao sempre o instrumento principal de uma organizao pblica ou privada. Pouco se faz dentro de uma repartio pblica que no se torne objeto de um documento e, por conseguinte, uma informao.
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VI.OPERAES DE ARQUIVAMENTO
Antes do arquivamento propriamente dito importantssimo verificar as etapas a seguir: 6.1.INSPEO: Consiste na verificao de cada documento quanto ao seu destino, pois este pode chegar seo por diversos motivos:
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6.2.ESTUDO: a leitura do documento a fim de verificar sob que notao dever ser feito o arquivamento, bem como a necessidade de referencias cruzadas.
VII.AVALIAO DA DOCUMENTAO
7.2.Aumento do ndice de recuperao da informao; 7.3.Garantia de condies de preservao da documentao de valor permanente; 7.4.Facilidade de emprego de diversos suportes de registro; 7.5.Conquista de espao; 7.6.Orientao no processo de produo documental; 7.7.Melhor aproveitamento de recursos humanos e materiais.
VIII.REGRAS DE ARQUIVAMENTO
8.1.ALFABETAO
8.1.1. Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Exemplo: Arquiva-se: Camila Peixoto Peixoto, Camila
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8.1.2. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome. Exemplos: Arquiva-se: Paulo Junqueira Hlio Junqueira Junqueira, Hlio Junqueira, Paulo
8.1.3.Sobrenomes compostos de um substantivo e adjetivo ou ligados pr hfen no se separam. Exemplo: Camilo Castelo Branco
8.1.4. Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou So no se separam na classificao. Exemplo: Waldemar Santa Rita
8.1.5. As iniciais abreviativas de prenome tem precedncia na classificao de sobrenomes iguais Exemplos: L. Monteiro Leo Monteiro
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8.1.7. Os ttulos no so na alfabetao, so colocados aps o nome completo, entre parnteses. Exemplo: Dr. Alfredo Mandini
8.1.8. Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome. Exemplo: Ronald Regan
8.1.9. Os nomes orientais- japoneses, chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Li Yutang
Arquiva-se: Li Yutang
8.1.10. As partculas de nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas, o mais comum considera-las como parte integrante, quando escritas com letra maiscula. Exemplos: Pepino di Capri Charles Du Pont
8.1.12. Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, assemblias etc. Os nmeros arbicos ou romanos, devem aparecer no fim entre parnteses . Exemplo: II Congresso de Geografia
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.2.MTODO NUMRICO
Esse mtodo o que proporciona maior facilidade de organizao e rapidez para arquivar. A consulta depende de um ndice numrico, mas a localizao imediata. No mtodo numrico o documento recebe um nmero, uma pasta e sua localizao no arquivo VANTAGENS: Menor possibilidade de arquivamento errneo; Possui fichrio que permite a centralizao da informao; Maior sigilo; Expanso ilimitada. DESVANTAGENS: Requer consulta indireta; Maior custo com uso de acessrio.
Empresa X documento 1
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Empresa Y documento 2
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8.3.MTODO ALFA-NUMRICO
o mtodo que procura reunir as vantagens dos dois mtodos anteriores. A diviso alfabtica subdividida numericamente.
002 001
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Ad ate Al
8.4.MTODO GEOGRFICO: utilizado para organizar documentos de acordo geogrfica. com a diviso
8.5.MTODO VARIEDEX uma variante do mtodo alfabtico comum, no qual foi acrescentado o artifcio da cor, seguindo uma sistemtica, que consiste na diviso do alfabeto em grupos caracterizados pelas cores do arco-iris, na seguinte ordem:
LETRAS a, b, c, d e, f, g, h i, j, l, m, n o, p, q r, s, t, u, v, w, x, y, z
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8.7.MTODO DECIMAL Muito usado nas reas de ao de bibliotecas e/ou centros de informaes. Consiste nas dez classes de conhecimentos humanos, as quais, por sua vez, subdividem-se em outras dez, e assim por diante. mtodo elaborado por Melvin Dewey
8.8.MTODO MNEMNICO arte de utilizar a memria a fim de recuperar a informao e/ou documento. o mais usado em volumes pequenos de documento.
FSICA
ARMAZENAGEM
DE
Os documentos devem estar armazenado em invlucros adequados para sua conservao e localizados o mais prximo possvel de quem os utiliza. Sua armazenagem esta diretamente ligada ao tipo de espao fsico e ao mobilirio disponvel. No espao onde os arquivos ficaro localizados deve-se evitar: a) umidade; b) variaes de temperatura muito bruscas; c) incidncia direta de luz solar;
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A obrigao ou o direito relacionados com o documento que devem estabelecer o prazo para sua conservao. A validade legal a exigncia bsica
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D-se o nome de transformao operao que separa documentos que perderam a sua atualidade, mas no o seu valor e que devem ser transferidos do arquivo corrente para o arquivo geral. A transformao feita periodicamente a cada semestre ou a cada ano dependendo do volume dos documentos ou da dinmica do negcio, podendo tambm ser chamada descarte. O descarte envolve tambm a eliminao ou destruio de documentos que j no tenham mais valor para a instituio
10.2.RECUPERAO DE DOCUMENTOS
Ao ser arquivado, um documento deve ser facilmente recuperado. A escolha do mtodo e do sistema de arquivamento devem ser baseadas nisso. Quanto maior for a possibilidade de aumento do volume de documentos, mais difcil ser o uso do mtodo alfabtico, e maiores sero as vantagens no uso do sistema indireto, ou seja, de um ndice, para a recuperao.
10.3.MANUTENO DO SISTEMA
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10.3.1.TREINAMENTO: a capacitao da equipe interna no uso do arquivo fsico (incluindo seleo e descarte), no sistema de acesso automatizado (incluindo pesquisa e localizao da informao) e no sistema de alimentao e controle das informaes (incluindo digitao e registro dos dados do sistema).
10.3.2.FICHA DE ORIENTAO: Ficha com resumo dos procedimentos sobre a seleo, o descarte, e a indexao dos documentos inserida dentro da pasta (em separadores) para consulta imediata.
10.3.3.EMPRSTIMOS: Definio da rotina de incluso de um separador no local de onde foi retirado um documento. No separador sero registrados o nome de quem emprestou o material e a data. Na devoluo, o separador retorna ao incio da pasta, com uma sinalizao de que o documento foi devolvido (uma rubrica por exemplo). Havendo necessidade, pode-se criar um controle automatizado de emprstimos.
10.3.4.REUNIES DE TRABALHO: Criao de um espao nas reunies de trabalho da equipe interna, para a discusso das questes relativas ao arquivo e ao fluxo de informaes na instituio (no setor ou departamento).
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