PROCEDIMIENTO DE COMPRAS IMPORTADAS del proceso Compras

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1. Objeto Establecer el procedimiento que debe seguirse para la compra de Materias Primas, repuestos y servicios que provengan del exterior, los cuales son requeridos por las diferentes reas de produccin de PLASTILENE S.A.

2. Alcance Este procedimiento inicia con la necesidad informada de importacin de un material y /o servicio, dando origen a la Orden de Compra para el proveedor del exterior y finaliza en la liquidacin para la recepcin del material y / o servicio Importado. 3. Responsables Jefe de Comercio exterior / Asistentes de Importaciones 4. Definiciones 4.1. AGENCIA DE ADUANAS Y/O SIA: Sociedad de Intermediacin Aduanera. Son las personas jurdicas cuyo objeto social principal es el ejercicio de la Intermediacin ante la Aduana de cada puerto o ciudad donde se solicite llegada del producto importado, para este fin debe obtener autorizacin de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, y as realizar los trmites inherentes a la nacionalizacin, mediante poder otorgado por el Importador en nuestro caso(Plastilene) 4.2 AIRWAY BILL : Gua Area Documento de transporte areo con el cual la Compaa de transportes area relaciona la carga consignada a nombre de un Consignatario (Plastilene). 4.3 ARANCEL DE ADUANAS: Sistema Internacional que se basa en una nomenclatura arancelaria, mediante el cual establece cada pas sus propios impuestos, requisitos, controles, etc. 4.4: BILL OF LADING - CONOCIMIENTO DE EMBARQUE: Documento de Transporte Martimo con el cual la Compaa Transportadora, relaciona la carga consignada a nombre de un Consignatario (Plastilene).

ELABORO Cargo: Lder MM-P Crecer Nombre: Jenny Tello

REVISO Cargo: Asistente de Importaciones Nombre: Clemencia Paez

APROBO Cargo: Gerente Adva. y Financiera Nombre: Maria Carolina Mora

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4.5 CARTA DE PORTE: Documento con el cual la Compaa transportadora terrestre, relaciona la carga consignada a nombre de un Consignatario (Plastilene). 4.6 CERTIFICADO DE ANALISIS: Documento Expedido por el Proveedor en el cual certifica los elementos que componen el producto final que se requiri, mediante Orden de Compra. 4.7 C MAS F :(C+ F) Trmino Incoterm, utilizado en comercio exterior que indica que en el valor de la transaccin se incluye, adems del costo de la mercanca el flete hasta el Puerto de destino. 4.8 DECLARACION DE IMPORTACION : Es el acto efectuado en la forma prevista por la legislacin aduanera, mediante el cual el Declarante (Plastilene) indica el regimen aduanero y consigna por intermedio del Agente de Aduana, todos los datos relacionados con el producto importado incluyendo el pago de impuestos estipulado en el Arancel de Aduanas. 4.9 FACTURA PROFORMA: Documento con el cual el Proveedor confirma su acuerdo con las condiciones estipuladas en la Orden de Compra. 4.10 FICHA TECNICA: Documento donde estn especificadas las caractersticas fsicas del producto. 4.11 F O B : Franco a Bordo Trmino Incoterm utilizado en el Comercio exterior para determinar que el Proveedor entrega la Mercanca a bordo del medio de transporte en el puerto de Embarque convenido, y el transportador asume todos los gastos y riesgos desde el lugar de entrega hasta el pas de compra. 4.12 G3: Tratado de Libre Comercio celebrado entre Estados Unidos, Mxico y Venezuela mediante el cual Colombia obtiene preferencias arancelarias. 4.13 LIQUIDACION: Proceso mediante el cual se liquida la Importacin incluyendo todos los costos ocasionados durante su desarrollo. 4.14 MANIFIESTO DE CARGA : Documento que elaboran las Compaas de Transporte martimas, areas o terrestres, relacionando la carga recibida en origen de acuerdo con los Documentos de transporte.

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4.15 MARCAS: Identificacin que debe tener en cuenta el Proveedor en los Documentos de Importacin y en el Empaque de la Mercanca. 4.16 PACKING LIST: Lista de Empaque Relacin que elabora el Proveedor en la cual indica cantidad, peso bruto, peso neto, No. de cajas pallets, puede ser sustituida por la Factura comercial. 4.17 PLAN VALLEJO: Sistemas Especiales de Importacin y Exportacin para traer materia prima a fin de elaborar un producto que va a ser exportado total o parcialmente en un plazo de 18 meses. 4.18 QUOTATION REQUEST: Solicitud de Cotizacin . Documento por el cual se solicita a un proveedor y/o transportador cotizacin de un producto el transporte de mercancas. 4.19 REGISTRO DE IMPORTACION : Documento previamente establecido por el Ministerio de Comercio Exterior mediante el cual el Importador (Plastilene) relaciona con detalles las mercancas que va a ingresar al pas desde el exterior y el cual es presentado al Instituto de Comercio Exterior Incomex para su aprobacin. 4.20 USUARIO ADUANERO PERMANENTE: Persona Jurdica reconocida e inscrita ante la DIAN y mediante el cual obtiene levante automtico y pago de Impuestos (Arancel e Iva ) al final del mes. 4.21 Manuales CRECER Asociados: Compras Centros de costo Compras Consignacin Compra de Activo fijo Compras de Maquila Compra de Muestra Gratis Compras para servicios Peticin de oferta Solicitud de anticipo

5. Condiciones Generales
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5.1. Necesidades de Compra Importada. 5.1.1. Para los productos como materias primas de origen importado, que pertenecen al proceso de Planeacin Tctica y que son administrados por la Gerencia de Planeacin, Importaciones recibe la necesidad por medio de un correo electrnico.

5.1.2. Para los Inventarios de Reposicin Controlada (aquellos productos no incluidos en MRP o la planificacin de necesidades tctica), las solicitudes de pedido (solped) deben ser ingresadas al sistema SAP por el usuario solicitante, dichas solicitudes solo podrn ser tratadas por el Asistente de comercio exterior una vez sean aprobadas por el Gerente o Director asignado a cada necesidad. Ver anexo An0601-0 Cuadro de autorizacin aprobaciones compras Nota: En el caso de las urgencias, stas sern registradas, evaluadas y resueltas en el menor tiempo posible, Sin excluir que siempre debe contar con la aprobacin de la Gerencia encargada.

5.1.3 Las necesidades de servicios deben ser registradas por los usuarios solicitantes mediante la Solped del sistema SAP; adjuntando o haciendo referencia a las especificaciones o detalles a considerar por el rea Importaciones para la cotizacin o la prestacin del servicio por parte del proveedor.

5.1.4. Las necesidades de Proyectos sern recibidas del rea de mantenimiento mediante solped registrada en el sistema SAP y previo entrega del acta de Proyectos para su trmite en Importaciones.

Nota: Es responsabilidad de cada usuario suministrar la informacin que describa el producto que requiere para la creacin de su respectivo cdigo. La creacin de cdigos de Materia Primas y Materiales de Fabricacin est centralizada en ingeniera de Producto; La creacin de Cdigos de repuestos y dems est centralizada en la Jefatura del Almacn de Repuestos y Servicios Generales y/o su Asistente. La creacin de cdigos de Servicios, es responsabilidad del Jefe de Compras y/o Asistente de compras.

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5.2 Pedido de Importacin.

5.2.1. El Asistente de comercio exterior diariamente lista las solicitudes de pedido y/o correos de los solicitantes. Posteriormente revisa el histrico de importaciones para validar la partida arancelaria, en caso en que se encuentre pendiente solicita confirmacin de la partida arancelaria al usuario solicitante, esta debe ser relacionada al momento de elaborar el pedido de importacin en SAP (ver instructivo pedido de importacin). 5.2.2. Es requisito para el pedido de importacin contar con los precios negociados y con la asignacin del proveedor , as como la aprobacin tcnica cuando el producto a importar es una Materia Prima. 5.2.3. Las dems compras como respuestos servicios, maquinaria o insumos de fabricacin debern ser negociadas por el rea solicitante e informar a importaciones las condiciones del envi incluyendo el pas de origen y el proveedor para proceder con la elaboracin de la orden de compra. 5.2.4. La Clasificacin Arancelaria de Materias Primas y Repuestos se realiza teniendo en cuenta la Partida Arancelaria segn Arancel de Aduanas y el Decreto 2680 del 2000 y sus modificaciones posteriores (en el cual se reglamenta que algunas Partidas Arancelarias no requieren Registro de Importacin). Adems debe tener las descripciones mnimas segn partida arancelaria. Si el rea de Importaciones no cuenta con la Partida Arancelaria, se consulta de acuerdo con los datos del producto suministrados por el Departamento Tcnico o para el caso de otros productos con los usuarios solicitantes y se clasifica segn el Arancel de Aduanas y Decreto 2680 del 2000. Posteriormente se elabora carta de instrucciones al Agente de Aduana, indicando: Fecha, Nmero de Pedido, Proveedor, No. de Factura Comercial, Partida Arancelaria, referencia, y descripcin completa del producto. Clasificacin Arancelaria de materias primas: Se consulta a la Gerencia Tcnica tipo de polietileno, Composicin qumica, densidad y uso del producto y descripcin mnima requerida. Clasificacin Arancelaria de repuestos y otros. Se requiere su uso, medidas, referencia y dems datos tcnicos o descripcin mnima requerida; los cuales deben ser suministrados por quin hace la solicitud de pedido.
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5.2.5. La Importacin de Activos asociada a Maquinaria debe estar aprobada por el comit de Compras, o contar con el visto bueno de la Vicepresidencia de operaciones y/o la Gerencia General. 5.2.6. Las aprobaciones de pedidos de Importacin son elaboradas mediante el sistema SAP por los Gerentes o Directores asignados, (Ver anexo de montos de aprobaciones de

Compras)
NOTA: La Gerencia Administrativa y Financiera, podr revisar las aprobaciones de estos montos en cualquier momento, as mismo en caso de estar ausente alguna de las anteriores, ser esta Gerencia quien apruebe. Estos parmetros sern revisados anualmente por parte de La Gerencia Financiera y Administrativa.

5.2.7. El pedido de Importacin es enviado por medios pertinentes al proveedor (correo o fax) .

Asistente de Importaciones, por los

5.2.8. Es responsabilidad del Asistente de importacin el seguimiento y cumplimiento de del pedido; as como para el caso que la Importacin requiera un pago anticipado solicitarlo a tesorera mediante el sistema SAP y realizar el seguimiento de la legalizacin mediante factura con el proveedor.

5.2.9. De acuerdo con la modalidad, termino de la negociacin de transporte y cantidad del material requerido, se solicita a los diferentes transportadores areos y/o martimos, cotizacin del transporte y teniendo en cuenta Precio, calidad del servicio, frecuencias, itinerarios y disponibilidad de contenedores, posteriormente se firma la cotizacin como medio de aprobacin y se procede a confirmar mediante comunicacin escrita tanto para el proveedor como para el Transportador Agente, instrucciones para la entrega de la mercanca. 5.2.10 Cuando se reciba la cuenta de fletes y/o cuentas de manejo de carga por parte de la Empresa transportadora, es revisada por el asistente de importaciones y de acuerdo con las tarifas pactadas y aprobadas, se relaciona el nmero de Pedido en la factura o
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cuenta de cobro, se ingresa el costo al sistema SAP y luego la factura es entregada al Departamento Contable para su contabilizacin y posterior pago. Teniendo en cuenta que Plastilene esta inscrito y autorizado ante la DIAN como Usuario Aduanero Permanente, el pago de los Impuestos (Arancel e IVA) son cancelados al final del mes. Durante el transcurso del mes se van recopilando las Declaraciones de Importacin y al final del perodo se comparan junto con el Recibo Oficial y anexo de listado de declaraciones emitido por el sistema de la DIAN, el cual es descargado del sistema por el Gerente Administrativo y Financiero, quin tiene la autorizacin para tal fin. Luego de revisado se procede a entregar al Departamento Financiero para el pago de los Impuestos correspondientes por cada Puerto. Los originales de los Recibos debidamente cancelados, los cuales se archivan en el, AZ de Control U AP, junto con las fotocopias de las Declaraciones correspondientes 5.2.11 Semanalmente se revisan las Facturas correspondientes a Transportes internos (Cartagena Bogot y Buenaventura - Bogot) , y Agentes de Aduana, teniendo en cuenta lo siguiente : Facturas de transportes internos : Teniendo en cuenta el control de los despachos por cada transportador, se compara el nmero de pedido, cantidad y datos del vehculo detallados en la factura del transportador, luego se verifica el valor facturado de acuerdo con las tarifas aprobadas por la Gerencia Administrativa. En la Factura se indica el No. del Pedido, la cantidad total facturada, referencia del material y valor total facturado. Luego se entrega al Departamento de contabilidad original de la misma, firmando una fotocopia en seal de recibida, la cual es archiva junto con la remisin y/o remisiones en el Pedido que le corresponda

5.2.11. El Asistente de Importaciones revisa la Factura, se pasa a aprobacin del Jefe de Importaciones y entrega a Contabilidad de la misma manera que en la Facturas de los transportes internos.
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5.2.12 Facturas de Agentes de Aduana: Se revisan, teniendo en cuenta los anexos enviados por el Agente de Aduana y los cuales deben estar detallados en la Factura. Igualmente se debe revisar la comisin cobrada por el Agente de Aduanas segn tarifa aprobada por el Gerente Financiero, y/o Jefe de Importaciones. 5.2.13. Inmediatamente se indica en la Factura el Nmero del Pedido, la cantidad y referencia de material a que corresponde. 5.2.14. El Asistente de Importaciones revisa las Facturas de proveedor, las cuales son distribuidas as: Original de la Factura, original de los anexos y fotocopia de la Declaracin de Importacin para el Departamento de contabilidad, entregndose de igual manera que en las Facturas anteriores. El original de la Declaracin se conserva en una A-Z consecutivo y una fotocopia queda archivada en el Folder del Pedido correspondiente. 5.3. PAGOS AL EXTERIOR El Jefe de Importaciones mediante el cuadro Control de Pagos al Exterior , mensualmente y en los primeros cinco das entregara al departamento financiero los Pedidos que por su fecha de vencimiento, se encuentren bajo pago en ese mes y para los primeros quince das del mes siguiente. 5.3.1. Los Documentos necesarios se entregan al Departamento financiero mediante memorando se deja una copia para el consecutivo de Memorandos. Los Documentos que se entregan al Departamento Financiero por requerimiento del Banco de la Repblica, son los siguientes: Fotocopia de la Factura Comercial Fotocopia del B/L , Gua Area y/o Carta de Porte Internacional Fotocopia de la Declaracin de Importacin 5.3.2. El Jefe de Importaciones verifica que en cada uno de estos Documentos, coincidan el Nmero del Pedido, cantidad, Nmero de B/L , Gua y/o Carta de Porte, referencia del material, valor unitario y total.
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5.3.3. De todos y cada uno de estos documentos debe quedar por lo menos una fotocopia en el folder del Pedido. 5.3.4. El Departamento Financiero debe suministrar posteriormente el Swift y declaracin de cambio con la que sea realizo el pago al Banco para que el Asistente de Importaciones lo descargue del cuadro 'Control de pagos ' y se transmita va correo electrnico Proveedor. 5.3.5. En el caso de que en la carta enviada al Banco se indique el pago de varios Pedidos, se tomar fotocopia de la misma para archivar en cada folder con sus anexos. 5.4. CONTROL IMPORTACIONES POR PLAN VALLEJO 5.4.1.Teniendo en cuenta que Plastilene utiliza el Sistema de Plan Vallejo Reposicin (Artculo 179 Decreto Ley 444/67)para sus Importaciones, el asistente de Importaciones lleva el control de los estudios aprobados por la Dian, a fn de poder importar Polietilenos mediante este sistema, previamente autorizados por ellos a travs de los Estudios de Plan Vallejo. 5.4.2. La vigencia de cada Estudio aprobado para ser utilizado es de ciento veinte das. 5.4.3. En el folder de Plan Vallejo - Reposicin quedan archivadas copias de las cartas de instruccin enviadas al Agente de Aduana. 5.4.4.. Igualmente en este folder reposarn todos los Estudios de Plan Vallejo que la Dian apruebe. 5.5. TRAMITE Y RECOPILACION DE DOCUMENTOS PARA ENVIAR A LA COMPAA DE SEGUROS EN CASO DE PERDIDA, ROBO Y/O AVERIA DE LA MATERIA PRIMA, MAQUINA O REPUESTO. 5.5.1 En caso de perdida, robo y/o avera de Materia Prima, Maquinaria y/o Repuestos, se da informacin inmediata por escrito a la Compaa de Seguros y de acuerdo como se hayan desarrollado los hechos, se inicia por requerimiento de la Compaa de Seguros, la recopilacin de documentos a fn de efectuar el reclamo correspondiente. 5.5.2. Estos documentos se enviarn a la Compaa de seguros, mediante comunicacin escrita firmada por el Jefe de Importaciones. La Compaa de Seguros procede a tramitar
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el pago del valor de la indemnizacin aplicando la Prima acordada en cada caso.

5.6. ARCHIVO GENERAL 5.6.1. El Asistente de Importaciones indica en cada Documento el Nmero del Pedido y/o el nombre del folder en el cual deben quedar archivados los documentos. 5.6.2. El Asistente de Importaciones toma las fotocopias necesarias s se trata de varios Pedidos temas y procede a archivar teniendo en cuenta lo siguiente para el caso de los Pedidos de Importacin: 5.7 Recepcin de Materiales y servicios 5.7.1. Es responsabilidad del Jefe de Importaciones elaborar la Liquidacin de los pedidos para el ingreso del producto al sistema SAP. 5.7.2.Las reas autorizadas en la compaa para el recibo de materiales o elementos fsicos y recibo a satisfaccin de servicios prestados por terceros son: Materias Primas, (Jefe de rea y/o Asistente). Almacn de Repuestos y Servicios Generales, (Jefe de rea y/o Asistente). Preprensa: Los siguientes materiales: Isobutanol, Percloro puro y Percloro Recuperado (Asistente del rea). Tintas : (dems solventes y otras materias primas para su elaboracin) (Asistente de rea) Gerencia de Sistemas en lo relacionado con servicios de este tipo. (Gerente y Asistentes del rea)

Nota: En los casos en que una factura requiera de un ajuste en los precios, el rea de Importaciones es el nico autorizado para realizar el cambio. 5.7.3. En el caso que el proveedor enve mercanca fuera de las especificaciones de la orden de compra, las cantidades adicionales a lo aceptado por la compaa (10 % por encima de la cantidad solicitada), se devolver al proveedor la cantidad adicional o el total de la mercanca. No se aceptara modificar la orden de compra original o recibir dicha mercanca adicional o diferente.
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6. DESARROLLO

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7. CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTO Seccin Todo el documentos Ver. Actual 12 Ver. Nueva 13 Fecha Junio 17 de 2013 Qu se modifica? Actualizacin de formato Actualizacin de responsables Actualizacin con transacciones del sistema SAP

8. CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION An0601-0 Cuadro de autorizacin aprobaciones compras

ALMACENAMIENTO Digital \\servnt\Objetivos\Proceso Compras\CONTROL DE PROTECCIN DOCUMENTOS COMPRAS\ANEXOS RECUPERACIN Por cdigo RETENCIN n.a. DISPOSICION Eliminacin

ELABORO
Cargo: Lder MM-P Crecer Nombre: Jenny Tello

REVISO
Cargo: Asistente de Importaciones Nombre: Clemencia Paez

APROBO
Cargo: Gerente Administrativa y Financiera Nombre: Maria Carolina Mora

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