GUA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs.

Particip en la construccin: Grover Alvarez Particip en la revisin: Ludmila Santa Cruz Edicin: Isabel Mercado

Este documento se imprimi con el apoyo tcnico y financiero de AOS PADEM PADEM 2012 Esta publicacin es propiedad del Programa de Apoyo a la Democracia Municipal. Se autoriza su reproduccin, total o parcial, a condicin de citar la fuente y la propiedad.

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Contenidos

1.

2.

INTRODUCCIN 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 3.1. PREPARACIN Perfiles de Proyecto Estudios a diseo final Planos Tipo Especificaciones tcnicas Precios Unitarios Planillas parametrizadas

5 7 8 13 14 15 7

3. 4.

EVALUACIN DEL PROYECTO INSCRIPCIN PRESUPUESTARIA

15 17 18 19 19 19 17

5.1. 5.2. 5.3. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 6.9. 6.10. 6.11. 6.12. 6.13. 6.14. 6.

5.

4.1. 4.2. 4.3. 4.4.

Actividades previas Evaluacin y Adjudicacin Suscripcin de Contrato Inicio de obra Boletas y Plizas de garanta Libro de rdenes de Trabajo Cronograma Cmputos Mtricos Planillas de Avance de Obra o Certificados de Avance de Obra Ampliaciones de Plazo Rutinas de supervisin de obras Informes del Supervisor Informes del fiscal municipal Modificaciones al Contrato Recepcin provisional Recepcin definitiva Multas EJECUCIN

CONTRATACIN

Asignacin de recursos al proyecto Registro del proyecto en el SISIN-WEB Elaboracin del anteproyecto de presupuesto de inversin pblica municipal Modificaciones presupuestarias.

20 21 24 25

25

26 26 30 31 32 33 34 36 37 38 38 40 41 43

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7.

8.

CIERRE DE PROYECTO

ANEXOS (CD ADJUNTO)

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ANEXO 1 Guas de perfiles del VIPFE ANEXO 2 Guas de perfiles de FPS ANEXO 3 Reglamento bsico de preinversin

ANEXO 4 Guas para la elaboracin de proyectos a diseo final del FPS

ANEXO 5 Gua tcnica de diseo de proyectos de agua potable para poblaciones menores a 10.000 habitantes ANEXO 6 Gua para la elaboracin de proyectos de riego menores ANEXO 7 Planos tipo elaborados para el sector salud, educacin, saneamiento bsico

ANEXO 8 Especificaciones tcnicas de proyectos de agua potable y saneamiento bsico para poblaciones menores a 10.000 habitantes ANEXO 9 Precios unitarios del Viceministerio de Vivienda ANEXO 11 Proceso de formulacin presupuestaria ANEXO 10 Precios unitarios del Gobierno Municipal de La Paz ANEXO 12 Procedimiento de registro de proyectos en el SISIN-WEB

ANEXO 13 Procedimiento de modificaciones presupuestarias ANEXO 15 Modelo de acta de inicio de obra

ANEXO 14 Decreto Supremo N 181 Contrataciones del Estado ANEXO 16 Modelo de acta de recepcin provisional con y sin observaciones ANEXO 17 Modelo de acta de recepcin definitiva ANEXO 18 Principales actores del ciclo del proyecto

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1. INTRODUCCIN
La presente Gua tiene la finalidad de apoyar a los gobiernos autnomos municipales en la ejecucin de proyectos de inversin con montos entre 20.000 y 1.000.000 de bolivianos, tomando en cuenta la normativa existente en Bolivia. Los proyectos de este rango concentran una gran parte de la inversin municipal. En su mayora son financiados con recursos municipales y contratados bajo la modalidad de apoyo a la produccin y empleo de la norma boliviana de adquisiciones1. La ejecucin de proyectos se entiende como una secuencia de actividades relacionadas entre s, destinadas a lograr un objetivo, en un tiempo determinado con un conjunto definido de recursos, en base a un proceso denominado ciclo del proyecto, independientemente del tema a que se refiera, a la duracin del proceso y a los actores que intervienen en el mismo. Los proyectos municipales atraviesan por varias etapas desde la preparacin, evaluacin, inscripcin, contratacin hasta la ejecucin. En cada una de las etapas se producen documentos inherentes al proyecto. La elaboracin de estos en las distintas etapas est normada y son de aplicacin obligatoria; en las etapas que no existen normas, la presente Gua coadyuva con ciertos instrumentos para el uso referencial. La gua procedimental operativa en base al ciclo del proyecto detalla cada uno

1Decreto supremo N 0181,

Modalidad de Apoyo a la Produccin y Empleo de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios.

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de los procesos, con los respectivos formularios e indicando si son de uso obligatorio o referencial.

CICLO DEL PROYECTO

Preparacin

Ejecucin

Evaluacin

Contratacin

Inscripcin

La etapa de preparacin comprende la elaboracin del estudio a diseo final, comenzando por la elaboracin del perfil y posteriormente, aplicando la gua genrica del VIPFE o las guas especficas desarrolladas por los distintos sectores2.Para facilitar este proceso es posible utilizar informacin desarrollada por entidades y sectores nacionales referida a: planos tipo, especificaciones tcnicas y precios unitarios. La etapa de evaluacin del proyecto, se realiza mediante el clculo de varios indicadores socioeconmicos como: el valor actual neto (VAN), valor actual neto socioeconmico (VANS), costo eficiencia (CE) y valor actual neto privado (VANP). Estos pueden calcularse a travs del paquete informtico desarrollado por el VIPFE denominado Planillas Parametrizadas. A partir de los resultados de los indicadores se decide ejecutar, reformular o abandonar el proyecto. La siguiente etapa consiste en inscribir el proyecto en el Presupuesto General del Estado, cuando ste es aprobado por la Asamblea Legislativa, se aprueba el uso de recursos municipales. Los pasos previos a la inscripcin se refieren a la priorizacin participativa de los proyectos a nivel local, la inscripcin en el POA y presupuesto municipal y su posterior registro en el SISIN WEB.

2 Gua tcnica de diseo de proyectos de agua potable para poblaciones menores a 10.000, elaborada por el Viceministerio de Agua Potable y Saneamientos Bsico. ha desarrollado la

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Siguiendo el ciclo del proyecto, una vez inscrito el proyecto se realiza la contratacin de un proveedor o contratista para la ejecucin del proyecto. En proyectos de este rango el proceso de contratacin debe sujetarse con carcter obligatorio a las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios y comprende varias actividades desde la preparacin de los documentos base de contratacin hasta la adjudicacin y firma del contrato. La siguiente etapa es la ejecucin misma del proyecto que comienza con el inicio de obra pasando por la recepcin provisional y definitiva de la obra hasta el cierre del proyecto.

2. PREPARACIN
La preparacin de los proyectos se inicia con la preinversin en la que se elaboran dos tipos de estudios: perfiles de proyectos y estudios a diseo final. Los estudios de preinversin pueden ser elaborados de dos maneras: En forma directa por los funcionarios del municipio, cuando ste tiene la suficiente capacidad tcnica. Mediante la contratacin a profesionales externos. En ambos casos, la preinversin debe sujetarse a las estipulaciones tcnicas y operativas establecidas en las guas sectoriales, en los casos en que no hayan estas guas se debe utilizar el Reglamento Bsico de Preinversin. 2.1 Perfiles de Proyecto Los perfiles de proyectos son documentos que permiten realizar una preseleccin de potenciales proyectos a apoyar, si estos son aceptados, se pueden desarrollar los estudios a diseo final. Los

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perfiles de proyectos se elaboran en base a especificaciones tcnicas elaboradas por el Viceministerio de Inversin Pblica y Financiamiento Externo (VIPFE) y el Fondo de Inversin Productiva y Social (FPS). Guas de Perfiles del VIPFE El VIPFE ha desarrollado una serie de guas de perfiles para distintos tipos de proyectos como: vas, salud, riego, agua, alcantarillado, mercados, educacin y caminos. En el Anexo N 1 (CD adjunto) se pueden encontrar cada uno de estos perfiles. Guas de Perfiles del FPS El FPS plantea un concepto bsico de perfil de proyecto3:Se entiende por perfil de proyecto una descripcin del problema o la necesidad de la demanda social. Adems de definir el propsito, la pertinencia y toda la informacin necesaria que sustente el perfil. El perfil ayuda a asegurar que las prefecturas, municipios, y miembros de la comunidad comprendan: sus objetivos, las posibles implicaciones de su propuesta en trminos de inversin, costos operativos, de mantenimiento y otros factores. El perfil del proyecto permitir en primera instancia definir la pertinencia, elegibilidad y viabilidad de la idea de proyecto, antes de elaborar y presentar estudios a diseo final completos o de requerir financiamiento para la etapa de pre inversin. En el Anexo N 2 (CD adjunto) se presentan las guas elaboradas por el FPS para los proyectos siguientes: infraestructura educativa, salud, infraestructura de agua y saneamiento bsico, infraestructura de transporte, apoyo a la produccin, transformacin y comercializacin, y microriego. 2.2 Estudios a diseo final Cuando los perfiles de proyectos son aceptados, es posible desarrollar propuestas ms completas como el Estudio de

3 Gua de elaboracin de proyectos del FPS.

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Identificacin (EI) y el Estudio Integral Tcnico, Econmico, Social y Ambiental (TESA). El Reglamento Bsico de Preinversin4 (RBP) es de uso y aplicacin obligatoria para todas las entidades del sector pblico, ste establece que el EI y el TESA son los dos tipos de estudios a diseo final en la fase de preinversin. No obstante este reglamento, desde varias instituciones y sectores se han desarrollado reglamentos especficos en base al RBP, estas herramientas han sido aprobadas por el VIPFE. En la actualidad, se cuentan con guas de proyectos a diseo final del FPS, guas sectoriales del Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento Bsico y del Viceministerio de Recursos Hdricos y Riego. 2.2.1 Estudio de Identificacin (EI) El Reglamento Bsico de Preinversin aprobado por el VIPFE define el EI como: La relacin problema-proyecto, a travs de la elaboracin del diagnstico de una situacin objetivo basado en indicadores y necesidades tcnicas, sectoriales y beneficiarios locales; en el marco del Plan Nacional de Desarrollo (PND), planes departamentales y municipales. El RBP es una gua general de uso obligatorio para proyectos cuyo monto de inversin es menor a Bs. 1.000.000 (un milln de bolivianos), que se aplica en la elaboracin de proyectos de preinversin donde no existen guas especficas. El EI se concentra en el planteamiento de las alternativas de solucin al problema, es un estudio incremental del proyecto; es decir, debe realizarse comparando la situacin sin proyecto y la situacin con proyecto. El contenido del EI es el siguiente: Diagnstico. Estudio de mercado.

4 Resolucin Ministerial No.

29/2007 de 26 de febrero de 2007 que aprueba el Reglamento Bsico de Preinversin, elaborado por el Viceministerio de Inversin Pblica dependiente del Ministerio de Planificacin del Desarrollo.

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Tamao y localizacin. Situacin sin proyecto. Anlisis de ingeniera. Especificaciones tcnicas, administrativas y operacionales. Ficha ambiental. Evaluacin socioeconmica. En el Anexo N 3 (CD adjunto) se expone inextenso el Reglamento Bsico de Preinversin donde se describe el contenido de un Estudio de Identificacin. 2.2.2 Proyectos a diseo Final del FPS Los municipios y otras entidades que deseen solicitar financiamiento al FPS para la ejecucin de proyectos de inversin deben aplicar la Gua para Proyectos a Diseo Final del FPS, para determinados sectores especficos. Segn el FPS el estudio a diseo final es el resultado final de la etapa de preinversin de un proyecto de inversin perteneciente a un sector determinado, identificado para satisfacer alguna demanda social. El mismo para llegar a esta etapa necesariamente cumple criterios de elegibilidad y es priorizado por sobre otros proyectos, aspecto que define su importancia. El objetivo principal del estudio a diseo final del FPS, es contar con criterios integrales (tcnicos, sociales, econmicos y ambientales) que permitan evaluar la viabilidad y factibilidad del proyecto, de tal manera que permita tomar decisiones objetivas respecto al proyecto, a fin de asignar eficientemente los recursos destinados a su inversin. El consultor o tcnico municipal proceder con la elaboracin del estudio de diseo final, tcnico,

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econmico, social y ambiental, siendo responsable por el trabajo establecido en el estudio. El contenido mnimo del estudio de diseo final establecido en la Gua del FPS, est estructurado y formulado en el marco de las Normas Bsicas del Sistema Nacional de Inversin Pblica (SNIP). Por lo que puede ser usada de manera opcional al Estudio de Identificacin. El alcance que se describe en la Gua del FPS tiene carcter enunciativo y no limitativo, pudiendo el consultor o tcnico municipal ampliar y sustanciar donde y cuando lo considere necesario, empero sin modificar el objetivo principal, ni la norma mencionada. En el Anexo N 4 (CD adjunto) se expone la gua desarrollada para los siguientes sectores: infraestructura educativa, salud, saneamiento bsico, infraestructura vial y microriego. 2.2.3 Gua Tcnica de Diseo de Proyectos de Agua Potable para poblaciones menores a 10.000 habitantes El Viceministerio de Agua Potable y Saneamientos Bsico ha desarrollado la Gua Tcnica de Diseo de Proyectos de Agua Potable para poblaciones menores a 10.000 habitantes, con el objetivo de mejorar la cobertura de los servicios de agua potable en el rea rural y poblaciones menores; y direccionar las acciones necesarias para la reposicin y/o ampliacin de sistemas de agua existentes. La Gua se ha elaborado tomando como base la Norma Boliviana (NB-689): Instalaciones de Agua Diseo para Sistemas de Agua Potable y sus respectivos Reglamentos Tcnicos editados en el ao 2005. La gua establece criterios tcnicos para el diseo de sistemas de agua

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potable para poblaciones menores a 10.000 habitantes, considerando los parmetros establecidos por la Norma y Reglamentos de Diseo para Sistemas de Agua Potable vigentes. La Gua es un instrumento de apoyo a los profesionales del sector y a los gobiernos municipales en la elaboracin de estudios de preinversin para sistemas de agua potable. Contiene un conjunto de documentos tcnicos desarrollados por el PROAGUAS que incluyen: planos de diseo tipo, especificaciones tcnicas y costos referenciales para sistemas de agua potable. En el Anexo 5 (CD adjunto) se expone la gua que contiene los siguientes captulos: Parmetros bsicos de diseo. Captacin de agua superficial. Captacin de agua subterrnea. Captacin de agua de lluvia. Aduccin de agua por gravedad. Aduccin de agua por bombeo. Estaciones de bombeo. Plantas potabilizadoras de agua. Desinfeccin en sistemas de agua potable. Tanques de almacenamiento de agua. Redes de distribucin. Bombas manuales. Vlvulas, tuberas y accesorios. Obras especiales en sistemas de agua potable. 2.2.4 Gua para la elaboracin de proyectos de riego menores El Viceministerio de Recursos Hdricos y Riego ha elaborado la Gua para la elaboracin de proyectos de

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riego menores. La mayora de estos proyectos son de baja inversin con un costo menor a un milln de bolivianos, en general se trata de proyectos de menor complejidad y se acepta que el estudio de evaluacin defina la pertinencia de continuar o no con el EI, en base a la Ficha de Identificacin y Validacin de Proyectos de Riego (FIV). Todos los proyectos de riego, sin importar su tamao, deben comenzar con el llenado de la ficha FIV, el cual debe ser necesariamente realizado por un ingeniero civil y un ingeniero agrnomo, ambos con experiencia en proyectos de riego. Sus conclusiones permitirn identificar los factores de riesgo que amenazan al proyecto, y definir si es conveniente continuar con la siguiente etapa de los estudios. Una vez definida con la FIV la necesidad de continuar con los estudios a diseo final, se elabora el estudio EI, en el caso de proyectos menores con estudios equivalentes al nivel de diseo final, y en el caso de proyectos mayores, con estudios equivalentes al nivel de factibilidad, siguiendo los alcances establecidos en las presentes guas. En el Anexo 6 (CD adjunto) se presenta la Gua para la Elaboracin de Proyectos de Riego Menores que contiene lo siguiente: Instructivo de uso de las Guas de Riego. Ficha de Identificacin y Validacin de Proyectos de Riego (FIV). Estudio de Identificacin (EI) de un Proyecto de Riego Menor. Anexos a la Gua.

2.3 Planos Tipo Con el objeto de disminuir los costos de la preinversin, desde diferentes ministerios se han desarrollado planos tipo de proyectos

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sectoriales de uso recurrente. Estos planos facilitan el diseo de proyectos, ya que contienen dibujos elaborados en Autocad5 con detalles constructivos y algunos cuentan con los respectivos cmputos mtricos. Estos, pueden ser utilizados por los gobiernos municipales para la elaboracin de proyectos, sin embargo, se debe tener el cuidado de adaptarlos a las condiciones propias del lugar del emplazamiento para obtener un diseo ms personalizado. Los sectores que tienen planos tipo son los siguientes: Salud. Educacin. Agua Potable. Saneamiento Bsico. Riego y Microriego. Caminos Vecinales. En el Anexo N 7 (CD adjunto) se exponen los planos tipo elaborados por cada sector. 2.4 Especificaciones tcnicas Las especificaciones tcnicas son los documentos en los cuales se definen las normas, exigencias y procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos de construccin de obras. En nuestro pas slo el Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento Bsico ha publicado el documento Especificaciones Tcnicas de Proyectos de Agua Potable y Saneamiento Bsico para Poblaciones Menores a 10.000 habitantes. Este documento puede facilitar y mejorar la calidad de los proyectos de preinversin e inversin del sector apoyando el trabajo de los municipios.

5 Programa informtico para elaboracin de dibujos de ingeniera

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El contenido de este documento es el siguiente: Descripcin de los materiales primarios. Actividades comunes. Especificaciones tcnicas de saneamiento y alcantarillado. Especificaciones de agua potable . Glosario de trminos. En el Anexo N 8 (CD adjunto) se puede ver este documento.

2.5 Precios Unitarios Una manera de calcular los costos de las obras es a travs de los precios unitarios. Estos establecen el costo por unidad de cada una de las actividades que se ejecutarn en la obras. Al multiplicar estos precios unitarios por las cantidades de las actividades se obtendr el importe total de la actividad. La suma de los importes de todas las actividades nos da el presupuesto de la obra que se quiere analizar. Los precios unitarios descomponen el precio total en sus diferentes componentes: materiales, equipos, mano de obra, costos indirectos, utilidad e impuestos. Los precios unitarios se acostumbran a presentar en planillas especialmente diseadas para el efecto. Dos instituciones pblicas tienen precios unitarios, el Viceministerio de Vivienda y el Gobierno Municipal de La Paz. Ambos documentos pueden ser tiles como referencia para la elaboracin de proyectos de inversin municipal, estos se encuentran en el Anexo N 9 y Anexo N 10 (CD adjunto).

3. EVALUACIN DEL PROYECTO

6 Reglamento Bsico de Preinversin del VIPFE, Captulo IV: Criterios para la toma de decisiones.

La evaluacin de proyectos con monto entre 20.000 y 1.000.000 de bolivianos se debe realizar mediante indicadores socioeconmicos6:

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valor actual neto socioeconmico (VANS), costo eficiencia (CE) y valor actual neto privado (VANP). El VANS representa la equivalencia presente de los beneficios netos futuros y presentes de un proyecto expresado a precios cuenta de eficiencia. Si el VANS es positivo, el proyecto es rentable y genera un aumento en la riqueza de la sociedad por lo que se recomienda su ejecucin; cuando el VANS es negativo, el proyecto no es rentable lo que implica una prdida en la riqueza de la sociedad y no se recomienda su ejecucin. Cuando el VANS es igual a cero, se gana el costo de oportunidad de los recursos y, por tanto, el proyecto puede realizarse. El CE representa el costo promedio por unidad de beneficio de una alternativa. Expresa los costos de un equivalente anual, que distribuye las salidas de efectivo uniformes en el flujo de caja, por unidad de servicio, producto y/o beneficiarios. Si los beneficios de los proyectos no pueden ser cuantificados y/o valorados, se establecer el indicador CE, en tal caso, se elegir la opcin que tenga el CE comprendido en el rango establecido por los Parmetros Costo Eficiencia (PCE). El VANP representa la equivalencia presente de los ingresos netos futuros y presentes de un proyecto expresados a precios de mercado. Una vez determinada la conveniencia socioeconmica de ejecutar el proyecto segn lo establecido por el Reglamento Bsico de Preinversin (artculos 15 y 16), la decisin debe complementarse con la determinacin de la sostenibilidad operativa del mismo, que mide la capacidad del proyecto basada en el VANP: Cuando el VANP del proyecto es mayor o igual a cero, se recomendar la ejecucin del mismo y su licitacin al sector privado.

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Cuando el VANP del proyecto es negativo, pero la diferencia del valor actualizado de los beneficios y costos de operacin es mayor que cero, se subsidiar la inversin. 3.1 Planillas parametrizadas Los indicadores socioeconmicos para la evaluacin de un proyecto pueden calcularse mediante el uso de las Planillas Parametrizadas. Las Planillas Parametrizadas Sectoriales son un complemento a las Metodologas Sectoriales de Preparacin y Evaluacin de Proyectos desarrolladas por el VIPFE con la finalidad de apoyar la preparacin y ejecucin de proyectos de inversin pblica. Las planillas son libros de Excel con macro funciones para la generacin de indicadores de evaluacin. Este archivo se dividen en ocho hojas que son las siguientes: preparacin, alternativas, evaluacin privada, evaluacin socioeconmica, indicadores, anlisis de sensibilidad, financiamiento, finalmente, conclusiones y recomendaciones. Luego de hacer correr las planillas parametrizadas se obtiene como resultado una batera de indicadores de evaluacin en dos categoras: los indicadores de costo y rentabilidad (VANS, VANP); y, los Indicadores costo eficiencia (CE).

4. INSCRIPCIN PRESUPUESTARIA
Cuando el proyecto de inversin evaluado es aprobado, debe continuar con el proceso de formulacin del presupuesto de inversin pblica municipal: con la asignacin de recursos en el POA municipal; el registro del proyecto en el SISIN WEB; la inscripcin en el presupuesto de inversin pblica municipal con aprobacin del Concejo Municipal; la emisin del dictamen por parte del Alcalde que aprueba el proyecto en

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el SISIN WEB y lo remite al VIPFE para su incorporacin en el anteproyecto del presupuesto general del Estado. En el Anexo N 11 (CD adjunto) se detalla el proceso de formulacin presupuestaria.

Fuente: VIPFE

4.1 Asignacin de recursos al proyecto De acuerdo al Plan de Desarrollo Municipal (PDM) y la priorizacin realizada por la poblacin del municipio en los espacios de participacin, se seleccionan los proyectos de inversin pblica que sern inscritos en el POA municipal. Los montos de los proyectos ya deben estar previamente calculados de acuerdo a las Guas de proyectos mencionadas anteriormente. Si el GAM no elabor previamente el proyecto, se puede hacer una estimacin de su costo. Sin embargo, existe el riesgo de que el monto estimado sea mayor o menor al monto real para ejecutar la obra. Si el monto estimado es menor, se tiene que realizar una modificacin presupuestaria para asignar mayores recursos de otro proyecto municipal, este trmite presupuestario conlleva un tiempo que puede retrasar el inicio de la obra. Si es mayor, el recurso en exceso debe ser asignado a otro proyecto. Si este ltimo trmite no se realiza disminuye la ejecucin presupuestaria anual del municipio en base a su programacin inicial.

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4.2 Registro del proyecto en el SISIN-WEB En el Sistema Nacional de Inversin Pblica se establece que el Reglamento Bsico de Operaciones del SISIN-WEB es de uso y aplicacin obligatoria para todas las entidades del sector pblico. Por ello, todos los proyectos deben ser registrados en este sistema. El procedimiento y forma de registro de proyectos en el SISINWEB se explica en el Anexo N 12 (CD adjunto). 4.3 Elaboracin del anteproyecto de presupuesto de inversin pblica municipal La elaboracin del presupuesto de inversin pblica municipal se elabora una vez al ao. El proceso comienza en el mes de julio del ao anterior, a partir del proceso municipal de planificacin participativa. La MAE elabora el presupuesto municipal que es puesto a consideracin del Concejo Municipal para su aprobacin. Una vez aprobado, se emite el Dictamen en el formulario del SISIN WEB y se remite al VIPFE para su incorporacin en el presupuesto de inversin pblica del presupuesto general del Estado (PGE), el mismo que es consolidado y enviado a la Asamblea Legislativa para su aprobacin mediante Ley. Una vez que el PGE es aprobado los gobiernos autnomos municipales pueden ejecutar los proyectos que estn inscritos en este presupuesto. Si durante la gestin existe la necesidad de ejecutar un proyecto nuevo, este debe ser inscrito en el SISIN WEB, luego se deber realizar una modificacin presupuestaria para asignarle recursos y pueda ser ejecutado. 4.4 Modificaciones presupuestarias. Como se seal arriba, si durante la gestin se demandan nuevos proyectos o se modifica el presupuesto de los que se encuentran inscritos en el PGE, se deben realizar modificaciones

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presupuestarias7 para asignar recursos a estos nuevos proyectos o para modificar el presupuesto de los que se encuentran inscritos en el PGE. Existen dos tipos de modificaciones presupuestarias. Las que modifican el PGE y las que no modifican el PGE. Las primeras son generalmente para inscribir un presupuesto adicional para las entidades pblicas y las normas de aprobacin varan desde la aprobacin de una Ley hasta una Resolucin Ministerial del Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas. Las segundas, a su vez, se dividen en dos tipos: modificaciones intrainstitucionales donde los traspasos, incrementos, o modificaciones se realizan al interior de la entidad pblica, estas son de varios tipos y la norma de aprobacin puede variar desde una Ley hasta una resolucin de la mxima instancia resolutiva de la entidad. El segundo tipo son la interinstitucionales donde los traspasos y transferencias se realizan entre entidades pblicas (por ejemplo proyectos que son cofinanciados por dos municipios y se delega a uno de ellos la ejecucin) son aprobados mediante Decretos Supremos hasta la firma de convenios entre las dos entidades. En el Anexo N 13 (CD adjunto) se puede ver un detalle de los procedimientos para realizar las modificaciones presupuestarias de inversin pblica.

5. CONTRATACIN
Los proyectos que tienen un costo referencial entre 20.000 y 1.000.000 de bolivianos deben ser contratados mediante las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios8, en la modalidad Apoyo Nacional a la Produccin y Empleo (ANPE), en el Anexo N 14 (CD adjunto) se expone dicha norma.

7Decreto Supremo N29881 de 7 de enero de 2009 aprueba el Reglamento de Modificaciones Presupuestarias; y Ley 2042 de Administracin Presupuestaria, Art. 4 establece que la asignacin presupuestaria de gasto aprobada por Ley constituye lmite mximo de gasto. Toda modificacin presupuestaria dentro de estos lmites deber efectuarse segn Reglamento.

8Decreto Supremo N 0181 de 28 de junio de 2009.

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A continuacin se describen las principales actividades de esta etapa del ciclo del proyecto9, as como de los actores que participan en cada una de ellas.

Actividades previas

Publicacin de la convocatoria

Actividades previas opcionales

Evaluacin y adjuficacin

Contrato

5.1. Actividades Previas Son aquellas acciones que se realizan antes de que se publique el proceso de contratacin, y que deben ser realizadas por determinados actores del proceso: La mxima autoridad ejecutiva (MAE) Es necesario resaltar que la MAE de cada entidad pblica es responsable de todos los procesos de contratacin desde su inicio hasta su conclusin. Como actividades previas debe designar o delegar mediante resolucin expresa al responsable del proceso de contratacin de apoyo nacional a la produccin y empleo (RPA). La unidad solicitante La unidad de solicita la contratacin debe: 1. Calcular el precio referencial (PR) incluyendo todos los costos y tributos que incidan en el costo total. Este PR debe contar con la informacin de respaldo, y su antigedad no debe ser mayor a cuatro meses. Este precio se pblica posteriormente en el DBC. Elaborar las especificaciones tcnicas o trminos de referencia.

9 Para mayor informacin

consultar el documento del Centro Nacional de Capacitacin de la Contralora General del Estado, El proceso de contratacin de bienes y servicios del Estado Plurinacional.

2.

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3. 4. 5. 6. 7. 8.

Definir el mtodo de seleccin y adjudicacin. Verificar si se tiene saldo presupuestario suficiente, adems si el proyecto est inscrito en el POA y PAC. Solicitar la contratacin del bien o servicio. Diseo de la construccin debidamente aprobado y autorizado, con planos de construccin. Cumplimiento de la regulacin ambiental. Derecho propietario del terreno donde se va a construir a nombre de la municipalidad.

La unidad administrativa Esta unidad debe realizar las siguientes actividades: 1. Realizar todos los actos administrativos del proceso de contratacin y velar por el cumplimiento de las condiciones y plazos establecidos. Elaborar el Documento Base de Contratacin (DBC) incorporando las especificaciones tcnicas o trminos de referencia. Para la modalidad ANPE se tienen varios modelos de DBC10 de aplicacin obligatoria, para la contratacin de bienes, obras, servicios generales, servicios de consultora, seguros y medicamentos. Emitir la certificacin presupuestaria.
10Resoluciones Ministeriales N 262 de 15/07/09 y N 347 de 07/09/09 de Ministerio de Economa y Finanzas Pblicas, aprueban los modelos de documentos base de contratacin.

2.

3.

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El responsable del proceso de contratacin de apoyo nacional a la produccin y empleo (RPA) El RPA debe realizar las siguientes actividades: 4. 5. 6. Verificar que la solicitud de contratacin se encuentre inscrita en el POA y en el PAC y verificar la certificacin presupuestaria. Aprobar el DBC y autorizar el inicio de la contratacin. Designar al responsable de evaluacin o a los integrantes de la comisin de calificacin, y rechazar o aceptar las excusas presentadas.

Publicacin de la convocatoria El proceso de contratacin debe ser publicado en la Mesa de Partes y en el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES). Toda publicacin que se realice en el SICOES (como el DBC) se constituye en la documentacin oficial del proceso de contratacin. Opcionalmente, para mayor trasparencia, se puede publicar en otros medios de comunicacin alternativos de carcter pblico, tales como ferias de contrataciones estatales, radioemisoras, canales de televisin, medios de prensa escrito y otros. Actividades opcionales previas a la presentacin de propuestas Para la modalidad ANPE las siguientes son actividades previas opcionales a la presentacin de propuestas: 1. 2. Consultas escritas. Inspeccin previa.

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3. 4.

Reunin informativa de aclaracin. Preparar, si corresponde, una aclaracin a las especificaciones tcnicas o trminos de referencia.

5.2. Evaluacin y Adjudicacin La comisin de calificacin tiene que realizar las siguientes actividades en el proceso de la evaluacin y adjudicacin: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Cierre y recepcin de propuestas. Apertura pblica y lectura de precios ofertados. Evaluacin en acto contino de las propuestas presentadas. Convocatoria a todos los proponentes, cuando se requiera la aclaracin de una o ms propuestas. Elaboracin del informe de evaluacin y recomendacin de adjudicacin o declaratoria desierta. Notificacin.

Para la evaluacin de las propuestas, se pueden aplicar los siguientes mtodos de seleccin y adjudicacin: calidad, propuesta tcnica y costo; calidad; presupuesto fijo; menor costo; y precio evaluado ms bajo. 5.3. Suscripcin de Contrato
1 1

La Unidad Jurdica tiene que realizar las siguientes actividades: 1. Elaborar los contratos para los procesos de contratacin.
11Ley 2028 de Municipalidades, artculo 12 numeral 11.

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2. 3.

Firmar o visar el contrato de forma previa a su suscripcin, como responsable de su elaboracin. Revisar la legalidad de la documentacin presentada por el proponente adjudicado para la suscripcin del contrato.

6. EJECUCIN
La fase de ejecucin de la obra es el proceso clave del ciclo de proyectos; sta se inicia cuando ya se han contratado los servicios de una empresa constructora y, adems, ya se tiene contratado la supervisin de la obra. Comprende el periodo de tiempo desde el inicio hasta la recepcin definitiva de la obra, este perodo tambin se conoce como de ejecucin fsica de la obra. En este lapso de tiempo tienen lugar las planillas de avance de obra, tambin pueden surgir las ampliaciones de plazo, ordenes de trabajo, ordenes de cambio y contratos modificatorios. En forma simplificada se puede ver en el siguiente grfico la etapa de ejecucin.
Ejecucin de obra Contrato de ejecucin de obra Inicio de obra Recepcin provisional Recepcin Recepcin definitiva Cierre de proyecto

Ejecucin

Plazo de ejecucin de obra

Las fases que se describen a continuacin parten del modelo del Documento Base de Contratacin para la contratacin de obras con costos mayores a un milln de bolivianos (licitacin pblica), el que incluye el modelo de Contrato de Obra. Se utiliza esta herramienta porque contempla todas las etapas del ciclo del proyecto. De igual

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manera, se utiliza el Manual de Supervisin y Fiscalizacin de Obras de Infraestructura del FPS, para complementar los conceptos de cada fase. 6.1 Inicio de obra Es el momento en el que se inicia la construccin fsica de la obra; comienza con la firma del Acta de Inicio u Orden de Proceder, in situ. Este documento respalda la fecha de inicio oficial de obra y a partir de esta, se controla el plazo contractual establecido hasta la recepcin provisional de la obras. Una vez suscrito el contrato, se convoca a una reunin en la que participan: el fiscal de obra, el supervisor de obra, el director o residente de obra y el representante social del Comit de Construccin, para elaborar y suscribir el Acta de Inicio, que llevar la fecha y hora de la reunin convocada. En el Anexo N15 (CD adjunto) se expone un ejemplo de Acta de Inicio de obra elaborado por el FPS. 6.2 Boletas y Plizas de garanta La normativa vigente de contrataciones12 establece los tipos de garantas que deben ser renovables, irrevocables y de ejecucin inmediata. Para los contratos hasta un milln de bolivianos la norma establece que el proponente debe decidir el tipo de garanta a presentar: Boleta de garanta: emitida por cualquier entidad de intermediacin financiera bancaria o no bancaria, regulada y autorizada por la instancia competente. Boleta de garanta a primer requerimiento: emitida por una entidad de intermediacin financiera bancaria o no bancaria, regulada y autorizada por la instancia competente.

12Decreto Supremo 0181.

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Pliza de seguro de caucin a primer requerimiento: emitida por una empresa aseguradora, regulada y autorizada por la instancia competente. Las garantas segn el objeto pueden ser: 6.2.1 Garanta de seriedad de propuesta Tiene por objeto garantizar que los proponentes participen de buena fe y con la intencin de culminar el proceso. Se constituye por un monto equivalente al uno por ciento (1%) de la propuesta econmica del proponente; para servicios de consultora se constituye por el cero punto cinco por ciento (0.5%). La vigencia de esta garanta debe ser mayor en treinta (30) das calendario al plazo de validez de la propuesta establecida en el DBC. La garanta de seriedad de propuesta se devuelve al proponente adjudicado contra entrega de la Garanta de Cumplimiento de Contrato, y a los proponentes no adjudicados con anterioridad a su vencimiento, siempre que no haya sido objeto de ejecucin por parte de la entidad convocante. En el caso de la modalidad ANPE, cuando la entidad lo requiera podr solicitar la presentacin de la Garanta de Seriedad de Propuesta, slo para contrataciones con precio referencial mayor a Bs200.000.- (doscientos Mil 00/100 Bolivianos). Para la contratacin directa de bienes y servicios prestados por empresas pblicas, empresas pblicas nacionales estratgicas, empresas con participacin estatal mayoritaria y la contratacin por excepcin de entidades pblicas13, no se requerir la presentacin de la Garanta de Seriedad de Propuesta.

Administracin de Bienes y Servicios, artculo 65 incisos g) y h).

13Normas Bsicas del Sistema de

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6.2.2 Garanta de cumplimiento de contrato Tiene por objeto garantizar la conclusin y entrega del objeto del contrato, y se constituye por un monto equivalente al siete por ciento (7%) del monto del contrato. En la modalidad ANPE, cuando se programan pagos parciales, en sustitucin de la Garanta de Cumplimiento de Contrato, se podr prever una retencin del siete por ciento (7%) de cada pago. En contrataciones hasta un milln de bolivianos, las micro y pequeas empresas, asociaciones de pequeos productores urbanos y rurales y organizaciones econmicas campesinas presentarn esta garanta por un monto equivalente al tres y medio por ciento (3.5%) del valor del contrato o se har una retencin del tres y medio por ciento (3.5%) correspondiente a cada pago cuando se tengan previstos pagos parciales. Para la contratacin directa de bienes y servicios prestados por empresas pblicas, empresas pblicas nacionales estratgicas, empresas con participacin estatal mayoritaria y la contratacin por excepcin de entidades pblicas14, en reemplazo de la garanta de cumplimiento de contrato, la entidad contratante deber efectuar una retencin del siete por ciento (7%) de cada pago. La vigencia de la garanta ser computable a partir de la firma del contrato hasta la recepcin definitiva del bien, obra, servicio general o servicio de consultora. Esta garanta o la retencin, ser devuelta al contratista una vez que se cuente con la conformidad de la recepcin definitiva.

14Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, artculo 65 incisos g) y h).

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6.2.3 Garanta adicional a la garanta de cumplimiento de contrato de obras El proponente adjudicado, cuya propuesta econmica est por debajo del ochenta y cinco por ciento (85%) del precio referencial, deber presentar una Garanta Adicional a la de Cumplimiento de Contrato, equivalente a la diferencia entre el ochenta y cinco por ciento (85%) del precio referencial y el valor de su propuesta econmica. EL contratista, tiene la obligacin de mantener actualizada la Garanta de Cumplimiento de Contrato cuantas veces lo requiera el supervisor, por razones justificadas, quien llevar el control directo de vigencia de la misma en cuanto al monto y plazo, a efectos de requerir su ampliacin al contratista, o solicitar a la entidad su ejecucin. 6.2.4 Garanta de correcta inversin de anticipo Tiene por objeto garantizar la devolucin del monto entregado al proponente por concepto de anticipo inicial. Se constituye por un monto equivalente al cien por ciento (100%) del anticipo otorgado y deber tener una vigencia mnima de noventa (90) das calendario, computables a partir de la entrega del anticipo, debiendo ser renovada mientras no se deduzca el monto total. Conforme el contratista reponga el monto del anticipo otorgado, se podr reajustar la garanta en la misma proporcin. A solo requerimiento del gobierno municipal, el importe de las garantas citadas anteriormente sern ejecutadas en caso de incumplimiento contractual incurrido por el contratista, sin necesidad de ningn trmite o accin judicial. Cuando se proceda a la Recepcin Definitiva de la obra dentro del plazo contractual y en forma satisfactoria, hecho

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que se har constar en el acta correspondiente, suscrita por las partes contratantes, las garantas sern devueltas despus de la Liquidacin del Contrato, juntamente con el Certificado de Cumplimiento de Contrato. La garanta de Cumplimiento de Contrato, Garanta Adicional a la Garanta de Cumplimiento de Contrato y de Correcta Inversin de Anticipo, estarn bajo custodia de la Unidad Administrativa del gobierno municipal hecho que no exime la responsabilidad del supervisor. 6.3 Libro de rdenes de Trabajo Es un instrumento legalmente habilitado por el contratista ante Notario de Fe Pblica con pginas numeradas y dos copias en la fecha que se recibe la Orden de Proceder, para realizar el registro histrico de todas las actuaciones del proceso de construccin, efectuadas principalmente por el supervisor de obras y el director o residente de obras. En este libro el supervisor anotar las instrucciones, rdenes y observaciones impartidas al contratista, cada orden llevar fecha y firma del supervisor y la constancia firmada del director de obra como constancia de haberla recibido. Asimismo, el contratista est facultado para hacer conocer al supervisor mediante este libro, los aspectos del desarrollo de la obra que considere relevantes, como por ejemplo los das de lluvia que puedan el cronograma de ejecucin de la obra, registrando el hecho en da para que el supervisor se pronuncie de forma objetiva. Todas las comunicaciones cursadas entre partes, slo entrarn en vigor cuando sean efectuadas y entregadas por escrito, a travs del Libro de rdenes o notas oficiales.

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El original del Libro de rdenes, ser entregado al gobierno municipal a tiempo de la Recepcin Definitiva de la obra, quedando una copia en poder del supervisor y la copia con el contratista. El contratista est obligado a mantener el Libro de rdenes en el lugar de ejecucin de la obra, salvo instruccin escrita del supervisor con conocimiento del fiscal de obra. 6.4 Cronograma El cronograma es parte de la propuesta aceptada y contratada, por lo que no puede ser modificada por el contratista, sin embargo en el inicio de las obras puede ser revisada con el propsito de ajustar el plan en base a mejores estrategias laborales, prioridades, condiciones climticas, sociales y optimizacin de rendimientos. El cronograma ajustado debe ser aprobado por el supervisor de obras siempre y cuando no se afecte el plazo total contractual, el cual no puede ser alterado. El cronograma revisado y aprobado por el supervisor de obras no podr ser modificado y regir como sistema de control cronolgico de la ejecucin de obra. Cualquier modificacin posterior proceder previo reconocimiento de Ampliaciones de Plazo que debe tramitarse y aprobarse formalmente, siempre y cuando las causales sean justificadas. El cronograma se elabora siguiendo el mtodo de la Ruta Crtica que se esquematiza mediante barras en un diagrama de Gantt15. Es importante llevar un control diario del cronograma para planificar trabajos extraordinarios que permitan nivelar atrasos parciales. El supervisor de obra deber advertir peridicamente al director o residente de obras sobre los atrasos que no hayan sido resueltos oportunamente. Los atrasos que inciden en el plazo total contractual de la obra, pueden constituirse en mora y por tanto pasible a sanciones econmicas previstas en el contrato.

recomendable utilizar el MS Project (MS Office), software que facilita la labor de programacin y diagramacin considerando la ruta crtica o plazo total contractual.

15Para esta labor es

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Las ampliaciones de plazo por circunstancias y razones establecidas de manera oportuna, documental y formalmente conferidas, modifican el cronograma y el plazo total contractual. Es una mala prctica encubrir ineficiencias de la empresa contratista con ampliaciones de plazo, ms an si estas no son resueltas, postergando la conclusin de la obra con penalizaciones subestimadas que causan dao econmico al municipio. La omisin o encubrimiento total o parcial de penalizaciones, puede derivar en responsabilidad penal. En caso de una paralizacin de obras debidamente justificada e instruida por el supervisor de obras acorde a las formalidades establecidas en los pliegos, afectan el cronograma ser diferido en el nmero de das que dure la paralizacin hasta la orden de reinicio de la misma, mantenindose la programacin de actividades en vigencia al momento de la paralizacin. 6.5 Cmputos mtricos El cmputo mtrico permite valorizar las obras, su implicacin es de carcter financiero, por tanto justifica el gasto y debe realizarse con precisin, responsabilidad, tica y profesionalismo. Un error por exceso puede considerarse dao econmico y lesivo a los intereses del municipio, por tanto susceptible de una accin penal en contra de los responsables por prcticas fraudulentas y/o dolo. Cualquier error por defecto, puede ser motivo de reclamo del contratista en cualquier momento hasta el cierre de la relacin contractual, por cuanto ste tiene el derecho irrenunciable a los beneficios de su trabajo o prestacin de servicios. El procedimiento para el cmputo mtrico es el siguiente: Notificacin: la medicin de la cantidad de obra ejecutada mensualmente debe ser notificada por el contratista al supervisor con dos (2) das hbiles de anticipacin.

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Elaboracin de la planilla: los resultados de las mediciones y los clculos respectivos se consignarn en una planilla que ser elaborada por el contratista en dos ejemplares, debiendo entregar un ejemplar en la fecha, de manera definitiva al supervisor para su control y aprobacin. Elaboracin del certificado de pago o planilla mensual: el contratista debe preparar la planilla mensual en funcin de las mediciones realizadas con el supervisor. Las obras debern medirse netas, excepto cuando los documentos de contrato prescriban un procedimiento diferente. No se medirn volmenes excedentes cuya ejecucin no haya sido aprobada por escrito por el supervisor. 6.6 Planillas de avance de obra o certificados de avance de obra Es un documento tcnico administrativo que certifica oficialmente los volmenes de obra ejecutados en un periodo de tiempo, con el objeto de gestionar un pago parcial por avance de obras. Los pagos deben procesarse en correspondencia con el progreso de la obra. El procedimiento para elaborar la planilla de avance de obra es el siguiente: Presentacin de la planilla de avance de obra: dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al mes vencido el contratista presentar este documento al supervisor para su revisin en versin definitiva, acompaando los respaldos tcnicos requeridos, citando la fecha y firmado por el superintendente de obra. La planilla consignar todos los trabajos ejecutados a los precios unitarios establecidos, de acuerdo a la medicin efectuada en forma conjunta. Cuando el contratista no presente la planilla en el plazo previsto, los das de demora sern deducidos del tiempo que el gobierno municipal tiene para efectuar el pago de la citada planilla. Aprobacin o rechazo de la planilla: el supervisor dentro de los tres (3) das hbiles siguientes de recibido el certificado o planilla de

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avance de obra indicar por escrito su aprobacin o rechazo, emitiendo criterio para que se enmienden las observaciones. El contratista, en este ltimo caso, debe realizar las correcciones necesarias y volver a presentar la planilla, con la nueva fecha. Autorizacin de pago: la planilla aprobada por el supervisor ser remitida al fiscal de obra, quien en el trmino de tres (3) das hbiles subsiguientes a su recepcin podr solicitar aclaraciones que debern ser resueltas en un plazo mximo de (5) das hbiles; caso contrario lo enviar al gobierno municipal para procesar el pago, con la firma y fecha respectivas. El rea administrativa expedir la orden de pago dentro del plazo mximo de cinco (5) das hbiles computables desde su recepcin. Ejecucin del pago de cada certificado o planilla mensual de avance de obra: se realizar dentro de los treinta (30) das hbiles siguientes a la fecha de remisin por parte del fiscal al gobierno municipal para su pago. El contratista, recibir el pago del monto certificado menos las deducciones que correspondiesen. Si el pago no se realizara dentro de este plazo (45 das hbiles) el contratista tendr derecho a reclamar la ampliacin de plazo por da de atraso por el lapso transcurrido desde el da cuarenta y seis (46) hasta el da en que se haga efectivo el pago. Si en ese lapso (45 das hbiles) el pago es parcial, el contratista podr reclamar la compensacin en tiempo por similar porcentaje al pago faltante. Cuando la demora de pago parcial o total, supera los sesenta (60) das calendario, computables desde la fecha de aprobacin de la planilla de pago por el supervisor, el contratista podr reclamar un inters equivalente a la tasa promedio pasiva anual del sistema bancario, por el monto no pagado16 como compensacin econmica, independiente del plazo. 6.7 Ampliaciones de Plazo Es toda modificacin al plazo contractual por razones de fuerza mayor o caso fortuito debidamente solicitada, verificada,
16 Valor que se calcula dividiendo dicha tasa promedio pasiva anual del sistema bancario entre 365 das y multiplicndola por el nmero de das de retraso.

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documentada, cuantificada y aprobada oportunamente. El supervisor tiene la facultad de calificar las causas de fuerza mayor y/o caso fortuito, que pudieran afectar el plazo de ejecucin del contrato. Se entiende por fuerza mayor al obstculo externo, imprevisto o inevitable que origina una fuerza extraa al hombre y con tal medida impide el cumplimiento de la obligacin (ejemplo: incendios, inundaciones y/o desastres naturales). Se entiende por caso fortuito al obstculo interno atribuible al hombre, imprevisto o inevitable, proveniente de las condiciones mismas en que la obligacin deba ser cumplida (ejemplo: conmociones civiles, huelgas, bloqueos, revoluciones, etc.). Para que la ampliacin de plazo sea procedente, el contratista debe recabar del fiscal de obra un certificado de existencia del impedimento, dentro de los cinco (5) das hbiles de ocurrido el hecho, con este documento solicitar al supervisor la ampliacin de plazo. Cuando la ampliacin sea procedente, el plazo ser extendido mediante una Orden de Cambio. Para el reclamo de ampliaciones de plazos, toda causal debe documentarse a travs de: certificaciones de precipitacin pluvial extraordinaria emitida por organismos oficiales y competentes (SENAMHI o AASANA), disposiciones legales que declaran zona de emergencia, desastre, publicaciones de prensa con cuantificacin de daos y perjuicios, fotografas, videos y otro tipo de documentacin que ser valorada para considerarse suficiente o insuficiente. En ningn caso se considera como causa de fuerza mayor el mal tiempo que no sea notablemente fuera de lo comn en el rea de ejecucin de la obra. Asimismo, tampoco se considerarn como fuerza mayor o caso fortuito, las demoras en la entrega en la obra de los materiales, equipos e implementos necesarios.

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6.8 Rutinas de supervisin de obras Se refiere a las intervenciones rutinarias u ordinarias de trabajo del supervisor de obras, en favor del desarrollo de la construccin y dirigidas al director o residente de obras, las mismas que se pueden ser: escritas, con registro en el Libro de rdenes sentando precedentes y antecedentes; y verbales, cuando son recomendaciones complementarias, ilustrativas y demostrativas a las registradas por escrito. Se ejerce inspeccin y control permanente en campo, exigiendo el cumplimiento de las especificaciones tcnicas en todas las fases del trabajo y a lo largo o cualquier parte de la obra. El supervisor, tiene autorizacin para llamar la atencin del contratista sobre cualquier discordancia del trabajo con los planos o especificaciones, asimismo para suspender los trabajos mal ejecutados y rechazar el material defectuoso. Las observaciones verbales de la supervisin deben ser ratificadas por escrito en el Libro de rdenes. El contratista debe proporcionar sin cargo adicional, todas las facilidades razonables, mano de obra y materiales necesarios para las inspecciones y ensayos que sean efectuados, de tal manera que no se demore innecesariamente el trabajo. Ningn trabajo ser cubierto o puesto fuera de vista sin aprobacin previa de la supervisin. El contratista est obligado a solicitar la aprobacin a la supervisin con la debida anticipacin cuando los trabajos se encuentren listos para ser examinados. La infraccin de esta condicin obligar al contratista a realizar por su cuenta los trabajos que la supervisin considere necesarios para verificar la calidad de la obra cubierta sin previa autorizacin. El contratista debe cumplir con las especificaciones del contrato por lo que la presencia o ausencia extraordinaria de la supervisin en cualquier fase de los trabajos, no podr exonerar al contratista de sus responsabilidades para la ejecucin de la obra de acuerdo con el contrato.

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6.9 Informes del supervisor Son documentos oportunos de anlisis tcnico y documentado con recomendacin de acciones a tomar, dirigidos al ejecutivo municipal, bajo determinadas circunstancias. El supervisor de obras debe desarrollar capacidades de 1) anlisis, 2) sntesis y 3) propuesta de manera que un informe tcnico refleje un buen manejo profesional de aptitudes mecnicas, conceptuales y gerenciales. Un Informe de Supervisin es un documento bsico y relevante para respaldar la toma de decisiones, para facilitar procesos de control interno y para efectos de control posterior. Son informes de supervisin los siguientes: Informe Tcnico Inicial para mostrar las condiciones de trabajo en el inicio de las obras, certificando la verificacin del proyecto y la suficiencia de documentacin para la ejecucin de obras; que deber ser presentado a los 15 das de iniciadas las obras. Informe Tcnico Mensual sobre estado de las obras y/o el pago de planillas por avance de obras (si corresponde); que deber ser presentado como mximo dentro los ltimos 5 das del mes que termina. Informe Tcnico sobre Modificaciones de Obra (rdenes de Trabajo u rdenes de Cambio y Contrato Modificatorio); que deber ser presentado proveyendo una gestin de 15 a 30 das calendario para su aprobacin. Informe Tcnico sobre Ampliaciones de Plazo; que deber ser presentado proveyendo una gestin de 15 das calendario para su aprobacin. Informe Tcnico sobre Conclusin de Obras para proceder con la Recepcin Provisional; que deber ser presentado mximo a las 72 horas de recibida la solicitud de la empresa contratista. Informe Tcnico sobre Cierre de Contrato, Planilla de Avance de Obra de Liquidacin Final, certificacin de cumplimiento de las observaciones de la Recepcin Provisional y Recepcin Definitiva;

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que deber ser presentado dentro los 7 das antes de concluir los 90 das para la Recepcin Definitiva. 6.10 Informes del fiscal municipal Son informes que reporta el fiscal de obra al ejecutivo municipal con el objeto de aprobar o no las acciones del supervisor de obras y la empresa contratista. Son tambin informes que realiza el fiscal de obras a iniciativa propia para: 1) evaluar el trabajo del supervisor de obras, 2) sugerir determinadas conductas en relacin al proyecto y 3) apoyar internamente gestiones y requerimientos del Concejo Municipal, Comit de Vigilancia, Auditora Interna, etc., siempre a travs del alcalde municipal. 6.11 Modificaciones al Contrato 6.11.1 Orden de trabajo Cuando la modificacin est referida a un ajuste o redistribucin de cantidades de obra, sin que ello signifique cambio sustancial en el diseo de la obra, en las condiciones o en el monto del contrato. Estas rdenes sern emitidas por el supervisor, mediante carta expresa o en el Libro de rdenes, siempre en procura de un eficiente desarrollo y ejecucin de la obra. La emisin de rdenes de Trabajo, no dan lugar a la emisin posterior de Orden de Cambio para el mismo objeto. 6.11.2 Ordenes de cambio La orden de cambio se aplicar cuando la modificacin a ser introducida implique una modificacin del precio del contrato o plazos del mismo, donde se pueden introducir modificacin de volmenes o cantidades de obra (no considerados en la licitacin), sin dar lugar al incremento de los precios unitarios, ni crear nuevos tems. Una orden

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de cambio no puede modificar las caractersticas sustanciales del diseo. El incremento o disminucin mediante Orden de Cambio (una o varias sumadas) solo admite el mximo del cinco por ciento (5%) del monto total de Contrato. El documento denominado Orden de Cambio que tendr nmero correlativo y fecha del da de emisin, ser elaborado por el supervisor con los sustentos tcnicos y de financiamiento (disponibilidad de recursos) y ser puesto a conocimiento y consideracin del fiscal, quien con su recomendacin remitir al gobierno municipal para el procesamiento de su emisin. La Orden de Cambio ser firmada por la misma autoridad (o su reemplazante si fuese el caso) que firm el contrato original. 6.11.3 Contratos modificatorios Solo en caso extraordinario en que la obra deba ser complementada o por otras circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito que determinen una modificacin significativa en el diseo de la obra y que signifique un decremento o incremento independiente a la emisin de Ordenes de Cambio, el supervisor podr formular el documento de sustento tcnico financiero que establezca las causas y razones por las cuales debe ser suscrito este documento. Esta modalidad de modificacin de la obra solo es admisible hasta el diez por ciento (10%) del monto original del contrato, e independiente de la emisin de Orden (es) de Cambio. Los precios unitarios producto de creacin de nuevos tems debern ser consensuados entre el gobierno municipal y el contratista, no se podrn incrementar los porcentajes en lo referido a costos indirectos. En el caso que signifique una disminucin en la obra, deber

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concertarse previamente con el contratista, a efectos de evitar reclamos posteriores. El supervisor, ser responsable por la elaboracin de las especificaciones tcnicas de los nuevos tems creados. El informe de recomendacin y antecedentes debern ser cursados por el supervisor al fiscal, quien luego de su anlisis y con su recomendacin enviar dicha documentacin a la Oficiala Mayor Tcnica, para el procesamiento de su anlisis tcnico legal y formulacin del contrato17 previa suscripcin. Recibida la recomendacin e informe la MAE podr instruir la conformacin de una comisin tcnica que analizar el informe y emitir recomendacin, considerando aspectos tcnicos, financieros y de aprobacin del Sistema Nacional de Inversin Pblica. Aprobado el mismo la MAE instruir el procesamiento de su emisin. El Contrato Modificatorio ser firmado por la misma autoridad (o su reemplazante si fuese el caso) que firm el contrato original. 6.12 Recepcin provisional Es el documento formal y legal que demuestra la conclusin fsica de las obras de conformidad a los volmenes de obra contratados o los que pudieron haber sido ordenados, modificados, aprobados y ejecutados. El Acta de Recepcin Provisional es el nico documento legal que formalmente declara la conclusin fsica de las obras, por tanto sirve a objeto de controlar los plazos de ejecucin utilizados. Para el Contratista representa el acto formal de Entrega Provisional y para el Contratante de Recepcin Provisional. La Recepcin Provisional se iniciar cuando el Supervisor reciba la carta de aceptacin de la Entidad, en este caso tiene un plazo

28 de junio de 2009, de las Normas Bsicas del Sistema de Administracin de Bienes y Servicios, artculo 89.

17 Decreto Supremo N 0181 de

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mximo de tres (3) das hbiles, para proceder a dicha Recepcin Provisional, de lo cual se dejar constancia escrita en Acta circunstanciada que se levantar al efecto, en la que se harn constar todas las deficiencias, anomalas e imperfecciones que pudieran ser verificadas en esta diligencia, instruyndose sean subsanadas por el Contratista dentro del periodo de correccin de defectos, computables a partir de la fecha de dicha Recepcin Provisional. El Supervisor deber establecer de forma racional en funcin al tipo de obra el plazo mximo para la realizacin de la Recepcin Definitiva, mismo que no podr exceder de ciento ochenta (180) das calendario. La fecha de esta recepcin servir para efectos del cmputo final del plazo de ejecucin de la obra. Si a juicio del Supervisor, las deficiencias y observaciones anotadas no son de magnitud y el tipo de obra lo permite, podr autorizar que dicha obra sea utilizada. Empero las anomalas fueran mayores, el Supervisor tendr la facultad de rechazar la recepcin provisional y consiguientemente, corrern las multas y sanciones al Contratista hasta que la obra sea entregada en forma satisfactoria. En el Anexo N 16 (CD adjunto) se puede observar dos actas. La primera es el Acta de Recepcin Provisional sin Observaciones y la segunda, con Observaciones elaborado por el FPS. 6.13 Recepcin definitiva Es el documento formal y legal que demuestra la conclusin fsica y financiera de las obras de conformidad a las observaciones subsanadas de la Recepcin Provisional y otras eventuales que pueden haberse producido desde la fecha que se realiz al Recepcin Provisional. Cinco (5) das hbiles antes de que concluya el plazo previsto para la recepcin definitiva, posterior a la entrega provisional, el Contratista mediante carta expresa o en el Libro de rdenes,

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solicitar al Supervisor el sealamiento de da y hora para la Recepcin Definitiva de la obra, haciendo conocer que han sido corregidas las fallas y subsanadas las deficiencias y observaciones sealadas en el Acta de Recepcin Provisional (si estas existieron). El Supervisor sealar la fecha y hora para el verificativo de este acto y pondr en conocimiento de la Entidad. La Comisin de Recepcin realizar un recorrido e inspeccin tcnica total de la Obra y, si no surgen observaciones, proceder a la redaccin y suscripcin del Acta de Recepcin Definitiva. Ningn otro documento que no sea el Acta de Recepcin Definitiva de la Obra podr considerarse como una admisin de que el contrato, o alguna parte del mismo, ha sido debidamente ejecutado, por tanto, no se podr considerar que el contrato ha sido completamente ejecutado, mientras no sea suscrita el acta de recepcin definitiva de la Obra, en la que conste que la Obra ha sido concluida a entera satisfaccin de la Entidad, y entregada a esta institucin. Si en la inspeccin se establece que no se subsanaron o corrigieron las deficiencias observadas, no se proceder a la Recepcin Definitiva hasta que la Obra est concluida a satisfaccin y en el lapso que medie desde el da en que debi hacerse efectiva la entrega hasta la fecha en que se realice, correr la multa pertinente. Si el Supervisor no realizar el Acto de Recepcin de la Obra en los treinta (30) das hbiles posteriores a la notificacin del Contratista, se aplicar el silencio positivo y se entender que dicha recepcin ha sido realizada sin ninguna observacin, debiendo la Entidad emitir la certificacin de recepcin definitiva a requerimiento del Contratista. Si la Entidad no elaborase el mencionado documento, la notificacin presentada por el Contratista ser el instrumento legal que dar por concluida la relacin contractual. Este proceso, desde la presentacin de la solicitud por parte del Contratista hasta el da de realizacin del acto, no debe exceder el plazo de diez (10) das hbiles.

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En el Anexo N 17 (CD adjunto) se puede ver un ejemplo de Acta de Recepcin Definitiva elaborado por el FPS. 6.14 Multas Queda convenido entre las partes Contratantes, que una vez suscrito el presente contrato, el Cronograma de ejecucin de obra propuesto ser ajustado en funcin de la fecha de emisin de la Orden de Proceder, dentro de los quince (15) das calendario subsiguientes a la emisin de la Orden de Proceder y ser presentado para su aprobacin al Supervisor. Una vez aprobado por el Supervisor y aceptada por la Entidad, constituye un documento fundamental del presente Contrato a los fines del control mensual del Avance de la Obra, as como de control del plazo total. A los efectos de aplicarse morosidad en la ejecucin de la obra, el Contratista y el Supervisor debern tener muy en cuenta el plazo estipulado en el Cronograma para cada actividad, por cuanto si el plazo total fenece sin que se haya concluido la Obra en su integridad y en forma satisfactoria, el Contratista se constituir en mora sin necesidad de ningn previo requerimiento de la Entidad obligndose a sta ltima el pago de una multa por cada da calendario de retraso de acuerdo a la siguiente frmula: 2 DM 3 DT

M=
Dnde:

MT

M = Multa DM = Nmero de Das de Mora DT = Nmero de Das pactado para la conclusin de contrato MT = Monto Total del contrato

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USO INTERNO DE LAS AMDEs

De establecer el Supervisor que por la aplicacin de multas por moras por no conclusin de obra dentro del plazo previsto y que se ha llegado al lmite mximo del 10% del monto total del Contrato, comunicar oficialmente esta situacin a la Entidad a efectos del procesamiento de la resolucin del Contrato, si corresponde, conforme a lo estipulado en este mismo documento. Las multas sern cobradas mediante descuentos establecidos expresamente por el Supervisor, bajo su directa responsabilidad, de los Certificados o Planillas de pago mensuales o del Certificado de liquidacin final, sin perjuicio de que la Entidad ejecute la garanta de Cumplimiento de Contrato y proceda al resarcimiento de daos y perjuicios por medio de la accin coactiva fiscal por la naturaleza del Contrato, conforme lo establecido en el Art. 47 de la Ley 1178.

7. CIERRE DE PROYECTO
El cierre de los proyectos se debe efectuar por etapas en sus distintos aspectos, con el propsito de garantizar que la documentacin de cada proyecto sea acopiada de manera ordenada y oportuna. Las tres etapas de cierre, descritas brevemente en las siguientes lneas, pueden dar algunas pautas para un manejo adecuado de la documentacin de los proyectos de inversin pblica en general. 7.11 Primera Etapa, Cierre Legal Se inicia al trmino del proceso de adquisiciones. Rene todos los documentos del proceso de contratacin y, tambin, los documentos legales y tcnicos de la fase de preinversin y evaluacin. Los responsables de esta primera etapa es la Asesora Legal del Municipio.

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GUA REFERENCIAL MUNICIPAL DE GESTIN DE PROYECTOS DE 20.001 A 1.000.000 Bs.

7.12 Segunda Etapa, Cierre Operativo Se inicia a la conclusin de la ejecucin del contrato; es decir, al trmino del proceso de ejecucin del ciclo del proyecto, y los contratos cuentan con acta de recepcin provisional, acta de recepcin definitiva y acta de entrega a la comunidad. Esta etapa debe ser realizada por la Oficiala Mayor Tcnica del Municipio. 7.13 Segunda Etapa, Cierre Institucional Esta ltima etapa se inicia con la recepcin, en archivos de la documentacin que corresponde a las dos primeras etapas de cierre. Se debe incluir todos los Certificados de Desembolsos o Planillas de Pago incluidos los documentos de respaldo. El Cierre Institucional debe ser realizado por la Oficiala Mayor Administrativa. Los actores de todo el ciclo del proyecto estn descritos en el Anexo N 18 (CD adjunto).

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