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Grer les Biens et Services, les Moyens Gnraux et la Scurit

WinIDMG : le logiciel de la Direction Administrative et de l'Organisation Services Techniques et Gnraux

Etablissements Financiers, Industrie, Services Mairies, Cliniques et Hpitaux, Administrations

47, avenue Alsace-Lorraine 38000 Grenoble

E-mail : info@logimot.com site Internet : www.logimot.com

Tl : 04.76.87.18.59 Fax : 04.76.87.28.23

WinIDMG est un logiciel qui permet de grer facilement les activits auxiliaires et pourtant ncessaires au bon fonctionnement d'une entreprise Biens et services, Moyens Gnraux Ni ERP coteux et complexe, ni fichiers de Tableurs sans cohrence, WinIDMG apporte une solution de terrain aux problmes d'entretien, scurit, contrats, incidents, intervenants extrieurs, etc.

Les Biens et Services, les Moyens Gnraux et la Scurit


La gestion des Biens et Services, des Moyens Gnraux et de la Scurit englobe la connaissance des matriels et locaux d'une Entreprise et leur suivi afin d'en assurer le bon fonctionnement. Pour assurer son activit une entreprise a besoin de locaux, son personnel de mobilier. L'occupation et la rservation des salles de runion doit tre simple et prcise. Les quipements de toutes sortes (chauffage, cablage lectrique, climatisation,) sont entretenus par des socits extrieures, avec des contrats suivre et renouveler, des personnes appeler en cas d'incident. Pour se dplacer le service Commercial et la Direction utilisent des vhicules de service ou de fonction. Un systme approximatif de rservations peut avoir de srieuses consquences. Pour assurer la scurit des biens et des personnes l'tablissement utilise les services de socits de tlsurveillance, des quipements spcialiss. Toutes les informations sur les clients, les fournisseurs, la gestion,... manent d'un systme informatique et chaque personne de l'entreprise dispose sur son bureau d'un ordinateur personnel connect un rseau.

Etes-vous vraiment certain que votre entreprise a la matrise de son patrimoine, de ses quipements Ou tout simplement des travaux en cours ou des chantiers prvus ?

WinIDMG : Simple et puissant, un produit d'exprience


Lorsque vous dmarrez WinIDMG sur votre ordinateur, vous dcouvrez ds la fentre d'accueil les fonctions qui vous sont ncessaires, prsentes avec des termes qui vous sont familiers : Vous n'aurez sans doute pas besoin de toutes les fonctions de WinIDMG ds le dbut. Assurer des matriels Rserver des salles, des vhicules, Suivre des contrats d'Entretien, Grer la scurit des locaux, Etc...

Il suffira de commencer par celle(s) dont vous aurez besoin d'abord. Mais elles sont toutes en standard dans le produit. Il ne sera donc pas ncessaire de commander par la suite telle ou telle option que vous souhaiterez utiliser ou simplement tester...

Grer les Sites


Dans WinIDMG, un Site (ou "Entit") peut tre le Sige, une Succursale, une Agence, un Service, un local d'Archives, un immeuble but locatif, etc... Pour chaque Entit, il est possible (mais non obligatoire) d'introduire : o o o o o o Informations Administratives : nom, adresse, responsable,... Informations Immobilires : situation juridique, description des lots, gestion des baux, charges,... Cots : dpenses, recettes, factures, budgets Photographies, Plans Contrats, Suivi des chantiers Descriptif technique : faade, murs, lectricit, plomberie, peinture...

Grer l'Immobilier
WinIDMG intgre toutes les fonctionnalits d'une gestion de Patrimoine Immobilier : o o o o o Situation Juridique : propritaire, co-propritaire, locataire. Informations sur les acquisitions : notaires, agences immobilires Description des lots : surfaces, caractristiques, quipements, occupants. Situation financire : loyers, baux, charges, dpenses, recettes, taxes. Divers : travaux, consommations, plans, photographies,...

WinIDMG peut se charger, priodes rgulires, de l'dition des avis d'chances, des quittances, d'augmenter automatiquement les loyers et les charges, etc.

Grer les Matriels


WinIDMG assure la gestion des matriels de l'Etablissement : mobilier, matriel Informatique, matriel tlphonique, matriels de bureau, matriel de scurit, etc... La gestion des matriels est articule autour de trois notions : La Catgorie de matriel : mobilier, matriel informatique,... La Famille de matriel : bureaux, fauteuils, armoires, ordinateurs,... Le Modle de matriel : ce dispositif permet de ne dcrire qu'une fois un matriel frquemment utilis. Par exemple, si le mme modle d'ordinateur quipe de nombreux membres du personnel, une description unique pourra tre copie pour chaque personne concerne. Les informations traites concernent la description des matriels (marque, modle, encombrement, lieu d'implantation), l'acquisition (achat ou location, prix, fournisseur) et le fonctionnement (contrat de maintenance, garantie, amortissement, mise au rebut, mutations, etc...)

Grer le Parc Automobile


WinIDMG propose un module de Gestion du Parc de vhicules de la socit, la fois pour les dcrire et aussi pour en grer l'utilisation. Description des vhicules du Parc : Vhicule de service ou de fonction, Marque, modle, type, puissance, mise en circulation, Fournisseur, Informations acquisition ( achat, location, leasing, prix, contrat ), Contrat d'assurance, Contrles techniques, Gestion du kilomtrage, Caractristiques techniques : quipements,... Par vhicule, suivi des informations : o o o o Dpenses et recettes, Utilisations, Entretiens et rparations. Rservations avec plannings graphiques.

Grer les Travaux


Dans une entreprise les travaux, les entretiens, les rparations sur les btiments et dans les locaux sont des charges financires importantes. Afin de suivre efficacement ces dpenses et la charge de travail que cela reprsente, WinIDMG intgre une fonctionnalit de gestion des travaux. Description des chantiers effectus sur les entits ou lots immobiliers, Gestion et le suivi de chacune des tches d'un chantier, Gestion des budgets et le suivi des ralisations, Reprsentation graphique ( type "PERT" ) permet la vision instantane d'un chantier, Gestion d'appel d'offres, etc...

Bien entendu, une bonne gestion des Moyens Gnraux ne repose pas sur une seule personne. WinIDMG est conu pour un fonctionnement en Rseau, dont vous dcidez quels sont les acteurs.

Grer les Rservations


Ce module assure la gestion des plannings de rservations : Des vhicules de service, Des salles de : formation, runion, box clients,... De matriels spcifiques La gestion est facilite par l'obtention de Plannings Graphiques actifs

Grer les Contrats d'Assurances


Ce module assure la gestion des contrats d'assurances : o o Description des contrats, Gestion des sinistres de ces contrats

Grer les Cots


Les Dpenses et Recettes A chacune des fonctionnalits de WinIDMG ( matriels, parc-automobile, travaux,...) est associe une gestion et un suivi des dpenses et recettes. Celles-ci correspondent des charges ou profits : o o o o Entretien des matriels, Rglements des divers contrats, Rglement ou encaissement de loyers, Fournitures, etc...

Les Budgets Possibilit d'introduire des budgets par natures de dpenses/recettes des niveaux dsirs par l'tablissement :sur une entit, sur un regroupement, sur le sige social, etc... Les budgets introduits seront automatiquement impacts par l' introduction d'une dpense ou d'une recette. Une fonction de simulation permet de prparer des budgets dans le cadre d'une procdure budgtaire. Les Factures Les factures des fournisseurs correspondant aux dpenses engages peuvent tre introduites, elles enrichiront automatiquement les dpenses et recettes permettent le suivi et l'analyse des cots. WinIDMG prvoit : o o Une interface de cration de fichiers destination de systmes centraliss de comptabilit, de contrle de gestion, de gestion budgtaire,... Une interface d'acquisition de donnes dpenses/recettes provenant de prestataires de services, par exemple d'une socit d'autoroute, d'un distributeur d'essence,...

Grer la Scurit

WinIDMG est compos d'un module spcifique pour la gestion des informations lies la scurit des tablissements pouvant prsenter des risques (Etablissements bancaires, lieux publics, aroports, halls d'accueil en milieu hospitalier, etc). Il contient toutes les fonctionnalits et informations ncessaires pour la gestion de la scurit et notamment l'change de donnes avec les socits spcialises dans la tlsurveillance des sites. Gestion des Informations sur les Sites Tlsurveiller Depuis la fentre d'accueil de WinIDMG, il est possible d'accder en deux clics l'ensemble des informations lies la scurit de l'Etablissement :

Avec WinIDMG, vous pourrez rpondre ce genre de questions : o o o o o Dans quelles agences, ai-je des Sas spciaux Handicaps ? O a-t-on install des camras de surveillance cette anne ? Quels matriels me fournit la Socit 'Alarme 2000' et ou sont-ils installs ? Dans le Hall d'accueil du public, quel est l'quipement ? Quels sont les quipements, qui ont eu des dysfonctionnements en 2003 ?

WinIDMG offre la possibilit de dfinir, en matire d'quipement, des Sites Modles, ainsi tout moment vous pourrez comparer les sites rels ces modles afin de dterminer ceux qui sont 'sous-quips'..... et comme aux quipements sont associs des prix, WinIDMG sera en mesure de vous prparer des tats d'aide la budgtisation !!!!! Traitement des incidents survenus lors de la tlsurveillance Ces incidents peuvent tre introduit partir d'un support informatique remis par la ( ou les ) Socit(s) de Tlsurveillance de votre tablissement. Des tats de contrles vous permettront par des slections croises d'obtenir des analyses, des statistiques, etc... o o o o Dans quels lieux a-t-on eu, en Septembre 2004, plus d'incidents que la moyenne ? Quels sites ont eu plus de 10 incidents "Dtection Prsence" au 3me trimestre 2003, ? Quels sont les incidents imputables des erreurs des agences de Lyon ? Par rapport une autre succursale de mon Groupe, ai-je plus ou moins d'incidents ?

Gestion des Sinistres survenus sur les Sites Les sinistres sont des vnements, ayant un impact financier, survenus dans les sites de votre tablissement : Fraudes, hold-up, dgts divers, etc... Des informations de dtail sur les sinistres sont paramtrables par l'tablissement, afin d'obtenir une description personnalise sur les cots, les consquences,... Gestion des Personnes et de la Formation Ces fonctions permettent de grer le personnel affect un site, avec historisation du parcours des agents dans l'tablissement, et des formations reues lies la scurit. WinIDMG contient une fonction de dtermination automatique des besoins en formations lis des quipements spcifiques. Dtermination de la Sensibilit des Sites La sensibilit des sites est une notation et un classement des sites en fonction de leurs expositions aux risques. Cette notation est le rsultat d'un calcul ayant en facteurs : o o o o L'exposition gographique aux risques : le site est-il implant dans une banlieue dlicate, ou isol, ou proximit d'un commissariat, etc ?... Est-ce un site stratgique, parce qu'il possde de gros quipements informatiques, ou dispose d'une importante salle des coffres, ou a un niveau d'encaisse important, etc ?... Une analyse du "vcu" du site en matire d'incidents : nombre d'agressions, de hold-up, etc..., Une analyse du niveau d'quipement.

La sensibilit est une aide l'investissement et l'amlioration de la scurit des Sites.

Grer les Documents


Cette fonctionnalit permet le rattachement de documents de type : Traitement de texte, Tableur, Image,... un lment de WinIDMG : une entit, un fournisseur (les courriers changs,... ), un matriel (le manuel d'utilisation, un descriptif technique,...), un contrat (image du contrat), un chantier (changes de courrier avec l'architecte, les entreprises,...), etc... Pour la gestion de ces documents WinIDMG utilise les outils de l'tablissement (Word, Excel, ou autres...) et sont " la main" des utilisateurs. La construction de Modles permet une harmonisation des documents.

Gestion des Fournisseurs


Les fournisseurs de matriels ou de prestations sont regroups dans un fichier. Des analyses permettent le suivi des chiffres d'affaires raliss avec les fournisseurs, l'valuation de la qualit de leurs prestations,...

La Main Courante - Analyse des Evnements


La main courante est une fonctionnalit d'assistance aux utilisateurs. Elle permet l'enregistrement manuel (par l'utilisateur) ou automatique (WinIDMG) des actions en cours.

Par exemple : Une panne sur un matriel est enregistrer dans le module dysfonctionnement des matriels, lors de cette dclaration il y aura cration automatique d'une ligne dans la main courante. Deux mois avant la date de fin d'un contrat de maintenance, une ligne sera automatiquement cre. Elle informera l'utilisateur qu'une intervention de renouvellement est ncessaire. A tout moment un utilisateur peut connatre les actions qu'il doit mener... Une fonction d'Analyse des Evnements ( dclenchement automatique ou manuel) permet le positionnement automatique dans la main-courante d'alertes principalement bases sur des dates pour lesquelles une action est mener : o o o o o Contrat de maintenance renouveler, Entretien ou contrle technique d'un vhicule prvoir, Loyer d'une entit rgler, Intervention prvue mais non ralise par un fournisseur, Etc...

Messagerie - Echanges internes et externes


Messages "Sortants" WinIDMG peut transmettre automatiquement ou manuellement (par messagerie interne ou Internet) des messages des correspondants distants. Exemple : lors de l'introduction d'une information sur un dysfonctionnement matriel, il est possible d'expdier automatiquement au fournisseur ayant en charge la maintenance, un message constituant la demande d'intervention. Messages "Entrants" WinIDMG peut aussi traiter des messages reus de l'extrieur. Exemple : Un responsable d'Unit a besoin d'un vhicule pour un dplacement. Il expdie un message prtabli vers une boite aux lettres rserve WinIDMG. Ce message sera automatiquement trait, la rservation effectue et l'expditeur prvenu par messagerie de la rservation. Ces messages sont totalement paramtrables par l'tablissement.

Editions - Assistant d'Impression - Scnarios d'excution


Un utilisateur peut tout moment produire des ditions, grce : o o A un catalogue d'environ 350 tats pr-programms !!!!! A l'assistant d'impression : Un outil simple d'utilisation permettant tout utilisateur de crer ses propres requtes de : Production d'tats sous forme de colonnes, avec des slections et des tris, Cration de fichiers destination d'autres applications, Production de graphiques ( camenberts, histogrammes,...) Mailing de documents (courriers envoys des fournisseurs,...) Envoi de messages (messages envoys des fournisseurs,...) Les requtes ainsi cres peuvent tre conserves et r-utilises tout moment. Toute dition ainsi produite, peut tre transmise via un message (par messagerie interne ou Internet), un correspondant distant. o Aux scnarios d'excution : Pour certains Etablissements, des ditions de Winidmg, des tats prprogramms ou des requtes d'utilisateurs doivent tre produits priodes rgulires. Une fonction de WinIDMG permet de planifier dans le temps des ditions de ces tats ou requtes. Chaque jour, un mcanisme interne dterminera et produira les ditions du jour.

Des Assistants pour gagner du temps


Ce sont des fonctions destines amliorer le temps ncessaire aux utilisateurs pour saisir leurs donnes. Exemples : o Introduire chaque mois les cots de consommation en lectricit de chaque site : plutt que d'introduire cette dpense pour chaque site, l'assistant permet de dcrire une dpense "type" dans laquelle seront dtermins le fournisseur (EDF), le type de dpense (consommation lectrique; etc. Ensuite, pour chaque site, aprs introduction du modle, seul le montant devra tre saisi ! Pour un matriel "sensible", un modle d'intervention pourra tre introduit, indiquant le fournisseur ayant en charge la maintenance de ce matriel, le type de problme frquemment pos, etc. La rservation standard d'un vhicule de service ou d'une salle de formation utilis dans le cadre d'une formation longue, etc.

WinIDMG, c'est aussi...


Produit ouvert, conu pour s'intgrer dans votre organisation actuelle, WinIDMG permet aussi : o o o L'excution de fonctions non prvues en standard, La description et l'utilisation de donnes non prvues et gres par l'Etablissement, La cration des ditions au format HTML, pour leur intgration dans un site Intranet ou leur envoi par messagerie, La consultation d'une Aide en ligne...

Prsentation et installation gratuites, valuation


Vous pouvez en savoir plus en recevant une documentation gratuite dcrivant les principales fonctionnalits de WinIDMG. Si votre intrt se confirme, nous pourrons mme installer WinIDMG dans vos locaux et vous le prsenter, gratuitement et sans engagement. o o o Vous pourrez, aprs cette prise en main rapide, approfondir et tester WinIDMG pendant : un mois Pendant cette priode, vous aurez droit l'assistance tlphonique (hot-line) La documentation de prise en main est incluse, vous pourrez la conserver quelle que soit votre dcision finale.

Il suffira de nous en faire la demande : N'oubliez pas de prciser dans votre demande : Votre nom, votre fonction Votre socit, son adresse postale Votre tlphone, fax, E-mail si possible En cas d'acquisition : WinIDMG est quip d'une fonctionnalit d'intgration de donnes c'est--dire d'alimentation des bases de donnes partir de fichiers au format Excel. La socit Logimot peut vous proposer une opration d'intgration de donnes, sous rserve de disposer d'chantillons de ces fichiers afin de procder des tests de faisabilit.

Ils utilisent WinIDMG Dvelopp au dpart pour des Etablissements Financiers diffrents, WinIDMG est facilement adaptable vos rgles et procdures existantes : Aroport de Genve, Banque Rhne-Alpes Lyon, Grenoble, Caisse d'Epargne des Alpes, Caisse d'Epargne Ile de France Nord, Caisse d'Epargne Ile de France Ouest, Crdit Mutuel de Normandie, Crdit Agricole Ile de France, Banque Populaire Franche-Comt, Crdit du Nord - Marseille, Crdit du Nord - Nice,

47 avenue Alsace-Lorraine 38000 Grenoble Tl : 04 76 87 18 59 Fax : 04 76 87 28 23 E-mail : info@logimot.com Web : http://www.logimot.com