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PRINCIPIOS DE ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS PARA UN ARCHIVO DE GESTION En una actividad administrativa, el recibo y despacho de documentos se clasifican teniendo

en cuenta el asunto ms evidente que le dio origen a esa actividad en la empresa. Ya conocida la clasificacin del documento se realiza el proceso de ordenacin, esto es, la forma como al interior de estos grupos establecidos, se van a conservar los documentos dentro de las carpetas. Obedecer necesariamente a uno de los sistemas que vamos a tratar, segn sea pertinente, con el fin de recuperar la informacin de manera la fcil, sencilla y oportuna. 1. SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO: Es una ordenacin que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que, dependiendo de la actividad a la cual se dedique la entidad, puede ser nominal, por asuntos o geogrfica. A. Nominal: Cuando los caracteres que distinguen la ordenacin hacen referencia a nombres de personas naturales, jurdicas o razn social de las instituciones con quienes se tienen relaciones. B. Por asuntos: Cuando los caracteres de ordenacin son los asuntos o las materias de que tratan los documentos. Este sistema supone una definicin exacta, concisa, especfica y clara de los asuntos que se tramitan en las oficinas y la difusin de los mismos, para que todas las oficinas conserven la homogeneidad en los asuntos que se establezcan. Los asuntos pueden ordenarse alfabtica o numricamente. C. Geogrfico: Cuando el carcter de ordenacin es una regin geogrfica: pases, estados, ciudades, zonas y otras. Este sistema es utilizado cuando se tienen sucursales o se realizan transacciones permanentes a nivel nacional e internacional. Su base de ordenacin es la divisin geogrfica partiendo de la superior, Pas o Estado; la siguiente divisin sern los Departamentos, ciudades, distritos, zonas o barrios y, por ltimo, los nombres de las empresas, clientes o proveedores, segn sea el caso.

TEMA 1 Concepto y funciones del archivo. *Conjunto ordenado de documentos que una persona, empresa etc producen en el ejercicio de su actividad. Tambin se puede entender el archivo como lugar fsico dentro de la empresa. *Las funciones del archivo: - Conservar la documentacin.

- Clasificacin y ordenacin de los documentos. - Rpida localizacin. - Facilita la consulta. Organizacin del archivo. *Los principios generales de organizacin son los siguientes: Principio de procedencia; Ordena el archivo segn donde proceda. Principio de orden de creacin; Respeta el orden cronolgico de creacin. Tipos de archivo. Segn los documentos que contienen: Histricos; documentos que reflejan hechos histricos. De Gobierno; recogen testimonios que son de inters para los gobiernos de las naciones. Administracin; documentos relacionados con la administracin central, local y autonmica. Privados; documentos de familias importantes del pas. De empresas; documentacin relativa a la empresa. Eclesisticos; documentos religiosos de mbito catedrtico y diocesanos. Por el grado de autonoma: Centralizado; la empresa guarda la documentacin en un lugar fsico. V: Puede ser atendido por un especialista, puede establecerse un criterio nico de clasificacin, permite el ahorro de instalacin, se ahorra tiempo en buscar la documentacin y existe un mayor control. I: Burocracia (hay que solicitarlo por escrito). Descentralizado; la documentacin se encuentra dispersa a lo largo de sus departamento. V: Mayor proximidad y accesibilidad de cada una de las secciones y evita los trmites de peticin de documentos.

I: Se repiten los archivos y se multiplican los espacios, materiales, personal etc Archivo Mixto; se combinan las dos formas de archivo.
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Individual; cada trabajador tiene sus propios archivos a consultar. Departamental; cada departamento guarda los archivos que maneja. General; sirve para guardar los archivos procedente de los distintos departamentos.

Por el grado de utilizacin: Activos; la utilizacin del archivo es frecuente. (centralizada) Semiactivos; es consultada espordicamente (central o descentrad) Pasivos; es el archivo definitivo, ha cumplido el tiempo de 6 aos que fija el cdigo de comercio, y pasa a ser archivo histrico. (centralizada) Clasificacin de documentos. *La clasificacin; Es la operacin intelectual que consiste en el establecimiento de las categoras y grupos que reflejan la estructura orgnica y/o funcional del fondo *Puede ser: - Orgnica; se estructura de acuerdo con el organigrama de la institucin. - Funcional; la estructura de los fondos tiene relacin y con las actividades y funciones que se llevan a cabo en la institucin y que no tienen porque coincidir con su organigrama. Ordenacin de documentos. *Es unir documentos con un orden previamente establecido. Son:
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Ordenacin Alfanumrica; de la A a la Z. En nombres de personas se considerar como primera palabra el apellido. Si coincide los dos apellidos se ordenar por el criterio geogrfico, comunidad autnoma, provincia, municipio, calleDe que precedan a los apellidos no se tomar en cuenta. La, El, Los (Articulo) si se tomar en cuenta. Los ttulos acadmicos, militares no se tendrn en cuenta. Apellidos compuestos separados por un guin se considerara como un apellido. En los apellidos extranjeros Van, Du, Mac que preceden al primer apellido, forman parte de el. En empresas no se considerar perfumera, pastelera igualmente herederos de hijos de.. Si el nombre de la empresa tiene siglas, hay

que tener en cuenta que primero se colocan las que lleven puntos entre ellas. Los bancos y organismos oficiales se ordenarn por el nombre genrico. Si la empresa lleva articulo delante del nombre si se tomar en cuenta.
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Ordenacin Numrica; Consiste en asignar un numero correlativo, del 0 al 9, subdividindose en otros diez, asi sucesivamente. Ordenacin Alfanumrica; Cuando estn formados por letras y nmeros. Segn como comience as ser primero el alfabtico, y luego el numrico o al revs. Ordenacin geogrfica; Pas, comunidad autnoma, provincia, localidad calleDentro de estos grupos se ordenar alfabticamente. Ordenacin por materias; separar los distintos asuntos, y luego de forma numrica, cronolgica o alfabtica. Ordenacin cronolgica; se comienza por la mas antigua hacia la mas moderna, si se desconoce el da se archivar detrs del mes, y si se desconoce el mes detrs del ao.

Conservacin y seguridad de la informacin. *Por exigencias legales; El codigo de comercio dice que se deber guardar los documentos durante 6 aos. *Por el bien de la organizacin de la empresa; Valor primario (valor legal) y valor secundario (valor informativo). Una vez decidido los documentos a conservar, hay que elegir el soporte de almacenamiento mas adecuado. La documentacin histrica requiere un almacenamiento especialy la documentacin semiactiva el mas economico posible. Confidencialidad de la informacin y documentacin. La empresa tiene que tener confidencialidad con la informacin recibida de las terceras personas, y solo podr enviarle informacin si el usuario indic recibirlos. El usuario tendr derecho a solicitar cada doce meses informacin de sus datos incluido en los ficheros de forma visual, copia, fotocopia, etc Los archivos y las nuevas tecnologas. Documento electrnico; documento susceptible de ser manipulado, transmitido o procesado por un computador. Microfilmacin; tomar fotos de los documentos y conservarlos en el royo de una pelcula.

Ahorro de espacio, un mejor almacenamiento de los documentos, organizacin mas eficiente de los mismos, bsqueda mas rapida y segura,etc TEMA 2 Aspectos generales. *La eleccin del mobiliario va a depender de las ncesidades de cada empresa, al tipo de documento y a la organizacin de los mismos. *Las funciones principales del mobiliario son: Guardar los documentos en perfecto estado y facilitar la bsqueda. Sistema de clasificacin del archivo. *Sistema convencional. CARPETAS
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Clasificadoras; estn en desuso (cada vez se utiliza menos). Simples; ms utilizada. Colgantes; con dos enganches en la parte superior que permite su colocacin sobre las guas de un bastidor con ruedas.

CARPETA ARCHIVADOR
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Tipo A-Z; su accionamiento es por palanca. Con anillas; dos anillas para archivar los documentos una vez perforados.

MOBILIARIO
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Estanteras; conjunto de baldas horizontales para guardar carpetas archivadoras. Estanteras modulares; contiene una serie de cajas de plstico de colores. Armarios para carpetas suspendidas; clsico mueble metlico para carpetas en suspensin. Armario sobre rales; estanteras que se desplazan por unos rales. De seguridad; muebles ignfugos, antitrmicos o con clave de acceso.

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*Sistema moderno derivado de las nuevas tecnologas. MICROFILM Se utiliza en las grandes empresas y consiste en realizar fotos a los documentos a travs de la microfilmacin a travs de visores. INFORMATICOS Programa de archivo, base de datos, que est combinado con los procesadores de textos, hojas de clculo, etcTodas ellas posibilitan un acceso cmodo a sus ficheros y programas. VENTAJAS Ordenacin Alfabtica Alfabeto es conocido por todos, es simple y permite clasificar todo tipo de documentos. INCONVENIENTES Cuando se extrae un documento hay que dejar una seal en su lugar.

Ordenacin Numrica

Es sencillo, es ilimitado, es No permite intercalar nuevos imposible la confusion, cuado documentos, si no se conoce se toma un documento su el num del documento es falta es evidente. difcil buscarlo. Es sencillo, permite la ampliacin y se puede combinar con otros formas de ordenacin. Igual que la ordenacin alfabetica.

Ordenacin Geogrfica

Ordenacin Por Materias

Hay que determinar Es rapida y permite intercalar previamente los asuntos para nuevos asuntos. constituir un apartado para cada asunto. Sencillo y rapido. Permite nuevos docuemtnos UNIDAD 4 Obliga a conocer la fecha del documento.

Ordenacin Cronolgica

CLASIFICACIN Y ORIENTACIN DE DOCUMENTOS En ocasiones, la documentacin que se genera o recibe, una empresa debe conservarse, bien por cumplir la normativa vigente, o bien para un mejor funcionamiento de la misma, por lo que resulta indispensable ordenar la informacin de una forma sencilla, que sea fcil de localizar y no muy costosa para la empresa. 4.1 CLASIFICACIN ALFABTICA

Cuando realizamos una clasificacin alfabtica de la persona o empresas, es preciso determinar la palabra por la que se ordena o principal, por lo que se establecen unas normas de clasificacin. Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona, o razn social de la empresa que figura en el documento a archivar; como se hace por ejemplo en las guas telefnicas. 4.2 CLASIFICACIN GEOGRFICA En este sistema el criterio de clasificacin es el lugar de residencia de la persona o entidad, segn el siguiente orden: autonoma, provincia, municipio, calle y por ltimo, el nombre. 4.3 CLASIFICACIN POR MATERIAS En clasificacin por materias, los documentos se agruparn en funcin del tema que traten, entendiendo por materia, una determinada caracterstica comn a todos los documentos. Dentro de la clasificacin por materias podemos diferenciar dos grandes grupos: Orden alfabtico Agrupacin de materias segn categoras lgicas, adoptando algunos de los siguientes criterios:
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Numrico: a cada materia principal le asignamos un nmero y a cada subdivisin de la materia otro nmero. Alfanumrico: a cada materia principal se le asigna una letra o nmero u las subdivisiones se representarn por una letra o nmero que se agrega al primer componente.

4.4 CLASIFICACIN CRONOLGICA Con este sistema la documentacin se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada, la de vencimiento la de creacin, etc. Los criterios de clasificacin dependern del volumen de documentos pudiendo hacerse por: -Meses -Quincenas -Semanas

-Das O cualquier otro perodo de tiempo que se considere oportuno. 4.5 CLASIFICACIN DECIMAL La clasificacin decimal consiste en agrupar documentos, libros, etc. En diez grandes grupos. La primera divisin se enumera del 0 al 9, a cada una de estas clases se subdividir los 10 grupos de 0 a 9, colocados a la derecha de la clase anterior, y as sucesivamente. 4.6 CLASIFICACIN DECIMAL UNIVERSAL Es el sistema de clasificacin mas completo que existe, pero debido a su gran complejidad debe ser aplicado por personas cualificadas. 4.7 NORMAS DE CLASIFICACIN 4.7.1 NORMAS DE CLASIFICACIN ALFABTICA: Nombre de personas

En los nombres propios de personas individuales tomaremos como palabra principal el primer apellido. En el caso de que coincida el primer apellido, se tomara el segundo apellido para su clasificacin y si coinciden los apellidos se tomara el nombre. Los ttulos nobiliarios, militares, acadmicos, religiosos no se consideraran como palabras que pueden ordenar. No se consideran las preposiciones las contracciones y los artculos. Los apellidos compuestos, separados por un guin se consideran como un solo apellido. Los nombres extranjeros se clasifican por el primer apellido, teniendo en cuenta que las partculas Du, Van, Mac forman parte del apellido.

Empresas

En las empresas se toma como palabra el nombre de la misma. Si el nombre de la empresa contiene las palabras.

Para la empresa conocidas habitualmente por sus siglas, tomaremos estas para su clasificacin. Los organismos oficiales, bancos, etc., se ordenarn segn su denominacin genrica. Para las empresas extranjeras tomaremos la primera palabra de su razn social. Si el nombre de la empresa u organismo comienza con un artculo, no lo tendremos en cuenta a la hora de realizar su clasificacin.

4.7.2 NORMAS DE CLASIFICACIN GEOGRFICA: - A la hora de realizar una clasificacin geogrfica se aplica el siguiente orden -Autonoma -Provincia -Municipio 4.7.3 NORMAS DE CLASIFICACIN POR MATERIAS: Debemos identificar claramente todos aquellos asuntos o materias con las cuales podemos clasificar los documentacin recibida o generada. 4.7.4 NORMAS DE CLASIFICACIN CRONLGICA: - Debemos utilizar siempre la misma fecha - Se debe mantener el criterio elegido el mximo de tiempo posible 4.7.5 NORMAS DE CLASIFICACIN DECIMAL: - Hay que comenzar por definir claramente los diez grupos principal. - Las subdivisiones de grupo deben estar claramente relacionadas con el grupo principal. - Debemos ser flexibles, permitiendo crear o intercalar nuevos grupos en cualquier momento 4.8 VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LOS DISTINTOS SISTEMAS DE CLASIFICACIN Ventajas alfanumrica -No existen divisiones , solo Inconvenientes -Los criterios de ordenacin no son

necesitamos el nombre apellidos o razn -Flexibilidad -Fcil localizacin -Familiaridad con los criterios de ordenacin-Los datos se pueden dividir fcilmente en grupos identificables, mejor bsqueda -clasificacin por orden alfabtico es ms sencillo

claros, puedes tener dudas y errores -Frecuenta la repeticin de nombres -Si hay mucha documentacin se necesita personal especializado para evitar errores y prdida de tiempo de clasificacin.

-Solo debemos utilizarla cuando el documento a archivar el municipio no sean muy numerosos

geogrfica

-la entrada de muchos de muchos -conserva las ventajas de clasificacin documento para su archivo, habr que dejar mucho espacio libre en los ficheros -es posible adaptar el sistema de clasificacin a las necesidades de la empresa -Sencilla de utilizar, nos dejan elegir las materias que deseamos clasificar nuestros documentos -Resulta dificultoso elegir correctamente las materias en las que vamos a clasificar posteriormente nuestros documentos. Slo cuando: -Material poco voluminoso -Es posible conocer la fecha de clasificacin -Tiene un fin correcto, saber cuando vence un nmero -determinado de letras, el mes mayor de facturacin

Por materias -se pueden abrir e intercalar las carpetas que deseamos segn la funcin de nuevas materias -Es una de las ms rpidas y menos costosas -No se necesitan intercalar ningn cronolgicas documento, se superpone al material existente -Muy til para clasificar facturas, letras de cambio

1.- El Archivo y los Ficheros 1.1.- Concepto de Archivo

Consiste en un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto de acuerdo con unas normas y criterios previamente establecidos. Tambin denominamos fichero al lugar fsico donde se almacena la documentacin. Un archivo para una empresa es imprescindible por dos razones: Por imperativo legal: el art. 30 del Cdigo de Comercio obliga a conservar durante seis aos libros y documentacin que generan derechos y obligaciones de la empresa en relacin con otras personas y persiste la obligacin aunque cese la actividad empresarial. Por inters propio: la informacin es la base y fundamento de muchas de las decisiones que se toman en la empresa y est, muchas veces, contenida en los documentos. Las funciones del archivo sern por tanto: Guardar, conservar y custodiar la informacin. Facilitar rpida y cmodamente la documentacin. Constituir un Centro activo de informacin. Cumplir con las disposiciones legales. 1.2.- Normas que regulan la conservacin de documentos Libros Oficiales: Libros obligatorios: reflejan de forma ordenada los aspectos contables de la actividad empresarial: Libros de inventarios y cuentas anuales, Libro Diario y Libro de actas. Libros auxiliares: Facilitan el almacenamiento de la informacin: libro de clientes, libro de caja, Libro Mayor (recoge las operaciones contables agrupadas por los cdigos de las cuentas correspondientes). No son obligatorios, pero al ser auxiliares de otros suelen guardarse juntos durante el mismo tiempo. Libros de registro: Recogen el detalle de ciertas operaciones reflejadas en una serie de documentos. Se pueden llevar tantos como se deseen, pero obligatoriamente se dispondrn de: L.R. facturas emitidas, L.R. de facturas recibidas, L.R. de bienes de inversin. Documentacin Mercantil Documentacin mercantil que debe conservarse durante seis aos: destacan las facturas, debe conservarse una copia de las facturas emitidas, y de las recibidas el documento original. Tambin se incluye la documentacin relacionada con la liquidacin de los impuestos correspondientes a cada actividad empresarial.

Documentacin de carcter interno: No estn afectados por la obligatoriedad, la empresa los conserva el tiempo que considere oportuno y despus los destruye. Documentos especiales relacionados con la constitucin o con el patrimonio: Destacan las escrituras de propiedad, los estatutos fundacionales, los certificados de inscripciones en registros oficiales, actas notarialesSe conservan de manera indefinida. Documentos Socio-laborales Que se conservan seis aos: libros de registro relacionados con los trabajadores como el Libro de Matrcula Personal y el libro de visitas. Que se conservan cinco aos: Contratos de trabajo, justificantes del pago de salarios y liquidacin de seguros sociales. 1.3.- Clases de archivos Algunos de los criterios para organizar los archivos son los siguientes: Archivo centralizado: la totalidad de la documentacin se concentra en un solo lugar, desde aqu se atiende a los distintos dptos. de la empresa. Cuando una seccin o dpto. necesita disponer de cierta documentacin, la solicita por escrito al archivo central. Ventajas: El archivo lo atiende profesionales especialistas. Pueden establecerse criterios nicos para la clasificacin Permite el ahorro en instalaciones, equipos y materiales. Tambin el ahorro de tiempo en la bsqueda de informacin. Modelo de documento de peticin Datos del Peticionario Nombre y apellidos Departamento Cargo Documento Solicitado Nmero de registro

Documentacin (clase, tipo, fecha, etc.) FECHA DE ENTREGA: Recib FECHA DE DEVOLUCIN: Archivo descentralizado: La documentacin se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depsito comn. Ventajas: Mayor proximidad y accesibilidad. Evita los trmites de peticin. Inconvenientes: Se repiten tareas de archivo. Se multiplican los espacios, equipos, materiales y personal relacionados con los diferentes archivos. Archivo Mixto: En general las empresas llevan este sistema, se centraliza la documentacin de carcter general y se descentraliza la de las secciones. El archivo se organiza en tres niveles: Archivo individual: Contiene la documentacin que consulta y maneja cada persona en su propio trabajo. Archivo departamental: Cada departamento o seccin guarda la documentacin que maneja cada uno. Archivo general: Se guarda la documentacin procedente de cada uno de los departamentos. Archivo Activo: Guardan la documentacin que se consulta con frecuencia Archivo semiactivo: Se recogen documentos del archivo activo que dejan de estar vigentes, pero que no se destruyen. Archivo definitivo o inactivo: Se guardan los documentos que aun habiendo perdido su vigencia o carcter actual conservan un valor histrico o documental para la empresa. 1.4.- Condiciones de un buen archivo

Ser de fcil uso: cualquiera puede buscar en l Debe ser rpido: que se tarde poco en encontrar la documentacin que se busca

Debe ser flexible, debe permitir oscilaciones razonables del volumen sin crear grandes dificultades Ha de ser continuamente comprobado en cuanto a su eficacia Deber ser seguro. Los documentos no deben deteriorarse por la humedad, roedores En general, deben ser rentables, es decir, que su eficacia sea mxima a un coste mnimo. Como norma, el coste del archivo, ms el coste de la bsqueda de documentacin en el mismo deben ser menores que el gasto que se ocasiona por la falta del documento, entendiendo gasto en un sentido amplio

1.5.- Formas de medir la eficacia de un archivo Para considerar un archivo eficaz, debemos considerar su relacin calidad/precio, esto es, elegir de todas las opciones la que nos produzca este ratio ms alto, que ser la que nos proporcione mayor calidad a menor precio. Para medir la calidad de un archivo, se emplean diversos parmetros que vamos a analizar: Rapidez, tambin conocida como precisin, aunque presenta un valor engaoso, ya que, cuanto ms alto es su ndice, nuestro archivo ser menos rpido o preciso. La frmula para saber la precisin o rapidez de nuestro archivo es la siguiente DOCUMENTOS NO ENCONTRADOS A TIEMPO RAPIDEZ= X 100 DOCUMENTOS BUSCADOS Para medir la adecuacin de nuestro archivo a los materiales que estamos usando es preciso que determinemos qu clase de archivo es. Para ello calcularemos la frecuencia. Para considerar nuestro archivo adecuado, este ratio debe ser inferior o igual a 0,5; es decir, deberemos no encontrar, como mximo, uno de cada doscientos documentos que busquemos. Su frmula se expresa as DOCUMENTOS CONSULTADOS FRECUENCIA = X 100 DOCUMENTOS GUARDADOS Un tercer parmetro que nos va a permitir gestionar nuestros archivos de mejor forma es el incremento de stock/da. Este valor nos mide cunto aumenta nuestro archivo cada da. Puede expresarse tambin por mes o por ao, y para calcularlo, deberemos sumar lo que el

archivo recibe y lo que produce en el perodo de tiempo estudiado, y restarle lo que el archivo enva y lo que destruye: INCREMENTO DE STOCK= RECIBIDO+PRODUCTO-ENVIADO-DESTRUIDO Este incremento debe ser aproximadamente cero, aunque podran ser aceptables valores altos en empresas en expansin o en circunstancias especiales de ampliacin de archivos. El incremento del volumen de nuestro archivo es un parmetro que debemos controlar y modular con la destruccin sistemtica de documentos. Si se dispara mucho la cifra, es preciso que acortemos los plazos de destruccin de documentos, sin que ello suponga prdida de informacin necesaria. El sistema de clasificacin empleado tambin es un parmetro que va a determinar la eficacia del archivo. No se puede cuantificar como en los casos anteriores. En archivos en los que se efecten prstamos de los originales, el apartado de devolucin de prstamos cobra suma importancia a la hora de observar la eficacia. Como norma no es aconsejable prestar los documentos con valor legal. El ndice de prstamos no devueltos lo calcularemos de la siguiente forma: PRSTAMOS EFECTUADOS-PRSTAMOS DEVUELTOS NDICE DE PRSTAMOS= * 100 PRSTAMOS EFECTUADOS Los valores as obtenidos no deben ser nunca superiores al 0,5%, que equivaldra a que nos devolvieran uno de cada 200 documentos que prestamos Un captulo muy importante es que el archivo tenga suficiente dotacin material y humana para poder sostenerse. En cuanto a las necesidades humanas, todo archivo debe tener al menos un responsable encargado del archivo y del rearchivo. No es necesario que tenga dedicacin exclusiva al mismo, y con frecuencia es una tarea que recae en el secretario o secretaria. En cuanto a las necesidades materiales, es imprescindible que el archivo tenga espacio suficiente, mobiliario adecuado, buena iluminacin y que no tenga humedades ni parsitos. 1.6.- Actitudes ante el archivo Para que la tarea de archivo se ms agradable y til a todo el mundo se deben tener en cuenta estas cinco reglas:

Elige un mtodo de archivo adecuado, que sea simple, preciso, cmodo y flexible. Archiva al da. No acumules los papeles y respeta el tiempo dedicado al archivo.

Divide el trabajo en diferentes operaciones, pero de la misma manera cada da: primero clasificar y rotular, despus separar por epgrafes y despus guardar. Haz fcil la bsqueda por distintos medios: marca con rotulador fluorescentes los ttulos, incrementa la visibilidad de los datos, usa colores, pon referencias... Controla los prstamos fijando plazos de devolucin, anotando los datos de quien lo retira, reclamando los prstamos a su vencimiento

1.7.- Clasificacin alfabtica Es uno de los sistemas ms sencillos y empleados con ms frecuencia en los archivos. Consiste en ordenar tomando como referencia las letras del alfabeto, segn el orden en que aparecen en el mismo. Cuando un nombre se compone de varias palabras hay que determinar cul es la palabra principal o palabra ordenatriz, es decir aquella que vamos a tomar como clave, referencia o gua para la clasificacin; el resto de las palabras del nombre estn subordinadas a stas. La palabra ordenatriz sigue unas normas: Nombres de personas individuales: la ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen el mismo apellido, se ordena por el segundo y si tambin coinciden por el nombre propio. Cuando hay apellidos compuestos: Si estn separados o no por un guin, se toman como una sola palabra a efectos de su clasificacin. Cuando incluyen artculos o alguna otra partcula complementaria: Cuando son nombres espaoles las partculas gramaticales no se tendrn en cuenta. Cuando son nombres extranjeros, ante la duda, si tendremos en cuenta para su clasificacin. Nombres de empresas o instituciones: Si incluyen un nombre propio se sigue el mismo criterio que en las personas fsicas y si van acompaados de hijos de viuda de no se tendr en cuenta. Palabras genricas que forman parte del nombre como por ejemplo bar, papelera, tampoco se tendr en cuenta. Siempre tomaremos como ordenatriz el primer nombre significativo que aparezca en la denominacin de la empresa. Nombres de organismos oficiales o instituciones: s tomamos como ordenatriz en nombre genrico, Ministerio de Trabajo, Banco Central Empresas conocidas por las siglas del nombre, se ordenarn por las mismas.

Nombre de empresas extranjeras tomaremos como palabra gua la primera que aparece en el nombre. Ventajas El alfabeto es conocido por todos. Es abierto y permite la ampliacin Simplicidad, no presenta subdivisiones. Permite clasificar todo tipo de documentos, sean personas fsicas, jurdicas o instituciones. 1.8.- Sistemas de clasificacin numricos 1.8.1.- Clasificacin cronolgica El criterio es la fecha de los documentos, que se agrupan dentro del archivo por aos o meses. Primero se ordenan por el ao, despus por el mes y finalmente por el da. Se emplea para informacin de carcter financiero o econmico o en la relacionada con vencimientos: facturas, letras de cambio, etc. Ventajas Sencillez y rapidez Obliga a conocer la fecha del documento. No es cerrado y permite la ampliacin e inclusin de nuevos documentos. Cuando se extrae documentacin hay que dejar constancia del lugar correspondiente de No requiere la utilizacin de ndices ni fichas la misma. auxiliares. 1.8.2.- Nmero Consecutivo Se asigna un nmero a cada documento y ste ser el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos. La asignacin de nmeros ser realiza por orden de llegada. Se emplea bastante en la clasificacin de expedientes.(conjunto de documentos que tienen relacin entre s. Ventajas Mtodo sencillo Es ilimitado, como los propios nmeros. Obliga a tener ndices o fichas adicionales Una vez asignada una clave numrica es Inconvenientes Si no se conoce la clave o el nmero del documento no se puede localizar. Inconvenientes Inconvenientes Hay que determinar primero la palabra ordenatriz. Los criterios para designar las ordenatrices no son universales. Si se extrae un documento hay que dejar una marca si no puede olvidarse que falta.

imposible confundir con otro. Cuando se toma un documento su falta es evidente, no hay que dejar ninguna seal. 1.8.3.- Clasificacin numrico terminal

No permite intercalar nuevos documentos. No todos los documentos se adaptan a este mtodo.

Par evitar algunos de los problemas del sistema anterior surge el sistema de clasificacin por el ltimo dgito. Consiste en utilizar para su clasificacin el nmero de expediente al revs Ventajas Permite un equilibrio entre los muebles, las entradas se producen una a cada sitio y no todas al final. Permite un manejo ms sencillo, sin que se acumulen los expedientes ms recientes. 1.8.4.- Clasificacin Numrico en Serie Es una variante del numrico tradicional. Consiste en asignar los nmeros de expediente, en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando bandas de nmeros para determinados asuntos. Por ejemplo, las facturas empezarn por el 1, los albaranes por el 2, las reclamaciones por el 3 Ventajas Inconvenientes Inconvenientes Necesita un ndice que correlacione los nmeros de expediente con algn dato ms tangible, como puede ser el nombre.

Los documentos tiene una cierta agrupacin Prever el volumen que tendr cada uno de los por temtica apartados 1.8.5.- Clasificacin Decimal. Numrico en Cdigo Consiste en asignar a los documentos categoras y subcategoras, representadas cada una de ellas por un dgito, que despus se expresar en forma de nmero. Este sistema se emplea mucho en bibliotecas. Se puede adaptar a nuestras necesidades, pero existe para las bibliotecas un cdigo universal que distribuye las materias en tres niveles. Ventajas Es muy fcil de entender Suele tener acceso directo, por lo que no precisa un ndice auxiliar Inconvenientes Es muy difcil de montar y requiere que el personal encargado de archivar est altamente especializado.

Es muy flexible, permite un crecimiento ilimitado 1.8.6.- Clasificacin alfanumrica Se basa en una combinacin de letras y nmeros. Por ejemplo: A-25. Este sistema permite muchas variantes: letras seguidas de nmeros, nmeros seguidos de letras, una sola letra y varios nmeros, un nmero y varias letras Al igual que en el sistema anterior obliga a llevar paralelamente unas fichas o ndices que sirven de referencia. Al tomar como referencia la primera parte de la clave tendremos que: Si es A-25 primero ordenar alfabticamente Si es 25-A el criterio ser numrico. 1.9.- Clasificacin geogrfica Se ordena de acuerdo con los lugares geogrficos asociados a la misma: domicilio, lugar de emisin, destino, etc. Implica varias clasificaciones sucesivas: regin o zona geogrfica, comunidad autnoma, provincia, localidad, incluso calle. Dentro de cada uno de estos grupos la clasificacin se hace por el mtodo alfabtico, teniendo en cuenta que la capital de cada provincia, siempre encabeza su grupo, y se colocar por delante del resto de las poblaciones. Ventajas Mtodo sencillo La documentacin queda clasificada por grupos fcilmente identificables, de acuerdo con la poblacin, provincia y comunidad. No necesita ni ndices ni fichas complementarias. Como est derivado del alfabtico hay que designar la ordenatriz para los nombres compuestos, y requiere que se deje una marca cuando se toman los documentos. Inconvenientes

Es muy til para las empresas que disponen de una organizacin geogrfica o por zonas. No resulta adecuado para archivos voluminosos. Es un mtodo abierto que permite la ampliacin. Puede combinarse con otros criterios como el numrico o cronolgico. 1.10.- Clasificacin por materias y asuntos

Consiste en agrupar la documentacin de acuerdo con la materia o asunto a que se refiere, y despus ordenar cada uno de estos grupos siguiendo algn criterio. Alfabtico, numrico, cronolgico Ventajas La localizacin de documentos es ms rpida. Resulta un sistema abierto que permite intercalar nuevos asuntos. Inconvenientes Con frecuencia un mismo documento se refiere a ms de un asunto. Habr que duplicarlo y colocarlo en otra carpeta. Determinar previamente los asuntos o materias que presentan suficiente entidad para constituir un apartado del archivo.

2.- El Archivo en la Administracin Pblica 2.1..- Estructura del sistema de Archivo de la Administracin Pblica Adems de los valores probatorios de todo archivo, deber servir para enlazar unas personas con otras, pues son frecuentes los cambios y sucesiones en el personal. La documentacin tiene un carcter de patrimonio documental histrico en la Administracin, que no tiene en la empresa privada. Existen unas caractersticas especiales en el archivo de la Administracin que hacen de su archivo algo diferente: Existen diversos archivos o sistema archivstico y por ellos pasar la documentacin en su vida til. Esto es equiparable a los distintos tipos de archivos (activo, semiactivo y definitivo) de la empresa normal. Las transferencias de documentacin entre los mismos tienen unos plazos prefijados para cada tipo de expediente. Hay normas especficas y rgidas para cada tipo de documento o expediente, que se denominar serie documental, existiendo una legislacin y un procedimiento administrativo perfectamente regulados. las series documentales o conjuntos de documentos relativos a un tema concreto deben, no slo ser archivadas, sino tambin estudiadas y tratadas por los distintos organismos.. La estructura del sistema de archivo de la Administracin Pblica consta de cuatro tipos de archivos diferentes: Archivos de Oficina Archivo Central Archivo Intermedio

Archivo Histrico Administracin Pblica Empresa privada 2.1.1.- El Archivo de Oficina Guarda la informacin y los documentos en forma de expedientes y en el sitio donde se producen. Los documentos son conservados en estos archivos mientras son usados de forma constante, tambin se suele denominar archivo de gestin . Tiene como nica premisa el mantener la organizacin de las series documentales; es decir, que los documentos deben estar reunidos en expedientes relativos cada uno a un asunto. Existe adems en estas oficinas un libro registro de entrada y salida de correspondencia, que tiene poder probatorio en caso de litigio. Los expedientes deben seguir unas normas para su formacin y unificacin, debido a que cualquier organismo de la Administracin debe llevarse el archivo de oficina de forma parecida. Estas normas pueden resumirse en. Los expedientes deben seguir unas normas para su formacin y unificacin, debido a que en cualquier organismo de la Administracin debe llevarse el archivo de oficina de forma parecida. Cada expediente debe estar guardado en una carpetilla. En un lugar visible deben figurar los siguientes datos: Los expedientes contendrn todos los documentos relativos al asunto del que traten. Si un documento corresponde a varios expedientes, debern sacarse tantas copias como sean necesarias. Los originales no deben salir nunca de los expedientes. Dentro de cada expediente se utiliza el sistema cronolgico de archivo. No existe un sistema de clasificacin nico. Antes de realizar una transferencia de expedientes de este archivo a otro hay que revisarlos todos para comprobar que no falta ninguno ni ningn documento dentro de los mismos. A continuacin se retira todo el material auxiliar de archivo (carpetas, clips, gomas,) se meten los documentos conservando su orden en cajas de cartn. Por ltimo se numeran todas las cajas y transcribimos su contenido a una relacin de entrega. Esta relacin deber constar: Unidad administrativa que realiza la transferencia Tipo de expedientes que se transfieren.

Fecha de transferencia Nmero de orden que corresponda a la transferencia Identificacin de los documentos que se transfieren, es decir, una relacin de las cajas que se envan con su contenido. Habr una frase preestablecida, diligencia, que indica que se transmite la responsabilidad de la custodia desde el responsable del archivo de oficina al responsable del archivo central 2.1.2.- El Archivo Central Guarda la documentacin una vez que ha sido estimado que el archivo de oficina no va a usarla de forma constante. Tiene diversas funciones: Principalmente, su tarea es la de identificar las series documentales que recoge. Para ello, deber recopilar toda la informacin que necesite sobre el sujeto productor del documento, sus competencias, procedimientos, normas, etc. Junto con el intermedio deber valorar los documentos para su futura incorporacin o no al archivo histrico. Una vez analizada la informacin sobre la oficina productora de la serie documental, el archivo central est en condiciones de conocer los elementos que constituyen cada serie documental para poder clasificarlos y ordenarlos correctamente. Los resultados de estos trabajos son la elaboracin de los siguientes instrumentos:
o o o o

Un fichero de organismos Organigramas con sus estructuras Un fichero de disposiciones legales Cuadros de clasificacin

Una vez recopilada esta informacin y elaborados estos instrumentos se procede al anlisis de las series documentales. Corresponde a esta tarea: La eliminacin de ejemplares duplicados dentro de cada serie. Realizarse un anlisis de la serie para detectar la posible existencia de valores secundarios en los documentos, como valores histricos e informar de estos valores al archivo intermedio.

Peridicamente el archivo central remitir o transferir documentos al archivo intermedio, de forma anual. Esta documentacin no puede tener lagunas cronolgicas y se deber acompaar de una relacin de entrega. 2.1.3.- El Archivo Intermedio Cuando la documentacin slo va a ser utilizada en muy raras ocasiones es remitida a este archivo, que la custodiar hasta que expiren los plazos legales de conservacin. Tiente como tarea la descripcin de sus fondos, profundizando en las series que lo requieran, as como en su difusin, si fuese necesario. Una vez transcurridos los plazos de prescripcin para las series documentales que se custodian existen dos posibilidades. Que no se haya determinado la existencia de valores secundarios, por lo que los documentos sern destruidos. Que se haya determinado la existencia d los mismos, y por tanto debern ser transferido al archivo histrico correspondiente. Se acompaa con una relacin de entrega, hacindose de forma peridica y no exactamente en el momento de prescripcin, sino cuando ste ha pasado y se rene un cierto nmero de materiales para enviar. 2.1.4.- El Archivo Histrico Al finalizar los plazos legales, la documentacin puede que no tenga valor histrico, en ese caso ser destruida. Pero si lo tiene , ser preciso conservarla de forma permanente y pasar a este archivo. EL ARCHIVO Archivos de Oficina Archivo Activo Archivo Central Archivo Semiactivo Archivo Intermedio Archivo definitivo Archivo Histrico No hay paralelismo

Unidad que produce el expediente Tipo de serie documental Asunto o nombre de la persona a la que se refiere Relacin de los documentos numerados, con su fecha y con una resea de su contenido. UNIDAD 2 EL ARCHIVO

En la empresa existen o se desarrollan diversas actividades. Son una serie de operaciones que abarcan, entre otras. Por todo esto, podemos decir que en la empresa van a llegar y salir datos que necesariamente aportan una informacin til, cuyo soporte fsico sern los documentos, y gracias a esta informacin, la organizacin podr alcanzar ms fcilmente, y sin correr grandes riesgos, sus objetivos o fines. 2.1 NECESIDAD DE CONSERVAR LA DOCUMENTACIN Dos son las razones principales por las que la empresa debe y tiene que conservar o guardar la documentacin:

Por el propio inters de la organizacin:

Conservar o guardar la documentacin, los documentos que recibe y emite la empresa debidamente organizados y clasificados, permite mantener viva o en activo la memoria o la informacin de la propia empresa. Cualquier sistema de archivo evita uno de los mayores problemas con que se encuentran las empresas en su actividad burocrtica.

Por exigencias legales:

El Cdigo de Comercio en su artculo 30, apartado primero, indica lo siguiente: Los empresarios conservarn los libros, correspondencia, documentacin y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis aos, a partir del ltimo asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. En el apartado segundo puntualiza el Cdigo de Comercio: El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el prrafo anterior y si hubiese fallecido recaer sobre sus herederos. En caso de

disolucin de sociedades, sern sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho prrafo. 2.2 CONCEPTO DE ARCHIVO Dos son las acepciones con la que la mayora de los autores definen el archivo: LA PRIMERA: Hace referencia al conjunto de documentos o documentacin de una empresa. Va enfocada hacia los elementos, las formas o las clases en donde se guardan los papeles. LA SEGUNDA: Hace referencia al local donde se almacenan esos documentos. Va enfocada al almacn de documentos donde vuscamos el <<legajo>> solicitado. La empresa tiene que utilizar un sistema de conservacin de la documentacin que garantice el despacho rpido de las peticiones cursadas a la seccin de archivo, 2.3 ARCHIVI DE DOCUMENTOS: CAPTACIN, ELABORACIN DE DATOS Y SU CUSTODIA Los datos son la base para la informacin. Para que de los datos se obtenga informacin tenemos que analizarlos y organizarlos. Debemos captarlos y/o registrarlos para seguidamente proceder a su elaboracin, consiguiendo as transformar los datos en informacin. De todo ello se desprende que desde que la empresa decepciona o registra los datos hasta su archivo, pasando por la elaboracin, se genera una cantidad enorme de documentacin que se ha de saber organizar.

Registro/anotacin: Esta fase se origina cuando se toma nota del dato. Clasificacin/ordenacin: El dato ha de ser identificado y distribuido posteriormente y saber qu recorrido tiene por la oficina. Tratamiento/manipulacin: Elaboracin , ya que una vez el dato tiene nombre o est codificado sabremos cmo manejarlo administrativamente. Clculo/estadstica: Los datos son sometidos a una serie de clculos u operaciones aritmticas, con lo que se obtiene as una informacin final. Archivo/custodia: Para finalizar, los datos han de guardarse o archivarse, para que cuando sea preciso obtengamos de ellos la informacin que sea necesaria, de la forma ms sencilla y rpida posible.

Llevar a cabo las operaciones, es decir, la toma de datos, las comprobaciones, los clculos o los registros, es una labor repetitiva y larga en el tiempo si se hace con medios no automatizados. Al realizar esas operaciones a travs de un programa especfico para su utilizacin en un ordenador, cambia sustancialmente la operatoria, ya que ahorra tiempo, se consigue una notable rapidez en su proceso. 2.4 CLASES DE ARCHIVO A nivel general y atendiendo al tipo de documentos que contienen, podemos distinguir:

Archivos histricos: Conservan documentos que tienen valor histrico. Archivos eclesisticos: Guardan los documentos correspondientes al quehacer religioso. Se dividen en: Catedralicios, Monsticos y Diocesanos. Archivos de Gobierno: Recogen documentos de inters para el gobierno de una nacin. Archivos de la Administracin: Conservan documentos correspondientes a las diferentes administraciones. Se clasifican en: Administracin central, Administracin autonmica y Administraciones locales. Archivos de empresas: Recogen la documentacin existente en las empresas. Archivos privados: Guardan y custodian los documentos particulares. Por regla general se refieren a determinadas familias.

2.5 ORGANIZACIN DEL ARCHIVO La organizacin del archivo se puede clasificar segn dos criterios:

Grado de utilizacin:

-Activos -Semi-activos -Pasivos

Grado de autonoma:

-Centralizado -Descentralizado

2.6 SISTEMAS DE ARCHIVO 2.6.1 CONVENCIONALES:

Carpetas:

-Carpetas clasificadoras -Carpeta simple -Capetas colgantes

Carpeta archivador -ndice

Introduccin. 3 Archivado y documentacin. 3 Objetivos de la clasificacin. 3 Sistemas de clasificacin. 4 Sistema alfabtico 4 Sistema alfa-numrico. 4 Archivo General. 4 Organizacin de archivos de una oficina tcnica. 5 Catlogos. 5 Manual de usuario. 5 Hoja de control. 5 Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 6 Justificacin de su empleo. 6 Revistas y libros tcnicos. 6 Manual de usuario. 6

Hoja de control. 7 Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 7 Justificacin de su empleo. 7 Normas y reglamentos. 8 Manual de usuario. 8 Hoja de control. 8 Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 9 Tarifas. 9 Manual de usuario. 9 Hoja de control. 9 Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 9 Documentos tcnicos. Proyectos. 10 Manual de usuario. 10 Hoja de control. 10 Sistema de archivado. Tipos de archivadores. 10 Numeracin y archivado de dibujos. 11 Ficheros auxiliares. 12 Fichero numrico. 13 Archivado de carpetas. 13 Ficha AWF. 14 Archivado de originales. 15 Archivado de originales. 15 Numeracin de los originales. 15

Fichero ndice de originales. 16 Archivado de copias. 16 Copias para archivar. 16 Copias para taller. 16 Prstamo de proyectos. 17 Bibliografa. 17 0. Introduccin. La oficina tcnica es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los dems departamentos toda la informacin necesaria para la realizacin de los trabajos. La documentacin interviene en todo el sistema utilizado para la recopilacin, anlisis y uso de la informacin sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores. El fin de la Oficina Tcnica es dar informacin y evitar trabajo innecesario a los Alumnos. Siempre antes de comenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo, hojear las revistas tener muy en cuenta los catlogos y las normas. La oficina tcnica es agrupada en dos grupos de elementos: - Elementos de consulta y documentacin: Catlogos, Revistas y libros tcnicos, Tarifas, Boletines, y Normas. - Elementos de trabajo: Archivo General Proyectos. Originales. Copias y correcciones. Fichero Alfabtico. Fichero Numrico.

A su vez en nuestra Oficina Tcnica se dispone de diferentes elementos para la realizacin de trabajos: - Ordenadores: Para la realizacin de dibujos y textos. - Plotters: Para plasmar los planos en lminas. - Impresoras: Para pasar a folios toda la informacin escrita del trabajo. - Guillotina: Para recortar las lminas. -Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios. Archivado Y Documentacin. Objetivos de la clasificacin. Los objetivos del archivo se pueden expresar como:

Ofrecer al usuario la documentacin necesaria para hacer un trabajo especfico. Que tenga acceso rpido a la documentacin relacionada con ese trabajo. Guardar la documentacin es tiempo que sea til. Establecer un archivado organizado de forma sistemtica, de toda la

documentacin empleada y necesaria.


Que tenga un sistema eficaz de reproduccin de documentos. Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.

Sistemas de clasificacin. Los ms utilizados son dos, generalmente. 1.2.1 Sistema alfabtico Se ordenan las hojas segn una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y as

sucesivamente Si la palabra principal fuese la misma, la ordenacin tiene lugar por la palabra siguiente, aplicando la misma regla. Se puede comprobar que es muy sencillo y fcil de usar para los archivos pequeos. Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la localizacin de lo que se busca. En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se hara necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos, abreviaturas, etc. 1.2.2 Sistema alfa-numrico. Este sistema combina el sistema alfabtico y el sistema numrico. Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, segn el nmero de cada letra, pueden tener una relacin correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada. El sistema es fcil de establecer y permite un buen control de la colocacin correcta de los documentos archivados. Para estos sistemas es caracterstico que los materiales se clasifiquen por un numero de archivo, existiendo diversas variantes. Archivo General. Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes estn guardados en un archivo general. Este archivo estar dividido en tantas secciones como carreras se cursen en la escuela. En nuestro caso se dividir en cinco secciones: * Ingeniera Tcnica Industrial Mecnica. * Ingeniera Tcnica Industrial Electrnica. * Ingeniera Tcnica Informtica. * Ingeniera Tcnica Agrcola Hortofruticultura y Jardinera,

* Ingeniera Tcnica Agrcola Industrias Agrcolas. Cada seccin anterior se dividir en todos los subapartados como:

Catlogos. Revistas. Proyectos. Tarifas. Libros tcnicos

Tendremos una seccin comn para todas las carreras que sern: * Boletn Oficial. * Normas. Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raz del archivo general, luego estas se dividirn en partes mas pequeas. Organizacin De Archivos De Una Oficina Tcnica. Catlogos. Manual de usuario. Partiendo del principio, donde tenemos un catlogo determinado, lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control, de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado. Esta hoja de control es igual a la que describimos en el siguiente ao, y de la cual tenemos un ejemplo. Una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los dems catlogos en una carpeta o sobre para tal uso. Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Tcnica. Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que tengamos un fcil acceso al archivo para poder maniobrar all tantas veces como sea necesario.

Una vez tengamos la "hoja de control", se archiva el catlogo por orden alfabtico del fabricante. (Otra forma podra ser por el nombre del elemento, pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante). Posteriormente se coloca el catlogo en su carpeta correspondiente, segn sea su nombre y se coloca en el lugar que alfabticamente ocupa para luego poderlo usar cuando se necesite. Los catlogos as archivados son los del tipo "monogrficos", y "hojas informativas". Los que son denominados como catlogos generales, se colocan en un archivador especfico donde se colocarn todos los que entren en esta categora. En el caso real de nuestra oficina Tcnica, los archivadores para los catlogos monogrficos y las hojas informativas son los A-9, A-8 y A-12, siendo para los catlogos generales el archivador A-7Una vez que se tengan todos los catlogos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los catlogos Hoja de control En esta hoja se colocan todos los datos necesarios para tener toda la informacin til del catlogo y saber dnde tiene que ir archivado. Un ejemplo de la hoja de control para catlogos lo tenemos en el ejemplo que se adjunta, donde se pueden observar los datos que hemos puesto sobre unos catlogos reales cualesquiera. El diseo y formato de esta hoja puede variar y no est normalizado, lo que quiere decir que se puede variar conforme se encuentren otros argumentos o datos de inters futuro para rellenar la misma. Adems esta confeccin se hizo al comienzo del curso por los encargados del archivo de catlogos de sta Oficina. Sistema de archivado. Tipos de archivadores. Los archivadores de catlogos de la Oficina Tcnica, albergan dos clases diferentes de catlogos. Unos ms extensos que contienen los llamados catlogos "monogrficos" y las "hojas informativas", y otro que archiva los llamados "generales". Dentro de los archivadores que hemos nombrado en primer lugar, tenemos los llamados A8, A-9 y A- 12.

Estos archivadores van provistos de unas guas laterales donde van alojadas las carpetas colgantes, ordenadas alfabticamente, hasta que se llenan moderadamente y se sigue con el cajn inferior cuando hemos llenado el primero, hasta volver a llenarlo. Una vez se han llenado los cajones de un archivador y se sigan teniendo documentos para archivar, se cogen los siguientes archivadores restantes y volveremos a seguir colocando carpetas y documentos hasta que se acaben. El archivador que contiene los catlogos generales no lleva stas guas en los laterales donde se depositaban las carpetas, ya que normalmente los catlogos generales son de tamaos bastante ms grandes de los monogrficos. Estos tienen unas estanteras donde se colocan los catlogos ordenados alfabticamente con el criterio utilizado para ello. Todos los archivadores irn provistos de cerraduras para que los catlogos estn ms protegidos y no desaparezcan. Estas llaves, como las de los restos de archivadores de la Oficina Tcnica, se encuentran debidamente numeradas y guardadas en un armario para tal efecto, para que no se extraven y tengamos un fcil acceso a ellas. Justificacin de su empleo. Todo lo comentado hasta ahora debe de ir encaminado a ayudar a todos los usuarios que deban de echar mano de un catlogo por los motivos que sean, a que dispongan de l de forma sencilla y rpida y no tengan que estar perdiendo tiempo en la bsqueda del mismo. Adems con la posterior base de datos, podr disponer de la informacin y localizacin ms rpida y ordenada. Revistas y libros tcnicos. Manual de control El tema de las revistas y libros tcnicos es muy parecido al de los catlogos. Para poder consultar adecuadamente el contenido de una revista tcnica, es necesaria una adecuada clasificacin de las mismas. Lo primero que se hace para la clasificacin es el rellenar completamente la hoja de control que se tiene para tal efecto. Las hojas de control rellenadas deben de ir metidas en un sobre que se encontrar en el archivador general, donde se encuentran los sobres con todas las hojas de control y con los dems tiles necesarios para la catalogacin de todos documentos.

Una vez que tengamos todos los datos de la revista se debe de proceder a su archivado. Se ordenan alfabticamente dentro de la especialidad de cada una y se meten en los archivadores para luego poder acceder a ellas para su consulta. Hoja de control. Se cogen los datos necesarios y se plasman en las hojas de control. Estos datos son los que se han credo necesarios por parte de los encargados de las revistas para su confeccin en la hoja tipo. Todos estos datos podemos observarlos en la fotocopia de la hoja que se pone a continuacin de ste apartado. Todos los datos son importantes pero lo son ms los que nombran el ao de edicin, El n' de la revista y la especialidad. En el sumario se ponen los puntos ms importantes de los que trata la revista. Una vez que esta hoja est debidamente rellenada, se guarda en el sobre que las contiene a todas y se coloca en el archivo principal junto a las hojas de control de los dems elementos archivados. A continuacin se puede observar tanto el formato como el contenido de un ejemplo real de rellenado de una de estas hojas de control. Una vez que se tengan todos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre las revistas y los libros tcnicos. Sistema de archivado. Tipos de archivados. Principalmente, se archivan atendiendo a su especialidad. Dentro de cada especialidad, debernos de ponerlas por orden alfabtico, y una vez las tengamos as se colocan atendiendo al n de la revista. Una vez se encuentren as, estarn preparadas para su consulta. Ponemos las revistas y libros de cada especialidad en cada uno de las diferentes estanteras y si no cupiesen se pondran las de una especialidad en un armario y las de otra especialidad en otro, pero dado el n que tenemos se pone como se ha dicho en primer lugar. Se utilizan estas estanteras porque la consulta resulta ms fcil as que no si

metisemos las revistas en carpetas colgantes, que dificultara ms su bsqueda. En la fotocopia que se puede ver a continuacin se puede observar en las hojas rellenas de cmo se colocan y en qu orden en el archivador A-9, siguiendo los datos del ao y n de cada una de las distintas revistas tcnicas. As podemos saber las que tenemos en ese archivador, sus respectivos nmeros y aos correspondientes. Justificacin de su empleo. Esta forma de archivado de las revistas tcnicas y libros, tiene que ir definido para una mejor forma de acceso a ellas y a la consulta de las mismas para los menesteres que nos ocupan. Es una forma ante todo cmoda y til en el caso que nos ocupa. Adems el relativo poco espacio que ocupan estas revistas hace ms fcil su uso como aqu se ha descrito. Normas y reglamentos Manual de usuario. El tema de las normas es uno de los ms solicitados para hacer todo tipo de consultas para la realizacin de trabajos, proyectos, etc. Cuando se adquiere una nueva norma, se le hace una recopilacin de los datos necesarios y se apuntan para rellenar la hoja de control para las normas. Una vez que se ha rellenado, se pasa a su archivado para que luego los usuarios puedan hacer uso de ellas. Suelen de estar todas las normas dentro de la Oficina, aunque cabe la posibilidad de que pudieran estar en la biblioteca de la escuela .Esto se hace constar en la hoja de control. Una vez que la tenemos archivada en su lugar, se repiten los pasos con la siguiente norma a archivar. Debido al elevado precio de las normas, hay que tener un especial cuidado en el prstamo de ellas y en no extraviaras. Una vez que se tengan todos las normas y reglamentos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les

hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre las normas y reglamentos Hoja de control. En sta hoja se anotan los datos necesarios de cada norma que tenemos para una correcta archivacin. En primer lugar se anotan el nmero de norma, el grupo al cual corresponde y el ao de revisin. Todo ello ordenado numricamente. Luego se apuntan la denominacin de la norma y tambin el nmero de hojas que tiene la norma en concreto. Tambin se ponen el equivalente a las normas internacionales ISO, para una mejor bsqueda de la misma. Finalmente se anotan las normas que se han pedido y el lugar donde estas se encuentran, bien en la Oficina o en la biblioteca de la escuela. Una vez rellenada la hoja se coloca junto a las dems hojas de control de los diferentes documentos que se necesitan archivar en la oficina, en el archivador principal. Un ejemplo de la hoja de control que se hizo para controlar las normas se ve ahora en la fotocopia que a continuacin se pone, rellenada con una norma real. Sistema de archivado. Tipos de archivadores. Aqu es sistema de archivado es ms sencillo que los dems que hemos visto anteriormente. Slo debemos de ordenar la norma segn los nmeros que se le han asignado a cada una: n de norma / grupo / ao de revisin. Ordenadas adecuadamente se colocan en carpetas con pestaas como las que se han utilizado en catlogos, poniendo en la pestaa escrito el grupo de nmeros que hemos comentado anteriormente. Todo ello se coloca en archivadores de cajones donde se colocan las carpetas en las guas laterales de los armarios. Como ya se ha comentado hay que tener un poco de cuidado en no perder las normas y cuidarlas, dado el precio que ellas tienen.

Tarifas. Manual de usuario. Estos documentos contienen las listas de precios de los diferentes productos, que se necesitan para confeccionar los presupuestos y las listas de pedidos de los mismos para la realizacin de los trabajos y proyectos en la Oficina. En estos casos es importante tener una actualizacin reciente de los precios y cambiar estos documentos por los anteriores, para las consultas de estos precios. Rellenamos la hoja de control para las tarifas y anotamos todos los datos que all ponen. Se ponen las observaciones que hiciesen falta y se colocan adecuadamente para su archivado posterior. Hoja de control. Se rellena tal y como puede observarse en el ejemplo de la fotocopia que se puede ver en la siguiente pgina. En nuestro caso se puede observar que se rellena para tener controlada la recepcin de las actualizaciones de los precios que nos enven nuevos. Se pueden anotar las actuaciones pertinentes en un espacio reservado para ello. Anotaremos las fechas de franqueo y las fechas de recepcin de los documentos recibidos. Se ve que es un mtodo de control muy sencillo. Sistema de archivado. Tipos de archivadores. Cuando nos llega a la oficina un documento nuevo, se debe de apuntar en las hojas de control vistas en el apartado anterior y se colocan en el archivador nuevo. Si ese documento nuevo es repetido, (ya se tena), se pasa el anterior a los archivadores viejos y los documentos del mismo elemento que se tenan, (si los hubiese), en el archivador viejo, se tiran a la papelera. As se intenta tener siempre dos documentos archivados para un mismo elemento, uno nuevo y otro viejo, anterior, que sirve de referencia. El tipo de archivadores para el 'tarifec" son de dos tipos, llamados "nuevos" y "viejos". Son cajas que contienen los documentos ordenados segn el nmero de actualizacin y su fecha. Documentos tcnicos. Proyectos.

Manual de usuario Los documentos tcnicos, sobre todo los que ms acostumbrados estamos a utilizar o realizar, -proyectos-, son uno de los documentos ms importantes para archivar. Es uno de los documentos que se manejan ms comnmente, para revisin, correccin, realizacin, y deben de estar debidamente archivados. Hay que saber que el proyecto a su vez consta de los siguientes documentos:

Memoria. Planos. Pliego de condiciones. Presupuesto. PERT. Anexos.

Y que uno de los documentos que mas importancia que posee son los planos, siendo estos numerados y archivados como veremos a continuacin asi como las carpetas, originales, copias, ficheros auxiliares, y tarjetas AWF. Una vez un proyecto se termina y se deja en Oficina Tcnica, a los responsables del archivado de Proyectos. Estos le realizan una ficha y le colocan un nmero propio que lo diferencie de los dems proyectos y por el cul nos vamos a referir a partir de este instante. Una vez que se tengan todos los proyectos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y bsqueda de los mismos, se les hace una "base de datos" informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los proyectos. Hoja de control En esta hoja se anotan todos los datos necesarios para el posterior archivado del proyecto. En esta hoja se apuntan tanto los datos del alumno que lo realiz como el nmero que se le asigna al proyecto para la posterior identificacin.

Ese nmero ir ordenado numricamente y se le asigna por la fecha de entrega del proyecto para su archivado, con una letra delante de ese nmero indicaremos la especialidad del proyecto. Esta hoja de control puede presentarse tambin por orden alfabtico de los ttulos. Sistema de archivado. Tipos de archivadores. Dadas las caractersticas de formato y tamao de los proyectos los archivadores son bastante grandes y son de estanteras para depositar all los proyectos archivados. Est claro que tienen que tener una cerradura para tener seguridad de que no se extraven los proyectos o puedan cogerlos la gente sin un control. Adems se hace recomendable, como es nuestro caso, de poner cristaleras en estos archivadores, para que los alumnos puedan ver los proyectos y saber cuales estn y cuales no sin tener que estar continuamente llamando a los responsables de ese archivo. Numeracin Y Archivado De Planos. El objetivo va a ser el de intentar definir un sistema de numeracin rpido y eficaz. Para ello me basar en la norma U.N.E.1002, que trata sobre la numeracin decimal de captulos, y los apuntes dados en clase. Como ejemplo pondremos las siguientes cifras: SS.ZZZ.YY.XXX.W. Acto seguido voy a realizar una descripcin detallada de cada cifra: * SS: Estas cifras sirven fundamentalmente para seguir los diferentes tipos de documentos dentro de la Oficina Tcnica, as pues tendremos: M.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de rama mecnica). E.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de electrnica). I.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de rama de informtica). H.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de hortofruticultura y jardinera). IA.ZZZ.YY.XXX.W. (Proyecto de la rama de industrias agrcolas). Como se puede apreciar utilizaremos las dos cifras en caso de que pueda

llevar a error como nos ocurre con la rama de Informtica e Industrias Agrcolas. * ZZZ: Este grupo de tres cifras sirve para identificar cada uno de los conjuntos o artculos estudiados. Para entendemos mejor, dentro de cada especialidad, cada tipo diferente de proyecto est numerado. Intentar explicarme con el siguiente Ejemplo: Si en un proyecto tenemos la numeracin M.025.YY.XXX.W. sabemos que es un proyecto mecnico y el numero 25 nos seala un campo de estudio, por ejemplo reductores. * YY: Este grupo es un subgrupo del anterior. Son las diferentes posibilidades de estudio dentro de un mismo campo. Seguiremos con el ejemplo anterior: M.025.15.XXX.W. Como hemos dicho anteriormente los dos primeros grupos nos indican que es un proyecto mecnico que trata sobre reductores. El tercer grupo nos indica el tipo de reductor que es, por ejemplo "Reductor de acoplamiento directo". * XXX: Los planos de un proyecto los dividimos en grupos. Normalmente no se supera los diez grupos por lo tanto la primera cifra nos indicar el nmero de grupo. Las dos cifras siguientes nos indican el nmero de plano dentro de cada grupo. Sigamos con el ejemplo anterior: M.025.15.100 101, 102, 103 Tenemos un grupo " 100 " con tres planos. Normalmente el plano 100, 200, 300... es el plano de conjunto de cada grupo. Luego a estos planos les vamos sumando una unidad para los distintos planos de despiece. *W: Este grupo se emplea cuando hay que introducir modificaciones,

documentos auxiliares como listas de piezas. Cuando introduzcamos alguna modificacin o documento auxiliar pondremos el nmero 1 o 2 respectivamente. En el caso de tener varias modificaciones se le aaden letras. Por ejemplo: E.025.15.100.IA.

Ficheros Auxiliares. Para el eficaz funcionamiento del archivo de dibujos se emplean una serie de ficheros auxiliares. Estas fichas entran en oficina a la vez que metemos un proyecto nuevo. Hay dos formas de ordenar estos ficheros, Una es de forma alfabtica y otra de forma numrica. Creo que la segunda es de manejo mas rpido y a la larga mas eficaz. El fichero alfabtico es un fichero vertical de formato A5 (Azul) el cual hay que consultarlo antes de realizar un trabajo y al acabar ste para su correspondiente anotacin. Fichero Numrico. Su misin es la de impedir que se repita el nmero de distintos trabajos. Emplearemos un registro en forma de fichas verticales de formato A5. Dentro de cada especialidad tendremos cada ficha. Las primeras fichas nos darn todos los trabajos de numeracin ZZZ. Las siguientes fichas sern de los grupos YY que hay en cada ZZZ. Vemoslo con el siguiente ejemplo:

NDICE NUMRICO (Mecnica) M.000. Estructuras. M.001. Vigas. ------M.025. Reductores. M.025 REDUCTORES M.025.01. Reductor de rueda sin fin. M.025.02. Reductor de velocidades. M.025.03. Reductor epicicloidal. ------------------------M.025.15. Reductor de acoplamiento directo. El orden para las anotaciones es: - Anotacin en el ndice numrico el grupo ZZZ que es la designacin del grupo. - Anotacin de cada uno de los nmeros ZZZ en una hoja gua. - Anotacin en las fichas del grupo principal o ficha ndice (fichero numrico) del nmero YY otorgado a los trabajos afines. - Rellenado de las fichas AVVT la cual ser introducida en el fichero. Archivado De Carpetas. Como ya sabemos los proyectos estn guardados en carpetas. Estas tienen unas dimensiones determinadas por la norma U.N.E.1010. En estas carpetas estn todos los documentos de un proyecto. Estos documentos son planos, presupuesto, PERT, pliego de condiciones, memoria y anexos. En cada carpeta tendr que estar escrito el ttulo del

proyecto, el nmero del proyecto, autor y fecha. El nmero de carpeta lo pondremos en el lomo de sta.

Numeracin de las carpetas: Agruparemos las carpetas por especialidades.

La numeracin a seguir ser: SS.ZZZ. SS: Utilizaremos lo mismo que en numeraciones de proyectos. ZZZ: Estar cifras las iremos asignando conforme se entreguen los trabajos y seguirn un orden ascendente. Cuando lleguemos al 999 en el primer grupo aadiremos un nmero. Por ejemplo: M.998 M.999 M1.001 M1.002 y as sucesivamente. Realizaremos un ndice con todos los proyectos que tenemos en oficina para su mejor localizacin. Ni que decir tiene que el ndice ser diferente para cada especialidad. N' de Archivo Titulo del proyecto Autor Fecha SS.ZZZ. Ficha AWF. Para cada trabajo distinto se prepara una o mas fichas AWF "Amarillas". Estas fichas estn normalizadas en las normas AWF alemanas; la ficha que se emplea en Oficina Tcnica es para dibujos. La ficha AWF tiene carcter didctico (normalmente se usan en la industria) por lo que con el fin de economizar tiempo y fichas solamente rellenaremos una, dos, o, en casos de una gran complejidad, tal vez hasta tres. El fichero tiene para algunos trabajos, los primeros, una ficha para cada plano. El rellenado de las fichas se har de la siguiente forma:

En el lugar del nmero de dibujo anotaremos slo la parte que es comn

para todo el trabajo ordinariamente los grupos SS.ZZZ.YY.

En el lugar de las notas u observaciones se anotan cada uno de los

nmeros del grupo XXX y a la derecha de ste anotaremos el N del original.

En la casilla superior derecha anotaremos la cantidad de hojas empleados:

Hojas nicas, si slo se emplea una hoja, hoja 1 de n, hoja 2 de n... hoja n de n cuando empleemos n hojas. Estas fichas estn previstas para el control de originales y copias. Archivado De Originales. Entendemos por originales aquellos dibujos, esquemas, escritos, etc. realizados en material transparente (papel, tela, poliester), de los cuales podemos obtener copias por procedimientos heliogrficos. Hoy en da tambin debemos tener en cuenta los originales entregados en disquetes de ordenador o cds. Archivado De Originales. Como he mencionado anteriormente tenemos varios tipos de originales. Los originales en disquetes los guardaremos en cajas preparadas especialmente para ello donde la bsqueda de disquetes o cds ser rpida y sencilla. Tanto los disquetes como los cds irn ordenados segn orden de entrega. Le colocaremos una pegatina con los siguientes datos: Autor, Fecha, Ttulo, N de proyecto, N de discos con el que cuenta ese proyecto y N de carpeta para poder localizarlo rpidamente. Autor: N de fichero: Fecha: Ttulo: N de proyecto: N de carpeta: N de discos: Para el archivador de originales en papel tenemos varias opciones. Tenemos archivadores verticales colgantes, en rollos, en bandejas por tamaos, etc. Para elegir uno de ellos tenemos que tener en cuneta la posibilidad de ampliacin de estos archivadores. En nuestra oficina colocaremos archivadores de bandejas horizontales con divisiones para los distintos formatos. Empezaremos con los formatos A4 que son los mas numerosos y otro ser de A0, que se emplear para el resto de los formatos. Para

facilitar la colocacin de los originales conforme se vayan colocando en el archivo, se colocarn con la numeracin ascendente, es decir, los nmeros menores debajo de los mayores, todo esto dentro de cada especialidad. Numeracin De Los Originales En todos los documentos, adems del nmero que hemos hablado anteriormente(SS:ZZZ.YY.XXX.W) se coloca un nmero de original segn el tamao de documento, prescindiendo de su contenido y en el orden cronolgico conforme se va incorporando al archivo. Cada hoja va numerada con su nmero N: SS.ZZZ.YY.XXX.W, y debajo de ste el del formato precedido de "N de Original". Este nmero, el de formato, estar formado siempre por dos grupos de cifras, tal como a continuacin se indica: * La primera cifra es la caracterstica de formato, es decir: A4 para los A4, A3 para los A3 y as para todos los formatos hasta el A0. Para los formatos especiales, aquellos que tienen una longitud mayor de 1189 mm., y que no podrn colocarse en bandejas de A0, se emplear la cifra "E", y se guardarn en tubos. * La segunda cifra, separada de la anterior por un guin, se obtiene de los nmeros correlativos de la serie natural, tal como se van realizando los planos. Cada serie de formatos tiene una serie de numeracin: - A4-I, A4-2, ............ A4-25, etc. La razn de este proceder es la de no doblar el original, cuestin a tener siempre presente. Fichero ndice De Originales As como hemos empleado un fichero para evitar repeticiones del nmero SS.ZZZ.YY.XXX.W., tambin emplearemos un fichero pera evitar que el mismo nmero de original lo lleven dos originales distintos. Dentro de cada especialidad haremos una ficha para cada formato y para los discos. Como anteriormente estas fichas sern de tamao A5 y estarn guardadas en el archivo general en la seccin de originales. Tendremos una copia al lado de cada archivador. A4 DISCOS FICHA ORIGINALES FICHA ORIGINALES

(Mecnicos) (Mecnicos) A4-1 ----- N' de plano. Ndisco Proyecto A4-2 ----- 1 Nombre del proyecto 2 Archivado De Copias. Para proteger, indirectamente, los originales, es necesario organizar el archivado de los copias; estas las denominarnos de dos maneras: a)Copias para "archivar". b)Copias para "taller". Copias Para Archivar. Este archivador tiene la finalidad de disponer en todo momento de la informacin completa de todo el archivo de originales sin necesidad de acudir al archivo de los mismos, que como hemos dicho debe de considerarse como "casi intocable". En este archivador se organizan las carpetas, colgantes generalmente, de manera que haya una para cada uno de los nmeros S.ZZZ., y en casos necesarios para cada uno de los S.ZZZ.YY. En cada una de estas carpetas de ordenan todos los documentos del producto respectivo, y as estar siempre disponible y de fcil acceso. Copias Para Taller. Generalmente cuando se termina un original, se sacan todas las copias que se creen necesarias. Una de ellas ya hemos dicho su finalidad: ir al archivador de copias para archivar, y las otras se remitirn a los interesados o se archivan hasta esperar ser utilizadas en un archivador idntico al de copias para "archivar", con la diferencia de que as como en este debe haber siempre una copia y slo una, en el de taller pueden tenerse varias repetidas o, simplemente no tener ninguna. En toda empresa bien organizada, al entregar una copia se anota el destinatario y

se debe devolverla, se le exige que lo haga en el plazo previsto. El encargado del archivo, la restituir a su carpeta o la destruir cuando est inservible. Es frecuente que estas copias traigan anotaciones o correcciones que se han hecho por los encargados de la produccin, en estos casos, antes de archivar o destruir la copia, habr que interesar al responsable de la O.T., el cual, si procede, mandar hacer esas correcciones en las copias para archivar, en las otras copias de taller si las hubiese y, sobre todo, en los originales. Prstamo De Proyectos. Como mencion al principio del punto 2.5, el proyecto es el nico documento que se puede sacar de la Oficina Tcnica. El mtodo que hemos seguido en nuestra oficina me parece que es el adecuado. El nico fallo que se tiene es que no se hace mucho caso a los proyectos que no se devuelven a tiempo e incluso que no se devuelven. Aqu habra que implantar alguna sancin tipo econmica o delimitar el uso de la oficina a esa persona ya que entorpece el buen funcionamiento de sta. Para poder coger un proyecto debemos ser alumnos de segundo o tercer curso. Es imprescindible presentar el carnet de la escuela debidamente actualizado. El plazo para devolver el proyecto ser de quince das. La ficha a rellenar a la hora de retirar un proyecto ser la siguiente: Ttulo del proyecto: N: Autor: N Carpeta: Documentos prestados: Documentos devueltos: Planos. Planos. Pliego de condiciones. Pliego de condiciones Presupuesto. Presupuesto. PERT. PERT. Memoria. Memoria. Anexos. Anexos. .

Prestado a: N de carnet: Fecha de prstamo: Fecha de entrega: Devuelve tarde: SI NO Sancin: BIBLIOGRAFA. Toda la informacin para la realizacin de ste trabajo ha sido sacada de preguntar a los responsables de los distintos archivos de la Oficina Tcnica. Las definiciones y conceptos fundamentales de los archivos se han sacado de los apuntes que se sacaron de la asignatura de Oficina Tcnica, llamados Organizacin De Archivos, del Manual del Ingeniero de Taller. HUTTE. Y del Dibujo Mecnica 4 EDITORIAL EDEB. 1 1 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIN Esta definicin bsica nos proporciona en estndar mnimo pero explicito que nos ayuda a una organizacin, algunas veces con resultados inesperados. La definicin tambin identifica a organizaciones extremadamente complejas, una organizacin puede ser casual o sumamente compleja. Las organizaciones bastas contienen muchas organizaciones pequeas, existen dos clases de elementos comunes en todas las organizaciones, el elemento ncleo y los elementos operantes. El elemento ncleo de cualquier organizacin lo constituyen las personas, cuyas interacciones componen la organizacin. Toda organizacin cambia siempre, de aqu el trmino proceso, la interaccin de las personas es el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento necesario suficiente, que constituye el elemento nuclear de la organizacin. La condicin necesaria para la organizacin es la interaccin entre dos o ms personas, quienes persiguen que sus clases individuales pueden satisfacer mejor mediante la combinacin de las capacidades o recursos personales. El xito o fracaso est bsicamente determinado por la calidad de las interacciones entre el elemento ncleo tan pronto como una organizacin cobra vida, el elemento ncleo comienza a ser afectado por los elementos operantes. Los miembros que interactan forman la organizacin pero los elementos operantes hacen que est sea eficiente o ineficiente.

Los elementos operantes son los recursos, las capacidades de los miembros y su influencia personal, los recursos humanos bienes gratuitos y econmicos, los recursos conceptuales de un grupo en particular de sus miembros, los gerentes. El grado hasta el cual todos los miembros de una organizacin empleen sus habilidades e influencia. Lo que ocurre en una organizacin son interacciones, la organizacin donde esas interacciones, fijando funciones, relaciones, actividades, jerarquas y otras caractersticas de la organizacin. Las personas estn interactuando para alcanzar sus objetivos en toda organizacin y otras interacciones pueden ser descritas con algn tipo de estructura reconocida con sus caractersticas principales IMPORTANCIA Y METODOS PARA EL MANEJO DE DOCUMENTOS El comercio, la banca, la industria y en gerencia el mundo de los negocios en cualquier a de sus ramas precisa en la comunicacin precisa, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en trminos que solo pueden aportar la comunicacin escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: Permanencia y Constancia a las que cabe agregar las de ser (medio de prueba legal y medio de facilitacin del medio comercial). Permanencia. Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia conlleva duracin, el complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duracin que otorga existencia de un documento. Constancia. La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicacin escrita es la nica forma de garantizar eficazmente que lo que un da se pacta sigue en pie, un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envo. En la constancia de las diferentes partes e interacciones en la relacin mercantil o comercial. En la utilizacin efectiva, de los recursos depende de lo bien que los gerentes de la organizacin entiendan y desempeen sus puestos. Existe una conexin entre los objetivos personales de los individuos en una organizacin y los objetivos de la organizacin en si misma y al establecer esta conexin en la prctica es el trabajo del gerente. QU ES ORGANIZACIN?

La definicin que sigue, est basada en cinco etapas comunes a toda las organizaciones: Una organizacin siempre incluye a personas

Estas personas estn involucradas unas con otras en alguna forma, es decir, estn interactuadas. Estas interacciones siempre pueden ser ordinarias o descritas por medio de una clase de estructura. Toda persona en la organizacin tiene objetivos personales, alguno de los cuales son la razn de sus acciones. Espera que su participacin en la organizacin le ayude a alcanzar sus objetivos. Estas interacciones tambin puede ayudar a alcanzar, objetivos mal comprendidos quizs distintos pero relacionados con sus objetivos personales. Los miembros trabajan hacia estos objetivos organizacionales con el fin de alcanzar sus objetivos personales. Una organizacin es un proceso estructurado en el cual interactan personas para alcanzar objetivos. MEDIOS DE PRUEBA LEGAL

Que una comunicacin escrita tenga el valor de constancias, le otorgue una propiedad. Ser medio de prueba legal en caso de litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que se hizo una transaccin. MEDIO DE FACILITACIN DEL INTERCAMBIO COMERCIAL Por ltimo, la comunicacin escrita aporta un elemento de sensibilidad y formalidad en toda transaccin comercial. Estos conceptos son fundamentales para el empresario de hoy y el ejecutivo moderno pueda tomar decisiones importantes en el momento preciso sin el manejo adecuado de los documentos, los cuales se encuentran dentro de una gaveta de archivo (fsicamente) y en la memoria (disco duro) de una computadora de cualquier negocio dejara de funcionar con efectividad. TIPOS DE ORGANIZACIN Interna. Circular, memorando, convocatoria, acta de juntas, informe, otros. Externa. Carta comercial (Oferta y demanda, pagos y cobro: correspondencia bancaria, seguros y reporte; otros), Escritos comerciales (Instancias, oficios, certificados, otros), Escritos de carcter social (Felicitaciones, invitaciones, saludos, carta a la prensa, telegrama, otros). PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA EFICIENCIA Todo documento comercial (carta, contrato, factura) existe como parte de la operacin administrativa de un negocio por ejemplo : un pedido es parte del proceso de compras, un contrato forma parte de las operaciones del departamento del

personal, una tarjeta para marcar la entrada y salida de un empleado de personal, es parte de la de la operacin del rea de pagos. La mayora de los negociaciones administrativas funcionan separadamente sobre todo en el mbito de los grandes empresas, as encontramos que un negocio cuenta con un departamento de ventas, uno de ventas o relaciones pblicas, un departamento de ventas, un departamento de finanzas al que pertenecen: contabilidad, nominas y pagar : almacn; un departamento de personal; un departamento de mercadotecnia, un departamento de produccin, etc. Cada uno de estos departamentos o reas reciben proceso, tramite, registro crea de documentos que facilitan el trabajo. MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVO En una poca el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperacin y la proteccin de papales comercial, es decir, lo conocemos bsicamente como el archivo que significa custodiar y guardar. Hoy el manejo de documentos incluye no solo el archivo sino tambin el control, la utilizacin loa creacin y la responsabilidad final de estos . el manejo y control de documentos as como el sistema adecuado para su archivo de estar bajo responsabilidad de quien tiene los conocimientos bsicos y est consiste de la importancia de correcto control, creacin, utilizacin, almacenamiento, proteccin y disposicin de los documentos necesarios en cada transaccin que se realiza, veamos la terminologa que se debe de utilizar especficamente en esta ciencia: ARCHIVONOMIA. Ciencia en la que se aprende el arte de archivar ARCHIVO. Sistema para organizar y ayudar los departamentos en forma ordenada y eficiente en un archivador. SISTEMA. Conjunto de normas establecida para el funcionamiento adecuado de algo. ARCHIVADOR. Mueble o caja que rene las caractersticas adecuadas para la proteccin de los documentos. ARCHIVISTA. Persona que tiene a su cargo un archivo. ARCHIVO. Sitio donde se custodia o guardan documentos. GAVETA. Nombre que recibe cada uno de los cajones que conforma un archivador. MARBETE. Letrero central que sirve para identificar lo que contiene cada gaveta. GUA OGT. Indicador que contiene una gaveta con la letra del alfabeto.

BLOQUES SECUNDARIOS. Sirven para sostener y comprimir los expedientes dentro de la gaveta. TIPOS DE ORGANIZACIN LINEAL Est forma de trabajo se caracteriza por que la toma se concentra en una sola persona, la cual toma las decisiones y tiene la responsabilidad bsica de mando. El jefe de departamento o gerente asigna y distribuye el trabajo a los colaboradores quienes a su vez reportan a un solo jefe; el gerente o jefe de departamento asume el mando de todas las funciones de la empresa y la responsabilidad de dichas decisiones. FUNCIONAL Cada operario pasa a reportar no solo a su jefe superior sino a varios, pero cada uno a su especialidad. Las caractersticas principales de la organizacin funcional son: Autoridad funcional o dividida. Esta se basa en la especialidad o autoridad de conocimiento y se expande en toda la organizacin. Lnea directa de comunicacin. Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios. Descentralizacin de las decisiones. No es la jerarqua sino la especialidad quien promueve las decisiones. nfasis en la especializacin. Cada rgano distribuye, con su especialidad a la organizacin STAFF Este es el resultado de la organizacin lineal y funcional, en esta asesora existen rganos de asesora. Funcin de estructura que cada rgano reparte a un solo y cada rgano. DE LA OPORTUNIDAD El control para que sea eficaz necesita ser oportuno es decir debe aplicarse antes de que se efectu el error de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con

anticipacin. Un control cuando no es oportuno carece de validez y obviamente reduce las consecuencias de los objetivos al mnimo. DE LAS DESVIACIONES Todas las variaciones o desviaciones que se presenten e relacion con los planes deben ser analizados detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de las mismas y si no se estsblecen medidas preventivas y correctivas. CONTABILIDAD El establecimiento de un sistema de control debe justificarse el costo que este presente en tiempo y dinero en relacin con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deber implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el: de nada servir establecer un sistema de control si los beneficios financieros que redite resultan menores que el costo y el tiempo que implica su implantacin. DE EXCEPCIN El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales o representativas a fin de reducir costo y tiempo debilitando adecuadamente cuales funciones estratgicas requieren de control. Este principio se auxilia de mtodos estadsticos o aleatorios. DE LA FUNCION CONTROLADA La funcin controladora por ningn motivo debe comprender a la funcin controlada ya que pierde la efectividad el control. Este principio es bsico ya que seala que la persona o la funcin que realiza el control no debe involucrada. Una aplicacin clara de este principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados financieros de una empresa no cera la persona mas idnea para auditarlos o terminar si son verdicos o no ya que en dicha evaluacin pueden intervenir aspectos de carcter personal. ETAPAS DEL CONTROL La secuencia de etapas es necesaria para efectuar el control. ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES Un estndar puede ser definido como una unidad de medida sirve como modelo gua o patrn con base en la cual se efecta el control.

Los estndares representan el estado de ejecucin deseado hecho no son mas que los objetivos definidos de la organizacin. Ralph dice que los estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores si no que preferentemente deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados. Rendimiento de beneficios. Es la expresin de los beneficios obtenidos por la empresa que resulta de la comparacin o relacin entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones. Las tasas de rendimiento sirven tambin para seleccionar alternativas de operacin financiera futura. Posicin en el mercado. Estndares utilizados para determinar la aceptacin de algn producto en el mercado y la efectividad de las tcnicas mercado lgicas. Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el rea de productividad si no para todas las reas de la empresa. Se determina con base en medidas tales como horas-maquinas horas-hombres. Calidad del producto. Este estndar se establece para determinar la primaca en cuanto a calidad en relacin con la competencia. Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia y su efectividad. Evaluacin de la actuacin. Establece las condiciones que deben existir para que el trabajo se desempee satisfactoriamente sirve para determinar TIPOS DE ESTANDARES Existen tres mtodos para establecer estndares cuya aplicacin varia de acuerdo con las necesidades especificas del rea donde se implementa. Estndares estadsticos. Llamados tambin histricos se elaboran con base en el anlisis de datos de experiencia pasadas ya sea de la misma empresa o de empresas competidoras. No son del todo confiables pues en ocasiones la situacin presente ha variado demasiado en relacin con el pasado por tanto al establecer la informacin estadstica debe ser complementada con el criterio. Estndares fijados por apreciacin. Son esenciales juicios de valor resultado de las experiencias pasadas al administrador en reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia. Se refiere a ciertas actividades cuyo carcter es intangible o cualitativo tales como la moral de la empresa actitud del personal otras pero cuya importancia es vital: su fijacin como ya se dijo es subjetiva o a juicio de los ejecutivos. Estndares tcnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situacin de trabajo especifica. Se desarrolla en relacin

con la productividad de la maquinaria del equipo y de los trabajadores son llamados tambin estndares de produccin y de tiempos y movimientos. Por otra parte, los modelos de acuerdo con sus caractersticas pueden ser cuantitativos si son susceptibles de medirse en unidades numricas o cualitativas cuando se establece subjetivamente y los aspectos que se evalan son referentes a ciertas cualidades.