PRODUCCIN Y GESTIN

Revista de la Facultad de Ingeniera Industrial Vol. 11(2): pp 45-51 (2008) UNMSM ISSN: 1560-9146 (Impreso) / ISSN: 1810-9993 (Electrnico)

Gestin de riesgos en proyectos de tecnologa de informacin en el Per

Recepcin: Mayo de 2008 / Aceptacin: Octubre de 2008
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Javier F. Del Carpio Gallegos

RESUMEN El presente artculo muestra algunos principios, usos y prcticas de cmo la gestin de riesgos de proyectos de tecnologa se ha llevado a cabo en los ltimos cuatro aos en el Per, en sectores representativos como manufactura, banca, informacin y comunicaciones, instituciones acadmicas, construccin, gobierno, consultora, servicios, y otros. Palabras clave: Gestin de riesgos, proyectos, tecnologa de informacin. INFORMATION TECHNOLOGY PROJECT RISK PERU

INTRODUCCIN

MANAGEMENT IN

ABSTRACT

Key words: Risk management, projects, and information technology.

This article shows how some principles, uses, and practices of risk management are applied in information technology projects in Peru; in the last four years, in representative sectors like manufacturing, banking, information and communications, academics institutions, construction, government, consulting, services, and others.

Pero no solamente acadmicos y organizaciones profesionales han tratado sobre la gestin de riesgos de proyectos de TI; sino tambin empresas privadas como Microsoft Corporation, consideran que la Gestin
1 2 M. Sc. Docente de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos. jdecarpiog@unmsm edu.pe Del Carpio Gallegos, Javier F. (2006). Anlisis del Riesgo en la Administracin de Proyectos de Tecnologa de Informacin. Industrial Data, Vol. 9, N. 1, pp. 104-107. Chapman, Chris & Ward, Stephen. (2003). Project Risk Management. Second Edition. John Wiley and Sons. pp. 15. Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Third edition. 2004, pp. 45. Ibid., pp. 242.

La administracin de riesgos de los proyectos ha sido abordada por instituciones tan prestigiosas como Project Management Institute (2004), que en su libro A Guide to the Project Management Body of Knowledge4 (PMBOK) establece que la gestin de riesgos de los proyectos incluye los procesos concernientes con la conduccin de la planificacin, identificacin, anlisis, respuesta, monitoreo y control de un proyecto. Segn el PMBOK, la gestin de los riesgos del proyecto5 considera seis actividades: Planificacin Identificacin Anlisis cualitativo Anlisis cuantitativo Planificacin de la respuesta Monitoreo y control

En mayo de 2006, se public el artculo Anlisis de Riesgos en la Administracin de Proyectos de Tecnologa (Del Carpio, 2006)2, sealando la importancia del tema y recomendando que se continuara investigando sobre la gestin de riesgos. Se consider de esa manera por que el tema ha sido tratado por distintos acadmicos, como por ejemplo los Doctores Chapman y Ward (2003), que establecen3: La gestin de riesgos de los proyectos est generalmente asociada con el desarrollo y evaluacin de planes de contingencia que dan soporte a los planes de actividades, pero la gestin de riesgos de proyectos efectiva ser instrumental en el desarrollo de planes de base y planes de contingencia para cada una de las seis interrogantes: Quines son los involucrados? (Involucrados) Qu es lo que lo se quiere lograr? (Motivos) En qu estn interesados los involucrados? (Diseo) Cmo ser hecho? (Actividades) Qu recursos son requeridos? (Recursos) Cundo tiene que ser hecho? (Programacin)

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de Riesgos es una disciplina fundamental, elaborando lo que se conoce como Microsoft Solutions Framework (MSF). MSF reconoce que el cambio y la incertidumbre son aspectos inherentes del ciclo de vida de la tecnologa de informacin. La disciplina de Gestin de Riesgos de MSF recomienda un enfoque proactivo para tratar con esta incertidumbre, evaluando los riesgos continuamente, y usndolos para influenciar la toma de decisiones a lo largo del ciclo de vida. La disciplina describe principios conceptos, y guas en un proceso de cinco pasos para lograr una gestin de riesgos exitosa y permanente: identificar riesgos, analizar riesgos, planear contingencias y estrategia de mitigacin, controlar el estatus de los riesgos, y aprender de los resultados6.

Por otro lado, las organizaciones europeas han establecido desde 1998, el Instituto de Gobierno de Tecnologa de Informacin (IT Governance Institute www.itgi.org) para lograr el avance del pensamiento internacional y estndares en la direccin y control de la tecnologa de la informacin de una organizacin. El Instituto de Gobierno de Tecnologa de Informacin ha diseado y creado la publicacin llamada COBIT 4.O (Control Objectives Management Guidelines Maturity Models), principalmente como un recurso educativo para los Gerentes de Tecnologa de Informacin, alta direccin, y profesionales de la administracin de Tecnologa de Informacin. El esquema COBIT tiene 34 procesos genricos los cuales permiten administrar los recursos de Tecnologa de Informacin para entregar informacin a la organizacin de acuerdo a los requerimientos del negocio. Uno de los 34 procesos corresponde al proceso de evaluar y administrar los riesgos8. Para poder saber como la gestin de riesgos es aplicada en los proyectos de tecnologa de informacin en Aplicacin de la encuesta

Tambin, son reconocidos estndares de otros continentes como el estndar ASS/NZS 4360: 2004 Gestin de Riesgos (Australia/New Zealand Standard). Este estndar fue preparado por la Joint Standards Australia/Standards New Zealand Comit OB007, proporcionando una gua genrica para gestionar riesgos; pudiendo ser aplicado a una amplia variedad de actividades, decisiones u operaciones de cualquier empresa, grupo, o individuo pblico o privado; en tanto que el estndar tiene una amplia aplicabilidad, los procesos de gestin de riesgos son comnmente aplicados por organizaciones7.

el Per, en sectores tan representativos como manufactura, banca, informacin y comunicaciones, instituciones acadmicas, construccin, gobierno, consultora, servicios, y otros; se realiz una encuesta consistente en 35 preguntas, la mencionada encuesta se puede consultar en el Campus Virtual de la Facultad de Ingeniera Industrial de la UNMSM (Visitar http://campusvirtualfii.unmsm.edu.pe/encuesta/). Para obtener la informacin, se remiti un mensaje electrnico a docentes de universidades, profesionales vinculados a colegios profesionales, y egresados de nuestra Casa de Estudios, obtenindose en el periodo de octubre y noviembre de 2008, las respuestas de 30 encuestados. El bajo nmero de personas que han respondido las encuestas se debe a la premisa de exigir que los encuestados cumplan con la condicin de ser gerentes o miembros de proyectos de tecnologa de informacin Anlisis de la informacin proporcionada por las encuestas

En el Cuadro N. 1: Participacin en Proyectos de TI, el cual muestra la cantidad de proyectos de tecnologa de informacin en los cuales han participado los encuestados en el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2005 al 30 de setiembre de 2008. Cuadro N. 1 Participacin en Proyectos de TI Rango Porcentaje Frecuencia (Nm. de Proyectos) (%) 1-5 15 50,0 6-10 10 33,3 11-15 2 6,7 Ms de 15 3 10,0 Total 30 100,0

Pregunta: En cuntos proyectos de tecnologa de informacin (TI) ha participado dese el 1 de enero de 2005 hasta al 30 de setiembre de 2008?

Se ha realizado el anlisis de 12 de las 35 preguntas formuladas, se ha elegido las preguntas ms representativas, quedando pendiente para ms adelante el anlisis de las preguntas restantes.

FUENTE: Elaboracin propia.

6 7 8

Microsoft Solutions Framework. (2002) MSF Risk Management Discipline v. 1.1 p. 4. ASS/NZS 4360:2004 Risk Management (Australia/New Zealand Standard). p. 1 IT Governance Institute. (2005). COBIT 4.0. p. 5

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, el 50% de los encuestados ha participado, por lo menos, en un proyecto, y ms de 33% ha participado en ms de seis proyectos; lo cual demuestra que los encuestados cuentan con experiencia en la planificacin, ejecucin y control de proyectos de TI.

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En el Cuadro N. 2: Posicin actual dentro de la organizacin, el cual muestra la posicin o cargo que desempean los encuestados Cuadro N.: 2 Posicin actual dentro de la organizacin Posicin Frecuencia 5 17 30 8 Porcentaje (%) 16,7 56,7 100,0 26,7

Pregunta: Cul es su posicin actual dentro de vuestra organizacin?

En el Cuadro N. 3: Tipo de sector al cual pertenecen las organizaciones de los encuestados, el cual muestra el tipo de actividad desarrollada por la organizacin. Cuadro N. 3 Tipo de sector al cual pertenecen las organizaciones de los encuestados Alternativas Frecuencia 5 4 2 2 2 1 1 7 30 6 Porcentaje (%) 16,7 13,3 6,7 6,7 6,7 3,3 3,3 23,3 100,0 20,0

Pregunta: Tipo de sector o industria al cual pertenece vuestra organizacin

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, ms de 56% de los encuestados se ha desempeado como Gerente de proyecto de tecnologa de informacin; lo cual demuestra que la mayora de los encuestados han realizado la gestin de riesgos desde un punto de vista integral, es decir, relacionado los riesgos con los dems procesos de la gestin de proyectos como son: la estimacin de costos y plazos, la gestin de recursos humanos, de aprovisamiento, comunicacin, control de calidad, entre otros.

FUENTE: Elaboracin propia

Ejecutivo Senior Gerente de Proyecto Miembro del equipo del proyecto Total

Pregunta: Cuntos aos tiene de experiencia en gestin de proyectos de tecnologa de la informacin? En el Cuadro N. 4: Aos de experiencia de los encuestados, el cual muestra el nmero de aos de experiencia en la gestin de proyectos de tecnologa de informacin de los encuestados. Cuadro N. 4: Aos de experiencia de los encuestados Experiencia Porcentaje Frecuencia (Num. de aos) (%) 1-5 11 36,7 6-10 13 43,3 11-15 4 13,3 Mas de 15 2 6,7 Total 30 100,0

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, los sectores ms representativos son los de informaciones y comunicaciones, y banca. Pero se puede apreciar que los proyectos de tecnologa de informacin se desarrollan en una diversidad de actividades empresariales e institucionales.

FUENTE: Elaboracin propia.

Informacin y comunicaciones Banca Institucin acadmica Manufactura Construccin Gobierno Consultora Servicios Otros Total

Pregunta: Su organizacin ha implementado una poltica de gestin de riesgos de proyectos de tecnologa de la informacin (TI)? En el Cuadro N. 6: Implementacin de poltica de gestin de riesgos en Proyectos de TI (Tecnologa

En el Cuadro N. 5: Ingresos anuales en 2007 (Cifras en dlares americanos), el cual muestra el rango de los ingresos anuales de las organizaciones a las cuales pertenecen los encuestados. Como se puede apreciar en el cuadro anterior, las organizaciones encuestas van desde las pequeas empresas hasta las grandes empresas. Asimismo, ms de 53% de las organizaciones de los encuestados tuvieron en el ao 2007, ingresos de por lo menos 15 millones de dlares americanos.

Pregunta: Ingresos anuales de vuestra organizacin durante el ao 2007 (Cantidad en dlares americanos)

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, ms de 63% de los encuestados tiene por lo menos seis aos de experiencia participando en proyecto de tecnologa de informacin. Lo cual demuestra que los encuestados tiene la experiencia deseable participar en proyectos de TI.

FUENTE: Elaboracin propia

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de Informacin), el cual muestra el nmero de organizaciones que aplican dicha poltica. Rango Porcentaje (Ingresos anuales) Frecuencia (%) Hasta US$ 350.000 3 10,0 Desde US$ 350.001 7 23,3 hasta US$ 3.000.000 Desde US$ 3.000.001 4 13,3 hasta US$ 15.000.000 Desde US$ 15.000.001 4 13,3 hasta US$ 30.000.000 Desde US$ 30.000.001 2 6,7 hasta US$ 150.000.000 Ms de 10 33,3 US$ 150.000.000 Total 30 100,0 Cuadro N. 6: Implementacin de poltica de gestin de riesgos en Proyectos de TI Alternativas Frecuencia Porcentaje (%) S 13 43,3 No 15 50,0 No sabe 2 6,7 Total 30 100,0 Cuadro N. 5: Ingresos anuales en 2007 (Cifras en US$)

de informacin es un tema que demando atencin en, por lo menos, los ltimos 4 aos. Cuadro N. 7: Antigedad de la implementacin de poltica de gestin de riesgos en Proyectos de TI Alternativas Antes del 2005 2005 2006 2007 2008 Total Frecuencia 9 0 1 1 2 13 Porcentaje (%) 69,2 0,0 7,7 7,7 15,4 100,0

FUENTE: Elaboracin propia.

Pregunta: Los ejecutivos senior de vuestra organizacin proporcionan los recursos financieros, humanos, y los plazos necesarios para conducir el proceso de gestin de riesgos de los proyectos de tecnologa de la informacin (TI)? En el Cuadro N. 8: Disposicin de recursos para conducir el proceso de gestin de riesgos en proyectos de TI., el cual muestra el nmero de las organizaciones encuestadas que proporciona los recursos necesarios. Cuadro N. 8: Disposicin de recursos para conducir el proceso de gestin de riesgos en Proyectos de TI Alternativas Frecuencia Porcentaje (%) Raramente (1-19%) 9 30,0 Ocasionalmente 5 16,7 (20-39%) Frecuentemente 8 26,7 (40-59%) Generalmente 1 3,3 (60-79%) Casi siempre 3 10,0 (80-100%) No sabe 4 13,3 Total 30 100,0

FUENTE: Elaboracin propia.

FUENTE: Elaboracin propia.

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, ms de 43 por ciento de las organizaciones a las cuales pertenecen los encuestados tienen implementado una poltica de gestin de riesgos en el desarrollo de proyectos de tecnologa de informacin. Pregunta: Si su respuesta fue afirmativa en la pregunta anterior, en que ao vuestra organizacin implemento una poltica de gestin de riesgos de proyectos de tecnologa de la informacin (TI)?

En el Cuadro N. 7: Antigedad de la implementacin de poltica de gestin de riesgos en Proyectos de TI (Tecnologa de Informacin), el cual muestra el numero de aos que las organizaciones encuestadas tienen implementada una poltica de gestin de riesgos. Como se puede apreciar en el cuadro anterior, ms de 69% de las organizaciones a que han implementado una poltica de gestin de riesgos en el desarrollo de proyectos de tecnologa de informacin, lo implementaron antes de 2005. Lo cual demuestra que la gestin de riesgos de proyectos de tecnologa

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, 40% de las organizaciones a las que pertenecen los encuestados cuenta por lo menos frecuentemente con los recursos necesarios para realizar la gestin de riesgos. Esta informacin llama la atencin, pues si no se proporcionan los recursos necesarios, la probabilidad de no cumplir con los objetivos de costos, plazo, y calidad se incrementa.

FUENTE: Elaboracin propia.

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En el Cuadro N. 9: Utilizacin de herramientas cuantitativas en el proceso de gestin de riesgos en Proyectos de TI, el cual muestra el nmero de las organizaciones encuestadas que hacen uso de herramientas cuantitativas de gestin de riesgos. Cuadro N. 9: Utilizacin de herramientas cuantitativas en el proceso de gestin de riesgos en Proyectos de TI Alternativas Frecuencia Porcentaje (%) Raramente 17 56,7 (1-19%) Ocasionalmente 1 3,3 (20-39%) Frecuentemente 3 10,0 (40-59%) Generalmente 2 6,7 (60-79%) Casi siempre 1 3,3 (80-100%) No sabe 6 20,0 Total 30 100,0

Pregunta: Los gerentes de proyectos usan alguna herramienta cuantitativamente de gestin de riesgos? (Simulacin de Monte Carlo, rboles de decisiones, Anlisis de escenarios)

FUENTE: Elaboracin propia.

Cuadro N. 10: Utilizacin de herramientas cualitativas en el proceso de gestin de riesgos en Proyectos de TI Alternativas Frecuencia Porcentaje (%) Raramente 7 23,3 (1-19%) Ocasionalmente 7 23,3 (20-29%) Frecuentemente 2 6,7 (30-59%) Generalmente 9 30,0 (60-79%) Casi siempre 3 10,0 (80-100%) No sabe 2 6,7 Total 30 100,0

En el Cuadro N. 11: Identificacin de las fases en las cuales se realiza el plan de contingencia, el cual muestra la fase del proyecto en la cual se realiza la preparacin de los planes de contingencia. Cuadro N. 11: Identificacin de las fases en las cuales se realiza el plan de contingencia Fases Frecuencia Porcentaje (%) Iniciacin 6 20,0 Planeacin 14 46,7 Ejecucin y 8 26,7 control Cierre 1 3,3 No sabe 1 3,3 Total 44 100,0

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, ms de 56% de los encuestados raramente utiliza herramientas cuantitativas de gestin de riesgos. Y, apenas 3,3% de los encuestados casi siempre las utiliza. Esto demuestra falta de conocimiento sobre la aplicacin de las herramientas cuantitativas de gestin de riesgos.

FUENTE: Elaboracin propia.

En el Cuadro N. 10: Utilizacin de herramientas cualitativas en el proceso de gestin de riesgos en Proyectos de TI, el cual muestra el nmero de las organizaciones encuestadas que hacen uso de herramientas cualitativas de gestin de riesgos.

Pregunta: Los gerentes de proyectos usan alguna herramienta cualitativamente de gestin de riesgos (Matriz de probabilidad e impacto)?

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, 40% de los encuestados por lo menos generalmente utiliza herramientas cualitativas de gestin de riesgos. Esto se condice con el hecho que las herramientas cualitativas son ms conocidas y de mayor aplicacin.

Pregunta: Usted considera que las polticas de gestin de riesgo de su organizacin hacen una diferencia medible del desempeo de los proyectos de tecnologa de informacin?

Como se puede apreciar en el cuadro anterior, ms del 46% de los encuestados preparara los planes de contingencia en la fase de planeacin, y un 20% lo realiza desde la fase de inicio o concepcin del proyecto. Lo cual se constituye en una buena practica, pues en la medida que los planes de contingencia se realicen con mayor anticipacin, se tendr mayor probabilidad de xito para enfrentar a los riesgos.

FUENTE: Elaboracin propia.

Pregunta: Durante cual de las siguientes fases del desarrollo del proyecto de tecnologa de la informacin (TI) se preparan los planes de contingencia para responder a riesgos especficos?

En el Cuadro N. 12: Las polticas de gestin de riesgo de su organizacin hacen una diferencia medible del desempeo de los proyectos de tecnologa de informacin, el cual muestra la opinin de los encuestados sobre la importancia de las polticas de riesgos.

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Como se puede apreciar en el cuadro anterior, ms del 63% de los encuestados considera que las polticas de gestin de riesgo de su organizacin hacen una diferencia medible del desempeo de los proyectos de tecnologa de informacin. Es decir, una adecuada gestin de riesgos se traduce en proyectos dentro del plazo y presupuesto, cumpliendo con los requerimientos de los involucrados. CONCLUSIONES La gestin de riesgos de proyectos de tecnologa de informacin constituye un tema fundamental, el cual est siendo tratado en el medio acadmico, profesional e institucional en todo el mundo. La informacin obtenida de las encuestas, a pesar de no haber reunido informacin de un nmero significativo de encuestados. La informacin proporcionada es muy relevante tomando en cuenta que los encuestados son profesionales de gestin de proyectos con mucha experiencia tanto en tiempo como en el nmero de proyectos en los cuales han participado. La gestin de proyectos de tecnologa de informacin se viene desarrollando en organizaciones que pertenecen a una diversidad de sectores econmicos, y de diferente nivel de ingresos, pero particularmente en los sectores informacin, comunicaciones, y banca, sectores en los cuales existe un alto nivel de competencia. De las organizaciones encuestadas ms del 43% tiene implementada una poltica de gestin de riesgos, de las cuales casi el 70% de las mismas implement dichas polticas en los ltimos cuatro

FUENTE: Elaboracin propia.

Cuadro N. 12 Las polticas de gestin de riesgo de su organizacin hacen una diferencia medible del desempeo de los proyectos de tecnologa de informacin Alternativas Frecuencia Porcentaje (%) Raramente 5 16,7 (1-19%) Ocasionalmente 6 20,0 (20-29%) Frecuentemente 7 23,37 (30-59%) Generalmente 4 13,3 (60-79%) Casi siempre 3 10,0 (80-100%) No sabe 5 16,7 Total 30 100,0

RECOMENDACIONES

aos. Sin embargo, estas organizaciones no asignan los recursos financieros, humanos, y los plazos necesarios para la implementacin adecuada de las mencionadas polticas de gestin de riesgo, lo cual tiene como consecuencia el incremento en los costos y el exceso en el cumplimento de los plazos de los proyectos de tecnologa de informacin. Se puede apreciar que los responsables de los proyectos de tecnologa de informacin no tienen el conocimiento adecuado de las herramientas cuantitativas (Simulacin de Monte Carlos, rboles de Decisin, entre otros) de gestin de riesgos, y se apoyan, generalmente, en las herramientas cualitativas (Matriz de probabilidad e impacto que se basan en la opinin o juicios de expertos) Ms del 46% de las organizaciones encuestadas concentra la elaboracin de los planes de contingencia para poder responder a los riesgos en la fase de planificacin de los proyectos, lo cual se constituyen en una buena prctica, pues en la medida que se planteen medidas para poder enfrentar, o atenuar el impacto de los riesgos, se tendr una mayor probabilidad de xito en la gestin de los proyectos., Ms del 63% de los encuestados considera que las polticas de gestin de riesgo de su organizacin hacen una diferencia medible del desempeo de los proyectos de tecnologa de informacin. Es decir, una adecuada gestin de riesgos se traduce en proyectos dentro del plazo y presupuesto, cumpliendo con los requerimientos de calidad y el alcance del proyecto.

Continuar investigando en el tema de gestin de riesgos orientado a los proyectos de tecnologa de informacin. Debido a que las organizaciones pblicas y privadas tiene que enfrentar un ambiente ms cambiante y competitivo, y la tecnologa d informacin tiende a convertirse en una ventaja competitiva significativa. Realizar estudios comparativos entre sectores de actividad empresarial, y tamao de la organizacin. Constituir ncleos de investigacin en torno al tema de la gestin de riesgos en los proyectos de tecnologa de informacin. Difundir el uso y manejo de las herramientas cuantitativas entre los gerentes de proyectos de tecnologa de informacin, que les permitir lograr un mejor desempeo.

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Javier F. Del Carpio Gallegos

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

3. Del Carpio Gallegos, Javier F. (2006). Anlisis del Riesgo en la Administracin de Proyectos de

2. Chapman, Chris & Ward, Stephen (2003). Project Risk Management. Second Edition. John Wiley and Sons.

1. ASS/NZS 4360: 2004 Risk Management (Australia/New Zealand Standard).

5. Project Management Institute (2004). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Third edition. 6. IT Governance Institute (2005). COBIT 4.0.

4. Microsoft Solutions Framework (2002). MSF Risk Management Discipline v. 1.1.

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