Captulo 4: Cmo es el alcance en un proyecto TPM

Mireya Arroyo Hernndez

Herramientas, plantillas y procesos para el alcance en un proyecto

Condiciones de satisfaccin (COS) Reunin de los alcances del proyecto Descomposicin de requerimientos Sesiones grupales Esquematizar los procesos de negocios Realizar un prototipo Utilizar casos Declaracin general del proyecto (POS) Aprobacin del plan del proyecto

Administrar las expectativas del cliente

Lo que se quiere VS lo que se necesita
Lo que se quiere tiende a ser asociado con la solucin a un problema que el cliente imagina.

Lo que se necesita tiende a ser asociado con el problema.

Administrar las expectativas del cliente

Proceso de alcance del proyecto

Administrar las expectativas del cliente

Realizar las condiciones de satisfaccin
Aclarar solicitud Solicitud Aceptar respuesta Respuesta

Negociar arreglo y redaccin de la declaracin general del proyecto

Administrar las expectativas del cliente

Claridad en los objetivos

Especificar los resultados del negocio

Revisin peridica satisfaccin (COS) de las condiciones de

Administrar las expectativas del cliente

Reunin de los alcances del proyecto
Propsito
Bosquejar la declaracin general del proyecto (POS) Crear la estructura escalonada de requerimientos (RBS)

Asistentes
Grupo de clientes Director del proyecto y miembros clave del equipo del proyecto Grupo de coordinadores

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Agenda
Introduccin Propsito de la reunin (coordinador) Revisin de las condiciones de satisfaccin (COS) Descripcin del estado actual (cliente) Descripcin del problema u oportunidad de negocio (cliente) Descripcin del estado final (cliente) Descomposicin de requerimientos (coordinador) Discusin de la distancia entre los estados actual y final Eleccin de la mejor administracin de proyectos que reduzca dicha distancia (director del proyecto) Bosquejar y aprobar la declaracin general del proyecto (todo el grupo) Terminar sesin

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Productos de la reunin de alcances del proyecto
Creacin de la estructura escalonada de requerimientos (RBS)
Puede ser afectada por:
Cambios en el mercado Acciones de la competencia Adquisicin o actualizacin de tecnologa Cambios en las prioridades organizacionales Cambio de patrocinadores Aprendizaje y descubrimiento de la realizacin del proyecto

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Meta y solucin del proyecto

Requerimiento #1

Requerimiento #2

Requerimiento #n

Funcin #1.1

Funcin #1.2
Sub-funcin #1.2.2 Proceso #1.2.2.1 Proceso #1.2.2.2

Funcin #n.1

Funcin #n.2

Sub-funcin #1.2.1

Actividad #1.2.2.2.1

Actividad #1.2.2.2.2
Rasgo #1.2.2.2.2.2

Rasgo #1.2.2.2.2.1

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Propuestas para requerimientos la descomposicin de

Mtodos de descomposicin ms utilizados:

Sesiones grupales Entrevistas Observacin Reutilizacin de requerimientos Esquematizar los procesos de negocios Prototipos Utilizar casos

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Mtodo Sesiones grupales Ventajas -Excelente para procesos multidisciplinarios. -Requerimientos detallados pueden ser documentados y verificados inmediatamente. -Resolucin de problemas con un coordinador imparcial. -Participacin del usuario final. -Disposicin de descripciones de alto nivel de funciones y procesos. Riesgos -Utilizar coordinadores no capacitados puede dejar una respuesta negativa de otros usuarios. -El tiempo y costo de la planeacin y/o ejecucin pueden ser altos. -Las descripciones pueden diferir de actividades detalladas actualmente. -Sin estructura, puede ser que los accionistas no sepan que informacin est disponible. -Las necesidades reales pueden ser ignoradas si el analista es perjudicado.

Entrevistas

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Mtodo Observacin Ventajas -Se tienen descripciones especficas y completas de las acciones. -Es efectiva cuando las rutinas de actividades son difciles de describir. Riesgos -La documentacin y grabacin en video puede consumir tiempo, mucho dinero, y posiblemente tener tintes legales. -La informacin confusa o conflictiva debe ser aclarada. -Lo que se observa puede malinterpretado.
-Requiere de una inversin significante para desarrollo de archivos, mantenimiento, y funciones de libreras. -Puede violar la propiedad intelectual del propietario anterior. -Similitudes con requerimientos archivados y nuevos pueden malinterpretarse.

Reutilizacin de requerimientos

-Requerimientos rpidamente generados y corregidos. -Trabajos redundantes pueden reducirse. -La satisfaccin del cliente es mejorada en pruebas previas. -La calidad aumenta. -El ciclo de reinventar se minimiza.

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Mtodo Esquematizar los procesos de negocios Ventajas -Excelente para procesos multidisciplinarios. -Comunicacin visual a travs de diagramas de procesos. -Verificacin de qu es y qu no es. -Se generan ideas innovadoras. -Los usuarios aclaran lo que quieren. -Los usuarios identifican los requerimientos que tal vez olvidaron. -Enfocado en el cliente. -Rpida prueba del concepto. -Simula a travs de procesos. Riesgos -La implementacin es dependiente de una organizacin por lo que est abierto a cambios. -Se requiere interpretar, recaudar datos. -Se invierte tiempo. -Que el cliente quiera implementar el prototipo. -Dificultad para saber cuando detenerse. -Se requieren habilidades especializadas. -Ausencia de documentacin.

Prototipos

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Mtodo
Utilizar casos

Ventajas
-El estado del sistema es descrito antes de que el cliente interacte con tal sistema. -Escenarios completos son utilizados para describir el estado del sistema. -El flujo normal de eventos y/o excepciones es conocido. -Se mejora la satisfaccin del cliente y el diseo.

Riesgos
-Las novedades tienen como resultado inconsistencias. -La informacin puede estar fuera de la descripcin del escenario. -Se requiere amplia interaccin. -La capacitacin es costosa.

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Esquematizar proceso de negocio
Qu es un proceso de negocio? Coleccin de actividades que toman ms de una entrada de diferentes fuentes y produce algo de valor para el cliente.
Entrada A
Entrada B Entrada C

Cambio de estado

Proceso de negocio

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Creando un diagrama de proceso de negocio

Operacin

Inspeccin

Almacenamiento

Transmisin

Movimiento Documento

Anotacin

Conector

Decisin

Retraso

Direccin de flujo

Lmites

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Formatos de diagramas
Arriba-abajo, izquierda-derecha
Orden de solicitud A B C

No Orden generada OK? S Crdito verificado Crdito validado

Notificacin del problema

Informacin de orden

Orden se cancel

Problema resuelto?

Orden se concluy

Notificar al cliente

No A
B C

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Administrar las expectativas del cliente

Formato de carril
Cliente
Orden de solicitud Notificar al cliente

Ventas
Orden generada

Notificacin del problema No

No Problema resuelto? Orden se cancel

S
Crdito validado

Crdito
Crdito verificado OK? S

Orden de entrada
Informacin de orden
Orden se concluy

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Contexto del diagrama
Una figura representa la entidad externa que est activando el proceso. Un crculo representa la organizacin respondiendo a la peticin. Un cuadro de texto muestra cada organizacin o proceso actuando para completar la peticin. Las flechas muestran el flujo entre los cuadros de texto.

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Rpido y fcil

Cliente existente

Peticin del producto

Procesamiento de la orden

Departamento de crdito

Entrega del producto Cuando se promete y se cumple

Transporte

Almacenamiento

Organizacin

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Administrar las expectativas del cliente

Pasos para crear un diagrama de flujo:
Decidir el proceso a bosquejar. Definir el inicio y fin del proceso, tambin conocidos como lmites. Describir el inicio utilizando el smbolo de lmite. Preguntarse qu sucede despus? y escribir en cada uno los pasos subsecuentes dentro de smbolos de operacin. Cuando una decisin es alcanzada, escriba la pregunta dentro de un rombo de decisin y desarrolle cada parte. Asegrese que cada ciclo de decisin se retroalimente o conclyalo. Describa el fin utilizando el smbolo de lmite. En algunas ocasiones u proceso puede tener ms de un lmite final.

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Administrar las expectativas del cliente

Utilizar casos
Declaracin general del proyecto (POS)

Alcance del proyecto

Reunin de requerimientos

Utilizar casos

Documentos adicionales

Documentacin de requerimientos

Fase de planeacin del proyecto

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Administrar las expectativas del cliente

Diagramas de casos
Actor: Alguien o algo fuera del sistema que interacta con l. El sistema

S
? S

Un caso: Secuencia de pasos realizados por el sistema para producir algo de valor para el actor.

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Administrar las expectativas del cliente

Tipos de requerimientos
Funcionales
No funcionales Globales Restricciones de productos y/o proyectos

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Administrar las expectativas del cliente

Clasificacin de proyectos
Modelo
Lineal

Cundo usar
-La solucin y requerimientos estn claramente definidos. -No se esperan muchos cambios en el alcance. -El proyecto es rutinario y repetitivo. -Se pueden utilizar patrones establecidos.

Incremental

-Mismas condiciones que el modelo lineal, pero el cliente quiere incrementar el valor del negocio. -Existe la probabilidad de realizar cambios en el alcance.
-Requerimientos incompletos o muy cambiantes. -Con los requerimientos restantes seguir el curso del proyecto. -Algunos rasgos de la solucin no estn identificados. -La solucin y requerimientos son parcialmente conocidos. -Puede haber funciones son identificar. -Cambios del cliente en el alcance. -El proyecto est orientado al desarrollo de nuevos productos o procesos. -El programa de desarrollo es riguroso y no re puede replantear. -La meta y solucin son desconocidas. -El proyecto es del tipo investigacin y desarrollo.

Iterativo

Adaptado

Extremo

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Administrar las expectativas del cliente

Redactar la declaracin general del proyecto (POS)

Se compone las siguientes partes:

Problema u oportunidad

Meta del proyecto

Objetivos del proyecto

Criterios de xito
Suposiciones, riesgos y obstculos

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Declaracin general del proyecto Nombre del proyecto Proyecto No. Director del proyecto

Problema/oportunidad Meta

Objetivos
Criterios de xito Suposiciones, riesgos y obtculos Preparado por Fecha Aprobado por Fecha

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Presentar POS

Debe ser aprobada por:

Director del proyecto Cliente

Equipo del proyecto