CONTABILIDAD

FASES DEL PROCESO CONTABLE.

Lic. En Administracin
Grupo B

Luis M. Lpez Serrano

9/13/2013

EL PROCESO CONTABLE ORIGEN DEL PROCESO CONTABLE. El Proceso Contable surge en la Contabilidad como consecuencia de reconocer una serie de funciones o actividades eslabonadas entre s, que termina en el objetivo de la propia contabilidad, es decir en la obtencin de la Informacin financiera. Para obtener la Informacin financiera, es necesario establecer primeramente un Sistema por medio del cual sea posible el tratamiento de los datos, desde su obtencin hasta su presentacin en trminos de informacin terminada. Esta fase del Proceso Contable se denomina Sistematizacin. Posteriormente se requiere cuantificar los elementos que intervienen en las transacciones financieras en trminos de unidades monetarias, de acuerdo con las reglas de cuantificacin contenidas en la Teora Contable. Dicha Cuantificacin constituye la segunda fase denominada Valuacin. Una vez valuados los datos financieros, es necesario someterlos a un tratamiento por medio de instrumentos especficos, con el fin de captarlos, clasificarlos, registrarlos, calcularlos y sistematizarlos de manera accesible para sus usuarios. Esta fase recibe el nombre de Procesamiento. La informacin plasmada en los Estados Financieros debe analizarse e interpretarse, con el objeto de conocer la influencia que las transacciones celebradas por el ente econmico tuvieron sobre su situacin financiera. Como consecuencia de dicho anlisis e interpretacin, se emite una calificacin sobre el efecto que las transacciones celebradas por el ente econmico consignada en los Estados Financieros tuvieron sobre las situacin financiera de dicha entidad, con el fin de darla a conocer a los responsables de tomar decisiones. Este Fase se denomina Valuacin. Por ultimo, El Proceso Contable termina con la fase de Informacin, a travs de la cual se comunica a los interesados de la situacin financiera del ente econmico, como consecuencia de las transacciones celebradas por la entidad durante el periodo. FASES DEL PROCESO CONTABLE. Con base en el anterior tema podemos determinar que las fases del Proceso Contable son: 1. Sistematizacin, Es la fase inicial del proceso contable que establece el sistema de informacin financiera en un ente econmico.

2. Valuacin, Es la segunda fase del proceso contable y es la que cuantifica en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere un ente econmico en la celebracin de transacciones financieras. 3. Procesamiento, Tercera fase del proceso contable y es la que elabora los Estados Financieros resultantes de las transacciones celebradas por un ente econmico. 4. Evaluacin, Cuarta fase del proceso contable y es la que califica el efecto de las transacciones celebradas por el ente econmico sobre su situacin financiera. 5. Informacin, Quinta fase del proceso contable y es la que comunica la informacin financiera obtenida por la Contabilidad. DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE. FASE DE SISTEMATIZACIN. Es la fase inicial del proceso contable, en virtud por el cual los elementos de la Contabilidad se organizan, para que esta alcance su objetivo. La Sistematizacin implica el establecimiento de un Sistema de Informacin Financiera, para lo cual es necesario seleccionarlo, disearlo e instalarlo. SELECCIN DEL SISTEMA. Es elegir los procedimientos y mtodos que de acuerdo con las circunstancias, resulten ms adecuados para el ente econmico. Para seleccionar con acierto el Sistema de Informacin Financiera, es necesario conocer la naturaleza y caractersticas del ente econmico y elegir el procedimiento de procesamiento de datos que se adecue a dichas caractersticas. Conocimiento de la Entidad Elegir el procedimiento de Procesamiento

CONOCIMIENTO DE LA ENTIDAD. La naturaleza y caractersticas del ente econmico se determina a travs de investigar: Su actividad, Marco Legal, Ejercicio Contable, Polticas de Operacin, Recursos y fuentes con que cuenta, y Su Organigrama

Su Actividad: Esta se determina por la clase de mercancas, tipo de servicio, tipo de productos que ofrece o produce normalmente. Marco Legal: Este se conforma por las disposiciones legales que afectan al ente econmico. Dichas disposiciones pueden ser impositivas, administrativas, laborales o sanitarias. Ejercicio Contable: Es el periodo convencional en el que se divide la vida de un ente econmico para conocer su situacin financiera y resultados. Polticas de Operacin: Se encuentran constituidas por el modo particular de realizar sus transacciones financieras. Recursos: Para sistematizar la contabilidad es necesario conocer los recursos y obligaciones que de acuerdo con su naturaleza y caractersticas, le son particulares. Organigrama: Es una representacin esquemtica de la organizacin del ente econmico, en la que se sealan jerrquicamente las divisiones funcionales inherentes a su actividad, as como las relaciones entre s. Este organigrama es complementado por el manual de funciones y procedimientos. ELEGIR EL PROCEDIMIENTO DE PROCESAMIENTO. El procedimiento para el procesamiento de datos, debe elegirse entre los siguientes: Procedimiento Manual Procedimiento Mecnico

PROCEDIMIENTO MANUAL. Es aquel que emplea bsicamente el esfuerzo humano para la captacin, clasificacin, registro calculo y sntesis de las transacciones financieras de un ente econmico mediante la escritura. (Estados Financieros manuales, Tenedura de libros manual.) PROCEDIMIENTO MECNICO. Es aquel que emplea bsicamente la automatizacin de datos para la clasificacin, registro, clculo y sntesis de las transacciones financieras del ente econmico. Este procedimiento automatizado ofrece sobre los precedentes, la posibilidad de procesar grandes volmenes de datos a una mayor velocidad y con mayor exactitud, aunque implica mayor costo y personal calificado.

ELEMENTOS PARA ELEGIR EL PROCEDIMIENTO DE PROCESAMIENTO: Es necesario ponderar respecto del ente econmico a la cual va a aplicarse, su magnitud, volumen de operaciones, necesidades de informacin, costo de equipos y posibilidades de capacitar y sostener personal idneo. DISEO DEL SISTEMA. El diseo del sistema de informacin financiera incluye catalogo de cuentas, los documentos fuente, los diagramas de flujo, la gua de procesamiento de informes. Catalogo de Cuentas: Es una lista o enumeracin pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo, patrimonio, Ingresos, Costos y gastos de un ente econmico. Documento Fuente: Es el instrumento fsico de carcter administrativo que capta, comprueba, justifica y controla las transacciones financieras efectuadas por el ente econmico, aportando los datos necesarios para su procesamiento en la contabilidad. EL diseo de los documentos fuentes implica, previamente, establecer su objetivo, justificar su implantacin, determinar su costo y estudiar su operacin. Flujo de Documentos: Es el transito que los mismos siguen desde su lugar de origen hasta su llegada a las diferentes divisiones de la organizacin. Este recorrido es representado mediante un esquema en el que por medio de figuras geomtricas conectadas por flechas, se indica el trmite de los documentos que maneja la entidad y se denomina Diagrama de Flujo. Gua de Procesamiento: Se constituye por un instructivo en el que se seala el procedimiento para registrar una operacin partiendo de su origen. Es un complemento del catalogo de cuentas y es lo que denominamos la Descripcin y dinmica de las cuentas. Informes: Son los informes que requieren los niveles de staff para tomar las decisiones. Instalacin del sistema: Una vez aprobado, adquiriendo los recursos para su aplicacin se implanta el sistema elegido FASE DE VALUACIN Es la accin de asignar un valor a los recursos y a las obligaciones que adquieren los entes econmicos para lograr sus objetivos. Siendo la moneda la unidad de medida del valor, los recursos y las obligaciones de los entes econmicos se valan en Unidades Monetarias. Y toda vez que un mismo

fenmeno puede cuantificarse bajo diferentes bases, se hace necesario definir criterios de valuacin que aseguren Estados Financieros homogneos. Valuacin del efectivo, Valuacin del efectivo en bancos, Valuacin de Inversiones, Valuacin de derechos a cargo deudores, Valuacin de Propiedad Planta y Equipo, Etc.

FASE DE PROCESAMIENTO Es la fase del proceso contable que elabora los Estados Financieros resultantes de las transacciones celebradas por un ente econmico. La elaboracin de la informacin financiera consta de las siguientes etapas: Captacin, Clasificacin, registro, clculo y sntesis de datos. Los datos se obtienen por medio de documentos fuente, se clasifican a travs de cuentas, se calculan por medio de la mente o una maquina, se registran en el sistema (Software Hoy) y se sintetizan en Estados Financieros. CAPTACIN DE LOS DATOS: Los datos relativos a las transacciones financieras celebradas por las entidades econmicas se obtienen por medio de documentos fuente. CLASIFICACIN DE LOS DATOS. Los datos en la contabilidad se clasifican por medio de la Cuenta. La CUENTA es el instrumento que se utiliza para clasificar los elementos que intervienen en una transaccin financiera. La cuenta se representa por una cuenta T mayscula, lo que equivale a un campo dividido en dos partes por una lnea vertical. ELEMENTOS DE LA CUENTA. DEBE HABER

La cuenta se compone de dos partes. Lado izquierdo, denominado DEBE y lado derecho, llamado HABER. Para su clasificacin, las transacciones se anotan o registran en dichas cuentas. Las anotaciones que se registran en el campo izquierdo o DEBE, se llaman CARGOS O DEBITOS; las anotaciones que se hacen en el campo del HABER, se denominan ABONOS O CRDITOS.

En sntesis CARGAR O DEBITAR significa anotar una cantidad en l DEBE de una cuenta; ABONAR o ACREDITAR significa anotar una cantidad en el HABER. A la suma de los cargos o cantidades anotadas en l DEBE de una cuenta se le denomina Movimiento Debito; la suma de las cantidades registradas en el HABER de una cuenta, se denomina Movimiento Crdito. Cuando una cuenta tiene movimiento Debito y movimiento Crdito, la diferencia resultante se denomina SALDO. El saldo puede ser Saldo Debito o Saldo Crdito, dependiendo cual es mayor. DIVISIN DE LAS CUENTAS Las cuentas se clasifican en cuentas de Balance o Cuentas de Situacin Financiera, Cuentas de resultado y Cuentas de Orden Las cuentas de Balance son aquellas que se clasifican transacciones que solo modifican dicha situacin, sin que influyan sobre la utilidad o perdida del ente econmico. Las cuentas de Balance o Situacin Financiera se subdividen en: 1. 2. 3. Cuentas del Activo Cuentas del Pasivo Cuentas de Capital Contable

ACTIVO. Representa los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad del ente econmico. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancas, los muebles y los vehculos; por derechos, las cuentas por cobrar y los crditos a favor. El activo se caracteriza por: Estar en capacidad de generar beneficios o servicios Estar bajo el control de la empresa Generar un derecho de reclamacin

PASIVO. Representa las obligaciones contradas por el ente econmico, para su cancelacin en el futuro. Son las deudas que debe pagar por cualquier concepto El Pasivo se caracteriza por: La obligacin tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de hacer el pago, Existe una deuda con un beneficio cierto.

PATRIMONIO. Es el valor resultante de la diferencia entre el activo y el pasivo. Representa los aportes del dueo o dueos para constituir la empresa, y adems incluye las utilidades y reservas. Este grupo constituye un pasivo a favor de los dueos del Ente Econmico, por lo cual se maneja de igual forma que las cuentas de pasivo. El patrimonio se caracteriza: Esta constituido por el aporte inicial y el aporte adicional de los dueos del ente econmico Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las perdidas del ejercicio contable.

Las cuentas de resultado son las que clasifican transacciones que constituyen Ingresos o Egresos y que por lo tanto inciden sobre la utilidad o prdida de la entidad. Las cuentas de Resultado se subdividen por lo tanto en: 1. 2. Cuentas de Ingresos Cuentas de Egresos

INGRESOS. Son valores que recibe el ente econmico cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una ganancia. GASTOS. Un Ente Econmico debe efectuar pagos por servicios y elementos necesarios para su buen funcionamiento; esto constituye un gasto, porque esos valores no son recuperables. COSTO DE VENTAS. Representa el valor de adquisicin de los artculos destinados a la venta. COSTO DE PRODUCCIN O DE OPERACIN. Agrupa el conjunto de cuentas que representa las erogaciones asociadas, clara y directamente, con la elaboracin o la produccin de los bienes, o la prestacin de servicios, de los cuales el ente econmico obtiene sus ingresos. El movimiento de estas cuentas se registra en forma similar a las cuentas de costo de ventas. LAS CUENTAS DE ORDEN. Son las que agrupan los valores que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de la empresa, as como las cuentas que sirven para efectos de control interno o informacin general, adems las que se utilizan para conciliar las diferencias entre los registros contables de la empresa y las declaraciones tributarias. 1. Cuentas de Orden Deudoras

2. Cuentas de Orden Acreedoras. CUENTAS DE LA CONTABILIDAD DE UN ENTE ECONMICO. Las cuentas ms comunes de la Contabilidad son aquellas que se irn manejando durante el desarrollo de la materia y que se nombraran en el Plan nico de Cuentas PUC. Entre algunas tenemos: CAJA, BANCOS, INVERSIONES, DEUDORES, INVENTARIO DE MERCANCAS, TERRENOS, CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES, MAQUINARIA Y EQUIPO, OBLIGACIONES FINANCIERAS, PROVEEDORES, CUENTAS POR PAGAR, CAPITAL SOCIAL, UTILIDAD DEL EJERCICIO, VENTAS, COMPRAS COSTOS DE VENTAS, GASTOS DE ADMINISTRACIN, GASTOS DE VENTAS INGRESOS NO OPERACIONALES, EGRESOS NO OPERACIONALES, ETC. *http://www.oocities.org/espanol/audiconsystem/Proceso.htm