OTROS COMUNICADOS ESCRITOS DE USO FRECUENTE: MEMOPARTE O RECADO, MEMORANDO, CARTA DE SERVICIOS.

En la vida administrativa se producen una buena cantidad de comunicados escritos, a los cuales se les asignan diferentes denominaciones y a veces, incluso, carecen de nombre en una determinada organizacin. Adems de los comunicados muy conocidos cuyo estudio se reserva para otros mdulos de conocimiento, tales como el manual de organizacin, los folletos de bienviva e informativos, boletines, circulares, avisos en tableros y revistas internas, existen tambin comunicados de aplicacin diaria, respecto de los cuales escasamente hacen consideraciones los autores, pero que desde luego es necesario conocer con mayor detalle que su simple mencin. MEMOPARTE O RECADO. El recado o memoparte es la manifestacin ms elemental de la comunicacin escrita en el contexto administrativo. En l se asienta un mensaje breve, claro, objetivo y conciso que no da lugar a dudas. Su estructura responde a la necesidad de una comunicacin rpida, mediante la cual el receptor puede actuar en razn del contenido. Por su naturaleza el memoparte es escrito. Es corto, bien estructurado. No puede prestarse a equvocos, pues estos originan consecuencias muy graves. Se escribe en papeles pequeos. Adopta la especie de orden, instruccin sugerencia, acuerdo, informacin. Un ejemplo muy representativo es la secretaria para informar a su jefe la resea de una conversacin telefnica. Tambin es posible encontrar este tipo de formatos ya impresos, y se encuentran disponibles en las papeleras como blocks de recados telefnicos y generalmente son en original y copia. MEMORANDO. Tambin conocido como memorndum, es un tipo de carta-resumen para uso entre los niveles internos de una organizacin. Su objetivo es recordar asuntos, comunicar disposiciones o solicitar informes. El memorando siempre se debe archiva para referencia permanente o temporal; es un documento breve, compacto y claro. Adems, deber cubrir los siguientes requisitos: 1. Transmisor y destinatario bien definidos. Es til la frmula: 2. El asunto debe quedar claramente establecido. 3. En el primer prrafo o en un apartado especial, deber exponer claramente el asunto tratado, en muy pocas palabras y el resto siguiendo una sistemtica lgica, cronolgica, alfabticau operacional. 4. S se espera respuesta, debe hacer notar claramente. 5. Fecha de expedicin para referencia posterior. 6. hacerse con copia para el archivo. 7. ir firmado por el emisor. 8. trminos amables para la induccin a su lectura. (peticin inicial y agradecimiento final cuando menos.) 9. concluir con un prrafo que complemente al primero. 10. an cuando no hay formas universales, es conveniente que cada institucin disee las adecuadas a sus necesidades, a fin de que el receptor con una mirada rpida, sepa a dnde dirigir la vista para encontrar el asunto y otras informaciones. Por ejemplo:

MEMORANDO
Fecha: Referencia: Asunto: PARA: DE: CORTESIA INICIAL (PETICION ROGADA)

CORTESIA FINAL (RECONOCIMIENTO) FIRMA DEL EMISOR C.C.P. (CON COPIA PARA)

CARTA DE SERVICIOS. Es aquella sin destinatario preciso, cuyo contenido plantea las posibilidades de servicio de una persona fsica o moral. Se utiliza fundamentalmente por los profesionales que ofrecen sus servicios en las diversas disciplinas que integran su especialidad. Al igual que el memoparte o recado y el memorando debe ser breve, clara y objetiva. Puede hacer uso de la comunicacin grfica para que, mediante imgenes, el mensaje tenga mayor poder de penetracin y persuasin. Su uso se restringe por los cdigos de tica profesional. La carta de servicios trata de persuadir al lector, de la bondad y calidad de los servicios que se ofrecen. Generalmente es impresa. La carta de servicios es, pues, la representacin sinttica que describe las actividades que lleva a efecto el signatario. Puntos principales a tratar en una carta de servicios: IDENTIFICACION DEL NOMBRE Y DOMICILIO DE LOS OFERENTES RAZON O DENOMINACION SOCIAL QUE LES AMPARA Descripcin de los servicios. Anlisis de las principales actividades que se llevan a cabo. Sealamiento de las ventajas que se derivara al hacer uso de los servicios detallados. Justificacin y racionalizacin de la inversin que se hara al contratar tales servicios. Principales experiencias que han adquirido. Planteamiento del currculo vital de sus principales integrantes. Estimacin del tiempo en que se llevara a efecto el trabajo. Compromisos primarios del despacho al ofrecer sus servicios. Ofrecimiento formal reiterativo.