ADMINISTRACIN DE PROYECTOS Y OPERACIONES

Fundamentos de la Administracin de Proyectos

2 SEMESTRE DE 2006 Facultad de Ingeniera Universidad Nacional de Cuyo Ing. Jorge Luis Moreno S.
Ing. Jorge L. Moreno S.

Caractersticas de los proyectos

Los proyectos estn asociados a esfuerzos de cambio. Proyecto no es sinnimo del producto del proyecto, sino que corresponde al proceso para obtener dicho resultado. Los proyectos estn compuestos de actividades, las que se deben realizar en una cierta secuencia. Involucran mltiples recursos. Unicos, no repetitivos. Involucran incertidumbre y riesgo. Ciclo de vida definido (temporales), donde el plazo puede ser una meta fundamental. Interdependencia con las otras actividades de la empresa y con el entorno. Ing. Jorge L. Moreno S.

Ciclo de vida, agregacin de valor y costo de cambiar

Agregacin de valor Ciclo de vida total del proyecto Planificacin
CONCEPTO Concebir DESARROLLO Desarrollar

Logro
IMPLEMENT. Ejecutar

TERMINO Finalizar

Oportunidad constructiva

Intervencin Destructiva

Perodo de mayor impacto del riesgo Ing. Jorge L. Moreno S.

Tiempo

Costo de cambiar

Ciclo de vida de un proyecto de construccin

100 % Porcentaje de avance
Instalacin prcticamente completa Principales contratos adjudicados Operacin total

Decisin sobre continuidad de Proyecto

Etapa 1
FACTIBILIDAD

Etapa 2
PLANIFICACI N Y DISEO

Etapa 3
EJECUCION O PRODUCCIN

Etapa 4
PUESTA EN MARCHA

Formulaci n proyecto Estudios Factibilidad Diseo estratgico Aprobacin

Diseo base Construccin Programa y Entrega Presupuesto Trabajos Trminos y civiles condiciones Instalaciones contractuales Ensayos Planificacin Ing. Jorge L. Moreno S. detallada

Pruebas finales Mantenimiento

Definicin del proyecto (Concepto)

Definicin preliminar de la necesidad Antecedentes bsicos Soluciones alternativas Anlisis preliminar de riesgos Estimacin conceptual de costos Estudios de factibilidad Seleccin de alternativa Programa maestro Asignacin de presupuesto
Ing. Jorge L. Moreno S.

Diseo y planificacin (Desarrollo)

Investigacin detallada Diseo preliminar Documentacin (propuesta) Diseo detallado Bases contractuales, planos y especificaciones Planificacin de adquisiciones y ejecucin Presupuesto definitivo y de control Organizacin Obtencin de personal
Ing. Jorge L. Moreno S.

Adquisiciones (Desarrollo)
Plan de adquisiciones Documentacin Tramitacin Aseguramiento de calidad Inspecciones

Ing. Jorge L. Moreno S.

Ejecucin (Implementacin)
Adquisicin de equipos Licitacin de obras y otros sistemas Administracin de contratos Produccin Administracin de la calidad (Aseguramiento) Ensayos y pruebas Puesta en marcha

Ing. Jorge L. Moreno S.

Operacin (Trmino)
Utilizacin/oferta de la obra/producto/sistema o servicio Distribucin del producto Disponibilidad del servicio Mantenimiento y reparaciones Evaluacin de resultados

Ing. Jorge L. Moreno S.

DIRECCION DE PROYECTOS (PROJECT MANAGEMENT)

Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto para lograr los objetivos, y alcanzar o exceder las necesidades y expectativas de las partes involucradas ENTORNO
INGRESOS DIRECCIN DE PROYECTOS RECURSOS RESULTADOS
Alcance Plazo Costo Calidad Satisfaccin

Humanos, Materiales, Equipos, Informacin, Dinero, Infraestructura, Otros

Ing. Jorge L. Moreno S.

QUE ES LA ADMINISTRACIN DE PROYECTOS?

(PROJECT MANAGEMENT) Administracin de proyectos: es el arte de dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a travs de la vida de un proyecto, por medio de tcnicas modernas de administracin, para lograr objetivos predeterminados de alcance, calidad, tiempo y costo, y de satisfaccin de todos sus participantes y particularmente del cliente del proyecto. Requiere balancear demandas (que compiten), relativas a: Variables relevantes del proyecto: alcance, plazo, costo, calidad y riesgo. Partes involucradas con diferentes necesidades y expectativas. Requerimientos identificados (necesidades) y noIng. Jorge L. Moreno S. identificados (expectativas).

Ventajas del enfoque de proyecto

Integracin Sistematizacin Flexibilidad
- proyectos operados como unidades financieramente independientes - desarrollo de componentes en forma paralela, pero integrados - esquemas de planificacin y control distintos a los propios de la organizacin.

Uso del conocimiento integrado y sistematizado Potenciacin de los activos y recursos de la organizacin. Espritu de equipo de los involucrados.
Ing. Jorge L. Moreno S.

Desventajas del enfoque de proyecto

Debilita a la organizacin funcional o departamental. Puede interferir con las funciones principales de la organizacin debido a necesidades especiales. Diluye los recursos de la empresa u organizacin Posibles conflictos dentro de la organizacin. Se pueden presentar tendencia a la exageracin en el uso del esquema o metodologa para actividades que no lo requieren.
Ing. Jorge L. Moreno S.

Bases de la Administracin de proyectos

Todas las decisiones de la administracin son dirigidas hacia el logro de los objetivos del proyecto. Objetivos claros y aceptados. Slo el trabajo remanente puede ser administrado. Existe un buen plan para hacer lo que queda. Las personas saben lo que deben hacer. Existe suficiente dinero y tiempo para hacerlo. Hay que manejar la incertidumbre y el cambio.
Ing. Jorge L. Moreno S.

Proceso de administracin
PLANIFICAR TOMA DE CONTROLAR ORGANIZAR

INFORMACION DECISIONES

DIRIGIR
Ing. Jorge L. Moreno S.

El proyecto como un sistema

Los proyectos son sistemas abiertos Requiere manejo de interfases (manejo efectivo de las relaciones entre sistemas y subsistemas):
Organizacionales Directivos Tcnicos Externos al proyecto Informacin

Ing. Jorge L. Moreno S.

Subsistemas tpicos de un proyecto

Derivados del ciclo de vida
Puntos de cambio o interfases dinmicas de un proyecto Diferencias en: Misin Tamao Tecnologa Velocidad de cambio Participantes

Derivados de los niveles de administracin del proyecto

Administracin superior de la empresa Administracin de nivel medio Administracin de nivel tcnico
Ing. Jorge L. Moreno S.

Consecuencias
Necesidad Necesidad

de un rol integrador

de que la organizacin del proyecto sea bien regulada

Mejor

comprensin de la necesidad de un control dinmico amplio de las tcnicas de sistemas

Ing. Jorge L. Moreno S.

Uso

Procesos y reas de la Administracin de un proyecto

Procesos de un proyecto
Proceso: una serie de acciones que traen como consecuencia un resultado Procesos de administracin de un proyecto
Descripcin del trabajo. Organizacin del trabajo.

Procesos orientados al producto del proyecto

Especificacin del producto. Creacin del producto.
Ing. Jorge L. Moreno S.

Concepto de Proceso
Inicio

PROCESO

Fin

Proveedor externo/interno

Cliente interno/externo

Recursos
Actividades bsicas

Productos

Ing. Jorge L. Moreno S.

GRUPOS DE PROCESOS EN LA DIRECCIN DE PROYECTOS (PMI)

Procesos de Seguimiento y Control Procesos de Planificacin

Procesos de Iniciacin

Procesos de Cierre

Procesos de Ejecucin
Ing. Jorge L. Moreno S.

Procesos de la DP (PMI): Planificacin

Procesos centrales de planificacin: Procesos facilitadores de la planificacin:
Planificacin del alcance Planificacin de la calidad Definicin del alcance Planificacin de la organizacin Definicin de actividades Asignacin de personal Planificacin de recursos Planificacin de la Secuencia de actividades comunicacin e informacin Estimacin de la duracin Planificacin de adquisiciones de actividades Planificacin de las solicitudes Estimacin de los costos de de servicios o productos actividades Identificacin de riesgos Desarrollo de programas Cuantificacin de riesgos Presupuestos Desarrollo de respuestas a los Desarrollo del plan del riesgos Ing. Jorge L. Moreno S. proyecto

Procesos de la DP (PMI) Ejecucin Control

Procesos de ejecucin Procesos facilitadores de la ejecucin: Procesos de control:
Informes de desempeo Control general de cambios

Procesos facilitadores del Distribucin de informacin control: Desarrollo del equipo de trabajo Control de cambios al alcance del proyecto Aseguramiento de la calidad Control de calidad Verificacin del alcance Control del programa Solicitacin de recursos y servicios Control de las respuestas al riesgo Seleccin de fuentes de recursos y servicios Control de costos Administracin de contratos Ing. Jorge L. Moreno S.

Procesos de la DP (PMI): Cierre

Procesos de cierre:
Cierre de contratos Cierre administrativo Evaluacin de satisfaccin de clientes Evaluacin general de desempeo de cada etapa y del proyecto como un todo Reintegro de personal asignado al proyecto Adquisicin y almacenamiento de informacin relevante para futuros proyectos

Ing. Jorge L. Moreno S.

Lmites del Proyecto

Proceso de gestin del proyecto

Ing. Jorge L. Moreno S.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE Esquema de la Metodologa propuesta para la DP

Gestin de cada rea de conocimiento de la DP Procesos y actividades Alcance, costo, plazo, calidad, riesgo, RRHH, comunicacin e informacin, suministros, contratos, etc. PR O C ESO S DE CADA ETA PA ETA PA S i ni ci aci n concepci n pl ani f i caci n di seo ej ecuci n i m pl em ent aci n cont r ol ci er r e ci er r e

Entradas documentos o informacin resultados de procesos anteriores Herramientas y tcnicas mecanismos para generar los resultados. Salidas documentos o informacin Ing. Jorge L. Moreno S. resultados para procesos siguientes

Particularidades de la Metodologa propuesta de DP Los procesos interaccionan entre si y con los dems procesos de las otras reas de conocimiento. Cada proceso puede requerir esfuerzos de una o mas personas o grupos de personas segn sean las necesidades del proyecto Cada proceso ocurre al menos una vez en cada fase del proyecto, y se produce en una o ms fases del proyecto A pesar de que los procesos de cada rea de Conocimiento se presentan como componentes discretos con interfaces bien definidas, en la prctica pueden superponerse e interactuar.
Ing. Jorge L. Moreno S.

reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos (PMI, 2004)

* Gestin de la integracin del proyecto * Gestin del alcance * Gestin del tiempo * Gestin del costo * Gestin de la calidad * Gestin de los recursos humanos * Gestin de la comunicacin * Gestin del riesgo * Gestin de las adquisiciones Ing. Jorge L. Moreno S.

reas de Conocimiento de la DP (PMI)

Calidad
Especificaciones, QA, QC

Alcance
Requerimientos Cambios

Informacin Comunicacin
Datos, coordinacin Habilidades Personal

Tiempo

Control, atrasos

Integracin

Recurso Humano

Presupuestos, control

Problemas, soluciones

Servicios, maquinaria materiales

Costo Riesgo

Contratos Adquisiciones

Ing. Jorge L. Moreno S.

reas de Conocimiento
Alcance Comprende los procesos necesarios para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y slo el trabajo requerido, para completar el proyecto exitosamente. Plazo Comprende los procesos requeridos para asegurar el trmino oportuno del proyecto. Costo Comprende los procesos requeridos para asegurar que el proyecto terminar dentro del presupuesto aprobado. Calidad Comprende los procesos requeridos para asegurar que el proyecto satisfacer los requerimientos para los que fue llevado a cabo Recursos Humanos Incluye los procesos necesarios para aprovechar de manera eficiente al personal involucrado enS. el proyecto. Ing. Jorge L. Moreno

reas del Conocimiento

Comunicaciones Incluye los procesos requeridos para asegurar la oportuna y adecuada generacin, recoleccin, distribucin, almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto. Riesgos Comprende los procesos relacionados con la identificacin, anlisis y respuesta a los riesgos del proyecto. Adquisiciones Comprende los procesos requeridos para la adquisicin de bienes y servicios en el exterior de la organizacin que ejecuta el proyecto. Integracin Incluye los procesos requeridos para asegurar que los distintos elementos del proyecto estn coordinados en forma adecuada.
Ing. Jorge L. Moreno S.