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EMPRESA ATXEL LTDA.

DAIRON BAUTISTA ZAPATA SHARON STEPHANY MARTNEZ KAREN TATIANA REYES

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI FACULTAD DE INGENIERIA PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS Santiago de Cali, 2013

EMPRESA ATXEL LTDA.

DAIRON BAUTISTA ZAPATA SHARON STEPHANY MARTNEZ KAREN TATIANA REYES TRABAJO ESCRITO Presentado a Ing. Marcela Prado Por concepto de la nota del segundo parcial en la asignatura introduccin a la ingeniera

UNIVERSIDAD SANTIAGO DE CALI FACULTAD DE INGENIERIA PROGRAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS Santiago de Cali, 2013

Tabla de contenido
1. EMPRESA ATXEL .................................................................................................................... 5 1.1. ASPECTOS GENERALES ....................................................................................... 5 1.2. PRODUCTO: ............................................................................................................... 5 1.3. RESEA HISTRICA ........................................................................................................ 7 2. PLANEACION ESTRATEGICA .................................................................................................. 8 2.1. VISIN ......................................................................................................................... 8 2.2. MISIN......................................................................................................................... 9 2.3. VALORES TICOS .................................................................................................. 10 3. POLTICAS DE CALIDAD ....................................................................................................... 11 4. OBJETIVOS DE CALIDAD ...................................................................................................... 12 5. MAPA DE PROCESOS ........................................................................................................... 13 6. CORGANIGRAMA ................................................................................................................ 14 7. DIAGRAMA DE FLUJO DE UNO DE LOS PROCESOS (ESTRATGICOS, TCTICOS Y DE OPERATIVOS) .......................................................................................................................... 15 8. AREAS DE LA EMPRESA ....................................................................................................... 16 .1.REA DE PRODUCCIN ................................................................................................... 17 8.1.1. PROCEDIMIENTO DE PRODUCCIN A SOPORTE: .................................................. 18 8.1.2. EL PROCESO DE ACEPTACIN DE SOLICITUD DE CLIENTE: ................................... 18 8.2. rea comercial ............................................................................................................. 19 8.2.1. PARA LA REALIZACIN DE VENTAS SE HACEN DOS TIPOS DE VISITA ................... 19 8.2.2. ENCARGADO ......................................................................................................... 20 8.3. REA DE LOGSTICA...................................................................................................... 21 8.3.1. PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE LOGISTICA (SOLICITUD DE REQUERIMIENTO) ........................................................................................................... 22 8.4.REA FINANCIERA ......................................................................................................... 23 8.5.rea de soporte ............................................................................................................ 24 8.5.1. PRESTACIN DE SERVICIO DE SOPORTE ............................................................... 24 8.5.2. PROCEDIMIENTO PARA EL CLIENTE ...................................................................... 25 8.6.rea de implementacin y capacitacin ...................................................................... 26

8.6.1. PROGRAMACIN DE VISITAS DE IMPLEMENTACIN Y CAPACITACIN ............... 26 9. PROCESOS DE LA EMPRESA................................................................................................. 29 10. IMPACTO DE ATXEL EN LA REGION ................................................................................... 31

1. EMPRESA ATXEL
1.1. ASPECTOS GENERALES

Atxel: Empresa o casa de desarrollo de software que oferta un paquete de software contable que permitir la solucin, gestin y sistematizacin rpida de diversos procesos que se deben ejecutar en pequeas y medianas empresas, ayudando de esta manera al manejo de negocios, en la parte contable y financiera en forma rpida y eficiente.

1.2. PRODUCTO:

ATXEL Ltda presenta a DataX, un conjunto de soluciones informticas para la Gestin Empresarial, desarrollado con tecnologa Microsoft de 32 bits, el cual tiene como objetivo principal, mantener la uniformidad, centralizacin y consolidacin de la informacin en una base de datos en la cual se registran las transacciones desarrolladas por cualquier tipo de entidad (privada o pblica) permitiendo realizar evaluaciones financieras de una manera inmediata y confiable aumentando as la eficiencia en la administracin. Est diseado en acuerdo con las normas contables vigentes de la Nacin y los entes reguladores (DIAN, Superintendencia). Contamos con una amplia experiencia en el desarrollo e implementacin de procedimientos y herramientas en empresas lderes del Valle del Cauca. Nuestro equipo de colaboradores est permanentemente actualizado en cuanto a reformas legales, ya sea de ndole laboral, tributario o comercial, por lo que podemos garantizar mtodos y procedimientos acordes con el desarrollo econmico y social.

Mdulos que ofrece el software o o o o o Contabilidad Inventario Facturacin Nomina Activos fijos

Las principales caractersticas de este software contable son: Uso local o en red multiusuario Sistema de seguridad con Claves de acceso individuales con niveles y perfiles de usuario. Procesos de Backups o respaldo de datos en medios como (CD, Discos duros o memorias USB). Rutinas de revisin y reparacin de bases de datos automticas Reportes 100% exportables a Excel y formato PDF (Adobe Acrobat).

1.3. RESEA HISTRICA

En respuesta a la necesidad de asesora, diseo y desarrollo de un aplicativo a un selecto grupo de inversionistas de la ciudad de Cali, nace en el ao de 2005, la empresa ATXEL LTDA. hoy una de las casas de software con ms proyeccin en el sur occidente colombiano.

Con una filosofa de mejoramiento continuo, incorpora los diseos y experiencias adquiridas en un grupo de empresas lderes a equipos personales y redes locales, lo que surge con el primer prototipo del sistema DataX, con el cual se abre el panorama comercial definitivo de lo que sera nuestra organizacin en los prximos aos.

Hoy ATXEL LTDA cuenta con una estructura organizacional que le permite brindar a sus clientes un eficaz servicio en las diferentes reas que la integran tales como Soporte, Capacitacin, implementacin y ventas, lo que nos ha permitido irnos consolidando como proveedor de software a nivel de las empresas pequeas y medianas PYMES

2. PLANEACION ESTRATEGICA
2.1. VISIN

Consolidarnos como la mejor alternativa de las empresas en crecimiento mediante el suministro de productos y servicios que cumplan con las crecientes necesidades de informacin empresarial, ocasionadas por los constantes cambios del mundo de los negocios, a partir de una vocacin investigativa para la innovacin permanente y de compromiso con nuestros clientes.

2.2. MISIN

Desarrollamos e implementamos sistemas de informacin y suministramos servicios para facilitar la gestin empresarial, integrando personas de alto nivel profesional, diseos funcionales propios de avanzada tecnologa con el fin de superar las expectativas de nuestros clientes.

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2.3. VALORES TICOS

ATXEL LTDA con el nimo de lograr y mantener una imagen respetable, ha establecido como principios bsicos: Compromiso Trabajo en Equipo Responsabilidad Calidad Oportunidad Confidencialidad

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3. POLTICAS DE CALIDAD

Somos un equipo de trabajo, que comprometido a satisfacer las necesidades de nuestros usuarios; orientamos nuestras acciones diarias a la ejecucin y garanta de una excelente vocacin de servicio a los Clientes. Fundamentando as , nuestro accionar en los siguientes principios:

o o o o

Amabilidad y cordialidad en la atencin al cliente. Eficiencia en el trabajo en equipo. Responsabilidad y agilidad en los procesos. Suministro de servicio de implementacin para manejo de software. o Creatividad, innovacin y actualizacin del software. o Desarrollo integral del personal interno. o Revisin y seguimiento para asegurar calidad de software.

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4. OBJETIVOS DE CALIDAD
De la poltica de calidad se desprenden los 8 objetivos de calidad:

Todos los trabajadores debern contar seguridad social. Actualizacin del software normativa nacional.

con un sistema de

para estar a la vanguardia con

Generar capacitaciones continuamente al personal , para hacer ms competente nuestro equipo humano. Mejorar continuamente el nivel de asesora y visitas a clientes. Capacitar a nuestros clientes sobre el manejo de software. Cumplir con los requerimientos del cliente. Garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios aplicables a nuestra entidad. legales y

Maximizar la satisfaccin de las necesidades de los usuarios que acceden a los servicios ofrecidos por Atxel.

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5. MAPA DE PROCESOS

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6. CORGANIGRAMA

GERENCIA
Cesar Olivares

Dpto. comercial
Rubn vega

Direccin de Produccin
Alexander valencia

Direccin Logstica
Mileidy zapata

Administracin

Yurani Mosca
Implementacin
Nancy Bejarano

Dpto. soporte tcnico

Victoria Jimnez

Felipe Bocanegra Benigno Muoz Arturo vivas

Yined Henao

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7. DIAGRAMA DE FLUJO DE UNO DE LOS PROCESOS (ESTRATGICOS, TCTICOS Y DE OPERATIVOS)

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8. AREAS DE LA EMPRESA
Todas y cada una de las reas de la empresa trabajan de forma integrada para obtener como resultado un buen servicio al cliente. 1) 2) 3) 4) 5) 6) PRODUCCION COMERCIAL LOGISTICA FINANCIERO SOPORTE IMPLEMENTACION O CAPACITACION

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8.1.REA DE PRODUCCIN
Es el encargado de realizar los procesos de diseo, requerimientos nuevos, y modificaciones a la base de datos del programa, es decir a las tablas que unificadamente son las que conforman el software; en esta empresa, el software se maneja por tablas, de movimientos, de cuentas etc. En esta rea se analizan las necesidades de los usuarios y una vez se verifique que el cambio o solicitud que requiere el cliente se pueda efectuar, los encargados de esta rea harn lo que les corresponde y adaptaran el software entorno a las sugerencias o peticiones de los clientes, para la satisfaccin de los mismos. Ej. El punto de venta maneja unos tiquetes, maneja una caja registradora el cliente quiere que en esa caja registradora no este como esta en el programa sino que quiere que lleve un determinado listado, que no est dentro del programa entonces produccin entre a analizarlo Si creas un software cuando estas en ingeniera otro te lo puede copiar dependiendo de si le colocas seguridad o no muchas veces en muchos casas de software lo que hacen es solamente tener designadas a unas personas para esa produccin para que no copien la base de datos.

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8.1.1. PROCEDIMIENTO DE PRODUCCIN A SOPORTE:

-recibir el diseo del formato de logstica y debe ser elaborado en el tiempo que indiquen en la orden de solicitud - a la asistencia debe anexarse una copia de la impresin con el fin de que el cliente quede satisfecho por lo realizado - si la visita es virtual se deben realizar cualquiera de las 2 opciones * Correo manifestando la recepcin a satisfaccin del desarrollo *una factura impresa y escaneada por parte del cliente

8.1.2. EL PROCESO DE ACEPTACIN DE SOLICITUD DE CLIENTE:

El cliente enva el requerimiento o solicitud El requerimiento a su vez es analizado por el departamento de produccin Una vez salga de la etapa de verificacin, si es posible realizar la modificacin se le informa al usuario Se ejecuta dicho cambio sobre el software. Pasos Realiza levantamiento de requerimientos para nuevo desarrollo Enva cotizacin del cliente informando el costo y el tiempo de entrega Verifica con contabilidad el pago del desarrollo Elabora, planifica y entrega de producto de acuerdo a los tiempos estipulados. Encargados: Cesar olivares: gerente de produccin Alexander Valencia: director de produccin

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8.2. rea comercial

Encargada de venta, distribucin y comercializacin del software. As como tambin buscar clientes, ofertando el servicio a la comunidad. (En la empresa , el software DataX se vende por mdulos) Qu forma se utiliza para vender? Hay dos maneras una cuando nuestros asesores de venta van donde los clientes directamente Y otra cuando el cliente llama interesado por la compra del software.

8.2.1. PARA LA REALIZACIN DE VENTAS SE HACEN DOS TIPOS DE VISITA

Visita al cliente (presencial) Servicio al cliente (llamada)

En la visita presencial se realiza una presentacin al cliente de acuerdo a la forma de pago, se instala el programa y se inicia el periodo de implementacin de software. Cuando se trabaja en una empresa de software los empleados se vuelven multifuncionales por ejemplo hay trabajadores de recepcin no solamente se encarga de la parte de las llamadas, ellos tambin se vuelve vendedores y tambin parte de soporte tcnico, esto tambin depende del rol que quiera tomar cada uno, o tambin depende del entorno que este con el cliente. Por ejemplo: logstica recibe una solicitud de cliente (modificacin en el formato de facturacin), la cual es comunicada a produccin y de ah soporte hace el formato de lo que se planea hacer y despus de ello se disea y aplican cambios al software, modificndolo a las necesidades de los usuarios.

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8.2.2. ENCARGADO

Rubn vega: asesor comercial (Estudios: ingeniero sistemas) (Rol: Realiza soporte, es decir asistencia remota, hace formatos)Ejemplo: Rubn es el que disea formato de factura que no quieren la factura como esta sino con una lnea aqu o disear una personalizada, tambin busca clientes, hace de todo.

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8.3. REA DE LOGSTICA

Se encarga de organizar las agendas de implementacin, atiende las solicitudes de requerimientos de los clientes y es un puente de comunicacin entre usuario y soporte tcnico; ya que en caso que exista un dao o percance y este no le pueda dar solucin el departamento de logstica le informa al rea de soporte y es atendida directamente por los tcnicos de la empresa. Recibe los correos y solicitudes que enva el cliente, por medio del servicio al cliente, logstica se encarga de tomarlos y pasarlos a produccin este lo analiza y le da la respuesta a Logstica, el cual se encarga de comunicarle a los clientes. En este caso logstica es el intermediario entre el usuario y el departamento de produccin.

1. Clientes ( llaman o envi de correo electrnico) 2. Se programa visita de soporte o se le informa via e-mail

Se mira la base de datos para verificar se llama a soporte para que la verifique , el soporte tcnico lo que hace enviar la respuesta a logstica y este al cliente o se programa una visita sea presencial o virtual , porque tambin hacen asistencia remota por TeamViewer o se le manda el correo electrnico dando la solucin al cliente ( la visita lo hacen los de soporte tcnico ).

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8.3.1. PROCEDIMIENTO DEL DEPARTAMENTO DE LOGISTICA (SOLICITUD DE REQUERIMIENTO)

Verificar el pedido del cliente, informar al cliente el desarrollo, tiempo de respuesta, costos y condiciones de pago si diera lugar a ello corrobora con contabilidad que el pago se haya efectuado

ENCARGADA: Mileidy Zapata (directora de logstica) Lic. En ciencias sociales U. valle

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8.4.REA FINANCIERA
Se encarga de la realizacin de pagos para la adquisicin del software bien sea el paquete completo o, solo uno o determinada cantidad de mdulos. As como tambin , cuando el usuario hace la solicitud a logstica de algn nuevo requerimiento para aplicrsele al software el rea financiera se encargara de verificar con el cliente el pago por total de requerimiento , el cual debe ser reportado a logstica

ENCARGADOS: Yurani Mosca - asistente administrativa Victoria Jimnez Dpto. de cartera

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8.5.rea de soporte
Se encarga de darles soporte a los clientes en el caso que el cliente llame y tenga una inconsistencia con el software, este ser conectado con el cliente va remoto (TeamViewer y verifican cual es el problema) tambin hace las instalaciones del programa y tambin las visitas presenciales. Cuando el cliente no quiere recibir la asistencia va remoto, entonces van directamente al lugar a verificar cuales son las inconsistencias.
8.5.1. PRESTACIN DE SERVICIO DE SOPORTE

Todos los clientes en las etapas que se encuentre implementacin, capacitacin con o sin pliza de soporte tiene derecho a recibir asistencia tcnica para lo cual el departamento de soporte le corresponder as: 1) El personal del rea de logstica y soporte debe realizar la asistencia telefnica que ya se han registrado en la base de datos que ya no se encuentren en el periodo de demostracin, que hayan legalizado la compra del producto y se encuentren por fuera de cartera por licencia aunque se encuentren en cartera por desarrollos o formatos especiales lo ideal es brindar informacin puntual 2) Se debe brindar atencin a travs de correos electrnicos respondiendo de manera asertiva las solicitudes dudas e inquietudes que solicite el cliente dentro de los tiempos estipulados tanto como en nuestra licencia como en el convenio de soporte , para una mayor agilidad se elaboran botones en power point con las preguntas ms recurrentes y para evacuar con mayor eficacia las solicitudes del cliente 3) Realizar diagnsticos de la base de datos y determinar si amerita cobro el cual se informar al cliente y se gestionara con el rea de contabilidad 4) Realizar seguimiento de la ptima calidad del producto en cuanto a nuevos desarrollos o a mejoras del mismo, informando de manera inmediata alguna anomala en el normal funcionamiento del sistema detectado en las pruebas internas como las reportadas por el cliente.

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8.5.2. PROCEDIMIENTO PARA EL CLIENTE

1) Enva fsicamente o en un archivo pdf el formato solicitado en correo 2) El cliente enva un segundo correo aceptando el valor del diseo y el tiempo de entrega 3) Este formato se comienza a laborar una vez el cliente haya realizado 100% del pago comprobante que debe ser reportado al correo de la empresa Encargados: Andrs Felipe bocanegra (Ing. sistemas) Benigno Muoz (administrador de empresas) Arturo vivas

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8.6.rea de implementacin y capacitacin

Se encarga de dar capacitacin a clientes nuevos o antiguos con base en las inquietudes que tengan. Implementacin: cuando se vende la licencia lo que se hace una serie de capacitaciones, dependiendo el modulo que se compre; as a los 8 das se programa la primera capacitacin de dos horas funcin que cumplen las implementadoras encargadas en este caso ( Yined y Nancy : contadoras pblicas) y empiezan a ensearle el manejo del programa ( el manejo directamente de la aplicacin).

Nancy Bejarano Yined Henao (implementadoras) contadoras pblicas

8.6.1. PROGRAMACIN DE VISITAS DE IMPLEMENTACIN Y CAPACITACIN

Una vez se haya legalizado la entrega del producto, recaudo del dinero y se hayan establecido acuerdos de negociacin adicional para nuevos desarrollos si hubiera lugar para ello, el personal del departamento de implementacin debe realizar los siguientes procedimientos: -planear y organizar el proceso de implementacin de acuerdo al producto adquirido y por cada una de las empresas que el departamento comercial y de contabilidad haya reportado en el departamento de logstica teniendo en cuenta que se le haya brindado las primeras dos horas de implementacin bsicas por parte del departamento comercial.

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- el personal de esta rea en su proceso de implementacin encontrara en la visita sus usuarios, requerimiento y solicitudes estas deben ser direccionadas al departamento de produccin y o logstica y es su deber informar los procesos para la solicitud de nuevos desarrollos, es necesario que este procedimiento se realice directamente con el rea encargada y abstenerse de realizar negociaciones con gerencia sin que se haya corroborado cronogramas y espacios disponibles -llevar la estadstica de cada una de las solicitudes de soporte , informar al cliente el procedimiento y tiempos de respuestas de acuerdo a lo establecido del tiempo de protocolo de atencin a los clientes con o sin pliza, estas solicitudes deben ser direccionadas al departamento de logstica y colaborar para que el cliente quede satisfecho con el servicio - llevar informe del estado de los clientes asignados el estado de implementacin y clientes que cierren su etapa - informar al cliente que la implementacin debe programarse durante los 90 das siguientes a su compra , es decir , mediante el periodo de gracia para usuarios que hayan superado este periodo y no tengan pliza de soporte , las visitas de acompaamiento o capacitacin tienen un costo adicional -si un usuario determina o recibir la implementacin o capacitacin se debe dejar por escrito que renuncia a ese derecho con firma y sello - informar al cliente que las citas programadas que no pueden ser atendidas deben ser canceladas con un tiempo no menor de 24 horas previas al cronograma , si no es cancelada este tiempo ser descontado del tiempo del cual tiene derecho , en el caso que sea una visita cancelada este valor no ser devuelto , no se responde por las horas -las citas canceladas por el implementador sin justificacin y sin acuerdo Con el cliente ser descontada del valor de la liquidacin del salario

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-Si el personal de implementacin identifica oportunidades de negocios adicionales tanto de productos o servicios debe reportarlos de manera inmediata para proceder a analizar venta de los mismos.

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9. PROCESOS DE LA EMPRESA
Procesos rea de produccin 1) Actualizacin de lenguaje de programacin ( formacin profesional) 2) Actualizacin de la normatividad contable (ya que este es un software contable, que da soluciones a la gestin empresarial) ( investigacin) 3) Actualizacin de bases de datos de DataX 4) Analizar nuevas necesidades del mercado para mejorar la calidez del producto 5) Mejorar interfaz y entorno de trabajo del software, haciendo ms fcil el manejo para el cliente. 6) Atender solicitudes de clientes en forma rpida y efectiva 7) Modificacin o adaptacin del software requerimientos del cliente Especficos 1) Descarga on-line de Microsoft (parches o actualizaciones de Visual fox pro) 2) Asesora y consultas en pginas de internet (gerencia.com) paginas oficiales del gobierno, ATXEL est permanentemente al da con las cambiantes normas tributarias y legales de nuestro pas. Garantizando un producto bueno y de calidad, acorde a las normas o requisitos actuales. 3) Asistencia de personal a seminarios (capacitaciones presenciales) 4) Bsqueda y captacin de clientes (gestin comercial) de acuerdo a los distintos

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5) Realizacin de pagos para adquisicin de mdulos financiera) 6) Instalacin de software

( gestin rea

7) Organizar agendas de implementacin a clientes ( gestin logstica) 8) Inicializacin y ejecucin de periodo de implementacin y capacitacin para usuarios ( gestin de capacitacin e implementacion) 9) Brindar Asistencias remotas , cuando el usuario as lo requiera 10) Brindar servicio al cliente para solucionar algn problema que surja con el software , la asistencia puede ser telefnica , via e-mail o presencial ( gestin logstica) 11) Realizar diagnsticos de la base de datos y determinar si amerita cobro el cual se informar al cliente y se gestionara con el rea de contabilidad ( gestion de soporte) 12) Recepcin de solicitudes de clientes (gestin logstica) Se hacen en dos modalidades. Realizacin de visita presencial, para tomar requerimiento Visita virtual: peticin ms especfica y menos informal. 13) Anlisis y verificacin de aplicacin de requerimientos ( rea de produccin) 14) llevar la estadstica de cada una de las solicitudes de soporte, informar al cliente el procedimiento y tiempos de respuestas.( rea logstica) 15) Establecimiento de costos que implican nuevos requerimientos 16) Informe al cliente sobre costos de nuevos requerimientos 17) Acuerdo o verificacin de pagos con el cliente, por concepto de nuevos requerimientos 18) Aplicacin de modificaciones al software 19) Seguimiento de calidad del producto en cuanto a nuevos desarrollos o requerimientos ( evaluacin y control de calidad).

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10. IMPACTO DE ATXEL EN LA REGION

Atxel Ltda. Ha Contribuido y promovido el desarrollo y funcionamiento de las PYMES, incentivando el buen y eficiente manejo de las mismas, mediante la oferta de un software contable ha brindado soluciones a las necesidades de la gestin empresarial de los clientes. Muchas microempresas, ahora ya son grandes industrias y esto en parte ha sido posible gracias al aporte y soporte de DataX , que facilita el manejo de informacin contable de forma estructural. Observamos entonces la incidencia de ATXEL y su producto DataX en la sociedad, ya que han impulsado la formacin y consolidacin solida de empresas. En la actualidad se cuenta con desarrollos especficos y ajustes a programas de nuestro Sistema que manejan ampliamente las empresas que operan dentro de los sectores econmicos mencionados anteriormente. Estos desarrollos, que son la base ms significativa de todo volumen de operaciones, estn integrados completamente a los dems mdulos de nuestro sistema. Esto ha sido posible gracias a la implementacin y perfeccionamiento de los mismos, en lo que va corrido de la relacin establecida con nuestros clientes. Demostrando Solidez y Seguridad, desde hace siete aos, estamos suministrando soluciones para la mediana y pequea empresa colombiana en el rea de la informtica y nos hemos constituido como una de las casas de software con ms proyeccin en el futuro. Contamos con un equipo humano altamente calificado y que se encuentran altamente comprometidos en las diferentes fases del ciclo de desarrollo de las soluciones integrales que se ofrecen en el mercado.