DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ

FONDO FIJO DE CAJA

(Procedimiento)
Junio de 2011

Elabor: Juan Espinoza Garca Encargado de Estados Financieros Revis: C. P. Agustina Ugalde Torres Coordinadora Administrativa Estatal

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DELEGACIN ESTATAL VERACRUZ PROCEDIMIENTO DEL FONDO FIJO DE CAJA

1. INTRODUCCIN
Como parte del esfuerzo por facilitar facilitar material de apoyo al rea administrativa de las Delegaciones locales, se elabora el presente procedimiento del fondo fijo de caja, caja en estricto apego a las polticas de contabilizacin de Cruz Roja Mexicana. Un buen sistema de control, exige que todos los pagos se realicen con cheques. Sin embargo, es costoso pagar con cheques pequeas sumas (papelera, envos de paquetera, gastos menores, etc.) y algunas veces aparte parte de costoso es imprctico, por lo que se hace necesario un fondo de efectivo para efectuar dichos pagos. Definicin efinicin del fondo fijo. fijo Es una cantidad fija de dinero en efectivo que se pone a cargo de un empleado para efectuar los pagos menores menores y urgentes.

2. CREACIN DEL FONDO FIJO DE CAJA

Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo fijo de caja, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable de su manejo. El monto va a depender de las necesidades de cada Delegacin local: 3 mil pesos, 4 mil pesos, pesos etctera. Las polticas de contabilizacin establecen que el fondo fijo con que opera la caja, deber estar registrado en la contabilidad, soportndose con un resguardo. Para registrar la creacin del fondo fo fijo de caja se hace un asiento cargando a fondo fijo de caja y abonando a bancos. A continuacin se presenta un ejemplo del asiento descrito anteriormente. El l cheque se expide a nombre del responsable del fondo fijo. fijo

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EROGACIONES A TRAVES DEL FONDO FIJO DE CAJA

El responsable del fondo fijo debe llevar el control de los desembolsos que efecte mediante facturas o comprobantes fiscales digitales (CFD). En todo momento el responsable deber tener disponible la totalidad del fondo fijo, ya sea en efectivo, comprobantes o ambos. En el ejemplo anterior el fondo fijo es por 4 mil pesos, suponiendo que se practica un arqueo de caja y el responsable del fondo fijo solo tiene $ 1,600.00 en efectivo, esta cantidad no es el saldo de dicho fondo, sino los $ 4,000.00, porque la diferencia debe estar respaldada por comprobantes y el monto como su nombre lo indica es fijo. Ejemplo de integracin del fondo fijo. Efectivo Comprobantes: Papelera Aseo Transporte locales Fletes y paquetera Computo Total $1,600.00 470.00 450.00 500.00 480.00 500.00 2,400.00 $ 4,000.00 (60 %) (100 %) (40%)

Durante el mes podemos tener x nmero de reposiciones de fondo fijo, sin embargo es importante que cada fin de mes se realice una reposicin para que los gastos se contabilicen dentro del mes en que se efectuaron. Las polticas tambin sealan, El reembolso del fondo fijo se deber tramitar cuando se tengan comprobantes que ampare el 60% del propio fondo En el ejemplo anterior el reembolso sera por $2,400.00 (en virtud de que ya se tienen el 60% en comprobantes), cantidad por la que se deber expedir el cheque al responsable del fondo fijo, no necesariamente tienen que manejarse cantidades cerradas, sino que el importe de la reposicin se determinar basado en lo que sumen los comprobantes fiscales. Al respecto de los pagos se deben tomar en cuenta las siguientes polticas El fondo fijo no deber utilizarse para cambiar cheques personales y/o de la Institucin. Para efectos del pago de facturas contra el fondo fijo, podrn autorizarlas nicamente el Presidente (a) y tesorero (a). Los montos autorizados para cada una de ellas es el monto mximo estipulado dentro de las presentes polticas. El importe mximo que se podr pagar contra el fondo fijo ser de $1,000.00 (mil pesos 00/100 MN.), para pagos mayores se elaborar cheque en todos los casos y sin excepcin. AREA DE CONTROL DE ESTADOS FINANCIEROS Pgina | 3

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El horario de facturas contra el fondo fijo ser fijado segn las necesidades de la Delegacin. El plazo mximo de comprobacin de vales provisionales ser de 72 horas (en caso de vales por concepto de anticipo de nmina, debern ser liquidados a ms tardar en la quincena posterior posterior a la fecha del vale, y de no realizarse se aplicar va nmina). Los comprobantes que se paguen contra el fondo fijo debern estar autorizados con la firma del Presidente del Consejo y contar con los requisitos fiscales vigentes. El cheque del reembolso reembolso del fondo fijo de caja se deber expedir a nombre de la persona que tiene a su cargo la custodia del fondo.

REPOSICIN DEL FONDO FIJO DE CAJA

Cuando el encargado del fondo observa que ya cuenta con el 60% en comprobantes ($2,400.00 de acuerdo al ejemplo de $4,000 4,000.00) debe solicitar que se le repongan los desembolsos que haya realizado. Al generar el cheque para cada reposicin del fondo fijo, el registro se hace cargando a cada uno de los conceptos por los que se haya hecho hech algn desembolso y acreditarse a bancos. El asiento descrito se realiza de la siguiente forma:

El uso de segmentos es solo ilustrativo.

Nota: Los ingresos que se obtengan por donativos de personas que recibieron servicios de la Institucin (cuotas de recuperacin) debern ser depositados ntegramente al banco, ya que los gastos menores que se hagan en efectivo debern ser cubiertos por el fondo fijo de caja.

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