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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PARA LA PROSPERIDAD SOCIAL INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR OFICINA DE ASEGURAMIENTO A LA CALIDAD

INSTRUMENTO DE VERIFICACIN DE ESTNDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIN ESCOLAR PAE ENTIDAD CONTRATISTA

RACIN INDUSTRIALIZADA LISTA

INSTRUMENTO DE VERIFICACIN DE ESTANDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIN ESCOLAR PAE. ENTIDAD CONTRATISTA. RACIN INDUSTRIALIZADA LISTA

Director General Diego Andrs Molano Aponte Secretaria General Beatriz Emilia Muoz Caldern Oficina de Aseguramiento a la Calidad Alberto Higuita Goez Coordinacin editorial Oficina de Comunicaciones y Atencin al Ciudadano

Edicin 2012

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Av. Carrera 68 No. 64C 75 Sede de la Direccin General Lnea gratuita nacional 01 8000 91 80 80 www.icbf.gov.co

2 Versin 2012

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ESTANDARES DE RESULTADO VARIABLE Y DEFINICIN INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN 1. Raciones entregadas: Revise el formato de registro y control de asistencia de los Se refiere a que la entrega de nios, nias y adolescentes inscritos en el servicio de raciones diarias a los nios, alimentacin escolar y verifique que el nmero de raciones nias y adolescentes entregadas corresponda con el nmero de cupos asignados previamente seleccionados por en cada uno de los establecimientos educativos o unidad de cada unidad de servicio, servicio. corresponda con las raciones contratadas. Para esta revisin, tenga en cuenta todas las unidades de servicio a su cargo y contraste la totalidad de raciones entregadas cuando el nmero de beneficiarios es menor a 50; si es mayor, seleccione aleatoriamente de cada institucin educativa 50 beneficiarios. Tenga en cuenta que las listas de asistencia mensual al servicio, para que sean oficiales deben ir firmadas por el responsable de la entidad educativa y el personero. Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente en la hoja de caracterizacin y registro.

Componente Tcnico Responsable2: Operador

0 - La entidad no cuenta con el registro de inscripcin de beneficiarios remitido por el establecimiento educativo o no cuenta con el formato primario de asistencia. 2 - Entre el 1% y 25% de los nios, nias y adolescentes inscritos recibieron su racin durante el mes vencido a la visita. 4 - Entre el 26% y 50% de los nios, nias y adolescentes inscritos recibieron su racin durante el mes vencido a la visita. 6 - Entre el 51% y 75% de los nios, nias y adolescentes inscritos recibieron su racin durante el mes vencido a la visita. 8 - Entre el 76% y 99% de los nios, nias y adolescentes inscritos recibieron su racin durante el mes vencido a la visita. 3 Tiempo mximo para exigir el 10 - El 100 % nmero de nios, nias y adolescentes estndar: A partir de la firma inscritos recibieron su racin durante el mes vencido a la del contrato con el ICBF. visita.

Estndar de resultado: Criterio de referencia que indica un nivel de calidad con respecto al cumplimiento de los objetivos definidos en los lineamientos tcnico administrativos para la prestacin del servicio. 2 Establece a quien le corresponde garantizar el cumplimiento del estndar 3 Corresponde a la calificacin asignada al cumplimiento del estndar

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ESTANDARES DE PROCESO VARIABLE Y DEFINICIN INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN 2. Plan de capacitacin Solicite el plan de capacitacin de la entidad contratista, con continuada al personal: los registros de su implementacin y verifique el cumplimiento Hace referencia al plan de de los aspectos siguientes: capacitacin que debe realizar la empresa a todo el personal 1. El plan cuenta con cronograma, responsables, formatos manipulador, con el fin de de control y seguimiento, materiales y ayudas a utilizar. disminuir los riesgos de 2. La capacitacin se realiza desde el inicio del contrato del contaminacin de los alimentos personal, la cual puede ser desarrollada por la entidad en las unidades de servicio. contratista o por personas naturales o jurdicas y por las autoridades sanitarias. Cuando el plan de capacitacin se realice por medio de personas naturales o jurdicas diferentes a la entidad sanitaria, stas debern contar con la autorizacin de Secretaria de Salud Territorial, la cual debe estar con los soportes de la capacitacin. 3. Se desarrollan las capacitaciones acorde con el cronograma, verificacin mediante soportes (listados de asistencia, actas). 4. Incluyen los temas de prcticas higinicas en la manipulacin de alimentos, conservacin, preparacin, empaque. Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente en la hoja de caracterizacin y registro.

Componente Tcnico Responsable: Operador


4

0 - Malo: No tiene plan o no incluye ninguno de los aspectos relacionados. 5 - Regular: El plan de capacitacin incluye entre 1 y 3 de los aspectos relacionados. 10 - Bueno: La entidad contratista dispone de registros de la Tiempo mximo para exigir el ejecucin de la capacitacin de los 4 aspectos contemplados estndar: A partir de la firma y existen soportes de la capacitacin permanente realizada al del contrato con el ICBF. personal manipulador de alimentos.
Estndar de proceso: Criterio de referencia que indica un nivel de calidad en la utilizacin de los recursos para el desarrollo del servicio y logro de los objetivos.

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ESTANDARES DE PROCESO VARIABLE Y DEFINICIN INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN 3. Personal manipulador de Solicite las carpetas con los documentos que soportan el alimentos: proceso de seleccin de los manipuladores , de acuerdo con Hace referencia al cumplimiento anexo 1 y determine si los documentos all ubicados permiten de los requisitos del proceso de constatar el cumplimiento de los requisitos siguientes: seleccin de los manipuladores de alimentos, encargados del 1. Mayor de edad. empaque, distribucin y 2. Persona alfabeta. transporte. 3. Certificado de capacitacin en educacin sanitaria para el manejo adecuado de alimentos expedido por las Notas: Empresas Sociales del Estado capacitador particular autorizado por el ente rector de salud o quin hagas sus 1: Manipulador de alimentos es veces, no mayor a un ao. toda persona que interviene 4. Reconocimiento mdico con certificado sobre las directamente y aunque sea en condiciones del estado de salud del manipulador de forma ocasional, en actividades alimentos, no mayor a un ao. de fabricacin, procesamiento, preparacin, envase, Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin almacenamiento, transporte y encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente expendio de alimentos. en la hoja de caracterizacin y registro. Decreto 3075 de 1997. 2: Las personas Naturales y Jurdicas establecimientos destinados al almacenamiento, distribucin, preparacin y/o expendio de alimentos y de transporte de stos, en los que se deber ofrecer al personal manipulador el curso de manejo higinico de alimentos con intensidad mnima de diez (10) horas, desde el momento de su 5 contratacin .

Componente Administrativo Responsable: Operador


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0 - No cumple: Las personas vinculadas como manipuladores de alimentos, no cumplen con ninguno de los criterios establecidos en el perfil. 5 - Cumple parcialmente: Las personas vinculadas como manipuladores de alimentos cumplen de 1 a 3 de los criterios establecidos en el perfil. Tiempo mximo para exigir el 10 - Cumple totalmente: Las personas vinculadas como estndar: A partir de la firma manipuladores de alimentos cumplen con los 4 criterios del contrato con el ICBF. establecidos en el perfil.

Resolucin 765 de 2010.

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ESTANDARES DE PROCESO VARIABLE Y DEFINICIN INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN 4. Compra de alimentos: Verifique y contraste con documentos como facturas, cuentas Hace referencia a que la compra de cobro, entre otros, si la entidad realiza la compra de de los alimentos se realice de alimentos de acuerdo con las necesidades de cada uno de manera planeada y corresponda los servicios administrados. Realice la verificacin para el con el servicio ofertado por la nmero de unidades de servicio de acuerdo con anexo 1. entidad, priorizando la compra Para esto debe verificar que la compra corresponda con las de alimentos producidos condiciones que a continuacin se enlistan: regionalmente o los suministrados por cooperativas. 1. Que los alimentos comprados correspondan con los alimentos que se definen en los ciclos de mens Nota: aprobados por el ICBF. Entindase compras locales 2. Que las cantidades de alimentos tengan correspondencia como sinnimo de compras de con el ciclo de mens. productos colombianos en el 3. Que las cantidades de alimentos permitan cumplir con territorio Nacional. las raciones, de acuerdo con el nmero de nios, nias y adolescentes a atender para el periodo de compra correspondiente. 4. La compra de alimentos perecederos se debe hacer mximo para cinco (5) das. 5. Que se realice compra local a travs de proveedores regionales o cooperativas. Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente en la hoja de caracterizacin y registro.

Componente Administrativo Responsable: Operador

0 - No se realiza adecuadamente: La compra de alimentos no se realiza de acuerdo con las condiciones listadas. 5 - Se realiza deficientemente: La compra de alimentos se realiza de acuerdo con las condiciones definidas, pero solo para algunas unidades de servicios. 10 Se realiza adecuadamente: La compra de alimentos se realiza de acuerdo con las condiciones definidas, para todas las unidades de servicios. Tiempo mximo para exigir el estndar: A partir de la firma del contrato con el ICBF. 6 Versin 2012

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Componente Tcnico Responsable: Operador

ESTANDARES DE PROCESO VARIABLE Y DEFINICIN INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN 5. Transporte de alimentos: Verifique en los archivos de la entidad contratista si las Se refiere al control que realiza carpetas correspondientes a cada vehculo, cuenta como la entidad contratista sobre el mnimo con los soportes siguientes: transporte de los alimentos a las unidades de servicio, con el fin 1. Acta de inspeccin para transporte de alimentos con de evitar alteraciones derivadas fecha vigente, expedida por la Secretara de Salud de de la contaminacin y/o cada Municipio. proliferacin de microorganismos 2. Programa de mantenimiento para unidades de fro o por daos del envase y as 3. Actas de limpieza y desinfeccin de cada vehculo garantizar su calidad. 4. Certificado de manipulacin de alimentos del conductor y ayudante si es el caso Nota: En los casos donde el 5. Registros sobre el control peridico al transporte de los transporte de alimentos sea por alimentos utilizado para el envo de los alimentos a las otro medio debido a condiciones unidades de servicio, que respondan a: de ruralidad se deber garantizar Verificacin de condiciones sanitarias las condiciones adecuadas para Uso de equipos de refrigeracin o congelacin si es que los alimentos lleguen en el caso condiciones de calidad e Registro de control de temperaturas de refrigeracin inocuidad a la unidad de servicio y congelacin y deber ser informado al Utilizacin de recipientes, canastillas, o implementos supervisor. de material adecuado, de manera que aslen el producto de toda posibilidad de contaminacin. Verificacin de que en el mismo vehculo de alimentos no se transporten materias primas con sustancias peligrosas y otras que por su naturaleza representen riesgo de contaminacin del alimento o la materia prima. Ubicacin de leyenda Transporte de Alimentos, en forma clara y visible en la parte externa del vehculo. Tenga en cuenta que para las entidades que utilizan vehculos permanentes en donde las vas de acceso a las unidades no presentan dificultades, los vehculos deben contar adicionalmente a lo anterior: 1. Certificado que autoriza a cada vehculo a transportar los alimentos. 2. Actas de limpieza y desinfeccin de cada vehculo. Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente en la hoja de caracterizacin y registro. 0 - No cumple: La entidad contratista no realiza control peridico sobre el transporte de los alimentos a las unidades de servicio a su cargo. 5 - Cumple parcialmente: La entidad contratista realiza control peridico sobre el transporte de los alimentos a las unidades de servicio a su cargo, pero no tiene en cuenta todos los aspectos relacionados. 10 - Cumple: La entidad contratista realiza control peridico Tiempo mximo para exigir el sobre el transporte de los alimentos a las unidades de estndar: A partir de la firma servicio a su cargo teniendo en cuenta todos los aspectos del contrato con el ICBF. relacionados. 7 Versin 2012

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Componente Administrativo Responsable: Operador

ESTANDARES DE PROCESO VARIABLE Y DEFINICIN INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN 6. Control de uso de Solicite los registros de recibo y entrega de alimentos y alimentos: verifique el cumplimiento de las condiciones siguientes: Referido al sistema de registro y verificacin de entrada y salida 1. Si se diligencia. de alimentos. 2. Se realiza mediciones de peso y volumen en el recibo de alimentos, para garantizar el peso y volumen exigido. 3. Se realiza mediciones de peso y volumen para el alistamiento de las entregas, para garantizar el peso y volumen exigido. 4. Si el saldo corresponde a las existencias en bodega. 5. Si las cantidades reportadas en salida de alimentos del da corresponde a la planeacin de entrega en las unidades de servicio. Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente en la hoja de caracterizacin y registro.

0 - No se cumple: No se lleva registro de la entrada y salida de alimentos, o no cumple con ninguna de las condiciones requeridas. 5 - Se cumple parcialmente: Se lleva un registro actualizado pero no se cumple con la totalidad de las condiciones requeridas. Tiempo mximo para exigir el 10 - Se cumple: El registro est actualizado, y se cumple estndar: A partir del inicio de con la totalidad de las condiciones requeridas. actividades del servicio.

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7. Plan de mantenimiento y calibracin Hace referencia a la planeacin e implementacin del mantenimiento y calibracin a los equipos de medicin que se utilizan en la planta (balanza, gramera)

Solicite el plan de mantenimiento y calibracin de equipos de medicin para el nmero de unidades de servicio de acuerdo con anexo 1 y verifique el cumplimiento de los requisitos siguientes:

1. Programacin del mantenimiento y calibracin de los equipos utilizados en la planta. 2. Periodicidad de mantenimiento y calibracin mximo cada 6 meses. No Aplica: Para el caso en que 3. Implementacin, verificando por medio de soportes, todos los equipos de medicin registros, facturas. tengan menos de seis (6) meses de haber sido adquiridos y Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin cuenten con el certificado de encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente calibracin de equipos. en la hoja de caracterizacin y registro.

Componente Administrativo Responsable: Operador

0 No cumple: La entidad no cuenta con plan de mantenimiento y calibracin o lo tiene pero no cumple con Tiempo mximo para exigir el ninguno de los requisitos establecidos. estndar: A partir de la firma 5 Cumple parcialmente: La entidad tiene el plan de del contrato con ICBF. mantenimiento y calibracin, el cual cumple 1 o 2 de los requisitos establecidos. 10 Cumple: La entidad tiene el plan de mantenimiento y calibracin, el cual cumple los 3 requisitos establecidos. 9 Versin 2012

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ESTANDARES DE PROCESO VARIABLE Y DEFINICIN INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN 8. Registro de entrega de Identifique el nmero de unidades de servicio administradas y alimentos: seleccione con base en el anexo 1. Solicite los registros o Referido al registro de entrega actas de entrega de alimentos por parte del operador a las de alimentos por parte del unidades de servicio y verifique que cumpla con los criterios operador a las unidades de siguientes: servicio administradas. 1. La cantidad de alimentos entregados corresponde a lo establecido en el ciclo de mens aprobado acorde con la minuta patrn. 2. Cada registro o acta por unidad est firmado por el responsable de la institucin educativa. Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente en la hoja de caracterizacin y registro.

Componente Administrativo Responsable: Operador

0 - No se cumple: No se lleva registro de la entrega de los alimentos o no se cumple con ninguno de los criterios Tiempo mximo para exigir el establecidos. estndar: A partir del inicio de 5 - Se cumple parcialmente: Se lleva registro pero no actividades del servicio. cumple con los criterios establecidos o no se lleva para la totalidad de unidades administradas. 10 - Se cumple: Se lleva registro cumpliendo con la totalidad de los criterios establecidos para la totalidad de las unidades de servicio administradas.

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INSTRUMENTO DE VERIFICACIN DE ESTANDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIN ESCOLAR PAE. ENTIDAD CONTRATISTA. RACIN INDUSTRIALIZADA LISTA 6 ESTANDARES DE ESTRUCTURA III INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN VARIABLE Y DEFINICIN

9. Elaboracin de presupuesto: Hace referencia a la identificacin anual que hace la entidad contratista de ingresos y gastos, contemplando todas las necesidades para el correcto funcionamiento de las unidades de servicio administradas.

Identifique en los archivos de la entidad contratista el presupuesto anual de la entidad, en donde se registra el anlisis de ingresos y de gastos necesarios para el funcionamiento de las unidades de servicio que administra. Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente en la hoja de caracterizacin y registro.

Componente Administrativo Responsable: Operador

0 - No cumple: La entidad contratista no realiza anualmente el presupuesto para el funcionamiento de las unidades de servicio a su cargo. Tiempo mximo para exigir el 10 - Cumple totalmente: La entidad contratista realiza estndar: A partir de la firma anualmente el presupuesto identificando los ingresos y gastos del contrato con el ICBF. para el correcto funcionamiento de las unidades de servicio.

Estndar de estructura: Criterio de referencia que indica un nivel de calidad en cuanto a la existencia y permanencia de los recursos legales, financieros, administrativos y tcnicos, que son determinantes para el inicio y desarrollo de la prestacin del servicio.

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Anexo 1 Tabla para clculo y seleccin de las muestras La siguiente tabla deber utilizarse para la verificacin de variables que requieren de la seleccin de una muestra. El muestreo se basa en un procedimiento aleatorio simple, con un error de estimacin de 10% y un nivel de confianza de 95%. Para proceder a la seleccin de los casos que conformarn la muestra, debe partir de un listado completo de todas las unidades de observacin que estn en la modalidad (Nios, nias, adolescentes, profesionales, carpetas, historias de atencin, etc.). Con el fin de tener una mayor cobertura de verificacin se recomienda que para cada visita se tome una muestra distinta, por lo tanto, se debe cambiar la posicin de inicio del intervalo, manteniendo el tamao de la muestra. Por ejemplo, si para la primera vista se inici el intervalo de 1 de cada 1, con el nio, nia o adolescente que aparece de primero en la lista, para la segunda visita inicie con el adolescente que aparece de segundo en la lista. En el caso de las variables que se verifican por encuesta, identifique todos los que cumplen con los requisitos bsicos para poder responderla: Saber leer y escribir y no presentar limitacin que le impida comprender las instrucciones. Del listado final establezca el intervalo de seleccin, dependiendo del nmero de adolescentes identificados. Nmero de unidades de observacin 1 2 3 4-5 6 7 8-9 10 11 - 12 13 14 - 15 16 - 17 18 - 19 20 - 21 22 - 23 24 - 26 27 - 28 29 - 31 32 - 34 35 - 37 38 - 41 42 - 45 46 - 49 50 - 54 55 - 59 60 - 65 66 - 71 Intervalo de seleccin 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 1 1 cada 2 1 cada 2 1 cada 2 1 cada 2 1 cada 2 1 cada 2 1 cada 2 1 cada 2 1 cada 2 1 cada 2 1 cada 2 1 cada 2 1 cada 3 Tamao de la muestra 1 2 3 5 6 6 8 8 9 10 11 11 12 13 13 14 15 16 16 17 17 18 19 19 20 20 21

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Nmero de unidades de observacin 72 - 78 79 - 86 87 - 95 96 - 106 107 - 118 119 - 133 134 - 151 152 - 172 173 - 198 199 - 232 233 - 276 277 - 339 340 - 429 430 - 576 577 - 857 858 1.599

Intervalo de seleccin 1 cada 3 1 cada 3 1 cada 3 1 cada 3 1 cada 4 1 cada 4 1 cada 4 1 cada 5 1 cada 5 1 cada 6 1 cada 7 1 cada 8 1 cada 10 1 cada 12 1 cada 17 1 cada 29

Tamao de la muestra 21 22 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 27 28 28

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Hoja de Calificacin Programa de Alimentacin Escolar Preparaciones Listas Industrializadas Entidad Contratista
El diligenciamiento de los cuadros siguientes permite, por una parte, obtener un porcentaje de cumplimiento global en la prestacin del servicio, y por otra, una calificacin sobre el cumplimiento de cada responsable en lo que le compete como tal.
(1) Tipo de Variable (2) Valor mximo (3) Valor mximo a obtener descontando No aplica (4) Proporcin factor (5) Resultado Operacin Factor (Tomar 4 Dgitos) (6)
Valor obtenido

(7) Resultado Operacin (5) x (6) (Tomar 4 Dgitos)

(8) Clculo % de cumplimiento (7) / Sumatoria Columna (3) X 100 (Tomar 2 Dgitos)

Vs Resultado Vs Proceso Vs Estructura

30 140 110

Sumatoria Columna ( 3) / (Valor mx. N/A) Var. Resultado Sumatoria Columna (3) / (Valor mx. N/A) Var. Proceso Sumatoria Columna (3) / (Valor mx. N/A) Var. Estructura

Sumatoria Columna (3)

(9)

Porcentaje global = Sumatoria columna (8) / 3

(10)

En la columna 1 se encuentran relacionados los tipos de estndares en el orden en que estn agrupados en el instrumento. En la columna 2 Se encuentra consignado el valor mximo que puede obtenerse, si todas las variables aplican. En La columna 3 Si todas las variables aplican consigne el valor que aparece en la columna 2. Si se hacen efectivos los no aplica, registre el valor mximo a obtener, descontando las variables que no aplican para el conjunto de variables que conforman cada grupo (Resultado, Proceso, Estructura). En la columna 4 se registra la proporcin as: en el numerador se registra la sumatoria de la columna (3) y en el denominador se registra el valor obtenido para cada grupo de estndares como aparece en la columna (2). Esta proporcin permite obtener un factor multiplicador para igualar el peso estadstico de cada grupo de estndares. En la columna 5 se consigna el valor resultante de la operacin anterior, para cada grupo de estndares. En la columna 6 registre el valor obtenido por la entidad o unidad a partir de la visita de verificacin de estndares, como usted la registr en la hoja de caracterizacin y registro, para cada grupo de estndares. En la columna 7 registre el producto de la operacin resultante de multiplicar el valor de la columna (5) por el valor de la columna (6). En la columna 8 registre el valor resultante de dividir el valor de la columna (7) entre la sumatoria de la columna (3) y multiplquelo por 100, lo que corresponde al porcentaje de cumplimiento para cada grupo de estndares. Para calcular el porcentaje global del instrumento, realice la operacin indicada en el numeral 9, registre el resultado en la celda (10.)

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Calificacin por Responsable


En la columna 1 aparecen discriminados los responsables frente a la prestacin del servicio. La columna 2 contiene la sumatoria del valor estndar del conjunto de variables por cada responsable. En la columna 3 registre el valor mximo a obtener, descontando las variables que no aplican para cada responsable. En la columna 4 registre el valor total obtenido a partir de la visita de verificacin de estndares, como usted la registr en la hoja de caracterizacin y registro para cada responsable. Identifique este valor realizando la sumatoria por responsable de los estndares de Resultado, Proceso y Estructura. En la columna 5 realice el clculo del porcentaje de cumplimiento, incluyendo en el numerador el valor consignado en la columna (4) y en el denominador el valor consignado en la columna (3) En la columna 6 registre la operacin de la columna (5) En la columna 7 registre el valor obtenido en la operacin realizada en la columna (6). (1) Responsable (2) Valor mximo (3) Valor a obtener descontando No aplica (4) Valor obtenido (5) Clculo de % de cumplimiento (6) Clculo de % de cumplimiento de los No Aplica (7) Porcentaje de cumplimiento (Tomar 2 Dgitos)

Operador

90

(4) / (3) X 100

Registro del porcentaje de cumplimiento:

Responsable Operador Condicin


100%: Cumple con los estndares frente a la prestacin del servicio. Entre 80% y 99%: Cumple parcialmente con los estndares frente a la prestacin del servicio y requiere seguimiento y asistencia tcnica a corto plazo. Mximo 3 meses. Entre 60% y 79%. Cumple parcialmente con los estndares frente a la prestacin del servicio y requiere seguimiento y asistencia tcnica INMEDIATA. Mximo 1 mes. El 59% o menos: No garantiza el cumplimiento de los estndares y requiere actuaciones tcnicas, jurdicas o administrativas segn corresponda.

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Instructivo del Registro de Compromisos de Mejora INSTRUMENTO DE VERIFICACIN DE ESTNDARES Cuando el Supervisor identifique que una de las variables del Instrumento de Verificacin de Estndares se encuentra por fuera del estndar, debe diligenciar el Registro de Compromisos de Mejora, teniendo en cuenta las indicaciones descritas a continuacin, para su correcto diligenciamiento: 1. Aspectos Generales:

Tenga en cuenta los siguientes aspectos para diligenciar el formato: Utilizar letra imprenta (despegada) y mayscula. Ej. CONTROL DE USO DE ALIMENTOS. No se aceptan abreviaciones. No se aceptan tachones. Debe utilizar un lenguaje de fcil entendimiento. La informacin registrada en el formato debe ser legible. Todos los campos del formato deben ser diligenciados. 2. Diligenciamiento del Formato:

2.1 Encabezado: Contiene la identificacin del formato (Nombre del Formato, Codificacin, Versin y Fecha de Creacin). Adicionalmente, se presenta la paginacin (Pgina ___ de ___), la cual debe diligenciarse segn la cantidad de pginas que se hayan generado. Y por ltimo se encuentran los datos que identifican la regional, municipio, centro zonal y nombre y cdigo de la Entidad Unidad visitada, as como, la fecha de visita y la modalidad (Ej. PAE). 2.2. Registro del compromisos de mejora: Una vez identificada cual es la variable que se encuentra por fuera del estndar, y siempre y cuando sea atribuible a la entidad unidad, se deben diligenciar los campos que se presentan a continuacin:
Variable No. Nombre Descripcin del resultado Causas Compromisos de Mejora Verificacin Prxima Visita (Cumple - No Cumple)

1. Variable No. y Nombre de la Variable: Cada uno de los instrumentos de supervisin contiene una columna denominada Variable y Definicin, en la cual podr identificar el nmero de la variable y nombre de la variable, as como se muestra en el siguiente ejemplo: Variable No. 1 Variable - Nombre: Servicios Bsicos
COMPONENTE ADMINISTRATIVO VARIABLE Y DEFINICION INSTRUCTIVO E INDICADORES 1 E 1. Servicios bsicos: Identifique si la unidad de servicio cuenta con los servicios Hace referencia a que en las bsicos, y en caso de que no cuente con alguno de ellos, solicite instalaciones donde se desarrolla el el ltimo recibo cancelado para determinar si la ausencia de ste programa separa disponga los obedece a dao por en parte de la sin empresa que lo presta o se debe a requiera una Nota: El formato est diseado que unade variable sea desarrollada 6 filas, embargo, cuando una variable servicios bsicos (Acueducto, suspensin por falta de pago. descripcin ms extensa podr utilizar tantas filas se necesiten aunque corresponda a las filas de la siguiente variable. alcantarillado, gas, energa elctrica y sistema de comunicacin) con el 1. Energa elctrica 2. Descripcin del Hallazgo: Basado en la columna INSTRUCTIVO Y RANGOS DE CALIFICACIN (Ver imagen anterior), describir la fin garantizar las condiciones 2. Alcantarillado situacin que genera el incumplimiento del estndar. bsicas para la atencin de los 3. Gas nios, nias y adolescentes. 4. Conexin acueducto o disponibilidad de agua potable 3. Causa: Razn o motivo por el cual se evidencia el hallazgo y se obtiene una calificacin por fuera del estndar. Nota: Cada una de las Nota: Tenga en cuenta para la 5. Sistema de comunicacin I

causas identificadas debe enumerarse en el formato, as como se muestra en la imagen. Se podrn utilizar tantas filas sean requeridas verificacin de esta variable los para describir la causa. Seleccione la alternativa que ms se ajusta a la situacin
Variable Nombre

No.

servicios ofertados en el sector donde est ubicado el servicio encontrada y transcriba este dato a la casilla correspondiente en la Descripcin del resultado Causas Verificacin Prxima Visita (Acueductos veredales o hoja de registro y calificacin. Compromisos de Mejora (Cumple - No Cumple) comunitarios entre otros, pozo 1 1 sptico, segn el caso). No aplica: Cuando en la zona 3 en donde se desarrolla el programa no existe o no se presenta ningn servicio bsico.
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2 - Malo: No cuenta con alguno de los servicios ofertados en la 4. Compromisos de Mejora: Establecer desarrollar para solucionar el hallazgo y obtener una calificacin dentro del Valor estndar : 1 las acciones a 0 zona.enumerarse en el formato, as como se muestra en la imagen anterior. Se Tiempo mximo para exigir el debe estndar. Nota: Cada una de las causas identificadas 4 3 - compromiso. Bueno : Cuenta con todos los servicios ofertados en la zona estndar :A partir de la firma del 1el podrn utilizar tantas filas sean requeridas para registrar

contrato con el ICBF.

para garantizar la atencin de los nios, nias y adolescentes.

5. Verificacin prxima visita: Casilla en la cual, el supervisor registrar en la siguiente visita, el cumplimiento o no de los compromisos de mejora. 2.3 Nombre y Firma del Responsable de la Entidad Unidad y Supervisor: Una vez realizado el registro en el formato y terminada la verificacin del instrumento, el supervisor debe solicitar al responsable de la entidad unidad leer las causas y compromisos de mejora de la variable fuera del estndar, para que se diligencie el campo del nombre, y se firme como constancia de aceptacin.

21 Versin 2012

INSTRUMENTO DE VERIFICACIN DE ESTANDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIN ESCOLAR PAE. ENTIDAD CONTRATISTA. RACIN INDUSTRIALIZADA LISTA Repblica de Colombia Departamento Administrativo para la Prosperidad Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras INSTRUMENTO DE VERIFICACIN DE ESTNDARES Registro de Compromisos de Mejora Regional: Nombre de la entidad: Municipio: Centro Zonal: Cdigo de la entidad: Modalidad:

F47.PR10.PEV03

01/04/2012

Versin 2.0 Fecha Visita:

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Cuando se identifique que una de las variables del Instrumento de verificacin de estndares se encuentra por fuera del estndar, el equipo de apoyo al supervisor, debe registrar el nmero y nombre de la variable y realizar la descripcin del resultado, estableciendo las causas y los compromisos de mejora. Variable Descripcin del resultado No. Nombre Causas Compromisos de Mejora Verificacin prxima visita (Cumple - No Cumple)

22 Versin 2012

INSTRUMENTO DE VERIFICACIN DE ESTANDARES PARA PROGRAMA DE ALIMENTACIN ESCOLAR PAE. ENTIDAD CONTRATISTA. RACIN INDUSTRIALIZADA LISTA Verificacin Variable prxima visita Descripcin del resultado Causas Compromisos de Mejora (Cumple - No No. Nombre Cumple)

Firma de quien recibe la visita: Nombres y apellidos: Cdula de ciudadana No. Telfono No.

Firma de quienes realizan la visita: Nombres y apellidos: Cdula de ciudadana No. Telfono No.

23 Versin 2012