INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

. Con el propsito de ejecutar nuestro trabajo de Auditoria Operacional, fue necesario disear una matriz para cubrir en forma integral la organizacin y conseguir los objetivos y metas propuestos, partiendo de la base que una organizacin empresarial se sustenta en dos grandes estructuras, a saber, la estructura orgnica y la operacional: I. ESTRUCTURA ORGANICA. Est representada grficamente por el ORGANIGRAMA institucional, el cual debe mostrar el grado de las diferentes jerarquas, sus respectivas responsabilidades empresariales y su grado de dependencia. La estructura organizacional sirve de base para la evaluacin de cargos y asignacin de responsabilidades con sus funciones y otras ventajas administrativas que conllevan, al adecuado diseo, montaje y desarrollo de la estructura operacional. Analizada su estructura, observamos:

? ? ?

4.

Excesiva carga de responsabilidades y funciones, en cabeza de algunos funcionarios, como es el caso del Administrador General. Recomendaciones y Sugerencias de Control Administrativo Con base en las caractersticas de las actividades realizadas por la empresa, como son la comercializacin de vehculos y la prestacin de servicios, diseamos y proponemos el Organigrama que podra servir hacia el futuro, para su estudio y anlisis ( vase organigrama propuesto adjunto ), ajustado a la realidad de la organizacin, teniendo en cuenta los siguientes atributos: 1. 2. 3. 4. 5. Tamao actual y crecimiento de la empresa. Magnitud de las operaciones. Asignacin de responsabilidades y funciones. Delegacin de la autoridad, y Nmero de empleados en las distintas reas.

1. Excesiva concentracin jerrquica, que impide el adecuado control integral de los sectores. 2. Diversificacin de cargos y responsabilidades. 3. Diversificacin de funciones e interdependencia de ejecuciones.

La implantacin del organigrama propuesto ayudaran a incrementar la eficiencia y eficacia con las siguientes ventajas:

? ? ? ? ? ? ?

Racionalizacin sectorizada, que identifica objetivamente los niveles de jerarqua. Racionalizacin de sus propias operaciones y coordinacin ms efectiva con otros sectores de la empresa. Control integral y efectivo de sus propias actividades y su efecto con otras reas interrelacionadas. Mostrar claramente las funciones y la adecuada segregacin de ellas. Permite analizar la carga equilibrada de tareas. Permite evaluar la fuerza laboral involucrada y el anlisis de la requerida. Utilizacin de la fuerza laboral actual en la redistribucin y asignacin de tareas.
Coordinacin y comunicacin apropiadas entre las diferentes reas operacionales.

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

Apoyo a los objetivos generales de la Gerencia. Delegar la autoridad en proporcin a las responsabilidades El Organigrama propuesto, no obliga a nuevas vinculaciones de personal para ocupar las posiciones incluidas o modificadas, pero s obliga que dichas denominaciones de cargos jerrquicos existan realmente, con la debida asignacin de responsabilidades y funciones, sugiriendo la utilizacin del recurso humano actual, previo estudio y anlisis de su preparacin y capacidades. II. ESTRUCTURA OPERACIONAL. Esta estructura, para su desarrollo operativo requiere apoyarse en una adecuada y slida estructura orgnica, para incrementar la eficiencia y eficacia. Est compuesta del conjunto de elementos inherentes al qu hacer y cmo hacer, como herramientas bsicas para los diferentes procesos comprometidos en las diferentes actividades respecto de las responsabilidades y actuaciones de cada sector jerrquico. Estos elementos fueron evaluados de la siguiente manera: A. POLITICAS : ( que originan y enmarcan el Control Interno ). - GENERALES ( institucionales ). - PARTICULARES ( especificas para cada sector y sus dependencias ). B. SISTEMAS DE INFORMACION : - OPERATIVOS. -Ciclos Transaccionales. -Manuales con Descripcin de funciones. -Control Interno, Contable y Administrativo. - ADMINISTRATIVOS: -Contabilidad Financiera. -Contabilidad Administrativa -Presupuestos - TECNICOS : -Procesamiento electrnico de Datos. -Software. -Equipos de computacin. - GERENCIALES : -Eficiencia Financiera. -Eficiencia Operacional. C. RECURSOS. - HUMANOS, - MATERIALES. Nuestro trabajo cubri los tres aspectos antes descritos, as como sus elementos, a fin de determinar todas aquellas circunstancias y caractersticas propias de la Compaa ABC Ltda, que condujeron a evaluar las fortalezas, debilidades y las oportunidades de mejoramiento en el proceso operacional. A travs de nuestra evaluacin, pudimos observar los siguientes aspectos que comentamos en el mismo orden de la descripcin de los componentes de la estructura operacional : A. POLITICAS DE LA SOCIEDAD A este respecto, la empresa carece de polticas escritas; el desarrollo de las actividades se realiza con base en normas generales y/o particulares emitidas en forma verbal por parte de la Gerencia General, Gerencia Comercial , Administracin o Departamento de Contabilidad. Lo anterior ha contribudo a cambios permanentes de instrucciones, que pudieron ocasionar desorientacin en la ejecucin de las labores asignadas. Recomendaciones de Control Administrativo y Funcional 1. Evaluar, Analizar y Disear las directrices de operacin de acuerdo con la funcin general dentro de la organizacin, por ejemplo entre otras, Direccin Comercial, Direccin Tcnica y Direccin Administrativa y Financiera. 2. Asignar en coordinacin con estas jerarquas, las respectivas responsabilidades sectoriales. 3. Delegar en jerarquas subordinadas, las funciones de desempeo particulares. 4. Emitir en forma escrita, las anteriores asignaciones y difundir a todos los niveles de la organizacin para su conocimiento. 5. Revisar peridicamente y en forma dinmica su cumplimiento, as como implementar cambios cuando se estime necesario.

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

Las anteriores recomendaciones contribuiran a mantener y soportar la Estructura Operacional, ayudaran al desempeo e incrementaran la eficiencia y eficacia de la sociedad, con las siguientes ventajas: Crear un ambiente de adhesin y seguridad en los diferentes niveles de la estructura orgnica. Armonizar las responsabilidades en la ejecucin del trabajo. Reflejar una visin clara y objetiva de las diferentes responsabilidades. Facilitar el mejoramiento de los diferentes procesos operacionales. Facilitar una mejor asignacin de tareas y permite analizar su cumplimiento y calidad. Facilitar a la Alta Administracin una mayor cobertura del Control Organizacional. Facilitar la interpretacin y su adecuada aplicacin. Mejorar la segregacin de funciones y tareas asignadas. Incrementar la eficacia y eficiencia en los puestos y lugares de trabajo. Ayudar a minimizar los costos y gastos relacionados y a la proteccin de los activos e intereses de la compaa. B. SISTEMAS DE INFORMACION. B.1. OPERATIVOS. B.1.1. CICLOS TRANSACCIONALES En nuestro anlisis y evaluacin hemos determinado los siguientes ciclos transaccionales que enmarcan las principales actividades de la empresa: 1. Compras 2. Ventas 3. Tesorera ( Ingresos/Desembolsos ) 4. Nmina y Prestaciones Sociales 5. Cuentas por Pagar 6. Inventarios 7. Ajustes por Inflacin. Para obtener el adecuado diagnstico de las operaciones, observamos el desarrollo y ejecucin de cada uno de los ciclos mencionados, los cuales se resumen a continuacin: 1. COMPRAS. Vehculos, repuestos y accesorios y analizadas las siguientes etapas de su proceso: a. Pedido al proveedor. b. Entrega y recepcin. c. Entradas a Inventarios. d. Manejo y custodia del bien. e. Documentos de compra,. g. Causacin y registro contable de la Cuenta por pagar. h. Pago de la Cuenta por pagar. 1a. Procedimiento para la Compra de Vehculos. El proceso est dirigido y controlado por la Gerencia General. Las adquisiciones se originan por solicitud de la Gerencia Comercial, con base en los programas de asignacin en la General Motor cuya confirmacin de despacho es el envo previo de la factura de venta. Las existencias son controladas mediante una PLANILLA DE CONTROL DE VEHCULOS ( nica en la compaa ), de diseo y manejo manual por parte de la Gerencia Comercial, la cual es actualizada en forma permanente. El contenido de la planilla contiene la informacin del vehculo, as como las reseas histricas hasta la venta y cobranza. De ella ( siendo nica ) se sirven todos los funcionarios interesados en obtener informacin, y en mayor proporcin por parte de la Gerencia General para fines de conocer la disponiblidad y estado de los vehculos, as como para proyectar sus planes financieros. Mediante registro contable se carga el Inventarios, por lneas y tipos de vehculos, y sus saldos son comparados mensualmente contra la planilla de control, ya mencionada. 1b. Procedimiento para la Compra de Repuestos y Prestacin de Servicios. Como repuestos, se encuentran agrupados los siguientes artculos: Repuestos provistos por la General Motors. Repuestos provistos por otras empresas y particulares. Llantas y neumticos. Accesorios (Radios pasacintas, tapetes y otros ).

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

Aceites y grasas. Otros elementos y accesorios para vehculos. Con excepcin de los repuestos provistos por la G.M. mediante Programa Mensual de Compras, las compras restantes carecen de documento equivalente a Orden de Compra. Con base en el diagnstico hecho a los vehculos que ingresan al Taller, para revisiones de garanta o de revisiones solicitadas por terceros, se inicia la gestin de compras, mediante solicitud por Requisicin (bono), que elevan las diferentes secciones del Taller por intermedio de los Asesores de Servicio Tcnico, ante el Jefe de Repuestos o al Jefe de Almacn. Si hay existencia, el Jefe de Repuestos liquida el Bono utilizando los ltimos precios de compra, en caso contrario o por encontrarse el krdex desactualizado, toma el precio ms reciente adicionndole entre el 20% y el 30%, y procede a entregar los elementos, previa firma de recibido. Si no hay existencias, el Asesor de Servicio Tcnico quien posee autonoma de compra, ordena su adquisicin y se inicia el trmite de adquisiciones. Esta labor la realiza el Jefe de Almacn, aportando el repuesto y la factura correspondiente. Con la factura se obtiene : Vo.Bo. de la Gerencia General, Firma de recibido del Almacn, Envo al Departamento de Contabilidad para su registro. En los casos de Garanta, se solicitan a la General Motors y si no hay existencias se solicita la autorizacin para adquirirlos en el mercado, de la misma lnea. Se produce el registro contable, cargando al Inventario estas compras y la contrapartida a cuentas por pagar, utilizando los siguientes documentos : - Facturas emitidas por la General Motors. - Facturas emitidas por otros proveedores. La Cuenta por Pagar a la General Motors es cruzada con las Cuentas de Cobro, por los respuestos utilizados en las Garantas, a su cargo. El Krdex sistematizado, extracontable, ingresa el Inventario nicamente los repuestos provistos por la General Motors previa verificacin en pantalla, de la Orden de Entrega,validando y actualizando dicha operacin. Otras adquisiciones no son ingresadas al krdex. 1c. Procedimiento para la Compra de otros Materiales. De acuerdo con el programa de necesidades, sin orden de compra, se adquieren otros elementos a diferentes proveedores, tales como : - Llantas y neumticos, - Aceites y grasa, - Accesorios ( radios pasacintas, tapetes, otros. ) Los elementos denominados accesorios y otros destinados a obsequios por la compra de vehculos, no son ingresados al krdex sistematizado. 1d. Prstamos y Canjes Con alguna frecuencia y por prcticas comerciales, se realizan prstamos y se dan en canje artculos, tales como llantas y neumticos, y otros, cuyas devoluciones o compensaciones no guardan equidad en cuanto a caractersticas y precios. 1e. Ajustes por Inflacin. El programa de contabilidad contiene el mdulo de Ajustes por Inflacin, en forma automtica, pero debido a un dao interno en dicho programa por motivo de la instalacin de la Red Novel en 1.995, est fuera de servicio. El Departamento de Contabilidad prepara manualmente en Hoja Electrnica-Excel, que soporta mediante Comprobantes de Contabilidad, para su registro mensual. El programa instalado para manejo del krdex extracontable, no contiene clculo de los Ajustes por Inflacin, dada su versin antigua sin actualizar. Recomendaciones y Sugerencias de Control Interno Contable y Administrativo De la observacin y anlisis del proceso de compras de vehculos, de repuestos y otros materiales, que conforman el rubro de Inventarios, nos permitimos efectuar las siguientes recomendaciones que ayudaran a ejercer control sobre los activos, as como el cumplimiento de las polticas de la Administracin: 1. Los elementos que integran los conceptos en la cuenta de Inventarios de la Contabilidad, y anlogamente en el Krdex sistematizado de existencias, deberan separarse y subclasificarse de la siguiente manera: - Mercanca no Fabricada por la Sociedad. - Productos Terminados. - Vehculos Servicio Particular.

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

- Lnea Swift. - 1.3 - 1.6 - Lnea Spring. - 1.3 - 1.6 - Lnea Steem. - 1.3 - 1.6 - Lnea X. - Vehculos de Servicio Pblico. - Lnea Chevi - 1.3 - 1.6 - Lnea Chevette. - 1.3 - 1.6 - Materiales, Repuestos y Accesorios - Repuestos. - Chevrolet. -Lnea Swift. -cada referencia. -Lnea Spring. -cada referencia. -Lnea Steem. -cada referencia. - Accesorios. - por clase de artculos. - Materiales - Llantas. - por sus dimensiones y/o referencia de comercializacin. - Neumticos. por sus dimensiones y/o referencias de comercializacin. - Aceites y Grasas por sus marcas o referencias comerciales. - Dotaciones. - Ropa de Trabajo. - Calzado. - Elementos de seguridad. 2. Crear una seccin de COMPRAS , asignando un empleado con normas y/o instrucciones precisas relacionadas con su gestin, con el fin de centralizar, responsabilizar y controlar, el adecuado manejo de los bienes adquiridos. 3. Establecer un stock mnimo y mximo necesario, con el fin de planear adecuadamente las compras. 4. Establecer un procedimiento escrito, y disear un formato con las debidas autorizaciones, que aseguren el adecuado manejo y control de prstamos y canje de bienes de la empresa. 5. Gestionar ante los proveedores, diferentes a la General Motors, el adecuado cupo de crdito, con el fin de racionalizar las adquisiciones y de evitar los permanentes desembolsos de dinero en efectivo, lo cual contribuira a un mayor control de ste y a una mejor planeacin de disponibilidades del dinero. 6. Disear, emitir y utilizar un formato nico a ttulo de Orden de Compra, para las adquisiciones diferentes a vehculos, debidamente autorizada por la Gerencia respectiva. 7. Utilizar los atributos de la Red Novel existente, o por otro medio utilitario, disear e implementar los diferentes tipos de reportes, que reflejen las disponibilidades de vehculos en un momento dado, con acceso mediante terminales en los puestos de trabajo, de quienes requieran esta informacin y obviar el manejo de la Planilla de Control de Vehculos, ya comentada.

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

8. Gestionar ante el proveedor del programa de Inventarios ( krdex ), la actualizacin de la versin actual, que no contiene el mdulo de Ajustes por Inflacin, por la versin que posee este atributo. 9. Gestionar ante el proveedor del programa de Contabilidad, la activacin por correccin del clculo automtico de Ajustes por Inflacin. 10. En la actualidad se encuentra en etapa de implementacin el programa de Inventarios, para lo cual sugerimos que con la asesora del proveedor, se analice y reestructure su archivo maestro, teniendo en cuenta todos los parmetros y variables requeridos, para que en el futuro esta aplicacin produzca los diferentes informes que se derivan, entre otros: a. Krdex en unidades, o de valores, que servirn de soporte a la Contabilidad. b. Listados de inventarios, por grupos, subgrupos, y referencias. c. Estadsticas de movimientos. de rotacin, de artculos de poca o lenta rotacin. d. Listados de compras y ventas, por meses, y acumulados. 11. Disear e implantar un procedimiento escrito, para que sin excepcin, todos los artculos adquiridos, y que conforman el rubro de inventarios, sean ingresados al krdex, teniendo en cuenta el efecto y bondades hacia la Contabilidad. Ventajas. La implantacin de las anteriores recomendaciones, ayudaran a obtener un adecuado manejo y control de las operaciones de Compras que realiza la empresa, a saber : Control estricto en la custodia de los activos, por parte de los funcionarios clave y directivos. Racionalizacin de la gestin de compra. Agilidad en los suministros y el adecuado manejo y permanencia de los bienes. Informacin oportuna para la toma de decisiones gerenciales. Facilitar y ordenar la asignacin de responsabilidades en todos los mbitos. Conocimiento de las responsabilidades de los actores de este proceso. Optimizacin de tiempo y minimizacin de esfuerzos. Oportunidad e idoneidad de los documentos que soportan esta operacin. 2. VENTAS. El procedimiento de ventas de vehculos, repuestos y accesorios se compone de las siguientes etapas: a. Pedido del cliente, b. Ventas de contado, c. Ventas a crdito, d. Facturacin, e. Salidas de inventario, f. Documentos de venta, g. Causacin y registro de ventas y h. Cobranza. 2a. Procedimiento para la Venta de Vehculos. a. Pedido del Cliente. Diligenciado por el vendedor, se estipulan las condiciones y descuentos mximos convenidos entre Concesionarios y se obtiene Vo.Bo. de la Gerencia Comercial. Otros incentivos acordados con el Cliente, por circunstancias especiales, tales como obsequios de accesorios, seguros obligatorios o valores de trmite de matrcula, no se registran en el pedido, sino bajo promesa verbal. Esta actitud se refleja, al final de la operacin. Durante el anlisis de Cuentas por Cobrar, por parte del Departamento de Contabilidad, se observan saldos a cargo de Clientes sin justificacin alguna, cuyos valores equivalen a los incentivos antes mencionados. Al indagar el origen de esos valores con el personal de Ventas, se procede a elaborar Nota Crdito por esos conceptos, con Vo.Bo. de la Gerencia Comercial. La empresa en algunos casos, acostumbra recibir vehculos usados en parte de pago de los nuevos. De esta operacin se encarga a los vendedores, quienes realizan la venta del vehculo y manejan los dineros, y mediante comunicaciones escritas ordenan la elaboracin del Recibos de Caja. Observamos que en la operacin realizada por una comunidad religiosa a la cual se le practic Retencin en la Fuente, sin soporte y justificacin alguna, cuyos resultados a la finalizacin de nuestra visita, an no haba sido aclarada por parte del vendedor. Con base en la disponibilidad se separa el vehculo, procediendo el Cliente a cancelar el anticipo de dinero, no determinado por poltica escrita, siendo por lo general un mnimo de $ 500.000. b. Procedimiento de Facturacin Ventas de Contado, es como sigue: La facturacin esta precedida de la verificacin del pago total del vehculo. El Cliente cancela el valor de los trmites en forma separada, en los siguientes casos:

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

Si se trata de Clientes (personas naturales) el pago se realiza a nombre de los Vendedores o del Administrador, quienes emiten Recibo de Caja no Oficial de la compaa ( formas Minerva ). En el caso de Clientes ( personas jurdicas ), el pago se efecta a nombre de Motrixcar, emitindose Recibo Oficial. Si se incluye en el cheque girado por el Cliente, tanto el valor del vehculo como los valores de trmite, se emite Recibo Oficial, quedando a cargo de la Gerencia Comercial la debida comunicacin sobre este ingreso, a la persona encargada del giro de cheques ( Secretaria General ) para que ese valor sea girado al Tramitador. c. Facturacin de Ventas a Crdito Diligenciado el Pedido, el Cliente procede a cancelar el valor de la Cuota Inicial. Aprobado el pedido por la Gerencia Comercial, sta procede a diligenciar la solicitud de crdito ante las entidades financieras, siendo por lo general con GMAC. d. Facturacin. Aprobado el crdito, se factura el vehculo en igual forma que de contado, dejando registrado en la factura la prenda sin tenencia, a favor de la respectiva corporacin. 2.b Procedimiento para Venta de Servicios: Con la recepcin de cada vehculo, se elabora una orden de entrada, con las especificaciones del automotor, y si se trata de revisin por Garanta o de reparaciones por cuenta particular. Efectuado el diagnstico, se solicitan los repuestos mediante Requisicin ( Bono ), como se detall en el proceso de Compras. Si se trata de Garanta, a la entrega del vehculo se diligencia un documento pre-establecido por la General Motors, que se enva para su revisin y aprobacin. Una vez autorizado se elabora Cuenta de Cobro, que se debita a la Cuenta por Pagar-General Motors Repuestos, cuya operacin se cruza con los suministros de repuestos. La compaa elabora una factura de orden interno, para soportar esta operacin. Facturacin de Servicios - Contado y/o Crdito. Finalizado el servicio, se complementa la orden de entrada que incluye el detalle de cada uno de los repuestos utilizados, as como la Mano de Obra y el I.V.A., que se entrega a Secretaria de Facturacin quien procede a emitir la factura, trascribiendo el detalle de la Orden de Entrada. Caja revisa este documento contra la Orden de Entrada, firma y timbra en la registradora cada repuesto contenido en la Orden, a favor de la respectiva seccin del Taller, as como la mano de obra a favor de cada operario por su cdigo asignado y como base para liquidar los servicios respectivos. Procede a devolver a la Secretaria de facturacin para entregar el documento al cliente. El plazo estipulado en facturas a crdito es de 30 das, pero la realidad de cobranza oscila entre 60 y 90 das. Recomendaciones y Sugerencias de Control Interno Administrativo y Operacional . 1. Establecer normas escritas de control interno y disear un documento de orden interno, con las debidas autorizaciones y aprobaciones, como documento adicional al Pedido del Cliente, que permita registrar todas las condiciones y obsequios no contenidos en dicho Pedido, as como establecer un mecanismo que garantice su oportuno registro en el Krdex de existencias y en la Contabilidad. 2. Establecer procedimientos escritos, as como los instructivos necesarios para que los valores entregados por el Cliente, por concepto de pago de vehculos, de trmites, de seguros obligatorios y otros, sean recepcionados por la Caja respectiva, con plena identificacin de sus conceptos. 3. Establecer normas de procedimiento escritas, para que todo valor ingresado a la empresa, sea soportado con su respectivo Recibo Oficial de Caja. 4. Establecer por escrito las normas necesarias para que las negociaciones de vehculos usados, sean controladas y autorizadas por la empresa, de igual manera la canalizacin de los ingresos, producto de llas. 5. Eliminar, sin excepcin, la emisin de facturas internas para soportar los cargos efectuados a la General Motors por los repuestos utilizados en las Garantas, y dejar como nico documento la Cuenta de Cobro ya establecida por la G.M. 6. Emitir procedimientos escritos para minimizar los registros mltiples que se realizan en Caja, as como en la emisin de las facturas por Servicios de Taller, respecto de los repuestos incorporados, y canalizar por los registros contables, utilizando los Centros de Costos, para la identificacin y asignacin de los diferentes servicios prestados por los Contratistas. 7. Emitir en forma escrita, respecto al manejo y control de las Comisiones generadas en el sistema de Ventas-Megaplan, para que stas sean canceladas una vez la entidad respectiva,

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

garantice la continuidad de los pagos sucesivos de las cuotas por parte del Suscriptor, determinando la empresa el nmero de perodos ideales. Ventajas. La implantacin de las recomendaciones ayudaran a controlar administrativa y eficazmente a la Gerencia el proceso de ventas ya que es el inicio del logro de los objetivos principales de la empresa as como su oportunidad y rentabilidad en el mercado. Las ventajas, entre otras, podran ser: a. Racionalizar el proceso de Ventas de bienes y servicios. b. Obtener un estricto control de los activos entregados, as como de su retribucin. c. Facilitar la asignacin de responsabilidades y controlar su cumplimiento. d. Oportunidad e idoneidad de los documentos que soportan esta operacin. 3. TESORERIA. La tesorera, como divisin orgnica no existe en la compaa. En la actualidad, esta funcin es desempeada por el Administrador de la empresa, mediante el funcionamiento de CAJAS aisladas, ubicadas en diferentes sectores, as como en otras funciones sueltas a cargo de otros funcionarios, como es el giro de cheques. Responsabilidades y ubicacin de las Cajas CAJA No. 1. Ubicada en el Ier.piso. Atiende la recepcin de dinero por concepto de Servicios de Taller y Serviteca y Venta de Repuestos y Materiales. Los ingresos son entregados integramente al Administrador de la compaa. CAJA No.2 - COMERCIAL. Ubicada en el 2do.piso. Atiende la recepcin de dinero por conceptos de Venta y Trmite de vehculos. CAJA No.3. Ubicada en el Ier.piso. Encargada de la recepcin de dinero por Cobranza por servicios de Taller y Serviteca, a crdito y cobranza de cartera ordinaria Igualmente los ingresos son recibidos por el Administrador, pero la elaboracin de la Planilla de Ingresos, as como el Comprobante de Ingresos, est supeditada a la disponibilidad de tiempo, afectando esta demora al Departamento de Contabilidad tanto en la recepcin, revisin y registro de dicho documento. 3a. Procedimiento para el Manejo del Dinero. Diariamente, la Administracin recibe los dineros ingresados, representados en cheques y efectivo y cualquier otro valor. Los valores en cheques son consignados diariamente. El dinero en efectivo, es mantenido bajo custodia del Administrador, para atender desembolsos por los siguientes conceptos, entre otros : Compra de repuestos. Pagos de nmina. Pagos de cuentas de cobro de Contratistas. Compra de tiles de papelera, aseo y cafetera. Pago de servicios. Pago de transportes. Pagos de otros gastos en que incurra la empresa. 3b. Giro de Cheques. Esta funcin est asignada a la Secretaria general de la compaa. Para atender el giro de cheques o desembolsos de bancos por otros medios, existen nicamente dos firmas autorizadas, individuales de Tipo A., la correspondiente al Gerente General y la del Administrador. En el diligenciamiento para el giro de cheques, de carcter urgente, en algunos casos omiten el registro del concepto respectivo en el cuerpo del Comprobante de Egreso, dejando este requisito para fecha posterior, lo cual impide muchas veces recordar dicho concepto, con perjuicio hacia la Contabilidad originando algunas veces registros errados. La persona encargada del giro de cheques, tiene como funcin adicional la codificacin de las operaciones y pagos contenidos en el Comprobante de Egreso. Recomendaciones y Sugerencias de Control Interno Contable y Administrativo. Se deben adicionar los siguientes controles: 1. Crear Fondos Fijos de Caja Menor, para atender los desembolsos menores, que no amerite el giro de cheques, en las reas cuyas operaciones justifiquen su creacin.

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

2. Emitir normas de control interno escritas, hacia todas las reas de la empresa, para que a partir de determinados valores y con la debida autorizacin previa se solicite el giro de cheques. 3. Emitir normas escritas para que los valores ingresados a la empresa, se consignen a ms tardar el da siguiente, en las mismas condiciones que fueron percibidos. 4. Identificar y separar para su registro, los conceptos de gastos causados por la empresa, de los gastos personales efectuados por los socios. 5. Asignar por escrito, las respectivas autorizaciones y responsabilidades para los desembolsos, as como los limites mnimos y mximos de valores a desembolsar. 6. Autorizar la destruccin fsica y el registro contable correspondiente, en cuentas de orden de los cheques post-fechados en poder de la Administracin, destruir aquellos cuyas fechas datan a partir de 1.988, los cuales prescribieron para su cobro ante el banco. 7. Emitir normas escritas, para que todo cheque post-fechado, tanto para su recepcin o cambio de lo pactado, contenga la evidencia de autorizacin respectiva. 8. En el Departamento de Contabilidad debe efectuarse la codificacin de los documentos del pago que respaldan el desembolso y quitarle esta funcin a la persona encargada del giro de cheques, dado que se observaron errores de codificacin, el Departamento de Contabilidad solo detecta estos errores en el anlisis mensual de cuentas. La implantacin de nuestras recomendaciones de control interno contable y administrativo, ayudaran a la Gerencia a canalizar y controlar de manera eficaz, los recursos financieros. 4. PROCEDIMIENTO DE NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES. Incluye las etapas de vinculacin, continuidad y retiro del personal, as : Vinculacin, Contrato, Hojas de vida. Preparacin de nmina, Pago de nmina. Prestaciones sociales. Personal de vigilancia. Contratistas. Aspectos legales. Con base en nuestro anlisis al proceso de nmina, se observaron algunos aspectos relevantes que a continuacin comentamos, con sus respectivas recomendaciones para el mejoramiento correspondiente. 4a. Aspectos Generales . 1. A la fecha de nuestra visita, la compaa tena vinculadas (93) personas en su nmina, as : Area Administrativa 22 personas, Area de Ventas 36 personas, Area de Taller ( incluye aprendices Sena ) 28 personas, Agencia 7 de Agosto 93 Empleados 2. Contratistas para labores en las Secciones de Taller, los siguientes : Latonera Pintura Frenos 5 Contratistas 1 Contratista 1 Contratista

3. Durante el ao de 1.995, se observaron las rotaciones de personal as: Personal Retirado Area de Administracin Area de Ventas Secciones de Taller Totales 3 2 14 19 Personal Vinculado 5 5 19 29

Los motivos aparentes de retiros especialmente en Taller, obedecen a insatisfaccin salarial y otros por abandono del cargo sin explicacin alguna.

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

La justificacin por el exceso de ( 10 ) nuevos empleados, est dada por la Ampliacin del Taller, para lo cual se vinculan, (3) aprendices Sena, y (2) operarios y por el incremento de operaciones, se vinculan (2) personas en Administracin, y (3) personas en Ventas. 4. El tipo de sueldos y salarios que paga la empresa es bajo la norma laboral vigente ( Ley 50 de 1990 ), por lo cual, no existe personal antiguo. 5. En aos anteriores fu emitido y aprobado el Reglamento Interno de Trabajo, y no se encuentra visible para conocimiento de los trabajadores. 4b. Procedimientos de Vinculacin de Empleadores. Previo anlisis de las necesidades, la Gerencia General aprueba la vinculacin de nuevo personal, por solicitud verbal de cada funcionario directivo. Por lo general, las vinculaciones corresponden a personas recomendadas por los funcionarios de la empresa, y en algunos casos se utilizan otros medios, como entre otros, avisos en la prensa. Los candidatos seleccionados, son entrevistados por su futuro superior inmediato y por el Jefe de Personal La Gerencia General asigna el salario cuando se trata de nuevos cargos, y en los casos de vinculaciones para reemplazar personal se asigna el salario del empleado retirado. Los trmites de su contratacin formal, cubren : Verificacin de referencias anotadas por el aspirante. Remisin a exmenes mdicos de ingreso. Recepcin de fotocopias de documentos de identificacin. Afiliaciones a entidades. Firma de Contrato de Trabajo. Revisados los archivos de los trabajadores, se observa lo siguiente : Carecen de referencias escritas de trabajos anteriores y personales. No se entregan copias de los Contratos a los trabajadores. No se actualiza la informacin personal, respecto a cambios de domicilio y telfono. Los archivos del personal de vigilancia carecen de hojas de vida. Algunos Contratos estn diligenciados en ejemplares de denominacin diferente al tipo de labor contratada y de desempeo actual, por ejemplo, entre otros : Trabajador No. 1 Fecha de ingreso : Julio 7 de 1.980. Cargo segun Contrato : Celador. Contrato elaborado en : Contrato individual de trabajo a trmino indefinido. Trabajador No. 2 Fecha de ingreso: Abril 12 de 1.993. Cargo real: Celador. Cargo segn Contrato: Operario. Contrato elaborado en: Contrato individual de trabajo a trmino fijo, inferior a un ao 4c. Preparacin y Pago de Nmina. Elaborada en forma manual ( Excel ), contiene la totalidad de conceptos de valores devengados, as como los correspondientes a deducciones. Las Horas Extras ,especialmente las devengadas por el personal de vigilancia, se les viene liquidando valores inferiores a los realmente causados. Hemos tomado como ejemplo, en la nmina de la 2a.quincena de febrero de 1.996 al Sr. XXX, mostrando el siguiente resultado : Valor liquidacin de H. Extras, reales Valor pagado segn nmina Diferencia en el pago $ 153.734 68.000 $ 85.734

Elaborada la nmina y preparada para su pago, el Administrador entrega anticipos de dinero en efectivo al Jefe de Personal, mediante la firma de un vale, para el pago de salarios. En fechas posteriores a estos pagos, el Administrador recibe la legalizacin de los dineros entregados, y en este momento se revisa oficialmente la nmina. 4d. Contratistas. Analizada esta modalidad de vinculacin a la empresa, observamos Carecen de Contrato escrito.

10

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

Su desempeo actual y su modalidad de vinculacin, en trminos legales tipifican una contratacin laboral, ya que existen todos sus elementos a saber: Cumplimiento de horarios. Provisin de herramientas de trabajo por parte de la empresa, y Son beneficiarios de las dotaciones de ropa de trabajo y elementos de seguridad. Antigedad de servicio : Un Contratista de Pintura, (12 aos). Un Contratista de Latonera ( 1 ao ). Cinco Contratistas de Pintura y Frenos ( 8 a 9 aos aprox.). Su remuneracin, bajo el concepto de Servicios y equivalente al 50% del valor del servicio facturado al Cliente. Los beneficios que perciben, sin norma escrita, se relacionan con prstamos, dotaciones de ropa de trabajo y elementos de seguridad. El procedimiento para la liquidacin y pago de los Servicios, se cumple de la siguiente manera : Por cada servicio prestado el Contratista diligencia un Vale (Bono), prenumerado, indicando la clase de labor ejecutada. El Jefe de Taller o el Contratista valorizan el servicio. El Jefe de Taller, revisa y Vo.Bo. al documento. Caja, verifica el pago por parte del Cliente, anotando en el Vale el nmero de la factura emitida por dicho servicio. El Jefe de Personal acumula los Vales en forma quincenal, y elabora Planilla de Pago a Contratistas, a ttulo de Cuenta de Cobro, la cual carece de revisin y autorizacin. El pago efectivo se realiza en dinero efectivo que provee el Administrador de la Empresa al Jefe de Personal. Otros Aspectos. Mensualmente se calculan las provisiones para prestaciones sociales legales por los diferentes conceptos, las cuales son revisadas y registradas por el Departamento de Contabilidad. Anualmente, se consolidan los conceptos obligados de prestaciones sociales, ajustndose las diferencias. Recomendaciones y Sugerencias de Control Interno Contable y Administrativo 1. Ubicar el Reglamento Interno de Trabajo,en lugar visible para los trabajadores. 2. Establecer la obligatoriedad y exigir a los nuevos empleados, las referencias escritas de patronos anteriores, as como sus recomendaciones personales. 3. A la firma del Contrato de Trabajo, entregar la copia correspondiente al trabajador. 4. Solicitar a los trabajadores, en fechas determinadas por la empresa la actualizacin de su informacin personal respecto a conflictos de intereses, cambios de direccin, nmero de telfono y otras informaciones que se estimen necesarias. 5. Completar los archivos del personal, con las respectivas hojas de vida. 6. Revisar y corregir los Contratos de Trabajo actuales, mediante el adecuado diligenciamiento en los formularios apropiados, de acuerdo a la labor contratada. 7. Adquirir un programa de nmina computarizado ( software de nmina y prestaciones sociales ), que procese la totalidad de la nmina, y acumule los valores devengados para cada trabajador y por cada perodo. 8. Corregir o subsanar los errores en la liquidacin de horas extras al personal de Vigilancia. 9. Establecer los procedimientos referentes a los niveles de autorizacin y revisin, en el proceso de preparacin, liquidacin y pago de nmina. 10. Suscribir Contratos individuales de Servicio con los Contratistas, en el cual se registren clusulas contractuales, entre otras, como las siguientes: a. Determinacin clara de obligaciones entre las partes. b. Trminos de cumplimiento en calidad y tiempo de los servicios contratados. c. Duracin y prrrogas. d. Herramientas e implementos que debe proveer la empresa. 11. Analizar y evaluar la conveniencia de negociar con los Contratistas, respecto de la creacin de un Fondo y asumir el costo o parte de las dotaciones, por ellos. 12. Actualizar a tinta los libros de orden legal, para registro de vacaciones y de Cesantas. 13. Limitar la posibilidad de conflictos y litigios laborales con empleados, contratistas y terceros. Higiene y Seguridad Industrial Mejorar el sistema de control interno administrativo para la higiene y seguridad industrial. Lo anterior se lograra mediante la implantacin de los siguientes procedimientos

11

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

a. Elaborar el reglamento de higiene y seguridad industrial, con fundamento en las exigencias de la legislacin laboral vigente. b. Crear el comit de higiene y seguridad industrial de la compaa, con base en el Decreto 614 de 1984, Artculo 25. c. Colocar el reglamento de higiene y seguridad industrial aprobado en un lugar visible en las instalaciones de la planta. La implantacin de esta recomendacin tiene como propsito cumplir con lo dispuesto en el Rgimen Laboral Colombiano y limitar el riesgo de posibles sanciones por parte del Ministerio de Trabajo en caso de inspecciones oculares de sus funcionarios. Medidas de Seguridad Industrial Deberan adoptarse medidas de estricto cumplimiento de seguridad industrial que limiten la posibilidad de riesgos de accidentes o de enfermedades de los operarios de la planta. Notamos que no se es exigente en el uso de medidas de seguridad y no se sigue su estricto cumplimiento. La implantacin de nuestra recomendacin contribuira a minimizar los riesgos de accidentes de los operarios y los que prestan sus servicios en el taller. B.1.2 MANUALES CON DESCRIPCION DE FUNCIONES: La empresa carece de esta herramienta de ayuda administrativa, a todos los niveles de la organizacin. Nuestras recomendaciones se refieren a la emisin escrita de las normas generales y particulares, que permita coordinar las exigencias de la Gerencia y el desempeo de sus jerarquas subordinadas hasta el ms bajo nivel de la organizacin. Este Manual debe contener el mnimo de parmetros como contenido para su interpretacin, as: Nombre de la Dependencia. Jerarqua de dependencia. Objetivos de las funciones. Determinacin clara de las funciones particulares a ejecutar. Asignacin de responsabilidades funcionales. Montos mximos para autorizaciones y aprobaciones. Delegaciones de funciones que puede realizar. Tareas a ejecutar. Emisin de Politicas y Normas de Control Interno Emitir e implementar polticas y normas de control interno contable y administrativo que contribuyan a garantizar el alcance de los objetivos y metas de la compaa. Las reas de control objeto de esas polticas y normas gerenciales mencionadas seran, entre otros: Ventas vehculos, repuestos y servicios en general Cobranzas y Recaudo de cartera Mercado y publicidad Inventarios, costos de servicios y de ventas Nmina, control del personal y salarios y prestaciones sociales. Sistemas de Informacin por computador El establecimiento de polticas y normas de control interno contribuiran a mantener la estructura organizativa, ayudar al desempeo de las tareas y responsabilidades delegadas, facilidad de interpretacin y aplicacin, e incrementar la eficiencia y eficacia. Manuales de Funciones y Procedimientos Se observ que en la actualidad no se cuenta con manuales de funciones y procedimientos para las reas de contabilidad general, nminas, liquidacin de costos, manejo de inventarios, ventas y mercadeo y liquidacin de comisiones. Disear y/o actualizar manuales de funciones y procedimientos para las diferentes reas operacionales que contengan instrucciones en cuanto a sistemas, procedimientos y funciones del personal. Los manuales sugeridos seran tiles, no solo para instruir y responsabilizar adecuadamente a cada empleado de los asuntos a su cargo, sino para facilitar la transicin de funciones por motivo de ascensos, vacaciones o retiros. En lo posible, debera tambin contener indicaciones sobre el flujo del trabajo, para que cada empleado comprenda a cabalidad el objeto de sus labores. Segregacin de Funciones Promover una adecuada segregacin de funciones en las diferentes reas y de control La implantacin de esta recomendacin ayudara a que ningn funcionario est en capacidad de controlar todas las etapas del procesamiento de una transaccin y que contenga posibles errores o irregularidades que otros funcionarios no puedan detectar. Al respecto se observ que existe concentracin de funciones en algunos empleados de la compaa . ejemplos:

12

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

a. El contador controla y liquida, efecta los ajustes y traslados de cifras que determinan los valores incurridos y accesa los archivos correspondientes a la aplicacin de contabilidad con el sistema y soluciona todos los interrogantes e inquietudes de los departamentos. b. El Gerente General mantiene la centralizacin a la emisin y giro de cheques. c. El administrador, tesorero, pagador, liquidador y pago de nmina, maneja contabilidad y registros y otras funciones administrativas asignadas. B.2. SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVOS. B.2.1. CONTABILIDAD FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA. Con base en la evaluacin y al anlisis de la estructura orgnica y operacional, concluimos que el Departamento de Contabilidad recoge las debilidades de los diferentes procesos que limitan su desempeo y cuyas circunstancias y condiciones, nos permitimos comentarlos, as: Dificultad permanente para ejecutar los procesos del subsistema contable relacionado con: Recepcin de Documentos, sin la debida oportunidad e incompletos, respecto de los soportes que reflejen la evidencia de la operacin en ellos contenida. La Revisin, del contenido, operaciones aritmticas, revisin legal, especialmente en el aspecto tributario y las debidas autorizaciones para realizar la operacin. La Codificacin, en algunos casos errada, por malinterpretacin, desconocimiento, o por falta de claridad en los documentos. El Registro Contable, que por las debilidades ya comentadas, el Departamento de Contabilidad se ve obligado a la elaboracin de planillas y otros documentos, que ayuden a interpretar y acumulen un conjunto de operaciones o documentos, que en forma individual dificultaran su adecuado registro. La Emisin de Estados Financieros. Si las etapas anteriores, no se cumplen suficientemente y carecen de oportunidad y claridad e integridad documental, la emisin de estos estados se ver afectada convirtindose en inoportunos e inconsistentes con la realidad de las operaciones contenidas. Las anteriores circunstancias, igualmente se reflejarn en el Departamento de Contabilidad a travs de sobrecargos de esfuerzos, duplicidad de labores y en asumir tareas que no le compete, con el fin de dar cumplimiento a las exigencias de la Directivas, de las Entidades de Control del Gobierno y de terceros, interesados en la informacin contable. B.2.2. PRESUPUESTOS. Implantar como mecanismo de control los presupuestos, esta herramienta administrativa de control produce mecanismos de anlisis comparativos histricos frente a lo proyectado y ofrece ventajas analticas y financieras dada su importancia en el anlisis, manejo y control del subsistema de tesorera y manejo del efectivo. Debe implantarse esta herramienta de control, as como, el diseo, emisin , ejecucin y evaluacin de los siguientes presupuestos, formulados a corto y mediano plazo : Presupuesto Global de la empresa , que consolide las proyecciones y pronsticos formulados por cada rea de actividad, en forma anual, y fraccionado por meses, conteniendo: Presupuesto de Resultados, que incluyan el pronstico de ingresos, y de sus gastos generales, anual y fraccionado en forma mensual. Presupuesto y Flujo de Efectivo, como presupuesto suplementario, que incluya la proyeccin del flujo del efectivo tanto de los recaudos, como de los desembolsos reales, en forma anual y fraccionado por periodos mensuales. Con base en lo anterior recomendamos efectuar los estudios y anlisis al final de cada perodo y que las reas usuarias expliquen por escrito las razones de no alcanzar las proyecciones y presupuestos establecidos por la Gerencia. B.3. SISTEMA DE INFORMACION TECNICOS B.3.1. PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS Con base en la Auditora Operacional practicada, presentamos las siguientes observaciones sobre los sistemas de informacin tcnicos, respecto del Software y Equipos de Sistemas de la Sociedad : El inventario del sistema de informacin es el siguiente: 1. Inventario de Equipo de Hardware EQUIPOS Red Novell 3.12 5 Estaciones 1 Estacin CAPACIDAD 6 Estaciones y servidor de 500 MGB, Procesador 486 DX Con disco duro local Con disco duro de 500 MGB MEMORIA 8 MGB en RAM 4 MGB en RAM 2 MGB en RAM

13

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

1 Compaq 1 Texas 1 IBM 1 Impresora 2 Impresoras 1 Impresora 2. Inventario de Software APLICACION USO Contabilidad Plan Mayor Facturacin Inventarios Cuentas por Cobrar PROGRAMACION DHS (Sistema total) Desarrollado por la Empresa DHS DHS DHS LENGUAJE Fox Pro Access Fox Pro Fox Pro Fox Pro TIEMPO 2 Aos En Implementacin Sin Implementar Sin Implementar Sin Implementar Multimedia CD Rom, Modem Procesador 286 Procesador 286 Laser Epson LX 300 Epson 1050 16 MGB en RAM 640 K en RAM 640 K en RAM

3. Otras Aplicaciones Antivirus, Windows 3.1, DOS 6.2, Word 6.0, Excel 5.0 versin espaol, Multiplan. MANUALES DE OPERACION. Existen manuales de operacin o instalacin de los diferentes mdulos que la empresa ha adquirido, as: a. CONTABILIDAD El programa presenta las siguientes opciones y mens : Tipos de documentos, Informes por tipos de documentos, Adicin de movimiento y sus respectivas modificaciones y consultas, Manejo de terceros, Reportes de terceros, Manejo de copias de seguridad por ao, Restauracin de copias de seguridad, Manejo de password, 1. El programa de contabilidad plantea algunas debilidades en cuanto a reportes financieros, como, el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Flujos de Efectivo, Estos informes son elaborados con base en un balance de prueba, que puede presentar errores de transcripcin, as como omisiones de datos importantes que originaran errores en la presentacin de la situacin financiera de la compaa, y ocasiona atrasos para la presentacin de los informes financieros. Ajustes por inflacin, que se preparan en forma separada, utilizando hojas de clculo Excel, en forma individual y por conceptos, al igual que el clculo de las depreciaciones; de estos archivos se toman los datos para contabilizar mediante la elaboracin de un Comprobante de Diario. Se revisaron cada uno de los archivos y verificada su formulacin y utilidad que presentan, se observa que tcnicamente estn bien elaborados y que son un soporte y ayuda para la Contabilidad, pero teniendo en cuenta que el programa maneja este mdulo, sera ms confiable eliminando las posibilidades de error, si se toman directamente de la Contabilidad los saldos reales y actualizados. Manejo Contable por perodos. Esta aplicacin tiene la opcin de abrir y accesar fcilmente la informacin en cualquier mes del periodo en el cual se est trabajando.

2.

3.

14

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

Esto, representa una ventaja que debe ser tratada con responsabilidad por parte de las personas que tienen a su cargo la labor de alimentar el sistema, ya que por descuido o desconocimiento, en una fecha dada puede ocasionar un error importante en los Estados Financieros o informes de impuestos que se han presentado con anterioridad y que no pueden ser modificados con facilidad o que su cambio originara sobre costos. Se recomienda tratar este tema con el proveedor para que en lo posible se establezca un password, de conocimiento nico y exclusivo del Jefe o responsable de la informacin financiera, con el fin de controlar los cambios o adiciones que se realicen al movimiento contable de los meses anteriores afectados y quedar incluido en las medidas de seguridad lgicas de acceso al sistema. 4. Copias de seguridad. Esta opcin es manejada por el programa a nivel de Back-up general de todos los archivos de la aplicacin, lo cual hace que esta operacin sea lenta y dispendiosa. Esta copia se realiza dos veces por semana, y el tiempo de operacin oscila entre 10 y 15 minutos, en un orden de ms de cinco disquettes con archivos comprimidos. Como se dispone de los disquettes fuente de la aplicacin, se sugiere que el back-up se realice en periodos ms largos y de toda la informacin de la red. Una vez realizada esta labor deber ser guardada en caja fuerte por parte de la Gerencia y adicionalmente cada usuario manejar una copia actualizada diaria de sus bases de datos y archivos adicionales como respaldo de cualquier anomala. b. INVENTARIOS. El manual de Inventarios presenta una diversa gama de opciones y descripciones de cada uno de los procedimientos y alcances del programa. 1. Es indispensable leer cuidadosamente este manual, en especial lo pertinente a la creacin de items de inventario para que con base en ese conocimiento se lleve a cabo una planeacin y un catlogo para la creacin de cdigos con el fin de ubicar cada artculo dentro de su grupo, subgrupo, seccin y ubicacin a la cual corresponda.. Al tener en cuenta todos estos parmetros el sistema ser de gran ayuda para comprender los diferentes reportes, y una herramienta de control de las existencias fsicas, programacin de compras y atencin inmediata de pedidos. 2. El programa est diseado para realizar interface hacia la contabilidad, por el sistema permanente. Al hacer uso de esta aplicacin, es recomendable buscar la asesora del respectivo proveedor para efectuar los cambios necesarios que se adapten a la situacin de la empresa, y que garantice exactitud en la informacin, de tal forma que el programa tenga bases con la misma estructura de codificacin del programa de contabilidad,independiente por meses, para que pueda adicionarse a fin de mes como movimiento, con el fin de evitar que se digite dos veces. 3. Ajustes por inflacin. Al carecer el programa de esta aplicacin, seria oportuno solicitar al proveedor la adicin respectiva, por cuanto se trata de una norma contable y por tener especial incidencia en la valoracin de inventarios. 4. Sistema de inventarios. De acuerdo a normas tributarias vigentes, la empresa est obligada a mantener un sistema de inventarios permanente y al registro del correspondiente Costo de Ventas, en forma discriminada y que corresponda a cada rubro de Ventas. El programa carece de esta caracterstica, para lo cual es necesario implementarla con la asesora del proveedor. c. CUENTAS POR COBRAR. Esta aplicacin est diseada para realizar interface con las aplicaciones de inventarios y facturacin. No se encuentra en funcionamiento , a pesar de ser importante este tipo de aplicaciones, ya que permiten un mejor y mayor manejo administrativo. d. FACTURACION. Debe implementarse su pronto montaje para el desarrollo de los negocios y, permitir unificar los sistemas de facturacin, inventarios y cuentas por cobrar, con el fin de disponer de un mayor control, as como almacenar y utilizar esta informacin para contabilidad y otros usuarios. Si se lleva a cabo bajo una adecuada planeacin y asesoramiento de interface de estas aplicaciones, se reducira la labor de digitacin en contabilidad, garantizando calidad de la informacin, permitiendo el anlisis de resultados ms oportuno. B.3.2. MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y ACTUALIZACION DE SOFTWARE. Tanto la red como sus accesorios fueron adquiridos a la firma S.M.C.,quienes hasta la fecha prestan el servicio de mantenimiento, hasta el vencimiento de la garanta de compra. An no se ha definido un programa de mantenimiento, una vez se venza la garanta. En cuanto al programa de Contabilidad, su software debe analizarse y redisearse algunos aspectos, como reportes generales, el Ingreso de informacin y la responsabilidad de los usuarios frente a la falta de password, para el manejo de informacin de meses anteriores ya cerrados.

15

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

Existen en la compaa, dos tipos de Hojas de Clculo, Multiplan y Excel 5.0. Se recomienda adoptar una poltica de reestructuracin para trasladar todos los archivos de Multiplan a Excel, siendo ste el que mejores y mayores garantas y utilidades ofrece en todos los aspectos, con el fin de lograr unificacin de lenguajes para el manejo de archivos. B.3.3. ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS. El Departamento de Sistemas, no establecido formalmente, est dirigido por un funcionario capacitado en sistemas de informacin. El Departamento de Contabilidad y la Administracin General de la compaa, son los principales usuarios. La responsabilidad y la calidad de la informacin procesada, dependen directamente del usuario, para aquellos usuarios con esa posibilidad. La compaa carece de Manuales de Consulta para operar los diferentes programas, as como de un programa de capacitacin bsica para el manejo de computadores, por esta razn se ha creado total dependencia del Director de Sistemas, quien podra realizar labores de gestin en organizacin, desarrollo y supervisin de aplicaciones y mantenimiento del software y de los equipos. La compaa posee algunos equipos que se adaptan a sus necesidades, pero es recomendable tener uniformidad en cuanto a la capacidad y uso de programas, puesto que todos los funcionarios deberan estar en capacidad de accesar y leer cualquier informacin desde su propia estacin de trabajo. Recomendaciones de Control Interno sobre el Sistema de Informacin Computarizado y Funcional: 1. Para evitar posibles prdidas de informacin, daos irreparables en la informacin acumulada y en los equipos, por los cortes inesperados de energa, se sugiere la adquisicin de un equipo UPS que regule los picos de voltaje y acumule energa suficiente ante estos hechos. 2. Establecer un programa de mantenimiento preventivo para todos los equipos. 3. Elaborar un Manual de Procedimientos y responsabilidades para todos los usuarios del sistema. 4. Estudiar las necesidades y el alcance de las aplicaciones para que stas sean realmente herramientas eficaces para la organizacin. 5. Evaluar la capacidad y estado de los equipos y eliminar los que estn totalmente desactualizados y limitar la posibilidad que en un momento determinado se pueda perder la informacin. 6. El software recien adquirido de inventarios, facturacin y cuentas por cobrar y el proyecto de interface con la Contabilidad, se recomienda su implementacin total y el asesoramiento con el proveedor para conocer ntimamente sus bondades, utilidades y posibles modificaciones para poder adaptarlo a las necesidades de la compaa. 7. Elaborar un resumen de toda la informacin, su proceso, para limitar la posibilidad de mltiples procesamientos y prdidas de tiempo en la emisin de informes. Aplicaciones Las aplicaciones estn desarrolladas en lenguajes distintos que dificultan el fcil manejo y adaptacin a las necesidades de la empresa. Estas aplicaciones deben estar en lnea con el programa de contabilidad para reducir el tiempo de procesamiento de la informacin y disminuir el riesgo de prdida de sta y posibles errores. Recomendamos 1. Realizar un diagnstico detallado y evaluacin interna a las aplicaciones en uso para mejorarlas, o tomar la decisin sobre sustitucin por un sistema totalmente integrado ya desarrollado con resultados ptimos en otras empresas similares. 2 Es importante que en todos los puntos de servicios y de ventas que se tengan computadores o terminales unidas al sistema general de la empresa va moden para tener un control ms estricto de las operaciones. 3 El costeo de los servicios prestados debe estar soportado por un procedimiento tcnico de ingreso al sistema de informacin general de contabilidad. 4 Elaborar un sistema de manejo y administracin de inventarios que facilite su control por parte de la empresa. Contraseas y Password Debera mantenerse un inventario de las contraseas y Password vigentes que permitan su administracin y control por parte del oficial de seguridad que se seleccione. Adicionalmente, mantenerlos en reserva por parte de los funcionarios ya que tienen carcter confidencial. Note en algunas oportunidades que varias personas de las reas usuarios conocan de las contraseas asignadas y los utilizaban. No tuve conocimiento durante la auditora del mencionado inventario. Biblioteca de Programas y Diskettes Organizar y centralizar en un funcionario designado para el caso la biblioteca de programas y diskettes. Not que esta fuente de informacin mencionada, la mantienen los directores de sistemas y de contabilidad. Plan de Contingencia Debera estudiarse la posibilidad de implantar el plan de contingencias de sistemas

16

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

El mencionado plan debera incluir, entre otros, al menos lo siguiente: 1. Posibilidades de riesgo de prdida para la compaa, por ejemplo, incendio, actos mal intencionados de empleados, fenmenos naturales y otros. 2. Convenios o acuerdos con compaas con equipos y aplicaciones similares para procesar nuevamente los datos en caso de prdida o destruccin 3. Mantener back-ups o copias en sitios distintos a la fbrica de manera que se permita salvaguardar la informacin. 4. En lo posible los back-ups o copias deben mantenerse en almacenamientos y sitios apropiados tales como bancos (cajas de seguridad) o entes que presten este tipo de servicios. 5. Mantener medidas de seguridad fsicos y lgicos de carcter estricto que limiten la posibilidad de accesos no autorizados al sistema. La implantacin del plan de contingencia ayudara a la compaa, en caso de producirse un siniestro ya sea por causas intencionales o no intencionales a mantener el sistema de informacin. B.4. SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIALES. Los sistemas de informacin Gerenciales, se refieren al tipo, calidad y contenido de las diferentes informaciones bsicas y relevantes que se debe proveer a la alta administracin para su anlisis, evaluacin y toma de decisiones, para su visin integral con el mnimo esfuerzo sobre las actividades desarrolladas, como herramienta de control y anlisis de resultados, por medio de Reportes jerarquizados que midan la eficiencia operacional de sus colaboradores. Tales reportes pueden referirse en cuanto a contenido, a los siguientes temas de informacin : Disponibilidad diario de efectivo, en caja y bancos. Estado peridico de cartera y flujo de su cobranza. Inventarios disponibles para la venta, inventarios de lenta rotacin. Plan de pagos por las obligaciones de la empresa. Comportamiento de gastos. Ejecucin mensual de los presupuestos, comentados Notamos que la gerencia de la compaa se esta dedicando a las siguientes actividades rutinarias: a. Revisin de documentos y soporte de los pagos. b. Revisin y anlisis de los soportes de caja menor. c. Anlisis de las actividades de la fbrica y de inventarios d. Enganche y despido de personal. e. Firma de los cheques. f. Toma de decisiones en la totalidad de los asuntos que afectan la empresa. Recomendamos que la Gerencia, entre otros, concentre su atencin en lo siguiente: a. Emisin y divulgacin de polticas generales. b. Flujo de efectivo de la compaa. c. Ejecucin del programa de ventas y de comercializacin. d. Emisin de los estados financieros y sus notas, oportunamente. e. Mantenimiento del presupuesto y control de gastos y costos. f. Niveles de inventario en la fbrica y en almacenes. g. Estrategias de mercadeo y publicidad. La implementacin de las recomendaciones ayudara a agilizar el proceso de toma de decisiones importantes y permitira que la gerencia concentre su atencin en los asuntos ms importantes atendiendo al volumen creciente de las operaciones. C. RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES La eficiente administracin de los recursos humanos y materiales estara supeditada a la aplicacin e implantacin de las sugerencias y recomendaciones que hicimos a travs del anlisis y evaluacin de las reas de la empresa como de los diferentes procesos de las actividades desarrolla por la compaa. Pero revisten importancia, nuestras observaciones respecto a la proteccin de los activos de la empresa, principalmente por la carencia de seguros contra los diferentes riesgos que le pudiera afectar. Es conveniente analizar, dado el desarrollo de los negocios, y evaluar la contratacin de las plizas necesarias, teniendo en cuenta las siguientes circunstancias : Sustracciones, ( por hurto ) tanto de valores como de mercaderias, por la exposicin de estos bienes, por la caracterstica y ubicacin de las dependencias de la empresa. Siniestros de incendio ( por corto-circuitos, productos inflamables ), tanto de las instalaciones como de los inventarios. D. RECOMENDACIONES SOBRE OTROS ASUNTOS POLITICA SOBRE CONFLICTOS DE INTERES Establecer una poltica en relacin con posibles conflictos de intereses La mencionada poltica se implantara y adicionara con los siguientes procedimientos:

17

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

a. Comunicar mediante carta a todos los funcionarios y empleados en posiciones clave, la poltica sobre conflictos de intereses establecida por la compaa. Dicha poltica sera recordada anualmente. b. Solicitar peridicamente por escrito de los funcionarios y empleados en posiciones clave, declaraciones sobre sus negocios o conexiones financieras. Los anteriores procedimientos ayudaran a evitar conflictos entre los intereses de los funcionarios y los de la compaa en operaciones comerciales con proveedores, clientes y organizaciones o individuos que hagan o traten de hacer negocios con la compaa. AUDITORIA INTERNA Estudiar la posibilidad de conformar el departamento de auditora interna y fomentar por parte de los directivos de la compaa el grado de independencia que debe mantener esta funcin. Para lograr que las labores a ser desarrolladas por dicho departamento sean altamente benficas y productivas para la compaa, es conveniente tomar en consideracin lo siguiente: a. Establecer un plan de trabajo aprobado por la gerencia sobre las diferentes etapas de la auditora; complementado con un programa general de trabajo para las diferentes reas a ser auditivas. Dicho plan debera incluir un cronograma sobre las labores a ser desarrolladas. b. Implantar una poltica gerencial que defina el grado de independencia que requieren mantener los auditores internos dentro de la organizacin. c. Definir claramente las funciones de auditora interna informando al personal de las diferentes reas, a fin de que no se involucre esta funcin como parte del proceso de las operaciones, perdiendo la independencia que requiere mantener. d. Establecer programas de auditora especficos aplicables tanto a las operaciones que requieren control previo como a las que requieren comprobacin posterior. e. Crear un procedimiento que incluya entre otros los siguientes aspectos: 1. La forma en que las acciones originadas como consecuencia de sus informes son objeto de seguimiento e implantadas por las reas auditadas. 2. El establecimiento de cartas-repuestas, con direccin al departamento, por parte de los usuarios, con fechas lmites sobre la aplicacin o no de las medidas correctivas. 3. El tiempo necesario para el establecimiento de las recomendaciones que no puedan ser implantadas inmediatamente y los factores que lo justifiquen. La implantacin de esta recomendacin ayudara a la direccin de la compaa a ejercer un control ms estricto sobre sus activos, as como el cumplimiento de las polticas establecidas por la administracin. AJUSTES INTEGRALES POR INFLACION De acuerdo con las normas tcnicas contables los ajustes por inflacin se deben practicar en forma mensual. Esta norma es obligatoria para la compaa ya que debe cumplirla desde 1994 segn lo establecido en el Decreto 2649 de 1993. Notamos que en 1995 los ajustes integrales por inflacin se efectuaron mediante una hoja de clculo, en lotus y este debera estar integrado en la contabilidad. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS Dar cumplimiento al artculo 114 del decreto 2649 de 1993, que dice: las notas a los Estados Financieros, como presentacin de las prcticas contables y revelacin de la empresa, son parte integral de todos y cada uno de los Estados Financieros, de manera que deben presentarse comparativamente con el ao inmediatamente anterior Notamos que: a. Las notas a los Estados Financieros terminados al 31 de Diciembre de 1994, en el informe del Revisor Fiscal solo contemplan los saldos a esa fecha, excluyendo los saldos por el ao terminado al 31 de Diciembre de 1993 b. Los Estados Financieros del informe deben incluir la leyenda que dice:las notas adjuntas son parte integral de los Estados Financieros. No hemos tenido evidencia del informe del Revisor Fiscal al 31 de Diciembre de 1995. LIBROS DE CONTABILIDAD OFICIALES Dar estricto cumplimiento al Cdigo de Comercio y al Decreto 2649 de Diciembre de 1993 sobre libros de contabilidad actualizados Notamos que los libros de contabilidad oficiales presentan atraso. La implantacin de nuestra recomendacin contribuir a dar cumplimiento a la Legislacin contable y comercial vigente y limitar la posibilidad de sanciones por parte de las autoridades de control y vigilancia en caso de revisiones. ARCHIVO CENTRAL Mejorar los procedimientos establecidos para el manejo y control del archivo de informacin tratar de organizar el archivo central.

18

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

Para lograr este objetivo se debe adicionar los siguientes procedimientos a los ya existentes: a. Evaluar la posibilidad de conservar y archivar los documentos antiguos, por medio de un procedimiento tcnico aceptado. b. Determinar y organizar el rea donde funcionara el archivo inactivo. c. Efectuar un estudio del archivo para determinar que informacin debe trasladarse a archivo inactivo y que informacin debe mantenerse fsicamente o por otro medio tcnico. Notamos que: a. En algunas oficinas de administracin (Contabilidad, tesorera, ventas y en otras) existe material que probablemente deba guardarse en archivo central o en archivo inactivo. b. No se ha evaluado e implantado la posibilidad de archivar en microfichas, microfilmaciones, fibra ptica u otro medio tcnico aceptado por la legislacin comercial. c. No existe un rea organizada para el archivo inactivo. Los procedimientos sugeridos, tienen como finalidad mejorar el control interno relacionado con aquellos requerimientos mnimos que deben observarse en el archivo de informacin y promover mecanismos giles y actualizados para su manejo por parte de los usuarios. CUENTAS DE ORDEN PARA LOS CHEQUES POSTFECHADOS Mantener en cuentas de orden los cheques postfechados recibidos de clientes o adoptar otro procedimiento tcnico para su manejo y control. Notamos que se cancela la cuenta por cobrar al cliente inmediatamente se recibe el cheque postfechado, lo cual es inapropiado ya que el cheque puede resultar sin fondos suficientes, perdindose el control sobre la cuenta. Adicionalmente, mantenerlos en la caja fuerte en caja general y practicar arqueos peridicos sobre ellos que permitan determinar la posible prescripcin de cobro. La implantacin de esta recomendacin contribuira a mantener los saldos de cartera y el control efectivo sobre los cheques postfechados recibidos de clientes. CONCILIACIONES BANCARIAS Debern mejorarse los procedimientos de control establecidos para la elaboracin y revisin de las conciliaciones bancarias. Recomendamos la adicin de los siguientes procedimientos a los ya existentes: a. Preparar y aprobar oportunamente las conciliaciones bancarias. b. Obtener evidencia escrita de revisin y aprobacin de las conciliaciones por un funcionario autorizado. c. Dar oportuna disposicin a las partidas conciliatorias. Las conciliaciones deben ser aprobadas por el contador de la compaa y notamos atrasos en su preparacin. La implantacin de nuestras recomendaciones contribuiran a efectuar las conciliaciones bancarias apropiadamente y ayudar a mantener saldos bancarios actualizados y en la oportunidad requerida. CAJA MENOR Y FONDOS FIJOS Establecer un procedimiento por escrito para el manejo de los fondos fijo de caja menor que se establezcan. El procedimiento incluira, entre otros, lo siguiente: a. Gastos menores a efectuar mediante el fondo fijo. b. Monto mximo para efectuar los desembolsos. c. Aprobacin por funcionario autorizado de los desembolsos efectuados. d. Soportar adecuadamente los conceptos pagados. e. Preparar una relacin por concepto de los pagos efectuados, peridicamente. f. Efectuar retenciones, e incluir el IVA, cuando proceda. g. Reembolsar el fondo de caja menor antes de su agotamiento. h. Contabilizar adecuadamente las partidas de caja menor. Lo anterior contribuira a manejar el fondo de caja menor apropiadamente. RECIBOS DE CAJA Mejorar los procedimientos de emisin de los recibos de caja. 1. Mantener el consecutivo de los recibos de caja se mantienen 3 cajas en el mismo consecutivo. 2. Diligenciar inmediatamente se efectan los recaudos, el recibo de caja. 3. Sin excepcin, efectuar las consignaciones inmediatamente se reciben los ingresos por cualquier concepto, en forma intacta 4. No dejar, recibos de caja en blanco. 5. Soportar los recibos de caja con las consignaciones efectuadas en los bancos. 6. Evitar tachaduras, enmendaduras y alteraciones en los recibos de caja. 7. Eliminar la posibilidad de duplicacin de actividades en los recaudos de la sociedad Notamos algunas excepciones a los procedimientos sugeridos. La implantacin de estas recomendaciones ayudaran a mejorar el control interno sobre los recibos de caja en la fbrica y en almacenes.

19

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

COMPROBANTES DE EGRESO Mejorar el sistema de control interno de los comprobantes de egresos. Sugerimos los siguientes procedimientos: 1. Sin excepcin, no dejar comprobantes de egresos en blanco. 2. Dejar constancia del aprobado y revisado en el espacio correspondiente en el comprobante. 3. Obtener de el beneficiario del pago, el nit, la firma y sello correspondiente. 4. Codificar para efectos de su contabilizacin el comprobante usando el plan nico de cuentas. Notamos excepciones a los procedimientos sugeridos. La implantacin de nuestras recomendaciones ayudaran a mejorar el sistema de control interno sobre los comprobantes de egresos. CARTERA DE CLIENTES Mejorar el sistema de control interno sobre los saldos y valores por cobrar a los clientes. Sugerimos la adicin de los siguientes procedimientos: a. Corregir previa aclaracin las diferencias observadas entre los saldos segn clientes y los saldos contables. b. Utilizar procedimientos escritos para los funcionarios y empleados encargados de la contabilidad de los clientes y la cobranza. c. Confirmar peridicamente los saldos de cartera con los clientes al menos telefnicamente. La implantacin de estas recomendaciones ayudara a mantener los saldos de cartera sobre una base confiable y ayudar a permitir la exactitud de los saldos en contabilidad. FACTURACION El control interno en el rea de facturacin debera ser mejorado Sugerimos la adicin de los siguientes procedimientos al actual sistema de control. a. Permitir al cliente la factura original de manera independiente al envo de la mercanca, obteniendo un mayor control sobre lo adecuado de los despachos b. Cuando se implemente el programa de facturacin restringir el acceso mediante una clave de acceso de conocimiento exclusivo por el responsable y segregar las funciones de emisin y de registro de las facturas. La implantacin de esta recomendacin permitira ejercer un mejor control sobre las mercancas y servicios despachados y facturados y ayudara a limitar la posibilidad de errores e irregularidades en el rea. REVISION DE LA CARTERA DE CLIENTES Debera obtenerse evidencia escrita de revisin por parte del funcionario asignado del departamento de contabilidad, en las conciliaciones entre el saldo de la cuenta por cobrar a clientes del mayor y el registro auxiliar de cartera. El cumplimiento del procedimiento recomendado permitira obtener evidencia sobre la aplicacin de los controles establecidos y asignar responsabilidades en caso de ser necesario. ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES Cuando se implante la aplicacin considerar el control sobre las novedades al archivo maestro de clientes. Considero que lo anterior se complementaria con los siguientes procedimientos: a. Utilizar un formato preimpreso para informar las novedades a efectuar en el archivo maestro de clientes que incluya la respectiva aprobacin de un funcionario autorizado. b. Suministrar peridicamente a la Gerencia de Ventas y a Cobranzas un listado de todas las novedades efectuadas al maestro de clientes para su revisin. La implantacin de los procedimientos sugeridos contribuira a obtener un mayor control sobre las modificaciones al archivo maestro de clientes y detectar oportunamente posibles errores o irregularidades. APROVECHAMIENTO DE LAS MAQUINAS Y EQUIPOS DEL TALLER Debera aprovecharse al mximo, en lo posible, las maquinas y equipos del taller o en su defecto tratar de arrendar, vender o realizar las mquinas y equipos no utilizados o subutilizados. La implantacin de nuestra recomendacin tiene por objeto maximizar el uso de los activos y equipos de la compaa, garantizar del retorno de la inversin y reducir el lucro cesante de los equipos adquiridos no utilizados o subutilizados. Notamos que: a. En el taller existen mquinas y equipos sin utilizar originando el lucro cesante para la sociedad. b. En el local ubicado en el 7 de Agosto las mquinas y equipos tienen poca utilizacin. NIVELES MINIMOS Y MAXIMOS DE INVENTARIOS Se deben manejar los niveles mnimos y mximos en los inventarios de la compaa. Notamos que las adquisiciones de inventarios de repuestos se efectan atendiendo la liquidez de la compaa y a las necesidades. Nuestra recomendacin contribuira a limitar la posibilidad de trastornos en el proceso de prestacin de servicios a los clientes. PROVISION PARA PROTECCION DE INVENTARIOS

20

INFORME SOBRE AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO OPERACIONAL

Efectuar un estudio de las existencias que permitan identificar productos obsoletos o de lento movimiento y evaluar la posibilidad de establecer una provisin adecuada. La implantacin de nuestra recomendacin contribuira a presentar el componente de inventarios de acuerdo a Normas de Contabilidad de aceptacin general en Colombia. INVENTARIOS FISICOS Mejorar los procedimientos para la toma fsica de inventarios y de las existencias de repuestos, los procedimientos, entre otros, podran ser 1. La Gerencia debe programar el inventario de tal forma que se elaboren con antelacin formatos, tarjetas o listas que indiquen cantidad, peso, medida segn el caso. 2. Divulgar e instruir al personal de la forma como se va a elaborar los inventarios en aras de la eficiencia, eficacia y la economa de la compaa. 3. Mantener actualizados las bases de datos de existencias (krdex) 4. Efectuar los cortes de las entradas y salidas de almacn as como de las tarjetas usadas para el inventario. 5. Elaborar un listado exacto de los inventarios de la compaa. 6. La planeacin y organizacin de las existencias en almacenes y bodegas limita el riesgo de sobre o subvaloracin de los inventarios, situacin que repercute en la distorsin de los Estados Financieros intermedios y finales. La implantacin de estas sugerencias contribuiran a efectuar inventarios fsicos exactos, completos e integros. POLITICA DE CAPITALIZACIONES DE ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACION Adoptar una poltica sobre activos fijos capitalizados de elementos que se deben capitalizar. Notamos que durante 1995 no se contabilizaron algunos activos fijos y fueron registrados directamente al gasto. ACTIVOS RECIBIDOS A TITULO LEASING Dar cumplimiento al Artculo 116 del Decreto 2649 de 1993, numeral 4: Activos recibidos a ttulo de leasing - clasificados segn la naturaleza del contrato y el tipo de bienes, indicando para cada caso el plazo acordado, 0el nmero y el valor de los cnones pendientes y el monto de la opcin de compra respectiva. Se entiende por operacin de arrendamiento financiero (Leasing) la entrega, a ttulo de arrendamiento, de bienes adquiridos para el efecto, financiando su uso y goce a cambio del pago de cnones que recibir durante un plazo determinado, pactndose para el arrendamiento la facultad de ejercer al final del perodo una opcin de compra. En el caso de un contrato leasing financiero normal la norma tcnica contable seala que el arrendamiento deber registrarse al principio del mismo como activo fijo (Derechos con opcin de compra), el valor presente del activo o el valor de mercado el que sea menor, y como contrapartida un pasivo por el mismo valor. La porcin capitalizada de los cnones peridicos pagados o abonados en cuenta se carga a este pasivo, ajustando las posibles diferencias al final del contrato. Los valores as determinados sern utilizados por el arrendatario para capitalizar el activo, calcular la depreciacin y los ajustes por inflacin. No se efectuaron estas revelaciones en las notas a los Estados Financieros al 31 de Diciembre de 1994 y 1995 y no aparecen en el Balance General bajo el genrico de Intangibles - Derechos en Opcin de Compra. Como se desprende de los comentarios anteriores la compaa no est aplicando ninguna norma tcnica con capitalizacin de - Derechos en opcin de Compra, las cuotas que est pagando como arrendamiento. POLIZAS DE SEGUROS Cubrir los riesgos, mediante plizas, de siniestros, incendios, asonada, conmocin, inundacin, contingencias probables y sustraccin de inventarios y malos manejos del efectivo. Notamos que no se han contestado las plizas correspondientes que pudieran proteger estas contingencias para la compaa.

21