Lecturas Semana4

LECTURA N 1
OBJETIVOS ESPECFICOS

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4.INVENTARIOS
Comprender la importancia del control de las existencias de mercancas y la incidencia del costo de ventas en el ente econmico. Identificar y aplicar los diferentes mtodos y sistemas de inventarios. Determinar las ventajas y desventajas de los mtodos de valuacin de inventarios. Entender la importancia del manejo y control de existencias mediante un kardex.

COMPETENCIAS
El estudiante estar en capacidad de entender el manejo y control de las existencias de mercancas en el ente econmico.

DESARROLLO TEMTICO DE LA UNIDAD

INTRODUCCIN.
Los inventarios de los entes econmicos son muy importantes, pues de ellos depende la supervivencia de las empresas. El manejo de los inventarios conlleva a las empresas a realizar grandes inversiones, que pueden ser favorables o desfavorables cuando no logran venderse, pues las existencias se pueden volver obsoletas o perder valor, lo que al final conlleva una prdida en la inversin realizada. Se mostrar en esta unidad la forma en que las empresas pueden determinar el costo de los artculos vendidos en un periodo contable, que depende de la forma de control y valuacin que el ente econmico est llevando para la determinacin del costo.

4.1 CONCEPTO DE INVENTARIOS

Un inventario es resultado de contar, pesar o medir las existencias de un activo tangible. Pero para efectos contables el inventario es la existencia de mercancas destinadas para la venta, en el curso regular del negocio, en empresas de ndole comercial. Las mercancas disponibles para la venta por lo general son convertidas en efectivo a menos de un ao, por lo tanto es un activo corriente en el balance general. El registro contable del inventario debe realizarse al costo de adquisicin, adicionando todas las erogaciones en que se incurre hasta ponerlo en condiciones de ventas. En las empresas de ndole industrial se pueden determinar tres tipos bsicos de inventarios: materias primas, trabajos en procesos y productos terminados. Que tambin son activo corriente en el balance general.

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4.2 SISTEMAS DE INVENTARIOS.

Existen dos sistemas para la contabilizacin de los inventarios: sistema peridico y sistema permanente o perpetuo.

SISTEMA PERIDICO.
El sistema de inventarios peridico es utilizado por empresas que venden una variedad de mercancas con bajos precios por unidad y que son de alta rotacin, como ferreteras, tiendas, drogueras, etc. Es conocido tambin como juego de inventarios. En este sistema el registro de las mercancas compradas debe realizarse por dbito en la cuenta compras de mercancas, que es una cuenta nominal. Por ende debe cerrarse al final de periodo contra resultados. En el momento de una venta no se registra el costo de ventas de la mercanca vendida, la cuenta de inventarios se actualiza nicamente al final del periodo contable cuando todas las mercancas disponibles hallan sido contadas y valoradas. Por ejemplo, el asiento para registrar la compra de mercanca de la compaa XYZ por valor de 3.000 u.m. a crdito, quedara as: Cuenta Compra de mercancas Proveedores Dbito 3.000 u.m. Crdito 3.000 u.m

Utilizando la ecuacin contable, para el anterior hecho econmico quedara as: Activos = Pasivos 0 + patrimonio + (ingresos costos + 0 + ( 0 gastos)

= Proveedores 3.000

- compras 3.000 - 0 )

Cuando se presenta la venta, este debe registrase acreditando la cuenta ingresos operacionalesventas. La cual al finalizar el periodo debe cerrarse contra resultados. Las ventas por obvias razones deben venderse a los clientes con un importe superior al costo de adquisicin de la mercanca, que cubra el costo en s y los gastos de operacin y deje un margen de utilidad. Esto es lo que se conoce como precio de venta al pblico. Si suponemos que la compaa XYZ vendi la mercanca en 4.000 u.m. a crdito. Cuenta Dbito Crdito Deudores clientes 4.000 u.m. Ingresos operacionales ventas 4.000 u.m. En la ecuacin contable quedara as: Activos Deudores Clientes 4.000 = = Pasivos + Patrimonio + (Ingresos - costos - Gastos)

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+ (ing. Op. Vtas 4.000 0 - 0

Cuando se utiliza el sistema de inventario peridico, las empresas deben esperar hasta el final del periodo contable para determinar el costo de la mercanca vendida. Para esto deben contar con informacin sobre el valor del inventario inicial y el costo de las mercancas compradas en el periodo contable.

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La determinacin del valor del inventario final debe de realizarse mediante conteo fsico de las mercancas existentes en el almacn y bodegas de la empresa. Debe efectuarse en el ltimo da de operaciones. Una vez efectuado el conteo de las diferentes clases de mercanca, se procede a multiplicarlo por su costo unitario, utilizando cualquier de los

 mtodos de valuacin que veremos ms adelante. Y se suman los costos de las diferentes mercancas para establecer el costo total del inventario final. Entonces el costo de las mercancas vendidas por la empresa lo podemos obtener de la siguiente forma: Inventario inicial Ms compras de mercancas Igual costo mercancas disponibles para la venta Menos inventario final Igual al costo de ventas XXX XXX XXX XXX XXX

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El costo de ventas se presenta en el estado de resultados, restando de los ingresos obtenidos por ventas ingresos operacionales para obtener la utilidad bruta del periodo contable. La cuenta de inventario de mercancas permanece igual hasta el final del siguiente periodo que se presente nuevamente el cierre contable. El asiento del inventario final se presenta as: Cuenta Inventario mercancas Ganancias y prdidas Dbitos XXX XXX Crditos

Con la ilustracin del siguiente ejemplo simple, observaremos la determinacin de la utilidad bruta y costo de ventas para un periodo contable. La distribuidora XYZ presenta la siguiente informacin: Costo de la mercanca al principio del ao Compras de mercanca durante el ao Conteo existencias una vez valoradas al final del ao Ventas de mercancas realizadas durante el ao El costo de ventas de distribuidora XYZ se determina como sigue: Inventario inicial de mercancas Ms compras de mercancas Igual costo mercancas disponibles para la venta Menos inventario final de mercancas Igual al costo de ventas 300 u.m 4.000 u.m 4.300 u.m 550 u.m 3.750 u.m 300 u.m. 4.000 u.m. 550 u.m. 6.000 u.m.

El estado de resultados del periodo se presenta de la siguiente forma:

DISTRIBUIDORA XYZ ESTADO DE RESULTADO De enero 1 al 31 de diciembre de 200X En unidades monetarias

Ingresos operacionales ventas Inventario inicial de mercancas Ms compras de mercancas Igual costo mercancas disponibles para la venta Menos inventario final de mercancas Igual al costo de ventas Utilidad bruta 6.000 300 4.000 4.300 550 3.750 2.250

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Fjense que la empresa distribuidora obtuvo antes una utilidad de gastos de comercializacin y distribucin de las mercancas de 2.250 u.m. El costo de las mercancas de las empresas pueden versen afectadas por algunos sobrecostos como fletes, seguros y gastos de nacionalizacin.

LECTURA N 2
SISTEMA PERMANENTE
Tambin conocido como inventarios continuos, su manejo se facilita para empresas de alto valor unitario e identificable fcilmente, como por ejemplo ventas de automviles, almacenes de electrodomsticos, etc. En el momento de preparar los estados financieros, el sistema suministra informacin tanto para el balance general, como para el estado de resultados, el costo de ventas y el inventario final de mercancas. Es decir, a medida que se compran mercancas, estas se registran en el dbito en la cuenta de inventario de mercancas y se acredita a medida que se van vendiendo a su costo. En este sistema, para determinar el costo de mercanca vendida, no es necesario esperar a finalizar el periodo contable, pues se puede llevar el control de existencias en forma individual, mediante una tarjeta auxiliar llamada Kardex. La tarjeta de kardex se debe llevar por cada una de las diferentes mercancas que la empresa tiene para la venta, la tarjeta contiene el nmero de artculos en existencia como su costo. Al momento de realizarse una venta de mercancas, se deben hacer dos registros; uno por los ingresos, en la cuenta ingresos operacionales ventas, y otro por el costo en una cuenta nominal llamada costo de ventas. Por ejemplo la Distribuidora XYZ, realiza los siguientes hechos econmicos: Compra mercanca a crdito por 6.000 u.m. El asiento para registrar la compra quedara: Cuenta Inventario de mercancas Proveedores Dbito 6.000 u.m 6.000 u.m Crdito

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Ahora suponga que la Distribuidora XYZ vende mercanca a crdito por 4.000 u.m., con un costo de 2.800 u.m. Con el sistema de inventario permanente se realizan dos asientos, el primero por la venta en s, para registrar el ingreso y el segundo por su costo. Cuenta Deudores clientes Ingresos operacionales ventas Dbito 4.000 u.m 4.000 u.m Crdito

Para registrar el costo. Cuenta Costo de ventas Inventario de mercancas Dbito 2.800 u.m 2.800 u.m Crdito

Vase que el sistema siempre refleja, en la cuenta de inventarios de mercanca, el costo de las existencias sin necesitar conteo fsico de las mercaderas al final del periodo. Para efectos de control de los inventarios el conteo solamente se utiliza para realizar un comparativo con la tarjeta de kardex. En la ecuacin contable los registros quedaran as: Cuenta Activo = Pasivo + Patrimonio + (Ingresos Costo Gasto)

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Inventario de Mcias 6.000 Proveedores 6.000 D. clientes 4.000 I. Op. Ventas. Costo de ventas Inventario de mcias. (2.800) Totales 7.200 = 6.000 +

4.000 2.800 0 (4.000 2.800 0 )

Ntese que en el registro de la ecuacin contable se visualiza una utilidad bruta de de 1.200 u.m. que pasara a aumentar el patrimonio. Es decir el activo ser de 7.200 u.m., el pasivo de 6.000 u.m., mientras que el patrimonio aumentara por la utilidad de 1.200 u.m. as de esa forma se cumple con la igualdad. Tambin se observa que el saldo de la cuenta inventario de mercancas es de 3.200 u.m., porque en el asiento de la ecuacin contable hay un registro positivo de 6.000 u.m. correspondiente a la entrada de compra, y un valor negativo que es la salida de mercancas por 2.800 u.m., correspondiente al costo de la venta.

El estado de resultados se presentara as:

DISTRIBUIDORA XYZ ESTADO DE RESULTADOS Del 1 de enero al 31 de diciembre de 200X

Ingresos operacionales ventas. Costo de ventas Utilidad bruta 4.000 u.m 2.800 u.m 1.200 u.m

4.3 MTODOS DE VALUACIN DE INVENTARIOS.

Los mtodos de valuacin de inventarios tienen relacin directa con la utilidad que genera el ente econmico y con en el monto de los impuestos a cargo de la empresa en un periodo contable, por lo tanto, el mtodo a utilizar por la empresa es aqul que refleje razonablemente el costo. Como los inventarios de mercancas se adquieren en momentos diferentes y a precios distintos, entonces surgen interrogantes como qu precio de compra utilizar para las mercancas vendidas o qu costo tomar para valorizar el inventario final de mercancas. Por esta razn existen los siguientes mtodos de valuacin de inventarios: Primeras en entrar, primeras en salir, PEPS. ltimas en entrar, primeras en salir, UEPS. Promedio ponderado. Identificacin especifica Retail.

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MTODO DE PRIMERAS EN ENTRAR, PRIMERAS EN SALIR - PEPS

Este mtodo se basa, en que las mercancas se venden en el orden de llegada al almacn o bodega de la empresa. La incidencia financiera que tiene este mtodo en la empresa es que la utilidad queda sobrevaluada, al darse un mayor valor de utilidades el ente econmico paga ms impuesto. En este mtodo las existencias, al finalizar el periodo contable, quedan valuadas a los ltimos costos de compra, el costo de venta quedar valuado a precios del inventario inicial y a los costos de las primeras adquisiciones. Este mtodo tambin se conoce con el nombre de FIFO, sigla inglesa que significa first in, first out. O sea primeras en entrar, primeras en salir. Este mtodo es aplicable para los dos sistemas de inventarios, es decir peridico y permanente. Para ilustrar el manejo de este mtodo daremos el siguiente ejemplo: La distribuidora XYZ Ltda., presenta la siguiente informacin:

 Durante el mes de febrero se presentaron los siguientes hechos econmicos, referente a mercancas de referencia Z. Compras: Febrero 2 Febrero 10 Febrero 20 Febrero 27 Febrero 8 Febrero 13 Febrero 22 80 unidades a 200 u.m. c/u. 130 unidades a 210 u.m. c/u. 220 unidades a 215 u.m. c/u. 50 unidades a 218 u.m. c/u. 90 unidades a 500 u.m. c/u. 120 unidades a 510 u.m. c/u. 235 unidades a 512 u.m. c/u.

Ventas:

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A febrero 1 la compaa mantena unas existencias de mercancas referencia Z de 30 unidades con un costo unitario de 190 u.m. Al finalizar el mes el inventario fsico arroj 65 unidades de referencia Z. Primero utilizaremos el sistema peridico de inventarios. Cuenta Inventario inicial de mercancas Compras de febrero 2 10 20 27 Costo mercanca disponible para vta. Inventario final Costo de ventas Cantidad 30 80 130 220 50 510 65 445 Costo unitario Costo total 190 5.700 200 16.000 210 27.300 215 47.300 218 10.900 107.200 14.125 93.075

Puesto que el mtodo PEPS, asocia las existencias finales a las unidades recibida recientemente, el valor del inventario final quedara: 50 unidades a 15 unidades a 65 218 10.900 u.m. 215 3.225 u.m. 14.125 u.m.

TOTALES

Por otro lado el costo de la mercanca vendida de la referencia z, correspondera a los siguientes lotes de compra: Concepto Inventario inicial Compra de febrero 2 Compra de febrero 10 Compra de febrero 20 Totales cantidad 30 80 130 205 445 C.U. 190 200 210 215 costo total 5.700 16.000 27.300 44.075 93.075

Para el sistema de inventario permanente, el control se lleva en tarjetas de krdex, que deben contener lo siguiente: Clase y descripcin del producto. Fecha de la operacin registrada. Soporte que respalda el hecho econmico. Costo unitario y costo total tanto de compras y ventas de mercancas.

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TARJETA DE KRDEX.
Se utiliza como auxiliar solamente cuando la empresa tiene implementado un sistema de inventario permanente. Costo unitario 190 200 190 200 210 200 210 215 210 215 218 Entradas cantidad C. T 80 16.000 30 60 130 27.300 20 100 220 47.300 30 205 50 10.900 6.300 44.075 4.000 21.000 5.700 12.000 salidas C. T saldo C.T. 5.700 16.000 4.000 27.300 6.300 47.300 3.225 10.900

Fecha 1/2 2/2 8/2 10/2 13/2 20/2 22/2 27/2

Concepto Invent. I compra venta venta compra venta Venta compra venta venta compra

Cant.

cant 30 80 20 130 30 220 15 50

Ntese que al sumar de la tarjeta de kardex las entradas, nos da el total de compras tanto en cantidad como su costo, entonces podemos decir que la compaa adquiri de la referencia Z, 480 unidades con un costo de 101.500 u. m. Otra informacin que suministra la tarjeta son las salidas de mercancas que corresponden a la venta. Por lo tanto establecemos el costo de ventas sumando las salidas del periodo contable y decimos que la compaa vendi 445 unidades con un costo de 93.075 u.m. El estado de resultado para el mes de febrero se establece as, cuantificando el ingreso total del mes, de la siguiente forma: Ventas realizadas en febrero 8 Ventas realizadas en febrero 13 Ventas realizadas en febrero 22 Total de ingresos mes de febrero 90x500 120x510 235x512 45.000 u.m. 61.200 u.m. 120.320 u.m. 226.520 u.m.

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DISTRIBUIDORA XYZ ESTADO DE RESULTADOS Del 1 al 28 de febrero de 200X

Ingresos operacionales ventas Costos de ventas Utilidad bruta en ventas 226.520 93.075 133.445

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MTODO LTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR UEPS.

Tambin se conoce con el nombre de LIFO, last in, first out. Las mercancas se venden en el orden contario del que se reciben, es decir, ultimas en entrar primeras en salir, por lo tanto, el costo de ventas correspondera al precio de las ultimas compras, los cuales pueden presentar los precios ms altos.

TARJETADEKARDEXDISTRIBUIDORAXYZ MERCANCIAREFERENCIAZ FECHA 1FEB. 2FEB. 8FEB. 10FEB. 13FEB. 20FEB. CONCEPTO INVENTARIO INICIAL COMPRA VENTA VENTA COMPRA VENTA COMPRA COSTO UNITARIO

ENTRADAS COSTO CANTIDAD TOTAL 190 200 200 190 210 210 190 215 80 16.000 130 27.300 220

SALIDAS COSTO CANTIDAD TOTAL 80 16.000 10 1.900 120 25.200

SALDO COSTO CANTIDAD TOTAL 30 5.700 80 16.000 20 130 10 20 3.800 27.300 2.100 3.800

220

11


47.300 22FEB. 27FEB. VENTA VENTA VENTA COMPRA 210 190 215 210 190 218 190 50 10.900 220 47.300 10 2.100 5 950 47.300 10 2.100 20 3.800 0 0 15 2.850 50 10.900 15 2.850

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Ntese que el saldo al 27 de febrero corresponde al inventario final, debido a que no se presentaron ms transacciones, por lo tanto el importe del inventario final corresponde a 13.750 u.m. correspondiente a [(50*218)+ (15*190)], el costo de ventas es la sumatoria de todas las salidas durante el periodo, es decir 93.450 u.m. correspondiente a 445 unidades. El estado de resultados se presenta as:

DISTRIBUIDORA XYZ ESTADO DE RESULTADOS Del 1 al 28 de febrero de 200X

Ingresos operacionales ventas Costo de ventas Utilidad bruta en ventas 226.520 u.m 93.450 u.m 133.070 u.m

MTODO DE PROMEDIO PONDERADO

Consiste en realizar un promedio ponderado de las existencias, el cual se determina tomando el costo total disponible y dividindolo por la cantidad de mercancas disponibles para la venta. El resultado se aplica a las unidades vendidas, para determinar el costo de ventas y a las unidades de existencias del inventario final, para establecer el importe del inventario final.
DISTRIBUIDORAXYZ TARJETADEKARDEX PROMEDIOPONDERADO FECHA 1FEB. 2FEB. CONCEPTO INVENTARIO INICIAL COMPRA COSTO UNITARIO

ENTRADAS COSTO CANTIDAD TOTAL 190 200 80 16.000

SALIDAS COSTO CANTIDAD TOTAL

SALDO COSTOS CANTIDAD TOTAL 30 5.700 110 21.700

12


90 17.755 120 24.996 235 50.336 20 3.945 150 31.245 30 6.249 250 53.549 15 3.213 65 14.113

8FEB. 10FEB. 13FEB. 20FEB. 22FEB. 27FEB.

VENTA COMPRA VENTA COMPRA VENTA COMPRA

197 210 208 215 214 218

130 27.300 220 47.300 50 10.900

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Observe que cada vez que hay una venta de mercanca se realiza un promedio ponderado, por ejemplo, el da 8 de febrero hubo una venta, el costo unitario se determino as. 21700/110 dando como resultado un costo de 197 u.m. por unidad, de igual forma se puede determinar el costo de ventas haciendo la sumatoria de las salidas de mercanca en la tarjeta, obtenindose un resultado de 93.087 u.m. y el importe de inventario final es el ltimo saldo de la tarjeta. En consecuencia el inventario final fue de 65 unidades con un costo de 14.113 u.m.

El estado de resultados arrojara una utilidad bruta as:

DISTRIBUIDORA XYZ ESTADO DE RESULTADOS Del 1 al 28 de febrero de 200X

Ingresos operacionales ventas Costo de ventas Utilidad bruta en ventas 226.520 u.m 93.087 u.m 133.433 u.m

RESUMEN DE LA UNIDAD
Los inventarios son las existencias a precio de costos de las mercancas producidas y compradas, con el fin de ser comercializadas. Existen dos sistemas de inventario: el peridico y el permanente. El sistema peridico es utilizado por aquellas empresas que comercializan un gran volumen de mercancas a precios bajos. Para determinar el costo de ventas de mercancas es necesario realizar un conteo fsico de las existencias al finalizar el periodo, para conocer el importe del inventario final.

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 En el inventario permanente, el control se realiza mediante las tarjetas de kardex, que permite conocer las existencias y el valor del inventario final, sin la necesidad de efectuar un conteo fsico. En este sistema la cuenta de inventarios siempre est actualizada, porque al comprar mercancas se debita la cuenta de inventarios y al vender se acredita la cuenta de inventarios. Para la valoracin de los inventarios los siguientes son los mtodos ms usados: Mtodo PEPS valoriza el inventario a precios ms recientes. Mtodo UEPS valoriza el inventario a precios ms antiguos. Promedio ponderado valoriza el inventario con un precio promedio.

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GLOSARIO
Inventario fsico. Conteo sistemtico de todas las mercancas disponibles en el ente econmico. Compras. Cuenta que representa el importe total de las mercancas adquiridas tanto a crdito, como de contado. Esta cuenta se utiliza bajo el sistema de inventario peridico. Mtodo PEPS. Mtodo de valuacin de inventarios, que se basa en que las mercancas que deben venderse en el orden de recibidas, por lo tanto el inventario final se valora a precios ms recientes. Mtodo UEPS. Mtodo de valuacin de inventarios, en el que las mercancas se venden en sentido contrario al de recibidas, por lo que el inventario final queda valorado con precios antiguos. Mtodo retail. Mtodo de valuacin de inventarios, basado en el supuesto de que el costo de las mercancas disponibles tiene la misma relacin porcentual para los precios al detal. Mtodo prom edio ponderado. Mtodo de valuacin de inventarios, que se realiza obteniendo un promedio entre los costos de las mercancas disponibles y las existencias disponibles. Mtodo de identificacin especifica. Mtodo de valuacin de inventarios mediante la identificacin de unidades en el inventario final como provenientes de compras especificas.

BIBLIOGRAFIA UTILIZADA
MONTAO, Edilberto. Contabilidad control, valuacin y revelaciones. Editorial universidad del Valle, primera edicin, Cali, 2002. FIERRO, ngel Mara. La contabilidad para todos. Editorial Universidad Surcolombiana, primera edicin, Neiva, 1997. CORAL, Lucy del Carmen, GUDIO, Emma Lucia. Contabilidad universitaria. Editorial Mc Graw Hill, quinta edicin, Bogot, 2004. HARGADON, Bernard. Principios de contabilidad. Editorial norma, tercera edicin, Bogot, 1996. SINISTERRA, Gonzalo, POLANCO, Luis Enrique, HENAO, Harvey. Contabilidad sistema de informacin para las organizaciones. Editorial Mc Graw Hill, cuarta edicin, Bogot, 2003.

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BIBLIOGRAFIA COMPLEMENTARIA
DAZ, Hernando. Contabilidad general. Editorial Pearson, segunda edicin, Bogot, 2006. DE ROJAS, CARRILLO, Gladys. Contabilidad para la gestin empresarial. Editorial Thomson, primera edicin, Bogot, 2004. REY, Jos. Contabilidad general. Editorial thomson, primera edicin, Espaa, 2003. Plan nico de cuentas P.U.C.

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CRDITOS
Fotografas de: William Picard http://www.sxc.hu/profile/Cholin barun patro www.barunpatro.com http://www.sxc.hu/profile/barunpatro Josep Altarriba http://www.sxc.hu/profile/L_Avi Mario Alberto Magallanes Trejo http://www.mmagallan.com.mx

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