Anexo 12 PROCESO GESTIN FINANCIERA Caracterizacin

Objetivo: Gestionar y administrar eficientemente los recursos financieros de la Universidad del Magdalena, de tal forma que le permita a la Direccin Universitaria ejecutar sus acciones con transparencia, seguridad y confiabilidad. Responsable: Director Financiero

Cdigo: DE-F01 Versin: 03

Quien Suministra Gobierno Nacional

Entradas Recursos financieros aportados por la nacin Recursos financieros de recuperacin del IVA Recursos financieros de estampilla Transferencias Ley 30 Ingresos por estampilla (entidades territoriales del departamento) Solicitud de informacin

Actividades

Salidas Informes de ejecucin presupuestales y financieros Solicitud de devolucin del IVA Informe para Recuperacin de IVA (enviado a la DIAN) Actos administrativos para aplicacin de estampilla (entidades territoriales del departamento) Plan de auditora (entidades territoriales del departamento) Informes presupuestales Informes Contables Informes de Tesorera Emisin y recaudo de cuentas de cobros por venta de servicios (clientes por solicitud de servicios) Informes de ejecucin financiero de proyectos Solicitud de proyeccin de ingresos y gastos Apropiacin de recursos para el proceso Certificado de Disponibilidad Presupuestal - CDP Certificado de Registro Presupuestal CRP

Quien Recibe Gobierno Nacional

1. Identificar necesidades

Gobierno Departamental

Gobierno Departamental

2. Establecer y adoptar el Presupuesto General de la universidad

Entes de Control

Entes de Control

3. Establecer y adoptar el Programa Anual Mensualizado de Caja-PAC Procesos misionales de SGI Recursos financieros por derechos acadmicos y venta de servicios Recursos financieros de cofinanciacin Proyeccin de ingresos y gastos Necesidades de recursos financieros 6. Planear, organizar, registrar, revisar y ajustar los informes de proyectos de investigacin P 4. Identificar criterios para crditos a estudiantes. 5. Identificar criterios para elaborar informes financieros

Procesos misionales de SGI

Entidades cofinanciadoras de proyectos Todos los procesos del SGI

Entidades cofinanciadoras de proyectos Todos los procesos del SGI

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Quien Suministra

Entradas

Actividades

Salidas Presupuesto General de la universidad

Quien Recibe Proceso Direccin y Planeacin

Proceso Direccin y Planes y programas Planeacin Modelo de operacin por procesos Manual del Sistema de Gestin Integral (SGI) Estructura Organizacional Mecanismos para la administracin del riesgo Disponibilidad de recursos para el SGI Proceso Plan de comunicaciones Comunicaciones Comunicacin organizacional Comunicacin informativa Medios de comunicacin Proceso Gestin del Talento Humano Personal Plan de Capacitacin Manual de Cargos Requisitos, Funciones y Competencias Instrumentos de evaluacin por competencias Certificaciones laborales Capacitacin y formacin de personal Plan de mejoramiento individual Necesidades de informes financieros

7. Expedir Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP)

Necesidades de divulgacin 8. Expedir Certificados de Registro Presupuestal (CRP) 9. Gestionar modificaciones al presupuesto Necesidades de Personal Necesidades de capacitacin y formacin Evaluacin del desempeo del personal

Proceso Comunicaciones

10. Gestionar modificaciones al presupuesto H 11. Generar informes financieros

Proceso Gestin del Talento Humano

Informes financieros 12. Atender solicitudes de crditos educativos 13. Otorgar crditos educativos Proceso de Acreditacin

Proceso de Acreditacin

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Quien Suministra Proceso Gestin y Rendicin de cuentas

Entradas Mecanismo para realizar la autoevaluacin del control en el proceso

Actividades 14. Recuperar cartera y expedir paz y salvo por crditos educativos 15. Elaborar ordenes de pago, registrarlas y causarlas presupuestal y contablemente, autorizar y realizar su cancelacin

Salidas

Quien Recibe

Proceso Gestin y Informe de resultados de Rendicin de indicadores de gestin Resultados de la autoevaluacin cuentas de control y de gestin

Programa de auditoras de control interno Plan de auditoras de control interno Proceso Resultados de las auditoras de Independiente Control Interno Resultados de las auditoras de los organismos de control Informe de evaluacin Independiente Proceso Gestin Necesidades de financiacin de Acadmica matrculas Recaudo de Crditos Educativo Proceso Gestin de Informacin de proyectos de Investigacin investigacin Soportes de ejecucin de recursos financieros de proyectos Proceso Gestin de Ordenes de Servicio, ordenes de Contratacin suministro y contratos Plan de Compras Proceso Gestin Necesidades de Infraestructura Administrativa Necesidades de Mantenimiento de espacios y equipos Bienes de Inventario

Plan de mejoramiento del proceso

16. Elaborar y aprobar rdenes de servicio, compra y suministros

Proceso Independiente

17. Percibir, registrar e informar los recursos de cajas auxiliares 18. Registrar obligacin, elaborar y tramitar cobros por ventas de servicios, sanear obligaciones 19. Gestin para la facilitacin a estudiantes de tramites para acceder a crditos del ICETEX 20. Identificar empresas contribuyentes y asignar cdigo

Otorgamiento de Crditos Educativo Informe de Ejecucin Financiera de Proyectos de Investigacin Soportes de pago de Ordenes de Servicio, ordenes de suministro y contratos Infraestructura Mantenimiento de espacios y equipos

Proceso de Gestin Acadmica Proceso Gestin de Investigacin

Proceso Gestin de Contratacin Proceso Gestin Administrativa

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Quien Suministra Proceso Gestin Documental

Entradas Comunicaciones internas y correspondencias Mecanismos aprobados para el control y distribucin de los documentos Tablas de Retencin Documental (TRD) Mecanismo para la actualizacin de la Informacin Primaria Mecanismo para la actualizacin de la Informacin secundaria Actas de transferencias Necesidades de Normativa interna Asesora jurdica Soporte de TIC Actualizacin y mantenimiento de Sistemas de Informacin

Actividades

Salidas Necesidad de Asesoras en Gestin Documental y archivstica Necesidad de consulta de documentos Material de Transferencia al archivo central Comunicaciones internas y correspondencias externas Asesoras en Gestin Documental y archivstica Plan para la prevencin de deterioro de los documentos de archivo Normativa interna Necesidad de asesora jurdica Necesidades de Soporte de TIC Necesidades de actualizacin y mantenimiento de Sistemas de Informacin

Quien Recibe Proceso Gestin Documental

21. Recibir, verificar y registrar pagos de estampilla

Proceso Gestin Documental Proceso Gestin Jurdica Proceso Apoyo Tecnolgico TIC

22. Gestionar pago de obligaciones por crditos educativos en mora. 23. Autorizacin, entrega y legalizacin de avances 24. Recibir documentacin, verificacin de informacin y solicitud de devolucin de IVA 25. Efectuar seguimiento al proceso

Proceso Gestin Documental Proceso Gestin Jurdica Proceso Apoyo Tecnolgico TIC

Resultados de la ejecucin del proceso

26. Analizar informes de indicadores y resultados 27. Verificar estado de morosidad por crditos educativos y entablar accin jurdica para la recuperacin de cartera 28. Auditar y elaborar informes de estampilla 29. Verificacin de transferencia de la nacin mensualmente y registro en el sistema de informacin financiero. 30. Verificar y conciliar cuentas bancarias Indicadores e informes analizados y evaluados

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Quien Suministra

Entradas Mecanismos para seguimiento, medicin y toma de acciones del proceso

Actividades 31. Revisar y aprobar informes de cajas auxiliares 32. Efectuar seguimiento al proceso 33. Analizar indicadores e informes de resultados 34. Tomar acciones A

Salidas

Quien Recibe

Proceso Gestin de la Calidad

Correcciones Acciones Correctivas Acciones Preventivas Acciones de Mejora

Proceso Gestin de la Calidad

Recursos Fsicos: Oficina dotada, Hardware, Software. Humanos: Vicerrector Administrativo Director Financiero Profesional especializado del Grupo Presupuesto, Tesorero General Profesional especializado del Grupo Contabilidad, Profesional especializado del Grupo Facturacin, crdito y Cartera Funcionarios del rea de Vicerrectora Administrativa y Financiera Ambiente de trabajo: Espacio fsico de oficinas dotadas con temperatura e iluminacin adecuadas.

Documentos Asociados al Proceso Ver http://cogui.unimagdalena.edu.co Procesos / Apoyo / Gestin Financiera

Seguimiento y Medicin Indicadores: Ver Indicadores del Proceso Controles: Ver Mapa de riesgo del proceso

REQUISITOS APLICABLES AL PROCESO NTC ISO 9001:2008 / NTCGP 1000:2009 MECI 1000:2005 6.1. Provisin de recursos 1.3 Administracin de Riesgos 7.1. Planificacin de la realizacin del producto o prestacin del servicio 2.1. Actividades de Control 7.5.1. Control de la produccin y de la prestacin del servicio 2.2. Informacin 8.2.3. Seguimiento y Medicin de los procesos 3.1. Autoevaluacin 8.5. Mejora 3.3.2. Plan de Mejoramiento por Procesos

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