741 - PG01-S03-D01 Manual de Indicadores de Gestion DGA 2009

SENADO DE LA REPBLICA DE COLOMBIA
DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA

PROCESO ESTRATGICO
SUBPROCESO DESPLIEGUE ESTRATGICO
MANUAL DE INDICADORES DE GESTIN

ELABOR: C. Rodrguez FECHA: 16 de Septiembre de 2009 CODIGO: PG01-S03-D01
REVISO: Jefe de Planeacin y Sistemas; . Garca FECHA: 1 de Octubre de 2009 PAGINA: Pgina 1 de 115
APROB: Director General Resolucin FECHA: VERSIN: 2009

MANUAL DE
INDICADORES DE
GESTIN

DIVISIN DE PLANEACIN Y SISTEMAS
Bogot, D.C.
Septiembre de 2009

PROCESO ESTRATGICO


-DGA-

OMAR ENRQUE VELZQUEZ RODRGUEZ
Director General

EMLO OTERO DAJUD
Secretario General

MLTN CESAR VLLAML ROSADA
Jefe Divisin Planeacin y Sistemas

EQUIPO TCNICO:

Asesora para Ia construccin de indicadores de gestin y eIaboracin deI ManuaI
de Indicadores:

STELLA MRQUEZ VERBEL
Asesora Proyectos de nversin Contratista DPS

DANA CATALNA RODRGUEZ ROJAS
Profesional Administracin Pblica - Contratista DPS

Revisin de Ios indicadores de gestin:

MARSOL RNCN ROZO
Asesora Control nterno

SENADO DE LA REPBLCA
DRECCN GENERAL ADMNSTRATVA
DVSN DE PLANEACN Y SSTEMAS
Bogot, D.C
Septiembre de 2009

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Participacin y eIaboracin de indicadores de gestin para Ios procesos deI
Sistema de Gestin de CaIidad y Ios PIanes de Accin de Ia DGA:

COORDINADOR

Gabriel Parra Cifuentes Unidad de Atencin Ciudadana
Alex Hernndez Oyola Jefe Oficina de Control nterno

JEFES DE DIVISIN

Miltn Villamil Rosada Planeacin y Sistemas
Andrea Gmez Moreno Jurdica
Osvelio Henao Milln Recursos Humanos
Andrea Fajardo Robles Financiera
Eusebio Rangel Roa Bienes y Servicios

JEFES DE SECCIN, UNIDAD Y OFICINA

Betsabe Salcedo Mosquera Jefe Seccin de Registro y Control
Claudia Pabn Burbano Jefe Seccin de Seleccin y Capacitacin
Margarita Velandia Sierra Jefe Seccin de Contabilidad
Ana Vargas Torrejano Jefe Seccin de Presupuesto
Sandra Mateus Mora Jefe Seccin de Pagadura
Jairo Ocampo Rambal Jefe Seccin de Suministros
Margarita Rosa Gutirrez
Jefe Seccin de Bienestar y Urgencias
Mdicas
Ligia Suarez Caballero Subcoordinadora
Jos Medrano Queceno Jefe Unidad de Fotocopiado
Gladys Alicia Morales R. Jefe Unidad Gaceta
William Betancourt Lemus Jefe Unidad de Archivo Administrativo
Seneida Sarmiento Esguerra Jefe Unidad de Correspondencia
Gerardo Estupian Duran Jefe de Unidad de Almacn

FUNCIONARIOS

Pablo Eduardo lzate Asesor
Marisol Rincn Rozo Asesor
Juan Carlos Ramos Profesional Universitario
Luis Martnez Beltrn Profesional Universitario
Mary Alexandra Rodrguez Profesional Universitario
Amanda Castillo Rubio Profesional
Luz Mireya Daz Asistente Administrativo

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Luis Eduardo Manjarrs Asistente Administrativo
snardo lvarez Montilla Auxiliar Administrativo
Oscar Lasprilla Gmez Administrador
Olga Yanira Gonzlez Secretaria Ejecutiva
Omar Garzn Cruz Secretario
Zulma Gonzlez Fandio Transcriptora
Andrea Rocha Portes Mecangrafa
Claudia Bibiana Giraldo Mecangrafa
Gloria ns Olivos Mecangrafa
Beatriz Garca Moreno Mecangrafa
Gloria Amparo Bustos Mecangrafa
Yaneth Hernndez Gonzlez Mecangrafa
sabel Cristina Garca L. Mecangrafa
Cilia Maritza Pinto Mora Mecangrafa - Facilitadora SGC
Osvaldo mbett Ospino Mensajero

CONTRATISTAS

Harol Saavedra Mercado Asesor
Stella Mrquez Verbel Asesor
Jenny Foliaco Rodrguez Asesor
Jess Rodrguez Vizcano Asesor
Richard Aguilar Asesor
Paula Liliana Castao Contratista
Beatriz Bustamante Bula Contratista
Osvaldo Torres de Len Contratista
Toms Latorre Maya Contratista
Marcela Gonzlez Serna Contratista

PASANTES

Jeimy Vargas Cubides Recursos Humanos
Mnica Lorena Gonzlez Financiera
Catalina Rodrguez Rojas Planeacin y Sistemas

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CONTENIDO

Pg.

NTRODUCCN 8

1. ASPECTOS GENERALES 9
1.1 PRESENTACN DEL MANUAL 9
1.2 OBJETVOS DEL MANUAL 9
1.3 POLTCA DE CALDAD 9
1.4 ASPECTOS LEGALES 11
1.4.1 Resolucin de adopcin del manual 11
1.4.2 Marco normativo legal vigente 13

2. ASPECTOS CONCEPTUALES 15
2.1 CONTROL DE LA GESTN 15
2.2 NDCADORES DE GESTN 19

3. ASPECTOS METODOLGCOS 21
3.1 METODOLOGA GENERAL PARA NDCADORES DE GESTN 21
3.2 METODOLOGA ESPECFCA UTLZADA POR LA DGA PARA LA
DEFNCN Y CONSTRUCCN DE NDCADORES DE GESTN
23

4. DOCUMENTACN DE LOS NDCADORES DE GESTN PARA
LA DGA
25
4.1 NDCADORES DE GESTN PARA LOS PROCESOS DEL
SSTEMA DE GESTN DE CALDAD NSTTUCONAL
25
4.1.1 Proceso Estratgico 26
4.1.2 Proceso de administracin de proyectos 26
4.1.3 Proceso de contratacin 27
4.1.4 Proceso de administracin de recursos tecnolgicos 28
4.1.5 Proceso de administracin del talento humano 29
4.1.6 Proceso de administracin de recursos financieros 31
4.1.7 Proceso de administracin de bienes e infraestructura 32
4.1.8 Proceso de administracin documental 33
4.1.9 Proceso de apoyo jurdico 33
4.1.10 Proceso de informacin a usuarios y ciudadana 34

4.2 NDCADORES DE GESTN PARA LOS PLANES DE ACCN
DVSONALES
35
4.2.1 Plan de accin de la divisin jurdica 35
4.2.2 Plan de accin de la divisin recursos humanos 36

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REVISIN: J efe de Planeacin y Sistemas. FECHA: 17 de Septiembre de 2009 PAGINA: Pgina 6 de 115
APROB: Director General Resolucin FECHA: De Septiembre de 2009 VERSIN: 2009

4.2.3 Plan de accin de la divisin planeacin y sistemas 37
4.2.4 Plan de accin de la divisin bienes y servicios 38
4.2.5 Plan de accin de la divisin financiera 39

4.3. FORMATO PARA LA DOCUMENTACIN DE INDICADORES DE
GESTIN
40

5. PARMETROS PARA LA ACTUALIZACIN, DEFINICIN Y
CONSTRUCCIN DE NUEVOS INDICADORES
82
5.1 DIRECTRICES GENERALES 82
5.2 FASE 1: ANLISIS PRELIMINARES 83
5.3 FASE 2: FORMULACIN DEL DISEO 84
5.4 FASE 3: IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA 86
5.5 FASE 4: DOCUMENTACIN MANUAL. 86

BIBLIOGRAFA 89

LISTA DE ANEXOS

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REVISIN: J efe de Planeacin y Sistemas. FECHA: 17 de Septiembre de 2009 PAGINA: Pgina 7 de 115
APROB: Director General Resolucin FECHA: De Septiembre de 2009 VERSIN: 2009

LISTA DE ANEXOS

Pg.

Anexo A. Seminario Taller: Definicin y Construccin de Indicadores de
Gestin
92
Anexo B. Indicadores para el Proceso Estratgico 100
Anexo C. Indicadores para el Proceso de Administracin de Proyectos 101
Anexo D. Indicadores para el Proceso de Contratacin 102
Anexo E. Indicadores para el Proceso de Administracin de
Recursos Tecnolgicos
103
Anexo F Indicadores para el Proceso de Administracin del Talento
Humano
104
Anexo G. Indicadores para el Proceso de Administracin de Recursos
Financieros
105
Anexo H. Indicadores para el Proceso de Administracin de Bienes e
Infraestructura
106
Anexo I. Indicadores para el Proceso de Administracin Documental 107
Anexo J . Indicadores para el Proceso de Apoyo J urdico 108
Anexo K. Indicadores para el Proceso de Informacin a Usuarios y
Ciudadana
109
Anexo L. Indicadores de Gestin para el Plan de Accin de la Divisin
J urdica
111
Anexo M. Indicadores de Gestin para el Plan de Accin de la Divisin
Recursos Humanos
112
Anexo N. Indicadores de Gestin para el Plan de Accin de la Divisin
Planeacin y Sistemas
113
Anexo O. Indicadores de Gestin para el Plan de Accin de la Divisin
Bienes y Servicios
114
Anexo P. Indicadores de Gestin para el Plan de Accin de la Divisin
Financiera
115

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INTRODUCCIN

'Lo que no se puede medir, no se puede controlar; lo que no se puede controlar, no
se puede administrar; lo que no se puede administrar es un caos"
(Peter Drucker, 2002)

Las entidades del Estado, en los ltimos aos, han venido experimentando grandes
cambios derivados de las transformaciones de tipo socioeconmicas, legales,
tecnolgicas y ambientales, que las han situado en entornos globales, dinmicos y
altamente competitivos. Estas transformaciones demandan de las entidades una rpida
capacidad de adaptacin y respuesta, para lo cual es importante contar con sistemas de
seguimiento y control de la gestin, que soporten la toma de decisiones y el cumplimiento
de la misin y los objetivos organizacionales.

La planeacin estratgica para que se convierta en una verdadera herramienta de apoyo
a la gestin organizacional, no puede quedarse slo en la formulacin de los planes.
stos tienen que ejecutarse y sobre todo verificar el impacto que tienen en la sociedad y
en los beneficiarios de sus productos y servicios; por tal motivo se hace necesario evaluar
y medir sus resultados. La implementacin de sistemas integrales de medicin, alineados
al direccionamiento estratgico de la entidad, facilita el seguimiento, la evaluacin y el
monitoreo de planes, procesos, reas y funciones organizacionales.

El presente Manual tiene como propsito fundamental para la Direccin General
Administrativa del Senado de la Repblica, contar con un sistema de indicadores de
gestin que le permita en primer lugar evaluar su desempeo frente a los objetivos y
metas formuladas en su plan estratgico y procesos del Sistema de Gestin de Calidad y;
en segundo lugar proporcionar a todos los integrantes de la organizacin informacin
permanente y oportuna, sobre su desempeo, de tal manera que se puedan realizar los
correctivos del caso y sirvan de apoyo para la toma de decisiones.

En la identificacin y construccin de indicadores se cont con el valioso aporte y
participacin de los funcionarios adscritos a las diferentes dependencias de la Direccin
General Administrativa del Senado de la Repblica, que con sus aportes enriquecieron e
hicieron posible el poder contar hoy con esta herramienta de control de la Gestin
administrativa.

PROCESO ESTRATGICO


1. ASPECTOS GENERALES

1.1 PRESENTACIN DEL MANUAL

El Manual de indicadores de gestin de la Direccin General Administrativa es una
herramienta de evaluacin y control, que hace parte del sistema integral de medicin de la
gestin organizacional y se constituye en un elemento de autoevaluacin y de autocontrol
que permite monitorear de manera oportuna el desempeo de la Entidad.

Adems, los indicadores de gestin definidos para los Planes de Accin y los Procesos
del Sistema de Gestin de Calidad, facilitaran la medicin y supervisin de los resultados
obtenidos frente a lo planeado; comparar los resultados alcanzados con los estndares
previamente establecidos, para introducir las medidas correctivas cuando se observen
desviaciones entre lo logrado y lo planeado.

Se constituyen, tambin los indicadores, en una herramienta de apoyo para la toma de
decisiones en el nivel directivo que contribuya de manera eficaz en el cumplimiento de los
objetivos y metas definidas en el Plan Estratgico de la Entidad.

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL

Proporcionar a la Direccin General Administrativa del Senado de la Republica una
herramienta de evaluacin y control de la gestin que suministre a la alta Direccin
informacin oportuna, veraz y precisa con relacin al cumplimiento de los objetivos y
metas organizacionales; de conformidad con el direccionamiento estratgico y el Sistema
de Gestin de Calidad de la Entidad.

1.3 POLTICA DE INDICADORES DE GESTIN

La Direccin General Administrativa del Senado de la Repblica de conformidad con lo
dispuesto en el articulo 269 de la Constitucin Poltica, en cuanto a la obligatoriedad que
tienen las entidades publicas para disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones,
mtodos y procedimientos de control, adopt mediante la resolucin No. 1611, del 8 de
Octubre de 2008, la poltica de indicadores de gestin para la Entidad.

PROCESO ESTRATGICO


POLTICA DE INDICADORES DE GESTIN

Los indicadores de gestin sirven como herramienta de seguimiento y control de la
gestin, que permite medir la eficiencia, eficacia y efectividad de los planes y procesos.
Contribuyen al mejoramiento continuo, calidad de la informacin en la toma de decisiones
y cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Para ello el Senado de la Repblica se compromete a definir y aplicar una Poltica de
indicadores que facilite a la alta direccin y a los responsables de planes y procesos,
informacin permanente e integral sobre el desempeo de stos; permitiendo la auto
evaluacin de la gestin y aplicacin de correctivos, segn el caso.

El Senado de la Repblica establece los siguientes parmetros como base para el
desarrollo de la poltica de ndicadores de Gestin:

1. Unificar la metodologa y el lenguaje para la construccin y seleccin de los
indicadores, levantamiento de informacin, elaboracin de informes y anlisis de
los resultados.
2. Promover el desarrollo de una cultura basada en el anlisis de datos y resultados
en busca del mejoramiento continuo.
3. Establecer factores crticos de xito en cada uno de los procesos, planes y
acciones de la entidad, que requieran un seguimiento medible y constante.
4. dentificar las oportunidades de mejoramiento en actividades que por su
comportamiento y resultados requieran ser reorientadas y ajustadas.
5. Contar con informacin que permita priorizar actividades basadas en la necesidad
de cumplimiento de los objetivos a corto, mediano y largo plazo.
6. Mantener una gestin eficiente de los procesos y de los planes institucionales de
acuerdo a la informacin obtenida del sistema de indicadores de gestin de la
entidad.
7. ncluir como temtica en el plan anual de capacitacin, informacin y
sensibilizacin a todos los funcionarios en materia de indicadores y de
mejoramiento.
8. Evaluar y visualizar peridicamente el comportamiento de las reas claves del
Senado y de su gestin en general evidenciada en sus procesos, planes de accin,
riesgos, controles y dems actividades que lo requiera.
9. Reorientar las polticas y estrategias de la entidad de conformidad a la medicin de
los resultados de la gestin en la entidad.

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1.4 ASPECTOS LEGALES

1.4.1 ResoIucin de adopcin deI manuaI de indicadores. La Direccin General
Administrativa del Senado en cumplimiento de lo dispuesto por la Normatividad vigente,
en cuanto a la obligatoriedad que tienen las entidades pblicas de contar con
herramientas de evaluacin y control que faciliten la medicin de los resultados de su
gestin administrativa, expidi la resolucin No. 1833, del 4 de Diciembre de 2008, para
adoptar su Manual de ndicadores de Gestin.

RESOLUCIN No. 1833

"Por medio de la cual se adopta el Manual de ndicadores de Gestin del Senado de la
Repblica

EL DIRECTOR GENERAL ADMINISTRATIVO, en uso de sus atribuciones legales y
reglamentarias, en especial las conferidas en la Ley 5 de 1992; por las Resoluciones 237
de 1992 y 178 de 2003 y,

CONSIDERANDO:

Que la Ley 42 de 1993 establece en su artculo 12 que el control de gestin es el examen
de la eficiencia y eficacia en las entidades del Estado y que dichas entidades deben
cumplir con los principios de economa, eficacia, equidad; principios sobre los cuales la
Contralora General de la Repblica realizar el control de gestin.

Que la Ley 190 de 1995 es su artculo 48, establece que las entidades del Estado deben
elaborar un manual de indicadores de eficiencia de la gestin de los servidores pblicos,
de las dependencias y de la entidad en su conjunto, que debern responder a indicadores
generalmente aceptados.

Que el Senado de la Repblica adopt e implement el Sistema de Gestin de Calidad, a
travs de los siguientes procesos: Estratgico, administracin de proyectos, contratacin,
administracin de recursos tecnolgicos, administracin de recursos humanos,
administracin de recursos financieros, administracin de bienes e infraestructura,
administracin documental, apoyo jurdico e informacin a usuarios y ciudadana.

Que el Senado de la Repblica, mediante la Resolucin No. 168 del 13 de Junio de 2006,
adopt el Modelo Estndar de Control nterno para las entidades del Estado, MEC

PROCESO ESTRATGICO


1000:2005. Dicho modelo, incluye en el subsistema de control de gestin, componente de
actividades de control, los indicadores de gestin, como herramienta necesaria para el
autocontrol y la evaluacin de la gestin organizacional por procesos, planes y
programas.

Que es necesario implementar el Manual de ndicadores de Gestin como una
herramienta de control y evaluacin de los planes, procesos, y funciones de las diferentes
dependencias de la Direccin General Administrativa del Senado de la Repblica.

Que es conveniente para la Direccin General Administrativa del Senado de la Repblica
contar con una herramienta de control que permita medir en forma oportuna, sistemtica y
objetiva el cumplimiento de los resultados de su gestin.

RESUELVE:

ArticuIo 1. Adoptar e implementar en todas sus partes el MANUAL DE NDCADORES
DE GESTN, para la Direccin General Administrativa del Senado de la Repblica, en el
Subproceso Despliegue Estratgico correspondiente al Proceso Estratgico.

ArticuIo 2. Establecer el presente manual como herramienta de seguimiento, evaluacin
y control de los planes, procesos y funciones adoptados para las diferentes dependencias
del rea administrativa del Senado de la Repblica, que permitan medir el cumplimiento
de los objetivos y metas formulados para cada uno de ellos.

ArticuIo 3. Delegar al Jefe de la Divisin de Planeacin y Sistemas la facultad de revisar
y realizar las actualizaciones al presente manual, previa concertacin y visto bueno del
respectivo jefe de oficina, divisin o responsable del proceso o plan de accin al cual se le
hayan realizado actualizaciones. La aprobacin final del manual es responsabilidad del
Director General Administrativo.

ArticuIo 4. La coordinacin y asesora para la implementacin del presente manual; as
como de las actualizaciones a que hubiese lugar, estarn bajo la responsabilidad del jefe
de la Divisin de Planeacin y Sistemas, quien a su vez podr designar a un profesional
adscrito o asignado a dicha Divisin, el desarrollo de estas actividades.

ArticuIo 5. La difusin del presenta manual ser realizada por la Divisin de Planeacin
y Sistemas, junto con el respectivo jefe de la Divisin o responsable de planes y procesos
a los cuales se les hayan definido indicadores de gestin. Para la difusin se tendrn en
cuenta a los funcionarios y personas responsables de las respectivas mediciones y
anlisis de indicadores de gestin y, se utilizarn mecanismos como la comunicacin va

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electrnica, taller y/o otros medios idneos para su conocimiento, comprensin y
aplicacin del manual de indicadores de gestin.

ArticuIo 6. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

Dado en Bogot D.C., a los

Comunquese y cmplase,

OMAR ENRIQUE VELAZQUEZ RODRGUEZ
Director GeneraI Administrativo.

1.4.2 Marco normativo IegaI vigente. Con relacin al control de la gestin y la
evaluacin de resultados en las Entidades Pblicas u Organismos del Estado, en el pas
se pueden relacionar las siguientes disposiciones legales vigentes:

Constitucin Poltica de Colombia de 1991:

Articulo 2. Plantea la misin del Estado Colombiano, al sealarle los fines que debe
cumplir. A partir de esta premisa y a lo largo de su articulado, el texto constitucional
identifica la estructura bsica del Estado y da las pautas sobre la forma como se debe
desarrollar dicha estructura, determinando igualmente las competencias generales a los
organismos contemplados en ella. Todo el funcionamiento de la gestin pblica est
guiado en primera instancia por la Constitucin Poltica vigente.

Artculo 209. Establece entre otros, los principios de igualdad, moralidad, eficacia,
economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, los cuales constituyen los parmetros
bsicos para medir el desempeo administrativo de las entidades y organismos, de los
directivos y de cada uno de los servidores pblicos que los integran.

Articulo 339. Ordena que toda la gestin del Estado debe estar sujeta a una planeacin y
establece los lineamientos sobre el contenido de un Plan Nacional de Desarrollo.

La Ley 42 de 1993, establece que las entidades deben cumplir los principios de
economa, eficacia, equidad, y valoracin de costos ambientales (ecologa) sobre estos
principios realiza la Contralora General de la Repblica el control de gestin.

La Ley 42, seala en los artculos 9 y 12 lo siguiente:

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Artculo 9. Seala que para el ejercicio del Control Fiscal se podrn aplicar sistemas de
control como el financiero, de legalidad, de gestin, de resultados, la revisin de cuentas
y la evaluacin del control interno.

Artculo 12. Precisa que el control de gestin es el examen de eficiencia y eficacia en las
entidades del Estado.

La Ley 87 de 1993, por la cual se establece normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del Estado, define en su artculo 8 la obligacin de velar
por el establecimiento formal de un sistema de evaluacin de control de gestin, segn las
caractersticas propias de la Entidad.

La Ley 190 de 1995, en su artculo 48 establece que "las entidades del Estado deben
elaborar un manual de indicadores de eficiencia para la gestin de los servidores pblicos,
de las dependencias y de la entidad en su conjunto, que debern responder a indicadores
generalmente aceptados".

La Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organizacin y
funcionamiento de la administracin pblica, en el artculo 17, numeral 5, establece que
las polticas de desarrollo administrativo formuladas por el Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica y adoptadas por el gobierno nacional tendrn en cuenta, entre otros
aspectos, metodologas para medir la productividad del trabajo e indicadores de eficacia y
eficiencia.

El Decreto 2145 de 1999, reglamentario de la Ley 489 de 1998, asigna a la Oficina de
Control nterno, en relacin con la planeacin, la funcin de evaluar el proceso de
planeacin, que en toda su extensin implica, con base en los resultados obtenidos en la
aplicacin de los indicadores definidos; un anlisis objetivo de aquellas variables y/o
factores que se consideren influyentes en los resultados logrados o en el desvi de los
avances. La identificacin de estas variables, su comportamiento y anlisis permite que la
formulacin de las recomendaciones de ajuste o mejoramiento al proceso, se realice
sobre soportes, criterios validos y visibles que fortalecen la funcin asesora de dicha
Oficina.

El Decreto 1677 de 2000, por el cual se reestructura el Departamento Administrativo
de la Funcin Pblica, asigna a la Direccin de Polticas de Control nterno Estatal y
Racionalizacin de Trmites la funcin de asesorar a las entidades pblicas en el diseo e
implantacin de metodologas para la formulacin de ndicadores de Gestin.

Directiva Presidencial N 4 de 2002, en el numeral 1, literal f) expresa lo siguiente:
"disear y revisar peridicamente un manual de indicadores de eficiencia para la gestin
de los servidores pblicos, de las dependencias y de la entidad en su conjunto, que
debern corresponder a indicadores generalmente aceptados"

PROCESO ESTRATGICO


2. ASPECTOS CONCEPTUALES

2.1 CONTROL DE LA GESTIN

Todo sistema de direccin, por muy distintas que sean sus caractersticas o funcin social
est compuesto por un conjunto de funciones complejas en su conformacin y
funcionamiento. Dirigir, implica influir a los empleados para que realicen tareas
fundamentales. A diferencia de la planeacin y la organizacin que se ocupan de los
aspectos ms abstractos del proceso administrativo, la direccin es una actividad muy
concreta: requiere trabajar directamente con la gente. La direccin implica el acto y el arte
de lograr que todos los esfuerzos de un grupo de individuos se dirijan haca el logro de un
objetivo comn.

Es importante recordar que el concepto general de la administracin implica como
funciones bsicas: pIanear, organizar, dirigir y controIar.

La planeacin determina qu se va a hacer, a dnde debe ir la organizacin y cmo se
debe llegar all. Decisiones que incluyen la evaluacin de los cambios en el entorno, la
definicin de objetivos, el establecimiento de polticas, el desarrollo de estrategias y la
formulacin de planes de accin, entre otros elementos.

La organizacin tiene que ver con decidir quin y cmo se van a realizar las cosas. Esto
requiere definir y agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes, asignar
responsabilidades; al igual que el establecimiento de medios de comunicacin,
coordinacin y control.

La direccin consiste en determinar qu se debe hacer y cundo se debe hacer,
garantizar que lo planeado se ejecute, propiciando la colaboracin mutua entre las
personas.
Por ltimo el control consiste en medir y supervisar los resultados obtenidos, comparar lo
ejecutado con lo planeado. Comparar los resultados alcanzados con los estndares e
introducir las medidas correctivas cuando se observen desviaciones entre lo que se logr
y lo planeado.
Es evidente que desde la planeacin se empieza a definir y ejercer control, a travs de la
determinacin de las variables clave de xito asociadas a los objetivos y a los recursos
disponibles. Es el control, mediante la generacin de la informacin, el que provee los
insumos para la adecuada y oportuna toma de decisiones, de preferencia preventiva, que
mantiene la organizacin en la senda del xito (Beltrn, 2006, p. 2).

PROCESO ESTRATGICO


Es importante tener en cuenta que, bsicamente, controlar es mantener el
comportamiento de los factores vitales dentro de un rango previamente determinado,
durante cierto perodo. Tanto los factores vitales como sus respectivos valores, incluyendo
los rangos de variacin tolerable, son establecidos de manera encadenada desde el nivel
estratgico hasta el nivel operativo, asociados directamente a los objetivos fijados en la
fase de planeacin. (Beltrn, 2006, p.24)
Simeray (1974) establece una comparacin del significado en castellano y anglosajn del
trmino control. De acuerdo al diccionario de la lengua espaola, control es sinnimo de
verificacin, examen, inspeccin; lo que le proporciona una connotacin sancionatoria e
indirectamente correctiva y, por lo tanto, es totalmente reactivo. De otra parte, el trmino
anglosajn control lo traduce como "maestra, habilidad y que autocontrol se traduciese
como "aduearse de s mismo. De manera que control, as considerado, permite la
autocorreccin y, por tanto, es de carcter proactivo.

As pues, siguiendo la definicin anglosajona se podra concluir que controI significa
guiar los hechos para que los resultados reales coincidan o superen los deseados, los
cuales suponen cuatro funciones bsicas: Fijacin de estndares; verificacin de
resultados frente a los estndares; toma de la decisin correcta cuando los resultados no
estn acorde con los estndares fijados y; realizacin de acciones correctivas.
Puede hablarse, entonces, de un Sistema de ControI, como un conjunto de acciones,
funciones, medios y responsables que garanticen, mediante su interaccin conocer la
situacin de un rea, proceso, aspecto de la organizacin en un momento determinado y
tomar decisiones para reaccionar frente a ella.
Es necesario tener en cuenta que el control de gestin se concibe sobre una empresa en
funcionamiento y se basa en la continua conversin de informacin clave en accin
proactiva, a travs de la toma efectiva de decisiones. Este tipo de informacin clave est
contenida y representada en los indicadores de gestin.
La gestin, por su parte, segn Beltrn (2007, p. 14) se define como "el conjunto de
decisiones y acciones que llevan al logro de objetivos previamente establecidos" y
considera la gestin organizacional en tres niveles: gestin estratgica (generalmente
corporativa y de largo plazo, incluye la relacin de la empresa con el entorno); gestin
tctica (el impacto de las decisiones y acciones es de mediano plazo e involucra a las
unidades estratgicas de negocio) y; gestin operativa (el impacto de las decisiones y
acciones es de corto plazo e incluye a los equipos naturales de trabajo y a los individuos).
Tambin se puede definir la gestin como el conjunto de actividades coordinadas para
dirigir y controlar una organizacin con el propsito de alcanzar los objetivos y metas
previamente establecidos, mediante un proceso de planeacin. Permite desarrollar la
misin y lograr la visin institucional.

PROCESO ESTRATGICO


EI concepto de controI de gestin ha sido sometido a muchas interpretaciones propias
de su evolucin. A principios de 1978, se consideraba el control de gestin, como una
serie de tcnicas tales como el control interno, el contrmino control de costos, auditoras
internas y externas, constituyndose el control presupuestario el elemento fundamental de
la gestin, hoy para algunos an lo sigue siendo.
Anthony R. (1987, p. 168.) lo considera "como un proceso mediante el cual los directivos
aseguran la obtencin de recursos y su utilizacin eficaz y eficiente en el cumplimiento de
los objetivos de la organizacin."
Para Amat (1992, p. 35.), el Control de Gestin es: "... el conjunto de mecanismos que
puede utilizar la direccin para aumentar la probabilidad de que el comportamiento de las
personas que forman parte de la Organizacin sea coherente con los objetivos de sta."
Este concepto propone una nueva dimensin del control de gestin, pues no solo se
centran en el carcter contable y a corto plazo de ste, sino que reconocen la existencia
de otros factores e indicadores no financieros que influyen en el proceso de creacin de
valor, ya sea en productos o servicios y se enfocan sobre la base de la existencia de
objetivos propuestos a alcanzar.
Una definicin sencilla sobre el objetivo del sistema de control de gestin es el de apoyar
a los directivos en el proceso de toma de decisiones con visin empresarial, para que
obtengan los resultados esperados. Esto significa hacer coincidir o lograr congruencia con
las metas planteadas.

El control de gestin se puede definir como: totaI, porque cubre todos los procesos y
reas de la organizacin; peridico, si se tiene en cuenta que sigue un esquema y una
secuencia predeterminada; cuantitativo, porque utiliza medidas financieras y no
financieras; integrado, porque est compuesto por subsistemas de control debidamente
articulados.

En las organizaciones, el sistema de control de gestin debe estar completamente
alineado con la estrategia corporativa y su punto de partida es el direccionamiento
estratgico de la entidad, sus objetivos y estrategias. Los modelos de de control de
gestin se inician con la definicin de ndices e indicadores organizacionales, los cuales
posteriormente deben ser desplegados en cascada a todos los niveles de la organizacin.
Cada organizacin, de acuerdo con sus caractersticas disea su propio modelo de
medicin de gestin, el cual depende del direccionamiento estratgico y de la dinmica
del entorno en que se desempean.

PROCESO ESTRATGICO


Definicin, finaIidad, atributos y funciones esenciaIes deI controI de gestin
1

"Se puede definir el control de gestin como un instrumento gerencial, integral y
estratgico que, apoyado en indicadores, ndices y cuadros producidos en forma
sistemtica, peridica y objetiva, permite que la organizacin sea efectiva para captar
recursos, eficientes para transformarlos y eficaz para canalizarlos. (Daro Abad, Arango)

"El control de gestin es un sistema de informacin estadstica, financiera, administrativa y
operativa que puesta al servicio de la directiva de la organizacin, le permite tomar
decisiones acertadas y oportunas, adoptar las medidas correctivas que correspondan y
controlar la evolucin en el tiempo de las principales variables y procesos.

Como atributos deI controI de gestin, Abad Arango, propone:

Es un instrumento gerencial por excelencia
Constituye un eficaz apoyo para la toma de decisiones
Se centra en el cmo, ms que en la produccin de resultados
Enfatiza en la produccin de rendimientos
Emplea normas y patrones operativos
Proyecta el futuro de la organizacin
Es integral

Adems de los anteriores, Beltrn Jaramillo propone: Es integrador, entendiendo la
integracin como la alineacin y articulacin de las reas de la organizacin en pos de los
objetivos planteados desde la funcin de planeacin.

Como funciones asociadas aI controI de gestin, se plantean:

Apoyar y facilitar los procesos de toma de decisiones
Controlar la evolucin en el tiempo de los principales procesos y variables
Racionalizar el uso de la informacin
Servir de base para la adopcin de normas y patrones efectivos y tiles para la
organizacin
Servir de base para la planificacin y la prospeccin de la organizacin
Servir de base para el desarrollo de remuneracin e incentivos
Servir de base para la comprensin de la evolucin, situacin actual y futuro de la
organizacin
Propiciar la participacin de las personas en la gestin de la organizacin.

1
Tomado del libro ndicadores de Gestin del autor Jess Mauricio Beltrn (p. 15-16)

PROCESO ESTRATGICO


2.2 INDICADORES DE GESTIN

Se define un indicador como la relacin entre las variables cuantitativas o cualitativas, que
permite observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en el objeto
observado, respecto a los objetivos y metas esperadas. Son factores para establecer el
logro y el cumplimiento de la misin, objetivos y metas de un determinado proceso.
(Beltrn, 2006, p 36).

El indicador se constituye, entonces, en un signo, seal o valor concreto que permite,
entre otras cosas, establecer diferencias, comportamientos y tendencias; su medicin
puede ser cuantitativa o cualitativa y en un periodo determinado de tiempo.

Los indicadores deben proporcionar a cada responsable de dependencia o rea, en forma
sintetizada, la informacin que es relevante y concederle elementos de juicio para la toma
de decisiones.

La utilidad de los indicadores como mecanismo de medicin y evaluacin de la gestin no
radica en tener una cantidad indeterminada de ellos, el medir por medir no es til, por esta
razn para que el indicador sea til es necesario definir que se quiere medir y para que,
disear el indicador efectivo y analizar siempre su resultado.

Los indicadores deben ser definidos, especialmente, para monitorear los factores claves
de xito, para posteriormente ser agrupados y analizados por el funcionario o persona
responsable de la medicin del mismo, quien deber determinar el nivel de desarrollo y
cumplimiento total o parcial de la meta establecida en el plan, proceso o funcin objeto de
la medicin. La medicin y el anlisis facilitan la toma de decisiones y permiten realizar los
replanteamientos oportunos a travs de la formulacin de planes de mejoramiento que
contribuyan con el cumplimiento de los objetivos previamente establecidos.

Los indicadores de gestin son, ante todo, informacin, es decir, agregan valor, no solo
datos. Siendo informacin, los indicadores de gestin deben tener los atributos de la
informacin, tanto individual como cuando se presentan agrupados.

Criterios para eI Diseo de un Indicador: de conformidad con lo sealado por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y con el propsito de asegurar la
consistencia, utilidad y pertinencia de los indicadores de gestin, quienes coordinen su
definicin, construccin y desarrollo deben tener en cuenta, adems del proceso de
planeacin de la entidad y las metas claramente establecidas, como mnimo las siguientes
caractersticas:

Participativo: el indicador debe ser construido o diseado por los propios responsables
de los procesos o actividades, socializado entre quienes intervienen en el proceso de
ejecucin o que tienen alguna injerencia en el manejo de las variables involucradas; esto

PROCESO ESTRATGICO


permite la motivacin para liderar el proceso de evaluacin con la implementacin,
orientacin y entendimiento del indicador.

CIaro: es indispensable que el indicador sea especfico y de fcil comprensin tanto para
quienes lo desarrollen como para quienes lo estudien o lo tomen como referencia. Por
tanto, un indicador complejo o de difcil interpretacin que solo lo entienden quienes lo
construyen debe ser replanteado.

Representativo: el indicador debe expresar efectivamente lo que se quiere medir o
determinar y debe guardar relacin con los principales procesos de la entidad.

TemporaIidad: debe estar relacionado con un perodo de tiempo previamente definido.

CuantificabIe: implica que el resultado de la aplicacin del indicador pueda ser convertido
en cifras, nmeros, estndares que permitan su medicin.

ConfiabIe: las variables utilizadas para su clculo deben ser reales, concretas, propias y
verificables y que sustenten su resultado.

Que agregue vaIor: el contenido del indicador debe permitir a la organizacin identificar
alertas para la toma de decisiones. Si un indicador no facilita la toma de decisiones, no
debe mantenerse.

PROCESO ESTRATGICO


3. ASPECTOS METODOLGICOS

3.1 METODOLOGA GENERAL PARA INDICADORES DE GESTIN

La metodologa general utilizada para el establecimiento de indicadores de gestin, se
fundamenta bsicamente en la propuesta por Beltrn (pp.47-64), la respectiva adaptacin,
para el Senado de la Repblica, se resume de la siguiente forma:

A- Contar con objetivos y estrategias

Es fundamental contar con objetivos claros, precisos, cuantificados y tener establecidas
las estrategias que se emplearn para lograr los objetivos. Ellos nos dan el punto de
llegada, las caractersticas del resultado que se espera. Se entiende por cuantificar un
objetivo o estrategia, la accin de asociarle patrones que permitan hacerla verificable.

Estos patrones son:

Atributo: Es el que identifica la meta.
EscaIa: Corresponde a las unidades de medida en que se especificar la meta.
Status: Es el valor actual de la escala, el punto de partida.
UmbraI: Es el valor de la escala que se desea alcanzar.
Horizonte: Hace referencia al perodo en el cual se espera alcanzar el umbral.
Fecha Iniciacin: Cuando se inicia el horizonte.
Fecha Terminacin: Finalizacin de lapso programado para el logro de la meta.
ResponsabIe: Persona que tendr a su cargo la ejecucin de la estrategia o logro de la
meta.

B- Identificar factores crticos de xito

Son aquellos aspectos que son necesarios mantener bajo control para lograr el xito de la
gestin, el proceso o labor que se pretende adelantar. Se identificaran factores crticos de
xito asociados a la eficacia, eficiencia y efectividad.

C. EstabIecer indicadores para cada factor crtico de xito

Una vez identificados los factores crticos de xito, se definirn indicadores que permitan
realizar el monitoreo y seguimiento antes, durante y despus de la ejecucin del plan o
proceso respectivo.

PROCESO ESTRATGICO


D- Determinar, para cada indicador, estado, umbraI y rango de gestin

Estado: valor inicial o actual del indicador.
UmbraI: es el valor del indicador que se requiere lograr o mantener.
Rango de gestin: es el espacio comprendido entre los valores mnimo y mximo que el
indicador puede tomar.

E- Disear Ia medicin

Consistir en determinar las fuentes de informacin, frecuencia de medicin, presentacin
de la informacin, asignar responsables de la medicin y anlisis de la informacin.

F- Determinar y asignar recursos

Los recursos que se utilicen en la medicin y el anlisis debern ser parte de los recursos
(fsicos, humanos, tcnicos y financieros) empleados en el desarrollo de los planes y
procesos, o los que determinen la Entidad, para tal fin.

G- Medir, aprobar, y ajustar eI sistema de indicadores de gestin.

Teniendo en cuenta que la precisin en la identificacin y construccin de un indicador no
se logra de inmediato, sino que se requiere de su desarrollo y evaluacin durante un
perodo de tiempo, se deben tener en cuenta los siguientes factores, entre otros, para los
respectivos ajustes o cambios:

Pertinencia del indicador.
Valores y rangos establecidos.
Fuentes de informacin seleccionadas.
Proceso de toma y presentacin de la informacin.
Frecuencia en la toma de la informacin.
Destinatario de la informacin

H- Estandarizar y formaIizar

Consistir en el proceso de especificacin completa de los indicadores de gestin, su
documentacin, divulgacin e inclusin en el sistema integral de evaluacin y control de
gestin, adoptados mediante el Manual de ndicadores de Gestin de la Entidad.

I- Mantener y mejorar continuamente

Teniendo en cuenta que las entidades pblicas, al igual que las organizaciones en
general, son organismos dinmicos que constantemente se deben adaptar a las
demandas provenientes del entorno y sus regulaciones, el sistema de indicadores de

PROCESO ESTRATGICO


gestin debe ser revisado a la par con los objetivos, estrategias, planes y procesos de la
Entidad. Realizar mantenimiento al sistema es bsicamente, darle continuidad operativa y
efectuar los ajustes que se deriven del permanente seguimiento, monitoreo y control de la
gestin.

3.2 PROCEDIMIENTO UTILIZADO POR LA DIRECCIN GENERAL ADMINISTRATIVA
DEL SENADO DE LA REPBLICA PARA LA DEFINICIN Y CONSTRUCCIN DE
INDICADORES DE GESTIN

En el proceso de identificacin y construccin de indicadores para el Senado de la
Repblica se desarrollaron las siguientes fases o etapas:

Capacitacin: se realizaron seminarios y talleres, liderados y coordinados por la
Divisin de Planeacin y Sistemas, en los cuales se capacit a los funcionarios y
personas responsables de los planes y procesos implementados por la Entidad, con el
propsito de iniciar el proceso de identificacin, documentacin y construccin de los
indicadores de gestin. Las capacitaciones se realizaron previa convocatoria a todas las
dependencias de la Entidad. En el anexo A, se relaciona el programa del Seminario -
Taller realizado.

Preparacin materiaI de apoyo: previo a la realizacin de los talleres se prepararon
los formatos, ayudas visuales, guas metodolgicas y material impreso como herramientas
de apoyo para la fase de documentacin y construccin de indicadores.
Conformacin de equipos de trabajo: para la identificacin y construccin de
indicadores se conformaron equipos de trabajo, de conformidad con los Planes de Accin
Divisionales y los procesos adoptados para el Sistema de Gestin de Calidad de la
Entidad. Los funcionarios y personas integrantes de los diferentes equipos fueron los
responsables de la identificacin y construccin de indicadores, bajo la asesora
permanente de dos asesoras de la Divisin de Planeacin y Sistemas.
Documentacin de Ia informacin: a partir de la realizacin de los talleres con los
diferentes equipos conformados se llev a cabo la fase de documentacin. La informacin
recolectada fue registrada por cada uno de los equipos en los formatos de hoja de vida de
indicadores de gestin, para su posterior retroalimentacin por parte de cada una de las
Divisiones y dependencias involucradas. Una vez realizada la retroalimentacin y revisin
respectiva, la Divisin de Planeacin realiz la consolidacin de dicha informacin, previa
revisin de la Oficina de Control nterno.

PROCESO ESTRATGICO


Preparacin deI ManuaI de Indicadores de Gestin y de Ia ResoIucin de
adopcin: posterior a la retroalimentacin y revisin de la informacin, la Divisin de
Planeacin y Sistemas procedi a la organizacin y preparacin del Manual de
ndicadores de Gestin para la Entidad y su correspondiente proyecto de resolucin de
adopcin, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, la estructura de
contenido y metodologa propuesta por el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica.
Remisin deI ManuaI y proyecto de ResoIucin de adopcin a Ia Direccin
GeneraI Administrativa: para su revisin, aprobacin y adopcin se entrega el Manual
de ndicadores a la Direccin General Administrativa del Senado de la Repblica, quin
expide la Resolucin No. 1833 del 4 de Diciembre de 2008.
SociaIizacin y DivuIgacin deI ManuaI: una vez aprobada la Resolucin de
adopcin del Manual de ndicadores de Gestin, la Divisin de Planeacin y Sistema se
encarga de realizar la socializacin y divulgacin del Manual, con todos los funcionarios y
personas que participaron en la identificacin y construccin de los indicadores; as como
con los responsables de su medicin y anlisis. Corresponde a cada uno de los
responsables de procesos y planes, velar por su implementacin.

PROCESO ESTRATGICO


4. DOCUMENTACIN DE INDICADORES DE GESTIN PARA LA DIRECCIN
GENERAL ADMINISTRATIVA

4.1 INDICADORES DE GESTIN PARA LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIN
DE CALIDAD

Mediante la Resolucin 1413 del 8 de Julio de 2005, de la Direccin General
Administrativa del Senado de la Republica, se aprobaron dos procesos gerenciales, cinco
procesos esenciales y tres procesos de apoyo, as:

PROCESOS GERENCIALES:

Proceso Estratgico (aprobado mediante Resolucin No. 2916 del 27 de Junio del
2006).
Proceso de Administracin de Proyectos (aprobado mediante Resolucin No. 2528
del 17 de Marzo de 2006).

PROCESOS ESENCIALES:

Proceso de Contratacin (aprobado mediante Resolucin No. 5502 del 15 de
Septiembre de 2006).
Proceso de Administracin de Recursos Tecnolgicos (aprobado mediante
Resolucin No. 6620 del 21 de Junio de 2006).
Proceso de Administracin del Talento Humano (aprobado mediante Resolucin
No. 5241 del 3 de Agosto de 2006).
Proceso de Administracin de Recursos Financieros (aprobado mediante
Resolucin No. 5810 del 7 de Diciembre de 2006).
Procesos de Administracin de Bienes e nfraestructura (aprobado mediante
Resolucin No. 2480 de 1 de Marzo de 2006).

PROCESOS DE APOYO:

Proceso de Administracin Documental (aprobado mediante Resolucin No. 1997
del 30 de Noviembre de 2005).
Proceso de Apoyo Jurdico (aprobado mediante Resolucin No. 6737 del 19 de
Julio de 2006).
Proceso de nformacin a Usuarios y Ciudadana (aprobado mediante Resolucin
No. 3501 del 15 de Septiembre de 2006).

PROCESO ESTRATGICO


4.1.1 INDICADORES PARA EL PROCESO ESTRATGICO

Para el proceso estratgico se identificaron 9 indicadores de gestin, as:

4.1.1.1 - PG01-S01 - E 01
Diagnstico organizacional formulado.

4.1.1.2 - PG01-S02 - E - 02
Difusin de las modificaciones a la plataforma estratgica.

4.1.1.3 - PG01-S02 - E 03
Plataforma estratgica.

4.1.1.4 - PG01-S02 - E 04
Difusin plataforma estratgica a nuevos funcionarios y contratistas.

4.1.1.5 - PG01-S03 - E 05
Cumplimiento planes de accin divisionales acorde con las estrategias.

4.1.1.6 - PG01-S04 - E 06
Existencia de planes de accin individuales por divisin.

4.1.1.7 - PG01-S04 - E 07
Cumplimiento al seguimiento de planes de accin programados

4.1.1.8 - PG01-S05 - E - 08
Cumplimiento de auditorias internas y de calidad

4.1.1.9 - PG01-S06 - E - 09
Solucin de anomalas

Las hojas de vida correspondientes a los indicadores definidos para el proceso estratgico
se encuentran relacionadas en el anexo B.

4.1.2 INDICADORES PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

Para el proceso administracin de proyectos se identificaron 9 indicadores de gestin, as:

4.1.2.1 - PG02-S01 - E - 01

PROCESO ESTRATGICO


Proyectos viables

4.1.2.2 - PG02-S02 - E - 02
Existencia del Plan global y complementarios para la ejecucin de proyectos.

4.1.2.3 - PG02-S02 - E - 03
Cronograma de actividades por proyectos viabilizado.

4.1.2.4 -PG02-S03 - F -04
Cumplimiento del presupuesto

4.1.2.5 - PG02-S03 - E 05
Cumplimiento del cronograma.

4.1.2.6 - PG02-S03 - F - 06
Cumplimiento Plan global y complementarios.

4.1.2.7 - PG02-S04 - E - 07
mplementacin de subsistemas del proyecto.

4.1.2.8 - PG02-S04 - E - 08
Cumplimiento de actividades de mantenimiento.

4.1.2.9 - PG02-S04 - E - 09
Cumplimiento de actividades programadas en la evaluacin expost.

Las hojas de vida correspondientes a los indicadores definidos para el proceso
administracin de proyectos se encuentran relacionadas en el anexo C.

4.1.3 INDICADORES PARA EL PROCESO DE CONTRATACIN

Para el proceso de contratacin se identificaron 5 indicadores de gestin, as:

4.1.3.1 - PE01-S01 - F 01
Planeacin de actividades de contratacin.

4.1.3.2 - PE01-S02 - E 02
Contratos realizados.

PROCESO ESTRATGICO


4.1.3.3 - PE01-S03 - E 03
Cumplimiento en la contratacin.

4.1.3.4 - PE01-S03 - F 04
Cumplimiento de informes de contratos.

4.13.5 - PE01-S04 - E 05
Cumplimiento de la liquidacin de contratos.

Las hojas de vida correspondientes a los indicadores definidos para el proceso de
contratacin se encuentran relacionadas en el anexo D.

4.1.4 INDICADORES PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
TECNOLGICOS

Para el proceso de administracin de recursos tecnolgicos se identificaron 7 indicadores
de gestin, as:

4.1.4.1 - PE04-S01 - E 01
Actualizacin y/o validacin del manual de polticas, uso y administracin de recursos
informticos.

4.1.4.2 - PE04-S01 - E - 02
Cuentas de usuarios

4.1.4.3 - PE04-S02 - 03
Disponibilidad del servicio

4.1.4.4 - PE04-S03 - E 04
nforme estadstico de patrones de uso, seguridad de acceso y contravenciones u
omisiones por parte de los funcionarios.

4.1.4.5 - PE04-S04 - E - 05
Soporte tcnico

4.1.4.6 - PE04-S04 - - 06
Efectividad del servicio de soporte tcnico

4.1.4.7 - PE04-S05 - E 07

PROCESO ESTRATGICO


Control de backcups para sistemas de informacin.

administracin de recursos tecnolgicos se encuentran relacionadas en el anexo E.

4.1.5 INDICADORES PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIN DEL TALENTO
HUMANO

Para el proceso de administracin del talento humano se identificaron 20 indicadores de
gestin, as:

4.1.5.1 - PE02-S01 - E - 01
Cronograma de ajuste del manual de funciones y competencias.

4.1.5.2 - PE02-S01 - E - 02
Cumplimiento del cronograma de ajuste al manual de funciones y competencias.

4.1.5.3 - PE02-S01 - E - 03
Proyecto de ajuste al Manual de funciones y competencias.

4.1.5.4 - PE02-S02 - E - 04
Plan anual de requerimiento de personal.

4.1.5.5 - PE02-S02 - F 05
Funcionarios vinculados

4.1.5.6 - PE02-S03 - E - 06
Actualizacin de la poltica de formacin y capacitacin.

4.1.5.7 - PE02-S03 - E - 07
Cumplimiento del plan de formacin y capacitacin del personal.

4.1.5.8 - PE02-S04 - E - 08
Oportunidad en la entrega de informes relacionados con la nmina

4.1.5.9 - PE02-S04 - E 09
Certificados Realizados de tiempo de servicios e ingresos

4.1.5.10 - PE02-S04 - E - 10

PROCESO ESTRATGICO


Reporte oportuno de novedades

4.1.5.11 - PE02-S05 - E - 11
Conformacin del Comit Paritario de Salud Ocupacional (COPASO).

4.1.5.12 - PE02-S05 - E - 12
Existencia de los subprogramas del plan integral de bienestar.

4.1.5.13 - PE02-S05 - E - 13
Cumplimiento de las actividades del subprograma: Medicina preventiva y del
trabajo.

4.1.5.14 - PE02-S05 - E - 14
Cumplimiento de las actividades del subprograma: Higiene y seguridad industrial.

4.1.5.15 - PE02-S05 - E - 15
Cumplimiento de las actividades del subprograma: Saneamiento bsico y
proteccin ambiental.

4.1.5.16 - PE02-S05 - E - 16
Realizacin de simulacros de emergencias planeados.

4.1.5.17 - PE02-S06 - E - 17
Cumplimiento de las actividades del plan integral de bienestar.

4.1.5.18 - PE02-S06 - E - 18
Cobertura de necesidades de bienestar institucional para funcionarios y grupo
familiar

4.1.5.19 - PE02-S07 - E - 19
Evaluacin de competencias y desempeo.

4.1.5.20 - PE02-S07 - E - 20
Funcionarios con evaluacin del desempeo aprobada

administracin del talento humano se encuentran relacionadas en el anexo F.

PROCESO ESTRATGICO


4.1.6 INDICADORES PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS
FINANCIEROS

Para el proceso de administracin de recursos financieros se identificaron 10 indicadores
de gestin, as:

4.1.6.1 - PE03 - E 01
Cumplimiento de pagos.

4.1.6.2 - PE03-S01 - E 02
Reintegros al tesoro nacional.

4.1.6.3 - PE03-S01 - F 03
Reclasificacin de ingresos

4.1.6.4 - PE03-S01 - E 04
Cumplimiento en la presentacin del anteproyecto de presupuesto

4.1.6.5 - PE03-S01 - F - 05
Asignacin presupuestal.

4.1.6.6 - PE03-S02 - E 06
Ejecucin definitiva del presupuesto.

4.1.6.7 - PE03-S03 - E 07
Oportunidades en la entrega de estados financieros.

4.1.6.8 - PE03-S03 - E 08
Evacuacin de partidas conciliatorias.

4.1.6.9 - PE03-S04 - E 09
Oportunidad pago prestacin de servicios.

4.1.6.10 - PE03-S04 - E 10
Oportunidad en el pago a proveedores.

Las hojas de vida correspondiente a los indicadores definidos para el proceso de
administracin de recursos financieros se encuentran relacionadas en el anexo G.

PROCESO ESTRATGICO


4.1.7 INDICADORES PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIN DE BIENES E
INFRAESTRUCTURA

Para el proceso de administracin de bienes e infraestructura se identificaron 11
indicadores de gestin, as:

4.1.7.1 - PE05-S01 - F 01
Ejecucin del plan de compras.

4.1.7.2 - PE05-S01 - E 02
Actualizacin del plan de compras.

4.1.7.3 - PE05-S02 - E 03
ngreso de activos fijos.

4.1.7.4 - PE05-S03 - E 04
Salida de bienes del almacn.

4.1.7.5 - PE05-S04 - E 05
Control preventivo de bienes, muebles, inmuebles y vehculos.

4.1.7.6 - PE05-S04 - E 06
Control correctivo programado de bienes, muebles, inmuebles y vehculos.

4.1.7.7 - PE05-S04 - E 07
Mantenimiento correctivo no programado o imprevistos de bienes, muebles, inmuebles
y vehculos.

4.1.7.8 - PE05-S05 - E 08
Control de traslado de inventario

4.1.7.9 - PE05-S05 - E 09
Control de devolucin.

4.1.7.10 - PE05-S05 - E 10
Control de baja de inventarios de activos obsoletos, inservibles y/o en mal estado.

4.1.7.11 - PE05-S05 - E 11
Cumplimiento del cronograma para inventarios de bienes.

PROCESO ESTRATGICO


administracin de bienes e infraestructura se encuentran relacionadas en el anexo H.

4.1.8 INDICADORES PARA EL PROCESO DE ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

Para el proceso de administracin documental se identificaron 5 indicadores de gestin,
as:

4.1.8.1 - PA01-S01 - E - 01
Atencin de solicitudes para modificacin de documentos del Sistema de Gestin de
Calidad (SGC).

4.1.8.2 - PA01-S01 - E - 02
Atencin de solicitudes.

4.1.8.3 - PA01-S02 - E - 03
Actualizacin de la tabla de retencin documental.

4.1.8.4 - PA01-S02 - E - 04
mplementacin de las tablas de retencin documental.

4.1.8.5 - PA01-S03 - E - 05
Oportunidad en la comunicacin de documentos con trmino.

administracin documental se encuentran relacionadas en el anexo .

4.1.9 INDICADORES PARA EL PROCESO DE APOYO JURDICO

Para el proceso de apoyo jurdico se identificaron 9 indicadores de gestin, as:

4.1.9.1 - PA02 - S01 - E -01
Conciliaciones adelantadas.

4.1.9.2 - PA02-S01 - E 02
nforme de gestin del comit de conciliacin.

PROCESO ESTRATGICO


4.1.9.3 - PA02-S02 - E 03
Procesos disciplinarios.

4.1.9.4 - PA02-S02 - E 04
Sanciones o multas a procesos disciplinarios.

4.1.9.5 - PA02-S03 - E 05
Acciones de tutela a favor de la entidad

4.1.9.6 - PA02-S04 - E 06
Fallos de los procesos judiciales.

4.1.9.7 - PA02-S04- E - 07
Procesos, consultas y conceptos jurdicos.

4.1.9.8 - PA02-S04 - E - 08
nforme de procesos atendidos

4.1.9.9 - PA02-S04 - E - 09
nforme de consultas y conceptos

Las hojas de vida correspondientes a los indicadores definidos para el proceso de apoyo
jurdico se encuentran relacionadas en el anexo J.

4.1.10 INDICADORES PARA EL PROCESO DE INFORMACIN A USUARIOS Y
CIUDADANA

Para el proceso de informacin a usuarios y ciudadana se identificaron 4 indicadores de
gestin, as:

4.1.10.1 - PA03-S02 - E - 01
Atencin a quejas, reclamos y sugerencias.

4.1.10.2 - PA03-S02 - E - 02
Planes implementados frente a las quejas, reclamos y sugerencias.

4.1.10.3 - PA03-S03 - E 03
Encuesta de satisfaccin de usuarios.

PROCESO ESTRATGICO


4.1.10.4 - PA03-S03- E 04
Satisfaccin de usuarios.
informacin a usuarios y ciudadana se encuentran relacionadas en el anexo K.

89 ndicadores de Gestin para los Procesos del Sistema de Gestin de Calidad del
Senado de la Repblica.

4.2. INDICADORES PARA LOS PLANES DE ACCIN DIVISIONALES

La Direccin General Administrativa del Senado de la Repblica la conforman cinco
Divisiones, as:

Divisin Jurdica
Divisin Recursos Humanos
Divisin Planeacin y Sistemas
Divisin Bienes y Servicios
Divisin Financiera

Para el cumplimiento del los objetivos y estrategias del Plan de Accin nstitucional, se
identificaron metas para cada una de las estrategias del Plan. Con el propsito de realizar
seguimiento y evaluacin a los respectivos planes divisionales, se elaboraron indicadores
de gestin para los respectivos planes de accin, de cada una de las divisiones, as:

4.2.1 INDICADORES DE GESTIN PARA EL PLAN DE ACCIN DE LA DIVISIN
JURDICA

Para el plan de accin de la divisin jurdica se identificaron 3 indicadores de gestin, as:

4.2.1.1 PADJ - EE1.2.2 E 01
Socializacin y difusin proceso de contratacin.

4.2.1.2 PADJ EE5.1.1 E - 02
Distribucin del tiempo y cumplimiento de horario.

PROCESO ESTRATGICO


4.2.1.3 PADJ EE5.1.4 E - 03
Comunicacin peridica a supervisores de contratos.

Las hojas de vida correspondientes a los indicadores identificados para el plan de accin
de la divisin jurdica se encuentran relacionadas en el anexo L.

RECURSOS HUMANOS

Para el plan de accin de la divisin recursos humanos se identificaron 6 indicadores de
gestin, as:

4.2.1.1 - PADRH-EE2.3.1 - E - 01
Encuesta de satisfaccin del plan institucional de bienestar.

4.2.1.2 - PADRH-EE2.3.2 - E - 02
Actividades realizadas por bienestar y urgencias mdicas.

4.2.1.3 PADRH - EE2.4.2 - E - 03
Capacitacin en el cdigo de las buenas prcticas ambientales.

4.2.1.4 PADRH - EE3.1.1 - E - 04
nduccin a los nuevos funcionarios de la entidad.

4.2.1.5 PADRH - EE3.1.2 - E - 05
Funcionarios capacitados en valores ticos y corporativos.

4.2.1.6 PADRH - EE5.1.1 - E - 06
Planes de accin individual.

de la divisin de recursos humanos se encuentran relacionadas en el anexo M.

PLANEACIN Y SISTEMAS

PROCESO ESTRATGICO


Para el plan de accin de la divisin planeacin y sistemas se identificaron 15 indicadores
de gestin, as:

4.2.2.1 PADPS - EE1.1.1 - E - 01
Estudio de conveniencia y oportunidad realizado.

4.2.2.2 PADPS - EE1.1.4 - E - 02
Proceso de digitalizacin desarrollado.

4.2.2.3 PADPS - EE1.2.3 - E - 03
Publicacin portal web.

4.2.2.4 PADPS - EE2.1.2 - E - 04
Elaboracin del informe de auditoria.

4.2.2.5 PADPS - EE2.2.1 - E - 05
Documentacin de controles

4.2.2.6 PADPS - EE2.4.2 - E - 06
Gestin ambiental en la divisin.

4.2.2.7 PADPS - EE3.1.2 - E - 07
Divulgacin del cdigo del buen gobierno.

4.2.2.8 PADPS - EE4.1.1 E - 08
Herramientas habilitadas en el portal web.

4.2.2.9 - PADPS EE4.1.3 E - 09
mplementacin del modulo de consulta en lnea.

4.2.2.10 PADPS - EE4.14 - E - 10
mplementacin de la infraestructura tecnolgica.

4.2.2.11 PADPS - EE5.1.1 - E - 11
Optimizacin y buen uso del tiempo laboral.

4.2.2.12 PADPS - EE5.1.3 - E - 12
mplementacin del sistema de gestin documental.

4.2.2.13 PADPS - EE6.1.1 - E - 13
Manejo y uso adecuado del actual sistema integral de seguridad.

PROCESO ESTRATGICO


4.2.2.14 - PADPS - EE6.1.2 E 14
Realizacin de los estudios de preinversin.

4.2.2.15 PADPS - EE6.1.4 E - 15
Sistema integral de seguridad frente al plan de emergencia de la entidad.

de la divisin de planeacin y sistemas se encuentran relacionadas en el anexo N.

BIENES Y SERVICIOS

Para el plan de accin de la divisin bienes y servicios se identificaron 10 indicadores de
gestin, as:

4.2.3.1 PADBS - EE1.1.1 - E - 01
Adquisicin de equipos

4.2.3.2 PADBS - EE1.2.1 - E - 02
Registros de ingresos en el aplicativo dinmica gerencial SYAC.

4.2.3.3 PADBS - EE1.2.1 - E - 03
Registro de salida de elementos en el aplicativo dinmica gerencial SYAC.

4.2.3.4 PADBS - EE2.5.1 - E - 04
Documento de buenas prcticas ambientales aprobado.

4.2.3.5 PADBS - EE2.5.3 - E - 05
Cumplimiento de obligaciones suscritas en el convenio interadministrativo Senado -
Empresa unipersonal fibras recuperables EU.

4.2.3.6 PADBS - EE5.1.3 - E - 06
Estadsticas de consumo por elementos en cada dependencia.

4.2.3.7 PADBS - EE6.1.5 - E - 07
Ubicacin de extintores.

4.2.3.8 PADBS - EE6.1.3 - E - 08

PROCESO ESTRATGICO


Suministro de dotacin de municiones.

4.2.3.9 PADBS - EE5.1.2 - F - 09
Anlisis estadstico de consumo de servicios pblicos.

4.2.3.10 PADBS - EE6.1.3-6.1.5 - E - 10
Suministro de insumos para el mejoramiento integral de la seguridad del Congreso.

de la divisin de bienes y servicios se encuentran relacionadas en el anexo O.

FINANCIERA

Para el plan de accin de la divisin financiera se identificaron 3 indicadores de gestin,
as:

4.2.4.1 PADFP - EE3.1.2 E - 01
Conocimiento de los lineamientos institucionales.

4.2.4.2 PADFP - EE3.1.3 E - 02
Sentido de identidad.

4.2.4.3 PADFP EE5.1.1 - E - 03
Uso del tiempo laboral.

de la divisin de financiera se encuentran relacionadas en el anexo P.

126 ndicadores de Gestin para los procesos del Sistema de Gestin de Calidad (89) y
los planes de accin (37) del Senado de la Repblica.

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PROCESO ESTRATGICO
ELABOR: S. Mrquez, C. Rodriguez FECHA: 02 de Diciembre de 2008 CODIGO: PG01-S03-D01
REVISIN: Jefe de Planeacin y Sistemas. FECHA: 03 de Diciembre de 2008 PAGINA: Pgina 82 de 115
APROB: Director General Resolucin 1833 FECHA: 04 De Diciembre de 2008 VERSIN: 01

5. PARMETROS PARA LA ACTUALIZACIN, DEFINICIN Y
CONSTRUCCIN DE NUEVOS INDICADORES

Es importante tener en cuenta algunos pasos o actividades necesarios para el desarrollo
de un sistema de evaluacin y control de gestin para el Senado de la Repblica, a travs
de las siguientes fases: anlisis preliminar, formulacin del diseo, implementacin,
puesta en marcha y documentacin.

Para el desarrollo de dichas fases es necesario tener en cuenta las siguientes condiciones
generales, previstas por el DAFP:

5.1. DIRECTRICES GENERALES

Para iniciar el desarrollo de un sistema de evaluacin y control de gestin es necesario
contar con el compromiso y respaldo de la alta direccin; surtido lo anterior se debe
proceder a llevar a cabo las siguientes actividades que permitirn que el proceso avance
ms fcilmente.

5.1.1 Conformacin deI Equipo de Trabajo

Una vez tomada la decisin por parte de los directivos de desarrollar para la organizacin
el Sistema de Evaluacin y Control de Gestin, se debe proceder de inmediato a
conformar un equipo de trabajo interdisciplinario, integrado por funcionarios idneos
adscritos tanto a las reas misionales como de apoyo, motivados, experimentados y con
pleno conocimiento de la entidad.

Los funcionarios seleccionados deben ser conscientes que el proyecto tendr xito en la
medida en que se desarrolle como un trabajo de equipo, asegurando el cumplimiento de
las fases descritas en la GUA PARA EL DSEO DE UN SSTEMA DE EVALUACN Y
CONTROL DE GESTN del DAFP (pp. 37-45), cuyo principal inters adems de
implementar mecanismos modernos para la Evaluacin y el Control de Gestin, es el de
mejorar el nivel de atencin y satisfaccin de los clientes o usuarios y el cumplimiento de
los objetivos institucionales acordes con la misin y la visin de cada entidad.

5.1.2 Capacitacin deI Equipo de Trabajo

Esta actividad es bien importante, puesto que justamente a travs de ella se lograr el
conocimiento, aprehensin de la herramienta y conceptualizacin del sistema, as mismo,
se unificarn los criterios de cada uno de sus integrantes. Para ello se considera esencial
el estudio y aplicacin de las fases propuestas en este documento.

PROCESO ESTRATGICO

ELABOR: C. Rodriguez FECHA: 16 de Septiembre de 2009 CODIGO: PG01-S03-D01
REVISIN: Jefe de Planeacin y Sistemas. . Garca FECHA: 1 de Octubre de 2009 PAGINA: Pgina 83 de 115

5.1.3 Cronograma de Trabajo

Conformado y capacitado el equipo de trabajo, se debe proceder a desarrollar en forma
precisa, las etapas o fases en las que se ejecutar el proyecto, detallando las actividades,
responsables y fechas programadas para lograr la construccin, documentacin y puesta
en marcha o desarrollo del sistema.

Sobre este aspecto, es recomendable elaborar actas que sustenten las verificaciones y
seguimientos que realice el equipo de trabajo y que permita hacer evaluaciones
posteriores sobre el cumplimiento de las metas propuestas o desviaciones y los ajustes
que se deban realizar.

5.2. FASE 1: ANLISIS PRELIMINAR

5.2.1 Externo

En esta actividad lo que se pretende fundamentalmente es conocer las experiencias de
otras entidades del sector en el desarrollo e implementacin del Sistema de Evaluacin y
Control de Gestin; a fin de ser capitalizadas por la entidad en el proceso de desarrollo e
implementacin de su propio sistema.

5.2.2 Interno

El equipo de trabajo proceder a verificar la existencia y desarrollo de los elementos
definidos en el proceso administrativo y por ende en el Sistema de Control nterno, tales
como, planeacin, procesos y procedimientos, mecanismos de verificacin y evaluacin y
sistemas de informacin, entre otros, los cuales se constituyen en factores sine qua non
del sistema de Evaluacin y Control de Gestin.

De manera especifica, con respecto a los sistemas de informacin en esta actividad se
pretende determinar el nivel de desarrollo de los sistemas, identificando las fuentes o
sistemas formales o informales, su grado de complejidad, confiabilidad y oportunidad con
que fluye en la organizacin y la necesidad de armonizar, simplificar o crear mecanismos
eficientes y eficaces que coadyuven a la obtencin de datos con calidad dentro del
proceso de construccin del Sistema de Evaluacin y Control de Gestin.

PROCESO ESTRATGICO


5.3. FASE 2: FORMULACIN DEL DISEO

Cada vez resulta ms complejo para la Gerencia Pblica la toma de decisiones, entre
otros factores, debido a la variedad y complejidad de la informacin que se procesa en la
entidad; es por esto que es importante definir un esquema en el cual se pueda consolidar
de manera coherente y secuencial toda informacin que se genere en la entidad a travs
de cada uno de los procesos, proyectos y actividades, que se desarrollan en cada una de
sus reas.

5.3.1 Desagregacin deI ndice de Gestin InstitucionaI en Ios Factores Estratgicos

El ndice de Gestin nstitucional establecido tiene un valor de 1000 puntos, se desagrega
este valor entre los 3 factores estratgicos: eficacia, eficiencia y efectividad.

5.3.2 Definicin de Factores CIaves de xito

Estos factores son particulares en cada entidad y corresponden a los aspectos
determinantes del xito o fracaso de la entidad, rea o proceso, y es tarea fundamental
del equipo de trabajo asignado para tal fin, facilitar la identificacin y ponderacin de estos
factores en las diferentes reas o procesos.

5.3.3 Ponderacin por reas

Una vez definido el puntaje a cada uno de los factores estratgicos a nivel nstitucional, se
desagregar en cada de una las reas de la entidad, teniendo en cuenta en primer lugar
como criterio de asignacin las reas responsables de los procesos misionales o factores
crticos de xito, en forma de cascada hasta llegar a los procesos de apoyo; para lo cual
el grupo de trabajo coordinar con los responsables de las reas la respectiva
ponderacin.

Para lograr la objetividad y aproximacin real en la ponderacin, se requiere
sensibilizacin y compromiso de los responsables de las reas para reconocer de manera
objetiva el valor agregado que se aporta al resultado total de la gestin de la entidad.

Entre los criterios objetivos que se deben tener en cuenta para la fijacin de
ponderaciones, estn los siguientes:

La razn de ser de las dependencias con respecto a la prestacin de los servicios
derivados en los procesos misionales.

PROCESO ESTRATGICO


La gestin desplegada por las reas en relacin con la generacin de recursos
propios, lo cual puede considerarse una prioridad de acuerdo con las polticas
institucionales.

Una vez concluida la ponderacin se proceder a determinar su equivalente en puntos, a
su vez estos puntos se distribuyen por factor estratgico en cada rea; al final de esta
etapa se tendr el cuadro de ponderaciones por rea.

SeIeccionar Ios Indicadores

Los Factores Estratgicos reflejan el comportamiento de los indicadores de gestin que
previamente se establecieron en cada una de las reas para cada proceso que se
desarrolla, por tal razn es necesario seleccionar en cada proceso o rea los indicadores
que conforman cada factor estratgico y relacionarlo con la categorizacin de resultados.

5.3.5 Categorizacin de ResuItados

Con el propsito de cualificar y medir los resultados de un rea y/o la organizacin, se
toma como base el criterio determinado por el CONTEC, en su nivel de satisfaccin,
adaptndolo a las necesidades y experiencias propias de la entidad, estableciendo
diferentes niveles que van desde el DEFICIENTE con un 60% hasta el EXCELENTE con
el 100% de calificacin.

PUNTAJE OBTENIDO (%)
NIVEL DE SATISFACCIN
< 80 > 100 EXCELENTE
<60 < 80 REGULAR
60 DEFCENTE

5.3.6 rboIes de Gestin

Cumplidas las actividades anteriores se debe proceder a establecer la herramienta en la
cual se pueda visualizar el funcionamiento de los elementos desarrollados, el rbol de
gestin es una herramienta que facilita posteriormente el anlisis de toda la informacin.

PROCESO ESTRATGICO


5.4 FASE 3: IMPLEMENTACIN Y PUESTA EN MARCHA

Habindose definido los rboles de gestin de acuerdo a lo establecido en la fase del
Diseo y una vez seleccionados los indicadores por cada rea, se debe proceder a
realizar la articulacin de todos los elementos, es decir poner en funcionamiento el
sistema, comenzando con una prueba piloto en algunas reas, monitoreando
constantemente a fin de conocer las debilidades o falencias que se presenten, y poder
realizar los respectivos ajustes.

Hechos los ajustes se proceder a integrar las dems reas de la organizacin, las cuales
tambin podrn hacer recomendaciones al mismo, hasta lograr un sistema acorde con las
necesidades institucionales.

Al inicio de esta fase cada rea, seguramente contar con un gran nmero de indicadores
establecidos, lo cual dificultar la articulacin de estos con el Sistema de Evaluacin y
Control de Gestin de la entidad. Por tal razn, el responsable del rea en coordinacin
con el grupo de trabajo deber permanentemente revaluar los indicadores que para la
entidad son convenientes calcular, a fin de lograr unificar el resultado de los indicadores
con el puntaje asignado a cada una de las actividades, procesos, rea y factor estratgico
asignado en la ponderacin previamente realizada y consolidada en los rboles de
gestin.

5.5. FASE 4: DOCUMENTACIN - MANUAL

Como parte final de la implementacin es necesario que todas las herramientas que se
desarrollan y forman parte del sistema sean documentadas con el fin de que permitan, por
una parte servir de gua a quienes lo consulten y a la vez facilitar su difusin al interior de
toda la entidad. Por tal razn, documentar toda la informacin correspondiente al uso e
implementacin de las herramientas es un paso obligado para la implementacin y
mejoramiento del sistema, al igual que contribuye al fortalecimiento de la fase del Sistema
de Control nterno denominada DOCUMENTACIN, donde permite a la entidad que los
cambios en su administracin no causen desviaciones y traumatismos a la gestin a
realizarse.

En el proceso de documentacin se debe adems elaborar los manuales e instructivos
pertinentes y documentar la experiencia de como se adelanta todo el proceso de
elaboracin del sistema. Cabe anotar que tanto las Hojas Metodolgicas, rboles de
Gestin y las Ponderaciones por Factores Estratgicos de las reas de la organizacin,
deben hacer parte de la documentacin del sistema.

PROCESO ESTRATGICO


En la elaboracin de dicho manual se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

5.5.1 EIaboracin

Antes de editar el manual es conveniente que las personas responsables del documento
lo sometan a una revisin final para asegurar claridad, precisin y estructura apropiada,
logrando detectar fallas en la recoleccin de la informacin.

La presentacin del manual como estructura general debe contemplar los siguientes
puntos:

5.5.1.1 Portada
La portada o caratula debe contener:
1) El nombre de la entidad
2) Manual del Sistema de Evaluacin y Control de Gestin
3) Ciudad y fecha de elaboracin del manual

5.5.1.2 AIcance y campo de apIicacin

Definir claramente la organizacin para la cual el manual se aplica e identificar a quienes
esta dirigido, especificando el rea o reas que tienen relacin con el mismo.

5.5.1.3 TabIa de contenido

Debe presentar los ttulos de las secciones incluidas y la ubicacin de las mismas, siendo
claras en cuanto a la numeracin, codificacin de las secciones, formatos, cuadros, etc.

4.2.5 Revisin

Para facilitar la actualizacin e incorporacin de cambios, el manual debe elaborarse en
forma tal que permita el intercambio de hojas en el futuro inmediato. Para el caso de
manuales elaborados en forma automatizada debern preverse los mecanismos de
auditora y control a la informacin para llevar a cabo la actualizacin de la misma.

Los formatos utilizados en el diseo e implementacin del Sistema de Evaluacin y
Control de Gestin deben conservar el mismo formato y estructura para facilitar a los
usuarios la interpretacin y as mejorar el desarrollo y la aplicacin de los mismos.

PROCESO ESTRATGICO


4.2.6 Aprobacin

La aprobacin y publicacin del manual debe ser realizada mediante acto administrativo
de la alta direccin y con el concurso de los directivos, quienes sern los directamente
responsables de la implementacin. Este acto debe ser dado a conocer a todo el personal
que hace parte de la entidad para que haya un mayor compromiso institucional.

4.2.7 Difusin

Adoptado el manual y autorizada su distribucin, ya sea en su totalidad o por reas, se
debe garantizar el suministro a todos los usuarios, quienes debern familiarizarse con el
contenido del mismo.

5.5.5 FormaIizacin interna

Se incluir copia del acto administrativo interno por el cual se adopta el manual.

5.5.6 ActuaIizacin

Las necesidades cambian con el tiempo, lo cual implica una revisin y actualizacin
permanente de estos, para ello es conveniente que al realizarse las actualizaciones, se
lleve a cabo el mismo proceso de revisin y aprobacin utilizado en la elaboracin del
manual, llevando un registro de la actualizacin, adicionando una pgina en la tabla de
contenido en la cual se debe indicar la fecha de actualizacin y aprobacin del cambio, el
responsable y la justificacin del mismo.

PROCESO ESTRATGICO


BIBLIOGRAFA

BELTRN JARAMLLO, Jess Mauricio (2006). ndicadores de gestin: Herramienta clave
para el logro de la competitividad. Segunda Edicin, 3M. Bogot.

KAPLAN, Robert y NORTON, David. The balanced Scorecard: Traslating Strategy into
Action. Harvard Business School Press, 1996.

KAPLAN, R.S. y NORTON, D.P (2000). La perspectiva del aprendizaje y crecimiento. En:
El cuadro de mando integral (The balanced scorecard): Ediciones Gestin Barcelona.

PACHECO, Juan Carlos (2002). ndicadores ntegrales de Gestin: MC GrawHill.
Colombia.

REPBLCA DE COLOMBA. CONGRESO DE LA REPBLCA. Constitucin Poltica de
Colombia, Bogot, 1991.

REPBLCA DE COLOMBA. CONGRESO DE LA REPBLCA. Ley 42, Bogot, 1993.




REPBLCA DE COLOMBA. CONGRESO DE LA REPBLCA. Decreto 2145, Bogot,
1999.

REPBLCA DE COLOMBA. CONGRESO DE LA REPBLCA. Decreto 1677, Bogot,
2000.

REPBLCA DE COLOMBA. CONGRESO DE LA REPBLCA. Directiva Presidencial N
4, Bogot, 2002.

REPBLCA DE COLOMBA. DEPARTAMENTO ADMNSTRATVO DE LA FUNCN
PBLCA (2002). Gua para el Diseo de un Sistema de Evaluacin y Control de
Gestin. DAFP, Bogot.

REPBLCA DE COLOMBA. DEPARTAMENTO ADMNSTRATVO DE LA FUNCN
PBLCA (2005). Manual de mplementacin: Modelo Estndar de Control nterno para el
Estado Colombiano MEC 1000:2005. DAFP, Bogot.

PROCESO ESTRATGICO


REPBLCA DE COLOMBA. DEPARTAMENTO NACONAL DE PLANEACN. La
Evaluacin de Resultados en el Sector Pblico a Nivel Nacional, DNP, 21 de Enero de
1994.

SNERGA Sistema Nacional de Evaluacin de Resultados / Plan ndicativo una
Herramienta de Gestin, nstructivo, DNP, agosto de 1998.

SNERGA Sistema Nacional de Evaluacin de Resultados / Sistema de informacin
Manual del Usuario Gua de Operacin, DNP, agosto de 1998.

SERNA GMEZ, Humberto (2001). ndices de Gestin. Primera edicin. Bogot: 3R
Editores. 250 p.

PROCESO ESTRATGICO


ANEXOS

PROCESO ESTRATGICO


Anexo A.
Seminario TaIIer: Definicin Y Construccin De
Indicadores De Gestin

PROCESO ESTRATGICO


1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL: documentar los indicadores de gestin para los planes y
procesos del Sistema de Gestin de Calidad aprobados para la Direccin General
Administrativa del Senado de la Repblica.

1.2 OBJETIVOS ESPECFICOS

Capacitar a los responsables de planes y procesos en las diferentes
dependencias de la Entidad.

dentificar los indicadores de gestin para los diferentes planes y procesos.

Diligenciar la hoja metodolgica para cada un de los indicadores identificados.

Consolidar la informacin obtenida en el formato para la documentacin de
indicadores de gestin.

2. METODOLOGA:

Se realizar en primer lugar un seminario, en el cual se presentarn: marco normativo,
conceptual e institucional para la identificacin y construccin de indicadores de gestin.

En segundo lugar se realizar un taller de aplicacin de los conceptos y metodologa
impartida. Este ser realizado por los responsables de planes y procesos y dos
funcionarios de las respectivas Dependencias.

3. DURACIN: 6 horas

4. FECHA: jueves 28 de agosto y lunes 1 de septiembre de 2008

5. LUGAR: Biblioteca del Congreso

6. FACILITADORES: Stella Mrquez Verbel y Diana Catalina Rodrguez Rojas

PROCESO ESTRATGICO


HOJA DE VIDA DEL INDICADOR Cdigo -AA-E-01
Nombre deI Indicador:
Nombre deI PIan o Proceso:
Propsito u Objetivo deI
Indicador:

Eficacia Qu?

Efectividad
Para que?

Tipo de Indicador (Marque con una X)
Eficiencia Cmo?
Plan Proyecto
Programa Proceso
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Otro Cul
Cmo se mide eI INDICADOR?
Definicin
OperacionaI (forma de
calcularlo- Variables a medir)

Definicin
VariabIes
(Variables a medir)

Unidad de Medida :
Fuentes de Informacin
Trimestral Semestral Anual
Frecuencia de CIcuIo:
Otro Cul:
Frecuencia deI AnIisis:
Otro Cul:
Categorizacin deI ResuItado Excelente Regular Deficiente
ResponsabIe de Ia Medicin:
(Cargo y dependencia)

ResponsabIe deI AnIisis:

Convenciones Cdigo:
: ndicador E: Eficacia : Efectividad
FECHA DE
ELABORACIN
A-A: niciales
proceso o
plan F: Eficiencia #: Nmero consecutivo

PROCESO ESTRATGICO


INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA HOJA METODOLGICA DEL
INDICADOR

1. Cdigo: Conjunto de letras y nmeros, que se usa para identificar el indicador.

2. Nombre deI Indicador: identifica el indicador que evala el cumplimiento de los
objetivos o metas establecidos para un plan, proceso, rea o dependencia de la
Entidad.

3. Nombre deI pIan, proceso o dependencia: identifica el instrumento o rea sobre
el cul se realiza la evaluacin o medicin de resultados.

4. Propsito deI indicador: establece qu mide el indicador, para qu se requiere;
la variable a la cual se le realiza seguimiento o una combinacin de las anteriores.

5. Tipo de indicador: establece si el indicador es de eficacia (resultados), eficiencia
(proceso) o de efectividad (impacto) u otro, de acuerdo a la evaluacin o medicin
a realizar.

6. Forma de ejecucin: hace referencia a la herramienta de la planeacin a la cual
se le realiza seguimiento y evaluacin.

7. Definicin operacionaI: identifica las variables objeto de medicin y su respectiva
formula o forma empleada para calcular el indicador previamente identificado.

8. Definicin de VariabIes: identifica el nombre de una o ms variables objeto de
medicin en el indicador.

9. Unidad de medida: hace referencia a la cantidad estandarizada de una
determinada magnitud fsica. En general, toma su valor a partir de un patrn o de

PROCESO ESTRATGICO


una composicin de otras unidades definidas previamente; por ejemplo: porcentaje
(%), precio ($), horas/hombre, nmero de eventos o elementos, entre otros.

10. Fuentes de Informacin: Personas, documentos o aplicativos de donde
proceden los datos que sirven de base o soporte a las variables definidas para el
calculo de indicadores.

11. Frecuencia de cIcuIo: establece la frecuencia para realizar el control de avance,
en el tiempo, al objeto evaluado que puede ser: bimestral, trimestral, semestral,
anual, entre otros.

12. Frecuencia deI AnIisis: establece la frecuencia para realizar los clculos y/o
mediciones al indicador, en el tiempo, al objeto evaluado que puede ser: bimestral,
trimestral, semestral, anual, entre otros.

13. Categorizacin deI resuItado: escala numrica o porcentual, establecida por la
Entidad, que permite calificar el resultado de la medicin como excelente, regular
o deficiente.

14. ResponsabIe de Ia medicin: establece el cargo responsable de realizar el
clculo y presentar la informacin del indicador (hoja metodolgica).

15. ResponsabIe deI anIisis: establece el cargo responsable de realizar el anlisis
de los datos que genera el indicador en el perodo en el perodo establecido, as
como la definicin de acciones correctivas o preventivas derivadas de su anlisis.

16. Fecha de EIaboracin: tiempo en que se construye o disea el indicador.

S
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(
1
)

(
2
)

(
3
)

(
4
)

(
5
)

(
6
)

(
7
)

(
8
)

(
9
)

PROCESO ESTRATGICO


(1) Establece el nombre o la denominacin que se da al indicador en la Entidad.

(2) Establece el nombre del proceso con el cual se relaciona el indicador, ya sea porque
permite evaluar el resultado obtenido (eficacia) o el resultado del proceso (eficiencia) o la
efectividad del mismo.

(3) Establece para qu se requiere el indicador, que permite medir, la variable a la cual se
le realiza seguimiento una combinacin de las anteriores.

(4) Establece si el indicador es de eficacia (resultado), eficiencia (proceso) o de
efectividad de acuerdo con los lineamientos definidos en esta gua.

(5) Establece las unidades de medida empleadas para el indicador, por ejemplo, %, $,
Horas-hombre, entre otros.

(6) Establece la frecuencia para presentar la informacin, por ejemplo diario, semanal,
quincenal, mensual, bimensual, trimestral, semanal, anual, entre otras.

(7) Establece la formula, el mtodo o una descripcin de la forma empleada para
calcularlo.

(8) Establece el cargo responsable de presentar la informacin y por lo tanto de realizar el
calculo del indicador utilizando la formula o mtodo que presenta la columna anterior.

(9) Establece el cargo responsable de realizar el anlisis de los datos que genera el
indicador en el periodo y/o los datos acumulados hasta el momento, as como la definicin
de acciones correctivas o preventivas derivadas de su anlisis.

PROCESO ESTRATGICO


INDICADORES DE GESTIN PARA LOS PROCESOS DEL
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD INSTITUCIONAL

PROCESO ESTRATGICO


Anexo B.
Indicadores para eI Proceso Estratgico

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente 1 Regular 0 0
I: Indicador E: Eficacia
A-A: Inciales proceso
o plan
F: Eficiencia
FECHA DE ACTUALIZACIN 10-mar-09
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad FECHA DE ELABORACIN
#: Nmero consecutivo 04-sep-08
Frecuencia del Anlisis:
X
Cul:
Categorizacin del Resultado Deficiente
Responsable de la Medicin: (Cargo
y dependencia)
Lder de Equipo de Trabajo de la Divisin Planeacin y
Sistemas
Responsable del Anlisis:
Definicin Variables
(Variables a medir)
DOF = Diagnostico Organizacional Formulado
Unidad de Medida: Nmero
Fuentes de Informacin: Documentacin de la Direccin General Administrativa.
Frecuencia de Clculo:
X
Cul:
Nombre del Plan o Proceso:
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Como se mide el INDICADOR ?
Definicin Operacional
(Forma de calcularlo- Variables a
medir)
DOF
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PG01-S01 - E - 01
Nombre del Indicador: Diagnstico Organizacional Formulado
Proceso: Estratgico
Subproceso: Diagnstico organizacional.
Propsito u Objetivo del Indicador:
Evaluar las recomendaciones realizadas en el diagnstico
organizacional formulado.
Senado de la Repblica Divisin Planeacin y Sistemas
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C80%
< 80%
o plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
y dependencia)
Jefe Divisin de Planeacin y Sistemas.
Convenciones Cdigo:
X
Cul:
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
DMPE = Difusin de las Modificaciones a la Plataforma
Estratgica.
NDPE = Nmero de Difusiones de la Plataforma Estratgica.
NMPE = Nmero de Modificaciones a la Plataforma
Estratgica.
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin:
Carpeta del proceso estratgico
Portal web del Senado de la Repblica.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
medir)
Verificar la difusin de las modificaciones realizadas a la
plataforma estratgica.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Proceso: Estratgico
Subproceso: Formulacin estratgica
Nombre del Indicador: Difusin de las Modificaciones a la Plataforma Estratgica.
100 *
NMPE
NDPE
DMPE =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C80%
< 80%
o plan
F: Eficiencia
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
%
Plan Estratgico adoptado por resolucin 1853 de 2008 y la
poltica de calidad con N de Resolucin 1839 de 2005.
y dependencia)
Programa Proceso
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
PE = Plataforma Estratgica.
NVE = Nmero de Variables Existentes.
NVEs = Nmero de Variables Establecidas.
Variables: M = Misin Va = Valores E = Estrategias.
V = Visin P = Polticas OE = Objetivos Estratgicos EA
= Estrategias Administrativas
PC = Poltica de Calidad.
Unidad de Medida:
medir)
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Nombre del Indicador: Plataforma Estratgica.
Verificar la existencia o revisin de los elementos de la
plataforma estratgica.
Proceso: Estratgico
Subproceso: Formulacin estratgica.
100 *
NVEs
NVE
PE =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C80%
< 80%
o plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
y dependencia)
Jefes Divisiones de Recursos Humanos y Jurdica.
Convenciones Cdigo:
X
Cul:
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
DPENFC = Difusin Plataforma Estratgica a Nuevos
Funcionarios y Contratistas
NFCND = Nmero de Funcionarios y Contratistas Nuevos
Difundidos.
NFCI = Nmero de Funcionarios y Contratistas Ingresados.
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Bases de datos de Jurdica y Recursos Humanos
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
medir)
Verificar la difusin a los funcionarios y contratistas nuevos
de la plataforma estratgica.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador:
Difusin Plataforma Estratgica a Nuevos Funcionarios y
Contratistas
Proceso: Estratgico
Subproceso: Formulacin estratgica.
100 *
NFCI
NFCND
DPENFC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral Semestral x Anual
Otro
Trimestral Semestral x Anual
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C80%
< 80%
o plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
y dependencia)
Oficina Cordinadora de Control Interno
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CPADE = Cumplimiento Planes de Accin Divisionales
acorde con las Estrategias.
NAET = Nmero de Actividades Ejecutadas en el Tiempo
Programado.
NAP = Nmero de Activiades Programadas.
Unidad de Medida: %
Plan de accin.
Plan estratgico.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
medir)
Verificar el cumplimiento a las actividades de los planes de
accin divisionales de acuerdo con lo establecido en el plan
estratgico.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Cumplimiento Planes de Accin Divisionales acorde con las
Estrategias.
Proceso: Estratgico
Subproceso: Despliegue estratgico.
100 *
NAP
NAET
CPADE =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral X Semestral Anual
Otro
Trimestral Semestral X Anual
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C80%
< 80%
o plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
y dependencia)
Jefes de Divisin
Divisin de Planeacin y Sistemas
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
EPA = Existencia de Planes de Accin Individuales por
Divisin.
NPAIF = Nmero de Planes de Accin Individuales
Formulados.
NFD = Nmero de Funcionarios de la Divisin (Planta)
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Informes de evaluacin de los planes de accin.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
medir)
Propsito u Objetivo del Indicador: Verificar la existencia de los planes de accin individuales.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Existencia de Planes de Accin Individuales por Divisin.
Proceso: Estratgico
Subproceso: Seguimiento al direccionamiento estratgico.
100 *
NFD
NPAIF
EPA =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C80%
< 80%
o plan
F: Eficiencia
Jefe Oficina de Control Interno.
Cul:
y dependencia)
Funcionario Asignado de Control interno.
Convenciones Cdigo:
Cronograma.
Informe de evaluacin de planes de accin.
Cul:
X
Definicin
Variables (Variables a medir)
CSP = Cumplimiento al Seguimiento Programado.
NSR = Nmero de Seguimientos Realizados.
NSP = Nmero de Seguimientos Programados.
Unidad de Medida: %
Definicin
Operacional (forma de calcularlo-
Variables a medir)
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Verificar el cumplimiento al seguimiento de los planes de
accin.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Cumplimiento al Seguimiento de Planes de Accin
Programados
PG01-S02-D01-F01
Proceso: Estratgico
Subproceso: Seguimiento a direccionamiento estratgico.
100 *
NSP
NSR
CSP =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C80%
< 80%
o plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
y dependencia)
Profesional Oficina de Control Interno.
Jefe Control Interno.
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
medir)
Definicin Variables
(Variables a medir)
CAIC = Cumplimiento de Auditorias Internas y de Calidad
NAR = Nmero de Auditorias Realizadas.
NAP = Nmero de Auditorias Programadas.
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Programa de auditoria interna del rea administrativa.
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Nombre del Indicador: Cumplimiento de Auditorias Internas y de Calidad.
Proceso: Estratgico
Subproceso: Control de la gestin.
Verificar el cumplimiento de las auditorias internas y de
calidad programadas.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
100 *
NAP
NAR
CAIC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C80%
< 80%
o plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Cul:
Convenciones Cdigo:
Unidad de Medida:
Cul:
%
Fuentes de Informacin: Aplicativo soluciona
medir)
Definicin Variables
(Variables a medir)
SA = Solucin de Anomalas.
NAC = Nmero de Anomalas Cerradas
NAR = Nmero de Anomalas Reportadas.
y dependencia)
Jefe Divisin de Planeacin y Sistemas y
Jefe Control Interno.
Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo del Indicador: Dar solucin a las anomalas identificadas.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan
Nombre del Indicador: Solucin de Anomalas
Proceso: Estratgico
Subproceso: Mejoramiento de procesos
100 *
NAR
NAC
SA =

PROCESO ESTRATGICO


Anexo C.
Indicadores para eI Proceso de Administracin de
Proyectos

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%C
C80%
< 70%
A-A: Inciales proceso o
plan
F: Eficiencia
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Proyectos Viables
Proceso: Administracin de proyectos.
Subproceso: Anlisis de viabilidad.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Determinar la viabilidad de los proyectos presentados.
Jefe Divisin de Planeacin y Sistemas
Convenciones Cdigo:
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
Pv = Proyectos viables.
NPa = Nmero de Proyectos aprobados por la Alta
Direccin.
NPp = Nmero de Proyectos propuestos.
Unidad de Medida: %
(Forma de calcularlo- Variables a medir)
X
Cul:
Presupuesto de inversin del Senado.
Aplicativo BPIN.
X
Responsable de la Medicin:
PG01-S02-D01-F01
100 *
NPp
NPa
Pv =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Planeacin y programacin.
Existencia del Plan Global y Complementarios para la
Ejecucin de Proyectos.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la existencia de herramientas de planeacin
necesarias para la ejecucin del proyecto.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Carpeta o memoria del proyecto.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
EPGC = Pg, Pc, Pe y Pco
Definicin Variables
(Variables a medir)
EPGC = Existencia del Plan Global y Complementarios
para la ejecucin de proyectos.
Pg : Plan global.
Pc : Plan de compras.
Pe: Plan de entrenamiento.
Pco : Plan de comunicacin.
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
X
Cul:
Gerente o Responsable del Proyecto.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
PG01-S02-D01-F01
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Subproceso: Planeacin y programacin.
Nombre del Indicador: Cronograma de Actividades por Proyectos Viabilizado.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Planificar las actividades necesarias para la ejecucin y
puesta en marcha del proyecto.
CrPv
Definicin Variables
(Variables a medir)
CrPv = Cronograma de Actividades para el Proyecto
Viabilizado.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Cronograma de actividades por proyectos viabilizado.
Carpeta de cada proyecto.
X
Cul:
X
Gerente o Responsable de Proyecto.
Convenciones Cdigo:
PG01-S02-D01-F01
Cul:
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Ejecucin de proyectos.
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I -PG02-S03 - F -04
Nombre del Indicador: Cumplimiento del Presupuesto
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Evaluar el cumplimiento de los recursos financieros.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Cul:
Proyecto
Programa Proceso
Categorizacin del Resultado
Definicin Variables
(Variables a medir)
CP = Cumplimiento del Presupuesto.
VRFA = Valor de Recursos Financieros Asignados.
VRFE = Valor de Recursos Financieros Ejecutados.
Unidad de Medida: %
Deficiente
Fuentes de Informacin: Sistema Integral de Informacin Financiera. SIIF
Cul:
Jefes Divisiones de Planeacin y Sistemas, Y Financiera
Gerente o Responsable del Proyecto
Convenciones Cdigo:
PG01-S02-D01-F01
100 *
VRFA
VRFE
CP =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%C
C70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Evaluar el grado de cumplimiento de las actividades del
cronograma por proyecto.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Nombre del Indicador: Cumplimiento del Cronograma.
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Cronograma
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
CC = Cumplimiento del Cronograma.
NAE = Nmero de Actividades Ejecutadas.
NAP = Nmero de Actividades Programadas.
Unidad de Medida: %
Cul:
Cul:
Convenciones Cdigo:
PG01-S02-D01-F01
100 *
NAP
NAE
CC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro X
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PG02-S03 - F - 06
Nombre del Indicador: Cumplimiento Plan Global y Complementarios.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Evaluar el grado de cumplimiento del Plan global y sus
complementarios.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Informa de Avance.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
CP = (Cpg * 0,70) + (Cpc * 0,10) + (Cpe * 0,10) + (Cpco *
0,10)
Definicin Variables
(Variables a medir)
CP = Cumplimiento de Planes.
Cpg = Cumplimiento del plan global.
Cpc = Cumplimiento plan de compras.
Cpe = Cumplimiento plan de entrenamiento.
Cpco = Cumplimiento plan de comunicacin.
Unidad de Medida: %
Cul: Mensual
Cul:
Convenciones Cdigo:
PG01-S02-D01-F01
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro X
Otro X
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Nombre del Indicador: Implementacin de Subsistemas del Proyecto.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el cumplimiento de la implementacin de los
subsistemas o componentes del proyecto ejecutado
Subproceso: Cierre de proyectos y evaluacin expos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Carpeta de proyecto
Matriz de seguimiento de proyectos
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
ISP = Implementacin de Subsistemas o Componentes del
Proyecto
NSE = Nmero de Subsistemas o Componentes
Ejecutados.
NSP = Nmero de Subsistemas o Componentes
Programados.
Unidad de Medida: %
FECHA DE ELABORACIN
Cul: Con la liquidacin del proyecto.
Cul: Con la liquidacin del proyecto.
Supervisor del Contrato
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
100 *
NSP
NSE
ISP =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro X
Otro X
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Nombre del Indicador: Cumplimiento de Actividades de Mantenimiento.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el cumplimiento de actividades de mantenimiento.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Informe de avance de proyectos.
Matriz de seguimiento a proyectos.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
CAM = Cumplimiento de Actividades de Mantenimiento.
NAMP = Nmero de Actividades de Mantenimiento
Programadas
NAME = Nmero de Actividades de Mantenimiento
Ejecutadas.
Unidad de Medida: %
Convenciones Cdigo:
Cul: Cierre del proyecto.
Cul: Cierre del proyecto.
Supervisor de Seguimiento a Proyectos.
100 *
NAMP
NAME
CAM =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Eficiencia Cmo?
Plan Proyecto
Verificar el cumplimiento de las actividades programadas en
la evaluacin expos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Cumplimiento de Actividades Programadas en la
Evaluacin Expos.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
X
Cul: Despus de puesta en marcha del
proceso.
X
Cul: Despus de puesta en marcha del
proceso.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Programa Proceso
Memoria y hoja de vida de cada proyecto.
Definicin Variables
(Variables a medir)
CAPEE = Cumplimiento de Actividades Programadas en la
Evaluacin Expos.
Unidad de Medida: %
Deficiente
Convenciones Cdigo:
Supervisor del Contrato.
Director General Administrativo
PG01-S02-D01-F01
100 *
NAP
NAE
CAPEE =

PROCESO ESTRATGICO


Anexo D.
Indicadores para eI Proceso de Contratacin

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
70%CC
100%
Regular
69%CC
60%
< 60%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Jefe Divisin Jurdica
Direccin General Administrativa.
Convenciones Cdigo:
Fuentes de Informacin: Archivos de contratos.
X
Cul:
y dependencia)
Funcionario Asignado por la Divisin Jurdica.
Programa
Definicin Variables
(Variables a medir)
PAC =Planeacin de Actividades de contratacin.
VCE = Valor de Contratos Ejecutados
VCPPC = Valor de Contratos Planificado en el Plan de
Compras
Unidad de Medida: %
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Proceso: Contratacin
Subproceso: Planeacin de actividades de contratacin
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Proceso
X
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Cul:
Verificar el cumplimiento de la contratacin frente a lo
requerido por la entidad.
I - PE01-S01 - F - 01
Nombre del Indicador: Planeacin de Actividades de contratacin.
medir)
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
FECHA DE ACTUALIZACIN 20-feb-09
100 *
VCPPC
VCE
FPJ=
100 *
VCPPC
VCE
PAC=
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
69%CC
60%
< 60%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Unidad de Medida: %
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
I: Efectividad
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
FECHA DE ELABORACIN
Definicin Variables
(Variables a medir)
CR = Contratos Realizados
NCR = Nmero de Contratos Realizados
NSRD = Nmero de Solicitudes Realizadas por la
Direccin General Administrativa
Fuentes de Informacin: Pgina de contratacin SICON
y dependencia)
Funcionario Asignado por la Divisin de Jurdica.
medir)
Subproceso: Precontractual.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar los procesos de contratacin en la divisin
Jurdica.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Contratos Realizados
I - PE01-S02 - E - 02
100 *
NSRD
NCR
CR =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
I: Efectividad
Carpetas de contratacin.
y dependencia)
Convenciones Cdigo:
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CC = Cumplimiento en la Contratacin
NCL = Nmero de Contratos Legalizados
NCS = Nmero de Contratos Suscritos
Unidad de Medida : %
Plan Proyecto
Programa Proceso
medir)
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el cumplimiento de la legalizacin de contratos vs
los procesos adjudicados.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Subproceso: Contractual.
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PE01-S03 - E - 03
Nombre del Indicador: Cumplimiento en la Contratacin.
100 *
NCS
NCL
CC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral Semestral
X
Anual
Otro
X
Anual
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%CC
60%
< 60%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
y dependencia)
Supervisor de Contratos de la Divisin Jurdica.
Jefe Divisin Jurdica.
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CIFC = Cumplimiento de Informes Finales de Contratos.
NIFCRJ = Nmero de Informes Finales de Contratos
Radicados en Jurdica.
NCAS = Nmero de Contratos Asignados al Supervisor.
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Carpetas de cada contrato.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
medir)
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el cumplimiento de entregas de informes por cada
supervisor.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Cumplimiento de Informes de Contratos.
Subproceso: Contractual.
100 *
NCAS
NIFCRJ
CIFC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia #: Nmero consecutivo 08-sep-08
Convenciones Cdigo:
X
Cul:
X
Cul:
y dependencia)
Funcionario Designado por la Divisin Jurdica.
medir)
Definicin Variables
(Variables a medir)
LC = Liquidacin de Contratos
NCLPL = Nmero de Contratos Liquidados en el Plazo
Legal
NCT = Nmero de Contratos Terminados
Unidad de Medida:
Fuentes de Informacin: Carpetas de Contratos.
%
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la liquidacin de los respectivos contratos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Cumplimiento de la Liquidacin de Contratos.
PG01-S02-D01-F01
Subproceso: Liquidacin de contratos.
100 *
NCT
NCLPL
LC =

PROCESO ESTRATGICO


Anexo E.
Recursos TecnoIgicos

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
o plan
F: Eficiencia
Verificar que se haya realizado la actualizacin o validacin del
manual.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Proceso: Administracin de recursos tecnolgicos
Subproceso: Administracin de cuentas de usuarios.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Actualizacin y/o Validacin del Manual de Polticas, Uso y
Administracin de Recursos Informticos.
Resolucin N1779 del 22 de octubre de 2008: Actualizacin del
Manual de polticas, uso y administracin de recursos informticos
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa
Responsable de la Medicin: (Cargo y
dependencia)
Asesor de la Divisin
medir)
AMPI
Definicin Variables
(Variables a medir)
AMPI = Actualizacin y/o validacin del Manual de Polticas, uso y
administracin de recursos Informticos.
Cul:
X
Convenciones Cdigo:
PG01-S02-D01-F01
X
Proceso
Cul:
#: Nmero consecutivo 11-nov-08
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
50%CC
<80%
<50%
o plan
F: Eficiencia
Proceso
I - PE04-S01 - E - 02 HOJA DE VIDA DEL INDICADOR
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Nombre del Indicador: Cuentas de Usuarios
Eficacia Qu?
Eficiencia Cmo?
FECHA DE ELABORACIN
03-sep-08 #: Nmero consecutivo
I: Efectividad
Convenciones Cdigo:
dependencia)
Deficiente
Cul:
Cul:
Subproceso: Administracin de cuentas de usuarios
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Medir la creacin de cuentas de usuarios y el uso del recursos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Formato 00: Actualizacin de cuentas de correo electrnico del
Subproceso 01.
Solicitudes por escrito de los jefes pidiendo creacin de cuentas de
usuarios.
CU = Cuentas de Usuarios
NCUC = Nmero de Cuentas de Usuarios Creadas.
NCUS = Nmero de Cuentas de Usuarios Solicitadas.
Efectividad
Para que?
medir)
Unidad de Medida:
Proyecto Plan
Programa
%
Definicin Variables
(Variables a medir)
PG01-S02-D01-F01
100 *
NCUS
NCUC
CU =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
95%CC
100%
Regular
60%CC
<95%
< 60%
o plan
F: Eficiencia
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Poder cuantificar la disponibilidaddel servicio: Correo, web, DHCP,
Novel y Proxy.
Disponibilidad del Servicio
Subproceso: Supervisin de recursos informticos.
Eficiencia Cmo?
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PE04-S02 - I - 03
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
medir)
Definicin Variables
(Variables a medir)
Tf = Tiempo de Fallas en das.
Ds = Disponibilidad del Servicio.
Fuentes de Informacin: Formato 04 de fallas del Subproceso 02
X
Cul:
X
Cul:
Deficiente
FECHA DE ELABORACIN
dependencia)
Profesional Universitario
Asesor Divisin de Planeacin y Sistemas
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
PG01-S02-D01-F01
= 100 *
360
100
Tf
Ds
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
o plan
F: Eficiencia
Verificar la existencia del informe estadstico de patrones de uso,
seguridad de acceso y contravenciones u omisiones por parte de
los funcionarios.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Informe Estadstico de Patrones de Uso, Seguridad de Acceso y
Contravenciones u Omisiones por parte de los Funcionarios.
Proceso: Administracin de recursos tecnolgicos.
Subproceso: Controles de seguridad.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
X
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
medir)
IEF
Definicin Variables
(Variables a medir)
Convenciones Cdigo:
Fuentes de Informacin: F01 Patrones generales de uso-acceso a estaciones de trabajo.
Cul:
X
Cul:
IEF= Informe Estadstico de patrones de uso, seguridad de
acceso y contravenciones u omisiones por parte de los
Funcionarios.
Profesional Asignado del rea de Sistemas.
PG01-S02-D01-F01
dependencia)
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
80%CC
<90%
< 80%
o plan
F: Eficiencia
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Medir el grado de apoyo tcnico prestado a los problemas de
operacin presentados en los recursos tecnolgicos disponibles
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Soporte Tcnico
Subproceso: Soporte tcnico.
Formato 01 y 02 del subproceso 04
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
medir)
Definicin Variables
(Variables a medir)
St = Soporte Tcnico
NSTR = Nmero de Soportes Tcnicos Realizados
NSTS = Nmero de Soportes Tcnicos Solicitados
Unidad de Medida: %
Cul:
Cul:
Convenciones Cdigo:
dependencia)
Grupo de Soporte Tcnico de la Divisin
PG01-S02-D01-F01
100 *
NSTS
NSTR
St =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
95%CC
100%
Regular
80%CC
<95%
< 80%
o plan
F: Eficiencia
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PE04-S04 - I - 06
PG01-S02-D01-F01
Nombre del Indicador: Efectividad del Servicio de Soporte Tcnico
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Medir la efectividad de las respuestas y soluciones dadas a los
problemas de operacin presentados en los recursos tecnolgicos
disponibles.
Subproceso: Soporte tcnico
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Formato 01 del subproceso 04
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
medir)
Definicin Variables
(Variables a medir)
ESST = Efectividad del Servicio de Soporte Tcnico.
X = Tiempo por encima del tiempo estndar de respuesta
Tiempo Estndar = 4 horas
El tiempo estandar se mide en horario hbil de atencin al pblico,
es decir, de 8:00 A.M a 1:00 P.M y de 2:00 P.M a 6: 00 P.M
Unidad de Medida: %
FECHA DE ELABORACIN
Cul:
Cul:
dependencia)
Grupo de Soporte Tcnico de la Divisin
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
= 100 *
24
100
X
ESST
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
95%CC
100%
Regular
80%CC
94%
< 80%
o plan
F: Eficiencia
Subproceso: Administracin de contingencias.
PG01-S02-D01-F01
Nombre del Indicador: Control de Backcups para Sistemas de Informacin.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Evaluar la efectividad del cumplimiento del cronograma de
backcups a software administrativos: 1. Soluciona, 2. Horas extras,
3. Hominis, 4. Control UTL, 5. Dinmica Gerencial Comercial, y 6.
Depsitos Judiciales.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
dependencia)
Profesional Universitario de la Divisin.
medir)
Definicin Variables
(Variables a medir)
NBR = Nmero de Backcups Realizados a Software
Administrativos.
NBP = Nmero de Backcups Proyectados en el Cronograma
Anual.
CBSI = Control de Backcups para Sistemas de Informacin.
Unidad de Medida:
Cul:
%
Cronograma actual del Plan para realizar back cups y
restauraciones.
Formato 01 del subproceso 05,
X
Cul:
Convenciones Cdigo:
100 *
NBP
NBR
CBSI =

PROCESO ESTRATGICO


Anexo F.
Indicadores para eI Proceso de Administracin deI
TaIento Humano

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
Cronograma de Ajuste del Manual de Funciones y
Competencias.
Eficiencia Cmo?
Proceso: Administracin del Talento Humano.
Subproceso: Definicin de funciones y competencias.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la existencia del cronograma de ajuste del manual de
funciones y competencias
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
CA = Cronograma de Ajuste al manual de funciones y
competencias.
Cronograma
Manual de funciones vigente.
CA
X
Cul:
X
Cul:
Jefe Divisin de Recursos Humanos.
Jefe Seccin de Seleccin y Capacitacin.
09-sep-08
Convenciones Cdigo:
#: Nmero consecutivo
PG01-S02-D01-F01
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
60%CC
79%
< 60%
plan
F: Eficiencia
Plan Proyecto
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Cumplimiento del Cronograma de Ajuste al Manual de
Funciones y Competencias.
Programa
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Proceso
Medir el cumplimiento de las actividades definidas en el
cronograma de ajuste.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
I - PE02-S01 - E - 02
Definicin Variables
(Variables a medir)
CC = Cumplimiento del Cronograma.
NACEJ = Nmero de Actividades del Cronograma Ejecutado.
NACE = Nmero de Actividades del Cronograma Elaborado.
Unidad de Medida: %
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
X
Cul:
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
PG01-S02-D01-F01
100 *
NACE
NACEJ
CC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
Nombre del Indicador: Proyecto de ajuste al Manual de Funciones y Competencias.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la existencia del proyecto de ajuste al manual de
funciones y competencias.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
PAMFC
Definicin
Plan Proyecto
Programa Proceso
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Manual de funciones y competencias vigente.
Ley 5 de 1992.
Ley 489 de 1998
Ley 909 de 2004.
Decreto 2539 del 2005.
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
PG01-S02-D01-F01
X
Cul:
PAMFC = Proyecto de Ajuste al Manual de Funciones y
Competencias
Unidad de Medida: Nmero.
Deficiente
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la existencia del plan anual de requerimiento de
personal.
Subproceso: Seleccin y nombramiento de funcionarios.
Nombre del Indicador: Plan Anual de Requerimiento de Personal.
PARP
Programa Proceso
Plan anual de requerimiento de personal,
Planta de personal.
Solicitudes de los jefes de las diferentes dependencias.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
X
Definicin Variables
(Variables a medir)
PARP = Plan Anual de Requerimiento de Personal
Cul:
X
Cul:
Junta de Personal
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
PG01-S02-D01-F01
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
80%
< 80%
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Seleccin y nombramiento de funcionarios.
Nombre del Indicador: Funcionarios Vinculados
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PE02-S02 - F - 05
PG01-S02-D01-F01
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Cumplimiento de requisitos de los funcionarios vinculados.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Lista de chequeo
Hojas de vida
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
FECHA DE ELABORACIN
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
Fv= Funcionarios Vinculados
NFP= Nmero de Funcionarios Posesionados
NFN= Nmero de Funcionarios Nombrados
Unidad de Medida: %
Cul:
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
100 *
NFP
NFN
Fv =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Comprobar la existencia de una poltica de formacin y
capacitacin actualizada.
Subproceso: Formacin de personal.
Nombre del Indicador: Actualizacin de la Poltica de Formacin y Capacitacin.
Plan nacional de formacin y parmetros.
Decreto 1567 de 1998.
Solicitudes de necesidades de capacitacin por parte de las
dependencias.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
APFC
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Programa Proceso
X
Cul:
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
APFC = Actualizacin de la Poltica de Formacin y
Capacitacin.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
PG01-S02-D01-F01
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Formacin y capacitacin de personal.
Cumplimiento del Plan de Formacin y Capacitacin del
Personal.
PG01-S02-D01-F01
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Comprobar el grado de cumplimiento del plan anual de
formacin y capacitacin.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Plan de formacin y capacitacin del personal.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CPFCP = Cumplimiento del Plan de Formacin y Capacitacin
del Personal.
NAPFCE = Nmero de Actividades del Plan de Formacin y
Capacitacin Ejecutadas.
NAPFCP = Nmero de Actividades del Plan de Formacin y
Capacitacin Programadas.
Unidad de Medida: %
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
100 *
NAPFCP
NAPFCE
CPFCP =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
80%
< 80%
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Administracin de nmina
Oportunidad en la Entrega de Informes Relacionados con la
Nmina
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la entrega de los informes mensuales (listados y
archivos planos) de la nmina oportunamente.
PG01-S02-D01-F01
Oficios remisorios
Reporte del banco
Reporte del operador de planilla integrada
Formato control de listados.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Programa Proceso
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
OEIN = Oportunidad en la Entrega de Informes relacionados
con la Nomina
NINR = Nmero de Informes de Nomina Reportados
NINRO = Nmero de Informes de Nomina Reportados
Oportunamente.
Unidad de Medida: %
Jefe Seccin de Registro y Control.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
100 *
NINR
NINRO
OEIN=
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Administracin de nmina.
Nombre del Indicador: Certificados Realizados de Tiempo de Servicios e Ingresos
PG01-S02-D01-F01
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la entrega de solicitudes de certificados de tiempo de
servicios e ingresos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Solicitudes sobre la entrega.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Cul:
Cul:
Jefe Seccin de Registro y Control.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Definicin Variables
(Variables a medir)
SC= Solicitudes de Certificados
NSCE= Nmero de Solicitudes de Certificados Entregadas
NSCR= Nmero de Solicitudes de Certificados Realizados
Unidad de Medida: %
100 *
NSCR
NSCE
SC =
Cdigo
x
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Administracin de nmina.
Nombre del Indicador: Reporte Oportuno de Novedades
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el reporte las novedades a la seccin de registro y
control en las fechas establecidas legalmente.
PG01-S02-D01-F01
Fuentes de Informacin: Formatos de novedades recibidos.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Programa Proceso
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
TNR = Total de Novedades Reportadas
RON = Reporte Oportuno de Novedades.
NNRT = Nmero Novedades Reportadas dentro del Tiempo
establecido.
Unidad de Medida: %
Jefes de Recursos Humanos, Pagadura y Seleccin y
Capacitacin.
Jefe de Seccin de Registro y Control.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
100 *
TNR
NNRT
RON =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro X
Otro X
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Administracin del programa de salud ocupacional.
Conformacin del Comit Paritario de Salud Ocupacional
(COPASO).
PG01-S02-D01-F01
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que este conformado el COPASO.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Resolucin de conformacin.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Cul: 2 aos
CCp
Definicin Variables
(Variables a medir)
CCp = Conformacin del COPASO.
Jefe Seccin de Bienestar y Urgencias Mdicas.
Jefe Divisin Recursos Humanos.
FECHA DE ELABORACIN
Cul: 2 aos
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
Verificar la existencia de los subprogramas: Medicina preventiva
y del trabajo, Higiene y seguridad industrial, y Saneamiento
bsico y proteccin ambiental.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Subproceso: Administracin del programa salud ocupacional
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Existencia de los Subprogramas del Plan Integral de Bienestar.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Eficacia Qu?
Cul:
ESPIB = MPT, HSI, SBPA
Definicin Variables
(Variables a medir)
ESPIB = Existencia de los Subprogramas del Plan Integral de
Bienestar.
MPT = Medicina Preventiva y del Trabajo
HSI = Higiene y Seguridad Industrial
SBPA = Saneamiento Bsico y Proteccin Ambiental
Fuentes de Informacin: Plan integral de bienestar
Cul:
FECHA DE ELABORACIN
Deficiente
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Administracin del programa salud ocupacional
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el cumplimiento de las actividades del subprograma:
Medicina preventiva y del trabajo.
Cumplimiento de las Actividades del Subprograma: Medicina
Preventiva y del Trabajo.
Programa Proceso
Fuentes de Informacin: Plan integral de bienestar
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Definicin Variables
(Variables a medir)
CSMPT = Cumplimiento de las Actividades del Subprograma:
Medicina Preventiva y del Trabajo.
NAR = Nmero de Actividades Realizadas
NAP = Nmero de Actividades Programadas
Unidad de Medida: %
Cul:
Cul:
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
PG01-S02-D01-F01
100 *
NAP
NAR
CSMPT=
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Cumplimiento de las Actividades del Subprograma: Higiene y
Seguridad Industrial.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Higiene y seguridad industrial.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Plan integral de bienestar.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
X
Cul:
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CSHSI = Cumplimiento de las Actividades del Subprograma:
Higiene y Seguridad Industrial.
Unidad de Medida: %
Jefes de las Divisiones de Recursos Humanos y Bienes y
Servicios.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
PG01-S02-D01-F01
100 *
NAP
NAR
CSHSI =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Cumplimiento de las Actividades del Subprograma: Saneamiento
Bsico y Proteccin Ambiental.
Senado de la Repblica
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Saneamiento bsico y proteccin ambiental.
Fuentes de Informacin: Plan integral de bienestar.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Programa Proceso
X
Cul:
X
Definicin Variables
(Variables a medir)
CSSBPA = Cumplimiento de las Actividades del Subprograma:
Saneamiento Bsico y Proteccin Ambiental.
Unidad de Medida: %
Cul:
Jefes de las Divisiones de Recursos Humanos y Bienes y
Servicios.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
PG01-S02-D01-F01
100 *
NAP
NAR
CSSBPA=
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Administracin del programa salud ocupacional.
Nombre del Indicador: Realizacin de Simulacros de Emergencias Planeados.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se lleven a cabo los simulacros planeados.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Cronograma.
Plan integral de bienestar.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
RSEP = Realizacin de Simulacros de Emergencias Planeados.
NSR = Nmero de Simulacros Realizados.
NSP = Nmero de Simulacros Programados
Unidad de Medida: %
Grupo de Brigadistas Asignados.
Cul:
FECHA DE ELABORACIN
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
PG01-S02-D01-F01
100 *
NSP
NSR
RSEP =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el cumplimiento de las actividades del plan integral de
bienestar.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Subproceso: Administracin del plan integral de bienestar.
Nombre del Indicador: Cumplimiento de las Actividades del Plan integral de Bienestar.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
X
Cul:
Fuentes de Informacin: Plan integral de bienestar vigente.
Definicin Variables
(Variables a medir)
CPIB = Cumplimiento del Plan Integral de Bienestar.
NAEj = Nmero de Actividades Ejecutadas.
Unidad de Medida: %
X
Cul:
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
100 *
NAP
NAEj
CPIB =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Cobertura de Necesidades de Bienestar Institucional para
Funcionarios y Grupo Familiar
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la cobertura de necesidades de bienestar institucional
para funcionarios y grupo familiar, identificadas en el plan
general de bienestar.
Subproceso: Administracin del Plan integral de bienestar.
Encuestas
Plan Integral de Bienestar.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
X
Cul:
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CN = Cobertura de Necesidades.
NNBI = Nmero de Necesidades de Bienestar Institucional para
funcionarios y grupo familiar, identificadas en el PGB
NNCr = Nmero de Necesidades incluidas en el Cronograma
Unidad de Medida: %
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
PG01-S02-D01-F01
100 *
NNBI
NNCr
CN =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Evaluacin de competencias y desempeo laboral.
Evaluacin de Competencias y Desempeo.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la existencia de evaluaciones de competencias y
desempeo.
Plan anual de formacin vigente
Formato DAFP: Acuerdos bilaterales entre jefes y funcionarios
encargados.
Diagnostico de encuestas de satisfaccin.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Programa Proceso
Cul:
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
X
Deficiente
Definicin Variables
(Variables a medir)
ECD = Evaluacin de Competencias y Desempeo.
NFE = Nmero de Funcionarios Evaluados
NFAE = Nmero de Funcionarios a Evaluar
Unidad de Medida: %
Funcionario Asignado.
I: Efectividad
Convenciones Cdigo:
PG01-S02-D01-F01
100 *
NFAE
NFE
ECD =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
I - PE02-S07 - E - 20
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el porcentaje de funcionarios con calificacin
satisfactoria, excelente y sobresaliente (Aprobacin de
evaluacin).
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Nombre del Indicador: Funcionarios con Evaluacin del Desempeo Aprobada
Subproceso: Evaluacin de competencias y desempeo laboral.
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
FEDA = Funcionarios con Evaluacin del Desempeo
Aprobada.
NFAED = Nmero de Funcionarios que Aprueban la Evaluacin
del Desempeo con resultados satisfactorios, excelentes y
sobresalientes.
NFE = Nmero de Funcionarios Evaluados.
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Evaluacin del desempeo.
X
Cul:
X
Cul:
Funcionario Asignado
Convenciones Cdigo:
PG01-S02-D01-F01
100 *
NFE
NFAED
FEDA =

PROCESO ESTRATGICO


Anexo G.
Recursos Financieros

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
X
Otro
X
Excelente
95%CC100
%
Regular
94%CC
90%
< 90%
plan
F: Eficiencia
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PE03 - E - 01
Nombre del Indicador: Cumplimiento de Pagos.
Eficiencia Cmo?
Proceso: Administracin de recursos financieros.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el cumplimiento oportuno de pagos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Fuentes de Informacin: SIIF
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
CP = Cumplimiento de Pagos.
NOC = Nmero de Obligaciones Causadas.
NPE = Nmero de Pagos Efectivos.
Unidad de Medida: %
Convenciones Cdigo:
Jefe Seccin Presupuesto
Jefe Divisin Financiera.
Cul: Mensual
Cul: Mensual
PG01-S02-D01-F01
FECHA DE ACTUALIZACIN
12-mar-09
100 *
NOC
NPE
CP =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
X
Otro
Excelente 0 Regular 1/3 <3
plan
F: Eficiencia
Nombre del Indicador: Reintegros al Tesoro Nacional.
Subproceso: Pago de cuentas.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el reintegro de dinero al tesoro nacional.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Unidad de Medida: En pesos
Valores diarios recaudados por reclasificar el ingreso en el
Modulo de Ingresos del SIIF.
RTN = NRI - NRE
Definicin Variables
(Variables a medir)
RTN = Reintegros al Tesoro Nacional.
NRI = Nmero de Reintegros Identificados
NRE = Nmero de Reintegros Efectuados a la Direccin del
Tesoro Nacional.
Cul: Mensual.
Cul:
Jefe Seccin de Presupuesto.
Convenciones Cdigo:
PG01-S02-D01-F01
Jefe Seccin Pagadura.
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
X
Otro
X
Excelente 0 Regular > 0
plan
F: Eficiencia
Nombre del Indicador: Reclasificacin de Ingresos
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que los reintegros sean reclasificados en el SIIF.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
RI = Reclasificacin de Ingresos.
STR = Saldo Total por Reclasificar del SIIF.
VR = Valor Reclasificado en el SIIF
Cul: Bimensual.
Unidad de Medida: Pesos
Fuentes de Informacin: SIIF: Modulo de ingresos-egresos.
Jefes Seccin de Presupuesto y Pagadura.
PG01-S02-D01-F01
Cul: Bimensual.
RI = STR - VR
Definicin Variables
(Variables a medir)
Convenciones Cdigo:
Jefe Seccin de Contabilidad.
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Oficio de remisin.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el cumplimiento de la presentacin del
anteproyecto de acuerdo a las fechas establecidas en el
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Cumplimiento en la Presentacin del Anteproyecto de
Presupuesto
Subproceso: Planeacin del presupuesto.
Proyecto
Programa Proceso
Plan
Definicin
Variables a medir)
APRF
Definicin
APRF = Anteproyecto de Presupuesto Radicado en la
Fecha
X
Cul:
X
Cul:
Jefe de la Divisin Financiera.
Convenciones Cdigo:
Jefe de Seccin de Presupuesto.
PG01-S02-D01-F01
12-mar-09
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
95%CC100
%
Regular
94%CC
90%
< 90%
plan
F: Eficiencia
Nombre del Indicador: Asignacin Presupuestal.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar los valores asignados en la ley de presupuesto.
Subproceso: Administracin de recursos financieros.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Ley de presupuesto
Anteproyecto.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
AP = Asignacin Presupuestal.
VSA = Valor Solicitado en el Anteproyecto.
VALP = Valor Asignado en la Ley de Presupuesto.
Unidad de Medida: %
X
Cul:
Convenciones Cdigo:
PG01-S02-D01-F01
X
Cul:
100 *
VALP
VSA
AP =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
95%CC100
%
Regular
94%CC
90%
< 90%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Subproceso: Ejecucin presupuestal.
Nombre del Indicador: Ejecucin Definitiva del Presupuesto.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que los recursos financieros solicitados sean
ejecutados (Afectacin)
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: SIIF
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
EDPto = Ejecucin Definitiva del Presupuesto
VCPto = Valor Comprometido del Presupuesto
VPA = Valor Presupuestal Asignado
Unidad de Medida: %
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
X
Cul:
Jefe Seccin de Presupuesto
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
12-mar-09
100 *
VCPto
VPA
EDPto =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
95%CC100
%
Regular
94%CC
90%
< 90%
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Contable.
PG01-S02-D01-F01
Nombre del Indicador: Oportunidades en la Entrega de Estados Financieros.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se entreguen oportunamente los estados
financieros (Trimestralmente a la Contadura a travs del
CHIP y semestralmente a la Contralora para rendicin de
cuentas).
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Chip validador de la informacin financiera.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
OEEF = Oportunidades en la Entrega de Estados
Financieros.
NEFEO = Nmero de Estados Financieros Entregados
Oportunamente.
NEFR = Nmero de Estados Financieros requridos por Ley.
Unidad de Medida: %
FECHA DE ELABORACIN
Cul: Cada 4 meses
Cul: Cada 4 meses
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
100 *
NEFR
NEFEO
OEEF =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
95%CC100
%
Regular
94%CC
90%
< 90%
plan
F: Eficiencia
Subproceso: Contable.
PG01-S02-D01-F01
Nombre del Indicador: Evacuacin de Partidas Conciliatorias
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la evacuacin de las partidas conciliatorias.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Archivo de conciliaciones bancarias.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
EPC = Evacuacin de Partidas Conciliatorias.
NPCE = Nmero de Partidas Conciliatorias Evacuadas.
TPC = Total Partidas Conciliatorias.
Unidad de Medida: %
FECHA DE ELABORACIN
Cul:
Cul:
Asistente Administrativo.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
12-mar-09
100 *
TPC
NPCE
EPC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro X
Otro
X
Excelente 1 a 2 Regular 2/3 a 3/5 <3 a <5
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Nombre del Indicador: Oportunidad Pago Prestacin de Servicios.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la oportunidad en el pago de cuentas para la
prestacin de servicios.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Sistema SIIF.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
OPPS = FS - FRC
Definicin Variables
(Variables a medir)
OPPS = Oportunidad Pago Prestacin de Servicios.
FRC = Fecha de Radicacin de la Cuenta.
FS = Fecha de Solicitud del Pago a la Direccin del Tesoro
Nacional.
Nota: Muestra Aleatoria del 20% a 15%.
Unidad de Medida: Nmero de das.
FECHA DE ELABORACIN
Cul: Mensual
Cul: Mensual
Jefe Seccin Pagadura.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
X
Semestral Anual
Otro
Trimestral
X
Semestral Anual
Otro
Excelente 1 a 2 Regular 2/3 a 3/5 <3 a <5
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Nombre del Indicador: Oportunidad en el Pago a Proveedores.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la oportunidad en el pago de cuentas a
proveedores.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Jefe Seccin Pagadura
OPP = FPP - FRc.
Definicin Variables
(Variables a medir)
OPP = Oportunidad en el Pago a Proveedores.
FRc = Fecha de Radicacin de la Cuenta.
FPP = Fecha de Pago a Proveedores.
Nota: Muestra Aleatoria 15%.
Unidad de Medida:
Cul:
Nmero de das.
Fuentes de Informacin: Resolucin
17-sep-08
Jefe divisin Financiera.
Convenciones Cdigo:
Cul:

PROCESO ESTRATGICO


Anexo H.
Indicadores para eI Proceso de Administracin de Bienes
e Infraestructura

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
95%CC
100%
Regular
94%CC
90%
< 90%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
Cul:
Jefe Seccin de Suministros.
Cul:
Jefe Divisin Bienes y Servicios
Definicin Variables
(Variables a medir)
EPC = Ejecucin del Plan de Compras.
VPCES = Valor Plan de Compras Ejecutado del Senado.
VPCRSC = Valor Plan de Compras Registrado en el SICE.
Unidad de Medida: %
SICE
Plan de compras
SIIF: Ejecucin presupuestal.
Plan Proyecto
Programa Proceso
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Establecer el cumplimiento de lo planeado en el plan anual
de compras, respecto a lo ejecutado en valores.
Nombre del Indicador: Ejecucin del Plan de Compras.
Proceso: Administracin de bienes e infraestructura.
Subproceso: Planeacin y seguimiento de compras.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Eficiencia Cmo?
100 *
VPCRSC
VPCES
EPC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
X
Anual
Otro
X
Anual
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
80%
< 80%
plan
F: Eficiencia
16-mar-09
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Cul:
PG01-S02-D01-F01
Jefe Seccin de Suministros
Definicin Variables
(Variables a medir)
APC = Actualizacin del Plan de Compras.
NAEPC = Nmero de Actualizaciones Efectuadas al Plan
de Compras.
NARS = Nmero de Actualizacin de Registros en el SICE.
Unidad de Medida: %
Cul:
Programa Proceso
Pantallazo en el SICE.
SIIF: Ejecucin presupuestal.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Actualizacin del Plan de Compras.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Plan Proyecto
Subproceso: Planeacin y seguimiento de compras.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Detectar el nmero de actualizaciones efectuadas al plan
de compras durante la vigencia fiscal y su respectiva
inclusin en el SICE.
100 *
NARS
NAEPC
APC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Cul:
Jefe de Seccin de Suministros.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
IAF = Ingreso de Activos Fijos.
NAFP = Nmero de Activos Fijos Plaqueteados
NAFR P = Nmero de Activos Fijos Recibidos
Plaqueteables
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: SYAC.
FECHA DE ELABORACIN
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que los activos fijos que ingresen al almacn estn
debidamente plaqueteados.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Subproceso: Ingreso de bienes al almacn.
Nombre del Indicador: Ingreso de Activos Fijos.
100 *
NAFRP
NAFP
IAF =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
X
Semestral Anual
Otro
Trimestral
X
Semestral Anual
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
16-mar-09
Jefe Divisin de Bienes y Servicios.
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
FECHA DE ELABORACIN I: Efectividad
Definicin Variables
(Variables a medir)
SBA = Salida de Bienes de Almacn.
NSTO = Nmero de Solicitudes Tramitadas
Oportunamente.
NSRYR = Nmero de Solicitudes Recibidas y Registradas.
Unidad de Medida: %
Cul:
Cul:
Fuentes de Informacin: SYAC
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Nombre del Indicador: Salida de Bienes del Almacn.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la oportunidad en el suministro de bienes.
Subproceso: Salida de bienes de almacn.
100 *
NSRYR
NSTO
SBA =
Cdigo
X
X
Otro Cul
X
Anual
Otro
X
Anual
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
16-mar-09
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Supervisor del Contrato.
Convenciones Cdigo:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CP = Control Preventivo de Bienes, Muebles, Inmuebles y
Vehculos.
NMPE = Nmero de Mantenimientos Preventivos
Efectuados.
NSMPP = Nmero de Solicitudes de Mantenimiento
Preventivo Programados.
Unidad de Medida: %
Cul:
Cul:
Informe de contratistas
Solicitudes legalizadas.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Control Preventivo de Bienes, Muebles, Inmuebles y
Vehculos.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la atencin al mantenimiento preventivo de bienes,
muebles, inmuebles y vehculos.
Subproceso: Programacin y control de actividades de
mantenimiento preventivo y correctivo.
PG01-S02-D01-F01
100 *
NSMPP
NMPE
CP =
Cdigo
X
X
Otro Cul
X
Anual
Otro
X
Anual
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Definicin Variables
(Variables a medir)
MCP = Mantenimiento Correctivo Programado Bienes,
Muebles, Inmuebles y Vehculos.
NMCP = Nmero de Mantenimientos Correctivos
Programados.
NMCR = Nmero de Mantenimientos Correctivos
Realizados.
Unidad de Medida: %
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
Programa Proceso
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Soporte de contratistas (PRSS)
Relacin de las solicitudes enviadas debidamente
legalizadas.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se lleve a cabo el control correctivo
programado de bienes, muebles, inmuebles y vehculos.
PG01-S02-D01-F01
Control Correctivo Programado de Bienes, Muebles,
Inmuebles y Vehculos.
100 *
NMCP
NMCR
MCP =
Cdigo
X
X
Otro Cul
X
Anual
Otro
X
Anual
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Definicin Variables
(Variables a medir)
MCNP = Mantenimiento Correctivo No Programado o
Imprevistos de Bienes, Muebles, Inmuebles y Vehculos.
NMCNP = Nmero de Mantenimientos Correctivos No
Programados o Imprevistos.
NMR = Nmero de Mantenimientos Realizados.
Unidad de Medida: %
Cul:
Cul:
Soporte del contratista (PRSS)
Relacin de solicitudes enviadas debidamente legalizadas.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la gestin del mantenimiento correctivo no
programado o imprevistos de bienes, muebles, inmuebles y
vehculos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Mantenimiento Correctivo No Programado o Imprevistos de
Bienes, Muebles, Inmuebles y Vehculos.
PG01-S02-D01-F01
100 *
NMR
NMCNP
MCNP=
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Jefe Unidad de Almacn
Convenciones Cdigo:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CTI = Control de Traslado de Inventario.
NTR = Nmero de Traslados Realizados.
NST = Nmero de Solicitudes de Traslado.
Unidad de Medida: %
Cul:
Cul:
Programa Proceso
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Determinar el uso de elementos devolutivos aptos para
trasladar.
PG01-S02-D01-F01
Subproceso: Control de inventarios.
Nombre del Indicador: Control de Traslado de Inventario
100 *
NST
NTR
CTI =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
X
Semestral Anual
Otro
Trimestral
X
Semestral Anual
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Definicin Variables
(Variables a medir)
CD = Control de Devolucin
NBDR = Nmero de Bienes Devueltos por el Responsable
NBER = Nmero de Bienes Entregados al Responsable.
Unidad de Medida: %
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Cul:
Cul:
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Realizar seguimiento de inventarios a cargo de Senadores
y funcionarios retirados o desvinculados de la entidad.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Control de Devolucin.
PG01-S02-D01-F01
100 *
NBER
NBDR
CD =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Convenciones Cdigo:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CB = Control de Baja de Inventarios de Elementos
Obsoletos, Inservibles y/o en Mal Estado.
NADB = Nmero de Activos Dados de Baja
TAOI = Total de Activos Obsoletos e Inservibles
Unidad de Medida: %
X
Cul:
X
Cul:
Programa Proceso
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la baja de inventarios de activos obsoletos,
inservibles y/o en mal estado acorde a la normatividad legal
vigente.
PG01-S02-D01-F01
Control de Baja de Inventarios de Activos Obsoletos,
Inservibles y/o en Mal Estado.
100 *
TAOI
NADB
CB =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
16-mar-09
Convenciones Cdigo:
Cul:
Deficiente
X
Definicin Variables
(Variables a medir)
CCIB = Cumplimiento del Cronograma para Inventarios de
Bienes.
Unidad de Medida: %
X
Cul:
Tarjetas de inventarios de bienes.
Cronograma.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el cumplimiento de actividades programadas para
la realizacin del inventario.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Cumplimiento del Cronograma para Inventarios de Bienes.
PG01-S02-D01-F01
100 *
NAP
NAE
CCIB =

PROCESO ESTRATGICO


Anexo I.
Indicadores para eI Proceso de Administracin
DocumentaI

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC100
%
Regular
89%CC
60%
< 60%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
Cul:
dependencia)
Definicin Variables
(Variables a medir)
AS = Atencin de Solicitudes para Modificacin de
Documentos del Sistema de Gestin de Calidad.
NSR = Nmero de Solicitudes Resueltas.
NSP = Nmero de Solicitudes Presentadas.
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Listado maestro.
Cul:
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Proceso: Administracin documental.
Subproceso: Formulacin de procesos.
Verificar la atencin y respuesta a las solicitudes presentadas a
modificacin de documentos del SGC.
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PA01-S01 - E - 01
Atencin de Solicitudes para Modificacin de Documentos del
Sistema de Gestin de Calidad (SGC).
100 *
NSP
NSR
AS =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente 1-30 Regular 31-60 > 61
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
dependencia)
AS = FRS-FSM
Definicin Variables
(Variables a medir)
AS = Atencin de Solicitudes.
FRS = Fecha de Respuesta de la Solicitud.
FSM = Fecha de Solicitud de Modificacin.
Unidad de Medida: Das hbiles.
Cul:
Cul:
Fuentes de Informacin: Solicitudes
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Subproceso: Formulacin de procesos.
Propsito u Objetivo del Indicador: Verificar el tiempo tomado para atender las solicitudes.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Atencin de Solicitudes.
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Cul:
Fuentes de Informacin: Comit de archivo.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
ATRD.
Definicin Variables
(Variables a medir)
ATRD = Actualizacin de la Tabla de Retencin Documental.
FECHA DE ELABORACIN
Cul:
dependencia)
Jefe Divisin, Seccin y Unidad.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Nombre del Indicador: Actualizacin de la Tabla de Retencin Documental.
Verificar la actualizacin o modificacin de la tabla de retencin
documental.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Subproceso: Gestin de archivos.
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC100
%
Regular
89%CC
60%
< 60%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Definicin Variables
(Variables a medir)
ITRD = Implementacin de las Tablas de Retencin
Documental.
NA = Nmero de Archivos (dependencia) que cumplan con las
series documentales establecidas en las tablas.
ND = Nmero de Dependencias
Unidad de Medida: %
Cul:
X
Cul:
X
Convenciones Cdigo:
dependencia)
Comit de Archivo.
Programa Proceso
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Tabla de retencin de archivos.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Subproceso: Gestin de archivos.
Nombre del Indicador: Implementacin de las Tablas de Retencin Documental.
Verificar la implementacin de la tabla de retencin
documental.
100 *
ND
NA
ITRD =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro X
Otro
Excelente 1-15 Regular 16-20 > 21
plan
F: Eficiencia
Definicin
OCDT = Oportunidad en la Comunicacin de Documentos con
Trmino.
FAD = Fecha de Aviso al Destinatario.
FRDT = Fecha de Recepcin de Documentos con Trmino.
Cul:
dependencia)
Jefe Unidad de Correspondencia
Convenciones Cdigo:
Unidad de Medida: Das
Base de datos.
Cul:
OCDT = FAD - FRDT.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Verificar la oportunidad en la comunicacin de documentos con
trmino.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Oportunidad en la Comunicacin de Documentos con Trmino.
Subproceso: Gestin de correspondencia.
PG01-S02-D01-F01

PROCESO ESTRATGICO


Anexo J.
Indicadores para eI Proceso de Apoyo Jurdico

Cdigo
X
X
Otro Cul
X
Anual
Otro
X
Anual
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
o plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
08-sep-08
Cul:
Fuentes de Informacin: Archivo de conciliaciones.
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CA= Conciliaciones Adelantadas
NCT = Nmero de Conciliaciones Tramitadas
NCP = Nmero de Conciliaciones Presentadas
Unidad de Medida: %
Plan Proyecto
Programa Proceso
Comit de Conciliaciones
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Proceso : Apoyo jurdico.
Subproceso: Conciliaciones
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la cantidad de citaciones atendidas.
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PA02 - S01 - E -01
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Nombre del Indicador: Conciliaciones Adelantadas.
100 *
NCP
NCT
CA =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
o plan
F: Eficiencia
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
IGCC
PG01-S02-D01-F01
Cul:
Comit de Conciliacin.
Secretario Comit de Conciliacin.
Definicin Variables
(Variables a medir)
IGCC = Informe de Gestin del Comit de Conciliacin.
Cul:
Fuentes de Informacin: Archivo de conciliaciones.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Subproceso: Conciliaciones
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la existencia del informe de gestin del comit de
conciliaciones.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Informe de Gestin del Comit de Conciliacin.
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
o plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
Grupo Disciplinario.
Definicin Variables
(Variables a medir)
PD = Procesos Disciplinarios
NE = Nmero de Evaluaciones (la evaluacin es medible
segn si es: inhibitoria, investigaciones disciplinarias e
indagacin preliminar).
NQP = Nmero de Quejas Presentadas
Unidad de Medida: %
X
Cul:
Fuentes de Informacin: Archivos disciplinarios.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Nombre del Indicador: Procesos Disciplinarios.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la gestin a las quejas presentadas.
Subproceso: Control disciplinario.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
100 *
NQP
NE
PD =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
o plan
F: Eficiencia
Definicin Variables
(Variables a medir)
SMPD = Sanciones o Multas a Procesos Disciplinarios
NPR = Nmero de Procesos Resueltos
NPI = Nmero de Procesos Iniciados
Unidad de Medida: %
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Grupo Disciplinario.
X
Cul:
X
Cul:
Fuentes de Informacin: Archivos disciplinarios.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Nombre del Indicador: Sanciones o Multas a Procesos Disciplinarios.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el resultado a las quejas en los procesos
disciplinarios.
Subproceso: Control disciplinarios.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
100 *
NPI
NPR
SMPD=
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
o plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Convenciones Cdigo:
Definicin Variables
(Variables a medir)
ATA = Acciones de Tutela a Favor
NTD = Nmero de Tutelas Diligenciadas
NTP = Nmero de Tutela Presentadas
Unidad de Medida: %
Cul:
Cul:
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Programa Proceso
Fuentes de Informacin: Archivo de divisin Jurdica.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar los resultados a favor de las acciones de tutela.
Subproceso: Atencin de tutelas.
Acciones de Tutela a Favor de la Entidad
100 *
NTP
NTD
ATA=
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
o plan
F: Eficiencia
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Funcionario Asignado por la Jefatura de Jurdica
Definicin Variables
(Variables a medir)
FPJ = Fallos de los Procesos Judiciales
NPTO = Nmero de Procesos Tramitados Oportunamente
NPC = Nmero de Procesos en Curso
Unidad de Medida: %
Cul:
Cul:
Fuentes de Informacin: Archivo de la divisin de Jurdica.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar los resultados a favor de la entidad de los
procesos judiciales.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fallos de los Procesos Judiciales.
PG01-S02-D01-F01
Subproceso: Atencin de procesos, consultas, y
conceptos jurdicos.
100 *
NPC
NPTO
FPJ =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
o plan
F: Eficiencia
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
Convenciones Cdigo:
Definicin Variables
(Variables a medir)
PCCJ = Procesos, Consultas y Conceptos Jurdicos.
NCE = Nmero de Conceptos Emitidos.
NCsE = Nmero de Consultas Elevadas.
Unidad de Medida: %
Cul:
Cul:
Programa Proceso
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Fuentes de Informacin: Archivo divisin Jurdica.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar las respuestas a consultas y conceptos jurdicos
solicitados.
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PA02-S04- E - 07
PG01-S02-D01-F01
Subproceso: Atencin de procesos, consultas y conceptos
jurdicos.
Nombre del Indicador: Procesos, Consultas y Conceptos Jurdicos.
100 *
NCsE
NCE
PCCJ =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
o plan
F: Eficiencia #: Nmero consecutivo 08-sep-08
Funcionario Asignado por la Jefatura de Jurdica.
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
IPA = Informe de Procesos Atendidos
Fuentes de Informacin: Archivo de la divisin de Jurdica.
Plan Proyecto
Programa Proceso
IPA
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el informe de los procesos judiciales.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Informe de Procesos Atendidos
PG01-S02-D01-F01
jurdicos.
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
o plan
F: Eficiencia
Convenciones Cdigo:
PG01-S02-D01-F01
Cul:
Plan Proyecto
Programa Proceso
08-sep-08
Funcionario Asignado por la Divisin Jurdica
Definicin Variables
(Variables a medir)
ICCJ = Informe de Consultas y Conceptos Jurdicos
Eficiencia Cmo?
Archivo de la divisin Jurdica
Cul:
ICCJ
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PA02-S04 - E -09
Nombre del Indicador: Informe de Consultas y Conceptos Jurdicos
jurdicos.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la existencia del informe de consultas y
conceptos jurdicos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?

PROCESO ESTRATGICO


Anexo K.
Indicadores para eI Proceso de Informacin a Usuarios y
Ciudadana

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
95%CC
100%
Regular
94%CC
90%
< 90%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Deficiente
y dependencia)
Funcionario Asignado por la Oficina Control Interno.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
Cul:
Cul:
FECHA DE ELABORACIN
#: Nmero consecutivo 21-oct-08
Jefe Oficina Coordinadora de Control Interno.
Definicin Variables
(Variables a medir)
AQRS = Atencin a Quejas, Reclamos y Sugerencias.
NRQT = Nmero de Respuestas a Quejas a Tiempo.
NQP = Nmero de Quejas Presentadas.
Informes semestrales
Link de quejas, reclamos y sugerencias.
Eficiencia Cmo?
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Plan Proyecto
Programa Proceso
medir)
Nombre del Indicador: Atencin a Quejas, Reclamos y Sugerencias.
Proceso: Informacin a usuarios y ciudadana.
Subproceso: Atencin a quejas, reclamos y sugerencias.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Medir y controlar los tiempos de respuestas a la ciudadana.
100 *
NQP
NRQT
AQRS =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
#: Nmero consecutivo 21-oct-08
Convenciones Cdigo:
Deficiente
y dependencia)
medir)
Definicin Variables
(Variables a medir)
PIQRS = Planes Implementados frente a las Quejas,
Reclamos y Sugerencias.
NQRs = Nmero de Quejas Resueltas.
NQR = Nmero de Quejas Reiteradas
Cul:
Unidad de Medida: %
Planes de accin.
Link de quejas y reclamos.
Nota: Quejas reiteradas si se repite dos veces.
Cul:
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Darle solucin a las quejas, reclamos y sugerencias
presentadas por la ciudadana con el fin de mejorar el proceso.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Proceso: Informacin a usuarios y ciudadana.
Subproceso: Atencin a quejas, reclamos y sugerencias.
I - PA03-S02 - E - 02
Planes Implementados frente a las Quejas, Reclamos y
Sugerencias.
100 *
NQR
NQRs
PIQRS =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
FECGA DE ACTUALIZACIN 13-mar-09
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
ESU
Definicin Variables
(Variables a medir)
Fuentes de Informacin: Encuesta
X
Cul:
y dependencia)
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
ESU = Encuesta de Satisfaccin de Usuarios
medir)
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la existencia y actualizacin de la encuesta de
satisfaccin del usuario.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Proceso: Informacin a Usuarios y Ciudadana.
Subproceso: Evaluacin de satisfaccin de usuarios
Nombre del Indicador: Encuesta de Satisfaccin de Usuarios
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
PG01-S02-D01-F01
FECHA DE ELABORACIN
Cul:
X
Cul:
y dependencia)
medir)
Definicin Variables
(Variables a medir)
SU = Satisfaccin de Usuarios
NUS = Nmero de Usuarios Satisfechos
NUE = Nmero de Usuarios Encuestados
Unidad de Medida: %
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Nombre del Indicador: Satisfaccin de Usuarios
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el nmero de usuarios satisfechos
Proceso: Informacin a Usuarios y Ciudadana.
Subproceso: Evaluacin de satisfaccin de usuarios
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PA03-S03- E - 04
100 *
NUE
NUS
SU =

PROCESO ESTRATGICO


INDICADORES PARA LOS PLANES DE ACCIN
DIVISIONALES

PROCESO ESTRATGICO


Anexo L.
Indicadores de Gestin para eI PIan de Accin de Ia
Divisin Jurdica

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC100
%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
#: Nmero consecutivo 27-mar-09
Funcionario Asignado por el Jefe de la Divisin.
Convenciones Cdigo:
X
Cul:
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
SDPC= Difusin o Socializacin del Proceso de
Contratacin
NSR= Nmero de Socializaciones Realizadas
NSP= Nmero de Socializaciones Programadas
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Proceso Modificado
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Plan de accin divisional Jurdica
Estrategia Especfica.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Medir la difusin y socializacin del proceso contractual
modificado al interior de las dependencias.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PADJ-EE2.1.1 - E- 01
Nombre del Indicador: Socializacin y Difusin Proceso de Contratacin.
Eficiencia Cmo?
100 *
NSP
NSR
SDPC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC100
%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CDT= Campaas Distribucin de Tiempo
NCR= Nmero de Campaas Realizadas
NCP= Nmero de Campaas Programadas
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Proceso Modificado
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Distribucin del Tiempo y Cumplimiento de Horario.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se controle el uso eficiente del tiempo de los
funcionarios en horario laboral a travs de campaas.
100 *
NCP
NCR
CDT =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC100
%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
FECHA DE ELABORACIN
Cul:
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
Material didctico de difusin para cartelera.
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CPSC = Comunicacin Peridica a Supervisores de
Contratos.
NCL = Nmero de Contratos Legalizados
NSD= Nmero de Supervisiones Designadas
Unidad de Medida: %
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se requieran a los supervisores los informes
mensuales de ejecucin de contratos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Nombre del Indicador: Comunicacin Peridica a Supervisores de Contratos.
100 *
NSD
NCL
CPSD=

PROCESO ESTRATGICO


Anexo M.
Divisin Recursos Humanos

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
79%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Deficiente
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
Jefe de la Divisin de Recursos Humanos
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
ESPIB = Encuesta de Satisfaccin del Plan Institucional de
Bienestar.
NEP = Nmero de Encuestas Practicadas.
NEPL = Nmero de Encuestas Planeadas.
Unidad de Medida: %
Encuesta.
Plan Integral de Bienestar
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la satisfaccin de las actividades realizadas en el
Plan Integral de Bienestar.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PADRH-EE2.3.1 - E - 01
Encuesta de Satisfaccin del Plan Institucional de
Bienestar.
Plan de accin divisional de Recursos Humanos
100 *
NEPL
NEP
ESPIB =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Definicin Variables
(Variables a medir)
ARBUM = Actividades Realizadas por Bienestar y
Urgencias Mdicas
NAP = Nmero de Actividades Planeadas.
Unidad de Medida: %
Plan Integral de Bienestar
Cronograma
X
Cul:
X
Cul:
Proceso
Convenciones Cdigo:
Jede de la Divisin de Recursos Humanos.
Deficiente
Nombre del Indicador: Actividades Realizadas por Bienestar y Urgencias Mdicas
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Ajustar las actividades a los requerimientos de la entidad.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa
I - PADRH-EE2.3.2-3.1.3 - E - 02 y
06
100 *
NAP
NAR
ARBUM =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Jefe Seccin de Seleccin y Capacitacin
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
CCBPA = Capacitacin en el Cdigo de las Buenas
Prcticas Ambientales
NDC = Nmero de Divisiones Capacitadas
TND = Total Nmero de Divisiones
Unidad de Medida: %
Cronograma, Plan de Formacin y Capacitacin del
Personal.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Verificar el cumplimiento del plan de capacitacin en el
Cdigo de las Buenas Prcticas Ambientales.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Capacitacin en el Cdigo de las Buenas Prcticas
Ambientales.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
100 *
TND
NDC
CCBPA =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
INFE = Induccin a los Nuevos Funcionarios de la Entidad
NAR = Nmero de Actividades Realizadas.
NAP = Nmero de Actividades Planeadas.
Unidad de Medida: %
Personal.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el cumplimiento de las actividades de induccin a
los nuevos funcionarios.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Induccin a los Nuevos Funcionarios de la Entidad
100 *
NAP
NAR
INFE =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Personal.
Definicin Variables
(Variables a medir)
FCVEC = Funcionarios Capacitados en Valores ticos y
Corporativos .
NFA = Nmero de Funcionarios Asistentes.
NFC = Nmero de Funcionarios Convocados.
Unidad de Medida:
Convenciones Cdigo:
Jefe Seccin de Seleccin y Capacitacin
Cul:
Cul:
%
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que todos los funcionarios de la entidad sean
capacitados en valores ticos y corporativos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Funcionarios Capacitados en Valores ticos y Corporativos
PG01-S02-D01-F01
100 *
NFC
NFA
FCVEC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC
70%
< 70%
plan
F: Eficiencia #: Nmero consecutivo 30-mar-09
Funcionario Asignado por el Jefe de la Divisin
Convenciones Cdigo:
Proyecto
Programa Proceso
%
Definicin Variables
(Variables a medir)
PAI = Planes de Accin Individual.
NPAIF = Nmero de Planes de Accin Individual
Formulados
NFD = Nmero de Funcionarios de la Divisin.
Unidad de Medida:
Fuentes de Informacin: Evaluacin del Desempeo y el Plan de Accin 2009.
Cul:
Cul:
Jefe Divisin de Recursos Humanos
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan
Nombre del Indicador: Planes de Accin Individual
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Hacer seguimiento a los planes de accin individual por
cada uno de los funcionarios de la Divisin de Recursos
Humanos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
PG01-S02-D01-F01
100 *
NFD
NPAIF
PAI =

PROCESO ESTRATGICO


Anexo N.
Divisin PIaneacin y Sistemas

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Profesional Universitario
Convenciones Cdigo:
X
Cul:
X
Cul:
ECOR
Definicin
ECOR= Estudio de Conveniencia y Oportunidad Realizado
Fuentes de Informacin: Inventario del Parque Computacional
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Plan de Accin divisional Planeacin y Sistemas
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se cumpla con la realizacin del Estudio de
Conveniencia y Oportunidad para que se gestione la
adquisicin de equipos que por obsolecencia tecnolgica
se requieren.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PADPS-EE1.1.1 - E - 01
Nombre del Indicador: Estudio de Conveniencia y Oportunidad Realizado.
Eficiencia Cmo?
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
12-mar-09
X
Cul:
Gerente del Proyecto
Convenciones Cdigo:
FECHA DE ELABORACIN I: Efectividad
X
Cul:
PDD
Definicin Variables
(Variables a medir)
PDD = Proceso de Digitalizacin Desarrollado.
Informe de Supervisin
Base de Datos
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Proceso de Digitalizacin Desarrollado.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se cumpla con el proceso de digitalizacin de
los registros histricos y memoria institucional del Senado.
Plan de accin divisional Planeacin y Sistemas
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
70%CC
100%
Regular
69%C
C60%
< 60%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
%
Fuentes de Informacin: Pgina Web
Asesor II
Programa Proceso
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
PPW = Publicacin Portal Web
NSI = Nmero de Servicios Implementados.
NSDE = Nmero de Servicios Definidos en su Estructura.
Unidad de Medida:
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar la publicacin del portal Web con los servicios
definidos en su estructura.
Publicacin Portal Web
100 *
NSDE
NSI
PPW =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro X
Otro X
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Grupo Apoyo de la Divisin
Convenciones Cdigo:
Cul: Mensual
Cul: Mensual
IAE
Definicin Variables
(Variables a medir)
IAE = Informe de Auditoria Elaborado
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se cumpla con la realizacin de los estudios
de viabilidad para la obtencin de la certificacin de calidad
para el Proceso de Administracin de Recursos
Tecnolgicos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Elaboracin del Informe de Auditoria
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro X
Otro X
Excelente
80%CC
100%
Regular
79%C
C60%
< 60%
plan
Grupo MECI
FECHA DE ELABORACIN
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
Cul: Mensual
Cul: Mensual
Definicin Variables
(Variables a medir)
DC = Documentacin de Controles.
NAD = Nmero de Actividades Desarrolladas.
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Actas de Reunin
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se realice la difusin de la documentacin de
controles de la Entidad.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Documentacin de Controles
PG01-S02-D01-F01
100 *
NAP
NAD
DC =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
X
Semestral Anual
Otro
Trimestral
X
Semestral Anual
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
plan
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
GAD = Gestin Ambiental en la Divisin.
NFS = Nmero de Funcionarios Sensibilizados.
TFD = Total Funcionarios de la Divisin.
Unidad de Medida: %
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se sensibilice al interior de la divisin el tema
de gestin ambiental.
Nombre del Indicador: Gestn Ambiental en la Divisin.
PG01-S02-D01-F01
100 *
TFD
NFS
GAD =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
plan
Cul:
Convenciones Cdigo:
FECHA DE ELABORACIN
Cul:
I: Efectividad
Definicin Variables
(Variables a medir)
DCBG = Divulgacin del Cdigo de Buen Gobierno
NFE = Nmero de Funcionarios Encuestados
TFP = Total Funcionarios de PLanta
Unidad de Medida: %
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se divulgue el Cdigo de Buen Gobierno al
interior de las dependencias de la Entidad.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Divulgacin del Cdigo de Buen Gobierno
PG01-S02-D01-F01
100 *
TFP
NFE
DCBG =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
95%CC
100%
Regular
94%C
C90%
< 90%
plan
Asesor II
Convenciones Cdigo:
X
Cul:
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
HHPW = Herramientas Habilitadas en el Portal Web.
NHH = Nmero de Herramientas Habilitadas.
NHPH = Nmero de Herramientas Proyectadas a Habilitar.
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Portal Web
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se habiliten las herramientas que le permitan a
la Entidad interactuar con la comunidad.
PG01-S02-D01-F01
Estratgia Especfica
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PADPS- EE4.1.1 - E - 08
Nombre del Indicador: Herramientas habilitadas en el Portal Web.
100 *
NHPH
NHH
HHPW =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
MCLI
Definicin Variables
(Variables a medir)
MCLI = Modulo de Consulta en Lnea Implementado
Fuentes de Informacin: Direccin Web
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se implemente el modulo de consulta en lnea
de la informacin digitalizada.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Implementacin del Modulo de Consulta en Linea
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PADPS - EE4.1.3 - E - 09
PG01-S02-D01-F01
Estratgia Especfica.
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
Gerente del Proyecto.
Convenciones Cdigo:
X
Cul:
X
Cul:
ITI
Definicin Variables
(Variables a medir)
ITI = Infraestructura Tecnologca Implementada
Fuentes de Informacin: Carpeta del Proyecto Modernizacin de la Plenaria
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se implemente la Infraestructura Tecnolgica
en el Recinto de la Plenaria del Senado.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Implementacin de la Infraestructura Tecnolgica
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PADPS- EE4.1.4 - E - 10
PG01-S02-D01-F01
Estratgia Especfica.
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C80%
< 80%
plan
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
OBUTL = Optimizacin y Buen Uso del Tiempo Laboral
NPAIF = Nmero de Planes de Accin Individual
Formulados
NPAIP = Nmero de Planes de Accin Individual
Proyectados
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Planes de Accin Individuales
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin
Variables a medir)
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se fomente la optimizacin y el buen uso de
tiempo laboral a traves de la implementacin de acuerdos
de gestin entre el funcionario y el jefe de la dependencia
(plan de accin individual).
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Optimizacin y Buen Uso del Tiempo Laboral
PG01-S02-D01-F01
100 *
NPAIP
NPAIF
OBUTL=
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
FECHA DE ELABORACIN
X
Cul:
X
Cul:
SGDI
Definicin Variables
(Variables a medir)
SGDI = Sistema de Gestin Documental Implementado
Fuentes de Informacin: Carpeta del Proyecto Sistema de Gestin Documental
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se implemente el Sistema de Gestin
Documental
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Implementacin del Sistema de Gestin Documental
PG01-S02-D01-F01
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro X
Otro X
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C80%
< 80%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Convenciones Cdigo:
Definicin Variables
(Variables a medir)
MUSIS = Manejo y Uso Adecuado del Actual Sistema
Integral de Seguridad
NCR = Nmero de Capacitaciones Realizadas
NCS = Nmero de Capacitaciones Solicitadas
Unidad de Medida:
Cul: Mensual
Proceso
%
Fuentes de Informacin: Actas y Listados de Capacitacin
Cul: Mensual
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se coordine la capacitacin del manejo y uso
adecuado del actual sistema integral de seguridad de
acuerdo a las solicitudes.
Manejo y Uso Adecuado del Actual Sistema Integral de
Seguridad
100 *
NCS
NCR
MUSIS =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Nombre del Indicador: Realizacin de los Estudios de Preinversin
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se reformule y actualice el proyecto de la
Sede Administrativa del Congreso de la Repblica.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
EPR
Definicin Variables
(Variables a medir)
EPR = Estudios de Preinversin Realizados
Estudios de Preinversin
SUIFP
Cul:
Cul:
Convenciones Cdigo:
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C80%
< 80%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Sistema Integral de Seguridad frente al Plan de Emergencia
de la entidad.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que el Sistema Integral de Seguridad, responda de
manera ptima a los planes de emergencia de la entidad.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Definicin Variables
(Variables a medir)
SISPE = Sistema Integral de Seguridad frente al Plan de
Emergencia de la Entidad.
NEP = Nmero de Eventos Participados
NEPr = Nmero de Eventos Programados
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Circulares
Cul:
Cul:
Convenciones Cdigo:
100 *
Pr NE
NEP
SISPE =

PROCESO ESTRATGICO


Anexo O.
Divisin Bienes y Servicios

Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
Semestr
al
X Anual
Otro
Trimestral
Semestr
al
X Anual
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC7
0%
< 70%
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
#: Nmero consecutivo 15-jul-09
Cul:
Convenciones Cdigo:
Almacenista
Fuentes de Informacin: Actas de Entrega
Cul:
Jefe divisin de Bienes y Servicios.
Definicin Variables
(Variables a medir)
ERR = Equipos Remplazados por Reposicin.
NEER = Nmero de Equipos Entregados por Reposicin.
NSED = Nmero de Solicitudes de Equipos por
Deterioro.
Unidad de Medida: %
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PADBS-EE1.1.1 - E - 01
Nombre del Indicador: Equipos Remplazados por Reposicin
Plan de accin divisional de Bienes y Servicios.
Estrategia Especfica
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Contribuir al suministro agil y oportuno de equipos
solicitados por deterioro en lo pertinente a la divisin.
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
100 *
NSED
NEER
ERR =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Jefe Unidad de Archivo.
Convenciones Cdigo:
X
Cul:
X
Cul:
CAE
Definicin Variables
(Variables a medir)
CAE = Certificacin de Apoyo Expedida
Fuentes de Informacin: Certificacin de Apoyo
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar el apoyo brindando brindado al levantamiento de
la informacin requerida.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Certificacin de Apoyo al Levantamiento del Inventario
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro
X
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro
X
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
FECHA DE ELABORACIN
Cul: Supeditado a expedicin de nuevas
normas.
Convenciones Cdigo:
I: Efectividad
Nmero
Fuentes de Informacin: Manual de Buenas Prcticas Ambientales
Contratista Asignada por el Jefe de la divisin.
Programa Proceso
Cul: Supeditado a expedicin de nuevas
normas.
MBPAA
Definicin Variables
(Variables a medir)
MBPAA = Actualizacin del Manual de Buenas Prcticas
Ambientales.
Unidad de Medida:
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Actualizacin del Manual de Buenas Prcticas
Ambientales.
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Disponer de una herramienta para el manejo de Buenas
Prcticas Ambientales.
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro X
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro X
plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
Contratista Asignada por el Jefe de la divisin.
Convenciones Cdigo:
Cul: Unica vez
Cul: Unica vez
MBPAG
Definicin Variables
(Variables a medir)
MBPAG = Manual de Buenas Prcticas Ambientales
Gestionado.
Fuentes de Informacin: Resolucin de aprobacin.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Conseguir la aprobacin del Manual de Buenas Prcticas
Ambientales.
Gestin de Aprobacin del Manual de Buenas Prcticas
Ambientales
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
Semestr
al
X Anual
Otro
Trimestral
Semestr
al
X Anual
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC7
0%
< 70%
plan
F: Eficiencia
I: Efectividad
Jefe Seccin Suministros
Convenciones Cdigo:
15-jul-09
FECHA DE ELABORACIN
Cul:
Cul:
Programa Proceso
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Fuentes de Informacin: Oficios de solicitud o certificacin de no requerimientos.
Unidad de Medida: %
Definicin Variables
(Variables a medir)
AR = Atencin a Requerimientos
NSA = Nmero de Solicitudes Atendidas
NSR = Nmero de Solicitudes Recibidas
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Atender las solicitudes recibidas frente a cada
requerimiento.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Atencin a Requerimientos
I - PADBS-EE4.1.3-4.4.1-6.1.1 -
E - 05,06,10
PG01-S02-D01-F01
100 *
NSR
NSA
AR =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC7
0%
< 70%
plan
F: Eficiencia #: Nmero consecutivo 15-jul-09
Jefes Adscritos a la Divisin.
Convenciones Cdigo:
X
Cul:
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
PAI = Planes de Accin Individual
NPAIA = Nmero de Planes de Accin Individual
Aprobados
NPAID = Nmero dePlanes de Accin Individual de la
Divisin.
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Planes de Accin Individual
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Elaborar planes de accin individual que permitan apoyar
las estratgias corporativas.
Plan de Accin Divisional de Bienes y Servicios.
I - PADBS-EE5.1.1 - E - 07
Nombre del Indicador: Planes de Accin Individual
PG01-S02-D01-F01
100 *
NPAID
NPAIA
PAI =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
X
Semestr
al
Anual
Otro
Trimestral X
Semestr
al
Anual
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
100%CC
130%
< 130%
plan
Convenciones Cdigo:
Cul:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
AFSPD = Anlisis de Facturacin de Servicios Pblicos
Domiciliarios.
VFTAc = Valor de Facturacin Trimestral Actual.
VFTVA = Valor de Facturacin Trimestral Vigencia
Anterior.
Unidad de Medida: Pesos
Fuentes de Informacin: Reporte arrojado por el SIIF
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Determinar cambios significativos entre dos aos
consecutivos.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Anlisis de Facturacin de Servicios Pblicos
Domiciliarios.
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PADBS-EE5.1.2 - F - 08
PG01-S02-D01-F01
100 *
VFTVA
VFTAc
AFSPD=
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC7
0%
< 70%
plan
Jefe Seccin de Suministros
Convenciones Cdigo:
X
Cul:
X
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
SESGD = Suministro de Equipos para el Sistema de
Gestin Documental.
NESm = Nmero de Equipos Suministrados
NES = Nmero de Equipos Solicitados
Unidad de Medida: %
Fuentes de Informacin: Solicitudes o certificacin de no requerimientos
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Atender oportunamente los requerimientos supeditados a
la disponibilidad del almann.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Suministro de Equipos para el Sistema de Gestin
Documental.
PG01-S02-D01-F01
100 *
NES
NESm
SESGD =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro X
Trimestral
Semestr
al
Anual
Otro X
plan
Convenciones Cdigo:
Cul: con la solicitud
Cul: con la solicitud
EMAR
Definicin Variables
(Variables a medir)
EMAR = Estudio de Mercado Actualizado y Radicado.
Fuentes de Informacin: Solicitud de estudio o certificacin de no requerimiento.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Realizar el estudio de mercado requerido por la DGA
para el Proyecto de la Nueva Sede del Congreso.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Nombre del Indicador: Estudio de Mercado Actualizado y Radicado.
PG01-S02-D01-F01
Cdigo
X
X
Otro Cul
Trimestral
Semestr
al
X Anual
Otro
Trimestral
Semestr
al
X Anual
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%CC7
0%
< 70%
plan
F: Eficiencia
Cul:
Convenciones Cdigo:
Unidad de Medida:
Cul:
%
Fuentes de Informacin: Solicitudes o requerimientos
Definicin Variables
(Variables a medir)
SESO = Suministro de Elementos de Salud Ocupacional.
NES = Nmero de Elementos Suministrados.
NER = Nmero de Elementos Requeridos.
Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Atender los requrimientos del COPASO, Brigada y ARP
de acuerdo a las disponibilidades fsicas y
presupuestales.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan
Nombre del Indicador: Suministro de Elementos de Salud Ocupacional.
PG01-S02-D01-F01
100 *
NER
NES
SESO =

PROCESO ESTRATGICO


Anexo P.
Divisin Financiera

Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
95%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
A-A: Inciales proceso o plan
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
#: Nmero consecutivo 18-feb-09
Cul:
Convenciones Cdigo:
Financiera.
Fuentes de Informacin: Misin y Visin de la Divisin Financiera
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
LI = Lineamientos institucionales.
NLIC = Nmero de Lineamientos Institucionales
Cumplidos
NLIP = Nmero de Lineamientos Institucionales
Programados
Unidad de Medida: %
Plan Proyecto
Programa Proceso
Eficiencia Cmo?
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Verificar que se incentive el conocimiento de los
lineamientos institucionales en la divisin financiera y sus
respectivas secciones.
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PADFP-EE3.1.2 - E- 01
Nombre del Indicador: Conocimiento de los Lineamientos Institucionales.
Plan de Accin Divisional Financiera y Presupuesto.
Estrategia Especifica
Propsito u Objetivo
del Indicador:
100 *
NLIP
NLIC
LI =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
F: Eficiencia
PG01-S02-D01-F01
#: Nmero consecutivo 18-feb-09
Convenciones Cdigo:
Cul:
Financiera.
Actas de Reunin
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
SI = Sentido de Identidad
NRR = Nmero de Reuniones Realizadas
NRP = Nmero de Reuniones Programadas
Unidad de Medida: %.
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se fomente el sentido de identidad con la
corporacin.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PADFP-EE3.1.3 - E- 02
Nombre del Indicador: Sentido de Identidad.
100 *
NRP
NRR
SI =
Cdigo
X
X
Otro Cul
Otro
Otro
Excelente
90%CC
100%
Regular
89%C
C70%
< 70%
F: Eficiencia #: Nmero consecutivo 18-feb-09
Convenciones Cdigo:
Cul:
PG01-S02-D01-F01
Unidad de Medida:
Cul:
Definicin Variables
(Variables a medir)
UTL = Uso del Tiempo Laboral
NCE = Nmero de Circulares Emitidas
NCP = Nmero de Circulares Programadas
Financiera.
%
Fuentes de Informacin: Circulares emitidas.
Forma de Ejecucin
(Marque con una X)
Plan Proyecto
Programa Proceso
Propsito u Objetivo
del Indicador:
Verificar que se optimice el uso del tiempo laboral.
Tipo de Indicador
(Marque con una X)
Eficacia Qu?
Efectividad
Para que?
Eficiencia Cmo?
HOJA DE VIDA DEL INDICADOR I - PADFP-EE5.1.1 - E - 03
Nombre del Indicador: Uso del Tiempo Laboral.
100 *
NCP
NCE
UTL =

741 - PG01-S03-D01 Manual de Indicadores de Gestion DGA 2009

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