Module A Organisation de L Agence PDF

AFRICATIP - Association des Agences Africaines dExcution des Travaux dIntrt Public
MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
A : ORGANISATION DE LAGENCE
SOMMAIRE
Module A ORGANISATION DE LAGENCE
A MODULE A ORGANISATION DE LAGENCE

SOMMAIRE
A MODULE A ORGANISATION DE LAGENCE ....................................................................................... 1 A.1 PRESENTATION DE LAGENCE...................................................................................................... 3 RENSEIGNEMENTS GENERAUX ............................................................................................ 3 ADRESSES UTILES .................................................................................................................... 4 IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE ......................................................................................... 5 ACTIVITES DE LAGENCE ........................................................................................................ 6 INFORMATIONS SUR LA 1ERE ACTIVITE CONFIEE A LAGENCE ................................... 7 DOCUMENTATION JURIDIQUE ............................................................................................... 8 A.2 ORGANISATION DE LAGENCE ...................................................................................................... 9 A.2.1 ORGANIGRAMME DE LAGENCE ........................................................................................... 9 A.2.2 DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DES ORGANES.................................................. 10
A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.1.4 A.1.5 A.1.6
A.2.2.1 A.2.2.2 A.2.2.3 A.2.2.4 A.2.2.5 A.2.2.6 A.2.2.7
LASSEMBLEE GENERALE ........................................................................................................................... 10 LE CONSEIL DADMINISTRATION ................................................................................................................. 10 LE COMITE DE PILOTAGE............................................................................................................................ 11 LE COMITE TECHNIQUE DE SUIVI ............................................................................................................... 12 LA DIRECTION GENERALE .......................................................................................................................... 13 LES SERVICES DE LAGENCE ...................................................................................................................... 13 LES COMMISSIONS SPECIALISEES ............................................................................................................. 13
A.2.3
A.2.3.1 A.2.3.2 A.2.3.3 A.2.3.4 A.2.3.5 A.2.3.6 A.2.3.7 A.2.3.8 A.2.3.9 A.2.3.10 A.2.3.11 A.2.3.12 A.2.3.13 A.2.3.14 A.2.3.15 A.2.3.16
DESCRIPTION DES POSTES CLES ...................................................................................... 13

DIRECTEUR GENERAL ................................................................................................................................ 15 DIRECTEUR TECHNIQUE ............................................................................................................................. 17 DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER................................................................................................ 18 CONTROLEUR DE GESTION (ou CONTROLEUR INTERNE) ........................................................................... 20 CONSEILLER JURIDIQUE ............................................................................................................................. 21 CONSEILLER EN COMMUNICATION (CC) ..................................................................................................... 22 ASSISTANTE DE DIRECTION ....................................................................................................................... 23 COMPTABLE................................................................................................................................................ 24 ASSISTANT FINANCIER ............................................................................................................................... 25 ASSISTANT ADMINISTRATIF ........................................................................................................................ 26 SECRETAIRE DE DIRECTION POUR LA DAF ................................................................................................ 27 CHEF DE PROJET ........................................................................................................................................ 28 SECRETAIRE DE DIRECTION POUR LA DT .................................................................................................. 30 STANDARDISTE-RECEPTIONNISTE ............................................................................................................. 31 CHAUFFEUR................................................................................................................................................ 32 PLANTON .................................................................................................................................................... 33
A.2.4
A.3
POUVOIRS .................................................................................................................................. 34 GESTION DE LINFORMATION ...................................................................................................... 35 A.3.1 CODIFICATION DE LINFORMATION ................................................................................... 35

A.3.1.1 A.3.1.2 A.3.1.3 A.3.1.4 A.3.1.5 A.3.1.6 CODIFICATION DES SERVICES.................................................................................................................... 35 CODIFICATION DES POSTES ....................................................................................................................... 35 CODIFICATION DES ACTIVITES ................................................................................................................... 36 CODIFICATION DES IMPRIMES .................................................................................................................... 36 NUMEROTATION DES DOCUMENTS ............................................................................................................ 36 DATATION DES DOCUMENTS ...................................................................................................................... 36
A.3.2
TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE ............................................................................. 38

Date de rdaction : 12/2002 Date dernire rvision : _____________
Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE
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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES
A : ORGANISATION DE LAGENCE
A.3.2.1 A.3.2.2
SOMMAIRE
COURRIER PHYSIQUE ................................................................................................................................. 38 COURRIER ELECTRONIQUE ........................................................................................................................ 41
A.3.3
A.4
CIRCULATION DE LINFORMATION INTERNE................................................................... 42 ANNEXES DU MODULE A............................................................................................................... 43
Date de rdaction : 12/2002
Date dernire rvision : _____________
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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.1.1 Renseignementsgnraux A : ORGANISATION DE LAGENCE A.1 PRESENTATION DE LAGENCE
A.1 PRESENTATION DE LAGENCE

A.1.1 RENSEIGNEMENTS GENERAUX
Dnomination Sigle Statut
<insrer la dnomination de lagence> <insrer le sigle de lagence> <prciser le statut juridique de lagence> : er (Association but non lucratif rgie par la loi du 1 juillet 1901 ou Socit de capitaux. Pour les associations, rappeler les rfrences du rcpiss de reconnaissance par lautorit publique ; pour les socits, mentionner les rfrences de limmatriculation au registre du commerce). <insrer le nom d e la ville du sige de lagence> <insrer ladresse du sige de lagence> (rue : N bote postale : N tlphone : N tlcopie : e-mail : ) illimite. Il est important de rappeler que la dure de vie de l'Agence nest pas limite lexcution dun projet. Sa dure de vie est, en ralit, indtermine. <insrer le rgime fiscal auquel sont assujettis lagence et son personnel> (vis--vis des droits et taxes dimportation, de la taxe de consommation intrieure, des impts sur les revenus, droits denregistrement et de timbres de limpt sur les traitements et salaires du personnel, etc.). <insrer le rgime scurit sociale auquel sont assujettis lagence et son personnel> (vis--vis de la retraite, des prestations familiales, de lassurance maladie et accident de travail, etc.).
Sige Adresse
Dure de vie
Rgime fiscal
Scurit sociale
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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.1.3 Adressesutiles A : ORGANISATION DE LAGENCE A.1 PRESENTATION DE LAGENCE
A.1.2 ADRESSES UTILES

Ministre charg des finances <insrer le nom et les contacts de linterlocuteur du service public charg de la gestion des financements extrieurs > <insrer le nom et les contacts de linterlocuteur du service des impts dont relve lagence > <insrer le nom et les contacts de linterlocuteur du service de scurit sociale dont relve lagence > <insrer le nom et les contacts de linterlocuteur du service public charg des questions de lemploi dont relve lagence > <insrer le nom et les contacts du cabinet dexpert comptable qui apporte son assistance lagence > <insrer le nom et les contacts du cabinet daudit charg du contrle des comptes de lagence > <insrer le nom et les contacts du cabinet du commissaire aux comptes de lagence >
Services des impts
Organisme de scurit sociale
Service de l'emploi
Expert comptable
Auditeur
Commissaire aux comptes (cas des socits anonymes)
Informaticien
<insrer le nom et les contacts du bureau de prestations informatiques de lagence >
Le CG doit complter et actualiser rgulirement la prsente rubrique
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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.1.3Implantationgographique A : ORGANISATION DE LAGENCE A.1 PRESENTATION DE LAGENCE
A.1.3 IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE

Les statuts prvoient habituellement que le sige de lAgence est fix dans la capitale administrative du pays dorigine. Toutefois, les mmes statuts prcisent que selon les besoins, lAssemble Gnrale est habilite transfrer le sige de lAgence dans toute autre localit du territoire national. De mme, cette Assemble est habilite crer des antennes locales dans toute autre localit du territoire national.
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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.1.4 Activitsde lAgence A : ORGANISATION DE LAGENCE A.1 PRESENTATION DE LAGENCE
A.1.4 ACTIVITES DE LAGENCE

Aux termes des dispositions des statuts, toute Agence poursuit des objectifs gnraux et des objectifs spcifiques. Les objectifs spcifiques dpendent de la particularit de chaque agence. Par contre, les objectifs gnraux de lAgence sont les suivants :
excuter les projets de dveloppement dans les dlais et selon des principes dconomie, dimpartialit, de transparence et defficacit ; introduire et appliquer des procdures simplifies efficaces et contrlables, et qui puissent servir plus tard de rfrence defficacit pour lAdministration et les Collectivits dans la gestion des marchs publics ; encourager lusage des mthodes haute intensit de main duvre, chaque fois quelles prsentent une efficacit conomique, pour contribuer ainsi la cration demplois et la lutte contre la pauvret ; inciter, favoriser le dveloppement du secteur priv national, notamment des bureaux dtudes et des petites et moyennes entreprises (PME) en gnral et du secteur du btiment et des travaux publics (BTP) en particulier, et faciliter le renforcement de leur capacit tudier, raliser et superviser un large ventail de travaux dinfrastructure.
Le mode opratoire principal de lAgence est la MAITRISE DOUVRAGE DELEGUEE (MOD). Cette activit est rgie sur le plan juridique par le mandat qui est un contrat par lequel le mandataire (lAgence : Matre douvrage dlgu) reprsente le mandant (Matre dOuvrage) dans lexcution doprations ralises pour le compte de celui-ci. Elle agit en qualit de mandataire pour le compte de mandants qui peuvent tre :
le gouvernement, les collectivits territoriales, les projets et programmes de dveloppement, les communauts de base et mme les intervenants privs.
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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.1.5Informationssur 1reactivit A : ORGANISATION DE LAGENCE A.1 PRESENTATION DE LAGENCE
A.1.5 INFORMATIONS SUR LA 1ERE ACTIVITE CONFIEE A LAGENCE

<insrer ici un rsum descriptif sur la 1 activit dlgue lAgence> (il est possible de transfrer cette partie du manuel dans les annexes du prsent module).
re
Les objectifs du projet ou du programme, Les bnficiaires du projet ou du programme, Les composantes ou parties du projet ou du programme, La dure du projet ou du programme, La zone gographique dintervention, Le cot du projet, La mthode dintervention de lAgence.
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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.1.6 Documentationjuridique A : ORGANISATION DE LAGENCE A.1 PRESENTATION DE LAGENCE
A.1.6 DOCUMENTATION JURIDIQUE

Les documents obligatoires ncessaires la gestion de lAgence sont classs en 4 catgories :
CATEGORIE REGISTRES JURIDIQUES : REGISTRES SOCIAUX : LIVRES Registres des P.V. dassembles Registres des P.V. de conseils (pour les SA) Registre de lemployeur Registre de la paie Registre mdical Livre dinventaire Livre-journal Grand-livre Conventions de financement Conventions de matrise douvrage dlgue Conventions de projet Manuel de procdures administratives, financires et comptables Manuel de procdures techniques Guides de rfrence des PTF pour la passation des marchs, les dcaissements, la prsentation des rapports Tout autre document juridique indispensable
REGISTRES COMPTABLES :
DOCUMENTS INSTITUTIONNELS :
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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.2.1 OrganigrammedelAgence A : ORGANISATION DE LAGENCE A.2 ORGANISATION DE LAGENCE
A.2 ORGANISATION DE LAGENCE

A.2.1 ORGANIGRAMME DE LAGENCE
ASSEMBLEE GENERALE
CONSEIL D'ADMINISTRATION (cas SA)
DIRECTEUR GENERAL
CONTROLEUR DE GESTION / CI
DIRECTEUR TECHNIQUE
DIRECTEUR ADMINISTRATIF & FINANCIER
STANDISTERECEPTIONNIST E
CONSEILLER EN COMMUNICATION
SECRETAIRE DE DIRECTION
ASSISTANTE DE DIRECTION
COMPTABLE
ASSISTANT ADMINISTRATIF
CHAUFFEUR
CHEF(S) DE PROJETS
SECRETAIRE DE DIRECTION
ASSISTANT FINANCIER
<---------------> : liaison fonctionnelle ___________> : liaison hirarchique
PLANTON
CONSEILLER JURIDIQUE
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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.2.3 Descriptiondespostes cls A : ORGANISATION DE LAGENCE A.2 ORGANISATION DE LAGENCE
A.2.2 DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DES ORGANES

La composition, les pouvoirs et le fonctionnement des organes principaux sont dcrits dans les statuts et le rglement intrieur de lAgence. Il ressort clairement de ces documents institutionnels que lAgence ne peut tre assimile un projet. LAgence est une structure autonome laquelle lEtat confie lexcution de projets publics. Les relations qui existent entre elle et les autorits de lEtat sont fonctionnelles mais non de subordination. Cest mme la condition essentielle qui prside la signature des conventions avec les PTF. Les organes de gestion lAgence comprennent :
lAssemble Gnrale des socitaires, le Conseil dAdministration, pour les socits anonymes, le Comit de Pilotage, le Comit Technique de Suivi, la Direction Gnrale, les services techniques, financiers et administratifs, les Commissions spcialises.
A.2.2.1 LASSEMBLEE GENERALE

LAssemble Gnrale (AG) est lorgane dapprobation des actes de lAgence. Cest lorgane suprme de lAgence. Cest elle qui :
dfinit les grandes orientations des activits de lAgence, approuve le programme annuel dactivits de lAgence, approuve le budget annuel, et les tats financiers annuels de lAgence, approuve le MPACF et ses mises jour ultrieures.
Les dcisions de lAssemble sont prises sous forme de rsolutions annexes au procsverbal (P.V.) de la runion au cours de laquelle ces dcisions ont t prises. LAG se runit au moins une fois par an en session ordinaire pour examiner toutes les questions habituelles lies au fonctionnement normal de lAgence et, en particulier, le projet de budget tabli pour lexercice suivant. Elle se runit en session extraordinaire dans les conditions fixes par les statuts pour examiner les questions relevant de ce type de runions. Les dcisions prises par les organes spcifiques institus dans le cadre de la mise en uvre des projets ne doivent entamer en rien lautonomie de lAgence. Ces dcisions doivent tre pralablement ratifies par lAssemble gnrale pour tre excutoires.
A.2.2.2 LE CONSEIL DADMINISTRATION

Dans le cas des socits anonymes, le Conseil dAdministration (C.A.) est lorgane de gestion de lAgence. Sa composition, ses pouvoirs et ses modalits de fonctionnement sont arrts par les statuts. Le C.A. reoit de lAG les pouvoirs les plus tendus pour reprsenter lAgence vis--vis des tiers et autoriser les actes accomplis dans le respect son objet social. Les administrateurs sont nomms par lAG. Le C.A. est notamment charg :
darrter les tats financiers annuels de lAgence ; dtablir le rapport annuel dactivits, de proposer le programme annuel dactivits, darrter le projet de budget annuel de lAgence, dexaminer et dentriner les sous-projets et les oprations proposs par les mandats, de proposer la nomination du DG et du Commissaire aux Comptes, de proposer les modifications inclure dans le MPACF.
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Le C.A. dlgue au DG ses pouvoirs afin de reprsenter au mieux lAgence et assurer le fonctionnement optimal de lAgence. Le C.A. reste responsable des actes de gestion du DG.
A.2.2.3 LE COMITE DE PILOTAGE (CP)

Le CP est lorgane de concertation et de proposition dans le cadre de lexcution de Projet. Sa mission est : d'assurer la reprsentation des principales parties prenantes au projet ; de passer en revue les rapports d'excution trimestriels, annuels prpars par lAgence et valuer les progrs raliss dans la mise en uvre du projet ; de proposer des mesures permettant de remdier aux problmes rencontrs dans la gestion du projet ; de faciliter les relations avec les ministres, les collectivits locales, la socit civile et les autres institutions impliques dans le projet ; de vrifier la cohrence des interventions avec les stratgies sectorielles. Le CP se runira tous les deux mois ou en tant que de besoin pour : (i) dcider de la politique globale de mise en oeuvre; (ii) revoir les progrs raliss pour atteindre les objectifs du projet; (iii) prendre les actions correctives. Au moins une fois chaque anne, une runion conjointe entre le gouvernement et le Bailleur de Fonds sera organise. Le Comit de pilotage sera compos des matres douvrages membres notamment : un reprsentant du Ministre de tutelle qui en assure la prsidence ; un reprsentant du Ministre de lEconomie, des Finances et du budget ; un reprsentant du Ministre transports et de laviation civile; un reprsentant du Ministre des Equipements et des Travaux Publics un reprsentant du Programme national de lutte contre le VIH/SIDA du Ministre de la sant publique; un reprsentant du Ministre de lducation; un reprsentant de la Mairie de Bangui; un reprsentant des ONG ; un reprsentant par association professionnelle.
Le Coordonnateur de lUnit de Gestion du Projet ou son reprsentant assure le secrtariat du comit de pilotage. Les membres sont dsigns pour la dure de la mise en uvre du projet. Le CP peut mettre des avis et suggestions qui seront soumis lUGP et au Ministre de tutelle. Le prsident du CP convoque et fixe l'ordre du jour des runions sur proposition du Coordonnateur de lUGP du projet. Les PV des runions sont transmis aux ministres et organismes reprsents au Comit. La composition, l'organisation et le fonctionnement du CP ainsi que celui de UGP font l'objet d'un arrt du Ministre de tutelle. La qualit de membre du comit de pilotage ne donne droit aucune rmunration. Le Comit de Pilotage a pour attribution de :
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donner des orientations par rapport lexcution du projet ; examiner les rapports dactivits et davancement du projet ; faciliter le rglement des problmes ventuels auxquels le projet est confront et qui risque de retarder son avancement ; et favoriser la concertation entre les principaux intervenants du secteur urbain dans la ville de Bangui et veiller leur implication.
Le Comit de Pilotage du projet regroupe les principaux services de lEtats impliqus dans la gestion du projet (Ministres techniques, Municipalit de Bangui, AGETIP CAF, ONGs, etc...). Son secrtariat est assur par le Ministre de tutelle.
A.2.2.4 LE COMITE TECHNIQUE DE SUIVI (CTS)

Le Comit Technique de Suivi est un organe de suivi de la mise en uvre du projet. Il a pour attributions de : - servir de conseiller technique du projet ; valuer la performance technique du projet ; analyser les donnes techniques fournies par lAGETIP CAF sur lavancement du projet et vrifier leur cohrence dune bonne communication entre les diffrents acteurs du projet ; suivre la bonne communication entre les diffrents acteurs du projet ; suivre la bonne excution des orientations dfinies par le Comit de Pilotage ; prparer sur le plan technique et oprationnel les runions du Comit de Pilotage ; examiner les rapports dactivits et daudit technique et financier de lAGETIP CAF et soumettre des recommandations au Comit de Pilotage ; assurer le suivi des recommandations des aide-mmoire des missions et en rendre compte au Comit de Pilotage ; faire des recommandations et apporter des solutions pour la bonne marche des activits du projet ; assurer un suivi rapproch des activits critiques au niveau du projet ; et rdiger les termes de rfrence et procder au recrutement des consultants locaux ou internationaux intervenants directement dans le projet.
A.2.2.5 LA DIRECTION GENERALE

La Direction gnrale est lorgane de direction de lAgence. Le DG (DG) est nomm par lAG sur proposition du C.A. aprs avis du Gouvernement. Le DG reoit ses pouvoirs, par dlgation, du C.A. En consquence, il agit sous le contrle du C.A. Pour la mise en uvre des activits de lAgence, il se fait assister par un Directeur technique (DT) et un Directeur administratif et financier (DAF).
A.2.2.6 LES SERVICES DE LAGENCE 1. 2.

La Direction technique
La Direction technique assure la gestion technique de toutes les activits de lAgence.

La Direction administrative et financire
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La Direction administrative et financire assure la gestion administrative et financire des activits de lAgence.
A.2.2.7 LES COMMISSIONS SPECIALISEES

Les commissions spcialises sont des organes institus pour la prise rapide et collective de dcisions de gestion efficaces et transparentes :
La Commission des Marchs (CM), La Commission dAnalyse, Le Comit hebdomadaire de direction.
1.

La Commission des Marchs
La Commission des marchs (CM) comprend les membres suivants :

DG, Prsident de la commission DAF ou son reprsentant, DT ou son reprsentant, Un observateur dsign par le matre douvrage.
La CM est charge de prendre les dcisions de qualification et de classement des entreprises et dattribuer les marchs. Elle se runit autant de fois quil est ncessaire. La CM est prside par le DG. Le CA en assure le secrtariat. Les dcisions de la CM sont mentionnes dans les P.V. tablis pour chacune de ses runions.
2.
La Commission des Marchs
Les membres de la CA sont dsigns par la CM. Le DT prside la CA, sil nest pas membre de la CM. La CA assure le secrtariat de la CM. Elle est charge de faire les travaux prliminaires danalyse et de proposition pour la prise de dcision de la CM. Les dcisions de la CA sont mentionnes dans les P.V. tablis pour chacune de ses runions.
3.
Le Comit hebdomadaire de direction
Le comit hebdomadaire de direction (CHD) se compose du staff de lAgence (DG, DT, DAF, Conseillers et de lASD). Le CHD se runit une fois par semaine pour examiner le planning des travaux dlivrer au cours de la semaine. Le CHD est prsid par le DG ou son reprsentant. LASD assure le secrtariat.
A.2.3 DESCRIPTION DES POSTES CLES

On trouvera ci-aprs des fiches dcrivant chacun des postes de lAgence. Une fiche a t labore pour chaque poste. Chaque fiche comprend les mmes rubriques :
Titre du poste, Suprieur hirarchique, Subordonns, Rle, Tches.
Il faut noter que dans la prsente version du manuel, certains des postes dcrits ne sont pas encore pourvus. Sur ces bases, les postes faisant lobjet de fiches descriptives concernent :
1. Directeur Gnral
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2. Directeur Technique 3. Directeur Administratif et Financier 4. Contrleur de gestion 5. Conseiller juridique 6. Conseiller en communication 7. Assistante de Direction 8. Comptable 9. Assistant financier 10. Assistant administratif 11. Secrtaire de Direction pour la DAF 12. Chef de projets 13. Secrtaire de Direction pour la DT 14. Standardiste-rceptionniste 15. Chauffeur 16. Planton
Chacune des fiches doit tre duplique pour tre remise lAgent occupant le poste concern afin quil puisse la consulter en permanence et chaque fois que ncessaire.
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A.2.3.1 DIRECTEUR GENERAL Titre du poste

Suprieur hirarchique Subordonns Rle
DIRECTEUR GENERAL (DG) Assemble Gnrale (ou Prsident du CA pour les SA) DT, DAF, Conseillers, ASD
Le DG est responsable de la bonne marche de l'Agence tant sur le plan technique que financier et administratif vis vis de lAssemble Gnrale de lAgence, du Gouvernement et des PTF. Le DG a autorit directe sur tous les organes de gestion de lAgence. Il dispose de tous les pouvoirs les plus tendus pour administrer l'Agence.
Tches
Administration gnrale
il assure la gestion quotidienne de l'Agence en accord avec la politique gnrale et les rglements rgissant l'activit de l'Agence ; il collabore avec les institutions nationales et internationales, PTF y compris, pouvant aider la ralisation des objectifs de l'Agence ; il prpare et excute les dlibrations de lAG; il prside toutes les commissions spcialises de lAgence ; il signe les actes concernant lAgence et reprsente celle-ci vis vis des tiers et le cas chant en justice; il est assist sur le plan oprationnel par un directeur technique et un directeur administratif et financier ; il propose l'organigramme et son actualisation lAG ; il coordonne toutes les activits de l'Agence. il prend, dans les cas d'urgence qui ncessitent un dpassement de ses attributions normales, toutes les mesures conservatoires ncessaires, charge pour lui d'en rendre compte lAG. dans les plus brefs dlais.
Gestion financire
il prsente lAG (et au PTF) les budgets prvisionnels, les tats financiers annuels de l'Agence et ceux des projets excuts ainsi que les rapports d'activit trimestriels et annuels ; il approuve les ordres de transferts de fonds sur les comptes spciaux ouverts dans les banques commerciales ; il co-signe les chques tirs sur les comptes bancaires qui ont t prpars par le comptable ;
Acquisitions de biens et services

il veille au respect strict des procdures d'approvisionnement de l'Agence en biens et services requis ; il approuve les bons de commande de biens et de service; il passe les contrats avec les bnficiaires, matres d'uvre, ONG et entrepreneurs pour l'excution des sous-projets.
Gestion technique
il valide les propositions de sous-projets soumises par les bnficiaires afin de s'assurer que ceux-ci rpondent parfaitement aux critres d'ligibilits dfinis ; il veille au respect du cahier de charges des matres duvres, ONG, entreprises, fournisseurs engags dans les contrats avec lAgence ; il veille galement sassurer que les bnficiaires de sous-projets respectent bien leurs engagements ; il prononce les rceptions provisoires et dfinitives des ouvrages ; il prononce la remise des ouvrages au matres douvrages.
Tches (suite)
Administration du personnel
il nomme les cadres, conformment la procdure de recrutement en vigueur ; il recrute et licencie le personnel conformment aux textes en vigueur;
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il veille lapplication des rglements noncs dans les dcrets, arrts, manuels, directives, circulaires et mmoires relatifs la gestion du personnel ; il dtermine les niveaux de rmunrations du personnel; il autorise les augmentations de salaires, le versement des primes, et autres gratifications de mme que les retenues sur salaires ; il autorise les acomptes et avances sur salaires ; il informe le personnel de toutes les conditions d'emploi ; il signe les tats de salaires (tat de virement et billettage) ; il veille ce que tous les registres obligatoires en matire de gestion du personnel soient tenus jour ; il arrte les horaires de travail conformment aux textes en vigueur ; il autorise les absences du personnel. il est responsable de tout le personnel qui uvre dans le cadre de l'Agence; il prend les sanctions l'encontre du personnel qui manque au respect du rglement intrieur.
Gestion du patrimoine de l'Agence

il est responsable du patrimoine de lAgence et des biens acquis dans le cadre de lexcution des projets confis lAgence ; il s'assure que les stocks et les quipements acquis sont rgulirement protgs contre tous les risques de toute nature (vol, destruction, perte, accidents, etc...) il fait prendre toute mesure permettant de localiser et d'identifier les quipements acquis sur les fonds propres de lAgence et sur les fonds des PTF ; il veille ce que le personnel de l'Agence utilise les biens raisonnablement.
Rapports
Les statuts de lAgence, les conventions de financement, les conventions de projets et les conventions de matrise douvrage dlgue ; la convention-cadre entre le Gouvernement et lAgence prvoient ltablissement de rapports pour rendre compte de lexcution des activits confies. Le DG veille la production rgulire de ces rapports qui couvrent aussi bien les donnes techniques que financires. Les rapports financiers sont regroups en deux (2) catgories : les tats financiers produits par lAgence en sa qualit de personne morale ; les tats financiers produits par lAgence en sa qualit de mandataire charg dexcuter les activits qui lui ont t dlgues. Pour lui permettre de rpondre ces obligations : il contrle et approuve les rapports financiers avant leur soumission aux PTF, au Gouvernement et lAG ; il contrle et approuve les rapports d'activits avant leur soumission aux PTF, au Gouvernement et lAG.
Suivi et contrle
Le DG supervise toutes les activits de contrle et de suivi menes au sein de lAgence. Il veille ce que les organes de contrle extrieurs lAgence (ci-aprs) exercent leur mission sans entraves : Commissaire aux comptes (pour les SA), Inspection du Ministre charg des finances (pour la gestion des fonds publics), Brigade de vrification fiscale, Inspection du Travail, auditeurs indpendants recruts pour conduire laudit des tats financiers des projets dont lAgence excute les activits, missions de revue mi-parcours, etc...
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A.2.3.2 DIRECTEUR TECHNIQUE Titre du poste

DIRECTEUR TECHNIQUE (DT) DG CP, SD Sous la responsabilit du DG de l'Agence, le Directeur Technique a pour missions principales la supervision et le contrle du processus technique de prparation, de slection, de lexcution, du suivi et de la remise des projets aux matres douvrages et aux bnficiaires. Gestion technique
il veille l'application des dispositions du manuel de procdures techniques de lAgence ; il constitue et gre les banques de projets relevant de sa comptence technique ; il veille la mise jour le registre des entreprises qualifies et des matres d'uvre ; il coordonne et supervise les tudes confies par l'Agence aux matres d'uvre ; il contrle, a posteriori, les DAO raliss par les matres d'uvre pour s'assurer de leur conformit aux dispositions du manuel de procdures techniques ; il prside les travaux de la CA sil nest pas membre de la CM ; il s'assure que les matres d'uvre excutent leur mission de supervision et de contrle des travaux dans les rgles de l'art ; il programme l'excution des activits ; il prpare les programmes annuels ; il supervise les activits des chefs de projets travaillant sous son autorit ; il valide les dcomptes et veille la tenue jour de la situation des travaux ; il facilite matriellement les missions techniques (supervision, audit technique), et fournit toutes les informations et documents ncessaires, il fait prparer la rception des travaux excuts par les entrepreneurs au profit des bnficiaires ; il tient jour la documentation technique rpondant aux besoins de l'Agence ; il propose au DG des thmes d'tudes tendant amliorer la performance des entreprises locales et la qualit des projets soumis par les bnficiaires et matres d'ouvrage ; il s'acquitte de toutes les autres tches qui pourraient lui tre confies par le DG.
Tches
Gestion administrative et financire des marchs de travaux

il vrifie les dcomptes et situations tablis par les entreprises et certifies par le matres duvre ; il certifie les services faits par les matres duvre ; il veille une bonne gestion documentaire des marchs ; il identifie les entrepreneurs et les matres duvre ayant besoin dune formation dans le domaine de la gestion de leur entreprise ; il prpare le plan de formation de ces partenaires ; il identifie les formateurs et les centres susceptibles dtre consults.
Activits de formation et dinformation
Rapports il prpare avec le CG/CI les rapports d'activits trimestriels et annuels sur lavancement et la ralisation des projets excuts par lAgence.
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A.2.3.3 DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER Titre du poste

DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER (DAF) DG SD, CPT, ASF, ASA, CHF, STR, PLT Sous la responsabilit du DG de l'Agence, le Directeur Administratif et Financier assure des fonctions de direction administrative, financire et comptable de l'Agence. Supervision il est charg de superviser et contrler les services financiers et comptables de l'Agence ainsi que lensemble des tches incidence financire ou ayant trait la gestion financire. Gestion financire
il s'assure que les procdures financires mises en uvre sont conformes aux dispositions du manuel de procdures techniques ; il responsable de la prparation du projet de budget de l'Agence ; il assure le suivi rgulier du budget en vue dune gestion efficace et dun contrle de lutilisation des fonds dont il a la charge ; il fait prparer les demandes de rallocation de fonds adresses aux PTF, en conformit avec ses directives ; il contrle et surveille les entres et les sorties de fonds des comptes bancaires ou des caisses ; il co-signe les chques, virements de paiement et les engagements de dpenses.
Tches
Acquisitions de biens et services

il veille au respect des procdures dacquisitions de biens et de services ; il assure un contrle rigoureux des dpenses en veillant au respect du budget ; il procde au contrle du respect des clauses contractuelles l'occasion des commandes de services ou de biens avant tout dcaissement de fonds ;
Gestion comptable
il contrle et veille l'tablissement des tats financiers et comptables (journal, livres, tableau de bord, situation des immobilisations, engagements, impays,...) conformment au systme informatis mis en place et donnant les dtails pour chaque catgorie de dpenses, composantes, sous-composantes, activits ; il met en place un systme de comptabilit (budget, comptabilit gnrale, comptabilit analythique) en temps rel pour toutes les composantes ainsi quun systme de contrle interne appropri et fiable ; il contrle les pices pour s'assurer de leur validit, de leur exactitude et de leur bonne imputation ; il vrifie priodiquement les livres et registres comptables pour s'assurer de leur bonne tenue ; il contrle les tats de rapprochement de comptes bancaires ; il s'assure rgulirement que les pices justificatives des transactions de l'Agence et tous documents financiers ou d'ordre comptable sont classs ou archivs suivant des principes efficaces ; il contrle les oprations de dcaissements, en particulier le paiement des dcomptes et des factures et maintient des relations d'ordre comptable avec les fournisseurs et l'administration ;
Suivi du fonctionnement du SIG

il veille au bon fonctionnement du SIG (Systme Intgr de Gestion) mis en place pour la gestion des activits de lAgence ; il prend toute mesure approprie pour rsoudre les dysfonctionnements constats et/ou pour faire introduire par des techniciens habilits les modifications et amliorations souhaitables.
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Tches (suite)
Gestion administrative
il est charg de l'organisation gnrale des services administratifs et financiers de l'Agence ; il veille au bon fonctionnement des structures administratives de l'Agence ; il veille l'application des procdures administratives, financires et comptables de l'Agence et leur mise jour rgulire ; il s'assure que les conventions avec les PTF et le Gouvernement sont respectes; il procde la description des tches des postes administratifs; il supervise le recrutement du personnel de l'Agence, gre sa promotion et sa formation ; il accorde une attention particulire l'application de la lgislation du travail ; il veille une bonne circulation de linformation de porte gnrale au sein de lAgence.
Gestion des stocks et des quipements

il veille ce que les stocks et les quipements acquis soient rgulirement protgs contre les risques de tous genres (vols, destructions, etc.) ; il veille ce que la gestion des stocks soit assure au moyen doutils adquats ; il prend toute mesure permettant de localiser et d'identifier les quipements ; il veille ce que le personnel de l'Agence utilise raisonnablement les biens.
Rapports
Le DAF a la responsabilit de produire les tats financiers suivants : les tats financiers produits par lAgence en sa qualit de personne morale ; les tats financiers produits par lAgence en sa qualit de mandataire charg dexcuter les activits qui lui ont t dlgues (rapports sur ltat davancement des activits et des rapports du suivi financier) Le DAF tient les tats financiers ci-dessus la disposition des organes de contrle : Commissaire aux comptes (pour les SA), Gouvernement (pour les fonds publics), services fiscaux, services sociaux, auditeurs indpendants ; missions de supervision des PTF, revues mi-parcours.
Pg 19
A.2.3.4 CONTROLEUR DE GESTION (ou CONTROLEUR INTERNE) Titre du poste

CONTROLEUR DE GESION (ou CONTROLEUR INTERNE) (CG/CI) DG nant Sous la responsabilit du DG, le Contrleur de Gestion (CG) assure une fonction de contrle et de surveillance de la ralisation des objectifs dactivit. <Cette fonction peut tre galement assure par un contrleur (ou auditeur) interne (CI). La diffrence fondamentale entre ces deux fonctions est que les tches du CG si situent en aval des tches des autres agents alors que les fonctions du CI sont en amont>. Systme dinformation de gestion
il informe la Direction Gnrale sur les faits dordre interne et externe dont la connaissance est utile pour ajuster la politique gnrale de lAgence ; il appui la Direction Gnrale dans son rle de formulation des hypothses et des directives susceptibles de maximiser les chances de ralisation des objectifs gnraux de lAgence ; il rend compte, au moyen de tableaux de bord, des carts entre les prvisions et les ralisations, donne une explication des causes et indique les mesures correctrices adquates ; il veille la mise en uvre dune comptabilit analytique de gestion adapte aux besoins de lAgence.
Tches
Gestion de lorganisation
il propose toute suggestion permettant une meilleure rpartition des tches et des responsabilits en vue de latteinte des objectifs dans de meilleures conditions de moyens et temps ; il signale toute inadquation actuelle des procdures en vigueur et propose les solutions damlioration.
Gestion budgtaire
il appui la DAF pour la prparation du projet de budget adapt aux objectifs gnraux et aux prvisions globales de la Direction Gnrale.
Gestion du patrimoine
il organise et supervise les travaux dinventaire physique de biens, fournitures et caisse de lAgence.
Rapports
il veille au respect des dlais de remise des rapports de chaque direction ; il dresse lui-mme trimestriellement un rapport de contrle de gestion ; il participe la rdaction des rapports dactivits de lAgence.
Pg 20
A.2.3.5 CONSEILLER JURIDIQUE Titre du poste

CONSEILLER JURIDIQUE (CJ) DG nant Sous la responsabilit du DG, le Conseiller Juridique (CJ) assure une fonction de contrle du respect de la lgalit des actes impliquant lAgence et de protection de lAgence vis--vis des tiers. <Cette fonction peut tre sous traite auprs dun cabinet juridique indpendant suivant les besoins de lAgence>. Rdaction des actes
il rdige ou vrifie tous les projets dactes impliquant lAgence avant sa signature par le DG ; il assure la fonction dhuissier la CM lors de louverture des plis loccasion des appels doffres ; il rdige les PV de lAG ; il vrifie la conformit juridique des PV des commissions de lAgence ;
Tches
Dclaration des actes

il veille au respect des dlais lgaux de communication lAdministration des dclarations juridiques, fiscales et sociales ; il sassure du respect des dlais de dpts des tats financiers, des rapports dactivits, des PV des AG ;
Conservation
il tient jour tous les registres lgaux de lAgence ; il conserve les garanties reues des tiers de mme que les garanties donnes ; il assure la main leve des cautions reues ; il assure la gestion des baux, polices dassurances, cautionnements ; il assure le suivi des conventions signes par lAgence ; il gre les risques lis aux engagements pris par lAgence.
Contentieux
il assure le suivi des dossiers de contentieux de lAgence avec les tiers en liaisons avec les cabinets davocat. il dresse annuellement un rapport sur le respect des dispositions juridiques par les services de lAgence.
Rapports
Pg 21
A.2.3.6 CONSEILLER EN COMMUNICATION (CC) Titre du poste

CONSEILLER EN COMMUNICATION (CC) DG nant Sous la responsabilit du DG, le Conseiller en Communication (CC) assure une fonction de conception, dexcution et de contrle des actions en communication de lAgence avec les bnficiaires, les PTF et les mdias. <Cette fonction peut tre sous traite auprs dune agence de communication suivant les besoins de lAgence>. Rdaction des messages
il conoit les messages adresss au public cible ; il participe la prparation de campagnes mdiatiques ; il prpare les dpliants et autres documents dinformations sur les activits de lAgence ; il excute les reportages lors de crmonies de remises douvrages ;
Tches
Tches de protocole
il appui la Direction Gnrale dans lorganisation des rencontres dinformation avec les populations bnficiaires des activits et les autorits administratives ; il organise les missions tlvisuelles ou radiophoniques de lAgence ; il prpare les visites de chantiers pour les PTF ;
Suivi de limpact des actions en communication

il collecte toutes informations susceptibles de mesurer limpact des actions en communication dans le public cible ;
Rapports
il dresse trimestriellement un rapport sur les actions en communication excutes au cours du trimestre coul.
Pg 22
A.2.3.7 ASSISTANTE DE DIRECTION Titre du poste

Suprieur hirarchique Subordonns Rle Tches
ASSISTANTE DE DIRECTION DG nant Sous la supervision du DG, lAssistante de Direction (ASD) assure les tches administratives ci-aprs. Traitement de textes
elle assure le traitement des textes rdigs par le DG, au moyen dun logiciel appropri ; ces documents comprennent les correspondances administratives, les tlcopies, les messages et courriers lectroniques, les correspondances avec ladministration fiscale et douanire (demandes d'exonrations) et avec ladministration du travail et de la scurit sociale et divers autres organismes, les notes de service, les rapports, les procs-verbaux, les comptes-rendus, les contrats, etc. ; elle soumet ces documents au DG pour signature.
Gestion du courrier
elle reoit le courrier du DG pour traitement ; elle veille ce que le STR tienne jour les registres pour le suivi du courrier "dpart" et "arrive" ; elle sassure de lenregistrement et de la ventilation du courrier et ces documents en provenance ou destination des autres services ; elle contrle et s'assure de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en gnral, de tout document diffusion gnrale ; elle prend en stno les messages urgents tlcopier ; elle sassure de la distribution rgulire du courrier destin lextrieur par le planton (ou le service priv de courrier) ; elle utilise un logiciel appropri pour expdier et recevoir le courrier lectronique et pour le distribuer, le classer et larchiver.
Classement des documents

elle procde au classement des documents destins aux diffrentes directions selon le mode appropri (alphabtique, numrique, chronologique, thmatique) afin de permettre une recherche rapide ; elle classe le courrier par nature de pices : rglements reus, documents manant des banques et chques postaux, factures et relevs des fournisseurs, soumissions ou offres relatives aux marchs, courriers divers.
Gestion des rendez-vous et visites

elle prend ou donne les rendez-vous aux visiteurs ; elle accueille les visiteurs et les introduit auprs du DG ; elle rappelle en temps opportun au DG les runions et obligations prvues; elle coordonne l'ensemble des contacts extrieurs et intrieurs du DG.
Missions, voyages
elle prpare les missions du DG,
elle prpare les ordres de missions du staff de lAgence ; Communications tlphoniques

elle demande et reoit les communications tlphoniques du DG ; elle note les messages tlphoniques destins au DG. ;
Pg 23
A.2.3.8 COMPTABLE Titre du poste

COMPTABLE (CPT) DAF nant

Sous la responsabilit du DAF, le Comptable est charg de toutes les activits lies la tenue de la comptabilit de lAgence.
Tches
Gestion financire
il participe l'laboration du projet de budget de l'Agence ; il communique rgulirement au DAF ou son intrim la situation des disponibilits ; il prpare les demandes de rallocation de fonds adresses aux PTF ; il assure le suivi des cautions bancaires reues ou donnes ; il contrle les chques mis en paiement des salaires du personnel ; il suit le rythme des dcaissements auprs des Banques et en rend compte au DAF et au DG des difficults rencontres.
Gestion comptable
il contrle les pices justificatives de dpenses et de recettes pour s'assurer de leur validit, de leur exactitude avant leur comptabilisation ; il impute les pices comptables ; il analyse les comptes et justifie les soldes des comptes ; il prpare mensuellement les conciliations de banques; il assure le contrle et le suivi du brouillard de la caisse de menues-dpenses et la caisse de vente de DAO ; il tient jour les livres comptables ; il gre les immobilisations il classe et archive les documents comptables.
Rapports financiers
Le CPT produit selon les priodicits convenues (trimestre, semestre, anne) les tats financiers suivants : les tats financiers produits par lAgence en sa qualit de personne morale ; les tats financiers produits par lAgence en sa qualit de mandataire charg dexcuter les activits qui lui ont t dlgues. Le CPT assiste et met la disposition des organes de contrle ci-aprs, tous les documents dordre comptable et financier : Commissaire aux comptes, Gouvernement, services fiscaux, services sociaux, auditeurs indpendants; missions de supervision des PTF, revues mi-parcours.
Pg 24
A.2.3.9 ASSISTANT FINANCIER Titre du poste

ASSISTANT FINANCIER (ASF) DAF nant

Sous la responsabilit du DAF, l'Assistant Financier (ASF) de l'Agence assure des tches de gestion financire de lAgence.
Gestion financire
il prpare les chques de paiement des salaires ; il prpare la liquidation des factures fournisseurs aprs avoir rapproch factures et commandes; il contrle les tats d'indemnits de missions avant leur paiement ; il prpare les chques l'occasion des paiements des achats locaux et des dcomptes des travaux ; Il prpare les tats de frais divers (frais, perdiem (ou indemnits de missions) ; il tient la caisse de menues-dpenses de l'Agence ; il tient la caisse de vente de DAO.
Gestion comptable
il saisit et classe chronologiquement les pices comptables ; il tient le brouillard de la caisse de menues-dpenses et de la vente de DAO.
Pg 25
A.2.3.10 ASSISTANT ADMINISTRATIF Titre du poste

ASSISTANT ADMINISTRATIF (ASA) (ou Logisticien LOG) DAF nant

Sous la responsabilit du DAF, l'Assistant Administratif (ASA) de l'Agence assure ladministration des services gnraux et les tches dexcution de la gestion du personnel.<Ce poste peut tre dsign Logisticien >
Tches
Gestion des services gnraux

il est charg de l'organisation gnrale des services gnraux de l'Agence ; il met la disposition des services de lAgence tous les moyens matriels et humains ncessaire leur bon fonctionnement ; il assure la gestion gnrale des archives de lAgence ; il veille la bonne circulation des informations gnrales sur la vie de lAgence.
Gestion du personnel
il prpare lorganisation des recrutements ; il participe la gestion de la formation du personnel ; il tablit la paie et procde aux dclarations sociales ; il prpare les tats de billetage des salaris pays en espces ; il tient jour tous les registres obligatoires en matire de droit du travail ; il tient jour les fiches de prsence du personnel ; il assiste les organes de contrles sociaux loccasion de leurs vrifications.
Gestion des stocks et des quipements

il assure le respect des rgles de scurit daccs aux biens ; il codifie et affecte les biens acquis selon des procdures permettant de les localiser et de les identifier rapidement ; il assure galement la gestion des consommations de carburant ; il assure la maintenance courante des quipements collectifs (copieur, machine relier, etc.) ; il veille ce que le personnel de l'Agence gre les biens raisonnablement ; il participe aux inventaires physiques de biens et des stocks.
Gestion des achats

il recueille les propositions de prix loccasion des achats et petits achats ; il prpare les bons de commande des petits achats ; il participe la rception des achats de fournitures et de consommables ; il suit auprs de l'administration des Douanes les dossiers de demandes dexonrations pour l'acquisition des biens.
Pg 26
A.2.3.11 SECRETAIRE DE DIRECTION POUR LA DAF
Titre du poste
SECRETAIRE DE DIRECTION (SD) POUR LA DF DT nant

Sous la responsabilit du DAF, la Secrtaire de direction (SD) de la Direction Administrative et Financire assure les tches de secrtariat de la direction administrative et financire.
Tches
Traitement de textes
elle assure le traitement des textes rdigs par le DAF, au moyen dun logiciel appropri. Ces documents comprennent : les correspondances avec les entreprises, matres doeuvre et consultants intervenant pour la DAF, les tlcopies, les messages et courriers lectroniques changs avec les partenaires de la DAF, les rapports et PV, les comptes-rendus, les contrats, etc... elle soumet ces documents au DG pour signature aprs visa du DAF.
Gestion du courrier
elle tient jour le registre de transmission de la DAF ; elle reoit du STR le courrier destin la DAF, elle lenregistre et le transmet au DAF pour traitement ; elle soumet au DG pour signature les courriers prpars par le DAF, elle s'assure auprs du STR de la diffusion diligente des correspondances de la DAF ; elle prend en stno les messages urgents tlcopier ; elle utilise le logiciel appropri pour expdier et recevoir le courrier lectronique de la DAF et pour le distribuer, le classer et larchiver.

elle procde au classement des documents de la DAF selon le mode appropri (alphabtique, numrique, chronologique, thmatique) afin de permettre une recherche rapide ;
Gestion des rendez-vous et visites

elle prend ou donne les rendez-vous du DAF aux visiteurs ; elle accueille les visiteurs et les introduit auprs du DAF ; elle rappelle en temps opportun au DAF les runions et obligations prvues; elle coordonne l'ensemble des contacts extrieurs du DAF.
Communications tlphoniques
elle demande et reoit les communications tlphoniques du DAF ; elle note les messages tlphoniques destins au DAF.
Pg 27
A.2.3.12 CHEF DE PROJET Titre du poste

CHEF DE PROJETS (CP) DT nant

Sous la responsabilit du DT, le Chef de projets (CP) assiste celui-ci dans les tches matrielles de prparation des appels d'offres, dvaluation des offres, dattribution des marchs, de suivi technique des travaux sur les sites, de certification des travaux faits, de gestion des diffrentes bases de donnes dveloppes et de rdaction des rapports dactivits.
Tches
Elaboration des dossiers techniques

il identifie avec le matre d'uvre, le site concern par le sous-projet ; il contrle l'excution des prestations du matre d'uvre pour l'laboration du dossier technique ; il vrifie le dossier technique tabli par le matre d'uvre en vue de procder au lancement d'appels d'offres restreints aux entreprises qualifies par l'Agence ; il s'assure que ce dossier contient les pices numres dans le manuel de procdures, et quil est tabli selon les rgles de l'art ; il veille au respect du budget allou au sous-projet; il vrifie et certifie les notes d'honoraires des matres d'uvre pour l'tude des dossiers techniques.
Appels d'offres et dpouillements

il prpare les avis d'appels d'offres en vue de leur lancement ; il organise (matriellement) et participe aux sances d'ouverture des plis en sance publique et la rdaction du procs-verbal ; il dite le rapport de dpouillement et d'analyse technique et financire des offres pour la commission d'attribution des marchs.
Commission des marchs

il organise (matriellement) les sances de la CM, en informant toutes les personnes concernes ; il prsente la CM le rapport de dpouillement ou d'analyse des offres et les premires des propositions dattribution; il prpare les demandes de non objection ventuel, au vu du procs-verbal d'attribution des marchs ; il prpare les lettres de notification aux entreprises adjudicataires et aux entreprises dont l'offre n'a pas t retenue aprs analyse par la commission ;
Suivi de lexcution des marchs

il organise en relation avec le matre d'uvre concern le dmarrage des travaux, en se rendant sur le site du sous-projet et en identifiant la localisation des siges de l'entreprise et du matre d'uvre ; il supervise les travaux du matre d'uvre afin de contrler la bonne excution de ses obligations contractuelles; il vrifie et traite les dcomptes des entreprises et les situations des travaux annexes ; il participe aux runions hebdomadaires de chantier ; il vrifie les notes d'honoraires des matres d'uvre pour le contrle des travaux
Rception des travaux

il organise la rception provisoire puis, le moment venu, la rception dfinitive des travaux ; il constate la rception au moyen dun procs-verbal de rception.
Pg 28
Tches (suite)
Gestion des documents contractuels

il se sert dun guide de classement et darchivage pour conserver les pices documentaires relatives la passation des marchs ; laide dun logiciel de gestion technique des marchs, le CP gre la documentation contractuelle des entreprises et matres duvre ; il saisit au moins une fois par semaine dans le logiciel susvis, toutes les informations relatives : aux contrats de matrise d'uvre ; aux paiements des prestations des matres d'uvre ; aux marchs des entreprises ; aux donnes de suivi des chantiers ; aux paiements des dcomptes. il gre la charte tablie avec les entreprises.
Rapports d'activits
pour faciliter la rdaction des rapports dactivits, il rdige lattention du DT un compte rendu de suivi de chantiers ; il transmet, la fin de chaque mois au DT des tableaux comportant les informations de synthse ci-aprs : sous-projets ayant fait l'objet d'un appel d'offres au cours de la priode ; marchs attribus au cours de la priode ; rcapitulatif des marchs par entreprises et dcaissements par catgories de travaux ; contrats de matrise d'uvre signs au cours de la priode ; rcapitulatif des contrats de matrise d'uvre et dcaissements par catgories de travaux ; personnel employ par les entreprises au cours de la priode (Hommes et Hommes/Jours) ; performances au cours de la priode ; tat d'avancement des projets.
Ces tableaux doivent tre conformes aux modles types annexs au manuel de procdures techniques .
Pg 29
A.2.3.13 SECRETAIRE DE DIRECTION POUR LA DT Titre du poste

SECRETAIRE DE DIRECTION POUR LA DT (SD) DT nant

Sous la responsabilit du DT, la Secrtaire de direction de la Direction technique (SD) assure les tches de secrtariat de la direction technique.
Traitement de textes
elle assure le traitement des textes rdigs par le DT, au moyen dun logiciel appropri. Ces documents comprennent : les correspondances avec les entreprises, matres doeuvre et consultants intervenant pour la DT, les tlcopies, les messages et courriers lectroniques changs avec les partenaires de la DT, les correspondances avec les services techniques impliqus dans lexcution des travaux ; les rapports et PV, les comptes-rendus, les contrats, etc... elle soumet ces documents au DG pour signature aprs visa du DT.
Gestion du courrier
elle tient jour le registre de transmission de la DT ; elle reoit du STR le courrier destin la DT, elle lenregistre et le transmet au DT pour traitement ; elle soumet au DG pour signature les courriers prpars par le DT et le CP, elle s'assure auprs du STR de la diffusion diligente des correspondances de la DT ; elle prend en stno les messages urgents tlcopier ; elle utilise un logiciel appropri pour expdier et recevoir le courrier lectronique de la DT et pour le distribuer, le classer et larchiver.

elle procde au classement des documents de la DT selon le mode appropri (alphabtique, numrique, chronologique, thmatique) afin de permettre une recherche rapide ; ces documents concernent les appels doffres, les avis
de non-objection des PTF, les offres (techniques et financires), les procs-verbaux de dpouillement et danalyse des offres, les notifications, les ordres de services, les marchs, les cautions, les dcomptes, les comptes rendus de chantiers, les procs-verbaux de rception (provisoire et dfinitive), les procs-verbaux de remise douvrages, etc. Gestion des rendez-vous et visites
elle prend ou donne les rendez-vous du DT aux visiteurs (tenue des agendas) ; elle accueille les visiteurs et les introduit auprs du DT ; elle rappelle en temps opportun au DT les runions et obligations prvues; elle coordonne l'ensemble des contacts extrieurs du DT.
Communications tlphoniques
elle demande et reoit les communications tlphoniques du DT ; elle note les messages tlphoniques destins au DT.
Pg 30
A.2.3.14 STANDARDISTE-RECEPTIONNISTE Titre du poste

STANDARDISTE RECEPTIONNISTE (STR) DAF nant

Sous la responsabilit du DAF, le STR est charg de laccueil des interlocuteurs extrieurs ainsi que de diverses tches dexcution et dappui.
Standard tlphonique
il est charg de la transmission des messages reus: la communication tlphonique reue est transmise directement l'intress si celui-ci est prsent ; en cas d'absence, le message laiss par l'interlocuteur est remis, par crit, au destinataire ds son retour ; le personnel de l'Agence charge le STR de communiquer les messages aux correspondants extrieurs. il note les appels extrieurs des agents (pour le pays et linternational) dans un registre comportant les indications notes en fin de tableau.
Rception
il est charg de l'accueil des personnes trangres l'Agence : accueil des livreurs : information et rapprochement avec le destinataire des biens ; accueil des visiteurs : aprs renseignements pris sur l'objet de leur visite, il informe le destinataire de l'arrive de son visiteur (lorsqu'il est attendu), ou avise lASD ou la SD ; il enregistre, dans tous les cas, toutes les entres de personnes extrieures.
Courrier
il rceptionne le courrier destin lAgence (ou courrier-arrive ) et lenregistre dans le registre prvu cet effet ; il prpare la circulation du courrier en attachant un bordereau de transmission et distribue le courrier reu dans des parapheurs ; il classe les originaux du courrier trait; il collecte le courrier de lAgence destin aux tiers (ou courrier-dpart ), lenregistre dans le registre prvu cet effet ; il enregistre le courrier dpart dans le registre de transmission puis le remet au CHF pour distribution.
Caftria
il gre le matriel de caftria et le fait rviser en cas de besoin ; il tient selon les rgles dhygine acceptables le service de caftria ; il gre les consommables de caftria.
Gestion des fournitures et consommables

il gre les petites fournitures (papier, encre, etc.) et produits dentretien, il veille la propret des locaux et signale tout problme lASA ou au DAF.
Modle de registre de tenue des appels tlphoniques extrieurs : Date 24/11/2002 Nom/agent XXX N appel 00 (33) 155.34.13.98 Ville Paris Heure/dbut Heure/fin 11h27 11h35 Visa
Pg 31
A.2.3.15 CHAUFFEUR Titre du poste

CHAUFFEUR (CHF) DAF nant

Rattach la DAF le chauffeur est charg de la conduite des vhicules de lAgence et de diverses tches dexcution.
Dplacements, conduite il assure le transport des personnes (DG, DT, DAF, autres personnels de l'Agence, Experts, et...) et des biens selon les instructions du DG ou du DAF, il veille avoir constamment bord lors des dplacements les pices administratives obligatoires (assurances, certificat dimmatriculation, etc...), il respecte en permanence les obligations du code de la route et notamment celles concernant les limitations de vitesse, il vite les modes de conduite et les itinraires susceptibles de dgrader ou dendommager les vhicules, il tient un carnet de bord et de dplacements indiquant notamment les consommations diverses (carburants, lubrifiants, pneumatiques, etc...), il veille la scurit des vhicules, des personnes et des biens transports. Entretien courant du vhicule il assure le nettoyage et l'entretien quotidien des vhicules ; il veille rappeler en temps voulu les visites dentretien des vhicules, il signale lASA toute dfaillance ncessitant une visite et/ou une rparation, il assure la surveillance des rparations des vhicules de lAgence ; il assure toutes autres tches lui confies par le DG ou le DAF.
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A.2.3.16 PLANTON Titre du poste

PLANTON (PLT) DAF nant

Rattach la DAF le planton est charg de la distribution du courrier de lAgence.
Distribution du courrier il distribue le courrier externe de lAgence et fait marger le registre de transmission par les destinataires de ce courrier ; il rcupre galement le courrier destin lAgence ; il est charg des autres courses professionnelles de lAgence la demande du DG, du DAF ou du DT. Reprographie
il assure la reprographie et la reliure des documents de lAgence ; il assure lentretien quotidien de la machine photocopier ; il rappelle les dates de maintenance priodique de la machine photocopier lASA afin de faire procder aux rvisions ncessaires.
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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.2.4 Pouvoirs A : ORGANISATION DE LAGENCE A.2 ORGANISATION DE LAGENCE
A.2.4 POUVOIRS
La connaissance des possibilits de pouvoirs et de dlgations de signatures est essentielle car la validit des actes en dpend troitement. Ainsi, les personnes habilites signer au nom de lAgence doivent tre clairement identifies et connues des interlocuteurs extrieurs (Gouvernement, PTF, oprateurs, fournisseurs, etc...). Les spcimens lgaliss des signatures des personnels habilits doivent tre communiqus aux PTF avant tout dcaissement et aux banques commerciales ds louverture des comptes. Ces signatures doivent tre connues afin dviter les risques de contrefaon. Les pouvoirs et dlgations varient en fonction de la nature des pices et du degr dengagement qui en rsulte pour lAgence. Le tableau ci-aprs synthtise les procdures de signature et de dlgation en vigueur :
Nature de lacte Pices de dpenses bons de commande marchs salaires etc Chques et virements 3 scnarios Signataire principal DG Co-signataire nant Dlgations
DAF et/ou DT
Uniquement pour des dpenses dont la nature et le plafond ont t fixs par note de service du DG.
DG DG DAF
DAF DT DT
Rgle normale En cas dabsence du DAF Exceptionnel : en cas dabsence du DG et sous rserve de lui rendre compte ds son retour.
Demandes de retraits de fonds (DRF)
Autorit signataire
DG
A noter que les demandes de retraits de fonds sur les comptes de crdit, de don ou de subvention prsentes aux PTF sont signes par une ou plusieurs personnes habilites dsignes par le Reprsentant autoris du Gouvernement (lautorit signataire). Une seul signataire est normalement suffisant. Mais le Reprsentant autoris peut en dsigner deux ou plusieurs. Cette possibilit rpond moins un soucis de contrle qu une proccupation de disponibilit des signataires autoriss afin dviter les retards dans lacheminement des requtes. Dans tous les cas, le Reprsentant autoris doit indiquer dans les correspondances adresses aux PTF lidentit des signataires autoriss et les noms des personnes habilites. Il doit galement prciser si chaque signataire signe seul ou co-signe en veillant ce que les exigences du contrle ne sopposent pas lobtention rapide des signatures ncessaires, ceci pour assurer lefficacit des retraits de fonds.
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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.3.1 Codificationde linformation A : ORGANISATION DE LAGENCE A.3 GESTION DE LINFORMATION
A.3 GESTION DE LINFORMATION

La bonne gestion de linformation (financire, administrative, technique...) au sein de lAgence doit tre considre par chaque agent comme lun des lments fondamentaux de bonnes performances, de lefficacit et donc de latteinte des objectifs fixs lAgence. Une gestion performante de linformation exige une codification rigoureuse ainsi que de bonnes procdures de diffusion et de circulation. Cela implique notamment un traitement efficace du courrier de lAgence ainsi que lorganisation rgulire de runions dinformation.
A.3.1 CODIFICATION DE LINFORMATION

A.3.1.1 CODIFICATION DES SERVICES
Lorigine ou la destination de linformation doivent tre codifies pour acclrer le traitement de linformation mais galement pour faciliter et rationaliser le classement et larchivage. La codification des services de lAgence est la suivante :
CODE SG ST SAF LIBELLE Direction gnrale Services techniques Services administratifs et financiers
A.3.1.2 CODIFICATION DES POSTES

Les postes de travail sont galement codifis pour identifier rapidement les personnes tant lorigine dinformations ou en tant destinataires. Les codes des fonctions correspondent aux abrviations de postes figurant au tableau ci-aprs :
CODE DG DT DAF ASF CJ CC CG/CI ASD CPT CP SDT STR CHF PLT LIBELLE DG Directeur technique Directeur administratif et financier Assistant Financier Conseiller juridique Conseiller en communication Contrleur de gestion/ Contrleur interne Assistante de direction Comptable Chef de projets Secrtaire de direction Standardiste rceptionniste Chauffeur Planton
Pg 35
A.3.1.3 CODIFICATION DES ACTIVITES

La diversit des activits de lAgence rend indispensable la codification des activits (projets, des composantes de ces projets), des PTF qui contribuent au financement des projets, des sites gographiques des projets, des matres douvrage des projets, des partenaires dexcution associs (voir annexes du module Comptabilit ).
A.3.1.4 CODIFICATION DES IMPRIMES

Afin dviter toute confusion dans les dsignations dimprims administratifs et dans leurs diffrentes versions au fil du temps, il convient de faire figurer au pied de chaque document une srie de rfrences correspondant :
la fonction administrative principale remplie, au numro dordre de cration, la date de cration (mois et anne) de ces pices Exemple de codification : Le code :
CP - 01. 1 - 11/2002
Fonction (2 c. alphabtiques) CP
N dordre (2c. numriques) 01
N de version (1c. numrique) 1
Date de cration (6c. numriques) 11/2002
correspond la pice de caisse-dpenses, version 1, cre en novembre 2002.
Voir les listes des imprims administratifs figurant dans les annexes des modules
A.3.1.5 NUMEROTATION DES DOCUMENTS

Tout document mis ou reu par lAgence reoit un numro chronologique permettant son identification et son classement. Le nombre de caractres numriques affect cette numrotation est fonction de la frquence de lmission ou de la rception de chaque type de document :
pour les documents dont le nombre annuel est estim moins de 100 (cent) deux caractres suffisent : 01 99 ; pour les documents dont le nombre annuel estim est suprieur 100 mais infrieur 1000 (mille), trois caractres numriques suffisent : 001 999 ; pour les documents dont le nombre annuel estim est suprieur 1000, quatre caractres numriques suffisent : 0001 9999 ; et ainsi de suite.
A.3.1.6 DATATION DES DOCUMENTS
Pg 36
Tout document doit porter une date de cration. Cette date peut se prsenter sous lun des formats suivants :
jour, mois, anne ; mois, anne ou anne, mois anne.
Le mois peut tre exprim en quantime (05, par exemple) ou en caractres alphabtiques complets ou abrgs (JANVIER ou JAN). Si utile, les documents crs sous forme de fichiers informatiques peuvent indiquer galement lheure de cration.
Pg 37
MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.3.2Traitementdu courrier A : ORGANISATION DE LAGENCE A.3 GESTION DE LINFORMATION
A.3.2 TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE

A.3.2.1 COURRIER PHYSIQUE Courrier arrive
Rception
Tout courrier destin lAgence est rceptionn lAgence par le STR. Le courrier rcupr par le PLT est galement rceptionn par le STR. Il en est de mme pour tout courrier remis directement tout personnel de lAgence. Le cas chant, le STR accuse rception en visant le registre de transmission du service expditeur. La dcharge comporte au moins les mentions suivantes : date, heure de rception et la signature ou le visa. En cas dabsence temporaire du STR la rception du courrier peut tre assure par le PLT, lASD ou tout autre personnel de lAgence. Lintrt de cette disposition est la centralisation systmatique de tout le courrier de lAgence afin dviter les omissions et les duplications des documents censs traiter des mmes objets. Il permet galement dofficialiser les dates de rception pour les documents ayant valeur juridique ou contractuelle (offres de services, par exemple). Le STR procde au tri du courrier reu comme suit : courrier priv, courrier confidentiel, courrier administratif, factures, dcomptes et assimils. Le courrier priv et le courrier confidentiel sont remis en main propre par le STR. Il ouvre le courrier administratif. Il attache chaque liasse de courrier administratif ou de factures (ou dcomptes) un bordereau de transmission ou bordereau de dispatching dont un modle est prsent plus bas. Il appose le cachet courrier-arrive sur chaque courrier. Le courrier confidentiel est identifi par lapposition du cachet CONFIDENTIEL sur lenveloppe. Il nest jamais ouvert ni par le STR ni par lASD. Si aprs ouverture par le destinataire, le courrier peut tre insr dans le circuit de traitement, il est alors remis lASD pour enregistrement et suite donner.
Dpouillement
MODELE DE BORDEREAU DE TRANSMISSION DU COURRIER ARRIVE

Nom agence
date :
BORDEREAU DE TRANSMISSION DESTINATAIRE code DG DT DAF CG ASD CPT ASF ASA Visa Attribution Avis et retour Suite donner Information Accord Rglement Excution Rgularisation MOTIF INSTRUCTIONS
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Enregistrement
Le STR enregistre le courrier administratif dans le registre de courrier arrive et enregistre les factures ou dcomptes dans un registre particulier appel facturier . Il reporte dans le cachet appos et sur le bordereau de transmission le numro dordre chronologique du registre correspondant. Le registre du courrier arrive comporte au moins les mentions suivantes : N dordre, date de rception, Ref et date du courrier, Dsignation de lexpditeur, Objet. Le registre du courrier facturier comporte au moins les mentions suivantes : N dordre, date de rception, Dsignation de lexpditeur, Rfrences et date de la facture Montant de la facture Lensemble du courrier est ensuite plac dans le parapheur du DG. LASD contrle lenregistrement et la prparation du parapheur avant lintroduction chez le DG. Le DG examine chaque courrier, porte les affectations, vise et donne ventuellement des instructions particulires pour le traitement. LASD rcupre le parapheur examin ; prend copie du courrier ventiler, place les copies du courrier dans le parapheur destin de chaque direction (DT, DAF,) et transmet le courrier chaque direction concerne (au secrtariat de direction). Chaque destinataire vise le bordereau de transmission en guise de dcharge. Les bordereaux sont retourns lASD pour classement avec les originaux du courrier. La rgle principale de tout classement efficace est que tout document doit tre retrouv rapidement mme en labsence du personnel qui est lorigine du classement. Les documents peuvent tre classs selon lun des critres suivants ou par combinaison de deux de ces critres : par n ordre chronologique, par dossier de projet excut, par nature de document. Le STR classe les originaux du courrier administratif dans les classeurs appropris par numro denregistrement. Les factures et dcomptes suivent le classement adopt par le service comptable. Les exemplaires destins au service technique sont classs par projet ou par opration. Les pices relatives aux dossiers techniques (tudes, travaux) sont classes par rubriques techniques : demandes de non-objection et rponses obtenues, correspondances, dossiers dappel doffres, offres reues, dossiers danalyses des offres, marchs, ordres de services, dcomptes, procs-verbaux ; chaque rubrique tant subdivise par nature de prestations (tudes, travaux et contrles). Les documents rcents (datant dun an ou qui nont pas encore fait lobjet de vrifications par les organes de contrle habilits) sont placs dans des classeurs perforations et rangs porte de main (tagres, armoires) proximit des bureaux des utilisateurs. Les documents anciens sont rangs dans des botes-archives. Les documents vieux de plus de trois exercices sont ficels et rangs dans des cartons-archives et placs dans un local archives . Un guide rcapitulatif du classement et de larchivage pourra tre labor lorsque tous les codes seront attribus pour tre joint en annexe au prsent manuel de procdures.
Traitement
Classement
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Courrier dpart
Collecte
Le courrier de lAgence destin lextrieur est soumis la signature du DG quel que soit le service metteur ou quel que soit le rdacteur. Les documents expdier sont placs, en trois exemplaires au moins, dans le parapheur du service et transmis lASD pour soumission la signature du DG. Les rfrences porter sur le courrier dpart comprennent les mentions suivantes : Le code du signataire : DG ; Le code du rdacteur : par exemple : DT Lanne dmission du courrier ; par exemple : 2002 Le numro dordre chronologique : 015. Exemple : DG/DT/2002-015 Le numro peut tre port au moyen dun tampon numroteur ou saisi directement sur lordinateur aprs renseignement auprs du STR pour viter les duplications de rfrences. Les parapheurs sont rcuprs par lASD aprs signature du DG ; elle vrifie quil ny a pas domission.
Enregistrement
Le STR enregistre le courrier dans le registre dpart ; porte ventuellement le numro dordre sil nest pas port par informatique. Il ventile chaque document comme suit : 1 exemplaire pour le chrono de classement ; 1 exemplaire est retourn dans le parapheur pour le service metteur pour classement par ce dernier ; 1 exemplaire (original) pour le destinataire.
Acheminement
Le STR enregistre galement dans le registre de transmission le courrier dpart ; prpare les plis et les remet au PLT pour distribution. Lorsquil sagit du courrier expdier par la poste ordinaire ou courrier express ; lASD appose les timbres sur les enveloppes suivant les tarifs du service postal ; ou fait appel au coursier express (DHL, EMS Chronopost, etc.) pour rcuprer les plis.
Classement
Le courrier dpart est class dans les mmes conditions que le courrier arrive . Les originaux de courrier sont classs chez lASD.
Pg 40
A.3.2.2 COURRIER ELECTRONIQUE

Un volume de plus en plus important de documents ou de messages est dsormais transmis ou reu par lAgence au moyen du rseau internet sous la forme de fichiers informatiques. Le foisonnement de ces informations implique une gestion rigoureuse afin de retrouver rapidement les documents. Les logiciels de messagerie sont bien adapts la gestion du courrier lectronique.
Courrier reu
Pour des raisons videntes de confidentialit et defficacit, tous les messages envoys lAgence doivent tre reus dans une unique bote lettres lectronique avant dtre redistribus leurs destinataires. Le DG dsigne lagent responsable de cette tche (a priori lASD). Cet agent vrifie rgulirement ltat de la bote aux lettres lectroniques pour tre inform sans dlai de tout courrier reu. Il sauvegarde en mode lecture seule les messages reus sous la forme de fichiers dans des sous-rpertoires correspondant aux rubriques cres sur le serveur du rseau interne dinformatique de lAgence. Des sous-rpertoires individuels peuvent tre ouverts pour chaque agent connect au rseau interne pour y dposer les copies des documents les concernant et pour lchange de messages internes. Les noms des fichiers comprendront des numros squentiels par ordre de date afin dautoriser les classements chronologiques, les tris et les recherches rapides.
Courrier envoy
Chaque agent quip dun micro-ordinateur peut envoyer des messages partir de son poste. Toutefois le logiciel est paramtr pour qu loccasion de chaque envoi de message une copie soit automatiquement envoye vers le rpertoire gnral de la messagerie lectronique gr par la mme personne que ci-dessus. Les fichiers sont galement dans le format lecture seule afin dviter les modifications accidentelles.
Pg 41
MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES A.3.3 Circulationdelinformation A : ORGANISATION DE LAGENCE A.3 GESTION DE LINFORMATION
A.3.3 CIRCULATION DE LINFORMATION INTERNE

La circulation de linformation au sein de lAgence est assure et renforce par des runions priodiques (hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles) organises avec le personnel, les organes dexcution, les matres douvrage, le gouvernement, les PTF. Les runions hebdomadaires (CHD) permettent au personnel de lAgence :
de faire le point sur ltat davancement des dossiers confis chacun, dexposer les difficults rencontres et de proposer des solutions pour les surmonter.
La runion hebdomadaire se tient jour fixe. Sa dure est limite une heure. Le DG dsigne par roulement un responsable pour rdiger le procs-verbal de runion qui doit tre succinct. Le procs-verbal de la prcdente runion est rappel au dbut de chaque nouvelle runion afin dacclrer lanalyse des problmes et dassurer la continuit du suivi. Les runions mensuelles suivent le mme rgime dorganisation que les runions hebdomadaires; mais leur dure peut tre porte 2 heures. La runion mensuelle peut tre tenue, par exemple, chaque premier lundi du mois. Chaque fois quil est ncessaire, la runion mensuelle peut tre largie aux matres duvre et aux ONG. La runion trimestrielle peut tre largie aux entreprises, aux reprsentants de lEtat. Lordre du jour est communiqu au moins 15 jours lavance afin que les participants puissent correctement sy prparer. La dure de la runion est limite une matine (3 4 heures). Une note de service du DG fixe les conditions et le calendrier de chacune de ces runions.
Pg 42
ATRACOM-Centrafrique Manuel de Procdures Administratives Techniques et Comptables
A.4 ANNEXES DU MODULE A

1 2 3 4 5 6 7 8 Statuts de lAgence Rcpiss de dclaration ou dimmatriculation Texte de reconnaissance dutilit publique Convention-cadre Arrt portant rgime fiscal Lettre de dsignation des signataires autoriss Liste des imprims Description succincte du 1er projet confi
Insrer aux pages suivantes les documents (ou les fichiers) lists ci-dessus
Pg 43

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AFRICATIP - Association des Agences Africaines dExcution des Travaux dIntrt Public

MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

Module A ORGANISATION DE LAGENCE

A MODULE A ORGANISATION DE LAGENCE

A.1.1 A.1.2 A.1.3 A.1.4 A.1.5 A.1.6

A.2.2.1 A.2.2.2 A.2.2.3 A.2.2.4 A.2.2.5 A.2.2.6 A.2.2.7

DESCRIPTION DES POSTES CLES ...................................................................................... 13

TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE ............................................................................. 38

Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE

COURRIER PHYSIQUE ................................................................................................................................. 38 COURRIER ELECTRONIQUE ........................................................................................................................ 41

CIRCULATION DE LINFORMATION INTERNE................................................................... 42 ANNEXES DU MODULE A............................................................................................................... 43

Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE

Date de rdaction : 12/2002

Date dernire rvision : _____________

A.1 PRESENTATION DE LAGENCE

Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE

Date de rdaction : 12/2002

Date dernire rvision : _____________

A.1.2 ADRESSES UTILES

Services des impts

Organisme de scurit sociale

Commissaire aux comptes (cas des socits anonymes)

<insrer le nom et les contacts du bureau de prestations informatiques de lagence >

Le CG doit complter et actualiser rgulirement la prsente rubrique

Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE

Date de rdaction : 12/2002

Date dernire rvision : _____________

A.1.3 IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE

Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE

Date de rdaction : 12/2002

Date dernire rvision : _____________

A.1.4 ACTIVITES DE LAGENCE

Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE

Date de rdaction : 12/2002

Date dernire rvision : _____________

A.1.5 INFORMATIONS SUR LA 1ERE ACTIVITE CONFIEE A LAGENCE

Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE

Date de rdaction : 12/2002

Date dernire rvision : _____________

A.1.6 DOCUMENTATION JURIDIQUE

Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE

Date de rdaction : 12/2002

Date dernire rvision : _____________

A.2 ORGANISATION DE LAGENCE

CONSEIL D'ADMINISTRATION (cas SA)

DIRECTEUR ADMINISTRATIF & FINANCIER

<---------------> : liaison fonctionnelle ___________> : liaison hirarchique

Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE

Date de rdaction : 12/2002

Date dernire rvision : _____________

A.2.2 DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DES ORGANES

A.2.2.1 LASSEMBLEE GENERALE

A.2.2.2 LE CONSEIL DADMINISTRATION

Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE

Date de rdaction : 12/2002

Date dernire rvision : _____________

A.2.2.3 LE COMITE DE PILOTAGE (CP)

A.2.2.4 LE COMITE TECHNIQUE DE SUIVI (CTS)

A.2.2.5 LA DIRECTION GENERALE

A.2.2.6 LES SERVICES DE LAGENCE 1. 2.

La Direction technique assure la gestion technique de toutes les activits de lAgence.

Version provisoire N 1 Mathieu Amadou K. SOUGUE