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AFRICATIP - Association des Agences Africaines d’Exécution des Travaux d’Intérêt Public MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

A : ORGANISATION DE L’AGENCE

SOMMAIRE

Module A ORGANISATION DE L’AGENCE

Module A ORGANISATION DE L’AGENCE

AA MMOODDUULLEE AA OORRGGAANNIISSAATTIIOONN DDEE LL’’AAGGEENNCCEE
AA MMOODDUULLEE
AA OORRGGAANNIISSAATTIIOONN DDEE LL’’AAGGEENNCCEE

SOMMAIRE

AA

MMOODDUULLEE

A A O O R R G G A A N N I I S

AA OORRGGAANNIISSAATTIIOONN DDEE LLAAGGEENNCCEE

1

A.1

PRESENTATION DE L’AGENCE

3

A.1.1 RENSEIGNEMENTS GENERAUX

3

A.1.2 ADRESSES UTILES

4

A.1.3 IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE

5

A.1.4 ACTIVITES DE L’AGENCE

6

A.1.5

INFORMATIONS SUR LA 1ERE ACTIVITE CONFIEE A L’AGENCE

7

A.1.6 DOCUMENTATION JURIDIQUE

8

A.2

ORGANISATION DE L’AGENCE

9

A.2.1 ORGANIGRAMME DE L’AGENCE

9

A.2.2

DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DES ORGANES

10

A.2.2.1

L’ASSEMBLEE GENERALE

10

A.2.2.2

LE

CONSEIL D’ADMINISTRATION

10

A.2.2.3

LE COMITE DE PILOTAGE

11

A.2.2.4

LE COMITE TECHNIQUE DE SUIVI

12

A.2.2.5

LA

DIRECTION GENERALE

13

A.2.2.6

LES SERVICES DE L’AGENCE

13

A.2.2.7

LES COMMISSIONS SPECIALISEES

13

A.2.3

DESCRIPTION DES POSTES CLES

13

A.2.3.1

DIRECTEUR

GENERAL

15

A.2.3.2

DIRECTEUR

TECHNIQUE

17

A.2.3.3

DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

18

A.2.3.4

CONTROLEUR DE GESTION (ou CONTROLEUR INTERNE)

20

A.2.3.5

CONSEILLER

JURIDIQUE

21

A.2.3.6

CONSEILLER EN COMMUNICATION (CC)

22

A.2.3.7

ASSISTANTE DE DIRECTION

23

A.2.3.8

COMPTABLE

24

A.2.3.9

ASSISTANT

FINANCIER

25

A.2.3.10

ASSISTANT

ADMINISTRATIF

26

A.2.3.11

SECRETAIRE DE DIRECTION POUR LA DAF

27

A.2.3.12

CHEF DE PROJET

28

A.2.3.13

SECRETAIRE DE DIRECTION POUR LA DT

30

A.2.3.14

STANDARDISTE-RECEPTIONNISTE

31

A.2.3.15

CHAUFFEUR

32

A.2.3.16

PLANTON

33

A.2.4 POUVOIRS

34

A.3

GESTION DE L’INFORMATION

35

A.3.1 CODIFICATION DE L’INFORMATION

35

A.3.1.1

CODIFICATION

DES

SERVICES

35

A.3.1.2

CODIFICATION

DES

POSTES

35

A.3.1.3

CODIFICATION

DES

ACTIVITES

36

A.3.1.4

CODIFICATION

DES

IMPRIMES

36

A.3.1.5

NUMEROTATION DES DOCUMENTS

36

A.3.1.6

DATATION DES DOCUMENTS

36

A.3.2

TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE

 

38

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

SOMMAIRE

A.3.2.1

COURRIER

PHYSIQUE

38

A.3.2.2

COURRIER

ELECTRONIQUE

41

A.3.3

CIRCULATION DE L’INFORMATION INTERNE

 

42

A.4

ANNEXES DU MODULE A

43

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.1 PRESENTATION DE L’AGENCE

A.1.1Renseignementsgénéraux

A.1 PRESENTATION DE L’AGENCE

A.1.1 RENSEIGNEMENTS GENERAUX

Dénomination

<insérer la dénomination de l’agence>

Sigle

<insérer le sigle de l’agence>

Statut

<préciser le statut juridique de l’agence> :

(Association à but non lucratif régie par la loi du 1 er juillet 1901 ou Société de capitaux. Pour les associations, rappeler les références du récépissé de reconnaissance par l’autorité publique ; pour les sociétés, mentionner les références de l’immatriculation au registre du commerce).

Siège

<insérer le nom d e la ville du siège de l’agence>

Adresse

<insérer l’adresse du siège de l’agence> (rue :

N°boîte postale :

N°téléphone :

N°télécopie :

e-mail : )

Durée de vie

illimitée. Il est important de rappeler que la durée de vie de l'Agence n’est pas limitée à l’exécution d’un projet. Sa durée de vie est, en réalité, indéterminée.

Régime fiscal

<insérer le régime fiscal auquel sont assujettis l’agence et son personnel> (vis-à-vis des droits et taxes d’importation, de la taxe de consommation intérieure, des impôts sur les revenus, droits d’enregistrement et de timbres de l’impôt sur les traitements et salaires du personnel, etc.).

Sécurité sociale

<insérer le régime sécurité sociale auquel sont assujettis l’agence et son personnel> (vis-à-vis de la retraite, des prestations familiales, de l’assurance maladie et accident de travail, etc.).

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A.1 PRESENTATION DE L’AGENCE

A.1.3Adressesutiles

A.1.2 ADRESSES UTILES

Ministère chargé des finances

<insérer le nom et les contacts de l’interlocuteur du service public chargé de la gestion des financements extérieurs >

Services des impôts

<insérer le nom et les contacts de l’interlocuteur du service des impôts dont relève l’agence >

Organisme de sécurité sociale

<insérer le nom et les contacts de l’interlocuteur du service de sécurité sociale dont relève l’agence >

Service de l'emploi

<insérer le nom et les contacts de l’interlocuteur du service public chargé des questions de l’emploi dont relève l’agence >

Expert comptable

<insérer le nom et les contacts du cabinet d’expert comptable qui apporte son assistance à l’agence >

Auditeur

<insérer le nom et les contacts du cabinet d’audit chargé du contrôle des comptes de l’agence >

Commissaire aux comptes (cas des sociétés anonymes)

<insérer le nom et les contacts du cabinet du commissaire aux comptes de l’agence >

Informaticien

<insérer le nom et les contacts du bureau de prestations informatiques de l’agence >

Le CG doit compléter et actualiser régulièrement la présente rubrique

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A.1 PRESENTATION DE L’AGENCE

A.1.3Implantationgéographique

A.1.3 IMPLANTATION GEOGRAPHIQUE

Les statuts prévoient habituellement que le siège de l’Agence est fixé dans la capitale administrative du pays d’origine.

Toutefois, les mêmes statuts précisent que selon les besoins, l’Assemblée Générale est habilitée à transférer le siège de l’Agence dans toute autre localité du territoire national.

De même, cette Assemblée est habilitée à créer des antennes locales dans toute autre localité du territoire national.

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A.1 PRESENTATION DE L’AGENCE

A.1.4 Activités de l’Agence

A.1.4 ACTIVITES DE L’AGENCE

Aux termes des dispositions des statuts, toute Agence poursuit des objectifs généraux et des objectifs spécifiques. Les objectifs spécifiques dépendent de la particularité de chaque agence. Par contre, les objectifs généraux de l’Agence sont les suivants :

è exécuter les projets de développement dans les délais et selon des principes d’économie, d’impartialité, de transparence et d’efficacité ;

è introduire et appliquer des procédures simplifiées efficaces et contrôlables, et qui puissent servir plus tard de référence d’efficacité pour l’Administration et les Collectivités dans la gestion des marchés publics ;

è encourager l’usage des méthodes à haute intensité de main d’œuvre, chaque fois qu’elles présentent une efficacité économique, pour contribuer ainsi à la création d’emplois et à la lutte contre la pauvreté ;

è inciter, favoriser le développement du secteur privé national, notamment des bureaux d’études et des petites et moyennes entreprises (PME) en général et du secteur du bâtiment et des travaux publics (BTP) en particulier, et faciliter le renforcement de leur capacité à étudier, réaliser et superviser un large éventail de travaux d’infrastructure.

Le mode opératoire principal de l’Agence est la MAITRISE D’OUVRAGE DELEGUEE (MOD).

Cette activité est régie sur le plan juridique par le mandat qui est un contrat
Cette activité est régie sur le plan juridique par le mandat qui est un contrat par lequel le
mandataire
(l’Agence :
Maître
d’ouvrage
délégué)
représente
le
mandant
(Maître
d’Ouvrage) dans l’exécution d’opérations réalisées pour le compte de celui-ci.

Elle agit en qualité de mandataire pour le compte de mandants qui peuvent être :

è le gouvernement,

è les collectivités territoriales,

è les projets et programmes de développement,

è les communautés de base et même

è les intervenants privés.

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A.1 PRESENTATION DE L’AGENCE

A.1.5Informationssur1 ère activité

A.1.5 INFORMATIONS SUR LA 1ERE ACTIVITE CONFIEE A L’AGENCE

<insérer ici un résumé descriptif sur la 1 ère activité déléguée à l’Agence> (il est possible de transférer cette partie du manuel dans les annexes du présent module).

è Les objectifs du projet ou du programme,

è Les bénéficiaires du projet ou du programme,

è Les composantes ou parties du projet ou du programme,

è La durée du projet ou du programme,

è La zone géographique d’intervention,

è Le coût du projet,

è La méthode d’intervention de l’Agence.

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A.1 PRESENTATION DE L’AGENCE

A.1.6Documentationjuridique

A.1.6 DOCUMENTATION JURIDIQUE

Les documents obligatoires nécessaires à la gestion de l’Agence sont classés en 4 catégories :

CATEGORIE

LIVRES

REGISTRES JURIDIQUES :

Registres des P.V. d’assemblées

Registres des P.V. de conseils (pour les SA)

REGISTRES SOCIAUX :

Registre de l’employeur

Registre de la paie

Registre médical

REGISTRES COMPTABLES :

Livre d’inventaire

Livre-journal

Grand-livre

DOCUMENTS INSTITUTIONNELS :

Conventions de financement

Conventions de maîtrise d’ouvrage déléguée

Conventions de projet

Manuel de procédures administratives, financières et comptables

Manuel de procédures techniques

Guides de référence des PTF pour la passation des marchés, les décaissements, la présentation des rapports

Tout autre document juridique indispensable

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A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.1 Organigramme de l’Agence

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.1 ORGANIGRAMME DE L’AGENCE

ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE

ASSEMBLEE

ASSEMBLEE
ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
GENERALE

GENERALE

ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
ASSEMBLEE GENERALE
A.2.1 ORGANIGRAMME DE L’AGENCE ASSEMBLEE GENERALE CONSEIL D'ADMINISTRATION (cas SA) DIRECTEUR GENERAL
CONSEIL D'ADMINISTRATION (cas SA) DIRECTEUR GENERAL ASSISTANTE DE DIRECTION CONTROLEUR DE GESTION / CI
CONSEIL D'ADMINISTRATION
(cas SA)
DIRECTEUR GENERAL
ASSISTANTE DE
DIRECTION
CONTROLEUR DE
GESTION / CI
CONSEILLER
JURIDIQUE
CONSEILLER EN
COMMUNICATION
/ CI CONSEILLER JURIDIQUE CONSEILLER EN COMMUNICATION DIRECTEUR ADMINISTRATIF & FINANCIER COMPTABLE
DIRECTEUR ADMINISTRATIF & FINANCIER COMPTABLE ASSISTANT ADMINISTRATIF ASSISTANT FINANCIER CHAUFFEUR PLANTON
DIRECTEUR ADMINISTRATIF
& FINANCIER
COMPTABLE
ASSISTANT
ADMINISTRATIF
ASSISTANT
FINANCIER
CHAUFFEUR
PLANTON
STANDISTE-
RECEPTIONNIST
E
SECRETAIRE DE
DIRECTION
DIRECTEUR TECHNIQUE
DIRECTEUR TECHNIQUE

DIRECTEUR TECHNIQUE

DIRECTEUR TECHNIQUE
DIRECTEUR TECHNIQUE
DIRECTEUR TECHNIQUE
DIRECTEUR TECHNIQUE
DIRECTEUR TECHNIQUE
DIRECTEUR TECHNIQUE
DIRECTEUR TECHNIQUE
DIRECTEUR TECHNIQUE
DIRECTEUR TECHNIQUE
CHEF(S) DE PROJETS
CHEF(S) DE
PROJETS
SECRETAIRE DE DIRECTION
SECRETAIRE DE
DIRECTION
TECHNIQUE CHEF(S) DE PROJETS SECRETAIRE DE DIRECTION <---------------> : liaison fonctionnelle > :

<---------------> : liaison fonctionnelle

> : liaison hiérarchique

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.2 DESCRIPTION ET FONCTIONNEMENT DES ORGANES

La composition, les pouvoirs et le fonctionnement des organes principaux sont décrits dans les statuts et le règlement intérieur de l’Agence. Il ressort clairement de ces documents institutionnels que l’Agence ne peut être assimilée à un projet. L’Agence est une structure autonome à laquelle l’Etat confie l’exécution de projets publics. Les relations qui existent entre elle et les autorités de l’Etat sont fonctionnelles mais non de subordination. C’est même la condition essentielle qui préside à la signature des conventions avec les PTF.

Les organes de gestion l’Agence comprennent :

è l’Assemblée Générale des sociétaires,

è le Conseil d’Administration, pour les sociétés anonymes,

è le Comité de Pilotage,

è le Comité Technique de Suivi,

è la Direction Générale,

è les services techniques, financiers et administratifs,

è les Commissions spécialisées.

A.2.2.1

L’ASSEMBLEE GENERALE

L’Assemblée Générale (AG) est l’organe d’approbation des actes de l’Agence. C’est l’organe suprême de l’Agence. C’est elle qui :

è définit les grandes orientations des activités de l’Agence,

è approuve le programme annuel d’activités de l’Agence,

è approuve le budget annuel, et les états financiers annuels de l’Agence,

è approuve le MPACF et ses mises à jour ultérieures.

Les décisions de l’Assemblée sont prises sous forme de résolutions annexées au procès- verbal (P.V.) de la réunion au cours de laquelle ces décisions ont été prises.

L’AG se réunit au moins une fois par an en session ordinaire pour examiner toutes les questions habituelles liées au fonctionnement normal de l’Agence et, en particulier, le projet de budget établi pour l’exercice suivant. Elle se réunit en session extraordinaire dans les conditions fixées par les statuts pour examiner les questions relevant de ce type de réunions.

Les décisions prises par les organes spécifiques institués dans le cadre de la mise en œuvre des projets ne doivent entamer en rien l’autonomie de l’Agence. Ces décisions doivent être préalablement ratifiées par l’Assemblée générale pour être exécutoires.

A.2.2.2

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Dans le cas des sociétés anonymes, le Conseil d’Administration (C.A.) est l’organe de gestion de l’Agence. Sa composition, ses pouvoirs et ses modalités de fonctionnement sont arrêtés par les statuts. Le C.A. reçoit de l’AG les pouvoirs les plus étendus pour représenter l’Agence vis-à-vis des tiers et autoriser les actes accomplis dans le respect son objet social.

Les administrateurs sont nommés par l’AG. Le C.A. est notamment chargé :

è d’arrêter les états financiers annuels de l’Agence ;

è d’établir le rapport annuel d’activités,

è de proposer le programme annuel d’activités,

è d’arrêter le projet de budget annuel de l’Agence,

è d’examiner et d’entériner les sous-projets et les opérations proposés par les mandats,

è de proposer la nomination du DG et du Commissaire aux Comptes,

è de proposer les modifications à inclure dans le MPACF.

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

Le C.A. délègue au DG ses pouvoirs afin de représenter au mieux l’Agence et assurer le fonctionnement optimal de l’Agence. Le C.A. reste responsable des actes de gestion du DG.

A.2.2.3

LE COMITE DE PILOTAGE (CP)

Le CP est l’organe de concertation et de proposition dans le cadre de l’exécution de

Projet. Sa mission est :

d'assurer la représentation des principales parties prenantes au projet ;

de passer en revue les rapports d'exécution trimestriels, annuels préparés par l’Agence et évaluer les progrès réalisés dans la mise en œuvre du projet ;

de proposer des mesures permettant de remédier aux problèmes rencontrés dans la gestion du projet ;

de faciliter les relations avec les ministères, les collectivités locales, la société civile et les autres institutions impliquées dans le projet ;

de vérifier la cohérence des interventions avec les stratégies sectorielles.

Le CP se réunira tous les deux mois ou en tant que de besoin pour :

(i) décider de la politique globale de mise en oeuvre; (ii) revoir les progrès réalisés pour atteindre les objectifs du projet;

(iii) prendre les actions correctives.

Au moins une fois chaque année, une réunion conjointe entre le gouvernement et le Bailleur de Fonds sera organisée.

Le Comité de pilotage sera composé des maîtres d’ouvrages membres notamment :

- un représentant du Ministère de tutelle qui en assure la présidence ;

- un représentant du Ministère de l’Economie, des Finances et du budget ;

- un représentant du Ministère transports et de l’aviation civile;

- un représentant du Ministère des Equipements et des Travaux Publics

- un représentant du Programme national de lutte contre le VIH/SIDA du Ministère de la santé publique;

- un représentant du Ministère de l’éducation;

- un représentant de la Mairie de Bangui;

- un représentant des ONG ;

- un représentant par association professionnelle.

Le Coordonnateur de l’Unité de Gestion du Projet ou son représentant assure le secrétariat du comité de pilotage.

Les membres sont désignés pour la durée de la mise en œuvre du projet. Le CP peut émettre des avis et suggestions qui seront soumis à l’UGP et au Ministère de tutelle.

Le président du CP convoque et fixe l'ordre du jour des réunions sur proposition du Coordonnateur de l’UGP du projet. Les PV des réunions sont transmis aux ministères et organismes représentés au Comité.

La composition, l'organisation et le fonctionnement du CCPP ainsi que celui de UGP font l'objet d'un arrêté du Ministre de tutelle.

La qualité de membre du comité de pilotage ne donne droit à aucune rémunération.

Le Comité de Pilotage a pour attribution de :

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A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

- donner des orientations par rapport à l’exécution du projet ;

- examiner les rapports d’activités et d’avancement du projet ;

- faciliter le règlement des problèmes éventuels auxquels le projet est confronté et qui risque de retarder son avancement ; et

- favoriser la concertation entre les principaux intervenants du secteur urbain dans la ville de Bangui et veiller à leur implication.

Le Comité de Pilotage du projet regroupe les principaux services de l’Etats impliqués dans la gestion du projet (Ministères techniques, Municipalité de Bangui, AGETIP CAF, ONGs,

etc

).

Son secrétariat est assuré par le Ministère de tutelle.

A.2.2.4

LE COMITE TECHNIQUE DE SUIVI (CTS)

Le Comité Technique de Suivi est un organe de suivi de la mise en œuvre du projet. Il a pour attributions de :

- servir de conseiller technique du projet ;

- évaluer la performance technique du projet ;

- analyser les données techniques fournies par l’AGETIP CAF sur l’avancement du projet et vérifier leur cohérence d’une bonne communication entre les différents acteurs du projet ;

- suivre la bonne communication entre les différents acteurs du projet ;

- suivre la bonne exécution des orientations définies par le Comité de Pilotage ;

- préparer sur le plan technique et opérationnel les réunions du Comité de Pilotage ;

- examiner les rapports d’activités et d’audit technique et financier de l’AGETIP CAF et soumettre des recommandations au Comité de Pilotage ;

- assurer le suivi des recommandations des aide-mémoire des missions et en rendre compte au Comité de Pilotage ;

- faire des recommandations et apporter des solutions pour la bonne marche des activités du projet ;

- assurer un suivi rapproché des activités critiques au niveau du projet ; et

- rédiger les termes de référence et procéder au recrutement des consultants locaux ou internationaux intervenants directement dans le projet.

A.2.2.5

LA DIRECTION GENERALE

La Direction générale est l’organe de direction de l’Agence. Le DG (DG) est nommé par l’AG sur proposition du C.A. après avis du Gouvernement. Le DG reçoit ses pouvoirs, par délégation, du C.A. En conséquence, il agit sous le contrôle du C.A. Pour la mise en œuvre des activités de l’Agence, il se fait assister par un Directeur technique (DT) et un Directeur administratif et financier (DAF).

A.2.2.6

LES SERVICES DE L’AGENCE

1. La Direction technique

La Direction technique assure la gestion technique de toutes les activités de l’Agence.

2. La Direction administrative et financière

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

La Direction administrative et financière assure la gestion administrative et financière des activités de l’Agence.

A.2.2.7

LES COMMISSIONS SPECIALISEES

Les commissions spécialisées sont des organes institués pour la prise rapide et collective de

décisions de gestion efficaces et transparentes :

è La Commission des Marchés (CM),

è La Commission d’Analyse,

è Le Comité hebdomadaire de direction.

1. La Commission des Marchés

La Commission des marchés (CM) comprend les membres suivants :

è DG, Président de la commission

è DAF ou son représentant,

è DT ou son représentant,

è Un observateur désigné par le maître d’ouvrage.

La CM est chargée de prendre les décisions de qualification et de classement des

entreprises et d‘attribuer les marchés. Elle se réunit autant de fois qu’il est nécessaire. La

CM est présidée par le DG. Le CA en assure le secrétariat. Les décisions de la CM sont

mentionnées dans les P.V. établis pour chacune de ses réunions.

2. La Commission des Marchés

Les membres de la CA sont désignés par la CM. Le DT préside la CA, s’il n’est pas membre

de la CM. La CA assure le secrétariat de la CM. Elle est chargée de faire les travaux préliminaires d’analyse et de proposition pour la prise de décision de la CM. Les décisions de la CA sont mentionnées dans les P.V. établis pour chacune de ses réunions.

3. Le Comité hebdomadaire de direction

Le comité hebdomadaire de direction (CHD) se compose du staff de l’Agence (DG, DT, DAF,

Conseillers et de l’ASD). Le CHD se réunit une fois par semaine pour examiner le planning

des travaux à délivrer au cours de la semaine. Le CHD est présidé par le DG ou son

représentant. L’ASD assure le secrétariat.

A.2.3 DESCRIPTION DES POSTES CLES

On trouvera ci-après des fiches décrivant chacun des postes de l’Agence. Une fiche a été élaborée pour chaque poste. Chaque fiche comprend les mêmes rubriques :

è Titre du poste,

è Supérieur hiérarchique,

è Subordonnés,

è Rôle,

è Tâches.

Il faut noter que dans la présente version du manuel, certains des postes décrits ne sont pas encore pourvus. Sur ces bases, les postes faisant l’objet de fiches descriptives concernent :

1. Directeur Général

Version provisoire N° 1

Date de rédaction : 12/2002

Date dernière révision :

Pg 13

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AFRICATIP - Association des Agences Africaines d’Exécution des Travaux d’Intérêt Public

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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

2. Directeur Technique

3. Directeur Administratif et Financier

4. Contrôleur de gestion

5. Conseiller juridique

6. Conseiller en communication

7. Assistante de Direction

8. Comptable

9. Assistant financier

10. Assistant administratif

11. Secrétaire de Direction pour la DAF

12. Chef de projets

13. Secrétaire de Direction pour la DT

14. Standardiste-réceptionniste

15. Chauffeur

16. Planton

Chacune des fiches doit être dupliquée pour être remise à l’Agent occupant le poste concerné afin qu’il puisse la consulter en permanence et chaque fois que nécessaire.

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AFRICATIP - Association des Agences Africaines d’Exécution des Travaux d’Intérêt Public

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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.1

DIRECTEUR GENERAL

Titre du poste

DIRECTEUR GENERAL (DG)

 

Supérieur hiérarchique

Assemblée Générale (ou Président du CA pour les SA)

 

Subordonnés

DT, DAF, Conseillers, ASD

 

Rôle

Le DG est responsable de la bonne marche de l'Agence tant sur le plan technique que financier et administratif vis à vis de l’Assemblée Générale de l’Agence, du Gouvernement et des PTF. Le DG a autorité directe sur tous les organes de gestion de l’Agence. Il dispose de tous les pouvoirs les plus étendus pour administrer l'Agence.

Tâches

Administration générale

 

il assure la gestion quotidienne de l'Agence en accord avec la politique générale et les règlements régissant l'activité de l'Agence ;

il collabore avec les institutions nationales et internationales, PTF y compris, pouvant aider à la réalisation des objectifs de l'Agence ;

il prépare et exécute les délibérations de l’AG;

 

il préside toutes les commissions spécialisées de l’Agence ;

 

il signe les actes concernant l’Agence et représente celle-ci vis à vis des tiers et le cas échéant en justice;

il est assisté sur le plan opérationnel par un directeur technique et un directeur administratif et financier ;

il propose l'organigramme et son actualisation à l’AG ;

 

il coordonne toutes les activités de l'Agence.

il prend, dans les cas d'urgence qui nécessitent un dépassement de ses attributions normales, toutes les mesures conservatoires nécessaires, à charge pour lui d'en rendre compte à l’AG. dans les plus brefs délais.

Gestion financière

 

il présente à l’AG (et au PTF) les budgets prévisionnels, les états financiers annuels de l'Agence et ceux des projets exécutés ainsi que les rapports d'activité trimestriels et annuels ;

il approuve les ordres de transferts de fonds sur les comptes spéciaux ouverts dans les banques commerciales ;

il co-signe les chèques tirés sur les comptes bancaires qui ont été préparés par le comptable ;

Acquisitions de biens et services

 

il veille au respect strict des procédures d'approvisionnement de l'Agence en biens et services requis ;

il approuve les bons de commande de biens et de service;

 

il

passe

les

contrats

avec

les

bénéficiaires,

maîtres

d'œuvre,

ONG

et

entrepreneurs pour l'exécution des sous-projets.

 

Gestion technique

 

il valide les propositions de sous-projets soumises par les bénéficiaires afin de s'assurer que ceux-ci répondent parfaitement aux critères d'éligibilités définis ;

il veille au respect du cahier de charges des maîtres d’œuvres, ONG, entreprises, fournisseurs engagés dans les contrats avec l’Agence ;

il veille également à s’assurer que les bénéficiaires de sous-projets respectent bien leurs engagements ;

il prononce les réceptions provisoires et définitives des ouvrages ;

 

il prononce la remise des ouvrages au maîtres d’ouvrages.

 

Tâches (suite)

Administration du personnel

 

il nomme les cadres, conformément à la procédure de recrutement en vigueur ;

 

il recrute et licencie le personnel conformément aux textes en vigueur;

 

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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

il veille à l’application des règlements énoncés dans les décrets, arrêtés, manuels, directives, circulaires et mémoires relatifs à la gestion du personnel ;

il détermine les niveaux de rémunérations du personnel;

il autorise les augmentations de salaires, le versement des primes, et autres gratifications de même que les retenues sur salaires ;

il autorise les acomptes et avances sur salaires ;

il informe le personnel de toutes les conditions d'emploi ;

il signe les états de salaires (état de virement et billettage) ;

il veille à ce que tous les registres obligatoires en matière de gestion du personnel soient tenus à jour ;

il arrête les horaires de travail conformément aux textes en vigueur ;

il autorise les absences du personnel.

il est responsable de tout le personnel qui œuvre dans le cadre de l'Agence;

il prend les sanctions à l'encontre du personnel qui manque au respect du règlement intérieur.

Gestion du patrimoine de l'Agence

il est responsable du patrimoine de l’Agence et des biens acquis dans le cadre de l’exécution des projets confiés à l’Agence ;

il s'assure que les stocks et les équipements acquis sont régulièrement protégés contre tous les risques de toute nature (vol, destruction, perte, accidents, etc

)

il fait prendre toute mesure permettant de localiser et d'identifier les équipements acquis sur les fonds propres de l’Agence et sur les fonds des PTF ;

il veille à ce que le personnel de l'Agence utilise les biens raisonnablement.

Rapports

Les statuts de l’Agence, les conventions de financement, les conventions de projets et les conventions de maîtrise d’ouvrage déléguée ; la convention-cadre entre le Gouvernement et l’Agence prévoient l’établissement de rapports pour rendre compte de l’exécution des activités confiées. Le DG veille à la production régulière de ces rapports qui couvrent aussi bien les données techniques que financières. Les rapports financiers sont regroupés en deux (2) catégories :

les états financiers produits par l’Agence en sa qualité de personne morale ;

les états financiers produits par l’Agence en sa qualité de mandataire chargé d’exécuter les activités qui lui ont été déléguées.

Pour lui permettre de répondre à ces obligations :

il contrôle et approuve les rapports financiers avant leur soumission aux PTF, au Gouvernement et à l’AG ;

il contrôle et approuve les rapports d'activités avant leur soumission aux PTF, au Gouvernement et à l’AG.

Suivi et contrôle

Le DG supervise toutes les activités de contrôle et de suivi menées au sein de l’Agence. Il veille à ce que les organes de contrôle extérieurs à l’Agence (ci-après) exercent leur mission sans entraves : Commissaire aux comptes (pour les SA), Inspection du Ministère chargé des finances (pour la gestion des fonds publics), Brigade de vérification fiscale, Inspection du Travail, auditeurs indépendants recrutés pour conduire l’audit des états financiers des projets dont l’Agence exécute les activités, missions de revue à mi-parcours, etc

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.2

DIRECTEUR TECHNIQUE

Titre du poste

DIRECTEUR TECHNIQUE (DT)

 

Supérieur hiérarchique

DG

Subordonnés

CP, SD

Rôle

Sous la responsabilité du DG de l'Agence, le Directeur Technique a pour missions principales la supervision et le contrôle du processus technique de préparation, de sélection, de l’exécution, du suivi et de la remise des projets aux maîtres d’ouvrages et aux bénéficiaires.

Tâches

Gestion technique

 

il veille à l'application des dispositions du manuel de procédures techniques de l’Agence ;

il constitue et gère les banques de projets relevant de sa compétence technique ;

il veille à la mise à jour le registre des entreprises qualifiées et des maîtres d'œuvre ;

il

coordonne

et

supervise

les

études

confiées

par

l'Agence

aux maîtres

d'œuvre ;

 

il contrôle, a posteriori, les DAO réalisés par les maîtres d'œuvre pour s'assurer de leur conformité aux dispositions du manuel de procédures techniques ;

il préside les travaux de la CA s’il n’est pas membre de la CM ;

 

il s'assure que les maîtres d'œuvre exécutent leur mission de supervision et de contrôle des travaux dans les règles de l'art ;

il programme l'exécution des activités ;

 

il prépare les programmes annuels ;

il supervise les activités des chefs de projets travaillant sous son autorité ;

il valide les décomptes et veille à la tenue à jour de la situation des travaux ;

il facilite matériellement les missions techniques (supervision, audit technique), et fournit toutes les informations et documents nécessaires,

il fait préparer la réception des travaux exécutés par les entrepreneurs au profit des bénéficiaires ;

il tient à jour la documentation technique répondant aux besoins de l'Agence ;

il propose au DG des thèmes d'études tendant à améliorer la performance des entreprises locales et la qualité des projets soumis par les bénéficiaires et maîtres d'ouvrage ;

il s'acquitte de toutes les autres tâches qui pourraient lui être confiées par le DG.

Gestion administrative et financière des marchés de travaux

 

il vérifie les décomptes et situations établis par les entreprises et certifiées par le maîtres d’œuvre ;

il certifie les services faits par les maîtres d’œuvre ;

 

il veille à une bonne gestion documentaire des marchés ;

 

Activités de formation et d’information

 

il identifie les entrepreneurs et les maîtres d’œuvre ayant besoin d’une formation dans le domaine de la gestion de leur entreprise ;

il prépare le plan de formation de ces partenaires ;

 

il identifie les formateurs et les centres susceptibles d’être consultés.

 

Rapports

 

il prépare avec le CG/CI les rapports d'activités trimestriels et annuels sur l’avancement et la réalisation des projets exécutés par l’Agence.

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.3

DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER

Titre du poste

DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER (DAF)

Supérieur hiérarchique

DG

Subordonnés

SD, CPT, ASF, ASA, CHF, STR, PLT

Rôle

Sous la responsabilité du DG de l'Agence, le Directeur Administratif et Financier assure des fonctions de direction administrative, financière et comptable de l'Agence.

Tâches

Supervision il est chargé de superviser et contrôler les services financiers et comptables de l'Agence ainsi que l’ensemble des tâches à incidence financière ou ayant trait à la gestion financière.

Gestion financière

 

il s'assure que les procédures financières mises en œuvre sont conformes aux dispositions du manuel de procédures techniques ;

il responsable de la préparation du projet de budget de l'Agence ;

il assure le suivi régulier du budget en vue d’une gestion efficace et d’un contrôle de l’utilisation des fonds dont il a la charge ;

il fait préparer les demandes de réallocation de fonds adressées aux PTF, en conformité avec ses directives ;

il contrôle et surveille les entrées et les sorties de fonds des comptes bancaires ou des caisses ;

il

co-signe

les chèques, virements de paiement et les engagements de

 

dépenses.

Acquisitions de biens et services

il veille au respect des procédures d’acquisitions de biens et de services ;

il assure un contrôle rigoureux des dépenses en veillant au respect du budget ;

il procède au contrôle du respect des clauses contractuelles à l'occasion des commandes de services ou de biens avant tout décaissement de fonds ;

Gestion comptable

 

il contrôle et veille à l'établissement des états financiers et comptables (journal, livres, tableau de bord, situation des immobilisations, engagements, impayés, ) conformément au système informatisé mis en place et donnant les détails pour chaque catégorie de dépenses, composantes, sous-composantes, activités ;

il met en place un système de comptabilité (budget, comptabilité générale, comptabilité analythique) en temps réel pour toutes les composantes ainsi qu’un système de contrôle interne approprié et fiable ;

il contrôle les pièces pour s'assurer de leur validité, de leur exactitude et de leur bonne imputation ;

il vérifie périodiquement les livres et registres comptables pour s'assurer de leur bonne tenue ;

il contrôle les états de rapprochement de comptes bancaires ;

il s'assure régulièrement que les pièces justificatives des transactions de l'Agence et tous documents financiers ou d'ordre comptable sont classés ou archivés suivant des principes efficaces ;

il contrôle les opérations de décaissements, en particulier le paiement des décomptes et des factures et maintient des relations d'ordre comptable avec les fournisseurs et l'administration ;

Suivi du fonctionnement du SIG

il veille au bon fonctionnement du SIG (Système Intégré de Gestion) mis en place pour la gestion des activités de l’Agence ;

il prend toute mesure appropriée pour résoudre les dysfonctionnements constatés et/ou pour faire introduire par des techniciens habilités les modifications et améliorations souhaitables.

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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

Tâches (suite)

Gestion administrative

 

il est chargé de l'organisation générale des services administratifs et financiers de l'Agence ;

il veille au bon fonctionnement des structures administratives de l'Agence ;

 

il veille à l'application des procédures administratives, financières et comptables de l'Agence et à leur mise à jour régulière ;

il

s'assure

que

les

conventions

avec

les

PTF

et

le Gouvernement

sont

respectées;

 

il procède à la description des tâches des postes administratifs;

 

il supervise le recrutement du personnel de l'Agence, gère sa promotion et sa formation ;

il accorde une attention particulière à l'application de la législation du travail ;

 

il veille à une bonne circulation de l’information de portée générale au sein de l’Agence.

Gestion des stocks et des équipements

 

il veille à ce que les stocks et les équipements acquis soient régulièrement protégés contre les risques de tous genres (vols, destructions, etc.) ;

il veille à ce que la gestion des stocks soit assurée au moyen d’outils adéquats ;

il prend toute mesure permettant de localiser et d'identifier les équipements ;

 

il veille à ce que le personnel de l'Agence utilise raisonnablement les biens.

Rapports

 

Le DAF a la responsabilité de produire les états financiers suivants :

 

les états financiers produits par l’Agence en sa qualité de personne morale ;

les états financiers produits par l’Agence en sa qualité de mandataire chargé d’exécuter les activités qui lui ont été déléguées (rapports sur l’état d’avancement des activités et des rapports du suivi financier)

Le DAF tient les états financiers ci-dessus à la disposition des organes de contrôle :

Commissaire aux comptes (pour les SA), Gouvernement (pour les fonds publics), services fiscaux, services sociaux, auditeurs indépendants ; missions de supervision des PTF, revues à mi-parcours.

Version provisoire N° 1

Date de rédaction : 12/2002

Date dernière révision :

Pg 19

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.4

CONTROLEUR DE GESTION (ou CONTROLEUR INTERNE)

Titre du poste

CONTROLEUR DE GESION (ou CONTROLEUR INTERNE) (CG/CI)

Supérieur hiérarchique

DG

Subordonnés

néant

Rôle

Sous la responsabilité du DG, le Contrôleur de Gestion (CG) assure une fonction de contrôle et de surveillance de la réalisation des objectifs d’activité. <Cette fonction peut être également assurée par un contrôleur (ou auditeur) interne (CI). La différence fondamentale entre ces deux fonctions est que les tâches du CG si situent en aval des tâches des autres agents alors que les fonctions du CI sont en amont>.

Tâches

Système d’information de gestion

il informe la Direction Générale sur les faits d’ordre interne et externe dont la connaissance est utile pour ajuster la politique générale de l’Agence ;

il appui la Direction Générale dans son rôle de formulation des hypothèses et des directives susceptibles de maximiser les chances de réalisation des objectifs généraux de l’Agence ;

il rend compte, au moyen de tableaux de bord, des écarts entre les prévisions et les réalisations, donne une explication des causes et indique les mesures correctrices adéquates ;

il veille à la mise en œuvre d’une comptabilité analytique de gestion adaptée aux besoins de l’Agence.

Gestion de l’organisation

il propose toute suggestion permettant une meilleure répartition des tâches et des responsabilités en vue de l’atteinte des objectifs dans de meilleures conditions de moyens et temps ;

il signale toute inadéquation actuelle des procédures en vigueur et propose les solutions d’amélioration.

Gestion budgétaire

il appui la DAF pour la préparation du projet de budget adapté aux objectifs généraux et aux prévisions globales de la Direction Générale.

Gestion du patrimoine

il organise et supervise les travaux d’inventaire physique de biens, fournitures et caisse de l’Agence.

Rapports

il veille au respect des délais de remise des rapports de chaque direction ;

il dresse lui-même trimestriellement un rapport de contrôle de gestion ;

il participe à la rédaction des rapports d’activités de l’Agence.

Version provisoire N° 1

Date de rédaction : 12/2002

Date dernière révision :

Pg 20

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.5

CONSEILLER JURIDIQUE

Titre du poste

CONSEILLER JURIDIQUE (CJ)

Supérieur hiérarchique

DG

Subordonnés

néant

Rôle

Sous la responsabilité du DG, le Conseiller Juridique (CJ) assure une fonction de contrôle du respect de la légalité des actes impliquant l’Agence et de protection de l’Agence vis-à-vis des tiers. <Cette fonction peut être sous traitée auprès d’un cabinet juridique indépendant suivant les besoins de l’Agence>.

Tâches

Rédaction des actes

il rédige ou vérifie tous les projets d’actes impliquant l’Agence avant sa signature par le DG ;

il assure la fonction d’huissier à la CM lors de l’ouverture des plis à l’occasion des appels d’offres ;

il rédige les PV de l’AG ;

il vérifie la conformité juridique des PV des commissions de l’Agence ;

Déclaration des actes

il veille au respect des délais légaux de communication à l’Administration des déclarations juridiques, fiscales et sociales ;

il s’assure du respect des délais de dépôts des états financiers, des rapports d’activités, des PV des AG ;

Conservation

il tient à jour tous les registres légaux de l’Agence ;

il conserve les garanties reçues des tiers de même que les garanties données ;

il assure la main levée des cautions reçues ;

il assure la gestion des baux, polices d’assurances, cautionnements ;

il assure le suivi des conventions signées par l’Agence ;

il gère les risques liés aux engagements pris par l’Agence.

Contentieux

il assure le suivi des dossiers de contentieux de l’Agence avec les tiers en liaisons avec les cabinets d’avocat.

Rapports

il dresse annuellement un rapport sur le respect des dispositions juridiques par les services de l’Agence.

Version provisoire N° 1

Date de rédaction : 12/2002

Date dernière révision :

Pg 21

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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.6

CONSEILLER EN COMMUNICATION (CC)

Titre du poste

CONSEILLER EN COMMUNICATION (CC)

Supérieur hiérarchique

DG

Subordonnés

néant

Rôle

Sous la responsabilité du DG, le Conseiller en Communication (CC) assure une fonction de conception, d’exécution et de contrôle des actions en communication de l’Agence avec les bénéficiaires, les PTF et les médias. <Cette fonction peut être sous traitée auprès d’une agence de communication suivant les besoins de l’Agence>.

Tâches

Rédaction des messages

il conçoit les messages adressés au public cible ;

il participe à la préparation de campagnes médiatiques ;

il prépare les dépliants et autres documents d’informations sur les activités de l’Agence ;

il exécute les reportages lors de cérémonies de remises d’ouvrages ;

Tâches de protocole

il appui la Direction Générale dans l’organisation des rencontres d’information avec les populations bénéficiaires des activités et les autorités administratives ;

il organise les émissions télévisuelles ou radiophoniques de l’Agence ;

il prépare les visites de chantiers pour les PTF ;

Suivi de l’impact des actions en communication

il collecte toutes informations susceptibles de mesurer l’impact des actions en communication dans le public cible ;

Rapports

il dresse trimestriellement un rapport sur les actions en communication exécutées au cours du trimestre écoulé.

Version provisoire N° 1

Date de rédaction : 12/2002

Date dernière révision :

Pg 22

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.7

ASSISTANTE DE DIRECTION

Titre du poste

ASSISTANTE DE DIRECTION

Supérieur hiérarchique

DG

Subordonnés

néant

Rôle

Sous la supervision du DG, l’Assistante de Direction (ASD) assure les tâches administratives ci-après.

Tâches

Traitement de textes

elle assure le traitement des textes rédigés par le DG, au moyen d’un logiciel approprié ; ces documents comprennent les correspondances administratives, les télécopies, les messages et courriers électroniques, les correspondances avec l’administration fiscale et douanière (demandes d'exonérations) et avec l’administration du travail et de la sécurité sociale et divers autres organismes, les notes de service, les rapports, les procès-verbaux, les comptes-rendus, les contrats, etc. ;

elle soumet ces documents au DG pour signature.

Gestion du courrier

elle reçoit le courrier du DG pour traitement ;

elle veille à ce que le STR tienne à jour les registres pour le suivi du courrier "départ" et "arrivée" ;

elle s’assure de l’enregistrement et de la ventilation du courrier et ces documents en provenance ou à destination des autres services ;

elle contrôle et s'assure de la diffusion correcte des notes de service, circulaires, directives administratives et, en général, de tout document à diffusion générale ;

elle prend en sténo les messages urgents à télécopier ;

elle s’assure de la distribution régulière du courrier destiné à l’extérieur par le planton (ou le service privé de courrier) ;

elle utilise un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique et pour le distribuer, le classer et l’archiver.

Classement des documents

elle procède au classement des documents destinés aux différentes directions selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide ;

elle classe le courrier par nature de pièces : règlements reçus, documents émanant des banques et chèques postaux, factures et relevés des fournisseurs, soumissions ou offres relatives aux marchés, courriers divers.

Gestion des rendez-vous et visites

elle prend ou donne les rendez-vous aux visiteurs ;

elle accueille les visiteurs et les introduit auprès du DG ;

elle rappelle en temps opportun au DG les réunions et obligations prévues;

elle coordonne l'ensemble des contacts extérieurs et intérieurs du DG.

Missions, voyages

elle prépare les missions du DG,

elle prépare les ordres de missions du staff de l’Agence ;

Communications téléphoniques

elle demande et reçoit les communications téléphoniques du DG ;

elle note les messages téléphoniques destinés au DG. ;

Version provisoire N° 1

Date de rédaction : 12/2002

Date dernière révision :

Pg 23

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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.8

COMPTABLE

Titre du poste

COMPTABLE (CPT)

Supérieur hiérarchique

DAF

Subordonnés

néant

Rôle

Sous la responsabilité du DAF, le Comptable est chargé de toutes les activités liées à la tenue de la comptabilité de l’Agence.

Tâches

Gestion financière

il participe à l'élaboration du projet de budget de l'Agence ;

il communique régulièrement au DAF ou à son intérim la situation des disponibilités ;

il prépare les demandes de réallocation de fonds adressées aux PTF ;

il assure le suivi des cautions bancaires reçues ou données ;

il contrôle les chèques émis en paiement des salaires du personnel ;

il suit le rythme des décaissements auprès des Banques et en rend compte au DAF et au DG des difficultés rencontrées.

Gestion comptable

il contrôle les pièces justificatives de dépenses et de recettes pour s'assurer de leur validité, de leur exactitude avant leur comptabilisation ;

il impute les pièces comptables ;

il analyse les comptes et justifie les soldes des comptes ;

il prépare mensuellement les conciliations de banques;

il assure le contrôle et le suivi du brouillard de la caisse de menues-dépenses et la caisse de vente de DAO ;

il tient à jour les livres comptables ;

il gère les immobilisations

il classe et archive les documents comptables.

Rapports financiers

Le CPT produit selon les périodicités convenues (trimestre, semestre, année) les états financiers suivants :

les états financiers produits par l’Agence en sa qualité de personne morale ;

les états financiers produits par l’Agence en sa qualité de mandataire chargé d’exécuter les activités qui lui ont été déléguées.

Le CPT assiste et met à la disposition des organes de contrôle ci-après, tous les documents d’ordre comptable et financier : Commissaire aux comptes, Gouvernement, services fiscaux, services sociaux, auditeurs indépendants; missions de supervision des PTF, revues à mi-parcours.

Version provisoire N° 1

Date de rédaction : 12/2002

Date dernière révision :

Pg 24

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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.9

ASSISTANT FINANCIER

Titre du poste

ASSISTANT FINANCIER (ASF)

Supérieur hiérarchique

DAF

Subordonnés

néant

Rôle

Sous la responsabilité du DAF, l'Assistant Financier (ASF) de l'Agence assure des tâches de gestion financière de l’Agence.

Tâches

Gestion financière

il prépare les chèques de paiement des salaires ;

il prépare la liquidation des factures fournisseurs après avoir rapproché factures et commandes;

il contrôle les états d'indemnités de missions avant leur paiement ;

il prépare les chèques à l'occasion des paiements des achats locaux et des décomptes des travaux ;

Il prépare les états de frais divers (frais, perdiem (ou indemnités de missions) ;

il tient la caisse de menues-dépenses de l'Agence ;

il tient la caisse de vente de DAO.

Gestion comptable

il saisit et classe chronologiquement les pièces comptables ;

il tient le brouillard de la caisse de menues-dépenses et de la vente de DAO.

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Date de rédaction : 12/2002

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.10 ASSISTANT ADMINISTRATIF

Titre du poste

ASSISTANT ADMINISTRATIF (ASA) (ou Logisticien –LOG)

Supérieur hiérarchique

DAF

Subordonnés

néant

Rôle

Sous la responsabilité du DAF, l'Assistant Administratif (ASA) de l'Agence assure l’administration des services généraux et les tâches d’exécution de la gestion du personnel.<Ce poste peut être désigné « Logisticien »>

Tâches

Gestion des services généraux

il est chargé de l'organisation générale des services généraux de l'Agence ;

il met à la disposition des services de l’Agence tous les moyens matériels et humains nécessaire à leur bon fonctionnement ;

il assure la gestion générale des archives de l’Agence ;

il veille à la bonne circulation des informations générales sur la vie de l’Agence.

Gestion du personnel

il prépare l’organisation des recrutements ;

il participe à la gestion de la formation du personnel ;

il établit la paie et procède aux déclarations sociales ;

il prépare les états de billetage des salariés payés en espèces ;

il tient à jour tous les registres obligatoires en matière de droit du travail ;

il tient à jour les fiches de présence du personnel ;

il assiste les organes de contrôles sociaux à l’occasion de leurs vérifications.

Gestion des stocks et des équipements

il assure le respect des règles de sécurité d’accès aux biens ;

il codifie et affecte les biens acquis selon des procédures permettant de les localiser et de les identifier rapidement ;

il assure également la gestion des consommations de carburant ;

il assure la maintenance courante des équipements collectifs (copieur, machine à relier, etc.) ;

il veille à ce que le personnel de l'Agence gère les biens raisonnablement ;

il participe aux inventaires physiques de biens et des stocks.

Gestion des achats

il recueille les propositions de prix à l’occasion des achats et petits achats ;

il prépare les bons de commande des petits achats ;

il participe à la réception des achats de fournitures et de consommables ;

il suit auprès de l'administration des Douanes les dossiers de demandes d’exonérations pour l'acquisition des biens.

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Date de rédaction : 12/2002

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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.11 SECRETAIRE DE DIRECTION POUR LA DAF

Titre du poste

SECRETAIRE DE DIRECTION (SD) POUR LA DF

Supérieur hiérarchique

DT

Subordonnés

néant

Rôle

Sous la responsabilité du DAF, la Secrétaire de direction (SD) de la Direction Administrative et Financière assure les tâches de secrétariat de la direction administrative et financière.

Tâches

Traitement de textes

elle assure le traitement des textes rédigés par le DAF, au moyen d’un logiciel approprié. Ces documents comprennent :

 

les correspondances avec les entreprises, maîtres d’oeuvre et consultants intervenant pour la DAF,

les télécopies, les messages et courriers électroniques échangés avec les partenaires de la DAF,

les rapports et PV, les comptes-rendus, les contrats, etc

elle soumet ces documents au DG pour signature après visa du DAF.

Gestion du courrier

elle tient à jour le registre de transmission de la DAF ;

elle reçoit du STR le courrier destiné à la DAF, elle l’enregistre et le transmet au DAF pour traitement ;

elle soumet au DG pour signature les courriers préparés par le DAF,

elle s'assure auprès du STR de la diffusion diligente des correspondances de la DAF ;

elle prend en sténo les messages urgents à télécopier ;

elle utilise le logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique de la DAF et pour le distribuer, le classer et l’archiver.

Classement des documents

elle procède au classement des documents de la DAF selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une recherche rapide ;

Gestion des rendez-vous et visites

elle prend ou donne les rendez-vous du DAF aux visiteurs ;

elle accueille les visiteurs et les introduit auprès du DAF ;

elle rappelle en temps opportun au DAF les réunions et obligations prévues;

elle coordonne l'ensemble des contacts extérieurs du DAF.

Communications téléphoniques

elle demande et reçoit les communications téléphoniques du DAF ;

elle note les messages téléphoniques destinés au DAF.

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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.12 CHEF DE PROJET

Titre du poste

CHEF DE PROJETS (CP)°

Supérieur hiérarchique

DT

Subordonnés

néant

Rôle

Sous la responsabilité du DT, le Chef de projets (CP) assiste celui-ci dans les tâches matérielles de préparation des appels d'offres, d’évaluation des offres, d’attribution des marchés, de suivi technique des travaux sur les sites, de certification des travaux faits, de gestion des différentes bases de données développées et de rédaction des rapports d’activités.

Tâches

Elaboration des dossiers techniques

il identifie avec le maître d'œuvre, le site concerné par le sous-projet ;

il contrôle l'exécution des prestations du maître d'œuvre pour l'élaboration du dossier technique ;

il vérifie le dossier technique établi par le maître d'œuvre en vue de procéder au lancement d'appels d'offres restreints aux entreprises qualifiées par l'Agence ;

il s'assure que ce dossier contient les pièces énumérées dans le manuel de procédures, et qu’il est établi selon les règles de l'art ;

il veille au respect du budget alloué au sous-projet;

il vérifie et certifie les notes d'honoraires des maîtres d'œuvre pour l'étude des dossiers techniques.

Appels d'offres et dépouillements

il prépare les avis d'appels d'offres en vue de leur lancement ;

il organise (matériellement) et participe aux séances d'ouverture des plis en séance publique et à la rédaction du procès-verbal ;

il édite le rapport de dépouillement et d'analyse technique et financière des offres pour la commission d'attribution des marchés.

Commission des marchés

il organise (matériellement) les séances de la CM, en informant toutes les personnes concernées ;

il présente à la CM le rapport de dépouillement ou d'analyse des offres et les premières des propositions d’attribution;

il prépare les demandes de non objection éventuel, au vu du procès-verbal d'attribution des marchés ;

il prépare les lettres de notification aux entreprises adjudicataires et aux entreprises dont l'offre n'a pas été retenue après analyse par la commission ;

Suivi de l’exécution des marchés

il organise en relation avec le maître d'œuvre concerné le démarrage des travaux, en se rendant sur le site du sous-projet et en identifiant la localisation des sièges de l'entreprise et du maître d'œuvre ;

il supervise les travaux du maître d'œuvre afin de contrôler la bonne exécution de ses obligations contractuelles;

il vérifie et traite les décomptes des entreprises et les situations des travaux annexées ;

il participe aux réunions hebdomadaires de chantier ;

il vérifie les notes d'honoraires des maîtres d'œuvre pour le contrôle des travaux

Réception des travaux

il organise la réception provisoire puis, le moment venu, la réception définitive des travaux ;

il constate la réception au moyen d’un procès-verbal de réception.

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Date de rédaction : 12/2002

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MANUEL-CADRE DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIERES ET COMPTABLES

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

Tâches (suite)

Gestion des documents contractuels

il se sert d’un guide de classement et d’archivage pour conserver les pièces documentaires relatives à la passation des marchés ;

à l’aide d’un logiciel de gestion technique des marchés, le CP gère la documentation contractuelle des entreprises et maîtres d’œuvre ;

il saisit au moins une fois par semaine dans le logiciel susvisé, toutes les informations relatives :

aux contrats de maîtrise d'œuvre ;

aux paiements des prestations des maîtres d'œuvre ;

aux marchés des entreprises ;

aux données de suivi des chantiers ;

aux paiements des décomptes.

il gère la charte établie avec les entreprises.

Rapports d'activités

pour faciliter la rédaction des rapports d’activités, il rédige à l’attention du DT un compte rendu de suivi de chantiers ;

il transmet, à la fin de chaque mois au DT des tableaux comportant les informations de synthèse ci-après :

sous-projets ayant fait l'objet d'un appel d'offres au cours de la période ;

marchés attribués au cours de la période ;

récapitulatif des marchés par entreprises et décaissements par catégories de travaux ;

contrats de maîtrise d'œuvre signés au cours de la période ;

récapitulatif des contrats de maîtrise d'œuvre et décaissements par catégories de travaux ;

personnel employé par les entreprises au cours de la période (Hommes et Hommes/Jours) ;

performances au cours de la période ;

état d'avancement des projets.

Ces tableaux doivent être conformes aux modèles types annexés au manuel de procédures techniques .

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Date de rédaction : 12/2002

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.13 SECRETAIRE DE DIRECTION POUR LA DT

Titre du poste

SECRETAIRE DE DIRECTION POUR LA DT (SD)

Supérieur hiérarchique

DT

Subordonnés

néant

Rôle

Sous la responsabilité du DT, la Secrétaire de direction de la Direction technique (SD) assure les tâches de secrétariat de la direction technique.

Tâches

Traitement de textes

elle assure le traitement des textes rédigés par le DT, au moyen d’un logiciel approprié. Ces documents comprennent :

 

les correspondances avec les entreprises, maîtres d’oeuvre et consultants intervenant pour la DT,

les télécopies, les messages et courriers électroniques échangés avec les partenaires de la DT,

les correspondances avec les services techniques impliqués dans l’exécution des travaux ;

les rapports et PV, les comptes-rendus, les contrats, etc

elle soumet ces documents au DG pour signature après visa du DT.

Gestion du courrier

elle tient à jour le registre de transmission de la DT ;

elle reçoit du STR le courrier destiné à la DT, elle l’enregistre et le transmet au DT pour traitement ;

elle soumet au DG pour signature les courriers préparés par le DT et le CP,

elle s'assure auprès du STR de la diffusion diligente des correspondances de la DT ;

elle prend en sténo les messages urgents à télécopier ;

elle utilise un logiciel approprié pour expédier et recevoir le courrier électronique de la DT et pour le distribuer, le classer et l’archiver.

Classement des documents

elle procède au classement des documents de la DT selon le mode approprié (alphabétique, numérique, chronologique, thématique) afin de permettre une

recherche rapide ; ces documents concernent les appels d’offres, les avis de non-objection des PTF, les offres (techniques et financières), les procès-verbaux de dépouillement et d’analyse des offres, les notifications, les ordres de services, les marchés, les cautions, les décomptes, les comptes rendus de chantiers, les procès-verbaux de réception (provisoire et définitive), les procès-verbaux de remise d’ouvrages, etc.

Gestion des rendez-vous et visites

elle prend ou donne les rendez-vous du DT aux visiteurs (tenue des agendas) ;

elle accueille les visiteurs et les introduit auprès du DT ;

elle rappelle en temps opportun au DT les réunions et obligations prévues;

elle coordonne l'ensemble des contacts extérieurs du DT.

Communications téléphoniques

elle demande et reçoit les communications téléphoniques du DT ;

elle note les messages téléphoniques destinés au DT.

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Date dernière révision :

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A : ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2 ORGANISATION DE L’AGENCE

A.2.3Descriptiondespostesclés

A.2.3.14 STANDARDISTE-RECEPTIONNISTE

Titre du poste

STANDARDISTE RECEPTIONNISTE (STR)

Supérieur hiérarchique

DAF

Subordonnés

néant

Rôle

Sous la responsabilité du DAF, le STR est chargé de l’accueil des interlocuteurs extérieurs ainsi que de diverses tâches d’exécution et d’appui.

Tâches

Standard téléphonique

il est chargé de la transmission des messages reçus:

la communication téléphonique reçue est transmise directement à l'intéressé si celui-ci est présent ; en cas d'absence, le message laissé par l'interlocuteur est remis, par écrit, au destinataire dès son retour ;

le personnel de l'Agence charge le STR de communiquer les messages aux

correspondants extérieurs.

il note les appels extérieurs des agents (pour le pays et à l’international) dans un registre comportant les indications notées en fin de tableau.

Réception

il est chargé de l'accueil des personnes étrangères à l'Agence :

accueil des livreurs : information et rapprochement avec le destinataire des biens ;

accueil des visiteurs : après renseignements pris sur l'objet de leur visite, il informe le destinataire de l'arrivée de son visiteur (lorsqu'il est attendu), ou avise l’ASD ou la SD ;

il enregistre, dans tous les cas, toutes les entrées de personnes extérieures.

Courrier

il réceptionne le courrier destiné à l’Agence (ou “ courrier-arrivée ”) et l’enregistre dans le registre prévu à cet effet ;

il prépare la circulation du courrier en attachant un bordereau de transmission et distribue le courrier reçu dans des parapheurs ;

il classe les originaux du courrier traité;

il collecte le courrier de l’Agence destiné aux tiers (ou “ courrier-départ ”), l’enregistre dans le registre prévu à cet effet ;

il enregistre le courrier “ départ ” dans le registre de transmission puis le remet au CHF pour distribution.

Cafétéria

il gère le matériel de cafétéria et le fait réviser en cas de besoin ;

il tient selon les règles d’hygiène acceptables le service de cafétéria ;

il gère les consommables de cafétéria.

Gestion des fournitures et consommables

il gère les petites fournitures (papier, encre, etc.) et produits d’entretien,

il veille à la propreté des locaux et signale tout problème à l’ASA ou au DAF.

Modèle de registre de tenue des appels téléphoniques extérieurs :

Date

Nom/agent

N°appelé

Ville

Heure/début

Heure/fin

Visa

24/11/2002

XXX

00 (33) 155.34.13.98

Paris

11h27

11h35