MENU DE GESTIONES Las opciones de esta barra de mens se presentan:

6.- VENTAS Y CARTERA

Las gestiones que se pueden realizar en este mdulo son las siguientes
GESTIONES Vendedores / Cobradores Clases Parmetros Listado Ejecutivos Clases de Clientes Clientes Secuencias Pedidos / Proformas Facturas / Nota de Venta Devoluciones Egresos de Bodega Cuentas por Cobrar Comprobantes de Cobro Recap

GESTIONES Tipos de Servicios Servicios Varios Juego Kit Servicios

Carga Inicial

Creacin de Auxiliares Contables

VENTAS Y CXC
Procesamiento Ventas Procesamiento Cartera

En este mdulo se controlan las ventas a travs del registro de las operaciones de facturacin. Concomitantemente aporta al control del proceso de cobranzas a travs del registro y mantenimiento de las cuentas por cobrar, as como, de su seguimiento en el manejo de Tesorera por efecto de la recepcin de valores. Est integrado directamente con la gestin de inventarios, lo que facilita un monitoreo de mrgenes de utilidad bruta.

PROCESOS Parmetros

GESTIONES Pedidos / Proformas Egresos de Bodega Facturas Nota de Venta Devoluciones Recap CxC

GESTIONES Cobros a Clientes Asignacin de Anticipos Cheques Posfechados Liquidacin de Ventas Cobros Ajustes

PROCESOS Parmetros

CARGA INICIAL

VENDEDORES Un Vendedor constituye el responsable de una gestin de ventas y/o de una Cuenta por Cobrar.

VENDEDORES CLASES DE VENDEDORES En toda empresa comercial es imprescindible mantener registradas las ventas por Vendedor, esto tiene como propsito principal medir su gestin as como para: clculo de comisiones, apreciar la cartera total o vencida, examinar el cumplimiento de presupuestos, analizar las ventas en unidades, etc.., por lo que es de gran importancia el diseo de su cdigo en funcin de las operaciones del negocio.

Donde: Cdigo: Estar en funcin de las necesidades de informacin de la empresa. Nombre: Constituye los apelativos de los vendedores. Clase: Se trata de la Clase de Vendedor a la cual est asignado. Dlares: Cuenta:

Donde: Fecha: Fecha a partir de la cual puede ingresar datos. Cdigo: En la primera parte, se puede codificar en base a la ciudad, zona, lnea de productos, o cualquier otro parmetro bajo el cual constantemente se requerir la informacin. En la segunda parte del cdigo, se pueden utilizar nmeros o las iniciales de los vendedores. Recuerde lo ptimo es que se establezcan rangos de cdigos para facilitar la extraccin de la informacin. Nombre: Corresponde a la denominacin asignada a la clase de vendedores. Suc: Corresponde al nmero de Sucursal de la empresa. Caja: Se define como el nmero de Caja dentro de una sucursal. El objetivo de estos dos ltimos atributos es la asignacin de secuencias de comprobantes de venta dgase notas de venta, facturas- por usuario, y, los cuales deben ir a la par con el nmero de autorizacin de impresin otorgado por el SRI.

Captulo 6: Ventas

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PARMETROS

EJECUTIVOS

Donde: Vendedor: Se escoge de una lista el vendedor cuyos parmetros de presupuesto vamos a ingresar. Presupuesto: Seala el monto del presupuesto de ventas asignado a un vendedor. % Pre: Define el porcentaje de cumplimiento. Por Inf.: Especifica el porcentaje de lmite inferior Por Sup.: Describe el porcentaje de lmite superior % Imp.:Implica el porcentaje de comisin por la venta de productos Importados. % Nac.: Denota el porcentaje de comisin por la venta de productos Nacionales. % Desc.: Los parmetros ha llenarse son los basicos para una tarjeta de vida en el cual tenemos : Como observamos este es un formato prediseado para las Clinicas u Hospitales en el cual se necesita tener registrados los medicos con su respectivo servicio que presta en su rama.

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En la parte inferior tenemos el Tipo de servicio que presta, el porcentaje de dicho servicio(%), el valor del servicio y un signo correspondiente que refleja lo que realiza dicha persona o usuario.

CLASES DE CLIENTES Corresponden a categoras de Clientes dentro de un segmento de ventas, productos, zona geogrfica, etc. Su importancia radica, en que de clasificarlos con tcnica permite filtrar y sacar reportes en forma totalmente automtica y con gran ahorro de tiempo. Adicionalmente debemos indicar que los grupos, o rangos de grupos, podrn ser los mismos que constan en el Plan de Cuentas, dentro de la seccin de Cuentas por Cobrar Comerciales. Veamos como se muestra su ventana:

Al igual se puede trabajar con las mismas herramientas que es igual en todos los mdulos del Sistema.

Donde: Cdigo: Corresponde a la notacin con la cual se reconocer a la Clase de Cliente. Se puede utilizar una codificacin inteligente de dos niveles. Nombre: Atae la denominacin bajo la cual se reconocer a la Clase de Clientes. Cta. Contable: Se refiere a la cuenta con la cual se registrarn en Contabilidad los movimientos de clientes originados en el Mdulo. Generalmente por la gran cantidad de transacciones, dganse cuentas por cobrar, cobros y anticipos, la Contabilizacin en este mdulo se la realiza en Lote. Varios Clases de Clientes pueden contener una misma cuenta contable.

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CLIENTES La denominacin del Cliente es de suma importancia, porque el sistema emite las facturas a su nombre, por tanto, para que no exista inconvenientes en el momento de efectuar su cobro se debe establecer una poltica clara al respecto. sta debera basarse en el Registro nico de Contribuyentes (RUC), el cual respalda a las empresas como entes econmicamente activos, pudiendo ser: 1. Para el caso de Empresas, independientemente de su tipo, se inscribir la razn social tal como conste en el Registro nico de Contribuyentes. No se admite ubicar el nombre comercial como razn social. 2. A las personas naturales que posean nombre comercial, a solicitud de ellas, se inscribir tambin como conste en el Registro nico de Contribuyentes (RUC). 3. En el caso de personas naturales, que a peticin desean que conste su apelativo, ste considerar los apellidos, nombres e incluso ttulos en su orden

La ventana es como aparece en la siguiente pgina:

Ahora bien, el concepto de cliente se puede extender a todas aquellas personas denominados en algunos casos Terceros- que tengan cuentas por cobrar, en una o varias cuotas, con la empresa; de tal forma que se pueda llevar un control exacto de cada deuda y por cada tipo de cliente Tercero. Para esto se crea una Clase de Clientes, por ejemplo: Empleados, y a travs de la Gestin de Cobros a Clientes se emplea un Documento en positivo (aumento) cuya forma de pago sea la contrapartida del Prstamo y donde va a ser necesaria la utilizacin de una cuenta puente. Optativamente, para tener el mismo resultado, se puede utilizar la Gestin de Notas de Venta, esto siempre y cuando no se haya adquirido el mdulo de Nmina, el cual maneja una Gestin de Prstamos a Empleados. (Notas de Dbito).

Donde: Cdigo: Se refiere al cdigo del cliente. Se sugiere utilizar el nmero del RUC o la Cdula de Identidad de tal forma que stos no se repitan y sean validados por el sistema. Adicionalmente el sistema con el cdigo * (asterisco) permite crear el cliente Consumidor Final, para aquellos casos en los cuales no sea factible recabar los datos del cliente En caso de utilizar como cdigo de cliente un nmero secuencial, el sistema tiene un mtodo de apoyo. Ubique en la casilla del cdigo cualquier nmero contenido en la secuencia por ejm: Z, digite Tab y el sistema le informar en el recuadro amarillo cual fue el ltimo cdigo con dicha secuencia, por ejm: Z0009. RUC/CI: Se refiere al nmero de Registro nico de Contribuyentes o Cdula de Identidad. Estos nmeros, al igual que el cdigo, son

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validados por el sistema de tal forma que cumplan con el algoritmo de seguridad diseado por las autoridades competentes, Apellidos y Nombres: Se inscriben los apelativos del cliente, slo en caso de ser persona natural. El primer apellido y el primer nombre son campos obligatorios de llenar. Cliente: Se inscribe la razn social o nombre comercial del cliente, de acuerdo a las indicaciones dadas en el inicio de este captulo. Este dato se ubica automticamente de acuerdo a las campos obligatorios de las personas naturales cuando se corre del proceso Guardar. Trato: Implica el ttulo profesional (doctor, ingeniero) con el cual reconoceremos al cliente. Clase: Especifica la clase de cliente asignada Gnero: Indica el sexo del cliente. (Masculino o Femenino) Estado Civil: Realza una lista cerrada del estado civil del cliente. F. Nac: Consta la fecha de nacimiento de un cliente. Optativamente se puede poner la fecha de creacin de la empresa. Representante: Involucra al nombre del Representante Legal, en el caso de que el cliente sea una persona jurdica. F. Ing.: Determina la fecha de ingreso al sistema del cliente. El sistema ubica aquella que est vigente en la computadora y es un dato no modificable por el usuario. Contacto: Abarca el nombre de la persona con la cual se puede contactar para efectuar trmites de venta o cobranzas Ciudad: Denota la ciudad donde se ubica el cliente.

Direccin: Este atributo contiene el barrio, calle, nmero de la casa y referencias de la ubicacin exacta del cliente Comunicacin: Acoge a Tlf. Oficina, Tlf. Casa, Celular. E-mail y fax que son los medios con los que nos comunicaremos con el cliente. Estatus: Significa una calificacin al cliente. Esta tabla se modifica en la Gestin de Organizacin del Mdulo de Parmetros. Desc: Si la poltica de la empresa lo admite, el sistema puede asignar de manera permanente un descuento al cliente. ste aparecer en el cuerpo de los formularios de Ventas y Devoluciones como Descuento Global en porcentaje el momento de cerrar la factura de venta. Iva: Implica la tarifa de IVA por tipo de cliente. Lmite Crdito: Se puede reglar el monto de crdito a cada cliente asignndole un monto mximo de crdito. Efectivo/Crdito: Detalla la condicin de pago de las facturas. Este parmetro aparecer automticamente en el Acceso Forma de Pago en las Gestiones de Ventas y Notas de Ventas, y, Devoluciones. No Pagos: Define el nmero de cuotas en los cuales se dividi un documento de venta. Plazo entre Pagos en das: Puntualiza la periodicidad en das entre las cuotas de un documento de venta. Cta. Contable: Especifica la cuenta contable de los movimientos del cliente. sta aparecer automticamente al escoger la clase de cliente. Vendedor: Asignamos de la lista un vendedor al cliente . Lista de precios: Explica la lista de precios a la que aplica el cliente. Observaciones: Casilla para cualquier consideracin sobre el cliente.

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CREACION DE AUXILIARES CONTABLES Secuencias Tipo de servicios Esta ventana tiene por objeto asignar las secuencias por cada una de los formularios de las Gestiones de este mdulo. Ataen a una agrupacin de los servicios llamados tambin auxiliaresexistentes en Compras, Ventas, Importaciones, Nmina y Produccin, para la asignacin de las cuentas contables con las que se registrarn sus movimientos.

Donde: Cdigo: Se refiere a la notacin interna con el cual el sistema reconocer a la Gestin a secuenciar. Nombre: Consiste en la denominacin con el cual el usuario reconoce al formulario. Secuencia: Presenta la numeracin automtica que seguir el sistema, siempre y cuando se parametrice para no editar dicho nmero. Formato Local/Extranjero: Exhibe el nombre del formato con el cual se imprimirn los formularios a los cuales hagan referencia. Este formato lo maneja internamente el sistema.

Donde: Cdigo: Se sugiere codificar de tal forma que el orden de los grupos tengan concordancia con el Plan de Cuentas. Nombre: Denota la denominacin del Tipo de Servicio. Cta. Cont.: Implica la Cuenta Contable de los auxiliares, tales como: Compras: Gastos, Costos, Bienes, Activos Fijos, Descuentos. Ventas: Ingresos por servicios, Descuentos, Reposicin de gastos, Importaciones: Costo FOB, Aranceles, Transporte, Agente Afianzado, IVA Importaciones, etc. Nmina: Prstamos a empleados. Produccin: Mano de Obra Directa, Costos Indirectos de Fabricacin,. Estos auxiliares aparecern exclusivamente en aquellas gestiones de los mdulos a los cuales hacen referencia.

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Servicios varios Constituyen los auxiliares con los cuales se ingresar la informacin en el Mdulo dentro del cual se les clasifique. Lo que se debe hacer en esta tabla es: 1. Crear los auxiliares, de preferencia por cada Tipo de Servicio y asignarles su Centro de Costo, Precio y Tarifa de IVA. 2. Relacionar el auxiliar con el Tipo de Servicio, de tal forma que cada movimiento tenga repercusin contable. 3. El Juego kit se sealar en el caso de que se traten de auxiliares compuestos, los cuales se dan especialmente en ventas.

forma detallada y pormenorizada. Por ejemplo, supongamos que una empresa tiene x locales comerciales arrendados, y, estos locales son arrendados por personas naturales y jurdicas. En el Plan de Cuentas puede llevar una sola cuenta de Gasto Arriendos, en los Tipos de Servicios puede tener dos con la misma afectacin contable: Arriendos Personas Naturales y Arriendos Personas Jurdicas, y, en los auxiliares los cinco locales. Desde este punto de vista, implica una reduccin significativa del Plan de Cuentas generalmente al Gerente no le interesa cuanto gast por Tipo de Arriendo sino el Gasto en Total.-. Concomitantemente facilita la preparacin de la declaracin de Impuesto a la Renta, siempre y cuando, se hayan creado los auxiliares en funcin de este documento tributario.

Para una mejor utilizacin del sistema, se deben seguir las siguientes indicaciones: Un error muy comn es crear como auxiliares el mismo Plan de Cuentas, lo que implica una visin miope de la utilizacin del mismo, por las razones que van a continuacin. La utilizacin de auxiliares facilita en sumo grado la explotacin de los mdulos, que es donde se debe llevar la informacin en

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JUEGO KIT SERVICIOS VARIOS. Esta gestin lo que hace es detallar los artculos componentes de un servicio.

PROCESAMIENTO DE VENTAS
El Pedido se puede transformar en un Egreso de Bodega, Factura Normal, Nota de Venta, o, Factura de Punto de Venta a travs de los Accesos respectivos en cada uno de dichos formularios.

Como vemos la parte superior es exactamente la misma de la ventana de Servicios Varios anteriormente explicada. En cambio, en la parte inferior se compone de: Artculo: Declara el cdigo del artculo componente del servicio kit. Nombre: Indica la denominacin del artculo anteriormente escogido. Und: Detalla la unidad de medida del artculo. Cantidad: Puntualiza el nmero de unidades que formarn parte del juego kit. Como vemos en este ejemplo un Servicio se relaciona con uno o varios artculos, lo que facilita en enorme grado la facturacin de los tambin denominados Combos.

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PEDIDOS / PROFORMAS. El propsito de este formulario es mantener las solicitudes de mercadera de clientes en una base temporal para su posterior despacho, sin que esto implique una salida real de Inventarios..

Pedido: Se guarda en una base temporal hasta su despacho, sobreentendiendose que es una decisin firme del cliente, el cual est de acuerdo en las condiciones comerciales establecidas en la misma.

Proforma: Su propsito es solo imprimir su contenido, sin embargo, en un proceso posterior a su guardado, se puede transformar en Pedido a travs del cono que dice Cambio a Pedido, el cual cambia solo el tipo de documento y la secuencia. No y Fecha: Muestra el nmero secuencial y la fecha de registro del Pedido. El nmero se muestra una vez grabada la transaccin. En el Encabezado tenemos: Almacn: Por definicin se mostrar aquel que se escogi el momento de ingresar al sistema en conjunto con la clave de usuario. Tipo: Es una lista que denota las siguientes opciones del Pedido: Ok: Implica que el Pedido no ha sido an despachado. Anulado: Explica que el Pedido ha sido anulado. Cancelado: Resalta que el Pedido ha sido despachado, sea a travs de un Egreso de bodega o documento de Venta. Cancelado Automtico: Anulado Automtico: Fomulario: Indica que clase de formulario es, tiene dos opciones : Observaciones: Casilla para cualqueir informacin sobre el Pedido. CI/RUC: Indica en la primera casilla el cdigo del cliente (RUC), si no lo conoce digite Espacio y TAb y aparecer la pantalla de bsqueda. No.: Direccin: Ciudad: Telfono: Ejecutivo: Indica el Ejecutivo bajo el cual est a cargo la Venta. Vendedor: Seala la persona que gestion la Venta. Lista de Precios: Explica bajo que precio o costo se va a proceder a vender al cliente en mencin.

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Fecha de Entrega: Explica la fecha exacta o mxima de Entrega del Pedido. Validez: Campo para inscribir los das de validez de la oferta, o cualquier frase que seale un plazo. En el cuerpo del formulario, la captura de datos se la puede hacer a travs de o de , y es donde tenemos:

Descuento: Incumbe al porcentaje del descuento global. IVA: Concierne al IVA calculado de acuerdo a la Base Imponible Total Factura: Aplica la frmula: Total Neto Descuento + IVA.

Cdigo: Ubicamos el cdigo de la siguiente forma: Artculos: Si conocemos, en parte o todo, el cdigo lo digitamos, de lo contrario digite Espacio y luego la tecla Tab para que aparezca la pantalla de bsqueda. Bienes y/o Servicios: Efectuamos doble clic izquierdo en el ratn, con esto aparecer la tabla con el listado de Servicios Varios de donde se escoger el auxiliar a registrarse. Este cdigo estar precedido del signo \. Und: Corresponde a la unidad de medida del artculo solicitado. Cantidad: Sealamos la cantidad del producto o servicio requerido. Precio Unitario: Definimos el costo unitario de los bienes o servicios . IVA: Definimos el porcentaje de IVA por cada bien o servicio. Desc: Especificamos el descuento en lnea o sea por cada rengln. Total: Muestra el Total de la Orden de Compra por cada rengln. Total Neto: Corresponde a la sumatoria de los Totales por rengln. Base Imponible: Refiere a la sumatoria de todas las bases imponibles de los productos gravados con IVA. Por diferencia con la anterior se deduce el total de las ventas exentas.

EGRESOS. Este formulario tiene como nico objeto respaldar la Salida de Inventarios del sistema, tanto en unidades como en costo, con tres propsitos fundamentales: 1. En produccin, cuando no se haya adquirido el mdulo correspondiente, para el costeo de la transformacin de la materia prima o cuando sta se la haga en forma externa, 2. Para respaldar contablemente el autoconsumo de artculos. 3. Para ajustes de inventario. 4. Como constancia de una entrega parcial o total de mercadera que posteriormente podr ser facturada de manera integrada. Su proceso es como sigue: Este acceso se ubica en la parte superior derecha e invoca la Ventana de Bsqueda d ePedidos as:.

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Dependiendo de que si el Pedido fue autorizado o no, o, si el Pedido ya fue facturado el sistema mostrar estas ventanas. Seleccionado el Pedido, luego de la filtracin correspondiente, el sistema importa la informacin de los pedidos an no despachados, independientemente de su Cliente, y los traslada al Egreso de Bodega.

Envo a: Campo para inscribir el nombre de la persona a la cual se entregarn los artculos. Ref: Indica el documento y nmero de origen del Egreso. Puede se Pedido / Proforma Ref. Factura: Seala el nmero de la factura con la cual se integr el Egreso de Bodega, si es que se lo convierte.

Facturas. Son formularios que facilitan el registro de la Venta, tanto de artculos como de servicios. Tienen directa incidencia sobre la cantidad de existencias de inventarios, a los cuales resta automticamente una vez grabada la gestin. En el caso de Ventas a Crdito genera una Cuenta por Cobrar y en el caso de Venta al contado afecta a los auxilaires de Caja y/o Bancos. Internamente acumula la informacin referente a los archivos planos del Anexo Transaccional. El proceso de facturacin consta de: Si el cliente no tiene Pedido se procede directamente as: Ingresamos a la ventana del Egreso de Bodega. Donde el contenido del formulario es prcticamente el mismo del Pedido, a excepcin de las siguientes casillas: Lista de Precios: Indica el precio o costo al cual se presentar el Egreso de Bodega. Internamente se contabilizar al Costo Promedio. Forma de Pago: Detalla la opcin de como se cancelar el Egreso. Habiendo dos opciones: Crdito o Efectivo. Centro de Costos: Por respaldar un Gasto O Costo se puede asignar un Centro de Costos especfico. En esta ventana filtramos la informacin tal como se explic en el Captulo 1 de Generalidades. Ubicado el Pedido o Egreso lo escogemos A travs de estos Accesos se invoca la Ventana de Bsqueda de las gestiones a las que hagan referencia, tal como aparece en el siguiente grfico:

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y el sistema importar la informacin que yace en los Pedidos o Egresos de Bodegas, y los convertir en una Factura. Si por cualquier aspecto organizativo no se ha trabajado con dichas gestiones pasamos directamente al formulario de Facturas:

Vendedor: Seala la persona que gestion la Venta. Lista de Precios: Explica bajo que precio o costo se va a proceder a vender al cliente en mencin. Factura: Es una lista que denota las siguientes opciones de la Factura: Ok: Implica que la factura est vigente. Anulado: Explica que la factura ha sido anulada. Observaciones: Casilla para cualqueir informacin sobre la Factura.

Cdigo: Ubicamos el cdigo de la siguiente forma: Artculos: Si conocemos, en parte o todo, el cdigo lo digitamos, de lo contrario digite Espacio y luego la tecla Tab para que aparezca la pantalla de bsqueda. Bienes y/o Servicios: Efectuamos doble clic izquierdo en el ratn, con esto aparecer la tabla con el listado de Servicios Varios de donde se escoger el auxiliar a registrarse. Este cdigo, ya en el formulario, estar precedido del signo \. Descripcin: Alm.: Und: Corresponde a la unidad de medida del artculo solicitado, queda vaco en el caso de servicios. Cantidad: Sealamos la cantidad del producto o servicio requerido. No se puede facturar si no existen las existencias suficientes.

Donde en el Encabezado tenemos: Cliente: Indica en la primera casilla el cdigo del cliente (RUC), si no lo conoce digite Espacio y TAb y aparecer la Pantalla de Bsqueda. En caso de Consumidor final puede digitar el * (asterisco) como cdigo y luego en la siguiente casilla ubicar el nombre del Cliente. No y Fecha: Muestra el nmero secuencial y la fecha de registro de la Factura. El nmero se muestra una vez grabada la transaccin. Se pueden asignar diferentes secuencias para cada usuario Ejecutivo: Indica el Ejecutivo bajo el cual est a cargo la Venta. Almacn: Ensea de una lista la Bodega de la que se egresarn los artculos vendidos en la Factura.

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Precio Unitario: Definimos el precio unitario de los bienes o servicios. Esta informacin puede ser bloqueada en los Parmetros. IVA: Definimos el porcentaje de IVA por cada bien o servicio. Esta informacin es tomada de la Ficha del Artculo o de Servicios Varios. Desc: Especificamos el descuento en lnea o sea por cada rengln. Total: Muestra el Total de la Factura de Venta por cada rengln.

Forma de pago Estipula en que modo se va a cancelar la factura. Puede ser al contado o a crdito. Veamos: Contado: A travs de Efectivo, Cheque, Depsito,Tarjeta de Crdito y A favor, o una combinacin de varias de ellas. Crdito: Este puede ser con abono y sin abono. Independientemente de la forma de pago, para escoger cualquier medio de pago debe activar las casillas ubicadas al lado izquierdo de las opciones. Solo as el sistema facilita ingresar el monto por tipo, nmero de documento y activar las listas donde dice No y Nombre. En el mismo sentido, se determinan para la cuenta por cobrar, el Nmero de pagos y el Plazo entre pagos en das, los cuales dependern de la negociacin o la costumbre con el Cliente. Por ejemplo 2 pagos cada 15 das.

Total Neto: Corresponde a la sumatoria de los Totales por rengln. Base Imponible: Refiere a la sumatoria de todas las bases imponibles de los productos gravados con IVA. Por diferencia con la anterior se deduce el total de las ventas exentas. Descuento: Incumbe al porcentaje del descuento global, no se puede ejecutar un descuento en valor. IVA: Concierne al IVA calculado de acuerdo a la Base Imponible, sta es tomada la informacin del tipo de IVA de la ficha del artculo Total Factura: Aplica la frmula: Total Neto Descuento + IVA. Este acceso unifica en un solo rengln y cantidad cuando se ha facturado el mismo item o artculo varias veces en la misma factura.

Cliente CXC: En esta opcin se puede redireccionar la Cuenta por Cobrar cambiando el cdigo del Cliente. Esto facilita el cobro cuando son grupos empresariales.

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En el caso de redireccionamiento el nmero de pagos y plazo de crdito corresponder a aquel especificado al cliente en el cual quede pendiente la cuenta por cobrar. Informa en una ventana las fechas de vencimiento y los valores de las cuotas cuando se ha vendido a crdito y a varias cuotas (conocidos tambin como giros).

El sistema ubica siempre la fecha actual como de Inicio y Terminacin del Traslado. El nmero de gua est libre en vista de que no todas las Ventas con Facturas salen con Gua de Remisin. El tipo hace referencia al motivo del traslado, el cual est en base a la lista entregada por el SRI. En el caso de los datos del Transportista, ste debe estar incluido obligatoriamene en la base de datos de Fichas de Clientes, de tal forma de que el sistema pueda ubicarlo fcilmente a travs de la Ventana de Bsqueda respectiva y/o a la vez importe e integre la informacin concerniente al RUC. Procedemos luego a y posteriormente .

Esta tabla tiene directa relacin con la informacin ingresada en la Forma de Pago y puede ser modificada en sus fechas y valores, siempre y cuando el total sea el valor del crdito. Luego procedemos a para regresar la formulario de Factura. Este acceso permite emitir la Gua de Remisin que es el Comprobante de Venta que respalda legalmente el traslado de mercaderas. Su Caja de Dilogo contiene los requisitos establecidos por el SRI:

El ltimo paso antes de efectuar la grabacin es apreciar el siguiente Acceso que se halla inactivo.
Luego procedemos a Grabar la transaccin a travs de este

cono. Una vez corrido este proceso se asigna nmero a la Factura, se actualizan los inventarios y en la esquina inferior izquierda aparecer el mensaje:

Imprimir Pantalla: Luego podemos imprimir el formulario de la Factura, ya sea por medio del cono de impresin de la Barra de Herramientas Vertical o a travs del Men Archivo, comando Imprimir, donde incluso puede ejecutar una Vista Preliminar .

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Para la impresin de la factura, sea en pantalla o papel, tenemos varios formatos, tales como: Factura Local, Factura Extranjera, Gua de Remisin y Recibo de Cobro los cuales son determinados en la Gestin Secuencias. Cumplidas todas las formalidades se puede proceder a Contabilizar, cuyo acceso se habilita despes del proceso Guardar, sin embargo, vale considerar los siguientes aspectos: Si contabilizaramos una a una las Facturas de Venta, o en trminos generales cualquier gestin donde exista una gran cantidad de transacciones, la Contabilidad vendra a ser prcticamente una repeticin del mdulo, incumpliendo una de las mximas de la teora de los sistemas administrativos que dice: en el mdulo se lleva la informacin pormenorizada y detallada, a la Contabilidad se transfiere la informacin nicamente en forma condensada. De igual forma esta metodologa implicara la tenencia de libros mayores gigantescos por cada cuenta contable que intervenga en la contabilizacin de ventas. Imagnese un libro diario con 200 facturas diarias, tendra por lo menos 600 renglones despus de contabilizar Ingresos, IVA y Cuentas por Cobrar, a esto multiplique por 360 das. Para contrarrestar esta posicin es recomendable contabilizar automticamente las facturas en Lote previa la definicin de un Modelo Contable de la transaccin. Esto se lo realiza en las Aplicaciones del Mdulo de Contabilidad. Esta definicin, como ya lo explicamos en el Mdulo de Contabilidad, consiste en la determinacin de cuentas contables a cada componente de la base de datos de facturacin, o de cualquier otra gestin, que cumpla determinadas caractersticas y condiciones de ubicacin.

Por tanto, no se recomienda contabilizar en Lnea, a no ser que el nmero de facturas sea mnimo y no ocupe mayor espacio.

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NOTAS DE VENTA / NOTAS DE DEBITO El uso de las Notas de Venta es exactamente igual al de la Factura. A excepcin del acceso de Egreso de Bodega y la inexistencia de la columna que calcula el precio del artculo incluido el IVA.

DEVOLUCIONES O NC Esta gestin involucra una reduccin de la cuenta por cobrar y mantiene dos connotaciones: Devoluciones: Implica la devolucin de inventarios por parte del cliente. Tiene directa incidencia sobre los inventarios. Descuentos: Comprende bsicamente un reajuste de precios sobre un documento de Venta. Se relaciona directamente con el Gasto o una disminucin de los Ingresos. Su proceso es como sigue: Accionamos el acceso que se encuentra en la parte Superior derecha. que nos traer la Ventana de Busqueda de las Facturas o Notas de Venta.

La diferencia de fondo de este formulario la impone el Reglamento de Facturacin que indica que la nota de dbito debe ser utilizada en ajustes a las cuentas por cobrar, cobro de inters y para reposicin de gastos. En la generacin de archivos planos del COA existe la opcin de incluir o no la informacin de este formulario. Ahora, en vista de que los objetivos de esta gestin estn dirigidos principalmente al manejo de informacin interna, se recomienda direccionar la informacin de tal manera de que estos formularios no se incluyan en el COA.

bastara dar un clic en Aceptar para que el documento seleccionado se pase automaticamente a el esquema de la ventana de esta opcin , seguido se procederia a devolver, casi igual como si se estubiese vendiendo

Su ventana aparecer como sigue:

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Como vemos su presentacin es muy similar al de la Factura, a excepcin de lo siguiente: Referencia: Indica el nmero de secuencia del documento de venta sobre el cual se est haciendo la Nota de Crdito. Origen: Seala el tipo de documento de venta sobre el cual se realiza la Nota de Crdito. Contiene las opciones: Factura, Nota de Venta, Egreso y Punto de Venta. Tipo: Situado bajo el Origen, resalta la connotacin de la nota de Crdito. Existen dos opciones: Devolucin y Descuentos. Cantidad: Se debe sealar el nmero de unidades devueltas o ingresar en el rengln el auxiliar por el descuento otorgado. En caso de volver a hacer otra nota de crdito aparecer nicamente los inventarios pendientes de la factura..

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El resto de atributos se procesan al igual que las Factura de Venta por lo que sugerimos se revise las consideraciones de su procedimiento.

COBROS A CLIENTES. Esta es una de las gestiones ms verstiles que posee el sistema ya que puede efectuar los siguientes procesos: Abonos / Cancelaciones mltiples: El abono es un cobro parcial, y la cancelacin es un cobro total de una cuenta por cobrar. Anticipos: Es decir, un abono o cancelacin de una venta de manera anticipada a la emisin de la Factura. Cruces de documentos: Se puede cruzar en esta gestin un anticipo con una cuenta por cobrar y adems registrar el depsito o la cancelacin en una sola transaccin. Abonos/Cancelaciones con Recepcin de Anticipos: Anlogamente que en el caso anterior se puede efectuar un cobro a una factura, un abono a otra y un anticipo a otra factura, todo en un mismo movimiento y en un mismo depsito. El sistema puede manejar transacciones de dos maneras: contablemente este conjunto de

1. Mantener una sola cuenta contable, tanto para los anticipos y los cobros de facturas. Vlida cuando se contabilice ya sea en Lnea o por Lotes. 2. Asignar cuentas contables diferentes para los anticipos y los cobros de facturas. Admitida nicamente cuando se contabilice en Lotes. Cualquier metodologa es vlida siempre que la contabilizacin en Lote de dichas transacciones se la realice mediante la definicin de Modelos Contables (Ver Aplicaciones del Mdulo de Contabilidad) que contengan todas las opciones de operacin.

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El encabezado de esta gestin consta de los siguientes datos:

Activando este Acceso aparecer una Ventana con un detalle completo de cada uno de los documentos que estn por cobrarse al Cliente anteriormente sealado. Luego procedemos a escoger uno a uno los documentos a cancelarse y/o abonarse nicamente haciendo clic en cualquier parte del rengln de la factura que se est cancelando. El sistema ubica una Bandera al costado derecho del documento que se presenta:

Donde: Cdigo y nombre: Escogemos el cliente a travs de su cdigo (RUC). De lo contrario digite los primeros caracteres y luego la tecla TAB, o, si quiere que aparezca la Ventana de Bsqueda digite las teclas: Espacio y Tab. El nombre aparece escogido en forma adecuada el cdigo. No: Corresponde a la secuencia asignada a este formulario y parametrizada para que sea automtico o manual. Este nmero aparecer nicamente cuando se grabe la gestin. Tipo: Indica el Documento (por ejemplo abono, cancelacin, anticipo) que fue determinado en los Parmetros y con el cual se registrar en el mdulo la transaccin a efectuarse, sea en aumento o disminucin. Esto facilita la bsqueda de transacciones especficas. Esta lista se la ubica en las Gestiones de Organizacin del mdulo de Parmetros. Fecha: Corresponde a la fecha de registro del Cobro al Cliente. Moneda: Define la moneda de procesamiento del Cobro al Cliente. Cotizacin: Determina, cuando se trabaje en bimoneda, la cotizacin de la segunda moneda con respecto de la principal. Concepto: Este espacio puede ser llenado con cualquier anotacin que se repetir en forma automtica en el Concepto de cada rengln del cuerpo del formulario. De preferencia dejarlo vaco.

Donde: Tipo: Corresponde a la notacin del documento origen de la cuenta por cobrar. Puede ser FC (Factura) o NV (Nota de Venta). Cliente CXC: Denota el nombre del Cliente. Concepto: Indica el Nmero de factura y cuota del Cliente No Doc: Hace referencia a un nmero interno de control del sistema. Importe: Seala el valor original de la Cuenta por Cobrar, Saldo: Valor actual de la deuda despus de anteriores abonos. Total: Resalta la suma de todos los documentos sealados.

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Regresamos luego de hacer clic en Cerrar y el cuerpo del formulario se presenta de la siguiente forma.

Determinados los documentos y valores a pagarse, el siguiente paso es escoger la Forma de Pago accionando este Acceso cuya ventana es como aparece:

Como apreciamos los documentos escogidos en la Ventana de Cuentas por Cobrar fueron integrados a la Gestin de Cobros a Clientes. Sin embargo podemos adicionar los siguientes tips. En la ventana de Cuentas por Cobrar se pueden escoger valores en positivo (CXC) y negativo(anticipos pagos dems) para que el sistema los compense y la diferencia se cancele. En caso de que sta sea cero, no ser necesario ingresar forma de pago. Una vez integrados los documentos a la Gestin de Pago se pueden modificar los valores a fin de ajustar el pago tal y cual como se realiz. En el ejemplo de la ventana de arriba podemos cancelar $1000 y $50 a cada factura respectivamente. Podemos ingresar un anticipo directamente sin necesidad de ir al Acceso de Cuentas por Pagar, insertando una transaccin adicional con su mismo nombre. En la casilla del nmero de documento se ubica un * (asterisco) y se ingresa la informacin segn el requerimiento de cada celda.

Esta ventana contiene dos partes: Transacciones Recibidas: Detalla la Forma de Pago desde el punto de vista del cliente, es decir, los documentos o valores entregados. Contiene los siguientes atributos: Tipo: Muestra su escogitamiento la lista de Bancos ingresada en el Mdulo de Parmetros. Esto en virtud que los cobros se realizan generalmente en Cheques. Adicionalmente en dicha tabla se deben aadir auxiliares para el Efectivo, las Retenciones o cualquier otra cuenta con la cual se cancelarn las Cuentas por Cobrar. Transaccin: Ensea la lista de Transacciones del Mdulo de Parmetros. Su eleccin depender del tipo de documento. Fecha: Indica la fecha de emisin de los documentos recibidos. No: Seala el nmero del documento con que se nos cancela. Concepto: Campo para anotaciones respecto de la cancelacin. Valor: Indica el monto de pago por cada auxiliar escogido.

Podemos ahora s proceder a explicar la Forma de Pago de dichos documentos.

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Empresa: Muestra el auxiliar de Cajas y/o Bancos con los cuales se registrarn contablemente los Cobros de Clientes. Est conformado por las siguientes casillas: Tipo: Corresponde al auxiliar de Forma de Pago de Cuentas por Cobrar. Estos tienen afectacin con Cuentas Corrientes o Cuenta Contable y son definidos en el Mdulo de Parmetros al igual que la siguiente columna. Tra: Refiere al Tipo de Transaccin que se utilizar para cancelar la Cuenta por Cobrar. Se debe tener cuidado en su signo, ya que origina descuadre cuando es mal escogida. En el caso de cancelaciones se deben escoger Transacciones con carcter positivo, ya que stos direccionan la informacin para que se registre en el DEBE el momento de contabilizar el cobro. No.: Atae al nmero del documento que respalda la transaccin. Es campo obligatorio cuando tiene relacin con Cuenta Corriente (Bancos). Se puede programar para que el sistema copie en forma automtica el nmero ingresado en Transacciones Recibidas. Total: Sumariza en forma vertical cada uno de los Valores ingresados en los auxiliares de cobro. Este Total debe ser exactamente igual al Total de los documentos escogidos en el primer proceso de Cuentas por Cobrar o Anticipos. El sistema calcular automticamente, conforme ingresen los auxiliares, el saldo pendiente de cobro respecto de los documentos escogidos. Si existiese diferencias, el sistema no le permitir grabar. Cerramos la Forma de Pago regresando al formulario de la gestin de Cobro a Clientes, y, procedemos a grabar toda la informacin a travs del comando Guardar.

Luego revise el nombre del Diario con el cual se contabiliza el Cobro y presione este comando, que se activa una vez grabada la Gestin de Cobros, Internamente nos trasladamos a la Gestin Diarios del Mdulo de Contabilidad, presentndose una ventana similar a la siguiente:

Igualmente procedemos a Guardar para que se asigne el Nmero al asiento contable, se reproduzcan los conceptos en cada lnea del asiento del diario y se asiente el movimiento en el Banco, en el caso de haber cobrado con depsito. Ahora desde el Mdulo de Contabilidad, en lo que respecta a esta gestin, podemos imprimir: Comprobante: O asiento contable, en cualquiera de los formatos establecidos para el formulario del diario. Estos formatos lo definimos en las secuencias de Diarios del Mdulo de Contabilidad. No obstante de lo sealado, es preferible que la contabilizacin de Cobros a Clientes se lo haga en Lote en la Aplicacin Definicin Asientos del Mdulo de Contabilidad.

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Imprimir Pantalla: Nos dirigimos finalmente a imprimir el formulario de Cobro, ya sea a travs del cono de impresin de la Barra de Herramientas Vertical o a travs del Men Archivo, comando Imprimir, donde incluso puede ejecutar una Vista Preliminar . Para la impresin del Comprobante de Pago, sea en pantalla o papel, tenemos el formato determinado en la seccin Secuencias.

Transaccin que exprese la aumento de un activo. Y viceversa. O sea un documento que manifieste el aumento de un activo requiere de una transaccin que implique la disminucin de un activo. Para mayor comprensin revise la seccin Documentos y Transacciones del Mdulo de Parmetros.

Consideraciones Especiales:
Los Anticipos, tal como le explicamos en prrafos anteriores, se visualizan de la siguiente forma:

Anlogamente podemos explicar que un Documento que refleja la disminucin de una cuenta por cobrar requiere de una

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ASIGNACION DE ANTICIPOS Este es un proceso que consiste bsicamente en un cruce de documentos de facturas y anticipos. Su proceso es como sigue: Al Ingresar a esta gestin observaremos la misma ventana correspondiente a la gestin de Cobros a Clientes:

Luego en la Barra Vertical procedemos a digitar el comando Abrir (Control + A) para ver la ventana de Consultas que contendr todos los anticipos sin cruzar independiente de su cliente.

Luego vaya al Acceso de Cuentas por Pagar y escoja las facturas pendientes con las que vaya a cruzar el anticipo.

Aqu podemos efectuar una rpida bsqueda del Cliente al cual vamos a asignar el anticipo a travs de los comandos respectivos,. Para esto debe existir en el sistema una anticipo y una o varias facturas del mismo proveedor. Fjese en el monto del anticipo sin cruzar. Con el Enter se incrusta los datos de la Ventana de Bsqueda en la Gestin de Asignacin de Anticipos en la siguiente forma:

El sistema permite esta asignacin siempre que el monto de facturas escogidas sea mayor al anticipo. De lo contrario aparecer el siguiente aviso de Error .

Este proceso por tratarse de un cruce interno de documentos se lo podr ejecutar cuando se haya escogido la opcin de trabajar con una sola cuenta contable para los anticipos y pagos

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Cheques postfechados Este proceso consiste en registrar el cobro de una Factura, o cualquier documento pendiente de cobro, conviertindolo en un documento interno que se llama Cheque Posfechado. La utilidad de este proceso radica en la optimizacin de cupo de crdito del cliente, ya que se cuenta con reportes exactos del crdito real y si est respaldado o no. Como vemos es la misma ventana de Cobros a Clientes, por lo que no la explicaremos nuevamente. Con este acceso traemos la Ventana de Cuentas por Cobrar. De sta escogemos el (los) documento (s) a los cuales cancelaremos con Cheque Posfechado:

En este ejemplo existen varias posibilidades del ingreso: 1. Seleccionar todos los documentos en positivo (cxc) y negativo (anticipos) y referenciarlos con el mismo nmero de Cheque Posfechado en la gestin respectiva. (No recomendado.)

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2. Referenciar el Cheque Posfechado, desde la Ventana de Cuentas por Cobrar, a un solo documento de Venta.

a. Previo al ingreso del Cheque Posfechado efectuando en la Gestin Asignacin de Anticipos un cruce interno de documentos de tal forma que el valor a cobrar sea cero. b. Posterior al ingreso del Cheque Posfechado realizando en la Gestin Asignacin de Anticipos un cruce interno de documentos con saldo cero. c. En el momento que se mande a depositar se da de baja todos los documentos. El siguiente paso es digitar este acceso para ubicar la siguiente ventana:

Donde: Tipo: Consiste en el cdigo del Documento que est aplicando. Nmero: Se puede ubicar el nmero de cheque. Fecha: Indica la fecha del cheque posfechado. Concepto: Podramos ubicar adicionalmente a lo que presenta el sistema, el banco al que pertenezca el Cheque Existe en los reportes uno que indica todos los cheques posfechados. 3. El cruce o cierre de todos los documentos se lo puede hacer: Recaps

Luego de corregir el valor la Gestion de Cheques quedar as:

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Liquidacion de Ventas

RECAP TARJETAS DE CREDITO

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