UNIDAD III.

REGISTRO DE LAS OPERACIONES MERCANTILES EN LOS LIBROS AUXILIARES

1. IMPORTANCIA DEL USO DE LOS LIBROS AUXILIARES: en la unidad anterior se estudiaron dos de los libros ms importantes que deben ser llevados en toda contabilidad: El Libro Diario y el Libro Mayor, sin embargo, el registro de todas las transacciones directamente en estos libros , haran de este proceso muy lento y engorroso, especialmente en aquellas empresas que realizan un gran volumen de operaciones repetitivas tales como: compras, ventas, cobros, pagos, etc. Por consiguiente, la mayora de las empresas adems del libro diario y mayor principales, utilizan simultneamente diarios y mayores auxiliares, los cuales proporcionan las siguientes ventajas: Permiten la divisin del trabajo Incrementan la rapidez en el trabajo. 2.- DIARIOS AUXILIARES: Los diarios auxiliares ms utilizados son: 2.1 Diario Auxiliar de Ventas a Crdito: en l se registran todas las ventas de mercancas a crdito que realice la empresa diariamente. Su formato o rayado es el siguiente: EXPLICACIN
da

FECHA Mes

REF

IMPORTE HABER (Bs)

Cliente / N Factura /Condiciones / vencimiento

2.2 Diario Auxiliar de Compras a Crdito: en l se registran todas las compras de mercancas a crdito que realice la empresa diariamente. Su formato o rayado es el siguiente: EXPLICACIN
da

FECHA Mes

REF

IMPORTE DEBE (Bs)

Proveedor / N Factura /Condiciones / vencimiento

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2.3 Diario Auxiliar de Ingresos (Entradas de Caja o Banco): registra las transacciones que involucran el ingreso de efectivo a la empresa, especialmente el originado por cobranzas, ventas de contado, etc. Tiene como objetivo el registro diario de ingresos de efectivo, cheques, comprobantes de tarjetas de crdito y/o dbito, etc. El rayado de este libro depende, como es obvio, del volumen de este tipo de transacciones y de las cuentas que con ms frecuencia intervengan.
EFECTOS POR BANCO COBRAR HABER DEBE CUENTAS POR COBRAR HABER

FECHA

EXPLICACIN

REF

CAJA DEBE

VENTAS HABER

CUENTAS VARIAS DEBE HABER

2.3 Diario Auxiliar de Egresos (Salidas de Caja o Banco): registra diariamente los egresos de efectivo de la empresa, como consecuencia de las compras al contado, pago a proveedores, cancelacin de gastos, depsitos efectuados a las cuentas bancarias de la empresa, etc.
EFECTOS POR CAJA BANCO PAGAR DEBE HABER HABER CUENTAS POR PAGAR DEBE

FECHA

EXPLICACIN

REF

COMPRAS DEBE

CUENTAS VARIAS DEBE HABER

3.- MAYORES AUXILIARES: los mayores auxiliares ms utilizados son: 3.1 Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar: la utilidad que nos proporciona este mayor auxiliar es la de permitirnos conocer en cualquier momento, cunto nos debe cualquiera de los clientes de la empresa, como consecuencia de una venta de mercancas a crdito.

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Pases del diario auxiliar de ventas a crdito al mayor auxiliar de cuentas por cobrar: una vez que se registran las ventas a crdito en el diario auxiliar, se deben ir haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por cobrar. La tcnica para hacer tales pases es la misma que se utiliza para el mayor general. Se va trasladando cada partida registrada en el diario, a la cuenta del mayor auxiliar que corresponda al cliente involucrado en la transaccin. A medida que se van haciendo los pases, se van cruzando referencias entre los dos libros auxiliares (columna de referencias). Para ello, en el diario auxiliar se escribe el nmero del folio del mayor auxiliar donde se encuentra la cuenta del respectivo cliente, mientras que en el mayor auxiliar, se escribe el nmero de folio o asiento del diario auxiliar donde est el asiento que se est pasando. Cabe destacar, que las consideraciones explicadas para el mayor auxiliar de cuentas por cobrar, son aplicables al mayor auxiliar de efectos por cobrar. NOMBRE DEL CLIENTE FECHA DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

3.2 Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar: este mayor es utilizado para controlar en detalle el movimiento de las deudas que la empresa haya contrado con cada uno de los proveedores de mercancas. Pases del diario auxiliar de compras a crdito al mayor auxiliar de cuentas por pagar: una vez que se registran las compras a crdito en el diario auxiliar, se deben ir haciendo los pases al mayor auxiliar de cuentas por pagar. La tcnica para hacer tales pases es la misma que se utiliza para el mayor auxiliar de cuentas por cobrar. Si la empresa decide crear un mayor auxiliar de efectos por pagar, puede hacerlo, siguiendo los mismos lineamientos establecidos para el mayor auxiliar de cuentas por pagar. NOMBRE DEL PROVEEDOR FECHA DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

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3.3 Mayor Auxiliar de Bancos: este es otro mayor auxiliar que es indispensable llevar en todas las empresas. Es imposible concebir una empresa que no tenga abierta una cuenta corriente en varios bancos. La necesidad de poder controlar el movimiento de cada banco en particular, hace que se tenga que llevar este auxiliar. El rayado de este libro es similar al de un mayor general. NOMBRE DEL BANCO FECHA DESCRIPCIN REF DEBE HABER SALDO

TCNICAS PARA LA UTILIZACIN DE LOS LIBROS AUXILIARES Y SU RELACIN CON LOS LIBROS PRINCIPALES. Las ventas a crdito se registran en el Diario Auxiliar de Ventas a Crdito y se hace el pase al Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar ( o efectos por cobrar), en el folio del Cliente al que se le haya vendido. Las Compras a Crdito, se registran el en Diario Auxiliar de Compras a Crdito e inmediatamente se hace el respectivo pase al Mayor Auxiliar de Cuentas por Pagar ( o efectos por pagar) en el folio del proveedor a quien se le haya comprado. Los Ingresos de Dinero a la empresa, se registran en el Diario Auxiliar de Entradas a Caja o Banco. Si el ingreso es por un abono de algn cliente, se hace inmediatamente el pase al Mayor Auxiliar de Cuentas o Efectos por Cobrar, en el folio del Cliente que cancela. Las Salidas de Dinero de la empresa, se registran en el Diario Auxiliar de Salidas de Caja o Banco. Si se est realizando un pago a un Proveedor, se hace el pase respectivo al Mayor Auxiliar de Cuentas o Efectos por Pagar , en el folio del proveedor a quien se le est cancelando. Las transacciones realizadas a travs de los Bancos (depsitos efectuados, cheques emitidos), se registrarn en el Mayor Auxiliar del Banco involucrado en dicha operacin. Al finalizar cada mes se totalizarn: las Ventas a Crdito del mes (Total del Diario Auxiliar de Ventas a Crdito) , Compras a Crdito del mes (Total del Diario Auxiliar de Compras a Crdito) , Entradas y Salidas de Caja o Banco (Totales Diarios Auxiliares de Entradas y Salidas de Caja o Banco) y todos esos totales los registraremos en el Libro Diario Principal, a travs de un Asiento Resumen, con su respectivo pase al Libro Mayor Principal. Estos asientos resumen son:

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a) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de Ventas a Crdito: Cuentas por Cobrar Ventas Para registrar ventas a crdito del mes segn Diario Auxiliar. xxxx xxxx

b) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de Compras a Crdito: Compras Cuentas por Pagar Para registrar compras a crdito del mes segn Diario Auxiliar xxxx xxxx

c) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de Entradas a Caja : Caja xxxx Cuentas por Cobrar Efectos por Cobrar Ventas Para registrar ingresos del mes segn Diario Auxiliar

xxxx xxxx xxxx

d) Asiento de Resumen Mensual proveniente del Diario Auxiliar de Salidas de Caja: Compras xxxx Cuentas por Pagar xxxx Efectos por Pagar xxxx Gastos X xxxx Caja Para registrar Egresos del mes segn Diario Auxiliar

xxxx

Aquellas transacciones que por su naturaleza no se pueden registrar en los libros auxiliares, se registran directamente en los Libros Diario y Mayor Principales.