En la elaboracin de los documentos administrativos se ha de tener en cuenta el principio de inteligibilidad (que puedan ser entendidos), lo que exige, a su vez,

un buen uso del espaol y una clara legibilidad (aspecto fsico). A continuacin doy quince criterios para elaborar un documento administrativo: 1. Disposicin adecuada a la norma institucional de los elementos de identidad corporativa (smbolos, fuentes y tamao o cuerpo de la letra, colores, etctera). 2. Se deber disponer el texto en forma clara y concisa, con prrafos breves y utilizando un lenguaje comprensible para los ciudadanos. 3. Se evitarn saludos y despedidas, as como otras frmulas de cortesa, que no tienen cabida en el lenguaje administrativo. 4. En los documentos con un destinatario individual es conveniente incluir un ttulo. Es un recurso formal que facilita la comprensin del mensaje por su receptor. El ttulo denomina el tipo de acto que contiene ( notificacin, diligencia, nota interior, etctera). 5. nicamente se requerirn del ciudadano los datos imprescindibles para la tramitacin correspondiente, evitando solicitar datos ya conocidos o en poder de la Administracin. 6. Se incluirn instrucciones cuando sea necesario. 7. El centro o unidad de procedencia estar debidamente identificado, con la direccin postal completa, nmero de telfono y correo electrnico para ponerse en contacto. 8. Se evitar el lenguaje sexista y cualquier otro lenguaje discriminatorio. Se atender a la forma femenina de ttulos, profesiones y cargos. Sustantivos no

marcados, desdoblamientos y dobletes son posibles, siempre y cuando no se alargue la frase hasta hacer incomprensible el mensaje. 9. Es recomendable que en las referencias a disposiciones normativas se incluya la fecha del boletn oficial, con su denominacin completa, en el que aparezcan publicadas. 10. La primera vez que se incluyan unas siglas deben ir precedidas de la denominacin completa. 11. En los formularios, los datos han de seguir un orden lgico y distinguiendo los espacios destinados para cumplimentar por el interesado. 12. En los formularios hay que prever la posibilidad de mecanizacin a la hora de disponer los espaciados, campos para cumplimentar o rellenar, as como su posterior archivo. 13. Se pueden, y deben, incorporar elementos que faciliten la comprensin del texto, tales como ciertos tipos de letra, formatos, colores. Y combinarlos con mrgenes y espacios en blanco Es decir, que hay que aprovechar aquellos recursos grficos que nos ofrecen los medios electrnicos e informticos para el diseo de los impresos. 14. Si el impreso dispone de varias copias, habr que distinguir en cada una al destinatario. 15. El nmero de ejemplares se adecuar a las necesidades objetivas, por lo que se evitarn tiradas excesivas y no justificadas.