CAPTULO 17 COMPRA

Compra es una de las funciones claves que conciernen a las operaciones de la manufactura moderna. materiales. Compra y controles de materiales La compra es una fase importante en el control del flujo de materiales en la planta de manufactura ya sea de vendedor o suplidor. Las clases de inventario aunque son controladas por compra de piezas y material crudo. En adicin, el inventario de artculos es controlado por la actividad de compra. Objetivos de una buena compra 1. Procurar el material correcto, en la cantidad correcta, y la calidad correcta. 2. Recibir o enviar el material correcto, en el lugar correcto al tiempo correcto. 3. Comprar el material de bueno recursos en el precio correcto. Procedimientos de compra 1. Requisicin de compra- normalmente es originado con el grupo de control de inventario. MaterialLas especificaciones para el material estn usualmente establecidas por la ingeniera de producto. Cantidad- Es normalmente la cantidad que va a traer al inventario de nuevo a la cantidad mxima permitida como se indica en el record de inventario. Da de envi- La planificacin de inventario usualmente resulta en la requisicin de fechas y entregas que puedan estar listas por el vendedor. Lugar- Instrucciones claras de la localizacin del envi. de artculosEl grupo de compra se mantiene informado La requisicin de compra es la clave para el control de

2. Fuentes

constantemente de los mejores lugares para comprar todos los materiales requeridos.

3. Analizar las cotizaciones- Enviar al equipo de compra a seleccionar todas las posibles fuentes de materiales. 4. Seleccionar el recurso correcto - Despus de recibir muchas cotizaciones de vendedores, entonces el trabajo del grupo de compra es seleccionar el mejor recurso o la mejor fuente. 5. Determinar el precio correctoEsta es la responsabilidad mayor de los grupos de compra. Muchos factores influyen en cual es el precio correcto. El precio correcto es aquel que es bueno para todos- el comprador, vendedor, el cliente y el pblico. 6. Ordenes de compra- Algo aceptado por el vendedor, es la orden de compra, que constituye un contrato para el envi de bienes de acuerdo con los trminos de la compra hecha. 7. Seguimiento y entrega- El plan para el flujo de materiales en la planta de manufactura es establecida por los procedimientos de compra. Determinar el desempeo actual, comparar y evaluar este desempeo con respecto al plan de compra puede ser solo acompaado por un seguimiento efectivo de ordenes de compra. 8. Reportes recibidos- Inspeccin cuidadosa de todas las entradas de material y piezas, es esencial para el control efectivo de material. La orden de compra es la fuente bsica de referencia. 9. Pago de factura- La factura recibida de vendedores por bienes enviados podran recibir la aprobacin del grupo de compra. Valor Analizado El objetivo del valor analizado es dar ms valor a los artculos en trminos de funcin. Acercamiento del valor analizado Un nmero de acercamientos han sido sugeridos y utilizados para facilitar el desarrollo del valor analizado, muchos de estos acercamientos han sido usados en

mtodos de trabajo por aos. El valor analizado debe ser aplicado por las partes producidas por la planta tanto como aquellas compradas por la planta. Factores que afectan la compra 1. Requisition Authority- Ninguna compra puede ser hecha sin la firma apropiada de la requisicin de compra. 2. Tipo de manufactura- El tipo de manufactura influye en la actividad de compra, Industrias que tienen manufacturas continuas, tales como aquellas que hacen radios y automviles, normalmente operan lneas de ensamblaje extensas. 3. Subcontratacin- La subcontratacin usualmente toma lugar cuando no es posible producir las piezas o componentes en la planta local. 4. Estandarizacin de productos- Una de las actividades principales del grupo de compra es animar a los vendedores en el producto diseado del producto comprado. El costo de material y trabajo a menudo pueden ser reducidos por la compra de tamaos estndares de artculos. 5. Lote de compra econmico- En la manufacturacin nos ahorramos en costo de setear, aqu ahorramos el costo de la preparacin de orden de compra y todos los dems pasos en el procedimiento de compra. 6. Mercados pequeos y controlados - Muchos mercados son pequeos esto es, no tienen material suficiente para satisfacer la demanda, otros mercados son controlados, el material est disponible pero la venta total esta restringida. 7. Cancelaciones- La cancelacin de rdenes de compra no puede ser totalmente evitada. Si el trabajo a sido comenzado por el vendedor, o han hecho otras comisiones, podran perder una cantidad considerable de dinero. 8. Itinerario de relaciones- La industria est tan especializada y extensiva que muchas de las compras son hechas por los vendedores que en cambio compran nuevamente sus materiales en forma de comprador. Esto se determina compra reciproca. Organizacin de compra

1. La ley de la Agencia-Las ordenes de compras y contratos son firmados por individuos, cada uno de los cuales actan como agentes de la industria o la corporacin, como agentes se le ha dado ya sea una autoridad especifica o autorizada de actuar por su jefe en la compra de materiales, suministros, servicios, etc. 2. Estructura de la organizacin- No hay ningn tipo de patrn establecido de organizacin de compra. 3. Centralizacin y descentralizacin- Las operaciones descentralizadas y los tratos hacia el aumento descentralizado de corporaciones grandes indican que este mtodo de organizacin es el actualmente ms popular. Contratos de compras mayores para materiales podran ser retenidos en una base centralizada para obtener ventajas en convenio. 4. Grupos de Compra- El grupo de compra en una organizacin grande usualmente consiste de varios agentes de compra, vendedores, despachadores y los colricos necesarios y el personal estenogrfico. La organizacin de este grupo podra ser en base del producto de lnea o el material comprado. Practicas de compra tica Conducta tica es una preocupacin del departamento y las secciones de organizacin manufactureras, no obstante, debe ser importante tambin al grupo de compra por la autoridad que se le otorga a ellos en el gasto de dinero. Relaciones de personal de ventas Descuentos Orden de Compra en Blanco Requisicin de viaje Recursos mltiples Compra por adelantado Compra especulativa

Iternational Procurement- Compra de bienes y servicios fuera lo limites continentales 1. Lenguajes, comunicaciones, y zona de tiempo. 2. Diferencias de culturas y filosofas 3. Estilos de gerencia 4. Transacciones de moneda y regulaciones gubernamentales 5. Sistema de peso y medidas Evaluacin de la compra Es difcil hacer una evaluacin valida de la compra de todas las actividades. Medidas generales tales como por ciento del costo de compra para el valor del material comprado, o el valor de la venta provisto por el ndice que da la organizacin. Trfico 1. Planificar las rutas del material recibido, incluyendo la seleccin del mtodo de transportacin. 2. Preparacin de por cientos escritos para el material enviado. 3. Trazar el despacho para asegurar el pronto envi 4. Auditar las entradas y otras facturas de transportacin 5. Coordinar el recibimiento de grandes despachos para evitar cargos por decoracin. 6. Manejar el ajuste de reclamos para bienes daados o que se pierden en el camino.

Repaso: Capitulo 17: Compras

Compras y control de materiales Las compras son una fase importante en le control de flujo de materiales dentro de una planta de manufactura para el vendedor o el suplidor. Estas clases de inventarios son controlados por las partes de la compra y la materia prima. En adicin los suplidores de inventario son controlados por las actividades de compra. El control de flujo de material entrante es una responsabilidad muy importante para la compra en grupo particularmente cuando hacemos entrega justo a tiempo. Objetivo de una buena compra El objetivo primario es contribuir a mantener las ganancias de las actividades de manufacturas. Otro objetivo importante es asegurarnos de la disponibilidad para que el itinerario de las entregas pueda mantenerse, as mantener al cliente satisfecho. Los objetivos especficos que apoyan estas metas son: a) procurar el material correcto en la cantidad correcta, b) recibir y entregar el material correcto, a la hora correcta, c) la compra de materiales para los recursos correctos y al precio correcto. En la mayora de las organizaciones que el departamento compra no es responsable de determinar ni que materia deber ser comprado ni su calidad ni la cantidad. Para una compra efectiva, la compra en grupo se le debe de asignar una responsabilidad completa y autorizacin para la determinacin de los recursos de los suplidores y el precio a pagar. Procedimientos de Compra El completo ciclo de compra consiste de los siguientes pasos:

1. Recibir y analizar el pedido de compra. 2. Seleccionar el recurso potencial del suplidor 3. La emisin de pedidos para citas 4. Recibir y analizar las citas 5. Seleccionar el recurso correcto 6. Determinar el precio correcto 7. Emitir ordenes de compra 8. Seguir el itinerario de entrega 9. Analizar los reportes de recibo 10. Analizar y aprobar las notificaciones del vendedor para pagos A) Pedido de compra- los pedidos de compra son normalmente originados con grupos de control de inventario. La informacin mnima que debe de tener un pedido de compra deben ser: material: especificacin del material que se va a comprar, esta informacin es establecida por los ingenieros. Se especifica el cantidad del material requerida y su calidad, cantidad: la cantidad que el inventario necesita como respaldo para el mximo admisible en el record del inventario, fecha de entrega: todo inventario necesita tener una planificacin de fechas de entrega y una reunin con el vendedor, lugar: las instrucciones claras como la localizacin grandes plantas donde el descentralizado. B) Recursos para suplir- El grupo de compradores debe mantenerse constantemente informado de los mejores lugar para hacer la compras de todos los artculos de materiales requeridos. Esto no es una tarea pequea. Si algn recurso es nuevo se debe de investigar y evaluar su presentacin peridicamente. C) Solicitud de cita- es enviada por el grupo de compradores para la seleccin de todos recursos adecuados de suplidores. Debe estar completo como la orden de compra excepto para determinar el precio a pagar. para la entrega son las mas esenciales en departamento de entrega puede estar

D) Seleccin del recurso correctovendedor, recuro de suplidor.

Sobre el recibo de muchas citas del

llega a ser trabajo del grupo de compra la seleccin del mejor

E) Determinacin del precio correcto- esta es la mayor responsabilidad del grupo de comprar. Muchos factores influyen en que precio es el correcto, otra vez una decisin compresiva es apenas posible. F) Orden de compra- es un documento legal y usualmente contiene mucho otros trminos de acuerdo en adiccin ala cantidad, calidad, entrega y precio acordados. Las leyes estatales y federales influyen en los contratos de compra y como consecuencia muchas de las firmas deben de imprimir sus rdenes de compras que obedezcan las leyes por las cuales se estn rigiendo. G) Seguimiento y entrega- El plan para el flujo de materiales dentro de una planta de manufactura esta establecida por un procedimiento de compra. La determinacin de la presentacin actual, la comparacin y evaluacin de la presentacin con respecto al plan de compra solamente puede ser acompaado por una orden efectiva de seguimiento de compra. H) Reporte de recibo- Una infeccin cuidadosa de todo material entrante es esencial para un control de material efectivo. La orden de compra es el recurso bsico para una referencia. El reporte de recibo es le registro de que se est recibiendo en el momento, para comparaciones en la orden de compra, y las variaciones en cantidad pueden ser determinadas. I) Notificacin de pago- la notificacin de pago deber ser verificada para asegurarse que la cantidad del la factura sea la cantidad acordada por el departamento de recibo y inspeccin. El valor del anlisis La idea bsica del valor del anlisis es la reduccin de costos tcnicos y comparar las presentaciones de las funciones con el fin de encontrar las alternativas

con los costos ms bajos. Esto puede ser y debe ser hecho cuando el artculo es manufacturado en una planta o comprado fuera. Acercamientos para el valor del anlisis: El numero de acercamiento esta siendo utilizado y sugerido para facilitar el desarrollo del valor del anlisis y mucho de estos a secamientos estn siendo usados en mtodos de trabajo por aos. El lector es recordado, sin embargo muchas tcnicas de desarrollo especiales para el valor del anlisis deberan ser aplicadas para las partes producidas por plantas como tambin para esas compras para las plantas.

Factores que afectan una compra 1. Autorizacin requerida- las compras no deberan ser hechas sin el permiso apropiadamente de compra. El primero y mas imprtate paso en el control de materiales es la autorizacin para la firma de la compra. 2. Tipos de manufactura-El tipo de manufactura influye las ms actividades de compra. Las industrias de manufacturas continuas normalmente operan en lneas extensivas de ensamblaje. 3. Subcontratacin- Los artculos de compra en subcontratacin son actualmente partes de compras o componentes, sin embargo generalmente la subcontratacin tiene lugar cuando no es posible producir las partes en una planta local. 4. Estandarizacin del producto- Una de las principales actividades del grupo de compra es involucrar incluso al vendedor en los estndares del diseo del producto. Los costos en labor y materiales pueden ser reducidos si se compran tamaos estndares de artculos. 5. Lotes econmicos de compra- Cuando se compra en lotes el costo por unidad es ms econmico. Es ahorro se deben equilibrar

contra el aumentos costo para los gastos incidentales, es lo mismo para los lotes de manufactura. 6. Mercados cortos y controlados- los compradores tienen que saber donde comprar los materiales requerido. Algunos mercados son cortos, y el material no es suficientes para reunir la demande del articulo. Por otro lado hay mercados controlados, el material esta disponible para la compra pero esta restringidas si venta. Esto mayormente ocurre en tiempos de guerra., el material es asignado para las industrias. 7. Cancelacioneslas cancelaciones de compras debe ser otros acuerdos en contra de la totalmente rechazadas. Si el trabajo ha sido empezado por el vendedor o si he ha realizado orden, ellos pueden perder una considerable cantidad de dinero. La mayora de las rdenes de compra tienen clausuras estandarizadas que protegen las perdidas del comprador como del suplidor. 8. Relaciones comerciales- mantener una buena relacin comercial de bajo de las situaciones es un examen real de un buen grupo de compra. Estar disponible a dar el negocio a otra fuente y todava tener una buena relacin con el suplidor o consumidor es el objetivo de las relaciones comerciales Organizacin de Compras 1. La ley de las agencias-Las ordenes de compra y contratos son firmados por individual, cada quien acta como un agente de la compaa o la organizacin. Un agente puede dar cualquier autorizacin o especificacin para que sus empleados acten en la compra de materiales, suplidores y servicio o en otros tipos de arreglos referentes a la compra

2. Estructura de la organizacin- Los mismos principios de la organizacin son aplicados a las comparar y para todas las funciones en la manufactura. La posicin de un grupo de compradores en una organizacin completa es ampliamente dependiente de la importancia de la funcin. 3. Centralizacin organizaciones y es Descentralizacin un problema de En las grandes y descentralizacin

centralizacin de las actividades de compra. Sin embargo la descentralizacin de las operaciones son mas flexibles y la tendencia hacia el aumento en la descentralizacin de las corporaciones grandes indica que los mtodos de la organizacin es actualmente el mas popular. 4. Grupo de compra- El grupo de compra usualmente en las grandes organizaciones consiste de varios agentes de compradores. Las organizacin de este grupo esta basada en la lnea de producto o en le material de compra.

Practicas de compra 1. Relaciones de vendedores- las compras como las ventas son reconocimiento profesional rpido. El continuo avance en la tecnologa en materiales y procesos de requeridos para comparas y venta personales, ellos tiene que saber que es lo que venden y lo que estn comprando. 2. Descuentos- las compras de las industrias son usualmente el objetivo para efectivo, comercio y cantidad de descuento. Los agentes de compras deben ser informados completamente con respecto a los descuentos que ellos aplican para las compras que hechos hacen y los aspectos legales. 3. Frazada de ordenes de compras - Con muchos o menos artculos estandarizados las compaas harn mas a menudo negociaciones

de frazada de ordenes de compra para un periodo de tiempo determinado. La frazada de rdenes puede tambin reducir costos de inventario por material procurado solamente por la lnea de produccin. 4. Peticin de viaje- los artculos deben ser remplazados a tiempo antes de la peticin de viaje. La informacin debe de estar unida al archivo tal como una pequea descripcin del articulo, posibles fuentes de material, precios pasados y punto de reordenar tamao de lote econmico y el archivo historial de uso. 5. Mltiples recursos- Es tener mas de una fuente disponible que pueda suplir material cuando ocurra situaciones inesperadas. En estos tiempos es muy importante la calidad de los artculos. Se debe de hacer verificaciones de todos los recursos para certificar la entrega del producto y los niveles de uniformidad. 6. Forward Buying- Aunque las cantidades para ser la compras es determinada normalmente por la administracin del inventario y el control, es a menudo ventajoso comprar las cantidades en el exceso de los requisitos operadores normales de la planta que fabrica. Si las consideraciones operacionales o condiciones del suplidor indican que necesitan mas reserva de inventario. 7. Speculative buying- El material se compra y se revende esperando una ganancia ventajosa en los precios bajos. Evaluacin de la compra Es difcil hacer una evaluacin validad de compra para toda la actividad. La medidas general tal como la razn de costo de la compra para evaluar o para evaluar las ventas, puede proveer un ndice til. y

Trfico Funciones del trfico 1. Planificar las rutinas de los materiales entrantes, incluyendo la seleccin del mtodo de transportacin. 2. Preparacin del grafico de las tarifas de entregas para los materiales 3. trazar los embarques para as asegurar las entregas apremiantes 4. auditar y aprobar las entregas de flete y otras facturas de transportacin 5. coordinacin de recibimiento de grandes embarques para rechazar los cargos por estada Las funciones de trfico no necesitan estar restringidas para material entrante. En muchas manufacturas aceptan la responsabilidad de la entrega para los productos de los consumidores.