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INTRODUCCION .............................................................................................................................. I AUDITORA POR CICLOS DE TRANSACCIONES ...................................................................... 1 CICLO DE TRANSACCIONES ............................................................................................................. 1 HECHO ECONMICO ....................................................................................................................... 1 TRANSACCIONES ............................................................................................................................ 3 ESTUDIO Y EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO........................... 4 CONTROL INTERNO: ........................................................................................................................ 4 ESTUDIO Y EVALUACIN DE LA ESTRUCTURA INTERNA: ..................................................................... 4 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO: ............................................................................................. 5 A) Ambiente de control ............................................................................................................. 5 POLTICAS Y PRCTICAS:................................................................................................................. 5 B) Sistema Contable: ............................................................................................................... 6 C) Procedimientos de control: ............................................................................................... 6
CONSIDERACIONES GENERALES: ..................................................................................................... 7 EVALUACIN PRELIMINAR: ............................................................................................................... 9 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Y EVALUACIN FINAL: ......................................................................... 10 PRINCIPALES CICLOS DE TRANSACCIONES .......................................................................... 13 CICLO DE TESORERA.................................................................................................................... 13 CICLO DE EGRESOS- COMPRAS ..................................................................................................... 13 CICLO EGRESOS NMINAS............................................................................................................. 13 CICLO DE CONVERSIN ................................................................................................................. 14 CICLO DE INGRESOS ..................................................................................................................... 14 CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA ............................................................................................. 14 ENLACES DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES .................................................................. 15 ENLACES DE CICLOS .............................................................................................................. 15 FLUJO DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES ....................................................................... 16 FUNCIONES TIPICAS DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES ............................................... 20 FUNCIONES TPICAS CICLO DE TESORERA: ................................................................................... 20 FUNCIONES TPICAS CICLO DE EGRESOS Y COMPRAS .................................................................... 20
FUNCIONES TPICAS CICLO DE EGRESOS NMINA .......................................................................... 21 FUNCIONES TPICAS CICLO DE CONVERSIN.................................................................................. 21 FUNCIONES TPICAS CICLO DE INGRESOS ...................................................................................... 22 FUNCIONES TPICAS CICLO DE INFORMACIN FINANCIERA .............................................................. 22 PRESENTACION GRAFICA DE LOS CICLOS DE TRANSACCIONES ............................... 23 CICLO DE TESORERIA ........................................................................................................ 23 CICLO DE EGRESOS-COMPRAS ........................................................................................ 24 CICLO DE EGRESOS-NOMINA ............................................................................................ 24 CONVERSION INGRESOS INFORMACION FINANCIERA ................................................. 25 USO DE LOS PAPELES DE TRABAJO....................................................................................... 26 CLASIFICACIN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ................................................................. 28 ARCHIVO DE REFERENCIA PERMANENTE ........................................................................................ 28 LEGAJO DE AUDITORIA .................................................................................................................. 28 ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO .................................................................................... 28 ARCHIVOS PERMANENTES .................................................................................................... 29 ARCHIVOS PRESENTES .......................................................................................................... 29 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO ................................................................................................ 30 PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO. ...................................................................... 30 CONFIDENCIALIDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO. ........................................................ 31 MARCAS E INDICES DE AUDITORIA APLICABLES A LA AUDITORIA POR CICLO DE
TRANSACCIONES .................................................................................................................... 31 DESARROLLO DEL CASO PRCTICO ...................................................................................... 37 CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 45 RECOMENDACIONES .................................................................................................................. 46 BIBLIOGRAFA ............................................................................................................................. 47
INTRODUCCION
El ciclo de transacciones para comprender las operaciones de una empresa, es base para la formacin del estudiante de auditora, ya que facilita analizar, revisar eventos y actividades comerciales, al ejercer un trabajo que implique conocer el control interno de la empresa, su medio de operacin y su lnea de produccin ; surgen dudas de cmo las operaciones terminan representadas en los estados financieros, el grado de razonabilidad y materialidad de las operaciones, si la contabilidad registra las rutinas acorde a una base contable que tiene como finalidad demostrar realmente la situacin financiera, ante este panorama el auditor debe de utilizar su juicio profesional para determinar los ciclos lgicos de los procedimientos que manejan las empresas. Al determinar que el concepto utilizado para el reconocimiento de una partida en los estados financieros no es esttico, la pregunta surge si se coloca porque as lo decidi la empresa o es un flujo empresarial de actividades que afectan diversos segmentos de la organizacin al mismo tiempo y termina registrado en base a un mtodo deductivo del universo de operaciones clasificado en un concepto que representa parte del universo de procedimientos contables. La auditoria de ciclos de transacciones se basa en verificar las diferentes actividades comerciales, por ciclos lgicos entre de los cuales se presenta el ciclo de tesorera, de adquisicin, de conversin, de ingresos y de informacin; as como los enlaces y flujos entre los ciclos, las funciones tpicas y la presentacin grafica de los ciclos para determinar qu grado de control se tiene en la entidad.
Al realizar una auditora de ciclos de transacciones se necesita dejar prueba de que se cumple con los requisitos para una auditoria de Estados Financieros, a travs de papeles de trabajo, los cuales utilizan marcas para determinar lo que se est presentando y un ndice, para ordenar y clasificar los papeles en archivo de fcil localizacin. El manejo de este tema tiene como objetivo encontrar y determinar los ciclos de transacciones de la entidad, organizando los eventos econmicos y las
transacciones para tener una comprensin clara y oportuna para la toma de decisiones compaa. al conocer el entorno en el cual dirige sus transacciones una
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Hecho Econmico
Es un suceso potencial, verdadero y objetivo. Existen varias clases de hechos econmicos, como lo son: 1. Los que involucran intercambio con terceros, por ejemplo: a. Adquisicin de recursos a cambio de obligaciones de pago. b. Pagos de efectivo para satisfacer obligaciones. c. Distribucin de recursos a terceros a cambio de promesas de pagos futuros. d. Recibo de pago de terceros, por recursos distribuidos.
2. Los que comprenden fuerzas o entidades externas, pero que no comprenden intercambios, ejemplo:
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a. Cambios en las condiciones econmicas del pas (recesiones, cambios en los niveles de precios, escasez de abastecimiento, etc.) b. Cambios en leyes y regulaciones gubernamentales, incluyendo cambios en leyes y tarifas de impuestos. c. Los llamados actos de la naturaleza tales como incendios e inundaciones. d. Cambios en los domicilios de proveedores, empleados y clientes. e. Arrendamientos operativos y contratos con fuerza ejecutiva.
3. Los que involucran decisiones o transferencias internas de recursos, como: a. Decisiones operativas cambiando precios. b. Transferencias de materias primas a productos en proceso. c. Correccin de errores (ajustes de facturas incorrectas).
4. Los que involucran el tiempo, como: a. Acumulacin de intereses y depreciacin. b. Amortizacin de gastos anticipados devengados.
Es un postulado de la contabilidad que todos los hechos econmicos en que se comprende a la entidad en canjes con terceros, deben reflejarse en sus estados financieros.
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Las Normas Internacionales de Contabilidad, requieren que los hechos econmicos que comprenden fuerzas o entidades externas y los hechos econmicos internos, tambin deben reflejarse en los estados financieros. Todos los hechos econmicos que se reflejan en los estados financieros, deben identificarse o reconocerse, y deben ser aprobados o autorizados para lo cual se requieren pasos adicionales de tramitacin y procesamiento tales como: clculos, clasificacin y registro en el mayor y finalmente los saldos del mayor general. La transformacin de los hechos econmicos en estados financieros se logra principalmente por su procesamiento como transacciones que fluyen a travs de los sistemas.
Transacciones
Una transaccin es un hecho econmico al que se le ha reconocido que produce un efecto potencial sobre los estados financieros, se ha presentado en forma que pueda procesarse y ha sido aceptado para procesamiento por uno o ms de los sistemas de registro de la entidad (pliza o asiento contable). Un solo hecho econmico puede originar varias transacciones. Por ejemplo, el embarque de mercancas, que es un hecho econmico, puede dar origen a transacciones separadas de facturacin, cuentas por cobrar, inventarios y costo de ventas. No todos los hechos econmicos que deben reflejarse en los estados financieros de una entidad, se convierten en transacciones y se procesan. Por ejemplo, los cambios en los niveles de precios, pueden informarse en los estados financieros, pero usualmente no se consideran como transacciones.
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administradores, para evaluar y monitorear las operaciones en sus entidades. Por ello, a fin de lograr una adecuada comprensin de su naturaleza y alcance, a continuacin se define el trmino Control Interno tal como lo establecen las normas de control interno para el sector pblico: Es un proceso continuo realizado por la direccin, gerencia y otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a s estn logrndose los objetivo.
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A) Ambiente de control El ambiente de control representa la combinacin de factores que afectan las polticas y procedimientos de una entidad, fortaleciendo o debilitando sus controles. Estos factores son los siguientes: Actitud de la administracin hacia los controles internos establecidos - Estructura de organizacin de la entidad - Funcionamiento del Consejo de administracin y sus Comits - Mtodos para asignar autoridad y responsabilidad. Mtodos de control administrativo para supervisar dar seguimiento al cumplimiento de las polticas y procedimientos, incluyendo la funcin de auditora interna.
Polticas y prcticas:
Influencias externas que afecten las operaciones y prcticas de la entidad
La calidad del ambiente de control es una clara indicacin de la importancia que la administracin de la entidad le da a los controles establecidos.
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B) Sistema Contable: El sistema contable consiste en los mtodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir informacin cuantitativa de las operaciones que realiza una entidad econmica. Para que su sistema contable sea til y contable, debe contar con mtodos y registros que: a) Identifiquen y registren nicamente las transacciones reales que renan los criterios establecidos por la administracin. b) Describan oportunamente todas las transacciones en el detalle necesario que permita su adecuada clasificacin. c) Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades monetarias. d) Registren las transacciones en el periodo correspondiente. e) Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones en los estados financieros C) Procedimientos de control:
Los procedimientos y polticas adicionales al ambiente de control y al sistema contable, que establece la administracin para proporcin a una seguridad razonable de lograr los objetivos especficos de la entidad, constituyen los procedimientos de control. El hecho de que existan formalmente polticas o
procedimientos de control, no necesariamente significa que stos estn operando efectivamente. El auditor debe determinar la manera en que la
entidad ha aplicado las polticas y procedimientos, su uniformidad de aplicacin y qu persona las ha llevado a cabo, para concluir que efectivamente est operando. Los procedimientos de control persiguen diferentes objetivos y se aplican en distintos niveles de organizacin y del procesamiento de las transacciones.
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Tambin pueden estar integrados por componentes especficos del ambiente de control y del sistema contable Los procedimientos de carcter preventivo son establecidos para' evitar errores durante el desarrollo de las transacciones. Los procedimientos de control de carcter detectivo tienen como finalidad detectar los errores o las desviaciones que durante el desarrollo de las transacciones, no hubieran sido identificados por los procedimientos de control preventivos. Los procedimientos de control estn dirigidos a cumplir con los siguientes objetivos: a) Debida autorizacin de transacciones y actividades. b) Adecuada segregacin de funciones y responsabilidades. c) Diseo y uso de documentos y registros apropiados que aseguren el correcto registro de las operaciones. d) Establecimiento de dispositivos de seguridad que protejan los activos. e) Verificaciones independientes de la actuacin de otros y adecuada evaluacin de las operaciones registradas.
Consideraciones generales:
Los factores especficos del ambiente de control, el sistema contable y los procedimientos de control de una entidad, deben considerar los siguientes aspectos: Tamao de la entidad Caractersticas de la industria en la que opera Organizacin de la entidad
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Por ejemplo, una estructura de organizacin con una delegacin formal de autoridad, podr incidir favorablemente de modo importante en el ambiente de control de una entidad grande, Sin embargo, una empresa pequea, con participacin efectiva del dueo o gerente, normalmente no requiere de procedimientos contables extensos ni de registros contables sofisticados o procedimientos de control formales, tales como polticas escritas, seguridad de la informacin o procedimientos para obtener cotizaciones competitivas. El establecimiento y mantenimiento de una estructura de control interno, representa una importante responsabilidad de la administracin, para
proporcionar una seguridad razonable de que se logran los objetivos de una entidad. La gerencia deber vigilar de modo constante, la estructura de control interno, para determinar si sta opera debidamente y si se modifica oportunamente, de acuerdo con los cambios en las condiciones existentes. El concepto de seguridad razonable reconoce que el costo de la estructura de control interno de una entidad, no deber exceder los beneficios esperados al establecerla. La efectividad de la estructura de control interno, est sujeta a limitaciones inherentes, tales como malos entendidos de instrucciones, errores de juicio, descuido, distraccin o fatiga personales, colusin entre personas dentro y fuera de la entidad y si la gerencia hace caso de ciertas polticas y procedimientos.
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Para tener una mejor comprensin de las polticas y procedimientos, el auditor deber obtener conocimiento suficiente sobre cada uno de los elementos de la estructura de control interno, a travs de experiencias anteriores con la entidad y de averiguaciones con el personal apropiado, inspeccin de documentos y registros y observacin de las actividades y operaciones. La naturaleza y
alcance de los procedimientos, suele variar de una entidad a otra y se ven afectados por el tamao y complejidad de la misma, experiencias anteriores, naturaleza de la poltica o procedimiento en particular y la documentacin existente. El auditor deber documentar su conocimiento y comprensin de la estructura de control interno, como parte del proceso de planeacin de la auditoria. La forma y alcance de esta documentacin se vern distribuidos por el tamao y complejidad de la entidad y la naturaleza de la estructura de control interno de la industria. Por ejemplo, la documentacin de una empresa grande y compleja, podr incluir diagramas de flujo, cuestionarlos o rboles de decisiones. En
cambio en una entidad pequea, la documentacin en forma de memorando, podr ser suficiente.
Evaluacin preliminar:
En esta etapa, el auditor efecta un anlisis general del riesgo implcito en el trabajo que va a realizar, con objeto de considerarlo en el diseo de sus programas de trabajo de auditora y para identificar gradualmente las actividades y caractersticas especficas de la entidad. . An cuando en esta etapa no se han probado los controles internos y por lo tanto, aunque cualquier decisin es preliminar, el auditor deber primeramente: a) Comprender el ambiente de control establecido por la administracin para detectar errores potenciales.
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b) Describir y verificar su comprensin de los procedimientos de control de la administracin. c) Evaluar el diseo de los sistemas de control, para determinar s es probable que sean eficaces para prevenir o detectar y corregir los errores potenciales identificados. d) Formarse un juicio sobre la confianza que podr depositarse en el control que ser probado. Una vez que el auditor ha adquirido un conocimiento general de la estructura de control interno, estar capacitado para decidir el grado de confianza que depositar en los controles existentes, para la prevencin y deteccin de errores potenciales importantes o bien si directamente los objetivos de auditora se pueden alcanzar de manera ms eficiente y efectiva a travs de la aplicacin de pruebas sustantivas. La evaluacin final de los procedimientos de control seleccionados, se har despus de llevar a cabo las pruebas de cumplimiento de dichos controles. Por la importancia que han adquirido los sistemas de PED en la informacin contable, as como el volumen de operaciones procesadas en ellos, la prdida de huellas visibles y concentracin de funciones contables que frecuentemente se dan en un ambiente de este tipo, el auditor debe conocer, evaluar y en su caso, probar el sistema de PED, como parte fundamental del estudio y evaluacin del control interno y documentar adecuadamente sus conclusiones sobre su efecto en la informacin financiera y el grado de confianza que depositar en los controles.
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o detectarn y corregirn errores potenciales que pudieran tener un efecto importante en los estados financieros. Esta conclusin permite confiar en el control como fuente de seguridad general de auditora y disminuir el alcance de las pruebas sustantivas. Las pruebas de cumplimiento estn diseadas para respaldar la evaluacin de la aparente contabilidad de procedimientos especficos de control. La evaluacin se har determinando si los procedimientos de control estn funcionando de manera efectiva, segn se disearon, durante todo el periodo. Estas pruebas pueden implicar el examen de documentacin de transacciones para buscar la presencia o ausencia de atributos especficos. Al efectuar una prueba de cumplimiento en una muestra de transacciones seleccionadas, se puede determinar una tasa mxima estimada de desviaciones y as llegar a una conclusin sobre la eficacia de los procedimientos de control durante el periodo examinado. Adems de las pruebas que se describen, es necesario establecer, por indagacin y observacin e inspeccin de documentacin, la forma en que la administracin se ha asegurado de que el sistema de control contina operando efectivamente, a pesar de posibles cambios en el medio ambiente. Los procedimientos de auditora podran variar si corno resultado de las pruebas de cumplimiento, se detectan debilidades o desviaciones a los procedimientos de control. Comunicacin de situaciones a informar: En virtud de que las expectativas de los usuarios con respecto a la responsabilidad del auditor para informar por escrito sobre debilidades o desviaciones relacionadas con la estructura del control interno se han
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incrementado, ha sido necesario definir las situaciones a informar, as como la forma y contenido de dicho informe. Durante el curso de su trabajo, el auditor debe estar al tanto de los asuntos relacionados con el control interno, que puedan ser de inters para el cliente, los cuales se identifican como "Situaciones a Informar". Estas situaciones son
asuntos que llaman la atencin del auditor y que en su opinin deben comunicarse al cliente, ya que representan deficiencias importantes en el diseo u operacin de la estructura de control interno, que podran afectar negativamente la capacidad de la organizacin para registrar, procesar, resumir y reportar informacin financiera uniforme con las afinaciones de la administracin en los estados financieros. diferentes aspectos del control interno. El objetivo del auditor en una auditoria, es formarse una opinin sobre los estados financieros de la entidad, por lo que no tiene la obligacin de investigar y encontrar situaciones a informar. Sin embargo, debe estar al tanto de ellas, a travs de la evaluacin de los elementos de la estructura del control interno, de la aplicacin de procedimientos de auditora sobre saldos o transacciones o de alguna otra manera dentro del curso de la revisin. El juicio del auditor con respecto a las situaciones a informar, vara en cada trabajo y est influenciado por la naturaleza y extensin de los procedimientos de auditora y otros factores, tales como el tamao de la entidad, su complejidad y la naturaleza y diversificacin de sus actividades. Esta comunicacin se debe hacer con personas de alto nivel de autoridad y responsabilidad, tales como el Consejo de Administracin, el dueo de la empresa o con quienes hayan contratado al auditor. Tales deficiencias pueden incluir
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Como parte de su trabajo, el auditor debe adems, proporcionar sugerencias que permitan mejorar la estructura de control interno existente. El auditor tambin podr identificar asuntos que a su juicio no sean estrictamente situaciones a informar o bien sean poco importantes y tendr que decidir si comunica o no estos asuntos en beneficio de la administracin.
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Ciclo de conversin
Este ciclo analiza los pasos o procedimientos de todas las transacciones que se manejan en operaciones como por ejemplo: Los inventarios, seguros, equipos depreciables, o bien en los recursos que se procesan es decir que hay una transformacin de materias primas como lo es el costo de produccin, y otros como los activos fijos.
Ciclo de ingresos
Este ciclo analiza los pasos o procedimientos de todas las transacciones que se generan en el momento de intercambio de bienes o servicios por efectivo o bien genere un crdito, es decir surja la operacin de venta. Adems la determinacin del costo de ventas puede identificarse tambin en este ciclo de ingresos.
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El Ciclo de Tesorera provee efectivo a los ciclos de Egresos. Los dos Ciclos de Egresos compran materias primas y propiedades y pagan la nmina que se utiliza en el Ciclo de Conversin. El ciclo de Conversin origina productos y servicios y controla los Inventarios de productos terminados para venderlos. El Ciclo de Ingresos vende los productos y servicios y entrega el efectivo al Ciclo de Tesorera para uso interno o inversiones externas. Todos los Ciclos Envan informacin contable al Ciclo de Informacin Financiera y sta se resume en Estados Financieros.
ENLACES DE CICLOS
TESORERIA
INGRESOS
INFORMACION
EGRESOS-
FINANCIERA
COMPRAS Y
NOMINAS
CONVERSION
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imprescindible en la toma de decisiones, vemos que, para obtener tal informacin es necesario seguir un proceso o ciclo contable que consiste en la captacin, registro resumen y clasificacin de las operaciones mercantiles, ocurridas en una determinada empresa durante un periodo de tiempo. En la prctica de auditora operacional el Contador Pblico y Auditor se circunscribir a primer nivel de apoyo ya que su participacin en los dems niveles queda fuera de la prctica de Auditora Operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganizacin, desarrollo de sistemas y consultora administrativa.
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Auditora Operacional
empresa
Para determi
Si los controles
permiten operar
con eficiencia
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El auditor operacional al revisar las funciones de una entidad, investiga, analiza, evala los hechos, es decir diagnostica obstculos de la infraestructura administrativa que los respalden y presentan recomendaciones que tiendan a eliminarlos. El auditor operacional hace algunas veces del mdico general que diagnostica las faltas (enfermedades) dando pie a la participacin del especialista, que puede ser el mismo a otro Contador Pblico el que promover las adiciones concretas, esto ltimo corresponde a los niveles de apoyo segundo y tercero mencionados anteriormente. La consecuencia del objetivo general deber ser realizada cuando analicen, evalen y recomienden sobre aspectos realizados. Lo adecuado de la estructura de control de una fase operacional. Control departamental de sus operaciones en relacin a: Polticas generales de la empresa. Procedimientos establecidos. Relaciones con otros departamentos. Requerimientos financieros y contables. Por lo tanto se debe entender que los esfuerzos de auditora se orientan a: Obtencin de mayores utilidades Fortalecimiento de los controles Ayudar a alcanzar las metas de la compaa o entidad Proporcionar eficiencia y eficacia en la realizacin de la auditora. A continuacin el Ciclo Contable de una Empresa:
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1. BALANCE INICIAL.- Todas las empresas inician actividades con determinados activos,
(inversiones)
(financiaciones) 2. REGISTRO DE TRANSACCIONES: Cada da y cada momento se suceden transacciones comerciales en las empresas, esto se debe al flujo interno y externo de hechos financieros econmicos. El registro cronolgico de estas transacciones se las registra en el "Diario". La anotacin que efecta en este instrumento contable se denomina "asiento", que lgicamente ser plasmado despus de un anlisis contable. 3. PASES AL MAYOR: El registro acumulativo o "mayor tiene como funcin clasificar informacin asentada en el "Diario" agregando todos aquellos hechos contables de idntica naturaleza, con el objeto de establecer en cualquier momento el estado econmico financiero de las cuentas. 4. BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS: Surge al agregar las cuentas tanto en sus movimientos como en sus saldos, sirviendo como un control cuantitativo y cualitativo de la contabilizacin. 5. LA HOJA DE TRABAJO: Es un instrumento til en el proceso de elaboracin de los Estados Financieros. Parte de la informacin del Balance de Comprobacin de Sumas y Saldos, y segn sea el columnado de esta hoja, fcilmente se podr agregar toda la informacin respecto a los ingresos y gastos acumulados y diferidos (Ajustes Contables),
adems de las actualizaciones de ley, obtenindose los estados financieros fcilmente. 6. LOS ESTADO FINANCIEROS: En Los Estados Financieros se muestra en forma agregada y sinttica, los resultados econmicos y financieros obtenidos por el negocio a lo largo de un ciclo contable, informacin que se plasma en el Estado de Resultado y el Balance General.
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Resguardar los activos de la empresa, y as mismo los seguros, etc. Cuentas ms utilizadas:
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Ciclo de Ingresos
Ciclo de Tesoreria
Ciclo de EgresosCompras
CICLO DE TESORERIA
Ciclo de Ingresos
ciclo de Tesoreria
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Ciclo s de
EgresoCompras
CICLO DE EGRESOS-NOMINA
Ciclo de Conversion
Ciclo de Tesoreria Ciclo de Informacion
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Ciclo de Ingresos
Ciclo de Conversio n
Ciclo de Informacio n
Ciclo de Conversio n
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Los ejemplos de documentacin de la auditora incluyen: 1. Programas de auditora Anlisis. 2. Memorndums de asuntos 3. Resmenes de asuntos importantes. 4. Cartas de confirmacin y de representacin. 5. Listas de verificacin 6. Correspondencia (incluyendo correo electrnico [e-mail]) sobre asuntos importantes. El auditor puede incluir extractos o copias de los registros de la entidad (por ejemplo, contratos y acuerdos importantes y especficos) como parte de la documentacin de la auditora. La documentacin de la auditora; sin embargo, no sustituye a los registros contables de la entidad. El auditor puede considerar til preparar y retener como parte de la documentacin de la auditora un sumario (a veces conocido como memorndum de terminacin) que describe los asuntos importantes
identificados durante la auditora y cmo se manejaron, o que incluyen referencias cruzadas con otra documentacin de soporte relevante de la auditora que proporciona dicha informacin. Este sumario puede originar revisiones efectivas e inspecciones eficientes de la documentacin de la auditora, particularmente para auditoras grandes y complejas. Todava ms, la preparacin de este sumario puede ayudar en la consideracin que haga el auditor de los asuntos importantes. Tambin puede ayudar al auditor a considerar si, a la luz de los procedimientos de auditora realizados y a las conclusiones alcanzadas, hay algn objetivo individual relevante de que el auditor, no pueda lograr o que pudiera impedir lograr los objetivos generales del auditor.
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La terminacin de la compilacin del archivo final de la auditora despus de la fecha del dictamen del auditor es un proceso administrativo que no implica el desempeo de nuevos procedimientos de auditora o la extraccin de nuevas conclusiones. Sin embargo, pueden hacerse cambios a la documentacin de la auditora durante el proceso final de compilacin si son de naturaleza administrativa. Ejemplos de estos cambios incluyen: Borrar o desechar documentacin cancelada. Clasificar, cotejar y hacer referencias cruzadas de los papeles de trabajo. Rubricar la terminacin de listas de verificacin relativas al proceso de compilacin del archivo.
Legajo de Auditoria
Los papeles de trabajo que sustentan el resultado de la auditoria
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ARCHIVOS PERMANENTES
Tienen como objetivo reunir los datos de naturaleza histrica o continua relativos a la auditoria. Estos archivos proporcionan una fuente conveniente de informacin sobre la auditoria que es de inters continuo de un ao a otro.
ARCHIVOS PRESENTES
Incluyen todos los documentos de trabajo aplicables al ao que se est auditando. Los tipos de informacin que se incluyen en el archivo presente son: programas de auditora, informacin general, balance de comprobacin de trabajo, asientos de ajuste y reclasificacin y cedulas de apoyo. La preparacin adecuada de las cdulas acumuladas para documentar las evidencias de auditora, los resultados encontrados y las conclusiones alcanzadas es una parte importante de la auditoria. El auditor reconoce las circunstancias que requieren una cdula y el diseo adecuado de las cdulas que deben incluirse en los archivos. Aunque el diseo depende de los objetivos involucrados los papeles de trabajo deben poseer ciertas caractersticas: Cada papel de trabajo debe de estar identificado con informacin tal como nombre del cliente, periodo cubierto, descripcin del contenido, la firma de quien lo prepar, la fecha de preparacin y el cdigo de ndice. Los papeles de trabajo estn catalogados y con referencias cruzadas para ayudar el archivo y organizacin. Los papeles de trabajo completos indican con claridad el trabajo de auditora realizado. Cada papel de trabajo incluye suficiente informacin para cumplir los objetivos para los cuales fue diseado. Las conclusiones a las que se llegaron sobre el segmento de auditora que se esta considerando tambin se expresan en forma clara.
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PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos de auditora diseados para verificar si el sistema de control interno del cliente est siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le describi al auditor y de acuerdo a la intencin de la gerencia. Si, despus de la comprobacin, los controles del cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas. Las pruebas de cumplimiento estn relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente: La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los
procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumplindose consistentemente. La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecucin puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones. La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el control sea efectivo.
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la auditoria los papeles de trabajo se conservan en las oficinas del despacho de contadores para referencia futura.
APLICABLES A LA
auditoria para poder tener una mejor comprensin de lo auditado en el momento de que sea revisado nos ahorra tiempo y espacio en nuestra cedula. Las
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decir las marcas de un color y el texto de otro color para que sea visible al momento de ser revisado, y saber que pueda significar cada smbolo ya que estos smbolos son explicados en los papeles de trabajo del auditor, dichas marcas deben de ser distinguibles una de otra es decir que no exista tanta similitud entre ellas para que no existan confusiones. OBJETIVOS: Constancia de trabajo que se realizo. Nos ahorra espacio en la cedula ya que con el simple hecho de que este la marca podemos fcilmente interpretar la actividad que se llevo a cabo. Nos facilita la comprensin durante la supervisin. Identificar los procedimientos que se aplicaron en la auditoria. CARACTERISTICAS QUE DEBEN POSEER LAS MARCAS: -La explicacin de las marcas debe ser especfica y se debe realizar en cada hoja de trabajo. -Los procedimientos que no lleven marcas deben de ser narrados y explicados en el documento. -No se pueden utilizar las mismas marcas para un distinto procedimiento, cada marca tiene su procedimiento. CLASIFICACION DE MARCAS: -Marcas de Auditoria Estndar. -Marcas de Auditoria Especifica
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MARCAS DE AUDITORIA ESTANDAR Son marcas utilizadas para hacer la referencia a los procedimientos aplicados en la auditoria, dichas marcas son interpretadas de la misma forma por todos los auditores que las reconocimiento comn. MARCAS DE AUDITORIA ESPECFICAS Este tipo de marcas no son de uso comn y cada vez que se utilicen deber especificarse en los papeles de trabajo. Estas marcas son distintas porque una empresa utiliza unas marcas y otras empresas otras marcas y son diferentes en una auditoria ya sea por el smbolo o el significado. EJEMPLO DE LAS MARCAS: totalizado Sumado verticalmente Confrontado correcto Correccin realizada Confrontado con libros Cotejado con documento Sumas verificadas Cotejado contra libro mayor No rene requisitos Clculos verificado Comprobante de cheque examinado emplean, estas marcas son generales y son de
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Estos tipos de marcas son las que denominamos como marcas especificas ya que las utiliza una sola entidad, pero estas marcas por medio de un proceso podran ser estandarizadas y pertenecer a las marcas sugeridas o aceptadas de auditora, y podran ser interpretadas por todos los auditores de la misma manera para unos que para otros ya que se encontraran entre las de uso comn como lo mencionamos anteriormente y al momento de ser utilizadas en una auditoria sabramos lo que quiere decir el smbolo con facilidad, en cambio si utilizramos marcas especificas cada vez que realicemos una revisin estaramos en la necesidad de revisar las marcas para saber que significa cada una de ellas y poder comprenderlas. MARCAS DE AUDITORIA SUGERIDAS Suma Vertical Sumado horizontal Revisado Cotejado Pendiente Verificado Calculo Verificado Cotejado con documento original Documento que no llena requisitos legales
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Sin documentacin de Respaldo PPC PT AJ R Conectores o llamadas Papel proporcionado por el cliente Papel de Trabajo Ajustes Reclasificaciones
Como ya lo mencionamos anteriormente no existe una estandarizacin de marcas que deban ser utilizadas por las empresas en sus auditoras, ya que cada quien puede manejar de acuerdo a sus necesidades las marcas o ndices como generalmente se le denomina y as poder , cada empresa utiliza sus marcas y es por ello que se puede dar, que una empresa utilice marcas iguales pero que corresponde a diferentes procesos, es decir la marca e ndice es igual pero el proceso en cada una de las empresas es diferente y conlleva a acciones y procesos distintos y tambin lo podramos mencionar a la inversa es decir que un proceso igual en las empresas podra llevar marcas e ndices distintos en cada una de las entidades. Los ndices de auditora para los ciclos de transacciones son los mismos que para cualquier tipo de auditora excepto que cada quien puede manejar su propia informacin, y puede aplicar diferentes ndices para diferentes tipos de auditora pero deben estar identificados que son para cierta rea. Ejemplo que se utilicen ciertas marcas para auditoria por ciclos de transacciones, otras en los papeles de trabajo, etc. Pero como ya conocemos cual ser la utilidad de las
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marcas en cada auditoria llevada a cabo nos servir para el mismo objetivo; ahorrar espacio, comprensin del trabajo y evidencia del trabajo realizado para todo esto nos servirn las marcas es decir que la utilizacin de las marcas no est impuesta a una sola actividad de auditora sino que la podemos utilizar en cualquier auditoria llevada a cabo aunque sea en diferente rea contable. Los ndices son utilizados realizados. Y estos procedimientos son los que marcamos con los ndices o marcas en los documentos en los cuales trabajamos las auditorias, para que nos sea ms comprensible. para tener evidencia de los procedimientos
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Capital 419,000,00
Resultado 45,000,00
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Ciclo de Transacciones
No
Comercial Internacional S.A. Ciclo De Tesoreria 30/06/2011 Cifras En Quetzales Ajuste y/o Saldo Reclasificacion Segn Contabilidad Pasivo Capital 100,000,00
Referencia
1 Activo 2 Caja Y Bancos 3 4 Pasivos Prestamos A Corto 4 Plazo Prestamos A Largo 5 Plazo 6 7 Capital Capital Autorizado y 8 Pagado 9 Reserva Legal 10 Otras Reservas Perdidas De Ej Anteriores Utilidad Del Ejercicio
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No 1 2 3
Comercial Internacional S.A. Ciclo De Tesoreria Caja y Bancos 30/06/2011 Cifras en Quetzales Ajuste y/o Saldo Reclasificacion Segn Contabilidad Pasivo Capital Caja Chica 10,000,00 Caja General Banco Industrial 25,000,00 65,000,00 100,000,00
Referencia
Comercial Internacional S.A. Ciclo De Ingresos 30/06/2011 (Cifras en Quetzales) No Activo Ctas Por Cobrar 1 Clentes 2 Otras Ctas Por Cobrar Compaias 3 Relacionadas Saldo Segn Contabilidad Ajuste y/o Reclasificacion Pasivo Capital
Referencia
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Comercial Internacional S.A. Ciclo De Ingresos Gastos De Ventas 30/06/2011 Cifras en Quetzales Ajuste y/o Saldo Reclasificacion No Segn Contabilidad Pasivo Capital 1 Alquileres 15,000,00 2 Propaganda 160,000,00 3 Telefono 25,000,00 4 200,000,00
Referencia
No
Comercial Internacional S.A. Ciclo De Conversion 30/06/2011 Cifras en Quetzales Ajuste y/o Saldo Reclasificacion Segn Contabilidad Pasivo Capital Activo Inventarios Terrenos Edificios Mobiliario Y Equipo Vehiculos (-) Deprec Acumulada Resultados Gastos De Ventas Depreciaciones Gastos Administracion Depreciaciones 500,000,00 78,000,00 200,000,00 57,000,00 75,000,00 910,000,00
Referencia
1 2 3 4
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No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Comercial Internacional S.A. Ciclo De Egresos 30/06/2011 Cifras en Quetzales Ajuste y/o Saldo Reclasificacion Segn Contabilidad Pasivo Capital Activo Gastos Anticipados Iva Por Cobrar Otros Activos 5,000,00 2,000,00 53,000,00 60,000,00
Referencia
Pasivo Proveedores ISR Por Pagar Compaias 10 Relacionadas 11 Miscelaneos 12 13 14 Resultados Gastos 15 Administracion
De 190,000,00
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No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Ciclo De Egresos Gastos De Administracion 30/06/2011 Cifras en Quetzales Ajuste y/o Saldo Reclasificacion Segn Contabilidad Pasivo Capital Alquileres 37,500,00 Energia Elecrica 21,000,00 Mantenimiento Oficina 4,500,00 Varios 7,000,00 Cuentas Incobrables 15,000,00 Honorarios Profesionales 8,000,00 Papeleria Y Utiles 3,500,00 Telefono 10,500,00 ISR 83,000,00 190,000,00
JAE MC
Fecha Fecha
15/05/2011 18/05/2011
Referencia
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No
Comercial Internacional S.A. Ciclo De Nominas 30/06/2011 Cifras en Quetzales Ajuste y/o Saldo Reclasificacion Segn Contabilidad Pasivo Capital
Referencia
1 Activo 2 Cuentas Por Cobrar Funcionarios Y 3 Empleados 4 Pasivo Sueldos Por Pagar Comisiones Por Pagar Prestaciones Laborales Provision Indemizaciones
9,000,00
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No 1 2 3 4 5 6 7 8
Comercial Internacional S.A. Ciclo De Nominas Gastos De Ventas 30/06/2011 (Cifras en Quetzales) Ajuste y/o Saldo Reclasificacion Segn Contabilidad Pasivo Capital Sueldos 95,000,00 Vacaciones 16,000,00 Aguinaldos 32,000,00 Indemnizaciones 35,000,00 Bonificacion Incentivo 17,000,00 Comisiones 205,000,00 Cuotas Patronales 40,000,00 440,000,00
Referencia
No 1 2 3 4 5 6 7
Comercial Internacional S.A. Ciclo De Nominas Gastos De Administracion 30/06/2011 Cifras en Quetzales Ajuste y/o Saldo Reclasificacion Segn Contabilidad Pasivo Capital Sueldos 118,000,00 Vacaciones 5,000,00 Aguinaldos 10,000,00 Indemnizaciones 11,000,00 Bono Incentivo 20,000,00 Cuotas Patronales 16,000,00 180,000,00
Referencia
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Conclusiones
Al determinar y comprender actividades comerciales y eventos que se producen en la economa, se establece la situacin de la empresa en sus operaciones cotidianas con terceros y dentro de su organizacin, as se logra establecer los ciclos lgicos de las transacciones y se comprende las partidas que se reconocen en los Estados Financieros, ya que en ellas se establece el rendimiento y los flujos de las operaciones. El conocimiento del control interno y el medio en que opera la entidad, es indispensable para verificar los procesos y operaciones de las transacciones, analizando como surgieron los distintos eventos econmicos que terminan representado en la naturaleza de una cuenta, as que la auditoria de ciclos determinara su razonabilidad con mayor facilidad al comprender el sistema financiero de la entidad por ciclos lgicos. Los papeles de trabajo de una auditoria de ciclos de transacciones proporcionaron la evidencia del trabajo realizado, al utilizar tcnicas y procedimientos para entender las fases de las transacciones de la entidad; cumpliendo con NIA, en forma sistemtica que demuestre la razonabilidad de los Estados Financieros.
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Recomendaciones
Investigar la situacin de la empresa, para encontrar y analizar las actividades del negocio, ya que se modifican segn su naturaleza, por tanto los ciclos lgicos pueden variar segn las transacciones de la entidad. Realizar una auditora de ciclos de transacciones requiere que nuestro juicio profesional este actualizado y tenga bases de conocimiento seguras del trabajo, ya que se necesita comprender ciclos lgicos los cuales se determinaran con base a la experiencia que posea el auditor. Clasificar adecuadamente los papeles de trabajo ya que son base de las conclusiones porque representan la evidencia obtenida y demuestran que se cumpli con NIA y lo solicitado por el cliente.
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Bibliografa
http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3478.pdf http://www.mailxmail.com/curso-control-contable/ciclo-contable-introduccion Libro Recopilacin de Auditora Por ciclos Autor: Licda. Esperanza R. De Morales NIA 230 DOCUMENTACION DE LA AUDITORIA http://www.monografias.com/trabajos13/papeltr/papeltr.shtml
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