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Formation Comptabilit SAGE L 100

FORMATION SAARI SAGE LIGNE 100 COMPTABILITE

Formation SAARI Compta 100

Sommaire

Introduction.... 2 I. Menu Fichier .....2 II. Menu Edition..5 III. Menu Structure...6 IV. Menu Traitement...23 V. Menu Etat..... 36

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FORMATION SAGE SAARI COMPTABILITE 100

Introduction Sage Comptabilit est un progiciel destin la ralisation de toutes les oprations comptables : cration dun plan comptable, gestion de la comptabilit gnrale, gestion de la comptabilit tiers, gestion de la comptabilit analytique, gestion du reporting, gestion budgtaire, gestion des devises, rglements des tiers, relances clients et relevs tiers, rapprochement bancaire, transfert de donnes vers dautres logiciels et communication client/expert comptable, recherche d'critures, gestion d'critures d'abonnement, dition des tats comptables, dclaration de TVA. Il appartient la famille des programmes de gestion Sage avec la Gestion commerciale, la Paie, les Immobilisations.

I. MENU FICHIER
Ce menu permet de : Crer, ouvrir, fermer un fichier comptable ou de cycles Nouveau

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Fichier / Nouveau Cette commande permet de crer un nouveau fichier de la comptabilit. Elle n'est accessible que si aucun fichier nest ouvert. Cliquez sur le bouton Nouveau fichier de la barre doutils Standard pour activer cette commande. Equivalent clavier sous Windows: CTRL + N. La cration dun fichier comptable peut seffectuer de deux manires possibles : - avec un assistant qui guide lutilisateur dans les principales tapes de la cration dun fichier Assistant de cration d'un nouveau fichier comptable Lorsque la fonction Mode assistant du menu Fentre est active, un assistant est affich pour vous guider dans la cration d'un nouveau fichier. Les diffrentes tapes de lassistant de cration dun nouveau fichier comptable sont les suivantes : - Raison sociale et reprise des informations socit, - Saisie des coordonnes de lentreprise - Exercice et longueur de compte - Paramtrage des devises - Caractristiques de votre monnaie de tenue de compte - Reprise des lments comptables - Slection des lments comptables - Cration du fichier comptable.

Cration manuelle du fichier comptable Nouveau fichier comptable. Le programme propose lenregistrement du nouveau fichier dans le dossier dinstallation du programme : Il apparat dans la zone Dans. Nom Indiquez le nom du fichier comptable crer. Le nom du fichier comptable doit se terminer par l'extension.MAE. Celle-ci est automatiquement ajoute au nom que vous donnez au fichier lors de sa cration. Exercice comptable et longueur des comptes Le programme propose ensuite la fentre Cration de lexercice. Date dbut / Date fin dexercice Enregistrez les dates limites de l'exercice comptable.

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Si les dates proposes ne conviennent pas, vous pouvez placer le curseur sur ces zones afin d'indiquer les dates souhaites. La saisie doit tre ralise sous la forme JJMMAA (sans sparateurs). Cliquez sur le bouton OK pour valider la cration de lexercice. Pour abandonner le traitement, cliquez sur le bouton Annuler. Dans ce cas, le programme ne cre ni lexercice, ni le fichier comptable. Ouvrir Fichier / Ouvrir Cette commande permet douvrir un fichier comptable existant. Elle permet galement davoir accs aux informations d'un fichier comptable si aucun autre nest ouvert. Cliquez sur le bouton Ouvrir un fichier de la barre doutils Standard pour activer cette commande. Autorisations Mot de passe Zone de 4 caractres alphanumriques permettant de saisir le mot de passe. Tapez celui-ci exactement comme il a t enregistr. Les lettres majuscules sont considres comme diffrentes des minuscules. Afin den prserver la confidentialit, les caractres taps sont remplacs lcran par des toiles sur Windows Cliquez sur le bouton OK ou validez pour ouvrir le dossier comptable. Fermer Fichier / Fermer Cette commande permet de fermer un fichier comptable avant den ouvrir ou den crer un autre. Cliquez sur le bouton Fermer le fichier de la barre doutils Standard pour activer cette commande. Le volet Paramtres vous permet : de grer les numros de pice, de dfinir le journal des -nouveaux et les comptes concerns, de dterminer quels sont les registres grs par la socit, dadapter le programme vos habitudes de travail ainsi qu votre activit (utilisation des registres, saisie cabinet comptable). Le volet Prfrences vous permet de choisir toutes les options de gestion qui concernent la saisie, limportation et lexportation des donnes, les ditions... de votre dossier. Le volet Fiscal qui permet lenregistrement des donnes concernant la fiscalit. Le volet Ajustement lettrage permet denregistrer les paramtres de gnration dcritures dquilibrage en cas dcart de rglement, dcart de change ou dcart darrondi de conversion. Le volet Communication permet lenregistrement des donnes ncessaires au transfert des donnes. Le volet Options regroupe les informations gnra les quil est indispensable de renseigner avant toute utilisation du programme de comptabilit. -

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II. MENU EDITION


Ce menu donne accs aux commandes classiques dun menu Edition : - Annuler, - Couper, - Copier, - Coller, - Effacer, - Slectionner tout, - Dupliquer,. De plus, il donne accs aux commandes de la barre doutils Navigation : - Ajouter, - Voir/Modifier, - Consulter, - Supprimer, - Prcdent, - Suivant, - Rechercher, - Atteindre, , - Calculette Sage, - Inverseur, . Une fonction permet de consulter le journal des importations et exportations de donnes : Journal de traitement, Annuler Edition / Annuler Cette commande permet dannuler la dernire opration effectue. Cette commande annule, quand cela est possible, la dernire saisie non valide faite au clavier. Si elle apparat en estomp, son utilisation nest pas possible. Elle peut tre active par le bouton Annuler de la barre doutils Standard. les autres commandes (Couper, Copier, Coller) jouent leurs rles en fonction de leurs noms

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III. MENU STRUCTURE


Ce menu vous donne accs aux commandes suivantes : - Plan comptable, - Plan analytique, , - Plan reporting, - Plan tiers, , - Taux de taxes, , - Codes journaux, , - Codes journaux analytiques, - Banques, - Modles de saisie, - Modles de grille, - Modles de rglement, - Modles d'abonnement, - Libells, - Postes budgtaires, - Cycles de rvision, - Fusion, Ces commandes sont parmi les plus importantes de la comptabilit puisquelles permettent lenregist rement de toutes les variables utilises dans le traitement de la comptabilit. Plan comptable Structure / Plan comptable Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan comptable. A dfaut dutiliser les commandes dans le menu structure vous pouvez utiliser les boutons de commandes suivants : Cliquez sur le bouton Plan comptable de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande.

Lorsque vous la lancez, la liste des comptes crs apparat. On peut aussi ouvrir le plan comptable en cliquant sur licne Plan comptable de la barre verticale Saisie des critures. Pour accder directement la cration dune fiche de compte gnral, cliquez sur le bouton Crer un compte gnral de la barre doutils Comptabilit gnrale. Vous pouvez aussi cliquer sur licne Crer un compte gnral de la barre verticale Saisie des critures.

Pour atteindre la fiche dun compte prcis, cliquez sur le bouton Atteindre un compte gnral de la barre doutils Comptabilit gnrale. La liste des comptes gnraux prsente les informations suivantes :

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le Type de compte reprsent par une icne :

- le Numro du compte ainsi que - son Intitul. Oprations possibles sur la liste des comptes gnraux La liste des comptes crs prsente, pour chaque compte, son type, son numro et son intitul.

Les boutons de la barre doutils Navigation sont pleinement utilisables. Cration d'un compte Cliquez sur le bouton Ajouter de la barre doutils Navigation. La fentre de saisie des comptes souvre. Le nombre de comptes saisissables nest limit que par la taille du fichier. Consultation d'un compte Cliquez sur la ligne du compte qui vous intresse puis sur le bouton Consulter pour consulter llment slect ionn. Aucune modification ne pourra tre apporte lors de l'accs en consultation. Modification dun compte Cliquez sur la ligne du compte en question puis sur le bouton Voir/Modifier. Vous pouvez galement cliquer deux fois sur la ligne du compte dans la liste. Suppression dun compte Cliquez sur la ligne du compte supprimer puis sur le bouton Supprimer. Il nest pas possible de supprimer un compte mouvement sur lexercice en cours ou sur un autre exercice (si vous travaillez sur plusieurs exercices simultanment) ou encore utilis dans une autre commande des menus Fichier ou Structure (par exemple, un compte utilis dans les taux de taxes). Classement des comptes Utilisez la zone liste droulante Tri de la barre d'outils Navigation. Elle permet de slectionner un critre de tri appliquer la liste des comptes : Numro : les comptes sont classs par ordre croissant de numro. Classement : le tri seffectue dabord sur le contenu de la zone Classement de chaque fiche compte puis sur son numro sil y a des doublons.

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Type : le classement seffectue dabord sur le type du compte (enregistr dans la zone Type de chaque fiche compte) : dtail puis total, puis sur le numro de compte. Dfilement de la liste Les boutons Prcdent et Suivant permettent de faire dfiler la liste des comptes bloc par bloc. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale. Rechercher un compte Utilisez le bouton Rechercher de la barre doutils Navigation dont le maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme. Elle permet d'imprimer un compte ou la liste du plan comptable. Pour rechercher rapidement un compte dans la liste, tapez les premiers caractres du numro de compte ou les premiers caractres du classement en fonction du mode de tri actif. Menu contextuel de la liste du plan comptable Les menus contextuels permettent un accs rapide certaines commandes, sans passer par la barre de menus. Ils sont affichs par le bouton droit de la souris sur Windows .

Assistant de cration d'un compte gnral


Si le Mode assistant est activ, la premire fentre de l'Assistant de cration d'un compte gnral va apparatre.

Dans le cas contraire, c'est la bote de dialogue Compte gnral qui s'ouvre. Reportez-vous la commande Mode assistant, pour activer ou dsactiver le mode assistant.). Numro et intitul du compte La premire fentre de l'assistant permet la saisie du numro et de l'intitul du compte gnral. Si aucune information libre n'est dfinie pour les comptes gnraux, la cration du compte s'arrte l. Vous pouvez : - soit valider le compte et quitter l'assistant, - soit valider le compte et en crer un nouveau. Dans ce cas, la fentre est raffiche avec les zones vides. Ils permettent de revenir au Volet Fiche Principale - Compte gnral, du compte gnral. Onglet / Bouton Bloc-notes Ils donnent accs au Volet Bloc-notes - Compte gnral, qui permet denregistrer des informations diverses sur le compte.

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Onglet / Bouton Budgets Ils donnent accs au Volet Budgets - Compte gnral, qui permet de paramtrer les valeurs prvisionnelles du compte. Onglet / Bouton Information libre Ils donnent accs au Volet Information libre - Compte gnral, qui permet denregistrer des informations annexes sur le compte. Onglet / Bouton Cumuls Ils donnent accs au Volet Cumuls - Compte gnral, qui affiche les cumuls du compte. Volet Fiche Principale - Compte gnral Le volet Fiche principale dun compte regroupe toutes ses caractristiques. Pour revenir ce volet, cliquez sur longlet Fiche pr incipale La saisie ou la modification dun compte gnral se fait dans une fentre intitule Compte. Ce titre est suivi du numro du compte et de son intitul. Notez la mention affiche en bas gauche de la fentre : elle indique la date de cration du compte. Le bouton Interrogation et lettrage permet daccder directement la commande Traitement / Interrogation et lettrage. Vous pouvez ainsi visualiser rapidement les critures enregistres sur le compte sans passer par le menu. Le bouton Visualisation des graphiques permet dafficher les graphiques dvolution des mouvements ou soldes correspondant aux valeurs prsentes dans le volet Cumuls.

Un compte gnral est dfini sur les zones suivantes. Numro de compte Enregistrez ici le numro du compte. Cette saisie est obligatoire. Deux comptes gnraux ne peuvent porter le mme numro. La longueur des numros de compte a t paramtre lors de la cration du dossier comptable.

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Pour les comptes de longueur fixe, lorsque loption Complment zro d u volet A propos de... / Paramtres est coche, le simple fait de cliquer sur un autre volet complte automatiquement le numro de compte par des zros la longueur dfinie. Si vous dpassez cette longueur, un message davertissement vous prvient quand vous refermez la fentre. La longueur minimale dun compte de type Dtail est de 3 caractres numriques et sa longueur maximale de 13 alphanumriques. Les trois premiers caractres doivent donc obligatoirement tre numriques. La longueur des comptes fixe dans le volet Fichier / A propos de... / Initialisation ne concerne que les comptes de type Dtail. En saisie le programme complte les zros lorsquon presse la touche TABULATION en saisie de journaux. Type Le programme distingue deux types de comptes : les comptes de type Dtail. Ce sont les comptes classiques servant lenregistrement en dtail des critures. Pour ce type de compte, toutes les zones de la fentre sont saisissables. Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. les comptes de type Total. Ce sont les comptes servant la totalisation des comptes de dtail ayant mme racine. Seules les zones Numro, Type, Intitul, Classement, Saut de lignes / page et Nombre de ligne(s) sont disponibles. Toutes les autres sont estompes, marquant ainsi quelles sont inaccessibles. Dans la liste du plan comptable, ce type de compte est symbolis par licne ci-contre. La slection du type de compte est obligatoire. La forme du compte tant fige aprs validation, cette zone sestompe aprs saisie. Si vous voulez modifier le type dun compte dj enregistr, il est ncessaire de le supprimer et de le recrer. Pour une cohrence des tats sur les comptes totalisateurs, veillez paramtrer des comptes de type Total pour chaque racine de comptes dfinie. Exemple Un enregistrement de type Total peut par exemple tre effectu pour tous les comptes donnant les totaux des classes, sous-classes et totalisations partielles de la balance. Les comptes de caisse, de banques ou de TVA,eux, peuvent tre totaliss sur des comptes enregistrs comme tels. Nature de compte La nature d'un compte s'affiche automatiquement en fonction de son numro. Rappelons en effet que les natures de comptes sont cres sur le volet A propos de / Options. A chaque nature de compte est associe une ou plusieurs fourchettes de numros de comptes. En fonction de la nature du compte mouvement, le programme ralisera un certain nombre de contrles lors de la saisie des journaux. Par exemple, il signalera par l'affichage d'un message que la nature du compte mouvement n'est pas habituelle sur le journal de saisie (utilisation d'un compte de nature banque sur un journal de ventes). Dans ce cas l'criture ne sera valide qu'aprs confirmation de l'utilisateur. Report -nouveau Slectionnez le mode de report des critures en fin dexercice, mettre en oeuvre lors des oprations de fin danne : Aucun : pas de report du solde ou des mouvements dtaills du compte. Ce choix est adapt pour les comptes de charges et de produits ne devant pas tre reports. Solde : seul le solde du compte est report sur lexercice suivant. Dtail : tous les mouvements non lettrs du compte sont reports en dtail sur lexercice suivant. Ce mode est slectionner pour les comptes clients et fournisseurs qui pourront tre reports en dtail si vous avez pris soin de les lettrer.

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Compte reporting
Les comptes reporting permettent dobtenir une classification des mouvements dbit et crdit enregistrs, diffrente de celle des comptes gnraux, notamment pour la production dtats Bilan/Compte de rsultat une socit mre. Si vous saisissez un numro de compte non cr, le programme proposera sa cration lors de la fermeture de la fentre Compte.

Compte tiers rattach


Le programme permet d'associer chaque compte gnral cr, un ou plusieurs comptes de tiers. Ils doivent tre crs dans le Plan tiers. Slectionnez le compte souhait partir de la zone liste droulante puis validez par la touche ENTREE pour quil saffiche sur la liste des comptes tiers rattachs. Si un seul compte de tiers est rattach, lorsque le compte gnral sera mouvement, le compte de tiers sera automatiquement propos. Si plusieurs comptes de tiers sont rattachs, le premier compte de tiers de cette liste sera automatiquement propos lorsque le compte gnral sera slectionn en saisie des journaux. Le rattachement des comptes tiers aux comptes gnraux peut tre effectu partir des comptes tiers.

Code taxe
Il est possible d'affecter un taux de taxe par dfaut pour les comptes de nature Charge et Produit. Cette gestion est trs utile si vous avez paramtr des subdivisions de comptes par taux. Le code taxe est alors automatiquement propos en saisie des journaux.

Nombre de lignes
Cette zone permet la saisie d'un nombre de lignes compris entre 1 et 99. La saisie du saut de lignes/page est facultative. La valeur propose par dfaut est un saut dune ligne.

Regroupement
Si cette case est coche, le dtail des critures enregistres sur le compte pourra, la demande de l'utilisateur, tre regroup sur le grand livre.

Saisie analytique
Cette option dtermine s'il sera possible de ventiler en analytique les montants saisis sur le compte. Le programme neffectue de contrle sur lquilibrage des ventilations analytiques que sur les.

Saisie de l'chance
Si cette case est coche, il sera ncessaire de saisir une date dchance lorsque ce compte sera appel dans un journal ou dans une pice comptable. Cette date pourra tre calcule automatiquement si le compte est associ un compte de tiers et que ce dernier a des conditions de rglements rattaches. La saisie de lchance nest pas vrifie dans les journaux de trsorerie.

Saisie de la quantit
Cette option autorise ou non la saisie des quantits dans la colonne prvue cet effet.

Saisie en devise
Cette option rend possible ou non la saisie dcritures en devises sur le compte concern.

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Si vous avez coch la case, slectionnez ventuellement la devise qui sera propose par dfaut en saisie dcritures sur ce compte. La zone liste droulante vous propose de la choisir parmi lensemble des devises dfinies dans les options de la commande A propos de.

Lettrage automatique
Cette option rend possible le lettrage automatique des critures sur le compte en question (lorsque vous en ferez la demande), grce la fonction Interrogation et Lettrage. Un compte est toujours lettrable manuellement.

Saisie compte tiers


Si cette case est coche, et si la colonne existe dans le journal, lors de la saisie des journaux, le programme obligera la saisie d'un compte de tiers.

Enregistrement d'un budget gnral Par dfaut, le programme propose une rpartition homogne du budget annuel, en quantit et en valeur, sur chacune des priodes de l'exercice. Pour modifier le montant d'une priode, il suffit de cliquer sur la ligne correspondante et de saisir le nouveau montant dans lune des zones situes en bas droite de la fentre.

Plan reporting Structure / Plan reporting Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan reporting. Cliquez sur le bouton Plan reporting de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande. Lorsque vous la lancez, la liste des comptes crs apparat. Le plan reporting permet dobt enir une reprsentation du plan comptable gnral selon un axe parallle. Par exemple, pour la communication des bilans et comptes de rsultat la socit mre implante dans un pays tranger. Pour reflter le plus possible la ralit, il est recommand d affecter chaque compte gnral un compte reporting. La liste des comptes reporting prsente les informations suivantes : le Type de compte reprsent par une icne : Dtail, Total, le Numro du compte ainsi que son Intitul. Oprations possibles sur la liste des comptes reporting

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Cette liste prsente, comme sur la liste des comptes gnraux, le type du compte, son numro et son intitul. Plan tiers Structure / Plan tiers Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan tiers. Cliquer sur le bouton Plan tiers de la barre doutils Gestion des tiers revient activer cette commande.

On peut aussi crer un client et Crer un fournisseur de la barre verticale Gestion et suivi des tiers. Gestion des tiers ouvre la fentre de la commande Atteindre de la barre d'outils Navigation en la prpara mtrant pour la recherche dun compte tiers. Lorsque vous lancez cette commande, la liste des comptes crs apparat. La liste des comptes tiers prsente les informations suivantes : Le Type de tiers reprsent par : Client, Fournisseur, Salari, Autre. Le Numro du compte ainsi que son Intitul. Oprations possibles sur la liste des comptes tiers

Cette liste prsente, pour chaque compte, son type, son numro et son intitul.

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Vous pouvez atteindre un compte tiers rapidement en tapant les premiers caractres du numro. Taux de taxes Structure / Taux de taxes Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les taux de taxe. Cliquez sur le bouton Liste des taux de taxes de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande.

Cette commande permet daffecter des comptes du plan gnral les taux de TVA et les taux de TP (taxe parafiscale) que vous utilisez dans votre comptabilit. Oprations possibles sur la liste des taux de taxes Lorsque vous lancez la commande, la liste des taux crs apparat. Elle prsente le sens (dductible ou collecte) des critures gnrer, le code taxe, l'intitul de chaque taux, le numro de compte correspondant et sa valeur. Cette fentre affiche deux colonnes particulires. Colonne Sens Le sens est repr par : Dductible : la TVA calcule par ce taux est dductible, Collect : la TVA calcule par ce taux est collecte. Colonne Code taxe Cette colonne affiche le code taxe affect au taux. Il sert de classement par dfaut.

Codes journaux Structure / Codes journaux


Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les codes journaux. Cliquer sur le bouton Codes journaux de la barre doutils Comptabilit gnrale revient activer cette commande. On peut aussi lancer cette fonction en cliquant sur licne Codes journaux de la barre verticale Saisie des critures. Elle permet le paramtrage des journaux qui seront utiliss en saisie des critures. La liste des codes journaux prsente les informations suivantes : Le Type de journal reprsent par : Achat, Vente, Trsorerie,

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Gnral, Situation, Le Code du journal ainsi que son Intitul. Oprations possibles sur la liste des codes journaux Lorsque vous lancez la commande, la liste des journaux crs apparat.

Le programme rappelle le type, le code et l'intitul de chaque journal. Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables de la mme manire que sur le plan comptable. Codes journaux analytiques Structure / Codes journaux analytiques Cette commande permet de paramtrer des journaux de type OD analytique destins l'enregistrement des critures analytiques pures. Cliquez sur le bouton Codes journaux analytiques de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire pour activer cette commande. Oprations possibles sur la liste des codes journaux analytiques Lorsque vous lancez la commande, la liste des journaux crs apparat. Le programme rappelle le code et l'intitul de chaque journal.

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Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables de la mme manire que sur le plan comptable.

Banques Structure / Banques Cette commande permet de crer, consulter, modifier, supprimer les coordonnes des diffrents tablissements bancaires de la socit. Cliquer sur le bouton Banques de la barre doutils Comptabilit gnrale revient activer cette commande. Oprations possibles sur la liste des banques

Lorsque vous lancez la commande, la liste des banques cres apparat. Le programme rappelle l'intitul, le code postal et la ville de chaque banque. Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables de la mme manire que sur le plan comptable. Personnaliser la liste des banques Il est possible de personnaliser la liste des banques en utilisant la commande Personnaliser la liste soit partir du menu contextuel (voir ci-dessus) soit partir du menu Fentre.

Modles de saisie
Structure / Modles / Modles de saisie Cliquez sur le bouton Modles de saisie de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande. Le modle de saisie est une des commandes essentielles de la comptabilit. Il apporte une solution simple et dfinitive la partie la plus fastidieuse de la comptabilit, cest--dire la saisie. Par un simple rappel de lignes pr enregistres, dans lesquelles le curseur se positionne automatiquement aux endroits adquats, les modles permettent de composer des brouillards de saisie adapts vos habitudes, votre profession, vos usages. Vous pourrez ainsi paramtrer et automatiser toutes les saisies les plus courantes en rduisant au strict minimum lenregistrement des critures que vous passez le plus souvent. Exemple Entre autres, l'utilisation d'un modle de saisie est particulirement adapte l'enregistrement d'une facture de tlphone. Pour viter une saisie fastidieuse, enregistrez un modle de saisie qui vous proposera automatiquement tous les comptes mouvementer. Bien sr, les critures moins courantes pourront toujours tre saisies de la faon classique : numro de compte, libell, montant, contrepartie, etc.

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Les modles de saisie sont dfinis pour un type de journal particulier. Lors de la saisie des critures, vous disposez dun bouton qui fait saffic her la liste des modles enregistrs pour le type de journal mouvement. Vous y choisissez celui correspondant au mouvement enregistrer et vous navez plus qu saisir les informations non rptitives : dates, montants, chances, etc. Oprations possibles sur la liste des modles de saisie Lorsque vous lancez la commande, la liste des modles de saisie crs apparat. Elle prsente le type, l'intitul de chaque modle et le raccourci clavier qui lui est associ. La liste des modles de saisie prsente les informations suivantes : le Type de modle reprsent par une icne : Achats, Ventes, Trsorerie, Gnral, Situation, LIntitul du modle ainsi que son Raccourci. Modles de saisie : prsentation

La cration ou la modification dun modle de saisie seffectuent dans une fentre qui comporte les mmes colonnes que celles du journal auquel le modle est destin. En haut et gauche de la fentre de saisie des modles, apparaissent plusieurs boutons dont le fonctionnement est expliqu plus loin. Ces boutons peuvent tre actifs ou estomps (inutilisables) en fonction de la colonne dans laquelle se trouve le curseur.

Modles de grille Structure / Modles / Modles de grille Cliquer sur le bouton Modles de grille de la barre doutils Comptabil it analytique et budgtaire revient activer cette commande.

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Cette commande permet de pr enregistrer une grille de ventilation qui pourra tre utilise pour rpartir le budget associ un compte lors du paramtrage des modles de saisie analytiques, en saisie analytique ou encore lors d'une recherche. Cette rpartition peut tre effectue sur les comptes gnraux (modle de grille de type gnral) ou sur les sections d'un plan analytique slectionn (modle de grille de type analytique). Oprations possibles sur la liste des modles de grille Lorsque vous lancez la commande, la liste des modles de grille crs apparat. Elle prsente le type, l'intitul de chaque modle et le raccourci clavier qui lui est ventuellement associ. Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable.

La liste des modles de grille prsente les informations suivantes : Le Type de modle reprsent par une icne : Analytique, Gnral, LIntitul du modle ainsi que son Raccourci.

Modles de rglement Structure / Modles / Modles de rglement Cette commande permet de pr enregistrer l'ensemble des modalits de rglement gnralement pratiques par votre socit. Cliquer sur le bouton Modles de rglement de la barre dou tils Gestion des tiers revient activer cette commande. Un modle de rglement peut tre appliqu un compte de tiers (volet Structure / Plan tiers / Complment) afin que la gestion des rglements de ce dernier soit automatise.

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Oprations possibles sur la liste des modles de rglement

Lorsque vous lancez la commande, la liste des modles de rglement crs apparat, classe dans un ordre croissant d'intitul (chiffres de 0 9 puis lettres de A Z majuscules puis minuscules). Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable. Mode de rglement Slectionnez le mode de rglement utilis pour la ligne du modle (chance). Les diffrents modes de rglement proposs sont enregistrs dans le volet Fichier / A propos de / Options. 60 jours fin de mois civil 12/01/03 - 31/03/03 La date de dbut de calcul de l'chance est la date de fin de mois de l'criture.

Modles d'abonnement Structure / Modles / Modles dabonnement Cette commande permet de pr enregistrer les contrats d'abonnements contracts par la socit. Cliquez sur le bouton Modles dabonnement de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande. Le terme abonnement est prendre au sens large. En effet, vous pouvez par cette commande enregistrer les caractristiques lies des critures rptitives revenant intervalle rgulier. Il peut donc s'agir d'critures de loyers, d'assurances, d'emprunts, etc.. Exemple Vous avez souscrit un emprunt que vous remboursez par un prlvement mensuel. Chaque mois, son enregistrement vous oblige rechercher : - le compte de capitaux sur lequel inscrire le remboursement du capital, - le compte de charges sur lequel imputer lintrt de lemprunt, - celui o vous noterez les frais dassurance. Pour viter ce travail fastidieux, enregistrez un modle d'abonnement qui vous proposera automatiquement tous ces comptes. Les modles d'abonnement dfinissent les dates, dure et priodicit auxquelles les critures seront enregistres. A chaque modle d'abonnement est associ un modle de saisie reprsentant le contenu de l'criture (les imputations) qui sera passe conformment aux indications du modle d'abonnement. Oprations possibles sur la liste des modles d'abonnement Lorsque vous lancez la commande, la liste des modles d'abonnement crs apparat, prsentant le code du journal dans lequel seront gnres les critures d'abonnement et l'intitul du modle.

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Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le p lan comptable. Libells Structure / Libells Cette commande permet de pr enregistrer l'ensemble des libells qui pourront tre utiliss divers endroits du programme. Cliquez sur le bouton Libells de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande. Les libells sont des mentions que vous tes amens taper frquemment lors des saisies dintitul ou de libell et dont vous pouvez, grce cette commande, automatiser le rappel et la saisie. Liste des libells

La liste des libells vous est prsente lors du lancement de cette commande. Le programme rappelle le raccourci servant appeler le libell, et son intitul. Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable. Postes budgtaires Structure / Postes budgtaires

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Cette commande permet de crer, consulter et mettre jour les dotations budgtaires associes un compte ou un ensemble de comptes de la comptabilit gnrale ou analytique. Cliquer sur le bouton Postes budgtaires de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire revient activer cette commande. Le bouton Crer un poste budgtaire de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire donne un accs direct la fentre de saisie dun poste budgtaire. Le bouton Atteindre un poste budgtaire de la barre doutils Comptabilit analytique et budgtaire ouvre la fentre de la commande Atteindre en la pr-paramtrant pour la recherche dun poste budgtaire. Rappelons que le volet Budgets d'un compte permet d'enregistrer paralllement une gestion budgtaire spcifique au compte. Le programme vous permet de crer deux types de dotations budgtaires : une faible et une forte, pour l'exercice en cours, l'exercice N-1 ou l'exercice N-2 (s'ils existent). Oprations possibles sur la liste des postes budgtaires Lorsque vous lancez la commande, la liste des postes crs apparat. Elle prsente le type, le numro et l'intitul de chaque budget.

Les boutons de la barre doutils Navigation sont tous utilisables comme sur le plan comptable. La liste des postes budgtaires prsente les informations suivantes : Le Type de poste reprsent par : Dtail, Total, Centralisateur, Le Numro du poste budgtaire ainsi que son Intitul. Fusion Structure / Fusion Cette commande permet de transfrer des donnes dun fichier comptable vers un autre. Cliquez sur le bouton Fusion de la barre doutils Fonctions avances pour activer cette commande. Les donnes qu'il est possible de fusionner sont celles des fonctions du menu Structure : - Plan comptable, - Plan analytique, - Plan reporting,

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- Plan tiers, - Taux de taxes, - Codes journaux, - Banques, - Modles de saisie, - Modles de grille, - Modles de rglement, - Modles d'abonnement, - Libells, - Postes budgtaires, - Codes journaux analytiques. L'utilisation de cette commande vous permettra d'viter quantit de saisies fastidieuses. Le programme vous a t fourni avec une structure complte pr paramtre. Vous pouvez

. Lorsque cette commande est lance, il est impossible daccder une autre commande des menus. Ces dernires ne sont dailleurs pas disponibles. Si le fichier comptable destinataire nest pas vide et que le programme trouve deux lments identiques, il affichera une fentre proposant de : - continuer, cest --dire ne pas remplacer llment existant par celui en provenance du fichier recopi, - modifier : remplace llment du fichier destinataire par celui du fichier dorigine et continue la fusion, - annuler : arrte lopration de transfert. Si le programme trouve plusieurs fois des lments identiques, il proposera dappliquer la dernire rponse slectionne. Le bouton OK permet de quitter la commande. On peut galement utiliser la touche ECHAP dfaut, lorsque vous activez cette commande, le programme propose la fusion du plan comptable du fichier comptable ouvert. Pour slectionner un autre fichier comptable, cliquez sur le bouton Fermer. Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir pour slectionner afficher la bote de dialogue Ouvrir le fichier comptable . Slectionnez le fichier comptable souhait. Aprs slection, remarquez que le programme indique le nom du fichier comptable et le nombre dlments disponibles. Slection du fichier de destination Procdez comme indiqu ci-dessus pour slectionner le fichier comptable dans lequel les donnes devront tre rcupres.

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IV. MENU TRAITEMENT


Les diffrentes fonctions auxquelles ce menu donne accs sont les suivantes : Saisie par pice qui donne accs aux fonctions suivantes : Ajout dune pice, Visualisation/modification dune pice, Saisie des oprations bancaires, Saisie des critures, Saisie par lot, Saisie des OD analytiques qui donne accs aux fonctions suivantes : Ajout dune OD analytique, Visualisation/modification dune OD, Journaux de saisie, Clture des journaux, Interrogation et lettrage, Interrogation tiers, Interrogation analytique, Gestion des extraits, Rapprochement bancaire automatique, Rapprochement bancaire manuel, Rglement tiers, Rappel/relev, Rvaluation des dettes et des crances en devise Rvision par cycle, Recherche d'critures, Rimputation, qui donne accs aux fonctions suivantes : o o o o o Rimputation des critures gnrales, Rimputation des critures analytiques, Ecritures d'abonnement Compaction, Fin d'exercice qui donne accs aux fonctions : Nouvel exercice, Report des budgets, Clture de lexercice, Etats de clture, Suppression du premier exercice...

Ajout dune pice Traitement / Saisie par pice / Ajout dune pice On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Ajout dune pice de la barre doutils Comptabilit gnrale. On peut aussi ajouter une pice en cliquant sur licne Ajout dune pice de la barre verticale Saisie des critures. La saisie par pice bnficie des automatismes de la saisie des journaux par priode : - Vrification de lquilibre avant validation, - Cration automatique des chances en cas de rglements multiples, Page 24

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- Ventilation analytique automatique, Gnration automatique des registres-taxes. Les titres suivants donnent accs aux explications sur la saisie des pices :

Boutons de fonction Saisie des pices Bouton Appeler un libell Le bouton Appeler un libell ouvre la liste et propose la slection d'un des libells automatiques enregistrs dans la commande Structure / Libells. Bouton Supprimer la pice Cliquez sur la ligne supprimer puis sur ce bouton. Rappelons que le mode de confirmation des suppressions est paramtr dans le volet Fichier / A propos de / Prfrence. Un message de confirmation apparat dans ce cas. ATTENTION ! Ce traitement est irrversible ! Confirmez-vous la suppression de la pice NNN ? Toutes les lignes dcritures seront dfinitivement supprimes ! Oui Non Bouton Equilibrer Ce bouton permet de demander au programme de reporter le solde de la pice en cours dans le montant dbit ou crdit de lcriture en cours de saisie. Bouton Enregistrer Ce bouton valide la saisie effectue et permet de noter les critures saisies dans le fichier comptable. Journal Cette zone propose la liste des journaux. A louverture de lapplication, le premier code journal est propos par dfaut. Lors de la mme session, le dernier code utilis est propos. Si un code journal nest pas slectionn mais quil est rattach un modle de saisie, celui-ci est automatiquement slectionn la validation du modle. Date Un calendrier est propos pour la saisie de la date dcriture. Le programme propose par dfaut : - la date du jour, si la date est celle de lexercice en cours, - la date du premier jour de lexercice, si la date systme est antrieure lexercice en cours, - la date du dernier jour de lexercice en cours, si la date systme est postrieure lexercice en cours. Numro de pice. Cette zone est : - Accessible si le numro de pice nest pas protg. Le dernier numro de pice + 1 est pro pos par dfaut,

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Non accessible si le numro de pice est protg. A la validation de la pice, le numro est automatiquement attribu selon loption de numrotation du journal et le dernier numro attribu. Numro de facture Cette zone alphanumrique vous permet de saisir le numro de la facture enregistr dans le programme de Gestion commerciale. Ajout dune pice Traitement / Saisie par pice / Ajout dune pice On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Ajout dune pice de la barre dou tils Comptabilit gnrale. On peut aussi ajouter une pice en cliquant sur licne Ajout dune pice de la barre verticale Saisie des critures. La saisie par pice bnficie des automatismes de la saisie des journaux par priode : - Vrification de lquilibre avant validation, - Cration automatique des chances en cas de rglements multiples, - Ventilation analytique automatique, - Gnration automatique des registres-taxes.

Visualisation/modification dune pice Traitement / Saisie par pice / Visualisation/.modification dune pice On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Visualisation/modification dune pice de la barre doutils Comptabilit gnrale. On peut visualiser et/ou modifier une pice en cliquant sur licne Visualisation/modification dune pice de

la barre verticale Saisie des critures. Aprs avoir lanc la fonction Visualisation / modification de pice, vous devez renseigner les zones Journal, Date, N pice ou Rfrence pour la recherche de votre pice. Validez par la touche ENTRE. Le programme recherche la premire pice correspondant aux critres dfinis et affiche le rsultat. Un message dalerte saffiche si aucune pice ne correspond aux critres dfinis. Vous pouvez revenir sur la fentre Visualisation / modification dune pice en cliquant sur le bouton OK. Vous pouvez faire dfiler les pices laide des boutons Prcdent et Suivant de la barre doutils Navigation

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Toutes les zones de saisie, boutons et autres fonctionnalits sont identiques ceux dcrits dans le cadre de la fonction Ajout de pice. Veuillez vous y rfrer. Ne sont prsents ici que les points qui diffrent de la saisie de pice. Les zones estompes ou grises ne sont pas modifiables.

Saisie des oprations bancaires


Traitement / Saisie des oprations bancaires La fonction de saisie des oprations bancaires permet : - de saisir manuellement ou dincorporer des critures de trsorerie reues via un modem (extraits de comptes bancaires par exemple) dans un journal de trsorerie temporaire associ un compte bancaire, - dassocier ces critures et de les lettrer avec des critures rgler (critures dachat, de vente, ), - puis de transfrer ces critures et leur(s) association(s) dans un journal de trsorerie dfinitif. On peut lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Saisie des oprations bancaires de la barre doutils Comptabilit gnrale. On peut aussi utiliser licne Saisie des oprations bancaires de la barre verticale Saisie des critures.

Incorporation des mouvements bancaires Lincorporation des extraits bancaires reus par modem ne peut se faire que lorsque le code journal et le numro dextrait ont t renseigns. Les oprations sont lances en cliquant sur le bouton Incorporer les mouvements bancaires. Ds lors, le solde initial et le solde final sont automatiquement rcuprs dans len-tte du document ainsi que les mouvements bancaires dans le corps de la fonction. Si le programme ne trouve pas de fichier incorporer dans le dossier (ou rpertoire) dans lequel ils sont stocks habituellement, il ouvre une fentre Ouvrir pour permettre lutilisateur de prciser lemplacement du fichier incorporer. Proposition de gnration automatique des critures de trsorerie Lorsque : le solde intermdiaire est gal au solde final et que tous les mouvements ont t associs un compte gnral, un message vous propose de procder la gnration des critures de trsorerie. Page 27

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Association des mouvements bancaires aux critures rgler Les critures rgler apparaissent dans une fentre intitule Visualisation des critures rgler. Saisie des oprations bancaires Description de la fentre Le sens des montants saisis dans cette fentre est le sens bancaire : - Dcaissement = dbit bancaire, - Encaissement = crdit bancaire.

Cette fentre comporte dans son titre : - le code du journal considr, - labrg du compte bancaire, - le numro de compte bancaire, - la devise du RIB, - le numro de lextrait.

Saisie des critures Traitement / Saisie des critures


Cette commande ouvre une fentre de slection permettant une saisie rapide et simplifie d'un journal sur une priode donne. Vous pouvez lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Saisie des critures de la barre doutils Comptabilit gnrale. On peut aussi lancer cette commande en cliquant sur licne Saisie des critures de la barre verticale Saisie des critures. Une fentre de slection Ouvrir un journal/priode permet de slectionner le journal sur lequel vous souhaitez travailler.

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Cette mme fentre vous sera propose si, dans la fentre de saisie des journaux, vous cliquez sur le bouton Atteindre un journal afin de slectionner un autre journal sur lequel raliser des saisies. Par dfaut le programme propose : - pour le code journal, le premier de la liste, - pour la priode, le mois en cours lorsque la date du jour est incluse dans l'exercice en cours, - le premier mois de l'exercice en cours lorsque la date du jour est antrieure l'exercice en cours, - ou enfin le dernier mois de l'exercice en cours lorsque la date du jour est postrieure l'exercice en cours. Journaux de saisie Traitement / Journaux de saisie Cette commande permet de visualiser, de modifier et denregistrer les mouvements sur les journaux. Cliquez sur le bouto n Journaux de saisie de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande. Vous pouvez aussi activer cette commande en cliquant sur licne Journaux de saisie de la barre verticale Saisie des critures. Structure / Modles de saisie ou partir dune autre criture. Cette commande permet en outre de modifier les critures et de les imprimer. Les principales fonctionnalits de la saisie des journaux sont dcrites sous les titres suivants : . Oprations possibles sur la liste des journaux Lorsque cette commande est active, la liste des journaux apparat.

Cette liste est tablie automatiquement par le programme en fonction des codes journaux saisis dans le menu Structure et des priodes de dbut et de fin d'exercice paramtres dans le volet Initialisation (commande Fichier / A propos de). Vous constatez ainsi que tous les journaux sont simultanment disponibles et quil nest pas ncessaire de clturer une priode pour pouvoir saisir des mouvements sur la suivante.

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Consultation dun journal Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton Consulter. Cette commande ne vous permet pas de modifier lcriture. Modification dun journal Cliquez sur la ligne du journal en question puis sur le bouton Voir/Modifier. Vous pouvez galement cliquer deux fois sur la ligne du journal, si cette option est slectionne dans la commande Fentre / Prfrences. Suppression des critures Cliquez sur la ligne du journal supprimer puis sur le bouton Supprimer. Le programme supprime alors toutes les critures du journal slectionn sous rserve qu'aucune criture du journal ne soit lettre, pointe, rapproche ou clture. Dans le cas contraire, aucune suppression d'critures ne sera effectue pour le journal dans la priode slectionne. Cette opration n'est pas possible si le journal est totalement cltur. Dfilement de la liste Les boutons Prcdent et Suivant permettent de faire dfiler la liste des journaux. Il est galement possible d'utiliser la bande de dfilement verticale. Rechercher ou imprimer un code journal Utilisez le bouton Rechercher de la barre doutils Navigation dont le maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme. Atteindre Utilisez le bouton Atteindre de la barre doutils Navigation pour consu lter un lment soit en le slectionnant dans la liste correspondante, soit en ouvrant directement sa fiche. Son maniement est dcrit dans le Manuel de la gamme. Classement des journaux Utilisez la zone liste droulante Tri de la barre d'outils Navigation pour choisir le mode de tri de la liste : par code journal ou priode de saisie. Saisie dun journal Le titre de la fentre de saisie rappelle l'intitul du journal et la priode slectionne. Lorsque vous choisissez un journal sur une priode autorise en saisie, le curseur se positionne dans la premire zone de saisie. la liste des comptes gnraux Tapez les premiers caractres du numro du compte sur la zone de saisie puis pressez la touche TABULATION. Le programme ouvre alors une liste des comptes commenant par celui dont le numro se rapproche le plus des caractres taps.

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Le programme vous permet de trier la liste des comptes par Numro ou par code Classement. Le programme n'autorise pas la saisie dans les cas suivants : - l'exercice est cltur, - le journal a fait l'objet d'une procdure de "clture totale", - le type de journal n'est pas autoris en saisie pour l'utilisateur concern (commande Fichier / Autorisations d'accs). La liste des comptes de tiers En saisie de journaux, il est possible de faire apparatre la liste de slection des tiers. Il faut procder de la manire suivante : 1. Placez la slection dans la zone N compte tiers ; 2. Saisissez le ou les premiers caractres du nom du tiers ; 3. Pressez ensuite la touche TABULATION. . La fentre Slection dun compte de tiers apparat.

Cette liste fait apparatre les tiers correspondant au journal en cours de saisie : - clients pour les journaux de vente, - fournisseurs pour les journaux dachat, - tous les tiers pour les autres journaux.

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Ecriture de contrepartie Selon le paramtrage du journal (commande Structure / Codes journaux) : le programme propose une criture de contrepartie aprs chaque saisie de ligne (loption Contrepartie chaque ligne du journal est coche),. Si vous ralisez une saisie manuelle dans un journal comportant la fois un compte de trsorerie et la contrepartie chaque ligne, il vous est conseill de : saisir en premier le compte de tiers (ou de charge ou de produit), denregistrer ensuite le mouvement sur le co mpte de trsorerie. Vous constaterez quen procdant ainsi, le programme proposera automatiquement le compte de trsorerie en contrepartie du compte de tiers sur la premire ligne, et que, sur la seconde ligne, une inversion se produira entre le numro de compte et la contrepartie de la ligne prcdente ainsi quentre les montants dbiteurs et crditeurs. Utilisation des modles de saisie

Clture des journaux Traitement / Clture des journaux Cette commande permet de clturer un journal ou plusieurs. Cliquez sur le bouton Clture des journaux de la barre doutils Comptabilit gnrale pour activer cette commande.

Vous pouvez aussi lancer cette commande en cliquant sur licne Clture des journaux de la barre verticale Fin dexercice. Assistant de clture des journaux Les principales tapes de la clture des journaux au moyen de lassistant sont les suivantes : Fentre de prsentation Assistant de clture des journaux

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Type de clture Partielle : les lments comptables des critures dj valides ne seront plus modifiables mais de nouvelles critures pourront tre passes dans les journaux. Le lettrage et la ventilation analytique par exemple pourront tout de mme tre effectus. Totale : les journaux ne seront plus modifiables. Cliquez sur : - le bouton Suivant pour passer ltape suivante de lassistant, - le bouton Annuler pour quitter la fonction sans rien faire. Slection des journaux en cas de clture partielle Assistant de clture des Journaux

Cette fentre est affiche uniquement si l'option Partielle est slectionne la premire tape. Le principe est le suivant : l'utilisateur slectionne le ou les journaux concerns par le traitement, puis saisit une date limite. La clture est effectue depuis le 1er mois de l'exercice jusqu' une priode dfinir. Il n'est pas possible, comme dans la clture partielle, de slectionner des journaux intermdiaires. Le bouton Suivant devient accessible si au moins un journal est slectionn et si la date limite est dfinie. Cliquez sur : - le bouton Suivant pour passer ltape suivante de lassistant, - le bouton Prcdent pour revenir ltape prcdente de lassistant, - le bouton Annuler pour quitter la fonction sans rien faire.

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Le bouton Fin entrane une clture totale des lignes du journal slectionn. Il ne sera plus possible de modifier les lments comptables ou de supprimer des critures existantes ou den ajouter de nouvelles. Bouton Clturer Ce bouton lance les cltures totales ou partielles ainsi que limpression des journaux en fonct ion des paramtrages faits dans la liste. La zone liste droulante propose les choix suivants : - Tous (valeur par dfaut) : tous les journaux apparaissent dans la liste. - Non clturs : seuls les journaux non clturs apparaissent dans la liste. - Partiellement clturs : napparaissent que les journaux pour lesquels une clture partielle a t ralise. - Totalement clturs : napparaissent que les journaux pour lesquels une clture totale a t ralise. Rapprochement bancaire automatique Traitement / Rapprochement bancaire automatique Cette commande permet de rapprocher les extraits de compte et les critures de comptabilit automatiquement ou manuellement, et denregistrer automatiquement les critures dajustement. Le programme permet deffectuer le rapprochement des extraits de compte de chacune des banques avec les critures comptables enregistres sur les journaux correspondants. Si, lors de la cration des journaux de banque (commande Structure / Codes journaux), loption Contrepartie chaque ligne a t coche, vous pouvez selon le choix ralis effectuer vos rapprochements bancaires, soit sur les contreparties, soit sur les comptes de trsorerie. Prsentation de la fentre Rapprochement bancaire Quand vous lancez cette commande, le programme ouvre la fentre de slection des mouvements traiter Rapprochement bancaire.

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Dans le cas dun rapprochement sur les comptes de trsorerie, ce sont les critures enregistres sur les comptes de trsorerie qui sont rapproches.

Clture de lexercice
Traitement / Fin dexercice / Clture de lexercice Cette commande permet de clturer un exercice et archiver les informations quil contient. Cliquez sur le bouton Clture de lexercice de la barre doutils Fonctions avances pour activer cette commande. La clture ne peut seffectuer que sur le premier exercice non cltur. Il faut quil soit actif pour pouvoir lancer la commande. Avant de lancer cette procdure il est impratif d'imprimer et de clturer tous les journaux. Clturer un exercice a pour consquence d'interdire toute saisie ou modification des critures enregistres.

Il ne sera pas possible d'importer des critures. La mise jour de l'exercice par l'intermdiaire d'autres applications (la Gestion commerciale ou la Paie) ne sera pas non plus possible. Lorsque vous cliquez sur le bouton OK, le traitement est lanc immdiatement.

Etats de clture Traitement / Fin d'exercice / Etats de clture Cette commande permet d'imprimer les tats de clture. On peut la lancer en cliquant sur le bouton Etats de clture de la barre doutils Fonctions avances.

Les pices de clture permettant de calculer le rsultat de l'entreprise, les comptes de bnfice et perte doivent tre obligatoirement renseigns dans le volet Paramtres de la fonction A propos de.

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Dans le cas contraire, un message d'alerte vous informe de l'impossibilit d'effectuer le traitement :

Suppression du premier exercice... Traitement / Fin dexercice / Suppression du premier exercice Cette commande permet de supprimer lexercice le plus ancien. La suppression de lexercice entranera la suppression des historiques de la fiche tiers de lexercice archiv. Il est ncessaire que cet exercice soit actif pour pouvoir lancer la commande. Le bouton Suppression du premier exercice de la barre doutils Fonctions avances permet galement dactiver cette commande. Il ouvre une fentre de dialogue Crer le fichier darchive pour larchivage de lexercice qui va tre supprim.

Cette fentre propose de donner un nom au dossier supprimer. Ce dossier constituera une sauvegarde de lexercice cltur. Vous pouvez choisir soit de le recopier sur votre disque dur, soit, ce qui semble plus judicieux, de le recopier sur une disquette (si toutefois son volume nexcde pas la taille des disquet tes utilises). Le programme vous propose un nom de fichier que vous pouvez modifier le cas chant.

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V. MENU ETAT Brouillard... Etat / Brouillard Cette commande permet dimprimer les critures saisies sur un journal (ou tous) entre deux dates. Rappelons que le bouton Imprimer le brouillard accessible sur la fentre de saisie d'un journal permet galement d'imprimer le brouillard des critures enregistres. On peut lancer cette commande en cliquant sur licne Brouillard de la barre verticale Etats comptables et fiscaux. Seules les critures dont la date est comprise dans la fourchette indique seront imprimes sur le brouillard. Par dfaut, le programme propose les dates de dbut et de fin d'exercice.

Journal Etat / Journal / Journal Cette commande permet dimprimer les critures saisies sur un journal (ou tous) entre deux priodes. On peut lancer cette commande en cliquant sur licne Journaux comptables de la barre verticale Etats comptables et fiscaux.

Priode de / Slectionnez la ou les priodes imprimer. Code journal Page 37

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Slectionnez le code journal imprimer : le programme propose l'impression de tous les codes journaux (valeur par dfaut) ou d'un journal particulier. Journal centralis Etat / Journal / Journal centralis Cette commande permet dimprimer le journal centralis. Fentre de slection simplifie Journal centralis*

Priode de / Slectionnez la ou les priodes imprimer. Code journal Slectionnez le code journal imprimer : le programme propose l'impression de tous les codes journaux (valeur par dfaut) ou d'un journal particulier. Journal gnral... Etat / Journal / Journal gnral Cette commande permet dimprimer un tat synthtique des mouvements par journal avec une totalisation par priode. On peut lancer cette commande en cliquant sur licne Journal gnral de la barre verticale Etats comptables et fiscaux.

Priode de / Slectionnez la ou les priode(s) imprimer. Code journal

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Slectionnez le code journal inclure dans l'dition : la zone liste droulante propose l'impression de tous les codes journaux ou d'un journal particulier. Grand-livre des comptes... Etat / Grand-livre des comptes Cette commande permet dimprimer les mouvements enregistrs sur un compte entre deux dates.

On peut lancer cette commande en cliquant sur licne Grand-livre des comptes de la barre verticale Etats comptables et fiscaux. Slection simplifie - Grand-livre des comptes

Les rglages par dfaut vous permettent dimprimer un grand-livre complet.

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Balance des comptes... Etat / Balance des comptes Cette commande permet dimprimer le total et le solde des mouvements enregistrs sur un compte entre deux dates. On peut lancer cette commande en cliquant sur licne Balance des comptes de la barre verticale Etats comptables et fiscaux. Slection simplifie Balance des comptes

Les rglages par dfaut permettent dimprimer une balance complte. Rapport dactivit... Etat / Rapport dactivit Cette commande permet dditer un tat de gestion prsentant les rsu ltats de l'entreprise par grands postes. Slection simplifie Rapport dactivit

La fentre de slection de l'dition du rapport d'activit se prsente comme suit. Les rglages par dfaut vous permettent dimprimer un rapport d'activit de l'ensemble de l'exercice.

Bilan/Compte de rsultat... Etat / Bilan/compte de rsultat Cette commande permet dditer les documents de fin d'exercice : dtail des comptes, bilan, compte de rsultat, soldes intermdiaires de gestion.

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On peut lancer cette commande en cliquant sur licne Bilan compte de rsultat de la barre verticale Etats comptables et fiscaux. Slection simplifie Bilan/compte de rsultat

Date criture de / Vous pouvez saisir les dates limites de slection des mouvements. La saisie doit tre faite sous la forme numrique JJMMAA. Par dfaut, tout lexercice est slectionn. Cette zone comporte un bouton permettant douvrir un calendrier et de slectionner facilement une date. . Les quatre cases cocher permettent ensuite de choisir la ou les ditions raliser. Impression bilan Cette option (coche par dfaut) permet d'obtenir l'impression du bilan des comptes. Si la case n'est pas coche, le bilan ne sera pas imprim. Impression compte de rsultat Cette option (coche par dfaut) permet d'obtenir l'impression du compte de rsultat. Si la case n'est pas coche, il ne sera pas imprim. Impression soldes intermdiaires de gestion Cette option (coche par dfaut) permet d'obtenir l'impression des soldes intermdiaires de gestion (selon le plan comptable). Si la case n'est pas coche, ils ne seront pas imprims. Cliquez sur le bouton OK pour dclencher l'impression immdiatement ou utilisez le bouton Impression en diffr pour reporter l'dition. Le bouton Annuler permet de sortir de la commande sans impression.

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Format de slection Bilan/compte de rsultat La fentre du format de slection du bilan et du compte de rsultat se prsente comme suit.

Contrle de caisse Etat / Contrle de caisse Cette commande fait ressortir le solde progressif du compte de caisse au jour le jour.

On peut lancer cette fonction en cliquant sur licne Contrle de caisse de la barre verticale Traitements priodiques. Slection simplifie Contrle de caisse

Par dfaut, le programme propose d'imprimer un contrle de caisse de tous les journaux de trsorerie pour les critures enregistres sur l'exercice en cours. Le programme imprime un solde progressif, ce qui permet de contrler si le solde un jour est crditeur ou non.

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