LE PROJECT MANAGEMENT OFFICE

Olivier CALDIER
14 Mars 2006

O. CALDIER Afitep 14 Mars 2006
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1 – CALENDRIER DES SESSIONS
2 – LE PROJECT MANAGEMENT OFFICE
2 ième Soirée
3 – PREMIER BILAN
PLAN GENERAL
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T·cniè·c ¡v·ìic :
Le calendrier des
sessions
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14 Février 2006 : Le PMO (1)
PMO et gestion de Portefeuille de projets
14 Mars 2006 : Le PMO (2)
PMO : Objectifs et fonctions essentielles
04 Avril 2006 : Le PMO (3)
PMO : Référentiel Management et Modèle Maturité
16 Mai 2006 : Le PMO (4)
Table ronde : Réalités et limites du PMO
Juin 2006 : Journée Pilotage Economique des projets
«Contribution du PMO à la performance des projets »
CALENDRIER
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¸c.onvc ¡v·ìic :
Le Project
Management
Office (2)
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LE PROJECT MANAGEMENT OFFICE (2)
• Terminologie et définition
• Objectifs du Project Management Office
• Positionnement du Project Management Office
• Les fonctions du Project Management Office
• Table ronde et débat
PLAN GENERAL
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Terminologie et définition
TERMINOLOGIE
Project Office (PO)
Project Management Office (PMO)
Project Management Center of Excellence
Bureau des projets
DEFINITION
C’est une structure transversale au service des projets.
« Le Project Management Office
professionnalise la gestion de projets dans
l'organisation. Il agit, soit comme un support
méthodologique aux gestionnaires, soit en
prenant le leadership sur les projets. »
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Objectifs du Project Office
Le Project Management Office améliore la performance
des projets (coûts, délais, qualité) par :
- la contribution d'expertise en management de projet
- la libération des tâches administratives
- la garantie de normes de communication et
processus homogènes
- la transmission et la capitalisation d'expérience,
De plus, par la gestion du portefeuille de projets, le
Project Management Office améliore la visibilité globale
des projets.
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La place du Project Management Office au sein de
l’organisation peut varier en fonction :
- des types de projets.
- de l'organisation de la compagnie.
- du niveau de maturité en terme de gestion de
projet.
Positionnement du Project Office
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Chart Title
Unit A1
Unit A2
Unit A3
Division A Division B Division C
Unit D1
Sub-Unit D21
Sub-UNit D22
Sub-Unit D23
Project X
PMO?
Project Y Project Z
PMO?
Sub-Unit D24
Unit D2 Unit D3 Unit D4
PMO?
Division D
PMO?
The Enterprise
Cas n° 1
Cas n° 2
Cas n° 3 et 4
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1
2
3
4
5
Situation de crise /
lutter face au désastre
Projet de gestion standard
Etablit une base de travail
Techniques Standard
Produits dun travail commun
Feedback sur le projet
Projet standardise
PlaniIication et gestion
Methodes et techniques
Produits livrables d`un projet standard
Historique du projet
Estimations historiques
Promotion
Compte-rendu et evaluation de projet
Chaos
adapte de:
SoItware Engineering Institute
Capability Maturity Model
Modèle de Maturité des Capacités de
Management de Projet
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Les Fonctions du Project Management Office
Support
AdministratiI
Veille methodes
et normes
Formation Gestion
de projet
Coaching cheIs
de projet
Delegation cheIs
de projet
Gestion de
PorteIeuille de
projets
PROJECT
MANAGEMENT
OFFICE
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Répartition des fonctions du PNO
Focalisées sur Projets
Support administratif
Normes et Néthodes
Coaching
Orientées sur
l'Entreprise
Formation Cdp
Délégation Cdp
Gestion Portefeuille
de projets
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1

FONCTION : SUPPORT ADMINISTRATIF AUX PROJETS

CONTENU DE LA FONCTION :

Prise en charge de différents tâches répétitives à faible
valeur ajoutée (mise à jour du planning projet, des feuilles
de temps et des actions, archivage et historique de
projet...)

BENEFICES :

Le chef de projet se concentre sur le management et les
points clés des projets.

Il peut également exister une fonction « Contrôle » à ce
niveau.


Présentation des fonctions du PMO
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2

FONCTION : VEILLE NORMES ET METHODES

CONTENU DE LA FONCTION :

Développer, maintenir et s’assurer de la bonne
utilisation des procédures et méthodes en terme de
management de projet.

BENEFICES :

Intégration facilitée de chefs de projets débutants.
Disposer d’un référentiel partagé qui facilite le
dialogue et la maîtrise des projets.


Présentation des fonctions du PMO
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2

FONCTION : VEILLE NORMES ET METHODES

REMARQUES :

Cette fonction est au cœur du métier du PMO.

Le choix et la déclinaison d’un référentiel de
management de projet constituent une tâche délicate.
Le référentiel doit être simple et applicable à l’entité
concernée.

Par ailleurs, il peut également exister une fonction
« Contrôle » à ce niveau.


Présentation des fonctions du PMO
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3

FONCTION : FORMATION A LA GESTION DE
PROJET

CONTENU DE LA FONCTION :

Proposer des formations aux différents acteurs des
projets (chefs de projets, experts fonctionnels, clients
des projets, vendeur de projets)

BENEFICES :

Améliorer la qualité du management de projet,
Accélérer les projets par une meilleure
compréhension des acteurs externes sur les attendus
et le rôle de chacun..


Présentation des fonctions du PMO
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4

FONCTION : CONSEIL ET COACHING DES CHEFS DE
PROJET

CONTENU DE LA FONCTION :

Aide sur les phases clés d’un projet (proposition
commerciale, démarrage, gestion des risques).

BENEFICES :

Meilleure maîtrise des projets. Amélioration forte des
compétences et des comportements des chefs de
projets.


Présentation des fonctions du PMO
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5

FONCTION : DELEGATION DES CHEFS DE PROJET

CONTENU DE LA FONCTION :

Disposer d’un pool de chefs de projet capable de
prendre un projet au pied levé.

BENEFICES :

Débuter un projet rapidement sans perturber une
entité en lui prenant une ressource.
Disposer d’une main d’œuvre hautement qualifiée sur
le management de projet.


Présentation des fonctions du PMO
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6

FONCTION : GESTION DE PORTEFEUILLE DE
PROJETS

CONTENU DE LA FONCTION :

Mettre sous visibilité managériale les projets de
l’entreprise, Challenger les chefs de projets sur les
études d’opportunités et pendant les projets.

BENEFICES :

Disposer d’une visibilité sur les projets permettant à
une Direction Générale de décider et d’arbitrer en
connaissance de cause, Optimiser les ressources,
Sécuriser le déroulement des projets majeurs


Présentation des fonctions du PMO
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6

FONCTION : GESTION DE PORTEFEUILLE DE
PROJETS

REMARQUES :

• Identifier les projets (Chef de projet + PMO)

• Formaliser les projets (Chef de projet + PMO)

• Sélectionner les projets (PMO ou Direction ?)


Présentation des fonctions du PMO
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Réalités et limites du Project Office
Adaptabilité
• le Project Office convient-il à n’importe quelle entreprise ?
quels sont les facteurs de meilleure adaptation ?
(taille, nombre de projets, niveau de maturité, culture projet)
Efficacité et coûts
• difficulté à mesurer les gains d’efficacité par rapport aux
coûts d’investissement
Limites et dérives
• prépondérance des facteurs humains avec risque majeur
de résistances et de jeux de pouvoir (côté chefs de projet et
côté direction)
• aux USA, apparition d’un syndrome extrême (PMO police)
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I·oi.iènc ¡v·ìic :
Premier bilan
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Premier bilan sur le PMO
Au delà de l’approche du Project Management Office par
l’étude de ses fonctions, il nous semble intéressant
d’insister sur les points suivants :
• l’importance du positionnement du PMO au sein de
l’Entreprise ainsi que de ses attributs officiels
• la méthodologie de mise en place de ce PMO et de
sa phase de démarrage (commencer par les fonctions
support)
• la bonne estimation des difficultés relationnelles
(jeux de pouvoir)
O. CALDIER Afitep 14 Mars 2006
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vììcnìion

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