LES

OS

capaz de: Al terminar de estudiar este captulo usted ser . Conocer los antecedentes histricos de los manuales'

. Entender
cin.

plenamente qu es un manual'

.Comprenderqueelmanualadministrativoesunmediodecomunica-

. Describir los objetivos de los manuales administrativos'

.Comprenderlaimportanciadelosmanualesadministrativosenlas
Pequeas Y medianas empresas'

.Entendercmoseclasificanlosmanualesadministrativos' . Especificar las actividades que comprende la accin de planear y

elaborar manuales'

fii

Cmo olaborr v uar

lo mnurl._ldmlnldrtlvor

rcter estable, respecto a la estructura funcional, la estructura

aspectos tcnicos, etctera.

La imposibilidad prctica de utilizar los mismos procedimientos en la administracin de grandes grupos como son los orgnismos actuales (e;p;;sa_s, dependencias pblicas) hace imprescindibl la sistemati zacin a hs relaciones entre los componentes que las integran, a efectos de cumplir con eficiencia los objetivos para los cuales fueron creados. La ciencia administrativa ha desarrollado un gran nmero de tcnicas qrre _coadyuvan a lograr una adecuada sistematizailndel nivel estratgico, el administrativo y el operativo. En este caso nos interesa estudiar lo referente a los manuales administrativos, ya que son importantes instrumentog de comunicacin en todo organismo mderno administrado de manera racional. un manual es un documento elaborado sistemticamente que indicar las actividades a ser realizadas por los miembros de un organismo y la forma en que debern realizarse, Ja sea conjunta o separadariente. El pqrncipal propsito de los rnanuales administrativos es el de instruir al p"-oo"4 acerca de aspectos funciones, relaciones, pmcedimientos, po"omo: lograr rrna lcas, objetivos, norrnas, etc, nulyor efiencia en el trabalo. rara Is manuales administrativos deben resryarse para inforrnacin de ca-l

9.2 DEFIN|CN DE MANUAL

En nuestro pas (Mxico) los manuales son una tcnica relativamente nueVa, todava no se sabe a ciencia cierta qu es un manual administrativo, Cuntos tipos de manual hay, para qu pueden servir, cmo se elaboran,
Gmo se usan, etctera.

A continuacin se dan algunas definiciones sobre lo que es un manual. Segn Duhalt Kraus Miguel A., un manual es:

"Un documento que contiene, en una forma ordenada y sistemtica, informacin y/o instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimicnto de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecueldn del trabajo". Para Terryr G. R., un manual es: "Un registro inscrito de informacin e instrucciones que conciernen al empltxrdo y pueden ser ulizados para orientar los esfuerzos de un empleado en
unn empresa".

pr"di*;;t"L

3.1 ANTECEDENTES
La historia de los manuales como herramienta en la administracin es prcticamente reciente. comenzaron a utilizarse durante el periodo de la segunda Guerra Mundial, aunque se tiene conocimiento de que ya existan algunas publicaciones en las que se proporcionaba informacin e instrucciones al personal sobre ciertas formas de operar de un organismo (por ejemp]o: circulares, memorndums, instrucciones internas, tc.). ra necesidad de personal capacitado durante la guerra dio lugar a que se formularan manuales detallados. con la creacin de estos instrumentos fue posible llevar un control tanto del personal de una organizacin como de las polticas, estructura funcional, procedimientos y otras prcticas del organismo de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada. Los primeros manuales adolecan de defectos tcnicos, pero sin duda flreron de gran utilidad en el adiestramiento de nuevo p"".o.,ul. con el transcurrir de los aos los rnanuales se adaptaron para ser ms tcnicos, claros, concisos y prcticos, y comenzaron a aplicarse a diversas funciones operacionales (produccin, ventas, finan-zas, etc.) de las
empresas.

Continolo G. define al manual como: "Una expresin formal de todas las informaciones e instrucciones neGesarias para operar en un determinado sector; es una gua que permite ncaminar en la direccin adecuada los esfuerzos del personal operativo". Para nosotros, sin embargo, un manual es un documento en el que se tt(:uentra de manera sistemtica, las instrucciones, bases o procedimientos pnra ejecutar una acdad. De acuerdo con las anteriores definiciones, un manual es un instrumentu cle control sobre la actuacin del personal, pero tambin es algo ms, ya tttu ofrece la posibilidad de dar una forma ms definida a la estructura orgnrrizacional de la empresa, que de esta manera pierde su carcter nebuloso y rrbstracto, para convertirse en una serie de normas definidas. Segn plantea Continolo G. (Direccin y organizacn del trabajo adminislrauo, p. 492, ed. onusro): "Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento urlnlinistrativo. Se puede comprobar esto si consideramos que, aun siendo ttrros simples puntos de llegada, los manuales vienen a ser las rutas por las ctrrles opera todo el aparato organizacional, es decir, son la manifestacin (toncreta de una mentalidad directiva orientada hacia la relacin sistemtitrr tle las diversas funciones y actividades". El manual como herramienta de comunicacin. Los manuales reprenltan un medio de comunicacin de las decisiones de ]a administracin, concernientes a objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos elc. En la actualidad, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones conlirra incrementndose. Los organismos progresistas han llegado a consirltrrar que ciertos medios administrativos pueden y deben cambiar tan rcguido como sea necesario para capitalizar oportunidades y enfrentar a

n
E-

Gmo

labonr v umr lor manualo dmlnlrtrutlvo

-Mil
al Denionar cr'lvt uc'""^:;;;'"'"a por doarpersonarcta'',eo#'t$;l'*ll:-"il13"::l.1iTi:'lifl :::1"J oreanizacional y establecer orgar ir'a traves de delinear la estructura (documentos)' polcas-V prgcedimientos o v en forma p"r-*""t"las al elaborarlos debe

la competencia. Deben, adems, coadyuvar a normalizar y controlar trmites de procedimientos y a resolver conflictos jerrquicos, asl otros problemas administrativos que surgen cuando el sistema de
cacin tiende a ser rgido. Este concepto de administracin ha do la necesidad de los manuales administrativos y tambin ha el papel que stos desempean.

I'oquesebuscaalelaborarmanualesadministrativosesmantenerinfor-

transmisor qo" otifi"u iii,"J"r "irtfttf ni."*u preguntas como las siguientes:

*ativos

3.3 EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACION

Es preciso que la comunicacin administrativa se produzca tambin te la expresin escrita, ya que a partir de palabras como: objetivos, planes,

orientar que limitarmg a) ""ty"]1t].-93* "' Tendr "tutt"t de lo"que tiene que hacer' ;;;i;; a leer el manual y cmo tengo con los usuarios que van relacin iQu b) -'

al usuario

c) -

lticas, procedimientos, estructuras, delegacin, funciones, etc.,

es

proceder de acuerdo con sta? usuarios del manual? Voy a seguir tratando a los contenido del manual? rru u,"' el responsable del
Quin
s

establecer complejas nonnas de coordinacin. La comunicacin escrita p

transmitir decisiones (de nivel alto, medio y bajo), ordenamientos sobre procedimientos o guas, o bien las polticas vigentes en el Gran parte de la comunicacin administrava se realiza por escrito. En cualquier puesto de la organizacin se tiene que dedicar algn ti po de la gestin a preparu comunicaciones. Existe una gran variedad formas de comunicacin administrativa escrita (informes, grficas, rando, manuales, control de proyectos, etc.), aqu trataremos lo referonte manuales administrativos. [.os manuales son el medio que permite comunicarlas decisiones
tes a organizacin, procedimientos, polcas, antecedentes, aspectos tecnicos la direccin. Las organizaciones modernas han considerado sus estructuras ganizacionalas, planteamiento de polticas, prcticas de procedimientos, bi venida al nuevo personal, como elementos para la accin de administrar. [,a comunicacin administrava escrita, las instrucciones, las guas, instructivos, los reglamentos, los manuales en forma de documento pueden considerarse parte del control interno, el cual depende de la magni-

en las que se ha difundido ampliamente el manual es un documento elaboracin' slstematizir su en nuestro pas' es necesano dos dcad'as

b,

oeervos

DE Los MANUALES

Enesencialosmanuale:"qilitg'til91:?::::It:,;T"*:1"1*",::Tj:lfi t*' su propsito es searar en 3H'."Ji#fJ"t:iH:1ffiHffi'#;;po.b il;; til;t iala informacin administrativa' manuales adminis"r"ri"u"io" con los iiguientes objetivos: trutivos permiten cumplir >Instruiralpersonalacercadeaspectostalescomo:objetivos'funciop*""ai*i"ntos' normas' etctera' nes, relacion"t, p"ff""t' administrava pade cada unidad > Precisar las funciones y relaciones evitar duplicidad y detectar omisiones. ra deslindar r".pi""'r"uuiia-""r,
u

De acuerdo con ra

y grado de detalle, los

>- coadyuva,

tud de la organizacin, de su dinmica o de su crecimiento. Los manualed son un medio que ayuda al personal a determinar por s mismo lo que espera y cundo y cmo espera lograrlo. Actualmente se debe poner empeo en comunicar la informacin de naturaleza administrava mediante manuales administrativos. Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas, permite resolver
rpidamente las malas interyretaciones, muestra a cada uno de los empleados cmo encaja su puesto en el total de la organizacin y les indica la manera en que pueden contribuir tanto al logro de los objetivos de la empresa como al establecimiento de buenas relaciones con los dems empleados. Esta informacin, as como las instrucciones y descripciores de procesos tambin llegar a los jefes a travs del manual. Ms an, esta herramienta facilita el entrenamiento del personal recin llegado, ya que proporciona la informacin que necesitan en forma sistematizada.

>

tr'"jl"rrcin correcta d" las uiiformidad en el trabajo' ;;;t"t"r la_"i"o personal de nue" irrt"sru"in y rientacin aI servir funciones distintas las "o-o y facilitar su incorporacin a vo ingreso,
de r-eformas

jabores asignadas aI personal

bsica para la = ;ffi::::lil?'i'ror*acin administrativas'

planeacin e implantacin

3.5 POSIBILIDADES Y LIMITACIONES

llilidades que ofrecen,

DE

LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

[,aimportanciadelosmanualesadministrativosradicaenlaseriedeposide ciertas limitaciones' las cuales

ti" l-U*go'

tienen

fi

Cmo

rhborr

v urr lo mrnTlr.? l$mlntrtrutlvor

Lo mlnualr rdmlnltrutlvor

ninguna manera les restan importancia. Pablo A. Gaitn (revista tracin de empresas, tomo II, pp. 938 a 339 p. t. tg76),llama la acerca de ciertas caractersticas de los manuales que si se consideran damente permiten que stos se ulicen en forma ptima. En el cuadro 9.1 se muestran las posibilidades y limitaciones de los
nuales.

Son una fuente permanente de informacin sobre el

trabajo a ejecutar. Ayudan a institucionalizar y a establecer los las polticas, los procedimientos, las funciones, nor.
mas, etctera.

pcqueas y medianas empresas' p,,,lesta razn es inconcebible que una gran cantidad de estos organisr se

,l,ul

Evitan discusiones y malos entendidos de las

ciones.

lllucroadministrativo.

desarrollen fuera de todo control escrito' en un mbiafirmacin podr parecer algo excesiva si se encuadrada organiza' las de iaro ,ro o"ott" lo mismo en el caso
en las que cada ao se

,r* p"q""n"s

disipa.intil-"lt:,gjT

Aseguran la continuidad y coherencia de los procedl. mientos y normas a travs del tiempo. lncrementan la coordinacin en la realizacin del trar
bajo. Permten delegar en forma efectiva, ya que al instrucciones escritas, el seguimiento del supervi se puede circunscribir al control por excepcin.

'
*

. .

Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones. El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto, Si no se les actualiza peridicamente pierden efectividad.

,ru"iAoarobos,fraudes,negligenciadelpersonal'faltadeunaestruc,,rguni"u"iotal, falta de controles o insuficiencia directiva' administrativa l,tl anterior nos demuestra que los principios de la teora para las p9q:11: tambin sino grandei nlo son vlidos para "*pt"tut, principios por esto Es sectoipblico. irirJiu"u, y an ms para *t -qo" 19. lleva aplicacin de falta Su y ttniversales_. e'll| odministracin sn amplios social' organismo un de y dLsapaticin la (lnos, a la incongruencia a es necesario que se esl)Oclemos concluir que donde existe un organismo se implanten organizacional-y i"""" :*ivos, s disee la estructura y darse a copor escrito y polticas, todo debe establecerse ""iir"i*i"s pot medio de los manuales administrativos' iitu.",

:i:1t91*

Se limitan a los aspectos formales de la organizacin y dejan de lado los informales, que tambin son muy
importantes. Si se sintetizan demasiado pierden su utilidad; pero si abundan en detalles pueden volverse complicados.

Guadro

3.1 Posibilidades y limitaciones

de los manuales.

3.6 LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS EN LAS

ORGANIZACIONES PEOUEAS Y MEDIANAS Nos ocuparemos ahora de las posibilidades de empleo de los m administrativos en las organizaciones pequeas y medianas.

CLASIFICACIN DE LOS MANUALES dife()lrOs organismos (pblicos o privados) necesitan elaborar manuales se determina respondiendo la rFntes. El tipo " -u""ut qo" t" elaborar lly,rriente Pregunta: - iCul es el propsito que desea lograr? lin ciertos casos slo sirve a un objetivo; y en otros se logran varios han adoptado el ,,rri"tiuor. n" la actualidad un gran nrnero de organismos distintas nepara satisfacer medio iu,t,f" manuales administratirros "omo cuadro 3'z el Bn tipos. diferentes de ser pueden t,r,sidades. Los manuales

!.7

tl

muestra cmo se clasifican.

ffi

co,ro

low v tr lgifi!$r?hi

fi,*qT,.,*",,rr.

[o manurl admlnlrtntlvor

Una adecuada definicin de polticas y su establecimiento por.escrito psrmitir:

En esta categora se incluyen los

manuales: de historia del organismo,

POR SU

siguientes '

T
l

a) agilizar el proceso de toma de decisiones. b) facilitar la descentralizacin al suministrar Iineamientos

termedios.

a niveles

in-

CONTENIDO

de organizacin, de polticas, procedimientos, de I de contenido mltiple (cuando por ejemplo, incluyen {l polticas y procedimientos; historia y organizacin), I de adiestramiento o nstructivo,
tcnicos.

c) servir de base para

una constante y efectiva revisin.

FUeden elaborarse manuales de polticas para funciones operacionales tales

En este grupo entran los manuales que rigen a unal

determinada funcin operacional. El grupo incluye los'i manuales de: produccin,

POR FUNCIN ESPECFICA

de compras, de ventas, de finanzas,

de contabilidad, de crdito y cobranzas, de personal,

generales (los que se ocupan de dos o ms funciones

operacionales)

@no: produccin, ventas, finanzas, personal, compras, etctera. I Manual de procedimientos. Su objetivo es expresar en forma analtica t lOt procedimientos administrativos a travs de los cuales se canaliza la actiddad operativa del organismo. Este manual es una gua con la que se expliEB al personal cmo hacer las cosas y es muy valiosa para orientar al perso&l de nuevo ingreso. El seguimiento de este manual aumenta la confianza ll que el personal utilice los sistemas y procedimientos administrativos ptescritos al realizar su trabajo. Manual de contenido mltiple. Cuando el volumen de actividades, o del t prsonal, o la simplicidad de la estructura organizacional no justifiquen la tlaboracin y utilizacin de disntos manuales, puede ser conveniente que !e elabore uno de este tipo. Un ejemplo de manual de contenido mltiple es el de polticas y procedimientos, en l se combinan dos o ms categoras que t interrelacionan en la prctica administrativa. En organismos pequeos, n un manual de este tipo se pueden combinar dos o ms conceptos, por 1o que se tienen que separar en secciones. Por funcin especfica De acuerdo con esta clasificacin, se pueden elaborar manuales con base a lRs funciones operacionales. A continuacin se mencionan las caractersties de estos tipos de manuales.
Manual de produccrn. Su objetivo es dictar las instrucciones necesarias pura coordinar el proceso de fabricacin, es decir, la inspeccin, ingeniea lndustrial y el control de produccin. I Manual de compras. Su objetivo es definir las actidades que se relatrionan con las compras, de modo que este manual representa una til fuentr to de referencia para los compradores, especialmente cuando se presentan rrublemas fuera de lo comn. Por ejemplo: un comprador puede estar intel'csado en una vhrrla esfrica de importacin, pero no estar seguro de qu rrondiciones especficas tendr que considerar una fuente extranjera. c a Manual de ventas. Su objetivo es sealar los aspectos esenciales del traI

Guadro

3.2 Clasificacin de manuales.

En seguida resumiremos las caractersticas de cada uno de los manualesl

, ,

.At ' Manual de organizacin. su propsito es exponer en forma detallada la estructu :structura organizacional formal a travs de la descripcin de los objetivosj relacion relaciones, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. .' Man, Manual de polticas. se proponen describir en forma detallada los lineamientos nientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. ---

Manual de historia. su objetivo es proporcionar informacin histrica so1 bre el organismo: sus comienzos, crecimiento, logros, administracin t;;r;., cin actual. Esto le da al empleado un panoru-u i.rtro.pectivo de la tradicin ymol y filosofia del organismo. Bien elaborido y aplicado .ont"ib,ry" a qoe el per; sonal sonal comprenda mejor a la organizacin y l motiva a sentirse p*"" ii".
r

Por su contendo

de ventas (polticas de ventas, procedimientos, controles, etc.) con lr bnjo ol fin de darle al personal de ventas un marco de referencia para tomar
rlecisiones cotidianas.

fi
.

Gmo

lbonr v uw lo mlnui!f flmlnllrtlvor

--.. o?

mmual

Manual de finanzas. Su objetivo es determinar las financieras en todos los niveles de la administracin, contiene instrucciones especficas dirigidas al personal de la organizacin que que ver con manejo de dinero, proteccin de bienes y suministro de it macin financiera. . Manual de contabilidad. Su propsito es sealar los principiol y de la contabilidad que se debe seguir todo el personal relacionado con actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: orgnica del departamento, descripcin del sistema contable, internas del personal, manejo de registros, control de la elaboracin dq formacin financiera, entre otros. . Manual de crdito y cobranzas. Se refiere a la determinacin por to de procedimientos y normas de esta actividad. Entre los aspectos importantes que puede contener este tipo de manual estn las sigu operaciones de crdito y cobranza, control y cobro de las operaciones crdito, entre otros. . Manual de personal. Su objetivo es comunicar las actidades y de la direccin superior en lo que se refiere a personal. Los manuales de sonal podrn contener aspectos como: reclutamiento y seleccin, tracin de personal, Iineamientos para el manejo de conflictos pe polticas de personal, uso de servicios, prestaciones, capacitacin, . Manual tcnico. Contiene los principios y tcnicas de una funcin racional determinada. Se elabora como fuente bsica de referencia pa unidad administrativa responsable de la actidad y como informacin neral para el personal relacionado con esa funcin. Un ejemplo de este de manual es el manual tcnico de sistemas y procedimientos. . Manual de adiestramiento o instructivo. Su objetivo es explicar las bores, los procesos y las rutinas de un puesto en particular, por lo son ms detallados que un manual de procedimientos. El supuesto en que se basa este tipo de manual es que el usuario sabe muy poco o nada los temas que en l se explican. Por ejemplo, un manual de adiestram "explica cmo debe ejecutarse el encendido de la terminal de la dora y emitir su seal", mientras que un manual de procedimiento esta instruccin y comenzaa como el pmer paso activo del proceso. Etr manual de adiestramiento tambin incluye tcnicas programadas de aprendizaje o cuestionarios de autoevaluacin para que el usuario compruebe su nivel de comprensin.
i

de acuerdo con su mbito de muestra otra clasificacin de los manuales

Guadro

3.3 Clasificacin de los manuales

de acuerdo con su mbito de aplicacin'

Acontinuacinresumiremoslascaractersticasdecadaunodeestos
tiros de manuales.

General ,Manualgeneraldeorganizacin.lsteesproductodelaplaneacinor_ es describir Ia orgaqanizacional y uur"u u too organismo. Su objetivo "l il;;-;-i"al v definir su estructura ftincional' ,Manualgeneraldeprocedimiento.Estetambinesresultadodelaplaneacin.Suobjetivoesestablecerlosprocedimientosdetodaslasunidades o" organismo social con el fin de uniformar Ia orgnicas qo" "orrfo,"'u" de oPerar.
forma

.Manualgeneraldepolcas.Suobjetivoesestablecerpolticasgenerales Lr"or y actitud de Ia. direccin superior para que adems "
toda la empresa,

""p.""Jo, p-t"i""""

p"it"""r d" u"tt"io con condiciones

caso), respecto

""

*ut"o dentro del cual pueda

generales'

actuar todo el

.Manualespecificodereclutamientoyseleccin.Serefiereaunapartede (en este es establecer instrucciones un rea especfica rr"*"**i, v su oljetivo

,"u*i""o

y seccin de personal en una organizacin-

Por su mbito de aplicacin

Otra clasificacin aceptada de los manuales administrativos se basa en las necesidades especficas que surgen en las oficinas, y de acuerdo con su mbito de apiicacin, puede abarcar muchas o pocas actividades. En el cuadro 3.3

.Manualespecficodeauditorainterna.Suobjetivoe-sagruparlineamienu"tirriaua"t relcionadas con la Auditora tos e instrucciones ^pffi;;-; Interna.

.ManualespecificodepotiEicasdepersonal.Suobjetivoesdefinirpola cuestiones de seuiu, iu. goiu, u orientaciones respecto ticas, as

"omo

ffi
.

como

ion v,Ifil lpi il?,|l,inlff {ptntrrrrilvor

[o manul admlnltrtlvor

personal, tales como: contratacin, permisos, promociones,

etctera.

Manual especfica de procedimientos de tesoreria. Su propsito

el acoplamiento ptimo, desde el punto de vista econmico, entre los instrumentos y el personal necesario para lograr el objetivo propuesto. La preparacin de un plan, por consiguiente, se basa en dos motivos que

establecer procedimientos a seguir en el rea de tesorera, a fin de ca las opor-tunidades naturales que se generan al seguir una secuencia de en el trabajo; por ejemplo, ingreso a caja, pago a proveedores, etctera.

tlenen la misma importancia.

a) El conocimiento de los objetivos que se quieren alcanzar. b) El conocimiento de la situacin efectiva de la empresa y, en particular,
de sus principales componentes: medios financieros, instrumentos,
personal, grado de organizacin, etctera.

3,8 PLANEACN Y ELABORACN

DE MANUALES

Para que un manual satisfaga las necesidades de los usuarios y justifique tiempo y dinero que se inerta en su elaboracin es necesario planearlo mucho cuidado. Las indicaciones generales para la elaboracin de los manuales trativos que se presentan en seguida simplificarn el trabajo.

A)

Quin es responsable de la elaboracin de los man

Una planeacin slidamente basada en estos dos puntos permite determinttr con cierta facilidad lo que se deber hacer en el futuro, y quin, cundo, dnde y cmo deber hacerlo. La necesidad de planear salta a la vista si nos damos cuenta de que, sin unu adecuada programacin, el trabajo se hace de manera absolutamente lrrncional y, en consecuencia, se producen retrasos sistemticos en la obtenGln de resultados; se pierde informacin esencial; a menudo ocurre que los trabajos se dupliquen, o bien que se trabaje en exceso yhasta el punto de te-

En primer lugar hay que determinar a qu area de la organizacin le ponde elaborar los manuales administrativos, ya que de no hacerlo as el peligro de que proliferen manuales de toda ndole: con diferente diseo y eslo, y en ocasiones, incluso con instrucciones contradictorias.

ner que obligar al personal a trabajar horas extras; se elige maquinaria

y equipo equivocados y no se presta la importancia necesaria a una
Gln

distribu-

racional de los puestos de trabajo.

Esta determinacin puede hacerse de dos maneras: La primera es crear un departamento centralizado que se encargue la racionalizacin administrativa, la cual se conoce como: de Organizacin y Mtodos, de Sistemas y Procedimientos, de Servi Administrativos, de Planeacin y Organizacin, etc. Cuando hay una u dad administrativa debe estar situada en el ms elevado nivel posible, y estar investida de una responsabilidad directa en cuanto a la

En seguida se exponen algunas condiciones para una planeacin adecuada gue propone S. Diamond (Cmo preparar manuales administrauos ed. Interamericana p. 9):

a) Disponga

del tiempo suficiente para la planeacin. Si no planea cuidadosamente el trabajo es probable que se enfrente a muchos problemas que hacen perder tiempo.

b)

terminacin de polticas de trabajo, de la estructura organizacional i nea, la fijacin de los procedimientos en el conjunto de la empresa, a aplicacin de tcnicas de racionalizacin y simplificacin del trabajo. La segunda solucin es, en el caso de que por motivos presupuestales la empresa no exista una unidad orgnica que realice este tipo de contratar los servicios profesionales de un despacho de consultores encargados de realizar este trabajo tcnico.

Haga que otras personas revisen sus planes. La resin no slo debe incluir a su supervisor, cuya aprobacin puede ser obligatoria, sino tambin a las personas que participen en la elaboracin de manuales.
las esmaciones de tiempo, dinero y persogente hace estimaciones verbales de momento y posteriornal. Mucha mente se olda de ellas.

c) Confinhe por escrito todas

d) Planee desde ahora las actualizaciones. El mejor manual necesitar resiones y actualizaciones dentro de los seis meses siguientes a su
implantacin.

Planeacin de la elaboracin de manuales Planear significa identificar por anticipado qu medios y qu mientos son necesarios para alcanzar un determinado objetivo, eligi
entre todas las alternativas posibles la que permita reducir al mnimo los fuerzos a realizar. En otras palabras, planearsignifica estudiar una accin futura, do las operaciones que se debern llevar a cabo y en qu orden, y reali

B)

e) Anticpese a los problemas. Reparar en los problemas antes que se

presenten da como resultado un gran beneficio.

C)

Programacin del plan

Ahora ya podemos formular un programa de trabajo. En este punto debemos contar con las estimaciones de tiempo para la recoleccin de inforrrracin, redaccin y elaboracin de grficas, resin, impresin y todos los

fi

copo clalgrfl

Ur,lo? !,ilTFt *?mtntrtntlvor

Lor mrnualo dmlnltratlvor

dems aspectos de la elaboracin. El trabajo consiste ahora en reunir partes de informacin para estructurar un programa completo.

Existen dos tcnicas de programacin aplicables a la elaboracip manuales, las grficas pERr y cpir. Estas tcnicas dan buen resultado separado pero son ms eficaces cuando se combinan. pERr y cpM son las siglas en ingls que significan tcnicas de eualuacn reuisin de programc (Program evaluation an reew technique) mtodo camino crtco (critical path method). Lo que representan en concreto es diagrama de flujo de proyecto en el que se incluyen periodos. La programacin de una grfica rERT en un manual es relativamente cilla, y constituye una ayuda muy valiosa para organizar el flujo de A continuacin se muestra cmo se desarrolla una grfica rnnry cmo determina la ruta crtica del tiempo mnimo requerido para completar programa.
a) Dida la eiaboracin de los manuales en un nmero de etapas as. Cada etapa ocupar un cuadro diferente en la grfica rrnt.

,; q)
d

tr
C)

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(

b) Determine la secuencia en la que se deben realizar las actividades, mo la recoleccin de informacin de varias fuentes distintas, pueden llevar a cabo en el mismo periodo. c) Estructure la secuencia en forma de grfica de flujo. d) Determine una estimacin de tiempo en das o semanas de por cada etapa de la grfica. e) Especifique el tiempo requerido para cada etapa de la grfica. 0 Determine el tiempo total necesario para completar cada ruta fica de la grfica.
La ruta que requiere mayor cantidad total de tiempo es la llamada crca Qnea gruesa del esquema 9.1). Est en la cantidad mnima de ti po en que se puede terminar la elaboracin de un manual. Cualquier va en la ejecucin de una actidad en la ruta crtica retrasa la conclusin manual. Todas las dems trayectorias tienen un margen de tiempo ms esto hace la diferencia entre una ruta crtica y una no ctica. Este margen tiempo ms amplio puede ser de mucha utilidad, ya que si ocurre un en una trayectoria no ctica, se sabr con exactitud con cunto tiempo cuenta antes de que el manual se salga del programa estimado. En el esquema 3.1 se muestra un ejcmplo de una grfica rrnr para la boracin de manuales. Otra tcnica de programacin que permite planear la elaboracin de nuales es la grfica de barras o de Gant. Para preparar una grfica de se dide el proceso de elaboracin de los manuales en un nmero nado de actividades.

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La grfica de barras se usa en la misma forma que la grfica pERr para near todo el proceso de elaboracin. sin embargo, a difrencia de la grPERT, la de barras no indica las interrelacionei de las diferentes activis o pasos en el proceso. A esto se debe que por lo general se prefiera la grfica pERr como instrumento gun"taf de planeain. de barras es ms eficaz para planear el papel que cada persona ' [.a grfica dese,mpea en la elaboracin dei manual rodos ls que participan fcnlista) ol proyecto deben tener una grfica de barras para especifi"ut rr respontllidades y controlar el avance. En el esquema 3.2 sg muestra un ejemplo de una grfica de barras para lrogramar las actidades en la elaboracin de un proyecto de manual.

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Fresupuesto

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l,a formulacin de un presupuesto es el paso final en la planeacin del lltanual, pero no existen lineamientos generales que indiquen cmo presupuestar esa elaboracin (por ejemplo na frmu q"" i"iiq"" el costo en rsos por pgina). sin embargo, si la planeacin se hizo con smero, el prepuesto debe ser totalmente congruente con el costo. cuando se solicit las lltimaciones de tiempo para cada etapa del proceso de elaboracin, solicitu tambin una estimacin de costos (cuando sea apropiado) y del tiempo lUe estar vigente tal estimacin. ls costos incluidos en el presupuesto dependern del sistema presupuesdel-organismo. Algunas empresas cargan iodos los costos al departamento tal que solicita el trabajo, pero otras slo le cargan los gastos ajenos o adicionales fiecesarios para producir los manua]es. Tambin existen organizaciones que $rcntan con un departamento que elabora manuales administrativos y absrbe todos los costos. _cualquiera que sea el sistema presupuestal, el problema principal, sobre todo si es la primera vez que se elabora un manual, es el e incluir todos lls costos pertinentes. Ias listas siguientes, una con conceptos probables de eostos generales y otra de costos potenciales de las personas (el tiempo de los atrulistas) pueden ayudar a resolver este problema.

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0ostos generales
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ltrbiertas o encuadernacin.

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municaciones (correspondencia, telfono). (hstos de distribucin. l)ibujo (pasta, grfrca, dibujos, etctera).
l'urel.

()nptura o tipograffa. I rrrpresin (fotocopiado, captura).

Crstos de tiempo del analista Auxiliar de analistas.

crqg.:t+.nt,rr..r,

mlnlnttvo

__*p. qrnut$

tdml

I
:

Analistas.
Supervisor o coordinador. Revisor. Capturistas.

ffi fr }]ili*ilrl'$f i';;lTifuHii+'l:H#ffi

LEU'rwqe

Dibujante.
El presupuesto tambin debe incluir el costo de las actividades, ya no se las presupuesta desde el principio, es frecuente que despus no se mita que se haga tal gasto. Finalmente, cuando se presente un presupuesto de manualizacin ante gerencia, se debe incluir la grfica pERr para que el funcionario vea con claridad cmo se relaciona cada costo con el proceso de

:Tlli*,:i:,*::*:^:"::r*"T:i:,inrormacin ras ffi ?H;#:;ff Entrevista' F'ntre

"rrrrua, mediante la viva rerormanpaede.JJHil;;:i:f ::'::'"""*"m1run[T'*; tanto internas como extt

i,t1ffi *i*r*,u:milJtrfilff irLt''r'" nan parte de todo.tranillo

;'"b:;;"1nes,
de las Personas'

descubrir"'p"."i::ocurtos

B)

por qu son necesarios.

Despus forma lgica

informacin Procesamiento de la en el paso siguiente.es,o-rSanizarlgs eI de reunir todos los datol es decir' mediante'J"*"offt
de

un;*t"

de trabajo'

.;i:1:*:il:"l""hacersee.suna1ri;iil,Tl$T:i:ff
3.9 EL PROCESO
DE ELABORACN

,id;;;l;cilitar
manual'

el manejo Y ordenamien

J,Xi:?H5

En esta seccin proporcionaremos las directrices para la elaboracin de manuales administrativos. No existe un modelo establecido para
pero se presentan como ejemplo los que se utilizan con ms frecuencia en prctica; sin embargo, puede habervariaciones sustanciales, de acuerdo

en cuanto --^r ^^ :rtqnte uniformar los criteos

,Sir:ru;;f*nm;T1Tffi;il;;";"#nerracon'linuinara ello es

criterios especficos.

posteriormente; dadyuniformidad'iilbt";iry"""t"t"rut"tlascontradiccionesa a" p;"t eliminarlos tn" *" se jot qu nt"o"a" medida t"ptesentantes de las reas

necesanojir".

A)

Recopilacin de la inforrnacin

Una vez concluida la planeacin estaremos preparados para ,ecopilar y, organizar toda la informacin que se integrar al manual. Comunicaciones. El primer paso es formular una serie de oficios que se dirigirn a los funcionarios de las unidades administrativas a las que se pedir su apoyo y cooperacin para la elaboracin de los manuales. Mtodos para recolectar informacin. La informacin que se requiere se obtendr por lo comn siguiendo uno o varios de estos mtodos: investigacin documental, observacin, cuestionarios y entrevistas. . lnvesgacin documenal. Consiste en recolectar y hacer un primer examen de la informacin escrita y grfica que exista sobre el objeto de estudio de que se trate. La investigacin requiere utilizar fuentes (archivos, personas) y medios (documentos, leyes, circulares, instructivos, reportes, etctera). . Observacn. Esta tcnica consiste en obseryar a las personas para saber cmo realizan actidades especficas y anotar todos sus acciones en la secuencia correcta, su objetivo es complementar, confrontar y verificar los datos obtenidos en la investigacin documental. . Cuestionario. Esta tcnica de reunin de datos tiene por objeto describir hechos y opiniones, reunir datos objetivos y cuantitativos. La preparacin de formularios en los cuales se debe registrar la informacin que se necesita

K;;;;";lnctuidas pt"::nt'1t= dificultades que t"1t*ales ?o"nu scrita Y Durante u !l9ial' va "ruo'ii" tot'"ifi""t;;*tu"+:' "" al determin"'

reurdones "o" en el manual' pueden " iot

il*;;;;"t""",,**Il*t'LTiL.:,Ti:i:,i::.Ti'J*T:*ilX'""i:;,ffi ffi ',|'ffi

formato de estos con su funcin' "o*Ptu.t

;''i;;;".*-i-n*,{". j:fS*'i:"ilil:ti: **;l*nini:,t::"*'*:frtm;;;","J"o*ot"u'"p'""i*ur p"t" iograr que los manuales y sobre d#;;;;'
'""'
que objetivos y la materia seccin es definir los esta en paso etc')' primer Bl organizacin' (de poltical.,grocedimientos' manuales va a tratar el manual dirigiran-los se p"t*"^ en cuenta-a q" para debe'o** se Tambin preciso y comprensible ou'' "goui" tt' 'J""iito' para utilizar "tto'' revise laverIos lectores' correccin de estilo esPecialistaen queun Es conveniente redactados en la forma q"" garanti'* paia t"ui"ut"' "tin sin final de los ptopOtitot que se persiguen' adecuaau putulot

C)

Redaccin

ms

cmo olboru v

uru lor.Trfplclldmlnlrtrrlvor

!o mnulc admlnlrtiatlvo.

paso es programar eJ tiempo que se dedicar al proceso de re ., OtIo cin. De ser posible hay qu9 aear un pJrido considerable para ste, ya cuando los redactores se sienien prionados, air-i"ufuiuiia"a a trabajo.

D)

Elaboracin de grficas

La numeracin da pginas por documentos. Se numeraindividualmenoada poltica, procedimiento o puesto. Por ejemplo: si una polca finan40-45 tiene dos pginas, se numeran 1,2. Aunque este mtodo es un poco ms complejo para el usuario, tiene la

ra que el resultado sea fcil de comprender.

::::::1111T3:ltuig1'..-""*iril;;;;;#;;:;i:1:
E)
Formato y composicin

:^-J^::3:lllgades,distrib,r.io'd"".p;"i;;i;;;,:;;.;ffi

:,ul'll*:lrjvros:on::rsLu1i-1r,di"cr;;r"l;;;ff;:"iJH

manual y contribuir a que las p"r.or"r'"rr"";r" _":;;.,il;rfr;rff:"1 Las tcnicas suales qu se usan con mayor frecuencia en los man

se integran principalmente por texto :i T:{::^u:.lT_T."l"ales sin embargo, ciertas tcnicas . uul": ;"j;;;

que necesita el analista. Las eliminaciones que pueden resultar

la revisin slo requerirn cambiar los nmeros de pginas de la poltica del procedimiento y no afectarn otra parte del manual. Composicin Es la manera en que se distribuye el texto sobre la pgina. adecuada composicin facilita la lectura. Is lineamientos para el diseo la composicin de un manual son los siguientes:
a) Usar los espacios (blancos) con eficacia.

;;;;;

;;''l}[T

b) Dejar mrgenes amplios.

c) No sangrar los prrafos.

td;;;,"iu l:1'"":::t:Ty":"t:. debe permitir hacer referencias,pra",, pr".;;;; ", ; ffi#::;#H; su apariencia y orden.
ilil::"":::T J:::,'::^riT:1": :l::**^l:TtJjl:19"
pi;"s"'r1

con a9t9 n,"r-"-,,til ."d";anuat, :i:", que de ello depender en gran media "1. .qou. h fac'ida ae rectura,iorrsutta, colnosjcio tu.nuio q,r" ,

Una vez compilada y organizada la informacin para el manual, es ne

::li:T:::

:l g,lato

d) Usar el sangrado en bloque en todos los niveles del texto.

A continuacin se muestra un ejemplo:

XXXXXXXXXXXXXWXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX X Xffi

A.-

La apariencia es muy importanle_. por ejemplo, considere qu pgina ti mayores probabilidades de ser leda; un con mrgen"" uffir, *,r. espacios blancos y letra.en tipo grande y claro, o una escrita con leha de

j*"i""s.",,o-","";;;"-;;i;;;;;;"d"fi #::; *_.,:ltt:]i: pgina va precedido por el de la seccin y un guin, po,

Este mtodo es adecuado slo si siempre que se agreguen o dismi pginas se inserten al final y no en

b: manuales administrativos puede presentar dir caractersticas ""_31.1:::1.: que dependen tanto de ta finalidd a"" i;;6;; como i forma parte de su contenido yio, q,rip?, " i*o, 1"-::l:l-1que sin o reproduccin de que se dispone. A fin de facilitar la resin y actualizacin de los manuares es dable utilizar los formatos de hljas intercambiables. Hay dos formas de numeracin para las !1 noinas. secciori"r y n* *"-""ir. LT*,Ty":-lt:s:.pr nido y la frecuencia de las resiones .r^ de.pginas por secciones.Con este mtodo

usuarios de un manual preferiran tambin?ste po de textos. u, ,'t t*; son algunas "i* pncipares,azo", p* r^ no se utilizan muchos manuales urrrqo"

.h J;;

;;,i-".u,,

"";";;;;;;;ffi;##:

li*

Encabezados. Son textos que se insertan en una zona especialmente rcada en la parte superior de cada pgina y que contienen cierta inin bsica, por ejemplo: Ttulo del manual, ttulo de la poltica, imiento, instructivo, etc., los nmeros de formato y de la pgina y fecha de publicacin. Esta informacin permite al usuario llevar a cabo consultas rpidas. Se tlliza con mayor frecuencia en los manuales de poltica y procedimientos. A continuacin se muestra un ejemplo de encabezado.

i""Y::y:":

.t"r-ir"r; ;i;;;;

;ffi;i"il:i
.;"Lffo,

^t:,!u-"?cin

las osi

r-ro (pgina ro de la Sec. r) z_3 (pgina de la Sec. z). 3

.t ."rri-

de la seccin.

cmo

hborr

y uar to mnurtcr.mlnl$rtlvo

Ttulo:
Contratacin de personal

F) .

Revisin y aprobacin
despus de la identificacin' b) En una sola hoja al principio del manual, como se muestra en seguida:

La revisin. El analista de sistemas tiene que coordinar los esfuerzos de revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones Como el coordinador con frecuencia tiene mayor jerarqua que el la coordinacin de las revisiones debe hacerse con tacto y diplomacia. planea una adecuada revisin, se pueden evitar o minimizar los Una de las maneras ms sencillas de reducir los problemas de consiste en reunirse anticipadamente con los analistas y resar el de manual. En la reunin es necesario determinar la responsabilidad coordinador y la del analista. Durante la fase de revisin el encargado de coordinarla debe los siguientes aspectos:

> > > > > >

Revisar el material de manera justa y objetiva. Proporcionar cticas especficas y constructivas. Indicar lo que est bien y lo que necesita correcciones. Revisar con detalle y hacer todos los cambios desde el principio. Revisar rpidamente y devolver el material en el periodo acordado. Evitar hacer cambios slo por gustos personales.

Una vez terminado el proyecto del manual es necesario que las involucradas los sometan a una rigurosa revisin final para verificar la informacin que contenga sea suficiente y real, que no haya ciones y no d lugar a que ocurran traslapes entre las diferentes reas autoridad y responsabilidad. . La aprobacin.Unavez terminada la revisin, las autoridades
dientes deben aprobarlo. En cuanto se consiga la aprobacin se puede zar a reproducirlo y a distribuirlo.

En la prctica esta aprobacin se inserta en el manual de dos

a)

En la parte inferior de cada hoja, como se indica a continuacin.

Gmo

lrborr

r lol mnurlm rdmlnldntlvor

,Mt
y procedimientol$1ber La unidad de sistemas

G) Distribucin y control
Una vez que el manual se ha elaborado, resado, aprobado e paso siguiente es distribuirlo. Para ello se recomienda realizar una plticas de difusin y de instruccin sobre su uso al personal de realizar las funciones, actidades y/u operaciones indicadas en el Un problema tpico de distribucin y mntrol es el de asignar los a los puestos y no a las personas; es decir, lo que determina si alguien no un manual es el puesto que ocupa en la organizacin. Por ejemplo: Ar[uro Orea R. debe tener un manual de procedimientos del de personal, no por ser Arturo Orea, sino porque lo necesita para adecuadamente su trabajo de supervisor de seleccin y contratacin. l,os manuales tienen un costo, por lo tanto, no se pueden distribuir i cesariamente. Por ejemplo, si Agustn Herrera, jefe del contabilidad, desea un ejemplar del manual de procedimientos de que en realidad no necesita, no se le debe proporcionar. Los nicos que den tener un juego completo de manuales aunque no tengan relacin con el puesto, son el gerente general y el director. Cuando los manuales se utilizan adecuadamente y se limita su cin, puede lograrse un importante ahorro de costos. Es importante hacer hincapi en que slo las personas directamente volucradas con el uso de los manuales deben conocer con detalle su nido, por lo tanto slo a ellas hay que proporcionrselos. . Control de los manuales. Se recomienda que la unidad orgnica sable de la racionalidad administrativa (Organizacin y mtodos, si procedimientos, etc.) elabore una seleccin y registro de funcionarios y dades administrativos que deben contar con ejemplares de los con el propsito de proporcionarles de manera permanente Ia necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos. Para este fin habr que asignar un nmero a cada ejemplar del man llevar un registro del nombre de la persona que lo tiene en su poder. Esto tar que los manuales se extraven o recorran todo el organismo. Por ej Arturo Orea ene el manual de procedimientos del departamento de nmero z y ser el responsable de la existencia y mantenimiento de ste. Bxisten dos razones importantes para retener los manuales.

proporcionar al departa-

ntodepersonalo"urii#"1"*ii'1r:::t:l*;:"1":1tl,"t;it3;# parte e Ia entrevista de despe,?ffJ"":llilJil ili"":*q;lg'."o*9 ."."iffi y devolverlo. u ru ot'-ua*"itt1"t1'11q*l*r1.T3:nonder a los ;;;",ry1i*:,:."#"":n:Lle;alos T:T:"'"Tffi que el emplea-

;iff

recupera' los manuules rerrisores de cada departamento qo" t" retira tenga en su Poder En el cuadro 3'4 se

lbunuales.

't*L'" ""

de ejemplo de un control de tenedores

no concluye nunca' En cualPor ejemplo' sujeto a resiones ruier momento puede estar aspectos de su contenido
de un En resumen, Ia elaboracin

H)

Revisin

l1nual y u tott"""iones'

;ilpr"riO" "i.itos suele suceder que en ;""n" actualzanos' requiere y se yn ."utt obsoletos
La utilidad de ro,

a) Por seguridad,

es decir, para evitar que los manuales lleguen a de la compe-tencia, ya que mucha gente que sale de una empresa guramente ir a trabajar con la competencia. (Esto no es necesario el caso de dependencias y empresas pblicas).

mantenerlos actualizados ^urlrut"s por 19 que se firrmacin que contienen, se pierde '""o-i""u yu qo" ,i-r" *"tu"n obsoletos, rnr medio de revisiones peridicas, meses de imseis AIos ;-pl"u" " *.'uilracin' que .'l tiempo y el dinero J" revisin' y a los dos aos es-posible manual plantado un ""*tfi"t """ qoe conienga sea inexacta y' en conse,lor lo menos roz "la informacin ,ru"rrcia, no sea tan eficiente' cambios con gran
sociales se producen

veracidad administrativos radica en la

de la

in-

b) Por

costo, es decir, el manual tiene un costo de elaboracin, por que no es pertinente dejar que salga de la empresa. Si desaparecen manuales habr que entregar otros ejemplares a los nuevos dos y esto representa una prdida econmica.

En la mayoriu " '-o'g""!smos debe ser una e actualizacin de los manuales lapidez, por lo tu"t", iu t"u'?u que contienen aspectos caso d" Ios manuales uctividad p"r*at'"nt"' ;;;i a"u"ta realizarse unavez al ao'

ilt"i"""-titt

il

conp rlrprfl,

I u?, lfi,TfrftTll.,.*1{nlnttmrtyor

Lor

mrnulu admlnldrrllvor

3.1O

EL PROCESO DE ACTUALIZACN

Enesta seccin expricaremos ras medidas tendientes a mantener ra de los manuales administrativos.

::]"*.:1ojos_ "; ilil;u"oirui] *:::::l-:ltafrecuenciacomo;;a;;;."*',#ft";i:i:ilil: ,T]""l.il*:s qe. se presenten y capiializar-l* ;;;;;i."d; ;i,
cotidianor. l,o,

::r,::::ltil"r

En Ia mayora de las organizaciones se presentan cambios o modifica d"ll9.o a que se asresan rr.r"rro, trabajos o se

;-lio,

hacen

ll"_:::1,:,u-*_delas.opera"ionus._ror.;;i;""ffi personal se anunciain por medio d" el

ll.^1a^" l"_:ible a redactarlos

organizacional.

en los manuales_ administrativo. u""q*'..u o incluir un suplemento en el que ,":".pi;;l; ""."r"ri"

;-;;;;;;;#.;#'i;

;ffiil;ffi il:l:

Por otro lado, las revisiones pedieas de los manuales pueden motivar tD cierta forma a los usuarios, ya que les permiten percibir que comparten le responsabilidad de mantener el manual actualizado y el inters que tiene el responsable en que ste permanezca gente. Sin embargo, sea o no planeada la actualizacin, la unidad orgnica (oranizacin y mtodos o sistemas y procedimientos) tendr la responsabilidad de que se informe de los cambios de manera adecuada y de que se mantenga un registro correcto de todos ellos.

A)

Planeacin de la actualizacin

siempre que los cambios no sean provocados para dar la idea de un progreso, no deber oponerse resisterrcia a las revisiones del manual. La actualizacin de los manuales puede ser no planeada y planeada.

A)

Actualizacin no planeada
Ue las empresas actualiza sus manuales

l":lt".r"

procedimientos, crear nuevos puestos, etctera. Uno de los obstculos ms importantes para actualizar losrar que se apruebe la

sean ;i?i;ffi;;:""*

conforme

La planeacin consiste en establecer lo que se va hacr. Despus, mediante el trabajo de sistemas y procedimientos u organizacin y mtodos se determina cmo se ejecutarn las actividades autorizadas y asignadas. El trabajo de planeacin no termina con la publicacin de un manual administrativo, sino que se extiende hasta su revisin y actualizacin. Los istemas efectivos y el trabajo de procedimientos procede de y, por lo tanto, depende del trabajo de planeacin. A fin de resar y actualizar los manuales es conveniente considerar las recomendaciones siguientes: La unidad administrava responsable deber establecer programas
de resin y actualizacin del contenido de los manuales para mantenerlos apegados a la realidad.

manual revisinlnr-."r*i#;tffi"i'";

#:1.:^i:T^"ll::^":^rl:tTl*i,"ydetermina,"o,,"i*o,di##;i entresa del material que contien" tur propo";.il; :Xiiil]::j" cin revisado.

B)

Actualizacinplaneada

La mayora de ros organismos sociales ponen al da sus manuares nistrativos sin haber planeado las actualizciones. Todos los manuales debern revisarse cuando menos cada ao, pero si el contenido cambia con rapidez, puede ne"esurio revisarlos dos veces al ao. "e. Es recomendable realizar las revisiones peridicas por secciones, erl lugar de revisar y, en su caso, actualizar todo el manuar

Cuando una unidad orgnica necesite hacer cambios, adiciones o supresiones deber presentar las propuestas a la unidad administrativa responsable para que sta se encargue de verificar que no contradigan las polticas generales del organismo y determine los posibles efectos en otras unidades, de tal manera que se mantenga la uniformidad de estilo y presentacin. La unidad administrativa responsable (Organizacin y mtodo o sistemas y procedimientos) someter las actualizaciones de los manrales a los mismos trmites de autorizacin y distribucin requeridas para la elaboracin del original de los mismos. Cuando se publique un manual con textos resados habr que indicar a los usuarios cules partes cambiaron y cules permanecen vigentes. El mejor mtodo para indicar un cambio es disear un rengln vertical al lado del texto a mano izquierda.
Ser necesario registrar todos los cambios realizados en cada tipo de manual (o los cambios no aceptados) y las razones que los justifican.

anuales que sc son fciles de posponer o aprazar- De esta ma.rerulambin se e".c" menos presin sobre los coordinadores de revisin. cuando las revisiones peridicas se convierten enprogramas de trabajo regulares se lograr que los manuales conserven su ecacia.

:'""":::*"'.1'li:t"::r1*arlas..Esta"",i""J*;;il#;:;?";fj':; programa de trabajo en vez de ser proyectos

lli":^"lS,"

de una sola vezmanera las resiones y, en consecuencia, las actualiza"sta

Conservar una copia de todas las pginas de los manuales que se han publicadojunto con notas que indiquen las fechas en que estuvieron
en vigor.

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B) >

c,To etalorr v

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nfffufilm**mtntrrnrtvor

Lor

mrnurlu admlnlttratlvor

Ejecucin de la actualizacin

Evaluacin de manuales
En la actualidad, la mayor parte,de los organismos sociales, que emplean mil o ms trabajadores, tienen amplia experiencia en el empleo de los manuales ndministrativos por lo tanto, no hay muchos responsables de unidades de sistemas y procedimientos u organizacin y mtodos que tengan que enfrentar el reto de iniciar un programa de manualizacin'

La intercalacin. una vez que se ha obtenido la autorizacin para cambios debern seguirse los siguientes pasos:
Las funciones, procedimientos o poltica nuevas deben redactarse forma diferente, algunas organizaciones suelen utilizar hojas de res y distintos tipos de impresin a los utilizados en el manual nal con el fin de resaltar el cambio. Las nuevas disposiciones deben acompaarse por una indicacin en que se aclare que stas sustituyen a anteriores disposiciones. por lo neral la fecha de entrada en funcionamiento es suficiente para det minar la poca en que un procedimiento, una poltica, etc. se puso gor. Sin embargo, no es suficiente para garantizar que la dispc a la que se hace referencia sea la ms reciente y, por tanto, 1a vlida en la actualidad. Por este motivo conene que las ltimas i

>

En nuestro medio por lo comn las organizaciones no utilizan los manuales administrativos como herramientas de administracin. Y cuando se cncuentra que alguna lo utiliza, generalmente el manual no rene condiciones satisfactorias.

Para facilitar la evaluacin de los manuales administrativos Soroka y Gaitn (Manuales Administrativos, Revist a Administr acin de Empresas, rro 2, Nmero 16 EcA, rg72.B. A.) proponen utilizar la siguiente lista de r:ontrol. En el cuadro 3.5 se muestra una lista de control:

trucciones lleven la indicacin Sustituye a la anterior disposi y una vez que sta entre en gor la anterior pierde todo valor y
ser destruida.

La nueva funcin, poltica o procedimiento debe insertarse en manual con la suficiente anticipacin necesaria antes de que entre vigencia para que el usuario vaya tomando conocimiento del cambio.
Eliminacin. Como regla general, la funcin, procedimiento o pol reemplazada se tiene que eliminar del manual el da en que la nueva en vigencia destruyendo las hojas, que es lo ms recomendable, o bien chivndolas en una carpeta fuera de gencia.

Qu piensan los usuarios del manual? 2. El ttulo del manual es adecuado y claro?

1.

4.
5. 6. 7. 8. 9.

3. Es de fcil

C)

Control de la actualizacin

La insercin de cambios en los manuales debe ser autorizada por control central que los revisar antes de aprobarlos con el fin de evitar c fusiones y malas interpretaciones. como el volumen de operaciones y el personal crecen en forma continua
constantemente surgen y se adoptan tcnicas cada vez ms modernas, a lo quo se suman estrucfuras administrativas cada vez ms complejas, quizs se agre*, gue nuevo material cada tres o seis meses, junto con ciertas modificaciones al ya existente. si se prev que resulte un nmero considerable de hojas re das, debe seleccionarse una encuadernacin adecuada para integrar es
cambios. I"as caractersticas bsicas de los manuales administrativos son la dad, referencia y resiones. sin embargo, en la prcca se pone mucho inters en la ltima (I^a resin). Para ayudar al mantenimiento de los manuales prcca excelente es averiguar cmo lo califican sus usuarios.

lectura? (lenguaje, referencias, revisin). qu es consultado? frecuencia Con La encuadernacin es adecuada? sta permite una fcil lecturay la insercin de material nuevo? En qu casos se consulta el manual?

Contiene instrucciones para su utilizacin fciles de comprender? Contiene ndice temtico? Est bien ordenado? Qu sistema de calificacin de hojas uliliza? Es el ms adecuado? 10. Los temas del cuerpo principal estn distribuidos de acuerdo con un orden lgico? 11 Existen hojas preimpresas? 12. Existen ilustraciones, ejemplos, modelos, que faciliten la comprensin? 13. Se mantiene actualizado? Cul es el procedimiento de actualizacin? Quin es el responsable del mismo? 14. La diagramacin es buena? Se tomaron en cuenta aspectos como: tipos adecuados, espacios entre lneas suficientes?

fi

Gmo

lborr y urr loi nrnulr rdnlnlrurtlvor

[o manuale adninltlatlvo

15. Se enviaron al apndice los temas que hubieran interrumpido la fluidez de la lectura si se incluyeran en el cuerpo principal? 16. Se previ la inclusin de un glosario con la definicin de trminos dudosos?

Todo esto significa que cuando la comunicacin requiere de exactitud, de tecnicismo y de un rigor lgico estricto, que no se puede soslayar, la escritura es la forma ms recomendable. Sus efectos de medio de constatacin y prueba, a los cuales se ha hecho

17. Existe un nmero suficiente de ejemplares? 18. Se han observado cambios positivos en la forma en que se desarrollan las actividades a partir de que entr en vigor? 19. EI contenido del manual ofrece soluciones para todas las situaciones que se presentan o es necesario realizar interpretaciones por analoga? 20. Su tamao permite manejarlo y archivarlo con facilidad? 21. Las normas nuevas se intercalan en el manual con anticipacin a su entrada en vigencia? Con qu antelacin se hacen las intercalaciones? 22. Qu criterio se sigue para diferenciar las normas nuevas de las que van a ser reemplazadas? 23. Qu se hace con las normas reemplazadas?

alusin con anterioridad, y su alto valor como registro y depsito fiel de informacin constituyen otras de sus conveniencias.

Cuadro

3.5 Lista de control.

El estudio y desarrollo de la ciencia administrava ha posibilitado el desarrollo de un gran nmero de tcnicas que coadyuven en el logro de una efectiva sistematizacin, tanto en el nivel administrativo como en el operativo. La tcnica aqu estudiada son los manuales administrativos, instrumentos de gran importancia en el sistema de informacin de toda organizacin racionalmente administrada. Un manual es una gua que permite encaminar en la direccin adecua-

3.''1 INVESTIGACION EN EL CAMPO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Existen ciertos problemas inherentes a la planeacin y a la ejecucin de un programa de manualizacin. Esta afirmacin la demuestra la siguiente lista de los esfuerzos que en forma constante se estn llevando a cabo para:

da los esfuerzos del personal operativo. De este concepto deducimos que el manual es un instrumento de control sobre la actuacin de cada uno de

> > > >

ministrativos.

Reducir el costo de publicacin y mantenimiento de los manuales ad-,

i

Acelerar la inclusin de una poltica inicial a los borradores o proyectos de procedimientos. Facilitar la interpretacin de polticas y procedimientos.

Proporcionar informacin completa y reducir al mnimo el tiempo

que emplean los usuarios (jefes, supervisores) en leerla.

los empleados. Uno de los propsitos fundamentales de los manuales administrativos es instruir al perionl acerca de aspectos tales como: objevos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, etctera. Los manuales administrativos pueden clasificarse de acuerdo con dos aspectos: por su contenido (mangal de organizacin, manual de polticas) por iuncin especfica (manual de personal, manual de compras)' La elaboracin de manuales administrativos requieren de un proceso de planeacin para identificar por anticipado qu medios y qu fases son necesarias para su preparacin sistemtica' Desde el momento en que un manual se empieza a utilizar debe controlarse continuamente en qu medida cumple los objetivos para los cuales fue creado. Otro aspecto a considerar son las medidas tendientes a mantener actualizados los manuales administrativos.

Hemos insistido de manera reiterada a lo largo de estas lneas que quien' consigue hacerse entender mejor dispone de elementos valiosos para obtener mejor trato con sus semejantes, y la comunicacin escrita coadyuva a ese propsito porque supone ordenar las ideas tantas veces como sea necesario, hasta hallar la frase y el contexto que transmitan el mensaje con la mayoil precisin.