Vous êtes sur la page 1sur 241

MANUAL BSICO DE AGROWIN

MANUAL BSICO DE AGROWIN


Escrito por Michel Prieto Trujillo
mprieto@insoftweb.com

Ingeniera de Software InSoft Ltda. Calle 62 No.23-61, Edificio Torre Plaza 62 - Oficina 306 - Manizales, Caldas - Colombia E-Mail: gestion@insoftweb.com Telfono (6) 8850800 Fax (6) 8850800 Visite a InSoft en la Web: www.InSoftWeb.com

AgroWin No es permitida la reproduccin total o parcial de este manual, ni su tratamiento informtico, ni la transmisin de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrnico, mecnico, por fotocopia, por registro u otros mtodos, sin permiso previo y por escrito de los titulares de los derechos de autor.

DERECHOS RESERVADOS Copyright 2002 InSoft Ltda.

PRESENTACIN.
A partir de la dcada de los aos 90 el mundo ha experimentado cambios fundamentales en el ordenamiento de los mercados internacionales, a los cuales Colombia no ha podido sustraerse. La globalizacin de la economa, la apertura econmica y la diversificacin de las exportaciones colombianas con una mayor participacin del sector petrolero y minero, son factores que estn afectando al sector agrcola colombiano. Ante las nuevas circunstancias del entorno nacional e internacional, las empresas deben responder con manejos ms eficientes de los recursos, donde el factor de competitividad es determinante para obtener niveles de rentabilidad ms altos y mayores oportunidades de comercializacin tanto a nivel nacional como internacional. Teniendo en cuenta estas circunstancias, en el Centro Nacional de Investigaciones de Caf CENICAFE, se consider conveniente proponer un proyecto que utilizando los adelantos tecnolgicos disponibles y la capacidad creativa y cientfica de sus investigadores, nos permitiera desarrollar un programa de cmputo que sirviera de ayuda y apoyo a los caficultores en la ms eficiente y efectiva administracin de las empresas cafeteras. Por lo anterior, CENICAFE emprendi un ambicioso y bien orientado proyecto con el fin de entregarle a los agricultores una herramienta amigable para la administracin de las fincas. El Comit Departamental de Cafeteros de Caldas se uni a este esfuerzo y en el ao de 1994 se inici la conceptualizacin y el diseo del Sistema Integrado para Administracin de Fincas SIAF. Con los primeros adelantos presentados en los aos siguientes, la Gerencia Tcnica de la Federacin consider conveniente ayudar en la orientacin y financiacin del proyecto, con el fin de acelerar su desarrollo y se pusiera a disposicin de todos los caficultores. El Congreso Nacional Cafetero en el ao de 1997, conoci los avances del programa y valor el potencial del mismo para ayudar a la modernizacin de la administracin de las fincas y por esa razn dio su apoyo al proyecto con el fin de acelerar su desarrollo. Luego de esta exitosa etapa con los cafeteros, la firma InSoft Ltda. dedic toda su capacidad en colaboracin con un equipo de profesionales de diferentes disciplinas, a desarrollar un programa que permitiera a todos los empresarios agrcolas hacer ms fcil la administracin de sus negocios, a travs de un manejo de informacin tcnica, contable, financiera, administrativa y estadstica, con el objetivo de hacer ms competitivas las empresas de este sector. Hoy, InSoft Ltda. disea, desarrolla y comercializa en forma independiente el software AgroWin con un grupo de profesionales calificados que durante aos han venido estructurando toda una tecnologa computacional para el sector agropecuario, por lo que regularmente se producen nuevas y mejoradas versiones del sistema que llegan a todos los pases de Latinoamrica. Manizales, Enero del 2004.

INTRODUCCIN.
La bsqueda permanente de niveles ptimos de competitividad y productividad, ha generado en las empresas de todos los sectores econmicos, la necesidad de dar un tratamiento integral y adecuado a toda la informacin, de tal forma que brinde el conocimiento necesario para tomar decisiones que se orienten a mejorar los procesos productivos. ContaPyme Contabilidad para Pequeas y Medianas Empresas , es un sistema de gestin que surge como solucin, con la capacidad de manejar la informacin originada en las actividades productivas y econmicas de acuerdo a los requerimientos de cada empresa, y con el control de todas las reas funcionales, como contabilidad, costos, inventarios, activos, nmina, cartera y todos los elementos de la cadena productiva.

AgroWin est basado en ContaPyme.


ContaPyme como sistema central contiene especialidades en los sectores comerciales, manufactureros, industriales, de servicios, y el Agrcola, especficamente con el programa AgroWin; desarrollado con base en las necesidades particulares a cada sector y con la capacidad de manejar los diferentes cultivos y procesos de la agroindustria. As, AgroWin es una versin especializada de ContaPyme, que incluye mdulos especializados en el manejo de fincas, lotes agrcolas, mapas, suelos, indicadores tcnicos y un conjunto importante de informes y consultas tanto financieras como tcnicas, desde informes de produccin hasta informes de estadsticas de rendimiento de las labores. El programa cuenta con diferentes herramientas que ayudarn al usuario a desarrollar un proceso de aprendizaje fcil y prctico, dentro de los que estn los manuales, el tutor multimedia, ayuda en lnea y soporte tcnico. Manuales: Ofrecen conocimientos conceptuales en diferentes temas, brindando al usuario mayor claridad en las reas manejadas por el programa y sus caractersticas. Tutor multimedia: Herramienta de ltima tecnologa, que permite al usuario a travs de ejemplos prcticos, conocer la operatividad del sistema y optimizar el uso a travs de las diferentes herramientas. Ayuda en lnea: brinda permanentemente al usuario informacin acerca de todo lo que visualiza en la pantalla y la forma de utilizarlo. Soporte tcnico: Ayuda a travs de Internet o va telefnica, donde un asesor empresarial orientar al usuario en el montaje y operatividad del programa. Este manual se ha escrito para introducir al usuario en el manejo, operacin y entendimiento del sistema, brindando la capacidad suficiente para realizar el montaje de los datos iniciales de la empresa e iniciar el manejo ptimo del programa, sin requerir conocimientos especficos en sistemas, contabilidad, finanzas, inventarios, presupuestos, estadsticas, etc.

ii

El manual est diseado con un lenguaje sencillo, acompaado de grficas e imgenes de las utilidades del programa, que acompaan al usuario en su proceso de aprendizaje. La estructura en captulos orienta al usuario en diferentes conceptos y operaciones necesarias para el obtener el mximo provecho de sus caractersticas y herramientas, complementado con ejemplos prcticos para el mayor entendimiento de sus requerimientos y alcances. La ayuda brindada por este manual es un complemento al proceso de aprendizaje del usuario, y brinda solo los aspectos bsicos para la operacin del sistema.

iii

TABLA DE CONTENIDO.
PRESENTACIN. .................................................................................................................... I INTRODUCCIN........................................................................................................................ II AGROW IN EST BASADO EN CONTAPYME. .................................................................................. II TABLA DE CONTENIDO. ......................................................................................................... IV QU ES AGROWIN?. ........................................................................................................... 1-1 OBJETIVOS. ...........................................................................................................................1-2 ANTECEDENTES. ....................................................................................................................1-2 CONCEPCIN GENERAL DE AGROW IN......................................................................................1-2 EL REGISTRO DE LA INFORMACIN. ..........................................................................................1-5 AGROW IN EST BASADO EN CONTAPYME. ...............................................................................1-6 FCIL APRENDIZAJE Y SOPORTE EN LNEA. ...............................................................................1-7 INSTALACIN DEL SISTEMA................................................................................................ 2-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................2-1 REQUERIMIENTOS MNIMOS DEL COMPUTADOR. ........................................................................2-1 PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIN DEL SISTEMA. ..............................................................2-2 PROCEDIMIENTO PARA DESINSTALAR AGROW IN.......................................................................2-3 INSTALAR NUEVAMENTE LA APLICACIN O ACTUALIZARLA. .........................................................2-4 EJECUTAR AGROW IN POR PRIMERA VEZ. .................................................................................2-4 DESCRIPCIN DE LOS PROGRAMAS Y ARCHIVOS QUE CONFORMAN LA APLICACIN......................2-6 DESCRIPCIN DE DIRECTORIOS, ARCHIVOS Y DOCUMENTOS INSTALADOS PARA LA APLICACIN. ..2-7 TUTOR MULTIMEDIA DE AGROW IN. ..........................................................................................2-8 MAYOR INFORMACIN.............................................................................................................2-9 LOS COSTOS Y SU CLASIFICACIN. .................................................................................. 3-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................3-1 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS. .............................................................................................3-3 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS DE ACUERDO A SU FUNCIN.....................................................3-6 CLASIFICACIN DE COSTOS DE PRODUCCIN POR SU IDENTIFICACIN CON UN PRODUCTO, REA O FIN PRODUCTIVO. ...................................................................................................................3-7 CLASIFICACIN DE LOS COSTOS DE PRODUCCIN POR EL TIPO DE RECURSOS SACRIFICADOS......3-8 CLASIFICACIN DE LOS GASTOS EMPRESARIALES: GASTOS ADMINISTRATIVOS, DE VENTAS Y GASTOS GENERALES...............................................................................................................3-9

iv

CLASIFICACIN GENERAL RESUMIDA DE LOS COSTOS Y DE LOS GASTOS...................................3-10 OTRAS CLASIFICACIONES DE COSTOS: ...................................................................................3-11 TRATAMIENTO DE TIPOS DE COSTOS SEGN SUS CARACTERSTICAS ECONMICAS:...................3-12 TRATAMIENTO DE OTROS GASTOS Y COSTOS INHERENTES AL FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA.3-15 LOS CENTROS DE COSTOS. ................................................................................................ 4-1 SEGUIMIENTO A LOS COSTOS DE LA EMPRESA. .........................................................................4-1 DEFINICIN DE CENTROS DE COSTOS. .....................................................................................4-1 ESTRUCTURACIN DE LOS CENTROS DE COSTOS......................................................................4-4 CLASIFICACIN DE LOS CENTROS DE COSTOS POR SU ETAPA DE DESARROLLO. ..........................4-5 CLASIFICACIN DE LOS CENTROS DE COSTOS POR SU RELACIN CON EL PROCESO PRODUCTIVO.4-8 TRATAMIENTO DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIN (CIP).......................... 5-1 NODOS DISTRIBUIDORES DE COSTOS (COST DRIVER S). ............................................................5-2 METODOLOGA DE CLCULO DE LOS COSTOS............................................................................5-7 LOS CENTROS DE COSTOS MANEJADOS POR AGROWIN............................................... 6-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................6-1 TIPOS DE NODOS Y CENTROS DE COSTOS. ...............................................................................6-2 CODIFICACIN DE CENTROS DE COSTOS. .................................................................................6-7 EJEMPLO Y EXPLICACIN DE LA ESTRUCTURACIN DE LOS COSTOS DE UNA FINCA. ...................... 10 CREACIN DE LA FINCA. ..................................................................................................... 7-1 CREACIN DE LA FINCA EN EL SISTEMA. ...................................................................................7-1 CREACIN Y DESCRIPCIN DE LOS TIPOS DE CENTROS DE COSTOS, LOTES Y CULTIVOS. ............................................................................................................................. 8-1 CREACIN DE CENTROS DE COSTOS. .......................................................................................8-1 CENTRO DE COSTOS DE TIPO ESTNDAR . ...............................................................................8-3 CENTRO DE COSTOS DE TIPO PRODUCCIN ............................................................................8-8 CENTRO DE COSTOS DE TIPO DESARROLLO O DE INVERSIN (DINMICO). ................................8-9 CENTRO DE COSTOS DE TIPO MAQUINARIA Y EQUIPO . ...........................................................8-18 NODO DE TIPO LOTE AGRCOLA ............................................................................................8-20 CENTRO DE COSTOS DE TIPO CULTIVO AGRCOLA PERENNE ...................................................8-24 CENTRO DE COSTOS DE TIPO CULTIVO TRANSITORIO . ...........................................................8-32 NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR PESO . .............................................................................8-33 NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR CRITERIO .........................................................................8-37 NODO DE TIPO AGRUPADOR . ...............................................................................................8-48 PLANILLA DE LABORES....................................................................................................... 9-1 INTRODUCCIN.......................................................................................................................9-1

OBJETIVO. .............................................................................................................................9-1 DESCRIPCIN.........................................................................................................................9-1 PASOS A SEGUIR PARA REGISTRAR LA INFORMACIN DE LA PLANILLA DE LABORES:.....................9-2 INFORMES DE LA PLANILLA. ...................................................................................................... 16 OPCIONES ESPECIALES DE MANEJO DE LA PLANILLA DE LABORES. .............................................. 18 CONFIGURACIN AVANZADA DE LA PLANILLA. .........................................................................9-23 CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS DE LABORES........................................... 10-1 INTRODUCCIN.....................................................................................................................10-1 EL MAESTRO DE LABORES .....................................................................................................10-1 ESTADSTICAS DE RENDIMIENTOS. .........................................................................................10-4 TIPOS DE CONTRATACIN DE LABORES ..................................................................................10-5 ELABORACIN DE CONTRATOS DE LABORES. ..........................................................................10-6 PLANILLAS DE LABORES. .....................................................................................................10-11 LIQUIDACIN DE CONTRATOS. .............................................................................................10-14 MANEJO DE LA PRODUCCIN CLCULO DE LOS COSTOS DE LA FINCA. .................. 11-1 INTRODUCCIN.....................................................................................................................11-1 BASES TERICAS DEL MANEJO DE INVENTARIOS. ....................................................................11-2 MANEJO DE COSTOS DE PRODUCCIN A TRAVS DE OPERACIONES..........................................11-5 CREACIN Y CONSULTA DEL MAPA DE LA FINCA. ........................................................ 12-1 CREACIN DEL MAPA DE LA FINCA. ........................................................................................12-1 ASISTENTE PARA LA CREACIN O EDICIN DEL MAPA DE LA FINCA............................................12-2 CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA FINCA.................................................................. 13-1 INTRODUCCIN.....................................................................................................................13-1 EXPLICACIN DETALLADA DEL CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA EMPRESA EN GENERAL. .......13-2 QU ES EL CARGUE INICIAL DE SALDOS?. .............................................................................13-2 PASOS PRELIMINARES. .........................................................................................................13-2 CREACIN DE LA FINCA Y SU ESTRUCTURA DE CENTROS DE COSTOS, LOTES Y CULTIVOS. .........13-3 CARGUE DE SALDOS A CENTROS DE COSTOS DE TIPO CULTIVO AGRCOLA. ...............................13-6 CARGUE DE SALDOS DE UN CULTIVO EN ETAPA DE EXPLOTACIN.............................................13-8 ANEXO....................................................................................................................................A-1 MTODOS ABREVIADOS DEL TECLADO PARA EL MANEJO DE AGROW IN. ..................................... A-1 BIBLIOGRAFA:......................................................................................................................A-1

vi

Captulo

1
QU ES AGROWIN?.
AgroWin (Sistema de Gestin Total para el Agro) es una aplicacin de computador especialmente diseada para proveer informacin al agricultor sobre su finca y sus recursos. Una de sus principales caractersticas es que utiliza un esquema de registro de informacin muy sencillo, de tal forma que se convierta en un instrumento fcil de utilizar y gil en el seguimiento y toma de decisiones basadas en la informacin oportuna y actualizada de la finca. El registro sencillo de la informacin de la finca facilita el que muchos agricultores con escasos conocimientos tcnicos en reas como contabilidad, inventarios, presupuestos y estadsticas, queden habilitados para manejar el sistema, debido a que es el sistema el que se encarga de interpretar la informacin base que el usuario le suministra y automticamente transformarla en informacin tcnica y correctamente clasificada y codificada a la luz de las tcnicas financieras y estadsticas. Entonces, el usuario slo tendr que suministrar la informacin de los hechos administrativos que realiza en la semana y el sistema lo recompensar con un nmero amplio de informes, reportes, cronogramas y grficos sobre la finca y sus recursos. De esta forma, el usuario podr dedicar sus esfuerzos y conocimientos en la interpretacin y anlisis de los informes y utilizarlos en el proceso diario de toma de decisiones para obtener siempre una mejor productividad y ser cada vez ms competitivo.

Captulo 1: Qu es AgroWin?

1-1

Objetivos.
Proveer a los agricultores de todos los cultivos un sistema integrado de gestin agrcola que les permita optimizar la evaluacin, el control y la toma de decisiones a nivel de las diferentes actividades productivas, mediante una herramienta tcnica, financiera y administrativa. Facilitarle al agricultor el empleo de este tipo de herramientas, haciendo que su manejo no requiera conocimientos especiales en reas tcnicas como inventarios, estadstica, etc. contabilidad, presupuestos,

Permitir que fcilmente el usuario pueda elaborar reportes de ingresos/egresos o tcnicos de la finca o de alguno de sus lotes. Permitir el seguimiento de las diferentes labores que se desarrollan en la finca; detallando tiempos, rendimientos y cantidades en el tiempo, sin que para ello se requieren grandes esfuerzos de parte del agricultor. Permitir al agricultor la comparacin de sus datos estadsticos, tcnicos y financieros con los promedios de la regin, del pas o de sus vecinos. En general, servir como instrumento til para mejorar la productividad de las empresas y proyectos agropecuarios.

Antecedentes.
La versin 1 de este programa obedeci a un esfuerzo de planeacin y conceptualizacin, que Cenicaf (Centro Nacional de Investigaciones de Caf) en asocio con el Comit de Cafeteros de Caldas y la Gerencia Tcnica de la Federacin Nacional de Cafeteros de Colombia (www.cafedecolombia.com) vienen realizando desde 1994 con la empresa de ingeniera de software - InSoft Ltda. (www.insoftweb.com), con el fin de desarrollar un sistema para computador que cumpla con los verdaderos requerimientos del sector agropecuario. El diseo final del sistema a partir de la versin 1 y el desarrollo del software ha sido responsabilidad de la firma InSoft Ltda. Para efectos de comercializacin, el proyecto SIAF ha tomado el nombre de AgroWin a partir del mes de Abril del ao 2000 hasta el presente y se puede consultar en el sitio www.agrowin.com. El sistema actual es el resultado de un proceso de investigacin y desarrollo que por mas de 9 aos se viene trabajando para lograr obtener una herramienta de fcil manejo para los agricultores empresarios y que adems sea un instrumento til en todo el proceso de gestin administrativa y tcnica de la finca o parcela.

Concepcin general de AgroWin.

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Uno de los puntos ms importantes dentro de la concepcin, fue el de imprimirle una gran facilidad de uso al programa, de tal forma que paulatinamente fuera ganando ms y ms agricultores. El agricultor slo deber suministrar la informacin correspondiente a las operaciones que ste realiza a diario y el sistema ser el encargado de interpretarla a la luz de las tcnicas contables y financieras, manejo de inventarios y estadsticas, con el fin de mantener a disposicin del agricultor un conjunto de reportes de gran inters. El programa est en capacidad de manejar una o varias fincas (dependiendo de la licencia), lo cual permite ser de uso para el agricultor directamente o bien, a travs de centros especializados de gestin agropecuaria, que le podrn prestar el servicio a medianos y pequeos agricultores que no cuentan con los recursos suficientes para adquirir un computador.

AgroWin es un sistema completamente integrado.


AgroWin ha sido concebido para que pueda manejar ingresos y egresos, la contabilidad, el presupuesto y la ejecucin presupuestal, los inventarios de bodega, los activos, las inversiones, la nmina, las estadsticas, todo en forma muy integrada. El nivel bsico maneja los mdulos bsicos, pero en la medida en que se progrese en el uso y sistematizacin de la finca, se puede ir actualizando el sistema a otras versiones ms completas y AgroWin ir incluyendo nuevos mdulos bajo los mismos principios y conceptos de manejo y operacin. El que sea integrado, significa que en la medida en que le suministra un dato al sistema, ste lo asimilar y lo interpretar para afectar correctamente todos los mdulos donde aplique el dato. En otros programas, cuando se compran insumos se debe ir a los inventarios a registrar la cantidad comprada y luego crear un comprobante de contabilidad para afectar la contabilidad de la finca y posiblemente grabar en otro sistema de ingresos y egresos para conocer los gastos que se ha tenido por cada lote. En AgroWin slo hay que decir el nmero de unidades adquiridas y su valor y con esto, el sistema se encargar de aprovechar al mximo esos datos, afectando la contabilidad, los inventarios de bodega, etc.
Para el manejo de AgroWin no necesita saber contabilidad, presupuestos, estadsticas o manejo de inventarios.

Uno de los objetivos fundamentales en el diseo del sistema, fue hacer una aplicacin para computador que al interactuar con el administrador de la finca, le preguntara por datos que l realmente conociera de las operaciones administrativas que cotidianamente desarrolla en la finca. Por ejemplo, si el usuario realiza una venta de un producto agrcola, el sistema le preguntar por datos acerca de la venta; en ningn caso por datos contables o tcnicos. Para el ejemplo, pedira los siguientes datos: A quin le vendi?. Qu producto agrcola vendi?. Qu cantidad del producto vendi? Por cuanto dinero?.

Captulo 1: Qu es AgroWin?

1-3

Le hicieron retencin al pagarle? Cmo le pagaron? En efectivo? Le consignaron en el banco? Le quedaron debiendo? Todas las preguntas pueden ser respondidas por la persona que hizo la venta, sin que para ello tenga que conocer de contabilidad, inventarios u otra rea especfica. Con esa informacin suministrada por el administrador, el sistema se encargar de interpretarla y afectar todas las partes del sistema que deba modificar con esa operacin o hecho administrativo.

Definicin de Operacin.
Una operacin es un hecho o evento de administracin que realiza el agricultor en el proceso productivo. Son hechos administrativos, por ejemplo, el sembrar un cultivo, comprar, vender o pagar una planilla. Son eventos administrativos: que un cultivo pase de la etapa de desarrollo a etapa de produccin, el cierre de un mes o de un ao. En lo sucesivo se utilizar el trmino operacinpara referirse a los hechos, acciones o eventos administrativos. Con esta definicin se ha determinado un conjunto amplio de operaciones que puede llevar a cabo el administrador en forma cotidiana.

AgroWin es un sistema basado en operaciones.


Para poder hacer que el sistema pregunte exactamente lo que necesita ante cualquier operacin que realice el administrador, se ha introducido el nuevo concepto de sistema basado en operaciones. Este sistema est en capacidad de interactuar con el usuario de acuerdo con la operacin que ste desee registrar y entonces solicitarle exactamente la informacin que necesita en un lenguaje claro y sencillo. AgroWin es el primer sistema completamente basado en operaciones. Esto quiere decir que se ha instruido para que est en capacidad de interpretar un conjunto amplio de operaciones que se llevan a cabo en el proceso administrativo de la finca. En AgroWin cada operacin es una pequea caja de dilogo, donde se graban los datos correspondientes al hecho o evento administrativo (operacin). La caja de dilogo contiene controles como: campos de edicin donde el usuario debe escribir la informacin solicitada por el sistema y botones para confirmacin o cancelacin de la operacin. AgroWin en sus diferentes niveles involucra diferentes conjuntos de operaciones.

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Sin embargo, es muy difcil que el sistema est programado para cubrir cualquier tipo de operacin eventual que lleve a cabo el administrador. En este caso, (cuando la operacin a registrar no est definida en AgroWin), deber registrar la informacin por medio de un sistema de grabacin de movimiento contable, similar a cualquier programa de contabilidad, que tambin est incluido e integrado al sistema.

El registro de la informacin.
Primero se debe conseguir la informacin de las operaciones o eventos administrativos que realiza en la finca y luego debe proceder a registrar esa informacin en el computador. Es muy importante entender que para poder sistematizar la informacin debe haber orden y disciplina en las tareas de recoleccin y codificacin de la informacin de la finca. Muchos administradores fracasarn tratando de sistematizar las operaciones de la finca, pues no logran recolectar la informacin de las labores realizadas por cada trabajador o contratista.

Forma de coleccionar la informacin.


Cada que el administrador lleve a cabo una operacin, cualquiera que sea, debe quedar algn tipo de registro o comprobante de que la operacin se realiz. Por ejemplo si compr, debe haber una factura o un recibo. Esos documentos o papeles que comprueban que la operacin se realiz se llaman comprobantes o soportes. La mayora de las operaciones tienen comprobantes o documentos de soporte definidos (el comprobante de una compra ser la factura de compra).

Eventos.
Hay otras operaciones, como los eventos o sucesos, que no tienen un soporte especifico. Un evento, por ejemplo es el pasar un cultivo de etapa de desarrollo a etapa de produccin o el evento de finalizacin de un cultivo. En los casos en que no hay un soporte natural, el administrador deber decidir si desea mantener en su memoria los datos de la operacin y acordarse de registrarla en el sistema posteriormente o puede escribir en un papel los datos que describen esa operacin. Todos los soportes o comprobantes sern guardados en algn lugar hasta que considere necesario registrarlos en el sistema. Muchas veces ese lugar donde se guardan los comprobantes, o sea los soportes de las operaciones de administracin, es el bolsillo de la camisa del administrador o el cajn de su mesa de noche. Hay una tcnica que se usa desde mucho tiempo atrs y que sin embargo podemos decir que es tecnologa de punta. Estamos hablando de El Chuzo , que normalmente se ve en algunas tiendas y cafeteras, sobre el cual las vendedoras van insertando todas las facturas de venta . Se trata de un chuzo puesto hacia arriba y montado sobre una

Captulo 1: Qu es AgroWin?

1-5

pequea tablilla, donde se pretende que el administrador vaya acumulando todos los comprobantes que son el soporte de las operaciones que l realiza.

Registro de las operaciones en el computador.


Peridicamente, el administrador deber recoger todos los soportes o comprobantes y llevarlos al computador para su registro. Una vez registrados todos los soportes o comprobantes que contenan toda la informacin descriptiva de las diferentes operaciones que se realizaron, debe ordenar al sistema que procese la informacin suministrada y listo!. El sistema se encarga de interpretar la informacin suministrada en las operaciones y generar las transacciones a que haya lugar internamente en el computador y as afectar todos los mdulos que conforman el sistema. Con solo hacer este proceso, que implica mucha disciplina, pero poco esfuerzo y capacitacin, el administrador podr contar con una amplia gama de informes que le ofrece el sistema, pues cualquier dato que el usuario le haya suministrado al computador ser aprovechado al mximo. Se recomienda que cada semana registre la informacin completa de las operaciones de la semana y las procese.

AgroWin est basado en ContaPyme.


AgroWin, como un sistema administrativo integral, con manejo de todas las reas de la empresa, est basado en ContaPyme, que sin lugar a duda es el mejor sistema de administracin y gestin orientado a la micro, pequea y mediana empresa. ContaPyme es un sistema con grandes fortalezas en el manejo y tratamiento de informacin de costos, de estadsticas y que ofrece una gran facilidad en el manejo de centros de costos. Desde el punto de vista de ingeniera de sistemas, ContaPyme es un sistema abierto, diseado para la pequea y mediana empresa. Esto ha permitido que se le adicionen todas las caractersticas especializadas para el sector agropecuario, como manejo de fincas, lotes o parcelas, mapas, estadsticas, manejo de cultivos, produccin, labores, suelos, indicadores tcnicos y financieros, etc. La unin de todo esto conforma un nuevo sistema denominado AgroWin. En trminos mas resumidos se puede decir que AgroWin es ContaPyme mas un conjunto de caractersticas para el manejo agrcola. ContaPyme es el corazn administrativo de AgroWin y de muchas otras aplicaciones que

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

se estn desarrollando basadas en este novedoso sistema, que ofrece la mayor facilidad para el registro de la informacin y es el nmero uno en las herramientas para la obtencin y generacin de informes adecuados a cada tipo de empresa. Debe quedar claro que AgroWin y ContaPyme son un nico sistema, donde el uno es prcticamente el ncleo o corazn del otro. Por ser AgroWin un sistema completamente integrado, nunca necesita importar o exportar informacin entre los mdulos, ni hacer ningn esfuerzo especial de manejo de informacin. Cada que se le suministra un dato al sistema a travs de las operaciones, por ejemplo a las planillas de labores de mano de obra, todos los mdulos internos (ya sean los bsicos de ContaPyme o los especializados de AgroWin) vern el dato y lo aprovecharn al mximo.

Fcil aprendizaje y soporte en lnea.


El programa cuenta con diferentes herramientas que ayudarn al usuario a desarrollar un proceso de aprendizaje fcil y prctico, dentro de los que estn los manuales, el tutor multimedia, ayuda en lnea y soporte tcnico. Para el aprendizaje del sistema se debe tener en cuenta dos manuales muy importantes: Manual bsico de ContaPyme Manual bsico de AgroWin.

Manual bsico de ContaPyme.


Este es el manual introductorio a los mdulos administrativos, como el manejo contable, de activos fijos, inventarios de bodega y todos los mdulos administrativos en que est basado AgroWin. Este es un manual sencillo, donde se explican las bases tericas de cada mdulo con el fin de que el usuario entienda conceptualmente el manejo administrativo y la importancia de cada rea a sistematizar de la empresa. El manual est escrito en un lenguaje sencillo y fcil de entender y no requiere conocimientos especializados para su entendimiento. Se recomienda leer los captulos de inters para la empresa y entenderlos antes de entrar a trabajar con la parte especializada en las operaciones agropecuarias, como es AgroWin. En algunas partes del sistema, de los manuales, de las ayudas o de los tutores se encontrar el nombre de ContaPyme en vez de AgroWin, lo cual debe entenderse como el mismo sistema.

Manual bsico de AgroWin.


Este manual de AgroWin presume que el usuario ya ha estudiado los mdulos de su inters en el manual bsico de ContaPyme y por tanto no se detendr en explicaciones administrativas ni de manejo del sistema, sino que se orientar ms a la explicacin de todo el proceso de sistematizacin de la finca, desde la creacin de toda su estructura de lotes y centros de costos, criterios de distribucin de costos, manejo de cultivos transitorios y perennes, manejo de la bodega de la finca y el tratamiento de la maquinaria y equipo. Estos manuales se han escrito para introducir al usuario en el manejo, operacin y entendimiento del sistema, brindando la capacidad suficiente para realizar el montaje de los datos iniciales de la finca o empresa agrcola e iniciar el manejo ptimo del programa, sin requerir conocimientos especficos en sistemas, contabilidad, finanzas, inventarios, presupuestos, estadsticas, etc.

Captulo 1: Qu es AgroWin?

1-7

El manual est escrito con un lenguaje sencillo, acompaado de grficas e imgenes de las utilidades del programa, que acompaan al usuario en su proceso de aprendizaje. La estructura en captulos orienta al usuario en diferentes conceptos y operaciones necesarias para obtener el mximo provecho de sus caractersticas y herramientas, complementado con ejemplos prcticos, buscando el mejor resultado en la sistematizacin de la actividad empresarial y la obtencin de resultados. El buen entendimiento de estos manuales dejar al usuario en capacidad de crear una estructura de costos adecuada a las necesidades de informacin que tenga en una finca o empresa agropecuaria en particular y lo habilitar para suministrarle informacin en forma correcta y ponderada a sus necesidades. Finalmente, el usuario quedar en capacidad de obtener los informes necesarios, tanto contables, como estadsticos o de costos y lo dejar en capacidad de establecer sus propios indicadores e informes grficos.

El tutor multimedia.
El tutor multimedia es un programa especialmente desarrollado por InSoft Ltda. para ensearle al usuario todo acerca del manejo del sistema y su operatividad por medio de animaciones, voz, videos e imgenes especiales de grficos e informes con toda su funcionalidad. El tutor en compaa de la documentacin y el programa puede ofrecer un curso asistido al usuario acerca de toda la funcionalidad y concepcin del sistema.

Ayuda en lnea.
Otra de las importantes caractersticas de AgroWin es su ayuda en lnea. Cuando se est leyendo alguna pantalla o ventana del sistema, siempre est disponible el botn de ayuda, a travs del cual se pueden obtener explicaciones claras e instantneas acerca de la ventana, su propsito y la explicacin de sus campos.

Soporte tcnico.
Permanentemente se presta ayuda y soporte tcnico a travs de Internet o va telefnica, donde un asesor empresarial orientar al usuario en el montaje, aplicacin y operatividad del programa (el tiempo de soporte y limitaciones del servicio est sujeto a los trminos pactados en la licencia de uso del sistema). InSoft Ltda. tambin presta el soporte directamente en la finca o empresa del usuario (Este servicio tiene un costo adicional para el usuario pero es en muchos casos una excelente ayuda de iniciacin para el usuario que as lo desee).

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Captulo

2
INSTALACIN DEL SISTEMA.
Introduccin.
A continuacin se presentar una breve descripcin de: Las caractersticas del computador donde se puede instalar esta aplicacin. El proceso de instalacin en su computador. Las carpetas (o directorios), archivos y programas en general que conforman la aplicacin. Descripcin de los programas para realizar la prctica previa al manejo de AgroWin. IMPORTANTE: Para que AgroWin funcione correctamente en el computador, es necesario que Windows (95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP 2003) est correctamente configurado y libre de virus. As mismo, todas las partes del computador deben estar en perfecto estado de funcionamiento. Se recomienda evitar programas residentes permanentes en memoria, como los antivirus, pues algunos pueden causar conflictos con AgroWin. Los antivirus se pueden correr cuando se desee, pero no es necesario que se encuentren permanentemente cargados en la memoria.

Requerimientos mnimos del computador.


El computador en sus partes fsicas, como mnimo debe estar conformado as:
Computador PC Compatible:

Captulo 2: Instalacin del sistema.

2-1

Intel Celeron o AMD K6-2 como mnimo de 500 Mhz, recomendable Intel Pentium III, AMDAthlon de 1 GHz o superior. 64 Megabytes de memoria RAM como mnimo1, recomendable 128 Megabytes o ms. 150 Megabytes de espacio libre en el disco duro antes de instalar, recomendable 250 Megabytes. 80 Megabytes para la aplicacin y documentacin, 100 Megabytes para el tutor multimedia, 70 Megabytes sugeridos para copias de seguridad y procesos intermedios. Monitor VGA a 640x480 y 256 colores, recomendable 800x600 a 16 millones de colores o superior. Unidad de disquete (para realizar copias de seguridad) y unidad CD-ROM para la instalacin del software. Impresora (Preferible inyeccin de tinta o lser) correctamente instalada. AgroWin tambin tiene opciones para impresin rpida en impresoras de matriz de puntos.

El computador debe tener instalados los siguientes programas:


Windows 95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP, 2003 o posterior. Manejadores (drivers) apropiados para la impresora.

Procedimiento para la instalacin del Sistema.


Si va a hacer la instalacin de AgroWin por primera vez, lea la seccin "Instalar por primera vez la aplicacin". Si la aplicacin ya se encuentra instalada en su computador, lea cuidadosamente la seccin "Instalar nuevamente la aplicacin o actualizarla".

Instalar por primera vez la aplicacin.


Paso 1: Puede instalarse desde CD o desde el disco duro. Desde CD: Inserte el CD en la unidad de CD, inmediatamente el computador activar el programa de instalacin. Puede pasar al paso 5. Si el programa de instalacin no se ejecuta automticamente (depende de la configuracin del computador), siga con el paso 2. Desde disco duro: Si los programas instaladores de la aplicacin se encuentran en el disco duro, se debe ubicar la carpeta donde stos se encuentran y ejecutar el programa INSTALAR.EXE. Pasar al paso 5. Paso 2: Paso 3: Seleccione el botn Inicio de la barra de tareas de Windows. Seleccione la opcin Ejecutar.

Debe entenderse que si un computador con 64Mb de RAM carga otros programas o drivers en la memoria es posible que le quiten a ContaPyme el espacio de memoria que ste requiere para funcionar correctamente.

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Paso 4: Paso 5:

Escriba en la caja de edicin D:\INSTALAR.EXE y presione Enter. (Siendo D: la unidad de CD.) El programa de instalacin se cargar y presentar varias opciones de instalacin. Seleccione una por una las opciones que desea instalar. Cada opcin de instalacin cargar un asistente en el que se debern completar varios pasos.

Presione Presioneeste estebotn botn para parainstalar instalarla la aplicacin. aplicacin.

Observe Observela laversin versin y yel el release releaseque que va va a a instalar. instalar.

Una vez seleccione la opcin de Instalar AgroWin se ejecutar el programa de instalacin. El proceso de instalacin tomar unos cuantos pasos. Siga detenidamente las instrucciones que se presentan en cada paso del proceso de instalacin. Uno de esos pasos es la ventana de solicitud del nmero de licencia.

Nmero de la licencia.
Este nmero es suministrado por el proveedor al momento de adquirir el sistema y es la identificacin nica de su programa. Es recomendable conservarlo en alguna parte segura, porque ser necesario para tareas como solicitudes de servicio, actualizaciones, reinstalaciones, etc. Este puede venir impreso en el CD o al respaldo de la caja del CD. Tambin se encuentra en el certificado de licencia o en las observaciones de la factura de compra del sistema. Una vez instalado el sistema, cierre todas las ventanas hasta dejar nicamente el programa de instalacin (ventana azul). Instale los otros programas o manuales que desee.
Si dispone de un nmero de licencia comercial, digtelo en esta casilla para activar todas las caractersticas de la versin adquirida.

Si no dispone de una licencia comercial, presione ste botn para instalar una versin de demostracin por tiempo ilimitado.

Procedimiento para desinstalar AgroWin.


Recuerde producir una copia de seguridad actualizada antes de desinstalar. El procedimiento de desinstalacin de AgroWin remover todos los programas y bases de datos que se instalaron originalmente, Pero el sistema no remover las copias de seguridad u otros archivos que el usuario haya generado por su cuenta. Para desinstalar AgroWin, ejecute los siguientes pasos: Paso 1: Paso 2: Seleccione el Botn Inicio, de la barra de tareas. Seleccione Configuracin.

Captulo 2: Instalacin del sistema.

2-3

Paso 3: Paso 4: Paso 5:

Seleccione Pnel de control. Seleccione el icono de Agregar o quitar programas. En la pestaa de Instalar/Desinstalar, seleccione el rengln correspondiente a AgroWin. Finalmente presione el botn Adicionar o quitar.

Paso 6:

Las copias de seguridad quedarn en la carpeta de Copias de seguridadde las reas de trabajo que se hayan creado.
1

Instalar nuevamente la aplicacin o actualizarla.


Paso 1: Antes de comenzar una instalacin nueva, debe entrar a AgroWin y producir una copia de seguridad actualizada con un nombre asignado por el usuario; por ejemplo asignarle el nombre a la copia 'Datos AgroWin a la fecha, xx/xx/xxxx'. Ver documento electrnico de 'Opciones de mantenimiento' para mas detalles sobre copias de seguridad. Una vez producida la copia de seguridad se debe proceder a desinstalar la versin anterior de AgroWin, siguiendo las instrucciones descritas en Procedimiento para desinstalar AgroWin. Luego proceda a instalar nuevamente AgroWin siguiendo las instrucciones que se detallan en Instalar por primera vez la aplicacin. Entre a AgroWin recin instalado y restaure la ltima copia de seguridad.

Paso 2:

Paso 3: Paso 4:

Ejecutar AgroWin por primera vez.


Para ejecutar AgroWin, seleccione el Botn de inicio , seleccione Todos los programas , seleccione la carpeta AgroWin y finalmente seleccione el programa AgroWin . Debido a que la licencia de AgroWin an no ha sido registrada, el sistema presentar una pantalla como la que sigue, indicndole que debe registrar la licencia para obtener su password. Si el sistema ya, ha sido registrado con
2 3

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

anterioridad, este no le requerir el password y no se mostrar esta ventana.

El Registro.
El registro consiste en enviar al proveedor del programa o a InSoft Ltda. la informacin genrica del propietario de la licencia, la informacin del computador donde ha sido instalado el sistema y la identificacin nica para el computador donde fue instalado. El registro de la licencia se puede hacer a travs de Internet o bien a travs de fax o correo ordinario.

Observe su nmero de licencia.

Observe que dispone de 90 das para hacer el registro y conseguir el password.

Paso 1. Seleccione la opcin de registrar la licencia, ya sea por Internet o bien por Fax.

Registro por Internet: En este caso debe activar su conexin y luego presionar el botn Registrar Paso 2: Observe el desde Internet . El sistema le Presione identificador nico de continuar. su computador. solicitar algunos datos, entre los que se destaca el nmero de la licencia y el identificador nico del computador, el cual se encuentra en la ventana de registro. Registro por medio de Fax: Presione el botn de Registrar por medio de fax . El sistema le solicitar la informacin genrica del propietario de la licencia y le permitir imprimir una carta lista para enviar a su proveedor o bien a InSoft Ltda. Slo frmela y luego despchela. A vuelta de correo (normalmente electrnico) se le enviar el password y regularmente le llegarn e-mail s informativos o ilustrativos acerca del sistema.

El Password.
El password es una clave especial que sirve para indicarle a AgroWin que la licencia es legal para funcionar en el computador. El password le ser enviado a vuelta de correo una vez registre su licencia. El registro se puede hacer directamente por Internet o bien por Fax. Para obtener el password dispone de 90 das contados a partir de la fecha de instalacin por primera vez del sistema. Una vez se obtenga el password, deber ser registrado en la casilla apropiada de la ventana de registro. El sistema entonces quedar autenticado y en lo sucesivo no se volver a presentar esta ventana. Es indispensable que el registro se haga en el computador donde va a quedar definitivamente el sistema. Cada computador tiene un identificador nico y el password que se le enve a vuelta de correo, slo trabajar en conjunto con el nmero de licencia y el identificador del computador. Una vez se presione el botn de continuar, se entrar a la ventana principal del sistema. Ver el captulo La ventana Inicial .

Captulo 2: Instalacin del sistema.

2-5

Configuracin regional.
Luego de la ventana de Informacin de Registro , el sistema solicitar al usuario la informacin necesaria para crear el rea de trabajo inicial; para ello debe indicar el pas y configuracin adecuados a su regin y actividad comercial. Una vez indique estos datos, el programa crear un rea de trabajo denominada Area1 , en la cual se le recomienda crear su empresa. El sistema tambin crear otra rea de trabajo con un ejemplo ilustrativo. (Para ver el ejemplo presione Ctrl+Alt+W o rea de trabajo].
Seleccione de la lista su pas, en caso contrario seleccione Internacional .

Seleccione la configuracin que ms se adece a su actividad comercial.

seleccione [Men Principal > Archivo > Cambiar el

Consideraciones.
En Windows NT, 2000 y XP se pueden crear varios usuarios dentro de Windows para que tengan acceso al sistema operativo y se tenga control sobre lo que los usuarios pueden o no hacer. Para que AgroWin funcione correctamente desde cualquier sesin de usuario, es necesario que la sesin tenga privilegios de Administrador. Para trabajar AgroWin en red, remtase al apndice Configuracin para trabajar en modo multiusuario .

Descripcin de los programas y archivos que conforman la aplicacin.


La aplicacin est conformada por cinco grupos de archivos.

Programas de AgroWin.
Programas necesarios para el funcionamiento de AgroWin. Equivale al conjunto de elementos de software construidos para el almacenamiento, procesamiento y consulta de la informacin.

Ayuda y Documentacin.
Son todos los elementos que ayudan al usuario a conocer, aprender y mejorar el manejo de la aplicacin. Est conformada por: manuales electrnicos, ayudas, informacin de ltima hora, recomendaciones y tutores. Muchos de los manuales se encuentran en formato electrnico y pueden ser ledos en la pantalla del computador o bien pueden ser impresos en papel para su consulta.
Para leerlos, se pueden consultar de [Inicio de Windows > Programas > AgroWin].

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Sistema de informacin inicial.


Banco de Datos para el almacenamiento de la informacin del sistema. All se almacena la informacin digitada por el usuario. En el mundo de la informtica se conoce mejor como la base de datos. Esta ya viene pre-configurada con muchos datos iniciales que le facilitarn al usuario el registro de la informacin.

Programas base para el manejo de datos.


Programas necesarios para que AgroWin maneje la informacin almacenada. Estos programas son estndar, o sea que manejan las tablas de datos en un formato con el cual los usuarios podrn acceder a la informacin a travs de otros programas.

Descripcin de directorios, archivos y documentos instalados para la aplicacin.


Carpetas de datos.
Una vez instalada la aplicacin se encontrar la carpeta C:\Datos AgroWin\Areas de trabajo\ , en la cual se encontrar una carpeta por cada rea de trabajo. Inicialmente el sistema crea un rea de trabajo vaca, llamada rea 1 . As mismo, el sistema crea un conjunto de ejemplos en la carpeta C:\Datos AgroWin\Ejemplos , donde se han creado empresas de ejemplo e ilustracin para los usuarios. Dentro de la carpeta de cada rea de trabajo aparecen 4 carpetas cuyo contenido se describe a continuacin: C:\Datos AgroWin \reas de Trabajo\Area xxx\DB\ En esta carpeta se almacenan todas las tablas que conforman el sistema de informacin actual, O sea los datos de las contabilidades del usuario. Estas tablas y archivos quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos AgroWin \reas de Trabajo\Area xxx\DOC\ En esta carpeta se almacenan todos los certificados y fichas predefinidas para el sistema, los cuales el usuario puede configurar de acuerdo a sus necesidades, tambin se almacenan otros archivos guardados por el usuario como son: Mis contratos, Mis informes ContaExcel, Mis informes grficos, Mis reportes y Mis tablas de datos. Estos archivos quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos AgroWin \Areas de Trabajo\Area xxx\COPIAS DE SEGURIDAD\ Se utiliza para almacenar las copias de seguridad automticas y las copias de seguridad realizadas por el usuario. Ms adelante se explicar el concepto de copias de seguridad. C:\Datos AgroWin \Areas de Trabajo\Area xxx\MIS ARCHIVOS\ Se utiliza para almacenar todos los archivos que el usuario grabe desde AgroWin o ContaExcel, como listados, reportes, grficos, hojas de clculo, etc. Estos archivos no quedan guardados en la copia de seguridad.

Captulo 2: Instalacin del sistema.

2-7

C:\Datos AgroWin\Ejemplos\Ejemplos Empaquetados En esta carpeta se almacenan copias de seguridad de ejemplos varios del sistema.

Carpetas de programas y ayudas.


Todos los programas y archivos fijos a esta versin quedarn instalados en la siguiente ruta: C:\Archivos de Programa\InSoft\AgroWin 3\ En esta carpeta se encuentran todas las aplicaciones y documentos de apoyo de AgroWin. Se destacan los siguientes programas: IS_AgroWin.exe El programa ejecutable de AgroWin. IS_ContaExcel.exe La hoja electrnica de clculo de AgroWin. Por medio de funciones simples se puede acceder a toda la informacin del sistema.

Tutor multimedia de AgroWin.


Antes de empezar a operar AgroWin, debe entender y aprender a manejar los controles especializados que usa el sistema. Para esto se ha desarrollado un tutor multimedia especial que le va enseando al usuario todo el manejo de AgroWin, los maestros, las operaciones y los conceptos bajo los cuales se rigen. Del buen entendimiento del conjunto de controles y componentes que se explican en el tutor y de todos los textos que describen a cada uno de los controles y su manera de operarlos con mouse o con teclado, depende el buen manejo del sistema. Le recomendamos realizar este tutor cuantas veces lo considere conveniente hasta llegar a memorizar las teclas para el manejo y realizar las diferentes tareas sin titubear. Pasos para ejecutar el Tutor: Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Paso 5: Hacer clic sobre el botn de inicio de Windows. Hacer clic en la opcin de programas. Hacer clic en la opcin ContaPyme. Seleccionar Tutor Multimedia. Siempre que desee continuar presione la flecha Siguiente .

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Una vez completado el tutor, se puede empezar a utilizar AgroWin. Para ejecutarlo, simplemente ubquelo en su escritorio y haga doble clic sobre el icono marcado como AgroWin.

Clic para pasar al siguiente video del tutor.

Clic para volver a empezar el video actual.

Clic para pasar al captulo requerido.

Clic para pasar al siguiente video del tutor.

Mayor informacin.
Para obtener mayor informacin sobre la instalacin del sistema, puede consultar los tpicos abajo relacionados, en: la ayuda en lnea de AgroWin, los documentos electrnicos que acompaan el sistema, o bien, en los documentos electrnicos disponibles para descarga desde Internet (www.AgroWin.com?descargar). Configuracin para trabajar en modo multiusuario. Cmo compartir recursos en la red?. La versin de AgroWin descargada de Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por tanto deben ser descargados por separado.

Captulo 2: Instalacin del sistema.

2-9

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Captulo

3
LOS COSTOS Y SU CLASIFICACIN.
Introduccin.
Se puede definir un costo, como la valoracin econmica de los recursos sacrificados o dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtencin de algn fin productivo. Es de gran importancia entender los costos y su clasificacin. Un usuario que no aprenda a clasificar los costos, difcilmente podr estructurar su empresa y hacerle seguimiento a sus proyectos productivos. Los costos se pueden clasificar por muy diversos criterios: por su funcin, por su comportamiento, por el mtodo de produccin, etc. Cada da se hace ms necesaria la estructuracin de los costos de las empresas de todos los sectores, pues as se obtiene una muy importante fuente de informacin interna que ser de gran utilidad para facilitar las decisiones de cambios, para el control interno y para sortear las eventualidades que se van dando por la competencia y la competitividad misma que tienen que enfrentar las empresas en un medio siempre difcil y cambiante. Tal vez uno de los mayores obstculos para el desarrollo de la competitividad empresarial, es la falta de estructuracin de mtodos adecuados para determinar los costos y las estadsticas en el proceso productivo. El costo es una medida especfica para cada empresa, producto y situacin particular y depende mucho de variables muy cambiantes de una empresa a otra, como pueden ser la organizacin interna, el sistema tecnolgico de produccin, el control y el manejo que se le d a las diferentes situaciones. La empresa vista como un todo puede estar mostrando utilidades, pero tal vez, alguno de los centros de costos de produccin est dando prdidas, o bien, algn centro de costos intermedio

Captulo 3: Los costos y su clasificacin.

3-1

arroje indicadores de gestin deficientes para su promedio, que est influyendo negativamente en las utilidades finales. Cuando se mira el negocio (la finca) como un todo, no se tiene claridad del comportamiento de sus partes. En cambio, cuando se definen bien las diferentes partes de la finca (lotes, planta de procesamiento, maquinaria, administracin, etc), se saben con claridad los costos y los ingresos de esas partes (centros de costos) y se puede hacer un anlisis y control separado para cada una de ellas. Esto puede ser muy til para tener claridad de cunto est costando cada una de las partes componentes de la finca y poder hacer anlisis y/o tomar decisiones respecto a esa informacin.

La contabilidad.
En el sentido ms prctico, la contabilidad es la accin de llevar las cuentas . Muchas veces se asume la contabilidad como la parte tributaria, reglamentada y complicada, como en muchos casos sucede en el sector empresarial y gubernamental. Llevar la contabilidad de la finca es el tener registros de informacin ordenada o procesada, de una forma tal que permita hacer anlisis y obtener resultados o informacin para la toma de decisiones. Para llevar las cuentas de la empresa es absolutamente indispensable establecer los mecanismos necesarios para satisfacer los requerimientos de informacin de la administracin y establecer los controles apropiados para hacer que esa informacin sea correcta, confiable y oportuna.

Costos y beneficios de la informacin contable.


Cuando se establece por primera vez un sistema de control de gestin, la tentacin inicial es tratar de obtener la mayor cantidad posible de informacin y tratar de conocer cada nmero de cada actividad de la empresa. Sin embargo, es fcil llegar a una sobredosis o exceso de datos, y lo que es peor, que los resultados sean demasiado costosos. El gran desafo para el empresario o administrador es el de decidir cul informacin, tipo de costo e indicadores son de importancia para su negocio y cul informacin es realmente relevante y merece hacer el esfuerzo de coleccionarla y procesarla. Tambin es necesario establecer cul informacin es de inters, pero que por sus costos de recoleccin y procesamiento, no se justifica el esfuerzo de obtenerla. En muchos casos, alguna informacin de mucho inters, pero para una o dos observaciones y no se debe involucrar en un procedimiento permanente. En esto, como en todas las actuaciones del administrador, se debe estar evaluando los costos de hacer algo y los beneficios obtenidos o potenciales que puede reportar ese algo.

La contabilidad de costos en una finca tiene por objetivos:


Calcular cunto cuesta la produccin de un determinado producto (produccin por hectrea, produccin por rbol, etc.). Calcular cunto cuesta venderlo. Calcular cunto cuesta prestar un servicio.

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Obtener la informacin necesaria para controlar la produccin. Servir de apoyo para las actividades de planeacin de la empresa. Servir de base para la toma de decisiones con base en los costos. Conocer el costo de mantener cada rea de la empresa. Etc.

Clasificacin de los costos.


En este captulo se presentarn mltiples clasificaciones que se le pueden hacer a los costos de la empresa, cada uno mirado desde distintos puntos de vista. Hay muchas variables y metodologas para obtener costos, pero tambin hay muchas clases de costos que es necesario comprender para determinar con claridad cuales de ellos son de inters del administrador para el anlisis del negocio y que se aplican a un tipo de empresa en particular. Una determinada clasificacin de los costos puede servir a algn propsito, pero no ser de utilidad para otros propsitos. Por ello, es importante tener claridad sobre las muchas posibles clasificaciones de los costos, con el fin de saberlos entender y aplicar las clasificaciones apropiadas de acuerdo con los objetivos que se persigan en un momento determinado. Tambin es necesario entender con claridad estas clasificaciones de costos para poder establecer una estructura de costos apropiada para la empresa. Debe quedar claro para el usuario que hay infinidad de tipos y clasificaciones de los costos. Por lo tanto, se har especial nfasis en las clasificaciones que interesan desde el punto de vista de las empresas del sector agropecuario y adems se presentarn algunas otras clasificaciones que son de inters para entendimiento y cultura del lector. Cada que se hace una erogacin en la empresa, se deber clasificar correctamente dentro de una estructura de clasificacin de costos organizada y sistemtica, ya sea por mtodos manuales, o bien, por mtodos computarizados. Si se retoma la definicin de un costo, como la valoracin econmica de los recursos sacrificados o dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtencin de algn fin productivo , se observa que se hace alusin a dos conceptos intrnsicos del costo: El recurso sacrificado y el fin productivo . As, para clasificar los costos, ser necesario clasificarlos en primera instancia por estos dos conceptos que lo definen plenamente: Por la naturaleza misma de los recursos sacrificados: Esta clasificacin estructura los costos de acuerdo con la naturaleza misma del recurso. El recurso sacrificado es independiente del proyecto o rea de la empresa en que se utilice. Por ejemplo: salarios, papelera, fertilizantes, mano de obra, etc. Bajo esta clasificacin no se indica el objetivo de la erogacin, nicamente se explica la naturaleza del costo por su cuenta o rubro. Note que la naturaleza de un producto es independiente del uso que se le vaya a dar. Ejemplo: Si los salarios se aplicarn a un proyecto produccin o se llevan al gasto, no es de importancia para este concepto de clasificacin, simplemente sern clasificados por su naturaleza como salarios .

Captulo 3: Los costos y su clasificacin.

3-3

Por el fin productivo (su proyecto objetivo dentro de la empresa): Esta clasificacin trata de indicar la explicacin o el por qu o para qu de la erogacin. Para qu proyecto o rea de la empresa se ha hecho la erogacin o sacrificio de recursos. En trminos agropecuarios, se debe explicar para cul cultivo de cul lote se han sacrificado los recursos. Las dos variables de clasificacin conforman una matriz muy importante, dentro de la cual se debe catalogar cada costo como sigue:

Clasificacin de los costos Objetivo de de la empresa. costos 1 Concepto de costos A Concepto de costos B Concepto de costos C Concepto de costos D

Objetivo de costos 2

Objetivo de costos 3

Objetivo de costos 4

A continuacin se presenta una tabla ejemplo de clasificacin de los costos, nicamente para propsitos didcticos, que presenta algunos conceptos de una estructura de costos de una finca: Clasificacin de los costos Administracin Planta de de la finca. finca beneficio Costos Salarios Mano de obra Insumos y materiales Otros costos $ 300 $ 50 $ 100 $ 200 $ 50 $25 $ 120 $ 20 Cultivo de caf $ 10 $ 500 $ 700 $ 180 Cultivo de maz. $ 10 $ 200 $ 300 $ 70

La matriz de por s, deja mucha informacin y permite disponer de una completa claridad de los costos y de los gastos aplicados a cada una de las reas objetivo de la empresa. En AgroWin, cada que se necesite registrar un gasto o costo, cualquiera que sea, el sistema requerir que se clasifique por concepto de gastos (por su naturaleza) y por su objetivo o propsito (el centro de costos). Por lo anterior, el presente captulo se encargar de explicar en detalle muchos conceptos para la clasificacin y tratamiento de ciertos tipos de costos y el siguiente captulo Los centros de costos se encargar de explicar en detalle los centros de costos, su propsito y los conceptos relacionados.

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Clasificacin de los costos por su naturaleza y por el fin productivo (bidimensional).


Como se podr ver a los largo de esta clasificacin, un costo se puede clasificar por muy diversos criterios y puntos de vista. En primera instancia se presentarn cada una de las formas de clasificar los costos comnmente encontradas en la literatura y posteriormente se propondr una clasificacin estructurada de los costos y gastos de la empresa.

Planes contables unidimensionales.


Esta clasificacin de los costos debe coincidir con un plan de cuentas de ingresos y egresos de la contabilidad. Sin embargo, muchas legislaciones tributarias exigen planes de cuentas con estructuras monolticas y de una sola dimensin, donde se combinan los conceptos de la naturaleza del gasto y su objetivo indistintamente, lo cual no facilita en algunos pases la correcta clasificacin y entendimiento de la informacin. Desde las primeras contabilidades, se clasificaron los conceptos del gasto mediante una estructura unidimensional denominada el plan de cuentas. As, los contadores se vieron en la necesidad de abrir las cuentas de tal forma que discriminaran tanto la clasificacin de los recursos como los objetivos del gasto. Es as como se definen cuentas de costos de produccin y de gastos , o se definen cuentas como maquinaria y equipo , etc. Por ejemplo, bajo el esquema unidimensional, la subcuenta de fertilizantes debera estar como hija de la cuenta de costos de produccin , pero adems, los fertilizantes tambin se pueden consumir en el rea social de la finca y por lo tanto all tambin se deber crear la cuenta de fertilizantes. Esto conlleva a un sistema de cuentas redundante. Note en el anterior ejemplo que la clasificacin de Fertilizantes es propia del recurso y no depende de su objetivo o uso en la finca. De otra parte, el que el recurso se lleve a la produccin o al gasto es el objetivo del sacrificio del recurso. El objetivo del gasto es un atributo propio del centro de costos. Todas las imputaciones a un cultivo sern costos de produccin y todas las imputaciones a un centro de costos de rea social de la finca sern gastos. Otro ejemplo muy comn es el de la cuenta de gastos de personal , que es necesario definirla (con todas sus subcuentas) como hija de la cuenta de gastos ; pero como tambin se hacen gastos de personal destinado a la produccin, es necesario volver a definirla (con todas sus subcuentas) como hija de la cuenta de Costos indirectos de produccin . De esta forma el plan de cuentas de una empresa se incrementar y complicar substancialmente bajo el esquema unidimensional. Esta estrategia para definir las cuentas es comnmente utilizada en todos los pases con legislacin al respecto y por todos los programas de contabilidad. Con sistemas tan completos como AgroWin, que incluyen un sencillo sistema de clasificacin de los costos en forma bidimensional (Concepto y centro de costos), se puede simplificar enormemente el plan de cuentas, al solo hacer una clasificacin por la naturaleza misma de los recursos y separadamente determinar los objetivos de costos o centros de costos, a los cuales se les aplicarn los recursos.

AgroWin es compatible con todos los planes de cuentas.


No obstante, AgroWin incluye un plan de cuentas acorde a la estructura comnmente utilizada por los contadores, con el fin de facilitar su acercamiento y entendimiento del sistema.

Captulo 3: Los costos y su clasificacin.

3-5

Se sugiere al usuario entender muy bien que los objetivos de los costos son en s los centros de costos y los recursos sacrificados se clasifican en las cuentas de egresos. De esta forma se evitar tener que crear gran cantidad de cuentas y facilitar su registro y anlisis.

Clasificacin de los costos de acuerdo a su funcin.


Tal vez sta es la mas importante de las clasificaciones para el seguimiento de los costos en el sector agrcola. Se puede definir un costo, como la valoracin econmica de los recursos sacrificados o dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtencin de algn fin productivo . Es de gran importancia entender los costos y su clasificacin por su funcin. Un usuario que no aprenda a clasificar los costos por su funcin, difcilmente podr estructurar la informacin de su finca y hacerle seguimiento coherente a cada centro de costos. Costo de produccin: Corresponden a este grupo todas las erogaciones destinadas a la transformacin de los recursos (materia prima, mano de obra y otros) en los productos que la empresa o finca va a vender. En las empresas agrcolas de campo se llama costo de produccin a la aplicacin de recursos (mano de obra, insumos y otros) que conduzcan a la obtencin de la cosecha y al proceso de transformacin de la produccin en productos terminados para la venta (post-cosecha). En empresas pecuarias se llama costo de produccin a las aplicaciones de recursos que se realicen a los galpones de aves, a las plantas de concentrados (si se producen en la finca), a los corrales y cercas para los animales, a los animales mismos y a las reas donde se transforman en derivados o productos a vender. En empresas agroindustriales se llama costo de produccin a las aplicaciones de recursos, mano de obra y materiales, a la planta de procesamiento. Gastos empresariales: Son erogaciones de recursos necesarias para mantener en funcionamiento la empresa (finca). Entra en este grupo todos los costos que no son de produccin, pero que son necesarios para el funcionamiento empresarial de la finca. O sea que se agrupan todos los costos originados por el rea administrativa, la logstica y la estrategia empresarial, como son los salarios, prestaciones, bonificaciones, etc., que no hayan sido incluidos en los costos de produccin. Otros gastos administrativos, tambin denominados como gastos generales, son los servicios, los tiles, los elementos de aseo, los arrendamientos, los impuestos, los seguros, etc. En trminos generales se hablar de gastos para todo el grupo de conceptos que conforman los gastos empresariales (administracin, logstica y estrategia) y de costos para todo el grupo de conceptos que se refieren a los costos de produccin.

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Los gastos no estn asociados directamente a un producto especfico, mas bien se asocian a las erogaciones realizadas en periodo de tiempo determinado. Los gastos son indispensables para que pueda haber produccin, pero no quedan incluidos en el producto.

Clasificacin de costos de produccin por su identificacin con un producto, rea o fin productivo.
Los costos o erogacin de recursos para la produccin se clasifican en directos o indirectos, respecto a un proceso, producto o rea en particular que se desee costear. Esta clasificacin es solo para los costos de produccin y est dada nicamente por la facilidad que exista de asignarlos o asociarlos a un determinado producto o servicio.

Costos directos de produccin (CDP).


Los costos directos son aquellos que se pueden identificar claramente con un rea o producto al que se le pueden imputar (cargar o asignar). Por ejemplo, el aplicar 2 toneladas de fertilizante a un lote de maz. Es claro que el costo de esas dos toneladas de fertilizante es un costo atribuible a la produccin del maz en el lote. En este grupo se clasifica la mano de obra, los insumos y otros gastos empresariales que puedan ser imputados directamente a los productos o reas de produccin de la finca. Por ejemplo, si se pagan honorarios por la asesora sanitaria del galpn de gallinas ponedoras de la finca (es el nico galpn de la finca), se podr establecer que ese costo es directamente imputable a los costos de produccin de huevos. Estos costos son llamados los CDP (Costos directos de produccin).

Costos indirectos de produccin (CIP).


Los costos indirectos son aquellas erogaciones en que se incurre en el proceso productivo de la empresa (o finca), pero que no pueden ser clara o fcilmente atribuibles a algn producto o rea en particular, pues ste est asociado con varios o todas las reas o productos. En este grupo se clasifica la mano de obra indirecta, los materiales indirectos, la asistencia tcnica general, los supervisores o patrones de corte, los jefes de produccin, de mantenimiento, y la depreciacin de los activos, entre otros. Sirve de ejemplo de costo de mano de obra indirecta el de una finca ganadera, donde las cercas no pertenecen a ningn potrero especfico (rea de la finca). En este caso los costos en que se incurra por mano de obra para la reparacin y mantenimiento de las cercas se clasificar como un costo indirecto del ganado. Estos son llamados CIP (Costos indirectos de produccin) en el sector agropecuario y CIF (costos indirectos de fabricacin) en el sector manufacturero.

Captulo 3: Los costos y su clasificacin.

3-7

Recurdese que los costos son directos o indirectos respecto al producto o rea de la finca. Clasificacin de los costos de produccin Costos Directos de Produccin (CDP). Ejemplos:

10 jornales para desyerba del lote los naranjos. 2 toneladas de fertilizante aplicados al lote el bajo . Celador que se contrata exclusivamente para vigilar el lago de peces de la finca: Costo directo al centro de costos Lago.

Costos Indirectos de Produccin (CIP).

Costos del beneficiadero, costos de mantenimiento de canales. Mano de obra para mantenimiento de riegos, etc. Mayordomo, honorarios por servicios de asesora en riegos y manejo de aguas de la finca.

Distribucin o prorrateo de los costos indirectos.


No es prctico tratar de asignar costos indirectos a los productos (o centros de costos productores), ya que resulta costoso en operacin y muy dificultoso. Por lo tanto, los CIP se acumulan en recipientes aparte y peridicamente se asignan o prorratean a los diferentes productos producidos, segn el o los criterios que resulten apropiados. En este punto AgroWin es muy fuerte, ya que tiene muchas facilidades para realizar estas distribuciones en forma adecuada, automtica y bajo muchos criterios de distribucin que cumplen con los mas altos requerimientos.

Clasificacin de los costos de produccin por el tipo de recursos sacrificados.


Como se ha explicado, los costos de produccin son todos los recursos sacrificados o consumidos en el proceso productivo. Esos recursos sacrificados se pueden clasificar en tres tipos bsicos: Materiales directos: Son los insumos, materiales, materias primas, partes o piezas que es necesario utilizar o que se consumen en el desarrollo del producto final. Ejemplo: fungicidas, fertilizantes, semillas, materiales de construccin y siembra. Mano de obra directa: Es la mano de obra que se usa directamente en las labores del proceso productivo. Ejemplo: Fumigacin, siembra, recoleccin, desyerbas o limpiezas, podas, castrada, ordeo, etc. Costos indirectos (CIP): Se refieren a la mano de obra, materiales y muchos otros costos que son necesarios para generar el producto durante el proceso productivo, pero que no resulta fcil asignarlos como costos de mano de obra o materiales directos al producto final, o bien, no

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

quedan incorporados en el producto final. Ejemplo: mano de obra indirecta, materiales indirectos, pago se servicios tcnicos, seguros de activos productivos. Debe entenderse que para obtener los verdaderos costos de produccin, es necesario acumular los costos indirectos y al final de los periodos (que se establecen de acuerdo a la periodicidad del cultivo) se deben repartir (distribuir o prorratear) entre los productos, de acuerdo con el mejor criterio que se pueda establecer. AgroWin cuenta con muy buenas herramientas para hacer el manejo de distribuciones o prorrateo de costos, ya sea directamente o bien al final de los periodos.

Clasificacin de los gastos empresariales: Gastos administrativos, de ventas y gastos generales.


Como se ha explicado, se utiliza la palabra costos para referirse a los recursos que se sacrifican o consumen en la produccin y gastos para los recursos que se utilizan en las labores de administracin, estrategia y logstica para los efectos del funcionamiento de la estructura empresarial de la finca y por consiguiente para alcanzar la produccin. Tambin se incluyen en los gastos, los recursos consumidos para el almacenamiento, la comercializacin y venta de los productos. Generalmente los costos se refieren a un producto o servicio, mientras que los gastos se refieren a un periodo de tiempo.

Gastos de administracin y ventas.


Las empresas deben incurrir necesariamente en otros tipos de gastos, que aunque no son de produccin, en el sentido de que no quedan imputados o asignados directamente a los productos, son absolutamente necesarios para el cabal funcionamiento de la empresa. En esta categora se encuentran los gastos de administracin y ventas. Ejemplos: Procurar el financiamiento de los costos y gastos con los socios y los bancos; pagar la tenencia de los libros de contabilidad de la empresa para fines tributarios y de costos; obtener asesora legal para el manejo de la empresa o la sociedad; gastos de representacin al hacer negocios; diseo y produccin de papelera; estudio de tecnologas potencialmente aplicables a los proyectos; capacitacin del personal, etc. Como se puede observar en el ejemplo anterior, todos estos gastos son necesarios para el funcionamiento normal de la empresa, pero no se pueden relacionar con los costos de produccin propiamente dichos. La recoleccin de comprobantes y contabilizacin de los gastos de administracin y ventas son tan importantes como los de produccin, ya que el xito de la empresa tambin est dado por la eficiencia y efectividad de las actividades de administracin y ventas.

Los gastos generales.


En esta categora caben todos los gastos que se desarrollan en la empresa, que pueden estar relacionados con la produccin o con la administracin y ventas, pero que no resulta fcil su alineacin a alguno de los dos conceptos. Por ejemplo, un administrador en una empresa agrcola pequea, el cual dedica parte de su tiempo a las actividades productivas y parte de su tiempo a las actividades de administracin y ventas. Esto sucede con muchos otros conceptos,

Captulo 3: Los costos y su clasificacin.

3-9

en los cuales no es clara la imputacin a los costos indirectos de produccin o a los gastos de administracin y ventas: El pago de la electricidad, el uso del computador, los vehculos, etc. Entonces se puede decir que en algunas empresas, donde es difcil separar los costos indirectos de produccin de los costos de administracin y ventas, se pueden conformar como un solo ente denominado Gastos generales . Gastos generales = Costos indirectos de produccin de difcil relacin con el producto, mas costos de administracin y ventas. En muchas empresas puede establecerse este criterio de consolidacin de estas dos categoras en una solo o bien se pueden tener las tres categoras por separado (Costos indirectos de produccin, gastos de administracin y ventas y la categora de gastos generales a donde se llevarn los costos y/o gastos que no se puedan clasificar en los dos anteriores). AgroWin cuenta con una gran facilidad para hacer este manejo a travs de los distribuidores de costos, donde se puede preestablecer que, por ejemplo, todos los gastos de la gerencia se repartan entre los gastos de administracin y ventas y entre los costos indirectos de produccin en las proporciones que el usuario establezca. Esto har que cada vez menos gastos sean imputados a los gastos generales.

Clasificacin general resumida de los costos y de los gastos.


Para poder llevar un registro til y apropiado de la informacin de la finca, es necesario entender que cada egreso, sea costo o gasto, se debe clasificar desde diferentes puntos de vista. Como se ha explicado a los largo de este captulo, hay mltiples conceptos por los que se pueden clasificar los costos. Para facilitar la clasificacin, a continuacin se presenta un cuadro resumen y unificado de clasificacin de los costos por su concepto dentro del funcionamiento de la empresa. Esta clasificacin propuesta presenta los conceptos de clasificacin mas relevantes para el inters que asiste al agricultor. Hay sin embargo muchas formas de clasificar los costos y los gastos y el usuario queda en libertad de establecer su propia clasificacin, acorde a sus criterios y requerimientos de informacin.

Cuadro resumen de los costos y gastos de una empresa destinada a la produccin.


Este cuadro es sin embargo una propuesta, que servir de punto de partida para la clasificacin de los costos en la medida en que ellos se produzcan.
Costos y gastos de la empresa agrcola Mano de obra Directos Costos de produccin Indirectos Operacionales de Administracin Gastos Operacionales de ventas No operacionales Insumos y materiales

Operacionales Ingresos No operacionales


3

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Esta clasificacin es similar a la clasificacin que utiliza por defecto AgroWin, tanto para el plan de cuentas internacional, como para algunos planes de cuentas por pases. La estructura del plan de cuentas en el sistema luce en sus niveles mas agregados as: Cdigo 4 41 42 5 51 52 53 7 71 72 73 74 Cuenta INGRESOS Ingresos operacionales. Ingresos no operacionales. GASTOS Operacionales de administracin. Operacionales de ventas. No operacionales. COSTOS DE PRODUCCIN Materiales e insumos Mano de obra Costos indirectos Contratos de servicios.

Otras clasificaciones de costos:


Las clasificaciones siguientes son tambin muy importantes en ciertos contextos y para muchos estudios de costos, pero que inicialmente no son de inters para la clasificacin de los costos requerida en AgroWin.

Clasificacin de los costos de acuerdo con la actividad de la empresa:


Costos de produccin: Son los recursos sacrificados o consumidos en el proceso productivo y que finalmente quedan incorporados en el producto. Tambin llamados costos de manufactura o costos de fabricacin. Costos de mercadeo: Tambin llamados costos de distribucin y ventas. Su objetivo es calcular lo que cuesta distribuir un producto, ya sea por parte de la misma empresa que lo produce, o bien, por organizaciones que solo cumplen la labor de distribucin. Se involucran aqu los costos administrativos y financieros. Costos de servicios: Su finalidad es calcular el costo de la prestacin de un servicio donde se incluyen adems los costos administrativos y financieros.

Captulo 3: Los costos y su clasificacin.

3 - 11

Clasificacin de los costos de acuerdo con su variabilidad:


Costos fijos: Los que permanecen constantes durante el periodo contable y no dependen del volumen de produccin. Costos variables: Los que varan proporcional al volumen de produccin. Costos Semifijos: Aquellos que tiene elementos fijos y variables a la vez.

Clasificacin de los costos de acuerdo con la forma en que se expresen u obtienen los datos:
Costos histricos: Cuando la mayora de los datos son reales y se han ido presentando durante el perodo contable, con el objetivo de presentar los estados financieros e informes de costos ejecutados. Costos predeterminados: Los costos se establecen por anticipado, es decir que se calculan antes de que se inicie la produccin. Si la determinacin de esos costos se efecta mediante mtodos tcnicos reconocidos se denominan costos estndar. Si el clculo se efecta por peritos o por mtodos no muy tcnicos, se denominan costos estimados. Costos por absorcin: Todos los costos directos e indirectos, fijos o variables, se consideran como costos inventariables. Todos estos costos se le asignan al producto. Este es el mas ajustado a las normas tributarias en varios pases latinoamericanos. Costeo directo o variable: Todos los costos directos en la produccin o fabricacin y los costos generales variables en la produccin/fabricacin se incluyen como inventariables. Se excluyen de los inventariables los costos generales fijos, y se convierten en costos del periodo en que se incurrieron.

Clasificacin de los costos de acuerdo con el sistema de acumulacin de costos, que est dado por la naturaleza de las operaciones de fabricacin:
Esta clasificacin se presenta principalmente en las empresas manufactureras y de servicios. Costos por rdenes de trabajo o de fabricacin (Tambin rdenes de pedido, rdenes de trabajo, etc.). Estos corresponden a las empresas que elaboran sus productos acorde a pedidos u rdenes de produccin de los clientes. Costos por procesos (Empresas de produccin masiva y continua de artculos similares) en donde los costos de los productos se averiguan por perodos.

Tratamiento de tipos de costos segn sus caractersticas econmicas:


Esta clasificacin trata de presentar ciertos tipos de sacrificios reales que la empresa debe tener en cuenta para el anlisis y la toma de decisiones. En algunos casos no representan dinero o erogaciones directas y se deben tener en cuenta y en otros casos representan sacrificios ya hechos, pero para ciertos anlisis no deben ser considerados.

- 12

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Costos alternativos.
Existe la creencia de que costos es los que se debe pagar o desembolsar (en dinero) para adquirir los recursos o usar los activos en un proceso de produccin. Esto conlleva a pensar que el usar activos o recursos con que cuenta la empresa es gratuito. Desde la perspectiva econmica, al utilizarse un recurso del cual la empresa es duea, la empresa puede estar dejando de percibir un beneficio alternativo. Ejemplo: Una finca posee un tractor de su propiedad ya pagado completamente. Se puede estimar que el costo de utilizarlo es nicamente lo gastado en combustibles, lubricantes, llantas y su correspondiente mantenimiento. Mirado desde otro punto de vista, la empresa siempre tendr otras opciones para el tractor, como puede ser alquilarlo para trabajos en otras fincas o bien venderlo y disfrutar de los intereses de ese capital. As pues, al utilizar el tractor en las actividades de la empresa, se est dejando de percibir un ingreso o beneficio y por tanto esto se traduce en un costo alterno o equivalente. De igual forma, si no se tuviese en tractor, el servicio debera pagarse, ya sea en mano de obra o bien en alquiler de otro tractor. El contabilizar los costos alternos, sin embargo, es un poco difcil y obedece a la planificacin, criterios y manejo que un empresario le pueda dar a este tipo de costos. En AgroWin los costos alternos pueden ser manejados, simplemente clasificndolos de tal forma que se puedan obtener informes con costos alternos e informes excluyendo los costos alternos. Esto mismo sucede con la mano de obra familiar en pequeas empresas campesinas o con el salario del mismo dueo de la finca, que al final, deben considerarse tambin como costos alternos de la empresa (mas adelante se presentar el tratamiento que se le debe dar a estos costos).

El costo econmico.
Para el anlisis econmico y la toma de decisiones y aun mas, para poder establecer criterios de comparacin entre empresas y proyectos, se deben considerar como costos los egresos reales de caja que se sacrifican para el desarrollo de las actividades, como tambin los costos alternativos. La suma de estas dos categoras de costos se conoce como el costo econmico.

Costos histricos.
El costo histrico representa lo que ha sucedido en el pasado pero puede ser irrelevante para lo que se est haciendo o para lo que se piensa hacer en el futuro. Muchas veces el costo histrico juega un papel de suma importancia como referente para la planeacin y/o presupuestacin de las actividades futuras, que al proyectarlo bajo unos determinados criterios pueden representar con acierto los costos futuros de actividades bien definidas. Los costos histricos revueltos de muchas actividades o labores o centros de costos no tienen ningn valor al momento de planear o proyectar. Sin embargo, los costos histricos claramente separados por actividades, rubros, centros de costos o labores, pueden tender a repetirse bajo

Captulo 3: Los costos y su clasificacin.

3 - 13

unas mismas circunstancias o marcarse algunas diferencias previsibles de acuerdo a metas o acciones que se tomen para mejorar la productividad o la competitividad de la empresa o bien de acuerdo a las variables econmicas del entorno.

Costos hundidos.
Los costos hundidos son costos en que la empresa incurri en el pasado, pero que no se deben tomar en cuenta para ciertos anlisis y toma de decisiones hacia el futuro. Estos costos no afectan los costos de anlisis a futuro, ni pueden ser cambiados por ninguna decisin o evento actual o futuro. Es decir, los costos hundidos son gastos o erogaciones que se han hecho en el pasado, ya consumidos en los procesos productivos, pero que en la actualidad, para la toma de alguna decisin, no representan ningn costo. Por ejemplo, considere que se ha hecho una inversin en la siembra de un cultivo y en su desarrollo. Luego las condiciones econmicas del mercado cambian, haciendo que el costos de lo que falta para terminar de desarrollar el cultivo y su recoleccin, tengan un costo superior al valor de venta de la cosecha. Al hacer el anlisis, el costo inicial de la siembra y mantenimiento no intervendr en la decisin, puesto que estos ya estn hundidos o sacrificados y no son posiblemente recuperables ante ninguna circunstancia. La decisin se debe tomar entonces del anlisis futuro, de si se pierde o se gana con lo que falta para terminar el cultivo y su comercializacin. Como se podr observar, el costo hundido se presenta ante la decisin que hay que tomar bajo unas determinadas circunstancias, donde los valores ya consumidos no cuentan ante una decisin a futuro. Posiblemente si se toma la decisin de terminar el cultivo, se perder todo el costo hundido, pero se perdera mas continuando.

Costo relevante o incremental.


Estos son todos los costos que se vern afectados por una decisin o por la realizacin de alguna actividad. Si la alternativa es hacer o no hacer una determinada actividad, los costos incrementales sern la diferencia entre los costos totales con la actividad y los costos totales sin la actividad. Siempre, la decisin econmicamente mas conveniente es la que considera todos los costos e ingresos relevantes e ignora los costos hundidos. Recuerde que las decisiones se deben tomar bajo un entorno y circunstancias que se presentan en un momento determinado en el tiempo y no bajo el anlisis completo de la historia de un proyecto.

- 14

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Tratamiento de otros gastos y costos inherentes al funcionamiento de la empresa.


Ingresos y gastos no operacionales.
Pueden existir un conjunto de gastos e ingresos que no estn relacionados directamente con la produccin, ni con la administracin y ventas de la empresa, pero que afectan el resultado econmico y el flujo de caja de la empresa. Este es el ejemplo de los ingresos por venta de acciones o inversiones en propiedad raz, o ingresos por rendimientos financieros, etc. De otra parte, tambin pueden haber gastos no operacionales, como los gastos financieros posiblemente determinados por un alto grado de endeudamiento, los gastos familiares o del rea social (piscina, caballos de recreo, lancha, etc). Estos gastos e ingresos no corresponden al giro normal de la empresa como tal y por lo tanto no se pueden mezclar con los costos y gastos propios de operacin. La diferencia entre los costos y gastos no operacionales da origen al resultado no operacional y la diferencia entre los gastos y costos de operacin y los ingresos operacionales, da origen al Resultado operacional . Para hacer comparaciones entre resultados de empresas, lotes, actividades o productos, es necesario separar los factores que explican la eficiencia de produccin y la eficiencia de la administracin de los otros factores que pueden afectar el resultado, como los ingresos y gastos no operacionales.

Tratamiento de los costos de los bienes de capital (propiedad, planta y equipo).


Los bienes de capital son la propiedad, planta o equipo, llamados activos que duran mas de un periodo de produccin. Ejemplos de estos son: La tierra, la maquinaria, las mquinas de procesamiento de la cosecha, los computadores, las construcciones y edificaciones, etc. Cuando estos activos son adquiridos para el proceso productivo, deben tener un trato diferente al de los materiales e insumos. Los materiales e insumos, por consumirse en el mismo periodo del proceso productivo, son contabilizados directamente como costos de produccin. Cuando se adquiere un activo cuya vida til abarca mas de un periodo de produccin, su valor no puede ser cargado como costo de produccin a un solo periodo, ya que ello representara una sobre-estimacin de los costos del periodo en el que se adquiere y una sub-estimacin de los otros periodos donde se usa el activo. Lo correcto es en cada periodo contabilizar el costo del servicio que presta el activo. Hay varias formas de estimar este costo que en trminos contables se denomina la depreciacin . Una y la comnmente utilizada es estimar la vida til del activo y cargarle a cada periodo de la vida en la que el activo prestar su servicio una porcin igual de ese costo hasta que se termine de llevar al costo todo el valor del activo. Por lo tanto es necesario distribuir el costo total de cada activo entre los periodos de su vida til. Depreciacin = Costo asignable al periodo por concepto del uso del activo.

Captulo 3: Los costos y su clasificacin.

3 - 15

Depreciacin periodo = Valor de compra / nmero de periodos de vida til. Otra forma comnmente utilizada en los procesos agrcolas es el de estimar la cantidad de uso que aguanta el activo y peridicamente evaluar el uso del activo en el periodo, con el fin de cargarle al periodo el costo proporcional a la duracin estimada de su vida. Depreciacin periodo = (Uso periodo / Uso vida estimado) * Valor de compra. Este concepto es explicado en detalle en el captulo de activos fijos e inversiones de ContaPyme. El uso de los bienes de capital al servicio del proceso productivo debe imputarle sus costos a los costos de produccin. Los gastos en que incurra la empresa por concepto de otros activos que no estn al servicio del proceso productivo deben ser llevados al gasto.

Uso de los bienes de capital en el proceso productivo:


El uso de los bienes de capital en el proceso productivo involucra tres tipos de costos que se describen a continuacin: Costos directos: Estos son los necesarios para mantener en funcionamiento el bien y se consumen en el periodo de produccin, como son el operario, los combustibles y lubricantes, los repuestos, los costos de mantenimiento, etc. La depreciacin: La depreciacin, como trmino contable, se define como la asignacin del costo de un activo fijo tangible a los resultados en los periodos en los cuales se reciben los servicios del activo . En trminos generales, la finalidad de la depreciacin es compensar el ingreso de un periodo con los costos de los bienes y servicios que son consumidos en el esfuerzo de generar ese ingreso. Tambin se puede interpretar la depreciacin como la disminucin del valor del activo productivo en razn de su utilizacin, de su desgaste o de su obsolescencia. Depreciacin por utilizacin: Frecuentemente se deprecia la maquinaria y equipo (tractores, mquinas de procesamientos, etc.) en razn de su uso en horas o de kilmetros recorridos o la especificacin de vida til establecida por el fabricante. Depreciacin por obsolescencia: Hay ciertos activos que no pierden su valor por su intensidad de uso, mas si por el correr del tiempo, como es el caso tpico de la electrnica, en especial los computadores. Estos se vuelven obsoletos en la medida que van saliendo nuevos modelos, o nuevos aplicativos de software que hacen incompatibles o lentos u obsoletos a los antiguos computadores. En este caso la depreciacin se establece por un nmero de periodos apropiado para cada tipo de activo. La depreciacin es en esencia una forma de diferir el costo de un activo entre los periodos de produccin en los cuales ste prestar su servicio. De esta manera no se sobreestimarn los costos de produccin del periodo en el que se adquiera y cada periodo ser castigado con una porcin del valor invertido en el activo. Activos no depreciables:

- 16

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Otros activos, como la tierra y los derechos de agua, son utilizados durante los periodos productivos, pero no sufren ninguna prdida de valor por su uso, ni por obsolescencia y por lo tanto no se deprecian. Asignacin de los costos de depreciacin: La depreciacin se debe incluir en la contabilidad de gestin o de costos como un costo de produccin o bien como un gasto general, debido a que la depreciacin representa efectivamente una disminucin en el valor del activo durante el proceso productivo y por tanto los ingresos deben ser capaces de cubrir esos costos, adems de los otros costos y gastos de la empresa. Si el activo es destinado directamente al proceso productivo, su depreciacin se debe imputar como un costo de produccin y si est destinado a servicios generales, como computadores, el auto del administrador, los sistemas de comunicacin, etc., podrn ser prorrateados entre los gastos de administracin y los costos indirectos o bien imputados directamente a los gastos generales.

Tratamiento del costo de capital.


Este est asociado al uso de los bienes de capital y al uso del capital de trabajo. El costo de capital representa el costo de tener dinero o recursos valiosos inmovilizados en la empresa, en circunstancias en que la empresa como tal est incurriendo en un costo financiero directo, porque est financiando esos activos con deuda o bien porque est dejando de percibir una rentabilidad por no tener ese dinero invertido en otra cosa (acciones o intereses bancarios, por ejemplo). Como se present anteriormente en la definicin de costos alternativos, el caso de dejar de percibir una rentabilidad sera un costo alternativo del capital inmovilizado en los activos productivos. El incluir el costo de capital en los costos de produccin siempre causa discusin.

Punto de vista del inversionista.


Desde esta perspectiva el costo de capital existe, ya sea como un egreso de caja (en el caso de que se haya endeudado para obtener el capital), o como un costo alternativo (al juzgar la rentabilidad que se dejara de recibir bajo otra alternativa) y es relevante en muchos casos para tomar decisiones de inversin.

Punto de vista de la contabilidad de costos.


El incluir los costos de capital en los costos de produccin exige en primer lugar un alto grado de estimacin de estos e involucra una alta dosis de subjetividad en la informacin. De hecho, la tasa de inters o descuento o tasa de oportunidad utilizada para estimar el costo de capital puede ser muy discutible, ya que para un inversionista puede ser muy baja y para otro, con otras oportunidades, puede ser muy alta. Esto conlleva a que los resultados no sean comparables. Por ello, es recomendable no incluir el costo de capital o costo financiero o costo alternativo del capital invertido en el anlisis de los costos de produccin. Solo se deben incluir los costos asociados al uso de los bienes de capital y su respectiva depreciacin.

Captulo 3: Los costos y su clasificacin.

3 - 17

Tratamiento de los gastos familiares y costos de explotacin.


En una gran mayora de los predios latinoamericanos, muchos de economa campesina y pequeos empresarios, no existe una clara diferenciacin entre la empresa como tal y la persona y su familia. Los egresos correspondientes al manejo de la empresa son mezclados con los gastos familiares. Esto es debido a que en la mayora de los casos el empresario no recibe un sueldo, sino que deriva su ingreso de los ingresos propios de la empresa. Esto puede complicar la interpretacin y comparacin de los resultados. Por lo anterior, la mano de obra campesina y los gastos del salario administrativo se deben definir basados en el criterio del costo alternativo. En el caso de que el administrador gaste mas del monto asignado como salario, ese gasto debe contabilizarse como un retiro de utilidades. Si gasta menos, la diferencia debe contabilizarse como un aporte a la empresa.

- 18

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Captulo

4
LOS CENTROS DE COSTOS.
Seguimiento a los costos de la empresa.
Una vez determinado el tipo de actividad o negocio, la naturaleza de las operaciones de produccin y el mtodo de clculo, entre otras, es necesario empezar a hacerle seguimiento a los costos de produccin, a los gastos de administracin y ventas y en general a los costos de la empresa. Para esto, se establece una divisin de la empresa como un todoen partes claramente identificables por su fin dentro de la empresa y a las cuales se les har seguimiento detallado de sus gastos e ingresos. Esas partes definidas de la empresa, se denominan en trminos generales como centros de costos . De la buena estructuracin y comprensin de los centros de costos, depende la buena obtencin de resultados futuros.

Definicin de centros de costos.


Tambin llamados centros acumuladores de costos e ingresos. Un acumulador de costos o de ingresos es una parte bien definida de la empresa (fsica o conceptual), con un fin claro y a la cual se le desea hacer seguimiento detallado de sus costos (y de ser posible de los ingresos que este genera). Es decir, llevarle un registro detallado de los costos, gastos e ingresos que se le pueden cargar directamente a esa parte de la empresa. El entendimiento del concepto de centro acumulador de costos es fundamental para poder llevar a cabo el seguimiento de la empresa y sus recursos. Por lo tanto, hasta no entender plenamente los centros de costos y los conceptos relacionados, no debe procederse con la definicin y creacin de la estructura de centros de costos.

Captulo 4: Los centros de costos.

4-1

El centro de costos se encargar entonces de ir acumulando todos los egresos e ingresos que se le atribuyan o se le imputen a una determinada rea de la empresa que ellos representen y en cualquier momento se podr obtener informes sobre su estado, los gastos, los costos y los ingresos que se le han atribuido, clasificados por cuentas (conceptos de gastos y de ingresos). Figurativamente se pueden considerar los centros de costos como recipientes donde se van clasificando los diferentes comprobantes que corresponden a los egresos y los ingresos. De esta forma habr un recipiente donde se depositarn todos los comprobantes de gastos de administracin, otro donde se depositarn todos los comprobantes de gastos en maquinaria y equipo, otro donde se depositarn todos los comprobantes de los egresos destinados a la mano de obra, insumos y materiales imputables a un determinado cultivo, etc.

De esta forma, cuando se genere un comprobante de algn costo o gasto de la finca, ste se clasificar en el recipiente que mas se adecue: administracin, maquinaria, cultivo x, etc. Al final, cuando se totalicen todos los comprobantes de cada recipiente, se tendrn entonces los costos o gastos en que se ha incurrido en cada centro de costos. Entonces esa parte de la empresa a la que se le va hacer el seguimiento se le llama centro acumulador de costos e ingresos, que normalmente tambin se denomina centro de costos. En trminos muy generales se podra decir que la empresa puede considerarse como un solo centro acumulador de costos e ingresos. Algunos lo consideran as, pero no permite anlisis separados de sus diferentes reas de gestin y productivas. Si al usuario le interesa hacer un seguimiento detallado de los costos de la empresa, posiblemente la dividir en partes bien definidas a las cuales les llevar las cuentas de los gastos, costos e ingresos que se le puedan cargar a ellos directamente. De esta forma se obtiene mayor nivel de informacin para el control, seguimiento y para la toma de decisiones. Es importante que los centros de costos sean muy bien definidos conceptualmente y que se les pueda llevar la informacin con relativa facilidad. Un ejemplo comn de centros acumuladores de costos son los departamentos en que se divide una empresa o cada cultivo de cada lote de la finca. Un centro de costos no es necesariamente una parte fsica de la empresa, puede ser algn objetivo de gastos a los que se les desee hacer seguimiento; por ejemplo, si se le desea hacer seguimiento a todos los gastos de vehculos, se creara un centro de costos: gastos vehculos. Otro ejemplo, podra ser el caso de un centro de costos de Gastos inauguracin sede o Gastos familiares . La determinacin de los centros de costos en que se desea dividir la empresa para el seguimiento de los costos depende de las necesidades de cada usuario y de las caractersticas

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

de cada empresa. Esto tambin depende mucho del criterio gerencial con que se maneje el negocio. El caso de los vehculos como centro de costos, depende de si se considera necesario o no. Por ejemplo, si en la empresa desean saber con buena aproximacin los costos en que se est incurriendo por el uso de los vehculos en cada mes, se deber definir a los vehculos como un centro acumulador de costos. Si por el contrario, esto no tiene ningn significado para el usuario, posiblemente los gastos de los vehculos sern clasificados dentro de un centro de acumulacin de costos general de la empresa o de algn departamento que sea responsable de ellos. Suponga una pequea finca propietaria de una volqueta, la cual se dedica a las actividades de transporte y se desea hacer una evaluacin de s es conveniente vender la volqueta y contratar el servicio cuando se necesite, o bien, seguir con la volqueta y acarrear con sus costos. A este usuario posiblemente le sea conveniente establecer como centro de costos separado a la volqueta. De esta forma, al final de cada periodo podr conocer todos los gastos que se le hicieron a la volqueta y por cuales conceptos (gasolina, conductor, mantenimiento, repuestos, impuestos, seguros, aceite, engrasados, etc).

Los centros de responsabilidad.


Los centros de responsabilidad son reas definidas de la empresa (como departamentos o reas) a las cuales se les asigna un responsable directo. ste se encarga de la jefatura del rea, de hacer los planes y presupuestos, de controlar su ejecucin, de llevar a cabo todas las actividades propias de un jefe respecto a su rea.

Centros de costos vs. Centros de responsabilidad.


Todos los centros de responsabilidad principales deberan ser centros de costos para efectos de evaluacin, pero no todos los centros de costos son necesariamente centros de responsabilidad directa. Por ejemplo, las praderas de una finca ganadera o los lotes de maz tienen en s un responsable, que puede ser directamente el administrador tcnico de la finca, pero cada parcela o lote en particular, de por s, no es un centro de responsabilidad donde hay un responsable directo al cual se le pedirn cuentas de esa rea. Sin embargo, cada parcela o lote de maz si es un centro de costos al cual se le har seguimiento detallado de sus costos y de sus ingresos e incluso de sus producciones y rendimientos.

Clasificacin de los centros de costos por su carcter fsico:


Centros de costos fsicos de planta:
Normalmente son reas fsicas, donde trabajan una o mas personas subordinadas a un responsable. Si el centro de costos tiene responsable asignado es tambin un centro de responsabilidad. Ejemplo: La gerencia, los departamentos de la empresa y sus secciones, la bodega con su encargado, etc.

Centros de costos conceptuales:


Son centros de costos que no existen fsicamente en la empresa, pero que existen a nivel conceptual y se les desea hacer seguimiento a los costos e ingresos que ellos generen.

Captulo 4: Los centros de costos.

4-3

Ejemplos: Los proyectos y programas de la empresa (proyecto de mejoramiento de la eficiencia de los trabajadores), los gastos familiares, etc.

Estructuracin de los centros de costos.


Con el fin de hacerle seguimiento a los diferentes costos e ingresos de las partes objetivo de la empresa y adems poder llegar a conocer los costos reales de produccin de cada uno de los productos, es necesario dedicarle unos minutos adicionales a pensar en una buena estructura de centros de costos para la empresa. Debe entenderse que el dividir la empresa en partes cada vez mas pequeas no har que la informacin de costos sea mas precisa. La clave a la hora de dividir la empresa en partes para su seguimiento, es dividirla en sus centros de costos o actividades mas relevantes. Cada centro de costos debe abarcar un grupo de procesos o procedimientos relacionados y afines entre s, que son destinados a una determinada necesidad de trabajo en la empresa. En su conjunto deben conformar una unidad fsica o conceptual claramente definida y entendible. La falta de claridad en la definicin de los centros de costos har fracasar toda una operacin empresarial que pretenda tomar decisiones basadas en la informacin proveniente de los centros de costos. Hay muchas razones para obtener una buena estructuracin de la empresa en centros de costos. Determinar el verdadero costo de produccin de cada unidad producida. Conocer los costos reales de ciertas reas de la empresa (lotes, bodegas, rea social, planta de procesamiento, cultivos, etc.). Para organizar la empresa en sub-unidades mas pequeas y fciles de organizar y evaluar. Para identificar lotes agrcolas, actividades, lneas de produccin o centros de costos que estn dando prdidas o ganancias. Para encontrar el punto de equilibrio econmico. Para comparar diferentes opciones (respecto a otro periodo, respecto a otro lote, respecto a la regin, respecto a otra finca). Para evaluar en algunos casos si producir internamente o comprar afuera. Para entender el negocio y sus diferentes componentes. Para tomar mejores decisiones. Para planear con base en informacin precisa (costos, rendimientos, estadsticas, producciones). Para compararse con los competidores y ser ms competitivo. Para determinar las actividades a las que se les debe reducir los costos. Para determinar las actividades que no generan valor agregado y se pueden eliminar. Para determinar si inversiones en tecnologa pueden reducir los costos de las actividades. Para conocer las fortalezas y debilidades de cada actividad. Para establecer incentivos y sistemas de control sobre grupos de trabajo y responsables de rea. Para conocer el nivel de desempeo de ciertas reas respecto a lo presupuestado y lo ejecutado. Para mejorar la eficiencia a travs de polticas de motivacin y polticas de incentivos. Para producir indicadores que evalen las metas y objetivos propuestos. Etc.

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Metodologas de clculo de costos.


Hay varias formas para determinar los costos de produccin. Costos por absorcin, costos por secciones homogneas, costos directos, costeo variable, y la metodologa de los costos abc (Activity Based Costing). AgroWin no est desarrollado para adecuarse a una nica metodologa. Con las muy diversas alternativas que se pueden seleccionar en AgroWin, es posible montar prcticamente cualquier metodologa de costos. Una adecuacin de la metodologa de los costos abc puede ser utilizada en AgroWin (abc con minscula es la metodologa de costos aplicada a las PYME s). Se recomienda la lectura de esta metodologa de calcular los costos, aunque no es indispensable para los efectos de entender cmo se estructuran y calculan los costos en el sistema. En trminos generales, las diferentes metodologas de costos totales se encargan de imputarle metdicamente todos los costos indirectos de produccin de una empresa a los productos o a los centros de costos de produccin que los hacen necesarios y luego distribuye todos los costos de produccin de cada cultivo, entre el nmero de unidades producidas. El objetivo principal de todas las metodologas es calcular los verdaderos costos de producir cada unidad de producto o de prestar un servicio. Costo total de produccin = Se calcula como el costo directo de produccin (Mano de obra e insumos) + costos indirectos + Otros.

Clasificacin de los centros de costos por su etapa de desarrollo.


La etapa de un centro de costos es fundamental en los procesos de costeo y contabilizacin. Es muy diferente el tratamiento contable de un centro de costos en etapa de desarrollo a uno en etapa de explotacin. 1. Centros de costos en etapa de desarrollo o inversin. 2. Centros de costos en etapa de explotacin.

1. Centros de costos en etapa de desarrollo o inversin.


Se tiene un centro de costos en etapa de desarrollo cuando se est construyendo, desarrollando o montando algn proyecto, maquinaria, cultivo, edificacin o algo, que en un futuro se piense utilizar o explotar o simplemente beneficiarse de su servicio. Ejemplos de centros de costos en etapa de desarrollo: Periodo de siembra y desarrollo de un cultivo de cacao o de caf. Periodo de construccin de la bodega de fertilizantes de la finca. Montaje de la planta de procesamiento de fruta. Construccin del beneficiadero de caf. Los centros de costos en desarrollo, son los que acumulan los costos sacrificados para desarrollar algo.

Captulo 4: Los centros de costos.

4-5

La construccin de una fbrica (smil preliminar para entender el manejo en el cultivo).


Etapa de construccin o desarrollo de la fbrica. Haciendo un smil con la construccin de una fbrica, se dice que el empresario no se est gastando su dinero en la construccin de la fbrica, sino que est invirtiendo en la construccin de la fbrica. Es claro que cuando se comprometen fondos en cualquier proyecto que busque una retribucin futura, se trata de una inversin. Para el ejemplo, los costos de la construccin, en trminos de costos y contablemente, no se debern considerar en un estado de resultados, debido a que la fbrica aun no se puede evaluar si est dando prdidas o ganancias, por la simple razn de que apenas se encuentra en construccin. Es as como todos los gastos y costos imputables a la construccin se debern acumular en un centro de costos de desarrollo o de inversin, que hace parte del activo de la empresa (cuentas del balance). Ejemplos de estas cuentas en el activo sern: Construcciones en proceso (1508). Maquinaria y equipo en montaje (1512). Activacin. Una vez la construccin haya sido terminada, esta ser activada contablemente, lo cual significa que pasa de una etapa de desarrollo a convertirse en un activo fijo depreciable o amortizable por el valor de todos los gastos que se hicieron durante su etapa de desarrollo. Depreciacin o amortizacin. Los costos de desarrollo de la fbrica se debern amortizar en los aos de vida til de la misma y de ninguna manera debern afectar al periodo inicial en el que se hicieron, pues castigaran ese primer periodo con demasiados gastos y sub-estimara los gastos de los otros periodos.

El desarrollo de un cultivo perenne.


De igual forma que en la construccin de la fbrica, cuando se est desarrollando un cultivo perenne, se est invirtiendo en ese desarrollo, con el fin de explotarlo cuando empiece a producir y obtener una retribucin por la venta de la produccin. Etapa de desarrollo del cultivo. Como se puede deducir el prrafo anterior, toda la etapa de desarrollo de un cultivo se debe entender y tratar como una inversin que no debe afectar para nada el estado de resultados). Todos los costos de desarrollo del cultivo se deben acumular en una cuenta especial del activo, desde las labores preliminares y necesarias para la siembra, como preparacin del terreno, ahoyado, trazado y siembra, hasta el momento en que la plantacin empiece a producir. Ejemplo de cuentas para almacenar el costo de desarrollo de cultivos: Cultivos en desarrollo (1425). Plantaciones agrcolas en desarrollo (1428) Plantaciones agrcolas y forestales en desarrollo (1564).

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

De esta forma, los costos en que se incurra en la finca para el desarrollo de nuevos cultivos, no afectarn los estados de prdidas y ganancias (o estados de resultados) de un periodo. En el momento en el que el cultivo empiece a producir, se considera que empieza su etapa de explotacin y por lo tanto debern suceder dos cosas importantes: Activacin: Una vez que inicia el periodo de produccin, el cultivo se activa. Entonces todos los costos acumulados de desarrollo del cultivo en un lote se convertirn en un nico activo amortizable. Amortizacin: El activo amortizable creado durante la activacin del cultivo ser amortizado durante toda su vida productiva, llevando a los costos de produccin de cada periodo una alcuota del valor total de la activacin. Si el cultivo tiene una vida til de produccin de cinco aos, entonces a los costos de cada ao le cargar una quinta parte de los costos de desarrollo. Etapa de explotacin del cultivo. Todos los costos imputados a los cultivos en etapa de explotacin se denominan costos de produccin en proceso . Tcnicamente deben ser acumulados en una cuenta de inventarios del activo denominada Produccin en proceso . En trminos sencillos el usuario deber registrar cada valor sacrificado, indicando el concepto del gasto y el centro de costos al que se le imputa. En este caso, el concepto del gasto es una de las cuentas de costos de produccin y el centro de costos es el cultivo en etapa de explotacin. Debe entenderse que AgroWin no pierde el concepto inicial del gasto (fertilizantes, fungicidas, salarios,etc). Aunque los gastos se acumulen en una cuenta de produccin en proceso , siempre el usuario puede tener informacin clasificada de los costos.

El desarrollo de un cultivo transitorio.


Las construcciones o inversiones cuya retribucin se obtenga en un trmino no mayor a un ao, no se deben considerar inversiones, por la simple razn de que la retribucin se obtendr en el mismo ao o ejercicio. Simplemente, desde que se crean los cultivos transitorios, se consideran en etapa de explotacin. Durante unos meses van a estar demandando costos de desarrollo y al final se va a obtener su retribucin. Esto hace mucho mas simple el tratamiento de los cultivos transitorios o de ciclo corto. Finalmente, cuando se recolecta la cosecha, se termina el cultivo (se erradica).

2. Centro de costos en etapa de explotacin.


Como ya se ha explicado en la seccin anterior acerca de los centros de costos en etapa de desarrollo, un centro de costos en etapa de explotacin es el que ya se est explotando o del cual ya se estn obteniendo beneficios o retribuciones. Este es el caso mas normal de centros de costos y se denominan centros de costos estndar. El rea administrativa o el rea de contabilidad o el rea de servicios tcnicos, las cuales se debern crear como centros de costos, se debern considerar en etapa de explotacin. Obsrvese que todos ellos son entes en los que se est gastando o comprometiendo recursos para obtener beneficios inmediatos o dentro del mismo periodo.

Captulo 4: Los centros de costos.

4-7

Otro caso de un centro de costos en etapa de explotacin es el caso de la maquinaria y equipo, que normalmente se est explotando. Normalmente los centros de costos estndar acumulan todos sus gastos clasificados por cuentas de costos y de gastos en el estado de prdidas y ganancias o estado de resultados. Sin embargo, se hace un tratamiento muy diferente para los centros de costos de explotacin nicamente y los centros de costos que siendo de explotacin, tienen produccin de productos que sern embodegables. Estos se denominan centros de costos de produccin. Si se tiene en la finca una planta de procesamiento de fruta (ya creada) o un beneficiadero de caf, stos se considerarn centros de costos de produccin. Note que estos estn en etapa de explotacin, pero a la vez producen productos embodegables.

Clasificacin de los centros de costos de explotacin:


Los centros de costos en etapa de explotacin pueden tener una clasificacin adicional, dependiendo de si son dedicados a la produccin de algn producto o no. Centros de costos de produccin: Estando en etapa de explotacin son dedicados a la produccin. Tienen que producir productos embodegables para la venta o para el consumo. Centros de costos estndar: Son centros de costos en etapa de explotacin que no se dedican a la produccin de productos. Normalmente son ajenos al proceso productivo o acumuladores intermedios de costos indirectos de produccin. Centros de costos de maquinaria y equipo: Tambin son centros de costos en etapa de explotacin, pero se especializan en el almacenamiento de los costos de maquinarias, con el fin de repartir los costos entre los cultivos en los cuales ha trabajado una determinada mquina o conjunto de mquinas.

Clasificacin de los centros de costos por su relacin con el proceso productivo.


En una empresa, se debern establecer todas las reas funcionales, adems de lotes agrcolas o procesos de produccin, que directa o indirectamente afecten el costo del producto final. Hay centros de costos cuyo objetivo final es el de producir, como lo es el cultivo de maz en un lote de la finca. Sin embargo, no se puede afirmar que solo los costos que se le imputen directamente a ese lote, sern los costos de produccin. Siempre habrn otros centros de costos que ser necesario crear para acumular costos que aunque finalmente debern ser llevados por algn mtodo al producto como tal (al maz), por razones prcticas o de metodologa o por necesidades de informacin, es conveniente acumularlos en un recipiente separado y al final del ciclo o del periodo, hacer la transferencia al cultivo. Finalmente, es necesario establecer mtodos o criterios para llevar todos esos costos intermedios al producto, con el fin de conocer su costo total real de produccin. Esas reas funcionales se debern crear como centros de costos, que deben ser clasificados por su relacin con el proceso productivo como: Centros de costos acumuladores de los costos de produccin. Centros de costos acumuladores de costos indirectos de produccin o fabricacin . Otros centros de costos ajenos al proceso productivo, como administrativos, de ventas, etc.

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Toda la estructuracin depender de los criterios gerenciales, de la actividad econmica, de los productos, y principalmente del criterio del usuario para determinar si una u otra funcin se debe llevar al costo del producto en forma directa, indirecta o no llevarla. Las secciones siguientes explicarn en detalle cada uno de estos tipos de centros de costos:

Centros de costos acumuladores de los costos de produccin.


Estos centros de costos almacenan todos los costos en que incurre la empresa (mano de obra directa, materiales directos y otros costos directos) aplicados a la produccin. Es decir, se encargarn de acumular todos los costos y gastos que son directamente imputables a un proceso productivo o a un producto. Para que un centro de costos se clasifique en esta categora, tiene que ser dedicado a la produccin y como resultado debe producir productos embodegables. Lo anterior significa que todos los costos que se le imputen en forma directa o indirecta sern llevados finalmente a los productos del centro de costos. Estos centros de costos tienen un tratamiento especial, ya que contablemente y en trminos de costos, todos los fondos que se comprometan en el desarrollo de la produccin de un periodo debern tener un tratamiento especial relacionado con los inventarios de produccin que se estn desarrollando. As, los costos imputados a una plantacin en etapa de produccin, debern ser llevadas directamente al captulo de inventarios, a una cuenta denominada produccin en proceso , donde se acumularn hasta que haya produccin. Note que no afectan el estado de prdidas y ganancias, pero si el balance en el captulo de inventarios. Una vez se embodeguen productos a un costo estimado o estndar (los mtodos de estimacin de costos se tratarn mas adelante), estos sern llevados a la cuenta especial de inventarios de productos terminados y ser disminuida en el mismo monto la cuenta de producto en proceso. Este proceso seguir luego cuando se vendan los productos, en cuyo caso se afectar el estado de prdidas y ganancias por el costo estimado de la produccin y por el valor del ingreso de la venta. Todo este proceso se tratar mas adelante en un captulo de manejo de los inventarios de produccin. En algunos pases, como Colombia, es obligatorio imputar inicialmente los costos de produccin en proceso a las cuentas 7 Costos de produccin del estado de prdidas y ganancias y luego trasladarlas a las cuentas de inventarios de produccin en proceso al final de cada periodo (mensual). IMPORTANTE: El centro de costos destinado a la produccin deber producir directamente algn producto dentro del negocio y se le har finalmente un anlisis de costos de produccin. Como producir productos, obligatoriamente debern ser embodegados y llevados al inventario. Si el centro de costos no produce productos embodegables, no podr ser considerado un centro de costos de produccin. Ejemplos generales de centros de costos de produccin:

Captulo 4: Los centros de costos.

4-9

Plantaciones agrcolas en explotacin, como maz, pltano, banano, caf, palma de aceite, sorgo, etc. Lneas de produccin de una fbrica (para el caso de la manufactura). Se dice que un centro de costos es de produccin cuando su objetivo es el de producir algn material para la venta (Productos), o bien para el consumo, que deber ser embodegado en los inventarios de la empresa. Cualquier centro de costos en etapa de explotacin puede clasificarse como de naturaleza de produccin o de no produccin.

Centros de costos acumuladores de costos indirectos al proceso productivo (Centros de CIP).


Este es el comn de los centros de costos, como los departamentos y reas de una empresa destinadas al proceso productivo, las plantas de procesamiento, los beneficiaderos y otros centros de costos conceptuales como la maquinaria y equipo, los vehculos destinados al proceso productivo, las carreteras internas, el riego,, etc. Todos son centros de costos en etapa de explotacin que consumen recursos e incluso pueden generar ingresos, pero no producen productos embodegables. Todos estos centros de costos trabajan en forma indirecta para el desarrollo de los productos finales y se consideran como costos indirectos de produccin (CIP), o de fabricacin (llamados CIF en la manufactura o costos generales de manufactura). Todos los centros de costos de este tipo acumulan costos indirectos de produccin en forma temporal. De esta forma se conocer sus estados de ejecucin y estados de resultados y al final del periodo se distribuirn sobre los centros de costos destinados a la produccin para obtener los costos totales de produccin. Cada centro de CIP puede acumular costos relacionados a un determinado tipo de producto o a varios tipos de productos o a todos los productos. Los costos indirectos de produccin (CIP) comprenden los gastos de personal, servicios personales, servicios pblicos, servicios tcnicos y dems aportes indispensables que ayuden en el desarrollo y terminacin adecuada del producto final, pero que no son claramente imputables a cada producto en forma directa. Estos costos CIF se deben acumular en centros de costos separados y posteriormente se necesitarn mecanismos idneos de distribucin para llevarlos en forma apropiada a los costos del producto. Ejemplos en al rea agropecuaria: Los costos de maquinaria (alquiler, combustibles y lubricantes, operario, mantenimientos, etc.) Los costos de la planta de procesamiento (cuando no es tratada como un CC de produccin). Los costos de los vehculos de trabajo. Los costos de germinadores y almcigos (cuando no sean tratados como un proceso preliminar). Los costos de riego.

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Los costos de carreteras internas de trabajo o medios de transporte interno para la produccin. Ejemplos en la manufactura: El departamento de diseo de una empresa manufacturera de zapatos. El rea de servicios de la fbrica de herramientas. Los costos de bodega de materias primas de la fbrica de zapatos. Etc.

Costos generales indirectos a cada actividad.


Tambin hay costos que no caben en ninguna clasificacin especial, pero que son tambin CIP. Estos se llevan a un centro de costos general por cada actividad o producto. Es claro que los costos directamente imputables a cada lote, se le imputarn directamente, como lo son los jornales de las labores, los insumos y otros costos claramente asignables a los lotes particulares. Tambin habrn otros costos indirectos de produccin que tendrn relacin con los centros de CIP ya creados, como carreteras, maquinaria, beneficio, etc. Pero hay otros, generales a un cultivo, pero que no son claramente asignables a los otros centros CIP y es dispendioso repartirlos manualmente entre los lotes agrcolas. Para esto entonces se crean centros de CIP acumuladores de costos generales a cada cultivo que tenga ms de un lote en la finca. Ejemplo. En una finca se tienen tres actividades agrcolas (ctricos, caf y pltano). Considere que se tienen cinco lotes en caf, tres en ctricos y uno en pltano. Recomendacin. Para el caso del ejemplo, la recomendacin es que por cada lote se debe crear un centro de costos y adems crear un centro de costos indirectos de produccin para caf y un centro de costos indirectos de produccin para ctricos. De esta forma cada que se tenga algn gasto general a los lotes de caf o de ctricos, se le puede imputar a su centro de costos indirectos de produccin general. Es el caso de una asesora tcnica para el caf, que no se le puede cargar a ningn lote en particular; entonces se le cargar a su centro de CIP general. El caso del pltano es diferente, ya que por ser un nico lote, los costos directos e indirectos de produccin aplicables directamente al pltano se le imputarn al nico lote.
$ $ $

CIP generales a caf

CIP generales a ctricos

Caf

Caf

Caf

Caf

Caf

Ctricos

Ctricos

Ctricos

Pltano

Captulo 4: Los centros de costos.

4 - 11

Centros de costos acumuladores de costos ajenos al proceso productivo.


Son los centros de costos que se dedican a la administracin, gerencia y logstica de la empresa, pero que no son parte integral del costo del producto terminado. Ejemplos: El rea de administracin y finanzas. El rea de comercializacin y ventas. El rea social de la finca. Los gastos familiares y de representacin. Los gastos de recreacin. Etc.

Ejemplo de estructuracin de centros de costos de una finca de cultivo perenne.


Finca la Cafetalera Centros de costos ajenos al proceso productivo Area social Piscina Vehculo particular ADMINISTRACIN Costos indirectos de produccin (CIP) Beneficiadero Se distribuye basado entre los lotes basado en la produccin de cada uno. Se distribuye entre los lotes basado en el rea de cada uno. de Se distribuye entre los lotes basado en el rea de cada uno. Se distribuye entre los lotes basado en el rea de cada uno. Se distribuye entre los lotes basado en el rea de cada uno.

Carreteras internas

Campamentos trabajadores Vehculos de trabajo.

Gastos generales de caf

- 12

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Lotes agrcolas Lote 1. El barranco. Caf 8 Ha Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.

Lote 2. Buenos aires. Caf 4 Ha Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.

Lote 3. Cantarrana. Caf 9 Ha Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.

Ejemplo de estructuracin de centros de costos en una finca de cultivos transitorios.


Finca El Maizal Centros de costos ajenos al proceso productivo Area social ADMINISTRACIN Costos indirectos de produccin (CIP) Planta de secamiento Se distribuye basado entre los lotes basado en la produccin de cada uno. Se distribuye entre los lotes basado en el rea de cada uno. de Se distribuye entre los lotes basado en el rea de cada uno. Se distribuye entre los lotes basado en el rea de cada uno. Se distribuye entre los lotes basado en el rea de cada uno. Se distribuye entre los lotes de maz basado en el rea de cada uno.

Carreteras internas

Campamentos trabajadores Vehculos de trabajo.

Sistema de riego

Gastos generales de Maz

Captulo 4: Los centros de costos.

4 - 13

Gastos generales de Sorgo

Se distribuye entre los lotes de sorgo, basado en el rea de cada uno.

Maquinaria agrcola (CIP) Tractor FORD 5000 Se distribuye trabajadas/lote. Se distribuye trabajadas/lote. Se distribuye trabajadas/lote. Se distribuye trabajadas/lote. segn el nmero de horas

KUBOTA M1-1

segn

el

nmero

de

horas

Cosechadora John Deere 1

segn

el

nmero

de

horas

Implementos tractores

segn

el

nmero

de

horas

Lotes agrcolas Lote 1. Plan bajo Maz primer semestre Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.

Sorgo semestre Lote 2. El llanito

segundo Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.

Maz primer semestre

Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.

Sorgo semestre Lote 3. Plan alto.

segundo Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.

Maz primer semestre

Acumula los costos directos a el imputados, mas los CIP.

- 14

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Captulo

5
TRATAMIENTO DE LOS COSTOS INDIRECTOS DE PRODUCCIN (CIP).
Los centros de costos indirectos de produccin (CIP) son acumuladores de costos temporales que de una u otra forma se debern llevar al producto para el clculo de los costos de produccin por unidad. La forma de llevar al producto los costos indirectos de produccin es por el mtodo de distribucin. La distribucin de los costos se puede hacer de varias formas principales: distribucin inmediata, distribucin peridica, distribucin al final o no distribuir. El proceso de la distribucin lo hacen unos entes especiales de AgroWin denominados los Nodos distribuidores o Cost drivers . Los nodos distribuidores contienen las reglas de la distribucin de los costos que se les imputen, pero no almacenan costos. Lo que normalmente se hace, es que los costos indirectos se acumulan en centros de costos intermedios durante todo el periodo (mes, por ejemplo) y luego se hace una transferencia de todos los costos desde el centro de costos al distribuidor, el cual los reparte entre los centros de costos de produccin, de acuerdo a los criterios y alcances especificados.
Lote 1 PLANTA DE SECADO Centros de costos CIP Distribuidor de costos Lote 2 Lote 3 Lote 4

Captulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de produccin (CIP).

5-1

Nodos distribuidores de costos (Cost driver s).


Caractersticas:
Distribucin basada en criterios.
Los distribuidores de costos se encargan de distribuir con base en criterios preestablecidos a todos los costos e ingresos que se les imputen. Por su comportamiento dentro del sistema se llaman tambin distribuidores o repartidores de costos , puesto que se les pueden imputar gastos e ingresos y automticamente los distribuyen entre otros centros de costos.

No acumulan costos.
Nunca acumulan costos. Todo lo que se les imputa, es distribuido al instante de acuerdo con algn criterio preestablecido.

Distribucin de los CIP.


Se utilizan especialmente para distribuir los CIP (costos indirectos de produccin) directamente entre los centros de costos de produccin.

Imputaciones a los nodos distribuidores.


Donde se pueda usar un centro de costos para imputarle algn valor, se puede usar tambin un distribuidor. Hay dos formas de imputarle valores a un distribuidor: Imputacin directa. Cuando se hace una imputacin directamente a un nodo distribuidor desde una operacin de egresos o de ingresos, el distribuidor repartir ese valor entre los centros de costos de su alcance, pero que estn vigentes a la fecha de la imputacin. Si los criterios con que est programado el distribuidor no encuentran ningn centro de costos sobre quin distribuir, la imputacin es pasada al centro de costos general. Los distribuidores nicamente distribuyen sobre centros de costos vigentes. Si un distribuidor est programado para distribuir entre los centros de costos A, B y C, y B no est vigente a la fecha de la imputacin, la distribucin se hace slo sobre A y C. Imputacin por traslado desde un centro de costos acumulador de CIP. Otra forma de imputarle valores a los nodos distribuidores es por traslados de valores acumulados en centros de CIP. Cuando se hace esta imputacin, el distribuidor hace la reparticin entre los centros de costos que han estado vigentes durante el periodo de acumulacin del centro de CIP. Los traslados se hacen con la ayuda de las operaciones de cierre de mes. El periodo de acumulacin de los CIP empieza desde su ltima reparticin. Cada vez que hay una reparticin de un centro de costos, as no sea del 100% de su valor acumulado, empieza un nuevo periodo de acumulacin. Si en el conjunto de centro de costos del alcance del distribuidor hay algunos que tuvieron ms das de vigencia que otros, la distribucin se hace en forma proporcional a esos das de

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

vigencia en adicin a las proporciones establecidas por los criterios de distribucin (rea, poblacin, etc.).

Los registros distribuidos no deben perder su origen.


Sera una prdida de informacin si al distribuir los costos de algn centro de CIP, como puede ser la planta de procesamiento de la fruta, se perdiera la informacin de los costos acumulados de la planta como tal. Para ello, sistemas como AgroWin pueden presentar informes de ejecucin presupuestal de cada centro de costos, aunque sus costos se hayan distribuido a los productos. Ms adelante se explicarn con claridad estos conceptos.

Tipos de nodos distribuidores de costos.


AgroWin puede manejar diferentes tipos de distribuidores de costos, pero en este documento slo se presentarn los distribuidores de costos bsicos. En el captulo de creacin de la finca y los centros de costos se presentarn todos los detalles acerca de cada tipo de distribuidores: Nodo distribuidor de costos por peso. Nodo distribuidor de costos por criterio.

Variables necesarias para hacer la distribucin.


Hay tres variables importantes que se deben tener en cuenta para hacer la distribucin, es decir, para llevar los costos acumulados en los centros de costos indirectos de produccin (CIP) al producto. Periodicidad: El momento en el tiempo en que se hace la distribucin. Algunos centros de costos permiten distribuciones inmediatas, otros exigen distribuciones mensuales, o distribuciones semestrales o anuales. La periodicidad se puede establecer directamente en los centros de costos CIP, marcando los cierres de mes en los que se deber hacer la distribucin. Alcance: Es el conjunto de centros de costos sobre los que se har la distribucin. Por ejemplo, el centro de costos que acumula todos los costos de beneficio de caf se distribuir entre todos los lotes que tengan caf en produccin durante el periodo de acumulacin. Criterio de distribucin: Se refiere al cmo se repartirn los costos entre los centros de costos. El criterio se basa en la forma de establecer las proporciones para repartir los costos. Por ejemplo, se puede hacer la reparticin en proporciones iguales a las reas de los cultivos en produccin o en proporciones al nmero de rboles de cada cultivo, o en proporcin a las horas de uso de un tractor, etc.

Periodicidad de la distribucin.
Las distribuciones se pueden hacer en diferentes momentos en el tiempo, lo cual depende de las caractersticas del cultivo y de las posibilidades de cmputo de que se disponga. Distribucin inmediata: Esto significa que cada que se tenga un costo distribuible a cultivos o centros de costos, ste se distribuir al instante de la imputacin. Este es el ms avanzado y el ms adecuado para muchos casos. Sin embargo no se recomienda hacerlo manualmente por los costos de calcular y registrar las distribuciones. Solo sistemas avanzados como AgroWin permiten automatizar estas distribuciones (ver ms adelante nodos distribuidores ).

Captulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de produccin (CIP).

5-3

La distribucin inmediata no requiere que se cree un centro de CIP especial, puesto que no se acumularn esos costos en un recipiente separado, sino que en la medida en que sucedan, stos sern imputados directamente al nodo distribuidor, quien se encargar de distribuirlos apropiadamente.

Costos Distribuidor

Distribucin inmediata

Lote 1

Lote 2

Lote 3

Lote 4

Distribucin peridica: los gastos y costos en la medida en que suceden, se van acumulando en el centro de costos acumulador de CIP y al final de un perodo definido se hace la distribucin. Perodos de tiempo: semanal, mensual, semestral y mximo anual.
Costos de todo el perodo Traslado del acumulador al distribuidor al final del perodo. Centro de costos acumulador de CIP L..1. L..2. L..3. L..4.

Distribucin Peridica
Distribuidor

El centro de costos acumulador CIP es de acumulacin temporal. Mientras los costos estn all acumulados se pueden obtener informes contables, como los informes estado de resultados. Al final del periodo, mediante una operacin de cierre de mes, se traslada toda la informacin del Centro CIP a un nodo distribuidor. El nodo distribuidor se encargar de recorrer cuenta por cuenta y distribuirla apropiadamente entre todos los centros de costos de su alcance bajo los criterios especificados.

La ejecucin presupuestal
Una vez hecha la distribucin, los informes contables del centro de costos CIP presentarn el estado de resultados en cero. Sin embargo, AgroWin dispone de un reporte muy importante y extracontable, que se denomina el reporte de ejecucin presupuestal. Este refleja todas las

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

imputaciones directas a los diferentes centros de costos, independientemente de que se hayan repartido o transferido sus valores. Cada centro de costos al recibir las imputaciones sabr qu hacer y a cules cuentas llevarlas. Los valores acumulados en un centro de CIP no pueden pasar de un ao a otro, ya que esos valores acumulados se almacenan en cuentas del estado de resultados, el cual es cancelado anualmente y convertido en utilidad o prdida.

Distribuciones proporcionales a la vigencia de los centros de costos


Si los centros de costos sobre los cuales se van a distribuir los costos acumulados en un centro de CIP han estado vigentes durante una parte del periodo de acumulacin de costos, el sistema adems podr considerar el nmero de das de vigencia de cada centro de costos y los usa como peso de distribucin adicional al de los criterios establecidos en el distribuidor (esto se determina en la definicin de cada nodo distribuidor). Considrese el siguiente ejemplo, donde se hace una distribucin al final del periodo. En este caso, la distribucin se har sobre los lotes 1, 2 y 3. Note que el lote 1 termin su vigencia en la mitad del periodo. Si los tres lotes tienen la misma rea, y el criterio de distribucin est basado en el rea de los cultivos, entonces en la distribucin de los valores acumulados, al lote 1 le correspondera la mitad de lo que le corresponde al lote 2 y por consiguiente al lote 3
Distribucin Acumulador de CIP

Lote 1 Lote 2 Lote 3

Lnea de tiempo

Distribucin al final del ciclo: En este caso, los costos se acumularn en un centro de CIP que acumular todos los costos indirectos durante todo el ciclo. Al final, esos costos acumulados se distribuirn o prorratearn. Este es el caso de cultivos transitorios de duracin corta, que no atraviesan en produccin el fin de ao. No distribuir: Otra posibilidad es la de nunca distribuir los CIP y hacer clculos y estimativos con herramientas externas al sistema de costos (por ejemplo hojas electrnicas). Este es un caso no recomendado, puesto que aunque en un momento determinado genera resultados, los costos de cada vez hacer un anlisis, con criterios variables es dispendioso, costoso y poco comparables.

Alcance de la distribucin.
Las distribuciones se deben hacer sobre ciertos centros de costos de la finca. Cada centro de CIP debe tener claridad en su definicin para cules centros de produccin l es necesario. Por ejemplo, la planta de procesamiento de fruta se utiliza para procesar los ctricos y por tanto su costo ser imputado por distribucin a nicamente los lotes de produccin de ctricos. Para nada debe afectar los costos de pltano o de caf (en una finca que tiene las tres actividades agrcolas).

Captulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de produccin (CIP).

5-5

El alcance se puede establecer de muy diversas formas, e incluso formas compuestas, como pueden ser: Por actividad agrcola: Se establece que la distribucin de un determinado centro de costos se debe hacer entre los lotes que tengan algn tipo de cultivo. Ejemplo: distribuir los costos de asesora en manejo del cultivo de caf entre todos los lotes de caf. Por etapa de desarrollo: Se establece que la distribucin se debe hacer entre los cultivos que se encuentren en etapa de produccin o de desarrollo. Debe aclararse que aunque la mayora de los costos a distribuir son de produccin, hay muchos otros costos que tambin afectarn los costos de desarrollo. Ejemplo: Distribuir los costos del beneficiadero de caf entre los lotes de caf en produccin. Por clasificaciones: Se establece que la distribucin se har entre los lotes o cultivos que tengan ciertos atributos o clasificadores. Ejemplo: Distribuir los costos acumulados de la bodega 1 entre los lotes con el clasificador juan y los costos acumulados en la bodega 2 entre los lotes con el clasificador pedro . Por designacin: Se establece que la distribucin se har entre los centros de costos o lotes o cultivos que establezca discrecionalmente el usuario. Ejemplo: Los costos de la asesora de control de broca slo se distribuirn entre los lotes L101, L105 y L109.

Criterio de la distribucin.
Habindose definido el momento en el cual se debe hacer la distribucin y el conjunto de lotes o centros de costos sobre los cuales deben recaer los costos distribuidos, es necesario establecer el criterio o mtodo para calcular la distribucin. Por partes iguales: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los lotes estipulados, por partes iguales. Ejemplo: Los gastos generales se podran distribuir por partes iguales. Ver nodo distribuidor por criterio. Por rea de los lotes: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por el rea de cada lote o centro de costos (basado en el nmero de hectreas, metros cuadrados, cuadras, etc.). Ejemplo: los costos correspondientes a los costos indirectos al cultivo se pueden distribuir en forma proporcional al rea de cada lote. Ver nodo distribuidor por criterio. Por poblacin: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los cultivos estipulados, por proporciones determinadas por la poblacin de cada cultivo o centro de costos (nmero de rboles, plntulas, matas, etc.). Ejemplo: los costos de riego de una finca de produccin de guanbana (rboles), se pueden distribuir basados en el nmero de rboles de cada lote. Ver nodo distribuidor por criterio. Por la produccin: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por la produccin recolectada de cada lote o centro de costos (nmero de kilos o unidades recolectadas en cada lote). Ejemplo: Los costos de la planta de procesamiento de ctricos se pueden distribuir entre los lotes de produccin, de acuerdo a la produccin de cada lote. Los mismo para los costos del beneficiadero de la produccin. Ver nodo distribuidor por criterio. Por mano de obra: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por la cantidad de jornales aplicados a cada lote o centro de costos (nmero de jornales u horas). Ejemplo: Los costos de supervisin de trabajadores se pueden distribuir entre los lotes de produccin de acuerdo al nmero de

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

jornales aplicados a cada lote. Se presupone que los supervisores se dedican a administrar y vigilar la mano de obra. Ver nodo distribuidor por criterio. Por uso de activos: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los lotes estipulados, por proporciones determinadas por la cantidad de horas uso de los activos en cada lote o centro de costos (activos como maquinaria, tractores, guadaas, etc.). Ejemplo: Los costos de la maquinaria y equipo deben ser distribuidos de acuerdo al nmero de horas que esos equipos trabajaron en cada lote. Ver nodo distribuidor por criterio. Por pesos preestablecidos: Los costos acumulados en el centro de CIP se distribuirn entre los centros de costos estipulados por pesos asignados a cada centro de costos. Ver nodo distribuidor por peso.

Metodologa de clculo de los costos.


Como se ha explicado, los costos totales de produccin son la suma de los costos directos ms los costos indirectos de produccin o de fabricacin. Costos de produccin = Costos directos + Costos indirectos. As, para que pueda obtenerse los costos por cada rea de la empresa y para obtener los costos de produccin de cada producto, es necesario seguir con una metodologa que se recomienda a continuacin:

1. Estructuracin y clasificacin de los centros de costos.


La empresa se estructura en centros de costos, los cuales se clasifican por su relacin con el proceso productivo, como se explic en la seccin anterior. Determinacin de los centros de costos de produccin (como los cultivos sembrados en los lotes agrcolas). Determinacin de los centros de CIP (como las plantas procesadoras, el beneficiadero, las carreteras, el sistema de riego, la maquinaria y equipo, etc.). Determinacin de los centros de costos ajenos al proceso productivo (como la administracin, el rea social, recreacin, gastos familiares, etc.).

2. Establecimiento de los criterios de distribucin de costos indirectos de produccin.


Una vez se tienen los centros de costos acumuladores de costos indirectos de produccin, se debe establecer los criterios para distribuirlos entre los centros de costos de produccin. Estos criterios se deben definir separadamente para cada centro CIP, ya que cada uno debe tener un tratamiento especial de acuerdo al tipo de costos que est almacenando. La definicin de criterios incluye las siguientes variables: Periodicidad: En qu momento se har la distribucin. Al final de cada mes, al final del ao, al final del ciclo. Alcance: Se debe establecer sobre cules centros de costos de produccin se distribuirn. Ejemplo: sobre todos los cultivos de maz de los lotes.

Captulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de produccin (CIP).

5-7

Criterio de distribucin: Se debe establecer el criterio bajo el cual se calcular la distribucin de los costos acumulados en el centro CIP. Ejemplo: distribuir los costos acumulados entre los lotes de maz, basado en el rea de produccin de cada lote. La periodicidad de la distribucin, puede ser relacionada con los periodos contables, con el ciclo de costos del producto, con la finalizacin de un proceso de produccin o bien, se puede hacer una distribucin inmediata. Es responsabilidad del usuario establecer las variables de distribucin en forma apropiada para cada distribuidor, de tal forma que al trasladarle los costos de los centros de CIP, se obtengan los costos de produccin lo mas cercanos a la realidad.

3. Programacin de los centros CIP para que distribuyan sus valores acumulados en forma automtica.
Una vez creados los centros de costos CIP y los distribuidores de costos, se debe proceder a conectar los Centros CIP con sus correspondientes distribuidores. En cada centro CIP, se debe activar la casilla de Activar la distribucin automtica , como se muestra en la siguiente imagen.

Activar distribuciones automticas.

El activar la distribucin automtica, significa que se debern suministrar varios datos adicionales al centro CIP, que le indicarn en qu momento se deben hacer las distribuciones y a cul ser el nodo distribuidor que se encargar de hacer las distribuciones. Periodicidad de la distribucin: Las distribuciones automticas se harn durante el proceso de cierre de fin de mes, cuando ste (la operacin de cierre de mes) tenga marcada la casilla de traslados entre centros de costos y distribuciones automticas . Marque los meses en que desea que se haga la distribucin.

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Nodo destino del distribuidor: Especifique el nodo distribuidor al que se le imputarn los datos acumulados del centro de CIP. Cuenta destino: Seleccione una cuenta de costos de produccin, donde se cargarn los costos distribuidos en cada centro de costos de produccin. Generalmente son las cuentas de costos indirectos de produccin. Si no se especifica una cuenta, los valores sern trasladados a los centros de costos de produccin en las mismas cuentas originales que se le imputaron al centro de CIP.

4. Ciclo de produccin y ventas.


El ciclo bsico de produccin empieza con la imputacin de costos y termina con la venta de productos. Este proceso se puede repetir mes a mes durante todo el periodo o ciclo completo de produccin. Un ciclo de produccin en un cultivo transitorio es nico. Empieza con los trabajos de siembra y termina con la cosecha y ventas posteriores. Un ciclo de produccin en cultivos perennes es un poco mas complejo. Inicia con los trabajos de la siembra nueva, tiene una etapa de desarrollo o inversin y luego empieza una etapa productiva hasta un punto en que debe ser zoqueado o erradicado definitivamente. Ciclo nico: Si el cultivo es erradicado definitivamente en el ciclo de siembra nueva, se dice que es un cultivo de un solo ciclo de produccin (ejemplo de los forestales). Mltiples ciclos de produccin: Si el cultivo es zoqueado (o cortado) para que vuelva a crecer o para que empiece una nueva etapa de desarrollo y luego produccin, entonces se dice que es un nuevo ciclo de produccin. Hay cultivos, como el caf que son de mltiples ciclos de produccin. Al final, cuando la produccin decae lo suficiente, el cultivo es erradicado o cortado definitivamente.

Captulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de produccin (CIP).

5-9

Cada ciclo de produccin puede durar muchos aos, por ejemplo el caf alcanza a producir durante 5 aos antes de terminar cada ciclo de produccin. Durante los periodos de produccin, la rutina es de imputar gastos, embodegar productos y registrar ventas. A continuacin se explica un poco este proceso.

1. Imputacin de gastos a los centros CIP.


Diariamente se debern imputar los gastos y costos correspondientes a cada centro CIP. El centro CIP acumular esos valores en las cuentas de costos o de gastos hasta el final del mes.

2. Distribucin automtica (proceso automtico de cierre de mes).


Una vez se han acumulado los gastos durante todo el mes, al ordenarse que se procese la operacin de cierre de mes, el sistema tomar todos los acumulados de gastos y costos del centro CIP y los transferir al distribuidor de costos, quien se encargar de repartirlos entre todos los centros de produccin. Habindose hecho este proceso, el Centro CIP se quedar con todas las cuentas de gastos y/o de costos en cero. Para visualizar el valor de las imputaciones hechas a un determinado centro de costos, se debe consultar el informe de ejecucin presupuestal, quien presenta todas las cifras consolidadas de las imputaciones hechas directamente al centro de CIP (independientemente de que se hayan cancelado por contabilidad).

3. Activacin de cuentas (proceso automtico de cierre de mes).


El proceso de cierre de mes, adems traslada todos los costos de la cuenta de costos de produccin de cada cultivo en cuentas de producto en proceso del activo.

4. Embodegamientos de productos.
Una vez los cultivos vayan produciendo sus cosechas, estas se debern embodegar. El embodegamiento se hace por la operacin especializada de embodegamientos, con el fin de que el sistema cargue la produccin a inventarios. Al cargarse la produccin a inventarios por un costo estimado definido en el embodegamiento, las cuentas de producto en proceso se disminuyen en esa misma cantidad.

5. Venta de productos.
Una vez se encuentren en bodega los productos producidos por los cultivos, estos se pueden vender. En este caso, se disminuyen los inventarios en la cantidad vendida por su costo de produccin y se debitan las cuentas de costo de ventas (la cual representa el costo de las unidades vendidas nicamente). El valor del ingreso se carga a la cuenta correspondiente de ingresos contra la cuenta de clientes.

5. Ciclo de costos.
A los centros de costos de produccin se les determina la periodicidad de clculo de los costos de produccin. Esta periodicidad se denomina el ciclo de costos. En el caso agropecuario hay varios casos destacables: Cultivos transitorios: A los cultivos transitorios se les calculan los costos de produccin al final de su ciclo de produccin. En este caso el ciclo de costos es igual que el ciclo de produccin.

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Por su carcter de transitorios y de ciclo corto no alcanzan a tener valor de inversin a amortizar en varios periodos. Cultivos perennes: Los cultivos perennes tienen un ciclo de produccin de duracin normalmente largo, donde se hace una inversin inicial en su desarrollo, la cual ser amortizada en los aos de vida productiva del cultivo. En este caso se evalan los costos en cada periodo de produccin, que normalmente es de un ao. Estos periodos de evaluacin se denominan Ciclos de costos .
Siembra nueva Activacin cultivo Primer ciclo de costos Etapa de desarrollo Cierre ciclo costos 1 Cierre ciclo costos 2 Erradicacin o zoca cultivo Tercer ciclo de costos

Segundo ciclo de costos

Etapa de Produccin CICLO COMPLETO DE PRODUCCIN DEL CULTIVO

6. Cierre de ciclo de costos.


El cierre del ciclo de costos es de vital importancia y se debe ejecutar antes de proceder a hacer el clculo de los costos de produccin. Los cierres de ciclos de costos son completamente diferentes a los cierres de mes y a los cierres de ao. El cierre de ciclo de costos es de vital importancia, pues lo que hace es calcular todos los costos imputados al cultivo durante todo el ciclo (normalmente durante un ao) y calcula adems la produccin de todo el ciclo. Con esto valores calcula el costo de producir cada unidad y hace un comprobante de ajuste, que corrige todos los embodegamientos que se hayan hecho, los costos de los productos en inventarios, los costos de los productos vendidos y los costos de los productos trasladados. Para hacer el cierre del ciclo de costos, se debe considerar que: No hay produccin en proceso. Si las cuentas de producto en proceso tuvieran algn valor, el cierre de ciclo de costos har los ajustes necesarios para llevarlos a los productos ya producidos.. La produccin se ha recolectado por completo. Los costos sern la sumatoria de todos los valores imputados al cultivo desde el inicio del ciclo, (o desde el anterior cierre de ciclo). No es necesario que la produccin haya sido vendida, incluso, puede estar an en la bodega de productos. El cierre de ciclo de costos se debe hacer despus del cierre de mes.

7. Clculo del costo por unidad de produccin.


Habindose establecido el momento en el cual se le calcularn los costos de produccin a los cultivos, se debe proseguir con el clculo que se describe a continuacin.

Captulo 5: Tratamiento de los costos indirectos de produccin (CIP).

5 - 11

Debe tenerse en cuenta que los clculos se harn nicamente sobre los centros de costos de produccin. Durante el proceso productivo, los centros de costos de produccin (los cultivos de cada lote) han ido acumulando los costos de mano de obra e insumos directamente imputados a ellos y tambin han recibido y acumulado los costos indirectos de produccin que peridicamente (por lo regular cada mes) les han ido irrigando (distribuyendo o prorrateando) los centros de CIP. Antes de calcular los costos de produccin, ya sea al final de un ao (para un cultivo perenne) o al final del ciclo (para un cultivo transitorio) se debe asegurar de distribuir los costos CIP que an no se hayan distribuido en el periodo. Finalmente se obtienen los costos totales de produccin de cada centro de costos destinado a la produccin. Como se ha explicado antes, los costos totales son igual a costos directos ms los costos indirectos imputados por los otros centros CIP durante el periodo o el ciclo. El centro de costos de produccin, es decir el cultivo, tambin ha acumulado durante el periodo la produccin en cantidades. Por lo tanto, el clculo de los costos de produccin por unidad se limita a dividir los costos acumulados entre las unidades producidas en el periodo. Costos acumulados periodo o Costo de produccin por unidad = ------------------------------------------------------Produccin acumulada periodo o De igual forma se pueden obtener los costos por unidad de rea o por unidad de poblacin. Costo por ha = Total costos / rea del cultivo. Costo por rbol = Total costos / Nmero de rboles del cultivo.

- 12

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Captulo

6
LOS CENTROS DE COSTOS MANEJADOS POR AGROWIN.
Introduccin.
Habindose estudiado y entendido con toda claridad la teora de costos y de centros de costos, se debe proceder a entender las herramientas y facilidades que ofrece AgroWin para el montaje de la finca y toda su estructura. AgroWin ofrece muchos tipos de centros de costos y elementos especializados que ayudarn a armar la estructura de centros de costos apropiada para la finca. En general se destacan los centros de costos de tipo cultivo, los cuales son muy populares e indispensables para el manejo de los costos y la produccin. Sin embargo, estos son especializados y es necesario contar con otros tipos de centros de costos que ayudarn a estructurar la informacin y acumularla en forma ordenada y sistemtica. En general se destacan los centros acumuladores de costos estndar. Sin embargo, se definen otros tipos de centros de costos que no son tan comunes, pero igualmente importantes, como las construcciones en proceso y la maquinaria y equipo en montaje y los centros de costos de maquinaria y equipo en explotacin. AgroWin es un sistema especializado en centros de costos y por tanto puede manejar centros de costos especializados. Los tipos de centros de costos que maneja AgroWin son cada vez

Captulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.

6-1

crecientes y cada uno de ellos se especializar en un determinado tipo de informacin (un cultivo, una vaca, un ternero, una mquina especializada, etc.). En este captulo se presentarn en forma resumida los siguientes temas: Tipos de nodos y centros de costos que maneja AgroWin. Los sistemas de codificacin de centros de costos sugeridos. Ejemplo de la estructuracin de los centros de costos de una finca.

Tipos de nodos y centros de costos.


La estructura y organizacin de la finca se representa en AgroWin por medio de una estructura de rbol de nodos. Cada elemento del rbol, en forma genrica se denomina nodo . Y el conjunto estructurado de nodos y sus hijos y los hijos de stos se denomina el rbol de nodos. En el rbol de nodos se representa el rea de trabajo, las fincas que contenga, los centros de costos de cada finca, los lotes de cada finca, los cultivos de cada lote, etc. Cada elemento del rbol, en forma genrica se denomina nodo . La representacin de la estructura de una finca podra lucir como sigue:
rea de trabajo Cada elemento del rbol se denomina Nodo . rea social de la finca.

Finca la Alegra

Centros de costos.

Administracin.

Gastos familia

Planta de beneficio Centros de costos indirectos de produccin(CIP).

Riego

Maquinaria y equipo.

Cultivo de caf Lote 1 Cultivo de pltano Lotes agrcolas

Lote 2

Cultivo de maz.

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Tipos de nodos:
Hay muchos tipos de nodos en el rbol de nodos de AgroWin. Para esta seccin se visualizarn los que son bsicos para armar la estructura de la finca:

Tipo de nodo. Finca.

Descripcin. Es el nodo que agrupa toda la estructura de la finca. Sus hijos ms importantes son el nodo de Centros de costos y el nodo de Lotes agrcolas . La finca como tal no es un centro de costos, pero la agregacin de la informacin de todos sus hijos producen la informacin completa de la finca.

Categoras de Centros de costos.

Es el nodo que agrupa conjuntos de centros de costos de la finca. Las categoras son nodos estructurales, cuya nica funcin es agrupar en primera instancia a los centros de costos. No es imputable. Se pueden crear tantas categoras de centros de costos como se desee. Por ejemplo: Categora de centros de costos. Categora de centros de costos indirectos de produccin (CIP). Categora de maquinaria de produccin (CIP). Categora de distribuidores de costos.

Centro de costos estndar.

Es un nodo especializado para acumulacin de costos. Pueden crearse cuantos nodos de este tipo sean necesarios. Estos nodos son de explotacin y no de produccin. Estos son los centros de costos bsicos y son directamente imputables desde las operaciones.

Centros de costos de produccin

Es un nodo especializado en acumular costos destinados a la produccin. Son imputables directamente y tienen un manejo muy especial de los costo de produccin, acordes a las normas universales de la contabilidad de costos. Los centros de costos de produccin siempre deben producir productos embodegables. Son centros de costos que se inician en etapa de desarrollo y que luego pasarn a etapa de explotacin o bien, simplemente finalizarn cuando sean terminados. Estos son centros de costos ms especializados y tambin son directamente imputables.

Centro de costos en desarrollo.

Centros de costos de maquinaria y

Son centros de costos especiales para acumular todos los costos de la maquinaria y equipo. Por ejemplo de un tractor, de una combinada o bien, de un vehculo de trabajo.

Captulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.

6-3

equipo.

Se le imputarn los gastos de tractorista, de repuestos, combustibles, lubricantes, mantenimientos, etc. Por lo regular, se registran tambin las horas de uso de la maquinaria en las diferentes actividades. Puede ser programado para que distribuya todos sus costos automticamente al final de mes, entre los lotes y cultivos en donde trabaj.

Categora de Lotes agrcolas.

Es el que agrupa todos los lotes agrcolas. No es centro de costos, ni es imputable. Se pueden crear tantas categoras de lotes agrcolas como se desee. Por ejemplo: Lotes agrcolas de la finca 1. Lotes agrcolas de la finca 2. Lotes de ctricos.

Lote agrcola.

Este nodo es de por s un agrupador de los cultivos de un lote. El nodo lote como tal no es acumulador de costos. Adems de ser un elemento estructural, el lote es directamente imputable y acta como agrupador.

Cultivo agrcola perenne.

Es un nodo especializado para la acumulacin de costos de un cultivo perenne. Por cada lote se pueden crear cuantos cultivos se necesiten, incluso de diferentes actividades agrcolas. Los cultivos son centros de costos especializados y son directamente imputables. Los cultivos perennes tienen una vida de uno o varios ciclos de desarrollo. Empiezan con el ciclo de siembra nueva, estn en desarrollo por un periodo y luego entran en su etapa productiva. La etapa de desarrollo es considerada etapa de inversin, pues el valor de toda la etapa de desarrollo se diferir entre todos los aos de vida productiva del cultivo. Al final de su etapa productiva, algunos (como los forestales) son erradicados definitivamente y otros (como el caf) son zoqueados (cortados), con el fin de que empiece una nueva etapa de desarrollo.

Cultivo agrcola transitorio.

Es un nodo especializado para la acumulacin de costos de un cultivo transitorio o de ciclo corto. Por cada lote se pueden crear cuantos cultivos se necesiten, incluso de diferentes actividades agrcolas. Los cultivos transitorios son centros de costos especializados y son directamente imputables. Los cultivos transitorios tienen una vida de ciclo corto, inferior un ao. Sin embargo, en general, son cultivos que se siembran y se erradican con la cosecha, sin pasar por una etapa previa de inversin (etapa de

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

desarrollo de un cultivo perenne que se amortiza en mas de una cosecha). Empiezan con el ciclo de siembra nueva, estn en desarrollo por un periodo y luego entran en su etapa productiva. Al final de su etapa productiva, algunos (como los forestales) son erradicados definitivamente y otros (como el caf) son zoqueados (cortados), con el fin de que empiece una nueva etapa de desarrollo. Distribuidor. Es un nodo especializado al que se le pueden imputar valores y se encarga de distribuirlos de acuerdo a criterios preestablecidos. No es centro de costos pero es directamente imputable desde las operaciones. Agrupador. Los nodos agrupadores permiten conformar grupos de otros tipos de nodos, como centros de costos, centros de costos en desarrollo o distribuidores. No son centros de costos, pero son directamente imputables.

Caractersticas que pueden tener los tipos de nodos:


Imputables: Acumuladores costos: Distribuidores: Son nodos a los que se les puede imputar gastos, costos e ingresos. de Son nodos que acumulan todos los costos, gastos e ingresos que se les imputen. Es decir, son centros de costos . Son nodos a los que se les puede imputar gastos, costos e ingresos, pero que no acumulan esos valores, si no que los distribuyen entre otros centros de costos (segn criterios preestablecidos). Son nodos a los que dentro del programa el usuario se puede referir a ellos por un cdigo asignado desde su creacin.

Codificables:

La siguiente tabla presenta las caractersticas inherentes a cada tipo de nodo.

Tipo de nodo

Es imputable?

Es Distribuye acumulador los valores de costos? que se le imputen? No No No No No No

Es Codificable?

Es centro de costos?

Empresa. Categoras Centros de costos.

No No No

Si No No

No No No

Captulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.

6-5

Centro de costos estndar. Centro de costos de desarrollo. Lotes agrcolas Lote agrcola. Cultivo agrcola. Distribuidor de costos. Agrupador

Si

Si

No

Si

Si

Si

Si

No

Si

Si

No Si Si Si

No No Si No

No Si No Si

No Si Si Si

No No Si No

Si

No

Si

Si

No

Nodos imputables.
Como se ha explicado, el rbol de nodos que representa la estructura de la empresa, est compuesto por nodos de diferentes tipos. Para el entendimiento del usuario merecen especial importancia todos los nodos imputables. El que sean imputables, significa que en cualquier operacin de AgroWin, donde se imputen valores a las cuentas de gastos o de ingresos y que sea necesario especificar el centro de costos al cual se afectar, el sistema siempre aceptar cualquiera de los nodos clasificados como imputables. En resumen, donde se requiera en el programa un centro de costos, el usuario puede colocar un nodo imputable. Los nodos imputables siempre saben qu hacer con los valores que se les imputen. A continuacin se relacionan los nodos imputables ms comunes que hacen parte de AgroWin. Los nodos imputables, segn las clasificaciones antes presentadas son los siguientes: Centro de costos estndar. Centro de costos en desarrollo o de inversin. Nodo de tipo lote agrcola. Centro de costos de tipo cultivo agrcola perenne . Centro de costos de tipo cultivo agrcola transitorio . Nodo distribuidor de costos por peso (cost driver). Nodo distribuidor de costos por criterio (cost driver). Nodo de tipo agrupador. Una descripcin detallada de todos los tipos de nodos se har en el captulo de creacin de los centros de costos, lotes y cultivos.

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Codificacin de centros de costos.


La codificacin de los centros de costos debe hacerse sistemtica y consistentemente. Se deben establecer ciertas reglas para llegar a una codificacin consistente y apropiada a los requerimientos de la finca. Los cdigos de centros de costos y de nodos distribuidores en general deben tener las siguientes caractersticas: Mximo de 10 caracteres para el Centro de costos. Mximo de 10 caracteres para el sub-centro de costos. El centro de costos se separa del sub-centro de costos por : dos puntos. Los cdigos pueden usar dgitos alfabticos y numricos y el caracter de guin bajo _ . Los centros de costos permanentes, tales como departamentos de la empresa o lneas permanentes de produccin, se pueden enumerar con cdigos simples. Ejemplo: 1 1:1 1:2 1:3 2 3 DA Departamento administrativo. Seccin de personal. Seccin de contabilidad. Almacn. Planta de produccin. rea social. Departamento administrativo. Seccin de personal. Seccin de contabilidad. Seccin de tesorera.

O bien, usando cdigos nemotcnicos: DA:PER DA:CNT DA:TES PP AS rea social.

Planta de produccin.

Los centros de costos transitorios, los cuales nacen, tienen vida dentro de la finca por un tiempo y luego se terminan, se pueden codificar a travs de cdigos compuestos que los identifican y los distinguen de los otros. Ejemplo de cultivos transitorios: El lote de tomates 1, para siembras escalonadas se puede codificar as: los dos primeros dgitos representan el ao y los dos siguientes dgitos representan la semana. Tom1 Lote de tomates 1. Tom1:0305 Tom1:0320 Tom1:0330 Siembra en semana 5 del 2003 de tomate. Siembra en semana 20 del 2003 de tomate. Siembra en semana 30 del 2003 de tomate.

Captulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.

6-7

Para el caso de cultivos semestrales: los dos primeros dgitos representan el ao de la siembra y el ltimo representa el semestre. L12 Lote agrcola de maz no. 12. Siembra primer semestre de 2003 (03 significa 2003 y 1 significa primer semestre). Siembra segundo semestre de 2003. L12:031 L12:032

Grupos de centros de costos.


Los nodos de tipo agrupador pueden contener muchos centros de costos hijos . Hay varios tipos de nodos agrupadores especializados: Lotes agrcolas: Nodo agrupador: Agrupa cultivos y centros de costos estndar. Agrupa muchos tipos de nodos y centros de costos.

Cuando un valor (ingreso o egreso) es imputado a un nodo agrupador o a un distribuidor, ste repartir ese valor entre sus hijos, pero nicamente entre los que se encuentren vigentes a la fecha de la imputacin (fecha de soporte). Considere los siguientes ejemplos de codificacin de cultivos transitorios: El lote se denomina Tomate: Cultivos de tomate . A este lote se le van creando los cultivos que se van sembrando como hijos , los cuales se van numerando en orden de iniciacin o siembra: 1, 2, etc. Tambin se pueden enumerar bajo alguna codificacin especial inventada por el usuario, como puede ser un cdigo compuesto del ao y la semana en que se siembran: 0412, 0418, 0426, etc. Note que el cdigo representa el ao 04 y la semana de siembra 12 , 18 y 26 . Esta segunda codificacin puede ser ms apropiada. Para cultivos semestrales puede ser 041 , 042 , 051 , 052 , etc. En este caso se usa el ao y el semestre para la codificacin. Ejemplo: Para el caso, considere un rea de la finca productora de comida, donde se siembran diversos cultivos de ciclo corto para consumo interno de la finca. Se puede codificar cada cultivo con las iniciales del nombre del cultivo y la semana de siembra: Cultivo Tom0412 con 200 matas de tomate. Cultivo Hab0425 con 600 matas de habichuela. Cultivo Arv0438 con 180 matas de arveja. Cultivo Fri0418 con 200 matas de frjol. Cultivo Rep0430 con 400 matas de repollo. Hay varias formas de estructurar esos cultivos. Una es hacer un lote por cada cultivo; otra es hacer un nico lote que contenga todos esos pequeos negocios. Otra es hacer un lote por cada ao. En este caso es recomendable hacer un nico lote que los contenga. Note que los cultivos pueden estar en zonas separadas, pero conceptualmente en el sistema se pueden considerar como un lote. El lote se codificar como Lote2004 Cultivos de pan coger .

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Imputacin de costos al cultivo:


Cuando estn en ejecucin, hay muchos valores (gastos e ingresos) que es claro que se le deben cargar a cada cultivo en particular, como por ejemplo: Egreso de almacn de fungicidas para el cultivo de tomate, con cargo al cultivo Tom0412. Egreso de semillas para el cultivo de frjol, con cargo al cultivo de Fri0418.

Imputacin de costos al grupo:


Otros valores, no sern tan claramente imputables a los cultivos particulares, puesto que son generales a todos los cultivos del lote. En este caso, los valores se le imputarn directamente al lote como tal. Debido a que el lote acta como un agrupador y distribuidor, ste se encargar de repartir los valores entre sus cultivos hijos vigentes a la fecha de imputacin en proporciones determinadas por el rea de cada cultivo. Gastos de desyerbas del lote completo se le imputan al Lote05 . Gastos de asesora tcnica a los cultivos de pan coger se le imputan al Lote05 . Jornales varios gastados en mantenimiento de eras y cultivos se le imputan al Lote05 . Las imputaciones cargadas al lote sern entonces repartidas o distribuidas entre los cultivos que ste contiene, que estn vigentes a la fecha de la imputacin. Si la imputacin se hace en la fecha F1, la imputacin ser cargada nicamente al cultivo de tomate. Si la imputacin se hace en la fecha F2, la imputacin ser cargada al cultivo de tomate y al de frjol que estn vigentes en esa fecha. Si la imputacin se hace en la fecha F4, el valor ser distribuido entre los cultivos de habichuela, frjol y repollo. Muchos otros gastos generales al lote podrn adoptar una estrategia de reparticin como la de este ejemplo.
Lote05 : Cultivos de pan coger Tom0412: Cultivo de tomate. Hab0425: Cultivo de habichuela .5 Arv0438: Cultivo de arbeja. Fri0418: Cultivo de frjol. Rep0430: Cultivo de repollo. F1 F2 F3 F4 F5 F6

Captulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.

6-9

Ejemplo y explicacin de la estructuracin de los costos de una finca.


La correcta estructuracin de los centros de costos de la finca, de los lotes y los cultivos y de sus respectivas codificaciones es fundamental para tener xito en el clculo futuro de los costos de produccin.

1. Estructuracin y clasificacin de los centros de costos.


Como se ha explicado anteriormente, se deben definir los centros de costos en que se divide la empresa y clasificarlos por su relacin con el proceso productivo: Los centros acumuladores de costos de produccin. Los centros de costos acumuladores de costos indirectos de produccin (CIP). Los centros de costos acumuladores de otros centros de costos ajenos al proceso productivo.

Ejemplo:
La finca La Sombra se ha estructurado como se presenta en el siguiente cuadro.

Centro de costos Gerencia administrativa.

Objetivo Conocer todos los gastos imputables directamente a la gerencia y administracin de la finca. Conocer todos los gastos imputados en el rea social, incluyendo casa principal, prados, piscina, reas de recreo y cocina, aseo, etc.. Servir para controlar y hacerle seguimiento a estos gastos y compararlos respecto a otras fincas y periodos. Conocer los costos en que se incurre en todo el proceso de beneficio de la produccin. Adems los costos acumulados podrn ser distribuidos por criterios a los lotes de produccin de la finca, como costos indirectos de produccin.

Clasificacin Centro de costos acumulador de costos ajenos al proceso productivo. Centro de costos acumulador de costos ajenos al proceso productivo.

rea social de la finca.

Beneficiadero.

Centro de costos acumulador de costos indirectos de produccin (CIP). Un criterio de distribucin de los costos acumulados puede ser la cantidad de produccin de cada cultivo de cada lote.

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Maquinaria y equipo.

Conocer todos los costos en que se incurre en mantenimiento de maquinaria y equipo, taller de mantenimiento, combustibles y lubricantes, alquileres, depreciacin, etc. Todos los costos acumulados podrn ser distribuidos por criterios a los lotes de produccin de la finca, como costos indirectos de produccin. Conocer los costos directos de produccin de caf en cada lote.

Centro de costos acumulador de costos indirectos de produccin (CIP). Un criterio de distribucin puede ser el del nmero de horas que ha trabajado la maquinaria en cada cultivo de cada lote.

Cultivos de produccin de caf.

Cada uno es un centro de costos acumulador de costos directos de produccin de tipo Cultivo agrcola .

Cultivos de produccin de pltano.

Conocer los costos directos Cada uno es un centro de de produccin de pltano en costos acumulador de costos cada lote. directos de produccin de tipo Cultivo agrcola . Conocer todos los costos en que se incurre en mantenimiento de las carreteras internas de la finca destinadas al acceso a los lotes agrcolas. Todos los costos acumulados podrn ser distribuidos por criterios a los lotes de produccin de la finca, como costos indirectos de produccin. Centro de costos acumulador de costos indirectos de produccin (CIP). La distribucin se puede hacer basada en el rea de cada lote agrcola en produccin o en desarrollo.

Carreteras internas

Una vez diseada la estructura de centros de costos, se ha clasificado cada uno de acuerdo con su relacin con el proceso productivo. Ver columna de clasificacin en la tabla anterior. Esta misma clasificacin se podra representar estructuradamente de la siguiente manera: FINCA LA SOMBRA Centros de costos ajenos al proceso productivo Gastos generales Gerencia administrativa

Captulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.

6 - 11

Area social de la finca Centros de costos indirectos de produccin (CIP) Beneficiadero Maquinaria y equipo Lotes agrcolas de la finca Lote 1 de caf Lote 2 de caf Lote 1 de pltano

2. Establecimiento de criterios de distribucin de los costos acumulados en los centros CIP.


Para el clculo de los costos totales de produccin, es decir los costos de produccin de cada unidad producida (de cada arroba de caf o de cada kilo de pltano), se debe primero establecer la metodologa y criterios para la obtencin de los costos totales. Costos totales = Costos directos + costos indirectos de produccin. Es claro que los costos directos estarn conformados por la mano de obra (jornales) y materiales e insumos aplicados directamente a cada cultivo de cada lote. Los costos indirectos, por el contrario permanecen acumulados en centros de CIP, de donde se pueden obtener reportes y datos tiles para control y seguimiento. Una vez terminado el periodo de acumulacin para cada centro de CIP, que puede ser mensual, semestral o anual, stos sern repartidos entre los centros de costos de produccin (o sea entre los cultivos de produccin) en forma razonablemente proporcional a la participacin de cada cultivo en los gastos acumulados en cada centro CIP. Por ejemplo, se podr establecer que todos los costos de beneficio de caf (mano de obra, combustibles, energa elctrica, depreciacin maquinaria y edificaciones, etc.) se deben repartir nicamente entre los cultivos de caf que se encuentran en fase de produccin. Los cultivos de pltano no han tenido nada que ver en los costos del beneficiadero del caf. El criterio para establecer la proporcionalidad de la distribucin podra ser la produccin de cada cultivo, cargndole mas costo de beneficiadero a los cultivos que mas produjeron y menos a los que menos produjeron. De igual forma, los costos de carreteras de transporte interno de la finca le han prestado el servicio a todos los cultivos, tanto los de caf, como los de pltano. Las carreteras han servido en muy diversas etapas de cada cultivo, desde la siembra hasta la recoleccin y por tanto la distribucin se hace entre todos los lotes agrcolas de la finca, sea que estn en desarrollo o en produccin.

- 12

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Costos de beneficio

Costos de mantenimiento de carreteras.

CC de Beneficio

CC carreteras internas finca

Lotes de produccin de caf

Lotes de produccin de pltano

Tratamiento de los costos de maquinaria y equipo.


La maquinaria y equipo de la finca, cuando es relevante (cultivos mecanizados), tiene un alto impacto en los costos de produccin. Para ello, se recomienda crear un centro de costos por cada mquina relevante (un tractor o una combinada o cosechadora) para que acumule durante el mes todos los costos de operacin, como son el operario, los combustibles y lubricantes, los alquileres o la depreciacin a que haya lugar, rodamientos, mantenimientos, repuestos, etc. Al finalizar cada periodo, todos los costos acumulados de cada maquinaria, se debern repartir entre los cultivos en los cuales trabajaron esas mquinas, en forma proporcional a sus horas de uso. Esta misma consideracin se puede hacer para cada mquina o para grupos de mquinas. Por ejemplo, crear un centro de costos que se llame Tractores , el cual acumular todos los gastos de los tractores.

Clculo de los costos indirectos de produccin.


Se tiene ya claro que los centros de costos correspondientes al Beneficioy Carreteras internas finca y Maquinaria y equipo almacenan costos indirectos de produccin. Para repartir los costos indirectos de produccin (CIP) entre los diferentes cultivos para los que se presta el servicio, se debe establecer la forma de distribucin de los costos. Una forma de distribucin es una metodologa, simple o compleja, que establece las proporciones en que los costos indirectos de produccin deben ser llevados a los procesos productivos (cultivos). Cada centro de CIP puede estar basado en criterios de distribucin distintos.

Criterios de distribucin de los CIP.


Como se ha venido explicando, los centros de costos que se clasifican como acumuladores de CIP (costos indirectos de produccin) debern ser distribuidos en algn momento y por algn criterio entre los centros de costos de produccin que correspondan (es decir entre los cultivos).

Captulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.

6 - 13

Para el ejemplo, se consideran los siguientes criterios para distribuir los CIP entre los cultivos de caf y de pltano: Distribucin de los costos acumulados de beneficio de caf: Periodicidad: Dada la periodicidad anual del ciclo de costos del caf, los costos de beneficio se pueden acumular durante todo el ao y en el ltimo cierre de mes hacer la distribucin. De esta forma se tendrn informes interesantes de costos de beneficio antes de su distribucin. Alcance: El beneficio es un proceso que se le practica a la produccin de caf en cereza. Al fin del proceso se obtiene el caf pergamino seco. Por lo anterior la distribucin se debe hacer nicamente sobre los cultivos de caf que se encuentran en etapa de produccin. Criterio de distribucin: El beneficiadero trabajar para cada cultivo de cada lote en forma proporcional a lo que ellos hayan producido. Los lotes que han producido ms, han exigido ms trabajo del beneficiadero, que los que producen poco. Por tanto el criterio para la distribucin estar basado en el nmero de kilogramos de caf cereza recolectados de cada cultivo de cada lote en el ao. Distribucin de los costos acumulados de carreteras de la finca: Periodicidad: Dado que los costos de mantenimiento de carreteras estn al servicio tanto de los cultivos de caf, como los de pltano y que la periodicidad del ciclo de costos del caf y del pltano son distintas, se debe haber establecido que los costos se acumularn durante todo el mes y al final durante el cierre de mes, se har la distribucin. Alcance: Como se explic anteriormente, las carreteras estn al servicio de todos los lotes y cultivos de la finca y por tanto sus costos se deben distribuir entre los cultivos de caf y los de pltano, as estn en etapa de desarrollo o en etapa de produccin. Criterio de distribucin: Se establece que el criterio de distribucin de los costos acumulados debe estar basado en el rea de cada cultivo. Los cultivos de ms rea absorbern ms costos de mantenimiento de carreteras y los ms pequeos absorbern menos costos. Distribucin de los costos acumulados de maquinaria y equipo: Periodicidad: La maquinaria y equipo en la finca del ejemplo se utiliza nicamente para las labores de caf, realizando ciertas prcticas sobre los rboles de caf en etapa de produccin. Por lo anterior, se establece que la periodicidad de la distribucin puede ser anual, que es el ciclo de costos del cultivo de caf. Alcance: Debido a que los equipos nicamente se utilizan en el cultivo de caf, el alcance de la distribucin ser solo los lotes con cultivos de caf en etapa de produccin. Criterio de distribucin: En este caso, el criterio de distribucin puede estar basado en el nmero de rboles que hayan sembrados en cada lote que haga parte del alcance. Los lotes que tengan ms rboles absorbern ms costos de maquinaria y equipo que los lotes de menos rboles. Distribucin de los costos acumulados de maquinaria agrcola (Tractores, combinadas, etc): Periodicidad: La maquinaria agrcola se utiliza nicamente para las labores de maz, donde se realizan ciertas prcticas, como siembra, arado, fertilizacin, etc. Por lo anterior, se establece que la periodicidad de la distribucin puede ser mensual, o bien, semestral. Alcance: Debido a que los equipos nicamente se utilizan en el cultivo de Maz, el alcance de la distribucin ser solo los lotes con cultivos de Maz.

- 14

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Criterio de distribucin: En este caso, el criterio de distribucin puede estar basado en el nmero de horas que el tractor ha trabajado en cada lote.

3. Clculo del costo por unidad de produccin.


Los costos totales de cada cultivo en produccin sern los costos directos, ms los costos indirectos, que para el ejemplo seran: la proporcin de los costos de beneficio del caf y de maquinaria y equipo ms la proporcin de los costos del mantenimiento de carreteras mas los costos de la maquinaria agrcola (cuando aplique). As, los costos de produccin de caf en cada lote sern: (Costos directos cultivo + Proporcin costos beneficio + Proporcin costos maquinaria y equipo + proporcin costos mantenimiento de carreteras). ----------------------------------------------------------------------------------Nmero de arrobas de caf producidas.

Costos por @ de caf =

Y los costos de produccin de pltano en cada lote sern:


Costos por Kg de pltano = ------------------------------------------------------------------------------

(Costos directos pltano + Proporcin costos carreteras). Nmero de Kg de pltano producidos.

El ejemplo anterior es muy fcil de implementar en AgroWin, debido a que ste cuenta con un conjunto de tipos de centros de costos especiales que permite implementar con facilidad las diferentes estructuras productivas de cada finca.

Captulo 6: Los centros de costos manejados por AgroWin.

6 - 15

Captulo

7
CREACIN DE LA FINCA.
Creacin de la finca en el sistema.
Una finca se define como una actividad econmica organizada para la produccin y comercializacin de productos agrcolas y sus derivados. En AgroWin se pueden crear cientos de fincas (limitado nicamente por las capacidades del computador y la licencia de uso de que se disponga). Las fincas se pueden manejar por reas de trabajo. Un rea de trabajo puede contener una o cientos de fincas. El crear varias fincas en un rea de trabajo, permite que se puedan hacer operaciones y configuraciones comunes a todas. El crear una finca por rea de trabajo, permite tener absoluta independencia en cada finca, tal como si estuviesen en computadores separados. Hay algo de gran importancia que siempre debe recordarse cuando se van a crear las fincas y los centros de costos: Verificar la fecha de trabajo, puesto que AgroWin por ser un sistema basado en el tiempo, las fincas, los centros de costos, lotes y cultivos slo existirn a partir de su fecha de creacin. La fecha que el sistema interno toma como la fecha de creacin es la fecha de trabajo.

Siempre colocar la fecha de trabajo antes de crear la finca y los diferentes tipos de nodos.

Captulo 7: Creacin de la empresa.

7-1

IMPORTANTE: Antes de crear empresas o centros de costos, ponga la fecha de trabajo correctamente. Puede ser la fecha en la que se har el cargue inicial de saldos.

Pasos para la creacin de la finca.


La creacin de la finca es muy sencilla y se realiza en unos pocos pasos. Sitese en la ventana del manejador de nodos [Men principal > Programas > Manejador de nodos].

1 : Seleccione rea de trabajo.

2 : Clic derecho. 3 : Clic.

Ntese que en el men pueden aparecer varias posibilidades de creacin de empresas, como Empresa propiamente dicha , Finca agrcola , Finca pecuaria , Empresa manufacturera , Empresa de servicios , Empresa pblica , etc. AgroWin est diseado para tratar de forma especial cada tipo de empresa. Los tipos de empresas que aparecen en el men estn limitados a la licencia de uso que se haya adquirido. Una vez seleccionada la accin de CREAR FINCA , se visualiza un mensaje informativo de gran importancia. Muy importante: El sistema confirma la fecha de creacin de la finca.

Verifique!!

Clic

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

La finca empezar a existir en AgroWin slo a partir de la fecha de trabajo de su creacin, por lo tanto, debe colocar la fecha de trabajo correctamente antes de crear la finca. Se recomienda que la fecha de creacin de la finca sea la misma o anterior a la fecha del cargue de saldos iniciales. Si coloca la fecha de trabajo en una fecha anterior a la fecha en que cre la finca, sta no estar visible. Luego se solicita el cdigo que se le asignar a la finca. Debe ser un dato numrico entre 1 y 32767. Si se trata de la primera finca que se crea en el rea de trabajo, se recomienda codificarla como la nmero 1, la segunda como la nmero 2, etc. Una vez asignado el cdigo se visualiza el asistente para la creacin de la finca, que paso a paso le ir solicitando al usuario toda la informacin necesaria para su creacin.

Paso 1: Informacin de la finca.


Nombre de la finca: Mx. 40 caracteres. Requerido. Nombre o razn social de la finca o empresa a crear. Nombre corto: Mx. 10 caracteres. Opcional. Nombre corto de la finca. Este se utilizar en algunos informes, donde por su diseo, haya un espacio muy pequeo para colocar el nombre completo de la empresa o finca. Propietario o responsable: Mx. 40 caracteres. Opcional. Nombre del propietario o administrador de la finca. Telfono: Mx. 30 caracteres. Opcional. Nmero telefnico de la finca. Fax: Mx. 30 caracteres. Opcional. Nmero de Fax de la finca.

Paso 2: Contina solicitando informacin adicional.


Direccin: Mx. 50 caracteres. Opcional. Direccin de la finca. Ciudad: Mx. 20 caracteres. Opcional. Ciudad de la sede de la finca. Pas: Mx. 20 caracteres. Opcional. Pas de la sede de la finca. Cdigo postal: Mx. 20 caracteres. Opcional. Cdigo postal de la finca. Pgina Web: Mx. 60 caracteres. Opcional. Direccin de la pgina web de la finca. E-Mail: Mx. 60 caracteres. Opcional. Direccin de e-mail del contacto en la finca.

Paso 3: Caractersticas de la empresa - rea.

Captulo 7: Creacin de la empresa.

7-3

Se debe especificar el rea de la finca. Debe ser el rea de toda la extensin de la finca. El rea es utilizada principalmente para la presentacin de indicadores y la unidad de rea es usada para establecer la unidad de rea en que se debe especificar el rea de cada uno de los lotes y cultivos. Es decir, si la finca se expresa en hectreas, los lotes y cultivos se deben expresar en hectreas tambin. Dependiendo del uso que haga del rea en los indicadores, sta puede ser el rea o extensin total de la finca o el rea cultivable de la finca. rea: Valor numrico. Requerido. Representa la extensin de la finca.

Paso 4: Caractersticas de la finca Ubicacin geogrfica.


Opcionalmente se puede especificar la altura sobre el nivel del mar y las coordenadas geogrficas de la finca. Esta informacin es de inters para gremios que necesitan localizar cada finca en sistemas geo-referenciados. A.S.N.M.: Valor numrico. Opcional. Representa la altura sobre el nivel del mar. Latitud: Mx. 15 caracteres. Opcional. Representa la latitud geogrfica de la finca. Expresar grados, minutos y segundos de acuerdo al siguiente formato: GGG:MM:SS:X, donde X es la latitud norte (N) o sur (S). Longitud: Mx. 15 caracteres. Opcional. Representa la longitud en coordenadas geogrficas de la finca. Expresar grados, minutos y segundos de acuerdo al siguiente formato: GGG:MM:SS:X, donde X es la longitud este (E) u oeste (W).

Paso 5: Informacin legal.


Debe especificarse el tipo de documento de la finca como persona jurdica o bien del propietario como persona natural y el nmero de identificacin. Tipo de documento: Cdigo. Opcional. Tipo de documento de identificacin de la empresa. Puede seleccionar entre los tipos de documentos. Ej. Cdula, NIT, RUT, etc.

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Los tipos de documentos pueden ser modificados por configuraciones avanzadas. Nmero del documento: Mx. 30 caracteres. Opcional. Especificar el nmero del documento.

Paso 6: Clasificacin legal.


La pgina de clasificacin legal presentar una serie de atributos especiales definidos para cada pas, que servirn para determinar y clasificar una finca. Estos sern de mucha utilidad para el clculo automtico de impuestos y descuentos en las diferentes operaciones donde aplique. Estos atributos funcionarn en conjunto con los atributos de cada tercero con el que se desarrollen transacciones. Al sistema se le definen reglas que determinan cuando aplican o no los diferentes tipos de conceptos de cargos y descuentos como IVA y retencin en la fuente. Ver el documento Contabilidad, captulo de Configuraciones. Para adicionar o modificar los atributos de configuracin legal ir a [Menu principal > Mantenimiento > Configuraciones...]

Paso 7: Actividades agrcolas rea de trabajo.

1: Clic para incluir una nueva actividad.

2: Doble Clic para seleccionar la actividad.

3: Indique el cdigo que tendr la actividad en su rea de trabajo.

Captulo 7: Creacin de la empresa.

7-5

AgroWin permite incluir muchas actividades agrcolas, como cultivos perennes y transitorios. Tambin permite adicionar otros tipos de actividades como ganadera y construccin. En principio se involucran actividades generales, pero se pueden adicionar al rea de trabajo las actividades agrcolas que apliquen a las actividades de la finca. Por ejemplo, si la finca cultiva maz y frjol, se deben incluir estas actividades. Para ello, slo se debe presionar el botn [+] y seleccionar entre las actividades que ofrece AgroWin. Si las actividades de la finca no existen en el listado, se pueden crear una vez se termine con la creacin de la finca. Una vez seleccionada la actividad, se visualizar una pequea caja de dilogo solicitando el cdigo con que se desea referir a la actividad en el rea de trabajo. Note en el ejemplo que la Floricultura tiene internamente el cdigo 32, pero para la empresa se desea que se incluya con cdigo 1 que es ms fcil de memorizar y digitar.

Note que las nuevas actividades involucradas lucen en color blanco, que significa que pueden ser eliminadas si se desea.

Las actividades que se definan son visibles a todas las fincas y empresas del rea de trabajo. Cuando se incluye una actividad, el sistema incluir adems un conjunto amplio de labores e insumos predefinidos para la actividad. Si se desea, se puede omitir este paso y luego se pueden importar las actividades para el rea de trabajo. Ver [Men principal > Archivo > reas de trabajo > Mantenimiento reas de trabajo > [Acciones] Modificar > Paso 2].

Paso 8: Centros de costos (No incluir aqu los lotes y cultivos agrcolas).
En este paso de la creacin de la empresa, el usuario puede crear los centros de costos iniciales con que contar la empresa. Los lotes no se crean en este paso, nicamente los centros de costos estndar y en desarrollo. Los centros de costos se crearn con valores por omisin y ser responsabilidad del usuario revisar los atributos con los que se crea cada tipo de centro de costos, por medio del rbol de nodos. Este paso de creacin de centros de costos puede ser omitido en este asistente y los centros de costos pueden ser creados a travs del rbol de nodos. Siempre es obligatorio por lo menos crear un centro de costos denominado Gastos empresariales , al cual se le imputarn todos los costos y gastos generales. Note que el sistema lo sugiere con el cdigo 1 . Pero esto puede ser modificado por el usuario.

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

El diseo de la estructura de centros de costos es muy particular a cada finca y se debe hacer con criterio de costeo y seguimiento. Es muy recomendable invertir unos momentos en pensar muy bien en esta estructura, para luego obtener los resultados requeridos. Por cada rengln de centro de costos se solicitan los siguientes datos: Cd. CC: Cdigo mx. 21 caracteres. Requerido. Especifique el cdigo con el que se identificar el centro de costos. Nombre: Mx. 40 caracteres. Requerido. Nombre del centro de costos. Tipo CC: Cdigo numrico. Requerido. Tipo de centro de costos. Ver tipos de centros de costos ms adelante en el captulo de centros de costos. Unidad: Solo lectura: Unidad en la que se debe especificar el rea de cada centro de costos. rea: Numrico. Requerido. rea que abarca el centro de costos. El rea ser de utilidad al momento de calcular indicadores de gestin por rea o bien, para usarse como criterio de distribucin de gastos. Ciertos tipos de centros de costos, pueden no tener rea (por ejemplo Gastos de vehculos o Gastos familiares ), en cuyo caso el usuario debe ingeniarse para asignarles un rea que sirva de proporcionalidad o peso para distribuciones. En caso de no tener claridad, asigne 1 al valor del rea. Nombre corto: Mx. 10 caracteres. Nombre abreviado del centro de costos a ser usado en informes donde no haya espacio para colocar el nombre completo del centro de costos. Actividad: Cdigo. Requerido. Cdigo de la actividad a la que se dedica el centro de costos. Si no tiene una actividad definida, colquese 0 - Actividad general .

Paso 9: Lotes agrcolas de la finca.


En este paso es necesario crear cada uno de los lotes de explotacin agropecuaria de la finca. Los lotes corresponden a las reas fsicas de tierra de la finca destinadas a los cultivos. Los lotes no son propiamente los cultivos. Los cultivos son proyectos agrcolas que se crearn ms adelante. En algunas regiones se acostumbra a trabajar por lotes como reas fsicas de la finca con un nombre propio independiente del cultivo que contenga. Por ejemplo: Los guamos, los naranjos, el bajo, la meseta, buenos aires, el jardn, etc. Nota: Los lotes agrcolas se pueden crear desde este asistente o bien posteriormente desde el rbol de nodos. Por cada rengln de definicin de lotes se solicitan los siguientes datos: Cd. lote: Cdigo mx. 21 caracteres. Requerido. Especifique el cdigo con el que se identificar el lote.

Captulo 7: Creacin de la empresa.

7-7

Nombre: Mx. 40 caracteres. Requerido. Nombre del lote. Si el lote no tiene nombre, asigne por ejemplo las palabras Lote 010 . Tipo CC: Cdigo numrico. Requerido. Tipo de centro de costos. Debe especificarse el tipo de lote. Por defecto se coloca lote agrcola. Unidad: Slo lectura: Unidad en la que se debe especificar el rea de cada lote. rea: Numrico. Requerido. rea fsica del lote. No es el rea cultivada. Nombre corto: Mx. 10 caracteres. Nombre abreviado del lote a ser usado en informes donde no haya espacio para colocar el nombre completo. Actividad: Cdigo. Requerido. Cdigo de la actividad agropecuaria a la que se dedica el lote. Si no tiene una actividad definida, colquese 0 - Actividad general . Un lote puede tener diferentes tipos de cultivos que estarn determinados por los cultivos que se le vayan creando en el tiempo, sin embargo, se puede indicar una actividad de vacacin del lote que servir para facilitar luego la digitacin de los datos (ver planillas).

Paso 10: Gastos empresariales generales.


Se debe especificar el centro de costos que ser considerado el acumulador de gastos empresariales generales. Regularmente es el inicialmente recomendado por AgroWin en el paso de creacin de los centros de costos, o sea el 1 gastos empresariales generales . Note que el cdigo se pregunta porque igual el usuario puede cambiarle el cdigo o especificar otro centro de costos. Al centro de costos Gastos generales empresariales se le imputarn todos aquellos gastos que no es fcil imputarlos directamente a los otros centros de costos especficos. Ejemplo: El servicio de alumbrado. Posteriormente se pueden establecer criterios de distribucin que permitan repartir esos gastos generales entre otros centros de CIP (Costos indirectos de produccin) o directamente de produccin. Cuando el sistema, en su procesamiento interno no pueda determinar el centro de costos al cual llevar un determinado gasto o costo, lo llevar o trasladar a este centro de costos. Por ejemplo, se establece que las depreciaciones del tractor de la finca se deben cargar al cultivo de maz. Si en algn mes no hay cultivo de maz vigente en el momento de la depreciacin, el sistema no tendr otra opcin que cargarle esa depreciacin al centro de costos general de la finca.

Paso 11: Rtulo para reportes.


En los campos del rtulo para reportes se debe colocar los textos que se desea que aparezcan siempre en los reportes. Por ejemplo: El

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

nombre de la finca, su propietario, la direccin y telfono, su eslogan, etc. Con los anteriores datos, los reportes siembre se imprimirn con un encabezado como el que sigue:

Paso 12: Atributos adicionales.


Una vez se ha definido la informacin fundamental para la creacin de la finca, se pueden incluir dentro de su definicin un conjunto adicional de atributos opcionales de inters para el usuario y que pueden ser utilizados desde herramientas como ContaExcel.

Paso 13: Final de la creacin de la finca.


Una vez se termine de suministrar la informacin necesaria para la creacin de la finca y sus centros de costos y lotes iniciales, el sistema sugiere los pasos a seguir: Completar la estructura de centros de costos: Cada centro de costos ser creado con los datos bsicos que se le han suministrado. Dependiendo del tipo de centro de costos o de lote, cada uno de ellos tiene muchos otros atributos que el sistema le ha asignado por defecto. Es responsabilidad del usuario entrar a revisar nodo por

Captulo 7: Creacin de la empresa.

7-9

nodo desde el rbol de nodos para asegurarse de estar de acuerdo con los atributos asignados o de lo contrario colocar los apropiados. Realizar el cargue inicial de saldos: Luego de haber creado la finca y toda su estructura de centros de costos y de lotes, se deben crear los cultivos de cada lote de acuerdo con su etapa de desarrollo (desarrollo o explotacin) y hacer todos los comprobantes de cargue inicial para que queden registrados en el sistema todos los recursos monetarios y fsicos debidamente valorizados a la fecha del cargue. Una vez creada la empresa, se visualizar en el rbol de nodos junto con todos sus centros de costos y lotes. Cada centro de costos debe ser revisado para determinar que todos sus atributos estn correctamente suministrados.

Observe la nueva finca creada

Observe los centros de costos y los lotes. Recuerde, cuando necesite puede crear mas lotes o centros de costos.

Recuerde entrar a cada centro de costos y lote a revisar sus atributos.

Creacin de lotes y centros de costos adicionales.


El asistente para la creacin de la finca es una primera oportunidad de crear una estructura inicial de la finca. Posterior a esto, para crear ms lotes o centros de costos o cultivos, se debe hacer lo siguiente: Paso 1: Paso 2: Paso 3: Paso 4: Seleccione el nodo padre del cual desea un hijo. Presione el clic derecho. Seleccione una de las opciones de crear que aparezcan disponibles. Estas pueden variar dependiendo de la licencia de que se disponga. Especifique el cdigo del nuevo nodo y luego suminstrele todos los datos que el asistente solicite.

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

El siguiente captulo tratar en detalle el proceso de creacin de cada tipo de nodo o centros de costos.

Creacin de categoras.
Inicialmente se presentan varias categoras de centros de costos, como son: Centros de costos. Costos indirectos de produccin. Maquinaria y equipo. Distribuidores. Lotes agrcolas. Cada una de estas categoras ayuda a clasificar los diferentes centros de costos, pero no son codificables. Esto significa que la categora como tal, solo sirve para efectos de visualizacin del rbol de nodos. Es posible categorizar, por ejemplo los lotes de la finca u otros grupos de centros de costos. Por ejemplo, supngase que con una sola empresa de tipo finca se desea manejar la informacin de tres fincas. Finca la Loma, Finca el Bajo y Finca Romeral. Cuando las fincas conforman una misma empresa, bajo un mismo dueo, muchas veces es recomendable que todas las fincas se traten como una sola. Al crear la nica finca, se le deben crear los lotes de las tres fincas. En este caso es recomendable crear varias categoras de lotes. Para ello seleccione la finca y luego [Clic derecho > Configuracin > Categoras de centros de costos y nodos].

Captulo 7: Creacin de la empresa.

7 - 11

Se visualiza el maestro de categoras, las cuales pueden se eliminadas o se pueden crear nuevas categoras.

A cada categora se le define un cdigo, el cual establece nicamente el orden dentro del rbol de nodos. La categora base indica si se trata de una categora de centros de costos o de lotes agrcolas, etc. El grupo, establece un grupo por defecto para todos los centros de costos o lotes que se le adicionen a esta categora. Para el caso de las tres fincas, se pueden crear dos categoras adicionales de lotes de lotes, de tal forma que queden tres. Lotes agrcolas de la finca La loma. Lotes agrcolas de la finca El bajo. Lotes agrcolas de la finca El romeral. Una vez creados, en el rbol de nodos, luciran como sigue:

Observe las nuevas categoras creadas.

- 12

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

A cada categora se le pueden adicionar tantos centros de costos o lotes como se desee. Se recomienda establecer rangos de cdigos para cada categora. Por ejemplo: Categora Cd. inicial. 000 100 200 300 400 500 Cd. final

Centros de costos Costos indirectos de produccin Centros de costos de maquinaria y equipo Lotes agrcolas de la finca la loma. Lotes agrcolas de la finca el bajo. Lotes agrcolas de la finca el romeral

099 199 299 399 499 599

Si en realidad son pocos los centros de costos, entonces se recomienda usar apenas dos dgitos. Tambin es posible usar cdigos nemotcnicos.

Captulo 7: Creacin de la empresa.

7 - 13

Captulo

8
CREACIN Y DESCRIPCIN DE LOS TIPOS DE CENTROS DE COSTOS, LOTES Y CULTIVOS.
Como se explic en el captulo 5 sobre los tipos de centros de costos manejados por AgroWin, la estructura de nodos no solo se compone de centros de costos. Para armar la estructura se necesita tambin de nodos de diversos tipos, cuya concepcin ya se ha explicado en ese captulo. En el presente captulo se explicar en detalle la creacin, acciones y operacin de cada uno de los tipos de nodos y centros de costos.

Creacin de centros de costos.


Los centros de costos son explicados en detalle en el captulo 4 de este manual. Se recomienda encarecidamente la lectura y entendimiento de este captulo antes de proceder a crear los centros de costos de la finca. Hay varios tipos de centros de costos, pero en general se destacan los centros acumuladores de costos estndar. Sin embargo, se definen otros tipos de centros de costos que no son tan comunes, pero igualmente importantes, como las construcciones en proceso y la maquinaria y equipo en montaje.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8-1

AgroWin es un sistema especializado en el manejo y seguimiento de centros de costos y por lo tanto puede manejar un nmero alto de tipos de centros de costos especializados como lotes agrcolas, cultivos transitorios, cultivos perennes, maquinaria y equipo, construcciones, etc). Los tipos de centros de costos que maneja AgroWin son cada vez crecientes y para cada uno se cuenta con la documentacin correspondiente. El alcance de este documento est limitado nicamente a los nodos y centros de costos de uso frecuente en la creacin de la estructura empresarial de la finca. Cada centro de costos tiene un manejo general a travs de un conjunto de acciones estandarizadas que se explican brevemente en los prrafos siguientes:

Acciones comunes a los nodos y centros de costos.


Informes: Visualiza un sub-men con todos los informes, reportes y grficos que se puedan obtener del centro de costos. Creacin: Se visualizan muchas opciones de creacin de tipos de nodos que se pueden desprender de un centro de costos. Finalizar centro de costos: Accin que genera una operacin de finalizacin de un centro de costos. Modificar: Visualiza el asistente especializado de edicin del centro de costos para que se actualice su informacin. Visualizar: Abre el asistente de edicin pero con todos los campos en modo de solo lectura. Verificar: Verifica la informacin del centro de costos y la integridad de su informacin. Recodificar: Permite cambiarle el cdigo a un centro de costos. El nuevo cdigo no debe existir en el rbol de nodos, bajo ningn tipo de centro de costos. Eliminar: Elimina un centro de costos de todo el sistema. Para ser eliminado, el centro de costos no puede estar usado en ninguna operacin ya procesada. Presupuesto: Permite crear o modificar el presupuesto de ejecucin presupuestal de un centro de costos. Consolidar centro de costos: Permite hacer que dos centros de costos se conviertan en uno solo. El cdigo del centro de costos origen desaparece y todo lo que estaba imputado a el, ser imputado al centro de costos destino. Se afecta todo el sistema.

Tipos bsicos de centros de costos.


En este documento se explicar la creacin de los centros de costos bsicos que maneja AgroWin, los nodos distribuidores bsicos y algunas de sus acciones y operaciones mas importantes: Centros de costos estndar. Centros de costos de produccin. Centros de costos de maquinaria y equipo. Lotes agrcolas.

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Cultivos transitorios. Cultivos perennes. Centros de costos en desarrollo o de inversin. Nodo distribuidor por peso. Nodo distribuidor por criterio. Nodo agrupador.

Centro de costos de tipo Estndar .


Objetivo.
Acumular los costos, gastos e ingresos de un rea fsica o virtual de la empresa que se encuentra en etapa de explotacin.

Descripcin y caractersticas.
Los centros acumuladores de costos estndar son el tipo de centro de costos ms comn en todas las empresas. Se considera un centro de costos estndar a las partes de la empresa a las que se les hace seguimiento y/o que sean considerados centros CIP (Costos Indirectos de produccin). Los centros de costos estndar pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia. Una caracterstica especial de estos centros de costos estndar es que siempre son partes de la empresa que se estn explotando (con excepcin de los de produccin). No son centros de costos estndar los centros de costos que se encuentren en etapas de desarrollo, construccin o inversin. Recurdese que cuando se cre la finca, se suministr la informacin bsica de todos los centros de costos y lotes que conforman la estructura de la finca, los cuales deben ser revisados y complementarlos con sumo cuidado. Ver la accin de modificar centros de costos complementarios.

Ejemplos:
Los departamentos de las empresas. La maquinaria y equipo. El sistema de riego de la finca. Los vehculos. reas especiales a las que se les quieren conocer los gastos, costos e ingresos, como los vehculos, las mquinas en ciertos casos, etc. Entes conceptuales de la empresa, como el centro de costos de gastos empresariales, gastos familiares, etc. Etc.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8-3

Caractersticas de los centros de costos estndar: Todos los gastos, costos e ingresos que se les imputen sern llevados a las cuentas del estado de resultados. No pueden cambiar de estado (de desarrollo a explotacin), como mximo se pueden finalizar. No admiten embodegamiento de productos a su cargo (puesto que no producen productos).

Creacin de un Centro de Costos Estndar.


Antes de crear un CC estndar debe primero verificar la fecha de trabajo. Recuerde que el nuevo centro de costos a crear slo existir a partir de esa fecha. Para crear un centro de costos estndar, se debe seleccionar el padre de los centros de costos, que es precisamente el nodo Centros de costos . Presione clic derecho y seleccione Crear un CC estndar . Una vez suministrado el cdigo del nuevo centro de costos, se presenta el asistente de creacin, el cual solicitar toda la informacin necesaria para la ceracin del centro de costos.

Observe el padre de los Centros de costos. 2 : Clic

1 : Clic derecho

3 : Digite cdigo del nuevo CC.

Observe la fecha!!

Paso 1: Informacin bsica.


Nombre: Mx. 40 caracteres. Requerido. El nombre a asignarle al centro de costos.

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Nombre corto: Mx. 10 caracteres. Requerido. El nombre corto del centro de costos. Este ser de mucha utilidad en informes donde haya muy poco espacio para el nombre completo del centro de costos. Responsable: Mx. 40 caracteres. Opcional. El responsable del centro de costos. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado. Actividad: Cdigo. Requerido. Identificacin de la actividad empresarial con la que se desea asociar el centro de costos. La actividad empresarial representa el conjunto de tareas o labores que se podrn usar para expresar las actividades que se realizan sobre ste centro de costos. Si no se usa el mdulo de actividades djese siempre las actividades generales.

Paso 2. Caractersticas del CC rea.


En ste paso se solicita nicamente el rea del centro de costos en la misma unidad que la unidad de rea de la empresa. El rea es solicitada con varios propsitos: Para establecer criterios distribucin por rea. de

Para presentar indicadores por rea. El rea es una variable de tiempo. Esto significa que el rea podr ser cambiada cada vez que se desee y el sistema recordar la fecha en la que fue cambiada y regir slo a partir de esa fecha. Si el rea de un centro de costos es por ejemplo 150 m2 desde que se cre el centro de costos en 01/01/2003 y en 01/06/2003 el rea se cambia a 300 m2, el sistema recordar las fechas. Si luego se pone la fecha de 01/03/2003 se mostrar rea = 150m2. Si luego se pone la fecha de 01/08/2003 se mostrar rea = 300m2. Recuerde que siempre que se cambie una variable de tiempo, el sistema recordar los valores en el tiempo.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8-5

Paso 3. Caractersticas del CC Unidades.


Especifique la poblacin o cantidad de unidades que representan el centro de costos. El nmero de unidades es solicitada con varios propsitos: Para establecer criterios de distribucin por nmero de unidades. Para presentar indicadores por unidad. Poblacin: Numrico. Opcional. Nmero de unidades que conforman el centro de costos. Unidad: Mx. 10 caracteres. Opcional. Unidad de la poblacin. El nmero de unidades puede ser por ejemplo: El nmero de empleados del departamento o rea de la finca (para el caso del rea administrativa). El consumo promedio en kilovatios del departamento (Para el caso del beneficiadero). El nmero de metros lineales de carreteras (para el caso de un centro de costos de carreteras). Etc. El nmero de unidades es una variable de tiempo. Por tanto los cambios que se le hagan en el tiempo sern recordados por el sistema.

Paso 4: Clasificadores.
La pgina de clasificadores permite establecer clasificaciones para los centros de costos, lo cual es de mucha utilidad a la hora de generar reportes consolidados o bien para establecer criterios de distribucin de costos. Grupo: Mximo 10 caracteres. Opcional. Permite definir grupos de centros de costos. Por medio de los filtros se pueden obtener informes consolidados de todos los centros de costos de un grupo determinado. Por ejemplo, se puede marcar ciertos centros de costos y lotes como FABIO y otros como MARIO ; luego se pueden obtener informes de los centros de costos marcados con FABIO e igualmente con los centros de costos marcados como MARIO . Clasificadores: Mximo 30 caracteres. Opcional. Los clasificadores son identificadores adicionales de los centros de costos que sern muy importantes al momento de tenerlos que clasificar para alguna tarea. El principal uso de los clasificadores es para establecer criterios en las distribuciones de costos. As se pueden establecer criterios como Distribuir todos los gastos entre los centros de costos que contengan el clasificador FLOR . Para esto, el sistema buscar entre todos los centros de costos de la empresa y seleccionar los que tienen la palabra FLOR entre sus clasificadores.

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Modificacin de un Centro de Costos Estndar.


Para modificar un centro de costos estndar se deben seguir los pasos que se describen en el siguiente grfico: Haciendo doble clic sobre un nodo se llama la accin de modificar (o la accin por defecto), slo si no tiene hijos
1 : Seleccione el centro de costos a modificar. 2 : Clic derecho .

La accin por defecto.


La accin por defecto se nota en el men emergente porque siempre est con negrilla. En este caso al hacer doble clic sobre el centro de costos, se llama la accin modificar.

El asistente.
3 : Clic.

Al llamar la accin de modificar se visualizar un asistente similar al de creacin de un centro de costos estndar para que se modifique la informacin necesaria.

Operacin de Finalizacin de un centro de costos estndar.


Un centro de costos puede tener vigencia indefinida en el tiempo o bien se puede finalizar en una fecha determinada.

Ejemplos:
La finca ha decidido demoler el beneficiadero Se terminar con el centro de costos de riego.

Proceso:
La finalizacin de un centro de costos estndar lleva a cabo ciertos procesos, dependiendo de s es o no de produccin: Si el centro de costos no es de produccin: En este caso solo se finaliza la vigencia del centro de costos. Si el centro de costos es de produccin: En este caso, se pone fin a la vigencia del centro de costos y se traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de Producto en proceso a una cuenta de gastos de prdidas por baja definida en la operacin. Ver tambin: Operacin de finalizacin de un centro de costos.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8-7

Centro de costos de tipo Produccin .


Objetivo.
Acumular los costos, gastos e ingresos de un rea fsica o virtual de la empresa que se encuentra dedicada a la produccin. Esto significa que produce algn tipo de producto embodegable.

Descripcin y caractersticas.
Los centros de produccin son comunes en las empresas de manufactura y de produccin en general. Los cultivos de los lotes tambin son centros de costos de produccin, pero con mayor especializacin, por lo que se han creado centros de costos especializados para el manejo de cultivos transitorios y de cultivos perennes. Los centros de costos de produccin pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia. Ejemplos: La planta de procesamiento de frutas. La lnea de produccin de zapatos tenis. Una orden de trabajo que se embodegar finalmente. Una plantacin agrcola destinada a la produccin de productos embodegables. Un hato lechero que produce diariamente leche. Caractersticas del centro de costos de produccin: No pueden cambiar de estado (de desarrollo a produccin), como mximo se pueden finalizar. Que siempre son partes de la empresa que estn destinadas a la produccin. Todos sus gastos y costos, aunque sean imputados a las cuentas de gastos o de costos, sern inventariables. Es decir, los gastos imputados a un centro de costos de produccin son automticamente transferidos por AgroWin a la cuenta de inventarios-productos en proceso (nicamente las cuentas de gastos y costos que tengan en Si la opcin de AutoActivar ). El centro de costos de produccin debe producir elementos, ya sea productos terminados o piezas intermedias que sern embodegadas por medio de la operacin de inventarios. Todos los gastos y costos sern acumulados en la cuenta de inventarios-productos en proceso hasta que se produzcan los embodegamientos. Una vez producido el embodegamiento, su costo ser trasladado de la cuenta de productos en proceso a la cuenta de inventarios. Para mayor informacin ver el mdulo de inventarios. Los centros de costos de produccin normalmente acumulan costos directos y costos indirectos. Los indirectos se acumulan inicialmente en centros de costos (CIP) y en los cierres de mes se reparten entre los centros de costos de produccin con base en criterios preestablecidos. Los informes de resultados diferirn mucho de la ejecucin presupuestal. Bsicamente el estado de resultados presentar nicamente las cuentas de costos de ventas y las cuentas de ingresos.

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Normalmente en la finca los centros de costos dedicados a la produccin son los cultivos, los cuales son centros de costos especializados que se estudiarn mas adelante. Hay sin embargo una amplia posibilidad de centros de costos que pueden ser de produccin, como una planta de procesamiento de fruta, o bien, considerar el beneficiadero como una planta de produccin. Los centros de costos de produccin consumen recursos (mano de obra, insumos y otros) y producen productos embodegables para la venta o bien para el consumo en otros proyectos de la finca. Centros acumuladores de costos intermedios al proceso productivo, que no producen elementos para ser embodegados, no son centros de costos de produccin. La ejecucin presupuestal presentar la informacin de todos los gastos, costos e ingresos imputados directamente al centro de costos, y que tengan marcada la opcin de Afecta ejecucin presupuestal . Ver [Plan de cuentas > cuenta > Atributo AutoActivar ]). Al marcar un centro de costos como de Produccin se solicitar que se especifique la cuenta donde sern inventariados todos los gastos y costos imputados al centro de costos. Normalmente es la cuenta de Inventarios Productos en proceso. Debe tenerse en cuenta que los gastos se le debern imputar siempre a las cuentas de gastos o de costos y el sistema en forma automtica los transferir a la cuenta de Inventarios productos en proceso que se especifique en esta casilla.

Centro de costos de tipo Desarrollo o de inversin (Dinmico).


Objetivo.
Acumular todos los gastos, costos e ingresos imputados a un ente de la empresa que puede cambiar de estados en el tiempo. Inicia en etapa de desarrollo y se convierte posteriormente en un activo fijo depreciable (o amortizable). Tiene la posibilidad de que pueda seguir despus de la activacin como un centro de costos en etapa de explotacin.

Caractersticas generales.
Son un tipo especial de centro de costos dinmico, es decir, puede cambiar de estado de desarrollo a estado de explotacin y pueden ser reiniciados y finalizados. Si son reiniciados, inician un nuevo ciclo y quedan nuevamente en etapa de desarrollo.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8-9

Pueden ser finalizados definitivamente en cualquiera de las etapas. Cuando se crean, quedan inicialmente en etapa de desarrollo (de ah su nombre) pero se puede cambiar de estados en el tiempo. Los centros de costos en etapa de desarrollo pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia.

Ejemplos:
La construccin de una bodega de insumos y materiales de la finca. Una vez termine su etapa de desarrollo, la bodega se convertir en un activo depreciable y adems podr seguir siendo un centro acumulador de costos de embodegamiento. El montaje y construccin del sistema de riego de la finca: Una vez termine su desarrollo, toda la inversin en el sistema de riego acumulada durante la etapa de desarrollo ser convertida en un activo depreciable. Adems el sistema de riego en funcionamiento seguir como un centro de costos en explotacin, acumulando todos los gastos que se le imputen para su correcto funcionamiento. El montaje de una maquinaria nueva en la planta de procesamiento: Todos los costos de montaje se acumularn y cuando se termine la instalacin el valor acumulado se convertir en un mayor valor de la planta de procesamiento. El centro de costos Montaje de maquinaria finalizar su vigencia al momento de la activacin. Proyectos de investigacin y desarrollo en curso.

Caractersticas en etapa de desarrollo:


Etapa de desarrollo o inversin.
Siempre inicia en etapa de desarrollo y no en etapa de explotacin. Todas las imputaciones que se le haga a un centro de costos deben cargarse a las cuentas de egresos e ingresos directamente. Contablemente el sistema acumula todos los costos, gastos e incluso ingresos en que se incurra durante toda la etapa de desarrollo en la cuenta de propiedad, planta y equipo (construcciones en curso o maquinaria y equipo en montaje). Desde el punto de vista de ejecucin presupuestal, el sistema siempre puede presentar informes de los costos, gastos e ingresos discriminados por las cuentas de egresos e ingresos originalmente imputadas.

Evento de activacin.
Cuando se termina la etapa de desarrollo puede cambiar de etapa de explotacin y por lo tanto cambiar todo el tratamiento interno de las imputaciones contables (operacin denominada Activacin del centro de costos ). Los centros de costos en etapa de desarrollo o inversin pueden cambiarse a etapa de explotacin mediante una operacin de activacin. Durante la activacin se definen las nuevas caractersticas que debe tener el centro de costos durante su etapa de explotacin. Todos los recursos sacrificados durante la etapa de desarrollo sern convertidos en un activo fijo depreciable cuando el centro de costos sea activado. El activo creado se depreciar en todos los periodos que se especifique durante el evento de activacin. Al activarse el centro de costos pueden darse tres alternativas:

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Que el centro de costos finalice definitivamente. Por ejemplo la construccin de una mquina, que al terminarse no seguir siendo un centro de costos y seguimiento, sino un activo depreciable. Que el centro de costos al activarse, siga siendo un centro de de costos de explotacin. Es decir que se explotar y como tal se le har seguimiento a todos sus costos de explotacin. Normalmente el activo creado se deprecia con cargo al mismo centro de costos en explotacin. Por ejemplo al activar el sistema de riego de la finca, ste continuar existiendo como centro de costos en explotacin, pero no produce productos embodegables. El activo creado con todos los costos de desarrollo se depreciar sobre el mismo centro de costos de riego. Que el centro de costos al activarse siga siendo centro de costos de explotacin, y adems dedicado a la produccin. Como centro de costos de produccin deber producir productos embodegables. Normalmente el activo creado durante el evento de activacin se deprecia con cargo al mismo centro de costos. Por ejemplo al activar la planta de procesamiento de fruta. La planta como tal pasar a ser un activo mas de la empresa que se depreciar en los aos de vida til. Adems, la planta de procesamiento seguir siendo un centro de costos de produccin, ya que producir productos embodegables.
Finalizacin.

Etapa de desarrollo

Etapa de explotacin pero no destinado a la produccin.

Etapa de explotacin destinado a la produccin.

Caractersticas en etapa de explotacin o produccin:


Una vez activado el centro de costos y no habindose finalizado durante la activacin, el centro de costos quedar en etapa de explotacin.

Etapa de explotacin pero no de produccin.


Si durante el evento de activacin del centro de costos no se marca la casilla de produccin , ste quedar en etapa de explotacin pero no destinado a la produccin. Todos los gastos, costos e ingresos que se le imputen al centro de costos en explotacin (pero no de produccin) si afectarn directamente el estado de resultados (Ingresos y egresos). El estado de resultados ser muy similar a la ejecucin presupuestal, con la diferencia de que la ejecucin presupuestal no involucra cuentas tales como ajustes por inflacin, depreciaciones y amortizaciones (solo las cuentas marcadas con afecta ejecucin presupuestal ). Es decir, el centro de costos se empezar a comportar como un centro de costos estndar en explotacin.

Etapa de explotacin y de produccin.


Si es marcado como de produccin durante el evento de activacin, todos los costos y gastos sern llevados a la cuenta de Inventarios productos en proceso hasta que se registren los embodegamientos. Es decir, se comportar como un centro de costos de produccin.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 11

Caso de ejemplo:
La construccin de una bodega es una construccin en curso. Cuando se termina la construccin, se aplica la operacin de activacin del centro de costos la cual hace lo siguiente: Todos los gastos y costos imputados (directa o indirectamente) se convertirn en un activo depreciable. Durante la activacin, se especifica que el centro de costos, como tal, finalizar su vigencia con la activacin. Es decir, el centro de costos que vena en desarrollo terminar su vigencia. El activo creado (la bodega como propiedad) se depreciar durante toda su vida til.

Creacin de un Centro de Costos en Desarrollo.


Antes de crear un CC en desarrollo debe primero verificar la fecha de trabajo. Recuerde que el nuevo CC a crear slo existir a partir de esa fecha. Para crear un centro de costos en desarrollo, se debe seleccionar el padre de los centros de costos, que es precisamente el nodo Centros de costos . Presione clic derecho y seleccione Crear CC en desarrollo .

Observe el padre de los Centros de costos.

2 : Clic 1 : Clic derecho

3 : Digite cdigo del nuevo CC.

Observe la fecha!!

Una vez suministrado el cdigo del nuevo centro de costos, se presenta el asistente de creacin, el cual solicitar toda la informacin necesaria para la creacin del centro de costos en desarrollo.

Paso 1: Informacin bsica.


Nombre: Mx. 40 caracteres. Requerido. El nombre a asignarle al centro de costos. Nombre corto: Mx. 10 caracteres. Requerido. El nombre corto del centro de costos. Este ser de mucha utilidad en informes donde haya muy poco espacio para el nombre completo del centro de costos.

- 12

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Responsable: Mx. 40 caracteres. Opcional. El responsable del centro de costos. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado. Actividad: Cdigo. Requerido. Identificacin de la actividad empresarial con la que se desea asociar el centro de costos. Si no se usa el mdulo de actividades djese siempre las actividades generales.

Paso 2. Caractersticas del centro de costos CC rea.


En ste paso se solicita nicamente el rea del centro de costos en la misma unidad que la unidad de rea de la empresa. El rea es solicitada con varios propsitos: Para establecer criterios distribucin por rea. de

Para presentar indicadores por rea (Ej. Costos de construccin por m2). El rea es una variable de tiempo. Esto significa que el rea podr ser cambiada cada vez que se desee y el sistema recordar la fecha en la que fue cambiada y regir slo a partir de esa fecha. Note que el rea de los centros de costos, lotes y cultivos se debe expresar en la misma unidad de rea que se haya establecido para la finca.

Paso 3. Caractersticas del CC Unidades.


Especifique la poblacin o cantidad de unidades que representan el centro de costos. El nmero de unidades es solicitado con varios propsitos: Para establecer criterios de distribucin por nmero de unidades. Para presentar indicadores por unidad. Poblacin: Numrico. Opcional. Nmero de unidades que conforman el centro de costos. Unidad: Mx. 10 caracteres.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 13

Opcional. Unidad de la poblacin. El nmero de unidades puede ser por ejemplo: El nmero de empleados del departamento. El consumo promedio en kilovatios del departamento. Etc. El nmero de unidades es una variable de tiempo.

Paso 4: Ciclos del centro de costos.


Normalmente los centros de costos en desarrollo nicamente tienen un ciclo de vida y quiz hasta solo su etapa de desarrollo. Es decir finalizan su vigencia cuando termina su etapa de desarrollo, o bien, terminan su vigencia al finalizar su etapa de explotacin. Los centros de costos en desarrollo pueden llegar a cumplir varios ciclos de vida. Este es el caso especial de los cultivos perennes (Para el manejo apropiado de cultivos se usa un tipo especializado de centros de costos para cultivos que se tratar mas adelante). Normalmente se inicia un centro de costos en el primer ciclo, pero en algunas ocasiones puede iniciarse en un ciclo diferente al primero, en cuyo caso se debe especificar.

El cuadro de ciclos del centro de costos presenta las fechas en que inici y finaliz cada etapa del ciclo cumplido del centro de costos.

Paso 5: Cuenta de desarrollo.


Como se ha explicado en el captulo de centros de costos, todos los gastos, costos e ingresos que se le imputen a un centro de costos en desarrollo, sern trasladados y acumulados automticamente a la cuenta de Propiedad planta y equipo Construcciones en proceso . El monto acumulado, conjuntamente con sus ajustes por inflacin (cuando aplique), sern utilizados posteriormente para determinar el valor del activo fijo a generar cuando se Active el centro de costos.

- 14

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

En el caso del ejemplo, cuando se termine la construccin de la bodega, el sistema tomar todo el valor acumulado en la cuenta de construcciones en curso y lo convertir en un activo fijo depreciable (para mayor informacin ver la operacin de activacin de un centro de costos en desarrollo). A pesar de que al imputarse los gastos y costos al centro de costos en desarrollo, sern transformados (desde el punto de vista contable) en la cuenta del activo (Construcciones en curso), el sistema no perder las imputaciones a las cuentas de gastos, las cuales se podrn ver por la ejecucin presupuestal. Por ejemplo, si se invierte en la construccin de la bodega $ 300,000 en mano de obra y $ 1,200,000 en materiales, los informes contables para el centro de costos Construccin bodega quedaran: Balance: Construcciones en curso Estado de ganancias y prdidas: En blanco Ya que todos los gastos se redirigieron al activo. $ 1,500,000.oo

Ejecucin presupuestal: Tiene el detalle de todos los gastos. Mano de obra Materiales construccin $ 300,000.oo $ 1,200,000.oo

Paso 6: Clasificadores.
Los clasificadores son palabras clave que se le pueden asignar a los centros de costos para posteriormente establecer criterios de seleccin por esas palabras. Para ms informacin ver la seccin anterior sobre centros de costos estndar.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 15

Operacin de Activacin de un Centro de Costos en Desarrollo.


Los centros de costos en desarrollo son dinmicos, es decir, no estarn en desarrollo por siempre. Cuando un centro de costos en desarrollo se termina de desarrollar, todos los costos y gastos invertidos durante toda esa etapa de desarrollo, estn acumulados en la cuenta del activo denominada Construcciones en curso o cuenta similar. La construccin entonces empezar una etapa diferente de explotacin, o de produccin, segn sea lo que se est construyendo o desarrollando. As, la construccin ya terminada ser convertida en un activo fijo dentro del sistema que ser depreciado segn su vida til. Para que el sistema entienda este cambio y lo procese correctamente, basta con Activar el centro de costos mediante la operacin especial de Activacin .

Ejemplos:
Una bodega que ha terminado su construccin y se desea convertir en un activo. (El centro de costos como tal puede finalizar o no con la activacin, dependiendo de si se desea que la bodega como tal, siga siendo un centro de costos al que se le har seguimiento a sus gastos). El montaje de una mquina en la planta de produccin se ha terminado y se desea llevar todos los gastos en que se incurri para su montaje, a un mayor valor de la mquina misma (El centro de costos como tal finaliza con la activacin).

Procesos:
La activacin de un centro de costos lleva a cabo los siguientes procesos: Determina el total de gastos, costos (y menos ingresos en el caso remoto de que existieran en la etapa de desarrollo). Crea un activo depreciable (el tipo de activo se determina en los datos de la activacin), cuyo valor o costo inicial depreciable es el total de gastos, costos e ingresos de toda la etapa de desarrollo. Si el centro de costos continuara como tal, lo pone en etapa de explotacin o produccin segn se seleccione. Si el centro de costos termina tambin con la activacin, entonces se le termina la vigencia en la misma fecha de la activacin. La operacin de activacin de un centro de costos se puede ejecutar directamente desde el rbol de nodos o bien por medio del manejador de operaciones. Por medio del manejador de nodos:

- 16

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

2 : Clic

1 : Clic derecho

Al seleccionar la operacin de activacin del centro de costos, aparecer un asistente especial que se encargar de solicitar los datos que necesita el sistema para la activacin. Al procesarse la operacin, los datos tomarn efecto sobre el centro de costos y se producirn los cambios correspondientes en el sistema. Observe los cambios en el rbol de nodos antes de la activacin y despus de la activacin.

Observe el cono de la construccin en desarrollo y luego en explotacin.

Observe que se ha creado el activo fijo Bodega producto terminado .

Para activar un centro de costos por medio del manejador de operaciones, se debe abrir el manejador de operaciones, seleccionar la categora de cultivos y seleccionar la operacin de Activacin de un cultivo .

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 17

Operacin de Finalizacin de un Centro de Costos.


Un centro de costos puede tener vigencia indefinida en el tiempo o bien se puede finalizar en una fecha determinada. Al momento de su finalizacin puede estar en etapa de desarrollo o de explotacin.

Ejemplos:
La terminacin de la planta de procesamiento. Se termina la construccin de la bodega antes de su terminacin y se abandona la construccin..

Proceso:
La finalizacin de un centro de costos lleva a cabo ciertos procesos, dependiendo de la etapa y de si es o no de produccin. Si el centro de costos est en etapa de desarrollo: pone fin a la vigencia del centro de costos en la fecha del soporte de finalizacin; traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de Construcciones en curso (o cuenta similar) del activo, a una cuenta de gastos de Prdidas por baja definida en la operacin. Si el centro de costos est en etapa de explotacin y no es de produccin: En este caso solo se finaliza la vigencia del centro de costos. Si el centro de costos est en etapa de explotacin y es de produccin: En este caso, se pone fin a la vigencia del centro de costos y traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de Producto en proceso a una cuenta de gastos de prdidas por baja definida en la operacin.

Centro de costos de tipo Maquinaria y equipo .


Objetivo.
Acumular los costos, gastos e ingresos de un equipo o conjunto de equipos de la empresa, con el fin de repartirlos a final de mes entre los diferentes lotes y cultivos en forma proporcional a su uso.

Descripcin y caractersticas.
Los centros acumuladores de costos Maquinaria y equipo son un tipo de centro de costos de mucho uso en cultivos de uso intensivo de maquinaria. Los tractores, combinadas y equipos mayores en general, son a menudo muy costosos y relevantes en el costo del producto final. Por esto, es necesario acumular sus costos en forma separada y al final del mes repartirlos entre los cultivos en forma proporcional a lo que el equipo trabaj en ellos. Los centros de costos de maquinaria y equipo pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia. Se puede crear un centro de costos para cada tractor o combinada o bien, se puede crear un centro de costos que agrupe a todos los tractores. Esto debe ser determinado con mucho

- 18

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

criterio para tratar de afectar los costos de la produccin de una manera aproximada y econmica.

Pasos para configurar un centro de costos de maquinaria y equipo.


Para lograr este manejo especial de maquinaria, se debe hacer varias cosas. Para el caso supngase un tractor JD 900: 1. Se crea un centro de costos de tipo maquinaria y equipo, denominado M101: Centro de costos Tractor JD900 , el cual acumular durante todo el mes los costos de operario, de combustibles y lubricantes, de mantenimiento y reparaciones, etc. 2. Se crea el activo en el mdulo de activos, denominado 1020: Tractor JD900 y se le indica que el centro de costos al cual le debe asignar las depreciaciones es el de maquinaria y equipo, es decir el Centro de costos Tractor JD900 . 3. Se crea un distribuidor de costos por horas de uso (D1), configurado para que reparta proporcionalmente los valores que se le asignen por horas de uso. Al distribuidor no se le define un activo particular, sino, que se le indica que tome el activo definido por el centro de costos que le haga la transferencia (De esta forma el mismo distribuidor servir para ser utilizado por todos los centros de costos que se distribuyan por horas de uso). 4. Se crea una cuenta de costos indirectos de produccin (en el plan de cuentas, hija de la 73) especial para almacenar los costos indirectos de maquinaria y equipo, que puede ser 7310 Costos indirectos de maquinaria y equipo . 5. Se abre de nuevo el Centro de costos Tractor JD900 (para modificacin), se le indica que va a ser distribuible y se le asigna la cuenta de costos indirectos que corresponda 7310 Costos indirectos maquinaria y equipo , luego en el campo de nodo destino distribuidor, se le asigna el distribuidor D1 por horas de uso antes creado y en el campo de activo se especifica el activo fijo 1020 Tractor JD900 . 6. Para que todo funcione correctamente, durante cada periodo es necesario registrar las horas de uso de la maquinaria que est bajo este concepto de funcionamiento, mediante las planillas de uso de activos (maquinaria y equipo). Para el caso de este ejemplo, es necesario hacer planillas de uso de maquinaria y equipo indicando en qu lotes y en qu nmero de horas trabaj el activo fijo 1020 Tractor JD900 .

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 19

Mdulo de activos
1020 Tractor JD900 Depreciaciones mensuales

Costos de operario, mantenimiento, repuestos, combustibles, lubricantes, etc. Transferencia en el cierre de fin de mes.

M101: Centro de costos. Tractor JD900. Distribuible: SI Distribuidor: D1 Activo: 1020

D1: Distribuidor Por: Horas uso. Segn config. CC.

El distribuidor hace la reparticin de los costos acumulados en el CC M101 en forma proporcional al uso del activo 1020 en cada uno de los cultivos agrcolas de los lotes de produccin y de desarrollo.

Cultivo 1 Uso: 10h

Cultivo 2 Uso: 15h

Cultivo 3 Uso: 08h

Cultivo 4 Uso: 17h

Cultivo 5 Uso: 14h

Cultivo 6 Uso: 12h

Ejemplos:
Cada tractor de la finca. La combinada. La retroexcavadora. Los vehculos de trabajo. El grupo de accesorios mayores de los tractores, como zorras, rastrillos, guadaas, etc. El grupo de tractores, cuando estos son homogneos. Etc.

Nodo de tipo Lote agrcola .


Objetivo.
Agrupar los centros de costos de tipo cultivo de un rea especfica de la finca y mantener cierta informacin especial relacionada con los lotes agrcolas de la finca. El lote agrcola como tal no es un centro de costos, ya que los centros de costos realmente son los cultivos o proyectos agrcolas que se desarrollen sobre ellos. Sin embargo, es posible obtener informes completos de estado de resultados o ejecucin presupuestal por lotes. Los informes a nivel de lotes son la consolidacin de todos los centros de costos hijos vigentes entre las fecha del informe.

- 20

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Descripcin y caractersticas.
Los lotes agrcolas se encargan de agrupar los cultivos y centros de costos que se le asocien. Adicionalmente permite mantener la informacin de los anlisis de suelos que se le vayan haciendo al lote en el tiempo. Un lote agrcola como tal no es un centro acumulador de costos. El lote es un agrupador de uno o ms cultivos o centros de costos. El nodo de tipo lote agrcola se usa para representar a cada lote fsico de la finca. Sinnimos de lotes son parcelas, suertes, reas, etc. Un lote representa una extensin de tierra cuyas caractersticas de topografa y condiciones de suelo se consideran una unidad de explotacin y evaluacin de la finca.

Ejemplos:
Los lotes de ctricos. Los lotes de arroz. Los lotes de caf. El lote de almcigos. El lote de flores.

Los cultivos de los lotes.


Los lotes existen nicamente con el objeto de contener los cultivos. Un nodo de tipo lote puede contener diferentes cultivos simultneamente o escalonados en el tiempo. Es decir un lote de maz puede tener un cultivo en el primer semestre y otro en el segundo semestre. Un lote puede contener uno o muchos proyectos agrcolas y centros de costos estndar. Los cultivos pueden ser de diferentes actividades agrcolas o correspondientes a la misma actividad.

Vigencia.
Los lotes agrcolas pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia.

Imputaciones a los lotes.


Todos los costos, gastos e ingresos que se el imputen directamente al lote, sern distribuidos de inmediato a los cultivos o centros de costos hijos del lote. La distribucin se calcula basada en el rea de los cultivos y centros de costos hijos vigentes a la fecha de la imputacin. La distribucin la har en proporciones determinadas por el rea de cada lote. No solo repartir las partidas monetarias, sino las partidas de cantidades y nmero de jornales que se le apliquen. Al lote tambin se le pueden cargar labores, en cuyo caso tambin distribuir los jornales y las cantidades trabajadas de la labor entre los cultivos hijos que tengan la misma actividad agrcola que el lote.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 21

Los anlisis de suelos.


Cada lote agrcola puede mantener toda la informacin de cada anlisis de suelos que se le realice al lote. As, se podrn obtener informes de la historia de suelos de un lote, el comportamiento de cada elemento en el tiempo y su correspondiente tendencia.

Informes de los lotes.


Aunque el lote no es acumulador, AgroWin permite obtener informes de todos los costos, gastos e ingresos imputados a los lotes. De cada lote se pueden obtener informes muy variados. Desde una ejecucin presupuestal hasta un cronograma de labores realizadas con todos sus datos de costos y rendimientos. Para obtener los informes disponibles para el lote se debe seleccionar desde el rbol de nodos, luego hacer clic derecho y finalmente visualizar la lista de informes disponibles.

Creacin.
Recuerde que cuando se crea la finca, el asistente de creacin permite que se definan en primera instancia un conjunto de lotes de la finca. Antes de crear lotes debe asegurarse de colocar la fecha de trabajo en la fecha a partir de la cual desea que sea visible el nuevo lote. Para crear un lote agrcola adicional se debe seleccionar el nodo Lotes agrcolas , presione clic derecho y seleccione Crear lote agrcola . Una vez suministrado el cdigo del nuevo lote, se presenta el asistente de creacin, el cual solicitar toda la informacin necesaria para la ceracin del lote:
Paso 3: especificar el cdigo del nuevo lote a crear. Paso 2: Seleccionar. Paso 1: Clic derecho.

Paso 1. Informacin del lote agrcola.


Nombre: Mx. 40 caracteres. Requerido. El nombre a asignarle al lote. Nombre corto: Mx. 10 caracteres. Requerido. El nombre corto del lote. Este ser de mucha utilidad en informes donde haya muy poco espacio para el nombre completo del lote. Responsable: caracteres. Mx. Opcional. 40 El

- 22

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

responsable del lote. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado. Actividad: Cdigo. Requerido. Identificacin de la actividad agrcola de vocacin del lote. Esta actividad normalmente corresponde al tipo de cultivo principal del lote.

Paso 2. Fotografa del lote.


En este paso se puede cargar una fotografa del lote. Se recomienda incorporar fotografas digitales a muy baja resolucin que no pasen de 250K. En este tamao se puede apreciar muy bien una fotografa y no se cargar demasiado al sistema para copias de seguridad y manipulacin de informacin. Las opciones permiten cargar la imagen desde un archivo digital en formato bitmap (*.bmp) o pegarlo desde la memoria. La foto del ejemplo tiene nicamente 25 K.

Paso 3. Caractersticas del lote rea.


En ste paso se solicita nicamente el rea del lote, en la misma unidad que la unidad de rea de la finca. El rea es solicitada con varios propsitos: Para establecer criterios de distribucin por rea. Para presentar indicadores por rea. El rea es una variable de tiempo. Esto significa que el rea podr ser cambiada cada vez que se desee y el sistema recordar la fecha en la que fue cambiada y regir slo a partir de esa fecha. Recuerde que siempre que se cambie una variable de tiempo, el sistema recordar los valores en el tiempo.

Paso 4. Atributos adicionales.


En este paso se pueden definir atributos adicionales a los lotes agrcolas. Aunque el sistema no hace uso de esta informacin, ella es de mucha utilidad para efectos de informacin, recordacin y pueden ser usados adicionalmente desde ContaExcel.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 23

Una vez creado el lote, se podr visualizar desde el rbol de nodos. El crear el lote no significa que haya quedado creado el cultivo. El paso siguiente a la creacin de los lotes es el de crear los cultivos asociados a cada lote.

Operaciones sobre los lotes agrcolas.


Los lotes agrcolas no son centros de costos y por lo tanto no tienen operaciones especiales para su manejo.

Finalizacin del lote.


Es posible terminar la vigencia de un lote, simplemente especificando la fecha de finalizacin desde el inspector de datos. A partir de ese momento el lote no ser visible.

Centro de costos de tipo Cultivo agrcola perenne .


Objetivo.
Acumular todos los costos de de desarrollo y de produccin del cultivo perenne de un lote especfico. Ya sea en forma de imputaciones directas o indirectamente a travs de distribuidores, el centros de costos de tipo cultivo perenne acumular todos los costos de la etapa de desarrollo y de la etapa de produccin. Acumular adems la produccin del cultivo, llevar estadsticas de las labores por cada observacin, mantendr un registro de los jornales e insumos aplicados a los lotes para el desarrollo de las labores, etc. Los cultivos perennes pueden tener varios ciclos productivos durante su vida productiva. El cultivo agrcola es uno de los centros de costos mas importantes en AgroWin, ya que es el que aporta la mayor parte de la informacin tcnica y de costos de produccin del sistema.

Descripcin y caractersticas.
Cada cultivo agrcola perenne acumula informacin como la que se describe a continuacin: Empiezan en etapa de desarrollo. Luego se activan y pasan a la etapa de produccin. Si tienen varios ciclos de produccin, se debern zoquear (cortar), para que empiece nuevamente la fase de desarrollo y luego de una nueva activacin, empezar otra etapa de produccin. As hasta que se termine su periodo productivo y se erradique. Durante la fase de desarrollo acumula todos los costos de desarrollo. Durante la fase de produccin, acumula todos los costos de produccin discriminados por cuentas del estado de resultados, por cuentas de costos, por periodos, por edades, por ciclos, etc. Ingresos por venta de productos. Cantidades de unidades de produccin del cultivo recolectadas o cortadas en el periodo, en el ao o durante su ciclo. Cantidad de unidades embodegadas con cargo directo al cultivo o estimativos de embodegamientos. Cantidad de jornales e insumos aplicados al cultivo peridicamente.

- 24

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Relacin de labores ejecutadas sobre los cultivos, con sus costos, jornales, insumos y sus respectivas estadsticas de rendimientos. Etc. Un cultivo acumular todos los costos, gastos e ingresos que se le imputen al cultivo, ya sea directamente o en forma indirecta. El centro de costos de tipo cultivo perenne es una versin especializada del centro de costos de desarrollo. Los cultivos pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia. Acumula los jornales e insumos imputados para el desarrollo de las labores. Mantendr estadsticas de las labores por tipo de contrato, insumos y mano de obra aplicada. Mantendr un registro histrico de produccin y ventas del cultivo. Podr presentar informes de costos, de labores, de produccin, etc.

Centro de costos dinmico.


El cultivo es un centro de costos dinmico, lo cual quiere decir que empieza en etapa de desarrollo, luego se activar quedando en etapa de produccin o de explotacin y finalmente se erradicar o zoquear. Si se zoquea vuelve a etapa de desarrollo y se inicia nuevamente el ciclo. El centro de costos de tipo cultivo perenne incluye todas las caractersticas del centro de costos en desarrollo o inversin.

Siempre digitar la informacin con cargo a las cuentas de resultados.


Normalmente en los programas contables se debe conocer muy bien el ciclo contable de cada tipo de centro de costos que se maneja. Por ejemplo, en el caso de centros de costos en desarrollo se debe saber que cuando un determinado gasto/costo se le va a imputar a un centro de costos en etapa de inversin, no se deben afectar las cuentas de gastos o de costos, sino una cuenta del activo. Para el caso de AgroWin, adems de que se puede usar la metodologa anterior, AgroWin permite que el usuario digite siempre la informacin de costos y gastos de los centros de costos en las cuentas de egresos y de ingresos que les correspondan. AgroWin a travs de su sistema de interpretacin de informacin, evaluar el tipo de centro de costos y trasladar automticamente las imputaciones a la cuenta que corresponda contablemente. Sin embargo, AgroWin estar tambin en capacidad de generar informes de ejecucin presupuestal, discriminando todas las cuentas de ingresos y egresos que originalmente se afectaron. Ejemplos: El cultivo de caf del lote L7. El cultivo de cacao del lote K0301. Los forestales.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 25

Manejo de los ciclos de produccin.


Los cultivos perennes son los que duran ms de un ao. Para algunos autores son los que duran ms de dos aos. Es decir, los sacrificios que se hacen en un periodo se recuperan en otro o otros periodos anuales. Tienen una etapa de desarrollo vegetativo en la cual no hay produccin y luego viene una etapa de explotacin en la cual hay produccin. Un cultivo perenne puede ser de un solo ciclo o de varios ciclos de produccin. Inicialmente se siembran, luego entran en produccin y luego se zoquean. El segundo ciclo empieza a partir de la zoca hasta la nueva zoca, o bien, hasta la erradicacin. Un cultivo perenne acumular los costos y los gastos de toda la etapa de desarrollo. Estos costos acumulados sern considerados como una inversin a ser amortizada en la vida productiva del cultivo. Al final de su vida son eliminados o erradicados.

Eventos de los cultivos.


Para el correcto funcionamiento de AgroWin es necesario que se registren ciertos eventos fundamentales durante la vida del cultivo. Un evento es un momento en el tiempo que marca el paso de una etapa a otra. Iniciacin. Los cultivos inician en etapa de desarrollo y acumulan todas las imputaciones durante ese periodo. Este periodo se denomina de desarrollo o inversin. La iniciacin empieza en el mismo momento en que se empiecen a consumir o sacrificar recursos para el desarrollo del cultivo. Es decir cuando se empiecen a hacer trazados, ahoyados, etc. La iniciacin no tiene que coincidir con la siembra. En algunos cultivos puede coincidir, pero generalmente los trabajos empiezan unas semanas o meses antes de que la semilla sea sembrada. Evento de activacin. Una vez el cultivo adquiere su etapa de explotacin o de produccin, se debe activar. Esto significa cambiarle la etapa de desarrollo a produccin o explotacin. Todos los costos acumulados durante la etapa de desarrollo o inversin son convertidos en un activo amortizable. La amortizacin se har segn lo establezca el usuario: mensual por lnea recta o basado en la produccin. La etapa de produccin puede durar varios aos. El evento de activacin de un cultivo se registra a travs de la operacin de activacin de un cultivo. Todas las imputaciones hechas al cultivo posteriores a la activacin harn parte de los costos de produccin del periodo. Evento de zoca o corte. Una vez el cultivo ha cumplido con un ciclo completo de produccin, la plantacin es zoqueada y vuelve a su etapa inicial de desarrollo. Cuando vuelva a entrar en produccin ser necesario volver a activar el cultivo. Este ciclo puede repetirse varias veces dependiendo del cultivo.

- 26

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

La zoca o corte se registra en el sistema a travs de la operacin de zoca o erradicacin del cultivo. Esta se registra una vez se han terminado de registrar todas las labores y costos finales imputables al ciclo del cultivo. Imputaciones posteriores a la fecha de la operacin de la zoca sern cargadas a los costos de desarrollo del ciclo siguiente. Erradicacin. El ltimo ciclo del cultivo no se zoquea, sino que se erradica. Este har que el centro de costos de tipo cultivo finalice su vigencia. La erradicacin se registra en el sistema a travs de la operacin de zoca o erradicacin del cultivo. Esta se registra una vez se han terminado de registrar todas las labores y costos finales imputables al cultivo. Luego de la erradicacin, el cultivo no aceptar imputaciones, pues queda cerrado. Clculo de costos. El clculo de costos se debe hacer al final de cada periodo de produccin. Si el periodo de produccin es de ciclo anual, entonces cada ao se debern calcular costos. Al final de un ciclo de vida, desde su siembra hasta su zoca o desde una zoca hasta la siguiente, tambin se pueden hacer clculos pero del proyecto y obtener indicadores, como la tasa interna de retorno (TIR). En este caso es conveniente tener en cuenta la prdida del valor del dinero con en tiempo. Para ello se recomienda tener en cuenta las frmulas financieras de clculo de la tasa interna de retorno y valor presente neto.

Creacin de un centro de costos de tipo cultivo perenne.


Para crear un cultivo agrcola se debe seleccionar el lote al cual se le crear el cultivo; luego presione clic derecho y seleccione la opcin de Crear cultivo agrcola . El cdigo del cultivo depender de si se trata de cultivos perennes, cultivos escalonados, cultivos transitorios, etc. Ver la seccin de codificacin de centros de costos. Una vez suministrado el cdigo del nuevo cultivo del lote, se presenta el asistente de creacin, el cual solicitar toda la informacin necesaria para la ceracin del cultivo:

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 27

Paso 1: Clic derecho.

Paso 2: Seleccionar.

Paso 3: especificar el cdigo del nuevo cultivo a crear.

Paso 1. Informacin del cultivo agrcola.


Se debe describir el nuevo cultivo a sembrar. Actividad agrcola: Cdigo. Requerido. Identificacin de la actividad agrcola o tipo de cultivo que se va sembrar. Nombre: Mx. 40 caracteres. Requerido. El nombre a asignarle al cultivo. Nombre corto: Mx. 10 caracteres. Requerido. El nombre corto del cultivo. Este ser de mucha utilidad en informes donde haya muy poco espacio para el nombre completo del cultivo. Responsable: Mx. 40 caracteres. Opcional. El responsable del cultivo. Puede seleccionarlo entre los responsables que ya haya digitado.

Paso 2. Caractersticas del cultivo.


En ste paso se debe especificar el rea del cultivo dentro del lote, en la misma unidad que la unidad de rea de la finca y la poblacin en rboles, matas u hoyos. El rea y la poblacin son solicitadas con varios propsitos:

- 28

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Para establecer criterios de distribucin por rea o por poblacin. Para presentar indicadores. (Produccin/hectrea, produccin/rbol, costos/ha, costos/rbol, ingresos/ha, ingresos/rbol, etc). Para el clculo de las estadsticas de las labores (Jornales/Ha, rboles/jornal). El rea y la poblacin son variables de tiempo. Esto significa que el rea o la poblacin podrn ser cambiadas cada vez que se desee y el sistema recordar la fecha en la que se hizo el cambio y el nuevo dato regir slo a partir de esa fecha. Las estadsticas de las labores no se vern afectadas, ya que se calcularn con el dato de rea y poblacin antigua hasta la fecha del cambio y con el nuevo dato en adelante. rea: Numrico. Requerido. rea ocupada por el cultivo dentro del lote. Poblacin: Numrico. Opcional. Nmero de unidades que conforman el cultivo. Unidad: Mx. 10 caracteres. Opcional. Unidad de la poblacin (rboles, plantas, matas, hoyos, sitios, etc).

Paso 3. Informacin tcnica.


Se debe especificar la informacin tcnica del cultivo, como la variedad y la procedencia. Esta informacin es solo informativa, ya que el sistema no realiza ninguna accin con ella. Variedad: Hasta de 30 Caracteres. Variedad de la semilla sembrada del cultivo. Procedencia: Hasta 30 caracteres. Procedencia de la semilla. Observaciones: Texto ilimitado. Se sugiere utilizarlo para colocar todas las especificaciones tcnicas de la semilla, del cultivo y en general datos de inters para recordar.

Paso 4. Ciclos del cultivo.


En este paso se debe especificar el momento de inicio del ciclo del cultivo. El ciclo tiene un alcance principal desde el punto de vista de costos, que es muy similar al ciclo de vida vegetativa del cultivo.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 29

Para AgroWin, el inicio del ciclo de costos de un cultivo depende de si es siembra nueva, una zoca o corte. Siembra nueva: El ciclo del cultivo empieza en el mismo momento en el que se empiezan a sacrificar recursos destinados al proyecto agrcola que se est sembrando en el lote. No tiene que coincidir con la fecha de siembra. En muchos cultivos se empiezan a desarrollar las labores de un cultivo desde meses antes, en labores tales como preparacin del terreno, erradicacin de la plantacin vieja, trazado, ahoyado, etc. En este caso, se debe especificar la fecha de inicio del ciclo de costos y adems la fecha de siembra. Con la fecha de siembra se conocer la edad del cultivo. Zoca o corte: Cuando se trata de un cultivo perenne de varios ciclos, el primer ciclo se considera desde la siembra hasta la primera zoca. Los ciclos siguientes irn desde la zoca hasta la siguiente zoca o bien hasta la erradicacin final del cultivo. Cuando por primera vez se hace el cargue de datos al sistema es necesario especificar por cada cultivo en cul de los ciclos de costos se encuentra. Si el ciclo es diferente del primero, no se especifica la fecha de siembra por obvias razones, pero entonces el sistema requiere que se le indique el nmero del ciclo actual.

Paso 5. Cuenta cultivo en desarrollo.


Esta cuenta es de fundamental importancia en los cultivos perennes. Contablemente todos los costos de desarrollo del cultivo se consideran una inversin hasta el da en que el cultivo empieza su etapa de produccin. Todos los costos de desarrollo sern acumulados en una cuenta del activo que el usuario determina en este paso. Hay diferentes cuentas segn el tipo de cultivo que se est desarrollando. A pesar de que contablemente todos los costos de desarrollo se acumulan en una nica cuenta, AgroWin dispone de la posibilidad de consultar la ejecucin presupuestal de la etapa de desarrollo de un cultivo, en cuyo caso toda la informacin de costos se presenta discriminada por las cuentas de costos de produccin que haya establecido el usuario.

Paso 5. Clasificadores.
La pgina de clasificadores permite establecer clasificaciones para los cultivos, lo cual es de mucha utilidad a la hora de generar reportes consolidados o bien para establecer criterios de distribucin de costos. Para mayor informacin ver el paso de clasificadores en la descripcin del centro de costos estndar.

- 30

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Operacin de Activacin de un cultivo.


La fase de desarrollo del cultivo se debe terminar cuando ste entra en etapa de produccin. Cuando un cultivo termina su etapa de desarrollo, todos los costos y gastos invertidos durante toda esa etapa estn acumulados en la cuenta del activo denominada cultivos en desarrollo o cuenta similar. La activacin del cultivo har dos cosas principalmente: Crea un activo amortizable en el mdulo de activos fijos e inversiones, cuya amortizacin se derramar sobre los costos del mismo cultivo durante toda la fase productiva. Convierte el cultivo de desarrollo a un cultivo en etapa de produccin, lo cual hace que cambie todo su comportamiento contable. Para que el sistema entienda este cambio y lo procese correctamente, basta con Activar el cultivo mediante la operacin especial de Activacin .

Ejemplos:
Se ha terminado la etapa de desarrollo de una siembra nueva de caf. Para pasarlo a etapa de produccin se registra la operacin de activacin del cultivo.

Procesos:
La activacin de un cultivo lleva a cabo los siguientes procesos: Determina el total de gastos, costos (y menos ingresos en el caso remoto de que existieran en la etapa de desarrollo). Crear un activo amortizable en el mdulo de activos por el valor correspondiente a los costos de desarrollo del cultivo. Programa el activo creado de tal forma que la depreciacin se le cargue al mismo cultivo en cada periodo. Pasar el centro de costos de tipo cultivo de la etapa de desarrollo a la etapa de explotacin. La operacin de activacin de un centro de costos se puede ejecutar directamente desde el rbol de nodos o bien por medio del manejador de operaciones.

Operacin de erradicacin de un cultivo.


Un cultivo como centro de costos tiene una vigencia determinada por su vida vegetativa. Los cultivos transitorios se erradican luego de su recoleccin o corte. Los cultivos perennes pueden durar muchos aos e incluso tener varios ciclos de vida. Al final se erradican.

Ejemplos:
La terminacin de la recoleccin y trabajos del cultivo del tomate. Se llega al ltimo ciclo de vida del caf y por lo tanto no se zoquear, sino que se eliminar la plantacin. Es posible que la erradicacin se cuente hasta el momento del corte de los rboles a raz de suelo o que adems se incluyan todos los costos de desrame, destronque y acarreo de la plantacin. Al final, se registrar el evento de erradicacin del cultivo.

Proceso:
La erradicacin de un cultivo lleva a cabo ciertos procesos, dependiendo de la etapa en que se encontrara y de si es o no de produccin.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 31

Si el cultivo est en etapa de desarrollo: Pone fin a la vigencia del cultivo en la fecha del soporte de la erradicacin; Traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de Cultivos en desarrollo (o cuenta similar) del activo, a una cuenta de gastos de Prdidas por baja definida en la operacin. Si el cultivo est en etapa de explotacin y no es de produccin: En este caso solo se finaliza la vigencia del cultivo y no hay procesos adicionales. Si el cultivo est en etapa de explotacin y es de produccin: En este caso, se pone fin a la vigencia del cultivo y traslada todos los gastos y costos acumulados en la cuenta de Producto en procesoa una cuenta de gastos de prdidas por bajadefinida en la operacin.

Centro de costos de tipo Cultivo transitorio .


Objetivo.
Acumular todos los costos de produccin del cultivo transitorio de un lote especfico. Ya sea en forma de imputaciones directas o indirectamente a travs de distribuidores. El cultivo transitorio se considera en una nica etapa de explotacin y su recoleccin o corte representa la erradicacin y finalizacin del mismo. El centros de costos de tipo cultivo transitorio acumular adems la produccin del cultivo, llevar estadsticas de las labores por cada observacin, mantendr un registro de los jornales, insumos y maquinaria aplicados a los lotes para el desarrollo de las labores, etc.

Descripcin y caractersticas.
Cada cultivo agrcola transitorio acumula informacin como la que se describe a continuacin: Durante la fase de produccin, acumula todos los costos de produccin discriminados por cuentas del estado de resultados, por cuentas de costos, por periodos, por edades, por ciclos, etc. Ingresos por venta de productos. Cantidades de unidades de produccin del cultivo recolectadas o cortadas en el periodo, en el ao o durante su ciclo. Cantidad de unidades embodegadas con cargo directo al cultivo. Cantidad de jornales e insumos u horas mquina aplicados al cultivo peridicamente. Relacin de labores ejecutadas sobre los cultivos, con sus costos, jornales, insumos y sus respectivas estadsticas de rendimientos. Mantendr un registro histrico de produccin y ventas del cultivo. Podr presentar informes de costos, de labores, de produccin, etc. Mantendr estadsticas de las labores por tipo de contrato, insumos y mano de obra aplicada. Etc. El centro de costos de tipo cultivo transitorio es una versin especializada del centro de costos de produccin.

- 32

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Los cultivos pueden tener fecha inicial y final de vigencia. Solo sern visibles por el sistema durante su vigencia.

Descripcin del ciclo de produccin.


Un cultivo transitorio acumular los costos y gastos de nicamente su ciclo de produccin. Otro ciclo del cultivo ser otro centro de costos distinto de tipo cultivo transitorio en el mismo lote. Los cultivos transitorios se siembran y se erradican luego de su nica recoleccin. Su vida es transitoria.

Eventos de los cultivos transitorios:


Para el correcto funcionamiento de AgroWin es necesario que se registren ciertos eventos fundamentales durante la vida del cultivo. Evento de creacin del cultivo. El cultivo se crea cuando empiezan a imputarse costos al proyecto, no cuando se siembra. Es decir, los trabajos de arado y preparacin del terreno pueden empezar mucho antes de la siembra. El momento de iniciacin del cultivo en cuando se empiezan los trabajos. En general, los cultivos transitorios se consideran siempre en etapa de explotacin. De esta forma se dice que el cultivo transitorio no tiene periodo de inversin, ya que se considera que la retribucin estar dada en un periodo inferior a un ao. Por lo tanto, todos los costos dedicados al desarrollo del cultivo, sern considerados como costos de formacin de la produccin en proceso. Una vez sea recolectada la cosecha, el producto se embodega y entonces se transfieren los valores acumulados en las cuentas de produccin en proceso a las cuentas de inventarios de productos terminados. Todo este manejo se explica en detalle en el captulo de Manejo de la produccin . Evento de erradicacin. Una vez se terminen las labores de recoleccin y erradicacin se registra el evento de erradicacin y con esto se terminar el nico ciclo de costos del cultivo.

Clculo de costos.
En los cultivos transitorios el clculo de costos es muy simple y se hace al final del ciclo de cada cultivo. Es decir, cuando ste ha sido erradicado. Costo por unidad = costos totales / nmero de unidades producidas. Costos por rea = costos totales / nmero de hectreas en produccin.

Nodo de tipo Distribuidor por Peso .


Objetivo.
Distribuir todos los costos, gastos o ingresos que se le imputen a una lista de centros de costos previamente establecida, bajo el criterio de un peso de distribucin establecido para cada centro de costos a distribuir.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 33

Descripcin y caractersticas:
Los nodos distribuidores son emuladores de centros de costos con el propsito especial de que cualquier valor que se le impute sea distribuido a un conjunto de centros de costos preestablecidos. En cualquier operacin donde se pueda imputar un valor a un centro de costos, tambin se le puede imputar el valor a un nodo distribuidor. Los nodos distribuidores no acumulan los valores imputados, ya que inmediatamente los distribuyen. Cuando se desea crear un nodo distribuidor por peso, se debe primero establecer la lista de centros de costos sobre los que se har la distribucin y luego asignarle un peso de proporcionalidad a cada centro de costos para que se pueda establecer la distribucin. Ejemplo: El siguiente nodo distribuidor se utilizar para distribuir los gastos entre dos cultivos de la finca. Este nodo se encargar de distribuir todos los costos del supervisor de plantas de procesamiento y de los mecnicos. Se estima que en la finca la demanda de personal de supervisin y de mecnica para la planta de procesamiento de fruta es el doble que para el beneficiadero de caf (de ah el peso de 2 a 1).

Nodo distribuidor por peso D1. Cd. 5 4 Centro de costos destino Peso

Planta de produccin de fruta. 2 Beneficiadero Total peso 1 3

Observe que los pesos de distribucin no son porcentajes de distribucin. Los pesos marcan la proporcionalidad de la distribucin que puede ser expresada tambin en porcentajes. En el ejemplo anterior, cualquier valor imputado al nodo distribuidor (D1), ser repartido en proporciones de dos a uno entre la planta de produccin de fruta y beneficiadero.

Clculo interno de porcentajes.


Un nodo distribuidor por peso se compone de una lista de centros de costos con sus respectivos pesos para distribucin, como se ilustra en la siguiente tabla: Centro de costos Peso CC1 CC2 CC3 P1 P2 P3

- 34

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Los pesos no son porcentajes, pero el sistema los convierte internamente en porcentajes de la siguiente forma: Porcentaje para CC1 es P1/(P1+P2+P3)*100. Porcentaje para CC2 es P2/(P1+P2+P3)*100. Porcentaje para CC3 es P3/(P1+P2+P3)*100. La razn de no utilizar porcentajes directamente, es que en algn momento un centro de costos puede estar inactivo y por tanto no ser objeto de reparticin. En este caso toda la reparticin se hace slo entre los centros de costos vigentes al momento de la imputacin. Ejemplo: Si se le imputan $ 100 a un centro de costos distribuidor por peso que se distribuye segn la siguiente tabla: Centro de costos CC1 CC2 CC3 Peso 3 2 5

La distribucin quedara: Centro de costos CC1 CC2 CC3 Valor imputado $ 30 $ 20 $ 50

Pero si la misma imputacin se realiza en un momento en que el centro de costos CC2 no est vigente, la distribucin quedara: Centro de costos CC1 CC2 CC3 Valor imputado 37.5 0 62.5

Ntese que la imputacin ha sido hecha de acuerdo al peso de slo los centros de costos vigentes.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 35

Creacin de un Nodo Distribuidor por Peso.


Antes de crear un nodo distribuidor debe primero verificar la fecha de trabajo. Recuerde que el nuevo nodo a crear slo existir a partir de esa fecha. Para crear un nodo distribuidor por peso, seleccione en el rbol de nodos el nodo Centros de costos , clic derecho y seleccione Crear nodo distribuidor por peso .

1 : Clic derecho

2 : Clic

3 : digite el cdigo a asignarle al nuevo nodo.

4 : Clic

Observe la fecha de creacin, a partir de la cual estar disponible.

Una vez suministrado el cdigo del nuevo nodo distribuidor por peso, se presenta el asistente de creacin, el cual solicitar toda la informacin necesaria para la creacin.

Paso 1: Informacin del nodo distribuidor por peso.


En este paso se especifica el nombre del nuevo nodo distribuidor y la actividad a la que se desea asociar el distribuidor. La actividad es usada principalmente para distribuciones

- 36

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

donde se establezca un criterio de actividad (Visto en ciertas operaciones y en distribuidores por criterio).

Paso 2: Lista de distribucin.


La lista de distribucin establece los centros de costos o nodos sobre los que se har la distribucin. En la lista se debe establecer por cada rengln un centro de costos o nodo destino y el peso que le corresponde en cada distribucin.

Caractersticas especiales:
Si el nodo distribuidor no tiene en su lista ningn centro de costos vigente al momento de hacer la imputacin, sta ser redirigida al centro de costos general de la finca. Si un centro de costos no est vigente en la fecha de soporte de la imputacin, no entrar en la lista de distribucin. Por ejemplo, si el beneficiadero est vigente y no lo est la planta de procesamiento de fruta, el 100% del valor imputado se cargar al beneficiadero. Un nodo distribuidor puede distribuir sobre otros nodos distribuidores, los cuales a su vez distribuirn hasta que todo el valor quede distribuido en centros de costos.

Nodo de tipo Distribuidor por criterio .


Objetivo.
Distribuir todos los costos, gastos o ingresos que se les imputen, sobre un conjunto de centros de costos preestablecido segn un criterio de distribucin que ser evaluado en la fecha de cada imputacin.

Descripcin y caractersticas.
Los nodos distribuidores son emuladores de centros de costos con el propsito especial de que cualquier valor que se les impute ser distribuido a ciertos centros de costos que cumplen con algn criterio preestablecido. En cualquier operacin donde se pueda imputar un valor a un centro de costos, tambin se le puede imputar el valor a un nodo distribuidor. Los nodos distribuidores no acumulan los valores imputados, ya que inmediatamente los distribuyen. Este es un distribuidor que permite establecer criterios de distribucin ms sofisticados y que actan con base en el valor de ciertas variables de los centros de costos.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 37

Variables necesarias para la distribucin.


Periodicidad: Momento en el cual se hace la distribucin de los costos acumulados en los centros de CIP. Distribucin peridica: En los casos en que se necesite hacer distribuciones mensuales o anuales, se debe acumular todos los costos en un centro de costos temporal y en el momento apropiado asignar todos los costos acumulados al nodo distribuidor para que se realice la distribucin. Distribucin inmediata: No se crean centros de CIP, sino que las imputaciones se hacen directamente sobre el nodo distribuidor, el cual se encarga de hacer la distribucin en forma inmediata. Alcance: Conjunto de centros de costos sobre los que actuar: Sobre toda la empresa. Sobre todos los centros de costos de algn tipo especfico. Sobre un conjunto seleccionado de centros de costos. Sobre los centros de costos que tengan algn clasificador definido. Etc.

Filtrar adems los cultivos que incluyan una determinada actividad agrcola. Criterio de distribucin: es decir, se especifica la variable de cada centro de costos (del conjunto resultante anterior) que servir de peso de distribucin. Por rea sembrada de cada cultivo. Por nmero de rboles o plntulas. Por partes iguales. Por produccin de un producto en un perodo. Por el nmero de jornales de mano de obra consumidos en cada cultivo en un perodo. Por el movimiento de una cuenta en un perodo. Por el uso de un activo o grupo de activos (maquinaria y equipo) en cada cultivo en un perodo.

Ejemplo de nodo distribuible. Supngase que una finca tiene cuatro lotes de caf y se desea crear un nodo distribuidor para que se encargue de repartir todos los valores entre esos lotes de caf, en forma proporcional al rea del lote. As, cuando se tengan gastos distribuibles al caf en proporcin a su rea, simplemente se le imputarn a ese nodo distribuidor y l se encargar de hacer la reparticin de los valores. Para crear el nodo distribuidor se definirn las siguientes variables: Nombre distribuidor Alcance Criterio Distribuidor a caf en forma proporcional al rea. Todos los lotes agrcolas que tengan sembrado caf . rea de cada cultivo

- 38

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Gastos y costos La distribucin se hace basada en el rea de todos los lotes que tienen cultivo de caf.

Nodo distribuidor

40% Lote 1 4 ha

20% Lote 2 2 ha

10% Lote 3 1 ha

30% Lote 4 3 ha

10% Lote 5 1 ha

De esta forma, si por ejemplo se contrata para la finca una asesora tcnica para el cultivo de caf, los costos de la asesora se le imputarn al nodo distribuidor y este se encargar de repartir todo el costo entre los cultivos de caf.

Creacin de un Nodo Distribuidor por Criterio.


Antes de crear un nodo distribuidor por criterio debe primero verificar la fecha de trabajo. Recuerde que el nuevo nodo a crear slo existir a partir de esa fecha. Para crear un nodo distribuidor por criterio, seleccione en el rbol de nodos el nodo Centros de costos , clic derecho y seleccione Crear nodo distribuidor por criterio .

1: Clic derecho

2: Clic

3: Digite el cdigo a asignarle al nuevo nodo.

4: Clic

Observe la fecha de creacin, a partir de la cual estar disponible.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 39

Una vez suministrado el cdigo del nuevo nodo distribuidor por criterio, se presenta el asistente de creacin, el cual solicitar toda la informacin necesaria para la creacin.

Paso 1: Informacin del nodo distribuidor por criterio.


En este paso se especifica el nombre del nuevo nodo distribuidor y la actividad a la que se desea asociar el distribuidor. La actividad es usada principalmente para distribuciones donde se establezca un criterio de actividad. Por ejemplo, cuando se establezca el criterio de solo tener en cuenta los cultivos que tienen la actividad Ctricos . Observe que para el caso del ejemplo, se har la distribucin nicamente entre los cultivos de caf de la finca.

Paso 2: Conjunto de centro de costos para distribucin.


Se debe establecer el conjunto de centros de costos para la distribucin. Hay varios conjuntos que se detallan a continuacin y que se pueden seleccionar: Toda la empresa: El conjunto de centros de costos sern todos los centros de costos imputables de la empresa, no importando su tipo (estndar, en desarrollo, en explotacin, sub-centros de costos, cultivos, etc). Todos los centros de costos: El conjunto de centros de costos para tener en cuenta para la distribucin sern los centros de costos bsicos, tales como los centros de costos estndar, los centros de costos en desarrollo, los sub -centros de costos estndar y los sub-centros de costos en desarrollo (dinmicos). Todos los lotes agrcolas: El conjunto de los centros de costos a tener en cuenta para la distribucin ser inicialmente los hijos de los lotes agrcolas.

- 40

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Centros de costos seleccionados: Se visualiza en el panel derecho el rbol de nodos para que se seleccionen los centros de costos especficos sobre los cuales se desea que se realice la distribucin. Centros de costos que incluyen algn clasificador: En el panel derecho se visualiza una casilla de edicin para que se especifique un clasificador. El conjunto de centros de costos sobre el que se distribuir estar conformado por todos los centros de costos que contienen esa palabra en sus clasificadores. Centros de costo que estn en una etapa determinada: En el panel derecho se puede seleccionar la etapa que ser tenida en cuenta para determinar el conjunto de centros de costos sobre los que se har la distribucin. Por ejemplo, los centros de costos que estn en etapa de desarrollo.

Filtrar por la actividad de los centros de costos: Una vez se ha seleccionado el conjunto de centros de costos, se puede especificar adems que filtre el conjunto a nicamente los centros de costos que tengan la actividad de este nodo.

Paso 3: Criterio de distribucin.


El criterio de distribucin indica la variable que se tomar de peso para establecer la forma en que se har la distribucin. Cuando se haga una imputacin a un nodo distribuidor por criterio, el sistema primero obtendr el conjunto de centros de costos sobre los que se harn las distribuciones (segn lo dispuesto en el paso anterior). Luego, por cada uno de los centros de costos determinar el valor de la variable considerada como Criterio de distribucin (por ejemplo el rea de cada centro de costos). La variable ser evaluada en la fecha del soporte de la imputacin. Entonces, el valor de la variable en cada centro de costos se utilizar como peso de distribucin del valor imputado al nodo distribuidor. Criterios de distribucin: Para la explicacin de los diferentes criterios de distribucin, se supondr una asignacin de $10,000.oo al nodo distribuidor, el cual los repartir entre los centros de costos que se presentan en la siguiente tabla, donde adems se presentan algunos de sus atributos:

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 41

Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. 102: Lote 2 - cultivo caf. 103: Lote 3 - cultivo caf. 104: Lote 4 - cultivo caf. 105: Lote 5 - cultivo caf. (*) En la semana actual.

Area (m2)

Poblacin Nmero de rboles.

Produccin* Jornales* Movi. (Kilos de caf cereza) Utilizados Cuenta* 7-Costos

Horas guadaadora

15 ha

120,000 rb. 180,000 Kg 1100 Jor

$ 14,000 30 h

40 ha

367,000 rb. 400,000 Kg 3200 Jor

$ 40,000 70 h

25 ha

126,000 rb. 310,000 Kg 2500 Jor

$ 26,000 55 h

24 ha

200,000 rb. 330,000 Kg 2400 Jor

$20,000

38 h

12 ha

90,000 rb.

145,000 Kg 1200 Jor

$10,000

20 h

Por el rea de los centros de costos. El valor imputado a este nodo ser distribuido proporcional al rea de cada uno de los centros de costos del conjunto seleccionado. El sistema considerar el rea de los centros de costos, como el valor para el peso de distribucin.

La distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. 102: Lote 2 - cultivo caf. 103: Lote 3 - cultivo caf. 104: Lote 4 - cultivo caf. rea (m2) El peso es el rea 15 40 25 24 Porcentaje = Peso / SumaPesos 15/116*100 40/116*100 25/116*100 24/116*100 % Distribucin de $ 10,000

15 ha 40 ha 25 ha 24 ha

13% 1.293,10 34% 3.448,28 22% 2.155,17 21% 2.068,97

- 42

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

105: Lote 5 - cultivo caf. TOTAL

12 ha

12 116

12/116*100

10% 1.034,48 100% 10.000,00

Por el nmero de unidades de los centros de costos: El valor imputado a este nodo se distribuir proporcional al nmero de unidades en cada centro de costos del conjunto seleccionado. El sistema tomar el nmero de unidades de poblacin de los centros de costos como el peso de distribucin. Es responsabilidad del usuario que el conjunto de centros de costos tenga el nmero de unidades en unidades de medida compatibles.

La distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. Nro. de unidades El peso es el nro. de unds. 120.000 Porcentaje = Peso / % SumaPesos Distribucin de $ 10,000

120,000 rb. 367,000 rb. 126,000 rb. 200,000 rb. 90,000 rb.

120000/903000*100
13% 1.328,90

102: Lote 2 - cultivo caf.

367.000

367000/903000*100
41% 4.064,23

103: Lote 3 - cultivo caf.

126.000

126000/903000*100
14% 1.395,35

104: Lote 4 - cultivo caf.

200.000

200000/903000*100
22% 2.214,84 996,68

105: Lote 5 - cultivo caf. TOTAL

90.000 903.000

90000/903000*100

10%

100% 10.000,00

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 43

Por partes iguales. El valor imputado a este nodo se distribuir por partes iguales en cada centro de costos del conjunto seleccionado.

La distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. 102: Lote 2 - cultivo caf. 103: Lote 3 - cultivo caf. 104: Lote 4 - cultivo caf. 105: Lote 5 - cultivo caf. TOTAL Por Produccin. El valor imputado a este nodo se distribuir proporcional a la produccin en el periodo especificado en cada centro de costos del conjunto seleccionado. En el panel derecho se debe especificar el producto y el periodo de evaluacin. El producto se refiere a los productos determinados por las labores de produccin . Por partes iguales 1 1 1 1 1 5 El peso es igual Porcentaje = Peso / SumaPesos 1/5*100 1/5*100 1/5*100 1/5*100 1/5*100 % Distribucin de $ 10,000

20 % 20 % 20 % 20 % 20 % 100.0%

$ 2,000.0 $ 2,000.0 $ 2,000.0 $ 2,000.0 $ 2,000.0 $ 10,000.0

- 44

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Ver maestro de labores (No hace referencia a los productos vendidos, ni embodegados). Para el caso del ejemplo, el producto de las labores de recoleccin de caf es el kilogramo de caf cereza, que se expresa como cafKg . El perodo de evaluacin es el lapso de tiempo en el que se evaluar la produccin del producto especificado de cada centro de costos. El valor de la produccin de cada centro de costos ser el peso de distribucin. La distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. 102: Lote 2 - cultivo caf. 103: Lote 3 - cultivo caf. 104: Lote 4 - cultivo caf. 105: Lote 5 - cultivo caf. TOTAL Por mano de obra. El valor imputado a este nodo se distribuir proporcional a la cantidad de mano de obra ejecutada en el periodo especificado en cada centro de costos del conjunto seleccionado. En el panel derecho se debe especificar la unidad de mano de obra y el perodo de evaluacin. La unidad de mano de obra se refiere a la unidad que se haya especificado en los tipos de contratos como Unidad en que se mide la cantidad de Produccin El peso es Porcentaje = Peso / (Caf la SumaPesos cereza) produccin % Distribucin de $ 10,000

180,000 Kg

180.000

180000/1365000*100
13% 1.318,68

400,000 Kg

400.000

400000/1365000*100
29% 2.930,40

310,000 Kg

310.000

310000/1365000*100
23% 2.271,06

330,000 Kg 145,000 Kg

330.000 145.000

330000/1365000*100
24% 2.417,58

145000/1365000*100
11% 1.062,27 10.000,00

1.365.000

100%

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 45

mano de obra . Puede ser por ejemplo Hora , Jornal , Da , etc. Ver maestro de tipos de contratacin de mano de obra. El perodo de evaluacin es el lapso de tiempo en el que se evaluar la cantidad de unidades de mano de obra ejecutada en cada centro de costos. El valor de la Cantidad de mano de obra de cada centro de costos ser el peso de distribucin. La distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. 101: Lote 1 - cultivo caf. 102: Lote 2 - cultivo caf. 103: Lote 3 - cultivo caf. 104: Lote 4 - cultivo caf. 105: Lote 5 - cultivo caf. TOTAL Jornales Utilizados El peso es el nm. de jor. 1.100 3.200 2.500 2.400 1.200 10.400 Porcentaje = Peso / SumaPesos 1100/10400*100 3200/10400*100 2500/10400*100 2400/10400*100 1200/10400*100 % Distribucin de $ 10,000

1100 Jor 3200 Jor 2500 Jor 2400 Jor 1200 Jor

11% 31% 24% 23% 12% 100%

1.057,69 3.076,92 2.403,85 2.307,69 1.153,85 10.000,00

Por movimiento cuenta. El valor imputado a este nodo se distribuir proporcional al movimiento de la cuenta en el perodo especificado en cada centro de costos del conjunto seleccionado. En el panel derecho se pedir que se especifique la cuenta, el tipo de movimiento a ejecutar y el perodo de evaluacin. Si se selecciona movimiento contable, el sistema tomar los datos del balance o del estado de resultados. Si se selecciona la ejecucin presupuestal, el sistema tomar los datos del estado de ejecucin presupuestal (es decir, del estado de ingresos y egresos de cada centro de costos, sin tener en cuenta las reglas contables). La distribucin quedar as:

- 46

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor.

Cuenta 7Costos

El peso es el saldo de la cta 14.000 40.000 26.000 20.000 10.000 110.000

Porcentaje = Peso % / SumaPesos

Distribucin de $ 10,000

101: Lote 1 - cultivo caf. $ 14,000 102: Lote 2 - cultivo caf. $ 40,000 103: Lote 3 - cultivo caf. $ 26,000 104: Lote 4 - cultivo caf. $20,000 105: Lote 5 - cultivo caf. $10,000 TOTAL

14000/110000*100 13% 40000/110000*100 36% 26000/110000*100 24% 20000/110000*100 18% 10000/110000*100 9%


100%

1.272,73 3.636,36 2.363,64 1.818,18 909,09 10.000,00

Por uso de activos fijos. El valor imputado a este nodo se distribuir proporcional al uso de un activo especfico o de un grupo de activos en el perodo especificado en cada centro de costos del conjunto seleccionado. En el panel derecho se pedir que se especifique si se evaluar un activo o un grupo de activos:

Si se especifica Segn activo , se debe especificar el activo. Si se especifica Segn clasificador activo , se debe especificar el clasificador, que conformar el grupo de activos. Para el caso del ejemplo, el peso de distribucin ser la evaluacin del nmero de horas que aparece usado el activo Guadaadora en cada cultivo. El segundo caso, es cuando se tienen grupos de activos con una misma unidad de uso. Por ejemplo una explotacin agrcola en donde hay un grupo de tractores que entran a hacer las labores a los lotes de produccin. Todos los gastos de esos tractores se imputan al centro de costos de CIP denominado Tractores . All tambin se imputan las depreciaciones, los repuestos, los combustibles, los tractoristas, y todos los gastos ocasionados por los tractores. A cada tractor, en su creacin se le ha colocado el clasificador TRACTORES . Entonces, se puede crear un criterio de distribucin proporcional al uso en horas del grupo TRACTORES en cada uno de los lotes de produccin agrcola.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 47

Retomando el ejemplo, la distribucin quedar as: Centros de costos recuperados por el alcance del distribuidor. Horas uso Guadaa / mes. El peso es Porcentaje = el # de Peso / horas SumaPesos
30 70 55 38 20 213

Distribucin de $ 10,000
1.408,5 3.286,4 2.582,2 1.784,0 939,0 $ 10,000.0

101: Lote 1 - cultivo caf. 30 h 102: Lote 2 - cultivo caf. 70 h 103: Lote 3 - cultivo caf. 55 h 104: Lote 4 - cultivo caf. 105: Lote 5 - cultivo caf.
TOTAL

30/213*100 70/213*100 55/213*100 38/213*100 20/213*100

14% 33% 26% 18% 9% 100%

38 h 20 h

Nodo de tipo Agrupador .


Objetivos.
Agrupar uno o varios centros de costos de diferentes tipos. Permitir una mejor organizacin del rbol de nodos. Distribuir los valores que se le imputen entre los centros de costos hijos, de acuerdo con la variable peso de cada uno de ellos.

Descripcin y caractersticas.
Los nodos de tipo agrupador son elementos especiales que ayudan a organizar los centros de costos. Como su nombre lo indica, estos agrupan a otros tipos de centros de costos de diversos tipos. Por ejemplo, un nodo agrupador se puede utilizar para agrupar todos los centros de costos en desarrollo. Otro puede agrupar todos los nodos distribuidores. De igual forma, otro nodo agrupador puede agrupar todos los centros de costos del departamento administrativo. Se debe considerar al nodo agrupador como un elemento estructural y de distribucin. Imputaciones. Los nodos agrupadores pueden ser imputados con valores, en cuyo caso el nodo har la distribucin entre todos los centros de costos hijos que estn vigentes, basados en su peso. Normalmente el peso es el rea. Tngase en cuenta siempre que un nodo agrupador es siempre un nodo distribuidor, donde el peso de distribucin se basa en la variable de peso de cada tipo de nodo hijo. Otro uso muy claro para los nodos agrupadores es el de agrupar a los distribuidores de costos de la empresa.

- 48

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Por ejemplo:
D D:1 D:2 D:3 D:4 D:9 Distribuidores de costos. Distribuidor costos de procesamiento. Distribuidor de costos de caf por rea. Distribuidor de costos de caf por rboles. Distribuidor de costos de pltano por rea. Distribuidor de costos de maquinaria y equipo.

Captulo 8: Centros de costos, lotes y cultivos.

8 - 49

Captulo

9
PLANILLA DE LABORES.
Introduccin.
La planilla de labores es uno de los principales instrumentos de registro de la informacin tcnica de la finca y por lo tanto se le dedicar un solo captulo. De la planilla de labores el sistema toma datos para contabilidad y la ejecucin presupuestal de la finca y por cada lote o cultivo, adems aprovecha la informacin para los registros histricos de produccin, para el clculo de estadsticas, para el seguimiento de trabajadores, para los cronogramas de labores, para alimentar los sistemas de costeo, etc. Para manejar la planilla es necesario que se tenga buen conocimiento de la definicin de labores y de la definicin de los tipos de contratacin de mano de obra. Al final de este captulo se describe someramente el maestro de tipos de contratacin.

Objetivo.
Registrar el uso de mano de obra y las cantidades ejecutadas en todas las labores que se realizan en la finca.

Descripcin.
Bsicamente se trata de registrar por cada da de la semana a los trabajadores que realizaron alguna labor en la finca, detallando el lote donde trabajaron, el nmero de jornales y si es posible la cantidad realizada de la labor.

Captulo 9: Planilla de labores.

9-1

Por la gran diversidad de posibilidades para la grabacin de la informacin, se debe estudiar con cuidado las diferentes modalidades y posibilidades que soporta la planilla para el correcto registro de la informacin.

Esta es una de las operaciones ms importantes de AgroWin, por cuanto aporta informacin muy valiosa a todos los mdulos que lo componen. Recomendacin: si se va a registrar la informacin de una planilla despus de su pago, no tiene sentido registrar los detalles diarios, simplemente se debe registrar el resumen de la planilla (totales de la semana), como se explicar mas adelante. Si se va a registrar una planilla antes de su pago, se puede registrar la informacin con todos los detalles, ya que sern de mucha utilidad al momento de generar la planilla de pago, los valores, resmenes y estadsticas que ofrece esta operacin.

Adicin de la operacin desde el manejador de operaciones:


[Botn de adicionar nueva operacin > Categora de Ingresos y gastos > Planilla de labores].

Pasos a seguir para registrar la informacin de la planilla de labores:


P aso 1: Identificacin de la operacin.
En este paso se debe registrar la identificacin de la operacin y del documento de soporte de la operacin. Normalmente el documento de soporte de esta operacin debe ser la misma planilla de labores.

Paso 2: Cuentas de pago.


En este punto se debe especificar la cuenta de la cual proviene el dinero para el pago de los trabajadores: de la caja o del banco.

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Bsicamente la planilla permite pagarle a los trabajadores de tres formas: En efectivo con dinero que sale de la caja. Con cheque de dinero que sale de una cuenta de banco. O bien, quedar debiendo el dinero al trabajador. Posiblemente para pagarlo al final de la quincena o del mes. Por lo pronto se explicar el pago de la planilla con caja y bancos. Ms adelante se explicar cmo el pago se convertir en una cuenta por pagar. Pago de caja: Si el pago se hizo en efectivo, entonces se debe seleccionar la identificacin de la cuenta de caja. Banco: Si el pago se hizo con cheque, se debe seleccionar la cuenta de banco de la cul se hace el egreso.

Paso 3: Especificacin de los costos diarios de las diferentes modalidades de contratacin.


En este paso se debern colocar los valores a los que se paga el jornal (o unidad de pago definida) de cada uno de los tipos de contratos que se tenga con los trabajadores de la finca. Los contratos se definen por separado desde [rbol de nodos > Finca > Maestros de empresa > Tipos de contratacin de mano de obra]. Ver ms adelante el maestro de tipos de contratacin. Si el tipo de contrato est basado en la cantidad de unidades de la labor realizada (caso de la recoleccin de una produccin de un cultivo (p.e. caf) o el corte (p.e. caa) que se pagan por unidades realizadas) se debe especificar el valor a pagar por cada unidad. Obsrvese que cada tipo de contrato est asociado con una unidad.

Cdigo del tipo de contrato.


En la primera columna se deben definir los tipos de contrato que se usarn en la planilla. Por defecto, el sistema presenta todos los tipos de contrato definidos y recuerda los costos diarios a los que se paga cada unidad de contratacin. Los tipos de contrato que no se vayan a usar en la planilla se pueden eliminar de esta tabla o bien dejar en blanco las columnas de costos. Si se dejan valores de costos y no se utilizan, tampoco tendr ninguna incidencia en los clculos y resultados.

Contratistas.
Hay, sin embargo, un grupo de contratos a los que no es necesario colocarles el valor a pagar diario: Estos son los tipos de contratos basados en el tipo de clculo Contratista . Esto es, todos los tipos de contrato en cuya definicin se haya especificado que el tipo de clculo es

Captulo 9: Planilla de labores.

9-3

Contratista , no se les podr asignar un costo o valor a pagar al da. A los contratistas siempre se les paga un valor global acordado de acuerdo al avance de su trabajo y a la forma como se haya acordado el pago. Para mayor informacin, ver 'Maestro de tipos de contratacin'.

Valor a pagar diario de cada tipo de contrato.


En las columnas de la semana se debe registrar el valor a pagar diario de la unidad del contrato en cada da. Es decir, si la unidad es jornal, se debe especificar en la casilla del lunes el valor a pagar ese da para cada jornal. Si la unidad del tipo de contrato es Kilogramo, se debe especificar el valor a pagar en ese da por cada kilogramo. El sistema recordar los ltimos valores pagados por cada tipo de contratacin y los presentar en las planillas nuevas.

Manejo de la tabla.
Puede haber muchos tipos de contratacin definidos, en cuyo caso, el usuario podr usar el botn 'Eliminar' para eliminar los renglones que correspondan a los tipos de contratacin que no se vayan a utilizar en la planilla que se est editando. El dejarlos, tampoco causa ningn problema a los clculos. Los valores a pagar de cada tipo de contratacin pueden ser variables en los das de la semana. Sin embargo, lo normal es que se mantenga el precio. Para facilitar la digitacin de los precios se ha dotado a esta tabla del botn de 'Copiar a la derecha'. Basta con colocar el cursor sobre un da de la semana de alguno de los tipos de contratacin y presionar el botn 'Copiar a la derecha'. Esto har que el valor a pagar de ese da sea copiado a los das restantes de ese mismo tipo de contratacin. Para facilitar las cosas an mas, se puede especificar el precio a pagar en el da lunes de cada uno de los tipos de contratacin que se utilizarn, luego seleccionar todas las casillas del da lunes y luego presionar el botn 'Copiar a la derecha'.

Copiar a la derecha

Rango de celdas para copiar

Opciones de edicin.
Como en todas las tablas de AgroWin, es posible usar las opciones estndar de Copiar (Ctrl-C), Pegar(Ctrl-V), Borrar (Ctrl-X), Arrastrar (Ctrl-A) y duplicar (Ctrl-D).

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Creacin de tipos de contratacin nuevos:


Para cada finca se pueden crear los tipos de contratacin que se consideren necesarios. Cada tipo de contratacin puede llevar un conjunto de parmetros que definen la forma de clculo del pago al trabajador e incluso, es posible asociar tipos de contratacin con cultivos y labores especficas. Para mayor informacin ver ms adelante el Maestro de tipos de contratacin .

Paso 4: Registro de la informacin de la planilla.


La planilla es la principal fuente de informacin para AgroWin y dependiendo de la calidad y detalle de la informacin que se suministre en este punto, el sistema podr mantener y suministrar informacin de calidad. El registro de la planilla puede realizarse de muchas maneras. Hay formas muy resumidas y hay formas muy detalladas. En los pasos siguientes se tratar de explicar la forma normal de diligenciar un registro y al final, se presentarn varios ejemplos modelo de las diferentes formas de registro que se pueden adoptar. A continuacin se presenta una descripcin de cada una de las columnas de la planilla.

A) COLUMNA PARA LA ESPECIFICACIN DEL TIPO DE CONTRATO.


En sta se debe especificar el tipo de contratacin que se le ha hecho a cada uno de los trabajadores. Hay tipos de contratos normales, como el contrato de labores al da, o recoleccin al contrato. Hay otros contratos como Contratista que se refiere a cuando se sub-contrata con un tercero la ejecucin de una labor de cantidad determinada. Labores personal administrativo Un tipo de contrato muy especial que maneja el sistema es el denominado como Personal administrativo . Este se usa cuando uno de los empleados fijos de la finca, a los que se les paga por nmina (quincenal o mensual), ha realizado labores de mano de obra en la semana y deben ser registrados en la planilla. El registro de las labores desarrolladas por este tipo de personal, slo sirve en el sistema para llevar estadsticas y para efectos de costeo. Sin embargo, no significa que al personal administrativo se la vaya a pagar por estas labores realizadas. A l se le hace el pago por la semana, por medio de la operacin de gastos y pagos o por medio de las operaciones de nmina. Este tambin puede ser utilizado para registrar trabajo de mano de obra familiar (en pequeas parcelas, donde aplique).

Captulo 9: Planilla de labores.

9-5

B) COLUMNA DE CDIGO DEL TRABAJADOR.


En esta columna se debe digitar la cdula o identificacin del trabajador. Si no se dispone de la cdula, se puede digitar un nmero entero cualquiera, tal como 1, 2, 3 Si la cdula existe en el maestro de terceros, el sistema automticamente pondr su nombre en la columna de 'Nombre trabajador'. Es muy importante que se entienda que los trabajadores a ser registrados por medio de la planilla no tienen que haber sido creados en el maestro de terceros.

C) COLUMNA DE NOMBRE DEL TRABAJADOR.


En esta columna se debe digitar el nombre o sobrenombre del trabajador. Es necesario el nombre completo para el caso en el que se le vaya a pagar con cheque o se haga retencin en la fuente. Este nombre ser el que aparecer en la planilla de pago. En el caso de que se trate de un contratista, se debe especificar el nombre del contratista y no se deben detallar cada uno de los trabajadores que han laborado bajo sus rdenes.

D) REGISTRO DE LAS LABORES REALIZADAS POR EL TRABAJADOR EN CADA UNO DE LOS DAS DE LA SEMANA.
La planilla presenta los siete das de la semana, cada uno con cuatro columnas: Centro de costos, labor, mano de obra y cantidad de labor ejecutada. Planilla resumida. Cuando se desea registrar la planilla resumida, no es necesario detallar las labores da por da. Simplemente se especifican los centros de costos y las labores en ellos ejecutadas en toda la semana en las casillas del da lunes. Planilla detallada. Cuando se desea registrar la planilla detallada, se coloca en cada da las labores realizadas. Registro de las labores de un da. Para esto, es necesario especificar el lote donde se realiz la labor, el cultivo sobre el que se realiz la labor, la labor que se realiz, los jornales empleados y la cantidad de la labor realizada. Tipo Trabajador contr. Cd. Nombre LUNES C. costos de Labor M. de O. Cantidad

Columna de centro de costos: En sta se debe especificar el identificador del centro de costos donde se ha realizado la labor. Este puede ser un centro de costos estndar, un lote, un cultivo de un lote, un distribuidor, etc. Especificando el lote como centro de costos: Si se especifica un lote, el sistema repartir los costos de las labores y sus cantidades entre sus cultivos sembrados vigentes a la fecha de la planilla, pero que tengan definida la misma actividad agrcola que el lote. Por ejemplo, si el lote tiene definida la actividad caf para el lote y ste tiene tres cultivos sembrados y vigentes

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

con actividades de caf, caf y pltano respectivamente, entonces los valores nicamente se repartirn entre los dos cultivos de caf. Columna de labor: En esta columna se debe especificar la identificacin de la labor realizada en el lote. Solo se pueden especificar labores correspondientes a la actividad definida para el centro de costos especificado en la casilla anterior. Segn la labor y el tipo de contrato que se especifique, las comunas de mano de obra y cantidad de la labor realizada se volvern requeridas o no. Columna de mano de obra: En esta columna se especifica la cantidad de mano de obra consumida o sacrificada para el desarrollo de la labor en el centro de costos especificado. Segn el tipo de contrato, la mano de obra se puede especificar en diferentes unidades, como horas, das, jornales, etc. La cantidad de mano de obra debe especificarse en el tipo de unidad definida por el tipo de contrato. El que se especifique un nmero de jornales u horas trabajadas, no significa que se vayan a pagar. Esto depende nicamente de la forma de clculo del tipo de contrato que se haya especificado. Por ejemplo, si el tipo de contrato se paga por la cantidad de unidades recolectadas, el especificar un nmero de jornales no tiene incidencia en el pago al trabajador, nicamente tiene incidencia en las estadsticas de mano de obra de la labor. Si se trata de un contratista que realiza su trabajo con varios trabajadores a su cargo, se debe especificar el nmero de jornales sacrificados en el da (El contratista ms los trabajadores). Esto ser de mucha importancia para el clculo de estadsticas de mano de obra de la labor bajo cada tipo de contratacin. Aunque bajo algunos tipos de contrato no es obligatorio especificar cantidad de mano de obra, se recomienda siempre registrar este dato, por las razones que ya se han explicado acerca de las estadsticas de la mano de obra. Columna de cantidad: En esta columna se debe especificar la cantidad de la labor realizada con la mano de obra especificada en la casilla anterior. Obviamente este dato puede ser muy difcil de suministrar en muchas ocasiones, sobre todo cuando el tipo de contrato no est basado en la cantidad de la labor realizada. Por ejemplo, para el caso de un control de malezas de un cultivo de 10 Ha, donde los 4 trabajadores han estado trabajando el da lunes, es muy difcil al final del da especificar cuntas hectreas desyerbaron en el da. Por ello, si la labor no se paga por cantidad, la especificacin de la cantidad de la labor es opcional. Mucho mejor cuando se pueda dar con algn grado de exactitud, pero si no se hace, el sistema tiene la forma de calcular estadsticas sobre el trabajo realizado como sigue: Si la labor se reporta una o ms veces en una o varias planillas, el sistema acumular todos los jornales empleados para su desarrollo. As mismo, acumular todas las cantidades de la labor reportadas. Si por lo menos una vez, no se especific la cantidad de la labor, el sistema obviar el acumulado de cantidad de labor y tomar como cantidad de labor ejecutada en el cultivo el rea del cultivo o el nmero de rboles o unidades del cultivo. Con estos valores se harn los clculos de estadsticas de rendimientos. Labores de produccin. Hay un caso especial cuando se registran labores que se han marcado como de produccin (Ver maestro de labores). En este caso, es de carcter obligatorio especificar la cantidad de la labor. Este es el caso normal de las labores de recoleccin o corte, donde la cantidad de la

Captulo 9: Planilla de labores.

9-7

labor o labores de recoleccin, sern interpretadas por el sistema como la produccin de cada cultivo y acumuladas de manera especial para posteriormente entregar informes y estadsticas de produccin. Sin embargo, es posible que bajo ciertas circunstancias se necesite desactivar esta caracterstica de la labor, para que la cantidad especificada de la labor no sea tenida en cuenta para produccin y para rendimientos. En este caso eventual, se puede desmarcar en la definicin del tipo de contrato la casilla de Afectar produccin y rendimientos . Cuando esta casilla no est marcada en la definicin de un determinado tipo de contrato, las cantidades especificadas bajo ese tipo de contrato no sern tomadas como de produccin y tampoco afectarn las estadsticas de rendimiento de las labores. Obligatorio registrar la mano de obra o la cantidad de labor ejecutada. De acuerdo al tipo de contratacin, siempre ser obligatorio que se especifique la cantidad de jornales empleados o la cantidad de la labor desarrollada. Por ejemplo, para un contrato de labores al da, donde se paga por jornal, es indispensable que se especifique el nmero de jornales trabajados para que se pueda establecer el pago al trabajador. Para el caso de un contrato que se pague por unidades laboradas, como el de 'recoleccin al contrato', donde se paga por cada kilogramo recolectado, ser obligatorio especificar la cantidad de la labor realizada, es decir, el nmero de kilogramos recolectados. Casos de ejemplo para el registro de cantidades. El registro de la cantidad puede hacerse de varias formas que el programa interpretar apropiadamente: Caso 1: Una persona con contrato de labores al da. En este caso es obligatorio especificar el nmero de jornales ejecutados y es opcional especificar la cantidad realizada de la labor. Normalmente no es fcil determinar la cantidad de la labor realizada en el da. En este caso se puede dejar en blanco la columna de cantidad.
Un ejemplo de este caso, es cuando un trabajador estuvo desyerbando un lote durante todo el da. Se deja en blanco la casilla de cantidad porque es muy difcil establecer cuntas hectreas ha desyerbado.

Tipo Contrato. Pago por jornal

C. de costos El bajo

Labor Desyerba

M. de O. 1 Jor

Cantidad

IMPORTANTE: El que no se especifique la cantidad realizada de una labor, no significa que el sistema no tenga en cuenta el dato para estadsticas. Lo que har el sistema es que cuando se indique que la labor se finaliz, acumular todos los jornales empleados para su ejecucin y los dividir por el nmero de hectreas del lote (Para el caso de la desyerba). Caso 2: Una persona trabaj con contrato basado en el pago por cantidad de unidades realizadas.
En este caso es obligatorio especificar el nmero de unidades de la labor realizada. Aunque los jornales empleados no es obligatorio especificarlos, es fcil y recomendable hacerlo.

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Un ejemplo de este caso es la recoleccin de caf al contrato, donde la unidad en que se mide la recoleccin es el kilogramo recolectado. Entonces se debe especificar el nmero de kilogramos recolectados.

Tipo Contrato. Pago por cantidad

C. de costos El bajo

Labor Recoleccin

M. de O. 1 Jor

Cantidad 142 Kg

Caso 3: Varias personas que trabajan simultneamente en una labor con contrato de labores al da. Es posible indicar en una casilla de jornales, que la labor fue realizada por varias personas, especificando el nmero de jornales y en la casilla de cantidad, se especifica la cantidad de la labor realizada por esos trabajadores (si se conoce). Un ejemplo de este caso es cuando en un da 3 personas trabajan en una desyerba. Este se marcara en la columna de jornales con 3 y se deja en blanco la columna de cantidad. Esto significa que se consumieron 3 jornales en el da pero no se ha establecido la cantidad realizada de la desyerba.

Tipo Contrato. Pago por jornal

C. de costos El bajo

Labor Desyerba

M. de O. 3 Jor

Cantidad

Caso 4: Una labor es contratada por unidades realizadas y trabajan varias personas. En este caso es obligatorio especificar el nmero de unidades realizadas de la labor y es recomendable siempre especificar el nmero de jornales empleados. Un ejemplo podra ser que una madre y su hijo han recolectado 250 kg. en el da y solo se registra a la madre en la planilla. En este caso se marca en la columna de cantidad 250 y en la columna de Jornales '2' (si la hija es menor, se puede registrar medio jornal equivalente en vez de uno).

Tipo Contrato. Pago por cantidad

C. de costos El bajo

Labor Desyerba

M. de O. 2 Jor

Cantidad 250 Kg

Para el entendimiento de las posibles formas de diligenciar estas casillas, se recomienda ver los ejemplos que se presentan al final de esta operacin.

E) COLUMNAS DE TOTALES REMUNERACIN SEMANA .


Se refiere al total ganado por el trabajador en la semana, donde se discrimina los jornales a pagar en la semana o bien las unidades a pagar en la semana segn el tipo de contrato.

Captulo 9: Planilla de labores.

9-9

Si se desea ver el detalle de los clculos del valor a pagar en la semana, se presiona el botn de 'Detalle', se presenta una ventana que indica cada da cmo se ha liquidado y a qu valor diario.

Debe entenderse que dependiendo del tipo de contratacin de la mano de obra, el total ganado por el trabajador en la semana se calcular ya sea por jornales o por unidades realizadas. Clculo del total remuneracin de la semana segn el tipo de clculo definido en el tipo de contrato. Pago por cantidad de la labor realizada. Para el caso de contratos basados en pago por cantidad (Recoleccin de caf, corte de caa, etc.), el sistema sumar el nmero de unidades especificadas en cada da y lo multiplicar por el valor a pagar por unidad para cada da, como haya sido especificado en el paso 3. En este caso, no se tiene en cuenta en el clculo el nmero de jornales registrados. Pago por cantidad de mano de obra. Para el caso de contratos basados en la labores al da, el sistema sumar el nmero de jornales relacionados cada da y los multiplicar por el valor del jornal para ese da especificado en el paso 3. En este caso las unidades de cantidad de la labor, que se pudieron haber registrado, slo se utilizaran para estadsticas. Contratista (Se establece el pago).
Para el caso de contratos basados en contratista, el sistema no calcular el costo del trabajo en la semana como en los casos anteriores, sino que ser el usuario quien especifique el monto del valor ganado por el contratista en la semana.

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Ntese que este caso es especial y se debe saber interpretar. Debe tenerse en cuenta que el valor a pagar al contratista es discrecional y deber ser pactada entre las partes la forma de pago. El valor a pagar, antes de los descuentos, se debe digitar en la columna de costo. Personal administrativo (Slo para costear). Para el caso de contratos basados en personal administrativo, el sistema calcula el valor de la semana, como en el caso del contrato al da. Ntese que en este caso no se pueden registrar deducciones, ni total a pagar. El total a pagar siempre ser cero para el personal administrativo, por cuanto a ste se le paga por nmina y no por las labores realizadas. Por tanto, el registro de las labores del personal administrativo es nicamente con el objeto de poder llevar el costo de las labores que ste realiza en cada uno de los lotes. Esto es aplicable a las fincas pequeas donde el mayordomo, que es personal administrativo y se le paga por nmina, trabaja normalmente en las labores de la finca. Este tipo de contrato tambin es aplicable a las pequeas parcelas de economa campesina, donde el trabajo familiar no es remunerado, pero si debe ser costeado.

F) COLUMNAS PARA EL REGISTRO DE DESCUENTOS AL TRABAJADOR.


Se dispone de cuatro columnas para registrar los descuentos a los trabajadores. Los descuentos se registran positivos, pero por su carcter de descuentos, restan al total a pagar al trabajador. Un descuento negativo sera una bonificacin, o sea que se suma al total a pagar al trabajador. Descuentos para el alimentador: Se debe registrar el valor a descontarle al trabajador y con cargo al alimentador, por concepto de alimentacin. Descuento por Salud: Se debe especificar el valor retenido al trabajador por concepto de salud (ISS o EPS, cuando aplique). Descuento por retefuente: Se debe especificar el valor a retener en la fuente para el pago al trabajador. El valor base de la retencin ser el valor a pagar por la semana. Otros descuentos: Se refiere a otros descuentos que se le realicen al trabajador por diferentes conceptos. IMPORTANTE: Estas columnas pueden ser adecuadas de acuerdo a las necesidades de cada finca y/o regin. Esto significa que si en una regin no se utiliza el pago al alimentador, se puede cambiar por otro tipo de descuento. Igual para las otras columnas de descuentos. Para configurar los descuentos se debe llamar la opcin de Configuracin del men de la planilla. Se recomienda la asesora de un contador para realizar estas configuraciones.

G) COLUMNA DE TOTAL A PAGAR.


La columna de total a pagar se calcula como el Total de la semana menos los descuentos realizados al trabajador. Esta columna es de slo lectura. Para el caso del personal administrativo, esta columna ser de slo lectura y en blanco, ya que al personal administrativo no se le paga por sus labores, sino por su periodo de trabajo, sea ste la semana, la quincena o mensualidad. El pago del personal administrativo se hace por medio de la operacin de gastos y pagos o bien, por medio de las operaciones de 'nmina'.

Captulo 9: Planilla de labores.

9 - 11

H) COLUMNA DE NMERO DEL CHEQUE.


Ya anteriormente se haba especificado de cul cuenta saldra el pago a los trabajadores (ver paso 2). Si se les pagaba en efectivo, se debi haber seleccionado caja y si se les paga con cargo a una cuenta bancaria, se debi haber seleccionado banco. Tambin es posible que se seleccionen las dos: Caja y Banco. Esto significa que a algunos trabajadores se les har el pago en efectivo y a otros con cheque. Pues bien, para indicar en la planilla a qu trabajadores se les paga con cargo a la cuenta de Banco y a cules en efectivo con cargo a la caja, se utiliza la columna de nmero de cheque. A los trabajadores a los cuales se les indique el nmero del cheque, el sistema los interpretar como pago con cargo a la cuenta de banco, especificada en el paso 2 'Cuentas de pago'. A los trabajadores a los que no se les especifique el nmero del cheque, el sistema los interpretar como pago en efectivo con cargo a la cuenta de caja, especificada en el paso 2.

Paso 5: Reporte de finalizacin de labores.


Primero es necesario aclarar que no es necesario finalizar todas las labores que se registran en la planilla. nicamente es necesario finalizar las labores programadas con ciertos tipos de clculo de rendimientos, como se explicar ms adelante en esta seccin.

Para AgroWin es muy importante que el usuario reporte la finalizacin de las labores que se van desarrollando en los lotes, con el fin principal de calcular estadsticas de rendimiento de la mano de obra y los insumos que se necesitaron para el desarrollo de cada labor. Como se ha explicado, la planilla se utiliza para registrar las labores realizadas en los cultivos sembrados en los lotes de la finca. En muchos casos la labor completa de un cultivo de un lote puede no terminarse en una semana y continuarse desarrollando en la semana siguiente o en otra semana. Es decir, muchas labores se pueden extender ms de una semana. Por lo anterior, el sistema no asume que las labores se terminan en la semana que inician y por tanto es necesario indicarle al sistema la semana en que ellas terminan.

Para qu finalizar las labores?.


AgroWin acumula todos los recursos consumidos para el desarrollo de la labor hasta la finalizacin de la labor. De igual forma acumula la cantidad reportada de ejecucin de la labor en ese periodo. Con estos datos podr calcular las estadsticas de rendimiento de las labores, ya sea por dividir los recursos (mano de obra e insumos) acumulados entre la cantidad de unidades realizadas de

- 12

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

la labor (Ej. nmero de jornales por hectrea) o la cantidad de unidades realizadas de la labor dividido entre la cantidad de recursos consumidos para su desarrollo (Ej. rboles por jornal). Sin embargo, AgroWin presenta mltiples formas de calcular las estadsticas de rendimiento de las labores, que facilitan y minimizan el registro de la informacin.

Tipo de clculo de rendimiento.


Una vez diligenciada la informacin detallada de la planilla de labores, se debe indicar cules de las labores finalizaron en esa semana. En este paso se presenta una tabla con el resumen de las labores realizadas en la semana, discriminadas por tipo de contratacin y lote. Cuando se definen las labores, [Men principal > Programas > Actividades agropecuarias > Maestro de labores], se define el tipo de clculo de la labor. Este indica la forma en la que se calcularn los rendimientos de las labores. A continuacin se presenta brevemente los tipos de clculo que pueden tener las labores: Cd. Descripcin 1 Unidad labor / Unidades recurso Ejemplo: Hoyos / Jornal, Kilos recolectados / Jornal, etc. 2 Poblacin cultivo / Unidades recurso. rboles / Jornal, rboles / Kilo, etc. 3 Unidades del recurso / rea del cultivo. Jornales / Ha, Toneladas / Cuadra, etc. Adicionalmente a estos tres tipos de contratos hay otros tres tipos con igual comportamiento, pero cuya frmula es inversa. De esta forma, las labores con tipo de clculo de rendimiento igual a 1 no se finalizan y las de tipo 2 y 3 se deben finalizar. Si Si Requiere finalizacin? No

El clculo de las estadsticas de rendimiento:


Con los acumulados de recursos sacrificados o consumidos para el desarrollo de la labor y la cantidad de la labor ejecutada se pueden obtener las estadsticas de rendimiento de cada labor. La operacin de clculo estar determinada por el tipo de clculo de rendimiento asignado a la labor. Vale destacar que las estadsticas se calculan a nivel de cada observacin de la labor. Una observacin est delimitada por la labor que se realiza en un cultivo especfico de un lote, bajo un determinado tipo de contratacin.

Slo marcar la finalizacin de labores.


Es importante destacar que el sistema calcula cada uno de los registros de esta tabla y el usuario slo debe marcar las labores que han finalizado y eventualmente marcar algunas labores para descartarlas para el clculo de estadsticas. A continuacin se hace una descripcin de cada una de las columnas de la tabla de finalizacin de labores.

Captulo 9: Planilla de labores.

9 - 13

A) COLUMNA DE TIPO DE CONTRATO.


El sistema requiere que se finalicen las labores especificadas bajo cada tipo de contrato en los diferentes centros de costos.

B) COLUMNAS DE CENTRO DE COSTOS.


Normalmente en el sector agrcola, estas columnas sern el lote y el cultivo donde se realiz la labor. Se puede observar que estos se presentan en forma agrupada, donde inicialmente slo se visualiza el lote, independiente del nmero de cultivos que hayan en l. El objetivo de esto es el de facilitar la finalizacin de las labores de tal forma que si el usuario marca como finalizada la labor en el lote, implica que se finalizar la labor en cada uno de los cultivos en l sembrados y que se estn realizando. Si el usuario lo considera necesario, puede abrir el lote para que se visualicen los cultivos hijos y marcar a discrecin los cultivos en los cuales finaliz la labor.

C) COLUMNA DE LABOR.
En esta columna aparecer la labor que se realiz en el cultivo.

D) COLUMNAS DE SEMANA.
En estas columnas se visualizar la cantidad de mano de obra sacrificada para el desarrollo de la labor (MdO) y la cantidad ejecutada de la labor (Cant), pero nicamente concernientes a la semana actual. Se debe recordar que una labor se puede realizar a lo largo de varias semanas. Cantidades inciertas Si se presenta un '*' en la columna de 'Cantidad realizada de la labor', significa que no se conoce o que es incierta o no se pudo determinar con certeza la cantidad. Esto ocurre por ejemplo, cuando para una misma labor en un lote se especifica la cantidad en un da y en otro da se deja la cantidad en blanco. El sistema internamente interpreta esto como una omisin de informacin y por lo tanto no tendr en cuenta la cantidad especificada para las estadsticas y utilizar a cambio, la cantidad de unidades del lote o el rea del lote (lo que aplique).

E) COLUMNAS DE ACUMULADOS.
Nuevamente se presentan las columnas de mano de obra y cantidad, pero esta vez contienen el acumulado ejecutado de mano de obra y la cantidad ejecutada de la labor desde la ltima finalizacin de la labor. Con estos datos es que realmente se calcularn las estadsticas de rendimiento de las labores.

F) COLUMNA DE SEMANA DE INICIO.


En esta columna se visualiza el nmero de la semana en que se report el inicio de la labor. Vale destacar que el inicio puede darse por el reporte de labores de mano de obra o bien, por el reporte de aplicacin de insumos. Obviamente esta semana de inicio es de la ltima observacin de la labor, o sea, en el periodo comprendido entre la ltima finalizacin de la labor en ese centro de costos y la fecha de la planilla.

- 14

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

G) COLUMNA DE FINALIZA ESTA SEMANA?.


En esta columna se deben marcar las labores que se han terminado completamente de ejecutarse en la semana. Una vez se marque la finalizacin de la labor, el rendimiento obtenido se calcular y se visualizar en la columna siguiente. Labores que no requieren finalizacin. Las labores cuyo tipo de clculo es 1 o 4 no requieren de la marca de finalizacin, pues sus estadsticas siempre se calculan basadas en los datos de la semana. Ejemplo de este caso la recoleccin o corte, en donde se acumulan los kilogramos recolectados de un producto en la semana y se dividen entre la cantidad de mano de obra sacrificada para la recoleccin, dando el promedio de kilogramos recolectados por jornal en el centro de costos (lote:cultivo). Este tipo de labores no presentan la casilla de finalizacin y siempre presentan el rendimiento obtenido en la semana.

H) COLUMNA RENDIMIENTO.
En esta columna se visualiza el rendimiento de la labores realizadas en la semana en cada centro de costos. Para que el rendimiento se calcule se debe marcar la finalizacin de la labor. Algunos rendimientos se pueden presentar con el signo + al final, lo cual significa que la labor se ha realizado por trabajadores bajo diferentes tipos de contratacin. Este es el ejemplo de un control de malezas realizado con personal contratado al da y adems ayudaron trabajadores con tipo de contrato administrativo.

I) COLUMNA DESCARTAR RENDIMIENTOS?


En esta columna se deben marcar las observaciones de las labores que por ciertas circunstancias no se desee que se utilicen en las estadsticas generales de la finca. Las circunstancias pueden ser muy diversas, como la falta de confianza en los datos de cantidades, la manipulacin inadecuada de los datos, eventos atmosfricos (lluvias anormales) o casos fortuitos que se considere que pueden distorsionar el sistema de estadsticas de rendimiento de la finca, etc. En este caso se descartan los rendimientos para estadsticas, pero los costos y las producciones se procesan normalmente.

J) RENDIMIENTO DE COMPARACIN.
Esta columna se utiliza para presentar los rendimientos de comparacin. As, el usuario puede establecer contra qu estadsticas va a comparar los datos obtenidos en la finca en cada semana. Puede hacer que los rendimientos de comparacin sean los regionales, (digitados para cada labor en el maestro de labores) o bien, los rendimientos de alguna finca del rea de trabajo. Por defecto, los rendimientos de comparacin son los regionales. Para cambiar la finca de comparacin, se puede acceder al men de configuracin de la planilla y seleccionar la opcin de Finca para rendimientos de comparacin .

Captulo 9: Planilla de labores.

9 - 15

Finalizar las labores adecuadamente ser de mucha importancia para poder mantener unas estadsticas buenas y confiables. El sistema acumula todos los jornales desde el inicio de la labor hasta la semana en que se indique su finalizacin y ese acumulado lo utiliza para el clculo de las estadsticas. Si todas las ocasiones en las que se especific la labor, se indic la cantidad realizada de la labor, el sistema entonces tomar la suma de las cantidades parciales de la labor, desde que sta inici y las utilizar para las estadsticas. Si el sistema detecta que alguna vez en que se haya especificado la labor, no se especific la cantidad realizada de la labor, utilizar la cantidad de unidades del lote o su rea (lo que aplique) para el clculo de las estadsticas de rendimientos; En este caso se descartan las cantidades parciales, por no ser confiables.

Pasos opcionales de forma de pago.


De acuerdo con la configuracin interna de las columnas de descuento a trabajadores, pueden aparecer varios pasos adicionales para solicitar los datos de forma de pago. Inicialmente, la planilla se entrega configurada con la columna 'Descuento alimentador', lo cual indica que se le har un descuento a los trabajadores de su remuneracin semanal, que le ser pagada al alimentador por concepto de alimentacin. Si el sistema detecta este tipo de descuento para el alimentador (u otro similar), entonces mostrar un paso adicional, que solicitar la identificacin del alimentador al que se le har el pago y la informacin de la forma de pago. El valor a pagar al alimentador aparecer en la casilla de Restan y se debe indicar cmo se le ha hecho el pago al alimentador. Si con cargo a una cuenta corriente del banco, en efectivo con cargo a la caja, o bien, se le ha quedado debiendo. Nota de configuracin: Las otras columnas de descuento con las que inicialmente se entrega AgroWin, estn configuradas internamente para que afecten directamente ciertas cuentas de la contabilidad. Sin embargo, un usuario avanzado que considere conveniente cambiar los conceptos de descuento y las cuentas o formas de pago de estos descuentos, lo puede hacer a travs de las opciones de configuracin de la planilla. El sistema puede llegar a presentar hasta otros tres pasos de forma de pago de los diferentes tipos de descuento. Esta caracterstica ser de mucha utilidad en regiones donde aplique otros tipos de descuento.

Informes de la planilla.
Cada operacin se puede imprimir en muy diversos formatos. En el caso de la planilla de labores se presentan los documentos contables como notas de contabilidad, comprobantes de egreso, comprobantes de caja menor, etc. Adicionalmente se pueden producir informes especializados de la informacin de la planilla que se describen a continuacin.

- 16

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Planilla de labores.
Este informe presenta todo el detalle registrado en la planilla de labores de la semana. En sta se detalla toda la informacin de las labores realizadas por cada trabajador y en cada da, el valor ganado en la semana, los diferentes descuentos que se le hayan realizado y el total a pagar. Presenta tambin el nmero del cheque de pago a cada trabajador, la cuenta con la que se le pag y el nmero de unidades y de jornales que se le estn pagando, entre otros. Al final de la planilla se presenta un resumen de acumulados con datos totalizados como los que siguen: Total parcial de la planilla, total a pagar, costo planilla, total de unidades de la labor pagadas (p.e. kilogramos recolectaos) (costo y cantidad), total jornales pagados (costo y cantidad), y el total de cada uno de los descuentos o bonificaciones practicados al trabajador.

Planilla de pago.
La planilla de pago es un informe destinado a presentar la informacin de pago de cada trabajador, donde se detallan los das trabajados, la cantidad de mano de obra o de labor ejecutada a pagar, el total parcial ganado por el trabajador en la semana, los descuentos que se le han practicado al trabajador y el total a pagar. Al final se presenta la forma de pago y un espacio para la firma del trabajador. Este informe es de mucha utilidad cuando se paga por planilla y se quiere dejar una constancia del pago.

Comprobantes de pago de la planilla de labores.


Este informe imprime un comprobante de pago por cada trabajador, donde se detalla el valor a pagar y las labores realizadas en la semana con sus respectivas cantidades (de mano de obra o de labor ejecutada) y remuneraciones. Si se le hacen descuentos o bonificaciones al trabajador, estos tambin se visualizarn en el rea de liquidacin. Cada comprobante adicionalmente detalla la forma de pago y hay un espacio para la firma de recibido del trabajador.

Captulo 9: Planilla de labores.

9 - 17

Resumen de labores realizadas.


Este informe presenta un resumen de todas las labores que se registraron en la planilla, donde se detallan las cantidades ejecutadas de cada labor, las cantidades de mano de obra sacrificadas en la ejecucin de la labor, los costos y su indicador de rendimiento y rendimiento de comparacin. El resumen se presenta por cada actividad agrcola y por cada tipo de contratacin de la mano de obra. Al final de la planilla de resumen se presentan totales por todos los conceptos, similar a los totales de la planilla de labores.

Opciones especiales de manejo de la planilla de labores.


El paso 3 Informacin planilla dispone de un conjunto de botones para facilitar el manejo y registro de la informacin en la planilla. Botn eliminar renglones: Elimina el o los renglones seleccionados. Se eliminan todos los renglones seleccionados. Botn insertar renglones: Inserta uno o varios renglones en la planilla. El nmero de renglones a insertar est determinado por la seleccin. Botn copiar datos a la derecha: En las columnas de informacin diaria, segn se seleccionen las casillas de Centro de costos, labor, Mdo y cantidad, sus datos sern copiados al resto de das de la semana.

- 18

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Elimina rengln

Copia a la derecha.

Copiar al portapap .

Buscar

Fijar labor

Activar formato

Colorear celdas

Mover a columnas.

Inserta rengln

Borrar celdas

Pegar del portapap.

Detalle costos.

Activar verificacin .

Fijar columnas

Visualizar costos totales de la planilla.

Botn Borrar: Borra los datos contenidos en las celdas seleccionadas. No elimina los renglones. Botn copiar: Copia al portapapeles la seleccin. Por ejemplo, se puede copiar una planilla al portapapeles y pegarla en Ms-Excel. Botn pegar: Pega al portapapeles la seleccin. Por ejemplo, se puede hacer la planilla en una hoja de Ms-Excel y pegarla a la planilla de labores. Botn buscar: Permite buscar la cdula o nombre del trabajador.

Botn Detalle: Permite visualizar la forma en la que se calcul el valor total de la semana para un rengln de la planilla. Presenta el precio, la cantidad de unidades liquidadas a ese precio en cada da y el valor. Totaliza la semana, presenta los descuentos y calcula el total a pagar.

Botn fijar labor: Este botn se encarga de activar la barra de fijar labor que aparece a continuacin:

Esta barra permite que se seleccione un cultivo y una labor que se escribirn automticamente en las casillas de labor y cultivo de la planilla en la medida en que se registra la informacin.

Captulo 9: Planilla de labores.

9 - 19

No acta sobre las casillas que ya se han registrado, slo sobre las que se registren en adelante. El fijar una labor determinada es de mucha utilidad cuando se va a registrar mucha informacin de una labor. Este es el caso de la recoleccin, donde se pueden tener decenas de recolectores en el campo y a la hora de digitar, el trabajo se reducir al no tener que estar registrando por cada observacin el cultivo y la labor. Una vez que se cierre la barra de 'Fijar labor', el sistema ya no colocar automticamente el cultivo y la labor. Botn verificar: Este botn activa la verificacin en lnea. Esto significa que en la medida en que se digite la planilla el sistema mostrar en rojo las casillas que contengan datos inconsistentes o faltantes. Botn formatear: Visualiza los datos formateados de las celdas (slo si la columna tiene el ancho suficiente). Cuando no est activada los datos son presentados tal como se digitaron. Botn Botn Botn fijar: Permite fijar las columnas de tipo de contrato, cdigo y nombre del trabajador. color renglones: Permite activar o desactivar colores en los renglones de la planilla. color columnas: Permite activar o desactivar los colores de las columnas.

Botn totales planilla: Permite visualizar una pequea caja de dilogo informando los costos totales de la planilla (Costo, descuentos, total a pagar). Botones de movimiento: Estos permiten mover el cursor a la columna que ellos representan. Por ejemplo si se presiona el botn Sa , el cursor se mueve a la columna de sbado.

EJEMPLOS DE LA PLANILLA DE LABORES.


A continuacin se presentarn varios ejemplos de las modalidades en que se pueden utilizar las casillas de la planilla para registrar las labores realizadas en un da de la semana. IMPORTANTE: Se recomienda encarecidamente estudiar y entender con detalle los ejemplos que se describen a continuacin, ya que son de mucha importancia para lograr registrar la informacin de la planilla en forma correcta y exacta.

Ejemplo 1. Se especifica la cantidad de la labor.


Caso en el que un trabajador desarrolla una labor en un lote de la finca.
Tipo contrato Trabajador Centro de costos Buenos aires Labor M. de O. Cant.

Labores al da

Juan

Desyerba

1 Jor

5 Ha

Se interpreta que Juan ha desyerbado 5 hectreas en una jornada, del lote Buenos aires.

- 20

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Ejemplo 2. Caso de un contratista en el que varias personas trabajan en una misma labor en el lote.
Si ms de un trabajador ha estado trabajando en un mismo lote en el desarrollo de una labor, se debe especificar el nmero de jornales y si es posible se debe especificar la cantidad de la labor realizada por todos. Caso en el que cuatro personas trabajaron en la desyerba de un lote, realizando un total de 2 hectreas.
Tipo contrato Trabajador Centro de costos Buenos aires Labor M. de O. Cant.

Contratista

Juan y Flia

Fertilizacin

4 Jor

2 Ha

Se interpreta que Juan y familia (otras tres personas), trabajaron durante todo el da en la fertilizacin de 2 Ha del lote Buenos aires.

Ejemplo 3. Caso de un contratista en el que varias personas trabajan en una misma labor en el lote, pero no se conoce la cantidad de la labor desarrollada.
En este caso se trabaja en una labor que no es fcil estimar la cantidad realizada. Se suministra el nmero de jornales, pero no la cantidad de la labor realizada. Caso de cinco personas que trabajaron en la desyerba del lote Buenos Aires, pero no se conoce cuntas hectreas realizaron de la labor.
Tipo contrato Trabajador Centro de costos Buenos aires Labor M. de O. Cant.

Contratista

Juan y Flia

Desyerba

5 Jor

Esta informacin el sistema la aprovechar una vez que se reporte la finalizacin de la labor, por cuanto el sistema determinar que la cantidad de la labor realizada fue el rea total del cultivo.

Ejemplo 4. Labores sobre los centros de costos estndar.


En este caso la labor realizada es desarrollada sobre uno de los centros de costos diferentes a los lotes o cultivos fsicos. En este caso se especifica el centro de costos y la labor a registrar debe estar definida dentro del conjunto de labores de la actividad asociada con el centro de costos (Recurdese que durante la creacin del centro de costos se le asoci una actividad empresarial). Caso en el que Juan trabaj en labores de mantenimiento del rea social.
Tipo contrato Trabajador Centro de costos rea Social Labor M. de O. Cant.

Contratista

Juan

Mantenimiento

1 Jor

En este caso, entonces se puede dejar en blanco la columna de cantidad, pues puede ser difcil establecer cantidades de la labor realizada. Si la persona trabaja slo media jornada, entonces se digitara '0.5' en la columna de jornales.

Captulo 9: Planilla de labores.

9 - 21

Ejemplo 5. Caso normal de registro de la recoleccin.


En este caso se obliga a especificar siempre la cantidad de la labor. Para el caso de la recoleccin, la cantidad de la labor se expresa en la unidad que especifique la labor de recoleccin. Entonces el valor a digitar en la columna de cantidad ser el nmero de unidades (kilogramos para el caso de Caf, litros para el caso de ordeo, huevos para el caso de gallinas, etc.) Caso en el que Juan trabaja recolectando caf al contrato en el lote buenos aires. Recolecta 150 Kg. en la jornada.
Tipo contrato Trabajador Centro de costos Buenos aires Labor M. de O. Cant.

Rec. Contrato

Juan

Recoleccin

1 Jor

150 Kg

Ejemplo 6. Caso del registro de recoleccin, en el cual la persona trabaj media jornada.
En la recoleccin al contrato, el registrar que la persona trabaj media jornada no afecta el pago, debido a que ste depende del nmero de unidades recolectadas y no de la cantidad de jornales. Sin embargo, el especificar la cantidad de jornales en estos casos especficos, permite tener mejores estadsticas de rendimientos. Se debe anotar la cantidad de la labor y el nmero de jornadas de trabajo (Para el caso, media jornada). Caso en el que Juan estuvo recolectando caf en el lote buenos aires. Slo trabaj en la maana en este lote y recolect 80Kg.
Tipo contrato Trabajador Centro de costos Buenos aires Labor M. de O. Cant.

Rec. Contrato

Juan

Recoleccin

0.5 Jor

80 Kg

IMPORTANTE: Note que se est diciendo que se recolectaron 80 kilos en media jornada, lo cual indica un rendimiento de 160 kilos por jornal. Si se trabaja slo una parte de la jornada y no se especifica, el sistema asumira que los 80 kg. fueron recolectados en toda la jornada y que el rendimiento sera de 80 kg. por jornal, lo cual no es cierto. Es siempre de capital importancia especificar los jornales de la labor realizada, as sta no se pague por jornales.

Ejemplo 7: Caso en el cual se desea registrar el resumen de una planilla.


Hay muchas situaciones en donde ya se puede haber pagado la planilla y se desea registrar la informacin de la planilla en el computador, pero en la forma ms resumida posible. Para esto se deben seguir las siguientes reglas: a. Los jornales se pueden totalizar, discriminando por tipo de contrato, centro de costos y labor. b. No es necesario especificar las cantidades diarias, sino el nmero de jornales (o jornadas de trabajo) y la cantidad acumulada de la labor (si se conoce). c. En el nombre y cdula se puede colocar letras y nmeros fciles, ya que para el efecto, no revisten ninguna importancia. d. Todos los valores se pueden colocar en una misma columna de da, por ejemplo lunes. Ejemplo de una planilla de recoleccin resumida. Note que los totales de la semana se digitan en el da lunes.

- 22

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

LUNES Tipo contrato Labores al da Trabajador Trabajadores varios Trabajadores varios Trabajadores varios El Bajo Lote Labor Recoleccin Jor 20 Jor Cant. 2,300 Kg

Labores al da

Buenos aires

Recoleccin

44 Jor

5,200 Kg

Labores al da

La curva

Recoleccin

9 Jor

1,100 Kg

Ejemplo de una planilla de labores resumida, donde se reporta las desyerbas que se le hizo a los lotes de la finca. Ntese que no se especifica la cantidad de la labor:
LUNES Tipo contrato Labores al da Trabajador Trabajadores varios El Bajo Lote Labor Desyerba Jor 18 Jor Cant.

Labores al da

Trabajadores varios

Buenos aires

Desyerba

35 Jor

Labores al da

Trabajadores varios

La curva

Desyerba

11 Jor

Configuracin avanzada de la planilla.


AgroWin tiene configurados 4 tipos bsicos de descuentos para la planilla de labores, los cuales son: Descuento por alimentacin. Descuento por salud. Descuento por retencin en la fuente. Descuento por otros conceptos. AgroWin permite que el usuario pueda personalizar cada uno de estos descuentos de acuerdo a sus requerimientos y polticas para el pago de los trabajadores. Para configurar estos tipos de descuentos, se ha incluido en la planilla de labores una opcin para usuarios avanzados que permite configurar los cuatro tipos de descuento para los trabajadores y la finca utilizada para obtener los rendimientos de comparacin. Es preciso anotar que, al cambiar los valores preestablecidos de los descuentos o la finca para rendimientos de comparacin, se afectarn todas las planillas registradas, es decir que estos cambios no son nicos por cada planilla, sino genricos para todas. Para ver el men con las opciones de configuracin de la planilla, se debe hacer clic en la opcin de men Configuracin que se encuentra en la parte superior de la ventana de la planilla.

Captulo 9: Planilla de labores.

9 - 23

Para mayor informacin sobre las configuraciones de la planilla, consulte la ayuda en lnea.

Maestro de tipos de contratacin de mano de obra.


Almacena los tipos de contratacin de mano de obra que se tienen en la empresa o finca. Cada tipo de contratacin define la forma como se debe pagar a un trabajador que realice una labor, es decir, determina el precio como se pagar cada da de la semana por unidad de mano de obra (hora, jornal, etc.) o por cantidad trabajada (unidades, kgs., etc.), dependiendo de su tipo de clculo. Para una empresa o finca se pueden definir gran cantidad de tipos de contratacin de mano de obra, cada uno con las caractersticas necesarias para adecuarse a todas las formas de pago de las labores que se lleven a cabo. Por esto se pueden definir tipos de contrato para: Pagar a trabajadores de acuerdo a la cantidad de labor que realicen: por ejemplo, por el nmero de unidades fabricadas de un producto, por el rea de terreno cubierta al aplicar un fungicida en una finca, entre muchos otros casos. Pagar de acuerdo a la cantidad de mano de obra que se llev la labor: por ejemplo, por el nmero de horas que dur la realizacin de una labor, por el nmero de jornales o das que trabaj, entre otros. Pagar un valor que es definido con un contratista para realizar cierta labor: este caso se da cuando se contrata la realizacin de una labor con una persona con la que, independientemente de la duracin y de la cantidad, ya se tiene un valor pactado. Costear la realizacin de una labor: esto es til cuando la labor la realiza un empleado que ya hace parte de la nmina de la empresa y al cual no se le pagar la realizacin de la labor puesto que ste ya tiene un sueldo fijo y se paga con otra operacin. Para visualizar el listado de tipos de contratacin de la empresa o finca, se debe entrar al Manejador de nodos > Maestros de empresa > Tipos de contratacin de mano de obra.

- 24

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Definicin de tipos de contratacin de mano de obra.


Para definir un tipo de contrato, el sistema inicialmente solicitar el cdigo del nuevo tipo de contrato, el cual debe ser numrico entre 1 y 32767. Empresa/Finca: Identificacin de la empresa/finca a la cual pertenece el tipo de contrato. Este campo es de slo lectura. Cd. tipo de contratacin: Identificacin del tipo de contrato. Este campo es de slo lectura. Nombre contrato: Nombre o descripcin del tipo de contrato. Este se usar en los exploradores de movimiento, en la planilla de labores y algunos informes. Nombre corto: Nombre corto del tipo contrato. El nombre corto se usar en algunos informes donde se debe aprovechar el espacio al mximo pero sin disminuir el nivel de detalle. Cd. Tipo de clculo: Identificacin del tipo de clculo de rendimiento. Este dato determina la forma como se pagar al trabajador que realice una labor cuando se le pague usando este tipo de contrato. Los tipos de clculo disponibles son: 1. 2. 3. 4. Pago por cantidad de labor realizada. Pago por cantidad de mano de obra. Contratista (Se establece el pago). Personal administrativo (Slo para costear).

Unidad de Mano de Obra: Unidad en que se mide la cantidad de la Mano de Obra. (Ej: Jornal, Hora, Da). Unidad de pago: Unidad en la que se mide la cantidad de la labor a pagar. (Ej: Kilo, Unidad, m2, m3, ha). Este campo es requerido slo si el tipo de clculo es Pago por cantidad de labor realizada . BCreaCxP: Las labores realizadas bajo este tipo de contrato se pagarn posteriormente por Nmina o con Abono a Cuentas por pagar. Esto quiere decir que el pago de los trabajadores no se har en efectivo o con cheque sino que se les quedar debiendo. Esta casilla no estar disponible cuando el tipo de clculo sea Personal administrativo (Slo para costear) . Cuenta donde se debe debitar: Esta cuenta es normalmente de gastos de personal o costos de produccin por mano de obra y de naturaleza Dbito. Esta cuenta se afectar cuando el tipo de contrato sea usado en la planilla de labores. Nota: Si el manejo de la cuenta se desea hacer por labor y no por tipo de contrato, debe ir a [men principal: Mantenimiento > Configuraciones de usuario], pgina Mdulos y en la opcin Manejo de labores, activar la casilla 'El manejo de las labores registradas en la planilla de trabajo se har por labor y no por tipo de contrato'. As que debe verificar que cada labor (las usadas en la planilla de labores) tenga configurada la cuenta de manejo correctamente. Cuenta donde se debe acreditar: Indique una cuenta del pasivo si el tipo de contrato crea una cuenta por pagar o indique una cuenta de amortizacin de personal si el tipo de clculo es personal administrativo. Esta cuenta se afectar cuando el tipo de contrato sea usado en la planilla de labores. Afecta estadsticas, rendimientos y produccin: Determine aqu si las labores que se realicen bajo este tipo de contrato afectarn las estadsticas, rendimientos y produccin del centro de costos donde se apliquen. Es decir que, si se deja desactivada esta opcin, al realizar una labor bajo este tipo de contrato no se afectarn los mdulos de labores y produccin.

Captulo 9: Planilla de labores.

9 - 25

Lunes, martes, mircoles, jueves, viernes, sbado, domingo: Especifique los valores a los que se pagar cada unidad en los diferentes das de la semana. Estos podrn ser cambiados en cada planilla semanal de acuerdo a las necesidades. Observaciones: En este campo se puede determinar opcionalmente una observacin para el tipo de contrato. Para mayor informacin acerca de los tipos de contratacin de mano de obra, consulte la ayuda en lnea.

- 26

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Captulo

10
CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CONTRATOS DE LABORES.
Introduccin.
El objetivo principal de este mdulo es facilitar a los empresarios agrcolas la elaboracin, control, costeo y seguimiento de contratos de labores con los diferentes contratistas que desarrollan labores en la finca. Este captulo asume que ya se tiene un conocimiento claro del manejo del maestro de labores, tipos de contratacin de labores y registro de planillas de labores. Por lo tanto la atencin se dirigir exclusivamente a cmo adecuar los maestros de labores y de tipos de contratos para trabajar en conjunto con los contratos de labores. En esta explicacin se presentarn los siguientes elementos: Maestro de labores. Estadsticas de rendimientos. Tipos de contratacin de labores. Contratos de labores. Planillas de labores. Liquidacin de contratos de labores.

El maestro de labores
Como ya se ha explicado en ste manual, el maestro de labores se utiliza para definir todas las labores que se desea registrar y hacerle seguimiento para cada actividad.

Captulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.

9-1

Para el desarrollo de contratos se debe adems tener en cuenta las siguientes variables: Tarifa a la que se paga la labor. Descripcin detallada de la labor.

Tarifa a la que se paga la labor.


Cuando se realizan contratos de labores, stas se pueden contratar de dos formas: Tarifa por cantidad de mano de obra ejecutada (por jornales u horas trabajadas) o por cantidad de la labor ejecutada (valor a pagar por cada Ha o por cada rbol, etc.).

Tarifa por cantidad de mano de obra.


Ciertas labores se acostumbra contratarlas estableciendo un valor del jornal, dependiendo del nivel de especializacin de la labor. En este caso se pacta una tarifa a pagar por el Jornal, la hora, el da, etc. Pero en vez de establecer el valor del pago en unidades monetarias, se establece en relacin al nmero de SMLD (salario mnimo legal diario). Para los ejemplos se establecer un valor del SMLD a $12,000 y se asumir que es lo mismo que un jornal para facilitar la explicacin. Ejemplos: El trabajador que hace las desyerbas manuales con herbicida y trabajos varios se le paga el jornal a razn de un SMLD (parece una redundancia). Si este trabaja 3 jornales, entonces se le debe pagar 3 jornales x 1 SMLD/jornal x $12,000/SMLD = $36,000. El trabajador que se encarga del manejo del tractor (el tractorista), por ser esta labor un trabajo mas especializado se le paga a razn de 1.2 SMLD por cada jornal de trabajo. Si el tractorista trabaja tres jornales, el valor a pagar ser: 3 jornales x 1.2 SMLD/Jornal x $12,000/SMLD=$43,200. Obsrvese que entonces las tarifas para los pagos no se establecen en valores monetarios, sino en funcin del valor del SMLD. De esta forma, cuando el valor del SMLD vare (lo cual depende de variables macro-econmicas y puede ser anual o semestral dependiendo del pas), no ser necesario establecer nuevamente el valor del pago para cada labor, ya que estas estn dadas en funcin del SMLD. En conclusin las tarifas de las labores, cuando stas se pagan por cantidad de mano de obra (jornales, horas, etc), se expresarn en funcin del nmero de SMLD. Desyerba manual con herbicida Desyerba con tractor (Tractorista) Supervisor de corte Estableciendo el valor de SMLD. Para establecer la tarifa del SMLD se debe ir a [Men principal > mantenimiento > Configuraciones de usuario > Valores de trabajo > Salario mnimo legal diario ]. Debe entenderse que esto es un valor abstracto. Pior ejemplo, se sabe que hay diferencias entre el valor del SMLD y el valor de un jornal. Para facilitar las cosas el usuario puede establecer que en la casilla del SMLD registra es el valor de un jornal y entonces registra las tarifas de las labores a razn del nmero de jornales y no del nmero de SMLDs. 1 SMLD/Jornal 1.2 SMLD/Jornal 1.1 SMLD/Jornal

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Tarifa por cantidad de la labor realizada.


Para contratar trabajos por la cantidad de unidades de la labor realizada, se debe establecer la tarifa a la que se pagar la labor. La tarifa se establece en valores monetarios y est estrechamente ligada a la unidad en que se mide la labor. Por ejemplo, una desyerba cuando se contrata por cantidad de la labor realizada (al destajo), se paga a razn de $ 60,000 por cada ha.

Doble tarifacin.
A cada labor se le puede establecer la tarifa para cuando se contrate por cantidad de mano de obra ejecutada (al jornal) o por la cantidad de labor ejecutada (al destajo).

De esta forma, el sistema tendr la informacin que se requiera al momento de hacer un contrato, ya sea que se contrate por cantidad de mano de obra o por cantidad de labor.

Captulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.

9-3

Descripcin detallada de cada labor.


Para efectos de la claridad en la contratacin de labores, cada labor permite que se establezca una descripcin detallada del alcance de la labor (hasta de 100 letras). Esta descripcin saldr en los contratos de labores. Ejemplo: Plateo manual Control malezas selector Arbol Ha Plato de 30 cms de dimetro Pasos a 30 cms de altura.

Estadsticas de rendimientos.
Para la rpida elaboracin de contratos, es muy conveniente tener estadsticas de rendimientos para cada labor. De esta forma el sistema podr recomendar las cantidades de labor para cada lote. Si el sistema sabe que una desyerba con selector tiene un rendimiento de 4 Jornales/ha y se va a desyerbar el lote 101 que tiene 12 has. Entonces durante la elaboracin de un contrato, el sistema inmediatamente asumir y sugerir que se requieren 48 Jornales para la ejecucin de la labor. Dato que por supuesto el usuario puede variar a su antojo de acuerdo a otras variables. Debe entenderse que los las estadsticas rendimientos son distintas para cada tipo de contratacin. Por tanto el sistema permite establecer estadsticas para cada tipo de contratacin de la mano de obra. Por ejemplo, cuando un control de malezas de hace al contrato (por cantidad de la labor realizada), se tiene un rendimiento de 4 jornales por ha. Por el contrario cuando se contrata al jornal, se obtienen rendimientos mucho mas bajos (6 jornales/ha). Para establecer los rendimientos se debe llamar el maestro de estadsticas regionales desde el maestro de labores: Seleccione la labor a la que se le asignarn los rendimientos y presiones: [Botn derecho del mouse > Maestro de estadsticas regionales]. Deber ir agregando las estadsticas que considere necesarias para cada tipo de contratacin.

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Tipos de contratacin de labores


La labor en si, tal como se ha definido en el maestro de labores no indica la forma en que esta se contratar. Es decir, se pagar por cantidad de la labor realizada o por los jornales ejecutados?. Cuando se hace un contrato es necesario establecer la labor a desarrollar y el tipo de contratacin que se ha pactado. Los contratos de labores se crean a travs del rbol de nodos:

Bsicamente para el trabajo con contratos de labores, solo se pueden utilizar los contratos de labores basados en los dos tipos base de clculo: pago por cantidad de labor realizada y pago por cantidad de mano de obra realizada. En el caso del ejemplo, seran los tipos de contratos 1 y 2. Cuando se especifica x Q labor , se quiere decir pago por cantidad de labor realizada . De igual forma, cuando se especifica x Q MdO se quiere decir pago por cantidad de mano de obra ejecutada .

Configuracin de tipos de contratacin de labores.


Para que los tipos de contratos de labores puedan ser utilizados en los contratos de labores se deben crear con las siguientes caractersticas: Que el tipo de clculo sea: Pago por cantidad de la labor realizada o pago por cantidad de mano de obra ejecutada.

Captulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.

9-5

Se deben marcar las siguientes caractersticas: Exige identificar el nmero del contrato de labores en las planillas de labores. Al usar el contrato, generar novedad de nmina. Esta opcin debe activarse cuando se desea liquidar el pago al contratista por movimiento contable, a travs de las opciones > Asistente para liquidacin de contratos. De esta forma cuando se procesa la planilla, el sistema no har ninguna afectacin contable, pero si acumular todas las labores hechas del contrato hasta que se haga la liquidacin del mismo. Por consiguiente, de esta forma se puede hacer un control y seguimiento a los pagos y a las cantidades ejecutadas del contrato.

Elaboracin de contratos de labores.


AgroWin permite la elaboracin de contratos de labores de mano de obra a travs de la operacin especialmente diseada para tal fin: Contrato de labores. Para adicionar una operacin de contrato de labores desde el manejador de operaciones: [Botn de adicin de operaciones > Labores > Contrato de labores]. El sistema entonces presentar un asistente, que solicitar los siguientes datos:

Paso 1: Contrato de labores.


Identificacin del contrato de labores. Note que por el maestro de documentos soporte, se puede configurar para que el sistema automticamente numere los contratos a partir de un consecutivo deseado.

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Contratista: Se debe especificar el identificador del contratista. Este debe haber sido
previamente definido y se le debe haber definido plenamente la clasificacin legal. Normalmente es rgimen simplificado y persona natural. Esto es indispensable para que durante los procesos de liquidacin de contratos el sistema calcule correctamente los impuestos.

Forma de contratacin: La forma de contratacin se refiere a si el contrato se va a pactar


por un total a pagar o por las tarifas que se pacten para cada labor. Contrato se basa en el total a pagar: en este caso, independiente del valor que den las labores y de sus cantidades, el sistema controlar que los pagos por este contrato no excedan el valor del contrato. Se entiende entonces que las tarifas que se detallen en el contrato, son solo para efectos de hacer el presupuesto. En este caso se recomienda imprimir el contrato con un formato en el cual no se visualicen las tarifas, pero si las cantidades de cada labor. Contrato basado en tarifas: en este caso, se establecen tarifas a pagar y cantidad de obra a ejecutar. El sistema entonces no validar el total pagado al contratista, ni las cantidades ejecutadas, pues de acuerdo a las clusulas con que se defina el contrato, se pueden pagar ms o menos unidades de la labor que las presupuestadas. En este caso se deben imprimir los contratos en un formato que presente las tarifas.

Lista de labores a contratar: El sistema presenta una tabla donde se deben especificar
todas las labores que se contratarn, detallando claramente el centro de costos (lote:cultivo) donde se realizar (o a los cuales se les cargarn las labores), el tipo de contrato de labores (por cantidad de labor o por cantidad de MdO), el precio a pagar por cada unidad de trabajo y la cantidad a realizar. Las observaciones deben detallar claramente la descripcin y alcance de la labor.

Tipo de contrato: recuerde que solo se aceptan tipos de contratacin basados en clculos por cantidad de la labor y por cantidad de mano de obra a ejecutar. Centro de costos: Especifique el centro de costos (o lote:cultivo) donde se realizar la labor. Labor: Especificar la labor a contratar. Recuerde que debe estar bien descrita en el maestro de labores. No olvide que el sistema solo acepta labores definidas para la actividad agrcola definida para el centro de costos (lote:cultivo).

Captulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.

9-7

Precio: El sistema puede usar dos mtodos para sugerir el precio o tarifa de la labor (ver men > opciones): Uno es que el sistema sugiera el precio al que se contrat la labor en el ltimo contrat de labores. La segunda opcin es que el sistema utilice las tarifas definidas en el maestro de labores. El sistema sugiere inicialmente el precio de la labor segn las tarifas que se le hayan definido a la labor. Si la labor se contrata por Q Labor , sugiere la tarifa a pagar por unidad de la labor; si el tipo de contratacin de la labor es por Q MdO , el sistema sugiere la tarifa del jornal o unidad de pago de la mano de obra que se haya establecido en el contrato. IMPORTANTE: Note que debe haber correspondencia entre la definicin del SMLD, el factor definido como tarifa de pagos de mano de obra en la definicin de la labor y la unidad de pago de la mano de obra en los tipos de contrato. Cantidad: Especifique la cantidad a contratar. Si el tipo de contrato se basa en Q Labor , entonces se debe especificar el nmero de unidades de la labor a contratar. Si est activada la opcin de Calcular la cantidad , el sistema calcular automticamente la cantidad de la labor, basada en los datos del cultivo (rboles o rea). Si el tipo de contrato se basa en Q MdO , entonces se debe especificar el nmero de unidades de mano de obra (jornales, horas, das) que se contratarn para ejecutar la labor. Si est activada la opcin de Calcular la cantidad , el sistema calcular automticamente la cantidad de unidades de mano de obra, basado en las estadsticas regionales. Por ejemplo, si se va a hacer un control malezas selector a un cultivo de 2 Has y la estadstica regional para este tipo de contratacin y de labor es de 4 Jor/ha, entonces el sistema sugerir una cantidad de 8 Jornales. Costo: es la multiplicacin simple de precio por cantidad. Observaciones: En este campo de 100 caracteres se debe describir la labor y su alcance. Si las observaciones de este campo no alcanzan, se debe hacer la descripcin en el campo de observaciones al contrato del paso 2. Dependiendo de la opcin que se haya establecido para el campo de observaciones, el sistema sugerir una de dos cosas (ver men > opciones): Si se selecciona la opcin Asignar en observaciones las estadsticas de la labor , el sistema transcribir en las observaciones la poblacin y rea del cultivo y la estadstica de mano de obra de la labor bajo el tipo de contratacin establecido. Si se selecciona la opcin Asignar en observaciones la descripcin de la labor , el sistema transcribir en las observaciones la descripcin que se haya establecido para la labor en el maestro de labores.

Totales del contrato.


Los totales aparecen en la parte inferior de la ventana del paso 1. El contrato puede presentar dos totales, dependiendo de la forma de contratacin: Total pactado: Si la forma de contratacin es por Total pactado , significa que las labores pueden sumar un valor y sin embargo se pacte el valor total del contrato por otro valor en forma discrecional.

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Presupuesto labores: Este es el valor de la suma de todos los costos de las labores del contrato. Se considere ste como un total de referencia para establecer el valor total del contrato. Este no se imprimir en los documentos de contrato de labores. Valor del contrato: Es el valor real por el que se har el contrato. Por defecto es igual al Presupuesto labores , pero se puede cambiar a cualquier otro valor a discrecin del usuario. Para modificar el valor del contrato debe estar activada la opcin Permitir asignar el valor del contrato manualmente . Tarifa pactada: Si la forma de contratacin es por Tarifa pactada , significa que lo relevante son las tarifas a las que se pacten la ejecucin de las labores. En este caso puede no ser relevante el valor total del contrato, sino que este puede ser tomado como un presupuesto, segn las cantidades estimadas. El contrato por tarifa pactada puede tener varias modalidades, entre las cuales se destacan:

Si se paga la labor a la tarifa pactada de cada unidad y no se establecen cantidades de obra. Caso de la recoleccin al contrato, donde se especifica la tarifa por cada kilogramo recolectado, pero no se puede establecer la cantidad. Si la labor se paga por tarifa pactada y se estima la cantidad, pero se escriben clusulas que aclaren cmo se paga en el caso de que la cantidad inicialmente establecida resulte ser mayor o menor.

Paso 2. Datos adicionales para el contrato.


Para complementar el contrato es necesario especificar los siguientes datos: Fecha de inicio: Fecha en que se debern iniciar las labores del contrato. Plazo (en das hbiles): Nmero de das hbiles de plazo para la ejecucin del contrato. Por [Men > Opciones > Das hbiles] se pueden establecer los das hbiles de la semana. Fecha mxima de finalizacin: Fecha lmite en la que se debe entregar el contrato ejecutado. Cuenta de costos de contratos: Esta cuenta indica la cuenta de costos o de gastos donde se deben llevar los costos de ejecucin de los contratos de labores. Diferentes tipos de contratos pueden llevar a diferentes cuentas. Por ejemplo un contrato de transporte y uno de labores de campo sern dirigidos a diferentes cuentas. Es responsabilidad del usuario definir previamente estas cuentas y asignarle el atributo de que maneje documento y que se le definan los impuestos de retencin en la fuente e IVA a que haya lugar para que el liquidador los tenga en cuenta al momento de liquidar los contratos. Cuando se costean las labores de la planilla en los diferentes centros de costos, el sistema generar asientos de traslado de esta cuenta a las cuentas de costos directos de mano de obra (ejemplo de la 74XX a la 72XX), teniendo en cuenta las tarifas de las labores y las

Captulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.

9-9

cantidades ejecutadas en las labores. Observaciones: Espacio en el cual se pueden establecer las observaciones adicionales para el contrato, como clusulas penales, qu materiales se ha acordado entregar, aclaracin de trminos o descripcin detallada de algunas labores.

Nota sobre las clusulas del contrato:


Debe entenderse que las clusulas como tal del contrato no se escriben en este campo de observaciones. Estas se deben de definir en el documento de impresin y sern una constante para cada tipo de documento de impresin. Para definir las clusulas puede ir a [ Men principal > Programas > Contabilidad > Documentos de impresin ]. Busque el registro que corresponda al documento de contrato de labores (por ejemplo contrato civil de obra), bralo para modificacin y vaya hasta el paso de las observaciones. En este campo deben quedar las clusulas del contrato. Pueden desarrollarse tantos formatos de contratos como se desee, ya sea por que tienen clusulas diferentes o porque tienen diseo de impresin diferente.

Paso 3. Forma de pago del primer anticipo.


Cuando hay anticipos, el sistema permite que se registren directamente con el contrato.

Ntese en la imagen que se establecen tres valores: Valor del contrato: El valor acordado del contrato. Valor del anticipo: Es el valor que se va a anticipar al contratista para que inicie las labores. Valor que resta: Es el valor que nominalmente se le queda debiendo al contratista. Se dice que nominalmente, porque en la realidad, el anticipo es considerado contablemente como un prstamo al contratista. De esta forma la cuenta por pagar al contratista por el valor del

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

contrato se cauda cuando este presente avances o bien cuando entregue la obra terminada. Durante esas causaciones del gasto, que involucran el pago al trabajador, se liquidarn los anticipos, impuestos y otros cargos o descuentos relacionados. Forma de pago del anticipo: Se debe especificar la forma de pago del anticipo, ya sea en efectivo con caja, por medio de bancos (cheque, traslado, etc.) o si se queda debiendo para ser pagado en una fecha determinada. Cuenta de contratistas: Debe especificarse la cuenta en el plan de cuentas a la que se deben llevar las cuentas por cobrar a contratistas. Esta cuenta debe estar configurada para que maneje cartera, tercero y documento.

Documento de impresin.
Como se especific antes en notas sobre las clusulas del contrato , se pueden tener cuantos documentos de impresin se necesiten. Ya sea porque requieren de diferente diseo de impresin o porque se establecen diferentes juegos de clusulas.

Planillas de labores.
Las planillas de labores ahora involucran una columna mas para indicar el nmero del contrato bajo el cual se estn pagando las labores. Este permitir hacerle un seguimiento a cada contrato de labores, de tal forma que se pueda establecer cunto se ha ejecutado, cunto se ha pagado y que se controle para que no se vayan a hacer mas pagos de los contratados o que se vayan a registrar mas unidades de las que se hayan contratado. En esta seccin nicamente se explicarn los tpicos a tener en cuenta para realizar planillas para seguimiento y control de contratos de labores.

Captulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.

9 - 11

Paso 2. Cuentas de pago.


En este paso normalmente se especifican las cuentas de efectivo con las que se pagar la planilla. Cuando se registran planillas para seguimiento y control de contratos de labores, se debe tener en cuenta que la liquidacin se puede hacer de dos formas: 1. Que se liquiden directamente los contratos dentro de la panilla (para que generen pagos con caja, bancos o cuenta por pagar), como normalmente se explic en el captulo de planillas de mano de obra. Los tipos de contrato que se utilicen no deben de estar marcados para generar nmina. 2. Que la planilla genera nicamente novedades de nmina para ser liquidados los contratos mediante una operacin de movimiento contable. En este caso, los tipos de contrato que se utilicen deben estar marcados para que generen novedades de nmina. En la primera forma, se deben definir las cuentas de efectivo con las que se harn los pagos. Cuando se trabaja por contratos para liquidar por novedades de nmina, no se necesitan especificar estas cuentas, ya que la planilla no se encargar de generar los pagos. Para esto ser necesaria una operacin de movimiento contable al final del periodo de pago, que con base en un asistente especial, se encargar de calcular automticamente todas las novedades de nmina, cxc, cxp, liquidacin de impuestos y otros cargos y descuentos con cada trabajador e incluso generar los comprobantes de pago.

Paso 3. Costos diarios de los tipos de contratacin.


En este paso normalmente se colocan las tarifas a las que se va a pagar cada tipo de contratacin. Cuando los tipos de contratos se basan en contratos de labores, harn caso omiso de las definiciones de este paso, ya que las tarifas que se tomarn para costear el contrato, sern las definidas en cada contrato.

Paso 4. Informacin de la planilla.


En este paso se ha adicionado una columna adicional despus del tipo de contrato, para que se identifique el nmero del contrato.

Columna nmero de contrato.


El nmero del contrato ser obligatorio nicamente cuando el tipo de contrato est marcado como Exige identificacin del contrato de labores .

Botn para cargar las labores relacionadas en un contrato


Para facilitar el registro de las labores de un contrato, se ha adicionado tambin el botn Cargar las labores relacionadas en un contrato . Cuando se activa este botn, se selecciona el contrato a cargar y el sistema automticamente adiciona a la planilla todas las labores del contrato y las cantidades que falten por ejecutarse. Esto se hace para facilitar la digitacin de las planillas basadas en contratos.

- 12

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

El cdigo del trabajador.


Cuando se trabaja con contratos, las cuentas por cobrar o por pagar o las novedades de nmina se le cargar todas al contratista. Sin embargo, en la casilla del cdigo del trabajador se puede colocar el cdigo del jornalero que hizo la labor, solo para que los exploradores de labores lo registren y poder tener histricos de labores realizadas por cada trabajador, independiente de si se han contratado directamente o si se han contratado a travs de contratistas.

Descuentos de la planilla.
Los descuentos se pueden programar para que no se liquiden en la planilla, sino que se lleven a cuentas por cobrar o a cuentas por pagar.

Captulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.

9 - 13

Si se trata de tipos de contratacin de labores que se liquidarn por conceptos de nmina, los descuentos o bonificaciones a los trabajadores se debern crear como cuentas por cobrar o como cuentas por pagar a los contratistas. Para este caso entonces se debe definir la cuenta por cobrar o por pagar al trabajador. De esta forma si se registra una novedad de nmina a un trabajador por $200,000 y se le hace un descuento del 4% para salud, el sistema generar una novedad de nmina bajo la cual se le debe pagar al trabajador la suma de 200,000 y a su vez crear una cuenta por cobrar al trabajador por descuento para salud por valor de $8,000. Esto no siempre ser as. Este manejo se ha implementado de forma temporal, mientras se implementa el sistema de nmina completo.

El proceso de la planilla.
Al procesar la planilla, sta ya no generar los pagos para los tipos de contratos que deben generar novedades de nmina. En vez, generar unos movimientos especiales de novedades de nmina que se acumular hasta que sean liquidados. Sin embargo, como se explic anteriormente, los descuentos o bonificaciones si se generarn como cuentas por cobrar o por pagar durante el proceso de la planilla.

Liquidacin de contratos.
La liquidacin de contratos se leera hacer por medio de un mdulo de nmina.

Operacin de movimiento contable.


Como an no se cuenta con este mdulo, se debe hacer por medio de una operacin normal de movimiento contable, con la ayuda de un asistente muy completo que se encarga de generar todos los asientos en forma automtica y permite adicionalmente generar comprobantes de pago. Adicione una operacin de movimiento contable y seleccione el asistente de liquidacin por [Men operacin > Opciones > Asistente para la liquidacin de contratos de labores de mano de obra].

Asistente para la liquidacin de contratos de labores de mano de obra.


Este asistente solicitar los datos necesarios para efectuar en forma automtica las siguientes operaciones: 1. Determinar el periodo de pago. 2. Cargar todas las novedades de nmina correspondientes a los contratos vigentes en ese periodo. 3. Calcular los impuestos de IVA y retencin que se generen por concepto de los pagos a efectuar. 4. Cargar todas las cuentas por pagar y por cobrar al contratista que se hayan vencido a la fecha de liquidacin.

- 14

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

5. Costear las labores realizadas a los lotes donde se realizaron los trabajos. 6. Cargar a las cuentas de contratos los pagos realizados. 7. Verificar que los pagos realizados por cada contrato no sean mayores a los valores pactados de cada contrato (solo para forma de contratacin por valor total pactado).

Paso 1: Datos generales para definir la forma de hacer la liquidacin.

Periodo a liquidar: Se deben especificar exactamente las fechas inicial y final entre las
cuales se liquidar el contrato. Se debe tener especial cuidado, ya que el sistema no verificar si un determinado periodo o parte del periodo ya ha sido pagado.

Calcular impuestos: Indica si el asistente debe calcular los impuestos de IVA y Retencin en
la fuente que se le hayan programado a las cuentas de pago de las labores. Normalmente estas cuentas sern las de contratos de servicios (74xx) que se definieron para cada contrato. Para los diferentes conceptos de contratacin que involucren diferentes tipos de impuestos se deberan crear diferentes cuentas.

Liquidacin detallada: Si se marca esta opcin el sistema adicionar asientos por cada labor
diferente que se haya realizado en las planillas del periodo de pago, describiendo en el detalle la labor realizada, cantidad, etc. Si no se marca la opcin de liquidacin detallada, el sistema no discriminar por labores, solo discriminar por centro de costos, cuenta y planilla en la cual se hayan registrado las labores.

Liquidar cuentas por cobrar y cuentas por pagar: Si se marcan estas opciones, el
sistema incluir asientos de liquidacin de las cuentas por cobrar y de las cuentas por pagar que estn vencidas con cada contratista a la fecha del comprobante de liquidacin.

Captulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.

9 - 15

Totalizar contra cuenta: En esta casilla se identifica la cuenta contra la cual se deben
totalizar los pagos. Puede ser una cuenta de efectivo o una cuenta por pagar a contratistas en el caso de que se vaya a causar el pago.

Numeracin de comprobantes: El sistema permitir imprimir comprobantes mltiples. Esto


es un formato de documento de impresin especial, que imprime un comprobante por cada tercero de todos los asientos del comprobante de contabilidad. Para esto debe asegurarse que todos los asientos relacionados con cada tercero lleven en la columna de tercero el cdigo del tercero. No importa que la cuenta exija o no tercero. Lo importante en este punto es determinar cmo se desea que se numeren esos comprobantes mltiples a la hora de imprimirlos. Para el caso siguiente se asumir que el comprobante de liquidacin es NT-00001 y que se va a generar comprobantes a tres contratistas: Adicionar consecutivo al nmero del documento actual: El sistema numerar los documentos de impresin como NT-00001-1, NT-00001-2 y NT-00001-3. Numerar utilizando el nmero del documento de referencia: Esta opcin permite que cada documento de pago, tenga como nmero del documento el mismo nmero de documento especificado en la columna de referencia del movimiento contable. Numerar con base en mscara: Se debe especificar la mscara para enumerar los contratos y el consecutivo a partir del cual se debern enumerar. Por ejemplo si la mscara es PAGO-###, entonces los comprobantes de pago se enumerarn como PAGO-001, PAGO-002 y PAGO-003. Recurdese que se en las mscaras se pueden utilizar comodines de mes, ao, semana, etc. Numerar siempre con el nmero del documento actual: Se le pone siempre a todos los documentos de pago el mismo nmero del comprobante contable en el que quedan registrados. Todos los comprobantes de pago quedarn enumerados con NT-00001.

Paso 2: Liquidacin de contratos:


En este paso se presentaran todos los contratos vigentes a la fecha de la liquidacin, donde aparecern las siguientes columnas: No. Contrato: presenta el nmero identificador del contrato de labores. Contratista: presenta el nombre del contratista con el que se realiz el contrato de labores. Valor contrato: presenta el valor total pactado para el desarrollo del contrato. Valor de los pagos: presenta el valor acumulado de los pagos que se le hayan hecho al contrato. Es decir de las afectaciones a la cuenta 74xx. No se involucran en esta columna los anticipos, impuestos, cuentas por cobrar o cuentas por pagar que se hayan ejecutado con el contratista, diferentes a las del contrato. Valor planillas: Representa la valoracin o costeo de las labores ejecutadas por el contratista en el periodo de liquidacin. Las labores se costean con base en las tarifas de las labores especificadas en el contrato y con base en las cantidades de obra reportadas en las planillas del periodo de liquidacin especificado. Valor acumulado planillas: Representa el valor total acumulado de costeo de las labores realizadas para cada contrato, as estas se hayan hecho antes del periodo de liquidacin. Esta columna representa el valor ejecutado del contrato hasta la fecha de liquidacin. Liquidar: Indica si se debe liquidar definitivamente el contrato. Si el contrato se marca para liquidar, el sistema marcar internamente el contrato como liquidado y no seguir saliendo en

- 16

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

los asistentes de liquidacin de contratos. As mismo, el sistema sugerir como valor a pagar el la diferencia entre los pagos realizados del contrato y el valor total pactado del contrato. Valor a pagar: Representa el valor que se determina pagar al contratista. Este valor normalmente debe corresponder al valor ejecutado del contrato, que se presenta en la columna de valor planillas . Sin embargo, el usuario puede determinar a discrecin si se paga ms o menos. El sistema verificar que el valor de los pagos no se pase del valor total pactado del contrato.

Generacin automtica de movimiento contable.


Al presionar aceptar en el asistente se genera automticamente el movimiento contable.

El usuario puede adicionar, modificar o mejorar el detalle de los asientos.

Impresin de los comprobantes de pago.


Para imprimir los documentos de pago, simplemente se hace clic en el botn de impresin y se selecciona el documento de impresin Comprobantes de egreso mltiples (Tambin pueden haber otros formatos para impresin de documentos mltiples). El sistema entonces presentar un reporte como el que sigue:

Captulo 10: Control y seguimiento de contratos de labores.

9 - 17

- 18

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Captulo

11
MANEJO DE LA PRODUCCIN CLCULO DE LOS COSTOS DE LA FINCA.
Introduccin.
El sistema de inventarios se encarga de manejar los inventarios de mercancas, productos terminados, productos en proceso, materiales e insumos. Para manejar el sistema de inventarios no es necesario ser experto en el tema. Afortunadamente, AgroWin hace un manejo fcil y sencillo de los inventarios. Con slo suministrar la informacin bsica de las operaciones, AgroWin se encarga de hacer en forma automtica todos los asientos contables, de ejecucin presupuestal, de movimiento de cantidades de inventarios, de costeo, etc. Sin embargo, se recomienda hacer un breve repaso terico del manejo de inventarios, pues esto le ayudar a entender los informes y a comprender muchos conceptos sencillos e interesantes. El manejo bsico de inventarios se explica en detalle en la ayuda en lnea del sistema y en el manual bsico de ContaPyme. Por lo anterior, este captulo se limitar a explicar el manejo de la produccin de la finca en los trminos en que se requieren desde el punto de vista financiero y de ejecucin presupuestal.

Captulo 11: Manejo de la produccin de la finca.

10 - 1

Bases tericas del manejo de inventarios.


Uno de los activos corrientes ms importantes en muchos tipos de empresas es el inventario de mercancas o de productos terminados. La venta de esta mercanca o productos es la fuente principal de ingresos. En una empresa de produccin o manufacturera se presentan varios tipos de inventarios: Inventario de producto terminado, que almacena todos los productos que se han producido al interior de la empresa y que estn listos para la venta. Inventario de productos en proceso, que son bienes en el proceso de produccin o fabricacin. Para el caso de la produccin agropecuaria, son los recursos invertidos para la produccin de la plantacin. Inventario de insumos y materiales, que son las materias primas y partes utilizadas en la manufactura o produccin de productos terminados a los que se les hace control. Los saldos en inventarios de productos terminados, de productos en proceso y de mercancas se ven siempre reflejados en el balance general. En esta seccin se pretende presentar una introduccin conceptual al manejo y contabilizacin del ciclo de la produccin de la finca hasta obtener los costos de produccin. Solo se pretende que el usuario entienda el flujo de informacin entre cuentas en cada operacin que se realice, ya que el proceso y los asientos como tal, los realiza automticamente AgroWin con la informacin que se le va suministrando en las operaciones.

Manejo contable de inventarios de producto terminado en empresas de produccin.


Esta seccin slo aplica a empresas de produccin agrcola. Otras empresas pueden tener un tratamiento diferente. A continuacin se muestra una breve descripcin del flujo de costos que se presenta en la produccin de productos agrcolas.

Fase 1.

Asiento de los costos de produccin.

Desde que se inicia cada ciclo productivo, el cultivo consume insumos y materiales, mano de obra, maquinaria, equipo y otros costos indirectos en la produccin. Todos estos costos se llevan originalmente a las cuentas de Costos de produccin .
Asiento de costos de produccin (Mano de obra mas materia prima) a las cuentas de Costos. Estos asientos los realiza AgroWin en forma automtica en las operaciones de egresos, planillas de labores, planillas de consumos, etc.

Efectivo $ xxxx

Costos de produccin $ xxxx

$xxxx son los costos de materia prima y mano de obra y otros costos indirectos consumidos en la produccin.

Fase 2.

Inventario de los costos como producto en proceso.

Peridicamente, normalmente al final del mes, los costos de produccin deben ser llevados al activo a la cuenta de productos en proceso , la cual acumula todos los costos que se ha

10

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

incurrido en la produccin de productos que se encuentran en proceso de produccin y an no han sido embodegados.
Inventario de los costos como Producto en proceso : Estos asientos los realiza ContaPyme en forma automtica en las operaciones de cierre de mes.

Costos de produccin $ xxxx

Productos en proceso $ xxxx

$xxxx es el costo acumulado de produccin en el periodo.

Es posible tambin que en sistemas ms avanzados, los costos de produccin se lleven directamente a las cuentas de Producto en proceso sin necesidad de hacer el paso temporal por las cuentas de Costos de produccin . AgroWin maneja los dos mtodos.

Fase 3.

Embodegamiento de produccin.

Luego, cuando se recolecta la cosecha, se debe embodegar o inventariar el producto terminado. En algunos casos la produccin recolectada puede verse sometida a varios procesos anteriores a convertirse en producto terminado para la produccin. Es importante aclarar que siempre la produccin se debe embodegar. Incluso cuando sale de la planta de procesamiento directamente para la venta. La operacin de embodegamiento hace que acten un conjunto de procedimientos contables y de costeo de suprema importancia. Si un usuario definitivamente no desea embodegar la produccin, debe hacer ciertas configuraciones en el sistema para no perder informacin. Estas configuraciones se explicarn ms adelante en la seccin de manejo de la produccin sin embodegamiento . Para poder embodegar la produccin, se debe estimar el costo unitario con el que se deben registrar los productos en la bodega. Este costo aunque no necesariamente es el real, sirve temporalmente en el periodo para manejar la bodega y estimar sus costos. Al final del ciclo, cuando se disponga de todos los elementos e informacin necesaria, se podr calcular el costo de produccin real de cada unidad. Clculo del costo unitario. Este costo unitario puede ser estimado o estndar. El costo estimado se presenta cuando se determina el costo por mtodos rudimentarios, estimados o basados en costos histricos. Los costos estndar son los que se calculan mediante procedimientos reconocidos y cientficos y tratan de establecer el costo real de produccin de cada unidad. Una vez establecido el costo estndar, ste puede utilizarse por todo el ciclo productivo durante los embodegamientos.
Embodegamiento de productos: Estos asientos los realiza AgroWin en forma automtica en las operaciones de embodegamiento de productos.

Producto en proceso ........


$ xxxx

Inventarios de producto terminado $ xxxx

$xxxx es el costo estimado o estndar de los productos inventariados (o embodegados).

Captulo 11: Manejo de la produccin de la finca.

10 - 3

Note que la cuenta de producto en proceso puede llegar a ser negativa (crdito), si los costos estimados de embodegamiento se hacen mayores a los costos de produccin acumulados hasta la fecha. Esto sin embargo no es un problema, ya que el cierre del ciclo de costos corrige estas situaciones.

Fase 4.

Venta de productos terminados.

El costo estimado de los productos que se llevan a la bodega, luego ser nuevamente trasladado a los costos de ventas (costos de la mercanca vendida o mas apropiado, costo de los productos vendidos). Este costo de ventas, tambin ser estimado temporalmente, pues ha sido basado en costos estimados. Tambin es necesario aclarar que una vez se haga el cierre del ciclo de costos del cultivo, estos valores se ajustarn a los datos reales obtenidos. Recuerde que el costo de los productos vendidos es estimado y representa el costo para la finca de la venta. El precio de la venta es el valor al cual se le vende al tercero cada unidad de produccin. La diferencia entre el precio y el costo estimado es la ganancia bruta estimada.
Asiento de la venta de productos: Estos asientos los realiza AgroWin en forma automtica en las operaciones de venta de productos.

Inventarios de producto terminado $ xxxx

Costo de ventas o costo de productos vendidos $ xxxx

$xxxx es el costo ponderado de los productos vendidos. Normalmente ser costo estndar por nmero de unidades.

Ingresos $ yyyy

Efectivo $ yyyy

$yyyy es el valor de la venta de los productos.

Fase 5.

Cierre del ciclo de costos.

El ciclo de costos es el periodo en el cual se establece que se puede hacer un ejercicio contable de costeo de la produccin. Al final de ese ejercicio contable se hace el cierre de costos, lo cual totaliza todos los costos reales de produccin por cada cultivo en etapa de produccin y basado en la cantidad de produccin embodegada en ese periodo, el sistema calcula el verdadero costo de ventas (costo para la finca de la produccin vendida) por cada unidad y genera un comprobante de ajuste que corrige la cuenta de costo de ventas y de valoracin de inventarios. El periodo del ciclo de costos no tiene que coincidir con los cierres contables. Hay muchos tipos de sistemas de produccin: Proceso continuo. En el caso de cultivos perennes cuya produccin es continua o cclica durante un nmero de aos. El ciclo de costos puede coincidir con los cierres de cada ao de su vida productiva. En cultivos de ciclo muy corto que se resiembran permanentemente (por ejemplo el rbano), tambin se pueden considerar cultivos de produccin continua, donde el ciclo de costos se puede ser trimestral, semestral o anual.

10

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Proyectos agrcolas de una sola cosecha. Este es el caso de los cultivos transitorios, donde el cultivo dura unos meses o mximo un ao. Al final del periodo, el cultivo es erradicado y la produccin recolectada. Este es el caso de los productos como maz, sorgo, trigo, etc. Otros proyectos agrcolas de una sola cosecha pueden ser los forestales, cuyo desarrollo es de ms de siete aos y al final se erradican y se recolecta su madera. En todos estos casos el ciclo de costos empieza con los primeros trabajos de preparacin del terreno y siembra y termina con la erradicacin del cultivo. Aunque los materiales quedan inventariados a costos no reales, al final del ciclo de costos se podrn obtener los verdaderos costos de produccin de cada unidad. Costo total de produccin Costo real por unidad producida = Nmero de unidades embodegadas. Debe destacarse que el inventario de producto en proceso no maneja cantidades y que el inventario de producto terminado si maneja unidades de cada producto. Si en cualquier momento antes de cerrar el ciclo de costos se observa un estado de resultados, se deber entender que el costo de los productos vendidos es estimado por la empresa y slo sirve para dar una idea del estado de resultados. Al final del ciclo de costos, cuando se haga el cierre del ciclo, el estado de resultados arrojar los verdaderos valores en la cuenta de costos de productos vendidos. Los asientos requeridos para el cierre del ciclo de costos los realiza AgroWin en forma automtica en las operaciones de cierre de ciclo de costos.

Manejo de costos de produccin a travs de operaciones.


Consideraciones para el diseo de un sistema de costeo para la finca.
Carta de flujo de trabajo.
Para obtener los costos de produccin es necesario en primera instancia definir claramente la carta de flujo de trabajo, en la cual se determine claramente las reas de produccin, las de costos indirectos de produccin y las que no estn involucradas con la produccin. Las reas de produccin incurrirn en costos de mano de obra, materiales y otros costos generales. A su vez, estos producirn productos embodegables o inventariables como resultado del proceso (la cosecha). Los productos pueden tener muchos estados de procesamiento antes de convertirse en un producto terminado, que puede ser vendido o bien consumido en otro proceso o lote agrcola.

El resultado de cada proceso deben ser productos embodegables.


El sistema de inventarios no maneja procesos intermedios de produccin del producto. nicamente maneja procesos en los cuales se producen claramente productos embodegables. Todos los procesos intermedios nicamente se costean y se pueden expresar como actividades o labores dentro del proceso de produccin.

Captulo 11: Manejo de la produccin de la finca.

10 - 5

Entonces, para el mdulo de inventarios un proceso empieza desde cero, se consumen recursos para el desarrollo de la produccin (mano de obra directa, materiales, insumos y otros costos generales de produccin) y termina con el producto terminado que es inventariable. As, un proceso complejo se puede dividir en varios procesos intermedios, siempre y cuando cada proceso se pueda individualizar por los elementos que se producen al final de ste.

Ejemplo:
Por ejemplo, en la produccin de caf se podra establecer que hay un proceso nico en donde se invierten recursos en un lote y la produccin final despus del proceso de beneficio se embodega (es decir, se embodega el producto completamente terminado). Para el ejemplo anterior, otro usuario puede considerar la etapa de campo como un proceso y la etapa de beneficio como otro proceso. El primer proceso arroja como resultado caf cereza, el cual es virtualmente embodegado. El segundo proceso denominado beneficio, consume caf cereza, insumos y mano de obra y produce caf pergamino seco despus del proceso. Note que cada proceso de produccin se puede individualizar como un proceso aparte, ya que su producido es claro y se puede embodegar (inventariar) y alguien puede responsabilizarse por el ingreso al inventario (aunque el ingreso no necesariamente tiene que hacerse fsicamente). El mdulo de inventarios exige que cada proceso de produccin sea considerado como un centro de costos independiente.

Centros de costos de produccin.


Los centros de costos destinados a la produccin, es decir, que producirn productos inventariables (embodegables), debern ser marcados como centro de costos de produccin , con lo cual el sistema har un manejo especial de los costos de produccin. Recuerde que siempre que un centro de costos sea marcado como de produccin, necesariamente tendr que producir uno o ms productos embodegables.

Fases del sistema de costeo.


El proceso de costeo de la produccin se hace en varias etapas que deben ser claramente entendidas por el usuario para obtener los verdaderos costos de produccin. Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4A Fase 4B Fase 5 Acumulacin de los costos de produccin. Traslado de los costos de produccin a la cuenta de producto en proceso. Embodegamiento de productos. Venta de productos embodegados. Consumo de los productos en otro proceso. Cierre de ciclo de costos.

Fase 1.

Acumulacin de los costos de produccin.

Los costos de produccin estn conformados bsicamente por tres elementos: Mano de obra directa. Materias primas directas. Costos indirectos de produccin.

10

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

En la medida en que estos se van consumiendo en el proceso de produccin, se le irn imputando a los centros de costos correspondientes. Cada operacin de gastos, costos, planilla de mano de obra, planilla de consumos, etc., siempre solicitar que se especifique el centro de costos al que se le debern cargar esos costos o gastos. Los costos indirectos de produccin, llegarn al centro de costos al efectuarse las distribuciones de los centros de costos acumuladores de costos indirectos de produccin (normalmente durante los procesos de cierre de mes). Los centros de costos de produccin entonces acumularn en la cuenta de costos de produccin todos los valores imputados durante el periodo. Ejemplo: 71 72 73 Al cultivo de caf del lote El bajo se le han imputado los siguientes costos: $ 300,000 $ 500,000 Vienen de imputaciones directas. Vienen de imputaciones directas. Vienen de los centros CIP. Costos materiales Costos mano de obra Costos indirectos

$ 400,000

Fase 2.

Traslado de los costos de produccin a la cuenta de producto en proceso.

Si el cultivo es de produccin, los costos que se le imputen a las cuentas de costos de produccin, sern trasladados automticamente al apartado de inventarios del plan de cuentas, concretamente a una cuenta denominada Producto en proceso . Sin embargo, la informacin original nunca se perder. Por los informes de ejecucin presupuestal se podrn visualizar las cuentas de costos originales, con sus imputaciones. Debido a que el cultivo es un centro de costos de produccin, contablemente los costos no se reflejarn en el estado de prdidas y ganancias (estado de resultados), sino que estos se acumularn en una cuenta de inventarios del balance, denominada Producto en proceso . Observe que en la ejecucin presupuestal, sin embargo, se conservan las cuentas originales y sus respectivos valores. En el siguiente cuadro se presenta las imputaciones al cultivo cmo se reflejarn en los informes financieros de la finca: Centro de costos El Bajo Balance Cuenta Descripcin 1410 Producto en proceso Valor $ 1,200,000 $0 Ejecucin presupuestal Valor $0 Cuenta Descripcin 71 Materia prima Valor $ 300,000

1430

Inventarios

Estado de resultados Cuenta Descripcin 71 Materia prima

Captulo 11: Manejo de la produccin de la finca.

10 - 7

72 73

Mano de obra Costos indirectos Total

$0 $0 $0

72 73

Mano de obra Costos indirectos Total

$ 500,000

$ 800,000

Nota: En algunas contabilidades, como es el caso Colombiano, los costos de produccin debern siempre llevarse en primera instancia a la cuentas de costos de produccin (7) y luego en el fin del mes sern trasladados a la cuenta de producto en proceso (1410). En otras contabilidades, los costos de produccin podrn ser redirigidos directamente a la cuenta de productos en proceso. Obsrvese que en la ejecucin presupuestal los costos directos no se cancelan cuando se hace el traslado a las cuentas de producto en proceso. Los valores imputados directamente a cada centro de costos permanecen, aunque se hayan trasladado o distribuido. Observe tambin que la ejecucin presupuestal no refleja los costos indirectos, solo los costos imputados directamente al centro de costos. El mdulo de inventarios se puede configurar [Mantenimiento \ Configuraciones de usuario \ Mdulos \ Contabilidad \ Auto activacin de cuentas] para que trabaje automticamente con cualquiera de los dos sistemas.

Fase 3.

Embodegamiento de productos.

El embodegamiento de productos consiste en entrar a la bodega (inventariar) los productos que va produciendo cada cultivo en produccin (representado por un centro de costos). Como se explic en la seccin anterior Bases tericas para el manejo de inventarios , es necesario tener estipulado el costo estimado o estndar de los productos que se van a embodegar. Debe entenderse que el costo estimado o estndar no es el precio al que se va a vender el producto, sino el estimado de lo que le cuesta a la finca su produccin. El embodegamiento de los productos se hace a travs de la operacin de Embodegamiento de productos que se describe a continuacin.

10

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Categora. Inventarios.

Operacin. Embodegamiento de productos.


Objetivo. Permite registrar la informacin de los productos que se producen en los cultivos y entrarlos al sistema de inventarios y contabilidad. Por ejemplo, El cultivo de caf del lote El bajo produjo 30@ de caf pergamino seco (cps) que deben ser embodegados. El costo estimado por @ es de $ 25,000.

Informacin de la operacin. Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte del embodegamiento (Entrada al almacn). Inventario al cual se ingresarn los productos terminados. Se debe especificar el cdigo del inventario o bodega a la cual entran los productos terminados. Paso 3 Relacin de elementos a embodegar. Se deben relacionar cada uno de los productos a embodegar. Por cada producto se deber registrar la cantidad a entrar al inventario, el costo unitario (Estndar o estimado) y el centro de costos productor. El centro de costos productor ser conservado internamente por el sistema de inventarios, lo cual ser de mucha utilidad en el costeo. Una vez que el elemento es embodegado, puede ser consumido por otro proceso o bien vendido. Qu hace el proceso? Con la informacin registrada el sistema tendr todos los elementos necesarios para hacer el ingreso de los productos a la bodega y los asientos contables a la cuenta de productos en proceso (cr) y a la cuenta de inventarios (Db). Ejemplo. Conservando el ejemplo anterior del lote de produccin de caf que produce 30@, cuyo costo estimado es de $ 25,000 c/u. Esto significa que el embodegamiento se valora en $750,000. Como se explic anteriormente ese valor saldr de la cuenta de producto en proceso y se llevar a la cuenta de inventarios. Una vez realizado el embodegamiento, el informe de balance lucira como sigue:

Lote de produccin de caf El Bajo

Captulo 11: Manejo de la produccin de la finca.

10 - 9

Balance Cuenta 1410 Descripcin Producto en proceso Inventarios Saldo anterior $ 1,200,000 Dbitos Crditos $ 750,000 Nuevo saldo $ 450,000

1430

$0

$750,000

$ 750,000

Fase 4a.

Venta de productos embodegados.

Una vez que los productos han sido embodegados, se pueden vender o consumir. El registro de la venta de productos es el mismo que anteriormente se ha explicado en detalle, tanto en lo terico, como la operacin para el registro de venta de elementos de control (materiales o productos terminados). Ver las secciones anteriores. Es importante destacar lo siguiente: Que al hacerse la venta, el costo de venta ser el promedio ponderado de los costos estndar o estimados a los que se le haya hecho el embodegamiento. Que por lo tanto, el costo de ventas ser estimado hasta que se haga el cierre del ciclo de costos. En el caso de venta de productos terminados embodegados en la finca, se pueden presentar dos situaciones: Situacin 1: Que el centro de costos al que se le cargan los ingresos sea el mismo centro de costos que produjo los productos. En este caso, el costo de ventas y el ingreso se le cargan al mismo centro de costos de produccin. Ejemplo: Se venden 10 @ de caf pergamino seco, a $30,000 c/u. La venta es cargada directamente al cultivo de caf del lote El bajo . Finca Mayor y Balances Cuenta Descripcin Saldo anterior Dbitos Crditos Nuevo saldo

1110 1430

Bancos Inventarios $ 750,000

$ 300,000 $ 250,000

$ 300,000 500,000

Estado de resultados Centro de costos El Bajo

10

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

41

Ingresos operacionales Costo de ventas Utilidad * 250,000

$ 300,000

$ ( 300,000 )

61

$ 250,000 $ ( 50,000 )

(*) La utilidad es estimada ya que el costo de ventas es estimado. El costo de ventas se ajustar cuando se calculen los verdaderos costos de produccin por medio de la operacin de cierre de ciclo de costos. Situacin 2: Que el centro de costos al que se le cargan los ingresos de la venta sea distinto al centro de costos que produjo los productos terminados. En este caso el centro de costos productor simula una venta al centro de costos vendedor. De esta forma queda en el centro de costos productor la contabilizacin de la venta simulada y de su correspondiente costo de ventas, que sern los mismos, ya que entre centros de costos se venden al costo de produccin. Ejemplo: Se venden 10 arrobas de CPS a $ 30.000 c/u a travs del centro de costos Bodega de ventas . Finca Balance Cuenta Descripcin Saldo anterior Dbitos Crditos Nuevo saldo

1110 1430

Bancos Inventarios $ 750,000

$ 300,000 $ 250,000

$ 305,000 750,000

Estado de resultados Lote El bajo cultivo caf. 62 Compra de materias primas (simula cuenta de ingresos) Compra de materias primas (simula cuenta de costo de ventas) Utilidad Estado de resultados Centro de costos Bodega de ventas $ 250,000 $ 250,000 $ ( 250,000 )

62

$ 250,000

$(0)

Captulo 11: Manejo de la produccin de la finca.

10 - 11

41

Ingresos operacionales Costo de ventas Utilidad * 250,000

$ 300,000

$ ( 300,000 )

61

$ 250,000 $ ( 50,000 )

Obsrvese que en el asiento correspondiente a la venta del centro de costos productor (Lote El bajo , cultivo de caf), se simula la cuenta de ingresos y la cuenta de costo de ventas a travs de una misma cuenta denominada cuenta puente (para el caso se ha colocado la cuenta 62 Compras materia prima), la cual ha sido determinada en la configuracin del inventario. Lo importante en este caso es que el sistema conservar esas transferencias internas entre centros de costos para clculos posteriores. Note que la suma de los crditos a la cuenta 62 es el valor de las unidades producidas y trasladadas internamente a otros centros de costos.

Fase 4b.

Consumo de productos embodegados.

Una situacin similar se tendr cuando un centro de costos consuma elementos producidos por otro centro de costos. Como es sabido, el consumo de insumos, materiales y tambin productos, se registra a travs de la operacin de Planilla de consumos . En este caso tambin se simula una venta a travs de la cuenta puente del centro de costos productor al centro de costos consumidor. Ejemplo: El centro de costos rea social consume 1 @ de caf pergamino seco producidas por el lote El bajo . El caf se consume por los trabajadores y empleados de la finca. Finca Balance Cuenta 1430 Descripcin Inventarios Saldo anterior $ 750,000 Dbitos Crditos $ 25,000 Nuevo saldo 725,000

Estado de resultados Lote El bajo cultivo caf 62 Compra de materias primas (simula cuenta de ingresos) Compra de materias primas (simula cuenta de costo de ventas) $ 25,000 $ 25,000 $ ( 25,000 )

62

$ 25,000

10

- 12

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Utilidad Estado de resultados Centro de costos El Bajo 71 Costo de materias primas 25,000

$(0)

$ 25,000

Fase 5.

Cierre de ciclo de costos.

Como se ha explicado con anterioridad, el ciclo de costos es el periodo para el cual se debe hacer la evaluacin de costos de un cultivo. Si se trata de un cultivo transitorio, el ciclo de costos es el total de su vida transitoria. En el caso de los cultivos perennes, el ciclo de costos es normalmente de un ao, aunque en ciertos cultivos puede ser de mas o de menos. Por ejemplo, para el cultivo del caf, cuyo ciclo de produccin desde que se siembra hasta que se zoquea puede ser de 6 aos, hay un periodo de solo produccin de cinco aos. La evaluacin de costos se hace normalmente en forma anual y por ello se dice que el ciclo de costos es de un ao. Dependiendo de la regin donde se cultive el caf, el ao cafetero puede empezar en octubre y terminar en septiembre o bien, empezar en enero y terminar en diciembre. El cierre de ciclo de costos se hace al final del periodo de costos de cada cultivo. Este tiene el propsito de calcular completamente los costos de produccin y corregir todos los asientos de costos de ventas que se hicieron durante el periodo, mediante un comprobante de ajuste. El resultado es un ajuste de inventarios y un ajuste contable que corrigen todos los egresos de inventarios que se hayan hecho a un costo de ventas estimado, cambindolo por el verdadero costo de produccin calculado para el periodo. El cierre del ciclo de costos presume que se hace un corte en la produccin (cuando es produccin continua) y que por tanto no hay producto en proceso. Los valores que hubiesen en las cuentas de producto en proceso son cancelados y llevados como parte del costo de produccin. Para hacer el cierre de ciclo de costos no importa que hayan productos en inventario sin vender o consumir. La operacin de cierre de ciclo de costos se encarga de hacer todo el trabajo automticamente. El cierre de ciclo de costos se debe hacer una vez termine el periodo de costos del cultivo. En un cultivo de produccin continua, se puede escoger el final del ao o del semestre para hacer el cierre. En un sistema de produccin peridico (como la mayora de los cultivos), el periodo de cierre es dado por los ciclos propios del cultivo. El cierre se debe hacer posterior al cierre de mes.

Captulo 11: Manejo de la produccin de la finca.

10 - 13

Categora.

Operacin.

Centros de costos. Cierre de ciclo de costos.


Objetivo. Permite realizar un cierre de ciclo de costos de uno o varios cultivos en produccin. Por ejemplo, al caf se le hace cierre de ciclo de costos al final de cada ao de vida productiva y al maz se le hace cierre de ciclo de costos cada semestre. Informacin de la operacin. Paso 1 Paso 2 Identificacin del documento soporte de la operacin. Lista de centros de costos a cerrar. El sistema presenta la lista de todos los centros de costos de produccin y se deben seleccionar los que se deseen cerrar. No es necesario cerrar todos los cultivos o centros de costos, debido a que unos pueden tener ciclos de produccin diferentes a otros. Paso 3 Cuenta a afectar en caso de prdidas. En el cierre de un ciclo de costos se pueden presentar prdidas. Qu hace el proceso? Por cada centro de costos a cerrar, el sistema obtiene la cantidad de producto embodegado de cada producto con cargo al centro de costos; determina la produccin embodegada y los costos de produccin desde el inicio de la fase de produccin o bien, desde el ltimo cierre de ciclo de costos y calcula el costo por unidad de produccin; finalmente se hacen los ajustes de las cuentas de costo de ventas de los productos vendidos o trasladados y los ajustes al costo de las existencias en inventarios.

10

- 14

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Captulo

12
CREACIN Y CONSULTA DEL MAPA DE LA FINCA.
Creacin del mapa de la finca.
Una caracterstica importante de AgroWin es que permite definir en el sistema el mapa de la finca. El objetivo de definir el mapa de la finca es el de permitir un muy fcil y cmodo sistema de consulta sobre los lotes de la finca, que en forma grfica ir mostrando los diferentes indicadores de cada uno de los lotes, en forma de colores o de semforos. La creacin de indicadores y semforos se explica en detalle en la ayuda en lnea y en el manual bsico de ContaPyme. Para la edicin o creacin de mapas se ha incluido un ayudante que facilita esta tarea. Para crear el mapa de la finca, se debe seleccionar la siguiente opcin: [Men principal > Programas > Mapa de lotes de la finca > Crear].

Captulo 12: Creacin y consulta del mapa de la finca.

11 - 1

La accin har que se presente un asistente especial que conducir al usuario en la creacin del mapa de la finca.

Asistente para la creacin o edicin del mapa de la finca.


El asistente es un sistema muy fcil de manejar que llevar al usuario paso a paso en el proceso de crear el mapa de la finca y la definicin de los lotes y centros de costos en los que se ha dividido. Si se va a crear un nuevo mapa, siga los pasos que se describen en la siguiente seccin. Si se va a modificar un mapa ya existente para esta finca, se debe primero cargar el mapa, mediante la opcin de men [Men principal > Programas > Mapa de lotes de la finca > Modificar] y luego seguir los pasos que se describen a continuacin.

Pasos a seguir para crear o editar el mapa: Paso 1: Determinacin de la imagen de fondo del mapa. (Opcional)
Para editar un mapa de la finca y determinar cada uno de los polgonos que encierran a cada uno de los lotes de la finca, posiblemente la forma ms fcil sea la de "Calcar" el mapa de uno ya existente. El mapa ya existente debe tenerse en formato de imagen digital con formato de BMP (Bitmap). El mapa en formato de BMP se puede obtener de muy diversas formas, entre las que se destacan las siguientes: a) Se puede obtener posiblemente de una imagen "escaneada" del mapa original de la finca. b) Se puede entrar a un programa de graficacin, como el "PAINT" de Windows y dibujar el mapa y sus lotes. c) Se puede obtener una fotografa area de la finca en forma digital en formato BMP. Este paso es opcional, puesto que en el caso de no tenerse la posibilidad de obtener la imagen digital de la finca en formato Bitmap, se deber dibujar a base de lneas el mapa en el editor de mapas en un paso ms adelante. Sin embargo, se recomienda obtener el mapa en formato Bitmap, con el fin de calcar de ste cada uno de los polgonos que conforman los lotes de la finca. Para cargar la imagen de fondo del mapa de la finca se utiliza el botn "Cargar imagen de fondo", el cual solicitar que se indique el nombre del archivo de tipo Bitmap (*.bmp).

11

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Botn Botnpara para cargar cargarla laimagen imagen de defondo. fondo.

Una vez cargada la imagen, sta se visualizar en el pnel central de la ventana. Hay ciertas opciones que pueden ayudar a manejar la imagen, como son:
Recargar el ltimo mapa grabado. Botones de Zoom. Opaca el mapa para visualizar mejor las lneas de los polgonos.

Visualiza la escala del mapa.

Grabar el mapa que se est editando.

Activa o no la visualizacin del bitmap de fondo.

Visualiza los puntos de los polgonos.

Visualiza la cuadrcula del mapa.

A continuacin se describen las principales opciones: Zoom: Este botn le permite aumentar o disminuir la imagen. Una vez presionado el botn de Zoom, el puntero del mouse tomar la forma de una pequea lupa. Al arrastrar2 la lupa sobre el mapa hacia la derecha, la imagen se ampliar y al arrastrar la lupa hacia la izquierda la

Arrastrar el puntero del mouse, es la accin de apuntar con el mouse a algn lugar, presionar el botn izquierdo del mouse y sin soltarlo, moverlo en alguna direccin. Se dice que esto es arrastrar con el puntero del mouse. Principalmente esta tcnica se utiliza cotidianamente en Windows para mover objetos sobre la pantalla.

Captulo 12: Creacin y consulta del mapa de la finca.

11 - 3

imagen se disminuir. Una vez se termine de arrastrar y se suelte el botn del mouse, se terminar el modo de Zoom y el puntero del mouse volver a su presentacin normal. En la parte derecha del botn de Zoom, se puede observar dos pequeas flechas, hacia arriba y hacia abajo. El presionar estas flechas tambin ampliarn o disminuirn la imagen del mapa. Mover el mapa: Para mover el mapa, se debe situar el puntero del mouse sobre algn punto de la imagen del mapa y arrastrar, con el botn derecho del mouse presionado, en la direccin en que se desea mover el mapa. Visualizacin de la imagen de fondo (Si/No): Es posible en cualquier momento desactivar la visualizacin de la imagen de fondo. Si el botn se encuentra hundido, se visualizar la imagen, de lo contrario no se visualizar la imagen.

P aso 2: Determinacin de la escala del mapa (Opcional).


Determinar la escala del mapa es una tarea fcil, pero no obligatoria. Se trata de establecer una distancia conocida de la finca y sealarla en el mapa, para que el sistema se entere de la escala a la que est dibujada la imagen del mapa.

Paso ::Arrastre Paso1 1 Arrastrelos los puntos puntosde dela labarra barrade de medicin medicina ados dospuntos puntos conocidos conocidosdel delmapa. mapa.

Paso ::Indique Paso2 2 Indiquela la distancia distanciareal realentre entrelos los dos dospuntos. puntos.

Ntese que en la parte inferior derecha del mapa se ha puesto una lnea roja, donde sobresalen sus extremos como dos puntos vistosos. Se trata de establecer la distancia de esa lnea, ya sea en la posicin en la que se encuentra o moviendo sus extremos para que coincidan sobre dos puntos conocidos de la finca, cuya distancia se conoce. Una vez colocados los extremos de la lnea sobre los puntos conocidos en el mapa, se debe asignar la distancia mediante el botn de "Asignar distancia". Todas las distancias son dadas en metros lineales. Entre mas larga sea la distancia, menor ser el error. Sin embargo, tenga en cuenta que el mapa en AgroWin se usa para establecer un sistema de consulta y representacin de los indicadores de la finca y de los lotes. No se puede considerar al sistema de mapas de AgroWin como un sistema de medicin o de clculo de reas exactas o como un sistema de informacin geogrfico y georeferenciado. Nota: La distancia entre dos puntos debe ser en lnea recta y horizontal. Debe asesorarse para obtener un mtodo correcto de obtener la distancia en la finca. Debe resaltarse que no sirve una distancia a cabuya pisada o similares.

11

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Una vez se haya establecido la distancia, ser posible medir otras distancias en el mapa. Para esto debe posicionar los dos extremos de la lnea de medida sobre los puntos entre los cuales se desee calcular la distancia. Luego presione el botn de "MEDIR".

Paso 3: Filtro de opacamiento (Opcional).


Como el objetivo es "calcar" el mapa de fondo de la finca para obtener las lneas de los polgonos de cada uno de los lotes del mapa, en este paso se da la oportunidad para hacer que el mapa y sus linderos se vean lo ms tenue posible, permitiendo que cuando se tracen las lneas de los polgonos, no se confundan con las lneas del mapa.

Paso ::Active Paso1 1 Activeel el botn botnde deOPACAR OPACAR para que las regletas para que las regletas de decolor colortengan tengan efecto. efecto.

Paso ::Regletas Paso2 2 Regletasde decolor. color. Arrstrelas Arrstrelashacia haciaarriba arribao ohacia hacia abajo abajopara paraestablecer establecerel elnivel nivel de color que se desee. de color que se desee.

Si se ha dispuesto de una imagen de fondo, el filtro tendr efecto, de lo contrario, el filtro de opacamiento no tendr ningn efecto. Note que al presionar el botn de Opacar, la imagen de fondo del mapa se ver en forma muy tenue. Para cambiar el tono de la imagen para que se vea mas o menos, se pueden utilizar las tres regletas de color del panel derecho. Al subirlas o bajarlas (Arrastrando con el mouse), se ir aumentando o disminuyendo el color del filtro y el resultado se ir viendo sobre el mapa. El objetivo entonces es opacar la imagen del mapa todo lo que sea posible, pero que se distingan los linderos de la finca y los linderos internos de los lotes.

P aso 4: Dibujado de polgonos.


Un polgono es una porcin de superficie delimitada por rectas que la encierran. En este punto se deben dibujar todas las lneas rectas que considere necesarias para delimitar a cada uno de los lotes de la finca.
Paso ::Dibuje Paso2 2 Dibujeel elcontorno contornode de cada cadalote. lote.Apunte Apuntey yarrastre arrastre hasta hastala lasiguiente siguienteposicin. posicin. Suelte Sueltey yarrastre arrastrenuevamente. nuevamente.

Paso Paso1: 1:Seleccione Seleccionela la accin accinde dedibujar dibujar polgonos. polgonos.

Captulo 12: Creacin y consulta del mapa de la finca.

11 - 5

Cada polgono debe ser cerrado. Los lados de un polgono pueden servir para conformar otro polgono. Un polgono representar un centro de costos o lote agrcola de la finca. Un polgono no puede representar ms de un centro de costos simultneamente. No pueden haber polgonos dentro de otros. El mapa de polgonos resultante puede estar conformado por figuras separadas (usado para cuando se desean dibujar varias tierras separadas en un mismo mapa). Para esto se ha dotado al sistema de varios botones que le pueden ser de ayuda: Polgono: Al presionar este botn el sistema entra en modo de adicin de polgono. Ntese que el puntero del mouse cambia de forma. Para adicionar un polgono debe posicionar el mouse en el punto donde empezar el polgono y arrastrar (Con el botn izquierdo del mouse presionado) hasta el final de la primera lnea del polgono y soltar. En ese momento se ha adicionado una lnea al polgono. Si el polgono tiene mas lneas, se debe volver a presionar el botn del mouse y arrastrar hasta la siguiente posicin. Siguiendo el anterior procedimiento sucesivamente, ir adicionndole lneas a un mismo polgono. El sistema asume que un polgono termina cuando se mueve el mouse del punto final sin estar arrastrando. Una vez terminado un polgono, cuando vuelva a arrastrar, el sistema lo interpretar como un nuevo polgono. El modo de polgono se puede cancelar presionando el botn de Seleccin.

Si una lnea de un polgono arranca o termina sobre una lnea o punto de otro polgono, la lnea se conectar automticamente con ese polgono. Seleccionar: Este botn le permite entrar en modo de seleccin. En el modo de seleccin se pueden realizar varias tareas: Mover un punto de un polgono: Al posicionar el puntero del mouse sobre un punto y arrastrarlo, el punto se mover a donde lo lleve el puntero del mouse. Mover un polgono: Al posicionar el puntero del mouse sobre una lnea de un polgono y arrastrarlo, se movern todas las lneas del polgono a donde las lleve el puntero del mouse. Ntese que otras lneas conectadas con el polgono, pero no pertenecientes a el, se estirarn lo necesario para permanecer conectadas. Seleccionar un polgono: Para seleccionar un polgono, se debe hacer clic sobre una de las lneas que lo componen. Una vez que el polgono ha sido seleccionado, se visualizar en azul. Seleccionar varios polgonos: Se puede hacer la seleccin de varios polgonos de la siguiente manera: Seleccione el primero como se explic en el prrafo anterior. A continuacin presione y mantenga presionado <Ctrl> y seleccione cuantos polgonos desee. Todos irn quedando seleccionados. Partir una lnea de un polgono: Es posible partir en dos una lnea ya perteneciente a un polgono. Para esto debe estar en modo de seleccin o en modo de polgono. Se debe

11

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

posicionar el puntero del mouse sobre el punto de la lnea donde se desea partir y presionar el botn derecho del mouse. Un punto de ruptura se adicionar a la lnea. Borrar: Es posible borrar uno o ms polgonos. Primero seleccione los polgonos a borrar; Luego presione el botn de borrar. Listo, los polgonos seleccionados sern eliminados. Seleccionar todo: Este botn permite seleccionar todos los polgonos que se hayan dibujado en el mapa. Se pueden seleccionar todos los polgonos, por ejemplo para borrarlos o bien para agruparlos. Agrupar: El botn de agrupar se utiliza para que dos o ms polgonos se comporten como uno solo. Simplemente seleccione los polgonos que se desee y presione el botn de Agrupar. Desagrupar: El botn de desagrupar sirve para des - agrupar varios polgonos que se haban agrupado previamente. Longitud: El botn de longitud se utiliza para calcular la distancia de todas las lneas seleccionadas. rea del polgono: El botn de rea del polgono se utiliza para estimar el rea del polgono cerrado que se determine. El procedimiento es el siguiente: Presione el botn de rea, luego haga clic en el interior del polgono cerrado al cual se le desea calcular el rea. El sistema inmediatamente calcula y visualiza el rea del polgono en m2. Ntese que el rea seleccionada o interpretada por el sistema se presentar rellena de un achurado doble oblicuo y en una ventana se presentar el rea de ese polgono cerrado. Dibujado de polgonos: Se debe seleccionar el botn de 'Polgono' y seguir el contorno de todos los lotes de la finca con lneas de polgono, verificando que todas las lneas vayan quedado debidamente conectadas. Recuerde que cada polgono que delimite el rea de cada lote debe ser cerrado. Una vez dibujados todos los polgonos para todos los lotes y centros de costos de la finca se puede continuar con el paso siguiente.

Paso 5: Comprobacin de conexiones:


El objetivo de este paso es el de verificar que no se hayan quedado lneas sin conexin adecuada. Recurdese que una lnea siempre debe estar conectada por ambos lados. Si todas las lneas estn conectadas, el sistema dejar seguir al paso 6. Si hay algn segmento o conjunto de segmentos desconectados, se visualizarn en color rojo y se deber regresar al paso anterior para mover los puntos de las lneas para que se conecten adecuadamente.

Captulo 12: Creacin y consulta del mapa de la finca.

11 - 7

Paso 6: Asignacin de lotes y CC's a los polgonos.


El objetivo de este paso es el de establecer la relacin entre cada lote y/o centro de costos de la finca y cada uno de los polgonos que se dibujaron en el mapa. Ntese que en el panel derecho se visualiza una lista con todos los lotes, cultivos y centros de costos definidos para la finca y una pequea cajita de chequeo a su izquierda.
Paso : :Seleccione Paso1 1 Seleccioneel ellote lotea a asociar asociarcon conun unpolgono polgonodel del mapa. mapa.

Paso : :Haga Paso3 3 Hagaclic clicen enel elinterior interior Se recomienda relacionar los del delpolgono polgonodel delmapa mapaque que representar al lote, cultivo representar al lote, cultivoo o lotes con los polgonos, ya centro centrode decostos. costos. que estos son mas o menos permanentes en la finca. Los cultivos son transitorios y pueden aparecer o desaparecer, lo cual necesitara que peridicamente se modificara el mapa para reasignar los cultivos.

Paso : :Seleccione Paso2 2 Seleccioneel elcolor colora a asignarle asignarleal allote. lote.

Ntese tambin que en este paso aparecer una paleta de colores en la parte inferior del mapa. El procedimiento para relacionar los lotes y los polgonos es el siguiente: Paso 1: Paso 2: Paso 3: Seleccione el lote, centro de costos o cultivo de la lista. Seleccione el color que se le asignar al lote. Haga clic en un punto interno del polgono al que se le desea asignar el lote, cultivo o centro de costos seleccionado.

Una vez establecida la relacin, el sistema pondr como chequeada la cajita de chequeo del lote o centro de costos correspondiente. Repita el procedimiento anterior para cada uno de los lotes que tengan una representacin grfica a travs de un polgono del mapa. Si ha dibujado polgonos que representen a centros de costos, tambin los puede relacionar. Para eliminar una relacin, simplemente haga clic sobre la cajita de chequeo del lote o centro de costos correspondiente, de tal forma que no quede chequeada.

Paso : :Haga Paso1 1 Hagaclic clicen en el elinterior interiordel del polgono polgonoa averificar. verificar.

Paso : :Verifique Paso2 2 Verifiqueque que est estasociado asociadocon conel ellote, lote, cultivo cultivoo ocentro centrode decostos costos apropiado.. apropiado..

11

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Paso 7: Comprobacin de lotes.


El objetivo de este paso es el de verificar que las asignaciones o relaciones entre polgonos y lotes hayan quedado bien. Para comprobar, simplemente haga clic al interior de cada uno de los polgonos y verifique la informacin que aparece en el panel derecho, para asegurarse de que correspondan. Una vez terminada la comprobacin, el mapa de la finca estar listo y se podr finalizar.

Finalizacin.
Al presionar el botn de finalizar, el sistema preguntar si desea guardar el mapa. Se debe seleccionar que 'SI', caso en el cual el sistema empezar a grabar cada uno de los polgonos de los lotes y har una serie de clculos, por lo cual este proceso podr ser un poco demorado. En casos de muchos lotes, el sistema se podr tardar varios minutos.

Consulta de mapas.
Una vez grabado el mapa, podr consultar los indicadores de los lotes a travs del sistema de mapas e indicadores, el cual se carga desde la siguiente opcin de men: [Men principal > Informes Mapas e indicadores > Consulta de mapa de lotes]. En este caso se presenta una ventana con el mapa de la finca y un conjunto de indicadores y semforos que se pueden evaluar en cada uno de los lotes de la finca. Para mayor informacin acerca de la creacin de indicadores, consultar la ayuda en lnea o el manual bsico de ContaPyme.

Captulo 12: Creacin y consulta del mapa de la finca.

11 - 9

11

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Captulo

13
CARGUE INICIAL DE SALDOS DE UNA FINCA.
Introduccin.
El montaje inicial de cualquier sistema de informacin es una tarea que se debe asumir con mucha disciplina y buen criterio para lograr iniciar con una estructura de informacin muy bien concebida y con una informacin clara y veraz. Este trabajo que slo se hace una vez, es a menudo hecho por personas con conocimientos claros de la finca, con conocimientos contables y principalmente buenos criterios de costeo de la produccin. En empresas pequeas, muy posiblemente todo el montaje pueda ser hecho por el mismo administrador o propietario de la finca. Para lograr un buen cargue del sistema, se debe seguir un conjunto de etapas fundamentales:

Crear un rea de trabajo y revisar las configuraciones que se entregan preestablecidas en el sistema y que pueden requerir de algunas modificaciones o adaptaciones a las necesidades particulares de cada finca. Creacin de la finca y toda su estructura de centros de costos, lotes, cultivos y manejo de recursos. Hacer el cargue inicial de saldos.

La mayora de las configuraciones con las que se instala el sistema inicialmente podrn dejarse tal como estn, puesto que son generales a la mayora de fincas; sin embargo hay ciertos maestros como el Maestro de plan de cuentas que debe ser revisado y adecuado en ciertas cuentas para ajustar el plan de cuentas a las necesidades y expectativas reales de cada finca particular. Otro maestro de especial inters es el de actividades agrcolas y sus labores

Captulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.

12 - 1

asociadas, debido a que estas pueden variar en unidades, nombres y formas de clculo de rendimientos entre una regin y otra. Una vez se ha hecho la revisin preliminar, se debe entonces crear la estructura de la empresa, con todos los centros de costos, lotes agrcolas, cultivos, informacin de suelos de los lotes, nodos distribuidores, inventarios a manejar, tipos de contratacin de mano de obra, etc. Una vez creada la estructura, se debe proseguir con el paso final que es el de hacer el cargue inicial de saldos.

Explicacin detallada del cargue inicial de saldos de una empresa en general.


El manual bsico de ContaPyme y la ayuda en lnea presentan en forma detallada todos los pasos para la realizacin del cargue de saldos de una empresa. Es indispensable estudiar estos captulos de documentacin antes de entrar a hacer el cargue de saldos de una finca. En el presente captulo nicamente se explicar el cargue inicial de saldos en los que corresponde a los cultivos agrcolas.

Qu es el cargue inicial de saldos?.


El cargue inicial de saldos es la tarea de informarle al sistema acerca de todo el inventario de recursos de que dispone la empresa a una fecha determinada, traducido todo a valores monetarios y cantidades, donde aplique. Una vez suministrada la informacin de saldos iniciales (tarea que slo se realiza una vez), el sistema quedar listo (a punto) para el registro cotidiano de la informacin.

Pasos preliminares.
Cuando se crea el rea de trabajo, se debe seleccionar una configuracin a utilizar (Configuracin internacional AgroWin, configuracin Chile AgroWin, Configuracin Colombia AgroWin, etc). Cada una de esas configuraciones que puede seleccionar el usuario, tiene pre-configurados todos los maestros para reas especficas. Una configuracin de AgroWin internacional, es muy genrica y habr que adecuarle muchos maestros para adaptarlos al tipo de actividad o explotacin particular de cada pas o regin. Una configuracin especfica, como la configuracin AgroWin Colombia, ser mucho ms especfica y traer preestablecidos todos los maestros para su uso prcticamente inmediato. Sin embargo, en todos los casos el usuario debe revisar los maestros y su informacin para verificar que en realidad los datos all consignados se adaptan realmente a sus necesidades de informacin.

12

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Creacin de la finca y su estructura de centros de costos, lotes y cultivos.


Proceso de planificacin.
El inicio de la sistematizacin de la finca se basa en la recopilacin de la informacin necesaria para cargar el sistema, la planeacin y diseo de una estructura empresarial por centros de costos y lotes de la finca que permita conseguir en el corto, mediano y largo plazo los objetivos buscados con el programa, definiendo cual ser el diseo ms adecuado para manejar la informacin de la finca. Es importante decidir a partir de qu fecha se va a habilitar la finca en el sistema para determinar en ese momento que informacin se requiere.

Recoleccin de la informacin bsica de la finca:


Nombre de la finca. Propietario. rea. Clasificacin legal. Actividades agrcolas (cultivos). Qu centros de costos se van a manejar para seguimiento de costos y de ingresos. Cules centros de costos sern de costos indirectos de produccin (Centros de CIP). Cmo se distribuirn los saldos acumulados en los centros de CIP entre los cultivos de produccin. Cules son los lotes de la finca, rea, cultivo, poblacin. Informacin contable bsica a la fecha de creacin de la finca (inventarios, cuentas por cobrar y por pagar, efectivo, bancos, activos, etc.).

Estructuracin de la finca en el sistema:


A continuacin se presenta una estructura de ejemplo para una finca imaginaria, la cual puede ser la base para la estructuracin de cada finca particular sencilla. De acuerdo con los requerimientos de cada finca, las estructuras de centros de costos de una finca pueden llegar a ser muy simples o muy complejas. En todos los casos se recomienda empezar con estructuras simples mientras se va sistematizando la finca y los procesos de recoleccin de informacin. A continuacin se sugieren los pasos que se deben seguir para crear una finca y su estructura de centros de costos.

Crear finca.
Ejemplo: La Alegra

Captulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.

12 - 3

Propietario = Juan Prez 30 has Datos Tcnicos Tipo de documento = NIT 800-206-250-3 Clasificacin legal Persona jurdica

Crear centros de costos.


Ejemplo: 01 Gastos empresariales generales (por defecto). Tipo: Centro de costos estndar. Comportamiento: Centro de costos acumulador para ser distribuido en los cultivos por rea a travs del cierre de fin de mes. 02 Semillero y almcigo. Tipo: Centro de costos estndar. Comportamiento: El producido de plntulas ser embodegado y luego sern aplicadas las plntulas a los lotes donde se siembren mediante la planilla de consumos. 03 Sistema de Riego. Tipo: Centro de costos estndar. Comportamiento: Acumular todos los costos durante el mes y en el cierre de fin de mes le distribuir sus valores a los cultivos que apliquen basado en el rea de cada cultivo. 04 Maquinaria. Tipo: Centro de costos estndar. Comportamiento: Acumular todos los costos de operario, mantenimientos, repuestos, combustibles y lubricantes durante el mes. En el cierre de mes distribuir todos los valores acumulados entre los cultivos en forma proporcional al uso de la maquinaria en cada cultivo. 05 Vehculo. Tipo: Centro de costos estndar. Comportamiento: Durante el cierre del mes distribuir sus valores acumulados por pesos de distribucin as: 80 % en el centro de costos 02 y 20 % en el centro de costos 01. 06 Invernadero. Tipo: Centro de costos en desarrollo Comportamiento: Centro de costos acumulador en proceso de construccin.

12

-4

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

07 rea social. Tipo: Centro de costos estndar Comportamiento: Centro de costos acumulador. No se distribuyen sus gastos acumulados. 08 Distribuidor por produccin de maz. Tipo: Centro de costos distribuidor por criterio Comportamiento: Distribuye los valores imputados de ingresos en forma proporcional a la produccin reportada de cada lote. Este ser de mucha utilidad para las operaciones de embodegamiento y ventas de producto terminado.

Crear lotes.
Ejemplo: 11 Lote la curva. Actividad general (puede tener varias actividades pero en cada cultivo del lote). 20 has Datos tcnicos del lote 12 Lote la sombra. Actividad Naranja 10 has Datos tcnicos del lote

Crear cultivos de los lotes.


Cultivos del lote 11. 0203 Maz (02= Segundo semestre, 03=2003). Actividad Maz 5 has Datos tcnicos Fecha de inicio del cultivo = 01/07/03 Fecha de siembra del cultivo = 15/07/03 Grupo del cultivo (Agrupacin interna que se puede dar a los cultivos = Granos). Clasificador (Clasificacin interna que se puede dar a los cultivos = Amarillo). 0103 Maz (01= Primer semestre, 03=2003). Actividad Maz 10 has Datos tcnicos Fecha de inicio del cultivo = 01/04/02 Fecha de siembra del cultivo = 20/04/02

Captulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.

12 - 5

Grupo del cultivo (Agrupacin interna que se puede dar a los cultivos = Granos). Clasificador (Clasificacin interna que se puede dar a los cultivos = cultivo en compaa). Cultivos del lote 12. 01 Naranja Actividad Naranja 5 has Datos tcnicos Fecha de inicio del cultivo = 01/07/03 Fecha de siembra del cultivo = 15/07/03 Grupo del cultivo (Agrupacin interna que se puede dar a los cultivos = Ctricos). Clasificador (Clasificacin interna que se puede dar a los cultivos = Amarillo). Con los anteriores pasos el usuario ya ha estructurado la empresa en funcin de los objetivos de control y manejo de costos que se persiguen.

Cargue de saldos a centros de costos de tipo cultivo agrcola.


El centro de costos de tipo cultivo se comporta como un centro de costos dinmico, que inicia su fase de desarrollo y luego pasa a la fase de explotacin cuando empieza la etapa de produccin. En cultivos transitorios o cultivos perennes de un solo ciclo, cuando termina la fase de explotacin, el cultivo es erradicado o finalizado.

12

-6

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

En cultivos perennes de varios ciclos, cuando termina esa fase de explotacin, el cultivo es zoqueado (o cortado) para que empiece un nuevo ciclo vegetativo, iniciando una nueva fase de desarrollo y as hasta su erradicacin. Se dan dos casos para el cargue:

Que el cultivo est en etapa de desarrollo. Que el cultivo est en etapa de produccin.

Cargue de saldos para cultivo en etapa de desarrollo.


Todos los cultivos que se encuentren en etapa de desarrollo se deben cargar en el sistema siguiendo el procedimiento que se describe a continuacin: Todos los valores acumulados de la etapa de desarrollo de aos anteriores, se deben cargar directamente a la cuenta de cultivos en desarrollo del activo 3, indicando el cultivo en la casilla de centros de costos.

Preparacin de la informacin.
Todos los gastos realizados al cultivo durante la presente vigencia, hasta la fecha de cargue se deben cargar a las cuentas de costos de produccin, indicando el cultivo en la casilla de centro de costos. Centro de costos En desarrollo? Cuenta Saldo

Gastos de desarrollo hasta 31/12/2002.


Los gastos acumulados de desarrollo del cultivo deben ser imputados directamente a la cuenta de Cultivos en desarrollo , segn se le haya asignado en el asistente para la creacin del cultivo. 101:1 Cultivo de Cacao Si 1428*: Cultivos en desarrollo (*) La cuenta a la que se impute el valor de cargue inicial para cada cultivo debe ser la misma cuenta de desarrollo que se le asign al cultivo durante su creacin (1428 o 1425 por ejemplo). 2 000,000

Gastos desde 1 de Enero hasta Marzo 31 de 2003.


Los gastos imputados al cultivo en el ao en curso se deben imputar directamente a las cuentas de costos de produccin y al cultivo especfico. 101:1 Cultivo de Cacao Si 710101: Insumos 2 400,000

La cuenta de cultivo en desarrollo para cada cultivo es definida en el asistente de creacin del cultivo.

Captulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.

12 - 7

101:1 Cultivo de Cacao

Si

720101: Mano de obra

3 900,000

Adicin de la operacin de Cargue inicial de cuentas .


Para ello se ejecutan los pasos de adicin de una operacin de Cargue inicial de cuentas , con tipo de documento = 99 y se registran los movimientos:

Recuerde que sta debe ser la cuenta en el activo que se estableci para cultivo en desarrollo (Ver creacin del cultivo: Paso5 Cuenta cultivo en desarrollo. )

En el comprobante de cargue inicial anterior, se puede registrar la informacin de todos los cultivos en etapa de desarrollo.

Cargue de saldos de un cultivo en etapa de explotacin.


El cargue de saldos de cultivos agrcolas en etapa de explotacin se puede realizar de dos maneras distintas, dependiendo de si se cuenta con informacin contable anterior (Costo desarrollo, amortizaciones, ajustes al costo de desarrollo, ajustes a las amortizaciones, etc) o de si se est haciendo el cargue por primera vez y no se dispone de dicha informacin contable. A continuacin se expondrn los dos casos de cargue de cultivos en etapa de explotacin: 1. 2. Caso en el que no se dispone de informacin contable anterior, proveniente de otro sistema contable. Caso en el que se dispone de informacin contable anterior, proveniente de otro sistema.

Caso 1: Cargue de saldos estimados, sin informacin contable de referencia.


Como se ha explicado anteriormente, un cultivo perenne se inicia (inician las labores de preparacin del terreno), luego se siembra y pasan varios meses o aos hasta que inicia su etapa productiva (o de explotacin). Todo el acumulado de costos de la etapa de desarrollo (sea unos meses o varios aos como en el caso del cacao y el caf), se deben amortizar en los aos de duracin del ciclo de vida productiva de la plantacin (Por lo menos del primer ciclo de vida hasta su renovacin por zoca o corte).

12

-8

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Para indicarle al sistema que el cultivo ha entrado en su etapa productiva, es necesario activarlo, mediante una operacin de Activacin de un cultivo . Esta operacin tomar todo el valor acumulado durante la etapa de desarrollo y crear un activo de tipo Cultivo en produccin cuyo valor amortizable ser el costo de desarrollo. De esta forma el sistema ir amortizando una fraccin del valor total del costo de desarrollo del cultivo en cada cierre de mes subsiguiente, durante los meses de vida productiva del cultivo. Entendiendo esto, se comprender fcilmente el siguiente procedimiento para cargar un cultivo en etapa de explotacin:

Fase 1: Determinacin del valor del cultivo que falta por amortizar.
Lo ms probable es que a la fecha del cargue inicial de saldos muchos cultivos se encuentren ya activados y tericamente amortizados. Lo que se trata de averiguar es el valor que falta por amortizar. Aunque este dato se puede hacer por peritazgo, se sugiere utilizar una metodologa como la que sigue: 1. 2. Se debe determinar la fecha de inicio perodo productivo, llamada la fecha de activacin (F.Activacin). Luego determine los meses de vida productiva del cultivo, desde esa fecha de activacin hasta la fecha de erradicacin o zoca o corte (NroMesesVidaProd). Este dato es estimado. Luego determine los meses que ya han pasado desde la fecha de activacin (fecha en que inici el perodo de explotacin de la plantacin) hasta la fecha del cargue de saldos, es decir, los meses que lleva produciendo el cultivo (NroMesesProduciendo). Luego determine el costo total de desarrollo del cultivo (CostoDesarrollo). Si no se dispone del costo total de desarrollo del cultivo, avergese los costos estndar de desarrollo por rbol, o por mata, o por Ha. o el dato que aplique al cultivo que se le est haciendo el anlisis. Con esto podr estimar el costo de desarrollo de la plantacin. 5. Ahora determine el costo que falta por amortizar con la siguiente frmula:

3.

4.

Falta por amortizar = CostoDesarrollo*(1 (NroMesesProduciendo /NroMesesVidaProd))

Fase 2: Cargue los datos en el sistema.


6. Cree el cultivo en desarrollo. Anote la cuenta de cultivo en desarrollo que asigne en el paso Cuenta cultivo en desarrollo . 7. Inserte una operacin de cargue inicial de cuentas y haga un cargue de saldos del cultivo con el valor que falta por amortizar, asignndolo a la cuenta de cultivos en desarrollo en el activo (la misma que se le asign al cultivo en su creacin). Procese la operacin. Active el cultivo y colquele en vida til el nmero de meses que faltan por amortizar (NroMesesVidaProd-NroMesesProduciendo). La activacin se hace insertando una operacin de activacin de cultivos y colocndole el tipo de documento soporte en 99Cargue inicial de saldos .

8. 9.

Captulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.

12 - 9

El siguiente ejemplo explica con claridad el cargue de un cultivo de cacao en etapa de produccin. Paso 1: Paso 2: Paso 3: La fecha de inicio del perodo productivo fue en Febrero 28 de 2001.
F.Activacin = 28/02/2001

Meses de vida productiva del cacao = 240 (20 aos). NroMesesVidaProd=240. La fecha de cargue de saldos es 31 de Marzo de 2003. La fecha de inicio vida productiva es 28 de Febrero de 2001. Entonces nmero de meses produciendo = 25 meses. NroMesesProduciendo=25. El costo total de desarrollo del cultivo es de $ 10,000,000.oo
CostoDesarrollo=$10,000,000.oo

Paso 4: Paso 5:

Determinacin del costo que falta por amortizar: FaltaPorAmortizar = 10 000,000 * (1 - 25 / 240). FaltaPorAmortizar = 8 958,333.oo en 215 meses (240 - 25).

Paso 6:

Se crea el cultivo en etapa de desarrollo. Desde el rbol de nodos se selecciona el lote agrcola, se presiona el botn derecho del mouse y se selecciona crear un nuevo cultivo y se sigue el asistente.

Paso 7:

Se hace el cargue del saldo que falta por amortizar. Desde el manejador de operaciones, seleccione adicin de la operacin de cargue inicial de saldos (Tecla Insertar \ Nueva operacin \ Cargue inicial \ Cargue inicial de cuentas) y registre los valores. Impute los valores a la cuenta de cultivos en desarrollo y al centro de costos correspondiente al cultivo. Recuerde que esa cuenta es la misma que se le asign al cultivo durante su creacin en el sistema.

12

- 10

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

Recuerde la cuenta de desarrollo de cada cultivo, en el asistente de creacin de cada cultivo.

Observe el movimiento para el cargue de los valores que faltan por amortizar de un cultivo.

En este caso slo se ha cargado un cultivo. Pero si fuesen varios cultivos, se podran cargar en esta misma operacin. Paso 8: Paso 9: Procese la operacin. Recuerde siempre que los valores de las operaciones no entrarn al sistema hasta que estas sean procesadas. Activacin del cultivo. Desde el manejador de operaciones, se debe adicionar la operacin de activacin de un cultivo en desarrollo:

El cultivo se encuentra en desarrollo. Esta accin se utiliza para generar una nueva operacin de activacin del cultivo. Una vez procesada la operacin el cultivo pasar a etapa de explotacin.

Captulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.

12 - 11

Ponga el tipo de documento de la operacin en 99 - Cargue inicial de saldos .

Luego presione el botn siguiente para seguir con los diferentes pasos del asistente de activacin del cultivo. En la casilla de cultivo a activar debe colocar el cdigo del cultivo. Se debe recordar que al activar un cultivo, el sistema automticamente crear un activo de tipo cultivo en produccin por el valor acumulado en la cuenta de desarrollo (en este caso 8 958,333) que ser amortizado en la vida til restante del cultivo. El asistente sugiere un cdigo de activo no utilizado (en este caso est sugiriendo el 1). Y un nombre para el nuevo activo amortizable que se crear. Luego en el paso 3 el asistente mostrar el valor del activo a generar y algunos datos opcionales, como el valor de salvamento, la localizacin y la descripcin del nuevo activo a generar. En el paso 4 del asistente se suministrar la informacin sobre el grupo de activos, la cuenta en el activo, el centro de

12

- 12

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

costos al cual se le imputarn las amortizaciones del cultivo, el tipo de amortizacin (seleccin mensual) y el nmero de meses a depreciar (coloque la diferencia entre NroMesesVidaProductiva y NroMesesProduciendo). Finalmente en el paso 5, indique si el cultivo es de produccin o no. La mayora de los cultivos son de produccin, pues producen productos que se embodegarn. Hay casos excepcionales como el pasto (de pastoreo) que no produce directamente ningn producto como tal. Para mayor informacin sobre esta operacin ver el documento: Activacin de un cultivo en desarrollo .

Caso 2: Cargue de saldos basados en informacin contable de referencia.


En este caso, el cargue de saldos de los cultivos en etapa de explotacin deber hacerse con base en los saldos arrojados por otro sistema contable, donde se cuenta con informacin como la que sigue:

Costo de desarrollo. Valor de los ajustes al costo de desarrollo. Valor de las amortizaciones. Valor de los ajustes a las amortizaciones. Nmero de meses de vida til. Nmero de meses ya amortizados.

Con esta informacin, es posible entonces proceder de manera fcil y directa a realizar el cargue de saldos.
Para el cargue de saldos de cada cultivo realice los siguientes pasos: 1. Cree todos los cultivos a activar. Inicialmente quedarn en etapa de desarrollo. 2. Active cultivo por cultivo mediante la operacin de Activacin de un cultivo en desarrollo . Colqueles la fecha de soporte de cada operacin igual a la fecha en que realmente empez la etapa de explotacin del ciclo actual del cultivo. 3. Anote el nmero del activo que se generar al activar el cultivo. 4. Asegrese que todas las operaciones de Activacin de cultivo en desarrollo hayan sido procesadas correctamente. 5. Ejecute una operacin de Cargue de saldos actualizados de activos .

El siguiente ejemplo explica con claridad el cargue de un cultivo de cacao en etapa de produccin.
Paso 1: Creacin de todos los cultivos a activar. Asegrese de que cada cultivo se cree con una fecha de inicio de ciclo correspondiente a la fecha en la cual inici el ciclo actual del cultivo. Si es siembra nueva, coloque la fecha de siembra. Si es zoca, o renovacin por zoca, coloque la fecha de la zoca.

Captulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.

12 - 13

Desde el manejador de nodos: Se selecciona el lote agrcola, se presiona el botn derecho del mouse y se selecciona crear un nuevo cultivo y se sigue el asistente.

Accin para crear un nuevo cultivo en el lote.

Una vez se hayan creado activar, se procede con el paso 2. Paso 2: desarrollo .

todos

los

cultivos

Activacin de todos los cultivos mediante la operacin de Activar cultivo en

La activacin de un cultivo es una operacin especial que le indica al sistema que el cultivo ha cambiado de su etapa de desarrollo a su etapa de explotacin.

Accin que llama la operacin de activacin de un cultivo en desarrollo.

Una vez se visualice el asistente de la operacin, siga cada uno de sus pasos suministrando la informacin que se le solicite. En el paso 1, de identificacin de la operacin, asegrese de colocar la fecha de soporte igual a la fecha de soporte en la cual se inici la etapa de explotacin del cultivo.

12

- 14

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

En la fecha de soporte coloque la fecha en la que empez la etapa de explotacin del cultivo.

Paso 3:

Anote el nmero y el nombre del activo que se generar con la activacin.

En el paso 2, de detalle de la activacin, tome nota del identificador del activo que se generar al activar el cultivo. Debe entenderse que cuando se activa un cultivo, internamente el sistema crea un activo de tipo cultivo en produccin , que ser amortizado durante la vida til de la plantacin. Como en este caso la activacin es de un cultivo que en realidad nunca se le ha imputado nada, se crear un activo con valor a amortizar cero.

Anote el cdigo y el nombre del activo amortizable que se generar con la activacin del cultivo. Complete el nombre del activo que se generar para que despus lo pueda identificar con facilidad.

Complete los pasos del asistente, indicando cada uno de los datos que sean requeridos. Una vez activados los cultivos, en el rbol de nodos se puede observar lo siguiente:

Captulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.

12 - 15

Observe que los cultivos activados han cambiado de cono.

Observe que se han creado automticamente activos amortizables por cada cultivo activado.

Paso 4: Asegrese de que todas las operaciones de activacin de cultivos hayan sido procesadas correctamente. Abra el manejador de operaciones y revise que todas las operaciones de tipo activacin de un cultivo estn procesadas.

Paso 5:

Ejecute una operacin de Cargue de saldos actualizados de activos .

Esta operacin permite colocarle los saldos iniciales a cualquier activo fijo, inversin, activo diferido o activo amortizable. Camino para llamar la operacin: [Manejador de operaciones > Botn derecho > Nueva operacin > Cargue inicial > Cargue de saldos actualizados de activos]. Coloque la fecha de la operacin igual a la fecha del cargue de saldos iniciales. En el paso 2 de la operacin se visualiza una tabla, donde se escriben en la columna cdigo el cdigo de cada uno de los activos que se debieron haber creado durante la activacin de cada uno de los activos. (Bsese en la tabla de nmeros de activos tomados del paso 3).

12

- 16

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

En la columna de nombre de activo aparecern los nombres de los activos que se han creado y la columna de Valor antes se encontrar en cero. Se debe entonces proceder a colocarle a cada cultivo sus valores: Mayor valor compra: Escriba el valor del costo total de desarrollo. Ajustes por inflacin compra: Escriba el valor de los ajustes por inflacin al valor del costo total de desarrollo desde la activacin hasta la fecha de cargue de saldos. Depreciacin acumulada: Escriba el valor de la amortizacin realizada al cultivo desde la activacin hasta la fecha del cargue de saldos. Ajustes por inflacin de la depreciacin: Escriba el valor de los ajustes por inflacin realizados a la amortizacin desde que se inici el proceso de amortizacin. Valorizacin: Escriba el valor de las valorizaciones que se le hayan hecho al cultivo en su etapa de explotacin. Valor total resultante: El valor total resultante ser calculado como el valor antes, ms el mayor valor ms los ajustes al valor de compra, menos las depreciaciones, menos los ajustes a las depreciaciones, ms las valorizaciones. Finalmente coloque el valor de la vida til restante, como la vida til total, menos los meses de vida til ya amortizados del cultivo. Paso 5: Procese la operacin de Cargue de saldos actualizados de activos .

Ok, los cultivos en produccin han quedado cargados!

Captulo 13: Cargue inicial de saldos de una finca.

12 - 17

ANEXO
Mtodos abreviados del teclado para el manejo de AgroWin.
Opciones generales.

Ctrl+R Ctrl+F4 Ctrl+Alt+F4 Alt+F4 Ctrl+F1 Shift+Ctrl+F6

Refrescar todas las ventanas. Cerrar la ventana activa. Cerrar todas las ventanas abiertas. Salir del programa. Abrir los temas de ayuda. Ventana anterior ( Alt+Shift+Tab). Ventana siguiente ( Alt+Tab). Minimizar la ventana. Restaurar la ventana.

Ctrl+G Ctrl+C Ctrl+Insert Shift+Insert Ctrl+I Ctrl+F

Guardar como Excel (XLS). Copiar seleccin y encabezado. Copiar seleccin solamente. Pegar Ctrl+V. Imprimir... Ver los filtros (usados para generar la consulta, grfico, etc.). Ayuda. Activa el men segn letra ej.: Alt+A men Archivo. Permite saltar entre los diferentes controles. Ir al principio de un listado. Seleccionar varios registros (renglones). Buscar siguiente. Recuerde que el sistema busca en la columna indicada por amarillo. Permite activar el modo edicin de la celda seleccionada.

Ctrl+F6 Ctrl+F10 Ctrl+F5

F1 Atl+Letra Tab

Opciones para mantenimiento de maestros (Tipo listado).

Ctrl+D Ctrl+E Ctrl+L

Ver el inspector de datos. Ver el encabezado de la ventana activa. Permite adicionar o quitar columnas de la tabla.

Ctrl+Fin Shift+ Ctrl+Enter

Ctrl+A

Arrastrar/copias el contenido de la celda encima de la actual. Ir al inicio de un listado.

F2

Ctrl+Inicio

Opciones en el manejador de operaciones.

Anexo.

13 - 1

Ctrl+N Ctrl+O

Adicionar una operacin de Movimiento contable. Copiar la operacin seleccionada a otro nmero de oper. Procesar las operaciones seleccionadas.

Ctrl+V Ctrl+Del

Visualizar la operacin seleccionada (Solo lectura). Elimina las operaciones seleccionadas. Procesa el conjunto de operaciones. Ver filtros. Desprocesar el conjunto de operaciones - Ver filtros.

Ctrl+P Ctrl+U Ctrl+M

Ctrl+Alt+P

Desprocesar las operaciones Ctrl+Alt+U seleccionadas. Modificar la operacin seleccionada.

Llamado de programas y opciones de mantenimiento.

Ctrl+W Shift+Ctrl+W Ctrl+Alt+C Ctrl+Alt+R

Cambiar de rea de trabajo. Maestro de rea de trabajo. Hacer copia de seguridad. Recuperar la ltima copia de seguridad. Pasar a la pgina Anterior. Pasar a la pgina Siguiente. Es igual a presionar el botn Aceptar. Cancelar los cambios ( Ctrl+C).

Ctrl+M Ctrl+T Ctrl+B Ctrl+K

Abrir manejador de nodos. Abrir manejador de operaciones. Abrir mantenimiento copias de seguridad. Abrir mantenimiento al plan de cuentas PUC. Desplegar lista de seleccin (Linterna). Crear nuevo registro (Llave). Desplegar lista de seleccin.

Opciones para asistentes de datos.

Alt+A Alt+S Alt+R Esc

F3 F5 F4

Opciones bsicas para operaciones.

Alt+A Alt+S Alt+R

Pasar a la pgina Anterior. Pasar a la pgina Siguiente. Es igual a presionar el botn Aceptar. Copiar el contenido de las celdas seleccionadas. Pegar el contenido del portapapeles en la posicin actual. Cortar el contenido de las

F1 Ctrl+G Ctrl+Y

Ayuda. Grabar los datos de la operacin. Verificar los datos actuales de la operacin. Seleccionar varias filas (renglones). Seleccionar varias columnas. Permite activar el modo

Opciones para la edicin de los listados en las operaciones.

Ctrl+C Ctrl+V

Shift+ Shift+

Ctrl+X

F2

13

-2

Insoft Ltda. Ingeniera de software.

celdas seleccionadas. Ctrl+A Ctrl+D Supr (Del) Arrastrar el contenido de las celdas encima de la actual. Duplicar el contenido de las celdas encima de la actual. Borrar el contenido de las celdas seleccionadas. F3 F5

edicin de la celda seleccionada. Desplegar lista de seleccin (Linterna). Crear nuevo registro (Llave).

Anexo.

13 - 3

BIBLIOGRAFA:
ALVAREZ, Alberto y SNCHEZ, Blanca. Costos y mtodos de costeo: Aplicacin y anlisis para el sector agropecuario. Centro de publicaciones Universidad Nacional de Colombia. Medelln 1998. AVELLANEDA O., Carmenza. Diccionario Bilinge de Trminos Financieros. McGraw-Hill, Santaf de Bogot, 1996. BELTRN J., Jess Mauricio. Indicadores de Gestin. 3R Editores, Santaf de Bogot, 1998. CEDEO, Omar y JIMNEZ, Angela. Contabilidad Financiera. Editorial Universidad del Valle, Santiago de Cali, 1996. DE ARAGN S., Jess; DE ARAGN R., Jess; DE ARAGN R. Enrique. Enciclopedia de Administracin, Contabilidad y Organizacin de Empresas. Aguilar Ediciones, Madrid, 1971. Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993. Plan nico de Cuentas y Normas Contables. FOGARTY, Donald W., BLACKSTONE, Jhon H., HOFFMAN, Thomas R. Administracin de la produccin e inventarios. Compaa editorial continental S.A. Mxico D.F., 1995. GMEZ B., Oscar y ZAPATA S., Pedro. Contabilidad de Costos. McGraw-Hill, Santaf de Bogot, 1998. GUDIO, Emma Luca y CORAL, Lucy del Carmen. Contabilidad 2000. McGraw-Hill, Santaf de Bogot, 1996. HICKS, Douglas T. El sistema de costos basado en las actividades (ABC). Alfaomega Grupo Editor S.A., Mxico D.F., 1998. MEIGS, Robert F., MEIGS Mary A.; BETTNER, Mark; WHITTINGTON, Ray. Contabilidad la base para decisiones gerenciales. McGraw-Hill, Santaf de Bogot, 1999. PATON, W.A. Manual del Contador. Unin Tipogrfica Editorial Hispano-americana S.A., Mxico D.F., 1983, tomo I y II. PEREIRA, Fernando; BALLARIN, Eduard; ROSANAS, Joseph y VASQUEZ, Juan Carlos. Contabilidad para Direccin. Crculo de Lectores, Santaf de Bogot, 1986. PRIETO, Michel; AgroWin 2, Manual nivel bsico, Colorgrficas, Manizales, 2000. PRIETO, Michel; AgroWin 2, Manual nivel profesional y avanzado, Colorgrficas, Manizales, 2000. VARGAS O. Gonzalo. Manual de Criterios Comunes para el Control de Gestin de Empresas Agropecuarias. Programa Gestin Agropecuaria Fundacin Chile, Santiago de Chile, 2000.

Bibliografa.

14 - 1

Vous aimerez peut-être aussi