PROCEDIMENTOS PARA REGISTRO DE UMA AO EXTENSIONISTA

Uma atividade de extenso comea, em princpio, com uma proposta de curso, evento ou projeto, que dever ser REGISTRADO NA PROEXT, o que assegura o carter institucional da ao e permite o fornecimento de dados necessrios avaliao da UFPE, bem como a divulgao de sua produo acadmica na rea da extenso em mbito nacional. Para efeito de emisso de certificados e de incluso no relatrio de atividades docentes, bem como de progresso funcional e de eventual remunerao nos termos vigentes na Universidade, s sero consideradas aes de extenso aquelas aprovadas e registradas na Pr-Reitoria de Extenso. A PROEXT at 2010 utilizou para registro das aes O Sistema Nacional de Extenso SIEX Brasil. A partir de 2011, o Registro passa a ser realizado, diretamente na internet, pelo Sistema SIGPROJ,sistema este adotado pelo MEC e pelas Instituies Federais de Ensino Superior. O SIGPROJ opera apenas por meio de editais. Assim sendo, a PROEXT adotar para TODAS as atividades extensionistas o cadastro por Editais; tanto para os editais anuais de bolsa e/ou recursos (BEX), Apoio e Publicaes, quanto para apenas REGISTRO. Neste caso as atividades extensionistas (cursos, programas, projetos, servios, eventos) sero cadastradas no Edital de Fluxo Contnuo, o qual permanecer disponvel at a data limite indicada na tela inicial. O uso do sistema SIGPROJ representa um avano e uma inovao nos procedimentos de submisso de propostas a editais e registro de aes, pois com o preenchimento on line pelo coordenador da atividade, pretende-se agilizar e facilitar os trmites administrativos atualmente utilizados, alm de permitir equipe de gesto da PROEXT informaes gerenciais mais atualizadas. Funes do SIGPROJ Submisso on-line (Internet) da proposta de aes extensionistas: protocolo nico SIGProj de REGISTRO Comunicao entre Pr-Reitoria com os extensionistas por ferramenta especfica (Correio SIGProj) Submisso on-line dos Relatrios Parciais e Final Avaliao e aprovao dos projetos on-line pelas unidades responsveis: Coordenaes Setoriais de Extenso e PROEXT Avaliao e parecer tcnico por Consultores Ad-hoc Consulta aberta e pblica a todas as aes de extenso aprovadas / concludas nas IES/Regio O professor / orientador da atividade a ser cadastrada dever adotar os seguintes procedimentos: 1. Acessar o SIGPROJ (http://sigproj1.mec.gov.br/) e fazer o seu cadastramento; 2. Aps o cadastramento pessoal entrar com seu Login : CPF e Senha; 3. Dentre os Editais abertos, selecionar e clicar no Edital de interesse do proponente, pois uma proposta s poder ser submetida com a indicao do edital vigente; 4. Para visualizar o Edital na ntegra, clicar no cone informaes; 5. Para iniciar o preenchimento da proposta, clicar no cone criar proposta; 6. Preencher a proposta na modalidade desejada, de acordo com as orientaes; Ateno! Em todos os passos do formulrio, a ao salva automaticamente pelo SIGPROJ, mas por segurana importante clicar na opo salvar. Uma vez salva a ao de extenso, o extensionista poder edit-la quantas vezes necessrio at finalizar a edio e enviar para anlise; 7. Verificar as Pendncias no preenchimento do formulrio de ao de extenso. No SIGPROJ existem Regras de Pendncias das Aes de Extenso categorizadas em Erros e Avisos, com mensagens que devero ser observadas ou corrigidas. As regras de Aviso no travam o envio da ao de extenso, ou seja, so alertas para melhorar a elaborao da proposta, j as regras de Erro no permitem o envio da ao de extenso, sendo necessrio corrigir os campos no preenchidos; 8. Anexar cpia escaneada da ata assinada de aprovao da proposta na unidade acadmica de origem do proponente; 9. Submeter a proposta para anlise da Coordenao Setorial de Extenso do Centro de vinculao do proponente. Ao Submeter Proposta' ser gerado o n de Protocolo SIGPROJ e enviado e-mail para o coordenador confirmando o registro da ao. Ao ser submetida, a proposta no mais poder ser editada, devendo aguardar uma avaliao da mesma; 10. Aps anlise da Coordenao Setorial de Extenso, a proposta, se recomendada, submetida PROEXT para aprovao. Em caso de necessidade de reformulao, a proposta devolvida ao proponente para os devidos ajustes; 11. A proposta enviada pode ser consultada na opo Consultar Situao' do menu inicial de elaborao da proposta, assim como pode ser consultado tambm o Protocolo SIGPROJ gerado; 12. A PROEXT, aps anlise, comunica ao proponente a APROVAO da proposta; 13. Nos perodos previstos, os Relatrios Parciais e Finais das aes de extenso devero ser submetidos atravs do SIGPROJ; 14. Aps a ao concluda, enviar PROEXT relatrio final, atravs do SIGPROJ, com anexao da ata de aprovao do Departamento/ Centro / rgo Suplementar do proponente (contendo nome da ao, nome do coordenador, perodo de realizao, carga horria) e a relao dos envolvidos com direito a certificado especificando a modalidade de participao de cada um;

PROCEDIMENTOS PARA REGISTRO DE UMA AO EXTENSIONISTA

15. A emisso de Certificados ser solicitada pelo SIGPROJ, e seguira os trmites anteriormente definidos, no sendo necessrio formar processo. Os certificados s so concedidos para participaes em cursos ou eventos.

1) Atividade: Inserir e discriminar detalhadamente as atividades que compem a metodologia de trabalho, sendo partes integrantes do cronograma fsico de desenvolvimento da proposta da ao de extenso. Para cada atividade do cronograma deve-se vincular a membros da equipe de execuo, no sendo recomendado inserir atividades idnticas para membros diferentes da equipe. Cada atividade inserida dever ter registro prprio e ter os seguintes itens: nome da atividade; ms de incio da atividade; durao em meses; carga horria mensal; pessoa da equipe de execuo responsvel pela atividade. 2) Ms de Incio: Selecionar o ms/ano previsto para realizar esta atividade no cronograma fsico da ao de extenso, que dever estar dentro do perodo de realizao da ao de extenso. 3) Durao (meses): Digitar a durao em meses da atividade no cronograma fsico da ao de extenso, que indica o nmero de meses na qual a atividade ser realizada de acordo com o cronograma de desenvolvimento da ao de extenso. A carga horria que ser computada ser por ms. 4) Carga Horria (ms): A carga horria no ser digitada diretamente pelo coordenador da ao de extenso e sim ser o somatrio de todas as cargas horrias dos membros vinculados essa atividade. Reforamos que esta carga horria da atividade no SIGPROJ mensal. 5) Responsvel: Selecionar, dentre os membros da equipe de execuo da ao de extenso quem ser o responsvel pela execuo e gesto da presente atividade proposta. importante ressaltar que toda atividade ter somente um responsvel, que dever estar cadastrado no SIGPROJ. possvel vincular mais pessoas da equipe de execuo para auxiliar na execuo da atividade por meio do boto Vincular. Aps clicar neste boto marque os membros e digite a Carga Horria mensal de cada um dedicado para a execuo desta atividade. O somatrio destas cargas horrias dos membros ser a carga horria da atividade. Ateno! Aps vincular o membro atividade, clique no boto INSERIR para que a atividade seja visualizada e salva no cronograma. No SIGPROJ, todos os itens a serem preenchidos no registro da ao possuem um cone de ajuda que poder esclarecer sobre dvidas que surgirem. Quaisquer dvidas a respeito da elaborao e submisso das propostas podem ser esclarecidas pessoalmente na Coordenao de Gesto da Extenso, ou atravs do telefone 2126-8134, ou ainda pelo endereo eletrnico sigproj.proext@ufpe.br.

Esclarecimento de Preenchimento de Alguns Itens da Proposta Equipe de Execuo A) Membros (Item 1.2): Inserir as pessoas que participaro como membros da equipe de execuo da ao de extenso. Os passos para cadastrar os membros so: 1. Para inserir um membro necessrio inicialmente clicar na opo [Clique aqui para vincular membros na equipe de execuo] e buscar as pessoas j cadastradas anteriormente no SIGPROJ. Uma janela abrir com uma consulta por CPF, Nome e IES; 2. Digite uma parte do nome, ou o CPF e clique no boto Buscar. Pronto, se existir no banco de extensionistas do SIGPROJ este nome ser apresentado; 3. Selecionar o nome listado e clicar no boto Inserir. Uma nova janela de confirmao com os dados do extensionista aparecer, e em seguida clique no boto Inserir. Assim, o membro ser cadastrado; importante destacar que somente as pessoas cadastradas no SIGPROJ podem fazer parte da equipe de execuo. 4. Quando a pessoa no estiver no banco de extensionistas e for da instituio do proponente, pedir para o mesmo fazer o cadastro no SIGPROJ para ser membro da equipe de execuo de aes de extenso. Caso a pessoa seja da comunidade externa, ao invs de buscar pelo nome clique na opo [Clique aqui para cadastrar membros externos] onde dever fornecer os dados Nome, Telefone, Instituio,e-mail , CPF e outros. 5. Aps cadastrar todos os membros da equipe de execuo, deve-se associar s pessoas uma ou mais funes especficas na gesto da ao de extenso na opo Editar (Funes), tais como: Vice-coordenador, Apoio Tcnico, Apoio Administrativo, Consultor, Ministrante, Coordenador, Orientador e Gestor. B) Cronograma de Atividades (item 2.2): obrigatrio cadastrar as atividades e vincul-la a cada um dos membros da equipe de execuo no cronograma fsico, atribuindo-lhe sua respectiva carga horria. Para o preenchimento da carga horria total de execuo da ao de extenso recomenda-se no computar as horas de planejamento e organizao na elaborao da proposta.