APARECIDO MENDES MORILHA

GERENCIAMENTO DA MANUTENO PREDIAL: escolha e implantao de um sistema informatizado

Monografia apresentada ao Centro Universitrio da FEI, como parte dos requisitos necessrios para obteno do ttulo de especialista em Gerenciamento de Manuteno, orientado pelo Prof. Luiz Prodomo.

So Paulo

1 INTRODUO

At poucos anos, a manuteno dos edifcios era tratada de forma improvisada e, geralmente, baseada apenas em intervenes corretivas. A Gesto da Manuteno Predial, era verificada somente em grandes complexos imobilirios de empresas multinacionais que normalmente aproveitavam a experincia de profissionais oriundos da indstria. Hoje temos outra realidade, pois o negcio imobilirio tem um grande potencial no Brasil e est alinhado com as exigncias da globalizao e da tecnologia importada por empresas estrangeiras, que exigem que o profissional de manuteno predial se especialize e utilize ferramentas modernas de gesto. Hoje temos diversas certificaes que servem de referncia para indicar a modernidade e a atratividade de uma edificao que, para alcanar o reconhecimento da comunidade certificadora deve priorizar os conceitos acessibilidade, disponibilidade, economia de recursos (tanto naturais quanto financeiros), entre outros. H algum tempo temos verificado que as organizaes de classe (associaes, rgos regulamentadores, grupos de interesse, acadmicos, etc.) tm se empenhado para semear e divulgar a qualidade entre a comunidade da manuteno predial, fazendo com que as boas prticas sejam uma realidade em sua forma de atuar. No Brasil, os profissionais que atuam na rea predial comearam, principalmente a partir do incio dos anos 90, a focar o conceito de Edifcios Inteligentes para alavancar seu potencial. Muitas empresas da rea de construo e manuteno predial constataram que para se manterem competitivas, precisam apresentar diferenciais em sua gesto de manuteno, e para isso tm buscado , assim como a indstria, alcanar o reconhecimento de possuir uma Manuteno Classe Mundial, implantando e incrementando metodologias e conceitos modernos de trabalho. Para cumprir parte dessa srie de necessidades verificamos que uma delas, a utilizao de um software de gesto de manuteno (Sistema Informatizado de Gerenciamento de Manuteno), se destaca porque, se no for implantada antes das demais, no temos como control-las. Assim, entre outras ferramentas, a informatizao passou a ser uma realidade em nossos edifcios e empresas de manuteno predial j que as novas tecnologias e os nossos clientes exigem isso.

2 A MANUTENO

Toda empresa necessita de uma rea que promova a disponibilidade de suas mquinas, edifcios e servios buscando melhor desempenho de suas atividades. Essa rea, a manuteno, deve ser considerada parte importante das organizaes e ter sua importncia ampliada medida que h o aumento das exigncias de qualidade e disponibilidade dos equipamentos.

2.1 Definies importantes Com base na NBR 5462 de 1994, podemos entender a diferena entre manter e operar: a) manuteno: Combinao de todas as aes tcnicas e administrativas, incluindo a superviso, destinadas a manter ou recolocar um item em estado no qual possa desempenhar uma funo requerida. (ABNT NBR 5462/94); b) operao: Combinao de todas as aes tcnicas e administrativas destinadas a permitir que um item cumpra uma funo requerida, reconhecendo-se a necessidade de adaptao na ocorrncia de mudanas nas condies externas. Entende-se como condies externas, por exemplo: a demanda de servio e as condies ambientais. (ABNT 5462/94).

Temos ainda a NBR-ISO 8402 que define os termos voltados ao cliente e qualidade: a) qualidade: Totalidade de caractersticas de uma entidade (de uma atividade, de uma organizao, de um produto, de um processo ou combinaes destes) que lhe confere a capacidade de satisfazer as necessidades explcitas e implcitas (do cliente, com o produto). (NBR-ISO 8402); b) cliente: Destinatrio de um produto provido pelo fornecedor. Em alguma situaes o cliente chamado de comprador. O cliente pode ser o consumidor final, o usurio, o beneficirio ou o comprador. O cliente pode ser interno ou externo organizao. (NBR-ISO 8402); c) produto: Resultado das atividades ou processos. Tambm pode significar servios, materiais brutos ou semi-processados, equipamentos, informaes ou combinaes destes. Um produto pode ser tangvel, como equipamentos e mquinas ou intangveis, como conhecimentos e conceitos. (NBR-ISO 8402).

2.2 O desenvolvimento da manuteno A manuteno, ao longo da histria, passou por diversos tipos mudanas e uma das mais significativas refere-se a sua importncia e posio na hierarquia das empresas: At 1914: a manuteno tinha importncia secundria em qualquer processo produtivo, os reparos, quando necessrios, eram feitos pelo prprio operador; 1914 a 1930: criada a equipe de manuteno para a fbrica que, no entanto, era totalmente corretiva e submissa a operao; 1930 a 1940: surgem as organizaes de manuteno com o mesmo grau de importncia hierrquica que a operao; 1950 a 1966: com o ps-guerra ocorre uma evoluo da indstria, verificou-se que em muitos casos, era necessrio mais tempo para diagnosticar as falhas do que para repar-las, ento foi criada a Engenharia de Manuteno; 1966 a 1980: inicia a difuso do computador, ocorre um fortalecimento das associaes e a sofisticao dos instrumentos de proteo e medio (surge o conceito de manuteno preditiva), ocorre tambm a diviso da Engenharia de Manuteno em duas equipes: a responsvel pelos estudos e ocorrncias crnicas e a de Planejamento e Controle de Manuteno (PCM); 1980 a 1990: devido aos custos reduzidos e linguagens simplificadas, ocorre implantao e uso efetivo do microcomputador, praticamente eliminando a dependncia de grandes computadores centrais e da atuao freqente do analista de sistemas. So desenvolvidos critrios de garantia da qualidade to complexos que, em algumas empresas, o PCM que passou a responder diretamente direo da empresa devido a sua importncia.

Segundo Arcuri Filho (2003), dados da Associao Brasileira de Manuteno ABRAMAN indicavam que a funo manuteno j representava, no Brasil, um negcio que empregava mais de 20% da fora de trabalho prpria das empresas.

3 GERENCIANDO A MANUTENO

O Gerenciamento da Manuteno foi criado a partir da necessidade de planejar e avaliar os procedimentos, promover a integrao com outros programas da empresa, reduzir custos, aumentar a disponibilidade, evitar o acaso, reduzir a manuteno corretiva, reduzir desperdcios e administrar estoques das empresas.

De uma forma geral, no que tange as reas de atuao, podemos dividir o gerenciamento em duas funes: a) atividades primrias: manuteno dos equipamentos da planta, dos prdios e dos arredores da planta, inspeo de equipamentos e lubrificao, gerao de utilidades (vapor, ar comprimido, etc.) e execuo de novas instalaes; b) atividades secundrias: administrao de estoque, proteo (sistemas de incndio, intruso, etc.), jardinagem e coleta de resduos, etc.

Para um desempenho adequado dessas funes, destaca-se a rea de Planejamento que responsvel por identificar e cadastrar os sistemas e equipamentos, elaborar os planos de manuteno, elaborar rotinas impressas (ordens de servio), elaborar mapa de

acompanhamento, dimensionar a equipe necessria, definir forma de controle dos trabalhos, treinar a equipe de manuteno, e elaborar os relatrios gerenciais.

3.1 Relatrios gerenciais A velocidade das tomadas de decises e o volume de informaes a se considerar hoje muito superior ao que se verificava no passado, por isso somente com informaes precisas e no tempo adequado, o gestor da manuteno poder atingir os objetivos estratgicos da organizao. Os relatrios gerenciais se tornaram ento ferramentas imprescindveis para o Gestor de Manuteno fornecendo informaes de no conformidades, disponibilidade de equipamentos, alerta, alm de relatrios de custos de manuteno, relatrios de mo-de-obra, tabelas e grficos entre outros.

4 MANUTENO CLASSE MUNDIAL

Para se alcanar performance de mercado, com uma cota de participao estvel e at crescente, as empresas devem alcanar um desempenho classe mundial, que significa melhorar significativamente sua eficincia, balizada em indicadores que permitem a quantificao e o acompanhamento dos processos, sem subjetividade e permitindo as correes necessrias, esses indicadores sero os dados chaves para a tomada das decises. A cada dia aumenta o desejo e necessidade das empresas serem consideradas referncia naquilo que se propem a fazer. A excelncia, como se tem chamado esse objetivo, tambm deve contemplar a manuteno da empresa que, especificamente nesse segmento est baseada na chamada Manuteno Classe Mundial. Cabe aos profissionais da manuteno e ao sistema de gerenciamento, elevar a disponibilidade dos equipamentos e instalaes e aumentar sua confiabilidade fazendo uso adequado dos recursos financeiros, garantindo a qualidade, a segurana e a moral (tica). Para tanto precisamos assumir que o papel da manuteno manter o equipamento sempre disponvel para operar. Uma vez assimilada a necessidade de mudana de foco, fica claro que para ser uma empresa com performance diferenciada, a mesma precisa ter uma Manuteno Classe Mundial e, para atingi-la necessita adotar as melhores prticas de manuteno, saindo do estgio que se encontra e caminhando rapidamente na direo das melhores referncias. Segundo Nascif (2002), a empresa que pratica somente a manuteno corretiva est no primeiro estgio, o estgio da ao reativa, onde no acontecem melhorias. O prximo estgio ento, na busca da Manuteno Classe Mundial, controlar (analisar, diagnosticar, etc.) e em seguida inovar (buscar superioridade, destaque, etc.). Para vencer esses estgios preciso adotar medidas modernas e desafiadoras que so considerados pilares: a) rever as prticas de manuteno adotadas; b) definir novas polticas de estoque, aumentando a confiabilidade do controle; c) integrar as reas e promover a parceria entre a operao e a manuteno; d) capacitar e desenvolver a poli-valncia de habilidades dos profissionais; e) implantar a Manuteno Produtiva Total (TPM); f) utilizar tcnicas de Anlise de Falhas; g) terceirizar atividades no consideradas como atividade fim da rea;

h) melhorar continuamente, pois sempre existe uma forma melhor de se fazer o que foi bem feito hoje; i) adotar um Sistema Informatizado de Gesto de Manuteno.

Ilustrao da estrutura e itens da Manuteno Classe Mundial

Todas as aes listadas so condicionais para se alcanar a Manuteno Classe Mundial no entanto, a aplicao de muitas delas ser muito dificultada se no for implantado o ltimo pilar citado, ou seja, o Sistema Informatizado de Gerenciamento de Manuteno, que objetiva maximizar a capacidade produtiva por meio da identificao de oportunidades de melhorias no desempenho dos equipamentos conseguidas, principalmente, pela reduo dos servios de emergncia e pelo aumento das horas produtivas.

5 CONTRIBUIO DA INFORMTICA

Como em quase todos os segmentos da sociedade, a informtica tem se tornado uma ferramenta fundamental para execuo das tarefas dirias com maior agilidade e qualidade. Na gesto da manuteno no diferente, mas sua abrangncia depende do porte e da estratgia de cada empresa e a escolha da melhor forma de trabalhar com essa tecnologia.

5.1 Tipos de sistemas de gerenciamento de manuteno A forma como uma empresa obtm e trabalha as informaes, define o sistema utilizado pela mesma, segundo Tavares (1996) os sistemas se distinguem entre si por seus elementos constituintes e pela natureza do processo de transformao das informaes, sendo que podemos afirmar que existem, basicamente, quatro sistemas de controle de dados da manuteno:

5.1.1

Sistema de controle manual Esse sistema, apesar de parecer impraticvel, ainda utilizado em pequenas empresas

e por empresas prestadoras de servios de manuteno de pequeno porte. Nele, todas as informaes relacionadas s atividades de manuteno, aos equipamentos ou a qualquer outro item, so anotadas manualmente em formulrios, mapas ou cartes e arquivados em pastas colocadas em armrios, arquivos, painis, fichrios, etc.

5.1.2

Sistema de controle semi-automatizado aquele onde as atividades de manuteno planejadas tm o auxlio do controle pelo

computador e as atividades de manuteno no-planejada so controladas e arquivadas segundo o controle manual. Pela inexistncia de um controle das aes no-planejadas, qualquer ao pr-ativa da equipe de manuteno depende de seu feeling (situao tambm verificada no sistema de controle manual).

5.1.3

Sistema de controle automatizado O computador recebe diretamente, por transferncia, as informaes relevantes sobre

as aes planejadas e no-planejadas dos itens sob controle da equipe de manuteno,

possibilitando a obteno de relatrios peridicos e no-peridicos, com dados precisos para tomada decises. A transferncia das informaes feita para o banco de dados do sistema por meio de formulrios padronizados, programas especficos ou coletores de dados, essas informaes so, conseqentemente, disponibilizadas via relatrios para os profissionais de manuteno da empresa.

5.1.4

Sistema de controle por computador aquele onde as informaes so transferidas e obtidas diretamente do computador,

via on-line, pois o software de manuteno pode ficar a disposio do usurio por mais tempo, possibilitando o acesso s informaes com maior agilidade e rapidez. Nesse caso, dependendo da abrangncia que se quer do sistema de gerenciamento de manuteno, os dados podem estar armazenados em um banco do mainframe da empresa, em uma rede de micros ou at mesmo em um simples micro dedicado a essa tarefa. No Brasil, a informtica na manuteno passou a ser efetivamente utilizada a partir da abertura do mercado, ocorrida nos anos 90, onde houve reduo dos custos dos equipamentos e a possibilidade de aquisio e desenvolvimento de programas especficos voltados ao assunto. Ainda na dcada de 90, verificou-se tambm o surgimento de empresas especializadas em desenvolvimento de softwares para a manuteno. Essas empresas foram impulsionadas pelo aumento significativo, por parte dos consumidores, do padro de qualidade exigido dos produtos e servios, fazendo com que a manuteno passasse a ter um papel ainda mais importante no desempenho dos equipamentos.

5.2 Cuidados e necessidades dos sistemas informatizados Apesar dos diversos benefcios verificados, quando se deseja implantar um Sistema Informatizado de Manuteno necessrio esclarecer alguns pontos que podem ser considerados preocupantes para a empresa: a) custos e prazos de implantao maiores que os verificados no sistema manual; b) necessidade maior grau de treinamento da equipe que alimenta o sistema; c) maior envolvimento dos supervisores no cadastro das informaes e na anlise de relatrios; d) necessidade de elevada experincia da equipe de Tecnologia da Informao (TI).

5.3 Enterprise Resource Plannig ERP Os ERPs (Enterprise Resource Planning) so sistemas de gesto integrada que tambm comearam a despontar nos anos 90 juntamente com o advento dos softwares de manuteno e se apresentam como uma ferramenta nica capaz de proporcionar a gesto de um conjunto de atividades. So softwares de diversos mdulos empregando tecnologia cliente/servidor onde o usurio, ao utilizar um dos mdulos do sistema (aplicativo), acessa as informaes de uma nica base de dados (servidor), que interage com todos os demais mdulos do sistema, eliminando informaes duplicadas e garantindo a integridade das informaes das mesmas. O objetivo desses sistemas facilitar o fluxo de informaes de todas atividades de uma organizao, como fabricao, logstica, finanas, recursos humanos, vendas, marketing, custos, servios e clientes, pois permitem rapidez nas mudanas dos dados, atualizao com as melhores prticas, benchmarking, diminuio dos custos de TI e de outras atividades de apoio, alm de diminuir os custos de renovao de sistemas.

5.3.1

Caractersticas bsicas de um sistema ERP Para ser considerado ERP, um sistema necessita apresentar algumas caractersticas

mnimas, que definem uma srie de particularidades integradoras e facilitadoras de sua utilizao (conectividade, adaptabilidade, etc.).

5.3.2

Empresas fornecedoras de sistemas ERP Entre os diversos fornecedores de sistemas ERP, destacam-se dois que tm reconhecimento mundial, so lderes de mercado em seu segmento e que j esto consolidadas no Brasil: a) SAP: empresa de origem alem, fundada no incio dos anos 70; b) ORACLE: a maior fornecedora de softwares para gesto de informao, produz e comercializa sistemas ERP desde 1987.

5.4 Computer Maintenance Management System CMMS Como alternativa s caractersticas generalistas de um ERP, que se destaca pela integrao da gesto empresarial utilizando solues globais, a manuteno pode fazer uso de ferramentas criadas especificamente para atividade principal, conhecidas como Computer Maintenance Management System (CMMS), ou seja, Sistema Computadorizado (ou Informatizado) de Gerenciamento da Manuteno.

Entre as expectativas que se tem de um CMMS, podemos ressaltar a gerao de relatrios padro, disponibilizao de pesquisas diversas e tambm o fornecimento de registros estatsticos de desempenho dos equipamentos que desejamos controlar. Um CMMS deve estar apto a apresentar as ocorrncias a qualquer momento, gerando relatrios sobre todas as informaes teis para o bom gerenciamento da manuteno, principalmente sobre os materiais gastos e os sobressalentes (quantidades e custos).

5.4.1

Extrao dos indicadores da manuteno Os indicadores de desempenho (TMEF, TMPR, etc.) e de performance (KPI ou KPP)

dos equipamentos devem ser obtidos diretamente do CMMS e ser implantados com o objetivo de verificar o que se est fazendo e se essas atitudes se enquadram na estratgia organizacional da empresa, entre eles podemos mencionar dois tipos principais: Podem ainda ser extrados como indicadores de capacitao da equipe, indicadores de Custo de Manuteno (Total, sobre o Faturamento Duplo e sobre o Investimento), Eficincia Global do Equipamento e o Service Level Agreement (SLA) que atualmente um dos ndices mais utilizados na contratao de manuteno predial.

5.5 Application Service Provider ASP Ainda prevalece entre os CMMS, a operao via servidor, onde a empresa usuria adquire o programa de gerenciamento de manuteno (software), e uma quantidade de licenas suficientes para sua operao. Essa forma tradicional acaba exigindo da empresa usuria a aquisio e manuteno de equipamentos de armazenamento de dados, um investimento inicial relativamente alto na aquisio do software escolhido (dependendo do produto) e um compromisso peridico de gastos com futuras atualizaes executadas pela empresa proprietria da marca. No entanto uma nova estratgia de negcio comea a ser difundida em diversos segmentos profissionais e tambm na manuteno, a utilizao da metodologia ASP que, em linhas gerais, funciona como uma terceirizao do programa e da estrutura de informtica. Podemos dizer que similar a um aluguel de tecnologia da informao, onde o usurio apenas escolhe a ferramenta e a infra-estrutura que melhor lhe atendem e paga mensalmente pelo seu uso. As atualizaes, o espao de armazenamento, a segurana da informao e a garantia de funcionamento, entre outras necessidades, so de responsabilidade da empresa contratada, restando para a empresa usuria apenas investir em equipamentos pessoais (microcomputadores) e em uma conexo de internet banda larga.

6 MANUTENO PREDIAL

Os edifcios e os diversos complexos imobilirios so construdos para os mais diversos tipos de uso como moradia, escritrios, indstrias, centros de compras, lazer, etc. Para cada tipo de finalidade, a edificao ter particularidades especficas, mas tambm ter caractersticas comuns e necessrias para qualquer tipo de prdio. Ao contrrio das mquinas utilizadas na fabricao de produtos diversos, os edifcios tm seu ciclo de vida muito longo e, aps serem idealizados, para serem corretamente projetados, dependem da criatividade e experincia de projetistas em atender as legislaes e normas tcnicas da poca, sem comprometer a expectativa do investidor.

6.1 Caractersticas dos edifcios comerciais Esses tipos de edifcios devem possuir equipamentos e sistemas totalmente alinhados com sua utilizao final, ou seja, em funo do tipo empresa e de pblico que o mesmo ir abrigar. Podemos, no entanto, afirmar que conforto e segurana, tecnologia e agilidade, qualidade e custo baixo, confiabilidade e versatilidade, acessibilidade e sustentabilidade so alguns aspectos se caracterizam como condies bsicas para a atratividade de qualquer edifcio. Para atender as expectativas e necessidades, esses empreendimentos fazem uso de modernos equipamentos e sistemas prediais para conforto trmico, gesto de energia eltrica, operao hidrulica, transporte vertical, segurana patrimonial e predial entre outros, que devem incorporar melhorias constantes e economia nos gastos com operao e manuteno.

6.2 Automao predial A automao predial, bem como outras melhorias tecnolgicas, tem como referncia o desenvolvimento e evoluo verificados na rea industrial. Mas no se pode ignorar que, atualmente, muitos produtos tm sido desenvolvidos especificamente para atender os sistemas prediais facilitando a operao e manuteno dos equipamentos. Podemos fazer uso de estaes remotas ou controladores que enviam as informaes para uma central de operaes, perfazendo a automao na monitorao, controle e superviso dos pontos vitais de diversos sistemas do empreendimento (energia eltrica, CFTV, elevadores, etc.).

6.3 Gesto de manuteno Necessidades dos usurios: Exigncia de segurana, sade, conforto, adequao ao uso e economia cujo atendimento condio para a realizao das atividades previstas no projeto (NBR 5674/1999). Podemos afirmar que na gesto predial a responsabilidade da manuteno ultrapassa a necessidade de disponibilidade dos equipamentos, nesse caso a manuteno precisa assegurar, acima de tudo, a continuidade e atratividade do negcio. Nesse contexto, o gestor de manuteno predial no pode se limitar manuteno propriamente dita (manter funcionando), mas deve atentar aos diferenciais que agregam valor ao empreendimento e o fazem permanecer atraente. Visto que tambm tratamos da percepo das pessoas para avaliar o desempenho da manuteno predial, alguns fatores podem ainda ser considerados crticos e exigem algumas atitudes nem sempre cobradas do profissional de manuteno industrial: a) scio-cultural: percepo, integridade, relacionamento; b) comunicao: cortesia, transparncia e expresso corporal; c) pr-ao: sugestes, alertas de preveno, impedimentos e inovao; d) adaptao: variedade de necessidades dos usurios, alterao de legislao, etc.; e) esttica: conservao, modernizao, imagem, etc.; f) tica: responsabilidade social, meio ambiente, acessibilidade, etc.

A manuteno predial moderna exige ainda que a Engenharia de Manuteno tenha cultura de melhoria contnua nas tarefas que agregam valor, fazendo aplicar, de forma sistmica, as melhores prticas de manuteno. Nos empreendimentos mais complexos identificamos ainda que, assim como na indstria, preciso ter um Plano Diretor de Manuteno (para orientar suas aes) que contemple, no mnimo, uma organizao sistmica das informaes, um programa Mestre de Manuteno e o estabelecimento de ndices de performance e disponibilidade.

7 SISTEMA INFORMATIZADO DE GESTO DA MANUTENO PREDIAL

Software: Criao intelectual compreendendo os programas, procedimentos, regras e qualquer documentao correlata operao de um sistema de processamento de dados (ABNT NBR ISO/IEC 12207, 1998).

Ao decidir pela implantao de um Sistema Informatizado de Gerenciamento de Manuteno Predial, o profissional se depara com a primeira particularidade negativa do mercado: os softwares de gerenciamento de manuteno, em quase sua totalidade, ainda so desenvolvidos exclusivamente para atender equipamentos. Mas uma coisa dificuldade, e a outra necessidade. Felizmente no h como retroceder, pois a informatizao da manuteno inevitvel para manter um empreendimento comercial competitivo j que os tempos modernos exigem uma gesto enxuta em suas atividades, inclusive na manuteno, e isso quase impossvel sem a implantao de um sistema informatizado que atenda essa necessidade.

7.1 Atividades que precedem a implantao Antes de decidir pela implantao dessa nova ferramenta de gesto, importante considerar que a implantao de qualquer nova tecnologia, metodologia e, principalmente, de um novo software vai ter seu sucesso relacionado com o atendimento de algumas necessidades: a) avaliao rigorosa e divulgao das reais necessidades; b) apoio da alta direo da empresa; d) elaborao do Plano Diretor da implantao; c) envolvimento do usurio final.

7.2 Escolha do software A escolha do software a ser implantado no precisa, necessariamente, ser feita aps a escolha da equipe, mas isso no quer dizer que uma pessoa pode decidir, sozinho, pela compra desse ou daquele produto, pois muitas so as variveis que compem essa escolha e a anlise dessas variveis deve ser feita, no mnimo, com a participao dos dois principais departamentos envolvidos: a rea de TI e a prpria manuteno.

7.2.1 Premissas da escolha preciso ter em mente, que o software apenas uma parcela para o gerenciamento da manuteno, por isso importante que seu fornecedor tenha conhecimento de engenharia de manuteno, planejamento, controle e gerenciamento. Alm disso, qualquer software que no tenha uma maneira simples e direta de fornecer os ndices dos equipamentos um programa que no funcionar na parte mais importante das necessidades do gestor de manuteno. Existem alguns fatores importantes, internos da empresa que deseja comprar o software (alm da verba disponvel), a considerar antes de ir ao mercado para consultar os fornecedores e produtos disponveis: a) tamanho e caracterstica da estrutura organizacional; b) tecnologia de hardware disponvel e sistema operacional utilizado; c) tipo gerenciamento de dados (banco relacional, por exemplo); d) grau de segurana, qualidade e privacidade no fluxo de dados; e) existncia de planos de contingncia e tipos redes de comunicao (cabeamento, wireless, etc.); f) estrutura de ethernet e internet.

7.2.2 Classificaes de um software O mercado tem se desenvolvido de forma to impressionante que h produtos para todas as necessidades, cabendo assim, a cada empresa interessada, verific-las e decidir pela melhor opo. Por isso necessrio definir muito bem o que esperar do programa que se deseja adquirir, afinal a escolha errada ir, fatalmente, gerar perda de dinheiro, tempo, confiana, compromisso e poder tornar a implantao impraticvel.

7.2.2.1 Software nacional ou importado? Antes de escolher a nacionalidade do produto, preciso considerar detalhes como o fato de que, com relao administrao de pessoal alocado, h diferenas significativas entre elas.

7.2.2.2 Software de manuteno ou de uso corporativo? Existe uma forte tendncia de uso de programas corporativos (ERP), no entanto o mdulo de manuteno desses softwares tem sido, freqentemente, rejeitado pelos usurios.

7.2.2.3 Software especfico para manuteno predial ou software adaptado da indstria? Apesar de parecer bvio que um gestor de manuteno predial deve preferir um software especfico, na prtica isso pode no refletir a melhor soluo, pois dependendo do nvel da sua manuteno e do grau de controle que se deseja, os softwares de manuteno industrial oferecem algumas ferramentas mais avanadas, ainda no encontradas nos produtos da rea de manuteno predial.

7.2.2.4 Software bom ou barato? O preo inicial de alguns produtos pode ser muito atraente, mas isso pode mudar ao longo da implantao, principalmente se, depois de adquirido, o produto revelar que no atende exatamente o que era esperado.

7.2.3 Identificao e seleo de empresas fornecedoras Com relao s empresas, que desenvolvem ou que possuem as patentes dos produtos a serem analisados, preciso verificar alguns pontos to importantes quanto a qualidade do software que as elas oferecem: a) idoneidade; b) capital social e sade financeira; c) qualificao dos profissionais; d) reconhecimento; e) carteira de clientes.

7.2.4 Identificao e seleo do software necessrio criar alguns mecanismos de levantamento e comparao dos softwares pr-selecionados como, por exemplo, uma tabela com pontuao de diversos itens considerados importantes: a) Custo de instalao e customizao do software; b) Mdulos disponveis (especficos e de integrao); c) Facilidades e ferramentas.

7.3 A equipe de implantao A discusso surge exatamente sobre quem deve conduzir e gerenciar o processo: um profissional da rea de Manuteno ou um representante da rea de Tecnologia da Informao (TI)? Algumas boas experincias mostram que, desde que se identifiquem qualidades como visibilidade, organizao, criatividade e relacionamento interpessoal, a melhor opo aquela onde h a interao de gestores dessas duas reas, com o mesmo grau de autoridade e poder de deciso. A partir da deciso sobre o gerente (ou gerentes) do projeto, preciso escolher os demais componentes da equipe. Essa escolha muito importante e complexa, pois nessa atividade depara-se com necessidades e interesses, capacidade e disponibilidade, comprometimento e certo sacrifcio. Antes de comear a implantao propriamente dita, as pessoas escolhidas para comporem a equipe devero ser preparadas para o processo de forma que todas estejam alinhadas e cientes do que se espera com esse trabalho.

7.4 Atividades da equipe No h um prazo exato que possa ser considerado como ideal para a implantao de um Sistema Informatizado de Manuteno, pois essa atividade depende do quanto os envolvidos se dedicam a ela, da quantidade de equipamentos que a empresa possui e do objetivo da implantao. Estima-se que uma implantao piloto (que permite a continuidade dos servios com o sistema) demore cerca de dois meses, mas uma implantao total pode demorar at dois anos, pois muitas vezes implica em mudanas culturais.

7.4.1 Instalao e testes do software So atividades executadas especificamente pela rea de TI em conjunto com o fornecedor. Nessa etapa, aps a concluso da instalao, confirma-se o funcionamento do software, sua compatibilidade com os hardwares, interface com os servidores de rede, configuraes para uso do banco de dados e a velocidade de operao.

7.4.2 Preparao da estrutura das informaes Como o software dever receber as informaes que compem os departamentos, as instalaes e os equipamentos da empresa, torna-se necessrio criar estruturas para a absoro organizada das informaes a serem controladas (classificao dos equipamentos, fichas de equipamentos, cdigos de manuteno, TAGs, etc.).

7.4.3 Adequao e customizao do software A rea de TI deve checar as possibilidades e limitaes, alm de providenciar a execuo da interface com os demais sistemas da empresa, criar sistemas especficos (interface com usurio, segurana, etc.) e definir/configurar os nveis de acesso e uso.

7.4.4 Carregamento do software A execuo dessa etapa considera que as informaes necessrias j so de conhecimento de cada rea e sero disponibilizadas de forma a facilitar sua insero no novo sistema (cadastro dos equipamentos, Planos de Manuteno, programao das Manutenes Preventivas, usurios, ferramentas e materiais de estoque, categorias profissionais e funcionrios, calendrios de trabalho e fornecedores).

7.4.5 Testes com Mdulos Pilotos Uma vez instalado, testado, customizado e carregado o software, necessrio efetuar alguns pr-testes de funcionamento para checagem do desempenho: a) simulaes planejadas; b) trabalhos em redundncia (faz no atual e faz no novo para comparar); c) avaliao do desempenho; d) ajustes e mudanas necessrias (executadas pela rea de TI); e) novos testes e simulaes at a validao integral.

7.4.6 Treinamento dos usurios (internos e externos) Quando o software j estiver testado e validado preciso definir uma estratgia de treinamento dos futuros usurios. Essa estratgia deve considerar os diversos tipos de uso que sero aplicados ao programa e tambm atentar s caractersticas de quem vai utiliz-lo para que os treinamentos no sejam insuficientes nem exagerados.

7.4.7 Reviso das configuraes bem provvel que, aps a realizao dos treinamentos, ainda surjam sugestes interessantes e at inconsistncias verificadas durante os exerccios de simulao. Por isso, com as anotaes de quem ministrou os treinamentos e com a pesquisa realizada entre os participantes do treinamento, a rea de TI deve analisar as propostas de alterao e discuti-las com a equipe de implantao, para somente depois fazer os ajustes e correes considerados necessrios.

7.4.8 Uso paralelo para testes Finalizados e testados os novos ajustes, o software est pronto para ser testado no campo pelos usurios finais, no entanto, isso no deve ocorrer de forma definitiva, ou seja, preciso que o mesmo seja utilizado, por um tempo, como redundncia do sistema existente para tornar possvel a verificao de seu desempenho, integridade, performance e resultados. Durante o perodo determinado para uso dos dois sistemas, os usurios devero se reportar para a rea de TI sempre que houver algum problema de operao ou inconsistncia.

7.5 Migrao para o novo sistema Aps o prazo pr-determinado de uso do novo software em paralelo com o antigo a equipe de TI dever implement-lo e test-lo, em seguida determinada a migrao definitiva para o novo software que exigir.

7.5.1.Operao assistida At que haja o fechamento de um perodo considerado ideal para verificao do novo software, todas as atividades devero ser monitoradas pela rea de TI e pela equipe de implantao, cabendo aos mesmos servirem de consultores do novo programa junto a seus companheiros de departamento por meio de suporte ps-implantao, acompanhamento das operaes e pesquisa de utilizao.

7.5.2 Encerramento formal do processo de implantao Para delimitar as fases de implantao e entrega definitiva do software, importante que existam mecanismos de formalizao e reconhecimento de concluso. Para tanto, elaborado um relatrio final do processo que deve ser encaminhado direo da empresa e divulgado a todos os departamentos.

8 CONCLUSES

No importa o seguimento, a manuteno est sempre presente para possibilitar que seu processo no seja interrompido. No entanto, quando se fala em manuteno predial a importncia da manuteno toma dimenses ainda mais complexas, pois tambm afeta a percepo e a segurana do cliente final. Um gerente de manuteno predial, alm de suas atribuies e responsabilidades do dia-a-dia, no pode ficar alheio evoluo dos sistemas e equipamentos, muito menos insensvel ao apelo da comunidade no que tange a economia de recursos naturais, sustentabilidade e acessibilidade. Por isso existe um desafio muito grande para os gestores de manuteno que so os responsveis por garantir operacionalidade, segurana e atratividade de prdios comerciais, shoppings centers, hospitais, clubes, hotis, supermercados, parques e muitos outros tipos de edificaes. Nos tempos modernos, e com o atual nvel de exigncia dos clientes, praticamente impossvel promover uma gesto de manuteno eficiente, barata, pr-ativa e organizada sem a utilizao de um Sistema Informatizado que contenha as ferramentas adequadas para essa atividade. A deciso de implantar (ou mudar) um sistema informatizado difcil e desafiadora pois o mercado nacional no possui uma quantidade adequada de produtos para oferecer, exigindo que sejam utilizados programas oriundos de outros ramos de atividades (no caso industrial), ou que sejam utilizados softwares especficos da manuteno predial que, tardiamente, ainda no se encontram suficientemente maduros. Diante desse cenrio podemos concluir que o processo de implantao de uma ferramenta de gesto informatizada exige muito esforo e dedicao dos profissionais responsveis. Por outro lado, ao atentar e atender os itens expostos no desenvolvimento desse trabalho verifica-se que possvel no somente atingir o objetivo inicial, mas tambm promover o avano da empresa, alavancando conhecimentos, interao entre os diversos profissionais e possibilitando uma reflexo profunda e crtica sobre os processos utilizados at ento.

REFERNCIAS

A Importncia dos Softwares para Gerenciar a Manuteno. Manuteno y Qualidade, So Paulo, 2002. Mesa Redonda, p. 26-37. ARCURI JUNIOR, Rogrio. Manuteno em busca da qualidade. Gazeta Mercantil, Rio de Janeiro, 27 ago. 2003. Cartas & Opinies, p. A2. BRANCO FILHO, Gil. Dicionrio de termos de Manuteno, Confiabilidade e Qualidade. Rio de Janeiro: ABRAMAN, 1996. NASCIF, Julio; KARDEC, Alan. Manuteno Classe Mundial. Rio de Janeiro. Disponvel em <HTTP://www.icapedelrei.com.br/arquivos/Artigos/manutencao_classe_mundial.pdf TAVARES, Lourival Augusto. Evoluo organizacional da manuteno. In:______. Excelncia na Manuteno Estratgias, Otimizao e Gerenciamento, 2. ed. Salvador: Casa da Qualidade, 1996. cap. 1, p.15-19. SEMLER, Ricardo. Virando a prpria mesa, 19 ed. So Paulo: Best Seller, 1988. TAVARES, Lourival Augusto et al. Manuteno Centrada no Negcio, 1. ed. Rio de Janeiro: Novo Plo, 2006. TRUMP, Donald J.; SCHWARTZ Tony. Voltando ao dia-a-dia. In:______. A arte da negociao, 1. Ed. Estados Unidos: Campus, 1988. Cap. 14, p.192.