LAS PRESENTACIONES ELECTRNICAS

Concepto. Es un conjunto de medios y tcnicas que actan para soportar una exposicin cualquiera, aplicable tambin al uso de rota folios, retroproyector, transparencias, multimedia, data show, etc. Para qu se disea una presentacin? Sirve de apoyo en el logro de los objetivos planteados en la exposicin oral. Qu objetivos cumple la presentacin? Gua para el orador: El conferencista estructura una gua ordenada y lgica, que le permite desarrollar los temas, sin necesidad de abusar de la memoria y con la posibilidad de leer el guin con toda confianza. Gua para la audiencia: El hecho de presentar en forma resumida los puntos ms importantes, le permite al pblico prestar ms tiempo para escuchar la argumentacin del orador y prestar ms atencin a los elementos puestos en las diapositivas, lo que significa un mejor aprovechamiento. Mecanismo de facilitacin de la memoria: Si una presentacin ha sido exitosa y el guin ha sido bien elaborado, ser suficiente para que el participante al repasar las notas, recuerde el contenido de las mismas.

Cmo se disea una presentacin electrnica? Una exposicin resultar exitosa en la medida en que se conjugue los dos grandes elementos: la habilidad del orador para conducir la conferencia y la apropiada elaboracin de la presentacin electrnica. Y para que esta ltima pueda cumplir bien su cometido, es fundamental considerar aspectos de carcter tcnico en su diseo: planificacin de los temas y subtemas, sus partes, la preparacin del material y el formato. 1. Planificacin de los temas. Debemos saber con exactitud qu queremos decir y cmo, por lo tanto se sugiere que se elaboren bosquejos en los que se enumeren los temas y los subtemas. Ellos ayudan a organizar las ideas que el conferencista tiene en su cerebro, pero que se requiere ordenarlas y clasificarlas de forma tal que se conviertan en ideas claras fciles de comunicar a los futuros oyentes. Para esquematizar se pueden utilizar varios mtodos tomando en cuenta el conjunto de temas y subtemas, y el tipo de audiencia con que se contar: de lo general a lo particular, de lo particular a lo general, las partes del todo, ruta crtica y mapas conceptuales. 1

Se debe planificar la conferencia considerando que el tiempo prudencial es el de 1 hora. 2. Partes de una presentacin. Toda presentacin consta de tres partes: a) Apertura: Est constituida por las primeras diapositivas. La primera debe contener el ttulo de la charla y el nombre del expositor. Esta debe mantenerse a la vista del pblico mientras el orador se prepara para iniciar. La segunda se acostumbra para citar los temas que se van a desarrollar. b) El cuerpo: Lo constituye todas las diapositivas que se convierten en el desarrollo, segn el esquema planteado en la etapa de planeacin. c) Cierre: Es la ltima diapositiva que presenta un resumen de lo que ha sido expuesto, es preciso y directo. El algunos casos, se acostumbra tambin cerrar la presentacin con un mensaje de reflexin o una expresin de agradecimiento por la atencin brindada. 3. Formato. Los aspectos de forma se refieren al uso de fondos, colores, tipografa, alineacin y otros. Para trabajar estos elementos, el expositor deber considerar el tipo de audiencia, si son nios, jvenes adolescentes, adultos o adultos mayores; el tema y para quines va a ir dirigido.

a) Fondo de la diapositiva: - No necesariamente la presentacin debe tener el mismo fondo para todas las diapositivas. - Hay que considerar si se incluyen imgenes sus colores y su combinacin con el fondo. - En un ambiente iluminado se deben elegir fondos claros y para aquellos que carecen de poca iluminacin fondos oscuros. Colores de fondo rojos, amarillos, colores chillantes no son apropiados. - Se recomienda tres colores por diapositiva, sin considerar las ilustraciones e imgenes. b) Las fuentes: - Para los fondos oscuros se deben utilizar fuentes claras y para fondos claros las fuentes oscuras. - Se recomienda el uso de tipos de letras como: Times New Roman, Arial, Tahoma y Verdana. - Para efecto de utilizar las fuentes como elementos distintivos dentro de una misma diapositiva se pueden utilizar tres estilos; por ejemplo, la Verdana para los ttulos, Tahoma para los elementos principales y Times New Roman para elementos secundarios o los ejemplos. c) Aspectos generales de diseo: - La alineacin a la izquierda, centrada y derecha ayuda a organizar la informacin y hacer que sta luzca ms clara y atractiva. Por ejemplo, se podra utilizar la alineacin a la izquierda para colocar los conceptos bsicos, la alineacin centrada
2

para destacar conceptos fundamentales y la alineacin a la derecha para incluir citas o ejemplos. Las imgenes o ilustraciones se colocan en un lugar estratgico.

RECOMENDACIONES PARA LA ELABORACIN DE LA PRESENTACIN

1. Usar en cada diapositiva aproximadamente 7 lneas, distribuidas uniformemente considerando el tamao de la fuente. Evitar el recargo de la diapositiva con exceso de informacin. 2. Emplear colores en los ttulos y en los objetos que armonicen con los colores de las imgenes, fuentes y fondos de diapositiva. 3. Utilizar en los ttulos tamaos de las fuentes con proporcin a las lneas del texto. 4. Utilizar los tamaos grandes en las fuentes, de manera que puedan ser ledos por los asistentes a mayores distancias. 5. Insertar sonidos adecuados e imgenes que tengan propiedad con respecto al tema. 6. Resaltar los puntos ms importantes con el uso de animacin apropiada y ubicarlos en el centro o hacia la parte derecha de la diapositiva. 7. Revisar la ortografa para evitar que los oyentes desven su atencin. 8. Agregar una velocidad de transicin lenta, mediana o rpida segn el tipo de informacin que se requiera presentar. 9. Usar las funciones de atenuado para guiar el auditorio sobre los puntos que estn siendo desarrollados en ese momento. 10. Ensayar los intervalos para asignar un tiempo coordinado entre la transicin de diapositivas y la velocidad del expositor. 11. Utilizar una diapositiva de introduccin que ubique tanto al expositor como al tema que ser desarrollado. 12. Emplear una diapositiva de cierre que le indique a los asistentes que el tema por desarrollar ha concluido.

PRESENTACIONES EN POWER POINT

El ensayo de intervalos. Esta funcin es importante porque le ayuda al orador a planificar el tiempo en que va a durar el desarrollo de cada diapositiva y a calcular el tiempo total de su exposicin. Para establecer los intervalos, elija Ensayar Intervalos en el men Presentacin. Intervalos de diapositiva. Se puede hacer avanzar cada diapositiva, automticamente, con un perodo determinado.

manualmente,

haciendo

clic

bien

Transiciones entre diapositivas. Los efectos de transicin controlan cmo aparece y desaparece de la pantalla cada diapositiva. 3

Animacin de objetos. En una diapositiva un ttulo, el cuadro de texto, una imagen son considerados objetos. Cada uno de ellos puede llevar personalizada una determinada animacin. Esta se utiliza para destacar el objeto con un movimiento llamativo. Efecto de atenuacin. Este efecto consiste en cambiar el color de la lnea a un tono ms atenuado. Se utiliza para guiar al auditorio con respecto a qu contenidos de la diapositiva ya han sido expuestos.

EL USO DE APLICACIONES DE SONIDO Y VIDEO

Cuando se prepara una presentacin electrnica, en ocasiones se hace necesario para ilustrar el tema, el uso de otros archivos que contienen vdeos, sonidos y msica. En Internet se pueden encontrar varios tipos de estas aplicaciones, que se descargan en forma gratis, de muy fcil instalacin y de un uso muy sencillo. Se recomiendan las siguientes: el programa Musicmatch para el tratamiento de archivos de sonido y el programa ArcSoft Impression Video para los archivos de vdeos. En Power Point hay varias formas de insertar los sonidos y se recomienda que la forma de hacerlo sea a travs de la incrustacin de archivos en formato wav ya que el sonido se reproduce sin mostrar todos los botones de la aplicacin utilizada. Archivos en formato mp3 s se pueden utilizar pero requieren un hipervnculo desde Power Point al archivo de msica y adems despliega en la pantalla toda la vista del reproductor. Por lo tanto, lo ideal es insertar la msica de manera que solamente se escuche y que no sea todo ese proceso del hipervnculo. Para ello, se puede modificar el archivo Mp3 y convertirlo en un archivo estndar en formato wav. En ocasiones ya tenemos el archivo en formato wav pero requerimos solo una parte de ste. En este caso se recomienda utilizar la aplicacin llamada Grabadora de sonidos que la encontramos en la parte de accesorios en la computadora. Cmo grabar los archivos de audio en formato Mp3 o Wav? 1. Insertar el disco de msica dentro de la Unidad D: 2. Abrir el programa Musicmatch. 3. Ingresar al men a la opcin de FILE, seleccionar OPEN Music: AUDIO CD (d:) Play. 4. Ingresar a la opcin FORMAT, seleccionar Recorder y luego seleccionar el formato MP3 o WAV. 5. Activar la opcin del recorder en el men View. 6. Marcar la pista o pistas que se desean grabar en el formato MP3. 7. Presionar el botn de GRABAR. Cmo convertir archivos de MP3 a WAV? 1. Tener guardados los archivos en una carpeta del disco duro con el formato de mp3. 2. Abrir el programa MUSICMATCH. 4

3. Ingresar al men a la opcin de OPTION, RECORDER y seleccionar FORMAT y luego, WAV. 4. Seleccionar en el men FILE, la opcin CONVERT FILES Seleccionar como carpeta SOURCE (fuente) la carpeta del disco duro donde se han guardado los archivos con el formato MP3. 5. Al lado derecho seleccionar la carpeta DESTINATION (destino), el lugar donde sern almacenados los nuevos archivos con el formato wav. 6. Seleccionar el archivo o archivos que sern convertidos al nuevo formato wav y presionar la opcin de START. 7. Abrir la carpeta My Music dentro de Mis documentos. Cmo recortar el sonido WAV? Cuando se desea tomar solamente una parte de un archivo wav para efectos de cortar el tiempo en la presentacin, o bien, porque solo hay el inters por mostrar una pequea parte de la cancin o sonido, entonces se realiza un recorte. Para recortar un sonido se utiliza la aplicacin denominada Grabadora de Sonidos, que se encuentra en la opcin programas, accesorios, entretenimiento y grabadora de sonidos. Esta aplicacin permite hacer recortes, utilizar mezcla de sonidos y agregar efectos. Pasos para recortar. 1. Abrir el programa. 2. Seleccionar la opcin Archivo, abrir y escoger el archivo que se quiere recortar. 3. Seleccionar el botn de play para hacer avanzar el sonido. 4. Seleccionar la opcin Edicin y escoger eliminar hasta o desde, segn se quiera hacer el recorte. 5. Seleccionar en el men Archivo y escoger Guardar como. Pasos para agregar un efecto. Si se desea agregar un efecto de velocidad, volumen o eco se abre en el men la opcin Efectos. Pasos para recortar un vdeo. 1. Abrir el programa Video Impression. 2. Seleccionar la opcin crear un nuevo video. 3. Seleccionar el video que se quiere recortar. Para ello, seleccionar la opcin Obtener de archivo. Ir a la carpeta y escoger el archivo. 4. Con la opcin de Play ver el vdeo fijarse qu parte es la que se quiere recortar. 5. Seleccionar la opcin Edicin y escoger Eliminar hasta o desde, segn se quiera hacer el recorte. 6. Seleccionar en el men Archivo y escoger Guardar como.