Caixa e Depsitos Bancrios

5.1. CONCEITOS Uma caracterstica

dos activos das empresas a sua liquidez ou seja, o perodo de tempo necessrio para que se convertam em dinheiro. Quanto maior for a susceptibilidade de converso, num pressuposto de continuidade, mais lquido o activo. Isto significa que a Caixa e os Depsitos ordem constituem os activos mais lquidos existentes numa empresa. Frequentemente, o conceito de Caixa engloba no apenas o numerrio mas tambm os prprios depsitos ordem e outros imediatamente disponveis. Outro conceito que importa aqui referir o de equivalentes de caixa, que compreendem os outros depsitos bancrios e os investimentos de curto prazo cuja converso em numerrio possa efectuar-se sem grandes riscos de alteraes de valor no prazo mximo de trs meses a contar da data da sua constituio ou aquisio. Neste contexto, interessa-nos apresentar o mbito dos conceitos de caixa e de depsitos bancrios definidos no PCG-NIRF. A conta Caixa inclui os meios de pagamento, tais como notas de banco e moedas metlicas de curso legal, cheques e vales postais nacionais ou estrangeiros Dentro dos depsitos bancrios merecem especial relevncia, pela magnitude dos fluxos envolvidos, os depsitos ordem, os quais respeitam aos meios de pagamento existentes em contas vista nas instituies de crdito, quer em moeda nacional, quer em qualquer outra moeda.

Os depsitos a prazo e os outros depsitos bancrios incluem as operaes que sejam como tal estabelecidas pela legislao bancaria. As contas de Caixa e Depsitos bancrios constam, No PGC-NIRF, da classe 1, como possvel estrutura como apresentada a seguir: 1.1 Caixa 1.2 Bancos 1.2.1 Depsito a Ordem 1.2.2 Depsito com pr-aviso 1.2.3 Deposito a prazo 1.3 Outros instrumentos financeiros Os depsitos bancrios cuja movimentao esteja acondicionada ou sujeita a restries, mais ou menos duradouras, no devem ser includos na classe de Disponibilidades imediatas e as aplicaes de tesouraria de curto prazo. As contas de Depsito ordem apresentam com alguma frequncia saldos credores. So os chamados descobertos bancrios (overdrafts), cuja existncia negociada com as prprias instituies de crdito, representando para estas uma modalidade de crdito concedido. De acordo com o PCG-NIRF, os saldo credores mantm-se nas respectivas contas de Depsito Ordem, ainda que no Balano sejam apresentados no Passivo adicionados aos restantes emprstimos bancrios existentes, e includos na rubrica de Dvidas a instituies de crdito. De um ponto de vista da Demonstrao dos fluxos de caixa, os descobertos bancrios constituem uma componente negativa do prprio Caixa, cujo conceito vimos mais alargado.

5.2. PRNCIPAIS ASPECTOS RELACIONADOS COM O CONTROLO INTERNO A implementao e manuteno de um adequado sistema de controlo interno constitui uma responsabilidade dos rgo de gesto das empresas. De uma forma sinttica poder-se- dizer que um sistema de controlo interno consiste, fundamentalmente, num plano de organizao destinado a cumprir, entre outros, com os seguintes objectivos:

Obter informao financeira atempada e fidedigna Proporcionar uma garantia razovel de que as transaces so autorizadas e executadas, de acordo com a delegao de competncias e segregao de funes existente dentro da organizao

Proporcionar o cumprimento de normas internamente estabelecidas e das diversas disposies legais

Permitir a realizao dos objectivos previamente definidos, utilizando a forma mais eficiente os recursos disponveis.

Proporcionar a salvaguarda dos activos da empresa Prevenir e detectar eventuais erros e fraudes Permitir a responsabilizao dos diversos intervenientes no processo de organizao e gesto da empresa.

Os sistemas de controlo interno divergem, naturalmente, de empresa para empresa e muito significativamente entre uma grande e uma pequena empresa. Empresas h em que a dimenso no permite uma adequada segregao de funes, nem a relao custo-benefcio justifica a implementao dos sistemas considerados adequados. Alguns procedimentos e medidas de controlo interno considerados essenciais na rea de Caixa e Depsitos bancrios, susceptveis de aplicao em qualquer organizao so apresentados abaixo. 5.2.1. Procedimentos gerais

Devem ser claramente definidos os limites de competncia no que respeita autorizao de despesas

Sempre que possvel deve procurar-se a existncia de uma adequada segregao de funes. As funes de autorizao, salvaguarda dos activos, contabilizao e controlo devem estar afectas a diferentes pessoas,

Todos os documentos internos e externos, devem ser pr-numerados tipograficamente ou numerados atravs de sistemas informticos

Devem ser preparados oramentos ou previses de tesouraria, a fim de que os resultados financeiros da empresa possam ser maximizados. A funo financeira pode contribuir de forma relevante para a formulao do resultado do exerccio, aplicando da forma mais rentvel eventuais excessos de tesouraria e procurando as melhores fontes de financiamento quando a elas a empresa tenha que recorrer

5.2.2. Procedimentos relacionados com pagamentos O movimento de caixa deve ser eduzido ao indispensvel, devendo a empresa dar prevalncia ao movimento por Bancos (cheques, transferncias bancarias, ordens de pagamento, etc.). Os pagamentos a dinheiro devem resumir a pequenas despesas. O caixa deve funcionar em sistema de fundos fixo, devendo a respectiva quantia ser definida em funo do volume habitual de pequenas despesa e do perodo considerado razovel para sua reposio. Devem ser criados tantos fundos fixos quanto os necessrios. O fundo fixo dever ser obrigatoriamente reposto no ltimo dia til de cada ms a fim de que as despesas sejam contabilizadas como gastos do perodo a que respeitam e o IVA dedutvel possa ser considerado na declarao do respectivo perodo. A reposio do fundo deve ser efectuada por meio de cheque, emitido ordem do responsvel pelo fundo, e contra a entrega dos respectivos documentos de despesa; Os documentos de despesa devem ser invalidados atravs de uma carimbo PAGO e anexado ao

mapa do fundo fixo. No devem ser permitidos vales de caixa, a no ser durante perodos de curta durao e relacionados com a entrega antecipada do dinheiro necessrio realizao de pequenas despesas. O pagamento por meio de cheque deve obedecer aos seguintes princpios: Cheques nominativos, com a meno no ordem Cheques cruzados Assinatura dos cheques na presena dos documentos a pagar, invalidando-os atravs de um carimbo de PAGO, com a indicao do meio de pagamento utilizados Em algumas circunstancias, o cruzamento de cheque pode mostrar-se impraticvel. o caso da reposio dos fundos fixos de caixa, do pagamento a alguns trabalhadores, etc.. No devem ser assinados cheques em branco. Para evitar esta situao e no prejudicar o normal funcionamento da empresa devem existir diversas pessoas com poderes para movimentar as contas de Depsitos ordem, de acordo com combinaes definidas pelo rgo de gesto. Os cheques devem ser assinados por duas pessoas. 5.2.3. Procedimentos relacionados com recebimentos Todos os valores recebidos devem ser dirios e integralmente depositados, sendo o movimento registados directamente no Dirio de Bancos. Ao talo de deposito devero ser anexadas cpias dos recibos emitidos Todos os cheques recebidos pelo correio devem ser imediatamente cruzados, caso tal procedimento no tenha sido considerado pela entidade emitente. No caso de existirem cobradores deve a empresa dispor de uma mapa de controlo de cobranas, no qual so inseridos os recibos entregues para cobrana. Devem ser prestadas contas diariamente e entregues os recibos que por qualquer circunstncia no foram cobrados Os cheques pr-datados devem ser objecto de controlo adequado, podendo ser equacionada a

possibilidade da gesto dos mesmos ser efectuada com o recurso s prprias Instituies de credito. Os recibos devem ser emitidos em triplicado, sendo: Original, para enviar ao cliente Duplicado, para arquivo por ordem numrica Triplicado, para anexar ao talo de depsito Existindo vendas a dinheiro indispensvel que o documento de suporte (valido para efeitos de transporte) seja emitido como mais uma via destinando-se o original e o duplicado ao cliente A empresa deve dispor de um mapa de controlo dirio das diferentes contas bancarias, evidenciando o saldo disponvel em cada Banco 5.2.4. Conciliao Bancrias Mensalmente, devem ser efectuadas conciliaes bancarias de todas as contas de Deposito ordem por algum que no tenha sua responsabilidade a contabilizao das operaes ou salvaguarda dos activos As conciliaes bancrias devem obedecer a uma apresentao formalizada e ser revista por algum com competncia para tal. O modelo preconizado, consiste em partir do saldo do Banco e chegar ao da empresa, ou vice-versa,, justificando todos os itens de conciliao (diferenas) existentes. Para os cheques pendentes, normalmente em grande nmero, aconselhvel a elaborao de uma lista auxiliar, como a que se indica na tabela abaixo.

EMPRESA ALFA

CONCILIAO BANCRIA em ././.

BANCO Data movimento

CONTA N. DataValor Quantias Parciais Totais Data de movimentos posteriores

Descrio

Saldo pelo Banco Operaes apenas

movimentadas pela Empresa A crdito: Cheques pendentes Despesas bancrias

A debito Depsitos em transito Descontos de letras Mobilizao de depsitos a prazo Juros credores

Operaes

apenas

movimentadas pelo Banco A credito: Juros credores Transferncias de terceiros

Desconto de letras

A dbito: Devoluo de letras Juros Comisses Ordens de transferncia

Saldo pela Empresa Conciliao preparada em .// Por .. Revista em //. Por .

EMPRESA ALFA

CONCILIAO BANCRIA em ././.

BANCO

CONTA N.

Relao de cheques pendentes

Data de emisso

Cheque n.

Quantia

Beneficirio

Data de desconto

5.3. CRITERIOS DE VALOMETRIA As disponibilidades em moeda estrangeira so convertidas em meticais com base no cmbio em vigor data da sua obteno e, caso existam data de referncia do balano, so objecto de actualizao tendo em conta o cmbio em vigo nessa data As diferenas de cmbio positivas so reconhecidas como ganho financeiro conta rendimentos e ganhos diferenas de cmbio favorveis e as negativas como perdas financeiras conta gastos e perdas financeiras diferenas desfavorveis

Embora tratando-se de diferenas de cmbio potencias ou seja, no realizadas, a empresa s no as realizou por mera opo de gesto, o que significa no cas de diferenas favorveis, no existir qualquer oposio ao principio contabilsticos, nomeadamente, o da prudncia.

5.4. CAIXA

5.4.1. mbito Conforme j referimos atrs, o Plano geral de contabilidade considera como devendo fazer parte da conta Caixa os meios lquidos de pagamento, tais como notas banco e moedas metlicas de curso legal, cheques e vales postais nacionais ou estrangeiros. Esta definio conduz de imediato, a que no sejam consideradas como fazendo parte do saldo desta conta: selos de correio ttulos representativos de pr pagamentos (combustvel, refeio, etc.) vales de caixa cheques pr datados cheques devolvidos pelo Banco etc.. os quais devem ser considerados, conforme os casos como custos diferidos (pr-pagamentos) ou como dividas a receber. A conta Caixa deve ter, de um ponto de vista contabilstico, o desenvolvimento que se considerar adequado em cada empresa. O manuseamento e a quantidade de dinheiro existente na prpria empresa deve se reduzir ao mnimo, sendo desejvel a existncia de fundos fixos de caixa para pagamento das pequenas despesas e que se d prevalncia ao movimento por bancos. Nestas circunstncias, a conta Caixa pode apresentar um desenvolvimento do seguinte tipo: 1.1. Caixa 1.1.1. Caixa principal 1.1.2. Caixa Agncia de Matola . 1.1.8. Fundos fixos atribudos 1.1.9. Transferncias de caixa A subconta 1.1.9. - Caixa -Transferncias de caixa constituiu uma conta transitria utilizvel sempre que se verifiquem transferncias de fundos que envolvam duas Caixas, permitindo a urna registar a sada e a outra a entrada, de forma independente e sem o risco de

duplica ao de movimentos.

5.4.2. Contabilizao 5.4.2.1. Aspectos gerais A movimentao da conta Caixa no oferece, por si s, dificuldades de maior. Em qualquer circunstncia, debitada pelos recebimentos e creditada pelos pagamentos. Devendo os pagamentos em numerrio estar limitados a despesas de pequeno montante, a contrapartida de Caixa na maioria dos casos encontrada numa subconta de Fornecimentos e servios externos, e eventualmente de IVA dedutvel. Deve, no entanto, chamar-se a ateno para o facto de que nem todas as despesas e pagamentos efectuados correspondem a gastos do exerccio. O conceito de gasto est associado ao uso, utilizao, contrapartida de um benefcio obtido, o que por vezes apenas se verifica no perodo subsequente aquele em que se verificou o exfluxo de dinheiro. Estamos, naturalmente, a referirmo-nos a conta Acrscimos e diferimentos - Custos diferidos. As entradas em Caixa tem frequentemente origem em: levantamentos dos bancos; vendas a dinheiro; recebimentos de clientes. Tal como foi referido no ponto 5.2 o desejvel que todo o dinheiro recebido (de vendas a dinheiro e de clientes) seja integralmente depositado e registado directamente na conta de Depsitos a ordem. Este aspecto constitui, alis. uma' condio bsica subjacente a utilizao dos fundos fixos de caixa. Importa, contudo, apresentar neste capitulo alguns aspectos particulares .

5.4.2.2. Fundo fixo de caixa

A) Constituio Admita-se que o rgo de gesto da empresa Alfa deliberou que a Seco de pessoal fosse dotada com um fundo fixo de 10.000. com vista ao pagamento pequenas despesas relacionadas com o pessoal tendo sido, para o efeito, emitido

cheque naquela importncia sobre o Banco Lusitano e a ordem da pessoa responsvel por tal fundo. O lanamento a efectuar ser o seguinte: 1.1 Caixa 1.1.8 Fundos fixos atribudos 1.1.8. Seco de pessoal 1 1.2 1.2.1 Bancos Depsitos a ordem

10.000,00

10.000,00

B) Reposio Admita-se agora que na data estipulada para a reposio (ultimo dia ltimo dia til do ms, por exemplo), a Seco de Pessoal apresentou justificativos de despesas pagas no valor de 7.500,00, cuja repartio por naturezas a seguinte: Ttulos de transporte - Passes de cobradores Deslocaes em viaturas prprias Impressos diversos Refeies em servio Multas por entrega de impressos fora de prazo Seguro de acidentes pessoal do pessoal da limpeza vlido para o perodo de 1-7-x0 a 30-6-x1 7.500 2100 800 1000 1600 1600 1400

Contra a entrega dos documentos o responsvel pelo fundo recebe a quantia de 7.500, normalmente em cheque, repondo as disponibilidades na quantia inicial, ou seja, 10.000. O procedimento descrito permite duas formas possveis de contabilizao: Considerar a reposio como u m movimento de Bancos no sendo a conta do fundo fixo objecto de qualquer movimentao. Considerar na reposio do fundo fixo a sada de Caixa pelos pagamentos efectuados e uma entrada e m Caixa p e l a quantia recebida contra a entrega dos documentos. Tendo em conta a primeira hiptese, os lanamentos a efectuar so os seguintes: 4.9 4.9.4 4.9.4. x 6.3 6.3.2 6.3.2. 1.6 6.3.2. 3.4 6.3.2. 2.3 6.3.2. 2.8 Acrscimos e diferimentos Gastos diferidos Seguros

700,00

Fornecimento e servios de terceiros Fornecimentos e servios Material de escritrio Seguros Transporte de pessoal Deslocaes e estadais

1.000,00 700,00 2.100,00 2.400,00

6.8 6.8.9. 6 6.8.9. 6.x 1.2 1.2.1

Outros gastos e perdas operacionais Multas e penalidades Multas fiscais 600,00

Bancos Depsito ordem

7.500,00

NOTA 1:Sendo o seguro paga adiantadamente, a parte correspondente ao exerccio de 20X1 deve ser deferida (1.400,00 x 6/12= 700,00).

Na segunda hiptese considerada, ainda que no recomendada, o primeiro lanamento a efectuar apenas difere do apresentado relativamente ao crdito, em que ser movimentada a contado prprio fundo - 11.8.1 Caixa - Fundos fixos atribudos - Seco de pessoal. O segundo lanamento ser igual ao efectuado aquando da constituio do fundo mas pela quantia de 7.500,00.

5.4.2.3. Transferncias de caixa Admita-se a transferncia de 250 da Caixa principal para a Caixa da Delegao da Matola. Pretendendo-se que em cada Caixa seja efectuado o movimento correspondente, os lanamentos a efectuar so os seguintes: 1. Relativamente a Caixa principal 1.1 1.1.9 1.1 1.1.1 Caixa Transferncias de Caixa Caixa Caixa Principal

250,00 250,00

2. Relativamente a Caixa da Delegao da Matola 1.1 1.1.2 1.1 1.1.9 Caixa Caixa Delegao da Matola Caixa Transferncias de Caixa

250,00 250,00

5.4.2.4. Meios de pagamento expressos em moeda estrangeiram

Em 31 de Dezembro de 20X0 a empresa Alfa possua em Caixa a seguinte moeda estrangeira: Divisa USD ZAR EUR 1.470 4.025 2.725 Valor original em MZN 43,864.80 11,551.75 108,536.75

As cotaes cambiais, segundo o Banco com o qual a empresa normalmente opera, eram naquela data, as seguintes (valores em euros): Compra 30.08 2.90 38.89 Venda 29.98 2.89 38.57

USD ZAR EUR

A actualizao cambial da moeda estrangeira existente produz os seguintes efeitos, em termos do valor das disponibilidades e dos resultados da empresa: Moeda Estrangeira Divisa USD ZAR EUR Quantidade 1.470 4.025 2.725 Valor inicial em MZN 43,864.80 11,551.75 108,536.75 163,953.30 Cmbio em 31/12/X0 30.08 2.90 40.21 Valor Diferenas de cmbio actualizado Favorveis Desfavorveis em MZN 44,217.60 352.80 11,672.50 120.75 105,975.25 2,561.50 161,865.35 473.55 2,561.50

Os lanamentos a efectuar so os seguintes: 1.1 Caixa 1.1.1 Caixa Principal 7.8 7.8.4 Rendimentos e ganhos financeiros Diferenas de cmbios favorveis

473,55 473,55

6.9 Gastos e perdas financeiras 6.9.4 Diferenas de cmbios desfavorveis 1.1 1.1.1 Caixa Caixa Principal

2.561,50 2.561,50

5.4.2.5 Regularizao de valores no representativos de meios de pagamento Quando as empresas no adoptam o sistema de fundo fixo, frequente a inclus o no saldo de caixa de valores no representativos de disponibilidades os quais devem ser regularizados.

Exemp1o: Suponha que foi contratado como responsvel pela rea administrativa e financeira da Empresa Alfa. Durante o perodo de conhecimento do sistema organizativo da empresa, foi confrontado coro as seguintes situaes relativamente a canta Caixa: Nunca funcionou em sistema de fundo fixo. O saldo normalmente elevado. A decomposio do saldo que lhe foi apresentada a seguinte: 1. Notas e moedas nacionais 2. Moeda estrangeira adquirida, no dia anterior, a pedido de um gerente (USD 1.500) 3. Vales de empregados a descontar no subsdio de frias no subsdio de Natal 4. Cheque devolvido pelo banco por falta de proviso, aguardando acordo com o cliente Beta para pagamento a prestaes 5. Cheques pr-datados recebidos do cliente Gama, com vencimentos mensais de Maro de 20Xl a Setembro 20X1 6. Pagamentos efectuados de coma do scio gerente A. Pereira a aguardar pagamento do mesmo 7. Senhas de combustvel 8. Senhas de refeies 9. Notas justificativa referente a uma diferena de caixa muito antiga (anterior ao actual tesoureiro) rubricada por um gerente 10. Cheques para depsitos no Banco Lusitano recebidos h dois dias Total resultante da contagem fisica 32.000 120.000 20.000

100.000

7.000

10.000 18.000 22.000

1.000 800 475.000

A folba de caixa evidencia um saldo de 4 755, tendo a diferena sido jus tificada pelo Tesoureiro como resultante de qualquer erro verificado em algum pagamento que tenha feto. Face a esta situac;;ao, que lanc;;amentos e procedimentos se deveriam propor de forma a que o saldo de Caixa reflectisse. exclusivamente, meios lquidos de pagamento e pudesse cumprir, quanto aos recebimentos, as regras a que deve obedecer um adequado sistema de controlo interno?

Catxa e Depsitos Bancnos

Resolu ao Outros devedores e credores 25.5 Pessoat Adiantamento ao pessoal 200 25.5.9 Outras opera ocs Cai a Caixa principal ll. t 21 21.1 Clientes Clientes. c/corrente 1000 13eta 11 11.1 Clientes 21 C1icnles. e/cheques pr-datados 2l.X 700 Gama 11 11.1 25 SCIOS Ca1xa Catxa princ1pal 27.2.X 20 Catxa Caixa princtpal 11 Caixa 1 1.1 princ1pal Acrscimol- e 27 d1ferimentos Custos diferidos 27.2 (Nota 1) 27.2.X Combustveis (Senhas) 180 27.2.X Ttulos de refel\!30 220 Selos de corrcio Catxa A. Pere1ra lOO Restantes scios

26 26.2 26.2.4 11

11 11.1

Caixa Caixa principnl Cuslos e pcrdas extraordinrios 200

69 Correc:oes de cxerciciOS antenores 10 69.7 ll 11.1 26 26.2 26.2.9 700 Caixa 11 l 1.1 Caixa pnncipal Outros devedores e credores Pessoal Outras operar,:oes com o pcssoal Caixa Caixa principal 1000

100

420

10

Comabaladade Financeara Rela tivamente aos recebimentos deveriam ser dadas mstru oes para o depsito imediato dos 800. fazendo o seguinte lan amento: 12 12.1 Dep itos a ordcm Banco Lusatano Caaxa e aha prmcipal

800

11 11.1

ROO

NOTA 1 :Os valorer'l!gJ!>tado:.como custos difcndosserna U'allsf-.:ridos para as res:x.>cLiva, comas de gastos cla:.se 6- mc:dida em que forem sendo consumados ou utilizados. Ahl!llla tivamente.po<kriam os mesmos ser um:diatamentt: cootabihzados como gastos.sendo est..s comgidos no final do periodo conmbalistaco combase oo mv.:ntrio a efectuar para o etcito.ConsJderamos a primesra hapotese pn:femel segunda ca:;o os valores e:.tcjam sujeato:; a um conrrolo efectivo.

5.5. DEPSITOS BANCRIOS

5.5.1. mbito e classifica ao Os depsitos bancarios abrangem. sobretudo. os depsi tos a ordem e a prazo. podendo ser classlf'icados segundo diferen tes perspectivas. nomeada mente: Quanto ao domiciliO do titular

Depsito:. de residentes Depsitos de nao restdentes Quanto a moeda em que sao expressos Depsitos em moeda nacional Depsitos em moeda estrangeira Quanto ao grau de cxigibtltdade dos depS i tos Depsnos ordem Depsitos com pre-avtso Deposites a prazo Depsitos a prazo nao mobihz'eis antec1padamente Depsitos constituidos em regime especial

(15) C1asStfiaphcl)vel nas msltiUIS bancrlas

-- .

..:::,33 0 -