ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR Son derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de prstamos

o cualquier otro concepto anlogo. (Incluye documentos por cobrar). Representan el crdito que concede la empresa a sus clientes, sin ms garantas que la promesa de pago en un plazo determinado. ADMINISTRACIN DE LAS CUENTAS POR COBRAR Forma parte de la administracin financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo ptimo de variables tales como polticas de crdito comercial concedido a clientes y estrategia de cobros. Generalmente en la empresa la inversin en cuentas por cobrar representa una inversin muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que se transformarn en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo. OBJETIVO Es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crdito como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes. Est relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. Cuando no existe competencia, generalmente la inversin en cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa. Es utilizado como herramienta de mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades, para proteger su posicin en el mercado.

COMO SE MIDE Una de las medidas para conocer la inversin que se tiene en cuentas por cobrar es la relacin de la inversin al capital neto de trabajo y se obtienen a travs de la siguiente razn: CUENTAS POR COBRAR A CAPITAL NETO DE TRABAJO: el resultado representa la dependencia que el capital de trabajo tiene en la inversin de cuentas por cobrar. CUENTAS POR COBRAR NETA / CAPITAL NETO DE TRABAJO Otra de las medidas para conocer la relevancia de la inversin en cuentas por cobrar es la proporcin que guarda dentro del activo circulante, a travs de la siguiente razn: CUENTAS POR COBRAR A ACTIVO CIRCULANTE: El resultado representa la importancia que la inversin en cuentas por cobrar tiene en el total de la inversin del activo circulante. CUENTAS POR COBRAR NETAS /ACTIVO CIRCULANTE NIVEL DE INVERSIN La inversin de las cuentas por cobrar se determina por el volumen de las ventas a crdito y por el plazo promedio en das que transcurre entre la fecha de venta y la fecha de cobranza. Para medir la inversin en cuentas por cobrar se efectan pruebas de liquidez. Cmo medirlo? Se calcula generalmente la relacin que existe entre las cuentas por cobrar y las ventas, como sigue: Se calcula generalmente la relacin que existe entre las cuentas por cobrar y las ventas, como sigue: cuentas por cobrar a ventas CUENTAS POR COBRAR NETA / VENTAS NETAS A CRDITO

El resultado representa el porciento de las ventas anuales que estn pendientes de ser liquidadas por los clientes. (1) Cuando las cuentas por cobrar incluyen el (IVA), ste se debe deducir para que sean comparables con las ventas. OTRO INDICADOR DEL NIVEL DE INVERSIN El promedio de cobranzas se obtiene tomando como base el resultado de la razn cuentas por cobrar a ventas multiplicado por los das del ao (365) para obtener los das de crdito, o por 12 para obtener los meses. (Plazo promedio de cuentas por cobrar). CUENTAS POR COBRAR 0.357 CUENTAS POR COBRAR 0.357 X DAS EN EL AO = 365 X DAS EN EL AO = 12 = DAS DE CARTERA 130 = MES DE CARTERA 4.3

Esta medida es vlida en empresas cuyo ciclo financiero no implica variaciones importantes en sus ventas mensuales promedio. Determinacin del Nivel de das Cuentas por Cobrar: Para determinar un nivel en cantidad de cuentas por cobrar es necesario conocer las polticas que la empresa tenga en cuenta al otorgamiento de crditos muchas acostumbran a ofrecer descuentos por pronto pago, pero es conveniente comparar el monto de dicho descuento con el costo de administracin de la inversin en clientes para precisar cual de las alternativas es la ms conveniente. Una vez que los directores de finanzas conocen los costos y los beneficios. Se van a tomar las tres polticas de cuentas por cobrar ms comunes; es decir, venta al contado, neto a 30 y 2/10, neto a 30. Polticas de Crdito: El nivel de las cuentas por cobrar de una empresa est determinado por el volumen de sus ventas y por el periodo promedio entre el momento en el que se hace una venta y el momento en que se cobra el efectivo correspondiente a dicha venta, o el periodo promedio de cobranza. El periodo promedio de cobranza, a la vez, depende en parte de las condiciones econmicas y en parte de un conjunto de factores que son controlables por la empresa. Control de Otorgamiento de Crdito: Considerando que la inversin en cuentas por cobrar se hace en trminos de riesgo, en el proceso de concesin de crditos existen cuatro pasos bsicos. Desarrollo de una idea sobre la calidad del crdito. Investigacin del solicitante del crdito. Anlisis del valor del crdito del solicitante. Aceptacin o rechazo de solicitud de crditos.

Anlisis de la Situacin Crediticia: Los criterios para analizar el riesgo crediticio han sido variables a travs del tiempo. A principios de 1930 la herramienta clave del anlisis fue el balance. A principios de 1952, se cambi al anlisis de los estados de resultados, o sea, lo que ms importaba eran las utilidades de la empresa. Desde 1952 hasta nuestros tiempos, el criterio utilizado se ha basado en el flujo de caja, esto es, se otorga un crdito si un cliente genera suficiente caja para pagarlo, ya que los crditos no se pagan con utilidad, ni con inventarios ni menos con buenas intenciones, se pagan con caja. Polticas De Cobro: Las polticas de cobro de la empresa son los procedimientos que sta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento. La efectividad de las polticas de cobro de la empresa se puede evaluar parcialmente examinando el nivel de estimacin de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las polticas de cobro sino tambin de la poltica de crditos en la cual se basa su aprobacin.

ADMINISTRACIN DE LAS INVERSIONES TEMPORALES Es la colocacin de recursos ociosos de la empresa en instrumentos financieros con vencimientos inferior a un ao para buscar una rentabilidad a esos recursos que de otra manera no produciran nada. Cuyo objetivo es que el capital financiero se incremente. Se logra con inversiones temporales a largo y corto plazo, para asegurar el futuro de la empresa. Generalmente las inversiones temporales consisten en documentos a corto plazo (certificados de depsito, bonos tesorera y documentos negociables), valores negociables de deuda (bonos del gobierno y de compaas) y valores negociables de capital (acciones preferentes y comunes), adquiridos con efectivo que no se necesita de inmediato para las operaciones. Estas inversiones se pueden mantener temporalmente, en vez de tener el efectivo, y se pueden convertir rpidamente en efectivo cuando las necesidades financieras del momento hagan deseable esa conversin. Las inversiones temporales deben ser: Negociables o realizables rpidamente. Destinadas a convertirse en efectivo cuando se necesite, en el trmino de un ao o de un ciclo de operaciones, el que sea ms largo. El que sea negociable rpidamente quiere decir que el valor se puede vender con facilidad. Por ejemplo, si unas acciones se mantienen muy restringidas (no se negocian pblicamente) es posible que no tengan mercado o que lo tengan muy limitado y en tal caso puede ser ms apropiado clasificar los valores como inversiones a largo plazo. Intentar convertirlos es un principio muy difcil en la prctica. Por lo general, la intencin de convertirlos se justifica cuando el efectivo invertido se considera fondo de contingencia para usar cuando sea necesario o cuando se trata de una inversin hecha con efectivo temporalmente ocioso debido al ritmo del negocio. Cuando se clasifican las inversiones la intencin de la gerencia se debe apoyar con las evidencias pertinentes, como la historia de las actividades de inversin de la compaa, acontecimientos posteriores a la fecha del estado de situacin financiera, as como la naturaleza y el propsito de la inversin.

Provienen de recursos excedentes de bancos o caja, y que no forman parte primordial para cumplir con el giro de la empresa. Se aplican e documentos a corto plazo menores a un ao, se pueden convertir rpidamente en efectivo, instrumentos financieros lquidos. Ejemplo: acciones con cotizacin, plazo fijo con peso y moneda extranjera, ttulos de deuda y capital, contratos de futuro con mercado fluido. INVERSIONES TEMPORALES A CORTO PLAZO Deben ser negociables o realizables rpidamente, destinadas a convertirse en efectivo cuando se necesite, en el trmino de un ao o de un ciclo de operacin, el que sea ms largo

acciones, coticen o no en bolsa participacin de capital en otras empresas obligaciones y otros ttulos de renta fija emitidos por otros entes prstamos y crditos no comerciales que la empresa concede imposiciones a plazo en entidades de deposito fianzas y depsitos constituidos

Parmetros de inversin Rendimiento: es el ndice de dinero ganado o perdido de una inversin respecto al monto de dinero invertido. riesgo: i. de riesgo bajo, riesgo moderado, riesgo alto. Negociabilidad:

Liquidez: cantidad de dinero disponible en caja o banco para adquirir o comprar cosas. Principales problemas de las inversiones No llevar un registro de cada valor No poner los valores o las inversiones a nombre de la compaa Fallas en cuanto a la responsabilidad

Posibles soluciones Llevar un registro en cada valor o inversin que tiene la empresa Verificar que las inversiones han sido transferidas a nombre de la empresa. La aprobacin de las inversiones debe realizarlas un funcionario responsable

Ejemplo: La CIA S.A al final del mes de enero, dispone de un excedente de efectivo por valor de $6.900.000 y decides comprar 3.000 cedulas hipotecarias (ttulos emitidos por entidades financieras que pagan un inters fijo y que tienen como garanta la totalidad de los crditos hipotecarios concedidos por la entidad que los emite, garantizados con hipoteca sobre un inmueble del emisor). de $2.300 cada una, las cuales tiene un rendimiento del 24% por trimestre vencido. REGISTRO DE LA INVERSIN 122010 Inversin Temporal 111005 Banco 6.900.000 6.900.000

Al final del mes de abril se recibe los rendimientos del primer trimestre

REGISTRO DE RENDIMIENTO 110505 caja 421005 ingresos no operacionales - intereses 414.000 414.000

Suponiendo que el 1 de diciembre, la empresa decide vender 1.300 cedulas a $2.500 cada una al contado: 1.300 * 2.500 1.300 * 2.300 1.300 * 2.500 Utilidad 3.250.000 2.990.000 3.250.000 260.000

REGISTRO DE VENTA 110505 caja 3.250.000 122010 Inversin Temporal 421005 ingresos no operacionales utilidad en venta de inversin

2.990.000 260.000

Las inversiones temporales resultan ser una forma de financiamiento importante para una entidad, ya que representa una oportunidad de crecimiento, a travs de una ptima coordinacin financiera mediante planes seguros de inversin, y el correcto control de las mismas, multiplicando el fondo invertido y as el mayor beneficio para la empresa. Las inversiones temporales benefician a la empresa a corto y a largo plazo, crece el capital de trabajo, hay circulacin de dinero. Las inversiones temporales se valuarn a la fecha de los estados financieros como sigue: Las inversiones en valores negociables a su valor neto de realizacin. Las inversiones en otros instrumentos, a su costo de adquisicin mas el rendimiento devengado, o en su valor neto estimado de realizacin, el menor. Los rendimientos sobre inversiones temporales se reconocen en los resultados conforme se devenguen. Para efectos del clculo del resultado por posicin monetaria, el efectivo y las inversiones temporales se considerarn partidas monetarias. ADMINISTRACIN DEL INVENTARIO Los inventarios mas comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados. La administracin de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera. Tambin depende del tipo de proceso que se use: produccin continua, rdenes especficas y montajes o ensambles. En procesos de produccin continua las materias primas se adquieren con anticipacin y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario. En procesos de rdenes especficas la materia prima se adquiere despus de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prcticamente se entrega inmediatamente despus de terminado. En mtodo de produccin por proceso de montaje requiere, en general, ms inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por rdenes. Sin embargo la administracin del inventario, en general, se centra en 4 aspectos bsicos: Cuntas unidades deberan ordenarse (o producirse) en un momento dado?, En qu momento debera ordenarse (o producirse) el inventario?, Que artculos del inventario merecen una atencin especial?, Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artculos del inventarios? COSTOS DEL INVENTARIO La meta de la administracin de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se requieren para mantener las operaciones al ms bajo costo posible.

Costos totales del inventario 1. Costos de mantenimiento: Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciacin (mermas y desusos). Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por ao por el mantenimiento. Para su clculo debemos tomar en cuenta lo siguiente: Inventario promedio (A) = unidades por orden / 2 = (S/N)/2 S = unidades que se van a comprar todo el ao N = el nmero de compras que se hacen P = precio de compra C = costo porcentual por ao por el mantenimiento del inventario. Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento (costo de capital * inversin promedio en el inventario), almacenamientos, seguros, mermas. Estos se suman y se dividen entre la inversin promedio del inventario (A*P) Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sera: CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A 2. Costos de ordenamiento: Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla (normalmente son costos fijos independientemente del tamao de la orden). Costo total de ordenar = CTO = F*N F = costo fijo por orden N = nmero de rdenes colocadas en el ao. N puede ser calculada. N = S / 2A Entonces, tambin se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera: Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A ) 3. Costos totales del inventario CTI = CTM + CTO = (C * P * A ) + F ( S / 2A ) y si A = Q / 2 Entonces CTI = C * P * ( Q / 2 ) + F * ( S / Q )