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Objetivo La caracterizacin de un proceso corresponde a la representacin en forma esquemtica y simple de un proceso, describiendo en forma general las actividades, entradas, salidas, indicadores de proceso, lista de la documentacin detalladas sobre cmo hacer las actividades, mtodo de seguimiento y control del proceso, recursos fsicos y humanos empleados con el proceso, relacin con las normas ISO9001, ISO14001 y OHSAS18001. Finalmente, la caracterizacin del proceso describe en forma breve la relacin con otros procesos y las consignas de seguridad industrial. Instrumento La caracterizacin de los procesos de la organizacin requiere el siguiente procedimiento: ACTIVIDAD DETALLE
Elabore el formato y defina claramente cada seccin del diagrama de caracterizacin del proceso. Busque un esquema sencillo de documentar y fcil de aplicar en la cultura y contexto de la empresa.
Haga un procedimiento que explique cmo se debe definir un proceso, como se debe documentar, aprobar, divulgar, auditar y modificar en el futuro.
Entregue el formato y procedimiento a todos las personas que deben llevar a cabo la caracterizacin de un proceso. Asegure responsables, fecha y claridad sobre los contenidos que deben ser entregados.
ACTIVIDAD
DETALLE
Reciba los resultados, edtelos para asegurar unidad de presentacin, hgalos aprobar y divlguelos. Nunca cambio el sentido de los documentos sin el consentimiento de los autores.
Mantenga el sistema funcionando, logrando que todo el personal reporte los cambios a los procesos y los mantenga al da. Los procesos descritos en los documentos deben corresponder a las actividades que se llevan a cabo en la realidad.
Audite los procesos y asegure la disciplina de trabajo. Al mismo tiempo busque las formas de lograr que el personal encuentre oportunidades de mejora como consecuencia de las auditoras.
Fomente que las personas mejoren los procesos y se hagan acciones preventivas, esta es la nica forma de poder llevar a cabo el cambio en los riesgos del personal y mitigar el impacto ambiental.
Cada caracterizacin debe tener como mnimo los requisitos de las normas ISO9001, ISO14001 y la OHSAS18001 a saber: REQUISITO Nombre DETALLE Permite relacionar el nombre del proceso. Se busca que sea escrito en forma igual al escrito en el diagrama de macro procesos.
Permite relacionar los procesos por una segunda Cdigo de identificacin llave de acceso y evita que dos nombres iguales sean confundidos. Permite saber la historia de los documentos del proceso cuantas veces y porqu han sido cambiados. Permite relacionar quienes son las personas que reciben copia del documento y asegura su control de distribucin manual o electrnico.(2) Define la razn de ser del proceso Describe los productos o servicios que se prestan con ese proceso. Define las entradas requeridas por el proceso a describir. Descripcin de los pasos del proceso que deben ser ejecutados para que las entradas se conviertan en las salidas. Es a nivel muy consolidado y sin detalles. Permite definir la autoridad, periodicidad y mtodo mediante el cual se hace seguimiento y control del proceso. Permite definir los recursos humanos que intervienen el proceso y su nivel de competencia. Permite definir los recursos fsicos que requiere el proceso.
Control de cambios
Control de distribucin
Actividades
Seguimiento y control
REQUISITO
DETALLE Permite definir en forma muy resumida las prcticas de medio ambiente y seguridad industrial que exige el proceso. Permite definir los indicadores mediante los cuales va a ser monitoreado el proceso.
Prcticas de HSE
Indicadores de proceso
Permite relacionar los requisitos de la normas con Relaciones de el proceso para poder a los inspectores equivalencia con las certificadores demostrar la conformidad del normas ISO y OHSAS sistema integral Descripcin de su Permite detallar otros procesos con los cuales el interrelacin con otros proceso descrito tiene relacin y los medios de proceso de la comunicacin. organizacin. ndice de la Documentacin (1) que Permite al lector indicar dnde puede consultar en detalla las actividades forma ms detallada la manera de hacer las cosas. descritas en el proceso. En algunas organizaciones existe poltica o directrices sobre un proceso, por ejemplo una Poltica de la alta maquinaria debe operar en condiciones normales direccin relacionada solamente al 70% de su capacidad para poder con el proceso. atender cambios de ltima hora, un proceso de servicio se reserva el derecho de admisin de los clientes, para solo mencionar dos.
Notas: (1) La documentacin puede estar constituida por procedimientos, instructivos de trabajo, normas internacionales, nacionales, sectoriales, propias de la organizacin, o protocolos de servicio. (2) Cuando los sistemas son manuales, la lista facilita el control del cambio al saber quin debe recibir una copia del documento modificado. Cuando el sistema es electrnico, permite a los usuarios tener acceso de lectura al documento y avisa por correo electrnico cuando hay cambios.
Logo de la organizacin
OHSAS18001: ISO9001: ISO14001: <<NOMBRE>> Fecha: OBJETIVO DEL ALCANCE DEL PROCESO PROCESO CORRELACIN CON OTROS PROCESOS PROCESO PROVEEDOR PROCESO CLIENTE
SALIDAS
DIAGRAMA
RECURSOS HUMANOS
FSICOS
TECNOLGICOS
MEDICIN Y VERIFICACIN DEL PROCESO INDICADOR DE PROCESO: CONDICIONES SEGURAS DOCUMENTOS RELACIONADOS CONTROL DE DOCUMENTOS VERSIN FECHA ELABORADO
REVISADO
APROBADO MODIFICACIONES
Para algunas organizaciones es necesario llevar a cabo proyectos con fechas definidas, objetivos y recursos. Para ello se requiere crear los denominados programas de las normas ISO14001 y la norma OHSAS18001. Se sugiere emplear el siguiente formato para llevar a cabo este trabajo:
Una empresa operadora encargada de realizar la administracin integral de yacimientos de petrleo llev a cabo la documentacin de sus caracterizaciones presentando la documentacin con los formatos descritos a continuacin. Lo primero que intent, fue hacer un esquema de procesos tan sencillo como fuera posible para facilitar a las personas la comprensin de sus actividades. Coordinadora HSEQ ISO9001:4.1 OHSAS18001:4.1 ISO14001:4.1 Versin: 1.02
OBJETIVO: Establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestin integral. PROVEEDOR: Todos los Procesos ENTRADAS Identificacin de aspectos legales Identificacin de peligros del proceso empleando el anlisis de la ISO31000 Informe de epidemiologa de la empresa Cambios legales Manejo de novedades Informe de Auditoras Plan de mejora del sistema de gestin integral
ACTIVIDADES Anlisis de cumplimiento legal Anlisis de peligros Anlisis de la calidad de los controles Estudio de la epidemiologa de la empresa para determinar los programas que debe continuar la entidad o los que debe abrir como nuevos. Actualizacin del programa de salud ocupacional de la organizacin. Actualizacin de la matriz de impacto ambiental significativo Actualizacin de documentos y registros Elaboracin de programa anual de auditora integral Seguimiento a las auditoras internas Seguimiento al cumplimiento de los programas de salud ocupacional, seguridad industrial y prevencin que la empresa considere necesarios. Investigacin de incidentes cuando se presenten incidentes de salud ocupacional o de medio ambiente
Actualizacin del plan de vulnerabilidad y realizar los simulacros del plan de emergencia Seguimiento acciones correctivas y preventivas Reporte de eficacia del sistema de gerencia integral para la direccin.
CLIENTE: Todos los Procesos SALIDAS Documentos y Registros controlados Matriz de peligros actualizada, Matriz de aspectos ambientales significativos actualizada Programa de salud ocupacional actualizado. Auditoras Realizadas Acciones correctivas y preventivas RECURSOS FSICOS Y TECNOLGICOS Oficina Internet Red interna de computadores Telfono Impresora
RECURSOS HUMANOS
Coordinador HSEQ
INDICADOR PROCESO Perfil HSEQ mensual en el cuadro de mando integral DOCUMENTOS RELACIONADOS PROCEDIMIENTOS
Procedimiento de identificacin y cumplimiento de aspectos legales Procedimiento para identificacin de riesgos y peligros Procedimiento de control de Documentos y Registros Procedimiento de comunicacin interna, externa y con partes interesadas Procedimiento de felicitaciones, quejas y reclamos Procedimiento de auditora interna Procedimiento de manejo del no conforme Procedimiento de acciones correctivas y preventivas Procedimiento de atencin de emergencias
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN HSEQ Procedimiento de investigacin de incidentes Procedimiento de control de documentos Procedimiento de control de registros
FORMATOS Listado maestro de Documentos y Registros Normograma Reporte de no conformidades Estado de las acciones correctivas y preventivas Programa de Auditoras Internas Notas de campo de auditoria Informe a la direccin de auditora. REVIS Y APROB Martin Snchez Cuellar Gerente General
TOMADO DE: HERNN JIMNEZ & ASOCIADOS Carrera12 #169 50 Interior 193 BOGOT-COLOMBIA hernan.jimenez.barrero@gmail.com