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INDICE
I. INTRODUCCION ............................................................................................................................................4 1.1 Qu es una base de datos ...........................................................................................................................4 1.2 Iniciar una sesin de Access........................................................................................................................4 1.3 La primera base de datos ............................................................................................................................4 1.4 Objetos de una base de datos .....................................................................................................................4 1.5 Creacin de una base de datos ...................................................................................................................5 1.6 Introduccin de datos...................................................................................................................................7
II. OBJETIVO DE UNA BASE DE DATOS ........................................................................................................8 2.1 Caso prctico ...............................................................................................................................................8 2.2 Ejercicio .......................................................................................................................................................8
III. RELACIONES...............................................................................................................................................11 3.1 Concepto......................................................................................................................................................11 3.2 Tipos ............................................................................................................................................................11 3.3 Prctica ........................................................................................................................................................12
IV. MANEJO DE DATOS, TABLAS Y REGISTROS .........................................................................................13 4.1 Indrucir datos ...............................................................................................................................................13 4.2 Aadir registros ............................................................................................................................................13 4.3 Modificar registros........................................................................................................................................13 4.4 Modificar el ancho de una columna..............................................................................................................13 4.5 Borrar un registro .........................................................................................................................................13 4.6 Bsqueda de datos ......................................................................................................................................14 4.7 Ordenamiento de datos................................................................................................................................14 4.8 Copiar una tabla...........................................................................................................................................14
V. CONSULTAS ................................................................................................................................................15 5.1 Concepto......................................................................................................................................................15 5.2 Tipos de consultas .......................................................................................................................................15 5.3 Ejemplo ........................................................................................................................................................15 5.4 Consultas con criterios.................................................................................................................................16 5.5 Expresiones .................................................................................................................................................17 5.6 Caracteres comodn.....................................................................................................................................17
VI. CAMPOS CALCULADOS ............................................................................................................................18 6.1 Concepto y ejemplo .....................................................................................................................................18 6.2 Creacin de una tabla nueva con campos de otras tablas...........................................................................18
VII. FORMULARIOS ..........................................................................................................................................19 7.1 Creacin de formularios utilizando el asistente ............................................................................................19 7.2 Creacin y personalizacin de formularios paso a paso ..............................................................................20 7.3 Control de clculo de campos en un formulario ...........................................................................................22
IX. COMPACTACION Y REPLICA DE UNA BASE DE DATOS .......................................................................25 9.1 Compactar una base de datos .....................................................................................................................25 9.2 Crear una rplica de la base de datos .........................................................................................................25
ANEXO I. EJERCICIO DE REPASO. CONTROL DE UNA CLNICA ...............................................................27 Consultas a la base de datos .............................................................................................................................29 Introducir un nuevo campo.................................................................................................................................30 Introduccin de dos campos nuevos..................................................................................................................30 Consulta de actualizacin de campos................................................................................................................30 Actualizacin del coste del tratamiento ..............................................................................................................30 Consulta de agrupacin .....................................................................................................................................31
ANEXO II. REPASO DE TABLAS, RELACIONES Y FORMULARIOS ...........................................................32 Utilizar listas desplegables.................................................................................................................................33
ANEXO III. ACCESS Y VISUAL BASIC ............................................................................................................34 Conceptos bsicos de Visual Basic en Access ..................................................................................................34 Cambio del foco del cursor ................................................................................................................................35 Proteccin de un campo ....................................................................................................................................35
ANEXO IV. INTRODUCCION AL LENGUAJE SQL..........................................................................................37 Contraseas en la base de datos.......................................................................................................................37 Acceso por usuarios a la base de datos ............................................................................................................38 Crear archivos MDE...........................................................................................................................................39 Access e Internet ...............................................................................................................................................39 Incluir Hipervnculos...........................................................................................................................................39 Importar y exportar en HTML .............................................................................................................................40
I. INTRODUCCION
1.1 Qu es una base de datos
Una base de datos es una coleccin de informacin ordenada que est relacionada entre s, la cual se encuentra estructurada como una tabla, es decir se conforma por filas y columnas donde las filas se conocen como registros y las columnas como campos. Una base de datos permite gestionar y organizar una serie de datos. Por ejemplo, podemos utilizar Access para llevar la gestin de fichas de los artculos de nuestro almacn, introduciendo, modificando, actualizando, sacando informes por impresora, etc. Adems, podemos realizar consultas tales como qu artculo se ha vendido ms este mes? qu clientes compran un determinado artculo? cul es la ganancia total del mes? etc. Access proporciona al usuario de un asistente para la creacin de sus bases de datos. El asistente es un programa que nos va guiando paso a paso a la hora de crear una tabla, un formulario, una consulta, etc.
Escogeremos la opcin Base de datos en blanco. Seguidamente aparecer la tpica ventana donde se nos pide el nombre de la base de datos que se crear.
Consultas: aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la informacin resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...) Formulario: elemento en forma de ficha que permite la gestin de los datos de una forma ms cmoda y visiblemente ms atractiva. Informe: permite preparar los registros de la base de datos de forma personalizada para imprimirlos. Macro: conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Mdulo: programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual basic
Una base de datos comienza con el diseo de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qu datos necesitamos. En nuestro ejemplo, necesitaremos: Matrcula Nombre, apellidos, direccin, etc, del alumno Actividad que realiza Cuota mensual Observaciones Evidentemente que esta base de datos es demasiado sencilla, pero nos servir para nuestro objetivo. Vamos a ver primero unos conceptos bsicos en el diseo de una BD . Campo: unidad bsica de una base de datos. Un campo puede ser, por ejemplo, el Nombre de una persona Registro: conjunto de campos. Un registro vendra a ser algo as como una ficha. Base de datos: conjunto de registros total.
Este sera el primer registro de una base de datos compuesto por 4 campos: (nombre, apellido1, telfono y provincia) El nmero total de registros podemos verlo en la parte inferior (1 de 9)
II. Escoge la opcin Vista diseo Ahora aparece la ventana principal del diseo de los campos de la BD. Desde aqu podemos definir qu tipo de campos aparecern en la BD. Observamos tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripcin. Para comenzar:
III. Escribe como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Intro, con la flecha de desplazamiento o con un simple Click del ratn. En la segunda columna aparece una lista desplegable. Puedes desplegarla y observar que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo que podemos crear. Por ejemplo, nuestro primer campo (Nombre) servir para introdudir el nombre de una persona, es decir, introduciremos simples caracteres como letras o nmeros. Por tanto, ser del tipo Texto. Si por ejemplo definimos un campo del tipo Numrico, nos aseguramos que posteriormente slo podremos introducir nmeros en dicho campo. Las caractersticas de cada campo son las siguientes: Texto: para introducir cadenas de caracteres hasta un mximo de 255 Memo: para introducir un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres Numrico: para introducir nmeros Fecha/Hora: para introducir datos en formato fecha u hora Moneda: para introducir datos en formato nmero y con el signo monetario Autonumrico: en este tipo de campo, Access numera automticamente el contenido S/No: campo lgico. Este tipo de campo es slo si queremos un contenido del tipo S/No, Verdadero/Falso, etc. Objeto OLE: para introducir una foto, grfico, hoja de clculo, sonido, etc. Hipervnculo: podemos definir un enlace a una pgina Web Asistente para bsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.
IV. Introduce los siguientes nombres de campos (observa el tipo de dato de cada uno)
Cuando introducimos un campo, en la parte inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de caractersticas. Ms adelante se ver cmo modificarlos. Ahora vamos a guardar la tabla. Antes de guardar la tabla vamos a ver qu es un campo clave. Un campo clave es un campo con una caracterstica especial (la clave) que hace que ese campo no se repita en ningun registro de la BD. Un campo clave incrementa adems la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios. Lgicamente, no podemos introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo.
V. Selecciona con un Click la fila del campo Nombre (el cuadradito gris a la izquierda del nombre) de forma que se seleccione toda la fila. Despus, pulsa un Click en el botn Clave principal situado en la barra de mens. Aparecer como aqu:
VI. Para guardar la tabla, se puede cerrar la ventana directamente o bien escoger la opcin Archivo - Guardar. Sea como sea, pedir un nombre para la tabla. Colcale como nombre: Alumnos y acepta.
I. Pulsa Click en el botn derecho Abrir Aparece una pantalla en forma de tablas de columnas (al estilo de Excel) donde podemos introducir los datos de los campos. Para desplazarnos, pulsaremos la tecla de tabulacin o un click en la siguiente casilla. Para el primer campo no hace falta escribir nada, ya que es autonumrico. Introduce algunos registros para probar. Para pasar de un registro a otro, simplemente pulsa Intro.
Para salir de la tabla, utiliza alguno de los dos mtodos anteriormente descritos (cierra la ventana o accede a Archivo - Guardar). Una vez guardada la tabla podemos modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botn Abrir para aadir ms registros o modificar los ya existentes.
2.2 Ejercicio
I. Crea una BD nueva desde la opcin Archivo - Nueva base de datos y colcale como nombre: ABETO Pulsa en el botn Nuevo y escoge la opcin Vista diseo A continuacin crea los siguientes campos:
Observa que hemos colocado como campo clave el campo Cdigo propiedad. De esta forma nos aseguramos que no repetimos dos veces un mismo cdigo. Cada propiedad tendr un nico cdigo que la identificar.
Fjate que a medida que vamos introduciendo nuevos campos, nos aparece en la parte inferior de la pantalla una ventana especial: Desde esta ventana podemos ampliar y mejorar las caractersticas de cada campo. Sus opciones son: Tamao del campo: define el tamao mximo de caracteres que podemos introducir. Hasta 255 Formato: dependiendo del tipo de campo, podemos escoger un formato. (P.Ejemplo monetario, fecha, etc....) Mscara de entrada: access coloca una serie de signos automticamente para facilitarnos la introduccin de los datos. P.Ejmplo, podemos introducir una fecha tecleando slo los nmeros del dia, mes y ao, y access nos colocar automticamente las barras de separacin. 12/abr/98 Ttulo: se utiliza para dar un ttulo al campo para posteriormente utilizarlo en formularios Valor predeterminado: si deseamos que por defecto este campo contenga un valor que se repite a menudo para no tener que teclearlo. Regla de validacin: podemos obligar al usuario a que introduzca los datos segn unos criterios. P.Ejemplo, podemos obligar a que se introduzcan datos numricos inferiores a una cantidad, etc.... Texto de validacin: cuando se incumplen las reglas de validacin al introducir los datos, aparece un texto explicativo. Desde aqu podemos definir qu texto aparecer. Requerido: si esta opcin est en S, el usuario est obligado a introducir datos. Permitir logitud cero: si esta opcin est en S, se permite la introduccin de cadenas de longitud cero. Indexado: los campos indexados permiten acelerar las bsquedas. Podemos hacer que un dato se repita o no en la tabla con las opciones permitir duplicado si o no.
III. A continuacin, coloca en S la opcin Requerido de los campos Nombre y Apellido IV. En el campo Alquiler mensual, cambia las propiedades siguientes: Formato: Moneda Regla de validacin: <150000 Texto de validacin: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000 V. Selecciona el campo Fecha de contrato y sita el cursor en la casilla Mscara de entrada. Debers pulsarlo. Access te dir si quieres guardar la tabla. Responde Aparecer un botn en la parte derecha: afirmativamente y colcale como nombre: Clientes. A continuacin te aparecer una ventana con ejemplos de mscaras. Escoge la opcin Fecha corta y pulsa en el botn Terminar. En la casilla aparecern unos smbolos correspondientes a la mscara.
VI. Haz exactamente lo mismo para el campo Fecha de expiracin VII. Cierra la ventana de Diseo de tabla. Guarda los cambios. VIII. Seguidamente crea una nueva tabla. La llamars PROPIEDADES y tendr las siguientes caractersticas:
CAMPO Cdigo propiedad Garaje Tipo de propiedad Superficie en m/2 Direccin Poblacin Provincia Cdigo Postal Habitaciones Aseos Extras
TIPO Texto S/No Texto Numrico Texto Texto Texto Texto Numrico Numrico Memo
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III. RELACIONES
Hemos preparado dos Tablas: una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control de las propiedades. Hemos definido en comn un campo: Cdigo de propiedad. Por qu?, Porque necesitamos un campo en comn para las dos tablas de forma que en la tabla PROPIEDADES podamos introducir las propiedades que sean, cada una con su cdigo nico que las identificar. Pero tambin necesitamos introducir datos en la tabla clientes de forma que le asignemos una propiedad a cada uno de ellos. Posteriormente podemos realizar consultas y crear formularios de las dos tablas, gracias a este campo en comn. De esta forma, podemos introducir datos en la tabla CLIENTES pero asegurndonos que existen en la tabla PROPIEDADES. As no habr lugar a equivocaciones. Lo que vamos a hacer es una relacin.
3.1 Concepto
Una relacin es una caracterstica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a travs de un campo en comn.
3.2 Tipos
Existen tres tipos de relaciones: Relacin de uno a uno: En este tipo de relacin, un registro de la tabla 1 slo puede estar enlazado con un nico registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relacin es la que menos se utiliza. Un ejemplo podra ser ste, en el que cada persona tiene un nico DNI:
Relacin de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 en cada pelcula pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias pelculas:
Relacin de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 slo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadore, pero cada jugador slo puede jugar en un equipo:
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3.3 Prctica
I. Con la base de datos de nuestro ejemplo abierta, pulsa en el botn Relaciones o bien accede desde Herramientas - Relaciones. Ha aparecido una nueva ventana con las dos tablas preparadas para crear la relacin. Arrastra el campo Cdigo de propiedad desde una tabla hasta otra: Aparece una nueva ventana donde podemos definir algunas caractersticas de la relacin. Observa en la parte inferior que Access nos coloca automticamente el tipo de relacin como de Uno a uno, pues los dos campos son campos clave, por lo que sus datos sern nicos. Otras opciones de esta ventana son: Exigir integridad referencial: Se utiliza para asegurarnos de que los datos se mantendrn correctamente relacionados cuando se establezca la relacin. Si esta casilla se activa, podemos escoger dos opciones ms: Actualizar o eliminar en cascada los campos relacionados hace que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas, ste tambin ser modificado en la tabla relacionada.
II. Deja activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, y seguidamente pulsa en el botn Crear. Aparecen unas lneas que reflejan la relacin entre ambas tablas.
III. Cierra la ventana contestando afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relacin. Ya estn a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello, simplemente tendremos que pulsar el botn Abrir y Access mostrar una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos. Mientras introduces un dato en un campo, Access muestra un lpiz en la parte izquierda de la fila. En la introduccin de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no nos dejar terminar el proceso. Cuando terminamos de introducir toda una fila, pulsaremos Intro para pasar a introducir el segundo registro. Si queremos cancelar la introduccin de datos en una fila, pulsaremos la tecla Escape.
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Es importante fijarse en el smbolo de la izquierda (el tringulo negro). Cuando estemos introduciendo un dato, el smbolo se convertir en un lpiz. Al finalizar la introduccin de los datos del registro en el ltimo campo, si pulsamos Intro, introduciramos un nuevo registro. Si estamos introduciendo un registro y queremos cancelar la introduccin de los datos, pulsaremos la tecl Escape y el lpiz desaparecer para volver a visualizar el tringulo negro.
Una vez seleccionada, podemos acceder al men Formato - Ancho de columna - Ajuste perfecto y Access ajustar el ancho automticamente al contenido de la columna.
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V. CONSULTAS
5.1 Concepto
En muchas ocasiones tendremos la necesidad de saber qu clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas propiedades del tipo chalet existen, quin paga ms de 100.000 pts de alquiler, o cualquier otra pregunta que se nos ocurra. Evidentemente, tenemos el listado completo en forma de tabla, pero segn el tipo de preguntas que queramos realizar a la BD nos puede llevar bastante tiempo localizar algn dato en concreto. Para ello estn las consultas. Las consultas son preguntas preparadas que podemos disear para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Si queremos hacer un informe de unos datos determinados, podemos hacerlo a partir de una consulta. Si queremos un listado por pantalla o por impresora, lo haremos de una consulta.
5.3 Ejemplo
Vamos a crear una sencilla consulta. Imaginemos que queremos saber algunos datos de los inquilinos que tienen alquilado un Apartamento. No queremos saber los datos de todos los campos: slo algunos.
II. Pulsa click en el botn Nuevo. Te aparecer una ventana donde podremos escoger el tipo de consulta a realizar. III. Escoge la opcin Vista Diseo y acepta Seguidamente aparece una pequea ventana para escoger la tabla o tablas sobre las que realizar la consulta. IV. Selecciona la tabla CLIENTES y pulsa en Agregar V. Haz lo mismo con la tabla PROPIEDADES VI. Pulsa el botn Cerrar Nos encontramos en la pantalla de Vista Diseo de la consulta. Desde esta pantalla podemos escoger qu campos queremos incluir en la consulta, as como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc). Supongamos que queremos realizar una consulta slo de los campos Cdigo de propiedad, Alquiler, Nombre y Apellidos de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla PROPIEDADES. Lo que debemos hacer es "cargar" el campo que necesitemos, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrcula inferior. Vamos a hacerlos de dos formas:
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I. Pulsa doble click en el campo Cdigo de propiedad de la tabla CLIENTES El campo ha de aparecer en la parte inferior.
II. "Arrastra" el campo Nombre de la tabla CLIENTES a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campo anterior. III. Ahora carga utilizando el mtodo que quieras, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla CLIENTES, y el campo Tipo de propiedad de la tabla PROPIEDADES.
Ahora vamos a ver el resultado: I. Pulsa click en el botn Vista, situado en la barra de botones superior izquierdo. En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas, tal y como hemos preparado. Podramos ahora volver a la vista Diseo pulsando el mismo botn Vista que ahora aparece como una regla azul, pero lo que vamos a hacer es guardar la consulta. II. Cierra la ventana de la consulta. Access te pedir si quieres guardarla. Responde afirmativamente y ponle como nombre: Consulta sencilla. Si quisiramos modificar la consulta, deberamos pulsar el botn Diseo. Si quisiramos ejecutarla para ver su contenido, pulsaremos el botn Abrir.
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5.5 Expresiones
En las consultas que hemos hecho, hemos introducido expresiones para los criterios muy sencillas. Entre los tipos de expresiones avanzadas podemos utilizar para los criterios se encuentran: Expresiones de fecha: Podemos utilizar operadores de comparacin tpicos de programas informticos como mayor que, menor que, igual, distinto, etc. Para la cuestin de fechas, podemos utilizar esos mismo operadores. Por ejemplo, imaginemos que queremos saber los registros con un campo cuya fecha se menor al 12 de Junio del 97. Podemos hacerlo de las siguientes formas: <12 Junio 1997 <#12/06/97# <12 Jun 97 <12-Jun-97 <12/06/97 Expresiones de nmeros, moneda y contador: Cuando utilizemos campos de este tipo, tan slo tendremos que escribir los daots y si contienen decimales, el separador de decimales. Expresiones de texto: En este tipo de criterios, bastara con escribir el texto utilizando maysculas o minsculas indistintamente. Expresiones lgicas tipo S/No: Para valores tipo S podemos escribir las siguientes expresiones en la casilla de criterios: "S" "Verdadero" "Activado" "-1" Para valores del tipo No podemos usar las siguientes expresiones: "No" "Falso" "Desactivado" "0"
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Observa que el icono de la nueva consulta ha cambiado. Esta es una consulta de actualizacin. Lo que significa que cuando la ejecutemos, cambiar los datos de la tabla. Por eso hemos de tener cuidado en preparar adecuadamente la consulta; un error podra traer consecuencias imprevisibles. Observa que hemos puesto entre corchetes el nombre del campo Alquiler mensual al que hemos sumado el nmero 500. No vendra mal hacerse una copia de la tabla Clientes por si acaso. I. Selecciona la consulta y pulsa en el botn Abrir. Access nos avisar de que se van a modificar datos de una tabla. Acepta el mensaje que aparece. II. Access vuelve a pedir confirmacin con un segundo mensaje. Vuelve a aceptar. III. Ve a la pestaa Tablas y abre la tabla Clientes. Observa el campo Alquiler mensual. Tiene que aparecer con un incremento de 500 pts.
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VII. FORMULARIOS
Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y disearlos a nuestra medida. Para ver cmo se crean, hemos de estar situados con una base de datos abierta en la pestaa Formularios. y pulsar el botn Nuevo. Nos aparecer una ventana pidindonos el tipo de formulario a crear y la tabla o consulta a partir de la cual se crear. En esta primera leccin dedicada a los formularios, vamos a crear uno sencillo utilizando un assitente que nos ir guiando en su creacin. I. Con nuestra base de datos abierta (Abeto.MDB) accede a Formularios Nuevo y escoge la tabla Clientes y la opcin Asistente para formularios II. Acepta la ventana. En esos momentos, se ejecutar un asistente de Access que nos ir guiando paso a paso en la creacin del formulario. En el primer paso, Access nos pide qu campos queremos incluir en el formulario. En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la base de datos y en la parte dereche otra con los campos que se incluirn en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirn para incluir o borrar campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha. Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha Borra el campo seleccionado de la ventana derecha Borra todos los campos de la ventana derecha III. Carga todos los campos y pulsa el botn Siguiente. En el siguiente paso, Access nos pregunta qu tipo de formulario y la distribucin de los campos a travs del mismo. Si pulsas un click en las diversas opciones, vers una simulacin en la ventana de la izquierda de cmo quedar. IV. Acepta el tipo En columnas y pulsa el botn Siguiente Para los fondos, prueba igual que antes el estilo que te guste. En nuestro caso, escogeremos el estilo Mundo V. Escoge el estilo que prefieras y pulsa Siguiente VI. Acepta el ltimo paso (nombre del formulario) con el botn Termimar, y el formulario ya estar creado. La utilizacin del formulario es sumamente sencilla. Podemos observar que cada registro se visualiza como una ficha independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones:
Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrs, hacia adelante, al ltimo registro y aadir un nuevo registro.
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Desde el formualrio podemos modificar el contenido de un campo, borrarlo, aadir nuevos registros, y todos los cambios que realizemos en el formulario, se realziarn en la tabla relacionada, as como todos los cambios efectuados en la tabla, se visualizarn si abrimos el formulario.
Podemos cerrar el formualrio, buscar un dato (Edicin Buscar), borrar un registro completo (Edicin - Eliminar registro), etc. Si tenemos el formulario cerrado, para utilizarlo slo debemos pulsar el botn Abrir. De igual forma, con el botn Disear accedemos al diseo del formulario, que es una pantalla especial donde podemos cambiar las posicin de los campos, caractersticas, aadir campos calculados, ttulos, colores, etc, pero eso ya es otra leccin. De momento, puedes probar a crear varios formularios escogiendo distintas opciones del primer cuadro del asistente (tabular, columnas u hoja de datos).
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Observa que en las barras de herramientas que disponemos en esta pantalla, hay botones para cambiar los colores de los campos, tipos de letra, bordes, efectos de relieve, etc. Puedes seleccionar algn campo y hacer diferentes pruebas con esta barra. EL formulario puede quedar ms chulo, pero tampoco hay que abusar de demasiados colorines de forma que quede demasiado "chilln". Cuando te guste el resultado, puedes hacer una prueba para ver cmo quedar con el botn Vista situado en la parte superior izquierda de la barra de herramientas. Para volver a la pantalla de diseo, pulsa el mismo botn. Puedes cerrar el formulario y ponerle un nombre (Formulario de Propiedades, p.ej). Si tienes que realizar alguna accin con varios campos a la vez (cambiar el color, mover, borrar, etc) puedes hacerlo seleccionndolos con el mouse en forma de seleccin de ventana como haras con cualquier otro objeto. Tambin puedes ir pulsando un click uno a uno manteniendo pulsada la tecla Shift (mayscula). Existe otra barra de herramientas que se activa pulsando el botn Cuadro de Herramientas. sta sirve para crear textos, ttulos o controles especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Veamos un ejemplo. En esta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es fijo, es decir, que siempre ser un Chalet, Casa o Apartamento. Cuando estemos introduciendo un registro nuevo o bien cuando estemos modificando alguno existente, sera un "latazo" teclear siempre el contenido del campo. Lo que haremos ser crear una lista desplegable para poder seleccionar el contenido de una forma ms sencilla y rpida. I. Debes activar la barra Cuadro de herramientas desde el botn correspondiente La lista desplegable que vamos a crear podemos hacerla de dos formas: con un asistente que nos guiar paso a paso o bien "a mano". Observa que en la barra que tenemos activa (Cuadro de herramientas) hay un botn con forma de varita mgica llamado Asistente para controles. Si est pulsado (hundido) significa que est activado, por lo que si creamos la lista desplegable, se pondr en marcha automticamente el asistente. Para crear un control manualmente, hemos de desactivarlo pulsando un click. I. Asegrate de que el botn mencionado est desactivado y pulsa despus en el botn Cuadro combinado de la misma barra de herramientas. II. Dibuja en la zona de los campos un rectngulo no muy grande. No te preocupes del tamao; se puede cambiar posteriormente. III. Te habr aparecido un campo sin nombre. Ahora hay que configurarlo. IV. Accederemos a las propiedades del campo. Para ello, pulsa doble click en un borde del campo, o bien pulsa el botn Propiedades de la barra de herramientas superior. Tambin puedes acceder desde el men VerPropiedades. Te aparecer una ventana especial. Desde esta ventana podemos cambiar las propiedades de cualquier campo, como el nombre, color, eventos especiales, etc. V. Cambia los datos de la ventana de la siguiente forma: Nombre: Tipo de propiedad. Este ser el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo Origen del control: Tipo de propiedad (puedes escogerlo de la lista desplegable) La propiedad Origen del control define qu campo real de la tabla almacenar el valor introducido posteriormente. Tipo de origen de la fila: Lista de valores (puedes escogerlo de la lista desplegable) Origen de la fila: Chalet;Casa;Apartamento (atencin al punto y coma separador) Aqu definimos una lista de valores. En Tipo de origen de la fila podramos escoger una tabla o consulta o bien escribir a mano los datos de la lista como hemos hecho. Estos datos hay que escribirlos separados por punto y coma. VI. Cierra la ventana de Propiedades y accede a las propiedades del nombre del campo para cambiarlo. En vez de Cuadro combinado... colcale como nombre: Tipo de popiedad.
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VII. Cierra el cuadro, ajusta si es necesario el tamao y posicin del campo y realiza una vista previa del formulario. Prueba a desplegar la lista recin creada confirmando que funciona.
II. Hemos aadido dos casillas de texto con el botn Cuadro de texto y hemos cambiado el nombre de las etiquetas por el de IVA 16% y TOTAL alineando los campos. Para cambiar el nombre de la etiqueta, debes seleccionarla y pulsar doble click para acceder a sus propiedades. III. Ahora debes seleccionar con un click el campo gris del IVA 16% y acceder a sus propiedades (con doble click, o con el botn derecho y la opcin Propiedades) IV. En el cuadro que te aparece, sita el cursor en el campo Origen del control. Aqu definimos de donde vienen los datos. stos pueden venir de algn campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de alguna operacin de clculo con campos. A la derecha vers dos cuadraditos. Pulsa el de la derecha (puntos suspensivos) V. Aparecer otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aqu podemos definir frmulas o funciones que realizan ciertas operaciones. VI. Escoge de la ventana izquierda las opciones Formularios - Formularios cargados - Clientes. VII. Escoge de la ventana central Alquiler mensual VIII. Pulsa el botn Pegar IX. Pulsa click en la ventana superior y termina de escribir la frmula: [Alquiler mensual] *16/100 X. Cierra la ventana del generador de expresiones desde el botn Aceptar XI. Abre la lista del campo Formato y escoge la opcin Moneda XII. Cierra la ventana de propiedades XIII. Prueba una vista previa desde el botn Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior izquierda Observa que el campo tiene que aparecer ya con el clculo hecho: XIV. Configura t mismo el campo TOTAL con la frmula: [Alquiler mensual] + [IVA] Esto significa que el ltimo campo sume el contenido del campo Alquiler mensual ms el campo IVA. Este ltimo ser el campo de texto que creamos anteriormente. Es importante sealar que el nombre de IVA se lo hemos puesto al campo desde la ventana de propiedades. Si no es as, Access no lo encontrar. El resultado final ser que cuando introduzcamos el precio de la propiedad, los dos campos que acabamos de crear mostrarn automticamente el clculo del impuesto de IVA. Es importante sealar que los dos ltimos campos nos existen como tales en la tabla Clientes ni en la de Propiedades. Son slo campos calculados.
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Tanto si incrustamos como si vinculamos, el objeto debe crearse en el formulario mediante el control llamado marco de objeto. Podemo utilizar estas opciones para insertar una imagen de una persona como si fuese un campo ms de la base de datos. Existen dos tipos de marcos: Marco de objeto independiente: para incluir objetos que no estn almacenados en una tabla. Por ejemplo, un logotipo. Marco de objeto dependiente: para incluir grficos y objetos OLE que estn almacenados en la tabla como un campo ms. En el siguiente ejemplo vemos un marco de objeto dependiente en sus vistas de formulario y de diseo pertenecientes a la base de datos de ejemplo que contiene Access (Neptuno).
A continuacin te mostramos algunos consejos para saber cuando utilizar cada uno de los diferentes tipos de marcos: Tipo de marco Tipo de enlace Se usa... Para aadir un objeto que forme parte de un formulario, pero que no dependa de ningn campo y que sea independiente de su original. Por ejemplo, un grfico en un informe Objeto que forma parte del formulario pero no depende de ningn campo. Por ejemplo, una hoja de clculo que se actualize cada vez que se modifique el archivo original Grfico en campos de una tabla. Por ejemplo, una imagen de una persona que puedan modificarse y visualizarse desde el formulario Objetos en un campo de la tabla, pero que se mantienen en archivos separados.
Objeto independiente
Incrustacin
Objeto independiente
Vinculacin
Objeto dependiente
Incrustacin
Objeto dependiente
Vinculacin
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Existen dos botones en el modo de vista de Diseo de formulario para crear este tipo de controles: Marco de objeto dependiente y Marco de objeto independiente. Ambos botones estn situados en las barras de herramientas. En el siguiente ejemplo, tenemos una tabla en la parte izquierda con tres campos; Nombre (tipo Texto), Apellidos (tipo Texto) y Foto (tipo OLE). En el modo de introduccin de datos en tabla, en el campo Foto hemos insertado un grfico (Insertar - Objeto) que tenamos almacenado en formato BMP. Posteriormente, en el modo de Diseo de formulario hemos includo el campo como uno ms. En la ilustracin de la derecha puede observarse que el grfico izquierdo a modo de logotipo est creado con la opcin Marco de objeto independiente, sin embargo, el grfico de la derecha corresponde al campo Foto de la tabla. En este caso, aparecer la foto de cada persona.
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V. Acepta el nombre que ofrece Access Al aceptar, Access crea la rplica y nos muestra un mensaje que la nica copia donde podremos modificar la estructura original ser la copia original de la base de datos. Sin embargo, los datos podremos editarlos en cualquiera de las rplicas que hayamos realizado. VI. Acepta el ltimo cuadro de dilogo que ha aparecido. Ahora fjate que en los nombres de las tablas aparece un nuevo icono y en el ttulo aparece la palabra Diseo principal. VII. Aade un nuevo cliente en la base de datos principal para probar la sincronizacin entre bases de datos. VIII. Accede a Herramientas Rplica Sincronizar ahora IX. Acepta el cuadro de dilogo que aparece. Por ltimo, Access avisa que no sern visibles los cambios hasta que cerremos y abramos la tabla. X. Acepta XI. Abre la tabla Rplica de ABETO y observa los cambios.
Hay que sealar que en el proceso de sincronizacin de datos entre rplicas primero se actualizan los cambios en el diseo y despus en los datos. El intercambio entre dos rplicas puede ser en los dos sentidos, es decir, de la principal a la rplica o viceversa. Por ltimo, despus de sincronizar dos rplicas, es conveniente revisar la base de datos en busca de posibles errores desde la opcin Herramientas Rplica Resolver conflictos.
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Realizaremos un ejercicio general de repaso. Crearemos una base de datos que controlar una supuesta clnica. Necesitaremos tres tablas para el control de los pacientes, ingresos en clnica y mdicos. Relacionaremos las tablas, crearemos consultas, formularios, y repasaremos conceptos. La clnica "SAN PATRS" necesita llevar un control informatizado de su gestin de pacientes y mdicos. Para ello se crearn tres tablas con las siguientes caractersticas: Tabla PACIENTES: llevar un control de los datos de los pacientes como el N de S.S., Nombre, Apellidos, N de Historial, etc. Tabla INGRESOS: llevar el control de la fecha del ingreso, nmero de planta, nmero de cama, diagnstico, etc. Tabla MEDICOS: cdigo del mdico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc.
TABLA PACIENTES: Campo N Seguridad Social Nombre Apellidos Domicilio Poblacin Provincia Cdigo Postal Telfono Nmero de Historial Sexo Tipo Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Largo 15 15 30 30 25 15 5 12 9 1 Otros
TABLA MEDICOS: Campo Codigo identificacin Nombre del Mdico Apellidos del Mdico Especialidad Fecha de ingreso Cargo Nmero de Colegiado Observaciones Tipo Texto Texto Texto Texto Fecha Texto Nmero Memo Largo 4 15 30 25 25 Otros Campo Clave
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TABLA INGRESOS: Campo Nmero de Ingreso Nmero de Historial Fecha de Ingreso Cdigo de Identificacin Nmero de planta Nmero de cama Alrgico Observaciones Coste del tratamiento Diagnstico Tipo Autonumrico Texto Fecha Texto Nmero Nmero S/No Memo Nmero Texto Largo 9 Mscara fecha corta 4 Otros Campo Clave
Formato Moneda 40
Hemos creado una relacin de Uno a Varios del campo Nmero de Historial de las tablas Pacientes e Ingresos. Esto significa que primero debemos introducir los datos del paciente y luego los de la tabla de Ingresos. La relacin uno a varios nos permitir introducir varios ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente est dado de alta en la tabla Pacientes. Asmismo, hemos definido como campo clave de la tabla Pacientes el campo Nmero de Historial porque sern datos nicos que no se repetirn en la misma tabla. Como campo clave de la tabla Ingresos no hemos escogido el mismo campo Nmero de Historial, sino el campo Nmero de Ingreso, ya que cada nmero de ingreso ser nico. Adems, no nos permitira introducir ms de un Nmero de Historial en Ingresos ni establecer la relacin. Como campo clave de la tabla Mdicos hemos escogido el campo Cdigo de identificacin y hemos establecido una relacin de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero hemos de introducir los datos del mdico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un mdico determinado. Resumiendo: primero introduciremos los datos de los mdicos y de los pacientes. Posteriormente, cuando se produzca un ingreso, asignaremos un nmero de ingreso (nico) a un paciente (Nmero de Historial) y le asignaremos un mdico (Cdigo de Identificacin). En la tabla Ingresos podremos introducir varios pacientes, y asignrselo a uno de los mdicos de la tabla Mdicos.
Veamos una parte de la tabla Pacientes con sus datos: N Seguridad Social 08/7888888 08/7234823 Provincia Madrid Madrid Nombre Jos Eduardo ngel Cdigo Postal 28935 28028 Apellidos Romerales Pinto Ruz Picasso Telfono 91-345-87-45 91-565-34-33 Domicilio C/ Azorn, 34 3 C/ Salmern, 212 Poblacin Mstoles Madrid
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Veamos una parte de los datos de la tabla Mdicos: Cdigo de Ident. AJH CEM Cargo Adjunto Jefe de seccin Nombre del Mdico Antonio Carmen Apellidos del Mdico Especialidad Jan Hernndez Esterill Manrique Nmero de Colegiado 2113 1231 Pediatra Psiquiatra Fecha de Ingreso 12-08-90 13-02-92
Veamos finalmente una parte de los datos de la tabla Ingresos: Nmero de Ingreso 1 2 Nmero de cama 121 5 Nmero de Hist. 76327-H 1212-A Alrgico No S Fecha de Ingreso 23/01/94 24-02794 Observaciones 23/01/94 Alrgico a la penicilina Cdigo de Identi. SVT CSM Nmero de planta 5 1
Una vez los datos introducidos, vamos a realizar varias consultas a la base de datos. Daremos una serie de supuestos y la solucin de cmo se disea la consulta.
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Consulta de agrupacin
La clnica quiere saber el nmero de pacientes que existen por poblacin. Crearemos una consulta que nos muestre las poblaciones y que cuente el nmero de pacientes de cada una. I. Crea una nueva consulta de la tabla Pacientes y carga los campos Nombre, Apellidos y Poblacin II. Pulsa en el botn Totales situado en la barra superior de herramientas Observa que en la cuadrcula de los campos cargados ha aparecido una nueva fila llamada Total. III. Carga en la cuarta fila otra vez el campo Poblacin y abre la lista desplegable de la fila Total seleccionando la opcin Cuenta tal y como aparece en la ilustracin:
IV. Visualiza como queda. Deberas ver una columna llamada CuentaDePoblacin donde se observa el nmero de habitantes por poblacin de la base de datos.
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Una de las ventajas de los formularios es que podemos utilizar campos de las tablas creadas de forma ms cmoda a travs de los controles (botones, listas desplegables, etc) de la caja de herramientas de un formulario en modo diseo. Vamos a crear dos pequeas tablas. Imaginemos una escuela que gestionar los cursos de los alumnos. Obviamente, y por problemas de espacio y tiempo, hemos omitido gran cantidad de campos que se podran utilizar. El objetivo de este ejercicio es tan slo observar las posibilidades de repartir el nmero de campos de forma que puedan aprovecharse para posteriores acciones que simplificarn la gestin de la base de datos. Hemos creado tres tablas. La primera contiene datos del alumno, la segunda del curso y la tercera servir para controlar el curso que est realizando dicho alumno. Observa el diseo y caractersticas de los campos.
La tercera tabla servir como nexo de unin de las dos anteriores. Repetimos los campos Cdigo alumno y Cdigo curso. Observa el tipo de relacin que hemos creado. Un alumno puede hacer varios cursos:
A continuacin crearemos un formulario que nos permita introducir unos cuantos registros para las dos primeras tablas. Para el primer formulario hemos optado por el asistente eligiendo el tipo Autoformulario: columnas. Igual hemos hecho para el segundo formulario de la tabla Cursos.
Para la creacin del formulario Nuevo curso sigue los pasos: I. Desde la ficha Formularios elige crear uno nuevo II. Elige el tipo Asistente para formularios y la tabla de la lista Nuevo curso. Acepta III. Carga con el botn de la doble flecha todos los campos a la casilla derecha. IV. Acepta el resto de las pantallas del asistente, avanzando hasta el final del mismo. El formulario que se ha creado, podra servir perfectamente para controlar los nuevos cursos. En la introduccin de un nuevo curso, podemos escribir el nmero de alumno y el nmero de curso. Al haber una relacin Uno a Varios, Access nos obligar a introducir cdigos de alumno y cdigos de cursos que previamente existan en las otras dos tablas. Al introducir los datos de los campos, se modificar el contenido de la tabla Nuevo curso con el contenido de los campos del formulario. No olvidemos que hemos utilizado exactamente todos los campos de la tabla Nuevo curso.
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Vamos a ver ahora cmo podemos variar la creacin de formularios para obtener el mismo resultado. Crearemos un formulario-subformulario para ver cuanta gente est haciendo un curso. I. Crea un nuevo formulario de la tabla Cursos y del tipo Asistente para formularios II. Carga todos los campos de la tabla Cursos, elige de la lista superior la tabla Alumnos y carga tambin todos los campos. III. En el paso siguiente, podemos elegir entre ver la informacin por cursos (qu alumnos estn haciendo un curso) o por alumnos (qu cursos est haciendo un alumno). Elegiremos por Cursos y pulsaremos siguiente. IV. Sigue avanzando por el asistente hasta el ltimo paso donde daremos al formulario el nombre Alumnos por curso Observa el resultado. Si has introducido varios cursos y alumnos, vers que el curso que muestra el formulario, se corresponde con los alumnos del sub-formulario. Si no se ven todos los datos, puedes acceder al modo diseo y "estirar" los campos.
Utilizar listas desplegables Uno de los controles que nos puede ahorrar trabajo y que adems sirve para visualizar varios campos de una tabla en un formulario, son las listas desplegables. Estos controles se crean en modo diseo de un formulario. Se pueden crear con el asistente o sin l. Supongamos que una de las tablas de una base de datos es la siguiente: I. Crea una tabla como la del ejemplo, e introduce 4 5 registros de ejemplo. II. Accede a la pestaa Formularios y crea uno nuevo de esta tabla y del tipo Asistente para formularios III. Carga todos los campos y contina hasta el final del asistente. IV. Una vez a la vista, accede al modo Diseo del formulario. V. Estira la zona de trabajo de forma que quepan ms campos y haya ms sitio para actuar. VI. Selecciona los campos Cdigo usuario, Nombre y Apellidos y brralos (siiiii has odo bieeeeen). VII. Pulsa en el botn Cuadro combinado asegurndote de que la varita mgica del asistente est activada. VIII. Dibuja un pequeo rectngulo (no te preocupes del tamao, luego se puede ajustar) IX. En el primer paso del asistente, elige la opcin Buscar un registro en el formulario... y pulsa en Siguiente. X. La tabla donde buscaremos los datos ser Usuarios. Pulsa en Siguiente. XI. Carga los campos Cdigo usuario, Nombre y Apellidos y pulsa en Siguiente. XII. Asegrate de que la casilla Ocultar la columna clave est activada. XIII. Siguiente y elegir la opcin Almacenar este valor en el campo (Cdigo usuario). XIV. Pulsa en Siguiente y colcale como etiqueta: Alumnos. Pulsa finalmente en Terminar. XV. Ahora slo es cuestin de arreglar la etiqueta y el contenido, alinearlos, etc. XVI. Accede al modo Vista y observa el resultado: cuando seleccionas un alumno, cambian y se visualizan los campos Curso y Nota. Esto ocurre porque el campo elegido al crear la lista desplegable es un campo clave.
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Imaginemos un botn de un formulario que al pulsarlo, se realiza una accin determinada. Nosotros debemos programar el comportamiento del botn escribiendo el cdigo del programa. sta parte del programa es un procedimiento. El botn es un objeto. Al pulsar click, se genera un evento (abre un formulario, aade un registro...) Para nuestro ejemplo, utilizaremos una sencilla base de datos formada por dos tablas: clientes y comerciales, con una relacin de uno a varios por el campo IdComercial, es decir, que un mismo comercial puede tener asignados varios clientes. Abre la base de datos y observa las tablas, relaciones y formularios que hemos creado. Desde el formulario Comerciales damos de alta nuevos comerciales asignndoles a cada uno un cdigo. En la tabla Clientes hemos cargado tambin los campos de la tabla Comerciales, de forma que cuando demos de alta un cliente, le asginaremos un cdigo de comercial y automticamente aparecern los datos de ste ltimo en los campos situados a la derecha. I. Aade un botn de comando con el asistente, que realice la accin de agregar un nuevo registro. II. Accede a sus propiedades pulsando doble click sobre l. III. Accede a su pestaa superior Eventos IV. Sita el cursor en el campo de la propiedad Al hacer clickAy pulsa en el botn Generador (puntos suspensivos) situado a su derecha. Observa el cdigo del programa que aparece. Al crear el botn y asignarle la accin de agregar un nuevo registro, Access ha creado automticamente el cdigo en Visual Basic que har que se ejecute la accin mencionada. Este es el cdigo que se ejecuta en lenguaje VB cada vez que pulsamos el botn recin creado. Si no has programado nunca, la primera sensacin que tendrs al ver el cdigo es que te sonar a "chino". De momento no te preocupes demasiado. Veamos las partes del procedimiento, y observa sobre todo las partes del mismo, comentadas en una lnea de texto a su izquierda:
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Por si has pensado en pedir hora con el psiquiatra, vamos a explicar un poco lo que hace el cdigo: al pulsar click, se genera el procedimiento agregar_registro_Click(). Este nombre viene del nombre que le dimos al botn en el momento de crearlo. Quiz t tengas otro nombre. Ten cuidado con este detalle. A continuacin comienza la rutina del programa con la orden Private_Sub. La accin que realiza, la observamos en DoCmd.GoToRecord , , acNewRec. La orden DoCmd viene del ingls Do Command, o ejecutar comando, y se utiliza a menudo en Access para realizar acciones. La accin en s, ser GoToRecord, es decir, Access se desplazar a un registro concreto, pero, cual?. La orden acNewRec es la orden para aadir un nuevo registro. Access aade cdigo extra. Es un cdigo auxiliar que permite gestionar posibles errores.
Proteccin de un campo
Podramos proteger el contenido de un campo ante cualquier metedura de pata colocando la propiedad Permitir ediciones en No, pero entonces no podramos introducir ni modificar datos. I. Accede a las propiedades del formulario y cambia la propiedad Permitir ediciones en no. II. Desactiva el asistente para creacin de controles (varita mgica) y crea un nuevo botn: III. Accede a las propiedades del nuevo botn y al generador de cdigo. Escribe la siguiente lnea de cdigo: Private Sub Comando45_Click() Me.AllowEdits = True IdCliente_.SetFocus End Sub Cuidado con el nombre del botn que acabas de crear. En nuestro ejemplo se llama Comando45 porque no le hemos puesto ningn nombre. La propiedad AllowEdits (permitir ediciones), coloca en Verdadero esa propiedad del formulario, es decir, que temporalmente volvemos a tener el formulario listo para editar sus campos. Con el fin de que el foco vuelva al primer control del formulario, repetimos la lnea de la posicin del foco en el primer campo. Si ahora intentas cambiar algn dato, Access no lo permitir. Pero si pinchas en el nuevo botn, Access pasar al modo Permitir ediciones S del campo en cuestin. IV. Crea un tercer botn (ste con al asistente activado)... V. Y asgnale el siguiente cdigo: DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 MeAllowEdits = False MsgBox "El registro se ha guardado"
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Con esto lo que pretendemos es que al pinchar en el botn, la propiedad Permitir edicin vuelva a estar en No, y que, adems, Access nos avise con un mensaje. La orden MsgBox hace que aparezca un cuadro con un mensaje personalizado. Prubalo todo (os prometo que funciona).
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SQL es un lenguaje de Consulta Estructurado que se usa para consultar y actualizar bases de datos relacionales. Vamos a ver el aspecto general de este lenguaje y nos servir para familiarizarnos con el mismo. Cuando creamos una consulta de datos, Access permite mostrarnos esa consulta de tres formas: Vista: Permite ver el resultado de la consulta Diseo: Es la vista que ya conocemos para construir la consulta. SQL: Vista en formato de instrucciones SQL
I. Abre cualquier consulta en modo diseo II. Abre el botn vista y elige Vista SQL. Las palabras en maysculas corresponden a instrucciones SQL. III. Cierra la ventana de la consulta y accede en el modo vista SQL a otras consultas que tengas grabadas de forma que puedas ver su estructura. Ya que el aprendizaje de SQL requiere un estudio en profundidad que escapa a los propsitos de este curso, slo se pretende que conozcas las acciones de las principales instrucciones SQL: CREATE TABLE: crea una nueva tabla. Debe ir seguida del nombre de tabla y de los campos a crear. Se puede especificar opcionalmente el tipo de campo y un ndice de campo. INSERT INTO insertar registros con sus correspondientes valores en una tabla. UPDATE: actualiza los valores de los campos de la tabla. FROM: tras esta instruccin debemos indicar la tabla a partir de la cual se extraern los datos.
Esta instruccin tiene varias clusulas, las ms importantes son: WHERE: determina qu registros de las tablas de FROM aparecern en los resultados de la instruccin SELECT ORDER BY: ordena los datos mostrados en el orden especificado DELETE FROM: elimina los registros de una tabla. SELECT.... FROM: realiza consultas sobre tablas.
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Nunca te fes de un ordenador. Es una mquina, y como tal, falla. El da menos pensado te quedas sin un fichero, se introduce un virus, borras accidentalmente informacin o cualquier otra situacin similar y es cuando nos acordamos de porqu no hemos hecho una copia en disquete de nuestros archivos. Access dispone de dos sistemas para asegurar la informacin de una base de datos: Contrasea: el acceso a la base de datos por completo est restringido por contrasea. Hay que tener en cuenta que, aunque la contrasea est encriptada para que no pueda leerse mientras se escribe, una vez abierta podemos acceder a todos los objetos, incluso anular o cambiar la contrasea. Seguridad a nivel de usuario: se limita el acceso para cada usuario. ste tendr acceso slo a determinadas partes de la base de datos.
I. Cierra cualquier base de datos que tengas abierta. II. Accede a Archivo - Abrir para abrir una base de datos. III. Selecciona cualquier base de datos que tengas y activa el botn Exclusivo IV. brela Hemos utilizado la opcin Exclusivo porque si estamos trabajando en red, ningn otro usuario podr acceder a la base de datos. V. Accede a Herramientas - Seguridad - Establecer contrasea para la base de datos. VI. Escribe en las dos casillas la misma contrasea. Una cualquiera y acepta. Si no hubisemos abierto la base de datos en modo Exclusivo, Access nos hubiese mostrado un mensaje indicando que debemos abrirla en este modo, y nos impedira asignar una contrasea. VII. Cierra la base de datos. VIII. Vuelve a abrirla. (Access pregunta por la contrasea:) Si no la introducimos correctamente, no podremos acceder a la base de datos. IX. Prueba a introducir cualquier carcter que no coincida con la contrasea asignada. X. Prueba a introducir la contrasea correcta. Para eliminar la contrasea bastar con acceder a la opcin Herramientas - Seguridad - Anular contrasea establecida para la base de datos1
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Usuarios son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo, a los cuales se les otorga una serie de permisos para el acceso a segn qu partes del programa.
II. Cancela el cuadro y accede a Herramientas - Seguridad - Permisos de usuario y grupo En Lista podemos elegir entre Grupos o Usuarios para establecer los permisos. En la parte inferior, en el cuadro Permisos, podemos activar o desactivar las casillas para establecer los permisos para leer, modificar, etc. Por ejemplo, para permitir leer la informacin de dos de las tablas, pero no actualizarla, borrarla, ni modificar su diseo, seleccionaremos primero las tablas en la lista Nombre del objeto y despus activaremos slo la opcin Leer datos. III. Cancela el cuadro. Podemos proteger tambin la base de datos con la opcin Heramientas - Seguridad - Codificar o descodificar base de datos. Esta opcin har una copia de la base de datos en informacin indescifrable.
Access e Internet
Mediante Access podemos insertar en nuestras bases de datos hipervnculos que funcionen en Internet. De esta forma, el usuario no solo comparte datos con otros usuarios de la red local, sino con un pblico mucho mayor (todo el mundo) a travs de la World Wide Web. Para compartir bases de datos con otros usuarios, Access incorpora dos herramientas: El asistente para pginas Web, utilizado para crear documentos Web. Posibilidad de guardar documentos de bases de datos en formato HTML, transformando el documento en una pgina Web que pueda ser visualizada y consultada en Internet desde cualquier parte del mundo.
Incluir Hipervnculos
Un hipervnculo es un elemento (texto, imagen) que tiene la facultad de responder ante un click del usuario y acceder a otra zona del mismo documento, un documento distinto o bien una direccin Web. I. Abre una tabla cualquiera. II. Aade el campo: Direccin Web del tipo Hipervnculo III. Cierra el diseo de la tabla guardando los cambios. IV. Accede a Abrir V. Sita el cursor en el nuevo campo y pulsa el botn Insertar hipervnculo situado en la barra de herramientas. VI. Introduce una direccin Web de muestra: VII. Acepta.
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Observa el contenido del campo. Se trata de un enlace a una direccin Web. Si en estos momentos estuvisemos conectados a Internet, se ejecutara el navegador por defecto y entraramos en la pgina Web indicada. Disponemos tambin de una barra de navegacin al estilo de Internet Explorer.
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