INTRODUCCIN El balance general es la representacin numrica de la situacin financiera de una persona natural o jurdica que ejerce actividades industriales,

comerciales o de servicios, en una fecha determinada y como resultado de la ejecucin sucesiva de operaciones y transacciones econmicas llevadas a cabo en el desarrollo del objeto social o actividad particular. En consecuencia, el balance general incluye partidas que reflejan los saldos acumulados de las cuentas de activo, pasivo, patrimonion. De otra parte, existen algunas clases de cuentas, esencialmente del activo, cuya presentacin exige que sean sumadas o restadas a otras. Tal es el caso de la provisin para cuentas por cobrar de dudoso o difcil recaudo, especialmente las relacionadas con la cartera comercial. O las provisiones para cubrir prdidas en los inventarios, debido a obsolescencia, faltantes o deterioros, o a eventuales prdidas en la venta de inversiones. As mismo, las depreciaciones de activos fijos y las amortizaciones de cargos diferidos, son tpicas partidas representativas de aquellas que se restan a otras. Finalmente, se suman cuentas tales como valorizacin de inversiones en valores mobiliarios o de bienes inmuebles, cuyo resultado no depende de las operaciones llevadas a cabo por sus propietarios, sino del desempeo de la economa. En el lado del pasivo y patrimonio, el valor de las acciones propias readquiridas o acciones en tesore ra se presenta neto, dentro del patrimonio total acumulado. Y, en cuanto al pasivo, aunque ms difciles de encontrar, tambin puede ocurrir que existan valores para sumar o restar a otros rubros o cuentas del balance. La ecuacin contable bsica Activo = Pasivo + Patrimonio, conduce al repaso de los conceptos de registro contable denominados DEBITO (DEBE) y CREDITO (HABER) de cuyo correcto manejo depende, no slo una adecuada contabilizacin de las operaciones del ente econmico, sino un mejor entendimiento y lectura de los estados financieros que se desprenden de dichos registros. Tales conceptos de registro se pueden resumir as: 1. En las cuentas del activo, el DEBITO se utiliza para registrar el valor inicial de los aportes de capital y el de los aumentos posteriores. El CREDITO se emplea, por el contrario, para registrar sus disminuciones. 2. En las cuentas del pasivo, se utilizan los CREDITOS para registrar el valor inicial de la financiacin, tanto propia (capital) como ajena (crditos y prstamos) y de sus aumentos. El DEBITO, en este caso, sirve para las disminuciones. 3. Las cuentas de resultado, como su nombre lo indica, por ser consecuencia de operaciones de diferente naturaleza pueden afectar contablemente el activo o el pasivo, segn se registren gastos o ingresos. En consecuencia, el saldo final ser deudor cuando los costos y gastos excedan a los ingresos, caso en el cul se hablar de prdidas; o acreedor, cuando ocurre lo contrario, es decir que los ingresos sean mayores que los costos y gastos, configurndose as el concepto de utilidad. 2.1 INTRODUCCIN De acuerdo al decreto 2650 de 1993 y dems normas reglamentarias, el activo se define como el conjunto de cuentas que representan bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente econmico y que, en la medida en que sean utilizados, pueden ser fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos: Nombre de la cuenta Cdigo 12 13 14 15 16 17 18 19 Disponible Inversiones Deudores Inventarios Propiedades, planta y equipo Intangibles Diferidos Otros activos Valorizaciones

El saldo de las cuentas que integran el activo es de naturaleza dbito, con excepcin de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento y las amortizaciones acumuladas, que deben ser deducidas, de manera separada, en los correspondientes grupos de cuentas. A grandes rasgos, el activo puede ser clasificado como corriente y no corriente, de acuerdo a la expectativa de realizacin en el tiempo que se tenga de cada una de las cuentas que lo conforman. Sin embargo, dadas las caractersticas de cada una de dichas cuentas, para efectos de su anlisis la clasificacin de los activos se ampli, en primer lugar, a tres grandes grupos: activo corriente, activo fijo y cargos diferidos; y, posteriormente, debido a la propensin de las empresas para invertir en otras empresas, con el objetivo de ejercer control sobre ellas, surgi la necesidad de ampliar esta clasificacin a cuatro segmentos: activo

corriente, activo fijo, inversiones a largo plazo o inversiones permanentes y cargos diferidos. Por ltimo, el grupo de activos fijos, que inclua tanto activos tangibles como intangibles, fue segregado quedando, en consecuencia, la siguiente clasificacin del activo: Activo corriente Inversiones permanentes Activo fijo Intangibles Diferidos Otros activos

En nuestro pas desafortunadamente ni el Plan nico de Cuentas ni el decreto 2649, reglamentario de los principios o normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia, se ocupan de clasificar de manera alguna las diversas cuentas que conforman el estado financiero denominado balance general. Por ello, en este texto se emplear la clasificacin aqu presentada, no sin antes advertir que existe una clasifi cacin adicional, de especial inters en economas inflacionarias: activos monetarios y activos no monetarios. 2.2 Activo corriente Por definicin, son considerados activos corrientes el efectivo y todas aquellas otras cuentas que se espera se conviertan, a su vez, en efectivo o que se hayan de consumir durante el ciclo normal de operaciones. Es importante recalcar dos puntos incluidos en la definicin anterior. En primer lugar, al incluir los activos que se hayan de "consumir" se estar dando cabida a que, de una vez por todas, se incorporen como activo corriente los gastos pagados por anticipado, tales como intereses, seguros y mantenimiento de equipos, entre otros; as mismo, podra incluirse algunos conceptos de cargos diferidos como tiles y papelera, lo que implicara "refundir" nuevamente los cargos diferidos con los gastos pagados por anticipado, que son conceptos sustancialmente distintos y cuya diferencia cobra especial importancia en el momento de dar aplicacin al sistema integral de ajustes por inflacin. En segundo lugar, al hablar de "ciclo de operaciones" que es el tiempo promedio de retorno del efectivo invertido en inventarios despus de su venta como producto terminado, transformacin en una cuenta por cobrar y posterior recaudo no necesariamente deber entenderse perodos de un ao o menos. Habr sectores y empresas en las cuales el ciclo de operacin puede ser mayor a un ao, y no por ello algunos de sus activos, como por ejemplo inventarios, habrn de ser excluidos del activo corriente, Esto quiere decir que si el ciclo normal de operaciones es mayor de un ao, se considerar la duracin del ciclo como base para la clasificacin como activo corriente o no corriente. De acuerdo al Plan nico de Cuentas y a la definicin de activos corrientes, las partidas que lo integran son el disponible, las inversiones temporales o de pronta realizacin, los deudores, los inventarios y los gastos pagados por anticipado (grupo 1705 del PUC), incluyendo dentro de stos ltimos algunos cargos diferidos (grupo 1710).

2.3 Disponible El disponible comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente econmico y que puede utilizar para fines generales o especficos. Bajo esta denominacin se pueden agrupar los saldos en caja, los depsitos en bancos y otras entidades financieras, las remesas en trnsito y los fondos o dineros en poder de funcionarios de la empresa y que estn destinados para atender cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas ciertas necesidades en la prestacin de servicios o adquisicin de elementos para el normal desarrollo de las operaciones. Anteriormente a este grupo de cuentas se le denominaba efectivo . De acuerdo a lo previsto en el catlogo de cuentas de nuestro ordenamiento contable, el grupo denominado DISPONIBLE se clasifica en las siguientes cuentas: DENOMINACIN CUENTA 1105 1110 1115 1120 1125 Caja Bancos Remesas en trnsito Cuentas de ahorro Fondos

El efectivo debe valuarse y presentarse por su valor nominal y, si se trata de moneda extranjera, debidamente convertido a moneda funcional aplicando la tasa de cambio representativa del mercado de la fecha del balance. Los cheques girados con anterioridad a la fecha del balance y que no hayan sido retirados por los beneficiarios, se deben presentar como parte integrante del disponible. Los sobregiros bancarios se presentan como un pasivo a corto plazo, an en el evento de que existan otras cuentas corrientes con saldo disponible con la misma institucin, salvo que exista un convenio de compensacin entre cuentas. 2.4 Inversiones temporales Por los excesos de liquidez momentnea que pueda tener una empresa, se acostumbra su inversin, en forma temporal, con el nimo de generar alguna clase de rentabilidad, a cambio de su permanencia como recursos ociosos. Estas inversiones temporales pueden estar representadas en: CUENTA 1205 1210 1215 1220 1225 1230 1235 1240 1245 1250 1255 1260 1295 1299 DENOMINACIN Acciones Cuotas o partes de inters social Bonos Cdulas Certificados Papeles comerciales Ttulos Aceptaciones bancarias o financieras Derechos fiduciarios Derechos de recompra de inversiones negociadas (REPOS) Inversiones obligatorias Cuentas en participacin Otras inversiones o cualquier otro documento negociable adquirido con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez Provisiones

Las inversiones representadas en acciones y en cuotas o partes de inters se contabilizan por su costo de adquisicin; las dems inversiones, como bonos, cdulas y certificados de depsito a trmino (CDT) entre otros, se registran por su valor nominal y la diferencia en caso de presentarse entre ste ltimo y el costo de adquisicin se debe registrar en una cuenta auxiliar complementaria, denominada "descuento por amortizar" o "prima por amortizar". El costo histrico de adquisicin incluye las sumas necesarias en que se incurre para adelantar la operacin de compra de la inversin, el cul, para el caso de acciones y aportes, se ajustar mensual o anualmente por el PAAG, para reconocer el efecto de la inflacin. En cambio, los bonos, ttulos y dems papeles que generan rendimientos financieros y se cotizan en bolsa de valores, no son objeto de ajustes por inflacin. Cuando se posean inversiones en subordinadas, respecto de las cuales se tenga el poder de disponer la transferencia de utilidades, deben contabilizarse empleando el mtodo de participacin. Si el valor de mercado o de realizacin de las acciones o cuotas de inters social es inferior al cos to histrico de adquisicin, reexpresado como consecuencia de la inflacin, deber crearse una provisin (cuenta 1299) con cargo a los resultados del ejercicio (cuentas 5199 o 5299, aunque ms bien debera afectarse un gasto NO OPERACIONAL en la clase 53, pero no existe un rubro especfico, en sta categora de cuentas, para las provisiones estimadas con base en el procedimiento anteriormente explicado) en el cul se present la prdida del valor; y si es superior, mediante cuentas cruzadas del activo (cuenta 1905) y del patrimonio (cuenta 3805), como valorizacin. Como el Plan nico de Cuentas vigente en el pas no distingue entre inversiones temporales y perma nentes, bien vale la pena reiterar que son temporales aquellas inversiones que representan valores negociables, es decir que cotizan en bolsas de valores o son operados a travs del sistema financiero y que pueden ser convertidos en dinero en el corto plazo, normalmente dentro de los doce meses siguientes a la fecha de publicacin del respectivo balance. Si a la fecha del balance existieren rendimientos financieros causados pero no cobrados, se registrarn como una cuenta por cobrar (cuenta 1345) y, como contrapartida, se debe contabilizar un crdito en la correspondiente cuenta de ingreso (cuenta 4210). 2.5 Deudores Dentro de la partida de deudores se registran los valores a favor de la empresa y a cargo de los clientes, ya sean estos nacionales o extranjeros, por concepto de ventas de mercancas, servicios o contratos realizados en desarrollo del objeto social, as como la financiacin de los mismos. La partida comprende:

CUENTA 1305 1310 1315 1320 1323 1325 1328 1330 1332 1335 1340 1345 1350 1355 1360 1365 1370 1380 1385 1390 1399

DENOMINACIN Clientes Cuentas corrientes comerciales Cuentas por cobrar a casa matriz Cuentas por cobrar a vinculados econmicos Cuentas por cobrar a directores Cuentas por cobrar a socios y accionistas Aportes por cobrar Anticipos y avances Cuentas de operacin conjunta Depsitos Promesas de compraventa Ingresos por cobrar Retencin sobre contratos Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor Reclamaciones Cuentas por cobrar a trabajadores Prstamos a particulares Deudores varios Derechos de recompra de cartera negociada Deudas de difcil cobro Provisiones

Hay vinculacin econmica cuando existan intereses econmicos, financieros o administrativos, comunes o recprocos, as como cualquier situacin de control o dependencia. A las cuentas de deudores se les deber restar la provisin efectuada para cubrir eventuales prdidas de crditos, como resultado de cuidadosos anlisis efectuados a cada una de las cuentas que conforman el grupo de cuentas por cobrar. 2.6 Inventarios Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilizacin o venta, pueden calcularse utilizando el mtodo PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (ltimas en entrar, ltimas en salir), el de identificacin especfica o el promedio ponderado. As mismo, se podrn emplear sistemas de inventario permanente o peridico, con las restricciones que, en ste ltimo caso, se encuentran en la legislacin fiscal del pas y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance, deben ser ajustadas por inflacin de tal manera que el inventario final y el costo de ventas reflejen adecuadamente los ajustes por inflacin correspondientes. Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su valuacin y presentacin tiene un efecto significativo para determinar e informar la posicin financiera y los resultados operativos de la compaa. Existen, para tal propsito, dos sistemas de valuacin de inventarios: a) sistema permanente o perpetuo y b) sistema peridico o juego de inventarios. 1. SISTEMA PERMANENTE O PERPETUO Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al da, pero requiere llevar un juego completo de krdex para el registro de entradas, salidas y saldos de inventarios. Aunque, bajo ste par metro, no se necesitara practicar inventarios fsicos, normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en las tarjetas de krdex. El ajuste por inflacin de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o permanente se aplica a los saldos iniciales de cada mes, si se emplea el mtodo mensual de ajustes y al inventario inicial del ao y a las compras si se utiliza el mtodo anual. Parte de estos ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida en que dichos inventarios se consuman o se vendan, teniendo en cuenta los procedimientos explicados en el captulo tercero. 2. SISTEMA PERIDICO O JUEGO DE INVENTARIOS A diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios llevados por el sistema peridico se debe realizar un conteo fsico y valorizar su resultado, por uno cualquiera de los modelos explicados ms

adelante. Por ste mtodo, tambin conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y el final. Para dar aplicacin al sistema integral de ajustes por inflacin, por este mtodo, es indiferente emplear el mtodo anual o mensual por cuanto, de todas maneras, se tendr que ajustar tanto los inventarios iniciales como las compras produciendo resultados iguales de una u otra parte, contrario a lo que ocurre con el sistema permanente, en el cul bajo el mtodo mensual no se ajustan las compras. Este sistema de inventario slo puede ser utilizada por aquellas empresas que, por ley, no estn obligadas a tener revisor fiscal; es decir slo para pequeas y medianas empresas. Al cierre del perodo, deben reconocerse a travs de una provisin las contingencias de prdida del valor reexpresado de los inventarios, para que ellos queden ajustados a su valor neto de realizacin. 2.7 Gastos pagados por anticipado Los gastos pagados por anticipado, incluyen conceptos tales como seguros, intereses, arrendamientos y contratos de mantenimiento, entre otros. Tambin se presentan en este grupo algunos cargos diferidos como papelera y tiles de escritorio.